ETUDE DE MARCHÉ

POUR LA CRÉATION

D'UN

SERVICE DE

TÉLÉSECRÉTARIAT

Ô SECRÉTARIAT

-1-
 SOMMAIRE

I - PRESENTATION 3/4

1) Identité
2) Mes formations et mes expériences professionnelles
3) Mes points fort et mes points faibles

II - PROJET 5

1) Mon projet vise qui ?

2) Quelles prestations je vais proposer et comment ?

III - Le Marché 6/9

1) Le marché est-t-il porteur ?

2) Le profil d'une télésecrétaire ?
3) Les avantages d'être télésecrétaire ?
4) Les avantages pour le client ?
5) La concurrence

IV - OUTIL DE PROSPECTION 10

V - LES CONDITIONS 10

1) Procédure
2) Règlement
3) Supplément

VI - PREVISIONNEL 11/13

VII - CONCLUSION 14

-2-
I - PRESENTATION

1) Identité

Sylvie QUANG - 32 ans

26 rue des Acacias
31190 LAGRÂCE-DIEU
05 61 49 26 35 / 06 71 24 25 06
sylvie.quang@gmail.com

2) Mes formations initiales et expériences professionnelles (Annexe 1)

Après deux années de BEP/CAP d'Administratif, Comptable et Commerce, j'avais choisie une
1er STT en Commerce car je souhaitais développer la partie commerciale pour être plus
polyvalente, j'ai due arrêter mes études pour élever ma fille.

En 1999, j'ai pu reprendre mes études en Alternance pour préparer un baccalauréat

professionnel de Comptabilité dans le cabinet comptable FIDUCIAL, cela m'a permis de
pouvoir acquérir de l'expérience et un salaire, j'ai souhaité mettre à profit mes connaissances
et ma facilité en comptabilité pour obtenir le diplôme que j'ai obtenu avec mention.

Juste après avoir fini mes examens en juin 2001, j'ai eu la chance de me voir proposer un
poste en CDI de Secrétaire-Comptable dans une PME "AIR PLUS" spécialisée dans l'air
comprimé.

Dans les premiers temps, j'ai fait le point sur la comptabilité où je me suis aperçu des
différents problèmes, tout en effectuant le secrétariat classique.
Puis, mon poste a évolué par le manque d'un commercial au sein de l'entreprise, j'ai pu
acquérir des connaissances sur la partie technique, la vente d'outillage et de pièce SAV, ce qui
m'a permis d'être en parfaite autonomie grâce à la confiance de mon employeur.
J'ai énormément apprécié ma polyvalence au sein de cette entreprise qui m'a permis de
développer la partie commerciale.
En 2001, nous étions 2 salariés et le gérant, en 2010, nous étions 7 salariés et le gérant.

Je m'occupais principalement :

- Gestion Comptable : Saisie de toutes les pièces comptables jusqu'au bilan, rapprochement
bancaire, des encaissements clients, des règlements fournisseurs, gestion du personnel (DUE,
contrat, salaire...), relance impayée, ...

- Gestion Administrative : Accueil physique et téléphonique clients et fournisseurs, frappe des

courriers, note de service, gestion des RDV du gérant, ...

- Gestion Commerciale : Prospection téléphonique, Gestion des clients du devis à la facture,

Gestion fournisseur de la demande de prix à la facture, Gestion du stock, relance sur offre,
Gestion du planning des techniciens, ...

- Logiciel : Gestion Commerciale, Comptable et Financier API SOFT

-3-
J'ai pu acquérir une parfaite autonomie, polyvalence et capacité d'adaptation dans cette
entreprise.

Aujourd'hui, je souhaite mettre à profit mes connaissances auprès de plusieurs secteurs

d'activités pour continuer à diversifier mes tâches et être autonome.

3) Mes points forts et points faibles

Mes points forts :

- Ma polyvalence
- Mon autonomie
- Mon ambition
- Ma capacité d'adaptation
- Mon sens de l'organisation
- Ma rigueur
- Le soutien de mon entourage
- Ma motivation

Mes points faibles :

- Ma situation familiale avec 2 enfants, les heures de travaille sur site

seront limitées
- L'isolement

-4-
II - PROJET

1) Mon projet vise qui ?

Je souhaite proposer mes services aux professionnels (artisans, PME,) de gérer à distance ou
dans leurs locaux, leurs travaux administratifs, comptables et commerciaux pour les
entreprises qui n'ont pas :

* la possibilité d'embaucher une assistante à mi-temps ou en intérim car trop onéreux

avec les charges sociales et qui nécessiterait que quelques heures dans la semaine pour traiter
leurs demandes ou assister leur assistante qui est débordé ou absente,

* l'outil nécessaire pour faire leurs gestions (ordinateurs, imprimantes, internet,) et les
connaissances,

2) Quelles prestations je vais proposer et comment ?

Je vais proposer tous les services qui est nécessaire dans le poste d'une assistante polyvalente,
tel que mon poste précédent, gestion administrative, comptable et commerciale, la liste est
très large, ce qui permet de visser plusieurs secteurs mais je cible bien mes clients en fonction
de mes compétences : saisie de documents et courriers, prospection téléphonique, relance
téléphonique, saisie comptable, ...

Je propose un tarif à l'heure ou aux forfaits, contrairement aux autres télésecrétaires, je

proposerai un service à la carte pour des clients réguliers, je ne veux pas perdre de temps avec
un client qui me fera faire une facture de 4 € pour la frappe d'un devis.

Dans un premier temps, je prospecte autour de mon habitation puisque les frais de
déplacement seront en supplément sur l'offre de prix, et j'élargirai au fil du temps ma
prospection pour pouvoir obtenir des contrat réguliers, si j'obtient un portefeuille trop lourd et
trop éloigner pour moi, je ferai sous traiter une partie à d'autres télésecrétaires selon les
prestations.

-5-
III - Le Marché

1) Le marché est-t-il porteur ?

On peut lire sur le document de l'APCE de 2008 que "la création des télésecrétaires s'est
énormément développé et qu'elle ne cesse d'accroitre. Elle risque d'être un marché porteur car
les entreprises y trouveront leurs comptes grâce à la sous-traitance, internet et les nouvelles
technologies qui rendent le marché plus fiable".

Selon le responsable de l'ANDT, "il y a un potentiel de 10000 secrétaires indépendants en

France et d'ici 2015, 200000 secrétaire en CDI partiront à la retraites et les postes ne seront
pas renouvelé, une aubaine pour les télésecrétaires".

Nous pouvons voir sur le tableau ci-dessus, qu'en 2007, le nombre de création était de 2479,
et au 31/12/2009, ce chiffre à énormément augmenter suite à la création du statut auto-
entrepreneur et que la plupart d'entre elles ne pourront pas tenir le cap, car la facilité d'être
auto-entrepreneur est en un seul clic et qu'elles n'ont pas forcément fait d'étude de marché ou
propose un tarif très bas. (Annexe 2 - Article "Devenir télésecrétaire").

Le marché est porteur en France environ 3000 télésecrétaires sont installés avec des clients
réguliers, la demande est bien présente.

2) Le profil d'une télésecrétaire ?

D'après le document de l'APCE de 2008, "la secrétaire indépendante souhaite travailler et

concilier sa vie de famille en travaillant à son domicile".

Son profil doit être en parfaite adéquation avec son expérience professionnelle et surtout être
indépendant et savoir travailler seul, en étant organisé, méthodique et rigoureux.

J'ai pu voir sur les forums et certain article qu'ils conseillaient vivement à la télésecrétaire de
faire parti d'un réseau ou une association pour éviter l'isolement et être accompagné en cas de
doute.
Les horaires aussi ressortent énormément, qu'il ne faut pas croire que d'être télésecrétaire, les
horaires seront aux 35 heures comme une employé de bureau mais d'environ 50 heures par
semaines, qu'il faut bien se dire qu'on est "Chef d'entreprise" !

3) Les avantages d'être télésecrétaire ?

Toujours sur internet, les témoignages sont tous tirés sur les mêmes critères :
- Pas d'énorme investissement au départ (environ 1500 €)
- Pas de déplacement, donc toujours à son poste, pas d’embouteillage, ...
- S'organiser comme on le souhaite en fonction des priorités

-6-
4) Les avantages pour le client ?

D'après les autres télésecrétaires, ils sont nombreux :

- Pas d'investissement dans des locaux, bureaux, logiciels, ...

- Pas de charges sociales et de paperasse lié à une embauche
- De payer le temps passé nécessaire et défini
- Confidentialité : un point très pointilleux que les clients apprécient

5) La concurrence (Annexe 3)

- Résultat sur les prestations des 7 concurrentes :

1ère position : Pas de surprise sur la prestation la plus proposé par les concurrentes, la
partie gestion administratif étant le service essentiel au métier.

2éme position : De même que pour la gestion commerciale qui est juste derrière car les
entreprises aujourd'hui ont besoin de faire de la prospection pour trouver des nouveaux
clients.

3éme position : Sur les 7 télésecrétaires, seulement 4 proposent la permanence

téléphonique, c'est un lourd investissement dans le matériel et surtout l'obligation d'être en
permanence à son domicile.

4éme position : La création d'un site web, la plupart le propose car elles ont elle-même
créé leurs sites.

5éme position : 4 prestations sont à égalités,

La comptabilité, seulement, 2 télésecrétaires proposent la saisie comptable, peut être parce
qu'il est réglementé et il faut se mettre en rapport avec le cabinet du client ou travailler
directement avec des cabinets qui pourraient nous faire sous-traiter quelque dossier pour de la
saisie ;
Vient l'organisation événementiel qui est un lourd travail, il ne faut pas se tromper sur la
demande su client et de son budget,

Puis, le service aux particuliers, 2 télésecrétaires le propose surement parce qu'il est difficile
de prospecter des particuliers et de se faire payer en cas de litige,

Enfin, les formations informatiques qui est proposé toujours par 2 télésecrétaires qui n'est pas
une surprise vue que cette prestation est proposée dans l'achat du logiciel par des personnes
spécialisé dans le domaine, de plus, il faut avoir une certaine connaissance et aisance.

6éme position : Ressource humaine, un service qu'une assistante fait dans une société,
surement que les 6 autres télésecrétaires visent que les artisans et profession libérale qui n'ont
pas de salarié.

7éme position : Traduction de document, un service très difficile si on a pas un niveau

adéquate sur les langues étrangères, aucunes télésecrétaires ne le proposent.

-7-
- Résultat sur les tarifs

* Le taux horaire varie entre 18 € et 31 €, la moyenne est de 25 € de l'heure.

Seulement 3 rajoutent des frais de déplacement.

* Sur les 7 télésecrétaires, seulement 2 ne proposent pas de forfait pourtant un client

serait plus intéressé par un forfait pour un travail hebdomadaire.

* 3 proposent un tarif à la carte, les autres ne veulent surement pas établir une facture
pour la frappe d'un document qui s'élève en moyenne à 4 € ht, ce qui ne serait pas rentable
pour elles.

* Seulement 2 télésecrétaires proposent des remises sur la 1ère facture, une propose un
tarif d'environ 31 € en moyen avec des déplacements et l'autre un tarif à 20 € mais sans
déplacement ce qui expliquent cela.

- Résultat sur la présence sur Internet

* Toutes ont un site internet.

* Seulement 2 sont inscrite sur les Pages jaunes et sur des réseaux sociaux.
* Et 5 sont inscrites sur des annuaires gratuites.

- Résultat sur les statuts et année de création

* La plupart des télésecrétaires ont été créée en 2010, ce qui est normale vu que
l'activité commence à être connue.

* Pour les statuts, nous avons 4 auto-entrepreneurs ce qui explique leurs création après
2009, 1 personne en EURL et la personne qui a sa société depuis 2000 est une SARL.
Seulement une personne est en couveuse d'entreprise.

-8-
Où je me place par rapport aux concurrentes ?

Selon mes compétences, je me situe :

Voir Annexe 3

Je ne proposerai pas :

- Particulier : Qui prendront plus de temps qu'une entreprise et j'aurai peur d'avoir des
difficultés à me faire régler.

- Traduction : Un manque de compétence

- Création de site Web : J'ai pu faire mon site mais je le proposerai selon certaine demande, je
manque de compétence dans ce domaine et des sociétés spécialisés ont plus de notions.

- Formation informatique : Idem que la création de site web, il y a des sociétés spécialisées.

Au niveau du tarif, j'ai calculé selon le salaire mensuel que je souhaitai, j'ai rajouté mes
charges et diviser par une moyen d'heure mensuel ce qui m'a donné une moyenne minimum
de 25 € de l'heure, j'appliquerai un tarif un peu plus élevé pour proposer des forfaits à taux
dégressif.

De plus, mes horaires seront de 8 h à 17 h, si un client demande une prestation en dehors de

ses horaires j'appliquerai un supplément tarifaire, ainsi que les déplacements et les fournitures
administratifs.

Je vais essayer de gagner en présence sur Internet en m'inscrivant dans les réseaux sociaux
pour faire de la prospection indirecte qui pourraient m'apporter des clients potentiels.

-9-
IV - OUTIL DE PROSPECTION (Annexe 4)

- Carte de visite
- Site Internet
- Dépliant
- Prospectus
- Réseaux sociaux

V - LES CONDITIONS

1) Procédure
Le client devra prendre contact par téléphone ou par mail, de là, nous prenons RDV pour
discuter de sa demande, je lui établie une proposition de prix de prestation de service, après
acception, notre collaboration pourra démarrer dans un temps défini.

2) Règlement
Un acompte de 30 % sera demandé pour les 1ère prestation.
Pour les travaux réguliers, le solde sera à régler dans les 30 jours et les autres à la fin de la
prestation.

3) Supplément
+ 25 % sera appliqué après 18 h et le samedi
+ 50 % le dimanche, les jours fériés et les urgences
Les frais de déplacement seront calculés en fonction de la distance de mon domicile soit
environ 0.65 cts € par km.
La fourniture administrative sera en supplément selon les travaux.

- 10 -
 VI - PREVISIONNEL

Mes Immobilisations
Amortissement
Durée Année
Immo.Incorporelles Valeur Amort d'achat Année N Année N+1 Année N+2

Logiciels
Pack Ciel 1 000,00 € 3 Année N 333,00 € 333,00 € 334,00 €

Frais
d'immatriculation
Frais de publication 160,00 € 3 Année N 53,00 € 53,00 € 54,00 €
Immat. Chambre Com. 84,00 € 3 Année N 28,00 € 28,00 € 28,00 €
Immat. RM 125,00 € 3 Année N 42,00 € 42,00 € 41,00 €

Total à financer 1 369,00 € 456,00 € 456,00 € 457,00 €

- 11 -
Mes Prévisions de
Vente

1ER ANNEE N

Services PV HT Qté/Mois CA HT/Mois Nbre Mois CA HT Annuel

Contrat réguliers
Les 2 premiers mois
4 - 1/2 j par mois 105,00 € 4 420,00 € 11 4 620,00 €
Les 2 mois suivants
8 - 1/2 j sup 105,00 € 8 840,00 € 9 7 560,00 €
Les 7 mois suivants
10 - 1/2 j sup 105,00 € 12 1 260,00 € 7 8 820,00 €

Travaux Ponctuels
Petit travaux 112,00 € 2 224,00 € 6 1 344,00 €

Total 26 2 744,00 € 22 344,00 €

2EME ANNEE N+1

Services PV HT Qté/Mois CA HT/Mois Nbre Mois CA HT Annuel

Contrat réguliers

24 - 1/2 j par mois 105,00 € 24 2 520,00 € 11 27 720,00 €

Travaux Ponctuels
Petit travaux 112,00 € 3 336,00 € 6 2 016,00 €

Total 27 2 856,00 € 29 736,00 €

3EME ANNEE N+2

Services PV HT Qté/Mois CA HT/Mois Nbre Mois CA HT Annuel

Contrat réguliers

30 - 1/2 j par mois 105,00 € 30 3 150,00 € 11 34 650,00 €

Travaux Ponctuels
Petit travaux 112,00 € 4 448,00 € 6 2 688,00 €

Total 34 3 598,00 € 37 338,00 €

- 12 -
Mon Compte de Résultat
Prévisionnel

Année N Année N+1 Année N+2

Chiffre d'Affaires 22344 100% 29736 100% 37338 100%

Charges Variables 0 0 0

Marges sur coûts Variables 22344 100% 29736 100% 37338 100%

FRAIS GENERAUX
Fournitures administratives 300 500 550
Petit outillage / Consommable 3000 3100 3200
EDF / GDF / Eau
Carburant 2000 2100 2200
Sous traitance
Locations
Charges locatives
Entretien (local ; matériel ; véhicule)
Assurances (RC ; local ; véhicule) 100 120 120
Documentation & SACEM
Honoraires / Frais d'actes
Publicité / Frais de représentation 200 220 220
Transports & déplacements
Affranchissement / Tél / Fax / Internet 1000 1200 1200
Services bancaires 200 210 215

Total des charges externes 6800 7450 7705

VALEUR AJOUTEE 15544 69% 22286 75% 29633 79%

CHARGES INTERNES
Prélèvements 9600 15600 16800
Charges sociales TNS 1022 2933 5693
Salaires Bruts
Charges sociales sur salaires
Impôts et taxes (Foncier,…) 352 489

Total des charges internes 10622 18885 22982

EXECEDENT BRUT
D'EXPLOITATION 4922 21% 3401 11% 6651 17%

Frais financiers (Intérêt des emprunts)

CAPACITE D'AUTOFINANCEMENT 4922 3401 6651

Dotation aux amortissements 456 456 456

RESULTAT NET 4466 2945 6195

- 13 -
VII - CONCLUSION

Par rapport à mes compétences et à mon envie d'être indépendante, le télésecrétariat est un
moyen pour moi, de mettre à profit mes connaissances acquises et à développer ma
polyvalence.

Je pense que la prospection sera un travail très dure et très long, vu que le métier n'est pas très
développé dans notre région. Mais, je vais dans un premier temps prospecter mon village et
les villages aux alentours pour me faire connaître.

En fonction des demandes, je pense proposer un service à la carte pour les contrats réguliers
afin de faire parti de leurs sociétés, que le client ne se disse plus qu'il doit établir un devis en
urgence en rentrant de son chantier, je veux être leurs assistantes personnelles.

Pour me couper de l'isolement, j'essaierai de faire parti d'une association des télésecrétaires
pour partager les soucis que je pourrai rencontrer et mes expériences. Le but aussi, est d'avoir
un listing des télésecrétaires afin de ne pas refuser une demande d'un client que je ne pourrai
pas honorer.

Je souhaite être en couveuse d'entreprise pour tester la société et de ne pas avoir de risque
financier, la couveuse est un moyen pour moi, de développer mon manque de connaissance
dans la création d'entreprise et d'avoir une aide en cas de doute.

- 14 -