Nathalie

DE BOISVILIERS
TP -ARH
 Les Procédures
• Definition

• Les Procedures schématisent à l’aide de forms reliées par des

flèches un circuit de documents, de demande, une marche à
suivre en cas de panne, de perte, de vol ou un problème
technique,

• Une procedure décrit une activité, les acteurs concernés et

precise les Modalités de mise en oeuvre de l’action.
• C’est un document formalisé interne à l’entreprise
et référencé,
• Les procedures sont souvent élaborés lors d’une demande de
certification,
• Elles formalisent également l’organisation de l’entreprise, Les
procedures doivent être validées par la hiérarchie avant leur
diffusion. Les collaborateurs ont obligation de les appliquer.
L’elaboration d’une procédure

• Une fois l’objectif de la procedure determine, il est

important d’ituliser la méthode QQOQCP avant de la
rédiger afin de répondre aux questions :

• qui fait quoi ?

• où ?
• quand ?
• comment ?
• au bénéfice de qui ? ...

• Il faut ensuite veiller à collecter tous les documents et

informations nécessaires et mettre à jour la procedure
aussi souvent que le logiciel ou la tâche évoluent,
Pourquoi mettre en place
une procédure administrative ?
• Quelle que soit la taille de votre entreprise, des procédures bien adaptées
vous aideront pour le pilotage de votre entreprise ; elles vous
apporteront :
• Un gain de temps indiscutable : Par exemple, un bon classement (logique
et régulier) vous permettra de trouver un document rapidement
• Une grande efficacité dans la transmission des savoirs et dans la
délégation des tâches : il est facile de se reporter aux procédures pour
apprendre, comprendre et faire.
• Une réputation de crédibilité : banques, fournisseurs, clients, personnel
auront confiance
• Des prises de décision plus rapides et plus objectives, justifiées jusque
dans les détails.
• Un contrôle de gestion pertinent et efficace car la systématisation rend
possible la comparaison.
 Quelques exemples d’outils de
procédures administratives
• Minimaliste mais indispensable : tenir un planning administratif : avec
des rappels automatisés ! Il vous permet d’être à jour dans vos
déclarations fiscales et sociales et de faire à temps tout ce qui est
récurrent.
• Un simple agenda sur Google vous évitera les pénalités de retard et les
redressements fiscaux qui coûtent si cher aux entreprises.
Le classement séparé des factures réglées de celles encore "ouvertes".
•
La séparation des fonctions : par exemple, quand c'est possible, ce
n'est pas la personne qui valide une facture d'achats qui procède à sa
mise en paiement.
Toute la finesse d’une procédure est qu’elle ne doit pas être figée ni
contestable
 La présentation d’une procédure

•Les procédures sont souvent Logo Référence : Date de

entreprise
2020/6 création
standardisées et regroupent
 Auteur : Titre : Date de mise
toujours les mêmes Procédure : à jour

informations en en-tête : livret accueil

Version : 1.0
auteur, référence, titre et
descriptif de la procédure,
dates de création et de mise à
jour numéro de version .
L'élaboration d’une procédure
• Les symbols à utiliser pour la formation d’une
procedure sont les suivantes :

• Début et fin de traitement

• Question test ou condition (avec oui

ou non)

• Symbole de traitement

• Entrée d’une information

• Symbole de liaison
Exemple d’une procédure
DEBUT

DEVIS

Le client signe Non

le bon
de commande

Oui

Edition de
La facture

Fin
L’elaboration d’une procédure

• Exo :
• Vous exercez la fonction d’office manager auprès du
directeur des ressources humains d’une compagnie
d’assurance, Vous avez plus particulièrement la charge
de la verification des notes de frais des commerciaux
itinerants.
• Vous avez remarquez une hausse de 20% du montant
total des notes de frais par rapport à l’année
précédente. Parallèlement, votre manager à constate
que de nombreuses notes de frais n’étaient pas
toujours justifies, ni par le demandeur, ni par par son
responsable. En effet les justificatifs originaux
(factures et facturettes) ne sont pas systématiquement
fournis et les frais declares sont ainsi invérifiables.

• Votre manageur souhaite rappeler leurs obligations aux

commerciaux. Vous avez recueilli ses instructions ainsi
que les precisions suivantes de votre responsible :

• Chaque salarié doit deposer ses notes de frais

mensuelles à la direction des RH avant le 25 du mois.
L’elaboration d’une procédure

• EXO SUITE

• Une demande déposée entre le 25 et le 27 permet

néanmoins d’obtenir un remboursement de 80% à la
fin du mois, puis un solde de 20% le mois suivant. Une
demande déposée après le 27 sera traitée
automatiquement le mois suivant.

• Chaque note de frais doit comporter le visa du

responsible de l’agence du demandeur; à défaut, la
note de frais sera automatiquement rejetée.

• Formaliser la procedure de remboursement des frais

qui sera ensuite diffusé auprès des commerciaux
itinerants.