Animer Une Reunion

Guide mthodologique du travail en commun
Animer une runion
MTHODES & CONSEILS

> Matriser les phases de la
runion
- Prparer la runion
- Ouvrir la runion
- Matriser le droulement de
7.
> Matriser les phases de la runion
la runion - Clore la runion
> Matriser le rle
> Matriser le rle
danimateur
danimateur
- Les rles et attitudes de
lanimateur
> Matriser la diffusion du
- Les outils de lanimateur
message
- Grer les principaux
problmes
> Matriser la diffusion du
message
- La parole est dor
- La technique du voisinage
IAAT 2005
7.
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LES PHASES DE LA RUNION
Prparer la runion
CONSEIL
Objectif
Prparer une runion, pour en matriser le droulement et atteindre les objectifs fixs.
Mthodologie - Dmarche
1 Dfinir l'objectif, la finalit de la runion
2 Prparer le plan de la runion Notes

> Quels sont les points qui doivent tre passs en revue durant la
runion, quels sont les points qui demanderont le plus d'attention
> Une fois que vous avez dfini les points qui doivent tre traits durant la
runion, vous pouvez ensuite tablir le droulement de la runion (mettez
de prfrence les points les plus importants en dbut de runion et les
moins importants en fin de runion : si le temps prvu pour la runion est
dpass, au moins les points les plus importants auront t discuts)
3 Prvoir le chronomtrage de la runion
4 Choisir les participants

> Selon le sujet de la runion, faites la liste des participants qui, selon
leurs comptences, expriences et intrts, vous semblent importants
d'inviter.
> Idalement le nombre de participants se situera entre 5 et 10.
5 Runir les documents ncessaires et prparer les supports

visuels
6 Choisir un lieu pour la runion
7 Convoquer les participants

> Indiquer avec prcision le lieu et l'heure de la runion, ainsi que l'objec-
tif et l'ordre du jour
8 Le jour j, prparer la salle (chaises, clairage, tableau)

IAAT 2005
7.1
Z oom sur : les conditions pour une runion efficace
3 tapes cls :
introduire
engager et piloter
conclure
3 conditions : Dans tous les cas, quelques conditions sont indispensables

prparation pour avoir des runions efficaces :
animation
suivi > se runir si c'est le moyen le plus efficace
> ne runir que les personnes comptentes
> tendre un nombre optimum de participants (3 < 8 < 15)
> se runir sur un objectif clair et prcis
> prparer les runions
> avoir recours un animateur
> favoriser la participation active de tous
> avoir une mthode de travail
> prendre des notes et fixer les prochaines chances et ordre du jour
> liminer tout contact avec l'extrieur
> la runion ne doit pas durer plus d'une heure et demie
(ou prvoir des pauses)
IAAT 2005
7.1
Ouvrir la runion
CONSEIL
Ordre
du jour
Objectif
Scuriser les participants et crer une ambiance dtendue, mais de travail
Notes
1 Accueillir les participants
(laisser le temps au groupe de s'installer)
2 Se prsenter
(puis prsenter chaque membre du groupe si ncessaire)
3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pour

l'quipe prsente
4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente
5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion
6 Choisir un secrtaire si ncessaire
7 Dfinir les rgles de fonctionnement
8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart si

ncessaire
Z oom sur : la mise en train
Les mises en train sont des activits rapides utiliser au dbut des
runions. Elles signalent le commencement des activits de l'quipe,
prparant le groupe travailler ensemble.
Exemple
Tour de table et auto-prsentation brve de chaque membre de l'quipe ou pr-
sentation croises.
IAAT 2005
SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.
Joiner, 1992, np.
7.2
Z oom sur : les diffrents types de runions
type de runion comment russir

L'objectif Informer Information > s'appuyer sur des faits
descendante > tenir compte de la culture du groupe
est le rsultat
> faciliter la perception
concret que je > dgager la logique des informations
veux obtenir la > rpondre aux questions
> conclure
fin de la runion. Il
Sinformer Information > exprimer clairement ses besoins
caractrise le type ascendante d'information
de runion et > faire s'exprimer chacun
> approfondir ce qui est dit
induit la mthode
> reformuler pour s'assurer d'avoir bien
de travail. compris
Trouver des solutions Rsolution de > motiver les gens
problmes > respecter la mthode pas pas et
utiliser les outils de rsolution de
problme
> amener chacun faire le vide de ses
a priori
> faire dialoguer
Stimuler des ides Stimulation > adopter des mthodes de stimulation
de la crativit (cf. partie 2 du guide)
> faire s'exprimer les points de vues, les
ides
> rassurer
Aboutir un accord Ngociation > faire s'exprimer les points de vue
> dfinir les buts de chacun
> faire ressortir les points de convergence
/ divergence
> inventer des solutions
Former Formation > s'assurer que chacun possde les pr-
requis
> alterner thorie et pratique
> partir de la ralit
> contrler les acquis
IAAT 2005
7.2
Matriser le droulement de la runion
CONSEIL
Objectif
Conduire la runion et les participants vers l'objectif, dans le respect des consignes de dpart (temps, ordre
du jour)
Une runion est un dosage fait 20% de directivit de la part de l'animateur et 80% d'expression des
participants. L'animateur doit alors pouvoir jouer la fois, son rle de cadre car il fixe les rgles du jeu, mais
aussi de tremplin sur lequel les participants peuvent s'appuyer pour intervenir. L'animateur n'intervient pas
sur le fond, le contenu doit venir des participants.
Pour cela l'animateur doit :
1 Donner un temps de parole suffisant pour l'expos 10 Faire cesser les digressions, recentrer sur le sujet
des faits avec tact, mais fermet
2 Instaurer des pauses, des temps de silence 11 Faire des synthses

12 Noter au tableau les points d'accord, de
3 Rguler la circulation de l'information en donnant dsaccord, le chemin parcouru et le chemin
la parole chacun, en grant les consquences de
parcourir
l'ordre choisi et en respectant l'ordre des demandes
13 Ecouter, reformuler, faire rpter
4 Utiliser le jeu du questionnement pour favoriser
les interactions et la participation : utiliser le tour de 14 Interdire les attaques de personnes
table 15 Faire clarifier ce qui est dit
5 Solliciter les avis des autres, leurs analyses, 16 Proposer une mthode pour examiner une
inviter prendre la parole question :
> travail en sous-groupes,
6 Etre et rester l'initiative par le questionnement > recensement des arguments pour, puis des
(ne pas prendre position sauf sur les rgles de la arguments contre,
runion) > lister avantages et inconvnients d'une solution,
7 Rguler les tensions dues aux divergences, etc
oppositions, voire conflits : " calmer le jeu "
17 Conclure
8 Reformuler pour vrifier si tout le monde a compris
la mme chose
9 Faire le point par rapport au cheminement prvu et

faire respecter l'ordre du jour ainsi que le chronom-
trage de la runion
IAAT 2005
7.3
Z oom sur : les caractristiques dun groupe
Pour qu'un groupe existe :
Les
concerns
participants
comptents
doivent tre :
motivs
Le pouvoir > un objectif atteindre

Les
> la libert de l'atteindre
participants
doivent avoir :
La volont > l'envie de l'atteindre et la conscience
de leur interdpendance
(ils doivent tre conscients qu'ils ont plus de
chances de succs unis que seuls)
Linformation > les ressources pour l'atteindre
La technique > une mthode de travail

IAAT 2005
7.3
Clore la runion
CONSEIL
Fin...
suivre
Objectif
Conclure et anticiper la suite des discussions, du projet en organisant la
runion suivante alors que tous les participants sont prsents.
Notes
A la fin de la runion :
> faire la synthse du cheminement du groupe
et prsenter les conclusions
> prciser ce que la runion va permettre de faire
> rpartir les tches, fixer le planning
> faire l'valuation de la runion la fin de la sance
> remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leur

efficacit
Aprs :
> suivre l'application des dcisions
> ne pas parler du comportement des autres, parler de la runion
> procder l'valuation de la runion

IAAT 2005
7.4
Z oom sur : llaboration d'une prsentation PowerPoint
Le PowerPoint > Le texte doit tre lisible ! Choisir une taille de typographie suffisamment grosse pour que
est un support le lecteur du fond de la salle n'ait pas plisser les yeux. On dit que la taille moyenne du texte
une intervention. pour une prsentation doit tre de 14 points. Nous conseillons de choisir des tailles de typo
entre 14 et 16 points, pas plus petit (plus gros pour les titres).
Ce n'est donc pas
lui qui doit faire > Eviter le bruit visuel ! Oublier les images de fond, qui gnent la lisibilit du texte. De mme,
l'animation de la choisir une couleur de texte sature sur une couleur de fond non sature. Le texte noir sur
runion, mais bien fond blanc reste le plus lisible.
le prsentateur.
> Eviter les blocs de texte : personne ne les lis part le prsentateur (et lire ce qu'il y a
Celui-ci doit se
l'cran est la dernire chose faire pour une prsentation). Fonctionner plutt par points
rendre
synthtiss.
indispensable.
> Eviter les polices de caractre dcoratives. Prfrer le verdana, le tahoma, l'arial Les
Autrement dit, polices sans empattement sont plus facilement lues l'cran.
toutes les
> Utiliser des graphiques, des illustrations pour accompagner le texte. Cela a le mrite de
informations ne dynamiser et d'allger la prsentation. Faire tout de mme attention ne pas en utiliser
doivent pas figurer tort et travers.
sur le power point.
> Essayer de respecter une mise en page identique pour toute la prsentation. Dfinir des
emplacements fixes pour la hirarchie de contenu (titre, sous-titre, etc.).
Le prsentateur
apporte > Allger les diapositives. Il vaut mieux utiliser deux diapositives et faire ressortir les infor-
l'information, le mations importantes, plutt que de surcharger la page et noyer les informations.
powerpoint
> Donner des repres de dure : indiquer par exemple le nombre de diapos et o en est la
laccompagne.
prsentation (7/18). a rassure les spectateurs (qui n'ont plus se poser la question " y en
a-t-il encore pour longtemps ?).
> Eviter les transitions proposes par le logiciel. Elles sont souvent inutiles et donnent
l'impression que lon veut montrer quon sait utiliser l'outil, mais n'apportent rien la
prsentation.
> Essayer d'orienter le regard de l'utilisateur sur le point dont on est en train de parler :
faire apparatre les lignes une une, ou un indicateur devant chaque ligne par exemple.
IAAT 2005
http://www.ergologique.com/documents/exppt.ppt
7.4
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LE RLE DANIMATEUR
Les rles et attitudes de lanimateur
CONSEIL
Objectif
Connatre le rle d'animateur pour ne pas outrepasser ses droits et prrogatives
Le rle
> L'animateur est le pilote de la runion, son rle est de mettre en L'animateur doit faire preuve :
mouvement le groupe vers les objectifs de la runion. > d'un dosage appropri de directivit et de
> Il veillera ne pas monopoliser la parole au dtriment des dmarche participative
participants.
> Il fera en sorte de ne pas imposer ses points de vue, mais de les > d'affirmation de soi et de tonicit
soumettre aux participants titre de propositions. > de convivialit et d'humour pour
positionner la relation
L'animateur trois fonctions :
1 Fonction de production (rsultat) > de srnit face aux incidents ou difficults
> Rendre le groupe et la runion efficaces. ventuelles
> Produire des rsultats, c'est--dire des solutions, des dcisions,
> d'coute et d'ouverture aux retours des
des propositions, des informations.
participants
2 Fonction d'organisation (structurer) :
> Favoriser l'expression de tous dans un cadre structur.
> Organiser et mettre en forme l'expression
3 Fonction de gestion (grer les individus et les interactions) :

> Grer la mise en relation d'individus qui vont ragir selon leur
Notes
personnalit, leur statut, leur position hirarchique, leur apparte-
nance tel groupe, leur systme de valeur, leur implication plus ou
moins grande dans le sujet de la runion, leurs espoirs
L'animation doit tre la plus participative et interactive possible :

> Participative : en favorisant la participation par le questionnement
> Interactive : en vitant que la communication ne se limite une
interactivit animateur -> participant, mais qu'elle favorise aussi
l'interactivit entre participants.
IAAT 2005
7.5
Mthodologie - Dmarche (suite)

Les attitudes
Le regard
> Accepter d'tre " sous le regard " des participants : oser faire face ce regard, ne pas fuir.
> Regarder alternativement chaque membre du groupe : le regard est un moyen " d'adresser la parole ", car ne
pas regarder un ou plusieurs membres de groupe revient les ignorer, et terme les dsintresser du dbat.
> Le regard est un moyen d'avoir le retour des participants : ractions non-verbales des interlocuteurs
(hochement de tte d'approbation, sourire, attention du regard, froncements de sourcils, etc.)
La dynamique corporelle
> Dplacements : ne pas rester statique, alterner stationnements et dplacements.
> Rythme : la prcipitation est souvent synonyme de malaise, timidit. Une relative lenteur matrise
cre de l'assurance et la communique.
> Proxmique : prenez la bonne distance et faites plutt vos interventions debout, ce qui vous
permettra de vous dplacer et de crer un ascendant sur les participants.
> Gestes : " librez vos gestes " : ils renforcent le message mis en lui donnant une dimension
visuelle et sont un lment supplmentaire de la dynamique corporelle.
> Prendre un point d'appui, de prfrence mobile (feutre par exemple) : cela rassure, prserve la
dynamique gestuelle (dplacements + gestes) et vite de rechercher inconsciemment des points
d'appui fixes comme les mains dans les poches, la table ou le dossier de la chaise, et d'y rester coll.
Enonciation
> Veiller bien prononcer et articuler : lintervenant est mieux entendu et compris des interlocuteurs.
> Volume : parler plus fort que ne le ncessite la distance des interlocuteurs : convaincre et s'imposer comme
pilote passe aussi par plus d'intensit dans la voix.
> Dbit : ne pas avoir un dbit trop rapide et mnager des pauses. L'oral la diffrence de l'crit, offre toute
libert pour mnager des pauses dans la chane parle.
En effet, les pauses ont le mrite de :
- permettre de reprendre son souffle
- d'anticiper ce qu'on va dire
- permettre aux auditeurs d'intgrer ce qui est dit
- de crer un effet d'attente et de maintenir l'attention des auditeurs
IAAT 2005
7.5
Les outils de lanimateur
OUTIL
matriel ncessaire :
***
tableau ou paper-board
Objectif
Faciliter la comprhension du message par le public grce des outils simples.
Le questionnement Exemple
1 Utiliser la panoplie des diffrents types de questions > question ferme
> questions fermes : pour obtenir une rponse simple " tes vous d'accord avec ? "
rponse Oui / Non " quelle date le projet a-t-il commenc ? "
ou > question ouverte
rponse quantitative " que pensez-vous de cette solution ? "
> questions ouvertes : rponses ouvertes amenant au dialogue > question choix multiple
questions choix multiples pour laisser aux deux parties " quelle date vous convient le mieux : le 12,
une part de pouvoir dans la prise de dcision le 15 ou le 19 ? "
> questions diriges
2 Utiliser les diffrentes manires d'adresser des questions " untel, que penses-tu de ? "
> questions diriges, adresses un participant
> questions non diriges
> questions non diriges, la cantonade
" est-ce que quelqu'un souhaite ajouter
> questions en relais, s'appuyant sur l'intervention d'un participant
quelque chose ce sujet ? "
> questions en relais
" que pensez-vous de ce que vient de dire
untel ? "
La reformulation
Exemple
> Reformuler c'est redire en d'autres termes que ceux de son
interlocuteur, d'une manire plus concise et/ou explicite, ce qu'on lui > reformulation - vrification
a entendu dire. " est-ce que tu veux dire que ? "
> On peut reformuler soi-mme, en tant qu'animateur, ou bien faire
reformuler un participant. > reformulation - clarification
" si j'ai bien compris, tu veux dire que ?
3 types de reformulation :
> reformulation - vrification : vrifier le sens de ce qui a t dit > reformulation - mergence
> reformulation - clarification : claircir ce qui apparaissait confus " tu as l'air de douter de "
dans une intervention " untel, tu n'es pas d'accord ? "
> reformulation - mergence : faire apparatre :
- ce qui vient d'tre sous-entendu
- ce que vient de dire le comportement non-verbal
d'un participant
IAAT 2005
*** Niveau de difficult

Quantit de matriel requis
7.6

Les auxiliaires visuels de l'animation
L'outil visuel permet de focaliser l'attention, de mmoriser plus facilement et d'aider convaincre (permet de
toucher un public plus large : les auditifs par le son de la voix et les visuels par les supports projets ou affichs
en appui au discours)
Que noter ?
> le plan ou la mthode de travail
> les phrases importantes de la runion ou d'une explication
> les rsums / synthses intermdiaires
> les questions importantes qui vous ont t poses et auxquelles vous ne souhaitez pas rpondre
immdiatement (les points en rserve)
> les schmas
> les ides (lors d'un brainstorming par exemple)
> les conclusions, les dcisions
Exemple
Les principaux outils votre disposition sont :
> Le tableau
Tableau blanc ou papier
> L'animateur peut y noter les mots-cls au fur et mesure du droulement
de la runion.
> Le tableau peut servir de support des hypothses ou dmonstrations des
participants.
> Il sert de mmoire au groupe : accessible en permanence, en particulier le
tableau papier, il permet notamment de faciliter les synthses partielles
intermdiaires et la synthse finale.
> Les transparents ou diaporamas PowerPoint

On les rservera la prsentation de documents, tableaux, courbes,
schmas complexes ou pour reprendre le plan de l'intervention.
> Les documents papiers

On fera en sorte de les diffuser pralablement la runion afin que la lectu-
re ne vienne pas distraire les participants et parasiter le droulement de la
runion.
IAAT 2005
7.6
Les 6 problmes les + frquents
CONSEIL
Objectif 6 problmes frquents* :
> Patauger
Pour apprendre garder le contrle de sa runion, il faut
> Les participants agressifs
apprendre faire face aux multiples situations auxquelles
peut conduire le travail en groupe. > Les participants dominateurs
> Les participants hsitants
> Les hors sujets
Mthodologie - Dmarche > La perte d'attention
Patauger
Patauger, c'est perdre trop de temps, remettre en cause les Mthodologie

dcisions ou conclusions par peur de ne pas avoir envisag
tous les risques. 1 Obliger le groupe regarder d'un il
critique la faon dont le projet fonctionne.
> Si ce type de problme arrive au dpart, 2 Utiliser la mthode du cycle PDCA (ou roue
c'est vraisemblablement que l'quipe n'a pas une ide claire de Deming) :
de son travail. Des problmes au dmarrage peuvent P - Plan - Planifier
indiquer galement que les membres du groupe ne sont pas D - Do - Faire
encore assez l'aise les uns avec les autres pour entamer C - Check - Etudier le rsultat
de vritables discussions et prendre de vritables dcisions. A - Act - Agir
> Patauger lors des dcisions
Planifier
peut indiquer que le travail du groupe n'est pas le produit d'un
Qu'avons-nous appris jusqu'ici ?
consensus, mais que quelques membres hsitent dire
Que devons-nous faire ensuite ?
qu'ils ne sont pas d'accord avec les conclusions du groupe.
De quelles connaissances ou moyens l'quipe
> Patauger la fin d'une phase du projet aura-t-elle besoin la prochaine tape ?
signifie parfois que le groupe n'a pas de plan prcis et ne > Etablir un objectif d'amlioration
connat pas les prochaines dmarches suivre. > Dfinir le plan d'actions
(possibilit d'utiliser la mthode QQOQCCP fiche
> Patauger la fin du projet 6.3)
indique d'habitude que les membres de l'quipe se sont trs
bien entendus et hsitent se sparer, ou bien qu'ils hsitent Faire
peut-tre exposer leur travail la critique des autres. Faire les efforts ncessaires pour que les
prochaines tapes du projet suivent la stratgie
dfinie.
Etudier le rsultat
Qu'est-ce qui a march ou au contraire n'a pas
fonctionn ? De quoi avons-nous manqu ?
Agir
(Adopter ou abandonner la modification ou refaire le
cycle) Faire discuter l'quipe sur la faon
d'incorporer les dcisions prises et les
IAAT 2005
amliorations apportes.
* SCHOLTES Peter R. Le guide pratique du travail en quipe. Comment utiliser les quipes pour amliorer la qualit.
Joiner, 1992, np.
7.7

Les participants agressifs
Les participants agressifs exercent une influence excessive dans un groupe, souvent parce qu'ils sont d'un rang
plus lev dans l'entreprise ou parce qu'ils ont une connaissance technique profonde. Le rle de l'animateur est
donc de faire en sorte de trouver le juste milieu entre la prsence de spcialistes et d'experts utiles au groupe et
la possible domination exerce par ces derniers.
Mthodologie
Plusieurs profils possibles :
* Le leader qui veut toute la place

> ne pas le fixer quand il parle et regarder les ractions des autres
> reformuler et relancer la parole dans le groupe de prfrence des personnes qui parlent peu
> ne pas lui donner la parole en premier
* Un opposant
> le laisser s'exprimer
> reprendre ce qui est intressant relever et en faire un constat
> demander aux autres comment ils voient le problme
Plus gnralement :
> renforcer le sentiment qu'il n'existe pas de domaine sacr.
Les membres de l'quipe ont le droit d'explorer tout domaine ayant rapport avec le projet, sans
remettre en cause la rpartition des tches, mais pour comprendre tous les enjeux lis au projet.
> parler au spcialiste et lui demander en temps qu'expert de faire une formation simple
l'ensemble du groupe, pour partager sa connaissance, et faciliter le dialogue.
Les participants dominateurs
Les participants dominateurs aiment bien s'entendre parler, et donnent rarement la chance aux autres de
contribuer. Ils dominent la runion par des interventions prolonges, des anecdotes hors sujet. Leurs
conversations empchent alors le groupe de progresser car les autres membres se dcouragent et trouvent des
prtextes pour manquer des runions.
Mthodologie
* Un participant bavard Notes
> reformulation " si j'ai bien compris " et synthse
> poser une question dirige un autre participant
> rappeler l'horaire et l'expression galitaire de chacun
Plus gnralement :
> structurer la discussion autour de questions cls afin
d'encourager une participation gale.
(cf. fiches outils d'aide la prise de dcision de 5.1 5.8)
> incorporer l'galit de participation dans la grille
d'valuation de la runion.
IAAT 2005
7.7

Les participants hsitants
Chacun de nous a un besoin diffrent de faire partie d'un groupe (l'instinct de la " tribue contre l'instinct du solitaire)
et un niveau diffrent d'aisance pour parler dans un groupe (l'extraverti contre l'introverti). Nous n'avons ni tort, ni
raison d'tre socitaire ou solitaire, extraverti ou introverti ce ne sont que des diffrences avec lesquelles il faut
savoir conjuguer. En effet, les problmes se dveloppent dans un groupe lorsqu'il n'y a pas d'activits incorpo-
res qui encouragent les introvertis participer et les extravertis couter.
Mthodologie
Plusieurs possibilits :
* Silence prolong d'un participant

> solliciter la participation par une question, un regard,
Notes
jouer le rle d'aiguilleur
" Est-ce que quelqu'un a des ides sur ce sujet ? "
(le dire en regardant le participant peu locace)
> utiliser le questionnement, questions diriges et fermes
dans un premier temps pour ne pas crer de stress chez
les personnes sollicites
* Silence du groupe
> ne pas rompre le silence si celui-ci est un silence actif
> relancer la question si le silence est vide
> lorsque c'est possible, diviser le travail en tches et en
rapports individuels
> si le silence est hostile rpondre qu'on ressent de
l'hostilit et demander quelle en est la cause. Si le groupe
ne veut pas rpondre, ne pas forcer.
Les hors-sujets
Gnralement, l'garement et les hors sujets s'installent lorsque les membres de l'quipe perdent de vue
l'objectif de la runion ou veulent viter un sujet controvers. Dans les deux cas, l'animateur est responsable de
faire revenir la conversation l'ordre du jour.
Mthodologie
* Face un hors sujet :
> recentrer en rappelant l'objectif et l'tape inscrite au tableau
> rediriger la conversation vers le sujet
" Nous nous sommes gars du sujet qui concernait __. Les derniers commentaires avant notre
digression taient __. "
> utiliser l'ordre du jour avec des estimations de temps pour chaque rubrique pour indiquer que
l'quipe sort du cadre
> afficher les rubriques ou sujets voquer pour que tous les membres puissent les regarder tout au
long de la discussion et se reprer dans la runion
> demander le lien entre ce qui est dit et ce qui est au programme
> noter au tableau le sujet de la dispersion pour une sance ultrieure
* Les aparts :
> rappeler les rgles de fonctionnement du groupe
IAAT 2005
> se rapprocher physiquement du sous groupe qui parle.

> inviter les bavards partager avec le groupe ce qu'ils sont en train d'voquer en leur donnant la
parole. Si cela n'a aucun rapport avec l'objet de la runion, ils prfreront s'abstenir.
7.7

La perte d'attention
Quelques moyens trs simples de maintenir tous les participants attentifs ce qui est prsent ou dbattu en
runion, malgr le temps qui passe.
Mthodologie
* Le regard
> Le regard permet de capter l'attention, d'adresser la
parole.
> On s'efforcera d'tablir le contact dans la communication Notes
en regardant successivement et alternativement
l'ensemble des membres du groupe sans en " ignorer "
aucun (cf. fiche 7.5)
* Les moyens qui vitent la monotonie

> Varier les canaux de communication (parole, auxiliaires
visuels et locuteurs : animateur / participants)
> Varier l'intensit et le rythme de la parole, utiliser
judicieusement les pauses au fil de l'intervention
(cf. fiche 7.5)
> Se dplacer et matriser ses gestes
* Les moyens qui vitent la distraction

> Auxiliaires visuels qui " focalisent " le regard des
participants
> Eviter la distribution de documents au dbut de la
runion, ce qui entrane la dispersion des participants
(travailler plutt chaque fois que possible, sur des diaporamas ou
des transparents reproduisant les documents)
IAAT 2005
7.7
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE
La parole est d'or
MTHODE
matriel ncessaire :
***
fiches cartonnes (5 par personne)
chronomtre
Objectif
Inviter les participants changer leurs points de vue tout en respectant le cadre fix pour la runion, notam-
ment le temps. En effet, chaque participant ne disposant que de 5 minutes de temps de parole, si les rgles
du jeu sont bien respectes, la runion peut tre parfaitement orchestre faisant place des questions de fond.
1 Au dbut de la runion, chaque participant reoit un carnet de Notes
5 " bons de parole " son nom, chaque bon lui donnant droit une
minute de temps de parole, non morcelable.
2 Le dbat s'engage sur un thme dfini par l'animateur, pendant

30 minutes. Les participants peuvent s'exprimer aprs avoir donn
leur bon un secrtaire, qui dclenche le chronomtre, afin de
veiller au respect du temps de parole.
3 Le secrtaire peut galement crire sur le bon des

commentaires sur le contenu et/ou la pertinence de l'intervention
du participant. Chacun peut utiliser un bon sans prendre la parole,
afin de permettre un temps de rflexion.
4 Ensuite on peut analyser les interventions de chacun et les

diffrents arguments du dbat en reprenant chronologiquement les
diffrents bons de parole.
IAAT 2005

7.8
Z oom sur : La Commission Nationale du Dbat public
Missions - Rles La CNDP est charge de veiller au respect de la participation du
public au processus d'laboration des projets d'amnagement ou
d'quipement d'intrt national, ds lors qu'ils prsentent de forts
enjeux socio-conomiques, ou ont des impacts significatifs sur
l'environnement ou l'amnagement du territoire.
Outils
Les instruments du dbat public > Les runions publiques qui fondent le caractre du dbat
- Runions publiques gnrales
Reprsentation public qui ncessite un objet, droulement,
rgles de conduite par le prsident
- Auditions publiques
Donner au public la possibilit de faire entendre ses points
de vue et de poser ses questions
- Runions publiques de proximit
Faciliter l'expression de toutes les opinions et susciter les
changes constructifs
-Tables rondes thmatiques publiques
Aborder de manire progressive et ordonne les grands t
hmes du dbat.
> Les runions d'appui qui enrichissent le dbat

- Confrences d'acteur(s)
Permettre aux experts de s'exprimer de manire
approfondie
- Runions restreintes de reprsentants du public
Auditionner sous engagement de discrtion et en tmoi
gnant en public du compte rendu fait par la CNDP sur une
controverse qui met en jeu des informations que le matre
d'ouvrage doit garder secrtes.
- Ateliers pdagogiques
Enrichir le dbat en permettant aux acteurs de dvelopper
leurs connaissances sur un sujet spcifique ne prtant pas
controverse.
Les outils d'information > Le mailing

> Les stands
> Les prsentoirs
> L'affichage
IAAT 2005
> La diffusion itinrante en centre-ville

> Le Short Messaging (SMS)
> L'e-mailing
CNDP - Le catalogue des instruments Cahier 3
7.8
ANIMER UNE RUNION- MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE
Technique du voisinage
MTHODE
matriel ncessaire :
***
tableau ou paper-board
Objectif
Pour changer et sensibiliser les membres du groupe l'importance du message que l'on peut vhiculer en
interne, mais aussi en externe. Permet de mettre en vidence que chaque membre de l'quipe est le porte-
parole de l'entreprise et qu'il faut tre vigilant quant aux informations que l'on diffuse.
1 Chaque participant se compte tour de rle " un " ou " deux ". Notes
2 Les " deux " sont invits interroger ou interviewer les " uns "
qui sont leur droite pendant 10 minutes.
3 Les " deux " transmettent aux " uns " qui sont leur gauche ce
qu'ils ont recueilli auprs des " uns " leur droite.
4 Les " uns " vont inscrire au tableau les messages que leur ont
transmis les " deux " pendant que ceux-ci changent ou
compltent.
5 Il y a ensuite une discussion collective sur les messages.

IAAT 2005

7.9
ANIMER UNE RUNION - MATRISER LA DIFFUSION DU MESSAGE
E xemple
Etape 1 Les 2 interrogent les 1 leur droite sur la description de loffre de produits et services de leur
entreprise
Les 1 exposent leur vision de loffre de leur entreprise
1 2
2 1
1 2
2 1
1 2
Etape 2 Les 2 exposent aux 1 leur gauche ce que les 1 leur droite leur ont expliqu
Les 1 coutent
1 2
2 1
1 2
2 1
1 2
Etape 3 Les 1 font la liste des missions cites par les 2

Les 2 explicitent ce quils ont exprim aux 1
2
1 2
1 2
1
1 2
2
IAAT 2005
Etape 4 Conclusion / Dbat :

Si de fortes divergences apparaissent, sinterroger sur la clart des missions et/ ou de lorganisation
de la structure, et au del, sur limportance que ces diffrences peuvent avoir dans le discours
auprs des clients par exemple.
7.9

Animer Une Reunion

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Guide mthodologique du travail en commun

Animer une runion

MTHODES & CONSEILS

2 Prparer le plan de la runion Notes

3 Prvoir le chronomtrage de la runion

4 Choisir les participants

5 Runir les documents ncessaires et prparer les supports

6 Choisir un lieu pour la runion

7 Convoquer les participants

8 Le jour j, prparer la salle (chaises, clairage, tableau)

3 conditions : Dans tous les cas, quelques conditions sont indispensables

3 Introduire en situant la runion par rapport ce qui est important pour

4 Prsenter le contexte et la synthse de la runion prcdente

5 Indiquer l'ordre du jour et les objectifs de la runion

6 Choisir un secrtaire si ncessaire

7 Dfinir les rgles de fonctionnement

8 Ne pas cacher les difficults de dialogue prsentes au dpart si

Z oom sur : la mise en train

type de runion comment russir

Matriser le droulement de la runion

Pour cela l'animateur doit :

2 Instaurer des pauses, des temps de silence 11 Faire des synthses

9 Faire le point par rapport au cheminement prvu et

Pour qu'un groupe existe :

Le pouvoir > un objectif atteindre

Linformation > les ressources pour l'atteindre

La technique > une mthode de travail

> prciser ce que la runion va permettre de faire

> rpartir les tches, fixer le planning

> faire l'valuation de la runion la fin de la sance

> remercier les participants pour leur collaboration en valorisant leur

> ne pas parler du comportement des autres, parler de la runion

> procder l'valuation de la runion

Les rles et attitudes de lanimateur

3 Fonction de gestion (grer les individus et les interactions) :

L'animation doit tre la plus participative et interactive possible :

Mthodologie - Dmarche (suite)

Les outils de lanimateur

*** Niveau de difficult

Mthodologie - Dmarche (suite)

> Les transparents ou diaporamas PowerPoint

> Les documents papiers

Les 6 problmes les + frquents

Patauger, c'est perdre trop de temps, remettre en cause les Mthodologie

Mthodologie - Dmarche (suite)

* Le leader qui veut toute la place

Les participants dominateurs

Mthodologie - Dmarche (suite)

* Silence prolong d'un participant

> se rapprocher physiquement du sous groupe qui parle.

Mthodologie - Dmarche (suite)

* Les moyens qui vitent la monotonie

* Les moyens qui vitent la distraction

La parole est d'or

2 Le dbat s'engage sur un thme dfini par l'animateur, pendant

3 Le secrtaire peut galement crire sur le bon des

4 Ensuite on peut analyser les interventions de chacun et les

*** Niveau de difficult

> Les runions d'appui qui enrichissent le dbat

Les outils d'information > Le mailing

> La diffusion itinrante en centre-ville

CNDP - Le catalogue des instruments Cahier 3

5 Il y a ensuite une discussion collective sur les messages.