Exemple de rapport de fin de mission1

Madame, Monsieur, Conformment notre lettre de mission en date du . nous avons mis en uvre les diligences que nous avions contractuellement convenues, savoir la mise en place dune gestion des actifs logiciels au sein de votre entreprise. Cette mission a consist :

analyser votre politique dachat en matire informatique mener un inventaire du matriel informatique auditer le parc informatique (licences, mises jour,) dresser un tat des licences acquises (y compris les mises jour,) faire un tat des logiciels utiliss (licence, mise jour,) valuer les besoins proposer une charte informatique proposer une clause insrer dans les contrats de travail de vos salaris et plus gnralement vous apporter des conseils pratiques sur la gestion de vos licences logiciels.

Le prsent rapport, qui comporte .. pages, synthtise les constats issus de nos travaux et met en lumire les anomalies dtectes ainsi que les risques inhrents tant au niveau juridique, que financier ou encore en terme de scurit informatique. Nous vous rappelons que les procdures et les travaux que nous avons mis en uvre ne constituent ni un audit ni un examen limit et, en consquence, quaucune expression dassurance ne vous est donne dans le prsent rapport, qui est rserv votre seul usage personnel.

Cette proposition nest pas un modle. Il sagit dun exemple modifiable et adaptable volont dont lutilisation reste sous la responsabilit du professionnel.

Les risques encourus en cas de mauvaise gestion des licences logiciels

Ainsi que nous vous lavons indiqu lors de nos changes, nous vous rappelons quune mauvaise gestion des actifs logiciels fait peser, sur votre entreprise, de nombreux risques.

Les risques juridiques et financiers En cas dutilisation de licences non lgalement dtenues, les risques sont importants. Ils peuvent aller jusqu :

Une amende maximale de 1 500 000 (au titre de la proprit intellectuelle, amende maximale de 300 000 pour un particulier)2. Linterdiction dfinitive ou temporaire dexercer, directement ou indirectement, une ou plusieurs activits professionnelles ou sociales. Le placement sous surveillance judiciaire, Ds la premire infraction, la fermeture dfinitive ou temporaire des tablissements et/ou de la structure ayant servi commettre linfraction. Lexclusion dfinitive ou temporaire des marchs publics. Linterdiction dmettre des chques pour une dure de cinq ans. La confiscation des matriels ayant servi commettre linfraction. Laffichage de la dcision dans la presse. Linterdiction dfinitive ou temporaire de faire appel public lpargne.

Lexposition au virus et aux dysfonctionnements Lutilisation de logiciels pirats ou non mis jour fragilise linfrastructure informatique de votre entreprise et la rend plus vulnrable aux virus. De plus, les risques de dysfonctionnement et dincompatibilit entre les diffrents logiciels et le matriel informatique, pouvant aboutir la perte de donnes, augmentent sensiblement. Il nest pas impossible quune mauvaise gestion des logiciels entrane par ailleurs des retards dans la mise en place de correctifs destins viter des intrusions dans le rseau.

Laugmentation des cots Une mauvaise gestion des besoins expose galement des surcots qui pourraient tre vits en optimisant les achats. Ainsi, les cots lis aux mises jour, lassistance technique et la maintenance des logiciels sont matrisables ds lors que les licences sont matrises.
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Articles L116-9, L116-10, L116-11-2 du Code de la Proprit Industrielle. Article 131-38 du Code Pnal.

Les constats relevs au cours de notre mission

Dans le cadre de notre mission, nous avons un certain nombre de diligences pour prendre connaissance de votre organisation informatique interne. Il ressort de nos travaux les informations suivantes : Inventaire

Nombre dordinateurs ........................................................................xxx Logiciels bureautiques utiliss ...........................................................xxx Logiciels mtiers utiliss ..............................................................xxx Logiciels de gestion interne utiliss ...................................................xxx Logiciels ventuellement installs par les salaris ............................xxx

Politique dachat (indiquer ici les constats relatifs la politique dachats en termes de centralisation des achats informatiques, maintenance et rapprochement entre les achats, linstallation et lutilisation des logiciels)

Charte informatique (si elle existe) (indiquer ici si le contenu de la charte informatique est suffisant et couvre tous les points ncessaires une bonne gestion des licences logiciels)

Personnel (indiquer ici si le personnel semble sensibilis la politique de lentit en matire de logiciels et si les contrats de travail prvoient une clause spcifique)

Nos prconisations
Au-del de ces constats, nous vous conseillons de :

Maintenir jour inventaire du parc informatique plus rgulirement Effectuer un inventaire des logiciels installs plus rgulirement Organisation de la politique dachat en matire informatique Evaluation et formalisation des besoins poste par poste Mettre en place la charte informatique que nous vous avons propose Insrer dans les contrats de travail de vos salaris la clause spcifique que nous vous avons propose

Pour la mise en place de ces prconisations au sein de votre entit, nous pouvons vous assister. Nous restons votre entire disposition pour en discuter.

Fait . Le .

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