LES ATELIERS DES JOURNEES

DU 23,24 ET 25 OCTOBRE 2016

Thème : Le contrôle interne
 Démarche de Présentation Cas de Etablissemen
contrôle des contrôle t de plan
interne et structures de interne cas d’actions
Approche de
méthodologi contrôle d’une pratiques (programme,
l’audit en
e (outils, internes compagnie par domaine charte,
Algérie
rapport et l’inspectionD d’assurance (en atelier) méthodologi
communicati e l’audit (Mr (cartographi e de travail) (
on) ( ALIANE) e process ) en atelier)
OBJECTIFS GENERAUX
DE CES ATELIERS
• De s’écouter mutuellement pour arriver à
trouver les meilleures opportunités qui
mèneront à une meilleures performance des
services de contrôle interne de l’entreprise

• D’améliorer les performances des structures

opérationnelle, chargées du contrôle interne

• D’arrêter en commun accord une stratégie

pour atteindre nos objectifs
La clef du succès pour apporter cette valeur
ajoutée

est la collaboration de
toutes les équipe de
contrôle interne de la
société
Renforcer et maintenir la
position de l’entreprise dans le
marché des assurances.
Et de manière particuliere

Capitaliser
l’essentiel de la
définition des Adapter un
Faire ressortir Donner les Connaitre et
différents programme
l’intérêt de la concepts appliquer la
concepts et d’audit aux
fonction de fondamentaux, démarche et la
connaitre les risques propres
contrôle les techniques méthodologie
différents à l’activité
interne, et les outils. d’audit
instruments du d’assurance.
contrôle
interne,
 Comment peut-
on définir le
contrôle interne?
Le contrôle interne est un dispositif de la société, défini et mis en
œuvre sous sa responsabilité, qui vise
 à assurer :

• la conformité aux lois et règlements ;

• l’application des instructions et des orientations fixées par la

Direction Générale ou le Directoire ;

• le bon fonctionnement des processus internes de la société,

notamment ceux concourant à la sauvegarde de ses actifs ;

• la fiabilité des informations;

et d’une façon générale, contribue à la maîtrise de ses activités, à

l’efficacité de ses opérations et à l’utilisation efficiente de ses
ressources.
Les attentes du CI
et pour qui????
 
 – Direction générale

 – Degré suffisant de confiance dans la maîtrise du business

 – Mise en perspective des risques en relation avec les objectifs stratégiques
 – Application correcte des instructions
 – Respect des exigences réglementaires et éthiques
 – Missions spéciales

 – Actionnaires

 – Identification des risques financiers

 – Pertinence et transparence de l’information financière

 – Opérationnels

 – Optimisation des process pour une meilleure maîtrise des risques

 – Mise en place de plans d’actions et de best practices
Le contrôle interne est un processus évolutif
Il doit être remis en cause en permanence pour
s’adapter à la vie de l’entreprise
A RETENIR……………………..
Auditer une entreprise, un service, c’est
écouter les différents acteurs pour
comprendre et faire comprendre le
système en place ou à mettre en place.

Et ce n’est surtout pas:

- un super contrôle,
- une surveillance déguisée,
- une occasion de régler des Comptes,
- une occasion de refaire des contrôles.
>
Approche de
l’Audit
(Psychologie et
Communication)

15
Esprit d’équipe & coopération = audit réussi
Les Auditeurs donnent le “TON” de l’audit.
 La clef du succès : l’Attitude de l’Auditeur

Elle doit être POSITIVE et

apporter une valeur ajoutée
 Je suis réellement là pour
aider.
 Je ne suis pas là pour trouver
des écarts.
 Nous sommes partenaires.
 Ensemble nous allons trouver
des opportunités.
 Qui profiteront à l’organisme.
Les relations entre auditeurs et audités
sont critiques pour réussir un audit.
L’auditeur influence la qualité de ces
relations parce qu’il :

1. comprend les processus de communication

2. minimise les barrières à la communication
3. sait créer un climat propice à la
communication
4. “ECOUTE” attentivement l’audité
Processus de Communication
L’émetteur envoie
un message
Message

Le récepteur
reçoit et
Retour interprète
Barrières à une communication
efficace

Physique
Intellectuelle
Psychologique

Donnez des exemples de

chacune d’elles
Créer un climat propice à une bonne
communication :
• Espace (où a lieu l’entretien ?)
• Temps (à quel moment de la journée ?)
• Contact visuel (lequel ?)
• Langage du corps (observer et maîtriser)
• Sensibilités Culturelles (en tenir compte)
 Considérations relatives à l’Espace :
 Prenez en compte “l’espace personnel”
 Choisissez le lieu (bureau de l’audité ou salle
de réunion ?)
 Choisissez votre place
 Un minimum de distraction
 Un bureau, une table peuvent être considérés
comme un obstacle à la communication
 Auditeur & audités doivent être partenaires
 Considérations relatives au Temps :
 Laissez aux audités le temps de
savoir que vous arrivez
 Respectez les horaires des audités &
ceux de votre programme d’audit
◦ Jamais en avance
◦ Jamais en retard
 Considérez :
les horaires de travail
les repas
la sieste
les heures d’ouverture
 Quel contact visuel ?

 La culture occidentale requière un contact

visuel important
 Ailleurs, un contact soutenu sera considéré
comme offensant ou impoli
 Un manque de contact visuel ne veut pas
nécessairement dire qu’on cherche à cacher
des informations
70% de la Communication est NON VERBALE

Langage
 Postures, gestuelle, expressions du visage
 Communiquent de nombreuses
informations
 Les messages inconscients ou
involontaires peuvent gêner l’audité
 Tout dépend des habitudes
 Et des différences culturelles
 Sensibilités Culturelles
8 Un audit peut être réalisé
dans un environnement multi
culturel
8 Soyez attentif aux différences
et aux sensibilités culturelles
8 Cherchez les aspects
spécifiques
8 Comprenez comment établir
le contact avec l’audité
 Sensibilités culturelles - exemples

Dois-je serrer la Qu’est-ce que l’espace

main de tout le privé ?
monde ?

Attention aux
gestes offensifs !
 L’Ecoute est ESSENTIELLE

 Eliminer les distractions

 Ecoutez le contenu
 Ne pas juger
 Utiliser les silences
 Demander des
clarifications
 Mauvaises habitudes à éviter

 Feindre d’être attentif

 Etre préoccupé par autre
chose
 Avoir des réactions
excessives
 Interrompre celui qui parle
 Ecouter sans regarder l’autre
 N’entendre que ce que l’on ¡NO!
veut entendre
 Utiliser le temps d’écoute
pour penser à autre chose
 Interview – une phase CRITIQUE
Les interviews fournissent l’essentiel des preuves
tangibles.
Une bonne communication est essentielle pour de bons
interviews.
Il est fondamental de mettre l’audité à l’aise :
◦ Soyez ouvert.
◦ Expliquez pourquoi vous êtes là.
◦ Demandez son aide.
◦ Demandez s’il a des questions.
◦ Montrez votre intérêt pour ce qu’il fait.
◦ Expliquez vos observations.
Techniques d’Interview

 Les interviews ne sont pas des Objectifs?!

interrogatoires.
 Posez des questions sous
l’angle de la conversation.
 Introduisez vos questions dans
la conversation générale.
 Ne croisez pas les questions.
 Evitez le jeu des
question/réponse.
 Techniques de Questionnement

Les questions doivent : Trois types de question :

 obtenir des
 questions ouvertes

informations
 questions fermées ou
directes
pertinentes  questions de
 ne pas suggérer les clarification
réponses
 ne pas comporter Evitez les questions orientées
d’émotion ou et les questions contradictoires
d’implication
 Questions ouvertes - les “amies” de l’auditeur

Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ?

Pourquoi ?
8 Apportent des informations
8 Limites - la conversation peut sortir du sujet !
8 Pour l’éviter :

Montrez moi !
Questions fermées, questions directes

 Question fermée - réponse : Oui/Non

 Question directe - réponse : quelques mots
 Utiles pour obtenir des informations précises
 Inconvénient :
◦ n’apportent que peu d’informations
◦ utilisées trop souvent, elles font penser à un
interrogatoire
 Questions de clarification
 Permettent d’obtenir beaucoup
d’informations et de prévenir tout
malentendu
 Permettent d’avoir une vue d’ensemble
 Inconvénient :
◦ utilisées trop souvent, on peut penser que vous
n’avez pas écouté
◦ sont grandes consommatrice de temps
◦ si vous n’êtes pas prêt à écouter jusqu’au bout :
n’en posez pas
A quoi sert un audit ?
A contrôler, à l’aide de critères objectifs
( Norme, que le système mis en place est
mis en œuvre et entretenu de manière
efficace
 A mettre en lumière les déficiences

éventuelles
 A déterminer les sources d’incident dans

un domaine d’activité déficient

 A donner à l’audité l’occasion d’améliorer

son domaine d’activité

36
 Le cycle de vie de l’audit
Achèvement de l'audit Déclenchement de
l'audit

Mandatement de
l'auditeur

Diffusion du rapport
Notification à l'audité

Communication des
Rédaction du rapport documents
d'audit

Revue préliminaire

Réalisation de l'audit Préparation de l'audit

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Le programme d’audit
 Le programme d'audit doit être planifié en
tenant compte de l'état et de l'importance
des processus et des domaines à auditer,
ainsi que des résultats des audits précédents.
Les critères, le champ, la fréquence et les
méthodes d'audit doivent être définis.

38
Les 5 phases de l’audit
1. La préparation de l’audit
2. La réunion d’ouverture
3. L’audit terrain
4. La préparation de la réunion de clôture
5. La réunion de clôture

39
Préparation de l’audit – Le plan
d’audit
 L’auditeur établit le plan d’audit avec l’audité
 L’audité peut formuler des objections et les

communiquer à l’auditeur
 L’auditeur fera lever ces objections avant

l’audit
 L’auditeur prépare ses documents de travail

( guides, formulaires,…)

40
Préparation de l’audit – Revue
documentaire
 L’objectif de cette phase est de comprendre
et de s’imprégner des particularités du
processus à auditer
 Tout d’abord se faire communiquer tous les

documents relatifs au processus ou service

audité
 Analyser le flux séquentiel et les

interactivités avec d’autres processus

 Préparer les questions importantes à poser

concernant les points-clé

41
La réunion d’ouverture
 Rappeler les objectifs et le champ
d’application de l’audit
 Valider le programme d’audit convenu
 Présenter un résumé des méthodes qui

seront utilisées pour effectuer l’audit

 Confirmer la mise à disposition des moyens

et installations dont il aura besoin

 Confirmer l’heure de réunion de clôture et

de toute réunion intermédiaire en cours

d’audit

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L’audit terrain (1)
 L’objectif de l’audit terrain est de :
 Obtenir des preuves de la mise en œuvre
 Étayer les indices d’écarts décelés en phase

documentaire
 Évaluer le degré d’efficacité, de maîtrise et de

planification du système défini pour satisfaire

aux objectifs de la politique qualité

43
L’audit terrain (2)
 Collecter des preuves tangibles :
 informations, relevés, constats de faits
   de nature qualitative ou quantitative
  relatif à la qualité d'un bien ou d'un service
  basés sur des observations, mesures ou

essais qui peuvent être vérifiés.

44
L’audit terrain (3)
Vérifier :
 La conformité de la maîtrise des documents

et des données
 L’application réelle des processus,

procédures et instructions

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Constatation d’un écart
 Utiliser le support d’audit pour noter les
preuves tangibles obtenues
Devant tout écart flagrant :
 Faire constater le non-conformité par

l’audité
 La décrire par rapport à une exigence

clairement identifiée (reformulation)

 Obtenir l’accord de l’audité sur la justesse du

constat
 Ne pas oublier de sourire…

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Préparation de la réunion de clôture
L’auditeur passe en revue toutes ses
observations pour :
 Vérifier que celles-ci sont documentées de

façon claire et précises et étayées de preuves

 Vérifier que toute observation a été revue par

le responsable du secteur audité.

 Hiérarchiser les observations :
 non-conformités
 Observations ou remarques

47
Préparation de la réunion de clôture
 Statuer sur les points forts, les points faibles
et les opportunités d’amélioration
 Donner un avis objectif sur l’efficacité

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La réunion de clôture
 Devant les responsables des domaines
audités, l’auditeur présente :
 Une vue d’ensemble des observations faites

en cours d’audit
 Le degré d’importance qu’il leur accorde
 Il doit s’assurer que les conclusions de l’audit

sont bien comprises

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Les activités de suivi d’audit
 L' encadrement responsable du domaine
audité doit assurer que des actions sont
entreprises sans délai indu pour éliminer les
non-conformités détectées et leurs causes.
Les activités de suivi d'audit doivent inclure la
vérification des actions entreprises et le
compte-rendu des résultats de cette
vérification.

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Suivi d’audit
 Il appartient à l’auditeur de valider les actions
correctives proposées, ainsi que de définir le
mode de vérification de celles-ci

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