Livret d’accueil

210 Avenue Jean Jaurès, 69007 LYON

Tél : 04 72 51 77 55 / Fax : 04 72 50 43 13 /
contact@efalia.com
Bienvenue chez EFALIA
Vous faîtes aujourd’hui partie d’une entreprise dont l’ambition est de devenir le
premier groupe français dans la gestion documentaire reconnu par la qualité de son
offre.

Afin de faciliter votre arrivée, nous avons souhaité vous offrir les informations
indispensables pour une bonne compréhension de la société, de ses missions et de
son fonctionnement interne.
Ce livret vous accompagnera, nous l’espérons, dans votre intégration et tout au long
de notre collaboration.

Il a été conçu dans le respect des valeurs du groupe Efalia.

Efalia est reconnu comme un leader du marché de la gestion documentaire, et nous

souhaitons le rester. Nous souhaitons faciliter la gestion documentaire de nos clients
par des solutions ouvertes et robustes qui se fondent dans leur écosystème.

Notre philosophie de l’entreprise est basée sur trois valeurs fondamentales :

➢ Orienté client : nous élaborons des offres avec le souci du besoin client

➢ Fiabilité produit : nous construisons des solutions pérennes et standardisées

➢ Esprit d’équipe : nous entretenons des rapports simples, francs et directs.

Si ce livret d’accueil a l’ambition d’être le plus complet possible, il ne peut être

exhaustif. Aussi, n’hésitez pas à vous rapprocher du service administratif / Ressources
Humaines afin d’obtenir des renseignements complémentaires.

La Direction

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1 - A la découverte d’EFALIA

• Historique et description de l’activité

EFALIA est un éditeur français, leader sur le marché de la Gestion Electronique de

Documents (GED), fondé en 1982. Il compte aujourd’hui environ 100 collaborateurs
avec des bureaux sur l’ensemble du territoire français, et plus de 100 000 utilisateurs.
Depuis 2017, le groupe Efalia s’est considérablement développé puisqu’il a fait
l’acquisition d’Appic, spécialiste éditique et gestion documentaire et de Workey, BPM
ET Workflow documentaire.
Ses deux solutions phares sont :
MULTIGEST, solution clé en main et ultra intuitive, connectée avec la majorité des
applicatifs métiers. Elle gère l’ensemble des documents d’entreprises (factures
fournisseurs, courriers entrants et sortants, bons de livraisons, dossiers clients, bons de
commandes, fiches de paies, dossiers RH).
FILEDIRECTOR, solution modulaire et 100% paramétrable, elle permet de s’adapter à
toutes les situations. Très utilisée par les grands comptes, elle est également appréciée
des PME qui ont des problématiques spécifiques.
En janvier 2019, Efalia acquiert la solution 6tzen, spécialisée dans la gestion de la
relation citoyen avec une solution de portail citoyen dédié au secteur public.
En septembre 2019, EFALIA acquiert la société BPM, ce qui lui permettra de satisfaire
les attentes de ses clients en AMOA et de ses partenaires intégrateurs. E décembre
2019, EFALIA renforce son activité avec l’acquisition de « contrat privé », une
plateforme en ligne de signature électronique, et, en septembre 2020, EFALIA rachète
SPIELBERG GMBH, la société éditrice de File Director, avec un réseau de partenaire
distributeur dans le monde entier.

Enfin, EFALIA est un partenaire agréé CANON, Fujitsu, Kodak, Epson, Panasonic… Et
distribue des scanners professionnels et du matériel de micrographie (Image Data)
via son site http://www.eric-scan.com/

• Coordonnées

Adresse : 210 Avenue Jean Jaurès, 69007 LYON

Standard : 0472517755
SIRET : 329 541 510 000249
Statut juridique : SAS

Plan d’accès :

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 • Organigramme

Vous trouverez l’organigramme de la société en annexe de ce livret d’accueil. Vous

trouverez également le trombinoscope de l’entreprise.

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 • Vos contacts dans l’entreprise

Direction :

• Etienne Paillard, Président

• Pascal Charrier, Directeur général

Administratif, comptabilité et RH :

• Valérie Agassoussi, responsable Administrative et SAV

• Lucette Daniel, comptable
• Christine Figuière, directrice RH

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 2 - Votre Intégration

• Installation de votre poste de travail

Votre matériel informatique et téléphonique vous sera remis à votre arrivée.

(liste des numéros de poste en annexe)
Une boite mail intranet vous a été crée. Il s’agit de votre première lettre de
votre prénom suivi de votre nom @efalia.com.

• Les premières formalités

A l’issue de la promesse d’embauche, différents documents vous seront demandés

afin de pouvoir réaliser la DPAE et votre contrat travail avant votre premier jour dans
l’entreprise. « Une fiche de renseignement salarié » devra être remplie et transmise
au service administratif ou ressources humaines ainsi que la photocopie des papiers
d’identité, permis de conduire, rib, attestation carte vitale afin de pouvoir effectuer
les démarches administratives d’embauche.
Toutefois, un peu de paperasses vous incombera toujours, à réaliser dans les premiers
jours de votre arrivée.
➢ Remettre les documents demandés au service administratif ou
ressources humaines
➢ Signer votre contrat de travail, via contrat privée.
➢ Suivre le planning d’intégration qui vous sera remis avec la feuille de
route.

Une visite médicale sera organisée dans les premiers mois de votre arrivée. Elle est
obligatoire et détermine votre aptitude pour le poste confié.

• Votre suivi pendant votre période d’intégration

Un parcours professionnel est organisé chez EFALIA, du recrutement au parcours

d’accueil (incluant la formation théorique et pratique). Grâce au document « 90 jours
pour réussir chez Efalia » Un suivi régulier sera organisé de la part de votre manager.
Vous aurez également un entretien tous les trente jours afin de savoir où vous vous
situez par rapport à votre intégration au sein de l’entreprise.
En parallèle, vous serez convié, dans les premiers jours de votre arrivée, à 3 jours
d’intégration pendant lesquels vous pourrez découvrir les différents services et ce
qu’on y fait.

• Quelques informations RH : mutuelle, prévoyance et caisse de

retraite complémentaire

➢ La couverture sociale mutuelle

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il s’agit de la mutuelle April pour les "ETAM" et APICIL pour les cadres. Une
documentation ainsi que le formulaire d’affiliation vous seront remis rapidement
après votre arrivée. L’adhésion et la cotisation sont obligatoires même si vous
bénéficiez déjà des garanties de la mutuelle de votre conjoint(e). Une partie est prise
en charge par le salarié et une autre partie par l’entreprise.

➢ La prévoyance

il s’agit également d’April. Un bulletin d’affiliation vous sera transmis simultanément à

celui de la mutuelle.

➢ La retraite complémentaire

Tous les salariés, cadres ou non cadres affiliés au régime général de la sécurité sociale
sont obligatoirement affiliés à un régime de retraite complémentaire.

Notre organisme collecteur de la retraite complémentaire pour cadres et non cadres

est le groupe APICIL

3 - Mon quotidien chez Efalia

• Le système de rémunération

Elle s’effectue sur 12 mois. Le salaire est viré chaque mois sur le compte du salarié le
dernier jour ouvré du mois. Vous pourrez récupérer votre fiche de paye sur notre
portail Multigest interne. Vous recevrez un mail tous les mois lorsque votre fiche de
paye est déposée

• Convention collective de référence

EFALIA relève de la convention collective SYNTEC, Convention Collective Nationale

applicable au Personnel des Bureaux d'Études Techniques, des Cabinets d'Ingénieurs-
Conseils et des Sociétés de Conseils. Vous pouvez la consulter sur votre portail
Multigest.

• Votre temps de travail

Il est défini dans votre contrat de travail. Pour information, les horaires de la société
sont les suivants :

Lundi : 9hr-12h30r / 14hr-17hr30

Mardi-Jeudi: 8hr30-12hr30 / 14hr-17hr30
Vendredi : 9hr-12hr30 / 14hr-16hr

• Les congés

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Vous avez droit à cinq semaines de congés payés par an. Concernant la période
estivale, l’entreprise est habituellement fermée pendant la semaine du 15 août.
Concernant la demande de prise de congé, celle-ci doit être effectuée sur le logiciel
Workey au moins une semaine avant.

Les absences

En cas d’absence imprévisible, le salarié doit impérativement prévenir son

responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines de son
absence. Une demande dans Workey doit également être effectuée pour
déterminer la nature de l’absence. (Arrêt maladie, congés payés, congés sans solde)

Pour une maladie, le salarié doit faire parvenir dans les 48 heures, l’arrêt de travail et
toutes les prolongations d’arrêt de travail éventuelles. Vous pouvez vous référer à la
note de service en question pour plus d’informations.

• Frais de repas et déplacements

Le salarié devra produire tout justificatif à la société lors de l’engament de frais. Les
notes de frais seront à effectuer via le logiciel Mutigest et les originaux seront à
transmettre au service administratif pour vérification.

Concernant les seuils acceptés, les règles sont les suivantes :

➢ Maximum de deux repas par jour. Le forfait est de 15 euros pour le

repas du midi et 18 euros pour le repas du soir. Dans le cas d’un petit
déjeuner, le remboursement est égal au montant du ticket, dans la
limite de 15 euros. Dans le cas d’une invitation client, le
remboursement est égal au montant du ticket.
➢ Le prix de la nuit d’hôtel est limité à 120 euros sur Paris et 100 euros
en province.
➢ Le remboursement du taxi a lieu exclusivement si cela est justifié.

• Tickets restaurant

Des tickets restaurant sont donnés aux salariés pour chaque journée travaillée.
(journée entière). La demande se fait dans Multigest, via le formulaire des notes de
frais.
Les tickets restaurant sont crédit sur une carte, autour du 15 du mois suivant la
demande.

• La gestion de carrière

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Un suivi de carrière est organisé par votre supérieur hiérarchique.
➢ L’entretien individuel (2 fois par an)
Il permet d’effectuer un bilan de l’année avec vos supérieurs en rapport avec les
objectifs fixés précédemment, d’échanger sur les points positifs, les points
d’amélioration et les besoins éventuels. Il permettra également de déterminer les
objectifs à venir.
➢ L’entretien professionnel (tous les deux ans)
Il permet d’effectuer un bilan sur les souhaits d’évolution professionnelle du salarié,
définir ses besoins en formation et les formations envisagées sur les prochaines
années.

• Le CPF : compte professionnel de formation

Il a remplacé le DIF et permet à son titulaire de se former tout au long de sa carrière

professionnelle. Il recense les heures de formation acquises par le salarié et les
formations dont il peut personnellement bénéficier. Un salarié à temps plein
bénéficiera d’un apport de 24hr par an jusqu’à 120hr puis 12hr par an dans la limite
de 150hr.
Pour un salarié à temps partiel, l’alimentation du compte est calculée
proportionnellement au temps de travail effectué.
Pour pouvoir bénéficier d’une formation plus longue, le salarié à la possibilité de
mobiliser les heures acquises au titre du CPF et de les associer à un autre mode de
formation. (CIF, plan de formation…)

• Sécurité informatique et confidentialité des informations

➢ Sécurité informatique

La société rappelle que l’utilisation de logiciels informatiques dans le cadre de

l’activité professionnelle est soumise à l’obtention des licences d’utilisation accordée
par diverses entreprises extérieures et que n’étant pas propriétaire des droits afférents
à la documentation, elle ne dispose pas, sauf autorisation express du concepteur, du
droit de les reproduire.

En conséquence, l’utilisation des logiciels sur des réseaux ou sur des machines internes
ou indépendantes doit se faire exclusivement dans le respect des termes de la
licence d’utilisation.

Il est donc expressément convenu :

- Que tout salarié de l’entreprise apprenant un abus d’utilisation des logiciels
ou de leur documentation, à l’intérieur de l’entreprise, devra prévenir sans
délai son supérieur hiérarchique,
- Que les personnes impliquées dans la reproduction illégale de logiciels
s’exposeront conformément aux termes de la loi du 10 mai 1994 relative à la
protection juridique des logiciels, à des poursuites judiciaires.

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 - Que l’entreprise réprouvant formellement la duplication illégale de logiciels,
les réalisations, acquisitions ou utilisations de copies illégales de logiciels par
les salariés seront sanctionnés par des mesures disciplinaires.
- Que la sécurité informatique étant par ailleurs une nécessité absolue pour la
société, celle-ci se réserve le droit d’accéder et de contrôler les matériels,
fichiers, logiciels et bases de données, messagerie mis à disposition du salarié,
dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, et de prendre toute mesure
nécessaire au respect de ces principes de sécurité, y compris par des
restrictions d’accès.
- Que le salarié s’engage par conséquence à respecter en toutes ses
dispositions le présent article.

➢ Confidentialité des informations

La société rappelle que le salarié devra exercer une discrétion et un secret

professionnel absolus notamment sur tous les faits, documents, fichiers, tarifs internes
à la société et qui concernaient tant la gestion et le fonctionnement de cette
dernière que sur sa situation et ses projets et ce, vis-à-vis de toute personne étrangère
à la société.
Il en est de même quant aux méthodes, procédés commerciaux propres à la société
et ceux dont le salarié aurait pu avoir connaissance dans l’exercice de ses fonctions.

Compte tenu des informations confidentielles, dont le salarié a connaissance dans

l’exercice de ses fonctions, il a été arrêté et convenu ce qui suit en matière de
confidentialité.

Toutes les informations (quelles qu’en soient la nature) aux clients et/ou des clients
dont le salarié pourrait avoir connaissance dans le cadre du présent contrat sont
considérées comme strictement confidentielles.

Le salarié s’interdit pendant la durée de présent contrat et après la rupture des

relations contractuelles, pour quelque cause que ce soit et quelle que soit la partie
qui ait pris l’initiative, d’utiliser les informations confidentielles et de les divulguer à
quiconque sous quelque forme que ce soit et s’engage à ne pas les copier,
reproduire ou dupliquer.

Aucune publication et communication écrite ou orale, ne pourront être faites par le

salarié concernant toutes connaissances, informations et documents obtenus dans le
cadre du présent contrat.

• LE CSE : comité social et économique

Ils remplacent les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le CHSCT. Dans les
entreprises employant entre 11 et 49 salariés, les compétences du comité social et
économique son similaires à celles des délégués du personnel : il présente à

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l’employeur les réclamations individuelles ou collectives en lien avec les salaires, les
droits sociaux. Il contribue également à la promotion de la santé, la sécurité et les
conditions de travail. Tout comme les délégués du personnel, le comité social et
économique est élu pour quatre ans. Actuellement, nous n’avons qu’une
remplaçante, Mme Valérie Agassoussi.

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