GESTION DU

COFFRE FORT
NUMERIQUE
Presented by: Usha MOUTIALGADOU
INTRODUCTI
ON
 QUELLE EST L’UTILITÉ DU COFFRE-FORT ÉLECTRONIQUE ?

1. CONSERVER ET DIFFUSER DES BULLETINS DE PAIE ÉLECTRONIQUES

Chaque collaborateur peut disposer d’un espace privé et sécurisé sur lequel il reçoit et
stocke ses fiches de paie en format électronique.

Une solution de collecte des fiches de paie générées par le logiciel de l’entreprise peut être
programmée de sorte à automatiquement envoyer dans l’espace personnel de chaque
employé son bulletin de paie à chaque fin du mois.
2. DÉMATÉRIALISER VOS DOCUMENTS POUR LA MISE EN PLACE D’UN ARCHIVAGE
À VOCATION PROBATOIRE

Lorsque votre entreprise effectue des transactions par exemple, vous devez conserver tous les
documents justificatifs du processus commercial.

Lors d’un contrôle fiscal ou d’une contestation, le coffre-fort électronique reste une solution fiable
à vocation probatoire de tout ce qui est conservé sur son espace de stockage.
 3. REMPLACER LA VERSION ORIGINALE PAPIER DE VOS DOCUMENTS

Les copies électroniques de documents peuvent désormais remplacer les versions originales papier,
pour autant qu’elles soient signées numériquement, horodatées et conservées de manière sécurisée.
4. GARANTIR LA SÉCURITÉ ET LA CONFIDENTIALITÉ DE VOS
INFORMATIONS ET DE VOS INTERACTIONS

L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet de réduire les risques

de vol, de perte et de détérioration auxquels vos documents (papier)
sont exposés dans les archives traditionnelles. De plus, vos documents
sont protégés contre tout accès non autorisé.
 ASSURER LA SÉCURITÉ DES BULLETINS DE PAIE DE VOS COLLABORATEURS

Si vous êtes soucieux de la protection des informations personnelles de vos collaborateurs, le

coffre-fort reste une solution très fiable, notamment pour conserver en toute confidentialité les
bulletins de paie.

En effet, la sécurité et l’intégrité de ces pièces seront garanties sur l’espace de stockage d’un coffre-
fort électronique. Leur valeur juridique sera également assurée.

En outre, les risques de vol, de falsification, de perte ou de destruction sont considérablement

écartés.
 Le coût d’une fiche de paie peut varier de 20 à 50 euros, selon le cabinet comptable sollicité.
Lorsqu’une entreprise emploie un expert-comptable pour l’édition de fiches de paie mensuelles
pour 50 employés et facture 50 euros par fiche, elle dépensera 2 500 euros chaque mois.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous dépenserez sans doute moins si vous optez pour un
coffre-fort électronique. Vous économiserez en moyenne 10 à 30 centimes sur chaque document
que vous n’imprimez pas.

L’utilisation de coffres-forts numériques pour conserver les fiches de paie vous permettra toujours
de faire des économies sur vos dépenses d’impressions.
 DÉGAGER L’IMAGE D’UNE MARQUE MODERNE ET RESPONSABLE

Un autre avantage du coffre-fort électronique est qu’il concourt à améliorer la réputation de votre
entreprise. Le fait est que toutes les entreprises ne délivrent pas encore de bulletins de paie sous
forme numérique.

En proposant cette opportunité de dématérialisation, votre entreprise sera perçue comme une
structure moderne et innovante.

En outre, votre marque sera assimilée à une entreprise soucieuse de la RSE et désireuse d’œuvrer
en faveur de la protection environnementale.

La protection de la planète est une question qui interpelle tout le monde, notamment les dirigeants