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FICHE TECHNIQUE

Module : Gestion des achats

Gestion des approvisionnements avec SAP ®

Business One
Optimisation des approvisionnements grâce à
l’intégration de la logistique et de la comptabilité

Fonctionnalité majeure de départements de vos relations avec vos

l’application l’entreprise à savoir la fournisseurs.
SAP® Business One, la
gestion des logistique et la Automatisation des
approvisionnements vous comptabilité. processus
permet d’automatiser SAP Business One vous
et de rationaliser vos offre une vue
d’approvisionnement
principales détaillée de vos
activités liées aux fournisseurs. Vous SAP Business One
approvisionnements : disposez propose des
planification des achats, ainsi d’un référentiel de fonctionnalités
sélection des données éprouvées pour vous aider
fournisseurs, gestion des fournisseur intégré et à
commandes centralisé. La prise gérer vos principales
d’achat et règlement des de décision s’en trouve activités
factures fournisseur. améliorée, vous d’approvisionnement.
Tout cela est fait En effet, l’application
rapidement, en intègre
identifiez rapidement des l’ensemble du processus
opportunités de d’achat ; de la
garantissant l’intégration réduction des coûts et création d’une commande
des différents gérez au mieux au règlement

SA au capital de 150 millions de FCFA-06 BP 1293 Abidjan 06- Siège social : Rue J81 1
Immeuble Framiré Cocody Vallon-Tél. : 22.41.58.93- Fax. : 22.41.40.42- Email :
somafor@somafor.com
des factures, en passant dans le document, votre SAP Business One prend
par la mise à fournisseur en charge les
jour de l’inventaire. disposera ainsi de toutes processus de retour les
Grâce aux données de les plus courants
base, actualisées données nécessaires pour ainsi que les coûts
de manière centralisée traiter rapidement additionnels. Les
dans le système, votre commande. En matériels peuvent être
vous pouvez créer des fonction renvoyés au fournisseur
bons de commande du lieu d’expédition, les grâce à la fonction «
en quelques étapes taxes sont retour » et
seulement, automatiquement SAP Business One
puis les faire parvenir calculées et appliquées : effectuera
directement au vous n’avez donc plus automatiquement
fournisseur par e-mail, par besoin de le faire les ajustements
fax ou par manuellement. La nécessaires
courrier et ce, directement transaction intitulée sur votre stock ainsi que
depuis l’application. « coût additionnels », sur le solde du
Pour contrôler les niveaux vous permet de fournisseur. Des champs
de gérer les coûts liés au vous permettent
stock de l’entrepôt et commerce international de consigner vos
assurer des livraisons comme les droits de remarques au
dans les délais, SAP douane, fournisseur sur les articles
Business d’assurance ou de retournés.
One vous offre la transitaires. SAP Business One intègre
possibilité de créer Les documents relatifs à également
des bons de commande l’entrée de des coûts additionnels,
fournisseur marchandises et à la tels que les frais
à partir de bons de facturation fournisseur d’expédition, de
commande client. peuvent être créés en manutention, d’assurance
Les commandes d’achat transférant et tous ceux qui
peuvent être les données nécessaires représentent une
établies dans différentes figurant sur les part non négligeable dans
devises et commandes d’achat. À la les dépenses
contenir plusieurs réception de liées aux achats. Pour être
catégories d’articles la facture du fournisseur, certain
(matières premières, SAP Business que ces frais impactent le
produits finis, services). One vous permet de créer coût réel des
Lorsque vous saisissez un automatiquement marchandises, SAP
article une facture faisant Business One vous
dans une commande, les référence à la permet de les enregistrer
tarifs et commande d’achat ou la et de les
remises sont réception de associer aux articles
automatiquement marchandises. achetés. Vous
sélectionnés obtenez ainsi un prix plus
et appliqués. Les Gestion des retours et précis, vous
informations des coûts facilitez la comparaison
de facturation et Additionnels tarifaire entre
d’expédition sont saisies les fournisseurs et
calculez votre profitabilité
SA au capital de 150 millions de FCFA-06 BP 1293 Abidjan 06- Siège social : Rue J81 2
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d’une manière plus Les données de base documents créés au cours
précise. article sont utiles d’un processus
à l’inventaire, à l’achat et d’achat. Cela facilite les
Trouver le bon aux ventes audits
fournisseur et obtenir mais aussi aux et les analyses.
le meilleur prix immobilisations.
Elles peuvent contenir Intégration de la
Des états détaillés sur vos toutes les informations logistique et de la
achats et nécessaires à un processus Comptabilité
les prix vous donnent une d’achat efficace : numéro
vue globale d’article, description, L’intégration des achats
sur l’historique de vos unités de mesure pour aux autres processus
achats, avec l’achat de gestion est l’une des
notamment des et l’emballage, caractéristiques
informations sur les dimensions, poids, prix essentielles de SAP
articles achetés, sur vos et types de taxes. Vous Business
fournisseurs, pouvez appliquer One. Souple et
sur le prix des achats et la des listes de prix et des transparente, l’intégration
date des barèmes se fait en temps réel. Par
transactions. Vous pouvez aux articles achetés, et exemple,
ainsi facilement consulter en l’enregistrement d’une
comparer les fournisseurs temps réel les valeurs des réception de marchandises
et les commandes pour un article commandé
tarifs pratiqués, identifier d’achat et la valorisation met automatiquement à
le fournisseur des stocks. jour le stock de
qui vous convient le De la même manière, l’entrepôt et rappelle au
mieux et négocier toutes les informations responsable du
le tarif le plus avantageux. fournisseur sont magasin la date de
SAP Business Ours. consignées dans livraison initialement
les fiches partenaires de souhaitée. Lors de la
Centralisation des SAP Business réception d’une
informations grâce à la One. Toutes ces facture fournisseur liée à
gestion des données de informations permettront une réception
base de régler dans les délais de marchandises, SAP
les factures Business One
La gestion des données de fournisseur. SAP vous permet de créer
base est Business One automatiquement
la pierre angulaire de fournit une analyse une facture qui créditera
l’intégration de graphique de vos le compte fournisseur
processus dans SAP achats, depuis la fiche par le débit du compte
Business One. partenaire qui facture en
Les fiches article et vous permet de disposer attente. Le calcul de la
fournisseur sont d’une vue date d’échéance
actualisées d’une manière d’ensemble sur l’activité se fait automatiquement
centralisée associée à grâce aux informations
et intégrée à toutes les ce fournisseur. Le flux de mémorisées dans la fiche
transactions documents fournisseur.
commerciales nécessaires. dans SAP Business One SAP Business One
relie tous les capture
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automatiquement les seulement, SAP Business l’année en cours,
informations à One fournit commandes ouvertes,
chacune des étapes du toutes les informations livraisons balance âgée
processus. nécessaires fournisseur.
À chaque instant vous sur la nature des articles à Créez des rapports
connaissez l’état commander d’approvisionnement
de votre stock et la valeur et le moment où les détaillés (historiques et
financière de acheter. Ces analyses
celui-ci. recommandations d’achat). Grâce à de
prennent en compte les nombreux modèles,
Planification des achats délais vous disposez d’un
d’approvisionnement pour reporting d’achat
Avec SAP Business One, déterminer optimal. L’application
vous pouvez la date d’achat idéale pour SAP Business One
planifier vos achats et une est dotée d’un outil
définir les dates livraison juste à temps des d’organisation de
de réapprovisionnement produits. rapports qui vous aide à
pour éviter des gérer et à exécuter
achats inutiles et une Un reporting ultra vos rapports. Cet outil
valorisation des performant pour facilite également
stocks excessive. une visibilité en temps la distribution des
L’assistant de réel analyses aux
planification acheteurs ainsi qu’aux
des besoins (MRP ou Les outils de reporting partenaires commerciaux.
CBN) de SAP Business Pour savoir comment
SAP Business One vous One vous permettent de SAP Business
permet de prévoir créer différents One peut améliorer vos
et de planifier vos besoins types de tableaux de bord approvisionnements,
matériels : classement rendre plus efficace votre
pour établir, en fonction des meilleurs fournisseurs chaîne
de ces données, ou des commandes logistique ou encore vous
un calendrier des achats. les plus fréquentes, achats aider à accompagner
En quatre étapes pour votre croissance.

o Fonctionnalités de SAP Business One dans la gestion des achats

Approvisionnement

Créez une ou plusieurs commandes d’achat et réception de marchandises via des

étapes simples

Associez les documents d’achat et consultez les flux de documents pour des audits et
des recherches.
Gérez les retours, les frais d’approche et les différentes devises utilisées.
Générez des rapports d’achat et de prix détaillés.

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 Données de base sur les articles et les fournisseurs

Gérez vos données article et fournisseur de manière centralisée via une interface
Gérez les informations fournisseur notamment les conditions et les modes de
paiement. Effectuez les analyses graphiques des achats dans les fiches fournisseur.
Maintenez des informations d’achat détaillées sur les produits avec des listes tarifaires
et des données fiscales.
Intégrez les données de base aux transactions d’achat dans SAP® Business One.

Intégration de la logistique et de la comptabilité

Bénéficiez d’une fonction de synchronisation en temps réel des réceptions de

marchandises et des niveaux de stock dans l’entrepôt
Planifiez les achats grâce à l’assistant de planification des besoins matériels.
Calculez automatiquement la valorisation de votre stock ainsi que les derniers prix
d’achat
Générez des rapports de valorisation et de comptabilité avancés

« Désormais, les informations circulent bien mieux entre les achats, les ventes et la
comptabilité. SAP Business One nous a permis de réaliser d’importantes économies en
termes d’argent et de temps. »

 Résumé
Une gestion efficace des processus d’approvisionnement nécessite une intégration parfaite de
tous les services d’une entreprise ainsi que des données centralisées consultables en temps
réel. L’application SAP® Business One et ses fonctionnalités de gestion des
approvisionnements intégrées vous aident à optimiser et à rationaliser vos processus d’achat.

 Enjeux

• Des processus d’approvisionnement manuels et non intégrés qui coûtent cher en termes de
processus et d’achat.
• Des données peu intégrées qui limitent la visibilité sur les activités d’approvisionnement et
sur la qualité des fournisseurs, et qui affectent la prise de décision.
• Difficultés à accéder rapidement à des informations fiables.

 Fonctionnalités
• Approvisionnement. Créez vos commandes d’achat et vos réceptions de marchandises,
associez les documents d’achat et consultez les flux de documents à des fins d’audit,
gérez vos retours, les coûts additionnels et les différentes devises.
• Gestion des données de base. Gérez un grand nombre de données sur une interface

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conviviale, consultez la situation d’un compte et les analyses d’achat, et actualisez vos
informations sur l’achat d’articles avec des listes de prix et des informations fiscales.
• Intégration de la logistique et de la comptabilité. Synchronisez en temps réel vos
réceptions
de marchandises et vos niveaux de stocks, établissez des factures et des avoirs fournisseur sur
la base des commandes d’achat, planifiez vos besoins matériels et établissez des calendriers
d’achat en fonction de ceux-ci.
• Reporting simple et actualisé. Générez des rapports à l’aide de données actualisées en
temps réel pour les publier sous divers formats ou sous la forme de tableaux de bord.

 Bénéfices pour l’entreprise

• Rationalisation de votre processus d’approvisionnement grâce à l’automatisation de vos

activités, de la création des commandes d’achat au règlement des factures fournisseur.
• Totale transparence sur les activités d’achat, les fournisseurs et leurs performances
grâce à un référentiel de données unique et centralisé, à des rapports et à des tableaux de bord
pour améliorer la prise de décision.
• Réalisation d’économies grâce à l’automatisation des tâches, à des prises de décision plus
avisées et à une planification des achats optimale.

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