Book passation

IT Project Portfolio Management

© Allianz 2021
Sommaire Transmission Book
Pratique
théorique Passation
Présentation générale
√ √ √

Comitologie et
√ √ √
organisation
Organisation
√ √ √
documentaire
Dashboard IT √ √ √
PPCC √ √ En cours
Master Data / Overview
√ √ En cours
budget PPCC
ITSB / ITR √ √ NA
Financement Business
√ X NA

Embarqués 23 √ NA √

© Allianz 2021
Flash Reports √ √ X
Calcul EV X NA NA
 Internal

Rôle & Position au sein de la DSI

IT Project Portfolio Management
UTOR
Anne-Sophie Grouchka
Périmètre d’activité
Le portefeuille des projets IT (BUILD exclusivement)
Résilience
Allianz Budget ~142 m€ répartis sur 12 domaines métier
Missions Task Opérationnelle Secrétariat
DSI BMP Transfo Informatique
Force & Prestations Général
France
externalisées Description du rôle
• Pilotage du portefeuille des projets IT, suivre leur état d’avancement et
rapporter auprès des gouvernances DSI
• Mise à disposition de consignes et outils pour accompagner les domaines
Services Stratégie &
Architecture Gouvce des Pilotage de la Services Services (DSA/DST, AIF) dans le pilotage/reporting de leur portefeuille de projets
Techniques aux Gouvernance IT
d’Enterprise Données Performance SI Applicatifs Applicatifs
métiers IT • Contribuer à l’élaboration du portefeuille des projets IT de l’année N+1
IARD
Life Finance Distribution
H&P FC
Data
Responsabilités & Activités

Quality & Perf & Information Risk Mngt • Maintenir la complétude du portefeuille de projets IT
• S’assurer du respect du cadre budgétaire du portefeuille global et de
IT Project Portfolio Mngt chaque domaine
• Identifier les risques (budget, engagements) des projets IT et les
IT Economics & Contract Mngt escalader dans les gouvernances concernées
• Préparer les échanges / instances dédiées au portefeuille de projets IT
avec le Groupe (ITSB, SteerCo AZF-AZT)
 Internal

2 Process majeurs / GP²E – GP²M

GP²E – Global Projets Portfolio Elaboration GP²M – Global Projects Portfolio Monitoring
Elaboration du portefeuille de projets Business et IT Maintenir sous contrôle le Portefeuille des Projets IT
Process owner : BMP Process owner IT : DSI
• Garantir la bonne adéquation entre :
Budget Wishlist Arbitrage V0
Revue
Vf Priorités Entreprise / besoins domaine / budget / delivery
consolidée

Intra-domaine
• Accompagner le pilotage des projets du PTF : forecast,
Inter-domaine
consommation, risques, engagements
• Suivre l’avancement budgétaire du PTF : reforcasting, atterrissage
De la définition du budget global à la livraison d’un portefeuille détaillé
fin d’année, financement business

2022 2023
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

GP²M 2022

GP²E 2023 GP²M 2023

GP²E 2024
 Internal

GP²M : Overview processus de pilotage du PTF 2022

Semaine 1 Semaine 2 / 3 Semaine 4 A chaque fin de trimestre

Steerco AZT / AZF

Jour J ITSB
• Budget Par Domaine
• Engagement Par Domaine Project • Revue du PTF (budget,
Synchro • Echanges sur vues Domain • Revue des projets IT engagements, risques)
Collecte des • Risk Domaine et projets Change Portfolio
Change • Arbitrages • Traitement des
Données critiques Committee Change
x12 x12 • Traitement des escalades/risque
• Sanity checks sur les • Revue KPI et key Committee
escalades • Suivi des actions Az
données messages
FR / Az IF sur le PTF

Consolidation Diffusion Consolidation

données Dashboard IT données
(V0 Dasboard détaillé)

OPERATIONAL LEVEL DOMAIN LEVEL CIO LEVEL

Chefs de projet IT Portfolio TPM / DDL IT Portfolio DSA / DST IT Portfolio IT Portfolio Manager
Responsable Scrum Masters Analyst Pilotage IT AIF Analyst TPM / DDL DSA / DST DSI & Az IF Mngt

Pilotage IT AIF IT Portfolio IT Portfolio IT Portfolio

Garant DSA / DST Domaine DSI & Az IF Manager
DDL Manager Manager Manager
 Internal

Activités PPSI - PTF

BMP Conseil (DSI)
ITR : cohérence maillage (FID, PIT, activité,
sub change type)
GP²E : coordination travaux
H4
GP²M : coordination dispositif
Reports ITCO top 10

PPSI - PTF
Management DSI
PTF IT : Maitrise des données Management AIF
Vision consolidée Dashboard budgétaires (budget, FC, Conso, RC, CAPI …)
Actualités des domaines Dashboards
Préparation des instances PPCC Coordination du GP²M Partage des risques opérationnels (PPCC)
• Alignement Planview avec MasterData
• Dashboards IT
• Flash reports et Reporting groupe TPM / DDL (AIF)
Stratégie DSI / Architectes • Instances pilotage (PPCC…)
• Risques et alertes des domaines métiers (sur les Flash reports : débrief
Préparation des instances : projets IT) GP²E : coordonne
Steerco AZT/AZI, ITSB • Réallocations budgétaires
• Leviers de financement (Financement Business,
GP²M : anime
déconsolidants…)
CPS (AIF)
DSA / DST Contribution au GP²E
Cross Project Support
Suivi opérationnel du PTF • Consolidation des wish list domaines
• Impacts décisions sur PTF n-1 Fiabilisation de Planview
Dashboards Flash reports Extract Planview
Planning des instances Risques et alertes des domaines
Réallocations Dashboards
Leviers de financement (FB, PPSI - Metrics
déconsolidant)
Affectations budgétaires (RC, CAPI)
 Internal

Exemples de productions

Dashboards IT Flash reports – Projets majeurs ITCO

ITSB
 Internal

Exemple de Planning Weekly PPSI-DSA

Organisation documentaire et publications

© Allianz 2021
 Internal

Equipe Teams « IT Portfolio Management »

Canal ‘Général » Canal « PPSI – DSA » Canal « PTF mgt »

Canal Publique Canal Privé : DSA , leads DSA, Canal Privé : PPSI
coordinateur DSA, PPSI
Regroupe toutes les publications Regroupe tous les fichiers PPSI
officielles de l’équipe PPSI. Regroupe tous les fichiers de travails
A destination de la DSI et d’AIF en commun, sur lesquels les DSA sont • Dashboard
porteurs • PPCC
• Organigramme • ITSB
• Dashboards • Planning • CODIR
• V0 : versions non commentées • Overview Flash Report • Plan d’action équipe
• VF : version commentées par les • PTF 22 allocation S2
domaines • PTF 22 landing
• PPCC • PTF 23
• Flash reports projets majeurs • Weekly PPSI DSA
• Financement Business
• Suivi d’opérationnalisation
• Embarqués
10
Dashboard IT
Présentation livrable
Guidelines
Mode opératoire

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 Internal

DASHBOARD IT – PRÉSENTATION LIVRABLE

Dashboard IT
Fréquence : mensuel

Source : Extract Planview (reçu de CPS)

Destinataires : DSA, SAT, TPM, DDL, PMO, , CPS, Architectes (inc. Transfo), Prod mgr, P.Thibault, P.Crocq,
équipe P.De Sousa

Scope : Vision annuelle des projets IT de Change de chaque domaine métier

Objet : mise en forme des données renseignées dans Planview

Utilisation : Support de discussion au Synchro IT et DCC

12
 annuels FID vs. ∑ FC PIT
Nombre de PIT
∑ Alloué semestriel FID Internal du Domaine
capitalisables Catégorisation des types de risques
∑ FC annuelles PIT
∑ conso. PIT vs. pour chaque couleur de PIT (données
Domaine rattaché à chaque PIT / FID courantes vs. données M-1)
∑ Alloué semestriel
STATUT DU PORTEFEUILLE DES PROJETS IT 2022 - DOMAINE H&P FID Statuts engagements des Statuts risques des PIT
PIT par couleur par couleur
Composition du portefeuille Budget RC CAPI Engagements Risques
Composition
# projets (m€)
Budget
annuel
FC
annuelle
Alloué
Sem.
2022 2 projets 4 projets 2022 2022
FC vs. Budget Conso. (1) vs. Alloué Répartition des risques  #projets impactés par catégorie de
7.0 Avancement 0 % Avancement 0%
60 risque
6.0 1.0 97 % Taux d’entame 34 %
50 1.0
22 5.0 (variation vs. période précédente)
40 RC RC Alloué Objectif Objectif
4.0 (m€) (m€) 0 0 0 0 0 0
30 15,1 15,1
0.3 (2) (m€)
3.0
20 24 5.4 5.2 RC
2.0 3.4
10 Invest. Invest. 8
3.2
1.0 1.4 0 0 0 0 0 0
0
8 1.0 10,8 10,8 Invest.
Invest. RC 5 Ecart FC vs. B. 1.2 Conso.
eu, - 33%
-0,2 m€ (m€)
54 projets 6,4 m€ 6,2 m€ 3,4 m€
1 FID en Réalisé Réalisé 0 0 0 0 0 0 0 0
Ressource / 0 0 0 /
Demande 0
+ x% vs. dernier mois 0 FID en sur-conso. Fournisseurs Financier Délai Autres
dépassement (m€) (m€) compétences Scope
- -
Dépassement FID si
(1) Consommés arrêtésSur-conso
au 04/03/2022 FID si ∑ Objectifs de RC des PIT du ∑ Objectif de Capitalisation des PIT du
Comparaison avec FC M-1 ∑ FC PIT de la FID > (2) Avancement du∑Semestre
Conso PIT de la FID > Domaine vs. ∑ réalisé Capi des PIT
Alloué prévisionnel annuel FID Domaine (donnée compta)
Alloué semestriel FID (donnée compta)
FC Budget Alloué Statut Statut Statut vs. ∑ consommés des PIT
FID Conso. Alertes / Risques majeurs • Merci d’écrire vos commentaires globaux
annuelle annuel Sem.1 Bud. eng. Ris.
Annual business vs Contractual
ID & Nom FID
obligations ∑ FC1 PIT
202de 1 161 697 159 Rouge
Alloué prévisionnel
Vert Vert
(consolidation chaque FID
IS Collectives Securisation
de la FID Invest 1 050 1 050 annuel
700 FID 441 Vert Vert Vert
et RC) ∑ Conso. PIT de
H&P Products evolutions 650 650 220 66 Vert Vert Vert
chaque FID
Skywalker 600 600 300 - Vert Vert Vert
Statut budget FID : Statut risque FID
OAVs Rationalization - H&P 600 600 250 -
Budget Vert
FID vs. Vert
∑ FC Vert (note pondérée)

Applicative versioning 584 584 350 121 PIT Vert

Vert Vert
Statut engagement FID
Regulatory H&P projects 530 640 335 43 Orange Vert Vert
(note pondérée)
Delegated management 360 400 200 91 Jaune Vert Vert
DSN - modification & monitoring 300 300 140 66 Vert Vert Vert
INNOVATHON Projects 100 100 30 - Vert NA NA
Productivity Indiv.Coll. Health 100 200 123 50 Orange Vert Vert
Embedded 2021 to 2022 83 83 83 119 Vert Vert Vert
 Internal * FC annuelle FID = ∑FC annuelles PIT
** Budget annuel FID ≠ ∑ Budgets annuels PIT
Répartition du budget du portefeuille à la maille FID

STATUT DU PORTEFEUILLE DES PROJETS IT 2022 - DOMAINE H&P

FC Budget
Alloué Statut Statut Statut
FID / Projets IT Couleur annuelle annuel Conso. Commentaires
Sem.1 Bud. Eng. Ris.
(*) (**)

DSN - modification & monitoring FC300

PIT 300 140 66 Vert Vert Vert
Nom FID ou
Collectives - Déclarations sociales par DSN Bleu 300 300 100 Conso. 66
PIT Vert Vert Vert Commentaires budget /
PIT, selon le Couleur PIT (noir, bleu,
Embedded cas 2021 to 2022 83 83 83 119 Vert Vert Vert engagements / risques PIT
blanc) Alloué PIT : Statut risque PIT
Ma Santé - Productivité Santé Prévoyance Bleu 83 83 -
- Du semestre 1 si 119 Vert Vert Vert
(déclaratif)
H&P Products evolutions 650 Sem.1
650 220 66 Vert Vert Vert
- De l’année si
Évolutions sur les offres individuelles 350 3502
Sem. - Statut58budget
Vert
PIT Vert Vert
Évolution de l’Outil de fidélisation 300 300 - 8 Budget)
(FC vs. Vert Vert Vert
INNOVATHON Projects 100 100 30 - Vert NA NA
Statut engagement
Projet Innovathon Alloué
100 prévisionnel
100 - - Vert
PIT (déclaratif) Echanges en cours
annuel PIT
IS Collectives Securisation 1 050 1 050 700 441 Vert Vert Vert
Ma Santé - Numéro de payeur NSP Bleu 500 500 386 367 Vert Vert Vert
Ma Santé - Sécurisation H&P Blanc 500 500 166 73 Vert Vert Vert
Sécurité H&P – PRA OAV Alptis 50 50 - 1 Vert Vert Vert Projet non démarré.
OAVs Rationalization - H&P 100 600 250 - Vert Vert Vert
Rationalisation des OAV - H&P 100 100 - - Vert Vert Vert Projet non démarré. Attente dispositif/Budget d'Az France.
OAVs Rationalization - H&P - RC 500 - - - Rouge Vert Vert
Rationalisation des OAV - H&P - RC 500 500 - - Vert Vert Vert Projet non démarré.
Productivity Indiv.Coll. Health 100 200 123 50 Vert Vert Vert
Technical Excellence Santé Indiv. et APE/ACE 100 100 - 50 Vert Vert Vert
Regulatory H&P projects 530 640 335 43 Vert Vert Vert
Bourquin (Hamon emprunteur) 200 200 - - Vert Vert Vert Démarrage Q2
Evolution PLFSS 165 165 - 43 Vert Vert Vert Lot 2 en cours
ROC / Hospi 95 95 - - Vert Vert Vert Démarrage en Q2
Reste à faire 100% santé - 110 - - Orange Vert Vert S1
TESE Via DSN 70 70 - - Vert Vert Vert Fin S1 / Début S2
Skywalker 100 600 300 - Vert Vert Vert
Skywalker cadrage 100 100 - - Vert Vert Vert Cadrage en cours
Skywalker - RC 500 - - - Rouge Vert Vert
Skywalker cadrage - RC 500 500 - - Vert Vert Vert Projet non démarré.
 Légende
Internal

STATUT DU PORTEFEUILLE DES PROJETS IT 2022 - DOMAINE H&P

1 2 3 4 5
Composition du portefeuille Budget RC CAPI Engagements Risques
Composition
# projets (m€)
Budget
annuel
FC
annuelle
Alloué
Sem.1
2022 2 projets 4 projets 2022 2022
FC vs. Budget Conso. (1) vs. Alloué Répartition des risques  #projets impactés par catégorie de
7.0 Avancement 0 % Avancement 0%
60 risque
6.0 1.0 97 % Taux d’entame 34 %
50 1.0
22 5.0 (variation vs. période précédente)
40 RC RC Alloué Objectif Objectif
4.0 (m€) (m€) 0 0 0 0 0 0
30 15,1 15,1
0.3 (2) (m€)
3.0
20 24 5.4 5.2 RC
2.0 3.4
10 Invest. Invest. 8
3.2
1.0 1.4 0 0 0 0 0 0
0
8 1.0 10,8 10,8 Invest.
Invest. RC 5 Ecart FC vs. B. 1.2 Conso.
- 33%
-0,2 m€ (m€)
54 projets 6,4 m€ 6,2 m€ 3,4 m€
1 FID en Réalisé Réalisé 0 0 0 0 0 0 0 0
Ressource / 0 0 0 /
Demande 0
+ x% vs. dernier mois 0 FID en sur-conso. Fournisseurs Financier Délai Autres
dépassement (m€) (m€) compétences Scope
- -
(1) Consommés arrêtés au 04/03/2022
(2) Avancement du Semestre
6 7
FC Budget Alloué Statut Statut Statut
FID Conso. Alertes / Risques majeurs • Merci d’écrire vos commentaires globaux
annuelle annuel Sem.1 Bud. eng. Ris.
Annual business vs Contractual
1 202 1 161 697 159 Rouge Vert Vert
obligations
IS Collectives Securisation 1 050 1 050 700 441 Vert Vert Vert

H&P Products evolutions 650 650 220 66 Vert Vert Vert

Skywalker 600 600 300 - Vert Vert Vert

OAVs Rationalization - H&P 600 600 250 - Vert Vert Vert
Applicative versioning 584 584 350 121 Vert Vert Vert

Regulatory H&P projects 530 640 335 43 Orange Vert Vert

Delegated management 360 400 200 91 Jaune Vert Vert

DSN - modification & monitoring 300 300 140 66 Vert Vert Vert
INNOVATHON Projects 100 100 30 - Vert NA NA
Productivity Indiv.Coll. Health 100 200 123 50 Orange Vert Vert
Embedded 2021 to 2022 83 83 83 119 Vert Vert Vert
 Internal

STATUT DU PORTEFEUILLE DES PROJETS IT 2022 - DOMAINE H&P

Composition du portefeuille Budget RC CAPI Engagements Risques
Composition
# projets (m€)
Budget
annuel
FC
annuelle
Alloué
Sem.
2022 2 projets 4 projets 2022 2022
FC vs. Budget Conso. (1) vs. Alloué Répartition des risques  #projets impactés par catégorie de
7.0 Avancement 0 % Avancement 0%
60 risque
6.0 1.0 97 % Taux d’entame 34 %
50 1.0
22 5.0 (variation vs. période précédente)
40 RC RC Alloué Objectif Objectif
4.0 (m€) (m€) 0 0 0 0 0 0
30 15,1 15,1
0.3 (2) (m€)
3.0
20 24 5.4 5.2 RC
2.0 3.4
10 Invest. Invest. 8
3.2
1.0 1.4 0 0 0 0 0 0
0
8 1.0 10,8 10,8 Invest.
Invest. RC 5 Ecart FC vs. B. 1.2 Conso.
- 33%
-0,2 m€ (m€)
54 projets 6,4 m€ 6,2 m€ 3,4 m€
1 FID en Réalisé Réalisé 0 0 0 0 0 0 0 0
Ressource / 0 0 0 /
Demande 0
+ x% vs. dernier mois 0 FID en sur-conso. Fournisseurs Financier Délai Autres
dépassement (m€) (m€) compétences Scope
- -
(1) Consommés arrêtés au 04/03/2022
(2) Avancement du Semestre

FC Budget Alloué Statut Statut Statut

FID Conso. Alertes / Risques majeurs • Merci d’écrire vos commentaires globaux
annuelle annuel Sem.1 Bud. eng. Ris.
Annual business vs Contractual
1 202 1 161 697 159 Rouge Vert Vert
obligations
IS Collectives Securisation 1 050 1 050 700 441 Vert Vert Vert

H&P Products evolutions 650 650 220 66 Vert Vert Vert

Skywalker 600 600 300 - Vert Vert Vert Synthèse Alertes / risques
majeurs de la FID sur les
OAVs Rationalization - H&P 600 600 250 - Vert Vert Vert volets budget / engagements /
risques
Applicative versioning 584 584 350 121 Vert Vert Vert
Synthèse globale du Domaine
Regulatory H&P projects 530 640 335 43 Orange Vert Vert Zone à remplir par TPM +  messages clés
DDL + DSA
Delegated management 360 400 200 91 Jaune Vert Vert Zone à remplir par TPM +
DSN - modification & monitoring 300 300 140 66 Vert Vert Vert DDL + DSA

INNOVATHON Projects 100 100 30 - Vert NA NA

Productivity Indiv.Coll. Health 100 200 123 50 Orange Vert Vert
Embedded 2021 to 2022 83 83 83 119 Vert Vert Vert
 Internal

Détails indicateurs des projets IT

Maitrise du budget Suivi des engagements Anticipation des risques

Mesure % variation FC vs. Budget (FC/Budget) :
• Estimation CP / Scrum Master (FC) : prévisionnel
estimé à fin d’année
• Référence (Budget) : budget annuel (alloué
prévisionnel annuel)
Mesure du % du delivery fourni dans les temps vs.
attentes métier
Scoring global des risques de l’année (niveau de
• Estimation CP / Scrum Master : prévisionnel de
risque global sur le projet)
tenue des engagements à fin d’année
• Référence : engagements clés de l’année

95% <= FC/Budget <= 100% > 95% Pas de risque

Correspondance matrice de risques

Seuils 85% <= FC/Budget < 95% 94% à 85%

Faible Moy. Forte

des 4
niveaux

Proba.
FC/Budget < 85% 84% à 75%

< 75% Faible Moyen Fort

FC/Budget > 100%
et/ou alerte sur la tenu des engagements Impact

Source d’informations Chef de projet ou Scrum Master, informations déclaratives. Des éléments détaillés pourront être demandés en complément.
Recommandation : réaliser une projection fine du forecast de l’année + lister les principaux engagements à tenir sur l’année.
Si le statut est ou ou sur les critères budget, engagements, risques, un commentaire est nécessaire pour décrire la situation.

DASHBOARD IT – MODE OPÉRATOIRE
Dashboard IT – étapes et points d’attention
Toutes les modifications doivent apparaitre en jaune dans l’extract pour traçabilité
1. Copier-coller les données FID dans l’onglet « Données
FID »
1. la macro « lit » l’onglet tel quel
 le n° de ligne ou de colonne ne doit pas changer
 ne pas insérer de ligne au dessus du tableau ou décaler
les lignes
2. Le nom des domaines métiers doit correspondre à
l’onglet « Param&Macro »
 «SME MidCorp» au lieu de «SME MidCorp »
 «Retail P&C» au lieu de «Retail P&C »
Internal
2. Copier coller les données PIT dans l’onglet « Données
Dashboard IT »
Toutes les modifications doivent apparaitre en jaune dans
l’extract pour traçabilité
Attention, dans l’onglet données Dashboard IT, il ne faut
pas coller par-dessus les colonnes AG et + (prendre tout
jusqu’à la colonne « TOP IMMO »)
Le nom des domaines métiers doit correspondre à
l’onglet « Param&Macro »
 «SME MidCorp» au lieu de «SME MidCorp »
  Insérer manuellement les FID suivantes pour chaque
«Retail P&C» au lieu de «Retail P&C »
Vérifier que le TAG RC fonctionne correctement
 Filtrer le nom FID sur contient «RC» et vérifier que le tag
fonctionne correctement (A vérifier à la maille FID et
PIT)
 Erreur à corriger sur « SME Midcorp Product
convergence – RC » qui n’utilise pas le bon tiret dans
Planview : très piégeux !
3. Copier-coller les données PIT business dans l’onglet « PIT
Business »
Vérifier que le scope est correct
 A priori pas d’alloué prévisionnel sur les FID hors scope
 Remarque : ne conserver que les PIT ayant dans le nom
FID « Business ».
4. Copier-coller les données FID- Hors scope dans l’onglet «
données FID- Hors scope »
La FID embedded doit être splitée par domaines
métier pour donner une vision exhaustive à chaque
domaine
domaine métier :
 Ajouter manuellement tels que connus à date pour
chacune des lignes :
- Alloué prev annuel
- Quand pertinent : alloué période
 Ajouter formule somme.si.ens pour calculer :
- Somme Forecast annuel PIT
- Somme alloué prev annuel PIT
- Somme consommé
- Quand pertinent : somme alloué.sem PIT 18

DASHBOARD IT – MODE OPÉRATOIRE
Dashboard IT – étapes et points d’attention
4. Mise à jour des Cibles et
consommés CAPI et RC dans l’onglet
« SuiviCAPI&RC »
 A demander aux équipes de Fabien
Guittard
Préciser dans la demande qu’il s’agit
des montants Hors OVH et Ventilés
par domaines métiers
OVH = couts managements
Dans les dashboard, On affiche les couts
producteurs pour le management
opérationnel (vs couts complets en vision
financière)
Internal
5. Aligner la cible du taux d’entame
(X/12) (histogramme rose)
Lors des « Fast Close » le taux cible
est à confirmer avec CPS
 Fast close = saisie des imputation par
anticipation
 A priori 2 fast close par an : en mai et en
octobre
6. Dans l’onglet PTF22 : lancer la
macro « import données fid » pour faire
mettre l’Invest et le RC sur la même
ligne projet
Vérifier que les FID 100% RC ont
bien leur n°FID sur la colonne G
7. Dans l’onglet «Param&Macro»
sélectionner le domaine souhaité et
cliquer sur le bouton
19

DASHBOARD IT – MODE OPÉRATOIRE
Dashboard IT – étapes et points d’attention
8. Dans l’onglet « Dashboard
Domaine » trier par budget décroissant
9. Cliquer sur « Sélectionner les
objets » puis sélectionner les éléments
graphiques à coller dans les slides
Internal
10. Dans les slides, coller en
choisissant « garder la forme et
disposition source »
11. Dans l’onglet « Dashboard
Domaine » sélectionner les lignes
projets (filtre appliqué par la macro)
12. Coller en gardant la disposition
source dans les slides
13. Séparer les FID récurrent business
du reste du ptf projet (aligner
l’alternance des couleurs)
 Les budgets ne sont pas fongibles
avec le reste du portefeuille
( Les récurrents techniques : Annual
business, application versionning et
check un audit) Toujours dans
dashboard domaine
20
 Internal

DASHBOARD IT – MODE OPÉRATOIRE

Dashboard IT – étapes et points d’attention

14. Dans l’onglet Dashboard Domaine –
Projets, filtrer sur le domaine souhaité
et déplacer les FID pour correspondre à
la vision de l’onglet « Dashboard
Domaine »
Si une PIT à le même nom que sa
FID il y aura une erreur
 Écrire manuellement en colonne A « FID
sur la ligne de la FID (et non de la PIT)
 Cliquer sur le bouton « ajuster lignes »
pour mise en forme
15. Copier-coller le tableau dans les
slides en forçant la police Arial 8
16. Faire au mieux le découpage par
slides
Si une FID dépasse de la slide,
veiller à bien ré-intégrer les lignes
grises : FID et Somme PIT au
démarrage de la slide suivante pour
faciliter la lecture
17. Déposer les slides pour chacun des
domaines dans le canal Général /
Dashboard
18. Liste diffusion : DSA, SAT, TPM,
DDL, PMO, CPS, Architectes (inc.
Transfo), Prod mgr, P.Thibault,
P.Crocq, équipe P.De Sousa

16Bis. Ne pas oublier les slides de

Veiller à remettre les formules sur
détails pour le hors scope
toute la colonne A avant de refaire
 Onglet « Dashboard Domaine –
un extract
Business »
Il est important de faire suivre les
FID invest et RC à la suite pour
faciliter la lecture 21
ITSB / ITR
Présentation livrable
Guidelines
Mode opératoire

© Allianz 2021
 Internal

ITSB / ITR

ITSB (IT Steering Board)

Fréquence : Trimestrielle

Source : ITR (IT Reporting - reçu de BMP)

Destinataires : PPSI, BMP Office (Ali Meddeb, Thibault Grancher), Romaric et assistant.e.s

Scope : Vision reportée au groupe (attention la vision est différente de celle utilisée pour le pilotage) du PTF
de projets IT de Change

Objet : Comparaison du PTF (vision au trimestre précédent) avec la stratégie groupe

En novembre a eu lieu l’ITSB Q4 qui se base sur les données ITR Q3
L’ITR Q3 a été partagé avec le groupe mi novembre

Utilisation : Support l’ITSB

23
 Internal

ITSB / ITR – MODE OPÉRATOIRE

ITSB – étapes et points d’attention

1. S’assurer du scope IT only 3, Supprimer les lignes « Proxy » qui faussent les calculs 4, Calculer la ventilation de la Forecast IT (année en cours) sur :
• IT Benefit Category
 Le report ne concerne que l’IT • SAVING-ALL DECOMMISSIONING REFERENCE-NUL = 26M€ • Sub Change Type
(et non pas l’IT + Business) • AOM Change Part = -19,9M€
• SAVING-ALL DECOMMISSIONING REFERENCE = -26M€
5. Refaire les graphs de la slide avec les nouvelles répartitions
2. S’assurer du scope AZI + AZF (dans l’onglet IT only)

24
Overview Flash Report
Présentation livrable
Mode opératoire

© Allianz 2021
 Internal

OVERVIEW FLASH REPORT – PRÉSENTATION LIVRABLE

Overview Flash report

Fréquence : mensuel

Source : Feedbacks des DSA sur les Flash Reports (reçus de CPS)

Destinataires : DSA, PPSI

Scope : Top projets de la DSI

Objet : mise en forme des Feedbacks des DSA sur les Flash Reports

Utilisation : Amélioration de la qualité des Flash Reports, peut être utilisé en PPCC

26
 Internal
OVERVIEW FLASH REPORTS – MODE OPÉRATOIRE
Overview Flash Reports – étapes et points d’attention
1. Insérer une colonne pour le mois en cours dans
l’onglet « Détails »
1. S’assurer que les formules de calcul de moyenne
sont correctes
 En insérant les colonnes,copiées les formules restent
sur les notations du mois précédent
2, Insérer une colonne pour le mois en cours dans l’onglet
« Synthese »
En insérant 2 colonnes à l’étape 1, les formules sont
à revoir dans le tableau de synthèse
 +2 dans les n° colonne des recherchev (déjà fait dans
l’exemple)
 Une amélioration possible serait d’inverser l’ordre des
colonnes dans l’onglet détail : mettre les anciens/récents
de gauche à droite
27
PPCC + Overview Budget (Master Data)
Présentation livrable
Mode Opératoire – Overview Budget

© Allianz 2021
 Internal

PPCC – PRÉSENTATION LIVRABLE

PPCC
Fréquence : mensuel

Sources :
Risques et alertes domaines (DSA)
Feedbacks flash report (DSA)
Overview Budget (Master Data - BMP)
Waterfall budget (PPSI - Economics)
Financement Business (PPSI - Portfolio)

Destinataires : Mgt AZF / AIF, DSA – leaders

Scope : PTF Change (couts producteurs)

Objets :
Revue du PTF (budget, engagement, risques)
Traitement des escalades/risques
Suivi des actions AZF / AIF sur le PTF

29
 Internal

PPCC OVERVIEW BUDGET – PRÉSENTATION LIVRABLE

PPCC – Overview Budget

Fréquence : mensuel

Sources : Master Data - BMP

Destinataires : Mgt AZF / AIF, DSA – leaders

Scope : PTF Change (couts producteurs)

Objets : Ventilation du budget du PTF (coûts producteurs) par catégorie et par domaine métier

30

PPCC – OVERVIEW BUDGET – MODE OPÉRATOIRE
PPCC – Overview Budget – étapes et points d’attention
1. Dans le Dossier « 01-Dashboard » ouvrir le
fichier « Overview Budget »
2. Ouvrir le « Master Data »
 Processus GP² / Portefeuille Projets 20XX
Internal
3. Copier les colonnes A à BF du
Master Data
4, Coller les colonnes dans l’onglet
« Portefeuille 2022 » du Overview
Budget
5. S’assurer de la ventilation par
domaine des budgets Récurrents
auprès de CPS
 À retranscrire dans l’onglet « Focus
Budget Corrigé » dans l’Overview
Budget
31
Master Data
Présentation livrable
Points d’attentions

© Allianz 2021
 Internal

PPCC OVERVIEW BUDGET – PRÉSENTATION LIVRABLE

PPCC – Overview Budget

Fréquence : mensuel

Sources : Master Data - BMP

Destinataires : Mgt AZF / AIF, DSA – leaders

Scope : PTF Change (couts producteurs)

Objets : Ventilation du budget du PTF (coûts producteurs) par catégorie et par domaine métier

Attention colonne R + fonctionnement en Initiatives (ITR) et non en PIT et FID

-> difficile de faire certaines ventilations (par exemple, en fin d’année quand on remplace les budget par les
FC de ref, il faut réinjecter les données des FID dans les initiatives MD pour pouvoir faire la slide overview
budget et ca peut être compliqué dans le sens Planview  MD

33
 Internal

Thank you!

34
 AIF Internal
Activité PPSI DSA Domaine
(CPS TPM/DDL)

RACI GP²M
• Sécurise la complétude des données
saisies dans Planview par les CP • Effectue un 1er niveau de contrôle des
Livraison des données (budgétaire, opérationnel) données Planview fournies (croisement
• Collecte et traite des données du ptf avec le Masterdata)
• Livre les données exhaustives à PPSI

• Crée les supports Dashboard v0 pour

Dashboard V0 chaque domaine avec les KPI de suivi
• Vérifie la complétude et l’exactitude des données du
(sans commentaires)
Dashboard v0
• Vue globales des projets par domaines • Communique le support aux
interlocuteurs IT (DSA + TPM/DDL)

Partage du PTF avec TPM/DDL :

Synchro Change
• Analysent des projets avec KPI en défaut
• * Effectue un 2e Contrôle des données • S’alignent sur les messages clefs et les décisions à
• Par domaine, échanges sur vues Domaine et
Planview avec CPS et BMP avec CPS remonter en DCC
projets critiques
• Fournissent les commentaires globaux par domaine et les
• Revue KPI et key messages
commentaires des FIDs

• Collecte des V0 commentées (globaux

Dashboard VF
et FIDs)
• Création de la vision consolidée
• Vision consolidée inter domaine du ptf
• Publication du Dashboard

DCC • Revue des actualités des

Domain Change Committee projets IT (arbitrages,
• Anime le DCC : support, CR, complétude des données
traitement des escalades)
• S’assure du bon traitement des actualités du domaine
• Par domaine, revue des projets IT • Analyse et validation des
(arbitrages, priorisations …)
• Arbitrages nouvelles demandes pour
• Traitement des escalades validation du CFT

• Participe à la constitution du support

CFT
avec BMP-C
Comité Financement Transformation • Participe à la rédaction (ou fournit) les nouvelles A préalablement confirmé la
• Débriefe les interlocuteurs IT
demandes à BMP-C pour décision CFT nécessité d’une nouvelle demande
concernées : DSA TPM, CPS,
• Validation des nouvelles demandes budgétaires
Controlling

Flash report • Challenge le contenu des flashs reports fournis

• Création support Dashboard projets majeurs • Définit le scope des projets majeurs • S’appuie sur les flash report pour compléter les
• Détails des projets majeurs de la DSI France informations opérationnelles des Reporting Groupe

PPCC
Anime l’instance :
Project Portfolio Change Committee
• Actualités budgétaires
• Collecte et remonte les risques majeurs au management
• Actualités opérationnelles
• Revue du PTF (budget, engagements, risques) DSI et AIF pour décision/action
• Suivi des actions
• Traitement des escalades/risque
• CR
• Suivi des actions Az FR / Az IF sur le PTF
 Internal

RACI GP²M
AIF DSI BMP
Activité
CPS TPM / DDL Management PPSI - Metrix PPSI - PTF DSA / DST Management Stratégie BMP - Conseil

Livraison des
RA C C I
données

Dashboard V0 C RA I

Synchro Change C I RA

Dashboard VF I I I I R ACI I I

DCC C I RA

CFT I I CI CI I CI R I A

Flash report RA I C

PPCC I RA C I

Steerco AZT / AZF

ITSB C C CI CI CI CI RA

Reporting groupe C C CI CI CI CI RA

Leviers de
financement ….

GP²E (macro) I R R I I CI I I A