PROCEDURE DE CONTROLE DES OPERATIONS CAISSE DE LA SCOODHA

Le contrle des oprations passe par les arrts. On distingue : les arrts de caisse ou arrts
quotidiens, les arrts hebdomadaires et les arrts mensuels. Cette procdure complte la
procdure des oprations de caisse dont vous trouverez une copie ici.
1- Les arrts quotidiens (les arrts de caisse)
Lors de larrt de caisse on vrifie deux choses dans chaque caisse:
a) Toutes les oprations effectues dans la caisse ont t bien enregistres fidlement aux
documents de base (fiche de versement, fiche de retrait rgulirement renseign)
b) Le montant en caisse en fin de la journe correspond au solde thorique de la dite
caisse (Solde thorique = solde douverture + versements retraits)
Cette vrification est consign dans le procs verbal darrt de caisse (vous trouverez une
copie ici) qui doit tre renseign respectivement par la personne ayant tnue la caisse, le
contrleur et vis par le responsable.
i) le contrle des oprations de caisse :
Le contrle des oprations de caisse se fait partir de lhistorique du compte caisse de la
journe ou priode sur laquelle se porte le contrle. (Cliquez ici pour voire comment consulter
le solde dun compte ainsi que son historique).
-

Il faut commencer par imprimer cet historique (ou se rassurer que toutes les oprations
saffiche clairement sur lcran).
Aller ligne par ligne en sachant que dans scoodha, lopration qui saffiche sur la
premire ligne est la dernire effectue dans la caisse.
Pour chaque ligne dcriture, se rassurer que son document de base existe et
prsente les caractristiques suivantes :
o Le montant clairement renseign sur le document de base correspond au
montant qui a t saisi dans la caisse
o Le numro didentifiant qui se trouve sur le document est bien celui qui a t
saisi dans la caisse
o Le document est rgulirement sign par le membre (en cas de versement)
ou par le membre et vis par son gestionnaire (en cas dun retrait)
Demander immdiatement la pice manquante la caissire sil y en a et en rendre
compte au responsable si possible sur un support crit (email, ou mmo crit)
En cas derreur sur le montant ou le numro didentifiant confirm par un responsable,
effectuer immdiatement la correction en remplissant des documents de base pour
passer la transaction contraire dans la caisse ayant fait lerreur. Ce document doit tre
rempli par le contrleur et vis par le responsable.

Note 1 : Chaque ligne dopration dans une caisse doit tre soutenu par un document de base
rgulirement renseign par son metteur.

ii) La fiche darrt de caisse :

Vous trouverez une copie de cette fiche ici.
a) Les Gestionnaires :

Scoodha, Guide pour contrler une caisse, septembre 2012

- Avant la clture de la journe, tous les gestionnaire doivent reverser le solde de leur caisse
dans la caisse principale ceci en renseignant rgulirement une fiche de versement
conformment au montant des billets et espces reverss.
- Une fois le versement effectu auprs de la caisse principale, le Gestionnaire doit consulter
son compte pour se rassurer que le montant vers a t effectivement saisi dans son compte et
que son solde est gale zro. En cas de problme, saisir directement le contrle ou le
responsable.
- les fiches de versement et de retrait justifiant les oprations de la journe dans la caisse
accompagn dune fiche darrt de caisse dment sign par la personne ayant tnue la caisse
sont transmises au contrleur pour vrification.
b) Caisse Principale :
- La personne ayant tnu la caisse principale pendant la journe renseigne la partie A)
(DECOMPTE PHYSIQUE DES BILLETS ET PIECES EN CAISSE) de la fiche ceci fidlement aux
billets et pices se trouvant dans sa caisse. Des contrles inopins doivent tre effectus au
moins deux fois par mois pour se rassurer que les informations renseignes ici sont juste.
- Une fois cette partie renseigne par la personne ayant tnu la caisse principale, la fiche est
transmis accompagne des documents justificatifs des transactions dans la dite caisse au
cours de la journe.
c) Contrle :
i) Contrle des Caisses des gestionnaires
- le contrleur effectue le control des oprations de la caisse (voire paragraphe i) plus haut)
- le contrle se rassure que le versement du gestionnaire dans la caisse principale a t saisi.
- le contrleur renseigne la partie B- statistiques (nombre et montant des versements et
retraits) et C- Contrle du solde de caisse (solde de la caisse dans scoodha rapproch au solde
dclars).
- en cas de manquant c'est--dire lorsque le solde dans scoodha est suprieur au solde
dclar par la caissire dans la rubrique A) dcompte physique des billets et pices en
caisse, le contrle exige un versement supplmentaire immdiatement du montant du
manquant et fait un mmo/email aux responsables sur ce sujet.
ii) Contrle de la caisse principale
- La personne ayant tenue la caisse au cours de la journe contrle fait un inventaire des
billets et pices se trouvant dans sa caisse et renseigne la partie A) (DECOMPTE PHYSIQUE DES
BILLETS ET PIECES EN CAISSE) de la fiche darrte de caisse ceci fidlement linventaire de
sa caisse.
- le contrle se rassure que la partie rserve la caisse est rgulirement signe par la
personne ayant tnue la caisse au cours de la journe.
Le control inopin :
- le contrle doit, au moins deux fois par mois faire un contrle inopin dans la caisse.
- le contrle inopin consiste pour le contrleur faire lui-mme le dcompte des billets et
espces se trouvant dans la caisse principale ceci sans aucune notification.

Scoodha, Guide pour contrler une caisse, septembre 2012

- Lobjectif du contrle inopin est de se rassurer que les montants dclars correspondent
effectivement la ralit en caisse.
Les donnes statistiques :
La partie statistique de la fiche darrt de caisse doit tre renseign par le contrleur.
Les donnes statistiques permettent de rcapituler les oprations effectues avec les membres
de la cotisation, les oprateurs de transfert dargent et la banque.
-

le contrleur compte le nombre des fiches de versement et de retrait rgulirement

renseign pour cotisation se trouvant dans la caisse qui est entrain dtre contrle ce
qui lui permet de renseigner les cases nombres et montant de la colonne
Cotisation.
Le contrleur compte le nombre de versement et de retrait effectu dans le compte des
oprateurs de transfert dargent partir des fiches propres ces derniers ce qui lui
permet de renseigner les cases nombres et montant de la colonne Transfert .
Le contrleur compte enfin le nombre de versement et de retrait effectu la banque et
ceci au regard des reus de versement et de retraits rgulirement mis sur notre
compte en banque ce qui lui permet de renseigner les cases nombres et montant de la
colonne Banque

Le control du solde de la caisse :

Le control ici vise se rassurer que la caissire na pas de manquant de caisse. Pour cel,
-

le contrleur ouvre le compte de la caissire dans scoodha et vrifie son solde la

clture de la journe puis le renseigne dans la colonne Solde dans scoodha .
Cliquez ici pour voire comment consulter le solde dun compte dans scoodha.
il y a manquant lorsque le solde dans scoodha est suprieur au montant dclar par la
caissire sur la fiche darrt dans la partie dcompte physique des billets et espce
en caisse
En cas de manquant dans la caisse principale, le contrleur doit immdiatement
envoyer un email/mmo aux Responsables en prcisant clairement le montant du
manquant.

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