L’entretien d’évaluation

SOFIMA TUNIS

Mr BEN ABDALLAH Anis

Décembre 2016

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L’entretien d’évaluation
Mr : BEN ABDALLAH Anis
Décembre 2016

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Plan
Introduction
Définitions et distinctions utiles
Processus
Facteurs clés de succès
Apport et limites

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 Introduction
Plusieurs techniques d’évaluation sont possibles et peuvent être
combinées. Elles constituent la partie visible du processus d’évaluation,
mais ne doivent pas occulter la préparation en amont ni les ramifications
avec les autres composantes de la GRH.

Aucune technique n’est à priori supérieure à une autre, chaque méthode

étant plus au moins adaptée à un contexte, à une stratégie et à un type de
management. L’idéal est de pouvoir en combiner plusieurs et de considérer
l’évaluation comme un processus qui s’inscrit dans la durée, et non une
obligation à accomplir ponctuellement tous les ans.

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 Introduction
Pour évaluer leurs collaborateurs, les entreprises disposent d’un certain
nombre d’outils d’aide à l’appréciation de la performance. Certaines
méthodes sont très récurrentes et occupent une place prédominante dans
l’entreprise.

Toutefois, l’évolution du cadre économique et les moyens mis en place par

les entreprises laissent apparaitre de nouveaux outils « innovants » pour
évaluer leurs salariés. Il existe des méthodes classiques comme l’entretien,
l’auto-évaluation et d’autres dites plus « innovantes » comme l’assesment
center…

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 Introduction
Qu’est ce qu’un entretien d’évaluation?

Est -t-il vraiment possible d’évaluer à travers l’entretien?

Qu’elles sont ses avantages

Comment peut-on réussir un entretien d’évaluation?

Comment mettre en place un système d’évaluation à travers un entretien?

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 Introduction
Le mot entretien est aujourd’hui largement utilisé dans le domaine
académique et pratique.
Ce qui peut induire en erreur : c’est un outil simple, pas très efficace, une
perte de temps ou encore une formalité.

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 Qu’est ce qu’un entretien d’évaluation?

L’évaluation est un processus formalisé amenant le manager à apprécier

les résultats et le comportement du travail de chacun de ses
collaborateurs au cours d’une période de temps déterminée.

•L’entretien individuel est une technique de recueil de l’information

qui se déroule dans une relation de face-à-face entre l’évaluateur et
la personne enquêtée. C’est un outil simple et rapide d’utilisation,
dont les ressources nécessaires à sa réalisation restent abordables.
Ceci en fait un outil incontournable en évaluation.

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 Qu’est ce qu’un entretien d’évaluation?
• Les appellations sont nombreuses : «entretien d'évaluation», «entretien
d'appréciation», «entretien d'activité et de développement», etc.
• Elles traduisent un choix, une finalité propre à l'entreprise qui met en
œuvre une telle démarche.
• une procédure orale entre un collaborateur et son supérieur hiérarchique
dont l’objectif est de dresser un bilan de la période écoulée et de définir les
objectifs d’évolution de la période à venir.
• un outil de régulation et de prospective, pour deux personnes, un
responsable et son collaborateur, qui veulent établir un contrat clair de
résultats, de performances et de relations.
• un outil de gestion prévisionnelle en matière de ressources humaines.

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 L’entretien d’évaluation et quelques
distinctions utiles
• L’entretien d’évaluation n’est pas :
- un entretien d’embauche
- un entretien sur la rémunération (primes / augmentation)
- un entretien disciplinaire (ou entretien sanction…)
• L’entretien d’évaluation est :
• l’outil de suivi de la GPEC dans sa dimension qualitative qui permet
le réajustement de la politique RH à moyen terme
• le moyen de favoriser le développement des compétences d’un
collaborateur
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 L’entretien d’évaluation et quelques
distinctions utiles
• Entretien d’évaluation OU Entretien professionnel
L'entretien ‘d’évaluation’ et ‘l’entretien professionnel’ sont deux outils
essentiels du management des ressources humaines. Si le premier est
facultatif, le second, introduit par la loi s’impose à l’employeur.
Dans le monde de l’entreprise, ils sont souvent confondus alors que leurs
objectifs respectifs divergent. L’entretien d’évaluation n’a pas la même
visée que l'entretien professionnel qui est destiné à évaluer plus
spécifiquement les besoins en formation des collaborateurs et qui doit
être mis en place une fois tous les deux ans.

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 L’entretien d’évaluation et quelques
distinctions utiles
Entretien L’Entretien Professionnel prévu tous les deux ans porte sur les
professionnel perspectives d'évolution professionnelle (changement de poste,
promotion...) et les besoins en formation du collaborateur. Tous
les 6 ans, ces entretiens professionnels feront l’objet d’un
récapitulatif du parcours professionnel du collaborateur par la
direction : on parlera d’Entretien-Bilan.
L’Entretien Bilan permet de s'assurer qu'au cours de cette période
le salarié a au moins :
- Suivi une action de formation,
- ou acquis une certification professionnelle (diplôme...),
- ou bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.
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 L’entretien d’évaluation et quelques
distinctions utiles
L’Entretien d’Evaluation, a pour finalité d’apprécier les aptitudes
professionnelles du collaborateur au regard de l’évaluation des
Entretien résultats et des critères professionnels des années écoulées et par
d’évaluation la fixation d’objectifs pour l’année à venir.
Basé sur le dialogue, il permet :
- d’examiner l’activité professionnelle à partir des réalisations de
chacun,
- de donner du sens aux objectifs fixés,
-de reconnaître la contribution individuelle à l’effort collectif.
-un entretien d'appréciation doit déboucher sur des engagements
mutuels en termes d'objectifs et de moyens. Les objectifs sont
déterminés par rapport aux missions générales de la structure, et ne
sont pas uniquement quantitatifs (augmenter la production de 20 %
ne peut être un objectif satisfaisant en lui-même si aucun autre ne
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l'accompagne).
 Quels usages peut-on faire de
l’entretien individuel ?
• L’entretien individuel permet de recueillir différents types
d’informations en évaluation :
• Des faits et des vérifications de faits; Des opinions et des points de
vue; Des analyses; Des propositions; Des réactions aux premières
hypothèses et conclusions des évaluateurs.
L'entretien individuel permet de collecter des informations
quantitatives mais surtout qualitatives. Il est nécessaire de
clairement distinguer les informations, qui sont des faits vérifiables,
des points de vue, analyses et opinions.

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Critiques à l'encontre de l‘entretien d'évaluation
Critiques formulées par le collaborateur:

• l'entretien est faussé par la relation hiérarchique sentiment d'être

jugé, méfiance «faire son auto-analyse avec franchise est trop risqué»
• en quoi mon responsable direct est-il apte à réaliser l'entretien?
• à quoi sert l'entretien : il n'est pas suivi d'effets «la DRH archive les
dossiers»
• je ne suis pas connu des n+2, n+3

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Critiques à l'encontre de l‘entretien d'évaluation
Critiques formulées par le responsable:

• « à quoi sert l'entretien: je vois mes collaborateurs tous les jours »

• « je n'ai pas de temps à perdre »
• « je ne sais pas comment m'y prendre »
• « je suis moi-même jugé sur la qualité de mes entretiens »
• « je n’ai pas les moyens des responsabilités qui m’incombent » !
l'entreprise délègue-t-elle certains pouvoirs (rémunération, formation,
évaluation) à l'encadrement intermédiaire ?
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 Les fonctions de l'entretien annuel
• 1. une fonction de dialogue entre deux personnes (qui ne se connaissent
peut-être pas)
• L'entretien est avant tout un moyen de communication. L'expression orale
offre de nombreux avantages par rapport à une communication écrite: liberté
d'expression, nuances, présence physiques des interlocuteurs (importance du
non-dit...)

• 2. une fonction de résolution de problèmes : en prenant le temps d'en

discuter, en dehors du cadre de réunions de travail habituelles

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 Les fonctions de l'entretien annuel
3. une fonction d'amélioration de la gestion des RH

• en décelant les potentialités du collaborateur, ses souhaits d'évolution, ses

besoins de formation
• en clarifiant ce que le supérieur hiérarchique attend de son collaborateur
pour l'année à venir
• en définissant des objectifs et en lui attribuant les moyens correspondants.

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 Les objectifs de l’entretien
• 1- améliorer la performance des hommes et des organisations, dans
le cadre de leur mission fondamentale qui est de servir la
communauté des parties prenantes (clients, citoyens, collectivité,...).
Il est donc important que l’évaluateur comme l’évalué comprennent
que la finalité de l'entretien est de promouvoir l'échange dans une
démarche d'attitude positive et de progrès.
• 2- comprendre et faire le bilan des compétences individuelles et
collectives.
• 3- envisager des plans de formation et d’améliorations.
• 4- faire des extrapolations futures (en se basant sur les capacités
cachées).

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 Les différents types d’entretiens
Entretien non directif
• La personne interrogée s’exprime librement sur des questions dont le champ est
assez large. Elle peut aborder des sujets que l’évaluateur n’a pas prévu. Celui-ci
n’intervient que pour faciliter l’expression de la personne interrogée ou pour
l’amener à approfondir certaines questions. Ces entretiens conviennent
particulièrement en début d’évaluation, à un niveau très global pour « défricher »
le sujet.
Entretien semi-directif
• Ce type d’entretien est centré sur le recueil de l’expression des acteurs par
rapport à une trame générale souple, construite à partir du questionnement de
l’évaluation – le guide d’entretien. Le guide peut être complété par des questions
visant à éclairer ou préciser les réponses faites par la personne interrogée. C’est
la forme la plus employée en évaluation, dès que l’évaluateur dispose d’une
information suffisante sur les enjeux et les questions prioritaires à traiter au cours
de l’évaluation.
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 Les différents types d’entretiens
Entretien directif
• Le guide d’entretien est appliqué, ici, de façon stricte. L’évaluateur décline
les questions les unes après les autres, sans laisser la possibilité à la
personne interrogée de développer d’autres points. Lui-même s’abstient
d’effectuer des relances ou de développer des questions non prévues dans
la grille d’entretien. Les réponses à chaque question sont en général assez
brèves.
• Ce type d’entretien est utile lorsque l’on veut réaliser un grand nombre
d’entretiens, et minimiser les risques de subjectivité de la part de
l’enquêteur.

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Les enjeux de l’entretien
Des enjeux pour l’employeur :
• évaluer le plus précisément possible le degré de maîtrise des
compétences d’un collaborateur
• repérer les compétences qui doivent être améliorées
• trouver le bon moyen pour assurer leur développement tout en restant
cohérent avec la politique RH de l’établissement
Des attentes pour le collaborateur :
• attend un “jugement” sur lui, sur son travail qui aura une incidence sur
son avenir au sein de l’établissement
• le résultat de l’entretien sera un engagement pour toute l’année

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Les enjeux de l’entretien
1. Dialogue

8. Rémunération 2. Bilan

Entretien 3. Savoir ce que l’autre

7. Carrière d’appréciation pense de moi

6. Renégociation des 4. Objectifs

règles du jeu
5. Formation
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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Qui mène l'entretien?
En général, c'est le responsable direct. «une auto-analyse effectuée par le
collaborateur en présence de son responsable dont le rôle consiste à
aider, si nécessaire, à l'approfondissement de l'analyse, sans porter lui-
même de jugement. Il le fait par des questions ouvertes de manière à
ne pas influencer son interlocuteur par la communication de sa propre
opinion» .

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Quand effectuer l'entretien?
dans une période calme de la vie de l'entreprise, au cours de laquelle un
minimum d'incidents extérieurs viennent troubler l'appréciation de
l'ensemble de l'année.
• Il est préférable d'éviter de placer l'entretien:
- juste après un incident critique, car il pourrait biaiser l'appréciation de chacun
sur la période écoulée;
- près d'une période de décision d'avancement: les périodes de fin d'année
seraient ainsi à proscrire car elles correspondent souvent dans les entreprises
au moment où sont décidés les promotions et augmentations du personnel.
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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Combien de temps y passer?
En moyenne, l'entretien dure de une à deux heures. Il est préférable de
prévoir une heure, quitte à se garder disponible l'heure suivante en cas
de 'débordements'

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Quels sujets aborder?
• Comme cela l'a été souligné, il n'y a pas de règles en la matière.
Globalement, l'entretien touche trois domaines :
• (a): l’évaluation;
• (b): le management;
• (c): la formation

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Quels sujets aborder?
• (a): l’évaluation:
• Analyse des résultats par rapport aux objectifs
• Analyse des capacités et des compétences professionnelles
• Prise en compte des résultats obtenus
• Echange sur les motivations, les projets professionnels, les possibilités

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Quels sujets aborder?
• (b): le management:
• Diagnostic et Amélioration du dialogue hiérarchique
• Résolution des Problèmes permanents au sein des unités de travail
• Diagnostic et amélioration des relations avec les autres unités de travail
d’évolution et de promotion

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• Quels sujets aborder?
• (c): la formation
• Evaluation des formations suivies
• Détection des besoins de formation
Elaboration concertée d’un projet de formation et d’évolution

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de préparation de l’entretien
• La préparartion du guide d’entretien
• les guides d’entretien (questions à poser au cours de l’entretien) qui en
découlent varient en fonction des interlocuteurs, de leurs relations à
l’objet étudié et du type d’entretien (non directif, directif, semi-directif)

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de réalisation de l’entretien
1- Phase de démarrage et de mise en confiance
• Connaître et respecter les us et coutumes
• Prévoir les problèmes de langage
• Présenter et expliquer les raisons de l'enquête
• Exposer les règles du jeu : la durée prévue de l’entretien,
l'enregistrement ou non des réponses, l’anonymat.
• Préparer les moyens

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de réalisation de l’entretien
2. Commencer l’entrevue
• Pour commencer l'entretien dans les meilleures conditions un certain nombres de
conditions matérielles se doivent d'être remplies:
• la date, le lieu et l'heure sont fixés d'avance
• l'entretien doit se dérouler en dehors de toute contrainte professionnelle
(disponibilité réelle des deux interlocuteurs)
• l'entretien doit se dérouler dans un lieu calme (sans téléphone), neutre (pas
nécessairement le bureau du chef ...) et hors de vue de regards indiscrets.
• L'entretien dure environ une heure : ne prévoyez pas de rendez-vous dans l'heure
qui suit pour vous réserver une plage horaire plus importante.
Penser que la qualité de l'entretien dépend essentiellement du climat de confiance
que vous saurez créer : attitude d'écoute, calme et compréhension
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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de réalisation de l’entretien
3- Phase d’ajustement entre le sujet et les réponses des personnes cibles
• S’adapter au statut de l’interlocuteur et veiller aux spécificités des
réponses
• Etre flexible, tout en maîtrisant l’évolution de l’entretien.
• Être objectif et ne pas émettre de jugements

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de réalisation de l’entretien
4- Phase de suivi du guide d'entretien et d'approfondissement
• Montrer de la réactivité (en utilisant la contradiction, la relance, …)
• Faire des observations directes, y compris lorsqu’elles ne sont pas
prévues par le guide d’entretien.

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de réalisation de l’entretien
5- Phase de conclusion et post entretien
• Garder la mémoire des informations : relire et remettre en forme
rapidement les notes prises durant l'entretien et noter les éléments non
verbalisés qui en ont marqué le déroulement
• Préserver la confidentialité
• Faire valider par la personne interrogée les comptes rendus
d’entretiens, si nécessaire.

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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
Les étapes de réalisation de l’entretien
5- Phase de conclusion et post entretien
•Conclure un entretien, c'est lui assurer une issue positive, même si son
déroulement a été difficile. C'est faire en sorte qu'il ne s'accompagne pas, à
fortiori ne génère pas, de frustrations.
Il est donc important de :
• poser une question ouverte du type "tous les points importants ont-ils été
abordés ?"
• résumer les principales décisions prises au cours de l'entretien
• rappeler les suites à donner par chacun à court terme
• fixer le délai du prochain point dans le cadre du suivi
• rappeler la disponibilité permanente du responsable si nécessaire.
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 Comment réussir l’entretien individuel ?
Facteurs clés de réussite
L’entretien d’évaluation peut être un succès s’il est préparé par
chacune des parties. On ne l’improvise pas. Le salarié peut
prendre des notes sur son travail ; les évaluateurs doivent
être formés à cet exercice…
Bien préparer l’entretien,
• A chaque entretien sa propre méthode: à chaque culture d'entreprise
correspond un type d'entretien individuel l'entretien reflète plus un état
d'esprit qu'une méthode : le premier conditionne le fond, la seconde régit la
forme.
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 Comment réussir l’entretien individuel ?
PREPARER CHECK-LIST DU RESPONSABLE : aide à la conduite d’entretien

Les aspects matériels -lieu de l’entretien

- heure du rendez-vous
- durée
- filtrage téléphonique
Le contenu -l’objectif
- les informations nécessaires
- les informations dont je dispose

ANIMER
Accueillir -être attentif à la qualité de la relation en début d’entretien (comportement)
- expliquer clairement le sujet et le but
Ecouter -écouter réellement son interlocuteur
• écoute -reformuler (écoute active)
-poser des questions
• compréhension
- être attentif à l’attitude non verbale de l’interlocuteur
• enquête - par son attitude
- recentrer l’entretien sur le sujet et le but
-traiter le problème en profondeur
Conclure -établir une conclusion claire (qui fait quoi ? comment ? pour quelle date ?)
- être attentif à la qualité de la relation à la fin de l’entretien
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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
La mise en œuvre du dispositif
• Rubriques possibles de l'entretien
• Différents thèmes pourront être abordés, selon les finalités choisies par
l'entreprise (activités, développement personnel, carrière):
1- Histoire professionnelle
2- Analyse de la fonction
3- Evénements majeurs de l'année écoulée
4- Le bilan de contribution de la personne à la réalisation des objectifs de
l'unité
5- Bilan des progrès personnels
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 Comment mettre en œuvre l’entretien
individuel ?
La mise en œuvre du dispositif
• Rubriques possibles de l'entretien
• 6- Maîtrise de la fonction
• 7- Objectifs pour une nouvelle période
• 8- Evolution dans le poste actuel
• 9- Evolution au-delà du poste actuel

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 Apports et limites
Apports Limites
•Rapide et simple d’utilisation. •Nombre limité de personnes que l’on peut

•Délais courts et faible coût. rencontrer à coût raisonnable.

•Problème de la représentativité des

•Outil approprié pour rencontrer un nombre
interlocuteurs, notamment des groupes
limité d’interlocuteurs incontournables en
sociaux et de bénéficiaires.
évaluation.
•L’information doit être vérifiée et l’outil
•Outil indispensable pour développer les
doit être souvent combiné avec d’autres
analyses et cerner les logiques d’action et
outils d’analyse de contenu.
les différentes représentations.. 42