Direction des Ressources Humaines

Nouvelle Organisation du Ministre de lEquipement et des Transports

Procdure de passation de consignes

Rsum La prsente procdure dcrit les actions raliser dans le cadre de la passation de consignes entre anciens et nouveaux responsables dentits du Ministre de lEquipement et des Transports.

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1 Objet
Le prsent document dfinit le cadre de la passation de consignes. Il va au-del de la procdure habituelle, pour intgrer les passations de consignes relatives aux changements de domiciliation des activits lis la mise en uvre de la nouvelle organisation.

2 Objectifs
Le changement structurel induit est profond, avec la fusion des structures hrites des dpartements Equipement et Transport, et sinscrit dans la dure. A ce titre, il est demand chaque responsable de respecter lapplication de cette procdure, pour que la passation de consignes soit effectue dans les meilleures conditions ; les objectifs associs tant dassurer une continuit de service dans le traitement des affaires en cours, de minimiser les impacts des changements organisationnels sur les activits des entits du Ministre, de permettre aux collaborateurs de se situer dans la nouvelle organisation.

3 Champ dapplication
Cette procdure est applicable lensemble des responsables hirarchiques des services centraux et territoriaux Directeurs Centraux, Directeurs et Dlgus Rgionaux, Directeurs et Dlgus Provinciaux, Chefs de Division, Chefs de Service.

4 Les diffrentes situations de passation de consigne

Il conviendra de faire la distinction entre trois situations de passation de consignes.

4.1 Situation standard

La passation de consignes en situation standard est celle pratique habituellement lorsque les activits dune entit ne changent pas de domiciliation ou de primtre. Par exemple, le CERET, dont les activits vont au CERET dans la nouvelle organisation. Dans ce cas, le responsable en place prparera le dossier de passation de consignes, en quatre exemplaires au moins (un exemplaire pour lui-mme, un pour son successeur, un pour la hirarchie et un pour archivage au niveau de la direction de tutelle). Ce dossier devra tre contresign par le responsable en place et le responsable nouvellement nomm.

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4.2 Situation de changement de domiciliation des activits

La passation de consignes en situation de changement de domiciliation des activits correspond un transfert et une redistribution des attributions au sein dune ou plusieurs entits de lorganisation cible, avec changement de domiciliation. Dans ce cas, le responsable en place prparera autant de dossiers de passation de consignes que de primtres dattributions transfrs, en au moins en quatre exemplaires. Chaque dossier devra tre contresign par le responsable de lentit dorigine et le responsable de lentit de destination de lactivit, ainsi que par leurs lignes hirarchiques respectives.

4.3 Situation de transfert dentit

La passation de consignes en situation de transfert dentit correspond un changement de domiciliation de lentit et de lensemble de ses activits. La responsabilit de la passation de consignes dans ce cas, quelle que soit lentit transfre, est assure par le Directeur ou le Dlgu dorigine, laquelle lentit est rattache. Le Directeur ou Dlgu dorigine supervise la prparation du dossier. Il organise la passation de consignes, conjointement avec le Directeur de destination. Ce dossier devra tre contresign par la ligne hirarchique de lentit dorigine et la nouvelle ligne hirarchique, ce qui se traduit par un dossier de passation de consignes en autant dexemplaires que de responsables signataires plus deux exemplaires pour archivage au sein des entits dorigine et de destination et un exemplaire pour centralisation et archivage la direction de tutelle.

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5 Rcapitulatif des cas de signature des dossiers

Pour les services territoriaux, les diffrents cas de figure pour la signature des dossiers de passation de consignes sont rcapituls ci-aprs.
Signatures Chef de Service / DPT Changement de Directeur Changement de Chef de Service Changement de domiciliation des activits inter et intra direction Transfert dentit inter Directions (QM, CI) DRET / DPET / DRT Direction de tutelle

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6 Les rles et responsabilits

Dans la suite de la prsente procdure, on distinguera cinq grandes natures de rles : Ancien responsable : Il sagit du responsable en place avant la nomination. Il est responsable de la constitution des diffrents dossiers de passation de consignes relatifs lentit dont il a la charge. Il peut pour ce faire sappuyer sur les contributeurs quil juge pertinents. Il organise la passation de consignes. Collaborateurs de lancien responsable : Il sagit des collaborateurs du responsable en place avant la nomination. Ils contribuent la collecte des informations ncessaires llaboration du dossier de passation de consignes. Ils peuvent tre co-signataires du dossier dans le cas dune passation de consignes avec transfert dentit. Nouveau responsable : Il sagit du responsable nouvellement nomm. Collaborateurs du nouveau responsable : Il sagit des collaborateurs du responsable nouvellement nomm. Ils peuvent tre sollicits pour la signature des dossiers dans le cas dune passation de consignes avec transfert dactivit. Hirarchie : La hirarchie de lancien et du nouveau responsables est destinataire dun exemplaire du(des) dossier(s) de passation de consignes contresigns sont transmis la hirarchie de lancien et du nouveau responsables.

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7 Descriptif des actions

7.1 Logigramme gnral de traitement
Ancienne organisation Collaborateurs Responsable
Rception de la procdure de passation de consignes Identification du(des) dossier(s) prparer et des contributeurs et organisation de la collecte dinformations

Nouvelle organisation Hirarchie Responsable Collaborateurs

Collecte dinformations

Collecte des informations

Collecte des informations

Consolidation du(des) dossier(s) et relecture

OK ?

non

Nomination

Organisation de la passation de consignes

Passation de consignes

Transfert du dossier

Rception du dossier

5
Signature (*) Signature Signature Signature (*)

Archivage

Archivage
Copie

Archivage
Original

Archivage
Original

Information Archivage
Copie

Archivage
Copie

(*) selon le cas de figure

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7.2 Descriptif des tches

N Donnes dentre
1

Descriptif de laction Rception de la procdure de passation de consignes et du programme de passations de consignes Le responsable en place prend connaissance des documents. Il identifie le(s) dossier(s) prparer, ainsi que les contributeurs ventuels au montage du(des) dossier(s), et les informe. Dossier(s) prparer et contributeurs identifis Dossier(s) prparer et contributeurs identifis Les collaborateurs collectent lensemble des informations ncessaires llaboration du(des) dossier(s) de passation de consignes. Le responsable en place pilote la collecte dinformations ncessaires au montage du(des) dossier(s) Informations exhaustives collectes pour le(s) dossier(s) de passation de consignes Informations exhaustives collectes pour le(s) dossier(s) de passation de consignes Le responsable en place consolide les informations et labore le(s) dossier(s) de passation de consignes. Il sollicite les contributeurs si ncessaire pour complment dinformation. Dossier(s) de passation de consignes complets Dossier(s) de passation de consignes complets Lorsque son successeur est identifi, le responsable en place organise la passation de consignes. Il pilote la prparation des exemplaires du(des) dossier(s) de passation de consignes faire signer par les diffrentes parties. Dossier(s) de passation de consignes signer ; passation de consignes organise Dossiers de passation de consignes signer ; passation de consignes organise Lancien responsable procde au transfert de connaissances vers son successeur, sur la base notamment du(des) dossier(s) de passation de consignes. Lancien et le nouveau responsables, ainsi que les collaborateurs impliqus, signent les diffrents exemplaires du(des) dossier(s) de passation de consignes, afin dacter la passation. Passation de consignes ralise ; dossiers contresigns par les diffrentes parties Passation de consignes ralise ; dossiers contresigns par les diffrentes parties Les diffrents exemplaires du(des) dossier(s) de passation de consignes contresigns sont transmis aux diffrents interlocuteurs concerns pour archivage. Dossiers archivs ; passation de consignes termine

Documents Procdure de passation de consignes Programme de passations de consignes

Modalits

Donnes de sortie Donnes dentre Modalits

2

Procdure de passation de consignes

Donnes de sortie Donnes dentre Modalits

3

Procdure de passation de consignes

Donnes de sortie Donnes dentre Modalits

4

Procdure de passation de consignes

Donnes de sortie Donnes dentre Modalits

Procdure de passation de consignes Programme de passations de consignes nominatif Dossiers de passation de consignes complets

Donnes de sortie Donnes dentre Modalits

6

Donnes de sortie

Procdure de passation de consignes Programme de passations de consignes nominatif Dossiers de passation de consignes complets

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8 Modalits pratiques
8.1 Engagement des responsables
Etant donn limportance que revt la passation de consignes dans le cadre de la mise en uvre de la nouvelle organisation du Ministre de lEquipement et des Transports, le document administratif constituant le dossier de passation de consignes sera valid et contresign par le responsable en place et le nouveau responsable, et galement par leurs responsables hirarchiques respectifs (et ce quelque soit le nombre dexemplaires). Cette signature engagera ainsi lensemble des acteurs des lignes hirarchiques, afin de garantir le bon transfert de missions, de dossiers et de patrimoine entre responsable en place et nouveau responsable dentit. Le dossier de passation de consignes, contresign par lensemble des parties, constituera un document de rfrence, permettant ainsi dviter, et le cas chant darbitrer tout conflit ultrieur ventuel. A ce titre, les responsables en place seront garants de lexhaustivit et de la fiabilit des informations communiques.

8.2 Suivi de la passation de consignes

Le programme prvisionnel des passations de consignes sera adress aux diffrents responsables. Ce programme permettra chaque responsable dapprhender lensemble des actions qui le concernent et de commencer instruire les dossiers. Il permettra en outre un suivi du bon avancement global de la passation de consignes. Ce programme peut tre corrig et/ou complt avec les noms des nouveaux responsables ou les noms de leurs intrimaires dsigns par les directeurs en place.

8.3 Dlais de mise en uvre

La constitution des dossiers de passation de consigne doit tre mise en uvre par les responsables en place ds rception de la prsente procdure et devra tre contresigne dans les plus brefs dlais.

8.4 Modalits darchivage des dossiers

Un exemplaire de chaque dossier de passation de consignes, contresign par les diffrentes parties, devra tre archiv localement. Une copie de tous les dossiers produits dans le cadre de la passation de consignes sera archive la direction de tutelle concerne.

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9 Annexes
9.1 Contenu du dossier de passation de consignes pour une entit territoriale
Le dossier de passation de consignes standard pour une entit territoriale comprend les rubriques suivantes :

9.1.1 9.1.2

La monographie de la rgion / province Mtier de lEquipement i. Un tat descriptif de lentit :

9 la prsentation des attributions de lentit, 9 la prsentation des ressources humaines, en spcifiant les activits assures par chaque collaborateur, 9 le patrimoine dinfrastructures existant sur la zone gographique relevant du domaine dactivit de lentit et son tat,

ii. Le bilan des investissements du ministre dans la rgion / province iii. Le bilan des ralisations de lentit par secteur iv. Le plan daction de lentit par secteur v. Un point de situation sur la scurit routire vi. Un descriptif des engagements de partenariat de lentit vii. Un descriptif du PNRR relatif la rgion / province viii. Un tat des ressources financires de lentit
9 les actions programmes 9 les actions engages et leur tat davancement 9 la situation des marchs en cours, 9 la situation des crdits

ix. Une situation des dossiers et des affaires pour chaque service ou bureau composant lentit
9 les affaires rcurrentes, 9 les dossiers en cours, et en particulier les dossiers urgents et/ou sensibles ; Pour chaque affaire / dossier, au-del des lments ncessaires leur qualification (contexte, objectifs et enjeux ; instances et modalits de gouvernance / pilotage ; procdures associes si applicable ; collaborateur(s) et/ou entit(s) en charge de laffaire ; collaborateur(s) et/ou entit(s) mis(es) contribution en interne et en externe partenaires, ; lments de planification et chances ; livrables ; tat davancement), il est demand au responsable en place de mettre laccent sur :

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9 Les risques vitaux sur laffaire / dossier qui, sils ntaient pas intgrs immdiatement par le responsable nouvellement nomm conduiraient une situation de crise court terme voire dchec, 9 La mise en vidence des facteurs cls de russite, formels et informels, bass sur son propre retour dexprience, et qui constitueraient autant dlments acclrateurs dans la prise de fonction par le responsable nouvellement nomm 9 La mise disposition des procdures de fonctionnement de lentit relatives la gestion des affaires rcurrentes ( dfaut un descriptif listant les grandes tapes et les collaborateurs rfrents sur chacune dentre elles).

9.1.3

Mtier du Transport x. La prsentation de lentit

9 la prsentation des attributions de lentit, 9 la prsentation des ressources humaines, en spcifiant les activits assures par chaque collaborateur, 9 le patrimoine dinfrastructures existant sur la zone gographique relevant du domaine dactivit de lentit et son tat,

xi. Lactivit Transport dans la rgion / province (donnes chiffres) xii. Le bilan des ralisations de lentit xiii. Le plan dactions de lentit xiv. Un tat des ressources financires de lentit xv. Une situation des dossiers et des affaires pour chaque service ou bureau composant lentit
9 Les affaires rcurrentes, 9 Les dossiers en cours, et en particulier les dossiers urgents et/ou sensibles ; Pour chaque affaire / dossier, au-del des lments ncessaires leur qualification (contexte, objectifs et enjeux ; instances et modalits de gouvernance / pilotage ; procdures associes si applicable ; collaborateur(s) et/ou entit(s) en charge de laffaire ; collaborateur(s) et/ou entit(s) mis(es) contribution en interne et en externe partenaires, ; lments de planification et chances ; livrables ; tat davancement), il est demand au responsable en place de mettre laccent sur : 9 Les risques vitaux sur laffaire / dossier qui, sils ntaient pas intgrs immdiatement par le responsable nouvellement nomm conduiraient une situation de crise court terme voire dchec, 9 La mise en vidence des facteurs cls de russite, formels et informels, bass sur son propre retour dexprience, et qui constitueraient autant dlments acclrateurs dans la prise de fonction par le responsable nouvellement nomm

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9 La mise disposition des procdures de fonctionnement de lentit relatives la gestion des affaires rcurrentes ( dfaut un descriptif listant les grandes tapes et les collaborateurs rfrents sur chacune dentre elles).

9.1.4

Un tat des dolances en cours

9.2 Contenu du dossier de passation de consignes en cas de changement de domiciliation des activits
Le dossier de passation de consignes laborer dans ce cas sera restreint au champ dattributions et dactivits effectivement transfres vers lentit cible. Ainsi, le responsable en place devra laborer un dossier par champ dactivits transfr (par exemple, trois dossiers si lentit dont il a la responsabilit est migre vers trois entits dans la nouvelle organisation). Le dossier de passation de consignes contiendra les mmes lments que ceux cits plus haut, restreint au champ dattributions et activits transfr. Il contiendra ainsi et particulirement : ltat descriptif du primtre, au sein de lentit, en charge du champ dactivits transfr, au sens capital humain et matriel, lensemble du capital informationnel disponible et li au champ dactivit transfr (descriptif des dossiers et affaires, et galement les donnes historiques archives, dossiers capitaliss,) Ces lments sont essentiels au bon transfert et changement de domiciliation dattributions et comptences.