Dématérialisation des

factures fournisseurs

Processus de validation
des factures fournisseurs
pour les entreprises équipées de SAP

www.esker.fr ESKER ON DEMAND

Table des matières
Introduction ............................................................................................... 3
 Impact sur l'infrastructure informatique et l’organisation...................... 3
 Pour quelles raisons les entreprises devraient-elles considérer
d’automatiser le processus de bon à payer en dehors
des instances SAP ? ................................................................................... 3

Défis de la comptabilité fournisseurs ........................................................ 4

 Eliminer le papier du processus ................................................................ 4
 Casser le mythe de l’ERP unique.............................................................. 4
 Inconvénients d’un processus de validation des factures
intégré au système SAP ............................................................................. 4

Avantages d'un processus de validation géré

en dehors des applications SAP ................................................................ 6
 Élimination des contraintes horaires et géographiques ........................ 6
 Extension de l'automatisation au-delà du cadre SAP ........................... 6

La solution Esker ....................................................................................... 7

 Extension de l'automatisation du traitement
des factures fournisseurs ............................................................................ 7
 Facilité d'utilisation...................................................................................... 7
 Efficacité des services partagés ............................................................... 7

À propos d’Esker ....................................................................................... 8

 Leader de l’automatisation des processus documentaires ................. 8
 Solutions ....................................................................................................... 8

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Introduction
Aujourd'hui, la majorité des entreprises équipées du progiciel SAP pour la gestion de leur comptabilité
reconnaissent l'intérêt d’aller plus loin dans leur démarche de rationalisation des processsus comptables et
d'éliminer également le traitement manuel des factures fournisseurs.

L'étude menée par Esker sur ses clients fait apparaître que l'automatisation du traitement des factures
fournisseurs permet aux entreprises d'économiser en moyenne 40 à 60 % des coûts opérationnels et
administratifs liés à la gestion de la comptabilité fournisseurs. Les avantages du traitement automatisé des
factures fournisseurs sont les suivants :

 Economies liées à l’élimination du traitement des factures au format papier

 Gains de productivité et meilleure gestion des ressources : possibilité de traiter plus de factures en
moins de temps ou avec moins de ressources
 Diminution des délais de règlement
 Augmentation de la visibilité sur le traitement et le statut du bon à payer de chaque facture
 Amélioration du reporting et de la traçabilité du processus de traitement
 Suppression des doublons de règlement
 Renforcememt de la réputation de la signature de l'entreprise, assurance de sa conformité aux règles
comptables et financières applicables, meilleure gestion des relations fournisseurs

Impact sur l'infrastructure informatique et l’organisation

Intégrer une solution automatisée pour la validation des factures fournisseurs dans le paysage informatique d’une
entreprise peut avoir un impact considérable sur la solution SAP en place. Les responsables informatiques et les
administrateurs de systèmes SAP recherchent une solution qui s'intègrera parfaitement à l’environnement existant
sans nécessiter de modification du système SAP.

Pour quelles raisons les entreprises devraient-elles considérer d’automatiser le processus de bon à payer en
dehors des instances SAP ?
Les entreprises qui ont implémenté SAP pour gérer leur comptabilité ont le choix entre deux options : elle peuvent soit
modifier leur implémentation d’origine et installer un nouveau module sur leur(s) instance(s) SAP ou bien utiliser une
solution certifiée dans laquelle la reconnaissance, la validation des données et le processus de bon à payer résident
en dehors du système SAP. À première vue, l'approche qui consiste à gérer le processus de validation des factures
fournisseurs directement dans SAP peut sembler logique. Cependant, il faut tenir compte de plusieurs facteurs
importants. Notamment le fait que les entreprises qui utilisent plusieurs systèmes ou instances de SAP doivent gérer
le processus de validation de paiement pour chacune de ces instances. Le risque étant qu’avec le temps, ceci
peut s’avérer inefficace, coûteux et potentiellement véhicule d’incohérences entre les différents systèmes. Un grand
nombre d’entreprises font le choix de gérer le processus de validation des bons à payer en dehors de leur application
SAP en raison du temps, du coût et du risque que représente l'implémentation d'un outil de gestion des factures
fournisseurs au sein même des applications SAP. Ce livre blanc a pour but d'aider les responsables informatiques
et les administrateurs de systèmes SAP à évaluer les différentes options, afin qu’ils soient en mesure de prendre la
meilleure décision, celle qui permettra à leur entreprise de tirer pleinement profit d’une gestion automatisée des
factures fournisseurs.

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Défis de la comptabilité fournisseurs

Eliminer le papier du processus

Les analystes s’accordent pour dire que 80% du temps de traitement des factures fournisseurs est consacré à la
circulation de ces dernières entre les différents services impliqués dans le processus. Les entreprises qui n'ont pas
encore automatisé ce processus emploient souvent un nombre plus important de personnes afin de gérer le cycle
de règlement des fournisseurs. Outre le fait qu'il s'agit d'une perte de temps considérable, le traitement manuel
aboutit souvent à des factures perdues, des retards de paiement et des remises manquées. Alors qu'il est capital de
savoir à quel stade du processus d'approbation se trouve une facture et d'être à même d'accélérer le règlement
des factures émises notamment par les fournisseurs importants, traiter ses factures fournisseurs manuellement n'offre
guère de moyens en matière de visibilité et de gestion des priorités.

Ainsi, l'automatisation du traitement des factures fournisseurs et la dématérialisation de ces dernières devient
clairement une nécessité. Reste à trouver la meilleure solution.

Casser le mythe de l’ERP unique

Le monde des affaires étant de plus en plus complexe, LEGACY
l'idée d'un seul ERP dans chaque entreprise ne correspond
tout simplement plus à la réalité. Cette vision est séduisante
en théorie, mais les entreprises sont souvent multi-sites et
deviennent inexorablement internationales. Les fusions/
acquisitions représentent désormais un aspect presque ERP
quotidien de leur activité. Un groupe international qui cumule
cinq systèmes ERP différents ne relève pas du tout de la
science-fiction. Factures
fournisseurs

Instances multiples de solutions SAP

Certaines entreprises implémentent également plusieurs SAP1
systèmes SAP. Tous sont basés sur la même plate-forme, mais
chacun peut présenter suffisamment de spécificités pour
demander une attention particulière. Si une vue d’ensemble
peut faire croire qu'ils sont identiques, il en va autrement sur le
plan opérationnel.
SAP2
Même si une entreprise a adopté une solution SAP uniforme,
les multiples instances implémentées pour les différents sites,
internationaux ou non, peuvent nécessiter l'intégration de plusieurs outils pour automatiser le processus de validation
des factures fournisseurs. Il arrive que cela complique certaines initiatives clés telles que la mise en place de Centres
de Services Partagés (CSP).

Inconvénients d’un processus de validation des factures intégré au système SAP

Au cours du traitement des factures fournisseurs, il est probable que certains intervenants n'aient pas accès au
système SAP ou préfèrent ne pas utiliser l'interface SAP pour la validation des factures fournisseurs. Il est souvent
plus rapide et plus facile pour ces personnes de vérifier et d'approuver les factures via une application Web ou un
périphérique mobile, en particulier si elles travaillent sur des sites déportés ou sont en déplacement.

Chirurgie lourde
À l'instar d'une opération chirurgicale compliquée, le fait d'ouvrir votre système SAP pour y implanter un processus
de validation automatisé implique des coûts et des risques importants. Les solutions qui fonctionnent au sein-même
des applications SAP nécessitent souvent un gros investissement en temps et en argent pour leur installation, leur
intégration et leur maintenance qui doivent être effectuées par des consultants SAP.

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Limites fonctionnelles et manque de flexibilité
Par nature, les solutions développées pour fonctionner au sein des applications SAP présentent une capacité
d'intégration limitée. Or, les entreprises ont besoin d'un processus de validation capable d’interagir avec les différents
systèmes connectés à la comptabilité fournisseurs qu'elles utilisent déjà ou sont succeptibles d’utiliser dans le futur.

Impact sur les performances du système SAP

Dans un paysage informatique en perpétuelle évolution, il est important d'intégrer l'automatisation du traitement
des factures fournisseurs à un niveau qui préserve l'intégrité du système SAP tout en permettant une coopération
transparente avec ce dernier. Les outils implémentés au sein de l'environnement SAP consomment les ressources
système allouées aux applications SAP centrales et à d'autres systèmes d'entreprise. L'impact se multiplie au fur et à
mesure des fusions acquisitions qui amènent avec elles leur lot de nouveaux systèmes et de nouveaux utilisateurs. En
transférant le processus de validation des factures fournisseurs du serveur SAP vers une architecture indépendante, il
est possible de réduire la consommation de ressources allouées au système SAP et de garantir les performances de
ce dernier.

Rupture des pistes d’audit et multiplicité des interfaces

Les données nécessaires à la validation des factures
fournisseurs doivent être extraites directement des factures
reçues par courrier, e-mail, fax, EDI ou tout autre format
de réception. Si cette partie importante du traitement est Audit Trail
Chemin d’audit Audit Trail
Chemin d’audit
exécutée en dehors du système SAP alors que le processus
d'approbation est géré par le système SAP il y a rupture
dans le processus et donc dans le suivi de ce dernier. Or,
les entreprises ont besoin de s’asssurer de la traçabilité
complète du processus afin d’en assurer le contrôle.

En outre, les acteurs de la comptabilité fournisseurs se retrouvent dans l'obligation de manipuler deux applications
(et donc deux interfaces) différentes au lieu de valider la reconnaissance des données et de lancer le processus
d’approbation à partir du même écran, ce qui est possible si l'ensemble de la solution de gestion des factures
fournisseurs réside en dehors du système SAP. L'idée selon laquelle un processus de validation intra-SAP est plus
rationnel parce que toutes les actions peuvent être effectuées à partir de l'interface SAP n’a donc pas de réelle
justification pratique.

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Avantages d'un processus de validation géré
en dehors des applications SAP

Élimination des contraintes horaires et géographiques

Lorsque le processus de validation des factures est géré en dehors des
instances SAP, les acheteurs et leurs supérieurs hiérarchiques reçoivent
automatiquement une notification électronique concernant les factures
qu’ils doivent approuver. Quelle que soit l’heure ou l’endroit où ils se
trouvent, ils peuvent vérifier ces factures, y ajouter des commentaires ou
des compléments d’informations, les rejeter ou donner leur bon à payer.
L’utilisation d’une solution web pour la validation des factures fournisseurs,
permet aux utilisateurs de se connecter depuis des systèmes non SAP ainsi
que des appareils mobiles.

La facilité de déploiement de la solution grâce à un simple navigateur web ainsi qu’un environnement de travail
familier pour les utilisateurs contribuent à simplifier la formation et à garantir une bonne adhésion par ces derniers.
En effet, les utilisateurs non initiés pourraient avoir quelques difficultés à adopter l'interface SAP en raison de sa
complexité et de sa spécificité. Elles risqueraient de passer un temps considérable à s’approprier l’interface SAP.
Période pendant laquelle, par manque de connaissance de la solution, elles risquent de multiplier les erreurs. Le
risque étant qu’au final, cette période de prise en main de la solution se solde par un rejet de la nouvelle solution et
un échec de l’ensemble du projet d’automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs.

Extension de l'automatisation au-delà du cadre SAP

Lorsque le processus de validation des factures est géré en dehors du système SAP il permet aux utilisateurs sans
expérience des solutions SAP d'accéder à toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre une décision avisée
lorsqu'ils doivent approuver une facture. Il est ainsi possible de réduire la nécessité d'ajouter des postes SAP pour
mener à bien l'exécution du projet d'automatisation du traitement des factures fournisseurs. Les utilisateurs disposent
d'un point d'accès unique aux données des factures ainsi qu'à l'image du document original et à l'historique des
actions opérées sur celui-ci.
L'entreprise bénéficie ainsi des possibilités suivantes :
 Partager les données de la comptabilité fournisseurs entre ses différentes applications
 Inclure dans le processus de validation le service achats et d'autres services concernés
 Inclure dans le processus des étapes de pré-traitement et de post-traitement
 Étendre le flux d'approbation aux personnels distants et aux périphériques mobiles
 Consulter les factures archivées et la piste d'audit en dehors de l'application SAP

Stabilité du système de traitement des factures

Déconnecté des évolutions de l'implémentation SAP (migration par exemple), un processus de validation basé sur le
Web en dehors du système SAP permet de maintenir un continuum de gestion en assurant la stabilité du traitement
des factures fournisseurs malgré les nombreuses mutations informatiques que toute entreprise est amenée à gérer.

Meilleur contrôle et mise en place des Centres de Services Partagés

Un processus consolidé sur un seul site permet une gestion homogène et un contrôle rigoureux de ce dernier.
Indépendant de l'environnement ERP tout en étant complètement intégré au système SAP, un processus de
validation géré en dehors de SAP peut être relié aux systèmes existants comme aux nouvelles acquisitions sans qu'il
soit nécessaire de dupliquer la logique de workflow.

Avec un nombre croissant d'entreprises cherchant à intégrer leurs opérations au contexte mondial, on assiste à
une éclosion foisonnante des Centres de Services Partagés. Par définition, les Centres de Services Partagés sont
déconnectés (géographiquement au moins) des utilisateurs professionnels et parfois de la logique informatique
existante. Ils englobent souvent plusieurs systèmes, instances d'applications, processus et unités.

Un outil de consolidation du processus de validation géré en dehors du système SAP permet de faciliter la création
de Centres de Services Partagés (régionaux ou internationaux) pour le traitement des factures fournisseurs, en tenant
compte automatiquement de la diversité des systèmes et en intégrant une logique évitant les erreurs.

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La solution Esker

Extension de l'automatisation du traitement des factures fournisseurs

Avec une intégration certifiée SAP, les solutions Esker d'automatisation du traitement des factures fournisseurs offrent
un point d'entrée central pour le flux d'approbation des factures. Elles mettent à disposition les mêmes fonctionnalités
pour les utilisateurs de la solution SAP et pour les utilisateurs extérieurs au déploiement SAP. Les solutions Esker résident
sur des serveurs hébergés dans un centre de gestion de données spécialisé et se connectent à la plate-forme SAP de
manière autonome. Elles ne nécessitent aucune programmation personnalisée au niveau applicatif. Les entreprises
qui utilisent ces solutions peuvent étendre le processus automatisé à l’ensemble des salariés qui doivent participer à
l'approbation des factures mais n'ont pas accès aux solutions SAP.

Facilité d'utilisation
Une interface simple d’utilisation permet à tous (utilisateurs ou non de solutions SAP) d’imputer des factures en
comptabilité générale et analytique, de les vérifier et de valider leur paiement. L'entreprise bénéficie ainsi d'un outil
central de gestion des factures fournisseurs qui permet de voir toutes les données et de gérer les priorités, ce qui
simplifie le processus d'approbation des factures et le rend accessible à davantage d'utilisateurs.

1 2 3 4 5

Numérisation La facture est La facture est La facture est Les données et

de la facture vérifiée depuis transmise à présentée au images contenues
l’application Web l’acheteur pour responsable pour dans la facture
Esker on Demand approbation du validation finale sont remontées
règlement dans l’ERP

La solution Esker reçoit les factures en provenance de plusieurs sources, extrait les données à traiter et transfère les
factures électroniquement dans les archives. Le système garde une trace du cheminement de la facture depuis
sa réception sur la plateforme, tout au long du processus d'approbation (audit trail). Les comptables sont notifiés
lorsqu’un bon à payer a été donné pour une facture.

Tout au long du processus, la solution Esker intègre les informations dans le système SAP. Les données et les images des
factures sont transmises électroniquement vers un fichier d'archives. Le fichier contient un lien permettant d’accéder
aux informations de traitement de la facture ainsi qu’à l’image du document directement depuis la transaction SAP.

Fax Intégration à l’ERP

E-mail Notification

Document papier Elément de

(numérisé) workflow
FACTURES
FOURNISSEURS
Impression Archivage

Services Web Audit et reporting

Efficacité des services partagés

Grâce à des services de surveillance et d'assistance disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 qui prennent en charge
différents fuseaux horaires et diverses langues, les solutions Esker simplifient la mise en place de Centres de Services
Partagés pour le traitement des factures fournisseurs. La solution Esker permet de réaliser de réels gains d’efficacité
grâce à l’automatisation du processus d’approbation des factures dans un contexte de services partagés. Ces gains
sont directement mesurables au regard de l’amélioration des principaux indicateurs de performances : productivité,
niveau de service, précision, coûts, etc.

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À propos d’Esker

Leader de l’automatisation des processus documentaires

Leader incontesté dans son domaine, Esker aide les entreprises à éliminer les processus manuels, à acquérir visibilité et
contrôle, et à réduire l'utilisation du papier en automatisant le flux de documents au sein et en dehors de l'entreprise.

Grâce à sa plate-forme complète et à sa technologie brevetée, Esker offre les avantages du traitement automatisé
de documents comme puissante solution sur site ou comme service à la demande (SaaS) via son infrastructure
hébergée. En trois à six mois, les clients améliorent la rentabilité d’exploitation, économisent de l’argent et bénéficient
d’un retour sur investissement mesurable, le tout, de façon significative et immédiate.

En tant que partenaire établi de la solution logicielle SAP ayant réalisé une
intégration certifiée, et elle-même cliente SAP, l'entreprise Esker a fait des
besoins des clients SAP une priorité. La preuve des résultats du partenariat
entre SAP et Esker ? Les clients SAP du monde entier, qui ont automatisé leurs
processus documentaires avec les solutions Esker. Esker dispose d'une équipe
de recherche et développement dédiée qui se consacre aux applications SAP. Son principal objectif : offrir aux
clients SAP la meilleure solution d'automatisation des processus documentaires. Créée en 1985, l'entreprise Esker est
désormais présente dans le monde entier avec plus de 80 000 clients et des millions d’utilisateurs titulaires d’une
licence. Pour plus d'informations,

Rendez-vous sur le site www.esker.fr

Solutions
Automatisation des cycles Order-to-Cash et Procure-to-Pay
Pour aider les entreprises à s'affranchir des documents papier et à automatiser leurs processus afin d'accélérer les
opérations, d'améliorer la satisfaction client et les performances de la chaîne d'approvisionnement, et d'augmenter
leur rentabilité, les solutions Esker englobent les cycles de l'achat au paiement et de la commande au règlement :

 Traitement des bons de commande pour automatiser la saisie et l'acheminement des commandes clients
entrantes

 Facturation clients pour automatiser le traitement et l'envoi de documents de facturation en fonction des
préférences des clients

 Traitement des factures fournisseurs pour automatiser la capture, la diffusion, l’approbation et

l’enregistrement des factures fournisseurs et autres effets à payer

 Traitement des commandes d’achats pour automatiser le traitement et l'envoi de documents de la chaîne
d'approvisionnement en fonction des préférences des fournisseurs

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Contactez-nous
Esker SA
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