Le Changement

Organisationnel

1
 Un projet de changement organisationnel

C'est un projet qu'il faut traiter obligatoirement par étape :

organisation et méthodes avant les outils logiciels

Des acteurs qui Rendre les acteurs de l’entreprise opérationnels Des acteurs
savent qui savent
comment
Préparer à mettre en œuvre Former comment
exercer leur exercer leur
métier de nouvelles pratiques métier aux nouvelles
métier demain
aujourd’hui pratiques métier

Des pratiques Un système de

métier Rendre l’Entreprise de nouveau « intelligible » documentation
existantes pédagogique

Changements

Des objectifs Référentiel

d’entreprise commun de
Ingénierie des pratiques métier et de l’organisation pratiques
stratégiques et
opérationnels métier

Progiciel
intégré et en
Mettre en œuvre les applications informatiques nouvelles
état de
Un système
fonctionner
informatique
existant
Infrastructure
Mettre en place une nouvelle infrastructure informatique technique

2
 Un plan d'action en 3 étapes

1 Vision STRATEGIQUE :
Comprendre ce que veut faire l’entreprise

Comprendre l’environnement concurrentiel

Comprendre les orientations stratégiques

Décrire le modèle des activités

Vision OPERATIONNELLE :
2
Déterminer ce qui se fera dans l’entreprise

Décrire les Objets Métier de l’entreprise

Décrire les Evénements Métier dans l’entreprise

3 Vision ORGANISATIONNELLE :
Déterminer qui fera quoi dans l’entreprise

Définir les Profil Métiers

Affecter les responsabilités aux postes de travail 3

 Comprendre ce que veut faire l’entreprise

1 Vision STRATEGIQUE :
Comprendre ce que veut faire l’entreprise

Comprendre l’environnement concurrentiel

Marché / Concurrence / Partenaires

Domaines d’activités stratégiques
Différenciations et facteurs clés de succès

Comprendre les orientations stratégiques

Orientations en terme de structures organisationnelles

Orientations en terme de ressources humaines
Orientations en terme de ressources financières et budgétaires
Orientations en terme de ressources industrielles
Orientations en terme de système d’information

Décrire le modèle des activités

Description du processus de production de services

Description de la logique de pilotage de l’entreprise
Identifier les changements stratégiques à conduire
4
 Déterminer ce qui se fera dans l’entreprise

2 Vision OPERATIONNELLE :
Déterminer ce qui se fera dans l’entreprise

Décrire les Objets Métier de l’entreprise

Description des objets descriptifs de l’entreprise, de ses

prestations et de son environnement
Description des actes de gestion de l’entreprise

Décrire les Evénements Métier de l’entreprise

Définition et description des Evénements Métier

Positionnement des Evénements Métier avec les activités
Description des scénarios

Identifier les changements de pratiques métier

5
 Déterminer qui fera quoi dans l’entreprise

Vision ORGANISATIONNELLE :
3 Déterminer qui fera quoi dans l’entreprise

Définir les Profil Métiers

Définition des périmètres de responsabilités

Identification des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être

Affecter les responsabilités aux postes de travail

Redéfinition des postes
Quantification des besoins de l’organisation
Affectation des acteurs sur les postes

Identifier les besoins en compétences et les

besoins en formation nécessaires pour garantir
une bonne adéquation aux postes
6
 Un référentiel complet pour être opérationnel

Le référentiel doit permettre de garantir la cohérence entre les aspects organisationnels,

humains et documentaires

ENTREPRISE

ORGANIGRAMME ENGAGEMENT
DIRECTION
OBJECTIFS PROCESSUS

PILOTAGE PROCEDURES
▼ ROLES ET
RESPONSABILITES
FONCTIONS
▼ POLYVALENCE

COMPETENCES

INDICATEURS MODES OPERATOIRES

INSTRUCTIONS DE TRAVAIL FORMATION

REFERENTIEL DOCUMENTAIRE

7
 Une méthode basée sur l'ingénierie des pratiques métier

Concepts Concepts Concepts

Système d’information Métier d’organisation

Modèle
Eléments d’Activités Composantes de
d’application l'Organisation
Objets
Métier
Transactions Postes
Evénements
Métier

Profil
Outils Métier

8
 Une approche très pragmatique

L’objet métier pour comprendre la logique de fonctionnement d'un outil de gestion de

production à l'affaire et faire partager la vision de l’entreprise par les différents acteurs.

A quoi cela servira-t-il A quoi cela correspond-il

dans mon métier dans mon métier
demain ? d’aujourd’hui ?

Qu’est-ce qu’un
ordre d'achat ?
A quel moment
cela se gère-t-il ?

Par qui ? Comment est-ce

représenté dans l'outil de
gestion de production à
l'affaire ?
Données de base

L’événement métier pour répondre aux questions que se pose l’utilisateur pour exercer
son métier au quotidien.

9
 Une démarche type en 2 phases

PHASE 1 : RASSEMBLER

Cadrage Évaluation Décision

Préparation
Lancement

Évaluation de
Cartographie des Indicateurs de
l’organisation
événements performance
existante

Conception
Risques et Stratégie de
logique de pilotage
opportunités déploiement
opérationnelle

Recherche de
Évaluation de Évaluation et choix
solutions
l’existant SI de la solution
potentielles

10
 Une démarche type en 2 phases

PHASE 2 : METTRE EN MOUVEMENT

Préparation Conception Réalisation Mise au point Préparation Démarrage

Actions
d’organisation
anticipées

Rôles Postes de travail Préparation des

Définition Définition formation

Préparation Conception SI
Lancement « Objets Métier »
Formations
Modes opératoires
Evénements Métier orientées Métier
Base Métier

Lancement
Opérationnel

Infrastructure Intégration Mise en production

Réalisation
informatique Tests système

11
 Les conditions de réussite du projet

 Le changement ne se déclenchera que s’il est ressenti comme une nécessité essentielle et
urgente.

 Les individus ne pourront agir ensemble que dans la mesure où ils formeront une équipe. Il
n’y aura d’action collective que dans la mesure où les responsables de l’entreprise se
sentiront porteurs de valeurs communes.

 Le changement ne sera accepté que s’il est conduit de l’intérieur de l’entreprise et si les
acteurs sentent qu’ils maîtrisent suffisamment les leviers et les conséquences du
changement.

 La facilité avec laquelle l’entreprise changera dépendra de la flexibilité qu’on donnera à

l’organisation future.

12
 Les points importants à retenir

 Le sentiment d’urgence du changement est une condition de réussite du projet

 Les acteurs de l’entreprise auront peur de perdre leur pouvoir

 Le changement ne sera accepté que s’il est conduit de l'intérieur de l’entreprise

 L’organisation n’aura pas le comportement qu’aura décidé l’organisateur initialement

 La démarche projet est une démarche orientée « métier »

 Il faudra accompagner les différents acteurs dans le changement par des actions de
communication et de formation

13
 Exemple des supports
utilisés avec la méthode des
pratiques métier

14
 Pratique Métier : Gérer les commandes client

• J'établis le devis en fonction du profil affaire

• Je donne un délai au client
• Je commande des articles en fonction des
• J’enregistre la commande
besoins (état du stock)
• J’envoie un A-R de commande
• Je passe les commandes d'articles
• Je lance l'affaire
spécifiques en fonction du planning de
• Je suis sa réalisation
fabrication des affaires
• Je traite les réclamations du client
• Je fais le bilan de l'affaire
• Je lance la facturation

Gérer les
commande
s client

Commandes
Commandes Factures clients
fournisseurs
Devis

Outil
Méthodes
Logiciel

Les Réalisation des Les

fournisseurs prestationss d'impression
prestation clients
15
 Pratique Métier : Gestion des achats et des stocks

Finalité du référentiel souhaité :

 Garantir la capacité à livrer le client à la date prévue

 Etre sûr de pouvoir respecter le planning de fabrication programmé (la bonne référence au bon
endroit à la bonne date et dans la bonne quantité)

 Eviter les ruptures dans les stocks d'articles standards

Pour cela, il faut :

 Connaître les besoins en s'appuyant sur le dossier de nomenclature de l'affaire

 Analyser régulièrement l'état des stocks par rapport aux commandes fermes et aux commandes
prévisionnelles pour faire un calcul des besoins par période

 Définir pour chaque article la quantité minimum pour ne pas être en rupture de stock en
tenant compte des délais d'approvisionnement des fournisseurs

 Constituer une véritable fiche article permettant d'identifier la matière et ses

références, le fournisseur principal et le ou les fournisseur(s) secondaire(s)

16
 Evénement Métier : Approvisionner

De quoi ai-je
besoin pour Quand dois-je le Qu’est-ce qu’un
réapprovisionner faire ? ordre d’appro ?
Où vais-je mon stock ?
trouver ces
informations ? Fait déclencheur

Pourquoi et Objet-métier
comment puis-je
Infos en entrée le faire ?
Règles-métier
Y a-t-il
Je réapprovisionne des règles
BD
à appliquer ?
mon stock d'articles
Infos en sortie

Fait résultat Que m’apporte

l'informatisation de
Comment vais-je cette pratique ?
Qu’est-ce que je
partager ces
déclenche dans
informations ? l’entreprise ? Transactions

Quelle est ma Création d’un ordre d’appro

valeur ajoutée
Modification d’un ordre d’appro
dans l’entreprise ?
Interrogation d’un ordre d’appro

17
 Evénement Métier : Approvisionner

De quoi ai-je
besoin pour Quand dois-je le Qu’est-ce qu’un
réapprovisionner faire ? ordre d’achat ?
Où vais-je mon stock ?
trouver ces
informations ? Fait déclencheur

Pourquoi et Objet-métier
comment puis-je
Infos en entrée le faire ?
Règles-métier
Y a-t-il
Je commande des des règles
BD
articles spécifiques à appliquer ?

Infos en sortie

Fait résultat Que m’apporte

l'informatisation de
Comment vais-je cette pratique ?
Qu’est-ce que je
partager ces
déclenche dans
informations ? l’entreprise ? Transactions

Quelle est ma Création d’un ordre d’achat

valeur ajoutée
Modification d’un ordre d’achat
dans l’entreprise ?
Interrogation d’un ordre d’achat

18
 Evénement Métier : Approvisionner

Approvisionner

• Je définis les paramètres de gestion d’un article

• Je lance le calcul des besoins

Profil 1
• J’analyse le résultat du calcul des besoins
Périmètre de
• Je fais une demande de prix responsabilité

• Je passe une commande à un fournisseur

• Je relance les fournisseurs

• Je réceptionne les marchandises

Profil 2
• Je contrôle les articles Périmètre de
responsabilité
• J'enregistre les articles en stock

19
 Evénement Métier : Approvisionner

Magasin

Approvisionner

Approvisionneur Magasinier

• Je définis les paramètres de gestion d’un article

• Je lance le calcul des besoins

• J’analyse le résultat du calcul des besoins

Rôle 1
• Je fais une demande de prix

• Je passe une commande à un fournisseur

• Je relance les fournisseurs

• Je réceptionne les marchandises

• Je contrôle les articles Rôle 2

• J'enregistre les articles en stock

20