Modalits

de la
communication administrative

Catherine Valle

Extrait de ''lments de culture juridique et administrative'' (p.27 56),

ouvrage publi par lESEN en dcembre 2003.

27

Modalits de la communication administrative

SOMMAIRE

Les rgles gnrales de la communication crite

31

Le style administratif

33

Formules et conseils gnraux

35

Les rgles de la ponctuation

39

L'emploi de la majuscule

41

La lettre administrative

43

---- lettre administrative en forme administrative

46

---- lettre administrative en forme personnelle

48

La note

49

Le bordereau

50

Le compte rendu

52

Le rapport

53

Le procs-verbal

55

Sources et bibliographie

56

29

Modalits de la communication administrative

LES REGLES GENERALES

DE LA COMMUNICATION ECRITE

Ne pas multiplier les objets

Faire un plan, pour aider choisir et hirarchiser les informations : ordre chronologique, du
particulier au gnral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au
dtail :
- l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier prcdent ou affaire concerne),
- le dveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la rglementation,
- la conclusion fait apparatre la dcision prise, la solution adopte ou une proposition nonce
clairement.

Tenir compte du destinataire

Il n'a pas forcment connaissance de l'affaire.

Reformuler la demande, dans le cas d'une rponse.

Replacer les informations dans leur contexte.

Choisir les arguments

Quand vous crivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les
arguments que vous allez dvelopper. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les
situer dans la hirarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou
peu valides.

Choisir ses mots

En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage.
Vous viterez en gnral les termes trop techniques.

Respecter les rgles de lisibilit

- bannir le jargon de spcialiste et les mots savants,
- donner la signification d'un sigle ds la premire utilisation,
- faire des phrases courtes et dvelopper une ide par phrase,
- allger les phrases en rduisant le nombre des subordonnes,
- veiller l'quilibre des paragraphes,
- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller le faire
apparatre clairement (pagination, .../...).

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Modalits de la communication administrative

Choisir le ton juste

vitez le ton affectif ou le ton premptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la
forme interrogative.

Aller l'essentiel
Dans un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille rapidement
l'essentiel.

Citer les faits

Citez toujours les faits tels que vous les avez observs ou qu'ils vous ont t rapports. Donnez
des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

Utiliser des formules positives

Limiter la redondance
La rptition des informations peut parfois tre utile et dlibre. La plupart du temps, elle est
involontaire et dnote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les rptitions ou les
redondances.

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Modalits de la communication administrative

LE STYLE ADMINISTRATIF
tre courtois
vitez tout jugement de valeur.

tre objectif
Les ractions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels.
Le signataire (qui peut tre diffrent du rdacteur) incarne l'tat ; il agit, par consquent, dans le
cadre des lois et rglements. Tout ce qui est crit doit pouvoir tre vrifi, notamment grce aux
rfrences faites aux textes officiels.

tre clair
L'administration ayant pour rle de prparer ou de prendre des dcisions, il faut que l'action soit
exprime avec clart pour tre comprise de son destinataire.
Recherchez l'emploi de mots simples.
Chaque phrase doit tre utile, donc apporter une information nouvelle.

tre logique
L'crit doit tre construit comme une dmonstration (voir pages prcdentes "faire un plan").

tre responsable
Le rdacteur crit au nom de l'autorit publique. Il emploie le "je", marque de la responsabilit
assume.

Employer le vocabulaire administratif

Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect
fondamental de la hirarchie.

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Modalits de la communication administrative

FORMULES ET CONSEILS GENERAUX

Formules introductives
- Faisant rfrence un lment prcdent :
J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du...
Comme suite votre lettre du..., votre demande du...
En rponse votre lettre du..., votre demande du...
Par lettre du...
Par lettre rappele en rfrence...
Par votre communication tlphonique du...
Conformment la circulaire n... du...
Vous avez attir mon attention sur...
Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
J'ai t saisi de...
J'ai t tenu inform de...
Vous m'avez signal que...
- Ne faisant pas rfrence un lment prcdent :
La lettre peut tre introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :
d'appeler votre attention sur...
de vous informer de...
de vous faire connatre que...
La question m'a t pose de savoir dans quelle mesure...
Il a t port ma connaissance que...
Il m'a t signal que...
- Pour une correspondance adresse un suprieur :
de vous rendre compte...
de vous faire parvenir...
de vous exposer...
de vous demander de bien vouloir...
- Pour une correspondance adresse un gal ou un subordonn :
de vous adresser...
de vous rappeler...
de vous demander de vouloir bien...
de vous faire connatre que...

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Modalits de la communication administrative

Formules de demandes
On retrouve les distinctions hirarchiques dans l'emploi des verbes :
- le suprieur
informe
fait savoir
fait connatre
fait observer
demande
prie de vouloir bien
engage...
- le subordonn...
rend compte de
expose
sollicite de
propose de
prie de bien vouloir

Formules d'exposition (termes prcis) verbes l'indicatif prsent :

j'ajoute
je constate
j'observe
je signale

je confirme
j'estime
je prcise
je souligne

je considre
je note
je rappelle

Ces verbes l'infinitif sont souvent prcds de : je me permets de, je crois devoir,
je ne peux que...
d'une manire plus autoritaire :
je prends acte...
je crois devoir attirer votre attention...
je ne sous-estime pas... mais...

Formules d'exposition (termes plus souples)

prendre note...
il n'chappe pas que...
ne pas manquer de...

se trouver appel
ne pas douter que
il n'est pas exclu que...

il est entendu que...

ne pas ignorer que..
je ne perds pas de vue...

L'utilisation du verbe savoir sert souligner l'impossibilit thorique d'une ventualit

envisage.
Il ne saurait tre question de...
Vous ne sauriez ignorer que...

Il ne saurait vous chapper...

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Modalits de la communication administrative

Formules gnrales
attacher du prix
dlivrer une copie
dcider que
constater un fait
aborder un point

accepter une solution

annuler une runion
ajourner une runion
appuyer une requte
assurer la diffusion

diffrer la mise en application

apprcier le bien-fond de
accorder une autorisation
confirmer les termes de
aboutir une solution

Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs

Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :
d'une part..., d'autre part...
en premier lieu..., en second lieu...
non seulement..., mais...
tout d'abord..., ensuite..., enfin...
par ailleurs...
en outre...

Expressions qui permettent la transition d'une ide l'autre, d'un paragraphe

l'autre
mon avis...
En ce qui me concerne...

mon sens...
En outre...

Pour ma part...
Par ailleurs...

Expressions permettant de caractriser l'importance d'un argument ou d'une

prescription
titre principal...
titre exceptionnel...

titre secondaire, accessoire...

titre d'information...

Ex : Je vous signale, titre accessoire, que...

Mot-outils qui expriment restrictions et rserves

Cependant...

Mais...

Toutefois...

Expressions apportant une prcision d'ordre temporel

Ds maintenant...

D'ores et dj...

Sans dlai...

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Sans tarder...

Modalits de la communication administrative

La conclusion est en gnral amene par des expressions du type : aussi,... dans ces
conditions,... en consquence,... suivies de formules diffrentes selon les cas.
Il faut noter que lemploi des diffrentes formules est directement lie la position hirarchique du
rdacteur :
- ainsi dune manire gnrale dans une correspondance fonctionnelle on privilgiera lemploi
du conditionnel : ex : je souhaiterais vivement que (lettre un lu) car la position statutaire
ne permet pas dexiger,
- le subordonn sadressera un suprieur de la mme manire.
- en revanche le suprieur pourra ( et souhaitera souvent ) utiliser le prsent de lindicatif :
je vous demande de vouloir bien veiller la bonne excution de cette directive

Formules de conclusion (locutions impersonnelles)

il convient de...
il vous appartient de...
il y a lieu de...
il est ncessaire, souhaitable, opportun de...
il importe de...
il y a lieu de...
il parat souhaitable, indispensable, prfrable de...
Ex : Il y a donc lieu de faire excuter immdiatement la disposition prvue,
Il est indispensable que vous interveniez efficacement,
Il serait opportun que vous sollicitiez...

Formules de conclusion attnues par l'emploi du futur ou du conditionnel

je vous serai(s) oblig...

je vous serai(s) reconnaissant...

Formules de conclusion (locutions impratives)

dcider que...
engager ...

demander que...
inviter ...

convier ...
prier de...

je me rserve de...
je vous prie de...

Ex : J'ai dcid que cette affaire n'aurait pas de suite...

Je demande (ou je dsire) que ces prescriptions soient strictement observes...
Je vous prie de me saisir des difficults ventuelles...
Je vous invite apporter la plus grande diligence...

Formules de conclusion insistantes

attacher du prix

prier de veiller l'application...

je vous serais oblig de...

Autres locutions
Je vous enjoins...
Je vous convie...
Je vous prie...

Je vous invite...
Je vous engage
Je veillerai

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J'attacherai de l'intrt ...

Je vous saurai(s) gr...
Je vous serai(s) reconnaissant de...

Modalits de la communication administrative

Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez
prises.

Quelques fautes ne pas commettre

Expressions incorrectes

Expressions correctes

de par
par lettre susvise
je vous annonce
nous avons convenu de nous revoir
par contre
dans le but de
rapport
baser sur
contacter quelqu'un
solutionner un problme
je vous serais gr
demander ce que
informer de ce que

par
par lettre vise, rappele en rfrence
j'ai l'honneur de vous rendre compte
nous sommes convenus de nous revoir
en revanche
afin de
propos de
fonder sur
prendre contact avec quelqu'un
rsoudre un problme
je vous saurais gr
demander que
informer que

La phrase
Un impratif : que tous les textes fassent clairement apparatre des phrases bien construites allant
d'une majuscule un point.
Les qualits principales du style sont la simplicit et la clart. Il vaut mieux, en gnral, faire deux
phrases d'une proposition qu'une phrase de deux propositions.

Attention au participe (pass ou prsent) en dbut de phrase !

Le participe en dbut de phrase impose le respect du sujet de la proposition.
Exemple fautif : Restant votre entire disposition, veuillez agrer, Madame, mes sincres
salutations. ("Restant" n'a pas le mme sujet que "veuillez").
Phrase correcte : Restant votre entire disposition, je vous prie d'agrer...

Attention l'expression ci-joint !

Notez la rgle particulire d'accord : l'expression ci-joint s'accorde avec le nom auquel elle se
rapporte quand elle est place aprs ce nom.
Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).
Elle est invariable lorsqu'elle est place avant ce nom.
Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).

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Modalits de la communication administrative

LES RGLES DE LA PONCTUATION

Les rgles de
l'orthographe.

la ponctuation doivent tre scrupuleusement respectes comme celles de

Le point (.)
Il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide.

Le point-virgule (;)
Il spare et relie les parties d'une "phrase compose", la suite d'une proposition ayant un sens
complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).

La virgule (,)
Elle spare des lments semblables (numrations) ou dissemblables (termes en apposition,
propositions incises).
Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure
pas, en gnral, devant et et ou.

Les deux points (:)

Ils annoncent une explication, une numration et soulignent un rapport souvent de cause ou de
consquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors
suivis de guillemets.

Le point d'interrogation (?)

Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.
L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la
neutralit). Elle est, en effet, cense rpondre aux questions et n'avoir pas les poser. Lorsqu'ils
interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des priphrases telles que :
La question se pose de savoir si....
N.B. Le point d'interrogation n'est pas ncessaire aprs une interrogation indirecte.
Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

Le point d'exclamation (!)

Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

39

Modalits de la communication administrative

Les points de suspension (...)

Par trois, ils marquent que le message est inachev ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.
On ne peut employer etc.+ trois points de suspension. Il faut choisir : soit etc., soit ....

Les parenthses ()
Elles isolent une explication ou une rflexion, une rfrence, une digression du texte principal.

Les tirets
Ils sont utiliss de prfrence aux parenthses -en marquant une sparation moins tranchante- dans
une phrase administrative o ils jouent le mme rle.

Les guillemets ( )
Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage insolite d'un
mot. Ils sont employs galement pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux.

Les blancs
Ils servent sparer les mots. On les trouve aussi aprs la virgule, le point et les points de
suspension ainsi qu'avant et aprs pour tous les autres signes de ponctuation.

L'emplacement des signes de ponctuation

Aucun signe de ponctuation ne se place en dbut de ligne.
Les parenthses, les guillemets : ouverts : jamais en fin de ligne ; ferms : jamais en dbut de ligne.

L'alina
C'est la sparation que l'on tablit en allant la ligne, c'est--dire en laissant incomplte la ligne en
cours et en commenant la nouvelle par un retrait.
L'alina correspond une pause trs marque et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe
d'ides un autre.

40

Modalits de la communication administrative

L'EMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu d'utiliser une majuscule :
aprs les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une phrase.
Mais si l'interrogation ou l'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont
considrs comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une minuscule.
Attention : pas de majuscule aprs deux-points (:).
au dbut d'un courrier, aprs la formule d'appel :
Ex : Monsieur le Proviseur,
Je vous prie de bien vouloir
pour les sigles et acronymes, en gnral. Mais ils peuvent s'crire en minuscules (sauf la lettre
initiale). Il est devenu trs courant de les crire sans espace ni point entre les lettres.
Ex :URSSAF ou Urssaf, CEDEX ou Cdex, mais plutt : SNCF, CRDP, PAE
Prennent une majuscule :
les noms de lieu : villes, rgions, cours d'eau, mers, montagnes, monuments..., de mme que les
adjectifs qui caractrisent un terme gographique (considrs alors comme nom propre).
Ex : Le Mont-Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas...
les noms de personne, noms de famille et les prnoms.
les noms de journaux - ex : le Monde.
les substantifs drivs de lieux pour en dsigner les habitants - ex : les Franais.
Mais l'adjectif driv d'un nom de lieu prend une minuscule - ex : le peuple franais.
La majuscule permet de reconnatre une acception particulire d'un mot.
Certains noms communs prennent une majuscule quand on leur reconnat une signification
particulire ; ils gardent la minuscule dans les autres cas. Il en est ainsi pour de nombreux termes
historiques, institutionnels, gographiques.
Ex : la Rvolution pour dsigner la rvolution de 1789.
On met d'ordinaire une majuscule aux noms dsignant le domaine trait par un ministre, un ministre...
Ex : le ministre de l'ducation nationale, le prsident de la Rpublique, le ministre des affaires
trangres...
Mais on ne met pas de majuscule prsident, ministre... sauf dans les formules d'appel et de
politesse.
L'tat, le Snat, la Facult... prennent une majuscule quand ils dsignent l'institution, la personne
morale.
Les noms d'organismes officiels, d'associations, de socits, ont une majuscule au premier mot.
Ex : le Conseil suprieur de la langue franaise, le Conseil des ministres.

41

Modalits de la communication administrative

La majuscule peut tre utilise en tant que signe de considration

Quand on s'adresse directement une personne par crit, on met gnralement une majuscule.
Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse).
On la met assez souvent aux noms de dignits, titres et fonctions.
Ex : Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet...
N.B. On met une majuscule l'adjectif dans Premier ministre en signe de considration.
Certains titres honorifiques ont toujours la majuscule.
Ex : sa Majest, son Excellence...
Les noms de ftes prennent une majuscule
Ex : Pques, Pentecte, le jour de l'An...
Les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule.
Ex : jeudi 15 janvier
L'article prend une majuscule quand il fait partie d'un nom propre.
Ex : Le Havre, La Haye..
L'usage est plus hsitant en ce qui concerne les noms de famille. Les articles la, du, des, prennent
gnralement une majuscule.
Ex : La Fayette, Du Barry...
En revanche, "de", s'crira avec une minuscule pour la particule nobiliaire (Monsieur de
La Fonaine), avec une majuscule pour les noms d'origine trangre.

D'une manire gnrale, il convient :

de limiter l'emploi des majuscules ;
de les accentuer ;
d'adopter une solution identique dans un mme document.

42

Modalits de la communication administrative

LA LETTRE ADMINISTRATIVE
y compris lettre circulaire
Formes

Elments

administrative

personnelle

lors dchanges de correspondance entre

des structures administratives

destination de toute personne nappartenant

pas ladministration

destination de toute personne appartenant

ladministration

entre deux services si on veut insister sur le

caractre personnalis et courtois du courrier

Timbre

- dans langle suprieur gauche, parfois au centre

- permet didentifier ladministration dont mane
le document

Lieu - Date

- angle suprieur droit Ville, suivie de la date

d'expdition (en entier)

Adresse - sous le lieu et la date

- indication de lautorit qui adresse la lettre
- intitul et adresse du destinataire (autorit
Suscription
responsable et non une personne prive)
- metteur
- faire apparatre la marque de la voie
- rcepteur hirarchique
Affaire
suivie par

Objet

- sous le lieu et la date

- ou en bas, gauche de la page
- prnom, nom du destinataire
- sa fonction ou sa qualit
adresse (numro, rue, code postal et ville)

- permet didentifier linterlocuteur

- figure sous le timbre
- comporte le numro de poste et le numro
denregistrement
- figure gauche
- mention succincte de la question traite
(un objet par lettre)

Rfrence

- sous lobjet
- rappel des documents antrieurs auxquels se
reporte le rdacteur

Pices jointes

- leur nombre est port au bas de la premire

page du texte gauche
- elles sont jointes en annexe

Formule
dappel

Ce sont celles du courrier priv :

Madame, Mademoiselle, Monsieur,
Monsieur Le Directeur...

Formule
de
politesse

Elle reprend ncessairement, dans son libell,

la formule d'appel. Ex : Veuillez agrer,
Mademoiselle, Madame, Monsieur, lexpression de
ma considration distingue.

Signature

Appose, en gnral, au bas du document, droite, par le dtenteur de lautorit ou

un autre signataire :
- signature par dlgation : pouvoir prvu par un arrt pour une dure dtermine ou permanente,
- signature par autorisation : pouvoir donn une personne dsigne pour une catgorie de pices
(lettres, bordereaux) relevant de son service,
- signature par ordre : fonctionnaire qui signe la place de son chef direct, momentanment
empch.
Dans tous les cas, les indications de titre et de patronyme du signataire par dlgation, autorisation
ou ordre, doivent apparatre.

43

Modalits de la communication administrative

LA CONSTRUCTION DE LA LETTRE
Quelle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obit aux mmes rgles de rdaction.

L'introduction
prsente l'affaire, la question ou le problme que l'on va traiter, de faon rapide et complte,
rsume les ides essentielles de la demande,
doit toujours reprendre l'ensemble des lments ncessaires la parfaite comprhension du
problme pos, mais aussi brivement que possible,

Le dveloppement
examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problme trait. C'est dire l'importance de
l'argumentation qui s'appuiera sur les textes rglementaires et lgislatifs mais aussi sur les faits
rels,
expose les faits et les arguments de manire progressive (c'est--dire des moins importants
ceux qui justifient la dcision),
est quilibr entre ses diffrentes parties, spares par des transitions qui permettent de
respecter l'unit et la progression.
respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une
bonne tenue).

La conclusion
est l'aboutissement logique de l'introduction et du dveloppement,
fait connatre, d'une manire prcise et sans ambigut possible, la dcision de l'administration
(que la rponse soit affirmative, ngative ou d'attente),
Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employes dans les formules de
conclusion. Il est bon de prciser que :
l'expression bien vouloir donne une ide de dfrence, de courtoisie. Elle est utilise par le subordonn s'adressant son suprieur,
vouloir bien est un commandement cach. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi,
c'est le suprieur qui l'emploie en s'adressant un subordonn. En effet, l'adverbe "bien" suivant
le verbe accentue la signification de celui-ci.

44

Modalits de la communication administrative

La formule de politesse
Utilise uniquement dans la lettre en forme personnelle.

Ton

Trs
dfrent

Liste des formules

Commentaires ventuels

Je vous prie d'agrer, M..., mes sentiments

respectueux et dvous.
Je vous prie de croire, M..., l'expression de
mes sentiments respectueux.
Je vous prie de croire, M..., l'expression de
mes sentiments les plus dvous.
Veuillez agrer, M..., l'assurance de ma parfaite
considration.
Je vous prie d'agrer, M..., l'hommage de mon
respectueux dvouement.
Je vous prie d'agrer, M..., les assurances de
ma haute considration.
Veuillez agrer, Madame, l'hommage de mon
respect.

Agrer : employ avec salutations

ou sentiments.
Expression : employ avec les
sentiments mais jamais avec les
salutations.

Formule, peut-tre, la plus courante

Sec

Irrit

Je vous prie d'agrer, M..., mes salutations

distingues.
Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations
distingues.
Veuillez agrer, M..., l'expression de mes
sentiments distingus.
Je vous prie de croire, M..., l'expression de
ma considration distingue.
Je vous prie de croire, M..., l'assurance de
mes sentiments distingus.
Veuillez agrer, M..., mes salutations
distingues.
Je vous adresse, M..., mes salutations
distingues.
Agrez, M..., mes salutations distingues.

Amical et
trs amical
(messages
courts)

Veuillez agrer mes meilleurs sentiments.

Salutations distingues.
Sincres salutations.
Bien cordialement.
Amicalement vtre.

Neutre

Plus
aimable

Formule surtout utilise en situation trs administrative.

Formule galement trs administrative employe pour s'adresser
des personnes hirarchiquement haut places.
Formule trs dfrente pour
s'adresser une femme.

NB1 : une femme doit viter de

prsenter ses sentiments un
homme.
"L'assurance" : moins dfrent
que "les assurances".

NB1 : un homme n'adresse jamais ses sentiments une femme, moins qu'ils ne soient
respectueux, mais prsente :
une dame (marie, veuve, divorce) : ses hommages,
une jeune fille, une femme clibataire : son respect,
une clibataire ge : l'hommage de son (profond) respect.

45

Modalits de la communication administrative

NB2 : la lettre administrative n'est jamais adresse directement un fonctionnaire subordonn, mais
l'autorit responsable. Elle fait apparatre la marque de la voie hirarchique. Tout courrier une
autorit suprieure doit tre transmis par l'intermdiaire de l'autorit hirarchique directe dont dpend
l'auteur de la lettre.
Exemples :
Le principal du collge ...

Monsieur le recteur de l'acadmie de...

S/C de Monsieur l'inspecteur d'acadmie
directeur des services dpartementaux
de l'ducation nationale

Les inspecteurs de l'ducation nationale

Monsieur R....
Professeur stagiaire de Lettres-Histoire
S/C de Madame ou Monsieur le proviseur
Cette procdure a deux justifications :

elle informe les diffrents chelons de l'administration de ce qui se passe la base,

elle permet ces chelons intermdiaires de donner ventuellement un avis propre
clairer l'autorit suprieure.
Il n'est fait exception cette rgle que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas,
l'original de la lettre est transmis par la voie hirarchique et une copie du document est directement
adresse au destinataire avec la mention :
"Copie transmise directement vu l'urgence".

46

Modalits de la communication administrative

Lettre en forme administrative

LIEU d'origine et DATE

TIMBRE
OU

ATTACHE

SUSCRIPTION

(acadmie, rectorat, service)

(adresse, tlphone)

(nom et fonction du rdacteur)

(fonction du destinataire, adresse)

Rfrences du courrier
Affaire suivi par (nom de la personne)

REFERENCES de l'affaire
(ventuellement)

OBJET

INTRODUCTION

2 cm mini

2 cm mini

DEVELOPPEMENT

CONCLUSION
SIGNATURE

47

Modalits de la communication administrative

Lettre en forme personnelle

LIEU d'origine et DATE

TIMBRE
OU

ATTACHE

ADRESSE

REFERENCES
OBJET

APPEL

INTRODUCTION

DEVELOPPEMENT
2 cm mini

2 cm mini

CONCLUSION

FORMULE DE POLITESSE
SIGNATURE

PIECES JOINTES
ADRESSE

48

Modalits de la communication administrative

LA NOTE
La note est un document interne destin :
un suprieur hirarchique ou un autre service pour rsumer un dossier ou faire le point sur
une question,
un subordonn pour donner des indications (instructions) de travail.
Elle peut galement accompagner un document pour l'expliquer.
Elle comporte le timbre, lobjet, la rfrence, la suscription : "note lattention de" suivi du
destinataire qualifi par son titre.
Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des
instructions. Elle se caractrise par sa brivet et sa concision.

Diffrents types de notes :

note de service : informer le personnel dune disposition officielle concernant lorganisation du
service
note de transmission : pour accompagner un dossier,
note explicative : donner au destinataire des prcisions en ajoutant des explications un sujet
dj trait,
note imprative : constater des erreurs, des manquements,
note de synthse : rdiger un document clair, prcis et cohrent partir dinformations diverses,
provenant de sources diffrentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des dcisions.

LA CONVOCATION
C'est un document destin convier une ou plusieurs personnes une runion. Il prend la forme
d'une lettre administrative forme personnelle ou d'une note.
Il comporte : lobjet de la runion, lordre du jour, la date et lheure, le lieu exact, lindication de la
personne qui prsidera, les personnes invites. Il peut indiquer les travaux prparatoires
excuter ou les documents apporter.
On convoque de suprieur subordonn, sinon on invite.

49

Modalits de la communication administrative

LE BORDEREAU
Cet imprim est destin l'acheminement des pices d'un service administratif un autre, chaque
fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la rdaction d'une lettre
d'accompagnement.
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3
colonnes (suivant exemple page suivante).

Le recours au bordereau est surtout utile :

lorsque la transmission comporte plusieurs pices, le double du bordereau permet au service
expditeur de conserver une trace des documents transmis,
dans le cas d'un envoi conjoint, d'viter les confusions en regroupant les documents ayant trait au
mme objet,
lorsque la pice transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le
dtenteur de la pice en question.

Dans la colonne "observations", les mentions suivantes peuvent tre portes

copie ... : indiquant la liste des destinataires.
pour attribution : dans ce cas, l'expditeur se dessaisit dfinitivement des pices et le destinataire doit statuer sur l'affaire. ventuellement peut figurer la mention : "en vous priant de bien
vouloir me tenir inform de votre dcision ou de la suite donne cette affaire".
pour information : le destinataire n'a pas intervenir, mais peut conserver pour son information
les pices qui lui sont transmises.
toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non l'affaire.
en communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le document l'expditeur aprs
en avoir pris connaissance.
pour suite donner : le destinataire est oblig de donner une suite, mais ne rend pas compte.
pour avis : le destinataire doit donner un avis motiv sur l'affaire qui lui est soumise.
pour signature ou pour visa : transmission une autorit hirarchique qui devra signer le
document ou y apposer son visa.
pour lments de rponse : le destinataire devra fournir sous forme de note ou de lettre les
informations ncessaires au service expditeur afin de lui permettre de rdiger la rponse une
question pose.

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Modalits de la communication administrative

ACADMIE DE
RECTORAT

BORDEREAU D'ENVOI

20 boulevard d'Alsace-Lorraine
BP 2609
80026
ENSEIGNEMENT TECHNIQUE

P... B...
Inspecteur de l'ducation nationale
Economie Gestion

Secrtariat IEN
00 00 00 00 00

PB/WX n/02-03
Affaire suivie par Mme W...

Indication des pices

Nombre

OBJET :

P... B....

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Observations

Modalits de la communication administrative

LE COMPTE RENDU
Parfois appel improprement procs-verbal, il dcrit des faits couls. C'est un document qui
restitue tout ou partie du contenu d'une runion ou d'une activit. Le compte rendu est la fois la
mmoire individuelle et la mmoire du groupe. En cas de ncessit, on peut s'y rfrer pour vrifier ce
qui s'est pass.
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intgrale du contenu d'une runion ou d'un
dbat. Ce peut tre par exemple le cas pour une confrence ou un discours.
Le compte rendu slectif, ou relev de conclusions, note les dcisions prises et rend compte des
informations les plus importantes retenir. Cette slection se fait en fonction d'un objectif et des
besoins du destinataire.

Quel plan adopter ?

L'introduction
Elle comprend :
- la date, le lieu et l'heure de la runion,
- l'objet ou l'ordre du jour,
- les nom et qualit du prsident,
- les noms et qualits des participants,
- les noms et qualits des personnes excuses ou reprsentes.
Le plan chronologique
Il rend compte des vnements dans l'ordre exact o ils se sont drouls.
Le plan thmatique
Il est le plus utile pour rendre compte d'une runion. En effet, quand une runion a un thme
prcis, il est inutile de rapporter les digressions et les rptitions difficilement vitables dans une
discussion.
La conclusion
Elle utilise habituellement la formule suivante : L'ordre du jour tant puis, la sance est leve
... heures.
Le rdacteur doit s'imposer un maximum d'objectivit, mme s'il opre des slections.
NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature ( bulletins secrets ou mains leves)
et ses rsultats (x voix pour, x voix contre...).

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LE RAPPORT
C'est une des manires dont on rend compte une autorit responsable d'une question importante en
lui proposant des solutions. C'est un document qui sert, partir de l'tude d'un problme ou de
l'analyse d'une situation, donner un avis motiv, proposer une action.
Il se diffrencie de la note, qui expose toujours brivement des affaires courantes, comme du compte
rendu et du procs-verbal, qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des
faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur
de donner un avis motiv et de conseiller une action.
C'est un document dmonstratif qui doit aider la prise de dcision. Il comporte gnralement un
nombre de pages important (minimum 10 15 pages, voire beaucoup plus) et est prcd d'une lettre
de prsentation.
Le rapport requiert des qualits de synthse, de prcision et de clart.

Prsentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet,
rfrence. Il arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorpor dans le titre.
La suscription doit indiquer la qualit du rapporteur et celle du destinataire.

Schma
Les ides et les faits rapports doivent s'enchaner dans un ordre logique.
Le rapport est structur et prsente un plan avec :
une introduction, qui peut comporter la rfrence aux faits ou aux instructions qui sont l'origine
du document. Un vritable expos peut tre ncessaire pour bien faire connatre l'objet du rapport.
Nanmoins, l'introduction doit tre la plus concise possible.
un dveloppement, dont le nombre de parties sera adapt chaque cas particulier. Il pourra
noncer les faits en premire partie, puis les consquences de ces faits en seconde partie, et
examiner diverses solutions possibles.
une conclusion, qui exposera ventuellement des propositions de dcision. Elle ne doit pas
apporter d'informations nouvelles, ni rsumer ce qui prcde.
Une formule finale peut tre utilise : "si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais
reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le prsent rapport revtu de votre approbation".
la signature : le rapport est dat et sign par son rdacteur.
Le rapport doit tre objectif, indpendant et complet.

Diffrents types de rapports

- d'activit
- d'opportunit
- d'valuation pdagogique, d'inspection, de jury...

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Qualits requises
Le rapport doit reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et proposer des solutions
recevables.
Le rdacteur, relatant des faits ou des ides, doit s'efforcer de produire un document :
objectif : en ne se fondant que sur des donnes vrifies et tenues pour exactes (on n'affirme rien
qu'on ne puisse justifier),
complet : en n'omettant aucun aspect de la question traite,
synthtique : en examinant les diffrentes donnes de la question pour les prsenter sous la forme
d'un ensemble cohrent.
Le rapporteur doit toujours viser l'efficacit, c'est--dire rdiger un document utile au destinataire.
Dans la mesure du possible, il rpondra aux questions : qui ? quoi ? o ? quand ? comment ? pour
aboutir des propositions nettes et claires.
Mme si le rapport implique gnralement une prise de position de la part du rdacteur, le destinataire
doit pouvoir, sa lecture, se prononcer sans difficults sur une des solutions proposes.

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Modalits de la communication administrative

LE PROCS-VERBAL
Comme le compte-rendu, le P. V. relate les dbats dune sance de travail de groupe.
Il enregistre le pass. Concis et prcis, le procs-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de
son rdacteur. Il enregistre un fait, un vnement dont la trace doit tre conserve dans l'intrt d'une
communaut.

Le procs-verbal de runion
Il est tabli par un (ou des) participant(s) dsign comme secrtaire de sance . Il permet de
garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de rfrence en cas de litige ultrieur. Mais, si le
compte-rendu est gnralement utilis pour toutes les runions de groupes formels ou informels, le
procs-verbal doit obligatoirement tre utilis pour relater les sances des instances ayant un pouvoir
de dcision (ex: Conseil dadministration).
Il doit comporter un certain nombre d'lments comme : nom, date, lieu de runion, nom de la
collectivit qui s'est runie, nom et qualit des participants, ordre du jour... Il mentionne toutes les
questions soumises un vote, et le rsultat de ce vote (pour, contre, abstention).
Pour tre valide, le procs-verbal doit tre approuv par les participants, gnralement lors de la
sance suivante.

Le procs-verbal de constatation
Il fait la description d'un fait ou d'un vnement qui pourrait tre ultrieurement contest. C'est sur la
base de procs-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent tre intentes.
Documents officiels, les procs-verbaux doivent tre archivs chronologiquement par catgorie dans
un dossier rserv cet effet.

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Modalits de la communication administrative

SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

Le style administratif, Robert Catherine, ditions Albin Michel, 1988.

La correspondance administrative, acadmie d'Orlans, Tours, juin 1994.
La rdaction administrative livret 1, CDFA, MJENR.
La lettre administrative livret 2, CDFA, MJENR.
Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier, ditions Berger-Levrault.
La lettre administrative, catgorie C, de F.Delval, La documentation franaise.
Note administrative, rsum de texte, Salon et Savignac, ditions Sirey, Collection Notions
essentielles

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