Les 5 activités de l’outil Klaxoon que j’utilise régulièrement

Pour comprendre rapidement cet outil collaboratif, je vous propose de visionner cette vidéo courte
et efficace. Elle présente l’ensemble des modules, que je détaille ensuite dans l’usage que j’en fais.

1-Board, le tableau blanc infini

Il s’appelait Brainstorm jusqu’en septembre 2020. On l’appelle maintenant Board. Et de fait, vous
pouvez voire ce module comme une extension du Paperboard traditionnel, sur laquelle on vient
poser et déplacer nos Post-Its virtuels. Mais je l’utilise aussi comme un espace d’échange toujours
disponible, sur lequel chacun•e peut réagir. Ou encore il peut se transformer en tableau de bord
d’activité. Board, c’est tout cela à la fois.

Dans mon article sur iObeya je mentionne l’importance pour les utilisateurs de déplacer eux-mêmes
leurs Post-Its. On peut reconstituer des Obeya virtuelles avec Klaxoon. D’ailleurs certains Brainstorm
ressemblent à des tableaux de bord.

J’utilise principalement le Board pour des échanges durant les séances. Avec les formations à distance,
je garde aussi régulièrement un tableau ouvert. Et avec la nouveauté de septembre 2020, je peux
même intégrer les participants en visio directement sur le board !

2-Quiz et Sondage pour démarrer ou conclure une discussion

En formation, j’utilise les Quiz et les Sondages à deux moments bien distincts. Pour lancer un sujet, et
voir ainsi l’état des connaissances et des avis. Et en conclusion du sujet, comme rappel mémoriel et
mini-évaluation.
Certaines question permettent de lancer des conversations importantes. Comme ici le regard des
participants sur la messagerie instantanée : est-ce un outil d’interaction ou de transmission,
synchrone ou asynchrone ? Les avis étaient visiblement très partagés !

3-Le nuage de mots Klaxoon

Le nuage de mots s’emploie souvent en restitution, pour donner à voir la richesse d’un sujet. Avec
l’outil Klaxoon, il se contruit en temps réel, au fur et à mesure des apports des participants.

Voici un exemple de nuage de mots produit en groupe sur le thème du pire des réunions :

Deux points d’attention sur le nuage de mots.

Tout d’abord, les espaces sont considérés comme des séparateurs. Et donc la phrase “bon esprit
d’équipe” se traduira par les mots bon, esprit et équipe dans le nuage de mots. Dans cette même
logique, les mots de liaison sont systématiquement écartés.

Connaissant ces contraintes, vous pouvez indiquer à vos participants de mettre plutôt des tirets pour
séparer les mots. Ou ne rien dire et voir quel nuage est produit.
Vous avez toujours la possibilité de basculer vers la liste des mots proposés. Celle-ci présente deux
avantages. Tout d’abord, elle montre les envois en entier sans la coupure des espaces. Et elle permet
de voir les votes sur les mots. Ce qui relativise souvent le poids “visuel” de certains mots dans le
nuage, surtout quand le groupe est de taille réduite.

4-L’aventure pour faire le point en fin de journée

En formation en salle, je termine généralement la journée par une Aventure. En termes Klaxoon,
l’aventure est un parcours qui regroupe différents types d’activités. Avec possibilité d’attribuer des
points et d’établir un classement des participants.

Pour les formations, je crée autant d’étapes que de chapitres dans la formation. Puis chaque étape
contient différents types de questions, qui permettent de se remettre en mémoire les éléments
partagés dans la journée.
Le but n’est pas de mettre les participants en compétition. Et pourtant l’esprit ludique atteint
rapidement tout le monde.

5-L’export PDF, idéal pour conclure une réunion

Je n’utilise pas l’export PDF en formations en salle (voir plus bas). En revanche, il m’est d’une grande
utilité pour mes autres animations avec Klaxoon. En fin de réunion, il suffit de cliquer sur “Rapport”
pour obtenir dans un seul document PDF toutes les activités de la réunion. Ainsi que les échanges et
liens partagés dans le chat.

Je n’ai plus qu’à envoyer le PDF, et tous les participants ont leur trace de la réunion.

Mon avis sur l’outil Klaxoon à travers 4 cas d’usage

Comment j’utilise Klaxoon en formation en salle

C’est la première configuration pour laquelle j’ai commencé à utiliser Klaxoon. En un an, j’ai
animé plus d’une trentaine de formations en présentiel avec l’aide de Klaxoon.

La quantité d’activités varie fortement d’une formation à l’autre. Dans certains cas, je n’ai utilisé
Klaxoon qu’en fin de journée, comme renforcement mémoriel, avec une aventure. Et dans d’autres
formations, j’ai utilisé toute la palette, y compris un speed boat avec l’outil Brainstorm.

Le visuel ci-dessus montre une formation de 4 jours avec certains de ses temps forts. On
retrouve sondage et nuage de mots en début de formation pour prendre en main l’outil. Puis
quelques brainstorms. Et les activités de fin de journée (aventure) comme rappels mémoriels.
Comment j’utilise Klaxoon en formation à distance
Avec les restrictions liées au Covid-19, j’anime depuis avril 2020 des formations 100% à distance. A
commencer par une formation “Manager à distance”, cela paraît totalement cohérent !

Pour cette formation, j’ai vraiment utilisé Klaxoon comme outil d’animation, en complément de la
visio.

La formation se déroule sur 4+1 séances de 1h30. Je combine donc

l’utilisation synchrone et asynchrone de Klaxoon. Entre chaque séance, nous avons un tableau blanc
ouvert pour que les participants puissent poser leurs questions ou idées. Et la messagerie interne de
l’outil permet également de maintenir un lien de communication ouvert.

Au niveau des ateliers, j’abuse des tableaux blancs. Là où dans une formation présentielle j’en utilise
au mieux un ou deux, dans cette formation nous en utilisons jusqu’à 6. Des échanges qui se font
d’habitude sur paperboard trouvent naturellement leur place sur l’écran. Et les tableaux ouverts
entre deux sessions permettent à chacun•e de poser ses idées et questions avant la prochaine visio.

Voici les activités que nous avons partagées lors d’une de ces formations distance. Et contrairement
aux formations en salle, je ne lance pas d’aventure. Le format me paraît moins adapté, d’autant que,
pour l’aventure, chaque participant est sur son propre écran, ce qui contribue moins à la dynamique
du groupe.

Pour ces formations, l’export PDF fournit une mémoire bienvenue de l’ensemble des activités. Plus
besoin de prendre le paperboard en photo, ni de faire des copies d’écran. J’aprécie vraiment cette
possibilité.
Comment j’utilise Klaxoon en réunion
Avec le confinement et la multiplication des réunions en visio, de nombreuses entreprises se sont
demandées comment dynamiser les échanges. A la demande d’un de mes clients, je suis intervenu
comme facilitateur pour faire émerger des idées.

En un quart d’heure, l’équipe de 15 personnes a pu s’exprimer sur son humeur, son expérience du
confinement et du télétravail, et ses attentes pour la suite.

Nous avons utilisé 2 outils et 3 méthodes

un brainstorm ouvert pour exprimer “mon humeur de ce matin”, où une grande partie des
participants a dessiné sur les post-its virtuels, ou mis une image

un brainstorming un peu plus structuré pour faire émerger ce que les membres avaient “découvert”
pendant le confinement; ce brainstorm a été commenté et structuré, pour faire émerger les bonnes
et moins bonnes surprises

un sondage sur la reprise ou non en télétravail

A noter que sur le sondage, nous avons utilisé les possibilités offertes par l’outil. Ainsi les 4 questions
posées font appel à différents modes de questionnement : choix unique, choix multiple et classement.
Avec les différents rendus disponibles dans l’outil Klaxoon.
Et comme pour la formation à distance, le compte-rendu en PDF permet de diffuser rapidement le
contenu des échanges.

Klaxoon pour animer une séance de co-construction

Version plus spécifique de la réunion, je suis également intervenu comme facilitateur dans un atelier
de co-construction. Dans cet atelier nous étions deux : l’animateur posait les questions et faisait
réagir les participants, et de mon côté je gérais la logistique de l’affichage des écrans, du placement
des post-its, et la production de la synthèse.

En deux heures, nous avons balayé 10 sujets clés. Et nous avons produit le document de synthèse
dans la foulée.

Quelques limites de Klaxoon

Pour du récurrent, mieux vaut un identifiant
Au lancement de l’activité, vous choisissez le mode de connexion des participants : avec
un pseudo ou un compte (gratuit). Pour beaucoup de participants, la création d’un compte n’est pas
toujours désirée ou possible. Et avec un pseudo, la gestion des cookies est telle qu’on ne retrouve
pas toujours sa session d’une journée sur l’autre.

Ma recommandation est donc :

pour une activité ponctuelle (réunion, formation d’une journée), le pseudo peut être envisagé
pour une activité qui nécessite des reconnexions, le compte est fortement conseillé

Pas de partage de PDF

Certes vous pouvez importer des documents dans Klaxoon, mais avec deux conséquences :

chaque page du PDF devient un visuel que vous devez faire dérouler
les participants ne peuvent pas télécharger le fichier d’origine
Cette option reste pertinente quand vous voulez partager du contenu à lire sur l’écran. Mais pour un
téléchargement, privilégiez un lien dans le Chat de Klaxoon.

Klaxoon gratuit ou payant.

Combien ça coûte exactement ?

Cet article a été publié la première fois en juin 2020. Et à cette époque, le prix n’est pas l’information
la plus visible sur le site Klaxoon. Je vous ai donc partagé mes informations personnelles : 590€ HT à
l’année pour utiliser l’application.

Pour ce prix, je peux créer un nombre illimité d’activités. Sans limite de network ni de participants.
Il y a bien une limite liée au stockage. Mais j’ai droit à 10Go, et j’utilise très peu Klaxoon pour
partager des fichiers.

Depuis septembre, les choses sont plus visibles. En effet, Klaxoon propose sur sa page Tarifs de vous
abonner directement en ligne. Plusieurs formules sont disponibles, dont deux focalisées sur le
nouveau module Board.
Fait intéressant, vous pouvez tester le Board gratuitement. Il existe donc bien
un Klaxoon gratuit.
Et pour moi, ce nouveau tarif signifie que je peux utiliser toutes les
fonctionnalités Klaxoon avec un budget plus mesuré.

Les alternatives à Klaxoon

Toutes les activités proposées par Klaxoon existent ailleurs. C’est un fait.
Le bénéfice de l’outil, c’est de les rassembler au sein d’une solution complète pour
vos réunions et/ou formations.
Comme mes 4 exemples le montrent, j’utilise généralement plusieurs
fonctionnalités de Klaxoon dans la même session.
Mais si vous souhaitez ou pouvez séparer, les alternatives existent.
Note : je vais bien sûr en oublier. Cette liste ne prétend pas être exhaustive.

Pour le tableau blanc

La plupart des solutions de visio-conférence ou de classe virtuelle
proposent un tableau blanc intégré. C’est le cas de Zoom, Microsoft Teams
ou TeamViewer.
On trouve également des solutions de tableau blanc très efficaces,
certaines gratuites. Miro est sans doute la solution la plus connue. Et
Google propose Jamboard.
Et avec l’intégration de la visio dans le Board, Klaxoon suit juste le chemin
inverse – la boucle est bouclée !

Pour les questions

L’outil le plus connu dans le monde de la formation est Kahoot. Il présente
l’avantage d’une version gratuite déjà très capable. Et propose ensuite
des prix modulaires allant de 10€ à 60€ par mois et par hôte.

Pour les sondages

La frontière entre questions et sondage est souvent assez floue. D’ailleurs
Kahoot permet aussi de lancer des sondages. Ensuite, les solutions
dédiées aux sondages sont très nombreuses. Que ce soit en synchrone ou
asynchrone. Citons simplement SurveyMonkey ou framaforms.