Guide de Gestion Des Mutuelles Socaile en Afrique

GUIDE DE GESTION
DES MUTUELLES
DE SANTÉ EN AFRIQUE
STEP
Le programme global Stratégies et Techniques contre l’Exclusion sociale et la Pauvreté (STEP) du
Bureau international du Travail (BIT) intervient dans deux domaines thématiques interdépendants:
extension de la protection sociale aux exclus et approches intégrées d’inclusion sociale.
STEP appuie la conception et la diffusion de systèmes novateurs destinés à la protection sociale
des populations exclues, notamment de l’économie informelle. STEP travaille en particulier sur les
systèmes basés sur la participation et l’organisation des exclus. Il œuvre également au
renforcement des liens entre ces systèmes et les autres mécanismes de protection sociale. Il
soutient ainsi la mise en place de systèmes nationaux de protection sociale cohérents basés sur les
valeurs d’efficacité, d’équité et de solidarité.
STEP situe son action en matière de protection sociale dans le cadre plus large de la lutte contre la
pauvreté et l’exclusion sociale. Il s’attache en particulier à une meilleure compréhension des
phénomènes d’exclusion sociale et au renforcement, sur le plan méthodologique et stratégique,
des approches visant à réduire ce problème. STEP met l’accent dans ce domaine sur les
articulations entre les niveaux locaux et nationaux tout en contribuant aux travaux et agendas
internationaux.
Dans ses interventions, STEP combine différents types d’activités: réalisation d’études et de
recherches, production d’outils méthodologiques et d’ouvrages de référence, exécution de
projets sur le terrain, appui technique à la définition et à la mise en œuvre de politiques, formation
et mise en réseaux des acteurs.
L’action du programme s’inscrit dans l’intervention plus large du Service Politiques et
Développement de la Sécurité Sociale et en particulier dans la Campagne mondiale sur la
sécurité sociale et la couverture pour tous.
Programme STEP
Service Politiques et Développement de la Sécurité Sociale
Bureau international du Travail
4, route des Morillons
CH - 1211 Genève 22, Suisse
Tél. (41 22) 799 65 44
Fax (41 22) 799 66 44
E-mail: step@ilo.org
INTERNET: www.ilo.org/step/publs
GUIDE DE GESTION
DES MUTUELLES
DE SANTÉ EN AFRIQUE
Bureau international du Travail Genève

Copyright © Organisation internationale du Travail 2003
Première édition 2003
Les publications du Bureau international du Travail jouissent de la protection du droit d’auteur en vertu du protocole n° 2,
annexe à la Convention universelle pour la protection du droit d’auteur. Toutefois, de courts passages pourront être
reproduits sans autorisation, à la condition que leur source soit dûment mentionnée. Toute demande d’autorisation de
reproduction ou de traduction devra être adressée au Bureau des publications (Droits et licences), Bureau international du
Travail, CH-1211 Genève 22, Suisse. Ces demandes seront toujours les bienvenues.
BIT
Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique
Genève, Bureau international du Travail, Programme Stratégies et Techniques contre l’Exclusion sociale et la Pauvreté
(STEP), 2003
Guide, assurance-maladie, mutualité, gestion, Afrique francophone. 02.071

ISBN 92-2-213872-4
Données de catalogage du BIT
Les désignations utilisées dans les publications du BIT, qui sont conformes à la pratique des Nations Unies, et la présentation
des données qui y figurent n’impliquent de la part du Bureau international du Travail aucune prise de position quant au
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La mention ou la non-mention de telle ou telle entreprise ou de tel ou tel produit ou procédé commercial n’implique de la
part du Bureau international du Travail aucune appréciation favorable ou défavorable.
Les publications du Bureau international du Travail peuvent être obtenues dans les principales librairies ou auprès des
bureaux locaux du BIT. On peut aussi se les procurer directement, de même qu’un catalogue ou une liste des nouvelles
publications, à l’adresse suivante: Publications du BIT, Bureau international du Travail, CH-1211 Genève 22, Suisse, ou par
email: pubvente@ilo.org ou par notre site web: www.ilo.org/publns
Le catalogue des publications du programme STEP est disponible sur le site web: www.ilo.org/step/publs
Imprimé en Italie
Avant-propos
Il est estimé que l’exclusion de la protection sociale en matière de santé
touche aujourd’hui près de quatre-vingt pour cent de la population de la
plupart des pays d’Afrique sub-saharienne et d’Asie du sud et près de la
moitié de la population d’un grand nombre de pays d’Amérique latine et du
reste de l’Asie. En Europe de l’Est, malgré des conditions contrastées selon
les pays, l’exclusion est aussi très importante. Les facteurs d’exclusion sont
multiples: nature de l’emploi, capacité contributive, législation, qualité et
volume de l’offre de soins, répartition géographique des services,
discrimination ethnique ou sexuelle, tabous, etc. Les personnes exclues sont
souvent victimes de plusieurs de ces facteurs. C’est dans l’économie
informelle que le déficit de protection sociale est le plus grand et, plus
globalement, que la qualité de l’emploi est la plus faible.
Face à ce constat, la Conférence internationale du travail (CIT) — qui
regroupe les représentants des gouvernements, des organisations
d’employeurs et des organisations de travailleurs des 175 pays membres de
l’Organisation internationale du Travail — a débouché en 2001 sur un
nouveau consensus1 en matière de sécurité sociale qui stipule notamment
que «priorité absolue doit être donnée à la conception de politiques et
d’initiatives propres à faire bénéficier de la sécurité sociale ceux qui ne sont
pas couverts par les systèmes en vigueur» (CIT, 2001). Afin de promouvoir
et de mettre en pratique les conclusions de ce nouveau consensus, le
Bureau international du Travail (BIT) a lancé en 2003 une «Campagne
mondiale sur la sécurité sociale et la couverture pour tous».
En Afrique, l’exclusion de la protection sociale est particulièrement
préoccupante au regard de l’ampleur de la pauvreté. Les crises
économiques conjuguées à un désengagement de l’Etat ont eu pour
conséquence une réduction des dépenses publiques. Le secteur de la santé
a été l’un des plus fortement affectés par cette situation: la gratuité des soins
pour tous a laissé progressivement la place à des systèmes de recouvrement
des coûts faisant appel à la contribution des utilisateurs des services de
santé. Les systèmes de recouvrement des coûts ont certes contribué à
améliorer la disponibilité et la qualité des services de santé mais ils ont
également rendu l’accès aux soins plus difficile pour les personnes
disposant de revenus modestes.
Les régimes formels de sécurité sociale n’ont pu apporter de solutions à
grande échelle à cette difficulté. De ce fait, on assiste, depuis quelques
années, à l’essor de nombreux systèmes de protection créés par d’autres
acteurs que les Etats: communautés, ONG, organisations de travailleurs,
organisations d’employeurs, coopératives, etc. Les mutuelles de santé
constituent l’une des formes prises par ces systèmes. Elles associent les
principes d’entraide et de solidarité au mécanisme de l’assurance. Elles
présentent un réel potentiel en matière d’amélioration de l’accès aux soins
1 BIT. 2002 : La sécurité sociale, un nouveau consensus (Genève).
v
et de diminution du risque financier lié à la maladie. Toutefois, ces
mutuelles sont de création récente en Afrique et, bien qu’elles fassent l’objet
d’un développement rapide, elles restent fragiles. Les compétences en
matière de gestion, de suivi et d’évaluation notamment sont encore rares et
doivent être développées afin de consolider cette dynamique mutualiste. Le
programme STEP du BIT a produit ce guide pour contribuer à répondre à ce
besoin de consolidation. Ce guide est basé sur l’expérience et la
contribution de multiples acteurs en Afrique. Il propose des connaissances
et des techniques adaptées aux besoins et au stade actuel de
développement des mutuelles africaines.
vi
Remerciements
Ce guide a été produit par le programme «Stratégies et Techniques contre
l’Exclusion sociale et la Pauvreté» (STEP) du Service Politiques et
Développement de la Sécurité Sociale du BIT. Il est basé notamment sur le
travail des experts nationaux du programme qui ont considérablement
enrichi le contenu de ce guide. De nombreux autres acteurs du
développement des mutuelles de santé ont collaboré à sa production. Le
programme STEP remercie chaleureusement toutes ces personnes pour
leurs commentaires et leur appui.
Le guide a également bénéficié de l’apport de l’Alliance internationale de
la Mutualité (AIM). Un remerciement particulier à Alain Coheur (AIM) pour
ses contributions lors de l’élaboration du guide.
Si vous souhaitez faire parvenir vos commentaires, vos critiques,

les résultats de vos travaux ou obtenir des renseignements
complémentaires, contactez:
BIT/STEP BIT/STEP en Afrique

Service Politiques et 8, Cité Pyrotechnie - Mermoz
Développement BP 414, Dakar, Sénégal
de la Sécurité Sociale Tél. (221) 860 11 25
4, route des Morillons Fax (221) 821 09 56
CH-1211 Genève 22, Suisse E-mail: step_afr@sentoo.sn
Tél. (41 22) 799 65 44
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Internet: www.ilo.org/step
vii
Table des matières
Introduction.................................................................................................. 1
Partie 1 Introduction à la gestion d’une mutuelle

de santé .................................................................................. 5
Chapitre 1 Les caractéristiques d’une mutuelle de santé ................... 7

1.1 La définition et le principes de base d’une mutuelle
de santé ........................................................................... 7
1.2 L’assurance santé............................................................. 9
1.3 Le risque maladie............................................................. 9
1.4 Le calcul de la cotisation .................................................. 10
1.5 Le couple prestations / cotisation..................................... 12
1.6 Les modes d’octroi des prestations aux bénéficiaires....... 14
Chapitre 2 Les fonctions, domaines et principes de la gestion
d’une mutuelle de santé....................................................... 16
2.1 Les fonctions de gestion de l’assurance ........................... 16
2.2 Les domaines de gestion.................................................. 18
2.3 Les interrelations entre les domaines de gestion ............. 19
2.4 L’incidence des principes mutualistes sur la gestion
d’une mutuelle ................................................................. 21
2.5 Les principes de gestion liés à l’assurance ....................... 22
2.6 Quelques principes de gestion communs à toutes
les organisations .............................................................. 22
Partie 2 L’organisation administrative d’une mutuelle

de santé .................................................................................. 25
Chapitre 1 Les organes d’une mutuelle de santé ................................ 27

1.1 Les organes d’une mutuelle de santé .............................. 28
1.2 L’organigramme de la mutuelle....................................... 32
Chapitre 2 La répartition des tâches...................................................... 35
2.1 Les acteurs de la vie d’une mutuelle de santé ................. 35
2.2 Le tableau de rôle ............................................................ 38
2.3 La formation des acteurs de la mutuelle de santé ........... 42
Chapitre 3 Les statuts et le règlement intérieur................................... 44
3.1 Les statuts......................................................................... 45
3.2 Le règlement intérieur...................................................... 52
3.3 L’élaboration des statuts et du règlement intérieur.......... 56
ix
Chapitre 4 L’organisation des réunions ................................................ 56
4.1 La préparation et le déroulement des réunions ............... 57
4.2 Le suivi des réunions ........................................................ 60
Partie 3 La gestion des adhésions, des cotisations

et des prestations .............................................................. 61
Chapitre 1 La gestion des adhésions ..................................................... 64

1.1 Les modalités d’adhésion................................................. 65
1.2 Les documents.................................................................. 66
1.3 Le contrôle de l’enregistrement des adhésions ................ 75
1.4 Le suivi des adhésions...................................................... 76
Chapitre 2 La gestion des cotisations .................................................... 80
2.1 La cotisation ..................................................................... 80
2.2 Les documents.................................................................. 83
2.3 Le contrôle des enregistrements relatifs aux cotisations .. 88
2.4 Le suivi des cotisations ..................................................... 88
Chapitre 3 La gestion des prestations ................................................... 92
3.1 Les modalités de recours aux services de santé ............... 93
3.2 Le contrôle des droits aux prestations .............................. 94
3.3 La facturation et le contrôle des factures
des prestataires de soins .................................................. 95
3.4 Les documents.................................................................. 96
3.5 Le contrôle des enregistrements.......................................104
3.6 Le suivi des prestations maladie.......................................105
Chapitre 4 Les procédures de gestion des adhésions,
des cotisations et des prestations .......................................110
4.1 Quelques exemples de procédures ..................................110
4.2 Le manuel de procédures.................................................115
Partie 4 La comptabilité d’une mutuelle de santé ..............117

Chapitre 1 Le processus comptable........................................................120
1.1 La comptabilité.................................................................120
1.2 Les ressources et les emplois d’une mutuelle de santé ....122
1.3 Les mutations du bilan .....................................................124
1.4 Les notions de charges et de produits ..............................126
1.5 Le résultat net de l’exercice..............................................128
1.6 Le compte de résultat.......................................................128
Chapitre 2 Le fonctionnement des comptes ..........................................129
2.1 Le compte.........................................................................129
2.2 Le plan comptable............................................................133
x
Chapitre 3 Le déroulement des opérations comptables .....................141
3.1 La comptabilité classique .................................................142
3.2 La comptabilité “américaine” ...........................................144
3.3 La comptabilité de trésorerie............................................147
3.4 Le partage des travaux de comptabilité entre
la mutuelle et une structure externe ................................151
3.5 Les autres documents comptables....................................153
Chapitre 4 Les travaux de fin d’exercice ...............................................157
4.1 La révision générale des comptes ....................................157
4.2 La régularisation des comptes..........................................161
4.3 Les amortissements ..........................................................165
4.4 Les provisions ...................................................................167
4.5 Les particularités de l’enregistrement des cotisations
en fonction des systèmes comptables utilisés...................168
Chapitre 5 La clôture et la réouverture des exercices .........................171
5.1 La balance........................................................................172
5.2 La clôture de l’exercice.....................................................173
5.3 L’ouverture d’un nouvel exercice .....................................176
Partie 5 La gestion prévisionnelle ...............................................179

Chapitre 1 Le budget................................................................................181
1.1 Les fonctions du budget ...................................................181
1.2 L’élaboration du budget...................................................182
1.3 L’estimation des recettes et des dépenses........................183
1.4 La mise en œuvre du budget ...........................................187
Chapitre 2 Le plan de trésorerie ............................................................192
2.1 Les fonctions du plan de trésorerie ..................................192
2.2 L’élaboration du plan de trésorerie..................................192
Partie 6 La gestion des risques liés à l’assurance ..............195

Chapitre 1 Les principaux risques liés à l’assurance et
leur prévention ......................................................................197
1.1 Les risques liés à l’assurance ...........................................198
1.2 La prévention des risques liés à l’assurance ....................201
Chapitre 2 Les mécanismes de consolidation financière ....................212
2.1 Les réserves ......................................................................213
2.2 Le fonds de garantie ........................................................214
2.3 La réassurance .................................................................215
xi
Partie 7 Le contrôle, le suivi et l’évaluation ...........................217
Chapitre 1 Le contrôle interne ................................................................219
1.1 Le contrôle par le Comité de Surveillance (CS) ................220
1.2 Le contrôle par l’Assemblée Générale (AG) .....................223
Chapitre 2 La synthèse des informations de suivi:
le tableau de bord ................................................................225
2.1 Le tableau de bord ...........................................................225
2.2 La résolution des problèmes identifiés .............................233
Chapitre 3 L’analyse de la viabilité financière et
économique d’une mutuelle de santé ................................235
3.1 L’analyse de la situation financière par les ratios ............236
3.2 L’analyse de la viabilité économique ...............................241
Chapitre 4 L’évaluation et les ajustements
du fonctionnement d’une mutuelle de santé.....................244
4.1 L’évaluation......................................................................245
Glossaire .......................................................................................................255
Bibliographie ..............................................................................................259
Index ................................................................................................................269
xii
Introduction
Le programme STEP contribue au renforcement des connaissances et des compétences des
acteurs du développement des mutuelles de santé en Afrique. La production d’outils
méthodologiques et didactiques constitue l’une des activités prioritaires du programme.
Destinés aux formateurs, promoteurs, responsables d’organisations communautaires et ces
outils permettent d’acquérir des compétences pratiques et d’accroître la capacité des
utilisateurs en matière d’analyse et de maîtrise des techniques mutualistes.
Les outils sont le résultat d’un travail systématique de capitalisation des savoirs et des
expériences dans le domaine des mutuelles de santé. Ces outils sont produits sur la base de
processus participatifs associant des praticiens, des chercheurs, des responsables et des
pédagogues provenant généralement de plusieurs pays. Les outils font l’objet de tests et
d’une validation avant leur diffusion à grande échelle. Ils sont continûment enrichis,
perfectionnés et actualisés.
Ce guide consacré à «la gestion des mutuelles de santé en Afrique» complète l’ensemble
d’outils méthodologiques et didactiques déjà disponible et cherche à répondre à un besoin
fort exprimé par les promoteurs, les administrateurs et les gestionnaires des mutuelles de
santé dont les compétences en gestion sont insuffisantes.
A qui s’adresse ce guide?

Le guide s’adresse à tous les acteurs impliqués dans la promotion et la gestion des mutuelles
de santé, en particulier:
l Aux administrateurs, responsables et gestionnaires des mutuelles de santé
Suivant leur rôle et leurs responsabilités dans la mutuelle, ils seront intéressés par une ou
plusieurs parties du guide.
l Aux structures d’appui aux mutuelles
Il peut s’agir d’ONG, d’unions ou de fédérations mutualistes, d’organisations de
travailleurs, d’organisations d’employeurs, de projets de coopération, de centres de
gestion, etc., qui donnent des appuis techniques, renforcent les compétences des
responsables des mutuelles ou assument une partie des tâches de gestion.
Quels sont les objectifs du guide?

Le guide poursuit deux objectifs.
l Renforcer les compétences et les connaissances des utilisateurs dans la gestion
des mutuelles de santé africaines
Les gestionnaires et responsables de mutuelles doivent disposer de compétences
administratives et comptables pour assurer la viabilité de leur organisation. Ce guide
repose sur une capitalisation des expériences mutualistes africaines ainsi que sur les
pratiques habituelles de gestion de l’assurance. L’approche est volontairement simplifiée
mais l’objectif est de tendre vers une technicité de plus en plus élevée. Les techniques et
1
documents proposés sont donnés à titre illustratif et doivent être adaptés à la mutuelle
concernée.
l Renforcer la capacité des structures d’appui aux organisations mutualistes
Toutes les fonctions de gestion ne sont pas ou ne doivent pas être exercées par la
mutuelle. Suivant les situations, certaines tâches peuvent être assumées par des structures
externes. Le guide repose sur une possible répartition des tâches en interne et en externe.
Il devrait permettre de renforcer la capacité des structures externes à fournir l’appui
requis.
Quel est le contenu du guide?

Le guide est structuré en sept parties.
La partie 1 introduit les principes mutualistes de base et leur incidence sur la gestion de
l’instrument complexe que constitue l’assurance. Les notions de base relatives
à l’assurance santé, aux fonctions principales de la gestion ainsi qu’à leurs
interrelations y sont présentées.
La partie 2 décrit l’organisation administrative de la mutuelle, les responsabilités et les

organes qui la constituent. Différents outils de gestion administrative sont
présentés.
La partie 3 porte sur les activités centrales de l’assurance santé: l’adhésion, le

recouvrement des cotisations et des droits d’adhésion et le paiement des
prestations maladie. Cette partie donne aux utilisateurs des informations
pratiques et illustrées sur les mécanismes, les documents et les procédures
spécifiques à ces domaines de gestion.
La partie 4 traite de la comptabilité d’une mutuelle de santé. Etant donné la diversité des
utilisateurs du guide, le contenu de cette partie se limite aux notions de base
de la comptabilité, du fonctionnement des comptes et des travaux nécessaires
en cours et en fin d’exercice. Elle aidera les utilisateurs à tirer profit des
données issues de la comptabilité.
La partie 5 se réfère à la gestion des activités futures de la mutuelle complétant la

connaissance apportée par la comptabilité sur la situation actuelle et passée.
Cette gestion est appelée «gestion prévisionnelle». Deux outils y sont décrits,
le budget et le plan de trésorerie.
La partie 6 traite des risques liés à l’activité d’assurance qui influent sur la viabilité de la
mutuelle et contre lesquels elle doit se prémunir par un ensemble de mesures
techniques et financières. Ces différents risques et les mesures permettant de
les prévenir sont décrits et illustrés. Cette partie devrait permettre aux
utilisateurs de consolider la situation financière de la mutuelle en parant aux
conséquences de la survenue de ces risques.
La partie 7 permet d’introduire les notions de contrôle, de suivi et d’évaluation du

fonctionnement des mutuelles2. Elle décrit les activités à réaliser par les
2 Un guide spécifique a été produit par le programme STEP, Guide de suivi et d’évaluation des systèmes de
micro-assurance santé, BIT/STEP, CIDR, Genève, 2001, auquel les lecteurs sont fortement invités à se référer.
2
organes de la mutuelle ainsi que les outils de contrôle et de pilotage à mettre
en place, notamment le tableau de bord. Une méthodologie d’évaluation est
également décrite, par l’utilisation de différents ratios.
Quelles sont les limites du guide?

Il n’a pas été possible de prendre en compte toute la diversité des formules mutualistes
rencontrées dans la réalité. Il existe une multiplicité d’organisations (mutuelle
communautaire, assurance d’un prestataire, mutuelle syndicale ou d’entreprise, mutuelle
d’une organisation de microfinance, etc.) et de modalités de fonctionnement. Les mutuelles
visées par le guide sont principalement des organisations à base communautaire,
relativement récente dont la gestion est faiblement technicisée. Ces mutuelles, généralement
de taille réduite, s’adressent à des populations à faible niveau d’instruction et offrent des
services principalement destinés à couvrir le risque maladie. Les techniques et supports de
gestion présentés sont assez simples pour correspondre au stade de développement des
mutuelles de santé aujourd’hui. Bien que l’utilisation de moyens informatiques facilitent la
gestion, le guide fournit volontairement des exemples d’outils sous forme de documents
«papier», utilisés communément dans les mutuelles existantes.
Certains aspects de la gestion des mutuelles de santé n’ont pas été approfondis, notamment
ceux relatifs à la comptabilité. Cette partie a été orientée de manière à permettre aux
responsables et gestionnaires de mieux suivre et interpréter les résultats de leur mutuelle. Le
but n’est pas de leur donner les compétences techniques, nécessaires aux opérations
d’enregistrement, de passage des écritures, de régularisation des comptes, etc. Cet
apprentissage devra faire l’objet d’un outil spécifique de comptabilité mutualiste destiné aux
personnes en charge de la tenue de la comptabilité des mutuelles.
D’autres aspects de la gestion des mutuelles de santé ne sont pas abordés dans ce guide. Il
s’agit notamment de la comptabilité analytique qui, bien que très importante, n’a pas été
retenue comme prioritaire au regard des objectifs de ce guide et du stade de développement
des mutuelles africaines. D’autre part, le guide n’a pas l’intention de fournir un véritable
cours d’analyse financière mais de donner aux utilisateurs uniquement quelques
compétences de gestion prévisionnelle. Enfin, le suivi et l’évaluation des mutuelles a été
abordé de manière succincte étant donné l’existence d’un guide spécifique publié par le
programme STEP en la matière.
Les différents supports et techniques de gestion sont présentés dans ce guide à titre
d’exemples (ces exemples sont fictifs mais souvent basés sur des cas réels). Le but n’est pas de
proposer des modèles standardisés mais d’inviter les utilisateurs à développer, dans le
respect des règles, des supports de gestion adaptés à la mutuelle concernée (organisation de
la mutuelle, compétences des responsables, répartition des tâches en interne et en externe,
législation en vigueur, etc.).
Comment utiliser le guide?

Chaque partie peut être utilisée séparément. Cependant, les domaines de gestion sont
interdépendants, les procédures et les supports présentés sont souvent communs à plusieurs
domaines. A titre d’exemple, le registre de cotisation est utilisé dans la gestion prévisionnelle,
la comptabilité et le suivi des adhésions.
3
Il est donc nécessaire de disposer d’une vue d’ensemble de l’organisation et des mécanismes
de gestion avant de s’intéresser spécifiquement à une partie. Le chapitre 2 de la partie 1 sous
le titre «les fonctions, domaines et principes de la gestion d’une mutuelle de santé» peut servir
d’introduction dans le cadre d’une formation portant sur un aspect de la gestion traité dans
une autre partie.
Ce guide peut être utilisé comme outil:
l de référence pour les administrateurs et les gestionnaires des mutuelles de santé ainsi que
pour les structures d’appui;
l d’appui à des formations sur la gestion d’une mutuelle de santé. Dans ce cadre, les
exemples présentés seront utiles à la préparation de travaux de groupes ou d’exercices
individuels.
Le guide peut également être utilisé comme un outil de référence pour d’autres systèmes de
micro-assurance, tels qu’une assurance gérée par un prestataire de soins ou par une
institution de microfinance. En effet, si l’organisation de ces systèmes diffère de celle, très
spécifique, d’une mutuelle, ceux-ci reposent cependant sur le même instrument: l’assurance.
4
Part
Pa rtie
ie 1
Introduction
à la gestion
d’une mutuelle
de santé
5
Les mutuelles de santé mettent en jeu un instrument financier complexe, l’assurance, qui
nécessite le recours à des techniques et outils de gestion rigoureux et spécifiques. Cette
première partie situe les bases, enjeux et spécificités de la gestion d’une mutuelle de santé.
Elle est composée de deux chapitres:
Chapitre 1 Les caractéristiques d’une mutuelle de santé

Ce chapitre définit la mutuelle de santé et présente les principes de base de la
mutualité. Il introduit également les principaux enjeux de la gestion d’une
mutuelle en décrivant notamment le calcul des cotisations, le couple
prestations / cotisations, le choix et les modes d’octroi des prestations.
Chapitre 2 Les fonctions, domaines et principes de gestion d’une mutuelle

de santé
Ce chapitre présente un ensemble de notions de base qui vont déterminer la
gestion de la mutuelle. Sont ainsi examinés successivement les fonctions,
domaines et principes de gestion d’une mutuelle. Ces notions sont présentées
à la fois dans ce qu’elles ont de particulier dans le cas des mutuelles de santé
mais aussi dans ce qu’elles signifient pour toute organisation.
Les caractéristiques d’une mutuelle de santé
Ce premier chapitre présente certaines définitions et notions de base essentielles: la mutuelle

et les principes de base de son fonctionnement, l’assurance, le risque maladie, le calcul des
cotisations, le couple prestations / cotisations et les modes d’octroi des prestations.
Ces différentes notions sont au cœur du fonctionnement des mutuelles et vont déterminer,
dans une bonne mesure, les enjeux, les difficultés et les modalités de gestion de ces
organisations.
1.1 La définition et les principes de base d’une mutuelle

de santé
Une mutuelle de santé est une association volontaire de personnes, à but non lucratif, dont le
fonctionnement repose sur la solidarité entre les adhérents. Sur la base des décisions de ces
derniers et au moyen de leurs cotisations3, la mutuelle mène en leur faveur et en celle de leur
famille une action de prévoyance, d’entraide et de solidarité dans le domaine des risques
sociaux4.
Une mutuelle de santé met en jeu un instrument financier, l’assurance, et repose sur un
certain nombre de principes de base parmi lesquels figurent la solidarité et la participation5.
3 Le terme cotisation est généralement employé dans le cadre des mutuelles de santé; on parlera de prime pour une
assurance commerciale. Ces deux termes désignent la somme d’argent versée par chaque adhérent pour pouvoir
bénéficier des services de l’assurance.
4 Mutuelles de santé en Afrique: Caractéristiques et mise en place. Manuel de formateurs, BIT/STEP, ANMC, WSM,
Genève, 2000.
5 Cf. Plate-forme d’Abidjan, Stratégies d’appui aux mutuelles de santé en Afrique, BIT/STEP, USAID, GTZ, ANMC,
WSM, 1998.
Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 7

l La solidarité
Le principe de solidarité est le véritable fondement de la mutualité. Les implications de ce
principe sont doubles:
4 chaque adhérent paie une cotisation qui est indépendante de son risque personnel de
tomber malade. Cette cotisation est donc la même quels que soient l’âge, le sexe et
l’état de santé des adhérents;
4 chaque adhérent bénéficie des mêmes services pour un même montant de cotisation.
Une mutuelle de santé instaure donc une solidarité entre les malades et les bien-portants,
les jeunes et les vieux, les différentes catégories professionnelles et sociales, etc.
La solidarité ne s’exprime pas seulement d’une manière financière. Elle peut aussi se
concrétiser par un engagement bénévole en faveur des malades et des handicapés, des
personnes âgées, autrement dit en faveur de groupes à risque.
La solidarité est un concept dynamique. Sa concrétisation, les moyens et les mécanismes
pour la réaliser doivent évoluer avec la société dans laquelle la mutualité se développe.
l Le fonctionnement démocratique et participatif
La mutualité est le fruit de la liberté d’association. Chacun est libre d’adhérer à une
mutuelle et ce sans discrimination raciale, ethnique, sexuelle, religieuse, sociale ou
politique.
Tous les adhérents ont les mêmes droits et devoirs. Ils ont, entre autres, le droit de
participer directement ou indirectement aux instances de décision et de contrôler le
fonctionnement de leur organisation. Cette démocratie participative repose sur la
responsabilisation des adhérents qui, pour exercer pleinement leurs droits, doivent
disposer d’une formation adéquate ainsi que d’informations claires, complètes et
compréhensibles.
l La non-lucrativité
Une mutuelle qui, par vocation, a pour ambition de consacrer son action au service de
ses adhérents, ne peut poursuivre un but lucratif. Toute recherche de profit est
incompatible avec sa nature. Cependant les considérations économiques et les principes
de bonne gestion ne doivent pas être négligés car ils contribuent à la réalisation du
bien-être collectif. Une mutuelle doit donc veiller à équilibrer ses comptes et dégager des
excédents afin de constituer des réserves.
l L’autonomie et la liberté dans le respect des lois
Une mutuelle est une organisation libre qui doit pouvoir prendre des décisions sans
demander l’aval des autorités publiques ou de groupes d’intérêt. Cette souplesse dans
l’action est bénéfique aux adhérents car elle permet, entre autres, d’adapter les services
offerts aux besoins, lesquels évoluent. Si une mutuelle est libre et autonome, elle n’en
demeure pas moins soumise aux lois et règlements comme ceux régissant
l’enregistrement, la comptabilité, l’audit, le contrôle, etc.
8 Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique

BIT/STEP
l La responsabilité
L’ensemble des principes précédents reste lettre morte si les adhérents ne se comportent
pas de manière responsable vis-à-vis de leur santé et de celle des autres, dans l’utilisation
des ressources de la mutuelle et dans les décisions qu’ils prennent.
l La dynamique d’un mouvement social
Les adhérents d’une mutuelle ne sont pas des «consommateurs» passifs mais des individus
engagés dans un processus de développement individuel et collectif. Ils sont membres
d’un mouvement social, c’est-à-dire d’un groupe de personnes ayant pour but la défense
du bien et des intérêts communs.
1.2 L’assurance santé

L’assurance est un instrument qui permet à plusieurs personnes de partager des risques. Les
contributions des assurés sont mises en commun et servent à couvrir les dépenses des seules
personnes affectées par la survenue de ces risques. Les assurés, en contrepartie du versement
de leurs cotisations (ou primes), obtiennent de l’assureur la garantie de cette réparation
financière (ou prise en charge). Les risques couverts sont précisément déterminés. Les assurés
renoncent à la propriété des cotisations versées et ne peuvent donc plus les réclamer.
En d’autres termes, l’assurance conduit à ce que ceux qui ne tombent pas malades paient
pour ceux qui ont moins de chance. Les assurés acceptent le principe de ce transfert parce
qu’ils sont conscients de ne pas être à l’abri des risques couverts par l’assurance, que leur
aversion pour ces risques est forte et qu’ils ne sont pas en mesure d’y faire face
individuellement6.
1.3 Le risque maladie

Le risque correspond à l’éventualité qu’un événement futur, bon ou mauvais, se produise.
Par extension, le terme «risque» désigne un événement indésirable contre la survenue duquel
une assurance est souscrite. Les principaux risques sociaux sont: la maladie, l’invalidité, la
vieillesse, le chômage et le décès.
La maladie peut provoquer des dommages durables et parfois irréversibles à la santé de
l’individu. Elle constitue donc un risque pour la santé. Elle représente également un risque
financier car:
l le recours aux soins de santé est coûteux (prix des services, transport, hébergement, etc.).
Pour faire face à ce coût, l’individu peut être dans l’obligation de réduire son épargne et
même de vendre ses biens de production. Il peut en résulter un appauvrissement durable
de l’individu et de sa famille. Les personnes démunies peuvent également être dans
l’incapacité de faire face aux dépenses nécessaires à leur rétablissement;
l la maladie peut entraîner une incapacité de travail momentanée ou durable et donc une
perte de revenus.
Sur le plan financier, les risques se répartissent habituellement en deux catégories:
Genève, 2000.

l Les gros risques
Les gros risques regroupent ceux liés aux maladies graves et, globalement, aux atteintes
qui nécessitent des dépenses importantes en soins: hospitalisations, interventions
chirurgicales, accouchements dystociques et autres actes spécialisés. La probabilité de
survenue de ces événements est faible. L’effort financier qu’ils demandent est en revanche
hors de portée de la plupart des familles.
l Les petits risques
Les petits risques concernent les cas plus bénins qui nécessitent des dépenses de santé
moindres mais dont la fréquence de survenue est, en général, nettement plus élevée que
celle des gros risques. Sont inclus, par exemple, dans cette catégorie les soins infirmiers et
les consultations ambulatoires.
Très schématiquement, les petits risques se situent à la base de la pyramide sanitaire, au
niveau des soins de santé primaires. Les gros risques interviennent aux échelons supérieurs
de cette pyramide, au niveau des soins de santé secondaires et spécialisés7.
L’assurance est particulièrement adaptée à la couverture des gros risques car ceux-ci sont
peu fréquents et d’un coût élevé. L’assurance permet, dans ce cas, un réel partage de risques
entre les assurés. Pour l’assuré, la cotisation demandée sera faible au regard des dépenses
qu’il aurait à effectuer en cas de survenue du risque.
Dans le cas de la couverture des petits risques, relativement peu coûteux et d’une fréquence
élevée, le partage des risques entre assurés joue moins. En effet, sur une période relativement
courte, le risque touche la plupart des assurés (cas des consultations par exemple). Toutefois,
l’assurance offre ici certains avantages par rapport à un paiement individuel effectué au
moment où les soins sont requis. Elle introduit un mécanisme de prépaiement et donc une
forme de prévoyance permettant de mieux faire face au risque financier. De plus, l’assureur,
par son pouvoir d’achat, est en mesure d’obtenir des prestataires de soins des avantages
(prix, qualité) hors de portée des individus considérés isolément.
1.4 Le calcul de la cotisation

Les cotisations constituent la principale ressource financière de la mutuelle et doivent, à ce
titre, permettre de:
l rembourser les dépenses de santé (à l’exception du copaiement) correspondantes aux
soins couverts par la mutuelle;
l réaliser des excédents. Les excédent servent en particulier à constituer des réserves et à
renforcer de ce fait la solidité financière de la mutuelle. Lorsque ces réserves sont
suffisantes, les excédents peuvent également être utilisés à la réalisation d’actions au
profit des bénéficiaires ou d’autres membres de la population;
l financer les coûts de fonctionnement de la mutuelle.
Ainsi, la cotisation peut être décomposée en quatre éléments comme le montre le schéma
suivant.
Genève, 2000.

BIT/STEP
Composition de la cotisation
Paiement des dépenses de fonctionnement
Cotisation = Prime pure Charge Coût unitaire de Excédent

+ + +
de sécurité fonctionnement unitaire
Réalisation d’excédents
Paiement
des prestations
maladie
Constitution Actions
des réserves sociales
Prime pure
Elle correspond au montant de la garantie (montant pris en charge par l’assurance) face à un
risque couvert. Cette prime est calculée le plus souvent en utilisant la formule suivante8:
Taux d’utilisation attendu (coût moyen du service – copaiement à la charge du patient).

Le taux d’utilisation attendu est calculé sur la base des taux de morbidité. Il sera en principe
supérieur au taux d’utilisation des services de santé constaté auprès des formations médicales.
En effet, les barrières financières que les mutuelles visent justement à dépasser limitent l’accès
aux soins.
Charge de sécurité
L’introduction d’une «charge de sécurité» est liée:
l à l’incertitude concernant le taux d’utilisation et le coût moyen. Très souvent, ces paramètres
sont estimés sur la base de données peu fiables (notamment les fréquences de survenue des
risques). D’autre part, l’introduction de l’assurance induit le plus souvent un changement de
comportement des assurés et des prestataires. Ce changement de comportement peut
conduire à une augmentation du taux d’utilisation et du coût moyen (voir partie 6);
l à la taille de la mutuelle. Le calcul de la prime pure repose sur une estimation du taux
d’utilisation. L’estimation statistique de ce taux sera d’autant plus fiable que le nombre
d’adhérents est important. Dans une mutuelle de petite taille, il est possible que le taux réel
d’utilisation des services soit supérieur à celui utilisé dans le calcul de la cotisation. Les
dépenses réelles en prestations dépasseront alors les dépenses estimées.
L’ensemble de la prime pure et de la charge de sécurité constitue la prime de risque.
8 Pour une formule d’application plus générale: Prime pure (pour une acte) = Probabilité de «consommer» l’acte
Quantité moyenne consommée Coût unitaire moyen de l’acte.

Coût unitaire de fonctionnement
Cet élément est fixé en estimant le total des coûts de fonctionnement divisé par le nombre de
bénéficiaires attendus. Si ces données ne sont pas disponibles (lors du lancement par exemple),
ce coût peut être fixé en première approximation entre 10 et 15 % de la prime de risque.
Excédent unitaire
Il est fixé en pourcentage du total des trois éléments précédents. Le montant à dégager varie
selon la législation, la situation financière de la mutuelle, ses perspectives de développement,
etc.
La formule ci-dessus permet de déterminer la valeur unitaire de la cotisation par individu, par
service de santé couvert et par an. Par conséquent, et en première approximation, si plusieurs
services de santé sont couverts, la cotisation individuelle totale est égale à la somme des
cotisations relatives à chaque service.
La cotisation annuelle peut être fractionnée par jour, mois, trimestre, etc. Celle-ci doit en effet
être adaptée aux caractéristiques des revenus du public cible.
Lors de la mise en place d’une mutuelle de santé, il est souvent difficile de disposer de toutes
les données nécessaires à un calcul fiable des cotisations. Cette difficulté concerne en
particulier les taux d’utilisation. L’estimation des coûts moyens peut également poser
problème surtout lorsque le paiement des actes et des prescriptions est éclaté (à l’inverse,
cette difficulté disparaît lorsque le prestataire de soins pratique une tarification forfaitaire,
surtout si celle-ci inclut les médicaments).
Face à ces difficultés et quels que soient les moyens utilisés durant l’étude de faisabilité, la
mutuelle devra mettre en place un mécanisme rigoureux de suivi des coûts moyens et des
taux d’utilisation. Ainsi, la mutuelle pourra procéder, sur la base des valeurs observées dans
la réalité, aux ajustements des données utilisées dans le calcul de la cotisation. La mutuelle
entrera ainsi dans un processus de test et de correction (éventuelle) du montant de ses
cotisations qui peut s’étaler sur plusieurs exercices. Ajuster le montant des cotisations est de
première importance pour la viabilité de la mutuelle.
1.5 Le couple prestations / cotisations

Le montant de la cotisation est directement conditionné par le choix des prestations
couvertes. Cette relation entre le montant des cotisations et le niveau des prestations –
désignée par l’expression: «couple prestations / cotisations» – joue un rôle très important
dans le fonctionnement d’une mutuelle de santé.
Dans le contexte des pays en développement et s’agissant de mutuelles s’adressant à des
populations aux revenus faibles et irréguliers, ce couple doit reposer sur un délicat équilibre
entre:
l des prestations répondant le mieux aux besoins des adhérents
et
l un montant de cotisation le plus bas possible afin d’être économiquement accessible au
plus grand nombre de personnes.

BIT/STEP
La détermination du couple prestations / cotisations donne fréquemment lieu à des débats au
sein des mutuelles, que l’on peut résumer ainsi:
l pour certains, il faut couvrir les petits risques car les soins de santé primaires qui leur sont
associés constituent la porte d’entrée dans le système sanitaire. Une couverture des petits
risques favorise un accès rapide aux soins ce qui permet d’éviter une dégradation de l’état
de santé des malades. Cependant, la couverture des petits risques se heurte à deux
contraintes majeures:
4 les soins primaires n’induisent pas le plus fort risque financier pour les familles, mais
en revanche, ils entraînent une cotisation élevée au regard du coût des soins car leur
fréquence de survenue est également élevée;
4 elle expose fortement les systèmes d’assurance à la fraude et à la surconsommation;
l pour d’autres, la couverture des gros risques est préférable car ce sont, par définition, les
soins associés à ces risques que les familles ont le plus de difficultés à payer. De plus,
dans le cas des gros risques, la cotisation est peu élevée au regard du coût des soins en
raison de la faible fréquence de survenue de ces risques. Cependant, la couverture des
gros risques a aussi des inconvénients:
4 elle rend les prestations de la mutuelle peu visibles car la fréquence de survenue de
ces risques est faible. Autrement dit, les adhérents devront cotiser régulièrement mais
bénéficieront rarement des prestations de leur mutuelle, d’où un fort risque de
démotivation;
4 dans le cas où les familles éprouvent des difficultés pour payer les soins de santé
primaires, une couverture des gros risques ne résout pas les problèmes d’accès aux
services de santé.
Il n’existe pas de «recette miracle» pour la détermination d’un couple prestations / cotisations
équilibré. Celui-ci résulte souvent d’un processus long qui se déroule en plusieurs étapes.
1. Durant la phase d’étude de faisabilité, les promoteurs de la mutuelle estiment la capacité
contributive du public cible, c’est-à-dire le montant moyen que chaque individu ou
famille serait en mesure de cotiser. Ils élaborent ensuite plusieurs scénarios de prestations
à couvrir et les cotisations correspondantes, en tenant compte de la capacité contributive
du public cible.
2. Lors de l’assemblée générale constitutive, ces différents scénarios sont présentés aux
adhérents qui participent ainsi au choix final des prestations de leur future mutuelle. Un
scénario sera finalement retenu et correspondra au couple prestations / cotisations qui
sera mis en place.
3. Lors de ses premiers exercices annuels, la mutuelle pourra suivre, évaluer et affiner ce
scénario et aboutir à un couple prestations / cotisations équilibré.
Il est également possible que la mutuelle propose aux adhérents, dans un même scénario,
plus d’un couple prestations / cotisations. Autrement dit, la mutuelle offrira à chaque
personne la possibilité de choisir lors de l’adhésion entre plusieurs montants de cotisation
(correspondant chacun à une couverture propre). Cependant, l’offre de plus d’un couple
prestations / cotisations rend davantage complexe la gestion de la mutuelle et n’est pas
toujours bien comprise des adhérents.

1.6 Les modes d’octroi des prestations aux bénéficiaires9
Deux cas sont à considérer pour l’octroi des prestations aux bénéficiaires, selon qu’il s’agit
de soins fournis par des prestataires contractualisés avec la mutuelle ou de soins accordés
par des structures créées par celle-ci.
Cas Généralement, le coût des services de santé est partagé entre le

de prestataires patient et la mutuelle. Il s’établit alors une relation tripartite entre le
contractualisés bénéficiaire, la mutuelle et le prestataire de soins.
avec la mutuelle
Le paiement du coût des soins de santé est effectué comme suit:
4 soit le patient paie le montant des services dont il a bénéficié et se
fait rembourser ensuite;
4 soit la mutuelle paie directement le prestataire (système du tiers
payant).
En fonction de la nature des soins, ces deux modes peuvent être
combinés par une mutuelle, par exemple: remboursement du
bénéficiaire pour les petites dépenses (consultations) et paiement
direct des prestataires pour les dépenses plus importantes
(hospitalisation).
Paiement des soins par le bénéficiaire

La mutuelle peut demander aux bénéficiaires de payer les frais
afférents aux services rendus; elle les remboursera ensuite. Dans ce
cas, le bénéficiaire paie les soins selon les modalités (paiement à
l’acte, par épisode de maladie ou par consultation) et la grille de
tarifs accordés avec le prestataire.
Le bénéficiaire se fait alors remettre par le prestataire une preuve de
paiement, c’est-à-dire un reçu ou une facture qui doit comporter au
moins:
4 l’identification du prestataire de soins;
4 l’identification du bénéficiaire;
4 la nature des prestations;
4 le prix et la date de la prestation.
Le bénéficiaire doit présenter à la mutuelle la preuve de paiement
pour se faire rembourser.
L’inconvénient de cette forme de paiement pour le bénéficiaire est
d’une part qu’il doit disposer de la totalité de la somme nécessaire au
paiement des soins et, d’autre part, qu’il doit effectuer des démarches
pour se faire rembourser.
Pour la mutuelle de santé, l’avantage de ce système est qu’il limite
la surconsommation, la tendance aux abus ou la facturation
Genève, 2000.

BIT/STEP
frauduleuse. L’inconvénient est un surcroît de gestion et donc des
coûts administratifs plus importants.
Paiement direct par la mutuelle

Dans certains cas, le bénéficiaire ne verse au prestataire que le
montant correspondant au copaiement (ticket modérateur, franchise,
etc.). La mutuelle paie au prestataire le complément, sur présentation
d’une facture. Ce système est appelé tiers payant parce que ce n’est
pas le bénéficiaire qui paie, mais la mutuelle, considérée comme
tierce partie, en plus du prestataire et du bénéficiaire. Ce système est
souvent utilisé pour les «gros risques», impliquant des frais importants
auxquels le bénéficiaire ne peut pas faire face (hospitalisation,
chirurgie, etc.).
Le système du tiers payant est, évidemment, le plus avantageux pour le
bénéficiaire: pas de problèmes de disponibilités financières, pas de
démarche à entreprendre ni de délai d’attente pour le remboursement
de ses frais.
Administrativement, ce système peut être moins coûteux (regroupement
des paiements par prestataire et non par patient), mais les possibilités
de contrôle de la réalité des soins donnés sont moindres, et surtout les
risques de surconsommation et de fraudes sont plus élevés.
Cas de formations Les services des formations sanitaires créées par la mutuelle peuvent
sanitaires créées être proposés aux bénéficiaires et aux non-bénéficiaires, avec des
par la mutuelle tarifs préférentiels en faveur des premiers.
Pour des questions de bonne organisation et de transparence, et pour
pouvoir évaluer distinctement les performances des différentes
structures, la comptabilité de la mutuelle et celle de ses formations
sanitaires doivent toujours être tenues séparément, même au cas où
les non-bénéficiaires n’auraient pas accès aux services proposés.
Centres de santé et hôpitaux créés par la mutuelle

Plusieurs cas peuvent être envisagés:
4 le bénéficiaire est pris en charge à 100 %. Il est alors soigné sur
présentation de sa carte d’adhérent;
4 le bénéficiaire est pris en charge partiellement. Il assume par
exemple:
— un copaiement sur les différents actes prestés (par acte ou sur
le total de coûts);
— le paiement de certaines catégories de services prestés. Par
exemple, la consultation lui est donnée gratuitement alors que
les médicaments sont à sa charge.

Dépôts pharmaceutiques de la mutuelle
La mutuelle favorisera la vente de médicaments génériques et ne
délivrera les spécialités que si cela s’avère indispensable. Les
bénéficiaires profiteront d’un tarif préférentiel, tandis que les
non-bénéficiaires devront acheter les médicaments au prix du
marché.
Des remises différentes peuvent aussi être consenties, selon qu’il
s’agit de médicaments génériques ou de spécialités, afin de favoriser
l’usage des génériques.
Les fonctions, domaines et principes

de la gestion d’une mutuelle de santé
Quelle que soit sa taille, une mutuelle de santé est comparable à une entreprise commerciale
et n’échappe pas à l’obligation de mettre en place une gestion efficace. Mais une mutuelle
de santé a ses propres caractéristiques qui lui imposent de concevoir et de mettre en place
des modalités de gestion spécifiques.
l L’assurance santé est un outil financier doublement particulier:
4 les adhérents paient des cotisations pour se protéger contre des risques précis mais
dont la survenue est incertaine;
4 la mutuelle de santé ne connaît avec précision le prix de revient du produit
d’assurance qu’elle propose à ses adhérents qu’à l’issue de la période couverte.
l L’assurance repose sur la notion d’obligation entre l’assureur (la mutuelle de santé) et
l’assuré (l’adhérent):
4 en cas de survenue d’un risque couvert, la mutuelle garantit à l’adhérent la prise en
charge totale ou partielle de ses dépenses. Cette garantie induit l’obligation pour la
mutuelle d’être constamment en mesure de remplir ses engagements;
4 en contrepartie de cette garantie, l’adhérent s’engage à verser régulièrement ses
cotisations, faute de quoi la mutuelle peut lui retirer son droit aux prestations.
l La mutuelle met en jeu un financement collectif de la santé qui repose sur des principes
tels que la solidarité, le fonctionnement démocratique ou le but non lucratif. Ces
principes influencent grandement les modalités de gestion de la mutuelle.
Ce chapitre est plus spécifiquement consacré à la description des fonctions, domaines et
principes de gestion d’une mutuelle de santé. Il met en avant ce que ces notions ont de
particulier dans le cas des mutuelles de santé mais rappelle également leur sens plus général,
commun à toute organisation.

2.1 Les fonctions de gestion de l’assurance
La gestion technique de l’assurance peut être décomposée en quatre grandes fonctions, à
savoir:
l la production du contrat d’assurance;
l le recouvrement des cotisations et des droits d’adhésion;
l le traitement des demandes de prise en charge;
l la surveillance du portefeuille de risques.
La production Cette fonction regroupe toutes les activités liées à l’adhésion et à

du «contrat la mise en place des engagements réciproques entre la mutuelle
d’assurance» et l’adhérent. Dans un système d’assurance commerciale, cet
engagement donne lieu à un contrat écrit et signé par l’assuré et
l’assureur. Dans une mutuelle, il s’agit d’un contrat tacite dont les
termes sont décrits dans les statuts et le règlement intérieur.
Quel que soit le système d’assurance, cette fonction regroupe les
mêmes activités:
4 l’inscription des adhérents et des personnes à charge;
4 l’application du taux de cotisation;
4 la tenue des documents de gestion relatifs aux adhésions et aux
cotisations.
Le recouvrement Cette fonction vise à assurer la rentrée des cotisations. Elle regroupe
des cotisations plusieurs activités:
et des droits
4 le recouvrement et l’encaissement des droits d’adhésion et des
d’adhésion
cotisations;
4 le recouvrement des arriérés;
4 la tenue des documents de gestion relatifs au recouvrement des
droits d’adhésion et des cotisations.
Le traitement Cette fonction s’attache au remboursement des adhérents et/ou au

des demandes paiement des prestataires. Les prestations maladie d’une mutuelle de
de prise santé constituent ses principales dépenses; elle doit donc les maîtriser
en charge au mieux. Il s’agit notamment pour la mutuelle de réaliser les activités
suivantes:
4 la vérification des droits aux prestations;
4 la délivrance des documents de prise en charge (lettres de
garantie et/ou attestations de soins);
4 le contrôle des factures des prestataires de soins notamment en
référence aux tarifs contractualisés;

4 l’ordonnancement et l’exécution du paiement des prestations
maladie;
4 la tenue à jour des documents de gestion relatifs au suivi des
prises en charge.
La surveillance En échange du paiement des cotisations, l’adhérent et ses personnes

du portefeuille à charge sont couverts par la mutuelle contre un certain nombre de
de risques risques. Cette obligation réciproque entre l’adhérent et la mutuelle
constitue une forme de contrat tacite. L’ensemble de ces contrats
représente pour la mutuelle le «portefeuille de risques». La
surveillance du portefeuille de risques regroupe les activités de suivi
portant sur:
4 le nombre et le montant des prestations prises en charge;
4 la répartition du nombre et du coût des prestations prises en
charge;
4 les coûts moyens des prestations prises en charge;
4 les taux d’utilisation des services par les bénéficiaires (ou
fréquences de risques).
Il est essentiel que la mutuelle puisse effectuer cette surveillance car
elle doit prévenir tout dérapage dans les coûts moyens et les taux
d’utilisation. Cela est d’autant plus important que l’assurance induit
des changements de comportement des bénéficiaires et des
prestataires de soins défavorables à l’assureur (voir partie 6).
Ce suivi est également fondamental pour la détermination du
montant des cotisations (et de sa correction éventuelle) et la
recherche de l’équilibre du couple prestations / cotisations.
2.2 Les domaines de gestion

Toutes les fonctions présentées ci-dessus, ainsi que les responsabilités et les tâches qui leur
sont liées, peuvent être réparties en plusieurs «domaines de gestion». A chacun de ces
domaines de gestion, il peut correspondre une unité ou un organe interne spécifique.
Cependant, cette correspondance n’est pas à rechercher systématiquement. Dans les petites
mutuelles, il n’y a ni la nécessité ni les moyens de créer une unité interne par domaine de
gestion.
l L’organisation de la mutuelle et la gestion de ses ressources humaines
L’organisation consiste à répartir, au sein de la mutuelle, les responsabilités et les tâches
entre différents services et organes et à déterminer les relations et flux d’informations entre
ceux-ci.
La gestion des ressources humaines comprend, outre l’administration du personnel,
l’ensemble des procédures mises en œuvre pour rechercher le meilleur rapport entre la
performance du personnel et son coût. Elle traite de la motivation du personnel, de la
formation, du rôle de la direction, etc.

BIT/STEP
l La gestion technique
Elle porte sur les activités centrales de l’assurance, à savoir: l’adhésion, le recouvrement
des cotisations et des droits d’adhésion, le paiement des prestations maladie. La gestion
technique vise également à prévenir la survenue des risques liés à l’assurance (sélection
adverse, risque moral, etc.) ou à limiter leurs effets. Elle s’attache aussi à la définition des
relations avec certains acteurs externes en particulier les prestataires de soins.
l La gestion comptable
La mutuelle dispose de biens, offre des services à ses bénéficiaires et réalise des échanges
économiques et financiers avec son environnement. Ces biens et ces opérations doivent
être soigneusement enregistrés et comptabilisés pour des besoins de gestion mais aussi
pour répondre à des obligations légales. La comptabilité consiste à classer, enregistrer et
synthétiser les différentes opérations de la mutuelle, sous la forme d’entrées et de sorties
de ressources.
l La gestion financière
La gestion financière s’attache à la situation financière de la mutuelle, à ses besoins et
moyens de financement, à ses décisions d’investissement et aux risques financiers
auxquels elle est soumise. Elle inclut la gestion prévisionnelle (budget / trésorerie).
l Le contrôle interne
Le contrôle interne consiste à vérifier que les décisions de l’assemblée générale (AG) sont
bien appliquées, que les tâches sont correctement exécutées, que les ressources sont bien
utilisées et que les statuts et règlement intérieur sont respectés.
l Le suivi et l’évaluation
Le suivi peut se définir comme une activité continue qui consiste à contrôler le bon
déroulement du programme d’activités prévu et à fournir, en temps utile, les éléments
d’informations nécessaires à une prise de décisions efficace.
L’évaluation est une activité périodique qui consiste à dresser un bilan de l’action, en
cours ou en fin d’exercice. Généralement, une évaluation consiste à apprécier si les
objectifs fixés sont atteints. Elle doit chercher les raisons des écarts entre le niveau
d’atteinte des objectifs et les prévisions.
Chaque domaine de gestion est important et le fait d’en négliger un peut compromettre
l’ensemble du système de gestion.
2.3 Les interrelations entre les domaines de gestion

Le schéma de la page suivante met en évidence quelques relations entre différents domaines
de gestion. On peut constater que chaque tâche associée à un domaine donné, dont la
présentation est très simplifiée dans ce schéma, découle d’une tâche dans un autre domaine
et en entraîne une nouvelle dans un nouveau domaine.

20
Gestion des adhésions, Enregistrement Paiement Prise en charge
des cotisations des adhésions des cotisations des soins
et des prestations
Paiement des
(gestion technique) Adhésions
droits d'adhésion
Enregistrement Enregistrement Enregistrement des

des recettes des dépenses autres opérations
Gestion économiques
comptable Production
des comptes
annuels
Gestion
prévisionnelle Calcul des Préparation du
cotisations Calcul des
(gestion prochain exercice:
cotisations
financière) budget, etc.
Gestion
des risques liés Elaboration
à l'assurance des mécanismes
de prévention
Elaboration des Prévention Prévention
mesures de prévention des risques des risques
Tableau Contrôle
Contrôle Contrôle Contrôle
Contrôle, de bord
Quelques interrelations entre les domaines de gestion
suivi Evaluation
Suivi des Suivi des Suivi des
et évaluation prestations
adhésions cotisations
Gestion Sensibilisation
des ressources
humaines Besoins
Animation Formation
en formation
Formation Information
BIT/STEP
2.4 L’incidence des principes mutualistes sur la gestion
d’une mutuelle
Comme il a été présenté dans le chapitre précédent, la mutualité repose sur un ensemble de
principes qui lui sont propres. Parmi ces principes, ceux présentés ci-dessous ont une
incidence particulièrement forte sur la gestion de la mutuelle.
La solidarité La solidarité est le véritable fondement de la mutualité. Elle s’exprime

dans le montant des cotisations qui est indépendant du risque de
l’adhérent de tomber malade et dans la liberté d’adhésion. Dans
certaines mutuelles, il existe également une solidarité des plus riches
envers les plus pauvres. Le montant de la cotisation est alors
proportionnel aux revenus de l’adhérent.
Le caractère Comme toute autre organisation mutualiste, une mutuelle de santé

non lucratif n’a pas pour but de réaliser des profits ou de redistribuer une part
des résultats entre les adhérents. Elle a cependant l’obligation
d’équilibrer ses comptes et de réaliser des excédents qui seront utilisés
pour constituer une réserve financière, afin de se prémunir contre une
augmentation imprévue des prestations (épidémie, etc.). Une partie
de ces excédents peut également être utilisée pour offrir de nouvelles
prestations.
Fonctionnement Le fonctionnement d’une mutuelle est placé sous la responsabilité

démocratique première des adhérents réunis en AG. Pour qu’ils soient à même de
et participatif jouer leur rôle, les adhérents doivent recevoir une formation
adéquate et disposer d’informations claires, complètes et facilement
compréhensibles. Procurer aux adhérents cette information et la
soumettre à discussion est une tâche centrale dans la gestion d’une
mutuelle.
Autonomie Une mutuelle de santé est une structure privée et indépendante des
et liberté pouvoirs publics, des organisations confessionnelles ou des groupes
d’intérêts. Sa gestion ne doit donc pas être soumise à l’ingérence de
tiers. Elle doit s’exercer dans le respect de la législation en vigueur.
Responsabilité Les activités d’une mutuelle de santé s’exercent dans la recherche

des adhérents permanente d’une responsabilisation des adhérents vis-à-vis de leur
propre santé et d’une rigueur de fonctionnement permettant de
garantir le respect des engagements vis-à-vis des bénéficiaires et des
tiers.
Le tableau suivant compare la mutuelle de santé avec d’autres systèmes de couverture des
dépenses de santé. Il permet de mettre en évidence les spécificités de la mutuelle qui
découlent de ses principes de base.

Assurance Assurance Coopérative
Mutuelle de
maladie commer- de
santé
obligatoire ciale santé3
Adhésion libre X X X
Participation des adhérents à la gestion X X2 X
Versement régulier de cotisations (ou primes) X X X
Apport des adhérents au capital social X
Distribution des excédents aux adhérents X
But non lucratif X X1
Cotisations fonction du risque personnel X
Solidarité entre adhérents X X X
Mouvement social autonome X X
1 Variable selon la législation appliquée dans chaque pays.

2 Dans les systèmes de cogestion multipartites.
3 Coopératives d’offre de soins.
2.5 Les principes de gestion liés à l’assurance santé
La garantie L’assurance repose sur une notion d’obligation de l’assureur vis-à-vis

des prestations des assurés. La mutuelle doit donc veiller à toujours être en mesure de
faire face à ses engagements.
L’inversion Dans une entreprise commerciale classique, le prix de revient des

du cycle produits fabriqués est connu avant la vente. Dans une mutuelle, ce
de production cycle est inversé; la cotisation est calculée et encaissée sur base d’une
estimation du prix de revient du produit d’assurance. L’assurance ne
connaît le prix de revient réel qu’au terme de la période de
couverture. Cette incertitude quant au prix de revient oblige à une
prudence particulière en matière de gestion.
Contractualisation La mutuelle passe un (des) contrat(s) avec un (des) prestataire(s) de

avec les soins portant en particulier sur la qualité, la nature, la tarification des
prestataires services de santé couverts et les modalités de paiement. Cette relation
de soins contractuelle constitue un aspect important de la gestion d’une
assurance.
2.6 Quelques principes de gestion communs à toutes

les organisations
La gestion d’une mutuelle de santé n’est pas seulement déterminée par des principes qui lui
sont propres. Certains principes ont une importance tout aussi capitale dans la gestion d’une
mutuelle que dans celle d’autres organisations. C’est en particulier le cas des principes
ci-dessous.

BIT/STEP
Adaptation L’organisation administrative, technique, comptable et financière doit
être parfaitement adaptée à la taille, aux activités, aux services et aux
moyens de la mutuelle.
Simplification Une gestion rigoureuse et efficace n’est pas forcément synonyme de

complexité. La travail et les documents de gestion doivent être le plus
simple possible au regard des besoins. Cela est d’autant plus vrai au
sein des organisations dont les membres ont un faible niveau
d’instruction. Dans ces organisations, il est notamment nécessaire:
4 d’éviter les doubles emplois dans les documents et les écritures
inutiles;
4 de définir et répartir les tâches en étant réaliste quant aux
capacités des différents acteurs en présence;
4 d’accorder au renforcement des compétences une attention
suffisante.
Compartimentage Une mutuelle peut mettre en place plusieurs activités, notamment

gérer une assurance santé et disposer de ses propres formations
sanitaires. Elle doit alors mettre en place une comptabilité séparée
pour chaque activité.
Progressivité Une mutuelle de santé suit des cycles de développement qui se

schématisent de la façon suivante: démarrage effectif des services,
période de développement, seuil d’équilibre, nouveau cycle.
L’organisation, les mécanismes et outils de gestion ainsi que les
compétences techniques des gestionnaires doivent faciliter ce
développement de la mutuelle et évoluer avec celui-ci.
Souci d’économie Dans un contexte de revenus faibles des adhérents, une mutuelle
dispose de moyens financiers très limités. Elle doit donc opérer dans
un souci constant d’économie. Il ne s’agit pas de proposer une
assurance au rabais, mais de rationaliser l’activité, en particulier les
frais de fonctionnement.
Normalisation Une mutuelle doit adopter, autant que possible, une gestion basée
sur des procédures et des documents normalisés (journaux, livres,
compte de résultat et bilan) en conformité avec la législation.

Part
Pa rtie
ie 2
L’organisation
administrative
d’une mutuelle
de santé
25
Le fonctionnement d’une mutuelle de santé est sous la responsabilité de différents organes et
acteurs. La manière dont les responsabilités sont réparties entre ces derniers, la capacité dont
ils disposent pour accomplir leurs tâches auront un effet déterminant sur le fonctionnement
de la mutuelle. Cette partie est consacrée à ces questions. Elle comporte quatre chapitres.
Chapitre 1 Les organes d’une mutuelle de santé

Dans ce premier chapitre, les organes d’une mutuelle de santé sont présentés.
Il s’agit en particulier des organes de décision, d’exécution et de contrôle.
L’organigramme d’une mutuelle est également introduit afin d’illustrer la
répartition des compétences et des responsabilités entre les organes et leurs
relations fonctionnelles.
Chapitre 2 La répartition des tâches

Ce second chapitre présente les différents acteurs qui agissent sur le
fonctionnement d’une mutuelle de santé. Il s’agit des acteurs internes
(adhérents, membres des organes, etc.) et externes (prestataires, structure
d’appui, etc.) qui entretiennent des relations fonctionnelles. Dans ce cadre, un
outil y est décrit: le tableau de rôle théorique et réel qui permet d’illustrer la
répartition des tâches et d’évaluer la fonctionnalité de l’organisation de la
mutuelle. Enfin, ce chapitre traite brièvement des besoins de formation
nécessaires à l’accomplissement de ces tâches.
Chapitre 3 Les statuts et le règlement intérieur

Ce troisième chapitre définit deux documents essentiels dans les mutuelles de
santé: les statuts et le règlement intérieur. Un exemple de statuts et de
règlement intérieur est donné à titre illustratif. Enfin, ce chapitre traite
brièvement du processus d’élaboration des statuts et du règlement intérieur.
Chapitre 4 L’organisation des réunions

Ce dernier chapitre traite de l’organisation des réunions, en particulier de
l’assemblée générale, du conseil d’administration et du comité de
surveillance. Il examine la préparation et le déroulement de ces réunions et
fournit un certain nombre d’exemples d’outils (convocation, procès-verbal)
utilisés dans le cadre de celles-ci. Une dernière section est relative au suivi de
ces réunions.
Les organes d’une mutuelle de santé
L’organisation interne d’une mutuelle de santé doit faire l’objet d’une attention particulière
car elle conditionne, entre autres, l’efficacité du fonctionnement et le respect des principes
mutualistes.
La structuration et les organes d’une mutuelle de santé doivent favoriser la démocratie,
l’entraide, la solidarité, la responsabilité et la participation active de tous les adhérents.
Partie II • L’organisation administrative d’une mutuelle de santé 27

Il existe un schéma «classique» d’organisation d’une mutuelle de santé. Toutefois, celle-ci
dispose d’une grande liberté d’organisation et doit chercher à adapter sa structure et ses
organes au contexte et à la mission qu’elle s’est fixée.
1.1 Les organes d’une mutuelle de santé

L’organisation «classique» d’une mutuelle repose sur trois grandes catégories d’organes:
l les organes de décision;
l les organes d’exécution;
l les organes de contrôle.
Les organes Appelés également organes de gouvernance, les organes de décision

de décision ont la responsabilité de définir la mission, l’organisation et les statuts
de la mutuelle. Leur conformation est déterminée par les principes de
base de la mutualité; ces organes doivent en particulier permettre à
tous les adhérents d’exercer leurs droits de participer aux décisions, à
la gestion et au fonctionnement de la mutuelle.
L’assemblée générale (AG)

L’AG est la réunion de tous les adhérents de la mutuelle. Elle se tient
au moins une fois par an, notamment, afin de:
4 examiner et approuver les rapports d’activités et les états
financiers de la mutuelle;
4 adopter les décisions importantes;
4 définir la politique générale de la mutuelle, son programme
d’activités et son budget;
4 élire les membres du conseil d’administration et du comité de
surveillance.
Vu l’importance du rôle de l’AG, les statuts de la mutuelle doivent
définir précisément les dispositions concernant la convocation des
adhérents, les votes, la périodicité des réunions, etc.
Les principales responsabilités de l’AG

l Définir la mission de la mutuelle et
formuler sa politique générale. L’AG est l’organe de décision le plus
l Approuver et modifier les statuts. important de la mutuelle car elle en
détermine la politique générale. Ses
l Examiner et approuver les rapports
décisions engagent tous les adhérents et
d’activités des divers organes, y compris
tous les organes.
le comité de surveillance.
En ce qui concerne les modifications des
l Elire les membres du conseil
cotisations, l’AG peut déléguer ses
d’administration.
compétences au conseil d’administration,
l Elire les membres du comité de pour une période définie — souvent un an,
surveillance. renouvelable — après approbation des

BIT/STEP
l Décider des nouvelles orientations de la
mutuelle. décisions prises l’année précédente. Cette
l Décider de la fusion avec une autre possibilité est surtout prévuepour pouvoir
mutuelle et de la dissolution de la prendre rapidement des décisions si la
mutuelle. situation financière le requiert (allocation
budgétaire, placements, etc.).
l Décider de l’admission et de l’exclusion
des adhérents (dans les mutuelles de L’AG ordinaire doit être convoquée au
taille réduite ou dans celles où les moins une fois par an pour approuver les
cotisations sont annuelles). comptes annuels et le budget. Une AG
extraordinaire peut être convoquée si un
l Décider dans toutes les autres matières nombre d’adhérents suffisant (le plus
prévues par les statuts. souvent au moins un cinquième) le
demande.
En matière de gestion
l Examiner et approuver les comptes La réunion de tous les adhérents peut
annuels et le budget. s’avérer une opération lourde, onéreuse
et souvent difficile lorsque les adhérents
l Fixer le montant des cotisations et de sont répartis sur une vaste zone
toute contribution spéciale. géographique. C’est pourquoi, certaines
l Utiliser les rapports des organes de mutuelles peuvent choisir d’organiser des
contrôle pour évaluer les activités du assemblées de délégués.
conseil d’administration et du comité
d’exécution.
Le conseil d’administration (CA)

Le CA se compose de membres élus par l’AG et a pour mandat de
mettre en application la politique générale de la mutuelle.
Les statuts et le règlement intérieur déterminent les attributions du CA
qui dispose de pouvoirs suffisamment importants pour éviter
d’organiser trop fréquemment des AG.
Les membres du CA assurent gratuitement leurs fonctions. Les frais
occasionnés par leurs activités (déplacements, etc.) peuvent être
remboursés.
Les principales responsabilités du CA

l Veiller au respect des statuts en vue
d’atteindre les objectifs de la mutuelle. Le CA est l’organe chargé de la gestion de
l Proposer l’admission et l’exclusion des la mutuelle. Il exerce toutes les
adhérents et appliquer le cas échéant les responsabilités qui ne sont pas confiées
sanctions disciplinaires prévues. explicitement par la loi ou les statuts à
l’AG ou au CE.
l Nommer les membres responsables du
comité d’exécution (CE). Le CA propose à l’AG les décisions
d’admission et d’exclusion des adhérents.
l Représenter la mutuelle dans ses rapports Une fois adoptées, ces propositions seront
avec les tiers et établir des relations avec appliquées par le CA. Dans l’attente de la
d’autres associations, plus spécialement décision de l’AG sur ces propositions,
avec les autres mouvements sociaux, l’adhérent peut être provisoirement admis
également fondés sur la solidarité. ou suspendu. Cette disposition peut

l Signer les accords et contrats,
notamment avec les prestataires de êtredifficile à appliquer dans les
soins. mutuelles de grande taille, et il est
possible de déléguer au CA ou au CE la
l Engager le directeur ou le gérant responsabilité d’admettre ou d’exclure
(s’il est salarié et non élu). un adhérent. Dans ce cas, un recours
l Remplir toutes les autres missions qui lui devant un autre organe, comité de
sont attribuées par les statuts ou par surveillance par exemple, doit être
l’AG. possible.
En matière de gestion De manière concrète, le CA doit suivre en
permanence la gestion de la mutuelle et
l Veiller à l’établissement des états faire face aux problèmes qu’elle
financiers annuels et préparer le budget rencontre. Il peut déléguer une partie de
pour l’exercice suivant. ses attributions au président ou à un ou
l Coordonner les activités et le travail des plusieurs administrateurs.
divers comités. Les membres du CA sont tous des
l Etablir annuellement le rapport bénévoles qui acceptent de mettre leurs
d’activités de l’ensemble de la mutuelle. compétences et une partie de leur temps
l Fixer la rémunération du personnel. au service des autres.
Pour le fonctionnement quotidien et
l’exécution des décisions prises par l’AG ou
lui-même, le CA peut déléguer certaines
responsabilités au CE.
Les organes Les organes d’exécution s’occupent de la gestion quotidienne de

d’exécution la mutuelle. Il existe plusieurs formules possibles concernant ces
organes.
Le comité d’exécution
Le schéma le plus fréquent est la mise en place d’un CE, appelé
également comité exécutif ou comité de gestion, composé de
membres élus au sein du CA.
Il s’agit généralement de l’organe le plus actif de la mutuelle car c’est
sur lui que repose la gestion quotidienne des activités.
Lorsqu’une mutuelle offre plusieurs services (assurance santé,
formation sanitaire, microcrédits, etc.), le CE peut mettre en place des
groupes de travail ou des commissions qui suivent chaque service.
Les principales responsabilités du CE

l Assurer l’administration quotidienne de
la mutuelle. Le CE, mis en place par le conseil
l Veiller à une bonne liaison entre les d’administration, est responsable de
adhérents et l’administration. l’exécution des décisions de l’assemblée
générale et du conseil d’administration.
l Négocier les contrats avec les
prestataires de soins. Selon la taille et l’organisation de la
mutuelle, deux situations peuvent se
l Défendre les intérêts des adhérents en présenter:
matière de santé vis-à-vis de l’extérieur.

BIT/STEP
l Faire toute proposition utile au CA pour
une meilleure atteinte des objectifs de la l le CE peut être désigné au sein du CA.
mutuelle. Il s’agit alors d’un CE restreint,
permettant un fonctionnement souple
l Négocier des contrats et accords après
et des décisions rapides. Il sera
les avoir soumis au CA.
composé au moins du président, du
l Exercer toutes les fonctions qui lui sont secrétaire général et du trésorier;
dévolues par les statuts ou qui lui sont
l le CE peut être composé de personnel
assignées par le CA et l’AG.
salarié auquel le CA confie la gestion
En matière de gestion quotidienne de la mutuelle. Un de ses
membres, le directeur ou le gérant,
l Gérer les biens et les fonds de la
participera aux réunions du CA pour y
mutuelle.
rendre compte de la gestion, mais le
l Tenir les documents de gestion. plus souvent il siégera à titre consultatif
l Préparer pour le CA le budget et, une et ne participera pas aux votes.
fois celui-ci approuvé, veiller à sa bonne
exécution.
l Présenter les comptes annuels et
l’exécution du budget au CA.
l Engager et superviser le personnel (sauf
le directeur ou gérant).
Les services administratifs

Une autre formule possible, lorsque la taille et les moyens financiers
de la mutuelle le justifient et le permettent, est la mise en place de
services administratifs dotés d’un personnel salarié.
Dans ce cas de figure, la mutuelle est dirigée par un bureau composé
de membres élus parmi ceux du CA. Les tâches de gestion courante
de la mutuelle sont réalisées par le ou les services administratifs, sous
le contrôle du bureau.
Les organes Les organes de contrôle s’assurent de la conformité des actes de la

de contrôle mutuelle avec ses statuts et son règlement intérieur. Ils vérifient que
les procédures de gestion sont correctement suivies. Ils veillent
également à la bonne tenue de la comptabilité et à la transparence
des opérations financières.
Au niveau interne, une mutuelle peut mettre en place un comité de
surveillance (CS), composé de membres élus, ou désigner un ou
plusieurs commissaires aux comptes. Ceux-ci ont pour mission de
contrôler la gestion et le respect des procédures et de rendre compte
aux autres organes.

Les principales responsabilités du CS
l Vérifier que les actes des organes de la mutuelle
sont conformes aux statuts et règlement intérieur Le CS, élu par l’AG, a pour
et ne sont pas contraires aux lois et règlements mission de contrôler l’exécution
en vigueur dans le pays. des décisions prises par celle-ci et
de garantir un fonctionnement
l Contrôler l’exécution des décisions de l’AG.
efficace des divers organes de la
l Attirer l’attention des organes responsables sur mutuelle autres que l’AG.
les irrégularités qui auraient été commises et
Même dans les mutuelles d’une
proposer des mesures ou de nouvelles
taille relativement faible ou de
procédures visant à en éviter la répétition.
création récente, il est
l Recueillir les plaintes des adhérents concernant indispensable de désigner au
les services offerts et en référer à l’organe ou à la moins une personne qui, après une
personne compétente pour y remédier. formation appropriée, examinera
l Requérir la personne ou l’organe compétent de près les pièces justificatives et
pour effectuer une tâche non ou mal accomplie les enregistrements comptables.
et lui enjoindre d’appliquer les procédures
requises.
l Examiner et contrôler l’éligibilité des adhérents
participant à l’AG.
En matière de gestion
l Contrôler l’exactitude de la comptabilité et la
régularité des opérations financières:
— vérifier les écritures des documents
comptables;
— faire un rapprochement entre les différents
documents;
— faire l’inventaire de la caisse;
— remplir les fiches de contrôle.
l Contrôler la bonne utilisation des documents de
gestion des adhésions, des cotisations et des
prestations.
l Contrôler la bonne marche des mécanismes de
suivi.
1.2 L’organigramme de la mutuelle

L’organigramme de la mutuelle est la représentation schématique des différents organes et
de leurs relations. Il sera plus ou moins complexe en fonction de la taille de la mutuelle
(nombre et dispersion géographique des adhérents) et de ses activités. L’organigramme met
en valeur la répartition des responsabilités ainsi que les rapports hiérarchiques entre les
organes.
L’élaboration de l’organigramme repose sur les objectifs et les activités de la mutuelle
ainsi que sur la répartition des rôles et l’organisation interne. Lorsqu’elle élabore son
organigramme, la mutuelle doit tenir compte des considérations suivantes:
l l’organigramme doit représenter les relations hiérarchiques et de collaboration qui
existent entre les différents organes;

BIT/STEP
l l’organigramme d’une mutuelle dépend avant tout de sa spécificité, de son
environnement socio-économique et des habitudes locales en matière d’organisation.
Les organes peuvent différer d’une mutuelle à l’autre mais doivent permettre une gestion
démocratique;
l les organes sont constitués en fonction des activités prévues et des ressources de la
mutuelle ainsi que de sa configuration. Une mutuelle de grande taille, structurée en
plusieurs niveaux (village, commune et région, par exemple) aura un organigramme plus
complexe qu’une petite mutuelle villageoise;
l les organes et les différents postes identifiés sont conçus indépendamment des personnes
qui seront élues et appelées à les occuper.
Exemple
Une mutuelle de santé intervient dans plusieurs villages et hameaux. Ses principaux objectifs
sont:
l couvrir les dépenses de santé des bénéficiaires au centre de santé communal et à l’hôpital
régional;
l favoriser l’accès aux médicaments et aux soins de base.
Pour atteindre ces objectifs, la mutuelle couvre en partie les consultations ambulatoires, les frais
de maternité, les petites hospitalisations au centre de santé et les hospitalisations à l’hôpital
provincial. Elle s’associe à un programme de développement local dont l’une des activités est
de former des agents de santé villageois chargés de délivrer des soins de base, d’orienter les
malades vers les services de santé et de distribuer des médicaments.
Les moyens financiers et humains de la mutuelle étant limités, celle-ci décide de mettre en place
un nombre réduit d’organes tout en séparant ses deux activités: assurance et formation des
agents de santé.
Son organigramme est très simple et présente les particularités suivantes:
l l’AG annuelle est l’organe souverain de la mutuelle. Elle réunit les adhérents des villages et
hameaux. Les autorités locales ainsi que des représentants des formations médicales
couvertes et du programme de développement local y sont également invités. Vu les
difficultés pour réunir tous les adhérents, une grande partie des attributions de l’AG est
déléguée au CA dont les membres ont notamment pour fonction de représenter les adhérents
de leur groupement mutualiste;
l dans chaque village est constitué un groupement mutualiste qui est dirigé par une assemblée
mensuelle des adhérents du village. Cette assemblée se réunit au moment du paiement
mensuel des cotisations;
l dans chaque groupement, un bureau de trois membres collecte les cotisations et regroupe
les attestations de soins des bénéficiaires;

l la gestion de la mutuelle est assurée par un CA qui est une assemblée des membres des
bureaux des groupements villageois (au moins deux membres de chaque bureau) et a lieu
chaque mois, après celles organisées dans les villages. Les représentants des groupements
villageois déposent les cotisations et les attestations de soins, contrôlent les factures des
prestataires de soins et discutent les problèmes éventuels signalés par les adhérents durant
les assemblées villageoises;
l afin de marquer la distinction entre ses deux activités, la mutuelle a mis en place deux comités
d’exécution:
— un comité de gestion de l’assurance s’occupe de la gestion quotidienne de l’activité
d’assurance de la mutuelle;
— un comité de gestion supervise les agents de santé et veille à leur approvisionnement en
médicaments;
l la mutuelle appuie l’installation d’un agent de santé dans chaque village où elle intervient.
Celui-ci collabore avec le groupement mutualiste mais reste sous la responsabilité directe du
comité de gestion des agents de santé de la mutuelle. Les agents de santé se réunissent au
siège de la mutuelle une fois par mois. Le médecin du centre de santé communal et des
représentants du programme de développement local sont souvent invités à assister à ces
réunions en tant que conseillers techniques;
l un comité de surveillance composé de trois personnes contrôle le fonctionnement des autres
organes (CA et CE), la conformité des actes de la mutuelle avec les statuts et règlement
intérieur ainsi que la tenue des différents documents de gestion. Le programme de
développement local avec lequel collabore la mutuelle réalise chaque année un contrôle
externe et appuie la mutuelle pour l’élaboration de ses comptes annuels.
L’organigramme de la mutuelle peut être présenté de la façon suivante:
Organigramme de la mutuelle
Assemblée
générale
Conseil
d'administration
Comité de
surveillance
Comité Comité
de gestion de gestion des
de l'assurance agents de santé
Assemblée Assemblée Assemblée

mensuelle mensuelle mensuelle
Agents
Bureau Bureau Bureau de santé
Groupement Groupement Groupement

mutualiste mutualiste mutualiste

BIT/STEP
La répartition des tâches
La gestion d’une mutuelle de santé repose sur un certain nombre de fonctions. Celles-ci
regroupent de multiples tâches réparties entre différents acteurs.
Pour réaliser cette répartition des tâches, il faut, au préalable, clairement identifier tous les
acteurs appelés à intervenir dans le fonctionnement de la mutuelle. Il faut également
observer quelques règles:
l les postes de décision, ceux d’exécution et ceux de contrôle doivent être séparés;
l les responsabilités doivent être clairement définies;
l la charge de travail doit être bien équilibrée entre les différents acteurs, surtout au sein de
la mutuelle;
l la formation nécessaire à la réalisation des tâches doit être assurée pour chaque acteur.
Ce chapitre passe en revue les acteurs possibles du fonctionnement d’une mutuelle de santé.
Il présente des outils utiles pour répartir les tâches entre ces acteurs. Enfin, il présente
quelques considérations relatives aux besoins de formation de ces derniers.
2.1 Les acteurs de la vie d’une mutuelle de santé

L’organisation, le fonctionnement et la vie d’une mutuelle de santé reposent sur un certain
nombre d’acteurs entre lesquels se tissent des relations sociales, économiques, financières et
techniques.
Les acteurs Les adhérents

internes La vie de la mutuelle repose sur la participation active des adhérents
à la mutuelle qui sont à la fois responsables et gestionnaires de leur organisation.
Le rôle des adhérents, élus ou non, est donc important et ne doit pas
être négligé.
Les membres du CA, du CE et du CS

Ils sont élus parmi les adhérents et assurent les fonctions
d’administration et de gestion de la mutuelle ainsi que les
responsabilités qui leur sont liées. Leurs fonctions sont bénévoles, ce
qui pose des problèmes lorsque certains ont une charge de travail
trop contraignante (en d’autres termes: «le bénévolat n’est pas
synonyme de sacrifice»). La mutuelle doit veiller à une répartition
équilibrée de la charge de travail et à assurer à chaque responsable
de bonnes conditions de travail, dans l’intérêt de tous les adhérents.
Le personnel salarié ou indemnisé

Lorsqu’une mutuelle dispose de suffisamment de moyens financiers et
lorsque le nombre d’adhérents et l’importance des activités le
justifient, la mutuelle peut recourir à du personnel rémunéré. Ce
personnel n’assure que des fonctions exécutives, au sein de postes

précis, avec des tâches bien définies. Il est placé sous la responsabilité
et le contrôle des membres du CA et du CE.
Le personnel bénévole
Il ne s’agit pas d’adhérents élus, mais de personnes qui réalisent, de
façon permanente ou occasionnelle, certaines activités au bénéfice
de la mutuelle. Ces personnes peuvent, par exemple, participer aux
actions d’animation et d’information de la population ou aider à
l’organisation des AG (préparation des salles, etc.).
Les acteurs Les prestataires de soins

externes Les prestataires de soins jouent un rôle important car leur
à la mutuelle comportement vis-à-vis des mutualistes, la qualité de leurs services, le
respect des contrats, etc., conditionneront en grande partie le bon
fonctionnement de la mutuelle. Ils jouent également un rôle dans
certaines fonctions de gestion, notamment dans le traitement des
demandes de prise en charge.
Les prestataires de services

Il s’agit de l’ensemble des structures de services — cabinets
comptables, structures de formation, etc. — qui, moyennant
rémunération, peuvent intervenir dans le fonctionnement de la
mutuelle.
On peut également inclure dans cette catégorie les institutions
financières dont les services ont une incidence sur le fonctionnement
de la mutuelle (possibilité d’ouverture de comptes multiples, de
paiement par chèque et virements bancaires, etc.).
L’assistance technique
Une mutuelle peut bénéficier d’une assistance technique, généralement
non rémunérée, qui peut provenir:
4 de mutuelles d’autres régions ou pays, de programmes de
développement, d’ONG, d’organisations internationales, d’agences
de coopération, etc.;
4 de structures sanitaires; celles-ci peuvent appuyer la promotion de
mutuelles de santé dans leur zone d’action;
4 de diverses structures locales (administratives, religieuses,
traditionnelles, etc.), qui interviennent souvent dans la
sensibilisation et dans la circulation de l’information.
Les unions et fédérations de mutuelles

Les unions et/ou fédérations apportent également des services
techniques et financiers pour les mutuelles. Les mutuelles sont
membres de ces organisations; elles participent à leur administration
et à leur gestion.

BIT/STEP
L’Etat
L’Etat joue des rôles divers auprès des mutuelles selon les contextes. Il
a généralement à charge la définition et l’application du cadre
institutionnel et législatif, la régulation et le contrôle des activités. Il
peut participer à la diffusion d’informations sur les mutuelles,
favoriser la concertation entre mutuelles sur un plan national ou
régional, subventionner le fonctionnement, etc.
Les acteurs d’une mutuelle de santé (système du tiers payant)
ADHÉRENTS
Ressources Mission
Services Prestations
Cadre
Contrats de soins
juridique
MUTUELLE
PRESTATAIRES
ÉTAT DE DE SOINS
SANTÉ
Politiques Rémunération
de santé
Echanges d’informations
et fournitures des services
Appuis techniques Dispositifs de gestion
et financiers assistée
PRESTATAIRES AUTRES
DE SERVICES ET MUTUELLES
ASSISTANCE TECHNIQUE (Union)
2.2 Le tableau de rôle

Le tableau de rôle a une double utilité:
l lors du processus de mise en place de la mutuelle, il facilite la définition de l’organisation
et de la répartition des tâches entre les différents acteurs;
l au cours de l’évolution de la mutuelle et à des périodes régulières, il permet d’évaluer la
fonctionnalité de l’organisation et de la répartition des tâches.

On distingue deux «types» de tableau de rôle.
l Le tableau de rôle théorique 10
Le tableau de rôle théorique construit, sur la base des documents et textes en vigueur
(statuts, règlement intérieur, manuel de procédures, etc.), permet de visualiser la manière
dont l’organisation de la mutuelle a été conçue et devrait fonctionner.
L’élaboration du tableau de rôle théorique présente plusieurs avantages importants
(surtout lorsqu’elle fait l’objet de séances de travail réunissant des mutualistes, des
prestataires de soins et d’autres acteurs):
4 en détaillant les tâches, les mécanismes, voire les documents, qui seront utilisés, la
construction du tableau de rôle favorise une bonne compréhension du
fonctionnement de la mutuelle et des tâches que chacun aura à accomplir;
4 l’élaboration du tableau de rôle est utile pour jeter les bases du règlement intérieur de
la mutuelle et des contrats avec les prestataires de soins;
4 le tableau de rôle théorique servira de base pour l’évaluation du fonctionnement sur
le plan organisationnel.
l Le tableau de rôle réel
Le tableau de rôle réel permet d’analyser la distribution des tâches telle qu’elle est
effectivement assurée au sein de la mutuelle. Son remplissage ne doit donc pas se faire
sur la base des textes réglementaires mais à partir des pratiques observées dans la réalité.
Cette analyse doit faire ressortir la fonctionnalité des divers organes et les responsabilités
effectives des différents acteurs. Il convient de:
4 vérifier l’existence d’un acteur pour chaque fonction figurant dans les tableaux de
rôle;
4 identifier d’éventuels dysfonctionnements dans les procédures et attributions
(duplications dans les responsabilités, croisement de responsabilité verticale et
horizontale, etc.);
4 apprécier la pérennité du dispositif de gestion, c’est-à-dire examiner dans quelle
mesure les fonctions et les tâches sont assurées par des acteurs n’étant pas appelés à
se retirer.
Le tableau de rôle réel est à rapprocher du tableau de rôle théorique. Il s’agit de mettre en
évidence les écarts entre la distribution des tâches prévue par les textes et celle constatée
dans la réalité. L’analyse portera sur:
4 les écarts entre ce qui est prévu et ce qui est effectué;
4 la recherche de l’origine de ces écarts;
4 l’appréciation des conséquences des écarts sur le bon fonctionnement de la mutuelle.
L’analyse des écarts entre les deux tableaux donne une première appréciation du
fonctionnement organisationnel de la mutuelle.
10 Cette partie est inspirée du Guide de suivi et d’évaluation des systèmes de micro-assurance santé, BIT/STEP, CIDR,
Genève, 2001.

BIT/STEP
l Présentation
Ces deux tableaux se présentent de la même façon:
4 les différents acteurs internes et externes à la mutuelle figurent en colonne;
4 les tâches à accomplir sont listées en ligne. Elles sont réparties par catégories; par
exemple, le traitement des adhésions, la prise en charge des dépenses de santé, etc.
Dans le cadre de la présentation standard d’un tableau de rôle, une croix est portée à
l’intersection entre la ligne d’une tâche et la colonne de l’acteur concerné. Davantage
de précision peut être apportée en remplaçant cette croix par des symboles tels que:
-- (implication très faible), - (implication faible), + (implication importante), ++
(implication très importante), afin de préciser l’importance de l’intervention de chaque
acteur dans la réalisation d’une tâche donnée.
Une autre présentation est possible pour le tableau de rôle théorique: les croix sont
remplacées par un bref descriptif des activités liées à une tâche («collecte des cotisations»,
«convocation des réunions», etc.). Il est également possible de faire apparaître les
documents utilisés et de relier les différentes activités par des flèches afin de schématiser
les différentes étapes de réalisation.
l Règles d’utilisation
4 Pour plus de précision, il est possible de détailler certains organes de la mutuelle. Par
exemple, le comité d’exécution peut être subdivisé en trois colonnes: président,
secrétaire et trésorier. Ce niveau de détail est utile dans le cas des organes les plus actifs
de la mutuelle.
4 Les tâches doivent être présentées dans un ordre logique, par exemple selon un ordre
chronologique.
4 Il est important d’impliquer les acteurs externes principaux dans l’élaboration du
tableau de rôle théorique.
4 Lorsqu’il est utilisé comme outil d’évaluation, le tableau de rôle doit permettre
d’animer des discussions sur la réalisation des tâches, les difficultés rencontrées, etc.
Exemple
Une association d’appui à des groupements féminins d’une commune décide de promouvoir la
mise en place d’une mutuelle de santé. Un groupe de travail, constitué de représentantes des
groupements ainsi que d’animatrices de l’association, a défini les prestations et identifié les
prestataires de soins. Pour définir l’organisation et le fonctionnement de la mutuelle, le groupe
de travail se réunit avec les prestataires. Suite à cette réunion, les documents réglant le
fonctionnement et la gestion de la mutuelle sont finalisés. Sur la base de ces documents, le
tableau de rôle théorique suivant est élaboré (seule une partie des tâches est présentée ici):

Tableau de rôle théorique
Acteurs Mutuelle
Presta- Asso-
Adhé- taires ciation
CE CA AG
Tâches rents
Préparation d’un nouvel exercice
Préparation du budget X X
Préparation du plan de trésorerie X X
Approbation du budget X
Exécution du budget X
Contrôle X
Formation et appui X
Traitement des adhésions
Demande d’adhésion X
Enregistrement des adhésions X
Paiement droits d’adhésion et cotisations X
Enregistrement des paiements X
Contrôle X
Suivi X
Prise en charge des dépenses de santé
Accueil des malades X
Prestations de soins X
Délivrance des attestations de soins X
Dépôt des attestations au CE X
Etablissement des factures mensuelles X
Contrôle des recours et des factures X
Paiement des factures X
Contrôle X
Suivi X
Comptabilité
Tenue du journal de caisse X
Tenue du journal de banque X
Tenue du grand livre X
Comptes annuels X X
Contrôle X
Audit X

BIT/STEP
Après une année de fonctionnement, la mutuelle, avec l’appui de l’association, réalise une
première évaluation de son organisation. Pour ce faire, un tableau de rôle réel est élaboré. Il se
présente de la façon suivante:
Tableau de rôle réel

Acteurs Mutuelle
Presta- Asso-
Adhé taires ciation
CE CA AG
Tâches rents
Préparation d’un nouvel exercice
Préparation du budget + + ++
Préparation du plan de trésorerie + + ++
Approbation du budget ++
Exécution du budget ++ +
Contrôle ++
Formation et appui ++
Traitement des adhésions
Demande d’adhésion ++
Enregistrement des adhésions + +
Paiement droits d’adhésion et cotisations ++
Enregistrement des paiements + +
Contrôle ++ +
Suivi ++
Prise en charge des dépenses de santé
Accueil des malades ++
Prestations de soins ++
Délivrance des attestations de soins ++
Dépôt des attestations au CE + +
Etablissement des factures mensuelles ++
Contrôle des recours et des factures ++ +
Paiement des factures ++
Contrôle ++ +
Suivi ++
Comptabilité
Tenue du journal de caisse + +
Tenue du journal de banque + +
Tenue du grand livre ++
Comptes annuels + ++

Acteurs Mutuelle
Presta- Asso-
Adhé taires ciation
CE CA AG
Tâches rents
Contrôle ++ +
Audit ++
Légende:
+: Implication importante
++: Implication très importante
Ce tableau de rôle réel fait ressortir une intervention plus importante que prévu de l’association
dans le fonctionnement de la mutuelle. L’association réalise, par le biais de ses animatrices, une
partie des tâches liées au traitement des adhésions et à la comptabilité normalement dévolues
au CE.
Les causes de cette situation évoquées lors de l’AG sont les suivantes:
l les membres du CE maîtrisent encore mal les outils comptables. Il faudra donc compléter leur
formation;
l le traitement des adhésions nécessite une quantité de travail importante et des déplacements
mensuels dans tous les groupements qui sont répartis sur l’ensemble de la commune. Les
membres du CE ont très rapidement démontré leur incapacité à réaliser cette tâche trop
contraignante en termes de temps et de déplacements. Aussi, les animatrices, qui visitent
régulièrement ces groupements, sont-elles obligées de réaliser une partie des tâches de
collecte et d’enregistrement des cotisations, d’enregistrement des adhésions et de
regroupement des attestations de soins.
La charge de travail attribuée au CE est trop importante, ses membres se sont d’ailleurs
montrés fortement démotivées lors de l’AG. Après débat, il a été décidé d’utiliser les
groupements et de les intégrer dans l’organigramme de la mutuelle. Ils joueront désormais
un rôle actif dans la collecte, l’enregistrement des cotisations (qu’ils devront déposer ensuite
à la mutuelle), les adhésions et la récupération des attestations de soins. Le CE se voit ainsi
déchargé d’une partie de son travail et pourra se consacrer de façon plus importante à la
gestion.
A l’issue de cette AG, un nouvel organigramme et un tableau de rôle théorique ont été établis.
De même, les statuts ont été modifiés afin d’intégrer les groupements comme des organes actifs
de la mutuelle.
2.3 La formation des acteurs de la mutuelle de santé

La formation joue un rôle important dans le fonctionnement d’une mutuelle de santé. Les
différents acteurs doivent disposer des compétences nécessaires à l’accomplissement de
leurs tâches. La formation permet d’accroître les performances de la mutuelle et de résoudre
certains blocages. La formation n’est cependant pas la réponse à tous les problèmes.
Certains d’entre eux résultent d’une mauvaise définition ou répartition des tâches, de la
démotivation des responsables, d’une mauvaise communication, etc.
Pour remplir son rôle, la formation doit avant tout être opérationnelle, c’est-à-dire apporter,
au moment opportun, des connaissances qui correspondent aux besoins des acteurs et sont
adaptées à la spécificité de la mutuelle de santé.

BIT/STEP
Il est donc important pour une mutuelle d’identifier, à un stade donné de son processus de
développement, les besoins de formation des différents acteurs.
L’identification Les besoins de formation correspondent à l’écart entre les

des besoins connaissances actuellement disponibles et celles nécessaires au bon
de formation fonctionnement de la mutuelle. Cet écart se modifie au cours du
temps en fonction de l’évolution de la mutuelle (croissance, types de
services, etc.), du remplacement des membres des organes, de
l’entrée en vigueur d’un nouveau cadre institutionnel et législatif, etc.
Il doit donc être évalué périodiquement.
Les besoins peuvent être identifiés:
4 d’une part, à partir de la perception qu’en ont les acteurs eux-
mêmes;
4 d’autre part, à partir des évaluations menées périodiquement
qui permettent de détecter les insuffisances et les besoins de
connaissances.
L’adaptation L’organigramme et le tableau de rôle montrent que tous les acteurs

de la formation impliqués dans le fonctionnement d’une mutuelle de santé n’ont pas
aux besoins les mêmes responsabilités ni les mêmes tâches à accomplir. Par
des acteurs conséquent, il n’est pas utile d’organiser des sessions régulières de
internes formation s’adressant simultanément à l’ensemble des acteurs. Il est
de la mutuelle en revanche nécessaire de bâtir un programme de formation adapté
aux besoins spécifiques de chaque acteur.
Les adhérents
Les adhérents sont directement concernés par la gestion de leur
mutuelle puisqu’ils sont à la fois l’assureur et les assurés.
Le principe de démocratie participative n’est possible que si les adhérents
connaissent et comprennent l’organisation et le fonctionnement de
leur mutuelle. Ils doivent également disposer de toutes les
informations nécessaires aux prises de décisions lors des AG. Chaque
adhérent doit aussi connaître et maîtriser les modalités de prise en
charge des dépenses de santé.
Pour une plus grande efficacité de la mutuelle, il est également
intéressant d’organiser des actions d’éducation à la santé. En effet,
celles-ci favorisent une meilleure prévention des risques de maladie et
une utilisation rationnelle des services de santé.
Vu le nombre généralement élevé d’adhérents, il est difficile de mettre
en place des sessions de formation à leur intention. Des actions de
sensibilisation, d’animation et d’information sont plus adaptées.
Les élus (au sein du CA, CE et CS)

Les élus devraient disposer de toutes les compétences et connaissances
requises pour le bon fonctionnement de la mutuelle. Il faut cependant
distinguer plusieurs cas de figure.

4 Lorsque la mutuelle dispose d’un gestionnaire salarié, les
membres des organes d’exécution et de contrôle doivent disposer
des compétences nécessaires pour superviser et contrôler le
fonctionnement.
4 Lorsqu’elle bénéficie des services d’une structure externe (service
technique d’une union, cabinet comptable, ONG, etc.), les élus
doivent disposer au moins des compétences nécessaires pour:
— accomplir les opérations de base en matière d’enregistrement
des informations: adhésions, prestations, cotisations et autres
opérations;
— interpréter les comptes annuels et les données du suivi,
notamment le tableau de bord.
4 Lorsque la mutuelle ne peut embaucher un gestionnaire ni ne
bénéficie d’un dispositif de gestion assistée, les élus doivent être
capables de maîtriser toute la gestion de leur organisation. Il est
cependant peu réaliste d’envisager de former, par exemple, un
trésorier à la comptabilité en partie double si celui-ci n’a pas de
connaissances de base en la matière. Cela est d’autant plus vrai
que dans une mutuelle, la rotation des responsables est
généralement importante. Dans une telle situation, la formation
doit viser la maîtrise par les élus d’un système de gestion simplifié.
Dans tous les cas de figure, les élus doivent également tous disposer
d’une formation en matière de planification, d’évaluation et
d’animation.
Le personnel salarié
Le personnel salarié est normalement recruté en fonction de ses
compétences qui doivent correspondre aux besoins de la mutuelle.
Néanmoins, un personnel formé à la gestion des mutuelles de santé
est encore rare dans la plupart des pays en voie de développement.
La connaissance de la gestion d’entreprise n’est pas suffisante. Il faut
en effet connaître la spécificité des mutuelles ainsi que les techniques
propres à l’assurance. Le personnel salarié devra donc bénéficier le
plus souvent d’une formation à la fois sur les principes mutualistes et
sur la gestion de l’assurance.
Les statuts et le règlement intérieur
Les statuts et le règlement intérieur jouent plusieurs rôles:

l fixer les règles qui régissent l’organisation et le fonctionnement de la mutuelle ainsi que
les responsabilités des organes et de l’ensemble des acteurs;
l concrétiser l’existence et l’autonomie de la mutuelle sur le plan institutionnel de manière à
lui faire acquérir une reconnaissance vis-à-vis des tiers et une couverture juridique pour
mener ses activités;
BIT/STEP
l établir les obligations réciproques entre les adhérents et leur mutuelle et constituer ainsi
un contrat collectif.
3.1 Les statuts

Les statuts sont un ensemble d’articles volontairement adoptés par les adhérents11 afin de
définir leurs droits et devoirs, l’organisation de la mutuelle, l’articulation entre les différents
organes et leurs attributions.
Les statuts jouent plusieurs rôles importants.
l Ils fixent les objectifs et les règles relatives à l’organisation et au fonctionnement
de la mutuelle
Les statuts indiquent notamment:
4 les dispositions garantissant le fonctionnement démocratique et solidaire de la
mutuelle;
4 la répartition des fonctions entre les différents organes et leurs responsabilités
respectives;
4 les tâches des administrateurs et gestionnaires tels que le président, le secrétaire, le
trésorier, le gérant, etc.
l Ils confèrent à la mutuelle le caractère d’organisation légalement reconnue
Lorsque les statuts sont approuvés par les autorités compétentes, la mutuelle de santé
acquiert une personnalité morale légalement reconnue. Dès lors, elle peut, entre autres:
4 ouvrir des comptes bancaires;
4 passer des contrats: relations avec les prestataires de soins, emprunts, locations,
partenariat avec d’autres organisations, etc.
l Ils rythment les principaux moments de la vie institutionnelle de la mutuelle
Les statuts règlent:
4 la tenue des AG;
4 l’établissement des rapports d’activités;
4 la présentation et l’approbation des rapports d’activités et des états financiers (compte
de résultat et bilan);
4 le renouvellement des responsables et des membres des différents organes.
l Ils constituent pour les adhérents une garantie de leurs droits aux prestations
de la mutuelle
La mutuelle de santé se distingue des autres systèmes d’assurance par le fait que
l’adhérent est en même temps gestionnaire et bénéficiaire de l’assurance. En d’autres
termes, il est à la fois assureur et assuré.
Par conséquent, et à la différence des autres systèmes d’assurance, la mutuelle ne peut
passer de contrat avec ses adhérents (on ne peut passer de contrat avec soi-même).
11 Louis, R. 1986: Manuel de formation coopérative fascicule 2, «Organisation et fonctionnement administratif des
coopératives» (Genève, BIT) p. 2.

Les statuts constituent dès lors un contrat collectif qui détermine les droits et les
obligations des adhérents et de la mutuelle.
Le contenu Les grandes lignes des statuts sont conditionnées par le cadre
des statuts institutionnel et légal dans lequel s’inscrit la mutuelle. Deux situations
peuvent se présenter.
4 Dans certains pays, il existe une loi régissant les mutuelles de
santé. Lorsqu’elle existe, cette loi établit notamment des statuts
types auxquels les mutuelles doivent se conformer.
4 Dans la plupart des pays, il n’existe pas de législation spécifique
aux mutuelles de santé. Celles-ci adoptent des statuts conformes
aux textes législatifs ou réglementaires portant sur les associations,
les coopératives et autres organisations à but non lucratif.
Les statuts sont élaborés sur la base:
4 des principes fondamentaux de la mutualité;
4 des besoins et des souhaits des adhérents;
4 des objectifs que la mutuelle se fixe.
Le contenu des statuts s’articule généralement autour des rubriques
suivantes:
4 le siège social;
4 l’objet de la mutuelle;
4 les conditions et les modes d’adhésion, de radiation et d’exclusion
des adhérents;
4 la composition des organes de la mutuelle, le mode d’élection de
leurs membres, la nature et la durée de leurs mandats, les
conditions de vote à l’AG;
4 les obligations et les droits des adhérents et de l’ensemble des
bénéficiaires;
4 les modes de placement et de retrait des fonds;
4 les conditions de la dissolution volontaire de la mutuelle et de sa
liquidation.
Lorsqu’il existe une législation régissant les mutuelles de santé, les
statuts types auxquels les mutuelles doivent se conformer comportent
généralement:
4 des dispositions obligatoires portant sur les principes mêmes de
l’action mutualiste;
4 des dispositions facultatives que la mutuelle peut choisir ou
adapter en fonction de ses besoins;
4 une partie portant sur les dispositions propres à la mutuelle,
relatives aux cotisations et aux prestations.

BIT/STEP
Les statuts sont adoptés et modifiés par l’AG. Ils sont ensuite
enregistrés auprès de l’autorité légale compétente. Aussi, est-il
prudent de ne pas les élaborer avec un niveau de détail trop
important. Chaque modification à apporter nécessiterait en effet de
réunir l’AG en session extraordinaire et de faire les modifications au
niveau de l’enregistrement légal. Les statuts n’abordent donc que les
points essentiels et sont complétés par un règlement intérieur plus
facilement modifiable.
Exemple
Le syndicat des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar décide de créer une mutuelle de santé
en faveur de ses adhérents, de tous les membres de la profession de la ville et de leurs familles,
ce qui représente un public cible de plus de 40 000 personnes.
Le syndicat dispose d’un bâtiment au sein du centre artisanal de la ville et met un local à la
disposition de la mutuelle. Celle-ci est toutefois totalement indépendante du syndicat même si
celui-ci lui fournit des appuis par exemple en matière de gestion.
Par ailleurs, la mutuelle travaille avec un réseau de formations sanitaires réparties dans toute la
ville et qui disposent déjà d’un accord avec le syndicat prévoyant une réduction des tarifs de
10 % en faveur des propriétaires de taxis-vélos.
Lors de l’AG constitutive, les statuts suivants ont été adoptés (le règlement intérieur est présenté
plus loin).
STATUTS DE LA MUTUELLE DES PROPRIÉTAIRES DE TAXIS-VÉLOS
DE KENLODAR 12
Titre 1 Dispositions générales
Chapitre 1 Formation et buts de la mutuelle
Article 1 Une mutuelle de santé est établie à Kenlodar sous la dénomination de

«Mutuelle des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar».
Son siège social est le bâtiment du syndicat des propriétaires de taxis-vélos -
section de Kenlodar situé dans le centre artisanal de Kenlodar, sur la route de
Sagirya.
La mutuelle des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar a pour but de mener
en faveur de ses bénéficiaires des actions de prévoyance, d’entraide et de
solidarité visant:
l la prévention du risque maladie et la réparation de ses conséquences;
l la protection de l’enfance et de la famille.
Article 2 Peuvent être bénéficiaires de la mutuelle les propriétaires de taxis-vélos de

Kenlodar ainsi que les membres de leur famille. Ces derniers bénéficient des
avantages de la mutuelle en qualité de personnes à charge.
Chapitre 2 Composition de la mutuelle et conditions d’admission
Article 3 La mutuelle se compose d’adhérents participants et d’adhérents associés:
12 Cet exemple de statuts s‘inspire du plan et du contenu des statuts types établis par le Code de la mutualité française.

l le statut d’adhérent participant est réservé aux propriétaires de taxis-vélos
qui disposent d’un agrément délivré par la sous-préfecture de Kenlodar.
L’adhésion à la mutuelle n’est pas conditionnée à l’adhésion au syndicat
des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar;
l le statut d’adhérent associé est réservé aux conjoints de propriétaires de
taxis-vélos ou à leurs enfants de plus de 18 ans qui souhaitent maintenir leur
adhésion à la mutuelle à la suite du décès du titulaire (à condition que ce
dernier ait été propriétaire de taxis-vélos et adhérent participant de la
mutuelle).
Article 4 Les adhérents sont admis après avoir rempli un formulaire de demande
d’adhésion. Cette admission est ratifiée par le CA dans les semaines qui
suivent l’accomplissement de cette formalité et avant la fin de la période
d’observation à laquelle est soumis tout nouvel adhérent.
Article 5 La mutuelle ne peut, pour l’affiliation de ses adhérents, ni recourir à des

intermédiaires commissionnés ni attribuer des rémunérations en fonction du
nombre d’adhérents ou des cotisations versées.
Chapitre 3 Administration
Section 1 Les organes administratifs de la mutuelle
Paragraphe 1 Le conseil d’administration (CA)
Article 6 La mutuelle est administrée par un CA composé de 21 adhérents élus par

l’AG. Les adhérents éligibles doivent être à jour de leur cotisation. Les
membres sortant sont rééligibles.
Article 7 Les membres du CA sont élus pour trois ans et sont renouvelés par tiers tous les
ans. Le premier conseil procède par tirage au sort pour déterminer l’ordre
dans lequel ses membres sont soumis à la réélection.
Article 8 Le CA se réunit chaque fois qu’il est convoqué par le président et au moins une
fois par trimestre. Le conseil ne peut délibérer valablement que si la majorité
de ses membres assiste à la séance. Les décisions sont prises à la majorité
simple. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. Chaque
réunion du CA donne lieu à la rédaction d’un procès-verbal approuvé par le
conseil lors de la séance suivante et conservé par le secrétaire.
Article 9 Les membres du conseil peuvent, par décision du CA, être déclarés
démissionnaires d’office de leurs fonctions en cas d’absence sans motif
valable à trois séances, au cours de la même année.
Article 10 Les fonctions des membres ne sont pas rémunérées. Toutefois, les frais de
déplacement ou de séjour occasionnés par ces fonctions peuvent être
remboursés sur justification.
Paragraphe 2 Le bureau
Article 11 Il est constitué au sein du CA un bureau comprenant un président, un

vice-président, un trésorier, un trésorier adjoint, un secrétaire et un secrétaire
adjoint.
Article 12 Le président et les membres du bureau sont élus chaque année par le CA au
cours de la première réunion qui suit l’AG annuelle.

BIT/STEP
Paragraphe 3 L’assemblée générale (AG)
Article 13 Les adhérents se réunissent en AG une fois par an sur convocation du CA. En
cas d’urgence, une AG extraordinaire peut être convoquée par le président.
L’ordre du jour est fixé par le CA. Il doit être communiqué aux adhérents en
même temps que la convocation.
Article 14 Pour délibérer valablement, l’AG doit être composée du quart au moins des
adhérents. Les décisions sont prises à la majorité simple des adhérents
présents. Toutefois, la majorité requise est des deux tiers des adhérents
présents lorsque les décisions portent sur la modification des statuts, la fusion
de la mutuelle avec un autre groupement, la modification de ses services,
l’acquisition d’immeubles pour l’installation de ses services et de ses actions
sociales.
Section 2 Les attributions des différents organes de la mutuelle
Paragraphe 1 L’assemblée générale
Article 15 L’AG délibère sur les rapports qui lui sont présentés et statue sur les questions
qui lui sont soumises par le CA. Elle se prononce sur le rapport d’activités et le
compte rendu de la gestion financière du CA. L’AG est seule compétente pour:
l élire les membres du CA;
l décider de la modification des statuts;
l établir et modifier le règlement intérieur;
l se prononcer sur la fusion, la scission ou la dissolution de la mutuelle;
l décider de l’acquisition, la construction ou l’aménagement d’immeubles
pour l’installation de ses services ou de ses œuvres sociales;
l décider de la cession de ces immeubles.
Paragraphe 2 Le conseil d’administration
Article 16 Le CA dispose, pour l’administration et la gestion de la mutuelle, de tous les

pouvoirs qui ne sont pas expressément réservés à l’AG par les présents statuts.
Article 17 Le conseil peut déléguer, sous sa responsabilité et son contrôle, une partie de
ses pouvoirs soit au bureau, soit au président, soit à une ou plusieurs
commissions temporaires dont les membres sont choisis parmi les
administrateurs.
Paragraphe 3: Le président, le secrétaire et le trésorier
Article 18 Le président veille à la régularité du fonctionnement de la mutuelle,

conformément aux statuts. Il préside les réunions du CA et les assemblées
générales dont il assure l’ordre et la police. Il signe tous les actes et les
délibérations et représente la mutuelle en justice et dans tous les actes de la vie
civile. Le vice-président seconde le président. En cas d’empêchement de
celui-ci, il le supplée avec les mêmes pouvoirs et dans toutes ses fonctions.
Article 19 Le secrétaire est chargé des convocations, de la rédaction des procès-verbaux,

de la correspondance, de la conservation des archives ainsi que de la tenue
des documents d’enregistrement des adhésions. Le secrétaire adjoint seconde
le secrétaire. En cas d’empêchement de celui-ci, il le supplée avec les mêmes
pouvoirs et dans toutes ses fonctions.

Article 20 Le trésorier encaisse les recettes et exécute les paiements. Il tient les livres de
comptabilité et les registres de cotisations et de prestations. Il est responsable
des fonds. Le trésorier adjoint seconde le trésorier. En cas d’empêchement de
celui-ci, il le supplée avec les mêmes pouvoirs et dans toutes ses fonctions.
Section 3 Le comité de surveillance (CS)
Article 21 Un CS est élu chaque année par l’AG parmi les adhérents non-
administrateurs. Il est composé de trois membres assistés par le comptable du
syndicat des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar. Il vérifie la régularité des
opérations comptables, contrôle la tenue de la comptabilité, la caisse et les
comptes bancaires. Les résultats de ses travaux sont consignés dans un rapport
écrit communiqué au président du CA avant l’AG et présenté à celle-ci. Ce
rapport est annexé au procès-verbal de l’AG.
Section 4 Dispositions diverses
Article 22 Toute discussion politique, syndicale, religieuse ou étrangère aux buts de la

mutuelle est interdite dans les réunions du CA, de l’AG, du bureau et des
différentes commissions et comités.
Chapitre 4 Organisation financière
Article 23 Les recettes de la mutuelle se composent:

l des droits d’adhésion et des cotisations des adhérents;
l des dons et des legs;
l des subventions accordées à la mutuelle par des structures privées ou
publiques;
l des intérêts des fonds placés ou déposés;
l du produit des fêtes, des collectes, etc. organisées au profit de la mutuelle;
l des amendes.
Article 24 Les dépenses comprennent:

l les prestations accordées aux bénéficiaires;
l les frais de gestion;
l les frais nécessités par l’organisation et la gestion des œuvres et des services
sociaux éventuellement créés par la mutuelle.
Article 25 Les excédents annuels sont affectés à raison de 50 % à la constitution d’un

fonds de réserve. Ce prélèvement cesse d’être obligatoire quand le montant
du fonds de réserve atteint l’équivalent de neuf mois de dépenses totales de la
mutuelle effectuées pendant l’année précédente.
Titre 2 Obligations envers la mutuelle
Chapitre 1 Droit d’adhésion
Article 26 Les adhérents paient un droit d’adhésion en entrant dans la mutuelle. Ce droit
est versé lors de l’inscription de l’adhérent et de ses personnes à charge.

BIT/STEP
Chapitre 2 Cotisation
Article 27 Les adhérents participants et associés s’engagent à payer une cotisation

mensuelle. Cette somme est affectée à la couverture des prestations assurées
directement par la mutuelle.
Titre 3 Obligations de la mutuelle
Article 28 La mutuelle prend en charge une partie des dépenses de santé de ses
bénéficiaires dans les formations sanitaires en relation contractuelle avec elle
et selon les conditions fixées par le règlement intérieur.
Article 29 Les adhérents qui ont cumulé un arriéré de plus de trois mois dans le paiement
de leurs cotisations ne peuvent bénéficier de ces prestations.
Article 30 Le règlement intérieur précise les modalités de prise en charge des dépenses
de santé des bénéficiaires de la mutuelle.
Titre 4 Dispositions diverses
Chapitre 1 Adhésion aux unions
Article 31 La mutuelle peut adhérer à une ou plusieurs unions; la décision, le cas

échéant, appartient à l’AG. Le CA élit, parmi les adhérents, les délégués qui
représenteront la mutuelle à l’AG de chacune de ces unions. Le nombre et la
durée du mandat de ces délégués sont déterminés par les statuts de ces
organisations.
Chapitre 2 Règlement intérieur, police et discipline
Article 32 Un règlement intérieur, établi par le CA et approuvé par l’AG, détermine les
conditions d’application des présents statuts.
Seule l’AG peut amender les statuts sur proposition du CA. Tous les adhérents
sont tenus de s’y soumettre au même titre qu’aux statuts.
Chapitre 3 Démission, radiation, exclusion
Article 33 Tout adhérent peut quitter la mutuelle en donnant sa démission au CA.
Article 34 Sont radiés les adhérents ne remplissant plus les conditions auxquelles les
présents statuts subordonnent l’adhésion. Leur radiation est prononcée par le
CA.
Article 35 Sont également radiés les adhérents qui n’ont pas payé leurs cotisations
pendant six mois.
La radiation est précédée d’une mise en demeure par écrit dès l’expiration du
délai fixé à l’alinéa précédent de cet article. La radiation peut être prononcée
s’il n’a pas été satisfait à cette mise en demeure dans un délai de quinze jours.
Un sursis peut toutefois être accordé par le CA à l’adhérent qui prouve que des
circonstances indépendantes de sa volonté l’ont empêché d’effectuer le
paiement de ses cotisations.

Article 36 Peuvent être exclus de la mutuelle:
l les adhérents dont l’attitude ou la conduite est susceptible de porter un
préjudice moral à la mutuelle;
l les adhérents qui auraient causé aux intérêts de la mutuelle un préjudice
volontaire et dûment constaté (fraude, détournement, etc.).
L’exclusion est prononcée par le CA. Elle ne devient définitive qu’après avoir
été entérinée par l’AG qui suit la notification à l’exclu. L’adhérent dont
l’exclusion est prononcée par le CA a le droit, sur sa demande, d’être entendu
par l’AG et de développer ses moyens de défense.
Article 37 La démission, la radiation et l’exclusion ne donnent pas droit au remboursement

des cotisations versées.
Chapitre 4 Modification des statuts, fusion, dissolution, liquidation
Article 38 Les statuts ne peuvent être modifiés que sur la proposition du CA.
Les modifications votées par l’AG n’entrent en vigueur qu’après avoir été
approuvées par le ministère de tutelle des organisations mutualistes.
Article 39 La fusion de la mutuelle avec une ou plusieurs mutuelles est prononcée à la

suite des délibérations concordantes de l’AG de la mutuelle et du CA de la
mutuelle absorbante. Elle devient définitive après approbation du ministère de
tutelle des organisations mutualistes.
Article 40 La dissolution volontaire de la mutuelle ne peut être prononcée que dans une
AG extraordinaire. Cette assemblée doit réunir la majorité des adhérents et le
vote doit être acquis à la majorité des deux tiers des adhérents présents.
3.2 Le règlement intérieur

Le règlement intérieur complète les statuts. Il en précise un certain nombre de dispositions
concernant le fonctionnement pratique de la mutuelle.
Le règlement intérieur n’est pas un document nécessaire à la reconnaissance officielle de la
mutuelle. Il est, comme son nom l’indique, un document interne à la mutuelle qui expose en
détail ses règles d’organisation et de fonctionnement. Il constitue ainsi un document de
référence pour fixer les responsabilités de tous les membres des organes, assurer la bonne
gestion et la maîtrise des activités.
Le contenu Le règlement intérieur contient toutes les clauses précisant les

du règlement modalités de fonctionnement de la mutuelle et qui n’apparaissent pas
intérieur dans les statuts. Ces clauses doivent être conformes aux statuts.
Le règlement intérieur apporte généralement des précisions sur:
4 les modalités pratiques d’adhésion;
4 les modalités de réunion du CA et du CE ainsi que la tenue des
AG (rédaction des convocations, procès-verbaux, etc.);
4 les règles relatives aux élections des responsables des différents
organes (présentation des candidatures, vote, etc.);
BIT/STEP
4 les modalités de paiement des cotisations;
4 les modalités de paiement ou de remboursement des prestations;
4 les procédures comptables et financières (tenue des documents,
pièces justificatives, rapports, sécurisation des fonds, suivi, etc.).
Le règlement intérieur a le même caractère obligatoire que les statuts
à condition toutefois que son établissement ait été prévu par ces
derniers et que les adhérents en connaissent le contenu.
Exemple
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA MUTUELLE DES PROPRIÉTAIRES
DE TAXIS-VÉLOS DE KENLODAR
Titre 1 Dispositions générales
Chapitre 1 Formation et buts de la mutuelle
Article 1 La mutuelle des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar a pour objectifs de

promouvoir la prévoyance, l’entraide et la solidarité face aux risques maladie
et de favoriser la protection de l’enfance et de la famille.
Article 2 Le présent règlement intérieur complète les statuts de la mutuelle des

propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar. Tous les adhérents sont tenus de s’y
conformer au même titre qu’aux statuts.
Chapitre 2 Composition de la mutuelle et conditions d’admission
Article 3 La mutuelle se compose d’adhérents participants et d’adhérents associés.

l Le statut d’adhérent participant est réservé aux propriétaires de taxis-vélos
qui bénéficient d’un agrément délivré par la sous-préfecture de Kenlodar.
Pour adhérer, chaque propriétaire de taxis-vélos doit se présenter à la
permanence de la mutuelle (bâtiment du syndicat des propriétaires de
taxis-vélos, centre artisanal de Kenlodar), aux heures d’ouverture, munie de
sa carte d’agrément de la sous-préfecture, afin d’y remplir un formulaire de
demande d’adhésion.
l Le statut d’adhérent associé est réservé aux épouses ou aux enfants de plus
de 18 ans des propriétaires de taxis-vélos décédés à condition que ceux-ci
aient bénéficié du statut d’adhérent participant. Pour bénéficier de cette
adhésion, le membre de la famille doit se présenter au bureau de la
mutuelle dans le mois qui suit le décès du propriétaire de taxis-vélos afin de
formuler son intention de prolonger l’adhésion au bénéfice des personnes à
charge de celui-ci.
Article 4 Les adhésions sont possibles durant toute l’année.
Article 5 L’adhésion de tout nouvel adhérent est prononcée par le bureau de la

mutuelle lors de la réunion qui suit la réception du formulaire d’adhésion
dûment rempli. Une fiche d’adhésion est ensuite remplie par le secrétaire de la
mutuelle et l’adhérent doit s’acquitter de son droit d’adhésion et de sa
première cotisation.
Les nouvelles adhésions sont ratifiées par le CA avant la fin de la période
d’observation dont la durée est fixée à l’article 17 de ce règlement. Si

l’adhésion est refusée par le conseil, le droit d’adhésion et la ou les premières
cotisations sont remboursés au candidat. Si le conseil ne s’est pas prononcé
avant la fin de la période d’observation, l’adhésion est approuvée d’office.
Chapitre 3 Administration
Article 6 Les élections des membres des organes se déroulent à main levée.
Article 7 Le bureau de la mutuelle se réunit le premier vendredi de chaque mois, à

l’exception des vendredis se situant entre le 1er et le 5 du mois. Dans ce cas, la
réunion se tient le second vendredi du mois.
Chaque réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé et archivé par le
secrétaire.
Article 8 Le CA se réunit chaque trimestre sur convocation du président. Cette

convocation précise la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour.
Chaque réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé et archivé par le
secrétaire.
Article 9 L’AG se réunit une fois par an sur convocation du CA. La convocation à l’AG
est affichée à la permanence de la mutuelle ainsi qu’au panneau d’affichage
du bâtiment du syndicat et à l’entrée du centre artisanal au moins quinze jours
à l’avance. Cette convocation doit présenter l’ordre du jour de l’AG.
Tout adhérent peut demander l’inscription d’un sujet dans le cadre des points
divers durant le délai entre l’affichage de la convocation et la tenue de l’AG.
Chapitre 4 Fonctionnement
Article 10 Le bureau assure la gestion quotidienne de la mutuelle. Il dispose d’un local

au siège du syndicat des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar et assure une
permanence (de 15 à 17 heures) du lundi au vendredi. Doivent être présents à
cette permanence le secrétaire et le trésorier ou leur adjoint.
Article 11 Le secrétaire est chargé de la gestion des adhésions. Il aide les candidats à
remplir les formulaires de demande d’adhésion. Lorsque les adhésions sont
admises par le bureau, il remplit la fiche d’adhésion et tient à jour le registre
d’adhésion.
Article 12 Le trésorier encaisse les droits d’adhésion et les cotisations. Il tient à jour le
registre de cotisation et le registre des prestations ainsi que les documents
comptables de la mutuelle.
Article 13 Un manuel de procédures décrit précisément l’ensemble des procédures liées

à la gestion des adhésions, des cotisations et des prestations. Ce manuel
complète le présent règlement intérieur et les membres du bureau sont tenus
de s’y conformer.
Chapitre 5 Organisation financière
Article 14 Le trésorier ne peut conserver en caisse plus de 50 000 UM13. Il est chargé
avec son adjoint du versement des fonds sur les comptes bancaires de la
mutuelle.
13 UM = Unité Monétaire

BIT/STEP
Article 15 Les retraits de fonds s’opèrent avec les signatures conjointes du trésorier ou du
trésorier adjoint et du président ou du vice-président.
Titre 2 Obligations envers la mutuelle
Article 16 Chaque nouvel adhérent est tenu de payer le droit d’adhésion ainsi que la
première cotisation pour être enregistré et recevoir une carte d’adhérent. Le
droit d’adhésion s’élève à 500 UM.
Article 17 Le montant de la cotisation mensuelle est fixée à 300 UM. Suite au paiement
de la première cotisation, le nouvel adhérent ainsi que ses personnes à charge
sont soumis à une période d’observation de trois mois durant lesquels
l’adhérent doit payer ses cotisations mensuelles sans bénéficier des avantages
de la mutuelle.
Article 18 Le droit d’adhésion et la cotisation sont versés à la permanence de la mutuelle.
Article 19 Les cotisations mensuelles doivent être versées avant le 15 de chaque mois.
Les adhérents qui le souhaitent peuvent payer en une fois leurs cotisations pour
un trimestre, un semestre ou une année.
Titre 3 Obligations de la mutuelle
Article 20 Les personnes qui figurent dans le registre d’adhésion ou les fiches d’adhésion
et qui sont à jour de leurs cotisations ont droit aux prestations de la mutuelle.
Article 21 La mutuelle prend en charge:

l 50 % des dépenses de santé (actes et médicaments) en consultation et soins
ambulatoires des bénéficiaires dans les formations sanitaires qui ont passé
un accord avec le syndicat des propriétaires de taxis-vélos de Kenlodar.
Cette prise en charge s’effectue sous forme de remboursement des
adhérents sur présentation de factures des formations sanitaires. Selon le
contrat passé avec la mutuelle, les adhérents et leurs personnes à charge
bénéficient d’une réduction de 10 % sur les tarifs de ces centres;
l 100 % des dépenses en consultation prénatale et maternité dans les mêmes
formations sanitaires. Selon le contrat passé avec la mutuelle, celle-ci
applique le système de tiers payant sous forme de forfait;
l 80 % des dépenses en hospitalisation et chirurgie (actes et médicaments
délivrés par l’hôpital) à l’hôpital public de Kenlodar. Selon le contrat passé
avec la mutuelle, celui-ci applique le système de tiers payant sous forme de
paiement à l’acte.
Titre 4 Dispositions diverses
Article 22 La mutuelle peut passer tout contrat ou accord permettant d’améliorer l’action
de prévoyance. Ces accords sont négociés par le CA, ratifiés par l’AG et sont
signés par le président.
Article 23 Seule l’AG peut apporter des modifications au présent règlement intérieur.
Néanmoins, le CA peut apporter des modifications qui s’appliquent
immédiatement, sous réserve de leur ratification par l’AG suivante.

3.3 L’élaboration des statuts et du règlement intérieur
La rédaction et l’adoption des statuts et du règlement intérieur constituent l’aboutissement du
processus de mise en place de la mutuelle. Cependant, il ne s’agit pas de documents figés.
Ils peuvent en effet évoluer en fonction de l’expérience acquise par la mutuelle et de son
adaptation à l’évolution du contexte.
L’élaboration des statuts et du règlement intérieur s’effectue généralement en plusieurs
étapes.
1. A l’issue du processus de mise en place de la mutuelle, ses promoteurs réalisent une
synthèse de toutes les règles d’organisation et de fonctionnement qui ont été déterminées
et élaborent un projet de statuts et de règlement intérieur en conformité avec les
dispositions légales (statuts types en particulier).
2. Lors de l’AG constitutive de la mutuelle, ces projets sont présentés aux participants qui
devront les adopter, après débats et d’éventuelles modifications.
3. Cette adoption permet la constitution des organes, l’élection des différents responsables,
la reconnaissance juridique de la mutuelle et le démarrage de ses activités.
4. Au cours de son existence, la mutuelle peut être amenée à amender les statuts et le
règlement intérieur.
4 Les statuts ne peuvent être modifiés qu’en AG, sur proposition du CA, ce qui nécessite
parfois de convoquer une AG extraordinaire en cours d’année.
4 Le CA peut apporter des modifications au règlement intérieur en cours d’année et les
mettre immédiatement en application sous réserve de leur ratification lors d’une AG
ordinaire.
Les statuts et le règlement intérieur ne doivent figer ni l’organisation ni le fonctionnement de
la mutuelle. Ils doivent au contraire prévoir son évolution et s’y adapter.
L’organisation des réunions
Les différents organes d’une mutuelle sont amenés à se réunir régulièrement, entre autres,
pour:
l assurer l’exécution et le suivi des activités de la mutuelle;
l analyser le fonctionnement, discuter des problèmes et proposer des solutions;
l prendre des décisions;
l diffuser de l’information concernant le fonctionnement de la mutuelle;
l renouveler les membres des organes.
Ces réunions rythment la vie de la mutuelle ainsi que son évolution. Réunion après réunion,
la mutuelle acquiert plus d’expérience et complète ou affine ses règles d’organisation et de
fonctionnement.

BIT/STEP
La fréquence des réunions est programmée à l’avance et prévue dans les statuts ou le
règlement intérieur. Cette fréquence diffère suivant les organes. Elle est généralement:
l annuelle pour l’AG;
l trimestrielle ou mensuelle pour le CA;
l mensuelle au moins pour le CE.
Cependant, des situations exceptionnelles peuvent demander la tenue de réunions
extraordinaires. Il ne faut pas tomber dans l’excès car trop de réunions risquent à terme de
démotiver tous les acteurs et de réduire l’efficacité.
4.1 La préparation et le déroulement des réunions

Deux types de réunions sont à distinguer:
l les AG;
l les réunions du CA et du CE.
L’assemblée L’AG est une réunion de tous les adhérents de la mutuelle. Il s’agit
générale d’un événement «lourd» qui demande habituellement un important
travail d’organisation. Il faut rappeler qu’en fonction de la
structuration de la mutuelle, l’AG peut être décomposée en plusieurs
assemblées, organisées à différents niveaux. Dans ce cas de figure,
l’AG, au niveau de chaque structure de base (par exemple au niveau
villageois) est constituée par les adhérents résidant à ce niveau. Les
AG des autres niveaux de structuration (région, pays) sont constituées
par des délégués élus par les niveaux inférieurs (délégués villageois,
régionaux, etc.).
L’objectif d’une AG est double: d’une part, il s’agit d’impliquer les
adhérents dans la gestion de la mutuelle et, d’autre part, de définir sa
politique générale.
Pour remplir ces objectifs, l’AG doit permettre:
4 d’informer les adhérents du fonctionnement de la mutuelle;
4 de présenter et de discuter les résultats de l’exercice qui vient de
s’écouler;
4 de présenter et de discuter les propositions du CA pour l’exercice
à venir;
4 d’adopter un programme d’action pour l’exercice à venir.
Ces différents points constituent l’ordre du jour de l’AG ordinaire
auxquels peuvent s’ajouter des sujets proposés par les adhérents ou
par des partenaires externes.
Un préalable important à la tenue d’une AG est la convocation
des adhérents pour les informer de la date, du lieu et de l’ordre
du jour de la réunion. Cette convocation doit être diffusée
suffisamment à l’avance afin de permettre aux adhérents de préparer

leur participation à l’assemblée. Cette diffusion peut s’effectuer de
différentes façons:
4 par des convocations individuelles;
4 par des affiches apposées en des lieux déterminés d’avance et
connus des adhérents;
4 par des messages dans les médias locaux (radios, journaux, etc.);
4 par le biais des autorités locales, des institutions religieuses, etc.
Exemple
La Mutuelle Espoir organise sa troisième AG. Pour inviter ses adhérents à y prendre part, elle
affiche dans tous les lieux publics la convocation suivante:
Mutuelle de santé
ESPOIR CONVOCATION
La troisième assemblée générale de la Mutuelle de santé ESPOIR se tiendra dans la salle de réunion du foyer
social de MOGO, le dimanche 5 janvier 2003 à partir de 9h00 et prendra fin à 13h00, sauf imprévus.
L’ordre du jour sera le suivant :
1. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale
2. Bilan d’activités et financier de l’année 2002
– Rapport du président
– Discussions
3. Rapport des vérificateurs de comptes. Adoption
4. Programme pour l’année 2003
– Rapport du président
– Discussion
– Vote du budget 2003
5. Présentation par le médecin-chef du district d’un projet de collaboration avec la Mutuelle de santé
ESPOIR dans le cadre de la Protection maternelle et infantile.
– Discussions
6. Propositions diverses
L’assemblée générale sera suivie d’une fête villageoise animée par l’orchestre de l’Association des jeunes de
MOGO.
Tous les adhérents sont attendus. Le président
Issiaka Mandé
Les discussions et les décisions prises lors d’une AG sont

fondamentales car elles déterminent les orientations et le
développement de la mutuelle. Pour cette raison, elles sont
consignées dans un procès-verbal rédigé par un rapporteur
(généralement le secrétaire de la mutuelle).
Le procès-verbal est le compte rendu officiel de l’AG. Il doit contenir:
4 le titre de l’assemblée (Xe AG de la mutuelle…), le lieu et la date;
4 l’heure d’ouverture et celle de clôture;
4 la liste des participants (mandatés, excusés, quorum);
4 le résumé des points abordés, en respectant l’ordre du jour;
4 l’enregistrement détaillé des décisions prises (administratives,
concernant les activités, financières et diverses);

BIT/STEP
4 les points prévus mais non abordés;
4 la signature du rapporteur et celle du président.
Ces procès-verbaux sont conservés par le secrétaire et constituent la
mémoire de la mutuelle.
Les réunions Les réunions du CA et du CE sont moins complexes à organiser que

des autres organes les AG. Elles sont plus fréquentes car nécessaires à la gestion
de la mutuelle courante de la mutuelle.
En règle générale, ces réunions ne donnent pas lieu à un envoi de
convocations. La fréquence des réunions, voire les jours de réunion
(exemple: le premier samedi de chaque mois), et l’ordre du jour sont
souvent fixés par le règlement intérieur.
Ces réunions donnent lieu à l’établissement de procès-verbaux dont
le modèle peut être plus simple que celui des AG.
Exemple
Le CE d’une mutuelle se réunit tous les mois afin de faire le point sur la gestion courante de
l’association.
A l’issue de chaque réunion, le secrétaire rédige un procès-verbal. L’exemple suivant est celui
de la réunion du mois de juin 2002.
Procès-verbal
Le 10 juin de l’an 2002 s’est tenue à Bureau de la mutuelle
la réunion du Comité de la mutuelle.
L’ordre du jour était le suivant :
1. Compte-rendu des cotisations collectées pour le mois par le trésorier.

2. Compte-rendu des mouvements d’adhérents et des bénéficiaires du mois de mai par le secrétaire.
3. Rapprochement des factures et des attestations de soins du mois de mai.
4. Mise à jour des tableaux de suivi mensuel et du tableau de bord.
5. Compte-rendu des discussions avec le médecin chef régional concernant le comportement de
l’infirmier du dispensaire.
6. Points par le président.
Nombre de présents : 5 Absents excusés : 1 Absents non-excusés : 0

Les décisions suivantes ont été prises :
1. Le montant de la facture de l’hôpital sera payé 4. Le trésorier déposera 150 000 UM de la

le 15 juin par le trésorier. caisse sur le compte bancaire de la mutuelle.
2. Le dispensaire sera payé après contrôle avec 5. La prochaine réunion du comité aura lieu
le médecin chef régional. le 5 juillet, même lieu, même heure.
3. Le secrétaire est chargé de récupérer l’attestation 6.
de soins manquants de la famille n° 10.
Ouverte à 09h00 La séance a été levée à 11h00
Le rapporteur : Le président de la réunion :

4.2 Le suivi des réunions
Le suivi des réunions est une activité qui incombe au CS ou, à défaut, à l’AG par le biais d’un
rapport annuel. Ce suivi se justifie par l’importance de ces réunions et permet une mesure de
la vitalité de la mutuelle.
Les indicateurs utilisés pour ce suivi sont essentiellement:
l le nombre de réunions tenues par chaque organe;
l la fréquence de ces réunions par rapport aux dispositions statutaires et réglementaires;
l le nombre de participants et le taux de participation aux réunions;
l la production de procès-verbaux.
Parallèlement à ces indicateurs, la prise de décisions doit également être vérifiée de même
que l’application de ces décisions. La tenue de réunions stériles ou sans suite est également
symptomatique d’un mauvais fonctionnement des organes.
Il s’agit cependant d’un suivi difficilement quantifiable et qui relève plus du contrôle interne
(voir partie 7, chapitre 1: Le contrôle interne).
Exemple
Le CS d’une mutuelle de santé réalise chaque mois un suivi des réunions des autres organes.
Le tableau de suivi utilisé pour l’année 2002 se présente ainsi:
To- Nor-
Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
tal mes
AG 1 1 1
AG extraordinaire
Taux de participa-
75 %
tion aux AG (A)
Réunions du CA 1 1 1 1 4 4
Taux de participa-
tion aux réunions 90% 100% 95% 100%
du CA (B)
Réunions du CE 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 12 12
Taux de participa-
tion aux réunions 83% 100% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 83% 67% 67% 67%
du CE (C)
Notes sur le tableau

A. Nombre de participants à l’AG / nombre d’adhérents.
B. Nombre de participants aux réunions / nombre de membres du CA.
C. Nombre de participants aux réunions / nombre de membres du CE.
A partir du mois de septembre, une mésentente entre certains membres du CE, au nombre de
six, a provoqué la démission de deux d’entre eux. Le CE et le CA ont décidé d’attendre la
prochaine AG afin de remplacer ces membres démissionnaires.

BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 3
La gestion
des adhésions,
des cotisations
et des prestations
61
La gestion des adhésions, des cotisations et des prestations regroupe des tâches et des
fonctions essentielles dans le fonctionnement de la mutuelle. Dans ce domaine, celle-ci doit
mettre en place des outils de gestion adaptés à ses caractéristiques. Cette partie présente à
cet effet les définitions, mécanismes, documents et procédures rattachés à ce domaine de
gestion. Elle comprend quatre chapitres:
Chapitre 1 La gestion des adhésions

Ce premier chapitre décrit les modalités d’adhésion à une mutuelle de santé et
fournit quelques définitions de base dans ce domaine. La gestion des
adhésions nécessite le recours à plusiers documents. Ils sont présentés dans ce
chapitre ainsi que leurs règles d’utilisation à titre illustratif. Cette utilisation
dans la pratique dépendra du mode d’organisation et de fonctionnement de
chaque mutuelle. Le contrôle et le suivi des adhésions sont également décrits
ainsi que les outils correspondants.
Chapitre 2 La gestion des cotisations

Ce second chapitre est organisé selon la même logique que le précédent. Il
décrit les modalités d’application du taux de cotisation et fournit quelques
définitions de base. Il décrit également les documents utilisés le plus
fréquemment dans les mutuelles en matière de gestion des cotisations et leurs
règles d’utilisation. Ici aussi, il faudra tenir compte du fait que dans la
pratique, le type de documents à utiliser dépendra du mode d’organisation et
de fonctionnement de chaque mutuelle. Le contrôle et le suivi des cotisations
sont décrits en dernière section ainsi que les outils correspondants.
Chapitre 3 La gestion des prestations

Ce chapitre traite du troisième grand domaine de gestion de l’assurance
santé, la gestion des prestations. Il décrit en particulier les modalités de
recours aux services de santé, le contrôle des droits aux prestations ainsi que la
facturation et le contrôle de la part des prestataires. Les outils principaux de
gestion des prestations sont également décrits et illustrés. Il reviendra à la
mutuelle de déterminer les documents à utiliser en fonction de ses propres
caractéristiques. Une dernière section traite du contrôle des enregistrements et
du suivi des prestations maladie ainsi que des outils correspondants.
Chapitre 4 Les procédures de gestion des adhésions, des cotisations

et des prestations
Ce dernier chapitre lie les domaines de gestion, étudiés séparément dans les
chapitres précédents, afin de mettre en évidence leurs interrelations. Différents
exemples de procédures sont présentés suivant les modes d’organisation de la
mutuelle. Enfin, il est fait référence au manuel de procédures.
Partie III • La gestion des adhésions, des cotisations et des prestations 63

La gestion des adhésions
La gestion des adhésions joue un rôle important qui dépasse le simple enregistrement des
adhérents et des personnes à charge. Elle alimente les autres domaines de gestion (gestion
financière, gestion des risques, contrôle, suivi et évaluation) en données et informations
concernant les bénéficiaires de la mutuelle.
La gestion des adhésions consiste notamment à:
l enregistrer toutes les informations relatives à la population couverte
par la mutuelle
4 inscription des nouveaux adhérents et de leurs personnes à charge;
4 enregistrement des mouvements de bénéficiaires (entrées et sorties);
l fournir les informations nécessaires à la tenue du tableau de bord de la mutuelle
4 mise à jour précise et permanente du nombre d’adhérents et de bénéficiaires
nécessaires au calcul de certains indicateurs du tableau de bord de la mutuelle (taux
de pénétration, taux d’utilisation des services de santé, etc.);
4 enregistrement des informations sur les bénéficiaires, utiles au suivi et à l’évaluation
de la mutuelle (répartition des bénéficiaires par classes d’âges, sexe, etc.);
l limiter certains risques liés à l’assurance (sélection adverse, risque moral, fraudes
et abus) par la réalisation d’activités spécifiques
4 délivrance et vérification des cartes d’adhérent;
4 vérification du respect des périodes d’observation;
4 production d’informations nécessaires au contrôle des droits aux prestations.
La gestion des adhésions repose sur des documents et des procédures qui doivent être
précisément définies. Elle est étroitement liée aux modalités d’adhésion adoptées par la
mutuelle.
Quelques définitions14
L’adhérent aussi appelé «membre» ou «titulaire»
L’adhérent est la personne qui adhère à la mutuelle de santé, c’est-à-dire qui verse un droit
d’adhésion, s’engage à respecter les textes régissant le fonctionnement et donc, entre autres, à
verser ses cotisations régulièrement. L’adhérent peut ouvrir le droit aux prestations de la
mutuelle à un certain nombre de personnes qui dépendent directement de lui et sont appelées
personnes à charge.
Les personnes à charge

Le plus souvent, certains membres de la famille de l’adhérent peuvent bénéficier des prestations
de la mutuelle. Selon les règles définies par cette dernière, il peut s’agir notamment:
14 Ces définitions sont tirées du Guide de suivi et d’évaluation des systèmes de micro-assurance, BIT/STEP, CIDR,
Genève, 2001.

BIT/STEP
l du conjoint;
l des enfants jusqu’à un certain âge;
l de parents ou d’autres personnes à la charge permanente de l’adhérent.
Les bénéficiaires
Les bénéficiaires sont les individus, adhérents et personnes à charge, qui bénéficient des
services de la mutuelle de santé.
L’unité de base d’adhésion

L’unité de base d’adhésion, c’est-à-dire la plus petite unité en dessous de laquelle il n’est pas
possible d’adhérer, peut varier suivant les mutuelles. Il peut s’agir de:
l l’individu: chaque personne adhère individuellement à la mutuelle;
l la famille: l’adhérent entre dans la mutuelle avec tous les membres de sa famille. Les critères
définissant la famille et la condition de «personne à charge» sont fixés à l’avance;
l un groupe d’individus: la population d’un village, le personnel d’une entreprise, les membres
d’un groupement, etc. Dans ce cas, les membres du village, de l’entreprise ou du
groupement adhèrent en tant que groupe.
La période d’adhésion
Il s’agit de la période durant laquelle l’adhésion à la mutuelle est possible. On distingue deux
catégories de périodes d’adhésion:
l la période ouverte d’adhésion: les nouvelles adhésions sont possibles à tout moment de
l’année;
l la période fermée d’adhésion: les nouvelles adhésions ne sont possibles que pendant une ou
des périodes précises de l’année pouvant durer d’un à plusieurs mois et correspondant
généralement aux principales périodes de rentrée de revenus du public cible (en particulier
lorsque la cotisation est annuelle).
1.1 Les modalités d’adhésion

Schématiquement, l’adhésion passe par plusieurs étapes. Elle suit souvent le processus
ci-dessous.
1. La demande d’adhésion
Toute personne intéressée à entrer dans la mutuelle doit formuler, oralement ou par écrit,
sa volonté d’adhérer et son engagement à respecter les statuts et le règlement intérieur.
2. Le paiement d’un droit d’adhésion et de la cotisation

Lorsque la demande d’adhésion est acceptée par la mutuelle, la personne verse
généralement un droit d’adhésion et sa première cotisation. Elle devient ainsi adhérente.
3. L’inscription de l’adhérent et de ses personnes à charge

L’adhérent est aussitôt inscrit dans le registre d’adhésion. Une fiche d’adhésion est
remplie avec toutes les informations nécessaires sur l’adhérent et les personnes à charge
pour lesquelles il cotisera. Au moment de l’inscription dans le registre d’adhésion, un
numéro de code est attribué à l’adhérent ainsi qu’à chacune des personnes à charge.

4. La délivrance de la carte d’adhérent et le respect de la période d’observation
Après paiement de la cotisation et du droit d’adhésion, la mutuelle délivre au nouvel
adhérent une carte d’adhérent. Cette carte indique entre autres la période après laquelle
débute le droit aux prestations de l’adhérent. Cette période est appelée période
d’observation, période d’attente ou encore stage. Durant cette période, tout nouvel
adhérent paie ses cotisations mais ne bénéficie pas des droits aux prestations de la
mutuelle. L’introduction de la période d’observation constitue un moyen de lutte contre le
risque de sélection adverse (voir partie 6, chapitre 1).
Le droit Le droit d’adhésion est un montant payé par tout nouvel adhérent lors
d’adhésion de son inscription à la mutuelle. Ce montant est fixé par l’AG qui peut
le modifier périodiquement. Il s’agit généralement d’un montant
forfaitaire, indépendant de la taille de la famille ou d’autres
caractéristiques de l’adhérent.
Le droit d’adhésion est le plus souvent utilisé pour:
4 couvrir les frais inhérents à l’inscription (frais d’impression des
documents, etc.). Dans ce cas, il peut être remplacé par la vente
de la carte d’adhérent, mieux acceptée par les adhérents;
4 financer les premiers frais de fonctionnement de la mutuelle, en
attendant que les adhérents paient leurs cotisations. Le paiement
du droit d’adhésion pour les adhérents qui entreront dans la
mutuelle au cours des exercices futurs se justifie tout de même en
raison du principe d’égalité entre adhérents.
Le droit d’adhésion n’est généralement payé qu’une seule fois, lors de
l’entrée de l’adhérent dans la mutuelle et n’est pas renouvelable.
Deux exceptions sont possibles:
4 lorsque le droit d’adhésion est remplacé par la vente de la carte
d’adhérent, celle-ci doit être rachetée à chaque renouvellement
(notamment en cas de perte, d’usure et de modifications à
apporter);
4 certaines mutuelles prévoient de faire payer à nouveau le droit
d’adhésion lorsqu’un adhérent cesse de verser ses cotisations
pour reprendre les versements après une période donnée.
1.2 Les documents

Les documents relatifs aux adhésions et aux cotisations actuellement utilisés par les
organisations mutualistes sont d’une grande diversité.
Quelle que soit leur présentation, ces documents doivent permettre l’enregistrement
individuel de chaque adhérent et des personnes à charge, le suivi global du nombre
d’adhérents, de personnes à charge et de bénéficiaires. Dans le cas de systèmes de tiers
payant, ces documents doivent également permettre l’identification des bénéficiaires par les
prestataires de soins. Un exemple d’organisation de l’enregistrement des adhésions est
donné ci-dessous; d’autres modalités d’enregistrement (type de documents et procédures)
sont possibles.

BIT/STEP
l L’enregistrement individuel de chaque adhérent et des personnes à charge
Lors de l’inscription, une fiche d’adhésion, appelée également fiche d’immatriculation,
est remplie pour chaque adhérent. Cette fiche regroupe toutes les informations utiles sur
l’adhérent et les personnes à charge (nom, prénoms, âge, sexe, adresse, etc.). Elle
permet un suivi individualisé de chaque famille et facilite les contrôles.
l Le suivi global du nombre d’adhérents, de personnes à charge et de bénéficiaires
Il s’agit de réaliser un comptage qui permet à la mutuelle de disposer constamment des
données nécessaires à la mise à jour du tableau de bord. Ce comptage repose sur le
registre d’adhésion (ou registre des bénéficiaires) qui permet l’enregistrement en continu
des entrées et des sorties d’adhérents et de personnes à charge et totalise le nombre
précis de bénéficiaires. Les données de ce registre sont synthétisées périodiquement dans
un tableau de suivi.
l L’identification des bénéficiaires par les prestataires de soins
Les prestataires de soins ont besoin d’identifier parmi leurs patients ceux qui sont couverts
par la mutuelle. Ils doivent disposer, pour ces derniers, des informations nécessaires au
remplissage des documents de prise en charge. Cela constitue l’une des fonctions de la
carte d’adhérent.
La fiche La fiche d’adhésion, appelée également fiche d’immatriculation, est

d’adhésion le document qui permet un enregistrement et un suivi individualisé de
chaque adhérent et de chacune des personnes à charge.
L’usage de la fiche d’adhésion permet de:
4 connaître l’identité de chaque adhérent et des personnes à
charge;
4 attribuer à chaque bénéficiaire un numéro de code qui permet
de l’identifier précisément sans avoir à utiliser son nom en
garantissant ainsi une confidentialité des documents relatifs aux
prestations de soins;
4 disposer à tout moment des informations nécessaires au suivi des
adhésions (nombre d’entrées et de sorties de bénéficiaires et
motifs [naissance, décès, etc.]).
Présentation
Une fiche comprend au minimum les informations suivantes:
4 le numéro de la fiche qui est celui de la famille et représente son
numéro d’ordre d’entrée dans la mutuelle. La fiche numéro 25
correspond par exemple à la vingt-cinquième famille à s’être
inscrite à la mutuelle;
4 la date d’entrée de l’adhérent dans la mutuelle (qui correspond
généralement au jour du paiement du droit d’adhésion);

4 l’identité de l’adhérent:
— nom, prénoms, date de naissance, sexe;
— numéro de code précédé éventuellement du numéro du
village et/ou du groupement (suivant la structuration de la
mutuelle);
— adresse (village, quartier, etc.);
— profession;
4 l’identité des personnes à charge:
— nom, prénoms, date de naissance et sexe de chaque personne;
— lien de parenté de chaque personne à charge avec l’adhérent
(conjoint, enfant, etc.);
— numéro de code.
Le numéro de code
Un numéro de code (ou identifiant) est attribué à chaque bénéficiaire (adhérents et personnes à
charge) lors de son entrée dans la mutuelle. Chaque numéro de code est unique et correspond
à un bénéficiaire précis. Il permettra d’identifier ce dernier à travers les différents documents de
gestion des prestations, sans avoir à utiliser son nom. Cette technique permet de conserver une
certaine confidentialité: des informations sur les soins reçus par un bénéficiaire peuvent circuler,
pour des besoins de suivi ou de contrôle, sans que le nom de la personne n’apparaisse. En cas
de besoin, notamment pour le contrôle, la personne peut être aisément identifiée grâce à sa
fiche d’adhésion ou au registre d’adhésion.
Le numéro de code est conçu en fonction de l’organisation de la mutuelle.
l Une mutuelle classique peut composer des codes très simples, tels que:
numéro d’adhérent / numéro de bénéficiaire. Ainsi, le code 25/6 correspond à la sixième
personne inscrite dans la famille du vingt-cinquième adhérent enregistré dans le registre de la
mutuelle.
l Une mutuelle structurée en plusieurs niveaux devra élaborer une codification un peu plus
complexe. Par exemple, une mutuelle couvrant plusieurs villages rajoutera un numéro
identifiant le village au numéro propre à l’adhérent et au bénéficiaire.
4 Des observations éventuelles sur la famille: motifs de sortie de la

mutuelle, etc.
Règles d’utilisation
4 Lorsqu’une mutuelle est subdivisée en sections locales, les fiches
d’adhésion sont tenues et conservées au niveau de ces dernières.
4 La fiche d’adhésion est le premier document rempli lorsqu’un
adhérent s’inscrit à la mutuelle et verse son droit d’adhésion.
4 En cours d’exercice, toute nouvelle personne à charge déclarée
par un adhérent est inscrite sur la fiche.
4 Chaque fiche est numérotée, dans un ordre chronologique.

BIT/STEP
4 Lorsqu’un adhérent se retire, son numéro de code ne peut être
attribué à un autre adhérent qui entrerait par exemple au même
moment. Si un adhérent sort de la mutuelle, sa fiche est conservée
avec une mention signalant son retrait de la mutuelle. S’il décide,
après quelques mois ou années d’entrer à nouveau, il reprend son
numéro de code et la fiche est remise à jour. Cette règle permet
d’éviter les confusions en matière de contrôle.
4 Lorsqu’un adhérent se retire, le motif de son départ doit être inscrit
dans une rubrique «Remarques». Il en va de même pour toute
entrée ou sortie d’un autre bénéficiaire au sein d’une famille
(naissance, décès, mariage, âge limite d’une personne à charge,
etc.)
Exemple
La Mutuelle Espoir a été mise en place par la fédération des groupements féminins d’un village.
Afin de couvrir tout le village, la mutuelle a organisé ses adhérentes en groupements
mutualistes de quartier.
Groupements mutualistes N° de code
Groupement Mona 01
Groupement Petits Pas 02
Groupement Mission 03
Groupement Fodi 04
etc. …
Chaque groupement est responsable des adhésions et de la collecte des cotisations dans son
quartier et se dote d’un bureau constitué de trois femmes.
L’adhésion est familiale. Les cotisations sont mensuelles et calculées en fonction du nombre de
personnes dans chaque famille. La cotisation par personne est fixée à 100 UM par mois.
Le droit d’adhésion est fixé à 1500 UM par adhérent. La période d’observation est de trois mois.
La carte d’adhérent n’est délivrée qu’à l’issue de cette période.
Pour adhérer, chaque femme doit se présenter avec le montant du droit d’adhésion et de la
cotisation mensuelle et avec la liste des noms et dates de naissance des membres de sa famille.
Dans le groupement Petits Pas, le jour (03/01) de l’ouverture des adhésions, les trois premières
femmes qui se présentent sont, dans l’ordre:
l Awa MADOU (28/05/70 - couturière) - époux: Ali KADO (15/07/66) - enfants: Amina
KADO (13/11/87), Amadou KADO (06/02/90), Fati KADO (17/05/93);
l Amina SECK (11/02/80 - vendeuse) - époux: Ahmed TRAORE (02/10/79);
l Memounatou BA (02/09/55) - veuve - personnes à charge: Ali DIOP (10/05/85), Aïsha BA
(24/06/75).

Le modèle suivant présente la fiche d’adhésion d’Awa MADOU.
FICHE D'ADHESION 1
N°: ……………
ADHERENT
Nom et prénom : MADOU Awa
……………………………………………………………………
28 / 05 / 70
Date de naissance : ……………………………………………………….........…
Quartier PETITS PAS
Adresse : …………………………………………………………………………....
Couturière
Profession : ……………………………………………………………………....…
03/01/2000
Date d'entrée : ……………………… 1 500 UM
Droit d'adhésion payé : ……….…….....
02/01/01
Numéro de code : ……………………… 03/04/2000
Carte délivrée le : ………..…………
03/01/2000
Période d'observation : du ………………….……… 03/04/2000
au …………………...……
PERSONNES A CHARGE
Date d'entrée N° de code Nom et prénom Date de Lien Date de Remarques
naissance parenté sortie
03/01/00 02/01/02 KADO Ali 15/07/66 Mari
03/01/00 02/01/03 KADO Amina 13/11/87 Fille
03/01/00 02/01/04 KADO Amadou 06/02/90 Fils
03/01/00 02/01/05 KADO Fati 17/05/93 Fille
Observations
Le registre Ce registre permet un suivi global du nombre de bénéficiaires. Son

d’adhésion usage se justifie par le fait que la fiche d’adhésion ne permet pas un
calcul aisé du nombre d’adhérents, les personnes à charge et
globalement de l’ensemble des bénéficiaires de la mutuelle de santé
à un moment donné.
Le registre d’adhésion permet d’enregistrer tous les mouvements
(entrées et sorties) des bénéficiaires. Grâce à ce document, la
mutuelle dispose rapidement des informations concernant:
4 le nombre d’adhérents;
4 le nombre de personnes à charge;
4 le nombre de bénéficiaires;

BIT/STEP
4 le nombre de nouvelles adhésions durant une période donnée;
4 le nombre de sorties.
Présentation
Un tableau est imprimé sur les pages du registre. Ce tableau permet
un suivi distinct des adhérents, des personnes à charge et de
l’ensemble des bénéficiaires. Il contient les informations suivantes:
4 la date du mouvement (entrée / sortie) du bénéficiaire;
4 le numéro de code de l’adhérent ou du bénéficiaire concerné ou
le numéro de fiche d’adhésion.
Lorsqu’une mutuelle n’utilise pas de fiche d’adhésion, le registre a un
double rôle: il permet un suivi de chaque bénéficiaire et un suivi
global. Il comprend alors des informations supplémentaires:
4 nom et prénoms;
4 numéro de code, date de naissance, sexe, adresse, profession;
4 observations.
4 Toute nouvelle adhésion et autres mouvements (entrée/sortie de
bénéficiaires) doivent être enregistrés dans le registre d’adhésion.
Ce document perd toute utilité lorsqu’il n’est pas systématiquement
mis à jour après chaque mouvement.
4 L’enregistrement des mouvements dans le registre d’adhésion doit
se faire en même temps que dans la fiche d’adhésion.
4 Le numéro de code des bénéficiaires doit être soigneusement noté
et permet de faire le lien avec la fiche d’adhésion.
4 Chaque page du registre peut être consacrée à une semaine ou
un mois, suivant les modalités d’adhésion et de cotisation. Cette
règle est surtout importante lorsque la mutuelle permet les
adhésions à tout moment de l’année et/ou souhaite identifier les
périodes les plus favorables pour les adhésions.
4 A la fin de chaque page, les totaux des colonnes «entrées» et
«sorties» sont calculés ainsi que le solde. Ce solde est égal au
solde reporté de la page précédente + le total des entrées – le
total des sorties.
Exemple
La Mutuelle Espoir a adopté un modèle de registre d’adhésion très simple qui lui permet de
comptabiliser les adhérents et les personnes à charge.
Ce modèle ressemble beaucoup à celui d’un journal de caisse ou de banque. La présidente de
la Mutuelle Espoir explique ainsi le choix de ce modèle: «Nous considérons nos bénéficiaires
comme une ressource de la mutuelle, ils sont d’ailleurs notre principale richesse. Aussi, de la
même façon que l’argent qui entre ou sort de notre caisse, l’entrée de chaque nouveau
bénéficiaire enrichit notre mutuelle et chaque départ nous appauvrit.»

Le registre vise en effet non pas à enregistrer les noms et autres informations sur les bénéficiaires
qui apparaissent déjà dans leurs fiches d’adhésion, mais à compter les entrées et les sorties
d’adhérents et de bénéficiaires et à connaître constamment leur nombre exact.
Le modèle suivant représente le registre d’adhésion tenu par le CE du groupement Petit Pas,
après l’inscription des trois premières adhérentes, le jour de l’ouverture des adhésions.
REGISTRE D’ADHESIONS
Adhérents Personnes à charge Total bénéficiaires

Date N° de fiche
d'adhésion Entrées Sorties total Entrées Sorties total Entrées Sorties total
Report page
précédente ………… ………… …………
03/01 1 1 1 4 4 5
03/01 2 1 2 1 5 2
03/01 3 1 3 2 7 3
A reporter ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …………
La carte La carte d’adhérent a plusieurs fonctions.

d’adhérent
4 Elle constitue pour l’adhérent une preuve de son adhésion et
matérialise sa participation à la mutuelle.
4 Elle permet au responsable chargé du suivi des adhésions et des
cotisations de retrouver rapidement, grâce au numéro de code
mentionné sur la carte, la fiche d’adhésion et celle de paiement
des cotisations de l’adhérent lorsque celui-ci se présente par
exemple au siège de la mutuelle.
4 Elle constitue un «passeport» qui indique au prestataire de soins
que le porteur de la carte est bénéficiaire de la mutuelle. Cela
est utile surtout lorsque la mutuelle n’utilise pas un système de
lettre de garantie (voir partie 3, chapitre 3 sur la gestion des
prestations).
4 Elle donne toutes les informations nécessaires au prestataire de
soins pour la facturation (en cas de tiers payant): nom, prénoms,
numéro de code, etc.

BIT/STEP
4 Elle permet un contrôle d’identité et donc du droit aux prestations,
surtout lorsque la carte comprend une photo de chaque
bénéficiaire.
Présentation
On pourrait dire qu’il y a autant de présentations possibles de la carte
d’adhérent qu’il existe de mutuelles de santé.
Les modèles les plus courants sont:
4 la carte individuelle: chaque bénéficiaire, qu’il soit adhérent ou
personne à charge, reçoit sa propre carte;
4 la carte familiale: chaque adhérent reçoit une carte pour lui et
toutes les personnes à charge;
4 le livret de membre: il s’agit d’un carnet qui, en plus des
informations de la carte individuelle ou familiale, comprend
généralement plusieurs pages pour le suivi des cotisations et/ou
une partie «carnet de santé» réservées à la description des soins
délivrés. Cette dernière présentation est déconseillée pour des
raisons évidentes de confidentialité.
La carte d’adhérent comprend au moins les informations suivantes:
4 le nom de la mutuelle et éventuellement son logo (afin de la
distinguer plus facilement des autres mutuelles qui pourraient être
également contractualisées avec les prestataires de soins);
4 les éléments d’identification du bénéficiaire (adhérent et personne
à charge):
— le nom et les prénoms;
— le numéro de code;
— la date de naissance;
— le statut (adhérent / personne à charge);
4 le visa de la mutuelle (signature du président, cachet, etc.);
4 l’indication de la validité de la carte qui se présente sous forme
soit:
— d’un tableau de suivi des paiements des cotisations;
— d’une vignette collée à chaque paiement de cotisation;
— d’une mention de durée de la validité de la carte (lorsque le
renouvellement périodique de celle-ci est prévu).
La carte peut éventuellement inclure un rappel des principaux points
des statuts et du règlement intérieur, notamment des prestations
couvertes et des modalités de prise en charge.

4 La carte est délivrée généralement après le paiement de la
première cotisation. Elle peut n’être donnée qu’à l’issue de la
période d’observation.
4 Elle est fournie gratuitement ou peut être vendue à l’adhérent en
remplacement du droit d’adhésion.
4 L’adhérent est responsable de sa carte: en cas de perte ou de
détérioration, la mutuelle peut faire payer des frais de renouvellement.
4 La carte doit être présentée par l’adhérent au siège de sa mutuelle
lors de chaque opération le concernant (paiement des cotisations,
inscription de nouvelles personnes à charge, etc.).
4 La carte doit être présentée à chaque recours aux soins dans un
système de tiers payant. Des exceptions concernant par exemple
les cas d’urgence doivent cependant être prévues dans les
contrats entre la mutuelle et le prestataire de soins.
4 La présentation de la carte et ses modalités d’utilisation doivent
être décrites dans le contrat entre la mutuelle et les prestataires de
soins.
Exemple
Le modèle suivant est celui adopté par la Mutuelle Espoir. Il s’agit de la carte de la première
adhérente, Awa MADOU, du groupement Petits Pas. Cette carte a été remplie par le CE du
groupement juste après l’établissement de la fiche d’adhésion et l’inscription de cette adhérente
dans le registre d’adhésion.
La mutuelle de santé ESPOIR couvre

les services de santé suivants : Mutuelle de santé
"
Centres de santé et maternités :
ESPOIR
"
Accouchements : 100%
Petite hospitalisation : 100% sauf le tarif
"
de la consultation
Médicaments pour accouchement et petite
hospitalisation : 100%
"
Hôpital BONNE SANTE :
"
Hospitalisation et chirurgie : 100% (1)
Médicaments et consommables pour
hospitalisation et chirurgie : 100%
(1) La consultation et la 1ière journée
d'hospitalisation sont à la charge du malade
Seuls les adhérents à jour de leurs cotisations
peuvent bénéficier des services de la mutuelle.
Seuls les mutualistes qui se présentent munis de leur
carte d'adhérent peuvent bénéficier de la prise en
charge de leurs dépenses de soins. CARTE D'ADHERENT

BIT/STEP
ADHERENT
1
N° Fiche d'adhésion : ………………
N° code Nom et prénom date de naissance
02/01/01 MADOU Awa 28/05/70
............. ........................ ...................
VERSEMENT DES COTISATIONS
PERSONNES A CHARGE
N° code Nom et prénom date de naissance Janvier Février Mars Avril
02/01/02 KADO Ali 15/07/66

............. ........................ ...................
02/01/03 KADO Amina 13/11/87 Mai Juin Juillet Août
............. ........................ ...................
02/01/04 KADO Amadou 06/02/90
............. ........................ ...................
02/01/05 KADO Fati 17/05/93 Septembre Octobre Novembre Décembre
............. ........................ ...................
............. ........................ ...................
............. ........................ ...................
1.3 Le contrôle de l’enregistrement des adhésions

Un contrôle régulier des enregistrements des adhésions est nécessaire afin de vérifier leur
exactitude. Si une fiche et un registre sont utilisés comme décrits précédemment, ce contrôle
s’effectue:
l en totalisant dans un premier temps les adhérents et les personnes à charge enregistrés
dans les fiches d’adhésion;
l en comparant ensuite ce total avec celui du registre d’adhésion.
Le nombre d’adhérents, de personnes à charge et, globalement, de bénéficiaires calculé à
partir de ces deux documents doit être le même.
Ce contrôle est réalisé par la ou les personnes responsables des enregistrements. Il peut être
mensuel, trimestriel ou autre en fonction de la fréquence et de l’importance des entrées et des
sorties de bénéficiaires.

La vérification des enregistrements des adhésions
Fiche d’adhésion
Adhérent :………….
Fiche d’adhésion
Personnes
Adhérentà:………….
charge : Registre d'adhésion
Fiche d’adhésion
Total des adhérents = ..........
Personnes
Adhérentà :………….
charge :
Fiche d’adhésion
Personnes à :………….
Adhérent charge : +
Total des personnes
Personnes à charge : à charge = ...........
=
Total des
bénéficiaires = ...........
1.4 Le suivi des adhésions

Le suivi des adhésions est une fonction importante car elle permet une connaissance précise
du nombre d’adhérents et de bénéficiaires de la mutuelle. Ce suivi permet une première
mesure de l’efficacité et de la vitalité de la mutuelle.
Il est complété chaque année, ou de façon plus espacée, par l’évaluation de la croissance
des adhésions, la pénétration de la mutuelle au sein du public cible et la fidélisation des
adhérents.
Les indicateurs Les principaux indicateurs de suivi des adhésions sont les suivants.
de suivi
des adhésions L’évolution du nombre d’adhérents et de bénéficiaires
La mutuelle doit suivre le nombre de personnes couvertes. L’indicateur
est calculé, pour une période donnée, à partir:
4 des nouvelles entrées d’adhérents et de bénéficiaires. Il s’agit des
individus qui entrent pour la première fois dans la mutuelle, ce qui
inclut: les personnes qui paient leur première cotisation et entrent
avec des personnes à charge, ainsi que de nouvelles personnes à
charge au sein de familles déjà adhérentes;
4 des sorties d’adhérents et de bénéficiaires. Les sorties sont
généralement liées aux désistements des adhérents qui ne paient
plus leurs cotisations ou aux exclusions pour fraudes et abus. Les
«sorties» de bénéficiaires résultent également de décès, du départ
du foyer de l’un des enfants, d’un dépassement de la limite d’âge,
etc.;
4 du nombre d’adhérents et de bénéficiaires à la fin de la période
précédente. En fonction de la fréquence de suivi (mois, années,
etc.), le nombre d’adhérents et de bénéficiaires en fin de période
est obtenu en additionnant les entrées et en soustrayant les sorties
pour la période considérée au nombre en fin de période
précédente.

BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle a opté pour une adhésion familiale. Ses statuts prévoient que lorsqu’une femme
accouche, le nourrisson est gratuitement couvert par la mutuelle jusqu’à la fin de l’exercice en
cours. L’adhérent doit se présenter au siège de la mutuelle pour faire inscrire le nom de l’enfant
sur sa fiche d’adhésion et sa carte d’adhérent, sans payer de cotisation supplémentaire. En
revanche, lors de l’exercice suivant, la cotisation de cette famille sera revue et inclura une part
supplémentaire pour cet enfant. L’année de sa naissance, le nourrisson est inscrit comme un
nouveau bénéficiaire dans le registre d’adhésion.
La taille moyenne des familles mutualistes par rapport

à la taille moyenne des familles dans le public cible
Ce taux est particulièrement intéressant à suivre dans le cadre:
4 des systèmes de cotisation forfaitaire par famille: la cotisation
étant fixe quel que soit le nombre de bénéficiaires, les adhérents
auront tendance à inscrire (et ouvrir le droit aux prestations) le plus
grand nombre de personnes à charge possible. La taille moyenne
des familles adhérentes peut alors être supérieure à celle prévue
dans le calcul des cotisations et entraîner un volume de dépenses
en prestations également plus élevé que prévu. La mutuelle doit,
dans ce type de système, définir précisément les membres
admissibles. Elle peut également plafonner la taille des familles
adhérentes;
4 des systèmes où la cotisation est fixée par personne (cotisation
familiale variable en fonction du nombre de bénéficiaires). A
l’inverse du système précédent, l’adhérent pourrait avoir tendance
à opérer une sélection au sein des membres de sa famille en ne
cotisant que pour ceux dont le risque maladie lui semble plus
élevé. Ce cas de figure favorise le risque de sélection adverse.
La fréquence La fréquence de suivi de ces indicateurs dépend essentiellement du

de suivi type de période d’adhésion (ouverte ou fermée) pratiquée par la
mutuelle.
Une mutuelle à période ouverte d’adhésion doit réaliser ce suivi de
façon quasi continue, c’est-à-dire mensuellement.
Concernant une mutuelle à période fermée d’adhésion deux cas de
figure sont possibles:
4 lorsque les cotisations sont annuelles (paiement intégral de la
cotisation en début de période), le suivi peut être espacé, voire
n’être réalisé qu’une fois par an, en fin de période;
4 lorsque les cotisations sont fractionnées (hebdomadaires,
mensuelles ou autres), ce suivi doit être plus fréquent afin de
permettre une surveillance des sorties dues à des problèmes de
recotisation. Il sera dans ce cas généralement mensuel ou
trimestriel.

Le tableau de suivi Le tableau de suivi regroupe notamment les indicateurs précédents. Il
des adhésions permet de visualiser leur évolution par mois, trimestre, année ou
autre, en fonction de la fréquence de suivi adoptée par la mutuelle.
Exemple
Une mutuelle pratique un système d’adhésion à période fermée. Les adhésions ont lieu durant le
premier trimestre de l’année, avec une cotisation mensualisée. L’adhésion est familiale. A chaque
famille correspond une fiche d’adhésion. Un registre d’adhésion recense le nombre d’entrées et
de sorties d’adhérents mois par mois. Afin de réaliser un suivi des adhésions, le responsable du
registre d’adhésion remplit mensuellement un tableau de suivi sur le modèle suivant.
Tableau de suivi des adhésions - Exercice 2002

Nov. Déc. Total
1 343
190
266
62
//
3 077
3 077
628
4,9
1
6
-
-
3 082
3 082
628
4,9
1
4
-
-
3 081
3 081
Août Sept. Oct.
629
4,9
4
3
-
-
3 080
3 080
629
4,9
1
-
-
3 081
3 081
629
4,9
23
5
2
-
-
3 102
3 102
Juil-
634
4,9
let
6
-
-
3 096
2 346
Juin
634
750
4,9
1
6
-
3 099
1 220
1 879
Mai
635
4,9
9
2
-
3 092
1 310
1 782
Mars Avril
635
4,9
3
1
-
3 090
1 310
1 780
100
635
750
4,9
-
2 340
1 780
Janv. Fév.
535
470
220
560
4,4
70
55
2 090
2 000
520
20
90
90
4
-
-
2001
2 000
Déc.
500
4
Total adhérents (C)
Total bénéficiaires
Retraits adhérents
d’observation (H)
bénéficiaires (D)
bénéficiaires (E)
des familles (G)

Taille moyenne
adhérents (A)
Bénéficiaires
Bénéficiaires
couverts (I)
en période
Nouveaux
Nouveaux
Retraits
(B)
(F)

BIT/STEP
A. 190 nouveaux adhérents sont entrés dans la mutuelle durant la période d’adhésion
(premier trimestre).
B. Début février, 55 anciens adhérents ont démissionné de la mutuelle. Ce sont des familles
d’un même village en désaccord avec la mutuelle. Dans les mois suivant 7 adhérents ont été
exclus de la mutuelle en raison de retards de paiement des cotisations trop importants.
C. Le total de chaque mois = Total du mois précédent + Nouveaux adhérents - Retraits
d’adhérents.
D. En tout 1 343 nouveaux bénéficiaires sont entrés dans la mutuelle. Ils sont en grande partie
liés aux nouvelles adhésions, mais aussi aux naissances (la mutuelle couvre
automatiquement les nourrissons).
E. 266 bénéficiaires ont quitté la mutuelle suite aux démissions de février et aux exclusions
prononcées par la mutuelle. Quelques sorties sont consécutives à des décès, des mariages,
etc.
F. Le total de chaque mois = Total du mois précédent + Nouveaux bénéficiaires - Retraits de
bénéficiaires.
G. La taille moyenne des familles mutualistes = Total de bénéficiaires / Total d’adhérents. La
taille moyenne des familles dans le public cible est de 6 personnes. Malgré les importants
efforts de sensibilisation réalisés fin 2001 pour préparer l’exercice 2002, on constate que
les adhérents tendent toujours à ne cotiser que pour une partie des membres de leur famille.
H. La période d’observation est de quatre mois.
I. Le nombre effectif de bénéficiaires couverts par la mutuelle = Total de bénéficiaires -
Bénéficiaires en période d’observation. C’est ce chiffre qui doit être utilisé pour le calcul des
indicateurs de suivi mensuel des prestations maladie.
La gestion des cotisations
La gestion des cotisations regroupe toutes les activités liées à l’émission, au recouvrement et
à l’encaissement des cotisations.
La gestion des cotisations est étroitement liée à celle des adhésions. Ce lien s’exprime selon
différentes modalités.
l Le montant de la cotisation dépend généralement du nombre de bénéficiaires dans une
famille (sauf lorsque ce montant est forfaitaire). Le calcul de la cotisation repose alors sur
les informations concernant les personnes à charge de l’adhérent.
l La carte d’adhérent n’est généralement délivrée que suite au versement de la première
cotisation. Elle peut être mise à jour après chaque paiement de cotisation.
l La fiche d’adhésion peut être associée à un tableau de suivi des paiements de cotisation
de l’adhérent.

La gestion des cotisations est cruciale pour la mutuelle. De son efficacité dépendra dans une
grande mesure le financement des activités car les cotisations constituent la principale recette
de la mutuelle.
2.1 La cotisation
Les cotisations sont calculées de façon à permettre simultanément:
l d’octroyer les prestations aux adhérents;
l de couvrir les frais de fonctionnement;
l de constituer des réserves financières.
Le paiement de la cotisation constitue l’une des obligations de l’adhérent vis-à-vis de la
mutuelle; en contrepartie de ce paiement, l’adhérent bénéficie des services de l’organisation.
Sur le plan comptable, le terme cotisation regroupe plusieurs notions distinctes.
l Les cotisations émises
La mutuelle garantit une prise en charge des soins à chaque individu qui adhère ou
renouvelle son adhésion. Cette garantie est donnée en échange d’un certain montant de
cotisation à verser par l’adhérent. Les cotisations émises ou cotisations appelées
correspondent aux sommes que la mutuelle demande à ses adhérents en contrepartie des
garanties qu’elle offre aux bénéficiaires sur une période donnée.
l Les cotisations perçues
Durant l’année, la mutuelle encaisse des cotisations qui correspondent en totalité ou en
partie aux engagements des adhérents pour l’exercice en cours. L’ensemble des
cotisations effectivement reçues en contrepartie des contrats en cours constitue les
cotisations perçues.
l Les cotisations acquises
Les cotisations émises peuvent couvrir des périodes situées sur un ou plusieurs exercices.
On appelle «cotisations acquises» la part des cotisations émises relative à l’exercice
considéré.
l Les arriérés de cotisations
Au cours et à l’issue d’un exercice, certains adhérents peuvent accuser des retards dans le
paiement de leurs cotisations. Les arriérés de cotisation sont constitués par les montants
des cotisations en retard de paiement. Ces arriérés sont des créances que la mutuelle doit
récupérer.
l Les cotisations perçues d’avance
Il s’agit des cotisations encaissées durant un exercice mais qui sont destinées à la prise en
charge des prestations pour l’exercice suivant. Cette situation se produit notamment
dans:
4 les mutuelles à période ouverte d’adhésion et qui pratiquent une cotisation annuelle;

Exemple
Pour un adhérent qui entre en juin et verse un an de cotisation, une mutuelle (dont l’exercice
s’étend de janvier à décembre) doit distinguer:
l la cotisation acquise pour l’exercice en cours qui correspond aux mois de juin à décembre
( 7 12 de la cotisation);
l la cotisation perçue d’avance correspondant aux mois de janvier à mai de l’année suivante
( 512 de la cotisation);
4 les mutuelles qui prévoient pour leurs adhérents la possibilité de prépayer leur
cotisation pour l’année suivante.
Exemple
Une mutuelle pratique une cotisation annuelle qui doit être payée en janvier. Elle propose à ses
adhérents de profiter du dernier trimestre de l’année (période de vente des récoltes) pour
commencer à payer leur cotisation pour l’année suivante. D’octobre à décembre, chaque
adhérent peut ainsi déposer auprès de la mutuelle les montants qu’il souhaite. En janvier,
l’adhérent complète si nécessaire son paiement pour bénéficier de la prise en charge de la
mutuelle durant la nouvelle année.
Les documents de gestion des adhésions doivent prendre en compte ces différentes
notions relatives aux cotisations afin de préparer les enregistrements comptables et de
permettre un calcul fiable du résultat de l’exercice.
L’application Une mutuelle peut pratiquer différents types de cotisation:

du taux
4 une cotisation fixe par personne: la cotisation à payer par une
de cotisation
famille est fonction du nombre de ses membres qui seront
couverts. La mutuelle doit mettre en place un suivi individualisé de
chaque famille, afin de pouvoir réajuster les montants de
cotisation, en particulier si la cotisation est hebdomadaire;
4 une cotisation forfaitaire: quelle que soit leur taille, toutes les
familles paient le même montant de cotisation. La mutuelle doit
être en mesure de suivre la taille moyenne des familles pour
réajuster, si nécessaire, le forfait;
4 une cotisation fixée en pourcentage du revenu: les adhérents
paient une cotisation dont le montant varie en fonction d’un
même pourcentage des revenus. Cette pratique, courante dans
les mutuelles d’entreprise, instaure une solidarité des adhérents
aux revenus les plus élevés vers les autres.
Lorsque la cotisation est fixée par personne, le taux de cotisation de
chaque famille doit être calculé lors de l’adhésion. Plusieurs options
sont possibles, par exemple:
4 l’adhérent et les personnes à charge paient le même montant de
cotisation. Le montant de la cotisation est obtenu simplement en

multipliant le nombre de membres dans la famille par le montant
de la cotisation individuelle;
4 les personnes à charge paient une cotisation inférieure à celle de
l’adhérent. Le montant de la cotisation correspond à la somme
des cotisations individuelles des personnes à charge et de la
cotisation (supérieure) de l’adhérent.
La périodicité La cotisation est calculée pour couvrir un exercice annuel, mais son
des cotisations paiement peut être fractionné (en mensualités ou autres).
La périodicité des cotisations a une influence notable sur la gestion
d’une mutuelle de santé.
4 La cotisation annuelle est le système le plus simple à gérer. Les
adhérents paient à un moment précis de l’année la totalité de leur
cotisation. Dans les systèmes à période d’adhésion fermée, ce
moment correspond généralement à une période où les revenus
du public cible sont importants (vente de produits agricoles, par
exemple). Le principe de la cotisation annuelle est simple:
— tout adhérent qui paie sa cotisation voit sa carte d’adhérent
renouvelée et bénéficie de la prise en charge de ses dépenses
de soins;
— tout adhérent qui ne paie pas sa cotisation se voit retirer sa
carte d’adhérent et supprimer son droit aux prestations.
Pour la mutuelle, l’avantage est une gestion relativement simple.
Les difficultés et les coûts liés au recouvrement des cotisations sont
considérablement réduits. Le suivi des adhésions et du droit aux
prestations est également plus facile. Les prévisions financières
sont moins aléatoires.
Pour l’adhérent, la cotisation annuelle présente l’inconvénient de
demander le déboursement en une fois d’une somme qui peut
être importante (notamment dans le cas d’une famille
nombreuse). Afin de réduire cette difficulté, certaines mutuelles
proposent à leurs adhérents de préparer le paiement de leur
cotisation en «épargnant» durant un exercice en prévision du
prochain. D’autres tolèrent un certain retard dans le paiement de
la cotisation (par exemple, les adhérents qui paient au moins les
deux tiers de leur cotisation sont couverts et disposent de trois mois
pour payer le tiers restant).
4 Les cotisations mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes sont
plus lourdes et complexes à gérer.
Pour l’adhérent, l’avantage de ce fractionnement de la cotisation
est qu’il lui permet de verser des montants moins élevés que dans
le cas d’un paiement unique. Cela améliore l’accessibilité
financière de la mutuelle. En revanche, il oblige l’adhérent à
effectuer fréquemment les démarches relatives au paiement des
cotisations (déplacement auprès de la mutuelle par exemple).

BIT/STEP
Pour la mutuelle, les inconvénients sont multiples. Le fractionnement
des cotisations entraîne une hausse importante des activités liées
au recouvrement et à l’encaissement des cotisations (sauf si un
prélèvement automatique sur les salaires est effectué, cas très rare
parmi les mutuelles visées par ce guide). L’expérience montre
également que les impayés augmentent; en effet, la mutuelle ne
peut appliquer que très difficilement le même principe que pour
les cotisations annuelles: celui qui paie est couvert, celui qui ne
paie pas est exclu. Ces impayés risquent de provoquer des
déséquilibres financiers et rendent plus lourds et plus difficiles, le
contrôle des droits aux prestations, le calcul des taux d’utilisation,
l’emploi rationnel de la trésorerie, etc.
2.2 Les documents

Les documents relatifs à la gestion des cotisations sont construits sur des principes similaires à
ceux de la gestion des adhésions. Ces documents doivent permettre:
l L’enregistrement individualisé de la cotisation émise, des paiements
et des arriérés pour chaque adhérent
Ce suivi est réalisé de différentes façons selon la taille et les modalités de fonctionnement
de la mutuelle.
4 Une mutuelle de petite taille peut réaliser cet enregistrement à partir d’un registre de
cotisation qui permet également un enregistrement global (voir ci-dessous).
L’avantage de cette pratique est qu’elle réduit le nombre d’écritures. Toutefois, dès
que le nombre d’adhérents devient important, ce registre peut devenir lourd à
manipuler et les adhérents difficiles à «retrouver».
4 Une mutuelle de taille importante peut remplir, pour chaque adhérent, une fiche de
cotisation généralement associée à la fiche d’adhésion. Les cotisations émises et
perçues ainsi que les arriérés sont enregistrés dans cette fiche puis reportés dans le
registre de cotisation. L’utilisation de la fiche de cotisation peut s’avérer également
plus pratique lorsque la mutuelle utilise le système de lettre de garantie (voir partie 3,
chapitre 3).
l Un enregistrement des cotisations émises, des cotisations perçues et des arriérés
de cotisation pour l’ensemble des adhérents
L’objectif de cet enregistrement est comptable: il est réalisé grâce à ce document qui
permet de comptabiliser les cotisations émises, les cotisations perçues et les arriérés de
cotisation. Ce document intervient comme un journal divisionnaire, spécialisé dans les
opérations concernant les cotisations. Il apporte également des informations nécessaires
au remplissage des tableaux de suivi de la mutuelle.
Les documents présentés ci-dessous donnent un exemple de système d’enregistrement des
cotisations. Comme dans les cas précédents, le but de cette présentation est d’illustrer une
modalité possible pour réaliser cet enregistrement. D’autres systèmes peuvent être utilisés et
peuvent s’avérer plus adaptés selon les caractéristiques de la mutuelle.
La fiche La fiche de cotisation permet l’enregistrement et le suivi des

de cotisation cotisations versées par un adhérent. Cette fiche est surtout utile

lorsque les cotisations sont fractionnées dans l’année (par semaine,
mois, etc.) et lorsque la mutuelle accepte des retards de paiement,
tout en les réglementant.
La fiche de cotisation permet, pour chaque adhérent:
4 d’établir le montant de la cotisation à verser (si celle-ci est fixée en
fonction de la taille de sa famille);
4 d’enregistrer les montants versés;
4 d’enregistrer les éventuels retards de paiement.
Présentation
La présentation de la fiche de cotisation diffère en fonction de la
périodicité des cotisations. Elle doit présenter les informations
suivantes:
4 le numéro de la fiche d’adhésion de l’adhérent;
4 les nom et prénoms, le numéro de code de l’adhérent;
4 le montant de la cotisation émise et celui de la cotisation perçue,
selon la périodicité retenue (année, mois, semaine ou autres);
4 les retards de cotisation en faisant apparaître les arriérés dus au
début et à la fin de la période;
4 la date de paiement des cotisations;
4 la signature du responsable (personne chargée du recouvrement
des cotisations) et de l’adhérent;
4 les éventuelles observations.
4 La fiche de cotisation est ouverte en même temps que la fiche
d’adhésion, en particulier si l’adhérent s’acquitte de la première
cotisation lors de l’inscription.
4 La fiche est systématiquement mise à jour lors de chaque
versement de cotisation et/ou régularisation des arriérés par
l’adhérent. A chaque paiement, le responsable et l’adhérent
signent la fiche (la signature de l’adhérent peut être remplacée par
une empreinte digitale).
4 Lorsque les cotisations sont fractionnées dans l’année, le total
annuel versé est calculé et inscrit lors du paiement de la dernière
cotisation (en présence de l’adhérent si possible).
4 Le responsable doit expliquer à l’adhérent le sens de chaque
écriture portée dans la fiche.

BIT/STEP
Exemple
La Mutuelle Espoir pratique une cotisation mensuelle dont le recouvrement est effectué par les
groupements mutualistes de quartier qui reversent les fonds encaissés à la mutuelle. Chaque
groupement est responsable du suivi de ses adhérents. Pour ce faire, le CE du groupement tient
à jour une fiche de cotisation pour chaque adhérent.
La Mutuelle Espoir a adopté le modèle de fiche suivant qui lui permet, chaque mois, de faire un
état de ce que doit l’adhérent en termes de cotisation ainsi que des arriérés éventuels. La fiche
présentée ici est celle d’Awa MADOU.
En début de mois, chaque adhérent est invité à se présenter avec la cotisation du mois,
éventuellement, complétée des arriérés accumulés les mois précédents. Lorsque ces arriérés
atteignent un montant ou des délais fixés par la mutuelle, celle-ci peut décider d’exclure
l’adhérent.
FICHE DE COTISATION
2002 1
Cotisation année: …………… N° de fiche d'adhésion :……………
MADOU Awa 02/01/01

Prénom et nom de l'adhérent : ………………………… N° de code : …………………
Cotisation Arriérés Montant Solde Signatures

Date Mois de due dus payé arriérés Responsable Adhérent
03/01 Janvier 500 0 500 0
04/02 Février 500 0 450 50
02/03 Mars 500 50 400 150
03/04 Avril 500 150 525 125
Mai
Juin
Juillet
Août
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
TOTAL
Observations :
Le registre Le registre de cotisation permet un suivi continu et global du paiement

de cotisation des droits d’adhésion et des cotisations.
Sur une période donnée (année, mois, semaine, etc.), il donne une
vue:
4 des cotisations émises;

4 des cotisations perçues;
4 des arriérés de cotisation (lorsque ceux-ci sont tolérés par la
mutuelle);
4 des paiements relatifs aux retards de cotisation.
Lorsque le paiement des cotisations est fractionné (mois, semaine), le
registre permet également d’identifier les moments de l’année où les
paiements de cotisation sont les plus difficiles. Cette identification est
faite au regard des variations des retards de paiement. Elle peut
amener la mutuelle à adapter les modalités de paiement des
cotisations.
Le registre constitue également un élément de contrôle des
encaissements des droits d’adhésion et des cotisations. Les montants
inscrits dans le journal de caisse doivent correspondre à ceux portés
dans le registre.
Présentation
Diverses présentations sont possibles. L’une d’entre elles est donnée
ci-dessous à titre d’illustration.
Un tableau est porté sur les pages du registre. Chaque ligne du
tableau correspond à un versement par un adhérent (pour lui et sa
famille).
Les colonnes indiquent:
4 la date du paiement;
4 le numéro de code de l’adhérent ou le numéro de la fiche
d’adhésion;
4 le nom de l’adhérent;
4 la cotisation émise pour la période;
4 le montant payé par l’adhérent;
4 les arriérés antérieurs de l’adhérent (retards de cotisation);
4 le solde d’arriérés à l’issue de ce paiement (ce solde correspond
aux cotisations émises + arriérés antérieurs - montants payés);
4 les observations.
4 Les paiements des cotisations doivent être systématiquement
inscrits dans le registre qui, sans cela, perdrait toute utilité.
4 Les montants doivent être inscrits, en même temps, dans le registre
et la fiche de cotisation.
4 Le numéro de code des bénéficiaires, ou le numéro de fiche de
cotisation, doit être soigneusement noté et permet de faire le lien
avec la fiche d’adhésion.

BIT/STEP
4 Pour une période de cotisation donnée et lorsque la page est
remplie, le total des colonnes est effectué en bas de chaque page
puis reporté en haut de la page suivante.
4 Le responsable du registre calcule les totaux des différentes
colonnes, à l’issue de chaque période de cotisation (semaine,
mois, etc.). Ces totaux ne sont pas reportés en début de période
suivante.
Exemple
Pour réaliser un suivi global des cotisations perçues, ainsi que des éventuels retards, la Mutuelle
Espoir a mis en place dans chaque groupement mutualiste de quartier un registre. Ce registre
est tenu par le CE du groupement qui le met à jour dès qu’une cotisation est payée.
Le deuxième samedi de chaque mois, les responsables des groupements se réunissent pour
verser les cotisations collectées en début de mois. Les montants versés doivent correspondre à
ceux totalisés dans le registre pour le mois (total de la colonne «Montant payé ce mois»).
Le CE de la mutuelle tient un registre similaire, à deux exceptions près:
l la colonne «N° fiche d’adhésion» est supprimée;
l la colonne «Nom adhérent» est remplacée par «Nom du groupement».
On notera que le registre présenté dans cet exemple permet également d’enregistrer les
paiements des droits d’adhésion.
REGISTRE DE COTISATION
Février
Cotisations du mois……………………
:
COTISATIONS
Droit
d'adhésion
Date N° fiche Nom adhérent Cotisation Arriérés dus Montant Solde Observations
payé
d'adhésion mensuelle payé ce mois arriérés
02/02 05 CISSE Fatimata 700 0 700 0
02/02 07 FALL Oumou 400 50 450 0
02/02 03 BA Memounatou 300 10 280 30
03/02 04 DIOP Awa 500 0 500 0
03/02 02 SECK Amina 200 0 200 0
03/02 08 SARR Khadidja 1 500 600 0 600 0 Nouvelle adhérente
04/02 01 MADOU Awa 500 0 450 50
04/02 06 TOURE Fanta 300 0 300 0
TOTAL 1 500 3 500 60 3 480 80
2.3 Le contrôle des enregistrements relatifs aux cotisations

Un contrôle des écritures passées dans les fiches de cotisation et dans le registre doit être
réalisé régulièrement afin de vérifier leur exactitude. Ce contrôle s’effectue:
l en totalisant dans un premier temps les montants des cotisations émises, perçues et les
arriérés dus, enregistrés dans les fiches de cotisation;

l en comparant ensuite les totaux obtenus avec ceux du registre de cotisation;
l en comparant également ces totaux avec les soldes des comptes «Cotisations» et
«Créances» du grand livre.
Ce type de vérification devrait être réalisé au moins une à deux fois par an. Il devrait être plus
fréquent (mensuel ou trimestriel) lorsque la cotisation est mensuelle, voire hebdomadaire.
La vérification de l’enregistrement des droits d’adhésion

et des cotisations
REGISTRE DE COTISATION
FICHE DE COTISATION
Année FICHE
........
Cotisations
DE COTISATION
Nº fiche adhésion : .........
Année ........
émises
Adhérent
Nº fiche
FICHE
: ......... Nº DE
adhésion code COTISATION
: .........
: .........
Année ........
Adhérent : .........
Nº fiche Nº code
adhésion : .........
: .........
Adhérent : ......... Nº code : ......... Cotisations

Total perçues
Total
GRAND LIVRE
Total
Arriérés
2.4 Le suivi des cotisations

Le suivi porte essentiellement sur les montants encaissés et sur les arriérés. Il doit permettre à
la mutuelle de connaître en permanence le montant des cotisations non encore payées ainsi
que le nombre et l’identité des adhérents concernés afin de mettre en place les mesures de
recouvrement appropriées.
Les problèmes de recouvrement des cotisations

Les retards dans le paiement des cotisations peuvent avoir différentes causes.
l Le montant de la cotisation peut être trop important au regard des revenus des adhérents.
Dans ce cas, la mutuelle doit s’interroger sur le bon positionnement du montant de ses
cotisations par rapport aux revenus du public cible.
l Lorsque les cotisations sont mensuelles ou hebdomadaires, cette incapacité peut n’être que
saisonnière. Certaines périodes de l’année sont peu propices au paiement des cotisations. La
mutuelle connaît alors des mois avec un taux de recouvrement très faible et d’autres avec un
taux élevé (parfois supérieur à 100 % lorsque les adhérents paient leur cotisation normale
augmentée de leurs arriérés). Dans ce cas, la mutuelle doit examiner la périodicité de
versement des cotisations. Celle-ci est peut-être mal adaptée aux caractéristiques des
revenus des adhérents.

BIT/STEP
l Le montant ou la périodicité de cotisation ne sont pas les seules causes de retard possibles.
Les retards de paiement peuvent également résulter d’une désaffection de la mutuelle dont
les adhérents considèrent les services inadéquats, la cotisation trop élevée par rapport aux
services offerts, la qualité des services de santé couverts trop mauvaise, etc. Il s’agit d’un
problème de démotivation des adhérents; la mutuelle doit essayer de revoir ses services ainsi
que le couple prestations / cotisations.
l D’autres causes de retard sont possibles. Ils peuvent résulter d’un manque de discipline des
adhérents. Dans ce cas, la mutuelle a tout intérêt à entreprendre des actions de recouvrement
énergiques, sanctionner les retards par des pénalités, etc. Ils peuvent également être liés à
une mauvaise organisation du recouvrement au niveau de la mutuelle.
Ainsi, les retards de paiement peuvent avoir plusieurs causes et donc appeler des mesures
correctrices différentes. Dans tous les cas, une mutuelle doit limiter le montant des arriérés et
prendre des sanctions contre les adhérents concernés (suspension des droits aux prestations,
voire exclusion de l’adhérent).
On notera enfin qu’il est difficile pour une mutuelle de refuser strictement ces retards de
paiement car cela pourrait entraîner l’exclusion d’adhérents qui sont confrontés à des
problèmes économiques ponctuels tels que la perte d’une récolte. La mutuelle peut en revanche
réfléchir à des alternatives comme, par exemple, la mise en place d’une caisse de solidarité
destinée à financer les cotisations des adhérents confrontés temporairement à des problèmes
économiques justifiés.
Lorsque le paiement des cotisations est hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, le suivi permet
également d’identifier les fluctuations saisonnières du taux de recouvrement des cotisations.
La mutuelle pourra ainsi aménager en conséquence la périodicité de ce paiement et affiner
les prévisions de trésorerie.
Exemple
Une mutuelle d’agriculteurs demande à ses adhérents de verser leurs cotisations
mensuellement. Chaque année, les gestionnaires constatent que les retards de cotisations
apparaissent en milieu d’année, lors de la période de soudure monétaire, alors que le niveau
de recouvrement est bon en début et fin d’année. Lors de l’AG, les adhérents confirment qu’ils
éprouvent d’importantes difficultés pour cotiser au moment où leurs revenus sont les plus
faibles.
Un nouveau calendrier de cotisation est alors débattu et adopté. Il prévoit une concentration
des paiements durant les périodes de vente des récoltes et aucun versement en période de
soudure.
Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Total
Ancien
500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6 000
calendrier
Nouveau
2 000 1 500 500 500 500 500 500 6 000
calendrier
l Le taux de recouvrement des cotisations

Le principal indicateur utilisé en matière de suivi des cotisations est le taux de
recouvrement des cotisations. Ce taux est égal au rapport entre les cotisations perçues et

les cotisations émises. Il mesure la proportion de cotisations attendues qui ne sont pas
encore encaissées par la mutuelle.
Le tableau de suivi proposé dans l’exemple ci-dessous permet de compléter cet indicateur
avec une synthèse mensuelle des paiements et des arriérés.
La fréquence La fréquence de suivi des cotisations est étroitement liée à leur

de suivi périodicité et à leurs modalités de versement, par exemple:
4 si le paiement de la cotisation est annuel et limité sur une seule
période, le suivi n’est nécessaire qu’une fois par an. Il peut
toutefois s’avérer utile de réaliser plus fréquemment ce suivi si la
mutuelle accepte de couvrir les adhérents qui n’auraient versé
qu’une partie de leur cotisation durant la période prévue. La
mutuelle devra en effet surveiller le recouvrement des arriérés
durant les mois suivants;
4 si le paiement des cotisations est fractionné, le suivi est réalisé
avec la même fréquence que le paiement. Le suivi est ici
particulièrement important car le fractionnement du paiement
confronte la mutuelle à des problèmes de discipline, à des
difficultés liées aux aléas économiques, etc. Le recours à une
cotisation hebdomadaire, mensuelle ou autre, oblige la mutuelle
à adopter une certaine souplesse en matière de recouvrement et,
par conséquent, à effectuer un suivi rigoureux des versements.
Le tableau Le tableau de suivi des cotisations est une synthèse du registre de

de suivi des droits cotisation dont il reprend et compare les soldes mensuels. Le tableau
d’adhésion permet ainsi de visualiser et de comparer l’émission de cotisations
et des cotisations avec leur recouvrement et l’évolution des arriérés.
Son principal objectif est le suivi du taux de recouvrement des
cotisations, mais il doit également permettre de comprendre les
évolutions de ce dernier. L’exemple suivant montre que peuvent se
chevaucher des arriérés de l’exercice précédent avec ceux qui
s’accumulent durant l’exercice en cours.
Exemple
Une mutuelle demande une cotisation mensuelle identique pour chaque bénéficiaire. Les
gestionnaires enregistrent les cotisations perçues dans la fiche de cotisation de chaque
adhérent ainsi que dans le registre de cotisation. Les droits d’adhésion sont payés par les
nouveaux adhérents lors de la période d’adhésion à la mutuelle, c’est-à-dire de janvier à
février. La mutuelle sanctionne les adhérents qui accumulent un retard supérieur à la moitié de
leur cotisation annuelle, en leur retirant leur droit aux prestations. Les fiches de cotisation et le
registre de cotisation sont conçus de manière à permettre le suivi des arriérés de l’année
précédente.
La cotisation mensuelle est égale à 100 UM par mois et par bénéficiaire.

BIT/STEP
se présente ainsi:
Déc.
Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Total
2001
Cotisations émises
250 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 300 000 3 550 000
(A)
Cotisations
250 000 300 000 300 000 290 000 260 000 275 000 265 000 250 000 255 000 285 000 300 000 300 000 3 330 000
perçues (B)
Arriérés
35 000 25 000 5 000 0 0 10 000 20 000 10 000 0 10 000 20 000 40 000 175 000
perçus (C)
Solde d’arriérés
65 000 30 000 5 000 0 10 000 50 000 65 000 80 000 120 000 165 000 170 000 150 000 110 000 110 000
(D)
Taux de
Partie III • La gestion des adhésions, des cotisations et des prestations

recouvrement 100% 100% 100% 97% 87% 92% 88% 83% 85% 95% 100% 100% 94%
des cotisations (E)
Taux de
Tableau de suivi des cotisations
recouvrement total 114% 108% 102% 97% 87% 95% 95% 87% 85% 98% 107% 113% 99%
(F)
Le responsable du registre de cotisation tient à jour un tableau de suivi qui, pour l’année 2002,
91
A. Les montants des cotisations émises indiqués ici correspondent à ceux du registre de
cotisation. Ces montants correspondent en principe au nombre de bénéficiaires du mois
multiplié par le montant mensuel de cotisations.
B. Les cotisations perçues correspondent à l’encaissement des cotisations de l’exercice 2002.
C. Les arriérés perçus correspondent au recouvrement des arriérés des périodes antérieures.
On constate que les arriérés de l’exercice précédent ont été perçus en totalité au cours du
premier trimestre 2002.
D. Le solde des arriérés est égal aux cotisations mensuelles émises diminuées des cotisations
perçues et des arriérés perçus durant le mois, additionné au solde des arriérés du mois
précédent.
E. Le taux de recouvrement des cotisations est égal aux cotisations perçues divisées par les
cotisations émises. Il est exprimé en pour cent. On constate que les mois de mai à
septembre sont les moins propices au versement des cotisations. En revanche, le début et la
fin de l’année sont plus favorables.
F. Le taux de recouvrement total est égal aux cotisations perçues augmentées des arriérés
perçus, divisé par les cotisations émises. Il est exprimé en pour cent.
La gestion des prestations
La fonction principale d’un système d’assurance santé est la prise en charge de tout ou partie
des dépenses de santé de ses bénéficiaires, suivant une liste de prestations précisément
définies. Cette prise en charge constitue la principale source de dépenses du système
d’assurance. La gestion des prestations joue de ce fait un rôle important. Elle vise notamment
à:
l réaliser un contrôle permanent des droits des adhérents à la prise en charge de leurs
dépenses de santé;
l ordonner et exécuter les remboursements des adhérents ou le paiement des factures des
prestataires de soins;
l enregistrer les informations sur les prestations qui sont nécessaires au suivi et à
l’évaluation des activités de la mutuelle de santé, au calcul des cotisations et aux
prévisions financières.
La gestion des prestations repose sur un ensemble de techniques et de documents liés à la
prise en charge des dépenses de soins. Elle s’appuie également sur des relations
fonctionnelles entre la mutuelle et les prestataires de soins. Elle présente en effet la
particularité d’être dépendante de l’action de ces prestataires

BIT/STEP
3.1 Les modalités de recours aux services de santé
Les modalités de recours aux services de santé doivent obéir à plusieurs principes.
l Elles doivent être simples afin d’être facilement comprises par les adhérents et de favoriser
un accès rapide aux soins.
l Elles doivent mettre en œuvre les mécanismes nécessaires pour éviter la survenue de
certains risques liés à l’assurance telles que les fraudes, la surconsommation de soins,
etc.
l Elles doivent correspondre aux moyens techniques, financiers et humains de la mutuelle:
un système trop complexe ou trop coûteux peut, à terme, s’avérer être une source de
paralysie de la mutuelle.
l Elles doivent être cohérentes, dans le cadre d’un système de tiers payant, avec les règles
et procédures de gestion des prestataires de soins.
Exemple
Une mutuelle de santé couvre les dépenses d’hospitalisation dans un hôpital qui pratique un
système de tarification et de paiement des actes éclaté entre ses différents services. Pour chaque
nouvel acte, un patient doit au préalable s’acquitter du paiement à la caisse du service
concerné. Chaque soir, les caissiers des services transfèrent leurs recettes au service comptable
de l’hôpital.
Durant le processus de mise en place de la mutuelle, les responsables de celle-ci et la direction
de l’hôpital se sont réunis afin de définir les modalités de prise en charge des bénéficiaires. A
l’issue des discussions, il a été retenu que cette prise en charge reposerait sur les règles
suivantes.
1. Lorsqu’un bénéficiaire entrera à l’hôpital, le premier service auquel il se présentera
(généralement un service d’hospitalisation) l’orientera vers le service comptable.
2. Le service comptable délivrera au bénéficiaire une fiche de prise en charge que ce dernier
devra présenter à chaque service. Pour recevoir cette fiche, le bénéficiaire devra déposer sa
carte d’adhérent au service comptable; il ne pourra la reprendre qu’à l’issue de son séjour.
3. Le bénéficiaire devra présenter sa fiche de prise en charge à la caisse de chaque service
consulté dans le cadre du traitement (laboratoire, radiographie, hospitalisation, chirurgie,
etc.). Les caissiers ne lui demanderont pas le paiement des actes qui seront consommés,
mais rempliront une ligne de la fiche de prise en charge en indiquant le montant à payer par
la mutuelle.
4. Le bénéficiaire, à l’issue de son séjour, retournera au service comptable où il déposera sa
fiche de prise en charge et reprendra sa carte d’adhérent. Il repartira chez lui sans avoir à
débourser la moindre somme à l’hôpital.
5. Le service comptable du prestataire totalisera en fin de mois les montants de l’ensemble des
fiches de prises en charge et établira une facture à l’intention de la mutuelle.
La prise en charge des bénéficiaires doit prendre en compte les considérations suivantes:
l pour être couvert par la mutuelle, la personne doit:
4 être bénéficiaire de la mutuelle;
4 avoir terminé sa période d’observation;
4 être à jour dans le paiement de ses cotisations ou ne pas dépasser le retard toléré par
la mutuelle;
l certaines mutuelles plafonnent le montant des dépenses de soins couvertes par
bénéficiaire. Lorsqu’un bénéficiaire a atteint ce plafond, ses dépenses ne sont plus prises
en charge;
l dans certaines mutuelles, les bénéficiaires ne sont couverts que dans les formations
médicales autorisées. Ils peuvent recourir à d’autres prestataires, sans toutefois bénéficier
du même type de couverture;
l dans un système de tiers payant, les conditions d’accès et les modalités de prise en charge
des dépenses de soins font l’objet de procédures précises convenues entre la mutuelle et
chaque prestataire;
l dans un système de remboursement des dépenses à l’adhérent, une entente peut
également être établie entre la mutuelle et le prestataire concernant les modalités
d’accueil ou l’établissement d’un tarif avantageux pour les mutualistes.
3.2 Le contrôle des droits aux prestations

Le contrôle des droits aux prestations peut être réalisé avant, pendant et/ou après le recours
aux soins des bénéficiaires, selon l’organisation et le fonctionnement de la mutuelle (en
particulier, système de tiers payant ou non). Il s’agit pour la mutuelle de vérifier lors de ce
contrôle:
l d’une part, que le bénéficiaire a terminé sa période d’observation et est à jour de ses
cotisations, ou n’accuse pas un retard dépassant les limites tolérées par la mutuelle;
l d’autre part, que les personnes qui se présentent avec une carte d’adhérent sont bien des
bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire qu’il n’y a pas d’usurpation d’identité par des
individus non mutualistes.
Le contrôle Le contrôle avant le recours aux soins est pratiqué dans le cadre du
avant le recours système de tiers payant. Le bénéficiaire doit se présenter au bureau de
aux soins la mutuelle avant de se diriger vers un prestataire de soins. Le bureau
de la mutuelle aura pour tâches de:
4 vérifier l’identité du patient en contrôlant qu’il est bien inscrit sur la
fiche d’adhésion de l’adhérent;
4 contrôler sur la fiche de cotisation que l’adhérent est à jour;
4 délivrer éventuellement une lettre de garantie et orienter le
bénéficiaire vers le prestataire;
4 informer le bénéficiaire des modalités d’accueil et de prise en
charge chez le prestataire.
Le contrôle Ce contrôle est pratiqué notamment dans le cadre du système de tiers

pendant les soins payant. Il est réalisé par le prestataire de soins et dépend donc du
contrat qui régit les relations entre celui-ci et la mutuelle. Lorsque ce
contrôle est prévu, le prestataire de soins doit:
4 vérifier la validité de la carte d’adhérent;

BIT/STEP
4 contrôler que le patient est bien l’une des personnes inscrites sur la
carte;
4 s’assurer éventuellement que le nom du bénéficiaire ne figure pas
sur une liste de personnes exclues de la mutuelle qui peut lui être
adressée par cette dernière15.
Ce type de contrôle est également pratiqué lorsqu’un tarif avantageux
est instauré en faveur des bénéficiaires dans le cadre d’un système de
remboursement des dépenses de soins à l’adhérent. Le prestataire de
soins doit s’assurer, grâce à la carte d’adhérent, du droit des patients
à cet avantage.
Le contrôle Dans le cas du système de tiers payant, ce contrôle implique une

après le recours participation des trois acteurs: le prestataire, l’adhérent et la
aux soins mutuelle. La procédure suivante est mise en œuvre:
4 le prestataire délivre une attestation de soins;
4 l’adhérent dépose cette attestation de soins au siège de la
mutuelle;
4 la mutuelle vérifie a posteriori sur la base de l’attestation de soins,
le droit aux prestations de l’adhérent. Lorsque ce droit n’est pas
confirmé, la mutuelle pourra vérifier si les procédures de contrôle
ont été correctement appliquées par le prestataire.
Dans le cas d’un système de remboursement des dépenses de soins à
l’adhérent, le bureau de la mutuelle doit vérifier, avant de procéder
au remboursement, que le bénéficiaire a droit aux prestations
(inscription, paiement des cotisations, période d’observation) et que
les soins prestés sont effectivement couverts par la mutuelle.
3.3 La facturation et le contrôle des factures

des prestataires de soins
Dans le cadre d’un système de tiers payant, les contrats entre la mutuelle et les prestataires de
soins prévoient la périodicité de facturation des soins (laquelle est généralement mensuelle).
Chaque prestataire de soins établit une facture pour les soins délivrés aux bénéficiaires, sur la
base de ses propres outils de gestion (registres de consultations, d’hospitalisation, etc.) ou,
lorsque ce document est utilisé, sur la base des exemplaires des attestations de soins qu’il
conserve. Lorsqu’il reçoit la facture du prestataire de soins, le CE de la mutuelle doit:
l réaliser un dernier contrôle des recours aux soins en comparant les informations des
attestations ou des lettres de garantie avec celles de la facture (numéro de code et nom
des bénéficiaires, dates, montants, etc.). Ce contrôle est utile dans la mesure où les
erreurs d’écriture ne sont pas rares;
l vérifier que les montants facturés correspondent à ceux fixés par le contrat entre la
mutuelle et le prestataire.
15 L’utilisation d’une telle liste est complexe dans la pratique. La mise à jour de la liste doit être immédiate après chaque
exclusion. Par ailleurs, le personnel d’accueil des formations médicales doit effectivement s’engager à la consulter.

L’autorisation L’autorisation du paiement est généralement du ressort du CE,
et l’exécution lorsque le CE de la mutuelle a effectué les opérations de contrôle
du paiement préalables.
des soins
Lorsqu’un problème est constaté, celui-ci doit être discuté avec le
prestataire de soins; par exemple lorsqu’il existe une différence entre
une attestation de soins et la facture.
L’enregistrement Chaque prestation prise en charge par la mutuelle est inscrite dans un
des prises outil d’enregistrement des prestations, le registre des prestations.
en charge
Ce registre a pour but de fournir les informations sur les prestations
nécessaires au suivi et à l’évaluation des activités de la mutuelle. Il
s’agit notamment des informations employées pour le calcul des taux
d’utilisation et des coûts moyens.
3.4 Les documents

Les procédures et documents de gestion des prestations sont d’une grande diversité dans les
mutuelles visées par ce guide. Les plus fréquemment utilisés sont décrits ci-dessous. Il est
présenté dans un premier temps les documents utilisés dans un système de tiers payant.
La lettre La lettre de garantie, ou autorisation de prise en charge, est un

de garantie document utilisé par les mutuelles qui cherchent à réaliser un contrôle
des droits aux prestations avant le recours aux soins des bénéficiaires.
Elle a deux objectifs principaux:
4 permettre un contrôle préalable visant à décourager les fraudes et
à limiter la surconsommation;
4 garantir au prestataire de soins que les dépenses de soins du
patient seront couvertes par la mutuelle (système de tiers payant).
Présentation
La lettre de garantie se présente généralement sous la forme d’un
carnet à souche pré-imprimé dont la partie détachable, remise au
bénéficiaire pour être présentée au prestataire, indique:
4 les informations concernant le bénéficiaire: nom et prénoms, âge,
sexe, numéro de code d’identification et autres informations utiles
de la carte d’adhérent;
4 une formule prérédigée qui autorise le prestataire de soins à
recevoir le patient selon les conditions prévues dans le contrat le
liant à la mutuelle;
4 la date, le visa de la mutuelle et la signature du responsable ayant
délivré la lettre de garantie.
La souche reprend, entre autres, les informations concernant le
bénéficiaire et la date de délivrance de la lettre de garantie.

BIT/STEP
4 Le bénéficiaire doit se procurer la lettre de garantie auprès de la
mutuelle avant de se rendre chez le prestataire. La mutuelle
contrôle le droit aux prestations du bénéficiaire avant de lui
délivrer la lettre.
4 La lettre de garantie doit être obligatoirement présentée au
prestataire par le bénéficiaire pour que celui-ci puisse bénéficier
de la prise en charge de soins, à l’exception de cas d’urgence et
autres éventualités prévues dans le contrat.
4 La lettre de garantie est généralement présentée au prestataire
avec la carte d’adhérent.
4 La lettre de garantie est retournée à la mutuelle par le prestataire
conjointement avec la facture.
Exemple
Lors du processus de mise en place de la Mutuelle Espoir, les promoteurs ont retenu le système
de la lettre de garantie, car ils considèrent qu’il s’agit du meilleur système de contrôle des droits
aux prestations.
Chaque CE des groupements mutualistes de quartier a reçu un carnet à souche de 50 lettres de
garantie. Lorsque survient un cas de maladie dans une famille, l’adhérent concerné doit se
présenter, muni de sa carte d’adhérent, devant le responsable du groupement. Ce dernier
vérifie que l’adhérent est à jour de ses cotisations (ou n’a pas cumulé un retard supérieur à celui
prévu dans les statuts) et que le bénéficiaire n’est pas en période d’observation. Lorsque le droit
aux prestations est confirmé, le responsable délivre à l’adhérent une lettre de garantie que ce
dernier devra présenter à la formation médicale avec sa carte d’adhérent.
Le modèle suivant représente la lettre de garantie, avec la souche, qui a été délivrée à Awa
MADOU pour sa fille Amina qui devait être hospitalisée à l’Hôpital Bonne Santé contractualisé
avec la Mutuelle Espoir.
SOUCHE MUTUELLE DE
05 SANTÉ
Lettre de garantie n° ……………
ESPOIR
Bénéficiaire :
05
LETTRE DE GARANTIE N° : ………….
Prénom et nom :
KADO Amina
…………………………………….. L'intention de …………………………………………………………………………..
02 / 01 / 03
N° de code : …………………….. Hôpital BONNE SANTE de OUAIA
Formation médicale : …………………………………………………………………
Conformément à la convention signée entre la mutuelle de santé ESPOIR et

votre formation médicale, nous vous remercions de bien vouloir prendre en
10 07 2000
Date : ……../………./……….. charge le bénéficiaire identifié ci-dessous.
KADO Amina
Nom et prénom du bénéficiaire : …………………………………………………….
Signature et tampon 02 / 01 / 03
N° de code : …………………………
10 07 00
Le ……./……../…….. Pour la mutuelle
(signature et tampon)
A remettre à l'accueil de la formation médicale accompagnée de la
carte d’adhérent

L’attestation L’attestation de soins a plusieurs fonctions:
de soins
4 elle permet un contrôle après le recours aux soins lorsque
l’adhérent la dépose au bureau de la mutuelle;
4 elle permet aux prestataires de soins d’établir leurs factures;
4 elle peut servir de justificatif pour la comptabilité des formations
médicales;
4 elle souligne auprès de l’adhérent, dans un système de tiers
payant, que les soins ont un coût (en plus d’un éventuel
copaiement).
Présentation
L’attestation se présente généralement sous la forme d’un formulaire
en deux exemplaires pré-imprimés (lors du remplissage, une feuille de
carbone est glissée entre les deux feuilles). Les informations suivantes
doivent figurer sur l’attestation:
4 le nom de la formation médicale;
4 le nom de la mutuelle (surtout si la formation médicale travaille
avec plusieurs mutuelles de santé);
4 les nom, prénoms, numéro de code et autres informations utiles et
convenues avec la mutuelle concernant le bénéficiaire et figurant
sur la carte d’adhérent;
4 la nature des actes délivrés au patient: consultation, examens, etc.
(utilisation éventuelle d’un code);
4 le montant payé par le patient sous forme de ticket modérateur,
franchise ou autre;
4 le montant facturé à la mutuelle pour les actes délivrés au
bénéficiaire;
4 la date des soins ou dates d’entrée et de sortie pour les
hospitalisations;
4 la signature du prestataire de soins et celle du bénéficiaire (ou à
défaut, l’empreinte digitale).
4 L’attestation est établie par le prestataire de soins en deux
exemplaires au moins: l’un conservé par le prestataire, l’autre
donné au patient.
4 La présentation et les modalités de remplissage des attestations
sont convenues entre la mutuelle et le prestataire.
4 Les mutualistes doivent remettre rapidement leur exemplaire de
l’attestation au bureau de la mutuelle.

BIT/STEP
Exemple
Après plusieurs mois de fonctionnement, la Mutuelle Espoir décide d’abandonner le système de
lettre de garantie, au profit des attestations de soins. Elle dépose dans chaque formation
médicale un carnet de 50 attestations de soins (chaque attestation est en double exemplaire).
A l’issue de la délivrance des soins, le personnel de la formation médicale remplit une
attestation de soins dont un exemplaire est remis au bénéficiaire. Celui-ci doit ensuite remettre
cette attestation à l’un des membres du CE de son groupement mutualiste.
L’attestation suivante reprend l’exemple de l’hospitalisation d’Amina Kado qui illustrait la lettre
de garantie. On notera que l’emploi du copaiement revient à laisser à la charge de l’adhérent
le paiement de la consultation à l’entrée de l’hôpital ainsi que la première journée
d’hospitalisation (tarif = 1 000 UM/jour. Pour les enfants de 0-5 ans, le tarif = 500 UM/jour).
Hôpital BONNE SANTE - OUAIA

FORMATION SANITAIRE : ………………………………………………………………
ATTESTATION DE SOINS 55
N° …………….
KADO Amina
Nom et prénom du bénéficiaire : ……………………………………………………………
02 / 01 / 03 13 ans F
N° de code : …………………..…… Age : …………………… Sexe : …………………
10 / 07 / 00 13 / 07 / 00
Date d'entrée : …………………… Date de sortie : ………………………
Prestations de la formation médicale
Date Service Acte Montant payé Montant facturé

par le patient à la mutuelle
10/07 Dispensaire Consultation 200 _
10/07 Laboratoire Examens 1 500

10/07 Pharmacie 3 000
11/07 Radiologie Examen 1 000
13/07 Pharmacie 2 600
15/07 Hospitalisation 3 jours 1 000 2 000
TOTAL 1 200 10 100
Dix mille cent francs UM

Total facturé à la mutuelle (en lettre) : ………………...……………………………………
……………………………………………………………………………………………………
13 / 07 / 00
Date : ……………………………
Signature et cachet du Signature ou empreinte du

prestataire de soins bénéficiaire

La facture La facture récapitule les montants des soins délivrés aux bénéficiaires
récapitulative de la mutuelle de santé, durant une période donnée (le plus souvent
du prestataire chaque mois, voire trimestre); elle sert de base pour le paiement de
ces soins au prestataire.
La facture joue un double rôle:
4 elle est une pièce comptable qui déclenche la procédure de
paiement des soins;
4 elle constitue un outil de contrôle et de suivi, en association avec
les lettres de garantie ou les attestations de soins.
Présentation
Les informations apparaissant dans la facture doivent être listées dans
le contrat entre la mutuelle et le prestataire de soins. Une mutuelle
peut établir un format standard de présentation des factures en
accord avec les prestataires et choisir de distribuer à ceux-ci des
carnets de factures vierges. Cela implique des coûts de gestion
supplémentaires mais garantit à la mutuelle de recevoir des factures
standardisées ce qui facilite le contrôle et le suivi ultérieurs.
La facture comporte généralement les informations suivantes:
4 les éléments d’identification du prestataire de soins;
4 le numéro de la facture;
4 la période couverte;
4 le récapitulatif des prestations facturées:
— numéro de code d’identification du bénéficiaire;
— date de la prestation;
— numéro de la lettre de garantie ou de l’attestation de soins
(éventuellement);
— nature de la prestation;
— coût de la prestation facturé à la mutuelle (avec mention du
copaiement s’il existe);
4 la somme totale facturée à la mutuelle pour la période, en chiffres
et en lettres;
4 la date d’émission de la facture (et éventuellement le délai de
remboursement suivant le contrat avec la mutuelle);
4 la signature et le cachet du prestataire de soins.
4 La facture est généralement établie en fin de mois sauf exception
(faible montant reporté au mois suivant par exemple). Le cas
échéant, le montant de la facture est alors reporté sur celle du
mois suivant.
4 La facture est établie au minimum en deux exemplaires: l’un pour
le prestataire et l’autre pour la mutuelle de santé.
BIT/STEP
4 La facture doit être soigneusement remplie par le prestataire. La
mutuelle peut refuser le paiement d’une facture qui ne comprend
pas toutes les informations convenues rédigées de manière lisible.
4 La facture peut être remise en question par la mutuelle si les
montants qu’elle contient ne sont pas conformes avec ceux portés
sur les attestations de soins (lorsque ce type de document est
utilisé).
Exemple
Les contrats passés entre la Mutuelle Espoir et les prestataires de soins régissent notamment le
contenu des factures mensuelles que ces derniers doivent établir. De ce fait, toutes les factures
apportent les mêmes types d’informations et facilitent ainsi les opérations de contrôle et de suivi
de la mutuelle.
Le modèle suivant présente la facture élaborée par l’Hôpital Bonne Santé pour le mois de juillet
2000. Elle synthétise toutes les attestations de soins délivrées durant ce mois, dont celle
d’Amina Kado présentée précédemment.
HOPITAL BONNE SANTE

BP 2756 OUAlA Tél. : 237 8745
FACTURE
02/08/00
115
Facture n° ……… Date: ………………………
Mutuelle de santé ESPOIR

Dépenses de soins des membres de la mutuelle : ………………………………………..
Juillet 2000
Pour le mois de : ……………………………………
Prise en
N° attestation Nature de la prestation Ticket
Date N° de code charge Total
de soins modérateur
mutuelle
05/07 04/10/02 50 Hospitalisation 700 500 6 200

Pédiatrie
13/07 02/01/03 55 Hospitalisation 1 200 10 100 11 300
15/07 01/06/01 56 Accouchement _ 5 000 5 000
23/07 03/10/06 58 Hospitalisation 1 200 12 200 13 400

chirurgie
TOTAL A PAYER PAR LA MUTUELLE 32 800
Trente deux mille huit cent francs UM

Arrêté la présente facture à la somme de :……………………….........…………………………………
………………………………………………………...…………………………………………………………………
Signature et cachet du
prestataire de soins
Le reçu La mutuelle peut demander à ses adhérents de payer les frais afférents
ou la facture aux services rendus; elle les remboursera ensuite. Dans ce cas,
individuelle l’adhérent paie selon les modalités adoptées par le prestataire de
soins (paiement à l’acte, par épisode de maladie, etc.) et en accord
avec les tarifs convenus avec la mutuelle.
L’adhérent se fait alors remettre par le prestataire une preuve de
paiement, c’est-à-dire un reçu ou une facture qui doit comporter au
moins:
1. l’identification du prestataire de soins;
2. l’identification exacte du bénéficiaire;
3. la nature des prestations;
4. le prix et la date de la prestation.
Muni de son carnet de santé, de sa carte d’adhérent et de sa preuve
de paiement, l’adhérent se présente au bureau de la mutuelle pour se
faire rembourser. Il peut également adresser sa demande par
courrier.
Le registre Le registre des prestations permet le suivi des soins couverts par la
des prestations mutuelle.
Présentation
Plusieurs présentations du registre des prestations existent dont les
deux suivantes (système de tiers payant):
4 un registre sous forme de tableau avec:
— en ligne: chaque prestation couverte par la mutuelle;
— en colonne:
— la date,
— le numéro de la lettre de garantie ou de l’attestation de
soins (éventuellement),
— le numéro de code, l’âge et le sexe du bénéficiaire,
— le type de prestation (consultation, maternité, hospitalisation,
etc.),
— le montant du copaiement payé par le bénéficiaire
(éventuellement),
— le montant facturé à la mutuelle,
— le montant total de la prestation,
— les observations éventuelles;
4 un classeur regroupant, par ordre chronologique et/ou par
service utilisé, les attestations de soins (lorsqu’elles sont utilisées).

BIT/STEP
4 Lorsque la mutuelle utilise le système de la lettre de garantie: le
registre est généralement rempli en fin de mois quand la facture
de chaque prestataire de soins a été reçue et contrôlée par le CE
de la mutuelle.
4 Lorsque la mutuelle utilise le système d’attestation de soins:
chaque prestation de soins doit être enregistrée dès réception de
l’attestation de soins.
4 Dans les deux cas, toutes les informations concernant chaque
prestation doivent être enregistrées.
4 Lorsqu’un cas de fraude est détecté, l’enregistrement doit être
corrigé dans le registre afin d’éviter de fausser le calcul des taux
d’utilisation et des coûts moyens.
4 Lorsque la mutuelle rembourse directement les dépenses des
adhérents, les informations relatives aux prestations sont portées
sur le registre après le contrôle du droit aux prestations et la
préparation des versements.
Exemple
La Mutuelle Espoir utilise un registre des prestations qui est mis à jour lors des réunions
mensuelles des représentants des groupements mutualistes de quartier. Ces derniers se
présentent à la réunion munis de toutes les attestations de soins que les adhérents sont venus
déposer durant le mois. Les factures des différents prestataires de soins sont envoyées
directement à la mutuelle.
Un des objectifs de cette réunion est de comparer les actes mentionnés sur les factures aux
attestations reçues. Lors de cette comparaison, les prestations de soins ne posant pas de
problème sont enregistrées dans le registre des prestations. Pour les autres, deux cas de figure
peuvent se présenter:
l une prestation est mentionnée sur une facture mais le groupement concerné n’a pas reçu de
l’adhérent l’attestation de soins correspondante. Dans ce cas, la prestation est payée
normalement puis elle fait l’objet d’un contrôle auprès de l’adhérent par le comité du
groupement;
l une différence de montant apparaît entre une attestation de soins et la facture. Ce problème
est alors discuté avec le prestataire avant le paiement de la facture.
Lorsque ces cas sont régularisés, ils sont enregistrés dans le registre des prestations.
Ce registre permet de synthétiser l’ensemble des prestations de soins du mois. Il simplifie la
comptabilité car il joue le rôle d’un journal auxiliaire (voir partie 4: La comptabilité) et apporte
toutes les informations nécessaires pour la réalisation d’un suivi efficace.
La page de ce registre pour le mois de juillet 2002 est présentée ci-après. On notera que, en
plus des prestations de l’Hôpital Bonne Santé, la Mutuelle Espoir couvre également les petites
hospitalisations et les accouchements dans deux centres de santé et dans une maternité de
quartier.
Registre de prestations
Juillet 2002
Mois de : .................................................
N° attestation Montant
Date Age Sexe N° de code Service de santé Observations
de soins Ticket mod. Mutuelle Total
Pédiatrie Hôp.
05/07 50 5 F 04/10/02 700 5 500 6 200
BONNE SANTE
08/07 51 25 F 02/05/01 Accouchement 5 000 5 000

CS Saint Victor
08/07 52 15 M 03/10/05 Hospitalisation 100 2 500 2 600

CS Malika

CS Saint Victor
12/07 54 35 F 02/07/01 Accouchement 5 000 5 000

Maternité Paix
Hospitalisation.
13/07 55 13 F 02/01/03 1 200 10 100 11 300
H. BONNE SANTE
15/07 56 28 F 01/06/01 Accouchement 5 000 5 000

H. BONNE SANTE

CS Malika
23/07 58 67 M 03/10/06 Chirurgie Hôp. 1 200 12 200 13 400

BONNE SANTE
Total du mois de juillet 3 400 48 800 52 200
3.5 Le contrôle des enregistrements

L’enregistrement des prestations doit faire l’objet d’un contrôle régulier afin de vérifier
l’exactitude des écritures. Dans le cas du système du tiers payant, ce contrôle repose sur le fait
que:
l chaque prestation de soins donne lieu à l’établissement d’une lettre de garantie et/ou
d’une attestation de soins (si ces documents sont utilisés);
l une ligne dans une facture d’un prestataire correspond à la prestation fournie;
l un enregistrement dans le registre des prestations est réalisé.
Le contrôle consiste à comparer le nombre de prestations et le total des dépenses de soins,
déterminés à partir de chacun de ces trois documents.
Le total des dépenses de soins doit être également comparé avec les dépenses enregistrées
dans le compte «Prestations maladie» du grand livre.

BIT/STEP
La vérification de l’enregistrement des prestations maladie
(système avec attestations de soins et de tiers payant )
FACTURE
Formation sanitaire : ................
ATTESTATION DE SOINS Mois de : ...................... REGISTRE DES PRESTATIONS
Formation sanitaire : .................
ATTESTATION
Bénéficiaire DE SOINS
: .............................
Nº de code : ..............................
Formation sanitaire : .................
Bénéficiaire : .............................
Nº de Prestations
code : ..............................
ATTESTATION DE SOINS
Formation sanitaire : ................. Total du mois
Prestations
Bénéficiaire : ............................. Total à payer
Nº de code : .............................. ...................................................
...................................................
Prestations
Total
Total
GRAND LIVRE
Total Prestations maladie

Dépenses
en prestations
maladie
3.6 Le suivi des prestations maladie

Le suivi des prestations porte sur la consommation de soins par les bénéficiaires de la
mutuelle et sur le coût des prestations couvertes. Il s’agit d’un élément essentiel de la gestion
d’une mutuelle car il permet:
l d’estimer le prix de revient du produit d’assurance;
l de détecter et de corriger les anomalies en matière d’utilisation des services de santé par
les bénéficiaires (sélection adverse, surconsommation, etc.);
l de détecter et de corriger également les anomalies chez les prestataires de soins
(surprescription, etc.);
l d’affiner le calcul des cotisations, les prévisions budgétaires et les plans de trésorerie.
Les indicateurs Les principaux indicateurs de suivi sont: le taux d’utilisation des
de suivi services de santé par les bénéficiaires et le coût moyen de chaque
des prestations service de santé couvert.
Le taux d’utilisation des services de santé par les bénéficiaires

(ratio prestations / bénéficiaires)
Cet indicateur, calculé par catégorie de services (ou de prestations) et
pour une période donnée, est le rapport entre le nombre de fois où les
bénéficiaires de la mutuelle ont utilisé le service considéré et le
nombre total de bénéficiaires.
Lorsque la mutuelle collabore avec plusieurs prestataires, le taux
d’utilisation doit être calculé pour chacun d’eux, puis globalement.
Pour ce faire, le nombre de bénéficiaires susceptibles d’utiliser les
services de chaque prestataire doit être précisément connu.
Les taux d’utilisation sont établis:
4 d’une part, pour juger du niveau des cotisations. Les taux
d’utilisation réels sont comparés avec ceux employés dans le
calcul des cotisations. Lorsque les taux d’utilisation réels sont
constamment supérieurs aux taux ayant servi au calcul, la
cotisation est sous-évaluée et la mutuelle éprouvera des difficultés
financières en fin d’exercice. A l’inverse, quand le taux réel est
inférieur, la mutuelle peut baisser le montant des cotisations ou
augmenter le niveau ou l’étendue des garanties;
4 d’autre part, pour caractériser les variations saisonnières d’utilisation,
pour identifier l’apparition d’épidémie ou d’éventuelles anomalies de
consommation ou de prescription.
Le coût moyen de chaque service de santé couvert

Le calcul des coûts moyens s’effectue pour chaque catégorie de
service et pour chaque prestataire en divisant le coût total par le
nombre de prestations de la catégorie (octroyées par un même
prestataire).
Cet indicateur est à comparer avec:
4 le coût moyen employé dans le calcul des cotisations;
4 les coûts moyens des mois précédents.
De la même façon que pour les taux d’utilisation, la mutuelle de santé
peut rencontrer des coûts moyens réels supérieurs ou inférieurs à ceux
employés dans le calcul des cotisations. Elle doit alors procéder à des
ajustements du montant de ses cotisations ou réajuster l’étendue des
garanties.
Le suivi mensuel des coûts permet de constater d’éventuelles
anomalies. Des variations en cours d’exercice traduisent généralement
un changement de comportement des bénéficiaires ou d’un (ou
plusieurs) prestataire de soins, la mutuelle doit alors réagir.
La fréquence Le suivi des prestations doit être régulier. Le calcul des indicateurs et le
de suivi remplissage des tableaux de suivi sont généralement mensuels et
s’effectuent après réception et contrôle des factures des prestataires
de soins.
Le calcul des taux d’utilisation des services par les bénéficiaires n’est
possible que si la mutuelle connaît précisément le nombre de ses
bénéficiaires.
Le tableau Le tableau de suivi des prestations est plus complexe à élaborer et à

de suivi remplir que dans le cas des adhésions et des cotisations. Un tableau
doit être élaboré:
4 pour chaque prestataire de soins, en distinguant chacun des
services couverts;

BIT/STEP
4 pour éventuellement chaque village, section locale ou groupement
mutualiste affilié à la mutuelle;
4 pour l’ensemble des prestataires et des villages, sections ou
groupements (ce tableau global sert de référence pour l’analyse
des tableaux précédents).
Ces tableaux synthétisent les informations du registre des prestations
et permettent de visualiser l’évolution mensuelle des indicateurs de
suivi. Il s’agit d’un travail particulièrement lourd, surtout pour une
mutuelle qui couvre plusieurs prestataires et/ou plusieurs sections de
base. La réalisation de ce suivi peut nécessiter l’utilisation d’un
matériel informatique et un appui externe.
Exemple
Une mutuelle de santé couvre deux communes et compte:
l 1 000 bénéficiaires dans la commune A dont 200 en période d’observation jusqu’au mois
d’avril;
l 2 500 bénéficiaires dans la commune B dont 500 en période d’observation jusqu’au mois
d’avril.
Les deux communes possèdent chacune un centre de santé dans lequel la mutuelle prend en
charge les hospitalisations. Ces deux centres de santé ont le même plateau technique et
réalisent les mêmes prestations de soins avec des tarifs et des prix de médicaments identiques.
Le responsable du registre des prestations tient à jour mensuellement des tableaux de suivi qui
se présentent ainsi pour l’année 2002.
Suivi des prestations - Tableau 1 / Commune A - Exercice 2002

Moy./
Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Réf.
Total
Nombre
de bénéficiai- 800 800 800 800 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 933,3
res (A)
Nombre
d’hospitalisa- 3 5 4 5 3 6 3 6 5 7 4 5 56
tions (B)
Taux
d’utilisation 4,5 % 7,5 % 6,0 % 7,5 % 3,6 % 7,2 % 3,6 % 7,2 % 6,0 % 8,4 % 4,8 % 6,0 % 6,0 %
mensuel (C )
Taux
d’utilisation 4,5 % 6,0 % 6,0 % 6,4 % 5,7 % 6,0 % 5,6 % 5,8 % 5,9 % 6,1 % 6,0 % 6,0 % 6,0 %
cumulé (D)
Coût total des 15 000 23 000 12 000 18 000 17 000 28 000 40 000 50 000 48 000 40 000 47 000 50 000 388 000
prestations (E)
Coût moyen
hospitalisation 5 000 4 600 3 000 3 600 5 667 4 667 13 333 8 333 9 600 5 714 11 750 10 000 6 929
(F)
Coût moyen 5 000 4 750 4 167 4 000 4 250 4 346 5 276 5 800 6 275 6 191 6 627 6 929 5 000
cumulé (G)
Suivi des prestations - Tableau 2 / Commune B - Exercice 2002
Moy./
Total
Nombre
de bénéficiai- 2 000 2 000 2 000 2 000 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 333
res (A)
Nombre
d’hospitalisa- 10 8 11 12 11 17 15 16 21 25 30 21 197
tions (B)
Taux
d’utilisation 6,0 % 4,8 % 6,6 % 7,2 % 5,3 % 8,2 % 7,2 % 7,7 % 10,1 % 12,0 % 14,4 % 10,1 % 8,4 %
mensuel (C )
Taux
d’utilisation 6,0 % 5,4 % 5,8 % 6,2 % 5,9 % 6,4 % 6,5 % 6,7 % 7,1 % 7,6 % 8,3 % 8,4 % 6,0 %
cumulé (D)
Coût total des 45 000 41 000 54 500 62 000 53 000 84 000 76 000 78 000 99 500 127 000 145 000 112 000 977 000
prestations (E)
Coût moyen
(F)
Coût moyen 4 500 4 778 4 845 4 939 4 913 4 920 4 946 4 935 4 901 4 932 4 915 4 959 5 000
cumulé (G)
Suivi des prestations - Tableau 3 / Communes A et B - Exercice 2002

Moy./
Total
Nombre
de bénéficiai- 2 800 2 800 2 800 2 800 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 500 3 267
res (A)
Nombre
d’hospitalisa- 13 13 15 17 14 23 18 22 26 32 34 26 253
tions (B)
Taux
d’utilisation 5,6 % 5,6 % 6,4 % 7,3 % 4,8 % 7,9 % 6,2 % 7,5 % 8,9 % 11,0 % 11,7 % 8,9 % 7,7 %
mensuel (C )
Taux
d’utilisation 5,6 % 5,6 % 5,9 % 6,2 % 5,9 % 6,3 % 6,2 % 6,4 % 6,7 % 7,2 % 7,6 % 7,7 % 6,0 %
cumulé (D)
Coût total des 60 000 64 000 66 500 80 000 70 000 112 000 116 000 128 000 147 500 167 000 192 000 162 000 1 365 000
prestations (E)
Coût moyen
(F)
Coût moyen 4 615 4 769 4 646 4 664 4 729 4 763 5 031 5 159 5 242 5 238 5 300 5 395 5 000
cumulé (G)
Notes sur les tableaux

Ces trois tableaux se remplissent de la même façon. Le troisième tableau est la synthèse au
niveau des deux communes du nombre de bénéficiaires, du nombre d’hospitalisations et des
coûts des prestations.

BIT/STEP
A. Cette ligne ne comptabilise que les bénéficiaires qui ont droit aux prestations. Le nombre de
bénéficiaires varie au mois de mai car certains sont en période d’observation de janvier à
avril (inclus). Le total de la ligne A est la moyenne du nombre mensuel de bénéficiaires.
B. Le nombre d’hospitalisations est issu du registre des prestations.
C. Le taux d’utilisation mensuel est calculé en divisant le nombre d’hospitalisations du mois par
le nombre moyen de bénéficiaires ayant droit aux prestations durant ce mois. Le résultat est
multiplié par 12 afin de pouvoir comparer ce taux avec celui employé dans le calcul des
cotisations (6 % - colonne Réf.). La mutuelle peut ainsi apprécier le niveau d’utilisation des
services pendant le mois par rapport à la moyenne annuelle prévue. Chaque taux mensuel
est également comparé aux taux des mois précédents ce qui permet une première
observation de son évolution. Le taux d’utilisation annuel (colonne Total) est calculé en
divisant le total des hospitalisations par le nombre moyen de bénéficiaires
D. La ligne D permet une autre observation du taux d’utilisation des services d’hospitalisation
des deux centres de santé par les bénéficiaires de la mutuelle. Le mode de calcul utilisé tient
compte de l’évolution de la consommation de soins depuis le début de l’exercice et permet
de la projeter sur le reste de l’année.
Ce calcul repose sur les données suivantes:
CH = Nombre cumulé d’hospitalisations depuis le début de l’année.
MB = Nombre moyen de bénéficiaires depuis le début de l’année.
ME = Nombre de mois écoulés.
CH
La formule utilisée chaque mois est la suivante: ×*12
MB
ME
Par exemple, dans le tableau 3 (communes A et B), le calcul est le suivant pour le mois de
mai: [(72/2 940)×12]/5 = 5,9 %.
E. Les coûts totaux des prestations prises en charge sont issus du registre des prestations.
F. Le coût moyen mensuel d’une hospitalisation est calculé en divisant le coût total des
hospitalisations par le nombre de celles-ci au cours du mois. Le coût moyen annuel est
calculé en divisant le total des factures par le nombre annuel d’hospitalisations.
G. Le coût moyen «cumulé» annuel est calculé chaque mois en divisant le total des factures
depuis le début de l’année par le nombre d’hospitalisations depuis le début de l’année.
Par exemple, dans le tableau 3, le calcul est le suivant pour le mois de mars:
(60 000+64 000+66 500)/(13+13+15) = 4 646.
Cette ligne permet d’observer l’évolution du coût moyen des hospitalisations et de
comparer la tendance qui se dessine progressivement au coût moyen attendu et utilisé dans
le calcul des cotisations (5 000 - colonne Réf.).
Ces tableaux et les calculs qu’ils contiennent peuvent paraître lourds et fastidieux mais ils sont
indispensables.
Dans cet exemple, les lignes D et G du tableau 3 indiquent que les taux d’utilisation et le coût
moyen des hospitalisations tendent à augmenter de mois en mois et à dépasser ceux attendus.
Cette tendance globale masque cependant deux phénomènes distincts.
l Dans la commune A, les taux d’utilisation évoluent selon les prévisions, c’est-à-dire autour de
6 %, même si certains mois comme octobre connaissent un taux élevé.
En revanche, le coût moyen des hospitalisations augmente à partir du mois de juillet pour
atteindre des niveaux élevés par rapport aux prévisions.
l La commune B présente une situation inverse: les coûts moyens restent conformes aux
prévisions mais les taux d’utilisation augmentent à partir de juin et sont élevés en fin d’année.
En fin d’année, les responsables de la mutuelle mènent une étude complémentaire afin de
comprendre ces phénomènes.
l Ils constatent que dans la commune A, l’infirmier du centre de santé pratique une
surfacturation des hospitalisations pour augmenter ses recettes aux dépens de la mutuelle.
l Dans la commune B, ils constatent que plusieurs familles se sont entendues avec l’infirmier
pour facturer à la mutuelle des dépenses en hospitalisations d’individus non mutualistes.
A la vue des tendances qui apparaissaient à la moitié de l’année, ces responsables auraient pu
intervenir plus rapidement pour enrayer ces dérapages.
Les procédures de gestion des adhésions,

des cotisations et des prestations
Les outils et procédures de gestion des adhésions, des cotisations et des prestations ont été
traités séparément dans les trois chapitres précédents. Ce quatrième chapitre donne une
vision synthétique des relations entre ces trois composantes de la gestion de la mutuelle.
4.1 Quelques exemples de procédures

Les procédures de gestion mises en place par une mutuelle varient en fonction de son
organisation et de ses modalités de fonctionnement. Trois cas de figure, représentatifs des
organisations mutualistes les plus couramment rencontrées, sont illustrés dans ce chapitre.
l Une mutuelle de santé couvrant une population concentrée dans une aire géographique
restreinte. Cette mutuelle est administrée par une AG, un CA et un CE et dispose d’un
petit local lui servant de siège. La cotisation est annuelle.
l Une mutuelle couvrant une population importante et disposant de moyens financiers
suffisants pour embaucher un gérant. Cette mutuelle est administrée par une AG, un CA
et un bureau (président, secrétaire et trésorier) qui supervise les opérations liées à la
gestion quotidienne exécutées par le gérant. Cette mutuelle dispose d’un local lui servant
de siège où le gérant assure une permanence chaque jour. La cotisation est mensuelle.
l Une mutuelle structurée en sections locales éparpillées sur un vaste territoire. Cette
mutuelle est gérée par une AG, un CA composé de représentants des sections et un
bureau. La cotisation est mensuelle.
Pour simplifier cette présentation, les trois mutuelles prises en exemples pratiquent le système
de tiers payant. La seconde pratique également le remboursement des soins aux adhérents
pour les consultations ambulatoires. Ces trois mutuelles ont adopté un système d’attestation
de soins.

BIT/STEP
Les trois schémas suivants illustrent les procédures de gestion des adhésions, des cotisations
et des prestations au sein des trois mutuelles. Ils permettent de constater que pour
l’accomplissement des mêmes tâches, chaque mutuelle a développé ses propres modalités
et réparti différemment les fonctions entre les différents acteurs internes.
Il est important que certaines des activités entrant dans les procédures fassent l’objet d’une
planification précise sur l’année et mois par mois. A titre d’exemple, les réunions du CA de la
troisième mutuelle sont mensuelles et ont toujours lieu après que les prestataires aient envoyé
leur facture du mois précédent. Il en est de même pour les réunions du CE et du bureau des
deux autres mutuelles. Le fait que les délais de facturation des soins par les prestataires sont
prévus dans les contrats facilite cette programmation.
Les schémas suivants sont une autre forme de présentation possible du tableau de rôle où les
croix sont remplacées par un bref descriptif des tâches. Cette présentation permet également
de faire apparaître, par des flèches, les relations entre les différentes tâches et les documents
de gestion utilisés.
Schéma 1: Exemple de procédures d’une mutuelle avec un comité
exécutif
MUTUELLE
Comité d’exécution
Conseil Prestataires
Adhérents Président Secrétaire Trésorier
d’administration de soins
Adhésion Demande Formulaire

d’adhésion de demande Admission
d’adhésion
Paiement
du droit
d’adhésion
et de la Fiche
cotisation d’adhésion
annuelle
Registre Encaissement
d’adhésion
Registre
de cotisation
Délivrance
Carte de la carte Documents Tableaux
d’adhérent comptables de suivi
d'adhérent
Période
d'observation Caisse Banque
Encaissement
Paiement Paiement Registre
de la cotisation de cotisation
(opération
annuelle)
Documents Tableaux
Caisse Banque comptables de suivi
Caisse Banque
Recours Carte Validation de la

aux soins d’adhérent carte d'adhérent
Soins
Dépôt Attestation
de l'attestation de soins
auprès
de l'un des
Facture
membres du CE mensuelle
Rapprochement attestations de soins/facture mensuelle
Décision de paiement
Paiement des Décaissement Paiement
prestataires
de soins Caisse Banque
Registre
de cotisation
Documents Tableaux
comptables de suivi
Supervision
Contrôle des enregistrements et suivi Rapport annuel

à l'AG

BIT/STEP
Schéma 2: Exemple de procédures d’une mutuelle avec un gérant
MUTUELLE
Conseil Prestataires
Adhérents Gérent Bureau
d’administration de soins
Adhésion Demande Formulaire

d'adhésion de demande Adhésion
d’adhésion
Inscription
Paiement du droit
d'adhésion et de Fiche
la première d’adhésion
cotisation
Délivrance
Registre
d’adhésion de la carte
d'adhérent
Paiement
de la cotisation Carte
(opération d’adhérent Tableaux
Encaissement
mensuelle) (opération de suivi
mensuelle)
Période
d'observation Registre
de cotisation
Documents Tableaux
comptables de suivi
Validation
de la carte
Recours aux soins: (opération mensuelle)
consultations Carte Soins
ambulatoires d’adhérent
Présentation par Reçu de
l'adhérent du reçu prestataire
au guichet
de la mutuelle
Remboursement
des soins Contrôle
et remboursement
Recours aux soins: Registre Tableaux

hospitalisations des prestations de suivi
Carte
et maternité d’adhérent Soins
Dépôt par Attestation

l'adhérent Contrôle de soins
de l'attestation attestations/factures
Autorisation
au guichet Décaissement de paiement Facture
de la mutuelle mensuelle
Paiement
des prestataires Registre Tableaux
de soins de prestations de suivi Paiement
Contrôle et suivi
Documents
comptables des enregistrements
Supervision
Comptes rendus Rapport annuel
au CA à l'AG
Schéma 3: Exemple de procédures d’une mutuelle avec des
sections locales
MUTUELLE
Responsable Conseil Prestataires

Adhérents Section locale Bureau
de section d’administration de soins
Adhésion Demande Admission

d’adhésion
Paiement Inscription
du droit Registre
d’adhésion d’adhésion
et de la
cotisation
annuelle Encaissement Réunion
(opération Encaissement mensuelle
Paiement mensuelle) des droits
de la cotisation d'adhésion et
Registre
(opération des cotisations
de cotisations
annuelle) des sections
de la section
locales
Délivrance Validation Registre
de la carte (opération d'adhésion de
d'adhérent mensuelle) la mutuelle
Carte Registre
d’adhérent de cotisation
de la mutuelle
Période
Documents
d'observation
comptables
Tableaux
de suivi
Recours Carte
aux soins Soins
d’adhérent
Collecte
Attestation
des attestations
de soins
de soins
Facture
Contrôle Réunion mensuelle
des droits mensuelle
aux prestations Contrôle
attestations /
factures
Paiement des Décaissement Autorisation
prestataires de paiement
de soins Registre
de cotisation
Documents
comptables Paiement
Tableaux
de suivi
Contrôle et suivi
des enregistrements
Rapport annuel à l'AG

BIT/STEP
4.2 Le manuel de procédures
L’ensemble des procédures de gestion peut être rassemblé et décrit dans un manuel de
procédures, en particulier pour une mutuelle dont les services sont importants et variés et où
les tâches à accomplir sont multiples et complexes.
Ce manuel remplit deux fonctions:
l il fournit un cadre de référence qui permet d’éviter les oublis, la plupart des erreurs
d’affectation d’écriture et facilite la compréhension par tous les acteurs concernés de leur
rôle et de celui des autres dans l’ensemble des procédures;
l il constitue un document de base pour la formation des nouveaux élus et du personnel de
la mutuelle.
Il est fait référence au manuel de procédures dans le cadre de la gestion des adhésions, des
cotisations et des prestations, mais cet outil peut être appliqué dans les différents domaines
de gestion de la mutuelle.
Le manuel de procédures est généralement rédigé à l’issue de l’étude de faisabilité de la
mutuelle. Il ne s’agit pas d’un document figé; il devra souvent évoluer notamment en fonction
des ajustements de fonctionnement au cours des premières années et du développement de
la mutuelle.
Le plan de ce document s’organise le plus souvent autour des sections suivantes:
l introduction;
l rappel des objectifs de la mutuelle et, si nécessaire, des principaux articles des statuts et
du règlement intérieur se rapportant aux procédures de gestion;
l pour chaque domaine de gestion, description précise:
4 des procédures;
4 des tâches des acteurs impliqués;
4 des documents et supports de gestion utilisés.
Part
Pa rtie
ie 4
La comptabilité
d’une mutuelle
de santé
117
La vie d’une mutuelle de santé est ponctuée par un ensemble d’opérations économiques qui
modifient constamment le volume et l’organisation de ses ressources. Ces opérations
devront être enregistrées car la mutuelle doit être en mesure de suivre son patrimoine, sa
situation financière ainsi que son résultat d’exploitation. C’est l’un des principaux objets de la
comptabilité que d’organiser cet enregistrement, d’en effectuer la vérification et de produire
régulièrement une synthèse des informations traitées.
La comptabilité ne doit pas être considérée comme une contrainte ni comme une finalité. Elle
est avant tout un outil indispensable à une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas être
perçue comme un luxe réservé aux seules mutuelles qui disposent de comptables. S’il est vrai
qu’elle repose sur des mécanismes qui sont parfois complexes, elle peut être adaptée et
simplifiée pour les mutuelles qui ne disposent pas des compétences nécessaires.
Cette partie vise les objectifs suivants:
l présenter la méthode comptable basée sur le principe de la partie double. Il existe une
autre méthode appelée comptabilité en partie simple qui est beaucoup moins complexe
mais présente des insuffisances qui réduisent les possibilités d’un pilotage efficace de la
mutuelle;
l proposer des variantes du système de comptabilité classique en partie double. Ces
variantes permettent une adaptation et une simplification de la comptabilité destinée aux
petites mutuelles ou à celles n’ayant pas de personnel qualifié en la matière. Le partage
des travaux comptables entre la mutuelle et une structure externe est aussi abordé, car il
constitue une solution aux carences en compétences comptables;
l initier les administrateurs des mutuelles aux mécanismes de la comptabilité en partie
double afin de renforcer leur capacité à comprendre et valoriser cet important outil de
gestion de leur mutuelle. Il ne s’agit pas de permettre à ces administrateurs de tenir la
comptabilité mais de leur donner une explication des techniques et des documents sur
lesquels elle repose, en mettant l’accent sur les spécificités des mutuelles de santé. Cette
initiation permet aux administrateurs de comprendre l’intérêt et le rôle des documents
comptables et d’en restituer le contenu aux tiers.
La partie comprend cinq chapitres.
Chapitre 1 Le processus comptable

Ce premier chapitre définit ce qu’est la comptabilité. Il donne également une
vue d’ensemble du processus comptable en mettant en relief sa fonction de
mesure et de suivi du patrimoine de la mutuelle.
Chapitre 2 Le fonctionnement des comptes

La comptabilité repose sur l’utilisation de comptes dont ce chapitre présente
les mécanismes de fonctionnement. Le chapitre décrit aussi l’organisation des
comptes au sein d’un plan comptable adapté.
Chapitre 3 Le déroulement des opérations comptables

Ce chapitre présente les travaux comptables qui sont réalisés tout au long d’un
exercice, à travers trois systèmes: la comptabilité classique, la comptabilité
«américaine» et la comptabilité «de trésorerie».
Partie IV • La comptabilité d’une mutuelle de santé 119

Chapitre 4 Les travaux de fin d’exercice
A l’issue d’un exercice annuel, la mutuelle doit dresser une nouvelle situation
de son patrimoine. Ce chapitre présente les travaux comptables à réaliser
avant de pouvoir clôturer les comptes et produire les états financiers.
Chapitre 5 La clôture et la réouverture des exercices

Ce chapitre présente les modalités de clôture et de réouverture des comptes et
l’établissement des comptes annuels qui permettent de calculer le résultat de
chaque exercice.
Le processus comptable
Le fonctionnement d’une mutuelle est marqué par de très nombreuses opérations; par
exemple, de manière répétée, elle encaisse des cotisations et verse des prestations. Ces
opérations entraînent des encaissements ou des décaissements, une réduction ou une
augmentation des avoirs de l’organisation, une évolution de ses obligations envers les tiers,
etc. En fait, les ressources dont la mutuelle dispose et la manière dont elle les emploie varient
sans cesse. La connaissance de ces fluctuations et de la situation financière qui en découle
est indispensable à une gestion efficace de la mutuelle. Par exemple, les gestionnaires
doivent nécessairement savoir si les charges ne dépassent pas durablement les produits ou
si les dettes pourront être payées à terme échu.
La comptabilité permet d’enregistrer les opérations et l’ensemble des mouvements qui
modifient la situation financière de la mutuelle et d’établir clairement une situation
patrimoniale à une date donnée.
Ce chapitre présente les principes et les mécanismes de base de la comptabilité qui doivent
être nécessairement compris avant d’entrer plus en détail dans les techniques comptables.
1.1 La comptabilité
Les fonctions La comptabilité remplit plusieurs fonctions importantes.

de la comptabilité
4 Elle constitue pour les administrateurs un outil de gestion
essentiel. Elle permet de disposer de toutes les informations sur la
situation passée de la mutuelle et sur les mouvements qui
déterminent son évolution. Disposant de ces informations, les
administrateurs peuvent ainsi mieux analyser la situation actuelle
de l’organisation et établir des prévisions.
4 Elle favorise la transparence et la confiance des adhérents.
L’enregistrement de toutes les informations permet de justifier
l’utilisation des ressources et de vérifier que les activités réalisées
sont conformes aux décisions de l’AG.
4 Elle est aussi un facteur de confiance pour les tiers:
— elle contribue notamment au respect des engagements
vis-à-vis des prestataires de soins;

BIT/STEP
— elle est une condition nécessaire pour l’adhésion à un fonds de
garantie ou à un système de réassurance;
— elle facilite et souvent conditionne l’obtention de subventions
et de prêts.
4 Elle est le plus souvent obligatoire pour l’obtention d’une
reconnaissance légale. La plupart des législations relatives aux
associations ayant une activité économique imposent la tenue
d’une comptabilité. De ce fait, une mutuelle qui n’a pas de
comptabilité ne peut jouir d’une personnalité morale, ce qui limite
considérablement son potentiel de développement. Lorsqu’un
pays se dote d’une législation propre aux mutuelles, celle-ci fixe
généralement des règles spécifiques pour la tenue de la
comptabilité.
4 Elle est enfin un moyen de preuve en cas de contentieux et revêt
donc une fonction juridique.
Les principes La comptabilité repose sur plusieurs principes de base, dont les
de base principaux sont:
de la comptabilité
4 la fidélité. La comptabilité doit donner une image fidèle de la
situation de la mutuelle;
4 la régularité. La comptabilité doit se conformer aux règles et
procédures en vigueur;
4 la sincérité. Ces règles et procédures doivent être appliquées de
bonne foi, en fonction de la connaissance qu’ont les gestionnaires
de la mutuelle, des événements et des situations;
4 la prudence. Les gestionnaires doivent avoir une appréciation
raisonnable et prudente de ces événements et situations;
4 la transparence. Les enregistrements comptables doivent être
conformes à la réalité et justifiés. Aucune information ne doit être
omise, cachée ou modifiée;
4 l’indépendance de l’exercice. La vie de la mutuelle est
découpée en exercices comptables qui correspondent chacun,
généralement, à une année civile. Chaque exercice est autonome
d’où la détermination d’un résultat en fin d’exercice;
4 la continuité. Bien que le fonctionnement de la mutuelle soit
découpé en exercices, la tenue de la comptabilité repose sur le
principe de la continuité des activités;
4 la permanence des méthodes. Elle repose également sur le
principe de la permanence des méthodes comptables. Une
utilisation des mêmes méthodes d’un exercice à l’autre est en effet
souhaitable et toute modification doit faire l’objet d’une
explication annexée à la présentation des comptes annuels en fin
d’exercice.

1.2 Les ressources et les emplois d’une mutuelle de
santé
Les ressources Les ressources d’une mutuelle de santé proviennent de plusieurs

d’une mutuelle sources dont essentiellement les suivantes.
Les apports des adhérents

Les apports sont constitués par des biens que les adhérents mettent à
la disposition de leur mutuelle avec un droit de reprise. Il peut s’agir
de bâtiments (local pour un bureau, etc.), de matériel, etc. Ces
apports sont comptabilisés comme des capitaux propres lorsque leur
reprise n’est prévue qu’en cas de dissolution de la mutuelle. Ils sont
comptabilisés comme des dettes lorsque leur date de reprise est fixée
(à plus ou moins long terme).
Les dons et les legs

Une mutuelle peut également recevoir des libéralités (dons) de l’Etat,
d’organisations ou de personnes physiques. Les dons peuvent être en
espèces ou en nature. Dans ce dernier cas, la mutuelle doit les
comptabiliser afin de ne pas fausser l’analyse économique de son
fonctionnement.
Les subventions d’investissement publiques ou privées

Une subvention est une aide financière destinée à soutenir de façon
générale les activités de la mutuelle ou un projet particulier. Les
subventions attribuées peuvent être en espèces ou en nature (locaux,
matériel, mise à disposition de personnel).
Les prêts obtenus auprès des banques, de l’Etat ou d’autres

organismes et les dettes vis-à-vis d’autres tiers
Une mutuelle de santé a la possibilité de solliciter un prêt auprès de
structures bancaires ou d’autres organismes, publics ou privés, avec
ou sans intérêt. La tenue d’une comptabilité rigoureuse est dans ce
cas nécessaire car elle conditionne généralement l’obtention du prêt.
Une mutuelle peut également utiliser des ressources ou bénéficier de
services dont elle n’a pas encore effectué le paiement. C’est le cas par
exemple lorsque ses adhérents ont reçu des soins qui n’ont pas
encore été payés par la mutuelle aux prestataires.
Les excédents
La mutuelle est une organisation à but non lucratif ce qui ne signifie
pas qu’elle ne doit pas réaliser des excédents. Au contraire, ceux-ci
sont nécessaires pour assurer la viabilité financière de la mutuelle.
L’emploi Les emplois de la mutuelle sont de différentes natures.

des ressources

BIT/STEP
Les biens durables
Il s’agit des biens utilisables par la mutuelle pendant longtemps. Il
existe plusieurs catégories de biens durables, parmi lesquelles celle
des immobilisations qui concerne le plus les mutuelles. Cette
catégorie comprend les terrains, les locaux achetés ou construits (ou
en construction), le mobilier, le matériel (de bureau, de transport…),
etc. Ces immobilisations perdent de la valeur avec le temps. Cette
dépréciation est enregistrée chaque année dans des comptes
d’amortissement.
Les biens circulants

Il s’agit de biens provisoires liés aux activités courantes de la mutuelle.
Ils sont destinés à être transformés rapidement et sont renouvelés
plusieurs fois au cours d’un exercice:
4 les stocks;
4 l’argent disponible en caisse et/ou en banque;
4 les sommes dues (créances) à la mutuelle (il s’agit essentiellement
des retards de cotisations);
4 les placements.
Le bilan Le bilan est le document comptable qui permet de réaliser un

inventaire. Il dresse une «photographie» du patrimoine de la mutuelle,
à un moment précis. Il se présente sous la forme d’un tableau qui
récapitule:
4 d’une part, le passif, c’est-à-dire l’ensemble des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle;
4 d’autre part, l’actif, c’est-à-dire l’ensemble des biens dont dispose
la mutuelle.
Le passif
Le passif comprend plusieurs rubriques qui sont classées en fonction
de leur nature. Il distingue ainsi les capitaux propres et les capitaux
étrangers.
Les capitaux propres.

Ce sont les capitaux qui appartiennent à la mutuelle et proviennent
des adhérents, des subventions, des réserves, etc.
Les capitaux étrangers.

Il s’agit des dettes de la mutuelle qui regroupent tout ce que celle-ci
doit à d’autres structures, tels que les factures à payer aux prestataires
de soins, les prêts bancaires, etc. Les dettes sont divisées en deux
catégories:
4 les dettes à court terme. Elles sont remboursables dans l’année;
4 les dettes à long terme. Leur remboursement s’étale sur plus d’une
année.
Cette distinction entre les capitaux propres et les capitaux étrangers
est importante notamment pour déterminer la stabilité et la solidité
financière de la mutuelle. A la différence des capitaux propres, les
capitaux étrangers seront à rembourser tôt ou tard. La prévision de ce
remboursement détermine en partie le fonctionnement présent de la
mutuelle.
L’actif
L’actif se décompose également en deux grandes rubriques: l’actif
immobilisé et l’actif circulant.
L’actif immobilisé. Il s’agit de tous les biens durables de la mutuelle
qui peuvent être utilisés dans la durée: terrains, bâtiments, mobilier,
matériel, véhicules.
L’actif circulant. Il s’agit des biens liés aux activités courantes de la
mutuelle. Ils sont destinés à être transformés rapidement et peuvent
être renouvelés plusieurs fois au cours d’un exercice: stocks, argent
liquide en caisse, montants en banque, créances, etc.
Le bilan se présente donc schématiquement de la façon suivante:
ACTIF PASSIF
Actif immobilisé Capitaux propres
Actif circulant Capitaux étrangers
Total actif Total passif
Le total de la colonne actif doit toujours être égal à celui de la

colonne passif.
1.3 Les mutations du bilan

L’ouverture de la comptabilité passe nécessairement par la description de la situation de
départ de la mutuelle. Cette description servira ensuite de point de référence pour
l’évaluation de l’évolution économique et financière de la mutuelle. L’établissement de la
situation de départ s’applique aussi bien à une mutuelle qui débute ses activités qu’à une
mutuelle qui fonctionne depuis un certain temps mais n’a jamais tenu de comptabilité.
Etablir la situation de départ consiste à réaliser un inventaire des biens, des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle et à construire un tableau en deux colonnes, appelé bilan
d’ouverture ou bilan initial, reprenant d’une part l’actif et d’autre part le passif.
A partir du bilan initial et durant une période, appelée exercice, dont la durée est
généralement d’une année, la mutuelle va réaliser un certain nombre d’opérations. Chaque
nouvelle opération augmente, diminue ou modifie la répartition des actifs et des capitaux de
la mutuelle et affecte par conséquent son bilan.
A l’issue de cet exercice et suite à la dernière opération réalisée, le bilan final présentera la
situation de la mutuelle à la date de clôture. Il indiquera également le résultat de la mutuelle
qui sera soit un excédent soit un déficit.

BIT/STEP
Exemple
Une association de commerçants a constitué une mutuelle de santé en faveur de ses membres
et de leurs familles. La mutuelle s’est dotée de ses propres organes, suite à son AG constitutive.
Pour favoriser le démarrage de la mutuelle, l’association met gratuitement à sa disposition un
bureau avec tables, chaises et mobilier divers, pour une valeur de 150 000 UM. L’association
donne également 50 000 UM (45 000 UM à la banque et 5 000 UM en espèces) à la mutuelle
pour couvrir ses premiers frais.
Le bilan initial de la mutuelle des commerçants se présente schématiquement ainsi:
Bilan d’ouverture de la mutuelle des commerçants
ACTIF PASSIF
Mobilier 150 000 Apport de l’association 150 000
Actif circulant Subvention de l’association 50 000
Banque 45 000 Capitaux étrangers
Caisse 5 000
Total actif 200 000 Total passif 200 000
Après avoir ouvert sa comptabilité, la mutuelle des commerçants débute ses premières
opérations.
l Les premiers adhérents s’inscrivent et paient leurs droits d’adhésion et leurs premières
cotisations. 200 000 UM sont collectés par la mutuelle et déposés en banque.
Le bilan de la mutuelle évolue de la façon suivante:
ACTIF PASSIF
Banque 245 000 Excédent 200 000
Caisse 5 000 Capitaux étrangers
Le total de l’actif a augmenté par rapport au passif. La mutuelle a acquis de nouvelles

ressources produites par son activité. Ces ressources sont des produits qui affectent
positivement le résultat de la mutuelle.
l La mutuelle paie des services d’entretien du bâtiment et des factures de consommation d’eau
et d’électricité pour un montant total de 25 000 UM (dont 2 000 de la caisse et 23 000 de la
banque).

Son bilan évolue de nouveau, de la façon suivante:
ACTIF PASSIF
Les montants en caisse et en banque ont diminué de 25 000 UM, sans contrepartie dans le
bilan. La mutuelle a utilisé une partie de ses ressources pour payer des services nécessaires à
son fonctionnement. Ceux-ci constituent une charge pour la mutuelle qui s’est appauvrie.
Le bilan fournit des informations nécessaires mais insuffisantes. En effet, il ne donne aucune
explication sur les opérations qui entraînent sa mutation. Après plusieurs mois, qui se
souviendra des premiers achats de fournitures, des premières cotisations, etc.? Ces
explications sont pourtant très utiles pour analyser les performances et la viabilité de la
mutuelle.
Aussi, est-il nécessaire de mettre en place d’autres mécanismes comptables permettant
d’affecter ces opérations dans divers comptes de charges et de produits qui serviront en fin
d’exercice à établir un compte de résultat.
La mutuelle pourra ainsi non seulement savoir si elle s’est enrichie ou appauvrie, mais elle
sera également en mesure d’en analyser les raisons.
1.4 Les notions de charges et de produits
Les charges Les opérations qui entraînent un appauvrissement de la mutuelle sont

des charges. Une charge est la constatation de la consommation de
biens et de services nécessaires à l’activité de la mutuelle durant
l’exercice. Elle affecte le résultat de la mutuelle en négatif.
Les charges sont classées en trois grandes catégories parmi lesquelles
sont ici citées celles intéressant le plus une mutuelle.
Les charges d’exploitation

Cette première catégorie regroupe les charges liées au fonctionnement
normal et courant. Dans le cadre d’une mutuelle, il s’agit notamment:
4 des prestations maladie: paiement des prestataires de soins ou
remboursement des dépenses de soins aux adhérents;
4 des frais de fonctionnement: achats de fournitures, frais de
déplacement, salaires et indemnités, etc.;

BIT/STEP
4 des frais d’animation et de formation: frais d’envoi en formation
des responsables de la mutuelle, rémunération de formateurs, etc.
Les charges financières

Cette catégorie regroupe les charges qui sont liées aux opérations
financières, en particulier:
4 les intérêts des emprunts;
4 les frais financiers relatifs au fonctionnement normal du ou des
comptes bancaires (agios, frais de tenue des comptes, etc.).
Les charges exceptionnelles

Ces charges sont relatives à des opérations exceptionnelles. Figurent
notamment dans cette catégorie:
4 les pénalités et amendes fiscales;
4 les créances irrécouvrables;
4 éventuellement, des dons de la mutuelle à des adhérents dans le
besoin, attribués au titre de la solidarité et en dehors de ses
prestations normales.
Les produits Les opérations qui entraînent un enrichissement de la mutuelle sont

des produits. Les produits affectent le résultat de la mutuelle en positif.
Les produits sont également classés en trois catégories.
Les produits d’exploitation

Ces produits sont liés aux activités normales de la mutuelle. Cette
catégorie comprend notamment:
4 les droits d’adhésions;
4 les cotisations;
4 les produits issus d’autres activités de la mutuelle telles que:
— les prestations de services auxiliaires: il s’agit d’un ensemble
de prestations rémunérées offertes par la mutuelle à ses
adhérents, voire également aux non-adhérents, en complément
de la couverture des dépenses de soins (transports des
malades, gardes-malades, etc.);
— les activités promotionnelles (tombolas, fêtes, etc.);
— la location de locaux, de matériel, etc.;
— les subventions dont celles d’équilibre.
Les produits financiers

Ces produits sont liés aux opérations financières et englobent
notamment les intérêts produits par des placements ou des comptes
d’épargne.

Les produits exceptionnels
Il s’agit des produits qui ne résultent pas de l’activité normale de la
mutuelle.
1.5 Le résultat net de l’exercice

Le résultat net de l’exercice est obtenu par deux moyens différents.
l Par le bilan qui présente la situation patrimoniale de la mutuelle. Le bilan mesure le
résultat en comparant la situation patrimoniale au début et à la fin de l’exercice. Ce
résultat est:
4 un excédent lorsque le total des actifs est supérieur au passif dont la mutuelle
disposait, autrement dit, la mutuelle a fait fructifier son patrimoine;
4 un déficit dans le cas inverse qui traduit un appauvrissement de la mutuelle.
l Par la différence entre les produits et les charges. Ce regroupement des charges et des
produits est réalisé dans un document appelé le compte de résultat.
Le résultat net de l’exercice obtenu par ces deux méthodes est le même. En effet, il est
équivalent de comparer les valeurs du patrimoine en début et en fin d’exercice (ce que fait le
bilan) ou de comparer les produits et les charges qui affectent ce patrimoine sur la même
période (ce que fait le compte de résultat).
Le résultat net de l’exercice peut être décomposé en trois résultats distincts.
l Le résultat d’exploitation qui est la différence entre les charges et les produits
d’exploitation. Ce résultat est un excédent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits d’exploitation est supérieur aux charges d’exploitation, et inversement;
l Le résultat financier qui est la différence entre les charges et les produits financiers. Ce
résultat est un excédent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total des produits
financiers est supérieur aux charges financières, et inversement;
l Le résultat exceptionnel qui est la différence entre les charges et les produits
exceptionnels. Ce résultat est un excédent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits exceptionnels est supérieur aux charges exceptionnelles, et inversement.
1.6 Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document important qui récapitule les charges et les produits
d’un exercice et permet de déterminer le résultat ainsi que de comprendre comment celui-ci
s’est formé.
Le compte de résultat se présente sous la forme d’un tableau synthétique en deux colonnes:
l celle de gauche présente les charges;
l celle de droite présente les produits.
Dans chaque colonne, les produits et les charges sont recensés par catégories, selon un
classement standardisé.

BIT/STEP
Charges Produits
Charges d’exploitation Produits d’exploitation

Résultat d’exploitation
Charges financières Produits financiers
Résultat financier
Charges exceptionnelles Produits exceptionnels
Résultat exceptionnel
Résultat net
Total des charges Total des produits
Dans la suite, seul le résultat net sera mentionné pour simplifier la présentation du compte de
résultat.
Le fonctionnement des comptes
Il a été vu dans le chapitre précédent que le bilan comptable subit des mutations du fait des
opérations économiques que réalise la mutuelle. Pour éviter d’établir constamment un
nouveau bilan et pour conserver des informations concernant ces mutations, celles-ci sont
enregistrées dans des comptes. Ces comptes permettront d’établir le compte de résultat et le
bilan de l’exercice.
Ce chapitre explique le rôle, l’organisation et le fonctionnement des comptes. Il ne peut
suffire cependant à apporter une formation complète en la matière. L’objectif est ici de
donner des explications accessibles aux administrateurs des mutuelles afin de renforcer leur
capacité à dialoguer avec les comptables et à utiliser les documents produits par la
comptabilité.
2.1 Le compte
Un compte est un tableau permettant d’enregistrer les opérations qui modifient une rubrique
du bilan ou du compte de résultat.
L’utilisation des comptes permet de:
l conserver une trace des opérations enregistrées chronologiquement et de manière
continue dans les différents comptes en fonction de leur nature;
l disposer à tout moment d’information sur l’état de la caisse, les dettes, les produits, les
charges, etc.;
l faciliter l’établissement des comptes annuels (bilan et compte de résultat) de l’exercice,
ainsi que de statistiques et d’indicateurs concernant le fonctionnement.

Présentation
Un compte se présente sous la forme d’un tableau dont le tracé peut s’effectuer de deux
façons différentes:
l débit et crédit séparés;
l débit et crédit réunis (cette présentation est surtout adaptée aux comptes de trésorerie:
caisse, banque, etc.)
Exemple
Débit et crédit séparés

En mars 2002, le compte de la Mutuelle de santé Espoir, destiné à enregistrer les prestations
maladie remboursées à l’Hôpital Bonne Santé, se présente ainsi:
Compte: 6201 - Hôpital Bonne Santé

DEBIT CREDIT
Dates Libellés Montants Dates Libellés Montants

10/02/02 Facture janvier 2002 28 300
(fact. n° 23)
12/03/02 Facture février 2002 36 500

(fact. n° 48)
Solde 64 800 Solde
Débit et crédit réunis

En mars 2002, le compte banque de la Mutuelle Espoir se présente ainsi:
Compte: 5211 - Caisse Populaire de Mogo

Sommes
Dates Libellés Solde
Débit Crédit
06/03/02 Dépôt cotisations du mois 59 000 105 000

de mars
12/03/02 Paiement facture février 36 500 68 500

(n° 48) de l’Hôpital Bonne
Santé
La présentation matérielle du compte doit obligatoirement indiquer:

l la date effective de l’opération;
l la nature de l’opération (libellé), par exemple: Facture février 2002 (fact. n° 48);
l les montants portés au débit du compte;
l les montants portés au crédit du compte;

BIT/STEP
l le solde inscrit dans une colonne spécifique (débit et crédit réunis) ou en bas de la
colonne débit ou de la colonne crédit (débit et crédit séparés).
l Chaque tableau de compte doit être dédié à un compte unique.
l Une mutuelle doit ouvrir progressivement et utiliser uniquement les comptes qui lui sont
utiles (voir la section sur le plan comptable ci-dessous).
l Les comptes de charges et de produits sont ouverts au cours de l’exercice en fonction des
besoins. Contrairement aux comptes de bilan, il n’y a pas de report de solde d’un
exercice à l’autre.
l Les enregistrements des opérations dans ces différents comptes doivent se faire ligne
après ligne. La saisie de l’information doit être faite en temps réel c’est-à-dire au moment
où l’opération est réalisée.
l Les comptes sont arrêtés le dernier jour de l’exercice comptable. Pour procéder à la
clôture de la comptabilité, on totalise le débit puis le crédit, la différence entre ces deux
totaux correspondant au solde du compte qui sera inscrit dans la colonne dont le total est
le plus faible (débit et crédit séparés).
l Les comptes de bilan sont rouverts dès le début d’un nouvel exercice. Pour rouvrir un
compte de bilan, on inscrit le report du solde de l’exercice précédent au débit si ce solde
était débiteur, ou au crédit, s’il était créditeur.
Exemple
Clôture et réouverture du compte caisse

Compte: 57 - Caisse
Débit Crédit

25/11/02 Avoir en caisse 50 000 10/12/02 Facture novembre CS 25 000
Malika (fact. n° 110)
05/12/02 Cotisations de décembre 10 000 31/12/02 Solde débiteur 35 000
Total 60 000 Total 60 000
01/01/03 Report à nouveau du 35 000

solde précédent
Le fonctionnement Les comptes servent à enregistrer les opérations financières et les flux.
des comptes Ceux-ci se caractérisent par:
4 leur origine;
4 leur destination;
4 leur montant.

Ces caractéristiques des flux sont à la base de la comptabilité en partie
double pour laquelle:
4 l’origine d’un flux intéresse un compte;
4 sa destination intéresse un autre compte.
Chaque opération intéresse donc au moins deux comptes. La
question est de savoir de quel côté de chaque compte le montant de
l’opération doit être inscrit. Pour ce faire, il faut au préalable
distinguer les comptes de bilan et les comptes de gestion.
4 Les comptes de bilan qui regroupent:
— à l’actif, les comptes qui Débit Crédit
représentent les biens durables et Augmentation Diminution
circulants de la mutuelle (l’emploi
des ressources). Ces comptes sont
des comptes débiteurs. Leur valeur
augmente du fait des débits et
diminue du fait des crédits;
— au passif, les comptes qui Débit Crédit
représentent l’origine des ressources. Diminution Augmentation
Ces comptes sont des comptes
créditeurs. Leur valeur absolue
diminue du fait des débits et
augmente du fait des crédits.
4 Les comptes de gestion qui comprennent:
— les comptes de charges dont Débit Crédit
l’augmentation est enregistrée au Augmentation Diminution
débit et la diminution au crédit;
— les comptes de produits qui, à Débit Crédit
l’inverse, augmentent par le crédit Diminution Augmentation
et diminuent par le débit.
Le solde Le solde d’un compte mesure la différence entre les montants inscrits
d’un compte au débit et ceux inscrits au crédit. Lorsque le total des montants
inscrits au débit d’un compte est supérieur au total de ceux inscrits au
crédit, on dit que le solde est débiteur. A l’inverse, lorsque le total de
la colonne crédit est supérieur à celui de la colonne débit, on dit que
le solde est créditeur. Lorsque les totaux des deux colonnes sont
égaux, on dit que le solde est nul.
Le grand livre Les comptes sont regroupés dans un document appelé le grand livre.
Le grand livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilité de la
mutuelle. Il peut se présenter de différentes formes, dont la principale
et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche
cartonnée, au recto et au verso. Les enregistrements se font en
continu au recto puis au verso. Lorsqu’une fiche est complètement
remplie, on en utilise une nouvelle, jointe à la première. Ces fiches

BIT/STEP
sont conservées soit dans un bac, soit dans un classeur (cette seconde
solution étant la plus pratique).
2.2 Le plan comptable
Définition La tenue d’une comptabilité exige une organisation méthodique. Une

des premières tâches à réaliser lors de l’ouverture de la comptabilité
d’une mutuelle de santé est de déterminer la liste des comptes qui
seront ouverts. Cette liste fait partie du plan comptable de la mutuelle
qui présente les procédures et l’organisation comptables.
Chaque compte est identifié par un numéro de code de façon à:
4 simplifier la classification;
4 repérer rapidement chaque compte;
4 préciser le type de comptes (classe) auquel appartient un compte
donné.
Pour élaborer son plan comptable, une mutuelle doit d’abord tenir
compte du Plan comptable général en vigueur dans le pays. Ce Plan
comptable présente la liste des comptes, les principes et les règles
ainsi que la terminologie préconisés ou imposés par l’Etat. Il peut
cependant être adapté aux caractéristiques des mutuelles.
L’utilisation de ce Plan comptable général, moyennant éventuellement
les adaptations nécessaires, présente plusieurs avantages. Il permet
notamment de mettre en place un langage commun entre toutes les
mutuelles qui adoptent les mêmes usages concernant la
terminologie, l’enregistrement des opérations dans les comptes, la
présentation des documents comptables, etc.
La liste Chaque Plan comptable général propose une liste de comptes

des comptes subdivisée en classes et suit une codification qui permet la
classification des opérations.
On trouvera, par exemple, au moins sept classes réparties en deux
grandes catégories de comptes.
4 Les comptes de bilan:
— Classe 1: Comptes de capitaux;
— Classe 2: Comptes d’immobilisation;
— Classe 3: Comptes de stock;
— Classe 4: Comptes de tiers;
— Classe 5: Comptes financiers.

4 Les comptes de gestion:
— Classe 6: Comptes de charges;
— Classe 7: Comptes de produits.
Chaque classe est divisée en comptes principaux numérotés de 0 à 9.
De même, ces comptes principaux sont subdivisés en comptes
divisionnaires également numérotés qui peuvent encore être
subdivisés en sous-comptes, en fonction des besoins d’analyse de la
mutuelle.
Par exemple, concernant les prestations maladie:
Comptes Comptes
Classe Sous-comptes
principaux divisionnaires
6. Charges
62. Services extérieurs
620. Prestations maladie
6201. Hôpital Bonne Santé
6202. CS Malika
6203. CS Saint Victor
6204. Maternité de la Paix
Une mutuelle de santé peut ainsi adapter la liste des comptes en

fonction de ses propres besoins, en sachant que:
4 elle ne doit ouvrir que les comptes qui lui sont nécessaires;
4 il est souvent inutile de rentrer dans trop de détails;
4 un trop grand nombre de comptes ouverts est une source de
complications et de confusions.
Exemple
Les pays de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopté un plan
comptable commun appelé Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA).
Le SYSCOA répartit les comptes en neuf classes. Sept classes sont décrites ici dans la mesure où
elles intéressent directement les organisations mutualistes (la classe 8 reprend les comptes
d’autres charges et produits et la classe 9 regroupe des comptes de comptabilité analytique
destinés au calcul des coûts dans l’industrie).
Le cadre comptable décrit ici est directement inspiré du Plan comptable SYSCOA, avec
quelques aménagements afin de l’adapter à la spécificité d’une mutuelle de santé.
Cette liste des comptes n’est pas exhaustive. L’objectif est ici de faire ressortir les comptes qui
intéressent directement la mutuelle.

BIT/STEP
BILAN
Classe 1 - Ressources durables Actif Passif
10. Dons et apports Classe 1
Ce compte est un premier aménagement du

SYSCOA standard où il est repris sous la
dénomination «10. Capital»
102 Dons. Les dons sont des biens qui doivent être valorisés ou des sommes versées à la
mutuelle par des acteurs privés ou publics, sans contrepartie directe ou indirecte.
103 Apports. Ici sont comptabilisés les apports des adhérents dont le droit de reprise
n’est prévu qu’en cas de dissolution de la mutuelle.
11. Réserves
Les réserves sont des capitaux propres constitués par la mutuelle, notamment à partir des
excédents, pour faire face aux situations imprévues.
12. Report à nouveau
Ce compte sert à reporter sur l’année suivante, tout ou une partie du résultat de l’année
qui vient de s’achever. On rencontre deux cas de figure:
121 Report à nouveau créditeur. Dans le cas d’excédents importants et lorsque le
plafond des réserves a été atteint, le reste des excédents peut être reporté à
l’exercice suivant, en attendant de l’affecter.
129 Report à nouveau débiteur. La totalité d’un déficit d’un exercice est reporté sur
l’exercice en cours, voire les exercices suivants, avec l’espoir que ceux-ci
produiront des excédents qui combleront ce report négatif.
13. Résultat
Le résultat de l’exercice est enregistré dans ce compte. Différents comptes sont utilisés,
notamment:
130 Résultat en instance d’affectation
131 Résultat net: Excédent
135 Résultat d’exploitation
136 Résultat financier
139 Résultat net: Déficit
14. Subvention d’investissement
141 Subventions d’équipement. Sont inscrites dans ce compte les subventions destinées
à l’achat d’immobilisation. On y inscrit également la contre-valeur des
immobilisations reçue en nature. Ce compte peut être subdivisé lorsqu’une
mutuelle bénéficie de la contribution de plusieurs institutions. Par exemple:
1411 Etat
1414 Commune

1417 Organismes internationaux:
1417.1 ONG «Solidarité Mutualiste»
1417.2 «Organisation Mondiale de la Mutualité»
149 Subventions d’équipement amorties. La valeur d’origine des immobilisations
diminue avec leur amortissement annuel. La valeur des subventions reçues doit
refléter la même dépréciation. On inscrit donc dans ce compte la contre-valeur
exacte des amortissements opérés en fin d’exercice sur les différents équipements
subventionnés.
15. Provisions réglementées
Ce compte enregistre les provisions réglementées relatives notamment aux
immobilisations, aux stocks et les provisions pour investissement. La constitution de
provisions est réglementée, selon le type de charges à provisionner, car ce compte
pourrait servir à masquer des pratiques illicites.
16. Emprunts et dettes à plus d’un an
Ce compte enregistre les dettes contractées par la mutuelle dont l’échéance de
remboursement est supérieure à une année complète.
167 Avances assorties de conditions particulières. Lorsqu’une mutuelle adhère à un
fonds de garantie, elle peut recevoir de ce dernier une avance de trésorerie en cas
de crise financière. Cette avance est enregistrée dans ce type de compte. Les
modalités et le délai de remboursement de l’avance font l’objet d’une entente entre
la structure gestionnaire du fonds de garantie et la mutuelle.
168 Autres emprunts et dettes. Les apports des adhérents dont la date de reprise est
fixée à plus ou moins long terme sont comptabilisés ici.
19. Provisions financières pour risques et charges
Ces provisions ont pour but de prévoir les pertes ou des charges considérées comme
probables à la fin d’un exercice mais dont le montant n’est pas toujours connu. Pour
chaque provision, il faut indiquer le pourcentage de provisionnement et en donner la
justification.
BILAN
Classe 2 - Actif immobilisé Actif Passif
22. Terrains
Classe 2
Ce compte enregistre la valeur des terrains
dont dispose éventuellement une mutuelle de
santé.
23. Bâtiments, installations techniques et agencements

Ce compte enregistre notamment la valeur d’acquisition des bâtiments, les ouvrages
d’infrastructures, les installations techniques et les aménagements de bureaux de la
mutuelle de santé.
24. Matériel
On enregistre dans ce compte la valeur d’achat du matériel dont dispose la mutuelle,
notamment:

BIT/STEP
244 Matériel et mobilier
2441 Matériel de bureau
2442 Matériel informatique
2444 Matériel bureautique
245 Matériel de transport
2451 Cyclomoteur
2452 Vélo
27. Immobilisations financières
Ce compte enregistre les immobilisations financières de la mutuelle sous forme
notamment de prêts ou créances non commerciales ou sur l’Etat, d’intérêts ou de cautions
versées.
271 Prêts et créances non commerciales. Ce compte est utile pour une mutuelle qui
adhère à un fonds de garantie. Les contributions annuelles de la mutuelle à ce
fonds continuent de lui appartenir et constituent une immobilisation.
272 Prêts au personnel
275 Dépôts et cautionnements versés (loyers, eau, électricité)
276 Intérêts courus
278 Immobilisations financières diverses
28. Amortissements
On enregistre dans ces comptes la perte de valeur des immobilisations de la mutuelle qui
sont amortissables:
282 Amortissement des terrains
283 Amortissement des bâtiments, installations techniques et agencements
284 Amortissement du matériel
Les montants des amortissements inscrits dans ces comptes viennent en diminution
directe des immobilisations concernées, permettant ainsi de constater la valeur
résiduelle de ces biens.
29. Provisions pour dépréciation
Ce compte enregistre les dépréciations de valeur des actifs tels que les terrains, les
bâtiments, le matériel.
BILAN
Classe 3 - Stocks
Actif Passif
L’utilisation des comptes de la classe 3 dans
une mutuelle, dont l’activité se limite à
l’assurance santé, est relativement rare.
Néanmoins, si la mutuelle dispose de Classe 3
fournitures ou de consommables de valeur, on
les enregistre dans un compte de stocks.
32. Fournitures

33. Autres approvisionnements
BILAN
Classe 4 - Comptes de tiers Actif Passif
Les comptes de la classe 4 enregistrent toutes
les opérations de dettes à court terme et de
créances. Les créances figurent à l’actif du
bilan et les dettes au passif. On présentera ici Classe 4 Classe 4
les principaux comptes intéressant une
mutuelle.
40. Fournisseurs, dettes en cours (passif)
Ce compte est surtout utilisé pour enregistrer les dettes de la mutuelle auprès des
prestataires de soins (factures à payer). Pour mieux suivre les relations avec chaque
prestataire, il est possible d’ouvrir plusieurs comptes de fournisseur, par exemple:
401 Hôpital Bonne Santé
402 Centre de santé Malika
403 Maternité de la Paix
41. Adhérents et comptes rattachés (actif)
Ce compte est utilisé pour enregistrer notamment les cotisations à recevoir. Il s’agit d’un
compte important dans la mesure où les retards de cotisations constituent un problème
fréquemment rencontré par les mutuelles. Le détail des enregistrements de ce compte est
fourni par le registre de cotisation (voir partie 2: La gestion des adhésions, des cotisations
et des prestations).
42. Personnel (actif)
421 Personnel, avances et acomptes. Il s’agit des avances sur salaire accordées aux
membres du personnel, à distinguer des prêts.
D’autres comptes de cette classe servent à enregistrer les éventuelles dettes et créances comme
les charges sociales, la TVA, les créances et dettes diverses notamment auprès de:
43. Organismes sociaux
44. Etat et collectivités
45. Organismes internationaux
47. Débiteurs et créditeurs divers
476 Charges constatées d’avance. Il s’agit d’un compte de régularisation utilisé en fin
d’exercice pour certaines charges qui concernent à la fois l’exercice qui se termine
et l’exercice suivant. Ce compte enregistre la part de la charge qui concerne
l’exercice suivant. Il a ainsi pour effet de diminuer le compte de charge pour
l’exercice qui se termine.
477 Produits constatés d’avance. Le principe de ce compte est le même que pour le
précédent. Certains produits ont pu être perçus durant l’exercice qui s’achève mais
concernent tout ou en partie l’exercice suivant. On enregistre donc dans ce compte
les montants concernant l’exercice suivant qui sont ainsi retirés du calcul du
résultat. Ce compte est surtout utilisé pour les cotisations perçues d’avance. On
trouvera ainsi, par exemple:
4771 Cotisations perçues d’avance

BIT/STEP
BILAN
Classe 5 - Comptes de trésorerie Actif Passif
52. Banque
Ce compte doit être détaillé en fonction des
différents établissements bancaires où la
4
mutuelle a ouvert des comptes et du type de
compte. La Mutuelle Espoir a, par exemple, Classe 5
ouvert les comptes suivants:
521 Banques locales
5211 Caisse populaire de Mogo, compte courant
5212 Caisse populaire de Mogo, compte d’épargne
57. Caisse
Sont enregistrées dans ce compte toutes les opérations réalisées sur la (ou les) caisse(s) de
la mutuelle. Il s’agit par exemple:
571 Caisse siège social
5711 En FCFA
5712 En devises
572 Caisse succursale
5721 En FCFA
5722 En devises
COMPTE DE RESULTAT
Classe 6 - Comptes de charges des Charges Produits
activités ordinaires Classe 6
60. Achats et variations de stocks
Tous les achats de fournitures de bureau
(papeterie, stylos, etc.), de carburant, de fournitures diverses, ainsi que les éventuelles
factures d’électricité, d’eau, etc., entrent dans cette première catégorie de charges. En
fonction de ces différents achats, la mutuelle peut ouvrir différents comptes tels que:
601 Cartes d’adhérent
602 Documents de gestion (imprimerie)
603 Documents de gestion (papeterie)
604 Fournitures de bureau diverses
605 Carburant (pétrole lampant)
606 Téléphone
etc.
61. Transports
Entrent dans cette catégorie tous les frais de déplacement. Une typologie peut
éventuellement être faite en fonction de l’objet des déplacements: animation, formation,
administration, etc.

620 Prestations maladie
On enregistre ici tous les paiements de factures aux différents prestataires (ou
remboursement aux adhérents). Des sous-comptes peuvent être créés afin de
distinguer chaque prestataire. On peut créer un compte pour chaque service de
santé couvert chez chaque prestataire. L’intérêt d’un tel détail reste à vérifier en
fonction des prestations de la mutuelle. Il est surtout intéressant lorsque la gestion
est informatisée. La Mutuelle Espoir, par exemple, a ouvert les comptes suivants:
62011 Pédiatrie
62012 Médecine générale
etc.
62021 Petite hospitalisation
62022 Accouchements
6203 Centre de santé Saint Victor
622 Locations et charges locatives
625 Primes d’assurance
La mutuelle enregistre dans ce compte les primes d’assurance notamment sur le
matériel de transport, les risques d’exploitation, etc. Lorsqu’une mutuelle se
réassure auprès d’un autre organisme (voir partie 6: La gestion des risques), elle
enregistre ici les primes qu’elle verse. Ce compte ne doit pas être confondu avec
d’éventuelles assurances souscrites pour le personnel salarié de la mutuelle (qui
feraient l’objet d’un compte 66).
63. Autres services extérieurs
On trouvera dans cette catégorie notamment:
631 Frais bancaires
633 Frais de formation du personnel
64. Impôts et taxes
65. Autres charges
66. Charges de personnel
661 Rémunérations directes versées au personnel (6611 Salaires, 6612 Primes, etc.)
663 Indemnités (6631 Logement, 6632 Représentation, etc.)
664 Charges sociales
67. Frais financiers et charges assimilées
671 Intérêts des emprunts
674 Autres intérêts

BIT/STEP
68. Dotations aux amortissements
Ce compte regroupe toutes les dotations aux amortissements d’exploitation et à caractère
financier.
69. Dotations aux provisions
Ce compte regroupe les dotations aux provisions d’exploitation et financières.
COMPTE DE RESULTAT
Classe 7 - Comptes de produits Charges Produits
70. Vente Classe 6 Classe 7
Ce compte regroupe les prestations rémunérées

des services auxiliaires offertes par la mutuelle à ses adhérents, voire également à des
non-adhérents, tels que le transport des malades, les services de garde-malade, etc. Il
inclut également les produits d’activités promotionnelles (tombolas, fêtes, etc.), la location
des immeubles ou du matériel de la mutuelle à des tiers, etc.
71. Subventions d’exploitation
Une distinction est à faire suivant les institutions ayant fourni les subventions.
75. Cotisations et droits d’adhésion
751 Cotisations
752 Droits d’adhésion
77. Revenus financiers et produits assimilés
771 Intérêts de prêts
Le déroulement des opérations comptables
Le processus comptable, du bilan d’ouverture au bilan de clôture d’un exercice, repose sur le
classement des opérations et leur enregistrement dans des comptes.
Les travaux d’enregistrement doivent suivre une procédure précise et nécessitent l’emploi de
plusieurs documents comptables. Ces travaux sont quotidiens, mensuels et annuels. On
s’intéressera ici aux travaux comptables quotidiens et mensuels; les travaux annuels qui
concernent la clôture et l’ouverture d’un exercice seront abordés dans les deux chapitres
suivants.
Dans le cadre d’un système de comptabilité en partie double classique, les travaux
permanents (quotidiens et mensuels) d’enregistrement et de classement des opérations
reposent sur deux documents principaux: le journal et le grand livre. En fonction de la taille,
de la diversité des services offerts, du nombre d’opérations réalisées quotidiennement, etc.,
une mutuelle de santé peut opter pour des variantes de ce système d’enregistrement
comptable. Ce choix dépend également des compétences disponibles au sein de la mutuelle.
Le manque de compétences est souvent considéré comme un frein à la mise en place d’une
comptabilité, toutes les mutuelles n’ayant pas les moyens d’embaucher un comptable. Il
existe cependant une alternative qui consiste à partager les travaux comptables entre la

mutuelle et une structure externe qualifiée (bureau comptable, union de mutuelles ou autre).
Dans ce cas, les administrateurs de la mutuelle réalisent un enregistrement simplifié des
opérations et confient à la structure externe les travaux qui demandent des compétences plus
poussées en comptabilité.
3.1 La comptabilité classique

Le système classique repose sur les principes suivants:
l les enregistrements et les écritures comptables sont réalisés par une seule personne;
l chaque opération fait l’objet d’un double enregistrement:
4 dès qu’une opération survient ou est connue, elle est inscrite dans un document
appelé journal, on dit qu’elle est «enregistrée» ou «journalisée»;
4 elle est ensuite reportée dans un grand livre réunissant l’ensemble des comptes
suivant les mécanismes de la partie double (c’est-à-dire d’un enregistrement dans
deux comptes) présentés dans le chapitre précédent.
Le journal Le journal est le premier document utilisé dans le cadre du système

classique. Il a pour fonction d’enregistrer toutes les opérations
comptables, quelle que soit leur nature, dans l’ordre chronologique
et au jour le jour.
Présentation
Le journal est un livre dont les pages sont numérotées et présentées
toutes de la même façon. Les écritures passées pour une opération
constituent un article du journal. Chaque page se présente comme un
tableau comprenant:
4 une colonne «Numéro de compte» dans laquelle sont inscrits les
numéros des comptes affectés par l’opération, en fonction du plan
comptable de la mutuelle;
4 une colonne «Libellé» dans laquelle sont inscrits les noms du ou
des comptes débités et du ou des comptes crédités (chaque
opération concernant au moins deux comptes). Une brève
description de l’opération est également donnée;
4 une colonne «Débit» dans laquelle sont inscrits les montants à
débiter;
4 une colonne «Crédit» dans laquelle sont inscrits les montants à
créditer.
La date de l’opération est mentionnée sur une ligne séparant chaque
article.
4 Chaque opération doit être enregistrée dans le journal dès qu’elle
est réalisée ou connue.

BIT/STEP
4 Pour chaque opération, on inscrit d’abord le compte débité puis,
à la ligne suivante, le compte crédité.
4 Les enregistrements se font sur la base de pièces justificatives qui
seront soigneusement conservées. Un numéro de référence est
attribué dans le journal à chaque pièce justificative et est reporté
sur celle-ci.
4 Aucune page ne peut être déchirée. On ne peut également laisser
des blancs, mettre des inscriptions en marge, effacer ou raturer
des écritures.
4 Les écritures du journal doivent être reportées dans le grand livre.
Pour ce faire, il faut régulièrement relever successivement les
articles en les pointant (on met un point devant chaque somme
reportée, ce qui évite de la reporter une nouvelle fois par erreur)
dès que le report est effectué.
Exemple
Les cotisations collectées chaque jour (durant les cinq premiers jours de chaque mois) par une
mutuelle sont enregistrées dans le journal le soir. Le total des cotisations payées le 5 janvier
s’élevait à 130 000 UM.
Le 6 janvier, la mutuelle reçoit la facture du mois de décembre de l’hôpital. Cette facture s’élève
à 50 000 UM. Elle ne sera payée que dans plusieurs jours, aussi est-elle comptabilisée comme
une dette à court terme.
Ces opérations ont été enregistrées de la façon suivante dans le journal.
Journal
Numéro LIBELLES
Débit Crédit
des comptes
Compte à débiter Compte à créditer
5 janvier 2002
57 Caisse 130 000
751 Cotisation — 130 000

Cotisations encaissées durant
la journée du 5 janvier
6 janvier 2002
6201 Prestations maladie - Hôpi- 50 000

tal Bonne Santé
401 Facture à payer — 50 000

Facture de décembre de
l’Hôpital Bonne Santé

Le système comptable classique correspond parfaitement à l’esprit de la comptabilité en
partie double. Il demande cependant le travail d’une personne suffisamment qualifiée en
matière de comptabilité. Des adaptations de ce système sont toutefois possibles afin de le
mettre à la portée notamment des petites mutuelles.
Une mutuelle peut notamment mettre en place une comptabilité «américaine» ou une
comptabilité de trésorerie. Elle peut également confier une partie des travaux comptables à
une structure extérieure.
3.2 La comptabilité «américaine»

Ce système est une variante du système classique, adapté aux petites organisations dont la
gestion ne nécessite que l’ouverture d’un nombre très réduit de comptes.
La comptabilité «américaine» simplifie les enregistrements en réunissant le journal et le grand
livre dans un seul document appelé journal-grand livre ou journal «américain». Ce type de
comptabilité présente plusieurs avantages:
l elle ne demande pas une formation comptable aussi poussée que dans le cas de la
comptabilité classique;
l le nombre de documents est réduit;
l l’ensemble de la comptabilité apparaît d’un seul coup d’œil; les recherches d’erreurs et
les contrôles sont facilités.
Toutefois, le nombre de colonnes sur ce document est nécessairement limité. Pour
compenser ce manque de place, certains utilisateurs ne font apparaître que les comptes les
plus souvent utilisés et regroupent l’enregistrement des autres opérations dans une colonne
«Divers à ventiler». Cette solution n’est valable que si ces opérations sont rares.
Le journal-grand Le journal-grand livre est le principal document utilisé dans le cadre

livre de la comptabilité «américaine».
Présentation
Il existe plusieurs présentations possibles du journal-grand livre. Le
modèle proposé ici est le plus courant. Il se présente sous la forme
d’un livre dont chaque page comporte un tableau qui mentionne
pour chaque opération:
4 la date;
4 le numéro d’ordre;
4 le libellé.
Il comporte également deux grandes rubriques:
4 le bilan;
4 le compte de résultat.
Chaque rubrique comporte les comptes de la mutuelle qui
augmentent ou diminuent en fonction des opérations enregistrées.

BIT/STEP
Quel que soit le modèle adopté, les règles d’utilisation ci-dessous
doivent être suivies:
4 chaque opération doit être immédiatement enregistrée dans le
journal-grand livre;
4 les enregistrements se font sur la base de pièces justificatives qui
attribué dans le journal-grand livre à chaque pièce justificative et
sert de référence pour son classement;
4 le tableau doit être soldé périodiquement, c’est-à-dire chaque fin
de semaine, de mois ou autre, en fonction du nombre
d’opérations. Cela permet de réaliser des contrôles de caisse ainsi
que des rapprochements bancaires;
4 le tableau de chaque nouvelle page débute obligatoirement par le
report du solde de chaque compte du tableau de la page
précédente;
4 les colonnes «divers», lorsqu’elles sont prévues, ne doivent servir
qu’occasionnellement. Dans le cas contraire, le journal-grand
livre devient rapidement inadapté et la mutuelle doit mettre en
place un autre système comptable.
Exemple
Une mutuelle de santé a mis en place une organisation et des modalités de fonctionnement très
simples. Le plan comptable de cette mutuelle est également très simple et comprend les
comptes suivants:
Comptes de bilan Comptes de gestion

Réserves Cotisations
Produits constatés d’avance Droits d’adhésion
Factures à payer (dettes à court Autres produits
terme) Prestations maladie
Caisse Fournitures
Banque Frais de déplacement
Cotisations à recevoir Autres charges
Au mois de février, le trésorier de la mutuelle inscrit les opérations suivantes:

l cotisations émises du mois de février: 90 000 UM dont 85 000 effectivement versées
par les adhérents;
l paiement de la facture de l’hôpital du mois de janvier: 50 000 UM;
l paiement de la facture du centre de santé: 15 000 UM;
l frais de déplacement du trésorier: 1 000 UM;
l virement de 25 000 UM de la caisse vers la banque.

146
Le journal-grand livre se présente de la manière suivante :
BILAN COMPTE DE RESULTAT
Actif du bilan Passif du bilan Charges Produits
Caisse Banque Cot. A Réserves Pdts Factures à Prestations ma- Fournitures Frais de Autres charges Cotisation Droits Autres
recevoir constatés payer ladie déplacement d’adhésion produits
d’avance
N° Date Opération D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C
ordre
... 05/02/00 Cotisations 85 000 5 000 90 000
... 10/02/00 Facture hôpital 50 000 50 000
... 12/02/00 Facture CS 15 000 15 000
... 12/02/00 Taxi 1 000 1

000
... 15/02/00 Virement interne 25 000 25 000
TOTAUX
Calcul des soldes SD 334 064 SD 658 026 SD 32 290 299 000 SC 407 600 SC 66 175 SC SD 841 500 SD 27 745 SD 22 400 SD 30 000 1 168 150 SC 5 100 SC - -
La ligne du bas indique les soldes des comptes calculés en fin d’année (SD = solde débiteur, SC = solde
créditeur). Il est ensuite facile de reconstituer le bilan et le compte de résultat sous leur forme normale.
BIT/STEP
3.3 La comptabilité de trésorerie
Une des particularités des mutuelles de santé est que la plus grande partie de leurs
opérations économiques se traduit par une entrée ou une sortie d’argent. Cela permet
l’emploi d’une autre variante de la comptabilité classique appelée comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de trésorerie repose sur une subdivision du journal en trois journaux partiels:
l un journal de caisse qui enregistre les opérations à l’origine des entrées et des sorties
d’argent de la caisse;
l un journal de banque (il peut y en avoir plusieurs si la mutuelle dispose de plusieurs
comptes bancaires) qui enregistre les mouvements au niveau du compte bancaire;
l un journal des opérations diverses qui enregistre toutes les opérations qui n’entraînent ni
une sortie ni une entrée d’argent.
Les opérations sont enregistrées au jour le jour et chronologiquement dans les journaux
partiels puis sont reportées immédiatement ou périodiquement dans le grand livre. Ce
système est le plus fréquemment rencontré dans les expériences mutualistes actuelles,
quoique sa mise en œuvre soit incomplète dans la plupart des cas. On rencontre en effet
souvent un journal (appelé également livre) de caisse et un journal de banque, mais très
rarement un journal des opérations diverses et pratiquement jamais un grand livre. Le grand
livre est cependant nécessaire afin de préparer les comptes annuels de la mutuelle (compte
de résultat et bilan).
Le journal Ces deux journaux se présentent de la même façon et remplissent les

de caisse mêmes fonctions consistant à:
et le journal
4 enregistrer au jour le jour et chronologiquement toutes les
de banque
opérations qui se traduisent par une entrée ou une sortie d’argent
de la caisse ou d’un compte bancaire, que ce soit en espèces, par
chèque ou virement;
4 conserver toutes les informations (dates, numéro de pièce
justificative, nature de l’opération) relatives à chaque opération;
4 faciliter les reports des opérations dans le grand livre;
4 rendre disponible à tout moment une vue globale de la trésorerie
de la mutuelle;
4 réaliser un contrôle portant sur les encaissements, les décaissements
et les soldes en caisse et en banque.
Présentation
Le journal de caisse et celui de banque se présentent chacun sous la
forme d’un registre préimprimé dont les pages sont prénumérotées.
Les pages peuvent être en double lorsque la mutuelle confie la mise
en forme de sa comptabilité à une structure externe (cabinet
comptable, union, etc.).
Chaque page comporte un tableau subdivisé en plusieurs colonnes:
4 «Date»: date à laquelle l’opération est réalisée;

4 «Numéro de pièce justificative»: numéro d’ordre de l’opération
qui servira de référence pour le classement des pièces
justificatives;
4 «Libellé»: description de la nature de l’opération réalisée;
4 «Entrées»: montant correspondant à une entrée d’argent;
4 «Sorties»: montant correspondant à une sortie d’argent;
4 «Solde»: périodiquement (fin de journée, de semaine, de mois) est
inscrit le nouveau solde de la caisse ou du compte bancaire
(entrées - sorties).
4 Toutes les opérations qui entraînent une entrée ou une sortie
d’argent doivent être enregistrées dans le journal de caisse ou
celui de banque, immédiatement après la réalisation de
l’opération.
4 Les enregistrements des opérations s’effectuent ligne après ligne,
en ordre chronologique.
4 Si les enregistrements du mois nécessitent plusieurs pages, il faut
calculer les totaux des colonnes «Entrées» et «Sorties» et les inscrire
sur la dernière ligne de la page avec le solde correspondant. On
doit ensuite les reporter sur la première ligne de la page suivante
avant de poursuivre l’enregistrement de nouvelles opérations.
4 Chaque enregistrement doit se faire avec les précisions utiles:
dates, numéro de pièces justificatives, description de l’opération,
etc.
4 Les «descriptions» d’opérations de même nature doivent toujours
être exactement les mêmes.
4 Périodiquement (par jour pour le journal de caisse et au moins par
mois pour le journal de banque) le solde doit être calculé. On
peut éventuellement le calculer après chaque opération.
4 Chaque fin de mois, on doit procéder à une clôture du journal. Le
solde du mois correspond à celui calculé avec le dernier
enregistrement. Ce solde doit être vérifié:
— en totalisant tous les montants de la colonne «Entrées»;
— en totalisant tous les montants de la colonne «Sorties»;
— en opérant la soustraction: Total des entrées - Total des sorties
= Solde du mois.
4 L’ouverture d’un nouveau mois débute par le report du solde du
mois précédent sur la première ligne d’une nouvelle page (on ne
reporte pas les totaux des colonnes entrées et sorties).

BIT/STEP
Exemple
La Mutuelle de santé de l’association des petites commerçantes de Niogo a mis en place une
comptabilité de trésorerie qui correspond le mieux à ses activités et à son mode de
fonctionnement. Cette mutuelle ne couvre que les hospitalisations à l’hôpital de Niogo. Les
adhésions ont débuté en janvier 2002; la mutuelle a opté pour une période d’observation d’un
mois, les premières prises en charge débuteront donc en février.
Un CE tient à jour différents registres (adhésions, droits d’adhésion et cotisations, prestations).
La mutuelle réunit tous les membres le premier dimanche de chaque mois, c’est à ce moment
que sont versés les droits d’adhésion (1000 UM/adhérente) et les cotisations (100
UM/mois/bénéficiaire).
Durant le premier trimestre de l’année 2002, elle a enregistré les opérations suivantes:
– 09/01 Paiement des droits d’adhésion des premières adhérentes: 75 000 UM versés dans
la caisse.
– 09/01 Paiement des cotisations du mois de janvier (450 bénéficiaires): 45 000 UM versés
dans la caisse.
– 12/01 Déplacement de la trésorière de la mutuelle pour déposer les fonds à la caisse
populaire, frais de taxi: 500 UM.
– 12/01 Virement de la caisse sur le compte courant à la caisse populaire: 110 000 UM.
– 12/01 Achat de fournitures de bureau: 5 000 UM.
– 06/02 Paiement des droits d’adhésion des nouvelles adhérentes de février: 30 000 UM
versés dans la caisse.
– 06/02 Paiement des cotisations de février (630 bénéficiaires): 63 000 UM versés dans la
caisse.
– 05/03 Paiement des cotisations de mars (630 bénéficiaires): 63 000 UM versés dans la
caisse.
– 10/03 Déplacement de la trésorière de la mutuelle pour rembourser la facture de février
de l’hôpital, frais de taxi: 200 UM.
– 10/03 Paiement de la facture de février de l’hôpital: 45 000 UM.
Les modèles de journaux de caisse et de banque suivants illustrent l’enregistrement comptable
de ces différentes opérations.
Journal de caisse

Date N° PJ Libellé Entrées Sorties Solde
09/01 Droits d’adhésion 75 000 75 000
(Registre de cotisation)
09/01 Cotisations janvier 45 000 120 000
12/01 01 Taxi 500 119 500
12/01 02 Virement interne 110 000 9 500
12/01 03 Achat fournitures 5 000 4 500
06/02 Cotisations février 63 000 97 500
09/02 04 Taxi 500 97 000
05/03 Cotisations mars 63 000 67 000
07/03 06 Taxi 500 66 500
10/03 08 Taxi 200 56 300
10/03 Facture février 45 000 11 300

09
Hôpital
Totaux 276 000 264 700 11 300
A reporter 11 300
Journal de banque (caisse populaire)

Totaux 213 000 213 000
A reporter 213 000

BIT/STEP
Le journal Le journal des opérations diverses se présente de la même façon que le
des opérations journal du système comptable classique. Dans le cadre d’une
diverses comptabilité de trésorerie, ce journal n’enregistre, jour après jour, que
les opérations qui n’impliquent ni entrée ni sortie d’argent. Il précise la
date, l’origine, la nature de l’opération, les comptes affectés et la pièce
justificative.
Comme il a été vu précédemment, la tenue de ce journal nécessite des
connaissances en matière de comptabilité en partie double. De ce fait,
la comptabilité de trésorerie ne simplifie la gestion des mutuelles que si
celles-ci réalisent un nombre restreint d’opérations diverses. Ces
dernières peuvent être notamment des opérations effectuées lors de la
clôture puis de la réouverture des comptes. Ces enregistrements
peuvent être confiés, si nécessaire, à une structure externe.

la mutuelle et une structure externe
Quel que soit le système de comptabilité employé, il se pose toujours le problème des
compétences en cette matière notamment du fait que l’inscription des opérations dans le
journal nécessite de maîtriser, à des degrés divers, le principe de la partie double. Si la
comptabilité américaine réduit cette exigence, elle n’est applicable que lorsque les
opérations «diverses» sont peu nombreuses et peu variées. Il s’agit donc d’une solution
n’intéressant qu’un nombre limité de mutuelles.
Pour les autres, une alternative intéressante, afin de contourner les problèmes de
compétences, est de confier à une structure externe les travaux comptables qui exigent des
connaissances en comptabilité. Cette structure peut être un cabinet comptable, une union de
mutuelles, une organisation d’appui, etc. Cette solution n’est toutefois intéressante que sous
certaines conditions:
l elle ne doit pas entraîner des coûts trop importants pour la mutuelle;
l la structure externe doit informer la mutuelle de l’évolution des comptes et la conseiller au
cours de chaque exercice;
l les comptes annuels et le résultat de l’exercice doivent être rapidement mis à la
disposition de la mutuelle.
L’intervention d’une structure externe ne doit pas conduire la mutuelle à se désintéresser de
sa comptabilité. Ses administrateurs doivent être capables de comprendre les travaux de
comptabilité exécutés par la structure externe (c’est-à-dire disposer des notions de base
présentées dans ce guide).
L’intervention d’une structure externe dans la gestion d’une mutuelle peut se réaliser
essentiellement à deux niveaux:
l pour la réalisation des travaux de fin d’exercice et l’établissement des comptes annuels.
Dans ce cas de figure, la mutuelle enregistre elle-même ses opérations dans son ou ses
journaux et son grand livre puis confie à la structure externe les travaux liés à la clôture de
l’exercice (voir les deux chapitres suivants).
l lorsque la mutuelle ne dispose pas des compétences suffisantes pour réaliser les
enregistrements comptables, elle confie ceux-ci à la structure externe. Dans le cadre
d’une comptabilité classique, l’intervention de la structure externe se situe au niveau du
journal et du grand livre. Dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie, la mutuelle
réalise les enregistrements dans le journal de caisse et celui de banque, dont la
manipulation est simple, mais confie la tenue du journal des opérations diverses à la
structure externe. Quel que soit le système comptable, la structure externe doit disposer
des informations nécessaires afin de réaliser les écritures dans les documents comptables
qui lui sont confiés. Pour ce faire, la mutuelle utilise un document appelé brouillard qui lui
permet de réaliser un premier niveau d’enregistrement de ses opérations.
Le brouillard Le brouillard, appelé aussi main-courante, est un document très simple

d’utilisation qui sert à enregistrer dans un premier temps les opérations
sous forme de brouillon.
Il peut être tenu sur un simple cahier par une personne n’ayant pas de
formation comptable. Celle-ci inscrit les opérations au fur et à mesure
de leur survenue. La forme du brouillard ainsi que le mode de
présentation et de description des opérations sont au préalable
convenus entre la mutuelle et l’opérateur externe afin que ce dernier
puisse l’exploiter pour la tenue du journal et du grand livre.
Pour passer de cet enregistrement aux travaux comptables de la
structure externe, on utilise un carbone pour établir un double de
chaque page (on peut également utiliser un cahier à pages carbonées
vendu dans le commerce). Le double des pages est remis
périodiquement à la structure externe. La mutuelle conserve ainsi en
permanence son brouillard pour continuer à enregistrer ses opérations.
Ce système de duplication est également utilisé pour les journaux de
caisse et de banque lorsque la mutuelle pratique une comptabilité de
trésorerie.
Exemple
Plusieurs mutuelles d’une capitale ont constitué une union qui joue notamment le rôle de
service commun de gestion. Chaque mutuelle peut ainsi confier à l’union une partie de ses
travaux comptables, moyennant le paiement d’une cotisation annuelle calculée en fonction de
ses dépenses en prestations maladie. Cette cotisation sert également à la constitution d’un
fonds de garantie.
Une mutuelle d’artisans adhère à cette union et remet chaque fin de mois un double de son
brouillard sur lequel sont enregistrées par le trésorier toutes les opérations du mois. L’exemple
suivant est extrait de ce brouillard.
Le 05 mars 2002 Cotisations des adhérents encaissées pendant la réunion

de la mutuelle : 115 000 UM. 5 adhérents n'ont pas payé
et doivent en tout 5 000 UM
Le 12 mars 2002 Paiement de la facture de l'hôpital (n° 72) : 56 000 UM
Le 16 mars 2002 J'ai acheté trois stylos : 1 000 UM
Le 19 mars 2002 Un adhérent a payé la totalité de ses cotisations

en retard : 2 000 UM
Le 26 mars 2002 Le président et le secrétaire ont pris le taxi (aller/retour)

pour la réunion de l'union : 2 500 UM

BIT/STEP
Le schéma suivant illustre la répartition des travaux entre la mutuelle
et la structure externe dans le cadre d’une comptabilité classique et
d’une comptabilité de trésorerie quand la mutuelle ne dispose pas de
compétences suffisantes.
Travaux comptables internes et externes
Mutuelle Structure externe

Comptabilité
classique
Pièces Grand Comptes

Opérations Brouillard Journal
justificatives livre annuels
Journal
de caisse
Comptabilité
de trésorerie
Journal
Pièces de banque Grand Comptes
Opérations
Brouillard des Journal
opérations des opérations
diverses diverses
3.5 Les autres documents comptables
Le registre Le registre de cotisation utilisé dans le cadre de la gestion des

de cotisation cotisations peut également servir comme document comptable et
jouer le rôle d’un journal auxiliaire.
Il sert en effet à enregistrer une par une les cotisations émises par la
mutuelle et payées par les adhérents ainsi que les retards de
cotisations. Il serait fastidieux d’enregistrer de nouveau ces
informations dans le journal ou le brouillard. Aussi, est-il possible de
n’inscrire dans ces documents que le total (mensuel, hebdomadaire
ou autre, en fonction de la périodicité de cotisation) des cotisations
émises, encaissées et des arriérés du registre de cotisation. Le nombre
d’écritures est ainsi considérablement réduit et il est possible de se
référer au registre de cotisation pour les détails.
Dans le cas où une structure externe intervient, un double du registre
de cotisation doit être également transmis à celle-ci.

Les pièces Quel que soit le système comptable mis en place, tous les
justificatives enregistrements sont réalisés sur la base de pièces justificatives. Une
pièce justificative est un document qui atteste l’effectivité d’une
opération. Elle décrit celle-ci en donnant son origine, sa destination et
son montant.
Les pièces justificatives ont deux origines: externes et internes.
4 Les pièces externes. Il s’agit essentiellement des factures des
différents fournisseurs de biens et de services de la mutuelle, dont
les principaux sont les prestataires de soins (voir partie 2: La
gestion des adhésions, des cotisations et des prestations). Une
autre catégorie de pièces externes concerne les relevés bancaires
et les livrets d’épargne qui donnent une situation des comptes
bancaires de la mutuelle et permettent de réaliser périodiquement
des rapprochements bancaires.
4 Les pièces internes. Il s’agit des reçus, des bons de caisse, des
notes de frais, etc. Elles sont établies par la mutuelle afin de
justifier des opérations internes ou des achats sans justificatif
(déplacements en taxi, etc.). Ces pièces nécessitent un contrôle
rigoureux notamment de la part du CS de la mutuelle. Elles
peuvent être à l’origine de fraudes.
Les pièces justificatives se présentent sous diverses formes mais
doivent toutes contenir au moins les informations suivantes:
4 la nature de l’opération;
4 le nom, les coordonnées et autres informations utiles concernant
le bénéficiaire de l’opération;
4 le motif de l’opération;
4 le montant en chiffres et en lettres;
4 la date;
4 le cachet et/ou la signature du bénéficiaire de l’opération et/ou
du responsable concerné de la mutuelle.
4 Chaque opération doit faire l’objet d’une pièce justificative.
4 Les pièces justificatives doivent être soigneusement conservées.
Lors de l’enregistrement d’une opération, la pièce justificative
reçoit un numéro d’ordre puis est classée, par ordre
chronologique.

BIT/STEP
Exemples
Carnet de reçus
Le reçu est un document sur lequel sont enregistrées les informations relatives à une entrée ou à
une sortie d’argent. Il se présente généralement sous forme de carnet à souches qui se trouve
facilement dans le commerce.
Reçu n°: . . . . . . . . . BPF: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N°: . . . . . . . . . . . . .
Montant: . . . . . . . . . Reçu de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Motif: . . . . . . . . . . . La somme de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

............... ...................................................
............... ...................................................
............... ...................................................
Date: . . . . . . . . . . . Pour: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature et cachet: Date: Signature
La note de frais
La note de frais est utile pour regrouper un ensemble de dépenses occasionnées par l’exécution
d’une tâche. Par exemple, chaque mois, un membre du CE est chargé d’aller au chef-lieu de la
région pour payer la facture de l’hôpital et réaliser, si besoin est, différentes courses pour la
mutuelle. Une note de frais est établie à chaque déplacement comprenant: les frais de taxi, la
nourriture, etc.
Mutuelle de santé de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nom du collaborateur:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Date Commentaires Type de frais Montant1)
Total
Avance: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solde:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature du collaborateur Visa du responsable
1) Joindre à cette note l’ensemble des pièces justificatives
Le schéma ci-dessous illustre les systèmes comptables abordés précédemment en les situant
par rapport à l’ensemble des travaux comptables. Les travaux qui suivent les écritures dans le
grand livre (balance, inventaire et comptes annuels) sont présentés dans les deux chapitres
suivants.

Les systèmes comptables
Bilan d’ouverture
Actif Passif
Pièces Pièces Pièces Pièces Pièces

justificatives justificatives justificatives justificatives justificatives
TRAVAUX PERMANENTS
Système Comptabilité Comptabilité Brouillard
classique «américaine» de trésorerie des
opérations
Brouillard diverses
Journal-grand livre
Journal Actif Passif Produits Charges Journal de Journal de Journal

caisse banque des
opérations
diverses
Grand
Grand
livre livre
Balance
Comptes Total Solde
Débit Crédit Débit Crédit
TRAVAUX PÉRIODIQUES
Travaux d’inventaire
Compte de résultat Bilan de clôture

Charges Produits Actif Passif
Annexe

BIT/STEP
Les travaux de fin d’exercice
Au cours de l’exercice, les gestionnaires ont enregistré les opérations réalisées par la
mutuelle afin d’établir un nouveau bilan en fin d’exercice. Il n’est cependant pas possible de
dresser directement ce bilan de clôture. Il est auparavant nécessaire de réaliser un certain
nombre de travaux comptables et extracomptables:
l la révision générale des comptes;
l la régularisation des comptes;
l la détermination des amortissements et des provisions.
Une mutuelle, dans le cadre spécifique de son activité d’assurance, ne dispose généralement
pas de stocks. On ne s’intéressera donc pas ici à l’inventaire matériel qui constitue pour
d’autres organisations économiques le premier travail de fin d’exercice à réaliser. Ce travail
sera cependant nécessaire pour une mutuelle qui gère, par exemple, un dépôt de
médicaments.
Les travaux de fin d’exercice nécessitent des connaissances approfondies en comptabilité et
devront être confiés à un comptable qualifié. Ce chapitre se limite à apporter des
connaissances de base concernant la nature et l’utilité de ces travaux.
Les numéros de comptes utilisés dans le chapitre sont issus du plan comptable proposé en
exemple dans le chapitre 2 «Le fonctionnement des comptes». Ils peuvent différer en fonction
des plans comptables en vigueur dans chaque pays. Une présentation simplifiée des comptes
du grand livre est adoptée. Il s’agit de la présentation en «T» dans laquelle ne figure que les
montants inscrits au débit et au crédit.
4.1 La révision générale des comptes

La révision générale des comptes consiste à passer en revue les comptes d’actif et de passif
du bilan après un an de fonctionnement. Il s’agit principalement de:
l vérifier la concordance des comptes financiers;
l contrôler les comptes d’immobilisations;
l vérifier les comptes de tiers.
L’objectif de ce travail, pour une mutuelle qui dispose d’une comptabilité normalisée (avec
un ou plusieurs journaux et un grand livre), est d’apporter des corrections et d’introduire des
éléments additionnels (provisions par exemple) nécessaires pour rendre les comptes annuels
(compte de résultat et du bilan) plus exacts et conformes aux pratiques comptables.
La révision La plupart des opérations de la mutuelle se traduisent par des

des comptes encaissements ou des décaissements. De ce fait, les comptes financiers,
financiers c’est-à-dire ceux relatifs à la caisse et aux comptes bancaires, ont fait
l’objet de nombreux enregistrements durant l’exercice. Il est par
conséquent important de contrôler que les soldes de ces comptes
concordent avec les espèces en caisse et les montants en banque.
Il est important de noter que ce contrôle ne s’effectue pas uniquement
en fin d’exercice. Il doit être réalisé régulièrement en cours d’année par
les gestionnaires de la mutuelle.
Le contrôle de la caisse
Le contrôle de la caisse consiste à réaliser un décompte de l’argent
liquide contenu dans celle-ci et de le comparer avec le solde débiteur du
compte «Caisse». Le solde du compte «Caisse» doit correspondre
exactement à l’argent disponible dans la caisse à la date considérée. En
cas d’écart, une justification doit être apportée par le responsable
concerné (trésorier ou gérant). La différence constatée devra être portée
au débit ou au crédit d’un compte de la classe 6 ou 7, suivant les cas.
Le contrôle de la caisse s’effectue à l’aide d’un document appelé
bordereau de caisse (ou fiche de contrôle de caisse).
Exemple
Le CE d’une mutuelle réalise le jour de clôture d’un exercice un dernier contrôle de la caisse. Il
en ressort que le montant en caisse est de 9 000 UM supérieur à celui du compte «Caisse»,
comme l’indique le bordereau ci-dessous. Puisque la mutuelle réalise ce contrôle chaque fin de
mois, cette différence ne peut résulter que d’une opération effectuée le dernier mois de
l’exercice. Le CE vérifie toutes les opérations inscrites dans le journal de caisse et constate
l’erreur d’écriture suivante: une cotisation de 9 000 UM a été encaissée par le trésorier qui l’a
enregistrée dans le registre de cotisation mais a oublié de l’inscrire dans le journal de caisse.
BORDERAU DE CAISSE
Date :
31/12/02
: ……………........
Nombre de pièces Montant de la pièce Somme totale
ou de billet ou du billet
3
…………… Pièces
5 15
……………...
5
10 50
……………...
- 25 ……………-...
1 50 50...
……………
6 100 600...
……………
10 500 5 000...
……………
7 1 000 7 000...
……………
3 5 000 15 000...
……………
1 10 000 10 000...
……………
Total des espèces disponibles en caisse

37 715 (A)
……………...
31/12/02
Solde comptable, le : ............…………… : 28 715
.............................. (B)
En cas d’écart entre A et B, motifs :
Une cotisation de 9 000 UM (adhérent n° 25/10/01)

............……………............……………............……………..............
a été encaissée mais non inscrite dans le journal
............……………............……………............……………..............
de caisse.
............……………............……………............……………..............
Signatures
Le trésorier Le président
Marcel ROKIA
Cette omission étant détectée, la cotisation est inscrite dans le journal de caisse et ensuite
enregistrée dans le journal et le grand livre.

BIT/STEP
Le rapprochement bancaire
Entre le compte «Banque» tenue par la mutuelle et le relevé bancaire
envoyé par la banque, il est fréquent de constater des différences qui
proviennent:
4 d’erreurs ou d’omissions des gestionnaires de la mutuelle ou de la
banque;
4 de certains frais bancaires (commissions, etc.) non connus
précisément de la mutuelle avant la réception du relevé bancaire;
4 de chèques émis par la mutuelle mais non encore encaissés par
leurs bénéficiaires;
Il est donc important de mettre à jour le compte «Banque» de la
mutuelle et d’effectuer un contrôle. Pour ce faire, il faut réaliser un
rapprochement bancaire.
Exemple
Le trésorier d’une mutuelle a inscrit les opérations suivantes dans le journal de banque:

01/12 Report solde novembre 558 560
05/12 47 Virement de la caisse 110 000 668 560
09/03 48 Retrait 52 000 616 560
Totaux 668 560 52 000 616 560
A reporter 616 560
Le relevé de compte fourni par la banque fait apparaître les opérations suivantes pour ce mois
de décembre:
Débit Crédit
Solde 30/11/02 558 560
05/12 Dépôt 110 000
09/12 Retrait 52 000
30/12 Prélèvement frais de gestion 540
Solde créditeur 616 020

L’écart entre les deux soldes semble provenir du prélèvement automatique des frais annuels de
gestion du compte. Pour le vérifier, le trésorier établit un rapprochement sous la forme suivante:
Solde comptabilisé 616 560

Opérations comptabilisées, non passées en banque -
Opérations passées à la banque, non comptabilisées
Prélèvement frais de gestion - 540
Solde bancaire 616 020
La révision Il s’agit notamment de contrôler que du mobilier ou du matériel n’a

des comptes pas disparu et que toutes les acquisitions et les cessions ont été
d’immobilisation enregistrées durant l’exercice. Si les comptes ont été correctement
tenus durant l’exercice, ce travail ne devrait pas poser de difficultés.
La révision La vérification des comptes de tiers concerne, dans le cadre d’une

des comptes mutuelle de santé, essentiellement le compte «Créances», autrement
de tiers dit les arriérés de cotisation et le compte «Prestataires» (ou
remboursement adhérents). En fin d’exercice, les administrateurs de
la mutuelle doivent examiner les arriérés de cotisations et peuvent
décider de supprimer les créances qui apparaissent irrécouvrables.
Exemple
En fin d’exercice, le CA prépare la clôture des comptes avec le CE. Un examen du registre de
cotisation montre qu’au cours de l’année, trois adhérents ont été exclus pour avoir accumulé
des retards dépassant les limites fixées dans les statuts. Les arriérés de ces adhérents
constituent des créances irrécouvrables que le CA décide de supprimer. Cette décision
donnera lieu à l’article suivant dans le journal (ou journal des opérations diverses):
Numéro LIBELLES
Débit Crédit
des comptes
31 décembre 2002
651 Pertes sur créances irrécouvrables 9 300
41 Adhérents - Cotisations à recevoir 9 300

BIT/STEP
4.2 La régularisation des comptes
A l’issue d’un exercice, certains comptes doivent être régularisés. Pour ce faire, la mutuelle
utilise des comptes transitoires appelés «Comptes de régularisation» qui lui permettent
d’assurer l’exactitude du bilan et du compte de résultat. Ces comptes disparaîtront avec la
réouverture de l’exercice suivant.
Le travail de régularisation résulte du fait que:
l certaines charges et produits ont été comptabilisés durant l’exercice alors qu’ils
concernent, au moins en partie, un exercice ultérieur;
l à l’inverse, certains produits et charges n’ont pas été comptabilisés alors qu’ils
concernent l’exercice.
En l’absence de régularisation, il résultera de ces deux situations des erreurs dans la
détermination du résultat de l’exercice.
l Les charges constatées d’avance
Les charges constatées d’avance sont des charges qui ont été enregistrées au cours de
l’exercice mais qui correspondent à des biens ou des services qui seront consommés dans
le ou les exercices suivants.
Exemple
Une mutuelle a fait imprimer 5 000 cartes d’adhérent (valeur = 250 000 UM) en début
d’année 2002 sur la base de ses prévisions en matière d’adhésion. Ces cartes sont délivrées
gratuitement aux adhérents et la mutuelle les considère comme des consommables non
stockés. En fin d’exercice il reste 3 000 cartes (d’une valeur totale de 150 000 UM) non utilisées
et disponibles pour les adhésions de 2003.
Ces 3 000 cartes correspondent à une charge de l’année 2003 et sont comptabilisées de la
façon suivante dans le journal et le grand livre.
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
comptes Compte à débiter Compte à créditer
31 décembre 2002
4761 Charges constatées d’avance - cartes d’adhérent 150 000
601 Fournitures - cartes d’adhérent 150 000

Report à l’année 2003 des cartes
non utilisées et payées en 2002
Grand livre
4761 Charges constatées d’avance - 601 Fournitures -
cartes d’adhérent cartes d’adhérent
150 000 250 000 150 000

l Les charges à payer
En fin d’exercice, la mutuelle doit dresser un relevé des dettes envers ses fournisseurs, son
personnel, etc. Il se peut en effet que des charges concernant l’exercice qui s’achève
restent à payer car les factures ne sont pas encore parvenues à la mutuelle. Il peut s’agir
de dépenses de téléphone, d’électricité, etc.
Cette régularisation intéresse surtout les factures des prestataires de soins. Cela est
notamment le cas de mutuelles qui paient mensuellement les prestataires de soins et dont
la facture pour le mois écoulé arrive au début du mois suivant. Lors de la clôture d’un
exercice, la mutuelle doit prendre en compte les prestations maladie du dernier mois qui
constituent des charges de l’exercice bien qu’elle n’ait pas encore reçu la facture.
Exemple
Le CE d’une mutuelle estime, sur la base des attestations de soins reçues, le montant des
prestations maladie à payer à 150 000 UM pour le dernier mois de l’exercice. Pour intégrer
cette charge à l’exercice qui s’achève, elle passe les écritures suivantes.
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
620 Prestations maladie 150 000
40 Prestataires de soins - charges à payer 150 000

Factures des prestataires non encore
reçues
Grand livre
620 Prestations maladie 40 Prestataires de soins -
charges à payer
150 000 150 000
l Les produits constatés d’avance

Les produits constatés d’avance sont des produits qui ont été perçus durant un exercice
mais qui sont imputables à un exercice ultérieur. Dans une mutuelle, c’est notamment le
cas lorsque des cotisations sont encaissées durant un exercice alors qu’elles vont couvrir,
au moins en partie, les prestations de l’exercice suivant.
Exemple
Une mutuelle de santé à période ouverte d’adhésion a fixé la cotisation annuelle par
bénéficiaire à 600 UM payables en une fois (soit l’équivalent de 50 UM/mois). Le tableau suivant

BIT/STEP
EXERCICE 2001 EXERCICE 2002
Nombre des coti-

Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc.
sations émises
perçues d’avance.
30 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
12 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie IV • La comptabilité d’une mutuelle de santé

10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
20 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000
25 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250
10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
11 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550
TOTAL 1 500 2 250 2 850 3 100 3 100 3 600 4 350 5 350 6 600 7 100 7 350 7 900 6 400 5 650 5 050 4 800 4 800 4 300 3 550 2 550 1 300 800 550 0
Cotisations acquises pour l’exercice 2001 = 55 050 Produits constatés d’avance = 39 750
Cotisations émises de l’exercice 2001 = 94 800

2002. Les dernières lignes du tableau donnent le montant des cotisations émises, acquises et
l’exercice 2001 et 2002. A partir de février, les cotisations émises couvrent en partie l’exercice
représente schématiquement la période couverte par les cotisations émises au cours de
163
Dans les outils comptables de la mutuelle est enregistré, dans le cadre de l’exercice 2001, le
total des cotisations émises, c’est-à-dire 94 800 UM. Toutefois, la mutuelle ne doit prendre en
compte dans le calcul du résultat de cet exercice que les cotisations acquises, soit 55 050 UM.
Elle doit donc neutraliser les 39 750 UM destinés à l’exercice suivant. Pour ce faire, elle utilise le
compte «477: Cotisations perçues d’avance» et passe les écritures suivantes dans le journal (ou
journal des opérations diverses) et le grand livre:
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
751 Cotisations 39 750
477 Cotisations perçues d’avance 39 750

Cotisations de l’exercice 2002 perçues
d’avance
Grand livre
751 Cotisations 477 Cotisations
perçues d’avance
39 750 94 800
SC = 55 050 39 750
94 800 94 800 SC = 39 750
l Les produits à recevoir

A l’inverse du cas de figure précédent, il se peut que des produits correspondant à
l’exercice qui s’achève n’aient pas encore été perçus par la mutuelle. Ces produits
doivent être intégrés dans le calcul du résultat de l’exercice ce qui nécessite l’utilisation
d’un compte de régularisation «Produits à recevoir».
Exemple
Une convention passée entre une mutuelle et le Ministère des affaires sociales (MAS) stipule que
celle-ci prend en charge des indigents (identifiés par le Bureau des affaires sociales local) qui ne
paient que 10 % de leur cotisation, le ministère finançant les 90 % restants sous la forme d’une
subvention.
Au moment de la clôture de l’exercice, le ministère n’a toujours pas versé la part de cette
subvention pour le dernier trimestre de l’année (110 000 UM). La mutuelle passe donc les
écritures suivantes dans le journal et le grand livre.

BIT/STEP
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
4487 MAS - Produits à recevoir 110 000

Subvention du MAS pour le dernier
trimestre 2002 non encore reçue
Grand livre
751 Cotisations 4487 MAS - Subvention à recevoir
110 000 110 000
4.3 Les amortissements

Les biens durables d’une mutuelle se déprécient d’année en année soit par usure (bâtiments,
mobilier) soit parce qu’ils sont technologiquement déclassés (matériel informatique). Cette
dépréciation doit être prise en compte dans l’établissement du bilan comptable afin de
donner une vision satisfaisante de la situation patrimoniale de la mutuelle à la fin de
l’exercice. Au compte de résultat, cette dépréciation doit être comptabilisée sous forme d’une
charge (dotation aux amortissements).
Rôle de L’amortissement a plusieurs rôles:

l’amortissement
4 il répartit sur plusieurs exercices le coût d’une immobilisation. Il ne
serait en effet pas cohérent d’imputer à un seul exercice le coût
d’une immobilisation qui sera utilisée durant plusieurs années.
4 il permet, à travers les dotations aux amortissements, de mobiliser
progressivement les ressources nécessaires au renouvellement des
immobilisations qui se déprécient au cours du temps.
4 il permet une meilleure évaluation des actifs de la mutuelle et
donc de sa situation financière et du résultat de l’exercice.
Le calcul de Le compte de dotation aux amortissements qui est un compte de

l’amortissement charges va directement influencer le résultat. En effet, la
comptabilisation de l’amortissement signifie une augmentation des
charges de l’exercice. Si la tranche d’actifs à amortir est importante,
la dotation aux amortissements le sera aussi et le bénéfice de
l’exercice sera diminué d’autant.

Par définition, l’amortissement répartit sur un certain nombre
d’exercices le coût d’une immobilisation dont la valeur diminue de
manière progressive. Le calcul de l’amortissement se fait sur la base
de la valeur d’acquisition du bien et de l’estimation de sa durée de
vie.
Il existe différentes méthodes de calcul des amortissements. La
méthode proposée ici, celle de l’amortissement constant ou linéaire,
repose sur la formule suivante:
Valeur d’acquisition
Durée de vie (en années)
On obtient alors le montant annuel de l’amortissement, appelé

annuité.
Exemple
Une mutuelle a acheté du matériel pour 300 000 UM. Elle décide, en accord avec les lois en
vigueur, de l’amortir sur une période de cinq ans. Le montant de l’amortissement annuel sera
de: 60 000 UM.
300 000
Soit:
5
A la fin de la cinquième année, la mutuelle aura amorti les 300 000 UM.
Les taux d’amortissements linéaires utilisés les plus couramment sont:

l Terrain 0%
l Bâtiment 5 à 10 %
l Mobilier 20 %
l Matériel 20 à 33 %
l Matériel roulant 20 à 33 %
La comptabilisation Dans la comptabilisation de l’amortissement, il est utilisé un compte

des amortissements de charges (compte de résultat) et un compte d’actif soustractif
(compte de bilan). Le compte de charges représente l’amortissement
de l’exercice: c’est la dotation aux amortissements. Ainsi, à la fin de
chaque exercice, on effectuera la comptabilisation suivante:

BIT/STEP
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
jj / mm / aa
68 Dotations aux amortissements XXXXXXX
28 Amortissements XXXXXXX
Le compte d’actif «Amortissements cumulés» reçoit les crédits

successifs représentant l’évaluation de l’amortissement jusqu’à ce
que l’on cesse d’amortir, soit parce que le bien est vendu, soit parce
qu’il est «réformé», soit enfin parce que le total des amortissements
cumulés a atteint la valeur du bien à amortir. Enfin, la valeur nette
comptable d’un actif, à un moment déterminé, est donnée par la
différence entre le compte d’actif et le compte d’amortissements
cumulés correspondant.
Exemple
Une mutuelle a acheté, il y a quatre ans, une cyclomoteur pour 200 000 UM et l’a déjà amortie
pour 160 000 UM. Au bilan, la valeur comptable cyclomoteur est la suivante:
Actif (débit): cyclomoteur 200 000
Actif (crédit): amortissements cumulés cyclomoteur (4 ans) -160 000
Valeur nette comptable 40 000
4.4 Les provisions

Il existe deux grandes catégories de provisions.
l Les provisions pour dépréciation.
Elles sont distinctes des amortissements, bien qu’il s’agisse aussi d’une constatation de la
dépréciation comptable d’un actif. Cette dépréciation est attribuée à des causes qui ne
sont pas jugées irréversibles et qui ne peuvent être affectés à des postes du bilan.
Ces provisions sont notamment prévues pour couvrir la dépréciation de stocks et de titres
de placements. Dans le cadre d’une mutuelle de santé, elles pourront être utilisées pour
couvrir la dépréciation des créances difficiles à recouvrer.
La comptabilisation de ces provisions est analogue à celle des amortissements. Un
compte d’actif est crédité puisque la valeur d’un actif diminue; cette diminution entraînant
une charge, un compte de charge est débité. Cette opération se traduit par le modèle
suivant d’écriture dans le journal.

Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
jj / mm / aa
69 Dotations aux provisions XXXXXXX
41 Adhérents - Cotisations à recevoir XXXXXXX

Provisions pour dépréciation du
compte Cotisations à recevoir
l Les provisions pour risques et charges.

Elles ont pour objet de prévoir des pertes ou des charges qui sont probables à la clôture
de l’exercice. La nature de ces charges est précisément connue, mais leur réalisation et
leur montant sont incertains. Elles sont par exemple dotées en prévision de grosses
réparations à effectuer sur des immeubles.
Les provisions pour risques et charges sont des comptes de passif. La technique de
comptabilisation est la suivante: on débite un compte de dotation aux provisions (69) et
on crédite un compte de provisions pour risques (15).
Les provisions font généralement l’objet d’une réglementation particulière et doivent être
utilisées avec la plus grande prudence.

en fonction des systèmes comptables utilisés
La comptabilisation des cotisations doit faire l’objet d’une attention particulière. Elle ne
s’effectue pas de la même façon en fonction du système comptable mis en place et nécessite
des travaux de fin d’exercice différents.
On s’intéresse ici à la comptabilité classique et à celle de trésorerie. La technique utilisée en
comptabilité américaine peut être l’une ou l’autre des deux méthodes présentées ci-dessous,
suivant les comptes prévus dans le journal-grand livre. On notera que l’exemple du
journal-grand livre proposé dans le chapitre précédent permet d’utiliser la technique
d’enregistrement des cotisations employée dans le cadre de la comptabilité classique.
La comptabilité Dans le cadre d’une comptabilité classique, les cotisations sont

classique comptabilisées lors de leur émission et non lors de leur encaissement.
Ce principe oblige la mutuelle à utiliser le compte «Adhérents -
Cotisations à recevoir» au cours de l’exercice et non uniquement lors
des travaux de fin d’exercice. La cotisation est calculée pour une
année et son émission s’effectue le jour de l’adhésion. Elle pourra être
payée immédiatement par l’adhérent lorsqu’elle est annuelle ou en
plusieurs tranches lorsqu’elle est hebdomadaire, mensuelle ou autre.
Le montant ainsi dû par chaque adhérent est inscrit dans le compte
«Adhérents - Cotisations à recevoir» lequel diminue lors de chaque
paiement.

BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle tient une comptabilité classique et a recours à des cotisations mensuelles. Les
adhésions n’ont lieu que durant les deux premières semaines de janvier (période fermée
d’adhésion). En début d’année, elle compte 5 000 adhérents ce qui représente un total de
cotisations émises de 1 250 000 UM. Au cours de l’année, elle passe les écritures suivantes
dans le journal et le grand livre.
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
15 janvier 2002
41 Adhérents - Cotisations à recevoir 1 250 000
751 Cotisations 1 250 000

Emission des cotisations pour
l’exercice 2002
15 janvier 2002
57 Caisse 104 170

Cotisations du mois
de janvier 2002
15 février 2002
57 Caisse 95 750

Cotisations du mois
de février 2002
Grand livre
41 Adhérents - Cotisations à recevoir
DEBIT CREDIT

15/01 Cotisations janvier 104 170 15/01 Emission des cotisations - 1 250 000
exercice 2002
15/02 Cotisations février 95 750
15/12 Cotisations décembre 103 250
Total 1 065 500 Total 1 250 000

Lors des travaux de fin d’exercice, le compte «Adhérents - Cotisations à recevoir» existe déjà et a
un solde débiteur de 187 500 UM. La mutuelle n’a recouvré que 85 % de ses cotisations émises
durant l’exercice et devra récupérer les arriérés au cours de l’exercice suivant.
La comptabilité La comptabilité de trésorerie étant organisée autour des

de trésorerie encaissements et des décaissements et ayant pour objectif de
simplifier les travaux comptables, on constate dans la pratique
mutualiste que la comptabilisation des cotisations se fait au moment
de leur encaissement. Dans ce cas de figure, les cotisations émises
seront suivies à partir du registre de cotisation (ou autres documents
ayant des fonctions similaires). La régularisation du compte
«Cotisations» aura lieu en fin d’exercice de la même façon que pour
les autres produits à recevoir.
Exemple
Si la mutuelle de l’exemple précédent avait tenu une comptabilité de trésorerie, les écritures
suivantes auraient été passées dans le journal de caisse au cours de l’exercice.
Journal de caisse
Date N° PJ Libellés Entrées Sorties Solde
15/12 Cotisations décembre 103 250 586 220
Totaux 1 438 230 935 540 502 690
A reporter 502 690
En fin d’exercice, les écritures suivantes auraient été passées dans le journal des opérations
diverses et le grand livre.

BIT/STEP
Journal des opérations diverses
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002

Solde des arriérés du registre de
cotisation au 31/12/02
Grand livre
751 Cotisations 41 Adhérents - Cotisations à recevoir
104 170 187 500
95 750
103 250 187 500 0
187 500 SD = 187 500
0 1 205 000
SC = 1 250 000
La clôture et la réouverture des exercices
Les travaux de fin d’exercice étant effectués, les comptes de résultat et de bilan vont pouvoir
être établis. Dans le compte de résultat, seront repris les soldes des comptes de produits et de
charges, et dans le bilan, les soldes des comptes d’actif et de passif. Auparavant, un dernier
contrôle sera réalisé grâce à une balance après inventaire qui permet de signaler des erreurs
d’écriture.
Le résultat de l’exercice sera déterminé aussi bien par le compte de résultat que par le bilan.
Ce résultat, lorsqu’il est un excédent, constitue une nouvelle ressource disponible pour la
mutuelle. L’AG devra décider de son affectation.
L’affectation du résultat donnera lieu à l’établissement d’un nouveau bilan. Ce dernier
constituera le bilan d’ouverture du nouvel exercice. Un nouveau cycle comptable sera alors
engagé.

5.1 La balance
La balance est un tableau établi à partir de tous les comptes du grand livre. Elle permet de
déceler des erreurs d’écriture ou de calcul pouvant survenir lors de l’enregistrement des
opérations dans les comptes. La balance permet également de vérifier l’exactitude des
reports du journal vers le grand livre.
La balance repose sur le fait que tout enregistrement donne lieu à un débit et un crédit. En
vérifiant l’égalité entre tous les débits et tous les crédits, elle permet d’identifier d’éventuelles
erreurs.
La balance est présentée ici dans le cadre de la clôture de l’exercice, il s’agit de la balance
après inventaire. Il faut cependant noter qu’une balance doit être établie périodiquement
(tous les mois ou tous les trimestres) au cours d’un exercice, afin d’éviter une accumulation
d’erreurs d’écriture qui pourrait entraîner un travail de correction important en fin d’exercice.
Avant d’établir la balance, il est nécessaire de procéder à la clôture de tous les comptes ainsi
que du journal.
l La clôture des comptes
La méthode est la même pour tous les comptes:
1. On calcule la différence entre les deux colonnes et on inscrit le solde dans la colonne
dont le total est le plus faible afin de les balancer.
2. On totalise le débit et le crédit en soulignant ces totaux qui doivent être égaux.
l La clôture des journaux
Cette clôture s’effectue simplement en totalisant les deux colonnes des journaux.
Il existe différents types de balance. La balance illustrée ici se présente sous la forme d’un
tableau à six colonnes qui inventorie le numéro et le nom des comptes et, pour chaque
compte, le total des débits, le total des crédits et les montants des soldes débiteurs ou
créditeurs. Ce tableau est généralement structuré sous la forme suivante.
La balance des comptes

Numéro Soldes
Soldes
des Noms des comptes Débits Crédits crédi-
débiteurs
comptes teurs
1. Comptes de bilan
Totaux des comptes de bilan å å å å
2. Comptes de gestion
Totaux des comptes de gestion å å å å
Totaux généraux
Totaux égaux Totaux égaux

BIT/STEP
5.2 La clôture de l’exercice
La clôture de l’exercice se concrétise avec l’établissement des comptes annuels. Ceux-ci sont
constitués par les documents de synthèse suivants:
l le compte de résultat;
l le bilan;
l l’annexe.
La présentation de ces documents est normalisée. Elle doit suivre les règles et
recommandations du Plan comptable général. Entre autres, il est nécessaire de respecter un
certain classement des comptes au bilan et au compte de résultat.
Les documents de synthèse ne peuvent être établis qu’après la clôture de tous les comptes,
une fois les travaux comptables et extracomptables achevés. Comme il a été vu
précédemment, ces documents peuvent être élaborés par une structure externe de gestion
car ils demandent des compétences approfondies en matière de comptabilité. Il est
cependant important que les responsables d’une mutuelle de santé comprennent l’intérêt et
le rôle de ces documents et soient capables d’en restituer le contenu aux adhérents et aux
tiers.
Le compte Le compte de résultat détermine le résultat par différence entre les

de résultat charges et les produits de l’exercice. Ce compte permet également de
comprendre comment le résultat a été obtenu.
Le compte de résultat présente les charges et les produits classés en
trois grandes rubriques:
4 exploitation;
4 financier;
4 exceptionnel.
Ce classement permet de distinguer ce qui relève du fonctionnement
courant de la mutuelle (exploitation) de ce qui est financier ou
exceptionnel.
Le modèle ci-dessous présente les principaux postes du compte de
résultat suivant le plan comptable adapté à une mutuelle de santé.
Compte de résultat (présentation sous forme de compte)
Charges Produits
Charges d’exploitation (I) Produits d’exploitation (I)
Achats Prestations de services auxiliaires
Transports Subventions d’exploitation
Prestations maladie Cotisations
Réassurance Droits d’adhésion
Autres services
Charges de personnel
Dotations aux amortissements
Charges financières (II) Produits financiers (II)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III)
Total des charges (I+II+III) Total des produits (I+II+III)
Résultat: excédent Résultat: déficit
Total Total
Le bilan Le bilan inventorie à l’actif tous les biens de la mutuelle et au passif,

l’origine des ressources ayant financé ces biens.
Les comptes du bilan sont regroupés en quatre grandes catégories:
4 à l’actif: l’actif immobilisé et l’actif circulant;
4 au passif: les capitaux propres et les dettes.
Le résultat de l’exercice apparaît également dans le bilan. Il est le
même que celui calculé par le compte de résultat. Au bilan, le résultat
correspond à la différence entre l’actif et le passif, c’est-à-dire entre le
montant des biens et celui des ressources dont a disposé la mutuelle
pour les acquérir. Lorsque l’actif est supérieur au passif, cela signifie
que la mutuelle a réussi à acquérir avec un volume de ressources
donné un ensemble de biens d’une valeur totale supérieure. Elle s’est
donc enrichie et le résultat est un excédent. Dans le cas contraire, la
mutuelle s’est appauvrie et le résultat est un déficit.
Le modèle de bilan présenté ci-dessous est «classique». L’actif
comporte trois colonnes:
4 «Brut». Le montant brut représente la valeur initiale d’un bien
(valeur d’achat);
4 «Amortissements et provisions». Cette colonne totalise les
dotations aux amortissements depuis l’achat d’un bien et les
dotations aux provisions sur des éléments de l’actif (notamment
sur les créances);
4 «Net». Cette colonne est égale à la différence entre les deux
précédentes.

BIT/STEP
Bilan (avant répartition)
Actif Amort. et
Net Passif Net
Brut
provisions
Actif immobilisé (I) Capitaux propres (I)

Terrains Réserves
Bâtiments Report à nouveau
Matériel Résultat de l’exercice
Immobilisations financières (bénéfice ou perte)
Actif circulant (II) Subventions d’investissement
Stocks Provisions pour risques
Créances (adhérents) et charges (II)
Placements financiers Dettes (III)
Disponibilités: – Banque Emprunts et dettes à plus d’un an
– Caisse Dettes à moins d’un an:
Charges constatées – Fournisseurs
d’avance (III) – Banque
Produits constatés d’avance (IV)
Total (I+II+III) Total (I+II+III+IV)
L’annexe L’annexe complète le bilan et le compte de résultat en apportant les

explications nécessaires à une meilleure compréhension de ces deux
documents. Elle apporte ainsi les informations suivantes:
4 des données chiffrées qui complètent et détaillent certains postes
du bilan et du compte de résultat;
4 des données non chiffrées qui précisent les méthodes d’évaluation,
les calculs et l’origine des données chiffrées.
L’annexe fournit des informations utiles pour compléter la restitution
du bilan et du compte de résultat aux adhérents de la mutuelle et aux
tiers. Elle facilite également les contrôles interne et externe.
Les différents éléments de l’annexe portent notamment sur:
4 les investissements: acquisitions et cessions;
4 les modalités de calcul des amortissements;
4 les créances: cotisations en retard;
4 les emprunts: échéances, remboursements effectués, etc.;
4 les événements significatifs de l’année;
4 des remarques sur certains comptes.

5.3 L’ouverture d’un nouvel exercice
L’affectation Le bilan de clôture d’un exercice est également appelé bilan avant
du résultat répartition car il présente le résultat de l’exercice avant que son
utilisation ne soit déterminée. Lors d’une AG, et en fonction des
recommandations du CA (ou du CE), les adhérents devront
déterminer l’affectation du résultat, avec deux cas de figure possibles.
4 si le résultat est un excédent: il sera utilisé pour compléter les
réserves et/ou pour réaliser des œuvres sociales en faveur des
adhérents. Il peut également faire l’objet, totalement ou
partiellement, d’un report à nouveau;
4 si le résultat est un déficit: celui-ci sera reporté à nouveau, en
espérant que l’exercice suivant sera excédentaire.
Suite à ces décisions, la mutuelle produira un nouveau bilan appelé
bilan après répartition, dans lequel la ligne «Résultat de l’exercice»
aura disparu, ce dernier étant ventilé dans d’autres comptes. Ce bilan
après répartition correspond au bilan d’ouverture de l’exercice
suivant.
Le fait que la mutuelle soit à but non lucratif ne veut pas dire qu’elle
ne doit pas faire d’excédents. Au contraire, ces derniers sont
nécessaires pour assurer la viabilité de la mutuelle et améliorer les
services offerts aux adhérents. Mais une mutuelle n’a pas non plus
pour vocation d’accumuler ces excédents, ce qui signifie:
4 d’une part, que ces excédents doivent être d’un montant
raisonnable car ils proviennent, en fonctionnement normal de la
mutuelle, d’une marge sur les cotisations. En d’autres termes, des
cotisations élevées permettent d’obtenir des excédents importants,
ce qui peut apparaître comme positif, mais en même temps elles
limitent l’accès à la mutuelle de familles dont la capacité
contributive est restreinte;
4 d’autre part, que la mutuelle doit éviter de thésauriser. Elle doit
consacrer ses excédents notamment:
— au renforcement de sa sécurité financière;
— à la réalisation d’actions en faveur des bénéficiaires.
L’utilisation des excédents doit être prévue dans les statuts et le
règlement intérieur de la mutuelle. Elle peut être réglementée par la
loi. La répartition des excédents est effectuée en AG, suite au rapport
financier présenté par les gestionnaires de la mutuelle et sur la base
de leurs propositions.
Selon les principes de la mutualité, les excédents ne peuvent être
redistribués aux adhérents. En revanche, ils sont destinés à:
4 la constitution de réserves (celles-ci sont présentées plus loin);
4 la réalisation de nouvelles actions en faveur de tous les adhérents:
les actions sociales.

BIT/STEP
Egalement appelées œuvres sociales, les actions sociales sont
réalisées par la mutuelle en faveur des bénéficiaires, voire en faveur
de toute la collectivité. Elles visent à répondre à des besoins autres
que ceux couverts par l’assurance santé. Les exemples sont multiples:
4 caisse de secours: fonds disponibles pour l’attribution de prêts,
voire de dons aux familles dans le besoin;
4 cadeaux aux nourrissons: produits de première nécessité donnés
aux mères et à leur nourrisson après l’accouchement: savon,
layettes, etc.;
4 création de nouveaux services: campagnes de prévention, éducation
à la santé, service de gardes-malades, etc.;
4 construction ou contribution à la construction d’infrastructures
communautaires (puits, écoles, etc.);
4 actions de solidarité en faveur des indigents;
4 actions en faveur des handicapés, personnes âgées, etc.
Exemple
Une mutuelle vient de clôturer son quatrième exercice annuel. Elle couvre 65% du public cible.
Son bilan avant répartition et son compte de résultat indiquent notamment que:
l le montant des prestations maladie s’élève à 1 689 000 UM;
l le montant des réserves est de 753 000 UM;
l le résultat de l’exercice s’élève à 258 000 UM.
Le fonctionnement de la mutuelle est stable, les relations avec les prestataires de soins sont
excellentes et la mutuelle ne rencontre aucune difficulté majeure. Aussi décide-t-elle en AG de
fixer le montant de ses réserves pour son cinquième exercice à l’équivalent de six mois de
prestations maladie (de son quatrième exercice), c’est-à-dire à un montant de 844 500 UM.
Lors de l’établissement du bilan après répartition, un montant de 91 500 UM est retiré du
compte résultat pour être affecté au compte réserves qui atteint ainsi le plafond fixé en AG. Le
solde du résultat, 166 500 UM, est consacré à la réfection d’un centre de santé communautaire
utilisé par tous les habitants du village.
La réouverture La réouverture du journal s’effectue en début d’exercice, sur la base

du journal de la balance après inventaire établie lors de la clôture de l’exercice
précédent. Cette réouverture s’effectue grâce à un article d’ouverture
dans lequel:
4 on débite tous les comptes des classes 1 à 5 dont le solde est
débiteur dans la balance après inventaire;
4 on crédite tous les comptes des classes 1 à 5 dont le solde est
créditeur dans la balance après inventaire.
Ce travail ne concerne donc pas les comptes de charge et de produits
(classes 6 et 7).

La réouverture Suite à l’article d’ouverture du journal, les comptes des classes 1 à 5
des comptes sont rouverts par le report des soldes en début d’exercice. Les
comptes de charges et de produits seront ouverts au fur et à mesure
de l’exercice, en fonction des besoins (sans report donc des soldes de
l’exercice antérieur). La contre-passation des charges et des produits
constatés d’avance entraîne cependant des exceptions. En effet, les
charges et les produits constatés d’avance de l’exercice précédent
sont transférés dans les comptes de charges et de produits concernés
du nouvel exercice.

BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 4
La comptabilité
d’une mutuelle
de santé
117
La vie d’une mutuelle de santé est ponctuée par un ensemble d’opérations économiques qui
modifient constamment le volume et l’organisation de ses ressources. Ces opérations
devront être enregistrées car la mutuelle doit être en mesure de suivre son patrimoine, sa
situation financière ainsi que son résultat d’exploitation. C’est l’un des principaux objets de la
comptabilité que d’organiser cet enregistrement, d’en effectuer la vérification et de produire
régulièrement une synthèse des informations traitées.
La comptabilité ne doit pas être considérée comme une contrainte ni comme une finalité. Elle
est avant tout un outil indispensable à une gestion efficace. De ce fait, elle ne doit pas être
perçue comme un luxe réservé aux seules mutuelles qui disposent de comptables. S’il est vrai
qu’elle repose sur des mécanismes qui sont parfois complexes, elle peut être adaptée et
simplifiée pour les mutuelles qui ne disposent pas des compétences nécessaires.
Cette partie vise les objectifs suivants:
l présenter la méthode comptable basée sur le principe de la partie double. Il existe une
autre méthode appelée comptabilité en partie simple qui est beaucoup moins complexe
mais présente des insuffisances qui réduisent les possibilités d’un pilotage efficace de la
mutuelle;
l proposer des variantes du système de comptabilité classique en partie double. Ces
variantes permettent une adaptation et une simplification de la comptabilité destinée aux
petites mutuelles ou à celles n’ayant pas de personnel qualifié en la matière. Le partage
des travaux comptables entre la mutuelle et une structure externe est aussi abordé, car il
constitue une solution aux carences en compétences comptables;
l initier les administrateurs des mutuelles aux mécanismes de la comptabilité en partie
double afin de renforcer leur capacité à comprendre et valoriser cet important outil de
gestion de leur mutuelle. Il ne s’agit pas de permettre à ces administrateurs de tenir la
comptabilité mais de leur donner une explication des techniques et des documents sur
lesquels elle repose, en mettant l’accent sur les spécificités des mutuelles de santé. Cette
initiation permet aux administrateurs de comprendre l’intérêt et le rôle des documents
comptables et d’en restituer le contenu aux tiers.
La partie comprend cinq chapitres.
Chapitre 1 Le processus comptable

Ce premier chapitre définit ce qu’est la comptabilité. Il donne également une
vue d’ensemble du processus comptable en mettant en relief sa fonction de
mesure et de suivi du patrimoine de la mutuelle.
Chapitre 2 Le fonctionnement des comptes

La comptabilité repose sur l’utilisation de comptes dont ce chapitre présente
les mécanismes de fonctionnement. Le chapitre décrit aussi l’organisation des
comptes au sein d’un plan comptable adapté.
Chapitre 3 Le déroulement des opérations comptables

Ce chapitre présente les travaux comptables qui sont réalisés tout au long d’un
exercice, à travers trois systèmes: la comptabilité classique, la comptabilité
«américaine» et la comptabilité «de trésorerie».

Chapitre 4 Les travaux de fin d’exercice
A l’issue d’un exercice annuel, la mutuelle doit dresser une nouvelle situation
de son patrimoine. Ce chapitre présente les travaux comptables à réaliser
avant de pouvoir clôturer les comptes et produire les états financiers.
Chapitre 5 La clôture et la réouverture des exercices

Ce chapitre présente les modalités de clôture et de réouverture des comptes et
l’établissement des comptes annuels qui permettent de calculer le résultat de
chaque exercice.
Le processus comptable
Le fonctionnement d’une mutuelle est marqué par de très nombreuses opérations; par
exemple, de manière répétée, elle encaisse des cotisations et verse des prestations. Ces
opérations entraînent des encaissements ou des décaissements, une réduction ou une
augmentation des avoirs de l’organisation, une évolution de ses obligations envers les tiers,
etc. En fait, les ressources dont la mutuelle dispose et la manière dont elle les emploie varient
sans cesse. La connaissance de ces fluctuations et de la situation financière qui en découle
est indispensable à une gestion efficace de la mutuelle. Par exemple, les gestionnaires
doivent nécessairement savoir si les charges ne dépassent pas durablement les produits ou
si les dettes pourront être payées à terme échu.
La comptabilité permet d’enregistrer les opérations et l’ensemble des mouvements qui
modifient la situation financière de la mutuelle et d’établir clairement une situation
patrimoniale à une date donnée.
Ce chapitre présente les principes et les mécanismes de base de la comptabilité qui doivent
être nécessairement compris avant d’entrer plus en détail dans les techniques comptables.
1.1 La comptabilité
Les fonctions La comptabilité remplit plusieurs fonctions importantes.

de la comptabilité
4 Elle constitue pour les administrateurs un outil de gestion
essentiel. Elle permet de disposer de toutes les informations sur la
situation passée de la mutuelle et sur les mouvements qui
déterminent son évolution. Disposant de ces informations, les
administrateurs peuvent ainsi mieux analyser la situation actuelle
de l’organisation et établir des prévisions.
4 Elle favorise la transparence et la confiance des adhérents.
L’enregistrement de toutes les informations permet de justifier
l’utilisation des ressources et de vérifier que les activités réalisées
sont conformes aux décisions de l’AG.
4 Elle est aussi un facteur de confiance pour les tiers:
— elle contribue notamment au respect des engagements
vis-à-vis des prestataires de soins;

BIT/STEP
— elle est une condition nécessaire pour l’adhésion à un fonds de
garantie ou à un système de réassurance;
— elle facilite et souvent conditionne l’obtention de subventions
et de prêts.
4 Elle est le plus souvent obligatoire pour l’obtention d’une
reconnaissance légale. La plupart des législations relatives aux
associations ayant une activité économique imposent la tenue
d’une comptabilité. De ce fait, une mutuelle qui n’a pas de
comptabilité ne peut jouir d’une personnalité morale, ce qui limite
considérablement son potentiel de développement. Lorsqu’un
pays se dote d’une législation propre aux mutuelles, celle-ci fixe
généralement des règles spécifiques pour la tenue de la
comptabilité.
4 Elle est enfin un moyen de preuve en cas de contentieux et revêt
donc une fonction juridique.
Les principes La comptabilité repose sur plusieurs principes de base, dont les
de base principaux sont:
de la comptabilité
4 la fidélité. La comptabilité doit donner une image fidèle de la
situation de la mutuelle;
4 la régularité. La comptabilité doit se conformer aux règles et
procédures en vigueur;
4 la sincérité. Ces règles et procédures doivent être appliquées de
bonne foi, en fonction de la connaissance qu’ont les gestionnaires
de la mutuelle, des événements et des situations;
4 la prudence. Les gestionnaires doivent avoir une appréciation
raisonnable et prudente de ces événements et situations;
4 la transparence. Les enregistrements comptables doivent être
conformes à la réalité et justifiés. Aucune information ne doit être
omise, cachée ou modifiée;
4 l’indépendance de l’exercice. La vie de la mutuelle est
découpée en exercices comptables qui correspondent chacun,
généralement, à une année civile. Chaque exercice est autonome
d’où la détermination d’un résultat en fin d’exercice;
4 la continuité. Bien que le fonctionnement de la mutuelle soit
découpé en exercices, la tenue de la comptabilité repose sur le
principe de la continuité des activités;
4 la permanence des méthodes. Elle repose également sur le
principe de la permanence des méthodes comptables. Une
utilisation des mêmes méthodes d’un exercice à l’autre est en effet
souhaitable et toute modification doit faire l’objet d’une
explication annexée à la présentation des comptes annuels en fin
d’exercice.

1.2 Les ressources et les emplois d’une mutuelle de
santé
Les ressources Les ressources d’une mutuelle de santé proviennent de plusieurs

d’une mutuelle sources dont essentiellement les suivantes.
Les apports des adhérents

Les apports sont constitués par des biens que les adhérents mettent à
la disposition de leur mutuelle avec un droit de reprise. Il peut s’agir
de bâtiments (local pour un bureau, etc.), de matériel, etc. Ces
apports sont comptabilisés comme des capitaux propres lorsque leur
reprise n’est prévue qu’en cas de dissolution de la mutuelle. Ils sont
comptabilisés comme des dettes lorsque leur date de reprise est fixée
(à plus ou moins long terme).
Les dons et les legs

Une mutuelle peut également recevoir des libéralités (dons) de l’Etat,
d’organisations ou de personnes physiques. Les dons peuvent être en
espèces ou en nature. Dans ce dernier cas, la mutuelle doit les
comptabiliser afin de ne pas fausser l’analyse économique de son
fonctionnement.
Les subventions d’investissement publiques ou privées

Une subvention est une aide financière destinée à soutenir de façon
générale les activités de la mutuelle ou un projet particulier. Les
subventions attribuées peuvent être en espèces ou en nature (locaux,
matériel, mise à disposition de personnel).
Les prêts obtenus auprès des banques, de l’Etat ou d’autres

organismes et les dettes vis-à-vis d’autres tiers
Une mutuelle de santé a la possibilité de solliciter un prêt auprès de
structures bancaires ou d’autres organismes, publics ou privés, avec
ou sans intérêt. La tenue d’une comptabilité rigoureuse est dans ce
cas nécessaire car elle conditionne généralement l’obtention du prêt.
Une mutuelle peut également utiliser des ressources ou bénéficier de
services dont elle n’a pas encore effectué le paiement. C’est le cas par
exemple lorsque ses adhérents ont reçu des soins qui n’ont pas
encore été payés par la mutuelle aux prestataires.
Les excédents
La mutuelle est une organisation à but non lucratif ce qui ne signifie
pas qu’elle ne doit pas réaliser des excédents. Au contraire, ceux-ci
sont nécessaires pour assurer la viabilité financière de la mutuelle.
L’emploi Les emplois de la mutuelle sont de différentes natures.

des ressources

BIT/STEP
Les biens durables
Il s’agit des biens utilisables par la mutuelle pendant longtemps. Il
existe plusieurs catégories de biens durables, parmi lesquelles celle
des immobilisations qui concerne le plus les mutuelles. Cette
catégorie comprend les terrains, les locaux achetés ou construits (ou
en construction), le mobilier, le matériel (de bureau, de transport…),
etc. Ces immobilisations perdent de la valeur avec le temps. Cette
dépréciation est enregistrée chaque année dans des comptes
d’amortissement.
Les biens circulants

Il s’agit de biens provisoires liés aux activités courantes de la mutuelle.
Ils sont destinés à être transformés rapidement et sont renouvelés
plusieurs fois au cours d’un exercice:
4 les stocks;
4 l’argent disponible en caisse et/ou en banque;
4 les sommes dues (créances) à la mutuelle (il s’agit essentiellement
des retards de cotisations);
4 les placements.
Le bilan Le bilan est le document comptable qui permet de réaliser un

inventaire. Il dresse une «photographie» du patrimoine de la mutuelle,
à un moment précis. Il se présente sous la forme d’un tableau qui
récapitule:
4 d’une part, le passif, c’est-à-dire l’ensemble des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle;
4 d’autre part, l’actif, c’est-à-dire l’ensemble des biens dont dispose
la mutuelle.
Le passif
Le passif comprend plusieurs rubriques qui sont classées en fonction
de leur nature. Il distingue ainsi les capitaux propres et les capitaux
étrangers.
Les capitaux propres.

Ce sont les capitaux qui appartiennent à la mutuelle et proviennent
des adhérents, des subventions, des réserves, etc.
Les capitaux étrangers.

Il s’agit des dettes de la mutuelle qui regroupent tout ce que celle-ci
doit à d’autres structures, tels que les factures à payer aux prestataires
de soins, les prêts bancaires, etc. Les dettes sont divisées en deux
catégories:
4 les dettes à court terme. Elles sont remboursables dans l’année;
4 les dettes à long terme. Leur remboursement s’étale sur plus d’une
année.
Cette distinction entre les capitaux propres et les capitaux étrangers
est importante notamment pour déterminer la stabilité et la solidité
financière de la mutuelle. A la différence des capitaux propres, les
capitaux étrangers seront à rembourser tôt ou tard. La prévision de ce
remboursement détermine en partie le fonctionnement présent de la
mutuelle.
L’actif
L’actif se décompose également en deux grandes rubriques: l’actif
immobilisé et l’actif circulant.
L’actif immobilisé. Il s’agit de tous les biens durables de la mutuelle
qui peuvent être utilisés dans la durée: terrains, bâtiments, mobilier,
matériel, véhicules.
L’actif circulant. Il s’agit des biens liés aux activités courantes de la
mutuelle. Ils sont destinés à être transformés rapidement et peuvent
être renouvelés plusieurs fois au cours d’un exercice: stocks, argent
liquide en caisse, montants en banque, créances, etc.
Le bilan se présente donc schématiquement de la façon suivante:
ACTIF PASSIF
Actif circulant Capitaux étrangers
Total actif Total passif
Le total de la colonne actif doit toujours être égal à celui de la

colonne passif.
1.3 Les mutations du bilan

L’ouverture de la comptabilité passe nécessairement par la description de la situation de
départ de la mutuelle. Cette description servira ensuite de point de référence pour
l’évaluation de l’évolution économique et financière de la mutuelle. L’établissement de la
situation de départ s’applique aussi bien à une mutuelle qui débute ses activités qu’à une
mutuelle qui fonctionne depuis un certain temps mais n’a jamais tenu de comptabilité.
Etablir la situation de départ consiste à réaliser un inventaire des biens, des capitaux propres
et des dettes de la mutuelle et à construire un tableau en deux colonnes, appelé bilan
d’ouverture ou bilan initial, reprenant d’une part l’actif et d’autre part le passif.
A partir du bilan initial et durant une période, appelée exercice, dont la durée est
généralement d’une année, la mutuelle va réaliser un certain nombre d’opérations. Chaque
nouvelle opération augmente, diminue ou modifie la répartition des actifs et des capitaux de
la mutuelle et affecte par conséquent son bilan.
A l’issue de cet exercice et suite à la dernière opération réalisée, le bilan final présentera la
situation de la mutuelle à la date de clôture. Il indiquera également le résultat de la mutuelle
qui sera soit un excédent soit un déficit.

BIT/STEP
Exemple
Une association de commerçants a constitué une mutuelle de santé en faveur de ses membres
et de leurs familles. La mutuelle s’est dotée de ses propres organes, suite à son AG constitutive.
Pour favoriser le démarrage de la mutuelle, l’association met gratuitement à sa disposition un
bureau avec tables, chaises et mobilier divers, pour une valeur de 150 000 UM. L’association
donne également 50 000 UM (45 000 UM à la banque et 5 000 UM en espèces) à la mutuelle
pour couvrir ses premiers frais.
Le bilan initial de la mutuelle des commerçants se présente schématiquement ainsi:
Bilan d’ouverture de la mutuelle des commerçants
ACTIF PASSIF
Banque 45 000 Capitaux étrangers
Caisse 5 000
Après avoir ouvert sa comptabilité, la mutuelle des commerçants débute ses premières
opérations.
l Les premiers adhérents s’inscrivent et paient leurs droits d’adhésion et leurs premières
cotisations. 200 000 UM sont collectés par la mutuelle et déposés en banque.
Le bilan de la mutuelle évolue de la façon suivante:
ACTIF PASSIF
Le total de l’actif a augmenté par rapport au passif. La mutuelle a acquis de nouvelles

ressources produites par son activité. Ces ressources sont des produits qui affectent
positivement le résultat de la mutuelle.
l La mutuelle paie des services d’entretien du bâtiment et des factures de consommation d’eau
et d’électricité pour un montant total de 25 000 UM (dont 2 000 de la caisse et 23 000 de la
banque).

Son bilan évolue de nouveau, de la façon suivante:
ACTIF PASSIF
Les montants en caisse et en banque ont diminué de 25 000 UM, sans contrepartie dans le
bilan. La mutuelle a utilisé une partie de ses ressources pour payer des services nécessaires à
son fonctionnement. Ceux-ci constituent une charge pour la mutuelle qui s’est appauvrie.
Le bilan fournit des informations nécessaires mais insuffisantes. En effet, il ne donne aucune
explication sur les opérations qui entraînent sa mutation. Après plusieurs mois, qui se
souviendra des premiers achats de fournitures, des premières cotisations, etc.? Ces
explications sont pourtant très utiles pour analyser les performances et la viabilité de la
mutuelle.
Aussi, est-il nécessaire de mettre en place d’autres mécanismes comptables permettant
d’affecter ces opérations dans divers comptes de charges et de produits qui serviront en fin
d’exercice à établir un compte de résultat.
La mutuelle pourra ainsi non seulement savoir si elle s’est enrichie ou appauvrie, mais elle
sera également en mesure d’en analyser les raisons.
1.4 Les notions de charges et de produits
Les charges Les opérations qui entraînent un appauvrissement de la mutuelle sont

des charges. Une charge est la constatation de la consommation de
biens et de services nécessaires à l’activité de la mutuelle durant
l’exercice. Elle affecte le résultat de la mutuelle en négatif.
Les charges sont classées en trois grandes catégories parmi lesquelles
sont ici citées celles intéressant le plus une mutuelle.
Les charges d’exploitation

Cette première catégorie regroupe les charges liées au fonctionnement
normal et courant. Dans le cadre d’une mutuelle, il s’agit notamment:
4 des prestations maladie: paiement des prestataires de soins ou
remboursement des dépenses de soins aux adhérents;
4 des frais de fonctionnement: achats de fournitures, frais de
déplacement, salaires et indemnités, etc.;

BIT/STEP
4 des frais d’animation et de formation: frais d’envoi en formation
des responsables de la mutuelle, rémunération de formateurs, etc.
Les charges financières

Cette catégorie regroupe les charges qui sont liées aux opérations
financières, en particulier:
4 les intérêts des emprunts;
4 les frais financiers relatifs au fonctionnement normal du ou des
comptes bancaires (agios, frais de tenue des comptes, etc.).
Les charges exceptionnelles

Ces charges sont relatives à des opérations exceptionnelles. Figurent
notamment dans cette catégorie:
4 les pénalités et amendes fiscales;
4 les créances irrécouvrables;
4 éventuellement, des dons de la mutuelle à des adhérents dans le
besoin, attribués au titre de la solidarité et en dehors de ses
prestations normales.
Les produits Les opérations qui entraînent un enrichissement de la mutuelle sont

des produits. Les produits affectent le résultat de la mutuelle en positif.
Les produits sont également classés en trois catégories.
Les produits d’exploitation

Ces produits sont liés aux activités normales de la mutuelle. Cette
catégorie comprend notamment:
4 les droits d’adhésions;
4 les cotisations;
4 les produits issus d’autres activités de la mutuelle telles que:
— les prestations de services auxiliaires: il s’agit d’un ensemble
de prestations rémunérées offertes par la mutuelle à ses
adhérents, voire également aux non-adhérents, en complément
de la couverture des dépenses de soins (transports des
malades, gardes-malades, etc.);
— les activités promotionnelles (tombolas, fêtes, etc.);
— la location de locaux, de matériel, etc.;
— les subventions dont celles d’équilibre.
Les produits financiers

Ces produits sont liés aux opérations financières et englobent
notamment les intérêts produits par des placements ou des comptes
d’épargne.

Les produits exceptionnels
Il s’agit des produits qui ne résultent pas de l’activité normale de la
mutuelle.
1.5 Le résultat net de l’exercice

Le résultat net de l’exercice est obtenu par deux moyens différents.
l Par le bilan qui présente la situation patrimoniale de la mutuelle. Le bilan mesure le
résultat en comparant la situation patrimoniale au début et à la fin de l’exercice. Ce
résultat est:
4 un excédent lorsque le total des actifs est supérieur au passif dont la mutuelle
disposait, autrement dit, la mutuelle a fait fructifier son patrimoine;
4 un déficit dans le cas inverse qui traduit un appauvrissement de la mutuelle.
l Par la différence entre les produits et les charges. Ce regroupement des charges et des
produits est réalisé dans un document appelé le compte de résultat.
Le résultat net de l’exercice obtenu par ces deux méthodes est le même. En effet, il est
équivalent de comparer les valeurs du patrimoine en début et en fin d’exercice (ce que fait le
bilan) ou de comparer les produits et les charges qui affectent ce patrimoine sur la même
période (ce que fait le compte de résultat).
Le résultat net de l’exercice peut être décomposé en trois résultats distincts.
l Le résultat d’exploitation qui est la différence entre les charges et les produits
d’exploitation. Ce résultat est un excédent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits d’exploitation est supérieur aux charges d’exploitation, et inversement;
l Le résultat financier qui est la différence entre les charges et les produits financiers. Ce
résultat est un excédent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total des produits
financiers est supérieur aux charges financières, et inversement;
l Le résultat exceptionnel qui est la différence entre les charges et les produits
exceptionnels. Ce résultat est un excédent (inscrit dans la colonne charge) lorsque le total
des produits exceptionnels est supérieur aux charges exceptionnelles, et inversement.
1.6 Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document important qui récapitule les charges et les produits
d’un exercice et permet de déterminer le résultat ainsi que de comprendre comment celui-ci
s’est formé.
Le compte de résultat se présente sous la forme d’un tableau synthétique en deux colonnes:
l celle de gauche présente les charges;
l celle de droite présente les produits.
Dans chaque colonne, les produits et les charges sont recensés par catégories, selon un
classement standardisé.

BIT/STEP
Charges Produits
Charges d’exploitation Produits d’exploitation

Résultat d’exploitation
Charges financières Produits financiers
Résultat financier
Charges exceptionnelles Produits exceptionnels
Résultat exceptionnel
Résultat net
Total des charges Total des produits
Dans la suite, seul le résultat net sera mentionné pour simplifier la présentation du compte de
résultat.
Le fonctionnement des comptes
Il a été vu dans le chapitre précédent que le bilan comptable subit des mutations du fait des
opérations économiques que réalise la mutuelle. Pour éviter d’établir constamment un
nouveau bilan et pour conserver des informations concernant ces mutations, celles-ci sont
enregistrées dans des comptes. Ces comptes permettront d’établir le compte de résultat et le
bilan de l’exercice.
Ce chapitre explique le rôle, l’organisation et le fonctionnement des comptes. Il ne peut
suffire cependant à apporter une formation complète en la matière. L’objectif est ici de
donner des explications accessibles aux administrateurs des mutuelles afin de renforcer leur
capacité à dialoguer avec les comptables et à utiliser les documents produits par la
comptabilité.
2.1 Le compte
Un compte est un tableau permettant d’enregistrer les opérations qui modifient une rubrique
du bilan ou du compte de résultat.
L’utilisation des comptes permet de:
l conserver une trace des opérations enregistrées chronologiquement et de manière
continue dans les différents comptes en fonction de leur nature;
l disposer à tout moment d’information sur l’état de la caisse, les dettes, les produits, les
charges, etc.;
l faciliter l’établissement des comptes annuels (bilan et compte de résultat) de l’exercice,
ainsi que de statistiques et d’indicateurs concernant le fonctionnement.

Présentation
Un compte se présente sous la forme d’un tableau dont le tracé peut s’effectuer de deux
façons différentes:
l débit et crédit séparés;
l débit et crédit réunis (cette présentation est surtout adaptée aux comptes de trésorerie:
caisse, banque, etc.)
Exemple
Débit et crédit séparés

En mars 2002, le compte de la Mutuelle de santé Espoir, destiné à enregistrer les prestations
maladie remboursées à l’Hôpital Bonne Santé, se présente ainsi:
Compte: 6201 - Hôpital Bonne Santé

DEBIT CREDIT

10/02/02 Facture janvier 2002 28 300
(fact. n° 23)
12/03/02 Facture février 2002 36 500

(fact. n° 48)
Solde 64 800 Solde
Débit et crédit réunis

En mars 2002, le compte banque de la Mutuelle Espoir se présente ainsi:
Compte: 5211 - Caisse Populaire de Mogo

Sommes
Dates Libellés Solde
Débit Crédit
06/03/02 Dépôt cotisations du mois 59 000 105 000

de mars
12/03/02 Paiement facture février 36 500 68 500

(n° 48) de l’Hôpital Bonne
Santé
La présentation matérielle du compte doit obligatoirement indiquer:

l la date effective de l’opération;
l la nature de l’opération (libellé), par exemple: Facture février 2002 (fact. n° 48);
l les montants portés au débit du compte;
l les montants portés au crédit du compte;

BIT/STEP
l le solde inscrit dans une colonne spécifique (débit et crédit réunis) ou en bas de la
colonne débit ou de la colonne crédit (débit et crédit séparés).
l Chaque tableau de compte doit être dédié à un compte unique.
l Une mutuelle doit ouvrir progressivement et utiliser uniquement les comptes qui lui sont
utiles (voir la section sur le plan comptable ci-dessous).
l Les comptes de charges et de produits sont ouverts au cours de l’exercice en fonction des
besoins. Contrairement aux comptes de bilan, il n’y a pas de report de solde d’un
exercice à l’autre.
l Les enregistrements des opérations dans ces différents comptes doivent se faire ligne
après ligne. La saisie de l’information doit être faite en temps réel c’est-à-dire au moment
où l’opération est réalisée.
l Les comptes sont arrêtés le dernier jour de l’exercice comptable. Pour procéder à la
clôture de la comptabilité, on totalise le débit puis le crédit, la différence entre ces deux
totaux correspondant au solde du compte qui sera inscrit dans la colonne dont le total est
le plus faible (débit et crédit séparés).
l Les comptes de bilan sont rouverts dès le début d’un nouvel exercice. Pour rouvrir un
compte de bilan, on inscrit le report du solde de l’exercice précédent au débit si ce solde
était débiteur, ou au crédit, s’il était créditeur.
Exemple
Clôture et réouverture du compte caisse

Compte: 57 - Caisse
Débit Crédit

25/11/02 Avoir en caisse 50 000 10/12/02 Facture novembre CS 25 000
Malika (fact. n° 110)
05/12/02 Cotisations de décembre 10 000 31/12/02 Solde débiteur 35 000
Total 60 000 Total 60 000
01/01/03 Report à nouveau du 35 000

solde précédent
Le fonctionnement Les comptes servent à enregistrer les opérations financières et les flux.
des comptes Ceux-ci se caractérisent par:
4 leur origine;
4 leur destination;
4 leur montant.

Ces caractéristiques des flux sont à la base de la comptabilité en partie
double pour laquelle:
4 l’origine d’un flux intéresse un compte;
4 sa destination intéresse un autre compte.
Chaque opération intéresse donc au moins deux comptes. La
question est de savoir de quel côté de chaque compte le montant de
l’opération doit être inscrit. Pour ce faire, il faut au préalable
distinguer les comptes de bilan et les comptes de gestion.
4 Les comptes de bilan qui regroupent:
— à l’actif, les comptes qui Débit Crédit
représentent les biens durables et Augmentation Diminution
circulants de la mutuelle (l’emploi
des ressources). Ces comptes sont
des comptes débiteurs. Leur valeur
augmente du fait des débits et
diminue du fait des crédits;
— au passif, les comptes qui Débit Crédit
représentent l’origine des ressources. Diminution Augmentation
Ces comptes sont des comptes
créditeurs. Leur valeur absolue
diminue du fait des débits et
augmente du fait des crédits.
4 Les comptes de gestion qui comprennent:
— les comptes de charges dont Débit Crédit
l’augmentation est enregistrée au Augmentation Diminution
débit et la diminution au crédit;
— les comptes de produits qui, à Débit Crédit
l’inverse, augmentent par le crédit Diminution Augmentation
et diminuent par le débit.
Le solde Le solde d’un compte mesure la différence entre les montants inscrits
d’un compte au débit et ceux inscrits au crédit. Lorsque le total des montants
inscrits au débit d’un compte est supérieur au total de ceux inscrits au
crédit, on dit que le solde est débiteur. A l’inverse, lorsque le total de
la colonne crédit est supérieur à celui de la colonne débit, on dit que
le solde est créditeur. Lorsque les totaux des deux colonnes sont
égaux, on dit que le solde est nul.
Le grand livre Les comptes sont regroupés dans un document appelé le grand livre.
Le grand livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilité de la
mutuelle. Il peut se présenter de différentes formes, dont la principale
et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche
cartonnée, au recto et au verso. Les enregistrements se font en
continu au recto puis au verso. Lorsqu’une fiche est complètement
remplie, on en utilise une nouvelle, jointe à la première. Ces fiches

BIT/STEP
sont conservées soit dans un bac, soit dans un classeur (cette seconde
solution étant la plus pratique).
2.2 Le plan comptable
Définition La tenue d’une comptabilité exige une organisation méthodique. Une

des premières tâches à réaliser lors de l’ouverture de la comptabilité
d’une mutuelle de santé est de déterminer la liste des comptes qui
seront ouverts. Cette liste fait partie du plan comptable de la mutuelle
qui présente les procédures et l’organisation comptables.
Chaque compte est identifié par un numéro de code de façon à:
4 simplifier la classification;
4 repérer rapidement chaque compte;
4 préciser le type de comptes (classe) auquel appartient un compte
donné.
Pour élaborer son plan comptable, une mutuelle doit d’abord tenir
compte du Plan comptable général en vigueur dans le pays. Ce Plan
comptable présente la liste des comptes, les principes et les règles
ainsi que la terminologie préconisés ou imposés par l’Etat. Il peut
cependant être adapté aux caractéristiques des mutuelles.
L’utilisation de ce Plan comptable général, moyennant éventuellement
les adaptations nécessaires, présente plusieurs avantages. Il permet
notamment de mettre en place un langage commun entre toutes les
mutuelles qui adoptent les mêmes usages concernant la
terminologie, l’enregistrement des opérations dans les comptes, la
présentation des documents comptables, etc.
La liste Chaque Plan comptable général propose une liste de comptes

des comptes subdivisée en classes et suit une codification qui permet la
classification des opérations.
On trouvera, par exemple, au moins sept classes réparties en deux
grandes catégories de comptes.
4 Les comptes de bilan:
— Classe 1: Comptes de capitaux;
— Classe 2: Comptes d’immobilisation;
— Classe 3: Comptes de stock;
— Classe 4: Comptes de tiers;
— Classe 5: Comptes financiers.

4 Les comptes de gestion:
— Classe 6: Comptes de charges;
— Classe 7: Comptes de produits.
Chaque classe est divisée en comptes principaux numérotés de 0 à 9.
De même, ces comptes principaux sont subdivisés en comptes
divisionnaires également numérotés qui peuvent encore être
subdivisés en sous-comptes, en fonction des besoins d’analyse de la
mutuelle.
Par exemple, concernant les prestations maladie:
Comptes Comptes
Classe Sous-comptes
principaux divisionnaires
6. Charges
620. Prestations maladie
6201. Hôpital Bonne Santé
6202. CS Malika
6203. CS Saint Victor
6204. Maternité de la Paix
Une mutuelle de santé peut ainsi adapter la liste des comptes en

fonction de ses propres besoins, en sachant que:
4 elle ne doit ouvrir que les comptes qui lui sont nécessaires;
4 il est souvent inutile de rentrer dans trop de détails;
4 un trop grand nombre de comptes ouverts est une source de
complications et de confusions.
Exemple
Les pays de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopté un plan
comptable commun appelé Système Comptable Ouest Africain (SYSCOA).
Le SYSCOA répartit les comptes en neuf classes. Sept classes sont décrites ici dans la mesure où
elles intéressent directement les organisations mutualistes (la classe 8 reprend les comptes
d’autres charges et produits et la classe 9 regroupe des comptes de comptabilité analytique
destinés au calcul des coûts dans l’industrie).
Le cadre comptable décrit ici est directement inspiré du Plan comptable SYSCOA, avec
quelques aménagements afin de l’adapter à la spécificité d’une mutuelle de santé.
Cette liste des comptes n’est pas exhaustive. L’objectif est ici de faire ressortir les comptes qui
intéressent directement la mutuelle.

BIT/STEP
BILAN
Classe 1 - Ressources durables Actif Passif
10. Dons et apports Classe 1
Ce compte est un premier aménagement du

SYSCOA standard où il est repris sous la
dénomination «10. Capital»
102 Dons. Les dons sont des biens qui doivent être valorisés ou des sommes versées à la
mutuelle par des acteurs privés ou publics, sans contrepartie directe ou indirecte.
103 Apports. Ici sont comptabilisés les apports des adhérents dont le droit de reprise
n’est prévu qu’en cas de dissolution de la mutuelle.
11. Réserves
Les réserves sont des capitaux propres constitués par la mutuelle, notamment à partir des
excédents, pour faire face aux situations imprévues.
12. Report à nouveau
Ce compte sert à reporter sur l’année suivante, tout ou une partie du résultat de l’année
qui vient de s’achever. On rencontre deux cas de figure:
121 Report à nouveau créditeur. Dans le cas d’excédents importants et lorsque le
plafond des réserves a été atteint, le reste des excédents peut être reporté à
l’exercice suivant, en attendant de l’affecter.
129 Report à nouveau débiteur. La totalité d’un déficit d’un exercice est reporté sur
l’exercice en cours, voire les exercices suivants, avec l’espoir que ceux-ci
produiront des excédents qui combleront ce report négatif.
13. Résultat
Le résultat de l’exercice est enregistré dans ce compte. Différents comptes sont utilisés,
notamment:
130 Résultat en instance d’affectation
131 Résultat net: Excédent
135 Résultat d’exploitation
136 Résultat financier
139 Résultat net: Déficit
14. Subvention d’investissement
141 Subventions d’équipement. Sont inscrites dans ce compte les subventions destinées
à l’achat d’immobilisation. On y inscrit également la contre-valeur des
immobilisations reçue en nature. Ce compte peut être subdivisé lorsqu’une
mutuelle bénéficie de la contribution de plusieurs institutions. Par exemple:
1411 Etat
1414 Commune

1417 Organismes internationaux:
1417.1 ONG «Solidarité Mutualiste»
1417.2 «Organisation Mondiale de la Mutualité»
149 Subventions d’équipement amorties. La valeur d’origine des immobilisations
diminue avec leur amortissement annuel. La valeur des subventions reçues doit
refléter la même dépréciation. On inscrit donc dans ce compte la contre-valeur
exacte des amortissements opérés en fin d’exercice sur les différents équipements
subventionnés.
15. Provisions réglementées
Ce compte enregistre les provisions réglementées relatives notamment aux
immobilisations, aux stocks et les provisions pour investissement. La constitution de
provisions est réglementée, selon le type de charges à provisionner, car ce compte
pourrait servir à masquer des pratiques illicites.
16. Emprunts et dettes à plus d’un an
Ce compte enregistre les dettes contractées par la mutuelle dont l’échéance de
remboursement est supérieure à une année complète.
167 Avances assorties de conditions particulières. Lorsqu’une mutuelle adhère à un
fonds de garantie, elle peut recevoir de ce dernier une avance de trésorerie en cas
de crise financière. Cette avance est enregistrée dans ce type de compte. Les
modalités et le délai de remboursement de l’avance font l’objet d’une entente entre
la structure gestionnaire du fonds de garantie et la mutuelle.
168 Autres emprunts et dettes. Les apports des adhérents dont la date de reprise est
fixée à plus ou moins long terme sont comptabilisés ici.
19. Provisions financières pour risques et charges
Ces provisions ont pour but de prévoir les pertes ou des charges considérées comme
probables à la fin d’un exercice mais dont le montant n’est pas toujours connu. Pour
chaque provision, il faut indiquer le pourcentage de provisionnement et en donner la
justification.
BILAN
Classe 2 - Actif immobilisé Actif Passif
22. Terrains
Classe 2
Ce compte enregistre la valeur des terrains
dont dispose éventuellement une mutuelle de
santé.
23. Bâtiments, installations techniques et agencements

Ce compte enregistre notamment la valeur d’acquisition des bâtiments, les ouvrages
d’infrastructures, les installations techniques et les aménagements de bureaux de la
mutuelle de santé.
24. Matériel
On enregistre dans ce compte la valeur d’achat du matériel dont dispose la mutuelle,
notamment:

BIT/STEP
244 Matériel et mobilier
2441 Matériel de bureau
2442 Matériel informatique
2444 Matériel bureautique
245 Matériel de transport
2451 Cyclomoteur
2452 Vélo
27. Immobilisations financières
Ce compte enregistre les immobilisations financières de la mutuelle sous forme
notamment de prêts ou créances non commerciales ou sur l’Etat, d’intérêts ou de cautions
versées.
271 Prêts et créances non commerciales. Ce compte est utile pour une mutuelle qui
adhère à un fonds de garantie. Les contributions annuelles de la mutuelle à ce
fonds continuent de lui appartenir et constituent une immobilisation.
272 Prêts au personnel
275 Dépôts et cautionnements versés (loyers, eau, électricité)
276 Intérêts courus
278 Immobilisations financières diverses
28. Amortissements
On enregistre dans ces comptes la perte de valeur des immobilisations de la mutuelle qui
sont amortissables:
282 Amortissement des terrains
283 Amortissement des bâtiments, installations techniques et agencements
284 Amortissement du matériel
Les montants des amortissements inscrits dans ces comptes viennent en diminution
directe des immobilisations concernées, permettant ainsi de constater la valeur
résiduelle de ces biens.
29. Provisions pour dépréciation
Ce compte enregistre les dépréciations de valeur des actifs tels que les terrains, les
bâtiments, le matériel.
BILAN
Classe 3 - Stocks
Actif Passif
L’utilisation des comptes de la classe 3 dans
une mutuelle, dont l’activité se limite à
l’assurance santé, est relativement rare.
Néanmoins, si la mutuelle dispose de Classe 3
fournitures ou de consommables de valeur, on
les enregistre dans un compte de stocks.
32. Fournitures

33. Autres approvisionnements
BILAN
Classe 4 - Comptes de tiers Actif Passif
Les comptes de la classe 4 enregistrent toutes
les opérations de dettes à court terme et de
créances. Les créances figurent à l’actif du
bilan et les dettes au passif. On présentera ici Classe 4 Classe 4
les principaux comptes intéressant une
mutuelle.
40. Fournisseurs, dettes en cours (passif)
Ce compte est surtout utilisé pour enregistrer les dettes de la mutuelle auprès des
prestataires de soins (factures à payer). Pour mieux suivre les relations avec chaque
prestataire, il est possible d’ouvrir plusieurs comptes de fournisseur, par exemple:
41. Adhérents et comptes rattachés (actif)
Ce compte est utilisé pour enregistrer notamment les cotisations à recevoir. Il s’agit d’un
compte important dans la mesure où les retards de cotisations constituent un problème
fréquemment rencontré par les mutuelles. Le détail des enregistrements de ce compte est
fourni par le registre de cotisation (voir partie 2: La gestion des adhésions, des cotisations
et des prestations).
42. Personnel (actif)
421 Personnel, avances et acomptes. Il s’agit des avances sur salaire accordées aux
membres du personnel, à distinguer des prêts.
D’autres comptes de cette classe servent à enregistrer les éventuelles dettes et créances comme
les charges sociales, la TVA, les créances et dettes diverses notamment auprès de:
43. Organismes sociaux
44. Etat et collectivités
45. Organismes internationaux
47. Débiteurs et créditeurs divers
476 Charges constatées d’avance. Il s’agit d’un compte de régularisation utilisé en fin
d’exercice pour certaines charges qui concernent à la fois l’exercice qui se termine
et l’exercice suivant. Ce compte enregistre la part de la charge qui concerne
l’exercice suivant. Il a ainsi pour effet de diminuer le compte de charge pour
l’exercice qui se termine.
477 Produits constatés d’avance. Le principe de ce compte est le même que pour le
précédent. Certains produits ont pu être perçus durant l’exercice qui s’achève mais
concernent tout ou en partie l’exercice suivant. On enregistre donc dans ce compte
les montants concernant l’exercice suivant qui sont ainsi retirés du calcul du
résultat. Ce compte est surtout utilisé pour les cotisations perçues d’avance. On
trouvera ainsi, par exemple:
4771 Cotisations perçues d’avance

BIT/STEP
BILAN
Classe 5 - Comptes de trésorerie Actif Passif
52. Banque
Ce compte doit être détaillé en fonction des
différents établissements bancaires où la
4
mutuelle a ouvert des comptes et du type de
compte. La Mutuelle Espoir a, par exemple, Classe 5
ouvert les comptes suivants:
521 Banques locales
5211 Caisse populaire de Mogo, compte courant
5212 Caisse populaire de Mogo, compte d’épargne
57. Caisse
Sont enregistrées dans ce compte toutes les opérations réalisées sur la (ou les) caisse(s) de
la mutuelle. Il s’agit par exemple:
571 Caisse siège social
5711 En FCFA
5712 En devises
572 Caisse succursale
5721 En FCFA
5722 En devises
COMPTE DE RESULTAT
Classe 6 - Comptes de charges des Charges Produits
activités ordinaires Classe 6
60. Achats et variations de stocks
Tous les achats de fournitures de bureau
(papeterie, stylos, etc.), de carburant, de fournitures diverses, ainsi que les éventuelles
factures d’électricité, d’eau, etc., entrent dans cette première catégorie de charges. En
fonction de ces différents achats, la mutuelle peut ouvrir différents comptes tels que:
601 Cartes d’adhérent
602 Documents de gestion (imprimerie)
603 Documents de gestion (papeterie)
604 Fournitures de bureau diverses
605 Carburant (pétrole lampant)
606 Téléphone
etc.
61. Transports
Entrent dans cette catégorie tous les frais de déplacement. Une typologie peut
éventuellement être faite en fonction de l’objet des déplacements: animation, formation,
administration, etc.

620 Prestations maladie
On enregistre ici tous les paiements de factures aux différents prestataires (ou
remboursement aux adhérents). Des sous-comptes peuvent être créés afin de
distinguer chaque prestataire. On peut créer un compte pour chaque service de
santé couvert chez chaque prestataire. L’intérêt d’un tel détail reste à vérifier en
fonction des prestations de la mutuelle. Il est surtout intéressant lorsque la gestion
est informatisée. La Mutuelle Espoir, par exemple, a ouvert les comptes suivants:
62011 Pédiatrie
62012 Médecine générale
etc.
62021 Petite hospitalisation
62022 Accouchements
6203 Centre de santé Saint Victor
622 Locations et charges locatives
625 Primes d’assurance
La mutuelle enregistre dans ce compte les primes d’assurance notamment sur le
matériel de transport, les risques d’exploitation, etc. Lorsqu’une mutuelle se
réassure auprès d’un autre organisme (voir partie 6: La gestion des risques), elle
enregistre ici les primes qu’elle verse. Ce compte ne doit pas être confondu avec
d’éventuelles assurances souscrites pour le personnel salarié de la mutuelle (qui
feraient l’objet d’un compte 66).
63. Autres services extérieurs
On trouvera dans cette catégorie notamment:
631 Frais bancaires
633 Frais de formation du personnel
64. Impôts et taxes
65. Autres charges
66. Charges de personnel
661 Rémunérations directes versées au personnel (6611 Salaires, 6612 Primes, etc.)
663 Indemnités (6631 Logement, 6632 Représentation, etc.)
664 Charges sociales
67. Frais financiers et charges assimilées
671 Intérêts des emprunts
674 Autres intérêts

BIT/STEP
68. Dotations aux amortissements
Ce compte regroupe toutes les dotations aux amortissements d’exploitation et à caractère
financier.
69. Dotations aux provisions
Ce compte regroupe les dotations aux provisions d’exploitation et financières.
COMPTE DE RESULTAT
Classe 7 - Comptes de produits Charges Produits
70. Vente Classe 6 Classe 7
Ce compte regroupe les prestations rémunérées

des services auxiliaires offertes par la mutuelle à ses adhérents, voire également à des
non-adhérents, tels que le transport des malades, les services de garde-malade, etc. Il
inclut également les produits d’activités promotionnelles (tombolas, fêtes, etc.), la location
des immeubles ou du matériel de la mutuelle à des tiers, etc.
71. Subventions d’exploitation
Une distinction est à faire suivant les institutions ayant fourni les subventions.
75. Cotisations et droits d’adhésion
751 Cotisations
752 Droits d’adhésion
77. Revenus financiers et produits assimilés
771 Intérêts de prêts
Le déroulement des opérations comptables
Le processus comptable, du bilan d’ouverture au bilan de clôture d’un exercice, repose sur le
classement des opérations et leur enregistrement dans des comptes.
Les travaux d’enregistrement doivent suivre une procédure précise et nécessitent l’emploi de
plusieurs documents comptables. Ces travaux sont quotidiens, mensuels et annuels. On
s’intéressera ici aux travaux comptables quotidiens et mensuels; les travaux annuels qui
concernent la clôture et l’ouverture d’un exercice seront abordés dans les deux chapitres
suivants.
Dans le cadre d’un système de comptabilité en partie double classique, les travaux
permanents (quotidiens et mensuels) d’enregistrement et de classement des opérations
reposent sur deux documents principaux: le journal et le grand livre. En fonction de la taille,
de la diversité des services offerts, du nombre d’opérations réalisées quotidiennement, etc.,
une mutuelle de santé peut opter pour des variantes de ce système d’enregistrement
comptable. Ce choix dépend également des compétences disponibles au sein de la mutuelle.
Le manque de compétences est souvent considéré comme un frein à la mise en place d’une
comptabilité, toutes les mutuelles n’ayant pas les moyens d’embaucher un comptable. Il
existe cependant une alternative qui consiste à partager les travaux comptables entre la

mutuelle et une structure externe qualifiée (bureau comptable, union de mutuelles ou autre).
Dans ce cas, les administrateurs de la mutuelle réalisent un enregistrement simplifié des
opérations et confient à la structure externe les travaux qui demandent des compétences plus
poussées en comptabilité.
3.1 La comptabilité classique

Le système classique repose sur les principes suivants:
l les enregistrements et les écritures comptables sont réalisés par une seule personne;
l chaque opération fait l’objet d’un double enregistrement:
4 dès qu’une opération survient ou est connue, elle est inscrite dans un document
appelé journal, on dit qu’elle est «enregistrée» ou «journalisée»;
4 elle est ensuite reportée dans un grand livre réunissant l’ensemble des comptes
suivant les mécanismes de la partie double (c’est-à-dire d’un enregistrement dans
deux comptes) présentés dans le chapitre précédent.
Le journal Le journal est le premier document utilisé dans le cadre du système

classique. Il a pour fonction d’enregistrer toutes les opérations
comptables, quelle que soit leur nature, dans l’ordre chronologique
et au jour le jour.
Présentation
Le journal est un livre dont les pages sont numérotées et présentées
toutes de la même façon. Les écritures passées pour une opération
constituent un article du journal. Chaque page se présente comme un
tableau comprenant:
4 une colonne «Numéro de compte» dans laquelle sont inscrits les
numéros des comptes affectés par l’opération, en fonction du plan
comptable de la mutuelle;
4 une colonne «Libellé» dans laquelle sont inscrits les noms du ou
des comptes débités et du ou des comptes crédités (chaque
opération concernant au moins deux comptes). Une brève
description de l’opération est également donnée;
4 une colonne «Débit» dans laquelle sont inscrits les montants à
débiter;
4 une colonne «Crédit» dans laquelle sont inscrits les montants à
créditer.
La date de l’opération est mentionnée sur une ligne séparant chaque
article.
4 Chaque opération doit être enregistrée dans le journal dès qu’elle
est réalisée ou connue.

BIT/STEP
4 Pour chaque opération, on inscrit d’abord le compte débité puis,
à la ligne suivante, le compte crédité.
4 Les enregistrements se font sur la base de pièces justificatives qui
attribué dans le journal à chaque pièce justificative et est reporté
sur celle-ci.
4 Aucune page ne peut être déchirée. On ne peut également laisser
des blancs, mettre des inscriptions en marge, effacer ou raturer
des écritures.
4 Les écritures du journal doivent être reportées dans le grand livre.
Pour ce faire, il faut régulièrement relever successivement les
articles en les pointant (on met un point devant chaque somme
reportée, ce qui évite de la reporter une nouvelle fois par erreur)
dès que le report est effectué.
Exemple
Les cotisations collectées chaque jour (durant les cinq premiers jours de chaque mois) par une
mutuelle sont enregistrées dans le journal le soir. Le total des cotisations payées le 5 janvier
s’élevait à 130 000 UM.
Le 6 janvier, la mutuelle reçoit la facture du mois de décembre de l’hôpital. Cette facture s’élève
à 50 000 UM. Elle ne sera payée que dans plusieurs jours, aussi est-elle comptabilisée comme
une dette à court terme.
Ces opérations ont été enregistrées de la façon suivante dans le journal.
Journal
Numéro LIBELLES
Débit Crédit
des comptes
5 janvier 2002
57 Caisse 130 000
751 Cotisation — 130 000

Cotisations encaissées durant
la journée du 5 janvier
6 janvier 2002
6201 Prestations maladie - Hôpi- 50 000

tal Bonne Santé
401 Facture à payer — 50 000

Facture de décembre de
l’Hôpital Bonne Santé

Le système comptable classique correspond parfaitement à l’esprit de la comptabilité en
partie double. Il demande cependant le travail d’une personne suffisamment qualifiée en
matière de comptabilité. Des adaptations de ce système sont toutefois possibles afin de le
mettre à la portée notamment des petites mutuelles.
Une mutuelle peut notamment mettre en place une comptabilité «américaine» ou une
comptabilité de trésorerie. Elle peut également confier une partie des travaux comptables à
une structure extérieure.
3.2 La comptabilité «américaine»

Ce système est une variante du système classique, adapté aux petites organisations dont la
gestion ne nécessite que l’ouverture d’un nombre très réduit de comptes.
La comptabilité «américaine» simplifie les enregistrements en réunissant le journal et le grand
livre dans un seul document appelé journal-grand livre ou journal «américain». Ce type de
comptabilité présente plusieurs avantages:
l elle ne demande pas une formation comptable aussi poussée que dans le cas de la
comptabilité classique;
l le nombre de documents est réduit;
l l’ensemble de la comptabilité apparaît d’un seul coup d’œil; les recherches d’erreurs et
les contrôles sont facilités.
Toutefois, le nombre de colonnes sur ce document est nécessairement limité. Pour
compenser ce manque de place, certains utilisateurs ne font apparaître que les comptes les
plus souvent utilisés et regroupent l’enregistrement des autres opérations dans une colonne
«Divers à ventiler». Cette solution n’est valable que si ces opérations sont rares.
Le journal-grand Le journal-grand livre est le principal document utilisé dans le cadre

livre de la comptabilité «américaine».
Présentation
Il existe plusieurs présentations possibles du journal-grand livre. Le
modèle proposé ici est le plus courant. Il se présente sous la forme
d’un livre dont chaque page comporte un tableau qui mentionne
pour chaque opération:
4 la date;
4 le numéro d’ordre;
4 le libellé.
Il comporte également deux grandes rubriques:
4 le bilan;
4 le compte de résultat.
Chaque rubrique comporte les comptes de la mutuelle qui
augmentent ou diminuent en fonction des opérations enregistrées.

BIT/STEP
Quel que soit le modèle adopté, les règles d’utilisation ci-dessous
doivent être suivies:
4 chaque opération doit être immédiatement enregistrée dans le
journal-grand livre;
4 les enregistrements se font sur la base de pièces justificatives qui
attribué dans le journal-grand livre à chaque pièce justificative et
sert de référence pour son classement;
4 le tableau doit être soldé périodiquement, c’est-à-dire chaque fin
de semaine, de mois ou autre, en fonction du nombre
d’opérations. Cela permet de réaliser des contrôles de caisse ainsi
que des rapprochements bancaires;
4 le tableau de chaque nouvelle page débute obligatoirement par le
report du solde de chaque compte du tableau de la page
précédente;
4 les colonnes «divers», lorsqu’elles sont prévues, ne doivent servir
qu’occasionnellement. Dans le cas contraire, le journal-grand
livre devient rapidement inadapté et la mutuelle doit mettre en
place un autre système comptable.
Exemple
Une mutuelle de santé a mis en place une organisation et des modalités de fonctionnement très
simples. Le plan comptable de cette mutuelle est également très simple et comprend les
comptes suivants:
Comptes de bilan Comptes de gestion

Réserves Cotisations
Produits constatés d’avance Droits d’adhésion
Factures à payer (dettes à court Autres produits
terme) Prestations maladie
Caisse Fournitures
Banque Frais de déplacement
Cotisations à recevoir Autres charges
Au mois de février, le trésorier de la mutuelle inscrit les opérations suivantes:

l cotisations émises du mois de février: 90 000 UM dont 85 000 effectivement versées
par les adhérents;
l paiement de la facture de l’hôpital du mois de janvier: 50 000 UM;
l paiement de la facture du centre de santé: 15 000 UM;
l frais de déplacement du trésorier: 1 000 UM;
l virement de 25 000 UM de la caisse vers la banque.

146
Le journal-grand livre se présente de la manière suivante :
BILAN COMPTE DE RESULTAT
Actif du bilan Passif du bilan Charges Produits
Caisse Banque Cot. A Réserves Pdts Factures à Prestations ma- Fournitures Frais de Autres charges Cotisation Droits Autres
recevoir constatés payer ladie déplacement d’adhésion produits
d’avance
N° Date Opération D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C D C
ordre
... 05/02/00 Cotisations 85 000 5 000 90 000
... 10/02/00 Facture hôpital 50 000 50 000
... 12/02/00 Facture CS 15 000 15 000
... 12/02/00 Taxi 1 000 1

000
... 15/02/00 Virement interne 25 000 25 000
TOTAUX
Calcul des soldes SD 334 064 SD 658 026 SD 32 290 299 000 SC 407 600 SC 66 175 SC SD 841 500 SD 27 745 SD 22 400 SD 30 000 1 168 150 SC 5 100 SC - -
La ligne du bas indique les soldes des comptes calculés en fin d’année (SD = solde débiteur, SC = solde
créditeur). Il est ensuite facile de reconstituer le bilan et le compte de résultat sous leur forme normale.
BIT/STEP
3.3 La comptabilité de trésorerie
Une des particularités des mutuelles de santé est que la plus grande partie de leurs
opérations économiques se traduit par une entrée ou une sortie d’argent. Cela permet
l’emploi d’une autre variante de la comptabilité classique appelée comptabilité de trésorerie.
La comptabilité de trésorerie repose sur une subdivision du journal en trois journaux partiels:
l un journal de caisse qui enregistre les opérations à l’origine des entrées et des sorties
d’argent de la caisse;
l un journal de banque (il peut y en avoir plusieurs si la mutuelle dispose de plusieurs
comptes bancaires) qui enregistre les mouvements au niveau du compte bancaire;
l un journal des opérations diverses qui enregistre toutes les opérations qui n’entraînent ni
une sortie ni une entrée d’argent.
Les opérations sont enregistrées au jour le jour et chronologiquement dans les journaux
partiels puis sont reportées immédiatement ou périodiquement dans le grand livre. Ce
système est le plus fréquemment rencontré dans les expériences mutualistes actuelles,
quoique sa mise en œuvre soit incomplète dans la plupart des cas. On rencontre en effet
souvent un journal (appelé également livre) de caisse et un journal de banque, mais très
rarement un journal des opérations diverses et pratiquement jamais un grand livre. Le grand
livre est cependant nécessaire afin de préparer les comptes annuels de la mutuelle (compte
de résultat et bilan).
Le journal Ces deux journaux se présentent de la même façon et remplissent les

de caisse mêmes fonctions consistant à:
et le journal
4 enregistrer au jour le jour et chronologiquement toutes les
de banque
opérations qui se traduisent par une entrée ou une sortie d’argent
de la caisse ou d’un compte bancaire, que ce soit en espèces, par
chèque ou virement;
4 conserver toutes les informations (dates, numéro de pièce
justificative, nature de l’opération) relatives à chaque opération;
4 faciliter les reports des opérations dans le grand livre;
4 rendre disponible à tout moment une vue globale de la trésorerie
de la mutuelle;
4 réaliser un contrôle portant sur les encaissements, les décaissements
et les soldes en caisse et en banque.
Présentation
Le journal de caisse et celui de banque se présentent chacun sous la
forme d’un registre préimprimé dont les pages sont prénumérotées.
Les pages peuvent être en double lorsque la mutuelle confie la mise
en forme de sa comptabilité à une structure externe (cabinet
comptable, union, etc.).
Chaque page comporte un tableau subdivisé en plusieurs colonnes:
4 «Date»: date à laquelle l’opération est réalisée;

4 «Numéro de pièce justificative»: numéro d’ordre de l’opération
qui servira de référence pour le classement des pièces
justificatives;
4 «Libellé»: description de la nature de l’opération réalisée;
4 «Entrées»: montant correspondant à une entrée d’argent;
4 «Sorties»: montant correspondant à une sortie d’argent;
4 «Solde»: périodiquement (fin de journée, de semaine, de mois) est
inscrit le nouveau solde de la caisse ou du compte bancaire
(entrées - sorties).
4 Toutes les opérations qui entraînent une entrée ou une sortie
d’argent doivent être enregistrées dans le journal de caisse ou
celui de banque, immédiatement après la réalisation de
l’opération.
4 Les enregistrements des opérations s’effectuent ligne après ligne,
en ordre chronologique.
4 Si les enregistrements du mois nécessitent plusieurs pages, il faut
calculer les totaux des colonnes «Entrées» et «Sorties» et les inscrire
sur la dernière ligne de la page avec le solde correspondant. On
doit ensuite les reporter sur la première ligne de la page suivante
avant de poursuivre l’enregistrement de nouvelles opérations.
4 Chaque enregistrement doit se faire avec les précisions utiles:
dates, numéro de pièces justificatives, description de l’opération,
etc.
4 Les «descriptions» d’opérations de même nature doivent toujours
être exactement les mêmes.
4 Périodiquement (par jour pour le journal de caisse et au moins par
mois pour le journal de banque) le solde doit être calculé. On
peut éventuellement le calculer après chaque opération.
4 Chaque fin de mois, on doit procéder à une clôture du journal. Le
solde du mois correspond à celui calculé avec le dernier
enregistrement. Ce solde doit être vérifié:
— en totalisant tous les montants de la colonne «Entrées»;
— en totalisant tous les montants de la colonne «Sorties»;
— en opérant la soustraction: Total des entrées - Total des sorties
= Solde du mois.
4 L’ouverture d’un nouveau mois débute par le report du solde du
mois précédent sur la première ligne d’une nouvelle page (on ne
reporte pas les totaux des colonnes entrées et sorties).

BIT/STEP
Exemple
La Mutuelle de santé de l’association des petites commerçantes de Niogo a mis en place une
comptabilité de trésorerie qui correspond le mieux à ses activités et à son mode de
fonctionnement. Cette mutuelle ne couvre que les hospitalisations à l’hôpital de Niogo. Les
adhésions ont débuté en janvier 2002; la mutuelle a opté pour une période d’observation d’un
mois, les premières prises en charge débuteront donc en février.
Un CE tient à jour différents registres (adhésions, droits d’adhésion et cotisations, prestations).
La mutuelle réunit tous les membres le premier dimanche de chaque mois, c’est à ce moment
que sont versés les droits d’adhésion (1000 UM/adhérente) et les cotisations (100
UM/mois/bénéficiaire).
Durant le premier trimestre de l’année 2002, elle a enregistré les opérations suivantes:
– 09/01 Paiement des droits d’adhésion des premières adhérentes: 75 000 UM versés dans
la caisse.
– 09/01 Paiement des cotisations du mois de janvier (450 bénéficiaires): 45 000 UM versés
dans la caisse.
– 12/01 Achat de fournitures de bureau: 5 000 UM.
– 06/02 Paiement des droits d’adhésion des nouvelles adhérentes de février: 30 000 UM
versés dans la caisse.
– 06/02 Paiement des cotisations de février (630 bénéficiaires): 63 000 UM versés dans la
caisse.
– 05/03 Paiement des cotisations de mars (630 bénéficiaires): 63 000 UM versés dans la
caisse.
– 10/03 Déplacement de la trésorière de la mutuelle pour rembourser la facture de février
de l’hôpital, frais de taxi: 200 UM.
– 10/03 Paiement de la facture de février de l’hôpital: 45 000 UM.
Les modèles de journaux de caisse et de banque suivants illustrent l’enregistrement comptable
de ces différentes opérations.
Journal de caisse

12/01 01 Taxi 500 119 500
12/01 03 Achat fournitures 5 000 4 500
09/02 04 Taxi 500 97 000
05/03 Cotisations mars 63 000 67 000
07/03 06 Taxi 500 66 500
10/03 08 Taxi 200 56 300
10/03 Facture février 45 000 11 300

09
Hôpital
Totaux 276 000 264 700 11 300
A reporter 11 300
Journal de banque (caisse populaire)

Totaux 213 000 213 000
A reporter 213 000

BIT/STEP
Le journal Le journal des opérations diverses se présente de la même façon que le
des opérations journal du système comptable classique. Dans le cadre d’une
diverses comptabilité de trésorerie, ce journal n’enregistre, jour après jour, que
les opérations qui n’impliquent ni entrée ni sortie d’argent. Il précise la
date, l’origine, la nature de l’opération, les comptes affectés et la pièce
justificative.
Comme il a été vu précédemment, la tenue de ce journal nécessite des
connaissances en matière de comptabilité en partie double. De ce fait,
la comptabilité de trésorerie ne simplifie la gestion des mutuelles que si
celles-ci réalisent un nombre restreint d’opérations diverses. Ces
dernières peuvent être notamment des opérations effectuées lors de la
clôture puis de la réouverture des comptes. Ces enregistrements
peuvent être confiés, si nécessaire, à une structure externe.

la mutuelle et une structure externe
Quel que soit le système de comptabilité employé, il se pose toujours le problème des
compétences en cette matière notamment du fait que l’inscription des opérations dans le
journal nécessite de maîtriser, à des degrés divers, le principe de la partie double. Si la
comptabilité américaine réduit cette exigence, elle n’est applicable que lorsque les
opérations «diverses» sont peu nombreuses et peu variées. Il s’agit donc d’une solution
n’intéressant qu’un nombre limité de mutuelles.
Pour les autres, une alternative intéressante, afin de contourner les problèmes de
compétences, est de confier à une structure externe les travaux comptables qui exigent des
connaissances en comptabilité. Cette structure peut être un cabinet comptable, une union de
mutuelles, une organisation d’appui, etc. Cette solution n’est toutefois intéressante que sous
certaines conditions:
l elle ne doit pas entraîner des coûts trop importants pour la mutuelle;
l la structure externe doit informer la mutuelle de l’évolution des comptes et la conseiller au
cours de chaque exercice;
l les comptes annuels et le résultat de l’exercice doivent être rapidement mis à la
disposition de la mutuelle.
L’intervention d’une structure externe ne doit pas conduire la mutuelle à se désintéresser de
sa comptabilité. Ses administrateurs doivent être capables de comprendre les travaux de
comptabilité exécutés par la structure externe (c’est-à-dire disposer des notions de base
présentées dans ce guide).
L’intervention d’une structure externe dans la gestion d’une mutuelle peut se réaliser
essentiellement à deux niveaux:
l pour la réalisation des travaux de fin d’exercice et l’établissement des comptes annuels.
Dans ce cas de figure, la mutuelle enregistre elle-même ses opérations dans son ou ses
journaux et son grand livre puis confie à la structure externe les travaux liés à la clôture de
l’exercice (voir les deux chapitres suivants).
l lorsque la mutuelle ne dispose pas des compétences suffisantes pour réaliser les
enregistrements comptables, elle confie ceux-ci à la structure externe. Dans le cadre
d’une comptabilité classique, l’intervention de la structure externe se situe au niveau du
journal et du grand livre. Dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie, la mutuelle
réalise les enregistrements dans le journal de caisse et celui de banque, dont la
manipulation est simple, mais confie la tenue du journal des opérations diverses à la
structure externe. Quel que soit le système comptable, la structure externe doit disposer
des informations nécessaires afin de réaliser les écritures dans les documents comptables
qui lui sont confiés. Pour ce faire, la mutuelle utilise un document appelé brouillard qui lui
permet de réaliser un premier niveau d’enregistrement de ses opérations.
Le brouillard Le brouillard, appelé aussi main-courante, est un document très simple

d’utilisation qui sert à enregistrer dans un premier temps les opérations
sous forme de brouillon.
Il peut être tenu sur un simple cahier par une personne n’ayant pas de
formation comptable. Celle-ci inscrit les opérations au fur et à mesure
de leur survenue. La forme du brouillard ainsi que le mode de
présentation et de description des opérations sont au préalable
convenus entre la mutuelle et l’opérateur externe afin que ce dernier
puisse l’exploiter pour la tenue du journal et du grand livre.
Pour passer de cet enregistrement aux travaux comptables de la
structure externe, on utilise un carbone pour établir un double de
chaque page (on peut également utiliser un cahier à pages carbonées
vendu dans le commerce). Le double des pages est remis
périodiquement à la structure externe. La mutuelle conserve ainsi en
permanence son brouillard pour continuer à enregistrer ses opérations.
Ce système de duplication est également utilisé pour les journaux de
caisse et de banque lorsque la mutuelle pratique une comptabilité de
trésorerie.
Exemple
Plusieurs mutuelles d’une capitale ont constitué une union qui joue notamment le rôle de
service commun de gestion. Chaque mutuelle peut ainsi confier à l’union une partie de ses
travaux comptables, moyennant le paiement d’une cotisation annuelle calculée en fonction de
ses dépenses en prestations maladie. Cette cotisation sert également à la constitution d’un
fonds de garantie.
Une mutuelle d’artisans adhère à cette union et remet chaque fin de mois un double de son
brouillard sur lequel sont enregistrées par le trésorier toutes les opérations du mois. L’exemple
suivant est extrait de ce brouillard.
Le 05 mars 2002 Cotisations des adhérents encaissées pendant la réunion

de la mutuelle : 115 000 UM. 5 adhérents n'ont pas payé
et doivent en tout 5 000 UM
Le 12 mars 2002 Paiement de la facture de l'hôpital (n° 72) : 56 000 UM
Le 16 mars 2002 J'ai acheté trois stylos : 1 000 UM
Le 19 mars 2002 Un adhérent a payé la totalité de ses cotisations

en retard : 2 000 UM
Le 26 mars 2002 Le président et le secrétaire ont pris le taxi (aller/retour)

pour la réunion de l'union : 2 500 UM

BIT/STEP
Le schéma suivant illustre la répartition des travaux entre la mutuelle
et la structure externe dans le cadre d’une comptabilité classique et
d’une comptabilité de trésorerie quand la mutuelle ne dispose pas de
compétences suffisantes.
Travaux comptables internes et externes
Mutuelle Structure externe

Comptabilité
classique
Pièces Grand Comptes

Opérations Brouillard Journal
Journal
de caisse
Comptabilité
de trésorerie
Journal
Pièces de banque Grand Comptes
Opérations
Brouillard des Journal
opérations des opérations
diverses diverses
3.5 Les autres documents comptables
Le registre Le registre de cotisation utilisé dans le cadre de la gestion des

de cotisation cotisations peut également servir comme document comptable et
jouer le rôle d’un journal auxiliaire.
Il sert en effet à enregistrer une par une les cotisations émises par la
mutuelle et payées par les adhérents ainsi que les retards de
cotisations. Il serait fastidieux d’enregistrer de nouveau ces
informations dans le journal ou le brouillard. Aussi, est-il possible de
n’inscrire dans ces documents que le total (mensuel, hebdomadaire
ou autre, en fonction de la périodicité de cotisation) des cotisations
émises, encaissées et des arriérés du registre de cotisation. Le nombre
d’écritures est ainsi considérablement réduit et il est possible de se
référer au registre de cotisation pour les détails.
Dans le cas où une structure externe intervient, un double du registre
de cotisation doit être également transmis à celle-ci.

Les pièces Quel que soit le système comptable mis en place, tous les
justificatives enregistrements sont réalisés sur la base de pièces justificatives. Une
pièce justificative est un document qui atteste l’effectivité d’une
opération. Elle décrit celle-ci en donnant son origine, sa destination et
son montant.
Les pièces justificatives ont deux origines: externes et internes.
4 Les pièces externes. Il s’agit essentiellement des factures des
différents fournisseurs de biens et de services de la mutuelle, dont
les principaux sont les prestataires de soins (voir partie 2: La
gestion des adhésions, des cotisations et des prestations). Une
autre catégorie de pièces externes concerne les relevés bancaires
et les livrets d’épargne qui donnent une situation des comptes
bancaires de la mutuelle et permettent de réaliser périodiquement
des rapprochements bancaires.
4 Les pièces internes. Il s’agit des reçus, des bons de caisse, des
notes de frais, etc. Elles sont établies par la mutuelle afin de
justifier des opérations internes ou des achats sans justificatif
(déplacements en taxi, etc.). Ces pièces nécessitent un contrôle
rigoureux notamment de la part du CS de la mutuelle. Elles
peuvent être à l’origine de fraudes.
Les pièces justificatives se présentent sous diverses formes mais
doivent toutes contenir au moins les informations suivantes:
4 la nature de l’opération;
4 le nom, les coordonnées et autres informations utiles concernant
le bénéficiaire de l’opération;
4 le motif de l’opération;
4 le montant en chiffres et en lettres;
4 la date;
4 le cachet et/ou la signature du bénéficiaire de l’opération et/ou
du responsable concerné de la mutuelle.
4 Chaque opération doit faire l’objet d’une pièce justificative.
4 Les pièces justificatives doivent être soigneusement conservées.
Lors de l’enregistrement d’une opération, la pièce justificative
reçoit un numéro d’ordre puis est classée, par ordre
chronologique.

BIT/STEP
Exemples
Carnet de reçus
Le reçu est un document sur lequel sont enregistrées les informations relatives à une entrée ou à
une sortie d’argent. Il se présente généralement sous forme de carnet à souches qui se trouve
facilement dans le commerce.
Reçu n°: . . . . . . . . . BPF: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N°: . . . . . . . . . . . . .
Montant: . . . . . . . . . Reçu de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Motif: . . . . . . . . . . . La somme de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

............... ...................................................
............... ...................................................
............... ...................................................
Date: . . . . . . . . . . . Pour: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature et cachet: Date: Signature
La note de frais
La note de frais est utile pour regrouper un ensemble de dépenses occasionnées par l’exécution
d’une tâche. Par exemple, chaque mois, un membre du CE est chargé d’aller au chef-lieu de la
région pour payer la facture de l’hôpital et réaliser, si besoin est, différentes courses pour la
mutuelle. Une note de frais est établie à chaque déplacement comprenant: les frais de taxi, la
nourriture, etc.
Mutuelle de santé de:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Nom du collaborateur:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Date Commentaires Type de frais Montant1)
Total
Avance: . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Solde:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature du collaborateur Visa du responsable
1) Joindre à cette note l’ensemble des pièces justificatives
Le schéma ci-dessous illustre les systèmes comptables abordés précédemment en les situant
par rapport à l’ensemble des travaux comptables. Les travaux qui suivent les écritures dans le
grand livre (balance, inventaire et comptes annuels) sont présentés dans les deux chapitres
suivants.

Les systèmes comptables
Bilan d’ouverture
Actif Passif
Pièces Pièces Pièces Pièces Pièces

justificatives justificatives justificatives justificatives justificatives
TRAVAUX PERMANENTS
Système Comptabilité Comptabilité Brouillard
classique «américaine» de trésorerie des
opérations
Brouillard diverses
Journal-grand livre
Journal Actif Passif Produits Charges Journal de Journal de Journal

caisse banque des
opérations
diverses
Grand
Grand
livre livre
Balance
Comptes Total Solde
TRAVAUX PÉRIODIQUES
Travaux d’inventaire
Compte de résultat Bilan de clôture

Annexe

BIT/STEP
Les travaux de fin d’exercice
Au cours de l’exercice, les gestionnaires ont enregistré les opérations réalisées par la
mutuelle afin d’établir un nouveau bilan en fin d’exercice. Il n’est cependant pas possible de
dresser directement ce bilan de clôture. Il est auparavant nécessaire de réaliser un certain
nombre de travaux comptables et extracomptables:
l la révision générale des comptes;
l la régularisation des comptes;
l la détermination des amortissements et des provisions.
Une mutuelle, dans le cadre spécifique de son activité d’assurance, ne dispose généralement
pas de stocks. On ne s’intéressera donc pas ici à l’inventaire matériel qui constitue pour
d’autres organisations économiques le premier travail de fin d’exercice à réaliser. Ce travail
sera cependant nécessaire pour une mutuelle qui gère, par exemple, un dépôt de
médicaments.
Les travaux de fin d’exercice nécessitent des connaissances approfondies en comptabilité et
devront être confiés à un comptable qualifié. Ce chapitre se limite à apporter des
connaissances de base concernant la nature et l’utilité de ces travaux.
Les numéros de comptes utilisés dans le chapitre sont issus du plan comptable proposé en
exemple dans le chapitre 2 «Le fonctionnement des comptes». Ils peuvent différer en fonction
des plans comptables en vigueur dans chaque pays. Une présentation simplifiée des comptes
du grand livre est adoptée. Il s’agit de la présentation en «T» dans laquelle ne figure que les
montants inscrits au débit et au crédit.
4.1 La révision générale des comptes

La révision générale des comptes consiste à passer en revue les comptes d’actif et de passif
du bilan après un an de fonctionnement. Il s’agit principalement de:
l vérifier la concordance des comptes financiers;
l contrôler les comptes d’immobilisations;
l vérifier les comptes de tiers.
L’objectif de ce travail, pour une mutuelle qui dispose d’une comptabilité normalisée (avec
un ou plusieurs journaux et un grand livre), est d’apporter des corrections et d’introduire des
éléments additionnels (provisions par exemple) nécessaires pour rendre les comptes annuels
(compte de résultat et du bilan) plus exacts et conformes aux pratiques comptables.
La révision La plupart des opérations de la mutuelle se traduisent par des

des comptes encaissements ou des décaissements. De ce fait, les comptes financiers,
financiers c’est-à-dire ceux relatifs à la caisse et aux comptes bancaires, ont fait
l’objet de nombreux enregistrements durant l’exercice. Il est par
conséquent important de contrôler que les soldes de ces comptes
concordent avec les espèces en caisse et les montants en banque.
Il est important de noter que ce contrôle ne s’effectue pas uniquement
en fin d’exercice. Il doit être réalisé régulièrement en cours d’année par
les gestionnaires de la mutuelle.
Le contrôle de la caisse
Le contrôle de la caisse consiste à réaliser un décompte de l’argent
liquide contenu dans celle-ci et de le comparer avec le solde débiteur du
compte «Caisse». Le solde du compte «Caisse» doit correspondre
exactement à l’argent disponible dans la caisse à la date considérée. En
cas d’écart, une justification doit être apportée par le responsable
concerné (trésorier ou gérant). La différence constatée devra être portée
au débit ou au crédit d’un compte de la classe 6 ou 7, suivant les cas.
Le contrôle de la caisse s’effectue à l’aide d’un document appelé
bordereau de caisse (ou fiche de contrôle de caisse).
Exemple
Le CE d’une mutuelle réalise le jour de clôture d’un exercice un dernier contrôle de la caisse. Il
en ressort que le montant en caisse est de 9 000 UM supérieur à celui du compte «Caisse»,
comme l’indique le bordereau ci-dessous. Puisque la mutuelle réalise ce contrôle chaque fin de
mois, cette différence ne peut résulter que d’une opération effectuée le dernier mois de
l’exercice. Le CE vérifie toutes les opérations inscrites dans le journal de caisse et constate
l’erreur d’écriture suivante: une cotisation de 9 000 UM a été encaissée par le trésorier qui l’a
enregistrée dans le registre de cotisation mais a oublié de l’inscrire dans le journal de caisse.
BORDERAU DE CAISSE
Date :
31/12/02
: ……………........
Nombre de pièces Montant de la pièce Somme totale
ou de billet ou du billet
3
5 15
……………...
5
10 50
……………...
- 25 ……………-...
1 50 50...
……………
6 100 600...
……………
10 500 5 000...
……………
7 1 000 7 000...
……………
3 5 000 15 000...
……………
1 10 000 10 000...
……………
Total des espèces disponibles en caisse

37 715 (A)
……………...
31/12/02
Solde comptable, le : ............…………… : 28 715
.............................. (B)
En cas d’écart entre A et B, motifs :
Une cotisation de 9 000 UM (adhérent n° 25/10/01)

............……………............……………............……………..............
a été encaissée mais non inscrite dans le journal
............……………............……………............……………..............
de caisse.
............……………............……………............……………..............
Signatures
Le trésorier Le président
Marcel ROKIA
Cette omission étant détectée, la cotisation est inscrite dans le journal de caisse et ensuite
enregistrée dans le journal et le grand livre.

BIT/STEP
Le rapprochement bancaire
Entre le compte «Banque» tenue par la mutuelle et le relevé bancaire
envoyé par la banque, il est fréquent de constater des différences qui
proviennent:
4 d’erreurs ou d’omissions des gestionnaires de la mutuelle ou de la
banque;
4 de certains frais bancaires (commissions, etc.) non connus
précisément de la mutuelle avant la réception du relevé bancaire;
4 de chèques émis par la mutuelle mais non encore encaissés par
leurs bénéficiaires;
Il est donc important de mettre à jour le compte «Banque» de la
mutuelle et d’effectuer un contrôle. Pour ce faire, il faut réaliser un
rapprochement bancaire.
Exemple
Le trésorier d’une mutuelle a inscrit les opérations suivantes dans le journal de banque:

01/12 Report solde novembre 558 560
05/12 47 Virement de la caisse 110 000 668 560
09/03 48 Retrait 52 000 616 560
Totaux 668 560 52 000 616 560
A reporter 616 560
Le relevé de compte fourni par la banque fait apparaître les opérations suivantes pour ce mois
de décembre:
Débit Crédit
Solde 30/11/02 558 560
05/12 Dépôt 110 000
09/12 Retrait 52 000
30/12 Prélèvement frais de gestion 540

L’écart entre les deux soldes semble provenir du prélèvement automatique des frais annuels de
gestion du compte. Pour le vérifier, le trésorier établit un rapprochement sous la forme suivante:
Solde comptabilisé 616 560

Opérations comptabilisées, non passées en banque -
Opérations passées à la banque, non comptabilisées
Prélèvement frais de gestion - 540
Solde bancaire 616 020
La révision Il s’agit notamment de contrôler que du mobilier ou du matériel n’a

des comptes pas disparu et que toutes les acquisitions et les cessions ont été
d’immobilisation enregistrées durant l’exercice. Si les comptes ont été correctement
tenus durant l’exercice, ce travail ne devrait pas poser de difficultés.
La révision La vérification des comptes de tiers concerne, dans le cadre d’une

des comptes mutuelle de santé, essentiellement le compte «Créances», autrement
de tiers dit les arriérés de cotisation et le compte «Prestataires» (ou
remboursement adhérents). En fin d’exercice, les administrateurs de
la mutuelle doivent examiner les arriérés de cotisations et peuvent
décider de supprimer les créances qui apparaissent irrécouvrables.
Exemple
En fin d’exercice, le CA prépare la clôture des comptes avec le CE. Un examen du registre de
cotisation montre qu’au cours de l’année, trois adhérents ont été exclus pour avoir accumulé
des retards dépassant les limites fixées dans les statuts. Les arriérés de ces adhérents
constituent des créances irrécouvrables que le CA décide de supprimer. Cette décision
donnera lieu à l’article suivant dans le journal (ou journal des opérations diverses):
Numéro LIBELLES
Débit Crédit
des comptes
31 décembre 2002
651 Pertes sur créances irrécouvrables 9 300

BIT/STEP
4.2 La régularisation des comptes
A l’issue d’un exercice, certains comptes doivent être régularisés. Pour ce faire, la mutuelle
utilise des comptes transitoires appelés «Comptes de régularisation» qui lui permettent
d’assurer l’exactitude du bilan et du compte de résultat. Ces comptes disparaîtront avec la
réouverture de l’exercice suivant.
Le travail de régularisation résulte du fait que:
l certaines charges et produits ont été comptabilisés durant l’exercice alors qu’ils
concernent, au moins en partie, un exercice ultérieur;
l à l’inverse, certains produits et charges n’ont pas été comptabilisés alors qu’ils
concernent l’exercice.
En l’absence de régularisation, il résultera de ces deux situations des erreurs dans la
détermination du résultat de l’exercice.
l Les charges constatées d’avance
Les charges constatées d’avance sont des charges qui ont été enregistrées au cours de
l’exercice mais qui correspondent à des biens ou des services qui seront consommés dans
le ou les exercices suivants.
Exemple
Une mutuelle a fait imprimer 5 000 cartes d’adhérent (valeur = 250 000 UM) en début
d’année 2002 sur la base de ses prévisions en matière d’adhésion. Ces cartes sont délivrées
gratuitement aux adhérents et la mutuelle les considère comme des consommables non
stockés. En fin d’exercice il reste 3 000 cartes (d’une valeur totale de 150 000 UM) non utilisées
et disponibles pour les adhésions de 2003.
Ces 3 000 cartes correspondent à une charge de l’année 2003 et sont comptabilisées de la
façon suivante dans le journal et le grand livre.
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
4761 Charges constatées d’avance - cartes d’adhérent 150 000
601 Fournitures - cartes d’adhérent 150 000

Report à l’année 2003 des cartes
non utilisées et payées en 2002
Grand livre
4761 Charges constatées d’avance - 601 Fournitures -
cartes d’adhérent cartes d’adhérent
150 000 250 000 150 000

l Les charges à payer
En fin d’exercice, la mutuelle doit dresser un relevé des dettes envers ses fournisseurs, son
personnel, etc. Il se peut en effet que des charges concernant l’exercice qui s’achève
restent à payer car les factures ne sont pas encore parvenues à la mutuelle. Il peut s’agir
de dépenses de téléphone, d’électricité, etc.
Cette régularisation intéresse surtout les factures des prestataires de soins. Cela est
notamment le cas de mutuelles qui paient mensuellement les prestataires de soins et dont
la facture pour le mois écoulé arrive au début du mois suivant. Lors de la clôture d’un
exercice, la mutuelle doit prendre en compte les prestations maladie du dernier mois qui
constituent des charges de l’exercice bien qu’elle n’ait pas encore reçu la facture.
Exemple
Le CE d’une mutuelle estime, sur la base des attestations de soins reçues, le montant des
prestations maladie à payer à 150 000 UM pour le dernier mois de l’exercice. Pour intégrer
cette charge à l’exercice qui s’achève, elle passe les écritures suivantes.
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
620 Prestations maladie 150 000
40 Prestataires de soins - charges à payer 150 000

Factures des prestataires non encore
reçues
Grand livre
620 Prestations maladie 40 Prestataires de soins -
charges à payer
150 000 150 000
l Les produits constatés d’avance

Les produits constatés d’avance sont des produits qui ont été perçus durant un exercice
mais qui sont imputables à un exercice ultérieur. Dans une mutuelle, c’est notamment le
cas lorsque des cotisations sont encaissées durant un exercice alors qu’elles vont couvrir,
au moins en partie, les prestations de l’exercice suivant.
Exemple
Une mutuelle de santé à période ouverte d’adhésion a fixé la cotisation annuelle par
bénéficiaire à 600 UM payables en une fois (soit l’équivalent de 50 UM/mois). Le tableau suivant

BIT/STEP
EXERCICE 2001 EXERCICE 2002
Nombre des coti-

Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc.
sations émises
perçues d’avance.
30 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
12 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie IV • La comptabilité d’une mutuelle de santé

10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500
15 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750
20 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000
25 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250 1 250
10 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500
5 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250 250
11 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550
TOTAL 1 500 2 250 2 850 3 100 3 100 3 600 4 350 5 350 6 600 7 100 7 350 7 900 6 400 5 650 5 050 4 800 4 800 4 300 3 550 2 550 1 300 800 550 0
Cotisations acquises pour l’exercice 2001 = 55 050 Produits constatés d’avance = 39 750
Cotisations émises de l’exercice 2001 = 94 800

2002. Les dernières lignes du tableau donnent le montant des cotisations émises, acquises et
l’exercice 2001 et 2002. A partir de février, les cotisations émises couvrent en partie l’exercice
représente schématiquement la période couverte par les cotisations émises au cours de
163
Dans les outils comptables de la mutuelle est enregistré, dans le cadre de l’exercice 2001, le
total des cotisations émises, c’est-à-dire 94 800 UM. Toutefois, la mutuelle ne doit prendre en
compte dans le calcul du résultat de cet exercice que les cotisations acquises, soit 55 050 UM.
Elle doit donc neutraliser les 39 750 UM destinés à l’exercice suivant. Pour ce faire, elle utilise le
compte «477: Cotisations perçues d’avance» et passe les écritures suivantes dans le journal (ou
journal des opérations diverses) et le grand livre:
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
477 Cotisations perçues d’avance 39 750

Cotisations de l’exercice 2002 perçues
d’avance
Grand livre
751 Cotisations 477 Cotisations
perçues d’avance
39 750 94 800
SC = 55 050 39 750
94 800 94 800 SC = 39 750
l Les produits à recevoir

A l’inverse du cas de figure précédent, il se peut que des produits correspondant à
l’exercice qui s’achève n’aient pas encore été perçus par la mutuelle. Ces produits
doivent être intégrés dans le calcul du résultat de l’exercice ce qui nécessite l’utilisation
d’un compte de régularisation «Produits à recevoir».
Exemple
Une convention passée entre une mutuelle et le Ministère des affaires sociales (MAS) stipule que
celle-ci prend en charge des indigents (identifiés par le Bureau des affaires sociales local) qui ne
paient que 10 % de leur cotisation, le ministère finançant les 90 % restants sous la forme d’une
subvention.
Au moment de la clôture de l’exercice, le ministère n’a toujours pas versé la part de cette
subvention pour le dernier trimestre de l’année (110 000 UM). La mutuelle passe donc les
écritures suivantes dans le journal et le grand livre.

BIT/STEP
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002
4487 MAS - Produits à recevoir 110 000

Subvention du MAS pour le dernier
trimestre 2002 non encore reçue
Grand livre
751 Cotisations 4487 MAS - Subvention à recevoir
110 000 110 000
4.3 Les amortissements

Les biens durables d’une mutuelle se déprécient d’année en année soit par usure (bâtiments,
mobilier) soit parce qu’ils sont technologiquement déclassés (matériel informatique). Cette
dépréciation doit être prise en compte dans l’établissement du bilan comptable afin de
donner une vision satisfaisante de la situation patrimoniale de la mutuelle à la fin de
l’exercice. Au compte de résultat, cette dépréciation doit être comptabilisée sous forme d’une
charge (dotation aux amortissements).
Rôle de L’amortissement a plusieurs rôles:

l’amortissement
4 il répartit sur plusieurs exercices le coût d’une immobilisation. Il ne
serait en effet pas cohérent d’imputer à un seul exercice le coût
d’une immobilisation qui sera utilisée durant plusieurs années.
4 il permet, à travers les dotations aux amortissements, de mobiliser
progressivement les ressources nécessaires au renouvellement des
immobilisations qui se déprécient au cours du temps.
4 il permet une meilleure évaluation des actifs de la mutuelle et
donc de sa situation financière et du résultat de l’exercice.
Le calcul de Le compte de dotation aux amortissements qui est un compte de

l’amortissement charges va directement influencer le résultat. En effet, la
comptabilisation de l’amortissement signifie une augmentation des
charges de l’exercice. Si la tranche d’actifs à amortir est importante,
la dotation aux amortissements le sera aussi et le bénéfice de
l’exercice sera diminué d’autant.

Par définition, l’amortissement répartit sur un certain nombre
d’exercices le coût d’une immobilisation dont la valeur diminue de
manière progressive. Le calcul de l’amortissement se fait sur la base
de la valeur d’acquisition du bien et de l’estimation de sa durée de
vie.
Il existe différentes méthodes de calcul des amortissements. La
méthode proposée ici, celle de l’amortissement constant ou linéaire,
repose sur la formule suivante:
Valeur d’acquisition
Durée de vie (en années)
On obtient alors le montant annuel de l’amortissement, appelé

annuité.
Exemple
Une mutuelle a acheté du matériel pour 300 000 UM. Elle décide, en accord avec les lois en
vigueur, de l’amortir sur une période de cinq ans. Le montant de l’amortissement annuel sera
de: 60 000 UM.
300 000
Soit:
5
A la fin de la cinquième année, la mutuelle aura amorti les 300 000 UM.
Les taux d’amortissements linéaires utilisés les plus couramment sont:

l Terrain 0%
l Bâtiment 5 à 10 %
l Mobilier 20 %
l Matériel 20 à 33 %
l Matériel roulant 20 à 33 %
La comptabilisation Dans la comptabilisation de l’amortissement, il est utilisé un compte

des amortissements de charges (compte de résultat) et un compte d’actif soustractif
(compte de bilan). Le compte de charges représente l’amortissement
de l’exercice: c’est la dotation aux amortissements. Ainsi, à la fin de
chaque exercice, on effectuera la comptabilisation suivante:

BIT/STEP
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
jj / mm / aa
68 Dotations aux amortissements XXXXXXX
28 Amortissements XXXXXXX
Le compte d’actif «Amortissements cumulés» reçoit les crédits

successifs représentant l’évaluation de l’amortissement jusqu’à ce
que l’on cesse d’amortir, soit parce que le bien est vendu, soit parce
qu’il est «réformé», soit enfin parce que le total des amortissements
cumulés a atteint la valeur du bien à amortir. Enfin, la valeur nette
comptable d’un actif, à un moment déterminé, est donnée par la
différence entre le compte d’actif et le compte d’amortissements
cumulés correspondant.
Exemple
Une mutuelle a acheté, il y a quatre ans, une cyclomoteur pour 200 000 UM et l’a déjà amortie
pour 160 000 UM. Au bilan, la valeur comptable cyclomoteur est la suivante:
Actif (débit): cyclomoteur 200 000
Actif (crédit): amortissements cumulés cyclomoteur (4 ans) -160 000
Valeur nette comptable 40 000
4.4 Les provisions

Il existe deux grandes catégories de provisions.
l Les provisions pour dépréciation.
Elles sont distinctes des amortissements, bien qu’il s’agisse aussi d’une constatation de la
dépréciation comptable d’un actif. Cette dépréciation est attribuée à des causes qui ne
sont pas jugées irréversibles et qui ne peuvent être affectés à des postes du bilan.
Ces provisions sont notamment prévues pour couvrir la dépréciation de stocks et de titres
de placements. Dans le cadre d’une mutuelle de santé, elles pourront être utilisées pour
couvrir la dépréciation des créances difficiles à recouvrer.
La comptabilisation de ces provisions est analogue à celle des amortissements. Un
compte d’actif est crédité puisque la valeur d’un actif diminue; cette diminution entraînant
une charge, un compte de charge est débité. Cette opération se traduit par le modèle
suivant d’écriture dans le journal.

Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
jj / mm / aa
69 Dotations aux provisions XXXXXXX
41 Adhérents - Cotisations à recevoir XXXXXXX

Provisions pour dépréciation du
compte Cotisations à recevoir
l Les provisions pour risques et charges.

Elles ont pour objet de prévoir des pertes ou des charges qui sont probables à la clôture
de l’exercice. La nature de ces charges est précisément connue, mais leur réalisation et
leur montant sont incertains. Elles sont par exemple dotées en prévision de grosses
réparations à effectuer sur des immeubles.
Les provisions pour risques et charges sont des comptes de passif. La technique de
comptabilisation est la suivante: on débite un compte de dotation aux provisions (69) et
on crédite un compte de provisions pour risques (15).
Les provisions font généralement l’objet d’une réglementation particulière et doivent être
utilisées avec la plus grande prudence.

en fonction des systèmes comptables utilisés
La comptabilisation des cotisations doit faire l’objet d’une attention particulière. Elle ne
s’effectue pas de la même façon en fonction du système comptable mis en place et nécessite
des travaux de fin d’exercice différents.
On s’intéresse ici à la comptabilité classique et à celle de trésorerie. La technique utilisée en
comptabilité américaine peut être l’une ou l’autre des deux méthodes présentées ci-dessous,
suivant les comptes prévus dans le journal-grand livre. On notera que l’exemple du
journal-grand livre proposé dans le chapitre précédent permet d’utiliser la technique
d’enregistrement des cotisations employée dans le cadre de la comptabilité classique.
La comptabilité Dans le cadre d’une comptabilité classique, les cotisations sont

classique comptabilisées lors de leur émission et non lors de leur encaissement.
Ce principe oblige la mutuelle à utiliser le compte «Adhérents -
Cotisations à recevoir» au cours de l’exercice et non uniquement lors
des travaux de fin d’exercice. La cotisation est calculée pour une
année et son émission s’effectue le jour de l’adhésion. Elle pourra être
payée immédiatement par l’adhérent lorsqu’elle est annuelle ou en
plusieurs tranches lorsqu’elle est hebdomadaire, mensuelle ou autre.
Le montant ainsi dû par chaque adhérent est inscrit dans le compte
«Adhérents - Cotisations à recevoir» lequel diminue lors de chaque
paiement.

BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle tient une comptabilité classique et a recours à des cotisations mensuelles. Les
adhésions n’ont lieu que durant les deux premières semaines de janvier (période fermée
d’adhésion). En début d’année, elle compte 5 000 adhérents ce qui représente un total de
cotisations émises de 1 250 000 UM. Au cours de l’année, elle passe les écritures suivantes
dans le journal et le grand livre.
Journal
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
15 janvier 2002
41 Adhérents - Cotisations à recevoir 1 250 000
751 Cotisations 1 250 000

Emission des cotisations pour
l’exercice 2002
15 janvier 2002
57 Caisse 104 170

Cotisations du mois
de janvier 2002
15 février 2002
57 Caisse 95 750

Cotisations du mois
de février 2002
Grand livre
41 Adhérents - Cotisations à recevoir
DEBIT CREDIT

15/01 Cotisations janvier 104 170 15/01 Emission des cotisations - 1 250 000
exercice 2002
15/02 Cotisations février 95 750
15/12 Cotisations décembre 103 250
Total 1 065 500 Total 1 250 000

Lors des travaux de fin d’exercice, le compte «Adhérents - Cotisations à recevoir» existe déjà et a
un solde débiteur de 187 500 UM. La mutuelle n’a recouvré que 85 % de ses cotisations émises
durant l’exercice et devra récupérer les arriérés au cours de l’exercice suivant.
La comptabilité La comptabilité de trésorerie étant organisée autour des

de trésorerie encaissements et des décaissements et ayant pour objectif de
simplifier les travaux comptables, on constate dans la pratique
mutualiste que la comptabilisation des cotisations se fait au moment
de leur encaissement. Dans ce cas de figure, les cotisations émises
seront suivies à partir du registre de cotisation (ou autres documents
ayant des fonctions similaires). La régularisation du compte
«Cotisations» aura lieu en fin d’exercice de la même façon que pour
les autres produits à recevoir.
Exemple
Si la mutuelle de l’exemple précédent avait tenu une comptabilité de trésorerie, les écritures
suivantes auraient été passées dans le journal de caisse au cours de l’exercice.
Journal de caisse
Date N° PJ Libellés Entrées Sorties Solde
15/12 Cotisations décembre 103 250 586 220
Totaux 1 438 230 935 540 502 690
A reporter 502 690
En fin d’exercice, les écritures suivantes auraient été passées dans le journal des opérations
diverses et le grand livre.

BIT/STEP
Journal des opérations diverses
Numéro LIBELLES
des Débit Crédit
31 décembre 2002

Solde des arriérés du registre de
cotisation au 31/12/02
Grand livre
751 Cotisations 41 Adhérents - Cotisations à recevoir
104 170 187 500
95 750
103 250 187 500 0
187 500 SD = 187 500
0 1 205 000
SC = 1 250 000
La clôture et la réouverture des exercices
Les travaux de fin d’exercice étant effectués, les comptes de résultat et de bilan vont pouvoir
être établis. Dans le compte de résultat, seront repris les soldes des comptes de produits et de
charges, et dans le bilan, les soldes des comptes d’actif et de passif. Auparavant, un dernier
contrôle sera réalisé grâce à une balance après inventaire qui permet de signaler des erreurs
d’écriture.
Le résultat de l’exercice sera déterminé aussi bien par le compte de résultat que par le bilan.
Ce résultat, lorsqu’il est un excédent, constitue une nouvelle ressource disponible pour la
mutuelle. L’AG devra décider de son affectation.
L’affectation du résultat donnera lieu à l’établissement d’un nouveau bilan. Ce dernier
constituera le bilan d’ouverture du nouvel exercice. Un nouveau cycle comptable sera alors
engagé.

5.1 La balance
La balance est un tableau établi à partir de tous les comptes du grand livre. Elle permet de
déceler des erreurs d’écriture ou de calcul pouvant survenir lors de l’enregistrement des
opérations dans les comptes. La balance permet également de vérifier l’exactitude des
reports du journal vers le grand livre.
La balance repose sur le fait que tout enregistrement donne lieu à un débit et un crédit. En
vérifiant l’égalité entre tous les débits et tous les crédits, elle permet d’identifier d’éventuelles
erreurs.
La balance est présentée ici dans le cadre de la clôture de l’exercice, il s’agit de la balance
après inventaire. Il faut cependant noter qu’une balance doit être établie périodiquement
(tous les mois ou tous les trimestres) au cours d’un exercice, afin d’éviter une accumulation
d’erreurs d’écriture qui pourrait entraîner un travail de correction important en fin d’exercice.
Avant d’établir la balance, il est nécessaire de procéder à la clôture de tous les comptes ainsi
que du journal.
l La clôture des comptes
La méthode est la même pour tous les comptes:
1. On calcule la différence entre les deux colonnes et on inscrit le solde dans la colonne
dont le total est le plus faible afin de les balancer.
2. On totalise le débit et le crédit en soulignant ces totaux qui doivent être égaux.
l La clôture des journaux
Cette clôture s’effectue simplement en totalisant les deux colonnes des journaux.
Il existe différents types de balance. La balance illustrée ici se présente sous la forme d’un
tableau à six colonnes qui inventorie le numéro et le nom des comptes et, pour chaque
compte, le total des débits, le total des crédits et les montants des soldes débiteurs ou
créditeurs. Ce tableau est généralement structuré sous la forme suivante.
La balance des comptes

Numéro Soldes
Soldes
des Noms des comptes Débits Crédits crédi-
débiteurs
comptes teurs
1. Comptes de bilan
Totaux des comptes de bilan å å å å
2. Comptes de gestion
Totaux des comptes de gestion å å å å
Totaux généraux
Totaux égaux Totaux égaux

BIT/STEP
5.2 La clôture de l’exercice
La clôture de l’exercice se concrétise avec l’établissement des comptes annuels. Ceux-ci sont
constitués par les documents de synthèse suivants:
l le compte de résultat;
l le bilan;
l l’annexe.
La présentation de ces documents est normalisée. Elle doit suivre les règles et
recommandations du Plan comptable général. Entre autres, il est nécessaire de respecter un
certain classement des comptes au bilan et au compte de résultat.
Les documents de synthèse ne peuvent être établis qu’après la clôture de tous les comptes,
une fois les travaux comptables et extracomptables achevés. Comme il a été vu
précédemment, ces documents peuvent être élaborés par une structure externe de gestion
car ils demandent des compétences approfondies en matière de comptabilité. Il est
cependant important que les responsables d’une mutuelle de santé comprennent l’intérêt et
le rôle de ces documents et soient capables d’en restituer le contenu aux adhérents et aux
tiers.
Le compte Le compte de résultat détermine le résultat par différence entre les

de résultat charges et les produits de l’exercice. Ce compte permet également de
comprendre comment le résultat a été obtenu.
Le compte de résultat présente les charges et les produits classés en
trois grandes rubriques:
4 exploitation;
4 financier;
4 exceptionnel.
Ce classement permet de distinguer ce qui relève du fonctionnement
courant de la mutuelle (exploitation) de ce qui est financier ou
exceptionnel.
Le modèle ci-dessous présente les principaux postes du compte de
résultat suivant le plan comptable adapté à une mutuelle de santé.
Compte de résultat (présentation sous forme de compte)
Charges Produits
Charges d’exploitation (I) Produits d’exploitation (I)
Achats Prestations de services auxiliaires
Transports Subventions d’exploitation
Prestations maladie Cotisations
Réassurance Droits d’adhésion
Autres services
Charges de personnel
Dotations aux amortissements
Charges financières (II) Produits financiers (II)
Charges exceptionnelles (III) Produits exceptionnels (III)
Total des charges (I+II+III) Total des produits (I+II+III)
Résultat: excédent Résultat: déficit
Total Total
Le bilan Le bilan inventorie à l’actif tous les biens de la mutuelle et au passif,

l’origine des ressources ayant financé ces biens.
Les comptes du bilan sont regroupés en quatre grandes catégories:
4 à l’actif: l’actif immobilisé et l’actif circulant;
4 au passif: les capitaux propres et les dettes.
Le résultat de l’exercice apparaît également dans le bilan. Il est le
même que celui calculé par le compte de résultat. Au bilan, le résultat
correspond à la différence entre l’actif et le passif, c’est-à-dire entre le
montant des biens et celui des ressources dont a disposé la mutuelle
pour les acquérir. Lorsque l’actif est supérieur au passif, cela signifie
que la mutuelle a réussi à acquérir avec un volume de ressources
donné un ensemble de biens d’une valeur totale supérieure. Elle s’est
donc enrichie et le résultat est un excédent. Dans le cas contraire, la
mutuelle s’est appauvrie et le résultat est un déficit.
Le modèle de bilan présenté ci-dessous est «classique». L’actif
comporte trois colonnes:
4 «Brut». Le montant brut représente la valeur initiale d’un bien
(valeur d’achat);
4 «Amortissements et provisions». Cette colonne totalise les
dotations aux amortissements depuis l’achat d’un bien et les
dotations aux provisions sur des éléments de l’actif (notamment
sur les créances);
4 «Net». Cette colonne est égale à la différence entre les deux
précédentes.

BIT/STEP
Bilan (avant répartition)
Actif Amort. et
Net Passif Net
Brut
provisions
Actif immobilisé (I) Capitaux propres (I)

Terrains Réserves
Bâtiments Report à nouveau
Matériel Résultat de l’exercice
Immobilisations financières (bénéfice ou perte)
Actif circulant (II) Subventions d’investissement
Stocks Provisions pour risques
Créances (adhérents) et charges (II)
Placements financiers Dettes (III)
Disponibilités: – Banque Emprunts et dettes à plus d’un an
– Caisse Dettes à moins d’un an:
Charges constatées – Fournisseurs
d’avance (III) – Banque
Produits constatés d’avance (IV)
Total (I+II+III) Total (I+II+III+IV)
L’annexe L’annexe complète le bilan et le compte de résultat en apportant les

explications nécessaires à une meilleure compréhension de ces deux
documents. Elle apporte ainsi les informations suivantes:
4 des données chiffrées qui complètent et détaillent certains postes
du bilan et du compte de résultat;
4 des données non chiffrées qui précisent les méthodes d’évaluation,
les calculs et l’origine des données chiffrées.
L’annexe fournit des informations utiles pour compléter la restitution
du bilan et du compte de résultat aux adhérents de la mutuelle et aux
tiers. Elle facilite également les contrôles interne et externe.
Les différents éléments de l’annexe portent notamment sur:
4 les investissements: acquisitions et cessions;
4 les modalités de calcul des amortissements;
4 les créances: cotisations en retard;
4 les emprunts: échéances, remboursements effectués, etc.;
4 les événements significatifs de l’année;
4 des remarques sur certains comptes.

5.3 L’ouverture d’un nouvel exercice
L’affectation Le bilan de clôture d’un exercice est également appelé bilan avant
du résultat répartition car il présente le résultat de l’exercice avant que son
utilisation ne soit déterminée. Lors d’une AG, et en fonction des
recommandations du CA (ou du CE), les adhérents devront
déterminer l’affectation du résultat, avec deux cas de figure possibles.
4 si le résultat est un excédent: il sera utilisé pour compléter les
réserves et/ou pour réaliser des œuvres sociales en faveur des
adhérents. Il peut également faire l’objet, totalement ou
partiellement, d’un report à nouveau;
4 si le résultat est un déficit: celui-ci sera reporté à nouveau, en
espérant que l’exercice suivant sera excédentaire.
Suite à ces décisions, la mutuelle produira un nouveau bilan appelé
bilan après répartition, dans lequel la ligne «Résultat de l’exercice»
aura disparu, ce dernier étant ventilé dans d’autres comptes. Ce bilan
après répartition correspond au bilan d’ouverture de l’exercice
suivant.
Le fait que la mutuelle soit à but non lucratif ne veut pas dire qu’elle
ne doit pas faire d’excédents. Au contraire, ces derniers sont
nécessaires pour assurer la viabilité de la mutuelle et améliorer les
services offerts aux adhérents. Mais une mutuelle n’a pas non plus
pour vocation d’accumuler ces excédents, ce qui signifie:
4 d’une part, que ces excédents doivent être d’un montant
raisonnable car ils proviennent, en fonctionnement normal de la
mutuelle, d’une marge sur les cotisations. En d’autres termes, des
cotisations élevées permettent d’obtenir des excédents importants,
ce qui peut apparaître comme positif, mais en même temps elles
limitent l’accès à la mutuelle de familles dont la capacité
contributive est restreinte;
4 d’autre part, que la mutuelle doit éviter de thésauriser. Elle doit
consacrer ses excédents notamment:
— au renforcement de sa sécurité financière;
— à la réalisation d’actions en faveur des bénéficiaires.
L’utilisation des excédents doit être prévue dans les statuts et le
règlement intérieur de la mutuelle. Elle peut être réglementée par la
loi. La répartition des excédents est effectuée en AG, suite au rapport
financier présenté par les gestionnaires de la mutuelle et sur la base
de leurs propositions.
Selon les principes de la mutualité, les excédents ne peuvent être
redistribués aux adhérents. En revanche, ils sont destinés à:
4 la constitution de réserves (celles-ci sont présentées plus loin);
4 la réalisation de nouvelles actions en faveur de tous les adhérents:
les actions sociales.

BIT/STEP
Egalement appelées œuvres sociales, les actions sociales sont
réalisées par la mutuelle en faveur des bénéficiaires, voire en faveur
de toute la collectivité. Elles visent à répondre à des besoins autres
que ceux couverts par l’assurance santé. Les exemples sont multiples:
4 caisse de secours: fonds disponibles pour l’attribution de prêts,
voire de dons aux familles dans le besoin;
4 cadeaux aux nourrissons: produits de première nécessité donnés
aux mères et à leur nourrisson après l’accouchement: savon,
layettes, etc.;
4 création de nouveaux services: campagnes de prévention, éducation
à la santé, service de gardes-malades, etc.;
4 construction ou contribution à la construction d’infrastructures
communautaires (puits, écoles, etc.);
4 actions de solidarité en faveur des indigents;
4 actions en faveur des handicapés, personnes âgées, etc.
Exemple
Une mutuelle vient de clôturer son quatrième exercice annuel. Elle couvre 65% du public cible.
Son bilan avant répartition et son compte de résultat indiquent notamment que:
l le montant des prestations maladie s’élève à 1 689 000 UM;
l le montant des réserves est de 753 000 UM;
l le résultat de l’exercice s’élève à 258 000 UM.
Le fonctionnement de la mutuelle est stable, les relations avec les prestataires de soins sont
excellentes et la mutuelle ne rencontre aucune difficulté majeure. Aussi décide-t-elle en AG de
fixer le montant de ses réserves pour son cinquième exercice à l’équivalent de six mois de
prestations maladie (de son quatrième exercice), c’est-à-dire à un montant de 844 500 UM.
Lors de l’établissement du bilan après répartition, un montant de 91 500 UM est retiré du
compte résultat pour être affecté au compte réserves qui atteint ainsi le plafond fixé en AG. Le
solde du résultat, 166 500 UM, est consacré à la réfection d’un centre de santé communautaire
utilisé par tous les habitants du village.
La réouverture La réouverture du journal s’effectue en début d’exercice, sur la base

du journal de la balance après inventaire établie lors de la clôture de l’exercice
précédent. Cette réouverture s’effectue grâce à un article d’ouverture
dans lequel:
4 on débite tous les comptes des classes 1 à 5 dont le solde est
débiteur dans la balance après inventaire;
4 on crédite tous les comptes des classes 1 à 5 dont le solde est
créditeur dans la balance après inventaire.
Ce travail ne concerne donc pas les comptes de charge et de produits
(classes 6 et 7).

La réouverture Suite à l’article d’ouverture du journal, les comptes des classes 1 à 5
des comptes sont rouverts par le report des soldes en début d’exercice. Les
comptes de charges et de produits seront ouverts au fur et à mesure
de l’exercice, en fonction des besoins (sans report donc des soldes de
l’exercice antérieur). La contre-passation des charges et des produits
constatés d’avance entraîne cependant des exceptions. En effet, les
charges et les produits constatés d’avance de l’exercice précédent
sont transférés dans les comptes de charges et de produits concernés
du nouvel exercice.

BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 5
La gestion
prévisionnelle
179
La gestion efficace d’une mutuelle de santé, comme celle de toute autre entreprise, repose
sur une prévision des activités futures. La gestion prévisionnelle est, comme son nom
l’indique, la branche de la gestion consacrée à cette prévision. Elle fournit des informations
complémentaires à celles produites par la comptabilité à partir de l’activité passée et actuelle
de la mutuelle. Cette partie traite des aspects financiers de la gestion prévisionnelle. Elle
comporte deux chapitres.
Chapitre 1 Le budget
Ce premier chapitre est consacré au budget qui est la traduction financière du
programme d’action de la mutuelle. Le budget est l’un des instruments
fondamentaux de la gestion prévisionnelle. Sont décrits et illustrés
successivement les fonctions du budget, les modalités de son élaboration et
l’estimation des recettes et des dépenses d’une mutuelle de santé. Dans une
dernière section, sont présentés la mise en œuvre du budget et son suivi.
Chapitre 2 Le plan de trésorerie

Ce second chapitre décrit le plan de trésorerie qui est un autre outil de gestion
prévisionnelle. Le plan de trésorerie est nécessaire à une gestion efficace des
liquidités sur une période donnée. Sont décrits en particulier les fonctions du
plan de trésorerie et les étapes de son élaboration.
Le budget
Le budget constitue une prévision du volume et de l’allocation des ressources nécessaires à la

mise en œuvre des activités programmées sur une période déterminée (généralement une
année).
Le budget est élaboré à partir de la connaissance du passé et d’hypothèses sur l’avenir. Il
est un instrument d’administration et de gestion important tout au long de l’année.
Régulièrement les réalisations devront être comparées aux prévisions, ce qui permettra de
prendre à temps les mesures qui s’avéreraient nécessaires.
La principale caractéristique du budget d’une mutuelle de santé est l’incertitude quant au
poste de dépenses le plus important: les prestations maladie. Celui-ci dépend de nombreux
facteurs externes à la mutuelle comme l’état de santé de la population, l’apparition
d’épidémies, etc.
1.1 Les fonctions du budget

Le budget remplit plusieurs fonctions importantes.
l Il incite les adhérents et les administrateurs à réaliser une analyse de la période écoulée et
à se projeter dans le futur pour établir les objectifs et le programme d’action de la
mutuelle. Il évite ainsi une gestion «à l’aveuglette», au jour le jour. La mutuelle connaît les
limites à ne pas dépasser en matière de dépenses, compte tenu de ses recettes
prévisionnelles.
Partie V • La gestion prévisionnelle 181

l Il permet de fournir des informations essentielles pour la prise de décisions concernant les
activités de la mutuelle y compris les activités imprévues qui pourraient modifier le volume
ou l’allocation des ressources définies initialement.
1.2 L’élaboration du budget
Les étapes L’élaboration du budget passe par différentes étapes.

1. Fixation des objectifs. La mutuelle se fixe des objectifs à atteindre
sur une période donnée. En fonction de ces objectifs, les activités
à mettre en place sont identifiées et programmées pour cette
même période.
2. Estimation des dépenses et des recettes. Pour chaque objectif et
activité, les recettes (cotisations, subventions, etc.) et les dépenses
correspondantes (prestations maladie, frais de fonctionnement,
etc.) sont estimées. Pour ce faire, toutes les informations
nécessaires sont préalablement rassemblées.
L’estimation des recettes et des dépenses doit être faite avec
prudence et s’appuyer, autant que possible, sur l’expérience
passée. En première année, les données seront obtenues à
travers l’étude de faisabilité.
3. Préparation du budget. L’étape suivante est la préparation du
budget qui consiste à présenter dans un tableau d’un côté les
prévisions en matière de dépenses et, de l’autre, celles en matière
de recettes.
Ce budget doit être équilibré, en fonction du résultat espéré en fin
d’année. Pour ce faire, il est souvent nécessaire de travailler sur
plusieurs scénarios faisant varier notamment:
— le nombre d’adhérents;
— le montant de la cotisation;
— le niveau de prise en charge des dépenses de santé;
— la réduction des charges qui ne sont pas indispensables.
Il faut cependant veiller à ce que ces scénarios soient cohérents
au regard de la situation actuelle de la mutuelle.
Par ailleurs, lorsqu’une mutuelle met en place différents services
en faveur de ses adhérents, il est préférable d’établir un budget
pour chacun de ces services puis les assembler dans un budget
global de la mutuelle.
4. Approbation du budget. Le budget est approuvé par l’assemblée
générale. Le budget est généralement préparé par le conseil
d’administration et le comité d’exécution (ou autres organes
similaires) pour être présenté en assemblée générale où il sera
discuté, amendé, si besoin est, et adopté.

BIT/STEP
1.3 L’estimation des recettes et des dépenses
L’estimation des dépenses et des recettes de la mutuelle est la partie la plus complexe de
l’élaboration du budget.
Cette complexité est particulièrement importante la première année de fonctionnement de la
mutuelle car celle-ci ne dispose alors d’aucune expérience. Il lui faut bâtir son premier
budget sur un ensemble d’hypothèses issues de l’étude de faisabilité réalisée durant le
processus de mise en place. L’élaboration des budgets pour les années suivantes n’est pas
simple non plus, mais la mutuelle peut désormais se référer aux faits et aux résultats passés.
Les prévisions et les estimations des recettes et des dépenses reposent notamment:
l sur les chiffres passés en tenant compte que certains sont le résultat d’une gestion qui
n’est pas forcément la plus efficace; certaines charges peuvent, par exemple, être réduites
si l’efficacité du fonctionnement est améliorée;
l sur des normes qui peuvent être raisonnablement atteintes (nombre de bénéficiaires par
famille, nombre d’adhérents par village, etc.).
L’estimation Le budget distingue plusieurs postes de dépenses dont les principaux,

des dépenses dans le cadre spécifique d’une mutuelle, sont généralement les
suivants:
4 les prestations maladie;
4 les frais de fonctionnement;
4 les dépenses d’investissement;
4 les frais divers (formation, animation, etc.).
Les prestations maladie

Il s’agit du poste de dépenses le plus complexe à estimer car il dépend
de nombreux paramètres extérieurs, non maîtrisables par la mutuelle.
Lorsque la mutuelle a déterminé les services de santé qu’elle couvrira,
elle doit estimer pour chacun d’eux le montant annuel des dépenses
en prestations. Ce montant se calcule selon la formule utilisée
généralement:
Dépenses Taux (Coût moyen du Nombre

en prestations = d’utilisation service - copaiement à estimé de
pour un service du service la charge des patients) bénéficiaires
Lors de l’élaboration de son premier budget, la mutuelle ne peut se

baser que sur des hypothèses, le plus souvent très aléatoires, issues
notamment de l’étude de faisabilité et d’enquêtes auprès des familles
et des utilisateurs des formations sanitaires.
Lors de la première année de fonctionnement, ces hypothèses seront
testées et affinées, grâce notamment au suivi des activités.
Ainsi de mois en mois, puis d’années en années, la mutuelle acquiert
de plus en plus d’expérience et de maîtrise de ce poste de dépenses.

Il lui faudra cependant toujours réaliser des projections pour établir
ses prévisions budgétaires, en tenant compte de différents paramètres
tels que:
4 l’évolution du nombre de bénéficiaires;
4 l’évolution de l’utilisation des services de santé;
4 l’évolution du prix des services de santé et des médicaments;
4 l’inflation.
En raison de l’incertitude qui pèse sur l’ensemble de ces paramètres,
une marge de sécurité est le plus souvent ajoutée au total des
dépenses estimées en prestations maladie. Cette marge est
généralement fixée autour de 10 % au démarrage des activités puis
peut être diminuée progressivement (jusqu’à 5 % par exemple),
lorsque la mutuelle atteint un fonctionnement stable.
Dans le cadre d’un système de tiers payant, une autre façon de
sécuriser les prévisions est de prévenir, en collaboration avec les
prestataires de soins, les augmentations possibles du prix des soins en
cours d’année. Dans ce but, un préalable important à l’élaboration
du budget annuel est la négociation des tarifs des différents services
couverts avec les prestataires, qui se fait chaque année dans le cadre
du renouvellement des contrats.
4 Cette négociation permet de fixer:
— soit une tarification fixe pour toute l’année indépendamment
de l’inflation;
— soit des modalités de répercussion des hausses de tarifs en
cours d’année sur les prestations facturées à la mutuelle
(prévoyant par exemple un décalage de plusieurs mois dans le
changement des tarifs appliqués).
Les frais de fonctionnement

Ce poste comprend toutes les dépenses qui entrent dans le
fonctionnement normal de la mutuelle, en dehors des prestations
maladie. Il s’agit notamment:
4 des salaires ou indemnités du personnel;
4 des frais de déplacement;
4 des loyers;
4 des fournitures de bureau;
4 des frais d’entretien courant.
Les dépenses d’investissement

Les investissements font en principe l’objet d’un budget particulier qui
porte sur leur durée de vie. L’année de l’investissement, le coût
d’acquisition du bien sera prévu dans le budget principal. Par la suite,
apparaîtront dans les budgets, les dépenses annuelles relatives à cet

BIT/STEP
investissement, par exemple, les annuités des emprunts ou les frais
d’entretien.
Les frais divers

La mutuelle peut choisir de distinguer certains postes de dépenses tels
que les frais de formation et d’animation, qui constituent souvent des
activités spécifiques.
L’évaluation Les principales recettes d’une mutuelle proviennent:

des recettes
4 des cotisations;
4 des droits d’adhésion;
4 de prestations de services auxiliaires (transport des malades, etc.);
4 des subventions, dons et legs;
4 des produits financiers sur les placements;
4 d’autres sources:
— activités promotionnelles (tombolas, soirées culturelles, etc.);
— prestations de services facturées à des utilisateurs externes
(location de salles, matériel, etc.).
Les cotisations
Le calcul des cotisations constitue l’un des aspects les plus complexes
de la mise en place d’une mutuelle de santé dont il déterminera en
grande partie la viabilité future. La méthode de calcul des cotisations
a été présentée dans le chapitre 1 de la partie 1. Il n’est pas inutile de
souligner une nouvelle fois que ce calcul repose sur un équilibre à
trouver entre le montant de la cotisation et donc le niveau de la
couverture et l’accessibilité de la mutuelle aux personnes composant
le public cible.
L’élaboration Cette dernière étape consiste à présenter une synthèse de toutes les
du budget estimations de recettes et de dépenses effectuées précédemment,
dans un tableau. Celui-ci présente d’un côté les dépenses et de
l’autre les recettes; doit être équilibré: le total de la colonne «Recettes»
étant égal au total de la colonne «Dépenses». Pour atteindre cet
équilibre, la mutuelle devra peut-être revoir certaines hypothèses de
départ: diminution des frais de fonctionnement, augmentation des
droits d’adhésion, voire des cotisations, etc.
Des dépenses imprévues pouvant survenir en cours de fonctionnement,
un montant pour «imprévus» peut être rajouté au total des dépenses
prévisionnelles.

Exemple
La Fédération des Pêcheurs de la Lagune a créé une mutuelle de santé qui couvrira à 100 % les
accouchements dans des maternités contractualisées et à 80 % les dépenses d’hospitalisation
dans les centres de santé et les hôpitaux publics, également contractualisés.
Avant de débuter son premier exercice, les promoteurs de la mutuelle élaborent un budget
prévisionnel qui sera soumis pour approbation à l’assemblée générale constitutive.
Les principales bases de calcul de ce budget sont les suivantes:
a) Les recettes
l La première année, 500 adhérents sont attendus. Avec un nombre moyen de 6
personnes par famille, cela représente 3 000 bénéficiaires.
l Les cotisations
— Le montant moyen d’un accouchement est estimé à 5 000 UM (incluant l’acte, les
soins au nourrisson et les médicaments pour la mère et l’enfant). Le taux d’utilisation
est estimé à 4,5 %. La prime pure par bénéficiaire pour les accouchements sera:
5 000 × 4,5 % = 225 UM/an.
— Le coût moyen d’une hospitalisation dans un centre de santé est de 7 000 UM. Le
taux d’utilisation est estimé à 6 %. La prime pure pour ce service et par bénéficiaire
sera: [7 000 – (7 000 × 20 %)] × 6 % = 336 UM.
— Le coût moyen d’une hospitalisation dans un hôpital public est de 35 000 UM. Le
taux d’utilisation est estimé à 4 %. La prime pure par bénéficiaire pour ces
hospitalisations sera: [35 000 – (35 000 × 20 %)]× 4 % = 1 120 UM.
— La prime pure s’élève au total à: 225 + 336 + 1 120 = 1 681 UM/an /personne.
— La charge de sécurité est fixée à 10 % de la prime pure, soit: 1 681 × 10 % = 168
UM / personne.
— Le coût unitaire de fonctionnement est fixé à raison de 10 % de la prime pure + la
marge de sécurité, soit: (1 681 + 168) × 10 % = 185 UM/an/personne.
— Le total s’élève donc à: 1 681 + 168 + 185 = 2 034 UM/an/personne. Une marge
de 5 % de ce total est ajoutée en vue de dégager des bénéfices pour constituer des
réserves, soit: 2 034 × 5 % = 102 UM.
— La cotisation annuelle totale sera donc: 2 034 + 102 = 2 136. Il est décidé de
l’arrondir à 2 150 UM/an/bénéficiaire.
l Les droits d’adhésion sont fixés à 1 000 UM par adhérent, soit des recettes prévisionnelles
de 500 × 1 000 = 500 000 UM.
b) Les dépenses
l L’AG constitutive aura lieu le 5 janvier 2002. Les adhésions et le paiement des
cotisations annuelles auront lieu jusqu’à fin janvier. Les bénéficiaires devront respecter
une période d’observation de quatre mois (incluant janvier) avant d’avoir droit aux
prestations de la mutuelle.
l En fonction de ce nombre de bénéficiaires et de la période d’observation, les dépenses
en prestations prévisionnelles seront les suivantes:
— Accouchements: 3 000 × 225 × 812 = 450 000 UM.

BIT/STEP
— Hospitalisation au CS: 3 000 × 336 × 812 = 672 000 UM.
— Hospitalisations en hôpitaux publics: 3 000 × 1 120 × 812 = 2 240 000 UM.
l La mutuelle achètera du petit mobilier pour son bureau (tables, chaises, armoires, etc.)
pour une valeur totale de 225 000 UM.
l Avec l’argent des droits d’adhésion, la mutuelle fera imprimer 4 000 cartes d’adhérents
dont le coût unitaire est de 100 UM (devis de l’imprimeur), soit 400 000 UM.
l Les achats de documents de gestion et autres fournitures sont estimés à 150 000 UM.
l La mutuelle réunira tous les trimestres deux représentants de chaque groupement de
pêcheurs qui comptent des membres mutualistes. Ceux-ci se verront rembourser leurs
frais de taxi dont le montant moyen est estimé à 800 UM par représentant. Vingt
groupements participeront à la mutuelle pour cette première année, soit des dépenses
de transport prévisionnelles de: 20 × 2 × 800 × 4 = 128 000 UM.
l La mutuelle louera à la fédération un petit bureau dont le loyer est de 5 000 UM par
mois, soit 60 000 UM par an. Les dépenses en électricité sont estimées à 10 000 UM
pour l’année.
Le budget prévisionnel de la mutuelle pour cette première année est le suivant:
Dépenses Recettes
Sous-total Total Sous-total Total
Investissements 225 000 Droits d’adhésion 500 000

Mobilier 225 000
Prestations maladie 3 362 000 Cotisations 6 450 000
Accouchements 450 000
Hospitalisations CS 672 000
Hôpitaux publics 2 240 000
Frais de fonctionnement 748 000
Cartes adhérents 400 000
Fournitures 150 000
Frais de déplacement 128 000
Loyer 60 000
Electricité 10 000
Imprévus 433 500
10 % des totaux précédents
Total des dépenses 4 768 500 Total des recettes 6 950 000
Solde positif 2 181 500
Total 6 950 000 Total 6 950 000
Le solde de ce budget (à ne pas confondre avec le résultat de l’exercice) est très largement
positif et résulte en grande partie de la période d’observation.

1.4 La mise en œuvre du budget
Le budget permet d’anticiper les recettes et les dépenses mais il ne suffit pas de l’établir. Il faut
également connaître les chiffres réels et les comparer avec les prévisions, et rechercher s’il y a
lieu, l’origine des écarts. Cela est réalisé lors de la mise en œuvre du budget. Celle-ci
comporte deux fonctions réalisées simultanément:
l l’exécution du budget;
l le suivi du budget.
L’exécution L’exécution du budget est l’acte par lequel la mutuelle met en œuvre
du budget les activités prévues, réalise les dépenses et les recettes programmées
dans son budget.
Les administrateurs et les gestionnaires de la mutuelle jouent un rôle
important dans l’exécution du budget. Les statuts et le règlement
intérieur prévoient à cet égard une répartition précise des
responsabilités en distinguant ceux qui autorisent une dépense et ceux
qui l’exécutent.
Le suivi Le suivi du budget consiste à comparer régulièrement les prévisions et

du budget les réalisations. Il permet de détecter des anomalies, d’en rechercher
les causes et d’y remédier.
Les anomalies correspondent aux écarts de grande amplitude
constatés entre les prévisions et la réalité. Il est important de noter à
ce niveau le lien étroit entre le contrôle du budget et le tableau de
bord de la mutuelle (voir le chapitre 2 de la partie 7).
4 Les différents indicateurs du tableau de bord permettent de
comprendre les écarts.
4 Ces indicateurs permettent également d’affiner, au fur et à mesure
des exercices, la répartition des différents postes du budget sur
l’année.
Cette phase de suivi s’étend sur toute la période couverte par le
budget, généralement une année. Cela implique que le budget, une
fois établi pour l’année, doit ensuite faire l’objet d’un découpage
périodique, généralement, par mois ou par trimestre.
L’échelonnement Ce découpage du budget nécessite de procéder à un échelonnement

du budget des recettes et des dépenses.
L’échelonnement des recettes

Les principales recettes à répartir sont les cotisations. Celles-ci étant
directement liées au nombre d’adhérents et de bénéficiaires, la
répartition de ce poste de recettes dans le temps commence par une
estimation mois par mois du nombre d’adhérents attendus.
Cette estimation est relativement simple pour les mutuelles dont les
adhésions se déroulent sur une période fermée (sur un mois, un

BIT/STEP
trimestre). Lorsque celles-ci se déroulent sur une période ouverte,
c’est-à-dire sur toute l’année, la mutuelle doit alors estimer les
évolutions mensuelles possibles du nombre d’adhérents.
Pour ce faire, elle doit tenir compte de la programmation des
réunions d’information de la population (dont l’un des objectifs est de
faire entrer de nouveaux adhérents) ainsi que des périodes de
revenus. Les périodes de vente des récoltes sont, par exemple, plus
propices aux adhésions que les périodes de soudure monétaire.
Les autres recettes de la mutuelle sont généralement plus aisées à
répartir dans le temps (subventions, activités promotionnelles, etc.).
L’échelonnement des dépenses

La principale difficulté concernant les dépenses se situe dans la
répartition des prestations maladie. Celle-ci doit en effet tenir compte
des variations saisonnières de la morbidité.
Au démarrage de la mutuelle, les seules informations disponibles sont
les données des formations sanitaires. Toutefois, celles-ci reflètent à
la fois la morbidité mais aussi les périodes de forts et de faibles
revenus; ces dernières influant fortement sur l’utilisation des services
de santé.
La première année de fonctionnement, l’estimation de la répartition
des dépenses en prestations maladie sera donc très aléatoire, avec
pour conséquence le risque de constater de nombreux écarts entre la
réalité et les prévisions.
Les années suivantes, cette répartition se basera sur les données du
tableau de suivi des prestations maladie (voir partie 3: La gestion des
adhésions, des cotisations et des prestations) qui suit notamment les
taux d’utilisation mensuels des bénéficiaires et les variations
saisonnières observées par la mutuelle.
Le tableau Ce tableau constitue l’outil de suivi du budget. Le modèle proposé

de rapprochement dans l’exemple suivant permet de comparer les prévisions et les
prévisions - réalisations à la fois pour une période déterminée (mois, trimestre ou
réalisations autre) et en cumulé. Il comprend plusieurs colonnes.
4 Désignation. Elle comporte le libellé de la recette ou de la
dépense.
4 Prévisions budgétaires:
— budget pour la période: fraction du budget affectée à la
période concernée;
— cumul des périodes: addition de toutes les fractions des
périodes antérieures à celle en cours d’analyse.
4 Réalisations:
— réalisations sur la période: dépenses ou recettes effectivement
réalisées durant la période analysée;

— cumul des réalisations: addition de toutes les dépenses ou
recettes des périodes antérieures à celle en cours d’analyse.
4 Ecarts:
— écart sur la période: différence entre la colonne réalisations et
la colonne prévisions pour la période (en % des prévisions);
— écart cumulé: différence entre la colonne cumul des réalisations
et la colonne cumul des prévisions (en % des prévisions).
4 Observations. Toutes les remarques sur la cause des écarts
observés.
L’analyse Les anomalies correspondent aux écarts de forte amplitude. L’écart

des anomalies correspond à la différence: réalisations - prévisions.
Comme il a déjà été signalé, au démarrage d’une mutuelle, les écarts
les plus importants sont généralement enregistrés dans les dépenses
en prestations. Ils proviennent de la difficulté à prévoir le montant et la
répartition de celles-ci sur l’année.
Toutefois, cette difficulté ne doit pas masquer d’autres causes d’écart
qui peuvent résulter de changements de comportements des
bénéficiaires (risque moral, fraudes, abus) et/ou des prestataires
(risque de surprescription). Le tableau de suivi des prestations s’avère
ici particulièrement utile afin de mieux comprendre les anomalies
observées.
Exemple
La mutuelle mise en place par la Fédération des Pêcheurs de la Lagune réalise un tableau de
rapprochement budgétaire tous les trimestres.
Le tableau réalisé à l’issue du second trimestre (six mois après le démarrage de la mutuelle) est
présenté ci-dessous.
Suite à la période d’observation, la mutuelle ne connaît que deux mois (mai et juin) de
prestations maladie. Pour réaliser le tableau de rapprochement, les dépenses prévisionnelles de
prestations ont été réparties de façon égale sur les huit mois de couverture.

BIT/STEP
Tableau de rapprochement prévisions - réalisations - juin 2002
Prévisions Réalisations
Désignation Période Cumul Cumul Observa-
des dépenses Annuelles (2e tri- des Période Ecarts des Ecarts tions
mestre) périodes périodes
Prestations maladie 3 362 000 841 500 1 683 000 930 500 +10,6% 1 780 000 +5,8% Vérifier les
Accouchements 450 000 112 500 225 000 92 500 –17,8% 215 000 –4,4% hospitalisa-
tions dans
Hospitalisations CS 672 000 168 000 336 000 253 000 +50,6% 415 000 +23,5% les centres
Hôpitaux 2 240 000 561 000 1 122 000 585 000 +4,3% 1 150 000 +2,5% de santé
Frais de 748 000 62 000 589 000 70 000 +12,9% 623 000 +5,8%
fonctionnement
Cartes adhérents 400 000 0 400 000 0 – 400 000 –
Fournitures 150 000 10 000 90 000 12 000 +20,0% 115 000 +27,8%
Frais
de déplacement 128 000 32 000 64 000 38 000 +18,8% 73 000 +14,1%
Loyer 60 000 15 000 30 000 15 000 – 30 000 –
Electricité 10 000 5 000 5 000 5 000 – 5 000 –
Total des dépenses 4 110 000 903 500 2 272 000 1 000 500 +10,7% 2 403 000 +5,8%
Prévisions Réalisations
Désignation Cumul Cumul Observa-
des recettes Annuelles Période des Période Ecarts des Ecarts tions
périodes périodes
Droits d’adhésion 6 450 000 0 6 450 000 250 750 – 5 137 190 – 20,4% 237 810 UM
de
cotisations
en retard à
recouvrer
Cotisations 500 000 0 500 000 0 – 500 000 –
Total des recettes 6 950 000 0 6 950 000 250 750 – 5 637 190 –18,9%
Le tableau de rapprochement indique, entre autres, que:

l les dépenses en prestations maladie sont globalement supérieures à celles attendues. Les
écarts sont surtout liés aux hospitalisations dans les centres de santé. Le niveau de dépenses
qui y est observé mérite la mise en œuvre d’un contrôle des prestations;
l le nombre de personnes devant adhérer a bien été de 500 mais celui des bénéficiaires n’est
que de 2 500 personnes; par conséquent le montant total des cotisations ne sera que de
5 375 000 UM. Par ailleurs, plusieurs adhérents n’ont pas versé l’intégralité de leur
cotisation en promettant de payer le reste en juillet. Il reste ainsi un montant de 237 810 UM
à recouvrer.

Le plan de trésorerie
La trésorerie d’une mutuelle, comme de toute autre organisation, désigne l’argent

immédiatement disponible (disponibilités) dans sa caisse et sur ses comptes bancaires et qui
lui permet d’effectuer des dépenses sans avoir à vendre un actif.
La gestion de la trésorerie vise simultanément:
l à disposer des liquidités nécessaires pour faire face à tout moment aux engagements
envers les adhérents et les prestataires de soins;
l à utiliser au mieux les liquidités en déterminant les montants qui peuvent être placés pour
générer des produits financiers.
Le plan de trésorerie est le document sur lequel repose la gestion de la trésorerie. Il s’agit
d’un tableau de prévision des encaissements et des décaissements à réaliser mois par mois et
durant l’exercice.
2.1 Les fonctions du plan de trésorerie

Le plan de trésorerie permet à une mutuelle d’optimiser sa gestion de trésorerie:
l il permet à la mutuelle d’assurer sa solvabilité, c’est-à-dire sa capacité à faire face à tout
moment à ses engagements et ses échéances;
l il permet de déterminer, en cas de trésorerie positive, les montants pouvant être placés et
les durées souhaitables de ces placements;
l il constitue un outil de planification et de prévision;
l il est aussi un instrument de suivi et de contrôle;
l il permet, en cas de prévision de difficultés de trésorerie, de négocier des emprunts ou des
prorogations de délais de paiement envers les créanciers.
2.2 L’élaboration du plan de trésorerie

L’élaboration d’un plan de trésorerie est liée à celle du budget puisqu’il s’agit d’estimer les
recettes et les dépenses de l’année. Toutefois, à la différence de ce dernier, le plan de
trésorerie est établi mois par mois et s’intéresse uniquement aux flux de liquidités.
Le plan de trésorerie se présente comme un tableau de synthèse qui fait ressortir pour chaque
mois:
l le solde du mois précédent;
l le total mensuel des encaissements;
l les disponibilités du mois: solde précédent + total des encaissements;
l le total mensuel des décaissements;
l le solde du mois: disponibilités du mois - total des décaissements.

BIT/STEP
Le solde mensuel peut être positif ou négatif.
l Lorsqu’il est positif, cela signifie que les disponibilités du mois sont supérieures aux
décaissements et donc qu’il n’y aura pas de problèmes de liquidités. Si ce solde est
important, la mutuelle peut envisager d’en placer une partie afin de générer des produits
financiers.
l Lorsque le solde est négatif, cela signifie que les décaissements du mois sont supérieurs
aux disponibilités. La mutuelle ne disposera pas de suffisamment d’argent pour faire face
à ses engagements. Dans ce cas de figure, plusieurs solutions peuvent être envisagées. En
particulier:
4 négocier un emprunt à court terme pour «joindre les deux bouts»;
4 différer certaines dépenses (par exemple en obtenant des rallonges de délai de
paiement);
4 entreprendre des actions pour augmenter les encaissements (par exemple en menant
une campagne de recouvrement des cotisations en retard).
L’élaboration d’un plan de trésorerie est un travail particulièrement délicat dans le cadre
d’une mutuelle de santé. Les difficultés sont les mêmes que celles rencontrées pour
l’élaboration du budget et concernent surtout l’estimation des dépenses en prestations
maladie. Leur prévision doit en effet tenir compte des variations saisonnières de la morbidité
(plus de paludisme pendant les pluies, plus de méningites pendant l’harmattan, etc.).
L’expérience montre également que, lorsqu’une mutuelle pratique une cotisation fractionnée
(hebdomadaire, mensuelle, etc.), elle doit prévoir une variation mensuelle de son taux de
recouvrement. Celui-ci variera en effet en fonction des périodes de forts ou de faibles
revenus. Par conséquent, il faut généralement plusieurs années à une mutuelle avant de
maîtriser ces estimations. Il lui faudra donc être particulièrement prudente durant cette
période en matière de placement.

Exemple
La mutuelle des Pêcheurs de la Lagune élabore un plan de trésorerie sur six mois. Celui, pour le
premier semestre de fonctionnement de la mutuelle, se présente ainsi:
Total du
Janvier Février Mars Avril Mai Juin
semestre
Report du mois 553 000 603 000 278 000 241 000 317 250 1 392 000
précédent (A)
Encaissements
Cotisations 6 450 000 6 450 000
500 000 500 000
Droits d’adhésion
1 500 000
Retrait des place-
ments
81 250
Produits financiers
Total des encais- 6 950 000 6 950 000 0 0 81 250 1 500 000 0
sements (B)
Décaissements
Achat mobilier 225 000 225 000
840 500 420 250 420 250
Prestations
maladie
400 000 100 000 300 000
Cartes d’adhérents
90 000 70 000 20 000
Fournitures 64 000 32 000 32 000
Déplacements 30 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000 5 000
Loyer 5 000 5 000
Electricité
Total des décais- 1 654 500 400 000 325 000 37 000 5 000 425 250 462 250
sements (C)
Disponibilités 6 950 000 7 503 000 603 000 278 000 322 250 1 817 250 1 392 000
du mois (A+B)
Placements (D) 6 500 000
Solde en fin de 5 295 500 603 000 278 000 241 000 317 250 1 392 000 929 750
mois (A+B-C-D)
Les soldes mensuels prévus pour les premiers mois sont importants et résultent de la période
d’observation qui s’étend de janvier à avril. Les responsables de la mutuelle prévoient donc de
placer une partie de la trésorerie sur un compte d’épargne afin de faire fructifier une partie des
fonds. C’est ce qu’ils font dès janvier en plaçant 6 500 000 UM sur un dépôt à terme de trois
mois, à l’échéance duquel la mutuelle encaisse des produits financiers. Début mai, ils replacent
ce fonds sur un dépôt à terme à trois mois, moins 1 500 000 UM déposés sur le compte
bancaire courant en prévision des premières prestations maladie. Pour le second semestre, la
mutuelle décide d’établir des plans de trésorerie mensuels en attendant de bien maîtriser ses
dépenses en prestations maladie.

BIT/STEP
La gestion
des risques
liés à l’assurance
195
Une mutuelle est exposée à un certain nombre de risques qui découlent en partie de
l’incidence de l’assurance sur le comportement des bénéficiaires et des prestataires de soins.
Ces risques sont connus et peuvent être prévenus ou limités par la mise en place de mesures
techniques et financières adéquates. Cette partie, comprenant deux chapitres, examine les
différents risques liés à l’assurance, présentent les mesures visant à les limiter et introduit les
mécanismes destinés à consolider la situation financière de la mutuelle.
Chapitre 1 Les principaux risques liés à l’assurance et leur prévention

Ce premier chapitre décrit les principaux risques liés à l’assurance santé, en
particulier le risque moral, la sélection adverse, les abus et fraudes. Il passe en
revue les différentes catégories de mesures visant à prévenir ces risques ou à
en limiter l’impact. Les conditions d’application de ces mesures sont décrites y
compris leurs possibles effets négatifs sur certains aspects du fonctionnement
des mutuelles.
Chapitre 2 Les mécanismes de consolidation financière

Ce second chapitre traite des mécanismes financiers qui peuvent être utilisés
pour faire face aux incertitudes en matière de coût des prestations de la
mutuelle. Sont ainsi introduits la constitution de réserves financières, la
participation à un fonds de garantie et la souscription à un système de
réassurance.
Les principaux risques liés à l’assurance

et leur prévention
Une mutuelle de santé est confrontée à certains risques liés à l’assurance. Ces risques
découlent en grande partie des choix et des modalités de prises en charge des dépenses de
santé des bénéficiaires ainsi que des mécanismes de fonctionnement de la mutuelle.
Par exemple, on remarque que:
l les consultations ambulatoires sont fortement soumises au risque d’une consommation
abusive de la part des bénéficiaires. En effet, la prise en charge de ces consultations par
l’assurance peut inciter les bénéficiaires à y avoir recours plus que de nécessaire pour
«valoriser» le plus possible leur cotisation;
l la prise en charge des maladies chroniques et de la chirurgie programmable expose la
mutuelle au risque d’une adhésion massive de personnes souffrant de ces maladies ou
devant être opérées.
Ces risques liés à l’assurance étant connus, les promoteurs et responsables d’une mutuelle
de santé doivent avoir recours à des mesures de prévention.
Les principales mesures qui peuvent être mises en œuvre sont décrites dans ce chapitre. La
mutuelle devra choisir celles qui sont les mieux adaptées, ou dont la combinaison est la plus
appropriée, au regard de ses caractéristiques.
Partie VI • La gestion des risques liés à l’assurance 197

Ces mesures ont pour la plupart des effets secondaires négatifs, notamment en termes
d’acceptabilité par les adhérents. Il s’agit donc de réaliser un dosage équilibré et complexe
qui demande souvent quelques années d’apprentissage, de suivi et d’évaluation.
1.1 Les risques liés à l’assurance

Ces risques sont liés au fait que le système d’assurance mis en place par la mutuelle aura des
incidences sur la demande et l’offre de soins.
Ainsi on constate notamment que:
l la possibilité de s’assurer attire les individus dont le risque maladie est le plus élevé;
l la prise en charge des dépenses de santé incite les adhérents à consommer plus de soins
qu’auparavant et/ou à ne plus prévenir la survenue des maladies;
l la mutuelle peut avoir un impact positif sur le financement des services de santé, mais elle
peut inciter certains prestataires à modifier leurs pratiques thérapeutiques pour favoriser
la délivrance des actes les plus rentables pour eux et pas forcément les plus efficients pour
la santé des bénéficiaires.
Les principaux risques liés à l’assurance sont:
l la sélection adverse;
l le risque moral;
l les fraudes et les abus;
l l’occurrence de cas catastrophiques.
La sélection La sélection adverse est le risque que des personnes présentant un

adverse risque de maladie élevé souscrivent une assurance dans une
proportion plus importante que les autres membres de la population.
Autrement dit, en fonction de la gamme de prestations qu’elle offre
et de ses modalités d’adhésion, une mutuelle peut «attirer» une
population plus exposée aux risques de maladie (on parle en
assurance des «mauvais risques») que la moyenne de la population.
La sélection adverse, également appelée antisélection, remet en
cause un des fondements de l’assurance: le principe du partage de
risques entre les malades et les bien-portants.
La sélection adverse peut entraîner une mutuelle dans une spirale
dangereuse: les bien-portants étant en nombre plus réduit que prévu,
la mutuelle connaîtra un déséquilibre financier et sera amenée à
augmenter ses cotisations. Dès lors, seuls les individus à plus fort
risque de maladie seront intéressés à adhérer augmentant ainsi le
déséquilibre et ainsi de suite.
Le risque de sélection adverse se traduit concrètement au niveau:
4 du profil des bénéficiaires parmi lesquels on trouvera, notamment
et en fonction des prestations couvertes, une proportion plus
élevée que dans la population globale de:
— malades chroniques;

BIT/STEP
— femmes en âge de procréer;
— enfants de 0 à 5 ans;
— personnes âgées;
4 de la taille moyenne des familles membres de la mutuelle: en
fonction des modalités d’adhésion et du montant de la cotisation,
les adhérents peuvent être tentés d’opérer une sélection au sein de
leur famille en ne cotisant que pour ceux qui ont un plus fort risque
de maladie;
4 de la consommation de soins par les bénéficiaires: les personnes
à fort risque de maladie étant en surnombre dans la mutuelle, le
taux d’utilisation, voire également le coût moyen, des services de
santé sera plus élevé que celui utilisé dans le calcul des
cotisations (basé sur des données relatives au public cible dans
son ensemble).
Le risque moral Le risque moral résulte du fait que les bénéficiaires, d’une part, et
les prestataires de soins, d’autre part, peuvent modifier leur
comportement en raison de l’assurance.
La surconsommation
S’agissant des bénéficiaires, le risque moral se traduit par un
phénomène de surconsommation de soins. Les bénéficiaires de la
mutuelle auront tendance à consommer abusivement, ou plus que
d’ordinaire, les soins couverts afin de «rentabiliser» au maximum les
cotisations versées. Ce phénomène de surconsommation se traduit
concrètement par:
4 un taux d’utilisation des services de santé anormalement élevé;
Cette situation ne doit cependant pas être confondue avec le fait
que la prise en charge des dépenses de santé tend à augmenter
naturellement le taux d’utilisation des services de santé qui se
rapproche ainsi du taux de morbidité local. L’un des principaux
objectifs de la mutuelle est en effet de lever la barrière financière
qui freine la consommation de soins. La conséquence de cette
barrière est que le taux d’utilisation des services de santé avant la
mise en place de la mutuelle est généralement inférieure au taux
de morbidité16.
4 une augmentation du coût moyen des soins couverts.
Etant donné la couverture des soins, certains adhérents auront
notamment tendance à demander aux prestataires plus d’actes
(augmentation des examens de laboratoire, des radiographies,
des échographies, etc.) et plus de médicaments que nécessaire.
16 Une mutuelle doit donc baser le calcul de ses cotisations sur le taux de morbidité et non sur les taux d’utilisation
relevés dans les différents services si les difficultés d’accès aux soins touchent une grande part du public cible.

Exemple
Une mutuelle de santé couvre la population de deux villages dont l’un, le village A, abrite le
centre de santé. Le second, le village B, est distant de 6 kilomètres du centre de santé. La
mutuelle prend en charge tous les soins ambulatoires au centre de santé, ainsi que les
accouchements.
Au bout d’un an de fonctionnement, la mutuelle dresse un premier bilan. Le suivi qu’elle a
réalisé durant l’année lui permet de constater que pour les consultations ambulatoires:
l le taux d’utilisation des non-mutualistes s’élève à 0,3 consultations/an/personne;
l le taux est de deux consultations/an/personne pour les mutualistes du village A;
l le taux est d’une consultation/an/personne pour les mutualistes du village B.
Après étude plus poussée, la mutuelle tire les conclusions suivantes:
l la consommation moyenne de soins par les bénéficiaires du village B est un peu plus de trois
fois supérieure à celle des non-mutualistes. Toutefois, elle s’élève en moyenne, sur un an, à
une consultation par personne, ce qui était le taux d’utilisation attendu suite à l’étude de
faisabilité. Ce taux reflète la morbidité locale;
l la consommation des bénéficiaires du village A est très nettement supérieure aux prévisions
car elle s’élève à deux consultations par an et par personne;
l la différence entre les deux villages s’explique par le fait que la distance entre le village B et le
centre de santé décourage les recours inutiles aux soins. En revanche, dans le village A, la
proximité du centre de santé incite les adhérents à multiplier les consultations non
nécessaires, d’où un important phénomène de surconsommation.
La surprescription
L’augmentation des dépenses moyennes de soins peut également
résulter d’un changement de comportement des prestataires de soins.
La solvabilité des bénéficiaires de la mutuelle peut en effet inciter
certains prestataires à avoir recours aux actes les plus rentables ou à
prescrire des soins inutiles afin d’augmenter leurs marges
bénéficiaires ou de donner «satisfaction» aux bénéficiaires.
Ce phénomène se traduira, par exemple, par un allongement de la
durée de séjour en hospitalisation, la prescription systématique
d’examens de laboratoire, de radiographies, d’échographies, etc.,
ou encore une augmentation du nombre moyen de médicaments par
ordonnance. Le risque de surprescription est d’autant plus important
que, comme on l’a vu précédemment, les bénéficiaires peuvent
eux-mêmes pousser les prestataires à ce type de pratiques.
Les fraudes Il existe plusieurs types de fraudes possibles parmi lesquelles la plus
et les abus fréquente est l’usurpation d’identité par des individus cherchant à
profiter des prestations de la mutuelle, sans en être bénéficiaire et
donc sans contribuer à son financement.
Cette fraude peut être le fait:
4 des adhérents eux-mêmes qui peuvent être tentés (voire poussés)
de faire accéder des personnes de leur entourage (membres de la

BIT/STEP
famille ou voisins par exemple) aux prestations de la mutuelle
alors qu’elles n’en sont pas bénéficiaires;
4 d’individus extérieurs à la mutuelle qui tentent de se faire passer
pour des bénéficiaires auprès des prestataires de soins.
Les abus et fraudes se traduisent concrètement pour la mutuelle par
une augmentation de l’utilisation des services de santé. Cette
augmentation sera progressive. Elle peut être stoppée rapidement si
la mutuelle réalise un bon contrôle permettant de détecter et
sanctionner les premiers cas de fraudes. Elle peut, en revanche,
s’accroître rapidement et atteindre des proportions catastrophiques
lorsqu’il n’y a ni contrôle, ni sanction.
Le contrôle social joue un rôle important à ce niveau. C’est pourquoi
le risque de fraudes et d’abus est moins important dans une petite
mutuelle où tous les adhérents se connaissent. Ce risque est en
revanche particulièrement important dans les grosses mutuelles. Il
l’est également en cas de collusion entre les adhérents et les
prestataires de soins. A titre d’exemple, des adhérents peuvent
s’entendre avec un prestataire pour que celui-ci fasse passer des
consultations en tant que petites hospitalisations lorsque ces dernières
constituent le seul service couvert par leur mutuelle.
L’occurrence Ce dernier risque est lié à des événements exceptionnels et non

de cas maîtrisables par la mutuelle, telles que:
catastrophiques
4 la survenue d’épidémies qui provoquent une augmentation
massive et brutale de la quantité et/ou du coût des prestations
et peuvent aboutir à une situation de crise financière pour la
mutuelle;
4 la prise en charge d’une dépense de soins exceptionnelle. Ce
risque concerne essentiellement la couverture des services
d’hospitalisation et de chirurgie et survient lors de la prise en
charge d’une atteinte particulièrement grave nécessitant une
intervention lourde et coûteuse. Il s’agit de cas rares mais qui
peuvent également placer une petite mutuelle en situation de crise
financière.
1.2 La prévention des risques liés à l’assurance

L’objectif de la prévention est d’éviter la survenue des risques décrits précédemment ou de
réduire leur impact sur la mutuelle. Ces risques étant connus à l’avance, les responsables
d’une mutuelle de santé doivent intégrer dans les mécanismes de fonctionnement, un
ensemble de mesures qui permettront de prévenir ou de limiter leur survenue. Ils devront
notamment tenir compte que les risques sont très dépendants de la nature des services
couverts.
Il n’existe pas de recette miracle dans ce domaine et chaque mutuelle doit choisir, parmi
toutes les mesures possibles, celles qui sont les mieux adaptées à sa situation. Les mesures
les plus courantes sont décrites ci-dessous en mettant en évidence leurs effets positifs et

négatifs. En effet, chaque mesure peut avoir des conséquences néfastes, notamment sur les
adhésions.
Les mesures Ces mesures visent à réduire le risque de sélection adverse en:
se rapportant
4 recherchant une couverture la plus importante possible des
aux adhésions
bénéficiaires potentiels. L’objectif est en quelque sorte de «diluer»
la proportion de personnes à fort risque de maladie;
4 limitant la possibilité pour les membres du public cible de décider
individuellement d’être assurés ou non.
Les principales mesures possibles concernent les types, les modes et
la période d’adhésion, le nombre de bénéficiaires au démarrage de
la mutuelle et le respect de l’unité de base des adhésions.
Les types d’adhésion

Trois principaux types d’adhésion sont possibles dans un système
d’assurance:
4 l’adhésion volontaire: l’adhérent potentiel est libre de choisir
d’adhérer ou non à la mutuelle;
4 l’adhésion automatique: l’adhésion est automatique lorsque
l’appartenance à une entité (village, coopérative, entreprise, etc.)
entraîne automatiquement l’adhésion à la mutuelle. La décision
d’adhérer est prise par le groupe (et non par chaque individu) et
n’est pas imposée de l’extérieur;
4 l’adhésion obligatoire: les individus, les familles ou les groupements
sont obligés d’adhérer sans que cette décision n’ait été prise par
eux.
Les modes d’adhésion

Trois principaux modes d’adhésion sont possibles selon que la base
d’adhésion est:
4 l’individu: chaque personne adhère individuellement sans obligation
d’appartenance à une famille ou une collectivité;
4 la famille: tous les membres de la famille doivent être inscrits et
payer leur cotisation; les critères définissant la famille et la
condition de personne à charge sont fixés par les statuts et le
règlement intérieur;
4 un groupe, un village, une coopérative, une entreprise, etc.: tous
les membres adhèrent collectivement à la mutuelle.
L’adhésion individuelle comporte un risque maximum de sélection
adverse. Ce mode sera généralement évité sauf lorsqu’il est associé à
une adhésion obligatoire.
L’adhésion familiale et l’adhésion de groupe permettent en revanche
de limiter le choix individuel d’adhérer et ainsi une répartition plus
équilibrée de malades et de bien-portants au sein de la mutuelle. Ces

BIT/STEP
types d’adhésion atténuent donc le risque de sélection adverse. Ils
introduisent cependant une contrainte pour les adhérents:
4 l’adhésion familiale peut être défavorable aux familles nombreuses
dont le montant de cotisation sera élevé lorsque celui-ci est fixé
par personne;
4 l’adhésion de groupe implique que tous les membres doivent
pouvoir cotiser. Autrement dit, si un membre est dans l’impossibilité
de payer sa cotisation, le groupe entier peut être exclu de la
mutuelle. Cette contrainte peut être levée par la mise en place de
mécanismes d’entraide et de solidarité au sein du groupe pour le
paiement des cotisations.
L’incidence de ces modes d’adhésion est dépendante des types
d’adhésion. Par exemple, une adhésion individuelle et volontaire
entraînera un risque maximum de sélection adverse. A l’inverse, une
adhésion obligatoire ou automatique par groupement est la mesure
la plus efficace contre ce risque.
Le nombre de bénéficiaires au démarrage de la mutuelle

Le risque de sélection adverse est important au démarrage d’une
mutuelle, lorsque le nombre de ses bénéficiaires est encore peu
important et que les premiers individus qui adhèrent sont ceux à fort
risque de maladie (car plus intéressés à être couverts).
Une mutuelle doit donc chercher à toucher le plus de personnes
possible dès le départ. Pour ce faire, elle peut:
4 fixer un nombre limite de bénéficiaires au-dessous duquel elle ne
pourra débuter ses prises en charge. Ce seuil est généralement
fixé en pourcentage du public cible. Il permet une atténuation
efficace des cas de sélection adverse mais doit être bien
positionné. Le risque est en effet de bloquer le démarrage de la
mutuelle si le nombre minimum de bénéficiaires à atteindre est
trop élevé;
4 réaliser des campagnes de sensibilisation. Le principe de la
mutualisation du risque maladie doit être bien compris de
l’ensemble des adhérents auxquels il n’est pas inutile de rappeler
régulièrement les principes de responsabilité et de solidarité.
L’AG constitutive et les assemblées suivantes constituent des
moments importants d’information et de sensibilisation des
adhérents mais ne suffisent pas toujours. Une mutuelle de santé
dispose également de nombreux relais possibles afin d’assurer
une sensibilisation permanente: autorités locales, institutions
religieuses, associations de quartiers, de jeunes, groupements
féminins, etc.
Les campagnes de sensibilisation ont également pour but d’informer
l’ensemble de la population afin d’accroître le nombre d’adhérents et
garantir un meilleur fonctionnement des mécanismes d’assurance.

La période d’adhésion
La possibilité d’adhérer à n’importe quel moment de l’année peut
favoriser la sélection adverse surtout si la mutuelle met en place
une période d’observation trop courte. Le risque porte ici surtout
sur les interventions programmables (hernies, etc.). Suite au diagnostic,
un individu peut demander à adhérer à la mutuelle puis prendre
rendez-vous à l’hôpital en tenant compte de sa période
d’observation.
La concentration des adhésions dans une période limitée de l’année
réduit ce risque et présente également l’avantage de simplifier le suivi
des activités de la mutuelle.
Le respect de l’unité de base des adhésions

Lorsque l’adhésion est familiale (cas le plus fréquent) deux cas de
figure peuvent être observés suivant le type de cotisation:
4 une cotisation forfaitaire par famille (la cotisation est la même
pour toutes les familles quel que soit le nombre de bénéficiaires)
peut inciter les adhérents à inscrire le plus de personnes possible à
leur charge. Le nombre de bénéficiaires par famille étant plus
important que prévu, les dépenses moyennes en prestations le
seront également. Il s’agit d’un aspect particulier du risque moral
où l’adhérent rentabilise sa cotisation en ouvrant le droit aux
prestations à un maximum de personnes;
4 une cotisation fixée par personne peut conduire à l’effet inverse
lorsque le public cible a des revenus limités: les adhérents sont
tentés d’opérer une sélection et ne cotiser que pour les membres
de la famille qui semblent les plus soumis au risque de maladie, ce
qui conduit à un phénomène de sélection adverse.
Ces deux cas de figure montrent la nécessité pour la mutuelle de faire
respecter les règles concernant les adhésions, et notamment, la
définition de l’unité de base (famille, groupe, etc.) fixée par les statuts.
Exemple
Un groupement de producteurs de café met en place une mutuelle de santé qui s’adresse à
toute la population des villages et des hameaux de la commune, car le café est la principale
culture de rente et est produit par toutes les familles.
Durant l’étude du contexte, le groupe de travail désigné par le groupement a recueilli plusieurs
données qui lui ont permis notamment d’estimer:
l la taille moyenne des familles de la commune qui s’élève à 6,5 membres;
l la pyramide des âges reconstituée dans le tableau suivant:
Classes 0-10 ans 11-20 ans 21-30 ans 31-40 ans 41-50 ans 51 et plus Total
% de femmes 13 % 11 % 8% 5% 4% 9% 50 %
% d’hommes 15 % 15 % 6% 5% 3% 6% 50 %
Total 28 % 26 % 14 % 10 % 7% 15 % 100 %

BIT/STEP
Sur la base des propositions faites par le groupe de travail, les membres du groupement de
producteurs décident en AG constitutive de la mutuelle d’opter pour une adhésion familiale
avec le paiement d’une cotisation pour chaque membre de la famille. La famille est définie
comme comprenant le ménage et les personnes à charges (parents âgés, enfants recueillis,
etc.). Les prestations de la mutuelle couvrent principalement les accouchements et les
hospitalisations.
Durant la période d’adhésion, le CE de la mutuelle décide de suivre le profil des premiers
bénéficiaires. Il constate ainsi que:
l la taille moyenne des familles des adhérents ne s’élève qu’à 3,5 membres;
l la pyramide des âges (sur la base des informations du registre d’adhésion) au sein de ce
premier échantillon de mutualistes se présente ainsi:
Classes 0-10 ans 11-20 ans 21-30 31-40 ans 41-50 ans 51 et plus Total
% de femmes 9% 5% 20 % 10 % 1% 13 % 58 %
% d’hommes 9% 12 % 1% 2% 3% 15 % 42 %
Total 18 % 17 % 21 % 12 % 4% 28 % 100 %
La traduction graphique des données de ces deux tableaux permet de mieux visualiser l’écart
qui se produit entre le public cible et la population mutualiste:
Répartition en %
30
25
20
15
10
5
0
0-10 ans 11-20 ans 21-30 ans 31-40 ans 41-50 ans 51 et +
Classes d'âges
Public cible Mutualistes
Quelles conclusions le CE peut-il tirer de ces données?

l Trois catégories de personnes sont proportionnellement plus nombreuses dans la mutuelle
que dans le public cible:
— les femmes entre 21 et 40 ans;
— les personnes de plus de 51 ans;
— les femmes dans leur ensemble.
l D’autres sont au contraire moins nombreuses, notamment:
— les jeunes de moins de 20 ans;
— les hommes de 21 à 40 ans.

Une évaluation réalisée en fin de période d’adhésion permet de constater qu’une sélection
s’effectue dans les familles où l’on tend à cotiser d’abord pour les femmes enceintes et les
personnes âgées. Ce constat est renforcé par le fait que la taille moyenne d’une famille
mutualiste est nettement plus faible que dans le public cible.
Quelles sont les mesures à mettre en œuvre?
La mutuelle est clairement confrontée à un phénomène de sélection adverse. La proportion
importante de personnes âgées pourrait entraîner un nombre important d’hospitalisations
longues et coûteuses susceptibles de mettre rapidement la mutuelle en situation de crise
financière.
Face à une telle situation, les responsables ont tout intérêt à lancer une campagne
d’information, ou à convoquer une AG extraordinaire, afin de faire respecter l’unité familiale. Il
leur faudra également envisager la mise en place d’autres mesures, telle que l’introduction
d’une période d’observation suffisamment longue (pour les accouchements notamment) et
celle d’un copaiement (voir ci-dessous). L’introduction de ces mesures devra être bien expliquée
aux adhérents.
Les mesures Ces mesures constituent un ensemble de garde-fous permettant de

se rapportant maîtriser les deux aspects du risque moral: la surconsommation et la
aux modalités surprescription. Ces mesures concernent également les autres
de recours risques, notamment les fraudes et abus et la sélection adverse.
aux soins
La période d’observation
Le but principal de la période d’observation est d’éviter que des
individus ne s’affilient que lorsqu’ils ont besoin de recourir aux soins.
En effet, puisqu’il n’y a pas d’examen médical lors de l’adhésion,
certaines personnes peuvent attendre d’avoir besoin des services de
la mutuelle pour s’affilier et être tentées, une fois guéries, de la quitter.
En agissant de la sorte, elles vont à l’encontre du principe de
solidarité entre les malades et les bien-portants.
L’autre objectif de la période d’observation est de permettre à la
mutuelle de se constituer des liquidités suffisantes pour faire face aux
dépenses de santé dès le démarrage des prises en charge.
Si la période d’observation est fréquemment fixée à six mois, il faut
souligner qu’il n’y a pas de règle générale en la matière. Certaines
mutuelles la fixeront à trois ou parfois un mois, d’autres jusqu’à un
an. De même, certaines mutuelles fixent une période d’observation
similaire pour tous les services de santé couverts, d’autres en font
varier la durée: un mois pour les consultations, trois mois pour les
hospitalisations, dix mois pour les accouchements, etc.
La période d’observation est une mesure efficace contre la sélection
adverse, mais elle n’est pas sans inconvénients.
4 Une période d’observation trop longue est généralement mal
comprise et tend à décourager les adhésions.
4 Des périodes d’observation multiples en fonction des services de
santé couverts, sont les plus logiques mais elles entraînent une

BIT/STEP
complexité plus importante pour déterminer les droits aux
prestations et rendent ainsi la gestion technique de la mutuelle
plus lourde.
Le copaiement
Le copaiement correspond au montant du coût des soins qui reste à la
charge du patient. Il s’agit d’un mécanisme de partage des risques et
des coûts entre la mutuelle et l’adhérent. Les différents mécanismes
de copaiement ont essentiellement un effet sur le risque moral et
permettent une meilleure maîtrise des dépenses de la mutuelle. Mais
ils présentent également des inconvénients dont celui d’être souvent
mal perçu par les adhérents.
Le positionnement du copaiement doit être soigneusement étudié car:
4 trop élevé, il risque de limiter l’accès aux soins et donc d’aller à
l’encontre des objectifs de la mutuelle;
4 trop faible, il n’aura que peu d’effet sur la surconsommation.
Le copaiement peut prendre plusieurs formes.
4 Le ticket modérateur correspond à un pourcentage du coût des
soins laissé à la charge du malade pour les services offerts par la
mutuelle. Le montant à la charge du malade augmente
proportionnellement à celui du coût des soins ce qui modère la
consommation. Le ticket modérateur est le mécanisme le plus
fréquemment utilisé notamment pour les petits risques (consultations,
soins infirmiers, médicaments, etc.). Son principal inconvénient est
que les adhérents ne peuvent pas savoir à l’avance ce qu’ils
auront à payer.
Exemple
Une mutuelle de santé prend en charge 80 % du montant des dépenses d’hospitalisation à
l’hôpital régional selon un système de tiers payant.
Pour une facture de 100 000 UM, la mutuelle paiera au prestataire 100 000 × 80 % = 80 000 UM.
Le ticket modérateur est de 20 %, en conséquence, 20 000 UM resteront à la charge du malade
qui devra les verser directement à l’hôpital.
4 Le plafonnement des prises en charge consiste à fixer une limite

des dépenses ou du nombre de prestations au-delà de laquelle les
soins sont à la charge des adhérents. Ce plafonnement est fixé soit
par visite ou séjour (plafond des dépenses ou du nombre d’actes
couverts lors de chaque recours à un service de santé) soit par an
(plafond de dépenses annuelles ou de prestations couvertes par la
mutuelle pour chaque bénéficiaire). Le plafonnement permet de
limiter efficacement le risque moral et de «lisser» les dépenses en
prestations maladie de la mutuelle. L’inconvénient majeur de cette
mesure est qu’elle peut contraindre le bénéficiaire à ne pas
consommer tous les soins nécessaires à son traitement.

Exemples
Une mutuelle fixe pour les hospitalisations un plafond à 30 000 UM. Un adhérent dont la
facture s’élève à 40 000 UM ne sera couvert qu’à hauteur de 30 000 UM et devra prendre à sa
charge les 10 000 UM restants.
Une autre mutuelle passe un contrat avec un hôpital qui pratique, comme système de
tarification, un forfait journalier. La mutuelle décide de plafonner sa prise en charge à
l’équivalent de sept jours d’hospitalisation. Un adhérent ayant séjourné dix jours à l’hôpital
devra supporter l’équivalent des trois jours dépassant le plafond, la mutuelle couvrant les sept
premiers jours.
4 La franchise est, à l’inverse du plafond, un montant fixe à la

charge du patient, en dessous duquel la mutuelle n’intervient pas.
Cette mesure permet de modérer les dépenses de la mutuelle tout
en offrant aux adhérents une protection contre les grosses
dépenses. La franchise doit être particulièrement bien positionnée.
Trop élevée, elle découragera à terme les adhérents qui auront
rarement l’occasion de bénéficier d’une prise en charge de leurs
dépenses.
Exemple
Une mutuelle de santé fixe la franchise pour les hospitalisations à 5 000 UM. Un adhérent dont
les dépenses en hospitalisation se totalisent à 15 000 UM doit payer 5 000 UM et la mutuelle
prendra en charge les 10 000 UM restants. Un autre adhérent dont la facture ne s’élève qu’à
4 000 UM devra payer celle-ci entièrement, la mutuelle n’intervenant pas puisque le seuil de la
franchise n’est pas atteint.
La référence obligatoire
La mutuelle peut exiger que les patients soient consultés par un
prestataire de soins d’un échelon déterminé avant de se présenter à
un prestataire d’un échelon supérieur (par exemple du médecin
généraliste vers le spécialiste).
Cette exigence, appelée référence obligatoire, permet d’éviter les
recours inopportuns aux structures sanitaires d’un échelon élevé, ce
que certains adhérents peuvent avoir tendance à faire de manière à
profiter davantage de la couverture de la mutuelle.
Exemple
Une mutuelle intervient dans une zone de santé organisée autour d’un hôpital qui gère un
ensemble de centres de santé périphériques. Ces centres de santé peuvent accueillir en
hospitalisation les cas simples de médecine générale, avec des tarifs moins élevés que ceux de
l’hôpital. Après étude, les taux d’utilisation par an et par personne en hospitalisation sont
estimés, au regard de la morbidité, à 6 % pour les centres de santé et 2 % pour l’hôpital. Sachant
que les malades sont généralement plus attirés par l’hôpital que par les centres de santé, la
mutuelle et la zone de santé s’entendent pour mettre en place un schéma de référence. Sauf cas

BIT/STEP
exceptionnels, les malades devront d’abord passer par les centres de santé dont les médecins
décideront de l’opportunité de référer ou non vers l’hôpital. Grâce à ce schéma, la majorité des
hospitalisations sont traitées par les centres de santé, à moindre coût pour la mutuelle, tout en
restant de bonne qualité.
L’entente préalable ou l’autorisation de prise en charge

L’entente préalable est un mécanisme selon lequel l’assuré ou le
prestataire doit obtenir, pour que la couverture s’exerce, une
autorisation de prise en charge de la mutuelle avant que les soins ne
soient dispensés.
Cette technique va dans le même sens de la référence obligatoire.
Elle demande cependant l’intervention d’un médecin-conseil de la
mutuelle qui peut apporter un avis médical extérieur et aide celle-ci à
analyser les demandes des patients et à juger de la pertinence
médicale des soins envisagés.
La rationalisation des prestations

La rationalisation des prestations consiste en des mesures agréées
entre un prestataire de soins et une mutuelle pour contenir les charges
de celle-ci. Ces mesures reposent sur le contrôle des quantités de
soins (actes effectués) et des prix pratiqués par le prestataire. Elles
peuvent être définies à travers les contrats entre mutuelles et
prestataires. Ces mesures portent sur la limitation des abus commis
par les prestataires.
Les protocoles thérapeutiques constituent une mesure efficace de
rationalisation des prestations. Un protocole thérapeutique est une
procédure standardisée de traitement. Il définit, par type de
pathologie, les actes de diagnostic (laboratoire, radiologie ou
autres), les soins médicaux et les médicaments à prescrire. S’il est
suivi, il permet de soigner le malade au meilleur coût. La mise en
place de ces protocoles peut cependant se heurter aux habitudes de
prescription qui diffèrent généralement d’un prestataire à l’autre.
La rationalisation doit également porter sur les médicaments. La
mutuelle doit inciter à l’utilisation des médicaments génériques qui
sont moins chers que les produits de marque, à qualité égale. Elle
peut donc demander aux prestataires de ne prescrire que des
médicaments génériques. Elle doit dans ce cas exclure ou limiter sa
prise en charge des produits de marque et des spécialités.
Le contrôle du droit aux prestations

Ce contrôle s’effectue avant, pendant ou après le recours aux soins et
vise à vérifier le droit aux prestations au regard de l’identité du
patient, du paiement des cotisations, de la période d’observation, etc.
Ce contrôle repose sur l’utilisation de documents mis en place par la
mutuelle: carte d’adhérent, lettre de garantie et/ou attestation de
soins ou autres.

Le chapitre 3 de la partie 3 (La gestion des prestations) décrit les
mécanismes et les documents liés à ce contrôle. Il est important de
rappeler ici que ce contrôle doit être régulier et que les fraudes et
abus identifiés doivent faire l’objet de sanctions. Les sanctions
prennent généralement la forme d’une amende, d’une suspension
temporaire des droits aux prestations et, pour les cas les plus graves,
d’une exclusion de la mutuelle.
Les mesures Le paiement des prestataires de soins peut se faire de multiples façons,
se rapportant parmi lesquelles le mécanisme du forfait s’avère particulièrement
à la rémunération intéressant en matière de prévention du risque de surprescription
des prestataires puisqu’il fait porter une partie des coûts par le prestataire.
de soins
Le forfait est un mécanisme par lequel la mutuelle et le prestataire
s’entendent sur un montant fixe correspondant à tout ou partie des
actes engagés pour un patient mutualiste.
Le forfait peut être pratiqué de plusieurs façons.
Forfait partiel
Une partie des actes est facturée de façon forfaitaire (ex.: forfait pour
les interventions chirurgicales et hospitalisations facturées en fonction
de la durée du séjour).
Exemple
Une mutuelle de santé et un hôpital s’entendent sur un système de forfait partiel: chaque
hospitalisation sera facturée 15 000 UM à la mutuelle quelle que soit la pathologie. Cependant,
certains médicaments et consommables médicaux seront facturés en plus de ce forfait. Il s’agit
notamment de certaines spécialités coûteuses.
Forfait global par service

Quels que soient le nombre d’actes, de consommables, la durée,
etc., engagés pour un cas, le prestataire facture un montant fixe à la
mutuelle (forfait consultation, hospitalisation, etc.).
Exemple
Une mutuelle de santé couvre les accouchements à la maternité du centre de santé d’un
quartier populaire. Afin de favoriser cette initiative mutualiste et de simplifier la gestion, les
responsables de la maternité proposent une facturation forfaitaire des accouchements. Le
forfait comprendra: l’accouchement, les soins à la mère et au nourrisson et les médicaments et
consommables médicaux.
La capitation
La mutuelle paie au prestataire un montant fixe par bénéficiaire, par
mois, trimestre ou année, quelle que soit l’utilisation des services par
les bénéficiaires. Ce mécanisme est généralement utilisé pour les
soins primaires.
BIT/STEP
Exemple
Une mutuelle et un centre de santé s’entendent sur un système de capitation pour le paiement
des consultations.
Sachant que le taux d’utilisation prévu des mutualistes est de 1,5 consultation/an/personne,
que le coût moyen d’une consultation est de 500 UM et que le nombre de bénéficiaires pour
l’année qui débute est de 2 000 personnes, le forfait s’élève à: 1,5 × 2 000 × 500 =
1 500 000 UM/an.
Le contrat passé prévoit un paiement mensuel, soit un montant forfaitaire de 125 000 UM/mois
à acquitter par la mutuelle.
Le forfait limite le risque de surprescription car tout abus en matière de

prescription d’actes et de médicaments est à la charge du prestataire.
Il présente d’autres avantages non négligeables pour la mutuelle car
il simplifie grandement le contrôle et le suivi des prestations ainsi que
les opérations comptables et de remboursement.
Le forfait comporte cependant un inconvénient majeur: il peut inciter
le prestataire à réduire le volume ou la qualité de ses prestations. De
même, quelle que soit sa forme, le forfait ne permet pas une
distinction et une codification des actes couverts et empêche, par
conséquent, leur suivi par la mutuelle.
Pour réduire ces inconvénients, la pratique du forfait demande
qu’une attention particulière soit apportée à la contractualisation
avec le prestataire de soins.
Les mesures Les mesures suivantes ne sont pas des mécanismes directs de
se rapportant prévention des risques liés à l’assurance. Elles jouent cependant un
aux relations avec rôle important car elles déterminent d’une part les relations entre la
les prestataires mutuelle et les prestataires de soins et d’autre part la prévention des
de soins risques.
La sélection des prestataires de soins

Lorsqu’elle intervient dans un contexte où les prestataires de soins
sont multiples, une mutuelle de santé a tout intérêt à sélectionner le
ou les prestataires dont les conditions d’offre de services (tarif, qualité
des soins, modalités de paiement, protocoles thérapeutiques, etc.)
sont les plus favorables.
Outre ces conditions favorables, les relations entre la mutuelle et les
prestataires de soins reposent en grande partie sur la confiance et le
partenariat qu’il convient de développer.
La contractualisation avec chaque prestataire de soins

Le contrat entre la mutuelle et chaque prestataire de soins, ou
groupement de prestataires, définit les mesures concernant le
contrôle des bénéficiaires, les tarifs, les modalités de paiement, les
protocoles thérapeutiques, etc. Il prévoit également les modalités de
révision de ces mesures. Le contrat est donc un document important
car il sert de référence en cas de dérapage et de litige.
La participation à la cogestion des établissements publics
de soins
Les mutuelles qui passent des contrats avec des dispensaires, des
centres de santé, voire des hôpitaux, qui sont cogérés par les
personnels de santé et des représentants des utilisateurs, ont tout
intérêt à participer à ces structures de cogestion.
Les mutuelles représentent une part parfois importante des utilisateurs,
ce qui lui donne un droit de regard et de parole sur la gestion des
services de santé.
Les mécanismes de consolidation

financière
L’assurance santé présente certaines caractéristiques qui induisent des aléas sur son
fonctionnement. Ces caractéristiques peuvent être résumées ainsi:
l l’assurance santé provoque des modifications dans le comportement des assurés et des
prestataires. L’ampleur de ces modifications et des risques qui en résultent est difficile à
prévoir. Comme il a été indiqué dans le chapitre précédent, il existe plusieurs mesures
possibles pour prévenir et limiter ces risques, mais une mutuelle ne peut généralement
pas les contrôler totalement, notamment en ce qui concerne les cas catastrophiques
(épidémies, etc.);
l dans une assurance, la cotisation est calculée avant que les prestations interviennent et
que leur prix de revient exact soit connu. Le calcul de la cotisation ne peut donc être basé
que sur une estimation de ce prix de revient fondé sur les statistiques et la probabilité.
Par ailleurs, l’assurance repose sur une notion d’obligation: en contrepartie de sa cotisation,
la mutuelle garantit à l’adhérent la prise en charge de certaines dépenses de santé. Elle doit
également faire face à ses engagements vis-à-vis des prestataires de soins. Les
caractéristiques susmentionnées et la garantie de réparation offerte par la mutuelle oblige
celle-ci à mettre en place des mécanismes de consolidation financière qui lui permettront de
faire face aux imprévus.
Ces mécanismes financiers sont principalement de trois ordres:
l les réserves;
l le fonds de garantie;
l la réassurance.
2.1 Les réserves

l Les réserves sont des capitaux propres constitués par la mutuelle pour faire face à des
situations imprévues et pour disposer d’une plus grande sécurité financière. La formation
de réserves constitue une règle élémentaire de prudence en matière de gestion d’une
mutuelle soumise à de nombreux imprévus. Elle représente un premier niveau de
protection qui fait généralement l’objet d’une réglementation.

BIT/STEP
Il est important de noter que les réserves sont alimentées par une affectation de tout ou partie
du résultat excédentaire d’un exercice.
Les réserves peuvent être conservées sous forme de liquidités et donc aider à résoudre les
problèmes de trésorerie; elles permettent aussi d’accroître la solvabilité de la mutuelle et
sa solidité financière. Mais en pratique, les réserves ne sont pas nécessairement conservées
sous forme liquide. Il se peut, en effet, qu’une mutuelle place ses réserves dans des
immobilisations. En conséquence, une mutuelle peut avoir des réserves importantes mais
connaître néanmoins des difficultés de trésorerie.
En règle générale, il est prudent de conserver une partie des réserves sous forme de
disponibilités, l’autre partie pouvant être placée sur des dépôts à terme ou investie dans des
immobilisations.
La constitution Les réserves sont constituées à partir des excédents des exercices
des réserves comptables. La constitution des excédents est prévue dans le calcul
des cotisations en y intégrant un facteur d’excédent unitaire. Le fait
qu’une marge de sécurité soit incorporée au calcul de la prime de
risque est également favorable à la constitution d’excédents lorsque
les hypothèses à la base du calcul de la prime pure se vérifient.
En fin d’exercice, la mutuelle établit ses comptes annuels et calcule
ainsi l’excédent de l’exercice. Comme il a été vu dans le chapitre 5 de
la partie 4 (La clôture et la réouverture des exercices), les excédents
sont répartis et peuvent être affectés en totalité ou en partie aux
réserves. Les statuts et le règlement intérieur, voire la législation
nationale, peuvent déterminer la part à affecter aux réserves.
2.2 Le fonds de garantie

Le fonds de garantie est un autre mécanisme de protection d’une mutuelle contre les
imprévus. Il s’agit d’un fonds auquel une mutuelle peut faire appel en cas de difficultés
financières.
Ce fonds peut être mis en place et géré, entre autres, par:
l une union de mutuelles (gestion collective);
l une institution publique (ministère, etc.);
l une structure d’appui aux mutuelles;
l une banque.
Généralement, le fonds de garantie intervient sous forme de prêt à la mutuelle qui le sollicite.
Il s’agit d’une avance de trésorerie qui n’est mis en jeu que lorsque la mutuelle est en état de
cessation de paiements et ne peut plus maintenir ses prestations en faveur de ses
bénéficiaires. Les conditions de mise en œuvre et de remboursement sont définies à l’avance.
L’intervention du fonds de garantie peut être conditionnée à des modifications dans le
fonctionnement de la mutuelle et à la mise en place d’un «plan de redressement».

Exemple
Les mutuelles d’une région ont décidé de s’associer et de constituer une union, avec pour
objectif de se doter de services communs en regroupant une partie de leurs moyens. Il s’agit
notamment de services d’appui-conseil en gestion et de services financiers, comprenant, entre
autres, la mise en place d’un fonds de garantie.
Les objectifs du fonds de garantie
Le fonds de garantie a pour but de garantir aux adhérents des mutuelles le maintien de leurs
prestations. Pour ce faire, il assure:
l en période de fonctionnement normal: le suivi régulier de l’évolution de la situation
financière des mutuelles membres;
l en cas de situation critique: la sauvegarde des intérêts des adhérents de la mutuelle grâce à
une avance de trésorerie. Lorsque la situation est particulièrement grave, l’union peut se
substituer à la mutuelle pour le service direct des prestations aux bénéficiaires jusqu’à la fin
de l’exercice en cours.
Ce fonds de garantie n’est donc pas un simple instrument financier. Il renforce l’appui
technique et la prévention des situations financières critiques. Ainsi:
l les mutuelles membres de l’union doivent toutes se doter d’un système de gestion rigoureux
et normalisé;
l l’union des mutuelles permet l’emploi d’un personnel compétent au service de toutes les
mutuelles et capable d’assurer un appui technique en matière de gestion et de suivi;
l pour avoir accès aux prêts du fonds de garantie, chaque mutuelle doit respecter les règles
communes en matière de gestion et fournir toutes les informations nécessaires au suivi. Elle
s’engage également à suivre les recommandations de l’union concernant sa bonne gestion.
La constitution du fonds de garantie
Le fonds de garantie est constitué par:
l une contribution des mutuelles fixée en pourcentage des prestations maladie de l’exercice
précédent, c’est-à-dire du dernier exercice dont les résultats sont connus. Cette contribution
ne constitue pas une nouvelle charge pour les mutuelles membres car elle est puisée dans
leurs capitaux propres et continue de leur appartenir (participation au capital du fonds);
l des subventions extérieures: l’union reçoit des subventions de l’Etat qui a décidé de soutenir
ainsi le développement mutualiste de cette région. Elle bénéficie également des subventions
de quelques structures d’appui.
Les conditions d’utilisation
La contribution de la mutuelle lui donne un droit d’emprunt au fonds de garantie. Le montant de
cet emprunt est plafonné à l’équivalent de un an de prestations et le remboursement s’effectue
selon des conditions convenues entre la mutuelle et l’union.
Chaque année, les mutuelles membres doivent présenter un rapport financier et d’activités (il
s’agit des tableaux de suivi, du bilan, du compte de résultat et autres documents fixés par
l’union). Ce rapport permet à l’union d’assurer un suivi et un appui aux mutuelles.
Toutes les mutuelles membres s’engagent à respecter des règles communes de rigueur de
gestion. Le fonds de garantie entraîne de ce fait une certaine normalisation des pratiques et des
documents de gestion. Chaque mutuelle reste cependant totalement libre quant à ses objectifs
et ses activités.
l En cas d’emprunt, la mutuelle s’engage à mettre en œuvre des mesures de redressement qui
sont élaborées avec l’union.

BIT/STEP
2.3 La réassurance
La réassurance est un autre dispositif de sécurité par lequel la mutuelle souscrit un contrat
d’assurance auprès d’une autre structure d’assurance. Il s’agit en fait de l’assurance de
l’assureur. Cette assurance peut être mise en place par un réassureur (encore faut-il que ce
dernier existe, ce qui n’est pas le cas dans tous les pays). Elle peut également être organisée
par plusieurs mutuelles qui créent ensemble une structure offrant des services de réassurance
ou de coassurance (partage de certains risques entre les mutuelles).
Les objectifs La mutuelle peut ainsi s’assurer contre des risques dont les
conséquences financières sont particulièrement importantes.
Les maladies coûteuses à caractère épidémique

La survenue d’une épidémie est un phénomène rare qui entraîne des
frais extraordinaires pour une mutuelle. Une réassurance permet de
partager ce risque entre plusieurs mutuelles et/ou avec d’autres
systèmes d’assurance.
Le réassureur doit veiller à ce que les mutuelles qu’il assure soient
dispersées sur le plan géographique de façon à ce qu’elles ne soient
pas concernées simultanément par une même épidémie.
Il faut noter que plusieurs pays mettent en place des mesures
spéciales lors de certaines épidémies, notamment des services de
santé spéciaux (hôpitaux de campagne, etc.) dispensant des soins
gratuits. Par exemple, cela est le cas lors des épidémies de choléra.
Les «excès de sinistre»

Ce terme est utilisé en assurance pour désigner un contrat de
réassurance qui définit un montant maximal pour une prestation
donnée, au-delà duquel le réassureur intervient. Ce type de contrat
est intéressant lorsque la mutuelle couvre les soins de santé
secondaires et tertiaires: lorsqu’un cas grave survient nécessitant une
hospitalisation de longue durée, une chirurgie lourde et autres actes
coûteux, la viabilité financière de la mutuelle peut être sérieusement
menacée.
Ce type de contrat de réassurance permet de lisser les dépenses de la
mutuelle.
Exemple
Un contrat «excès de sinistre» fixant un seuil, ou une franchise, de 100 000 UM pour les
hospitalisations signifie pour la mutuelle que:
l pour toutes les hospitalisations inférieures à ce seuil, la mutuelle assume entièrement la
dépense;
l pour les hospitalisations dont les coûts dépassent ce seuil, par exemple 250 000 UM, la
mutuelle prend en charge 100 000 et le réassureur 150 000 UM.
Il s’agit d’un partage de risque entre la mutuelle et le réassureur.

Les conditions La réassurance est à distinguer du fonds de garantie, bien que ces
deux mécanismes nécessitent l’existence d’une structure externe,
union ou société d’assurance, qui permet d’organiser un partage des
risques entre plusieurs mutuelles.
La souscription à un contrat de réassurance entraîne une nouvelle
charge pour la mutuelle qui doit verser au réassureur une prime
annuelle. Cette prime est fixée par le réassureur qui la calcule suivant
un principe similaire à celui des cotisations de la mutuelle (fréquence,
coûts, frais de gestion, etc.).
La réassurance n’intervient pas pour résoudre les situations de crise
financière, elle contribue en revanche à leur prévention en éliminant
les dépenses en prestations exceptionnelles.

BIT/STEP
Part
Pa rtie
ie 7
Le contrôle, le suivi
et l’évaluation
217
Les gestionnaires et administrateurs d’une mutuelle de santé doivent réaliser les activités
permettant de contrôler, suivre et évaluer le bon fonctionnement de leur mutuelle. Ces
fonctions sont cruciales pour la viabilité et l’efficacité de l’organisation. Cette partie traite de
manière synthétique de ces aspects de la gestion17. Elle comprend quatre chapitres.
Chapitre 1 Le contrôle interne

Ce premier chapitre décrit le contrôle interne effectué en particulier par
l’assemblée générale et par le comité de surveillance. Des exemples de
procédures et d’outils nécessaires à la réalisation de ce contrôle sont
présentés.
Chapitre 2 La synthèse des informations de suivi: le tableau de bord

Ce second chapitre présente un outil, le tableau de bord, qui permet de
synthétiser les informations provenant des différents domaines de gestion de la
mutuelle. Le tableau de bord constitue un instrument de pilotage très précieux
pour les gestionnaires.
Chapitre 3 L’évaluation de la viabilité financière et économique d’une mutuelle

de santé
Ce troisième chapitre traite en premier lieu de l’évaluation de la viabilité
financière de la mutuelle de santé. Sont ainsi abordées successivement les
évaluations de la solvabilité, du financement de l’activité d’assurance et de la
«bonne marche financière» de la mutuelle. Le chapitre étudie ensuite la
viabilité économique de la mutuelle de santé.
Chapitre 4 L’évaluation et les ajustements du fonctionnement d’une mutuelle

de santé
Ce dernier chapitre décrit les différentes formes possibles d’évaluation dans
une perspective de développement de la mutuelle de santé. L’utilisation des
évaluations pour un pilotage efficace à court, moyen et long terme est ensuite
illustrée sur la base d’exemples concrets.
Le contrôle interne
Le contrôle interne a pour objectifs de vérifier que:

l les décisions de l’AG sont bien exécutées;
l les tâches définies et réparties entre les responsables et les gestionnaires par les statuts et
le règlement intérieur sont effectivement accomplies;
l les procédures de gestion sont correctement suivies et les opérations financières et
l’enregistrement comptable sont effectués en conformité avec les «règles de l’art».
Le contrôle vise également à analyser les éventuelles défaillances et apporter les correctifs
nécessaires pour améliorer l’organisation et le fonctionnement de la mutuelle.
17 Pour une revue plus détaillée des mécanismes de suivi et d’évaluation, le lecteur pourra se reporter au Guide de suivi
et d’évaluation des systèmes de micro-assurance santé, BIT-STEP, CIDR, 2001.

Le contrôle est une activité parfois mal perçue par les administrateurs d’une organisation car
il est souvent assimilé à une opération de «police» qui n’apporte que des «ennuis». Il s’agit au
contraire d’un facteur favorable au travail des administrateurs car le contrôle favorise une
plus grande transparence, évite les malentendus et renforce de ce fait la confiance nécessaire
à un bon déroulement des activités.
Le contrôle est réalisé en interne par deux organes de la mutuelle: le CS et l’AG. On notera
que d’autres organes effectuent également des contrôles. Il s’agit cependant de contrôles
d’une nature différente. Par exemple, le CE doit effectuer des contrôles «techniques» comme
celui du droit aux prestations ou du respect des tarifs agréés avec les prestataires.
1.1 Le contrôle par le comité de surveillance

Les fonctions du CS ont été présentées dans la partie 2. Le contrôle réalisé par cet organe
porte sur la bonne utilisation des documents de gestion des adhésions, des cotisations et des
prestations, la bonne tenue de la comptabilité, la bonne marche des mécanismes de suivi et
le respect des engagements de la mutuelle vis-à-vis des adhérents et des tiers (en particulier
des prestataires).
l La bonne utilisation des documents de gestion des adhésions, des cotisations et des
prestations. Les opérations de contrôle ont été présentées dans les chapitres consacrés à
ce domaine de gestion (partie 3). Il s’agit principalement de vérifier que les informations
sont bien enregistrées et sont exactes.
l La bonne tenue de la comptabilité. Globalement, le CS doit contrôler que:
4 la comptabilité est à jour (pas de retard dans l’enregistrement des opérations);
4 pour chaque opération, il existe une pièce justificative;
4 chaque dépense a fait l’objet d’un ordonnancement;
4 les soldes réels de la caisse et du ou des comptes bancaires sont conformes à ceux
mentionnés dans les documents comptables;
4 les documents comptables (journaux, grand livre, etc.) sont bien tenus.
Certaines de ces opérations comme le contrôle de la caisse et le rapprochement bancaire
ont été présentées dans la partie 4.
l La bonne marche des mécanismes de suivi. Il s’agit de vérifier que les tableaux de suivi
des adhésions, des cotisations et des prestations ainsi que le tableau de bord (voir
partie 7, chapitre 2) sont tenus à jour.
l Le respect des engagements de la mutuelle vis-à-vis des adhérents, des prestataires et des
autres partenaires. La mutuelle doit respecter un ensemble d’obligations prises à travers
ses statuts, les contrats avec les prestataires de soins et, éventuellement, les ententes avec
d’autres partenaires. Le CS doit par exemple vérifier que:
4 des adhérents n’ont pas été exclus ou que des adhésions n’ont pas été refusées
abusivement;
4 les factures des prestataires sont payées dans les délais fixés par les contrats;
4 les éventuels prêts bancaires sont remboursés selon les conditions établies.

BIT/STEP
Les tâches du CS sont donc nombreuses et variées. L’utilisation d’une liste de contrôle
(check-list) peut faciliter la réalisation de ces tâches et rendre le travail du comité plus
méthodique. Cette liste doit recenser les contrôles les plus importants concernant les
principaux documents et les opérations courantes.
Il est important également de souligner que les membres du CS ne peuvent réaliser le
travail de contrôle que si eux-mêmes bénéficient d’une formation similaire à celle des
membres du CE et du CA.
Exemple
Une mutuelle de santé confie une partie de sa comptabilité à une structure d’appui. Le CE tient
un journal de caisse et un journal de banque ainsi qu’un brouillard pour les opérations diverses
(comptabilité de trésorerie). Il enregistre les adhésions, les cotisations et les prestations dans des
registres. Un manuel de procédures ainsi qu’un accord avec la structure d’appui régissent ces
différentes opérations.
Le CS réalise un contrôle mensuel sur la base d’une liste d’opérations préparée à l’avance. Ce
contrôle donne lieu au remplissage de la fiche suivante.
Contrôle du mois de: ………………….
Date du contrôle: ………………………
1. Contrôle de l’enregistrement des adhésions
Total des fiches d’adhésion18 Solde du registre d’adhésion

Nombre d’adhérents
Nombre de personnes
à charge
Nombre de bénéficiaires
Explication des éventuels écarts constatés entre les totaux des fiches d’adhésion et les soldes du
registre d’adhésion.
2. Contrôle de l’enregistrement des cotisations
Solde Journal
Total des fiches
du registre de caisse
de cotisation
des cotisations ou banque
Cotisations émises
Cotisations perçues
Arriérés
Explication des éventuels écarts constatés entre les totaux des différents documents.
18 Dans l’ensemble des tableaux, les données se rapportent au mois considéré dans le cadre du suivi.
Partie VII • Le contrôle, le suivi et l’évaluation 221

3. Contrôle de l’enregistrement des prestations
Total Total
Total Total
des attestations du journal
des factures du registre
de soins de caisse et/ou
des prestataires des prestations
(le cas échéant) de banque
Total des dépenses
en prestations maladie
Explication des éventuels écarts constatés entre les totaux des différents documents.
4. Contrôle de la caisse
Bordereau de caisse en annexe.
5. Contrôle du compte bancaire

Tableau de rapprochement bancaire en annexe.
6. Contrôle du paiement des factures des prestataires
Centre de santé Maternité Hôpital

de Gurtuh de Gurtuh de Quatak
Date convenue de paiement
Date effective de paiement
Montant à payer
Montant payé
Explication des éventuels dépassements de délais et/ou d’écarts entre les montants facturés et
les montants payés.
7. Contrôle de l’envoi de la comptabilité du mois précédent à la structure d’appui
Date d’envoi prévue
Date d’envoi effective
Documents envoyés:
– Double du registre d’adhésion OUI NON
– Double du registre des cotisations OUI NON
– Double du registre des prestations OUI NON
– Double du journal de caisse OUI NON
– Double du journal de banque OUI NON
– Double du bordereau de caisse OUI NON
– Double du tableau de rapprochement bancaire OUI NON
Explication en cas de dépassement du délai d’envoi et/ou l’absence d’un ou plusieurs

documents dans l’envoi.
En plus de cette fiche mensuelle, le CS établit un bref rapport annuel qui synthétise l’ensemble
des problèmes rencontrés dans l’année et les améliorations à apporter. Ce rapport est organisé
autour des rubriques suivantes:

BIT/STEP
1. la tenue des documents;
2. l’application des procédures;
3. le suivi des engagements;
4. autres.
1.2 Le contrôle par l’assemblée générale

La gestion courante de la mutuelle est réalisée par le CA et le CE. Les membres de ces
organes doivent rendre compte aux adhérents qui, réunis en AG, ont à charge de prendre les
grandes décisions et de définir les orientations de la mutuelle.
Le CA et le CE doivent donc présenter un compte rendu des activités réalisées et de la
situation financière de la mutuelle. Ce compte rendu est établi sur la base d’un rapport
d’activités portant sur l’année écoulée. Ce rapport est élaboré sous la responsabilité du CA.
Il sert de base, avec le rapport du CS, pour le contrôle des activités de la mutuelle par l’AG.
Le rapport annuel Le rapport d’activités doit être compréhensible pour tous et permettre
d’activités à tous les adhérents de prendre une part effective dans les décisions
qui seront prises lors de la réunion. Pour ce faire, il est utile de suivre
les recommandations suivantes:
4 la présentation doit être concise, afin de laisser le plus de temps
possible aux discussions sans lasser les participants;
4 les informations doivent être bien choisies et facilement
assimilables: il faut éviter de «noyer» les adhérents sous une masse
de chiffres et de données;
4 les informations doivent être présentées de manière attrayante:
il faut éviter par exemple de réciter une liste de chiffres ou de
réaliser de longs exposés. Les données peuvent être visualisées au
moyen d’illustrations simples (dessins, schémas, etc.), préparées à
l’avance;
4 les données présentées doivent être expliquées: d’où provient le
résultat de l’exercice, à quoi correspondent les retards de
cotisations, etc.;
4 les données doivent être rapportées aux prévisions qui avaient été
faites pour l’année considérée. Elles doivent également être
comparées aux données des années précédentes afin de pouvoir
étudier leur évolution. Lorsque cela est possible, il est intéressant de les
confronter aux données d’autres expériences mutualistes similaires;
4 la présentation doit proposer l’analyse et le diagnostic du CA et du
CE (ou autres organes) et déboucher sur des propositions sur
lesquelles devront débattre les adhérents;
4 le rapport d’activités ne doit pas rester confidentiel. Il doit être
distribué aux adhérents qui le demandent, voire aux partenaires
extérieurs;

4 le rapport doit enfin être soigneusement archivé, car il constitue un
témoignage de l’historique de la mutuelle.
Il n’existe pas de forme obligatoire ni permanente de rapport. Celui-ci
devra être conçu en fonction des informations à présenter, des
constatations, des problèmes, etc.
Exemple
Le CA d’une mutuelle de santé présente chaque année son rapport d’activités à l’AG. Pour ce
faire, le plan suivant est utilisé. Il regroupe la présentation des activités et du bilan global de
l’année écoulée et le programme d’action proposé pour l’année à venir.
Introduction
l Période sur laquelle s’étend le rapport.
l Présentation des rédacteurs (membres du CA et/ou du CE).
I. Rapport d’activités de l’année écoulée

1. Les réunions des différents organes
2. Les adhésions
— Nouveaux adhérents, départs, nombre total d’adhérents, de personnes à charge et de
bénéficiaires, commentaires sur l’évolution (augmentation ou diminution).
— Points forts et problèmes rencontrés.
3. Les prestations
— Nombre de prises en charge par service de santé couvert, montants, évolution.
4. Les autres services de la mutuelle
5. Les états financiers
— Rappel de la situation financière de l’année précédente.
— Compte de résultat et bilan de l’année.
— Commentaires sur les évolutions.
II. Programme d’activités pour l’année à venir

1. Synthèse des points forts et des points faibles de l’année écoulée
2. Solutions proposées aux difficultés rencontrées
3. Mise en place de nouveaux services
4. Proposition de budget pour l’année
III. Conclusion
ANNEXES
Tableau de bord de l’année écoulée
Etats financiers de l’année écoulée
Budget prévisionnel détaillé pour l’année à venir

BIT/STEP
Le contrôle interne réalisé par le CS et par l’AG est généralement
complété par un contrôle externe défini par la loi. Ce dernier porte
généralement sur la comptabilité et, souvent, sur la situation
financière de la mutuelle. Il vise principalement à protéger les tiers. Il
permet également à la mutuelle d’accroître sa crédibilité vis-à-vis de
ceux-ci.
La synthèse des informations de suivi:

le tableau de bord
Le suivi peut se définir comme une activité continue qui consiste à:
l surveiller le bon déroulement du programme d’activités prévu;
l fournir, en temps utile, les éléments d’informations nécessaires à une gestion et une prise
de décisions efficaces.
On désigne par «système de suivi» l’ensemble des procédures, documents, circuits de
l’information et responsabilités qui permettent la collecte et le traitement des données
réalisés dans le cadre du suivi19.
Une partie du système de suivi a été présentée dans les parties précédentes. Il s’agissait des
différents outils de collecte des données «à suivre»:
l le tableau de suivi des adhésions;
l le tableau de suivi des cotisations;
l le tableau de suivi des prestations;
l le tableau de rapprochement prévisions-réalisations du budget;
l le plan de trésorerie.
Ces outils apportent de nombreuses informations réparties entre différents domaines de
gestion de la mutuelle. Il est important de rassembler ces informations et de les analyser.
Cela est l’objectif d’un outil particulièrement important, le tableau de bord.
2.1 Le tableau de bord

Le tableau de bord d’une mutuelle de santé joue le même rôle que celui d’une voiture qui
permet au conducteur de contrôler sa vitesse, de suivre sa consommation de carburant et
d’identifier d’éventuels dysfonctionnements grâce à différents voyants et jauges. Grâce à ces
outils, le conducteur sait quand il doit mettre de l’essence, ajouter de l’huile, réduire sa vitesse, etc.
A lui de bien connaître le code de la route et de faire preuve d’un comportement raisonnable.
De la même façon, le tableau de bord de la mutuelle est un instrument de pilotage qui
permet aux responsables et gestionnaires de suivre et gérer leur organisation, de renforcer
ses points forts, d’évaluer et de corriger ses points faibles, de contrôler les comportements
des utilisateurs et des prestataires de soins, d’identifier d’éventuels dérapages et d’intervenir
en temps opportun.
19 BIT-STEP, CIDR. 2001: Guide de suivi et d’évaluation des systèmes de micro-assurance santé (Genève) vol. 1 et 2.

La mise à jour régulière du tableau de bord peut être requise pour la délivrance de services
par des structures (union, fonds de garantie, centre de services, etc.) auxquelles la mutuelle
adhère ou avec lesquelles elle est en relation contractuelle. Dans ce cas de figure, le tableau
de bord peut être établi soit par:
l la mutuelle elle-même qui l’envoie ensuite à la structure concernée;
l la structure qui demande à la mutuelle de remplir chaque mois des fiches de suivi avec
toutes les informations nécessaires au calcul des indicateurs.
Le tableau de bord fournit une synthèse des principaux aspects représentatifs et quantifiables
du fonctionnement de la mutuelle, de ses activités et de sa gestion. Il offre la possibilité de
suivre, mois après mois, l’évolution d’indicateurs et de comparer ceux-ci avec des valeurs de
référence et/ou avec leurs valeurs passées. Ces valeurs de référence, ou normes, sont celles
que devraient atteindre chaque indicateur.
Par exemple, la taille moyenne d’une famille du public cible est utilisée comme indicateur
dans le cadre du suivi de la taille moyenne des familles mutualistes. Lorsque ce dernier
s’écarte sensiblement de la norme, les gestionnaires doivent rapidement s’interroger sur les
raisons de cet écart.
Les taux d’utilisation et les coûts moyens des services de santé utilisés dans le calcul des
cotisations sont également utilisés comme normes pour le suivi des prestations maladie.
Le tableau de bord permet ainsi de suivre les écarts entre les prévisions et les réalisations.
l Présentation
L’efficacité du tableau de bord dépend de sa présentation qui doit permettre de visualiser
clairement les différents indicateurs et leur évolution.
Les utilisateurs de ce tableau de bord doivent se référer aux tableaux de suivi pour plus
d’informations sur chaque indicateur.
l Quelques règles pour la conception et l’utilisation d’un tableau de bord:
4 le tableau de bord est un outil stratégique de suivi et de prise de décisions. Il ne doit
fournir ni insuffisamment ni excessivement de données pour permettre à l’utilisateur
d’avoir une vue globale de la mutuelle;
4 en conséquence, la mutuelle doit sélectionner les indicateurs afin de ne suivre que les
plus pertinents et représentatifs au regard de ses activités, de son organisation, de son
fonctionnement et de son stade de développement;
4 lorsque la mutuelle couvre plusieurs prestataires de soins, les tableaux de suivi des
taux d’utilisation et des coûts des services doivent être établis pour chaque prestataire
puis globalement;
4 de même, lorsque la mutuelle couvre plusieurs villages ou groupements, les tableaux
de suivi des taux de pénétration et de recouvrement des cotisations sont tenus pour
chaque groupement puis globalement;
4 le tableau de bord est habituellement rempli mensuellement, une fois que tous les
documents de gestion de la mutuelle ont été mis à jour;
4 la présentation du tableau de bord doit permettre de comparer le plus simplement
possible les différents indicateurs, mois par mois, pendant un exercice. Cela implique
que:

BIT/STEP
— les bases de calcul des indicateurs restent les mêmes, afin d’être comparables;
— chaque indicateur fasse l’objet d’un tableau de synthèse (ou d’un graphique) dans
lequel sont reportées ses valeurs mensuelles ainsi que sa valeur annuelle.
Il n’existe pas de formule universelle de tableau de bord. L’exemple ci-dessous donne une
présentation des indicateurs les plus fréquemment rassemblés aujourd’hui dans les tableaux
de bord des mutuelles des pays en voie de développement (les indicateurs financiers sont
présentés dans le chapitre suivant). Le recours aux outils informatiques facilitent ici
grandement la tâche (charge de travail, réduction des erreurs, visualisation graphique).
Exemple
Une mutuelle couvre les hospitalisations (y compris les actes de chirurgie) dans un hôpital
régional ainsi que les petites hospitalisations et les accouchements dans un centre de santé.
L’adhésion est à période ouverte (possibilité d’adhérer à tout moment de l’année), avec une
période d’observation de quatre mois pour tous les services de santé couverts.
Durant l’exercice 2002, les membres du CE tiennent à jour plusieurs tableaux de suivi à partir
desquels des indicateurs du tableau de bord sont produits mensuellement. Les indicateurs inclus
dans le tableau de bord sont:
l le nombre d’adhérents en relation aux objectifs;
l le nombre de bénéficiaires en relation aux objectifs;
l le taux de recouvrement des cotisations;
l les taux d’utilisation par type de prestations et prestataire;
l les coûts moyens par type de prestation et prestataire;
l le montant des encaissements et des décaissements.
Le CE a choisi de visualiser ces indicateurs par les graphiques suivants. Cette visualisation
graphique n’est pas obligatoire. Toutefois, elle facilite l’analyse. Les graphiques sont en
principe construits mois par mois, ce qui permet un suivi précis et des prises de décisions
rapides. Pour faciliter l’analyse, une marge de sécurité de 10 % peut être tracée autour de la
valeur des objectifs. Dès que la variable dépasse cette marge, le CE entreprend un contrôle
pour identifier les causes des écarts.

Tableau de bord de la mutuelle
Suivi du nombre d’adhérents
Données
Janv. Fév. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc.
Nombre 3 100 3 225 3 272 3 347 3 382 3 376 3 360 3 324 3 314 3 335 3 383 3 462
d’adhérents
Objectifs 3 200 3 300 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400 3 400
Aide graphique
3 500
3 400
3 300
Nombre d’adhérents
3 200 Objectifs
3 100
3 000
2 900
t
ille
ai
s
in
ril
v.
.
nv
pt
ct
ar
No
Ju
Av
Ju
O
Se
Ja
Réalisation Exclusion
de campagnes d’adhérents Atteinte
de sensibilisation en retard de l’objectif fixé
et d'information de cotisation
Suivi du nombre de bénéficiaires

Données
Nombre 17 038 17 803 18 046 18 396 18 616 18 581 18 476 18 266 18 197 18 464 19 033 19 756
total de
bénéficiaires
inscrits
Nombre de 16 499 16 499 16 474 16 473 17 006 17 731 17 884 18 025 18 157 18 140 18 150 18 149
bénéficiaires
couverts
Objectifs/ 19 200 19 800 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400 20 400
Total des
bénéficiaires

BIT/STEP
Aide graphique
21 000
20 000
19 000
Nb total de bénéficiaires
18 000 Nb de bénéficiaires couverts
Objectifs/Total bénéficiaires
17 000
16 000
15 000
Suivi du recouvrement des cotisations

Données
Prévisions/ 1 920 000 1 980 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000 2 040 000
Budget
Cotisations 1 703 800 1 744 694 1 353 450 1 287 720 1 116 960 929 050 1 293 320 1 369 950 1 546 745 1 661 760 2 664 620 3 160 960
perçues
Cotisations 1 703 800 1 780 300 1 804 600 1 839 600 1 861 600 1 858 100 1 847 600 1 826 600 1 819 700 1 846 400 1 903 300 1 975 600
émises
Aide graphique
3 500 000
3 000 000
Montants des cotisations
2 500 000
Prévisions / Budget
2 000 000 Cotisations perçues
Cotisations émises
1 500 000
1 000 000
500 000
Paiement des cotisations

Chute du recouvrement mensuelles plus
en raison de la les retards accumulés
mauvaise récolte les mois précédents

Suivi des taux d’utilisation / hospitalisations - Hôpital régional
Données
Taux 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 % 2,00 %
d’utilisation
attendu
Taux 2,20 % 1,80 % 2,00 % 1,90 % 1,80 % 2,40 % 2,30 % 2,00 % 2,31 % 1,72 % 2,00 % 2,10 %
d’utilisation
mensuel
Taux cumulé 2,20 % 2,00 % 2,00 % 1,98 % 1,94 % 2,02 % 2,06 % 2,05 % 2,08 % 2,05 % 2,04 % 2,05 %
Aide graphique
2,50%
2,25%
Taux d’utilisation
Taux d'utilisation attendu

2,00%
Taux d'utilisation mensuel
Taux cumulé
1,75%
1,50%
Contrôle par Contrôle par

le CE : taux liés le CE : aucune
à la morbidité locale anomalie détectée
Suivi des coûts moyens / hospitalisations - Hôpital régional

Données
Coût moyen 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500 20 500
attendu
Coût moyen 20 300 21 200 31 176 18 500 17 641 21 600 17 183 28 667 23 429 25 000 18 182 21 410
mensuel
Coût moyen 20 300 20 705 24 192 22 824 21 838 21 788 21 013 21 996 22 182 22 431 22 035 21 960
cumulé

BIT/STEP
Aide graphique
32 000
31 000
30 000
29 000
28 000
27 000
Coûts moyens
26 000
25 000 Coût moyen attendu
24 000
Coût moyen mensuel
23 000
22 000 Coût moyen cumulé
21 000 Marge de sécurité
20 000
19 000
18 000
17 000
16 000
15 000
Contrôle par le Contrôle par le

CE : prise en charge CE : prise en charge
d’une intervention d’hospitalisations
chirurgicale importante coûteuses
Suivi des taux d’utilisation / hospitalisations - Centre de santé

Données
Taux attendu 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 % 6,00 %
Taux d’ hospi- 5,80 % 5,70 % 5,60 % 6,10 % 5,90 % 6,60 % 8,00 % 6,80 % 6,00 % 5,50 % 5,80 % 5,70 %
talisation
mensuel
Taux d’ hospi- 5,80 % 5,75 % 5,70 % 5,80 % 5,82 % 5,96 % 6,27 % 6,34 % 6,30 % 6,21 % 6,17 % 6,13 %
talisation
cumulé
Aide graphique
8,50%
8,00%
7,50%
7,00%
Taux d’utilisation
6,50% Taux attendu

Taux d'hospitalisation mensuel
6,00% Taux d'hospitalisation cumulé
Marge de sécurité
5,50%
5,00%
Contrôle par le CE :
4,50% hospitalisations
abusives
4,00%

Suivi des coûts moyens / hospitalisations - Centre de santé
Données
Coût moyen 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500 5 500
attendu
Coût moyen 5 623 5 950 6 987 5 800 5 321 5 100 4 700 4 900 5 100 5 581 6 138 5 150
mensuel
Coût moyen 5 623 5 785 6 178 6 079 5 921 5 761 5 557 5 464 5 423 5 438 5 500 5 472
cumulé
Aide graphique
7 500
7 000
6 500
Coût moyen
6 000 Coût moyen attendu

Coût moyen mensuel
5 500 Coût moyen cumulé
Marge de sécurité
5 000
4 500
4 000
Contrôle par le CE : Contrôle par le CE :

montant élevé baisse des coûts
d’une hospitalisation à rapprocher des
justifiée hospitalisations abusives
Suivi des encaissements et des décaissements

Données
Encaissements
réalisés + 1 803 800 2 026 441 2 119 918 1 681 394 1 561 994 1 003 070 661 806 47 066 -235 271 -194 420 788 928 2 551 393
solde mois
précédent
Décaissements 1 647 053 1 309 974 1 801 244 1 272 360 1 487 974 1 639 584 1 984 690 1 834 082 1 645 909 1 729 272 1 477 495 1 450 083
réels

BIT/STEP
Aide graphique
6 000 000
5 000 000
Montants des cotisations
4 000 000
3 000 000
Encaissement+solde
2 000 000
Décaissements réels
1 000 000
0
-1 000 000
-2 000 000
Ces valeurs négatives

résultent des soldes
négatifs depuis juin
NB: le financement des soldes négatifs a été assuré par la coopérative à l’origine de la
mutuelle.
2.2 La résolution des problèmes identifiés

Le tableau de bord n’a d’utilité que s’il permet à la mutuelle de réagir rapidement et
efficacement aux situations et aux problèmes identifiés.
Pour ce faire, une méthode simple, basée sur plusieurs étapes, est proposée ici20. Ces étapes
sont réalisées par le CA et le CE, dans le cadre de la gestion courante de la mutuelle.
Cependant, le choix d’une solution à mettre en œuvre nécessite parfois l’organisation d’une
AG extraordinaire. Il s’agit de situations plutôt rares qui n’interviennent que lorsque les choix
qui s’imposent dépassent les compétences des autres organes.
Dans les autres cas, les problèmes et autres événements ainsi que les solutions adoptées sont
décrits dans le rapport présenté à l’AG annuelle.
1. L’identification d’un problème
Les problèmes sont généralement identifiés à partir du tableau de bord de la mutuelle et
des activités de contrôle et de suivi. Il est nécessaire d’identifier à ce stade le plus
précisément possible la nature du problème. Par exemple, une situation de trésorerie
négative peut être interprétée comme la conséquence de trop fortes dépenses, alors
qu’elle peut résulter, entre autres, d’un taux de recouvrement des cotisations trop faible;
ces deux causes n’appelleront pas nécessairement les mêmes solutions.
2. La collecte et l’analyse des données
Le problème clairement identifié, les responsables de la mutuelle disposent des données
issues des documents de gestion pour tenter d’en préciser les causes. Il est souvent
nécessaire de rapprocher les informations des différents centres de gestion afin de cerner
20 Ces étapes sont inspirées de: Institut Nord-Sud. 1989: La gestion des petites et moyennes organisations africaines,
Gestion Nord-Sud, Montréal, pp. 82-83.

tous les liens de causes à effets. Il est également souvent nécessaire d’aller
rechercher les informations auprès des adhérents ou des prestataires.
Exemple
Les responsables d’une mutuelle constatent, à partir du tableau de bord, une brusque
augmentation des taux d’utilisation pour les petites hospitalisations dans un centre de santé. Sur
la base du registre des prestations, ils constatent que cette augmentation est due à une
utilisation massive de ce service par les bénéficiaires d’un seul village.
Une première enquête est menée dans le village afin de vérifier qu’il ne s’agit pas de fraudes sur
les identités. Il apparaît rapidement que tous les hospitalisés sont bien des bénéficiaires, ce qui
exclut les fraudes sur les identités. En revanche, les responsables de la mutuelle constatent que
tous les malades se plaignent des mêmes maux. Le médecin du centre de santé est alors
rencontré et confirme que tous les habitants de ce village présentent les mêmes symptômes qui
résultent d’intoxications.
Une nouvelle enquête est menée, en collaboration avec le médecin, dans le village afin de
trouver la source de ces intoxications. On découvre que les planteurs de coton du village ont
pris l’habitude de nettoyer leurs appareils de pulvérisation d’insecticides, dans une rivière, en
amont du point où est puisée l’eau pour les besoins domestiques.
Pour résoudre ce problème, le CA de la mutuelle et le médecin décident de mener une
campagne de sensibilisation auprès des planteurs et de les aider à trouver d’autres solutions
pour le nettoyage de leurs appareils.
3. L’énumération des solutions

Pour chaque problème, il existe le plus souvent plusieurs solutions envisageables que
l’on cherchera à énumérer, quel que soit leur niveau de faisabilité.
4. La vérification des solutions possibles
Les avantages et inconvénients de chaque solution identifiée sont étudiés et comparés en
tenant compte notamment de leurs conséquences financières, leur impact sur les risques
liés à l’assurance, leur concordance avec les objectifs de la mutuelle, etc.
5. Le choix de la meilleure solution
La meilleure solution est très souvent une combinaison de plusieurs solutions possibles.
Suivant l’importance de la solution et les responsabilités définies par les statuts et le
règlement intérieur, ce choix incombe au CE, au CA ou, très exceptionnellement à l’AG
réunie en session extraordinaire.
6. L’application de la solution choisie
La mise en place de la solution retenue peut entraîner de nouvelles tâches et
responsabilités et/ou une nouvelle répartition de celles-ci, un aménagement du budget,
etc.
7. Le test de la solution
La résolution d’un problème ou l’adaptation à une situation nouvelle ne s’arrête pas à la
mise en place d’une solution. Il faut en effet vérifier que celle-ci est pertinente et efficace.
De la même façon que pour la première étape, la solution testée fera l’objet d’un suivi et
d’un contrôle.

BIT/STEP
L’analyse de la viabilité financière
et économique d’une mutuelle de santé
La viabilité économique et financière d’une mutuelle de santé peut être considérée comme sa
capacité à couvrir durablement ses charges avec ses produits et à faire face à ses
engagements financiers dans les délais requis.
L’analyse de la viabilité financière et économique d’une mutuelle est une opération
indispensable qui doit être réalisée périodiquement. Elle permet de déterminer les mesures à
prendre pour renforcer la solidité de la mutuelle et éviter qu’elle ne fasse «faillite». Elle est
également nécessaire pour le développement des relations de l’organisation avec les tiers,
avec les banques notamment.
Dans une grande mesure, l’analyse financière repose sur l’utilisation du compte de résultat et
du bilan de l’exercice. Elle s’appuie également sur les états financiers des exercices antérieurs
et sur d’autres sources d’informations relatives aux activités, notamment celles concernant les
adhésions et les prestations.
Ce chapitre n’incorpore pas les possibilités de la comptabilité analytique qui est encore très
rarement utilisée dans les mutuelles visées par ce guide. Cette comptabilité est toutefois un
outil extrêmement puissant dont l’usage est fortement recommandé dans les mutuelles ayant
la capacité de l’employer.
La méthode proposée ici est celle des ratios qui permet une analyse de la gestion, de la
situation financière et une explication du résultat de la mutuelle. La présentation est
succincte, cette analyse faisant l’objet d’un traitement plus détaillé dans le Guide de suivi et
d’évaluation des systèmes de micro-assurance santé, produit et publié par le programme
STEP et le CIDR21.
Exemple
Pour illustrer le calcul des différents ratios présentés plus bas, on utilisera l’exemple de la
Mutuelle Saphir, qui compte 575 adhérents, tous membres également d’une même
coopérative. La mutuelle ne demande pas de droits d’adhésion. Elle reçoit en première année
une subvention d’exploitation de la part de la coopérative, destinée à soutenir son démarrage.
La cotisation s’élève à 1 000 UM en année 1, elle sera augmentée à 1 200 UM en année 2.
Toutefois, la politique adoptée par la mutuelle est de maintenir la cotisation à un niveau
inférieur à son montant normal car les revenus de ses adhérents sont particulièrement faibles.
Aussi, organise-t-elle des fêtes et d’autres activités lucratives afin de compléter ses ressources.
Les bilans et comptes de résultat simplifiés des deux premières années de fonctionnement de la
mutuelle (année 1 et année 2) se présentent ainsi:
21 Le contenu de ce chapitre est en grande partie extrait de ce guide.

Compte de résultat exercices 1 et 2
Charges Produits
Année 1 Année 2 Année 1 Année 2
Prestations maladie 650 320 703 520 Subvention d’exploitation 200 000
Frais de fonctionnement 175 530 90 980 Activités promotionnelles 150 000 230 000
Cotisations 575 000 690 000
Total des charges 825 850 794 500 Total des produits 925 000 920 000
Résultat de l’exercice 99 150 125 500
Total 925 000 920 000 Total 925 000 920 000
Bilan exercices 1 et 2
ACTIF PASSIF
Année 1 Année 2 Année 1 Année 2
Cotisations à recevoir 75 000 110 000 Réserves 99 150
Banque 52 680 164 660 Report à nouveau 99 150 125 500
Caisse 24 470 18 490 Dettes à CT (factures à payer) 53 000 68 500
Total 152 150 293 150 Total 152 150 293 150
3.1 L’analyse de la situation financière par les ratios

Un ratio est un rapport entre deux données chiffrées. Pour qu’il soit intéressant, il doit y avoir
une relation entre les deux grandeurs choisies, le numérateur et le dénominateur. Un ratio
n’a pas de sens dans l’absolu. Il doit être comparé à quelque chose. Deux types d’analyse
sont possibles:
l l’analyse des tendances. Elle consiste à comparer les ratios à différentes dates pour
apprécier l’évolution de la situation financière de la mutuelle;
l la comparaison des ratios d’une mutuelle avec ceux d’autres mutuelles. Etant donné le
manque d’information dans ce domaine, il sera proposé aux évaluateurs des «normes
standards» permettant de caractériser la situation de la mutuelle.
La méthode des ratios dans le domaine financier permet une analyse systématique de la
gestion et de la situation de la mutuelle que ce soit à un moment précis ou au cours
d’exercices successifs. Cette analyse permet de répondre à trois questions fondamentales:
l la mutuelle est-elle solvable? Autrement dit, est-elle en mesure de faire face à ses
engagements? (solvabilité de la mutuelle);
l les cotisations permettent-elles de financer l’activité? (financement de la mutuelle);
l les cotisations sont-elles utilisées essentiellement au paiement des prestations? («bonne
marche financière» de la mutuelle).
Les ratios complètent la première information relative à la viabilité que constitue le résultat de
l’exercice et son évolution au cours du temps. L’interprétation des ratios est toutefois délicate.

BIT/STEP
Il faut généralement utiliser non pas un seul ratio mais un ensemble de ratios pour
caractériser et interpréter une situation financière.
La solvabilité Une mutuelle de santé doit être constamment en mesure de faire face
à ses engagements financiers notamment vis-à-vis des prestataires de
soins.
Dans le cas contraire, son existence même peut être remise en
question à moins de prendre rapidement des mesures exceptionnelles.
Trois ratios permettent de mesurer la solvabilité d’une mutuelle à
court, moyen et long terme:
4 le ratio de liquidité immédiate;
4 le ratio de capitaux propres;
4 le ratio de couverture des charges.
Le ratio de liquidité immédiate

Le ratio de liquidité immédiate évalue la solvabilité de la mutuelle à
court terme en comparant les disponibilités, c’est-à-dire les avoirs en
caisse et en banque, avec les dettes exigibles à court terme.
Avoirs en caisse + avoirs en banque

Ratio de liquidité immédiate =
Dettes à court terme
Ce ratio permet ainsi de savoir si la mutuelle peut payer à temps ses

fournisseurs (principalement les prestataires de soins dans le cas du
système du tiers payant). Plus ce ratio est élevé, plus la liquidité est
importante. Un ratio supérieur à 1 est considéré comme satisfaisant.
Exemple
Pour ses deux premiers exercices, les ratios de liquidité immédiate de la Mutuelle Saphir sont:
l Année 1: (24 470+52 680) / 53 000 = 1,5;
l Année 2: (18 490+164 660) / 68 500 = 2,7.
Le ratio de capitaux propres

Ce second ratio indique la capacité de la mutuelle à honorer ses
dettes (à court et long terme) sans recourir à l’emprunt. Il rapproche
toutes les dettes contractées par la mutuelle (lesquelles ne sont pas
toutes exigibles immédiatement) avec ses capitaux propres. Pour être
considérée comme solvable, une mutuelle doit avoir un ratio de
capitaux propres supérieur à 100 %.
Capitaux propres
Ratio de capitaux propres = × 100
Dettes

Exemple:
Les ratios de capitaux propres de la Mutuelle Saphir en années 1 et 2 sont les suivants:
l Année 1: 99 150 / 53 000 = 187 %;
l Année 2: (99 150+125 500) / 68 500 = 328 %.
Le ratio de couverture des charges

Ce ratio, appelé également le taux de réserve, est une troisième
mesure de la solvabilité d’une mutuelle et plus précisément de son
autonomie financière. Il compare les réserves de la mutuelle à ses
charges mensuelles en prestations maladie.
Ce ratio peut être exprimé en pour cent:
Réserves + report
à nouveau du résultat
Ratio de couverture des charges = × 100
Charges en prestations
maladie
ou en mois:
Réserves + report
à nouveau du résultat
Ratio de couverture des charges = × 12
Charges en prestations
maladie
La valeur du taux de réserve à atteindre est généralement fixée entre 50 et 75 %, c’est-à-dire

entre six et neuf mois de dépenses en prestations maladie. Il est conseillé de se fixer un taux
de neuf mois en période de croissance qui peut ensuite être limité à six mois lorsque la
mutuelle a atteint son équilibre et un fonctionnement stable.
Exemple
Les ratios de couverture des dépenses pour les deux premiers exercices de la Mutuelle Saphir
calculés à partir des bilans, sont:
l Année 1: 99 150 / 650 320 = 15 % ou 1,8 mois;
l Année 2: (99 150 + 125 500) / 703 520 = 32 % ou 3,8 mois.
Le financement En principe, une mutuelle doit couvrir ses charges à l’aide des
de l’activité cotisations qu’elle perçoit. Il est intéressant de savoir ce qu’il en est
de la mutuelle dans la réalité. Deux ratios sont utilisés:
4 le ratio cotisations acquises / charges d’exploitation;
4 le ratio cotisations acquises / charges totales de l’exercice.
Le ratio cotisations acquises / charges d’exploitation

BIT/STEP
Ce ratio compare les cotisations aux charges d’exploitation
(prestations maladie et frais de fonctionnement) de la mutuelle.
Cotisations
acquises
Ratio cotisations acquises / charges d’exploitation =
Charges
d’exploitation
Le ratio cotisations acquises / charges totales de l’exercice

Ce second ratio prend en considération l’ensemble des charges
de l’exercice: charges d’exploitation, charges financières, charges
exceptionnelles.
Cotisations
Ratio cotisations acquises / charges totales =
Charges totales
de l’exercice
Exemple
Dans le cas simplifié de la Mutuelle Saphir, les ratios cotisations acquises / charges
d’exploitation et cotisations acquises / charges totales sont identiques. La mutuelle ne compte
en effet que des charges d’exploitation. Pour les deux années, ces ratios s’élèvent à:
l Année 1: 575 000 / (650 320 + 175 530) = 0,7;
l Année 2: 690 000 / (703 520 + 90 980) = 0,9.
La valeur des ratios indique que les cotisations ne couvrent qu’une partie des charges et, par
conséquent, que les résultats positifs de la mutuelle sont dépendants d’autres produits.
La «bonne marche L’assurance santé est avantageuse pour les adhérents si une part
financière» importante des cotisations est utilisée au paiement des prestations et
de la mutuelle que les frais de fonctionnement sont bas. Il convient dès lors d’évaluer
si la mutuelle alloue de façon optimale ses ressources (en particulier
les cotisations perçues) au paiement des prestations. C’est l’objectif
du troisième élément d’appréciation de la viabilité financière d’une
mutuelle.
Deux ratios sont utilisés afin d’évaluer la bonne marche financière
d’une mutuelle de santé:
4 le ratio de sinistralité;
4 le ratio des frais de fonctionnement brut.
Le ratio de sinistralité
Le ratio de sinistralité mesure la part des cotisations utilisée pour le
remboursement ou le paiement des prestations maladie.

Prestations maladie
Ratio de sinistralité = × 100
Cotisations acquises
Ce ratio doit être au moins de 75 % au moins. Il ne s’agit pas d’une norme fixe, mais d’un
point de repère indicatif que l’expérience pourra confirmer.
Lorsque ce ratio est trop faible, cela signifie qu’une part importante des cotisations est
consacrée à autre chose que la couverture des dépenses de santé. Les adhérents peuvent
alors se demander pourquoi ils cotisent. Un ratio trop élevé peut traduire une situation
difficile pour la mutuelle dont la marge brute est trop faible pour couvrir ses autres
charges.
Exemple
Les ratios de sinistralité pour les deux années de fonctionnement de la Mutuelle Entraide
s’élèvent à:
l Année 1: 650 320 / 575 000 = 113 %;
l Année 2: 703 520 / 690 000 = 102 %.
Le ratio des frais de fonctionnement brut

Le ratio des frais de fonctionnement brut mesure la part des
ressources financières de la mutuelle utilisées pour son
fonctionnement.
Charges de
fonctionnement
Ratio des frais de fonctionnement brut = × 100
Total des produits
On admet généralement que ce ratio doit être inférieur ou égal à

15 %.
Exemple
Le ratio des frais de fonctionnement brut de la mutuelle calculé pour ses deux premières années
de fonctionnement est:
l Année 1: 175 530 / 925 000 = 19 %;
l Année 2: 90 980 / 920 000 = 10 %.

BIT/STEP
Exemple d’analyse de la situation financière de la mutuelle
par les ratios
Sur la base des bilans et des comptes de résultats de la Mutuelle Saphir pour ces deux premières
années de fonctionnement, on constate que celle-ci réalise des excédents dès son démarrage;
tout semblerait donc aller pour le mieux. Toutefois, l’analyse par les ratios permet de relever
deux faiblesses importantes:
l le ratio cotisations acquises / charges totales de l’exercice et le ratio de sinistralité doivent
retenir l’attention. Ils indiquent clairement que les cotisations de la mutuelle ne suffisent pas
à couvrir ses charges. L’équilibre financier de la mutuelle repose en grande partie sur ses
autres produits, surtout en année 1. Consciente que la subvention n’est pas une ressource
durable, la mutuelle a décidé d’augmenter ses cotisations en année 2, elles passent ainsi
de 1 000 à 1 200 UM par adhérent et par an. Les valeurs des ratios s’améliorent mais elles
restent encore trop faibles dans le cas du ratio cotisations acquises / charges totales et
anormalement élevées pour celui de sinistralité. On notera par ailleurs que cette
amélioration ne résulte pas seulement de l’augmentation des cotisations, mais aussi de la
baisse des frais de fonctionnement que la mutuelle a rationalisé en année 2. Le ratio des frais
de fonctionnement brut se situe en année 2 à un niveau acceptable (10 %).
Sur la base des chiffres de l’année 2, la mutuelle peut envisager trois stratégies pour l’année 3:
— elle peut augmenter sa cotisation dont le montant devrait s’élever à 1 600 UM par
adhérent et par an pour que la mutuelle puisse se passer des autres produits. Le risque est
cependant de dépasser la capacité contributive des adhérents et donc de faire chuter les
adhésions. Une autre possibilité est de maintenir le niveau des cotisations mais de réduire
les prestations;
— elle peut poursuivre sa stratégie actuelle qui est de proposer une cotisation inférieure à
son montant normal et continuer d’organiser des activités à but lucratif, telles que des
fêtes. Toutefois, si pour une raison quelconque la mutuelle ne peut maintenir le même
niveau d’activités, elle sera rapidement dans l’impossibilité d’honorer ses engagements;
— une troisième possibilité est de combiner en partie les deux stratégies précédentes. La
mutuelle peut augmenter quelque peu ses cotisations (par exemple 1 400 UM) et
continuer de réaliser d’autres activités lucratives, ce qui lui permettrait d’améliorer ses
ratios de bonne marche financière et de financement de ses activités et de constituer plus
rapidement un niveau de réserves satisfaisant;
l le niveau de réserves est faible puisque le ratio de couverture des dépenses n’atteint que 32 %
en fin d’année 2. Dans un contexte exceptionnel (épidémie, etc.), la mutuelle pourrait être
rapidement en situation de crise financière et serait dépendante d’un appui extérieur (par
exemple de la coopérative), pour faire face à ses engagements.
3.2 L’analyse de la viabilité économique

L’analyse de la viabilité économique d’une mutuelle de santé (comme de toute autre
organisation) consiste à prendre en compte des coûts additionnels appelés «coûts cachés»
qui correspondent à des ressources mises à la disposition d’une mutuelle sans que celle-ci
n’ait à en supporter la charge financière. Les coûts cachés ne sont pas inclus dans la
comptabilité mais ils conditionnent pourtant le fonctionnement et la viabilité de la mutuelle.
Les coûts cachés Il existe trois grandes catégories de coûts cachés.
Les biens et les services

Les biens comprennent les locaux, les véhicules, le matériel et autres
fournitures mis à la disposition de la mutuelle sans que celle-ci n’ait à
les financer.
Les services, les prestations dont bénéficie gratuitement la mutuelle
tels que la préparation des états financiers, le financement de sessions
de formation, la prise en charge de frais divers par une structure
extérieure.
Les ressources sous forme de travail

La mise à disposition de personnel rémunéré (animateurs,
gestionnaires, etc.) par une structure extérieure.
L’utilisation de personnel bénévole. Le bénévolat est l’un des
principes de la mutualité, mais il est possible que certaines fonctions,
notamment de gestion ou d’animation, ne puissent être remplies
durablement de cette façon. Le fait pour une mutuelle de devoir
compter sur la bonne volonté d’adhérents ou autres individus pour
assurer des tâches importantes peut entraîner à terme des blocages si
ceux-ci se retirent. La mutuelle doit donc distinguer les fonctions
bénévoles (participation aux organes de la mutuelle) et celles dont la
rémunération devrait être envisagée.
Les avantages financiers et les privilèges liés au statut

Une mutuelle peut bénéficier de divers avantages financiers
temporaires (par exemple une réduction de tarifs accordée par un
hôpital durant la première année de fonctionnement) qui représentent
des charges supplémentaires que la mutuelle devra assumer plus
tard. Il est donc intéressant de les considérer dans l’immédiat comme
des coûts cachés afin de mesurer la capacité de la mutuelle à les
financer le moment venu. La mutuelle peut avoir des avantages liés à
son statut juridique (exonération fiscale par exemple) qui peuvent
disparaître si l’acquisition d’un nouveau statut est prévu.
Les coûts cachés mettent en évidence que le fonctionnement de la
mutuelle est dépendant d’une série d’apports et d’avantages non
comptabilisés. Si ces apports ou avantages viennent à cesser, la
viabilité de la mutuelle peut être remise en cause. Il est donc
intéressant de calculer le résultat économique d’une mutuelle qui
correspond au résultat d’un exercice donné compte tenu des coûts
cachés relatifs à ce même exercice. Ce résultat économique permet
une première mesure de la capacité de la mutuelle à prendre en
charge l’ensemble de ses coûts.
Le calcul du résultat économique se déroule en trois étapes.
1. Il faut d’abord identifier précisément les coûts cachés. Pour ce
faire, il faut examiner le fonctionnement de la mutuelle
systématiquement et rechercher chaque coût caché en se référant
aux trois catégories précédentes (biens et services, travail,
avantages financiers et statutaires). L’identification des apports
réalisés par des structures extérieures peut être facilitée par
l’utilisation d’un tableau de rôles qui répartit toutes les fonctions

BIT/STEP
et les tâches au sein de la mutuelle entre les acteurs internes et
externes.
2. Ces coûts cachés sont ensuite valorisés. A ce stade, la mutuelle
doit se préoccuper essentiellement des coûts qui ne seront pas
assumés de façon durable par l’extérieur.
3. Le résultat économique de la mutuelle peut être ensuite calculé. Si
la prise en compte des coûts cachés, valorisés dans le calcul du
résultat, aboutit à un résultat économique négatif, cela signifie
que la mutuelle est dépendante de ces ressources extérieures et
que sa viabilité à moyen terme n’est pas assurée.
Exemple
La Mutuelle Saphir introduite dans l’exemple précédent bénéficie de deux aides extérieures.
l La coopérative met à sa disposition un petit local qui sert de bureau et dont le loyer s’élèverait
à 15 000 UM par an si la mutuelle devait le payer.
l Elle bénéficie de l’aide d’une structure d’appui à la coopérative à qui elle confie une partie de
sa comptabilité et qui établit ses comptes annuels. Si ces travaux comptables devaient être
confiés à un personnel salarié cela représenterait une charge annuelle estimée à 94 000 UM.
Les résultats économiques des deux premières années sont les suivants:
Année 1 Année 2
Résultat de l’exercice 99 150 125 500
Coûts cachés 109 000 109 000
Résultat économique –9 850 16 500
La mutuelle n’aurait donc pu assumer seule la totalité de ses charges en année 1, ce qui aurait
été en revanche possible en année 2 mais avec pour conséquence une constitution de réserves
particulièrement faible.
L’analyse Une autre mesure de la viabilité économique de la mutuelle est

de la viabilité possible en utilisant la méthode des ratios.
économique
Deux ratios peuvent être utilisés à cet effet.
par les ratios
Le taux de financement propre
Ce ratio mesure le rapport entre les produits propres (avant
subvention) d’une mutuelle et la totalité des charges de l’exercice
(charges comptabilisées + coûts cachés).
Total des produits propres

Taux de financement propre = × 100
Charges comptabilisées
+ Coûts cachés

Pour une mutuelle qui recherche l’autonomie financière, ce taux doit
être au moins égal à 100 %. Plus il est élevé et plus la mutuelle est en
mesure de financer elle-même la totalité de ses coûts.
Exemple
Dans le cadre de la mutuelle prise en exemple, les produits propres en année 1 et 2 s’élèvent
respectivement à 725 000 UM (produits avant la subvention de 200 000 UM) et 920 000. Les
charges totales s’élèvent à 934 850 (825 850 + 109 000) en année 1 et 903 500 (794 500
+ 109 000) en année 2. Les taux de financement propre de ces deux années sont les suivants:
l Année 1: 725 000 / 934 850 = 78 %;
l Année 2: 920 000 / 903 500 = 102 %.
Le ratio cotisations acquises / (charges + coûts cachés)

Ce second ratio mesure le rapport entre les cotisations acquises et la
totalité des charges de l’exercice (y compris les coûts cachés).
Cotisations
acquises
Ratio cotisations acquises/charges totales = × 100
Charges
comptabilisées
+ coûts cachés
Lorsque ce ratio est supérieur à 100 %, la mutuelle est en mesure

d’assumer seule la totalité des charges d’un exercice sur la seule base
des cotisations de ses adhérents.
Exemple
Les cotisations acquises de la mutuelle en année 1 et 2 s’élèvent respectivement à 575 000 et
690 000. Les ratios cotisations acquises/charges totales sont égaux à:
l Année 1: 575 000 / 934 850 = 62 %;
l Année 2: 690 000 / 903 500 = 76 %.
Les cotisations actuelles ne suffiraient pas à couvrir la totalité des charges de la mutuelle, ce qui
n’est pas une surprise puisque celles-ci sont déjà inférieures aux charges comptabilisées.
L’évaluation et les ajustements

du fonctionnement d’une mutuelle de santé
Le tableau de bord d’une mutuelle de santé permet un pilotage à court terme qui suffirait à
une gestion efficace de la mutuelle si son évolution n’était qu’une simple succession
d’exercices annuels, ce qui n’est pas le cas. Cet enchaînement d’exercices s’inscrit en effet
dans un processus à plus long terme déterminé par l’évolution des objectifs et du
fonctionnement de la mutuelle.
BIT/STEP
l La mutuelle ne connaît pas une évolution linéaire mais plutôt une succession de phases
de développement dont les principales sont, très schématiquement:
4 la naissance: elle est officialisée par l’AG constitutive durant laquelle la mission de la
mutuelle et ses objectifs de départ sont fixés;
4 l’apprentissage et la croissance: les premiers exercices s’inscrivent dans une phase
d’apprentissage et de croissance au cours de laquelle la mutuelle doit affiner les
hypothèses retenues lors de l’étude de faisabilité, apprendre à maîtriser son
fonctionnement, s’adapter aux imprévus, se faire connaître de ses bénéficiaires
potentiels et chercher à atteindre un équilibre financier. Il s’agit d’une phase initiale durant
laquelle la mutuelle est particulièrement fragile: les adhésions fluctuent, les réserves
financières sont faibles, le partenariat avec les prestataires n’est qu’à ses débuts, etc.;
4 la phase d’équilibre: la mutuelle a atteint ses objectifs de départ: son organisation est
rodée, son fonctionnement est stabilisé et sa situation financière est solide. A partir de
ce stade, la mutuelle peut maintenir un certain statu quo, ou se fixer de nouveaux
objectifs, accroître ses services, etc., et entrer ainsi dans une nouvelle phase de
développement.
l Les objectifs fixés par les adhérents à long (objectifs généraux) et à court terme (objectifs
opérationnels) tracent la voie à suivre par la mutuelle. Pour reprendre la comparaison
avec le pilotage d’une voiture, les objectifs opérationnels sont les villes d’étape et les
objectifs généraux les villes de destination finale.
Pour maîtriser son développement, une mutuelle de santé doit pouvoir, au fur et à mesure de
son évolution, se situer par rapport aux différentes phases qu’elle traverse ainsi que par
rapport à ses objectifs. En d’autres termes, elle doit évaluer son évolution et son avancée vers
l’atteinte des buts fixés.
4.1 L’évaluation
L’évaluation consiste à apprécier si les objectifs fixés sont totalement, partiellement ou non
atteints. Elle s’attache à identifier les raisons des écarts entre le niveau d’atteinte des objectifs
et les prévisions22. Par les informations et les analyses qu’elle fournit, l’évaluation constitue
un puissant moyen d’amélioration du fonctionnement de la mutuelle.
L’évaluation est une activité périodique. Elle peut être réalisée en cours ou en fin d’exercice
ou de façon plus espacée suivant les moyens disponibles pour la réaliser. L’évaluation peut
avoir des objets divers. Par exemple elle peut avoir pour objet la viabilité, la pertinence,
l’efficacité, l’efficience, ou l’impact de la mutuelle ou porter sur un aspect particulier de son
fonctionnement (promotion auprès du public cible).
Les mécanismes et les supports d’évaluation ne seront pas développés ici. Ils font l’objet d’un
guide spécifique23 auquel les lecteurs sont invités à se référer.
On se limitera ici à décrire les différentes formes d’évaluation et à illustrer, à l’aide d’un
exemple, leur rôle concernant les ajustements du fonctionnement d’une mutuelle.
Les différentes Il existe de nombreuses manières de concevoir l’évaluation et celle-ci

formes peut avoir de multiples fonctions et revêtir plusieurs formes. On se
d’évaluation contentera ici de distinguer trois grandes formes d’évaluation:
22 BIT-STEP, CIDR. 2001: Guide de suivi et d’évaluation des systèmes de micro-assurance santé (Genève), vol. 1 et 2.
23 Ibid.

4 l’auto-évaluation;
4 l’évaluation interne;
4 l’évaluation externe.
L’auto-évaluation
L’auto-évaluation est une évaluation menée par les principaux
concernés, c’est-à-dire les adhérents. Elle repose sur une approche
participative qui permet aux adhérents de mesurer eux-mêmes le
niveau de réalisation des objectifs qu’ils se sont fixés et de contrôler la
bonne exécution des actions programmées.
L’auto-évaluation constitue un moment important de réflexion des
adhérents sur:
4 leur engagement par rapport aux principes de base de la
mutuelle: solidarité, démocratie, responsabilité, etc.;
4 le passé et l’avenir de la mutuelle, son fonctionnement, son
financement, son rayonnement et sa capacité à répondre aux
besoins.
En impliquant tous les adhérents dans le processus d’analyse et de
prise de décisions, l’auto-évaluation constitue un instrument majeur
d’animation et d’information.
Les principaux inputs d’une auto-évaluation sont:
4 le rapport annuel d’activité et, à travers celui-ci, les documents de
suivi, le budget, les comptes annuels, les ratios financiers, etc.
ainsi que les différents supports (tableaux, affiches, etc.) de
communication qui en dérivent;
4 les tableaux de rôle théorique et réel;
4 les témoignages des adhérents.
L’évaluation interne
On appellera ici évaluation interne une composante de
l’auto-évaluation qu’il est cependant intéressant de distinguer de
celle-ci, car elle n’intervient pas au même moment. Il s’agit de
l’évaluation annuelle dressée par les responsables et les gestionnaires
de la mutuelle à l’issue d’un exercice, au moment de la préparation
du rapport annuel d’activités. Cette évaluation repose sur la synthèse
et l’analyse des informations de tous les domaines de gestion. Elle
prépare l’auto-évaluation menée avec tous les adhérents.
L’évaluation externe
Cette troisième forme d’évaluation repose sur une intervention
extérieure (ONG, mutualité, agence de coopération, bureau
d’études, etc.). Son intérêt repose sur l’indépendance des évaluateurs
et leur «recul» par rapport aux activités de la mutuelle. Cette
évaluation permet également de mettre en jeu des compétences et
des moyens non nécessairement disponibles au sein de la mutuelle.

BIT/STEP
Ces trois types d’évaluation sont complémentaires mais n’interviennent
pas simultanément. L’évaluation interne et l’auto-évaluation sont
annuelles, la première précédant et préparant la seconde.
L’auto-évaluation peut se dérouler le temps d’une AG ou sur une plus
longue période, suivant son ampleur. L’évaluation externe est
généralement moins fréquente. Elle intervient au cours ou à l’issue d’un
programme pluriannuel.
Exemple
Lors de l’AG constitutive, une mutuelle de santé se fixe pour objectifs d’atteindre l’équilibre
financier et de couvrir 75 % du public cible au bout de trois ans. Elle se donne le programme
d’évaluation suivant:
AG
Auto-évaluation
Evaluation
externe
Année 1 Année 2 Année 3
AG
constitutive
Evaluation
interne
Le suivi et l’évaluation constituent un dispositif global indispensable

au pilotage de la mutuelle au quotidien ainsi qu’à moyen et long
terme. Toutefois, la bonne conduite des activités ne repose pas
seulement sur des outils et des techniques. Elle dépend aussi des
compétences, de l’expérience, du savoir-faire, de la capacité
d’analyse, du bon sens, voire de l’intuition, des responsables et des
gestionnaires de la mutuelle.
L’exemple suivant illustre la conduite d’une mutuelle sur la base des
activités de suivi et d’évaluation.

Exemple
Une organisation villageoise décide de créer une mutuelle de santé. Le village compte 6 000
habitants. Il est doté d’un dispensaire (consultations, soins ambulatoires et accouchements) et
est situé près de l’hôpital régional (hospitalisations et chirurgie). Avec l’aide d’une ONG locale,
l’organisation villageoise réalise une étude de faisabilité qui débouche sur l’élaboration, pour
l’année 1, de trois scénarios. Ceux-ci sont proposés aux habitants du village lors d’une AG
constitutive. Tous les scénarios ont en commun de reposer sur une adhésion familiale et de fixer
une cotisation par bénéficiaire. Ils ont été établis à partir des animations réalisées dans le village
et sur la base des besoins exprimés par les habitants. Les trois scénarios sont les suivants:
1.1 La mutuelle couvrira les tarifs de consultation à 100 % plus les médicaments (génériques)
à 50 % au dispensaire, avec une cotisation de 800 UM/an/personne.
1.2 La mutuelle couvrira uniquement les médicaments pour les consultations au dispensaire à
70 %, avec une cotisation de 400 UM/an/personne.
1.3 La mutuelle couvrira les tarifs de consultation plus les médicaments à 90 %, avec une
cotisation de 700 UM/an/personne.
Dans ces trois scénarios, le montant des droits d’adhésion est fixé à 100 UM par adhérent
(montant forfaitaire). Les cotisations sont annuelles et doivent être payées dans les quinze
premiers jours de janvier.
Ces trois scénarios sont présentés lors de l’AG constitutive. A l’issue des débats, le troisième
scénario (1.3) a été retenu et sera mis en œuvre pour la première année.
Premier exercice
Sur la base du scénario retenu, les objectifs fixés pour le premier exercice de la mutuelle sont
d’atteindre 500 adhérents soit 3 000 bénéficiaires (la taille moyenne d’une famille est de six
personnes).
La fiche de synthèse de suivi-évaluation de l’année 1 montre que globalement les résultats de
l’exercice sont bons sur le plan financier. La mutuelle a réalisé un excédent et ses ratios ont pour
la plupart des valeurs satisfaisantes. Toutefois, le ratio de sinistralité est inférieur à la norme
habituelle de 75 %. Cela résulte notamment du montant de cotisation qui apparaît trop élevé.
La mutuelle souffre d’un problème d’attractivité: près de la moitié des cotisations est utilisée à
autre chose qu’au paiement de prestations maladie, les adhérents peuvent se demander en
quoi il est intéressant de cotiser.
De fait, les résultats ne sont pas bons en ce qui concerne les adhésions. Les objectifs fixés en
début d’exercice sont loin d’être atteints puisque la mutuelle ne compte que 150 adhérents et
675 bénéficiaires.
La taille moyenne des familles mutualistes qui ne s’élève qu’à 4,5 personnes laisse penser que
les adhérents n’ont pas cotisé pour l’ensemble de leurs personnes à charge. Le taux d’utilisation
moyen des consultations observé sur toute l’année est nettement supérieur à celui attendu et
confirme une probable sélection adverse (les chefs de famille ont choisi de cotiser pour les
personnes qui présentent un risque de maladie plus élevé).
Afin de compléter l’analyse des résultats de ce premier exercice, les responsables de la mutuelle
ont organisé des réunions avec les familles mutualistes et des personnes non-mutualistes.
Les principaux résultats de ces réunions sont les suivants:
l l’ensemble des familles considère que les cotisations sont trop élevées. Ceux qui ont cotisé se
situent dans la tranche des familles les plus riches du village. Beaucoup de familles auraient
souhaité adhérer mais n’ont pas trouvé la totalité de l’argent nécessaire pour payer les
cotisations en début d’exercice;

BIT/STEP
Fiche de synthèse
Premier exercice
E tude de faisabilité
Scénario 1.1 Scénario 1.2 Scénario 1.3
Assemblée générale
Suivi du nombre d’adhérents Suivi du nombrede bénéficiaires
Prévu : 500 Prévu : 3 000
Réel : 150 Réel : 675

Adhérents / Adhérents prévus = 30% Bénéficiaires /bénéficiaires prévus = 23 %
Taille moyenne des familles mutualistes = 4,5 personnes
Suivi des cotisations Suivi des encaissements et décaissements Encaissements

487 500
Cotisations émises
472 500 UM Décaissements
284 970
Cotisations perçues
472 500 UM
Taux de recouvrement
des cotisations =100%
Suivi du taux d’utilisation

des services Suivi du coût moyen
Réel : 155%
Prévu : 350 UM
Prévu: 110% Réel : 350 UM
Compte de résultats Bilan après affectation

Prestations 256 331 Cotisations 472 500 Disponibilités 202 530 Réserves 181 169
Frais gestion 50 000 Dr. adhésion 15 000 Créances 0 Dettes CT 21 361
Total charges 306 331 Total produits 487 500 Total 202 530 Total 202 530
Résultat (+) 181 169
Total 487 500 Total 487 500
Ratios financiers:
Liquidités immédiates 948 % Cotisations/charges totales 154 %
Capitaux propres 848 % Sinistralité 54 %
Couverture des charges 71 % Frais de fonctionnement brut 16 %
(8,5 mois)

l une grande majorité des familles rencontrées souhaitent que la mutuelle couvre aussi les
dépenses à l’hôpital régional ainsi que les accouchements au dispensaire;
l beaucoup de familles n’ont pas encore bien compris le fonctionnement de l’assurance.
D’autres se méfient et attendent de voir si la mutuelle fonctionne bien avant, éventuellement,
d’adhérer.
A l’issue de cette première évaluation interne, le CE et le CA préparent trois nouveaux scénarios
pour le second exercice:
2.1 Continuer sur la lancée du premier exercice en conservant les mêmes prestations et les
mêmes cotisations. L’avantage de ce scénario est que la mutuelle est financièrement
solide. L’inconvénient est que la cotisation est économiquement peu accessible et la
mutuelle est peu attractive.
2.2 Conserver le même montant de cotisation, le même niveau de prise en charge des
consultations et ajouter une prise en charge à 50 % des dépenses d’hospitalisation et à
70 % des dépenses d’accouchement. L’avantage de ce scénario est qu’il répond aux
attentes de la plupart des familles du village. L’inconvénient est que le montant de la
cotisation reste hors de portée des familles les plus pauvres.
2.3 Conserver les prestations du premier exercice (prise en charge des consultations) mais
diminuer le montant de la cotisation qui passerait de 700 à 500 UM. L’avantage de ce
dernier scénario est qu’il pourrait améliorer l’accessibilité économique de la mutuelle et la
rendre plus attractive. L’inconvénient est qu’il ne prend pas en compte l’élargissement des
prestations à l’hospitalisation et aux accouchements demandé par les familles.
Deuxième exercice
Les trois scénarios sont présentés en AG au début de l’année 2. Après de longs débats, le
second scénario (2.2) est finalement retenu avec cependant une modification importante: le
choix sera laissé aux familles de payer leur cotisation annuellement ou mensuellement afin
d’améliorer l’accessibilité financière et économique de la mutuelle.
Les objectifs en matière d’adhésion restent les mêmes que pour l’année 1: 500 adhérents et
3 000 bénéficiaires. Une grande campagne de sensibilisation, d’animation et d’information
sera lancée dans le village, juste après l’AG, afin d’expliquer l’intérêt de la mutuelle et son
fonctionnement.
La fiche de synthèse de suivi-évaluation de l’année 2 montre que le résultat annuel reste
excédentaire, mais le taux de réserve (ratio de couverture des charges) a diminué à cause de
l’augmentation des activités de la mutuelle. Il ne correspond plus qu’à l’équivalent de près de
quatre mois de fonctionnement. Le ratio de liquidité immédiate a fortement chuté: la mutuelle
va rencontrer des difficultés pour payer sa dette (factures du mois de décembre de l’année 2) au
début de l’année 3. De fait, on constate avec les données du suivi budgétaire que la mutuelle
aurait pu connaître une situation de crise financière en cours d’exercice.
Cette situation résulte de deux facteurs:
l une augmentation des dépenses due à une escalade du coût des consultations en cours
d’année. Le tableau de bord a permis aux responsables de la mutuelle de détecter ce
dérapage et d’intervenir auprès de l’infirmier, mais le coût moyen observé sur l’année
(455 UM) s’avère nettement plus élevé que celui prévu (350 UM).
l Un taux de recouvrement des cotisations très faible (65 %). La quasi-totalité des familles a
choisi de cotiser mensuellement, mais beaucoup ont accumulé les retards de paiement.
Le ratio de sinistralité a nettement progressé. Les adhésions ont augmenté; toutefois, la mutuelle
est encore loin de son objectif de 3 000 bénéficiaires. De même, le taux de fidélisation
(c’est-à-dire le pourcentage d’adhérents de l’année 1 qui ont renouvelé leur adhésion en année
2) s’élève à 60 %, ce qui est peu élevé. En revanche, la taille moyenne des familles mutualistes a
augmenté légèrement (4,8 personnes par famille).

BIT/STEP
Fiche de synthèse
Deuxième exercice

Prestations 949 620 Cotisations 1 142 400 Disponibilités 6 244 Réserves 326 949
Frais gestion 75 000 Dr. adhésion 28 000 Créances 399 840 Dettes 79 135
Total charges 1 024 620 Total produits 1 170 400 Total 406 084 Total 406 084
Total 1 170 400 Total 1 170 400
Ratios financiers
Liquidité immédiate 8% Cotisations/charges totales 111 %
Solvabilité 413 % Sinistralité 83 %
Couverture des charges 34 % Frais de fonctionnement brut 7%
(4,1 mois)

Les responsables de la mutuelle concluent de cette évaluation interne que l’élargissement des
prestations et la mensualisation des cotisations ont permis d’augmenter les adhésions, mais que
le montant des cotisations continue de limiter l’accessibilité économique de la mutuelle, malgré
la possibilité de payer mensuellement. De plus la mutuelle doit résoudre un problème important
de retard dans le paiement des cotisations.
Trois nouveaux scénarios sont préparés pour être présentés à l’AG en début de la troisième
année.
3.1 La mutuelle conserve les mêmes prestations et le même montant de cotisation mais prévoit
une exclusion des adhérents qui accumulent plus d’un mois de retard. L’avantage de ce
scénario est qu’il devrait permettre d’améliorer le taux de recouvrement des cotisations. Il
risque cependant d’entraîner de nombreuses exclusions en cours d’année et de diminuer
le nombre d’adhérents.
3.2 La mutuelle conserve le même niveau de prestations mais diminue les cotisations qui
passeraient de 700 à 600 UM/an/personne. Ce nouveau montant correspond à un
calcul de la cotisation sur la base des données recueillies durant les deux premières
années de fonctionnement de la mutuelle. Il repose cependant sur une marge bénéficiaire
réduite qui nécessiterait plusieurs années pour constituer un niveau de réserves suffisant.
L’avantage de ce choix est que la cotisation a baissé. Cependant la mutuelle sortant
financièrement fragilisée de son second exercice, tout dérapage éventuel en troisième
année pourrait aggraver cette fragilité. Le taux de réserve étant peu élevé, la mutuelle doit
éviter de prendre trop de risques.
3.3 La mutuelle modifie ses niveaux de prise en charge des dépenses de soins de la façon
suivante: consultations 30 %, hospitalisations 80 % et accouchements 90 %. Le montant
de cotisation est diminué et passe de 700 à 552 UM/an/personne. L’avantage de ce
scénario est qu’il baisse sensiblement le montant de cotisation tout en mettant l’accent sur
les gros risques. La diminution du niveau de prise en charge des dépenses de consultation
sécurise la mutuelle, car ces prestations s’avèrent être les plus difficiles à maîtriser.
L’inconvénient réside dans cette diminution du niveau de prise en charge des dépenses de
consultation car celles-ci constituent l’origine de la mise en place de la mutuelle. Un tel
scénario est une réorientation des prestations de la mutuelle qui pourrait être mal
acceptée par les adhérents.
Troisième exercice
Ces trois scénarios sont présentés à l’AG, organisée en début de troisième année. Les
responsables de la mutuelle mettent un accent particulier, lors de la présentation de leur rapport
annuel, sur les difficultés rencontrées, leurs conclusions et la nécessité de réfléchir sur le
problème des adhésions et du recouvrement des cotisations.
Le troisième scénario est retenu par l’AG. Il est décidé de poursuivre le système de cotisation
mensuelle mais de plafonner le niveau de retard de paiement acceptable à l’équivalent de deux
mois de cotisation. Afin d’être en mesure de payer rapidement les factures de décembre de
l’hôpital et du dispensaire, l’assemblée demande au CE d’entreprendre une action de
recouvrement des cotisations impayées de l’année 2. Tout adhérent qui n’aura pas payé au
moins la moitié de son retard se verra exclu de la mutuelle.
La fiche de synthèse de suivi-évaluation de l’année 3 laisse penser que le scénario adopté pour
ce troisième exercice correspond à un couple prestations / cotisations équilibré (le montant des
cotisations semble toutefois un peu élevé).

BIT/STEP
Tous les ratios indiquent une situation financière satisfaisante. L’objectif des 3 000
bénéficiaires, ce qui représente 50 % des habitants du village, est enfin atteint. La taille
moyenne des familles mutualistes augmente mais reste inférieure à la moyenne de six
personnes par foyer. Cette augmentation traduit une atténuation de la tendance à opérer une
sélection parmi les membres des familles. Le taux de fidélisation est élevé et le taux de
recouvrement des cotisations s’est amélioré.
Les taux d’utilisation des différents services de santé couverts semblent s’être stabilisés depuis
l’année 2, y compris pour les consultations. Pour ces dernières, il semble désormais nécessaire
de modifier les prévisions en tablant sur un taux d’utilisation de 125 % et non plus 110 %.
La mutuelle de santé semble avoir atteint son seuil d’équilibre. Les prochaines
recommandations du CE et du CA pourraient être:
l soit de conserver les mêmes prestations et montant de cotisation en année 4. Cette option
permettrait de constituer des réserves financières conséquentes en prévision de l’adoption
d’objectifs plus ambitieux pour les années suivantes (meilleure prise en charge des services
par exemple);
l soit de diminuer très légèrement les cotisations ou d’élargir un peu les prestations.
Quel que soit le scénario adopté en année 4, la mutuelle devra poursuivre ses actions de
sensibilisation, d’animation et d’information de la population du village et tenter d’accroître le
nombre de ses bénéficiaires.

Fiche de synthèse
Troisième exercice

Prestations 1 260 900 Cotisations 1 656 000 Disponibilités 315 204 Réserves 658 449
Frais fonction. 90 000 Dr. adhésion 29 400 Créances 448 320 Dettes 105 075
Total charges 1 350 900 Total produits 1 685 400 Total 763 524 Total 763 524
Total 1 685 400 Total 1 685 400
Ratios financiers
Liquidité immédiate 300 % Cotisations/charges totales 123 %
Capitaux propres 627 % Sinistralité 76 %
Couverture des charges 49 % Frais de fonctionnement brut 7%
(5,8 mois)

BIT/STEP
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du budget, Ministère de l’agriculture et des ressources animales, République de Côte
d’Ivoire.
—— manuel n° 2 Contrôle budgétaire, Ministère de l’agriculture et des ressources animales,
République de Côte d’Ivoire.
Bibliographie 257
—— manuel n° 3 Le plan de trésorerie, Ministère de l’agriculture et des ressources animales,
République de Côte d’Ivoire.
—— Régions forestières, L’organisation du travail comptable du GVC de base, Module de
formation n° 4 Schémas comptables et opérations détaillées, Ministère de l’agriculture
et des ressources animales, République de Côte d’Ivoire.
SIMONET, Guy. 1998: La comptabilité des entreprises d’assurance, Les fondamentaux de
l’assurance, Comptabilité-gestion (L’Argus Editions), 5e édition.

BIT/STEP
Glossaire
Assemblée générale
L’assemblée générale regroupe l’ensemble des adhérents ou des actionnaires. Dans les
organisations de l’économie sociale (mutuelles, coopératives, associations), l’assemblée
générale est l’organe de décision le plus important. Elle détermine les objectifs et la politique
générale de l’organisation.
Association
Groupement de personnes qui se réunissent librement en vue d’atteindre un but déterminé
ou de défendre des intérêts communs. Exemple: association de producteurs, de
consommateurs, de défense des droits de l’homme, sportive, culturelle, etc. Au contraire des
sociétés commerciales, les associations mènent leurs activités dans un but non lucratif.
Assurance
Système de couverture des risques ou des événements incertains, par la répartition préalable,
entre plusieurs personnes, des coûts résultant de la survenue de ces risques.
Dans le langage courant, l’assurance désigne:
l le contrat qui garantit des prestations définies en cas de survenue d’un risque précis,
contre le paiement d’une prime ou de cotisations par le «client»;
l l’entreprise ou organisation (commerciale ou non, publique ou privée) qui gère des
contrats d’assurance.
Assurance commerciale
Système de couverture des risques par un contrat passé entre un assureur (ou compagnie
d’assurances) et un assuré (individu ou groupe). En contrepartie d’un versement de
primes/cotisations, l’assureur garantit à l’assuré le paiement d’une indemnité convenue en
cas de survenue d’un risque déterminé (incendie, inondation, vol, accident, maladie, perte
de récoltes, etc.). Les assurances commerciales sont à but lucratif.
Assurance groupe
Contrat d’assurance passé entre une compagnie d’assurance commerciale et un groupe de
bénéficiaires (le plus souvent tout le personnel d’une entreprise). Il s’agit d’une couverture
complémentaire aux systèmes de sécurité sociale, soit dans le domaine des soins de santé
(exemple: assurance hospitalisation), soit dans celui des pensions de retraite (revenu garanti
après la fin de carrière du salarié).
Assurance santé obligatoire (assurance maladie obligatoire)

Système légal et obligatoire de prise en charge par la collectivité des dépenses de santé d’un
individu dans le cadre d’un régime de sécurité sociale généralisé et organisé par l’Etat.
Assurance santé complémentaire (assurance santé complémentaire)

Système facultatif de prise en charge des dépenses de santé non couvertes par le régime de
sécurité sociale, organisé par une initiative privée, le plus souvent une mutuelle ou une
compagnie d’assurance.
Glossaire 261
Assurance sociale
Expression généralement utilisée pour désigner les systèmes d’assurance obligatoire existant
dans certains pays développés (par exemple en Europe) et basés sur la solidarité nationale.
Le gouvernement de Bismarck, en Allemagne, a été le premier à instituer un système
d’assurance sociale dans ce sens, et depuis lors, celui-ci a inspiré plusieurs systèmes
similaires en Europe.
Pourtant, dans un sens plus large, l’assurance sociale peut aussi être comprise comme tout
système d’assurance à but non lucratif basé sur la solidarité sociale, qu’il soit volontaire ou
obligatoire; les mutuelles en constituent un exemple.
Bénéficiaire (d’un SA)
Toute personne qui, à titre d’adhérent ou de personne à charge, bénéficie des services du
SA.
Contrôle social
Désigne le contrôle interne induit par l’existence de relations sociales entre les adhérents (ils
se connaissent, ils sont du même groupe ethnique, etc.). Le contrôle social ne constitue pas
un mécanisme formel de contrôle.
Convention (entre un SA et un prestataire de soins)
Accord conclu entre le prestataire de soins et le SA, comprenant la définition des services
couverts, les tarifs à appliquer, le montant et les modalités de remboursement. Les
conventions doivent garantir, à l’adhérent, la possibilité de disposer de soins de qualité à un
tarif raisonnable et connu d’avance.
Coopérative
Association de personnes qui se sont volontairement groupées pour atteindre un but
commun, par la constitution d’une entreprise dirigée démocratiquement, en fournissant une
quote-part équitable du capital nécessaire et en acceptant une juste participation aux risques
et aux fruits de cette entreprise au fonctionnement de laquelle les adhérents participent
activement (Extrait de la Recommandation 127 sur les coopératives de l’Organisation
internationale du Travail).
Cotisation
Somme d’argent déterminée, périodiquement versée au SA par l’adhérent pour pouvoir
bénéficier de ses services. La cotisation désigne le plus souvent la contribution de l’adhérent
lorsque celle-ci est proportionnelle au salaire; dans le cas contraire (montant fixe), il est
fréquent d’utiliser le terme de «prime».
Coûts cachés
Ils correspondent à des ressources mises à disposition et utilisées par le SA et qui ne sont pas
comptabilisées dans le compte de résultat.
Droit d’adhésion
Somme d’argent versée à un SA par le nouvel adhérent au moment de son inscription: elle
couvre les frais administratifs et n’est pas récupérable en cas de démission. Le droit
d’adhésion est également appelé droit d’entrée, d’inscription ou d’admission.
BIT/STEP
Echelon des infrastructures sanitaires
Ensemble des infrastructures de santé dont les fonctions sont identiques. Les dispensaires,
centres de santé ou cabinets médicaux constituent le premier échelon; les hôpitaux de zone le
deuxième échelon; les hôpitaux régionaux ou les hôpitaux universitaires le troisième. En
général, il faut un système de référence pour passer d’un échelon à l’autre (sauf en cas
d’urgence), ce qui veut dire, par exemple, que pour accéder à un hôpital, il faut y être
«référé» par un dispensaire.
Excédent
Désigne la différence entre les produits et les charges de l’exercice lorsque les produits sont
supérieurs aux charges. Suivant les législations et le statut juridique de l’organisation,
d’autres termes peuvent être utilisés comme bénéfice ou gain.
Exercice (comptable)
Période sur laquelle sont établis les états financiers. Le choix de l’exercice est généralement
soumis à une réglementation. Souvent, il correspond à l’année civile.
Fonds de garantie
Désigne un fonds auquel un SA peut faire appel en cas de difficultés financières.
Généralement, le fonds de garantie intervient sous forme de prêt au SA qui le sollicite. Les cas
qui permettent de recourir au fonds de garantie sont souvent définis avec précision.
L’intervention du fonds de garantie peut être conditionnée à des modifications dans le
fonctionnement du SA.
Fonds de réserve
Capitaux propres constitués par le SA pour faire face à des dépenses futures en particulier en
cas de situations imprévues. Leur montant fait habituellement l’objet de dispositions
réglementaires.
Forfait (prestation)
Désigne le montant versé comme prestation aux adhérents lorsqu’il est fixé d’avance et
indépendamment du montant réel des frais médicaux.
Formation médicale ou formation sanitaire

Toute structure ou institution intervenant dans le domaine de la santé en tant que prestataire
de soins de santé auprès de la population (centre de santé, dispensaire, cabinet médical,
hôpital, etc.).
Franchise
Lorsqu’un SA ne couvre que les montants supérieurs à une somme fixée à l’avance, cette
somme est appelée franchise. La franchise est en général fixée en fonction du type de services
couverts.
Glossaire 263
Garanties
Ensemble des avantages octroyés par un assureur à un assuré en contrepartie du versement
de cotisations ou d’une prime d’assurance.
Médecin-conseil
Médecin qui travaille pour un SA et lui fournit des conseils ainsi qu’aux prestataires de soins
et aux patients. Il conseille le SA dans l’établissement de conventions avec les prestataires de
soins. Il contrôle la pertinence des soins donnés, le bien-fondé et le respect des règles de
remboursement. Il peut aussi intervenir dans les activités d’éducation à la santé.
Médicament générique
Médicament désigné par le nom de son principe actif le plus important, et non par son
appellation commerciale. En général, la Dénomination Commune Internationale (DCI),
établie par l’Organisation Mondiale de la Santé (OMS), correspond au nom générique.
Médicaments essentiels
Les médicaments essentiels sont ceux qui sont sélectionnés par l’OMS en raison de leur
importance pour prévenir ou soigner les maladies les plus fréquentes dans un pays. L’emploi
de cette sélection permet d’améliorer la thérapie, de garantir un bon usage des médicaments
et contribue à réduire les dépenses de santé.
Mouvement social
Tout groupe social organisé (association de personnes, syndicat, groupement, mutuelle,
coopérative...) qui mène des actions en faveur du bien-être de ses adhérents et de la société
en général.
Mutualisation du risque
Principe selon lequel les risques individuels sont regroupés pour être redistribués entre les
adhérents. Il s’agit d’un partage du risque sur lequel reposent les mécanismes d’assurance.
Offre de soins
Désigne l’ensemble des services de santé disponibles pour une population donnée.
Patient
Personne soumise à un examen médical, suivant un traitement ou subissant une intervention
chirurgicale.
Période probatoire ou période d’attente

Egalement appelée période d’observation ou stage d’attente (ou tout simplement «stage»),
elle correspond au temps pendant lequel un nouvel adhérent paie ses cotisations sans avoir
droit aux services du SA. Cette période est nécessaire pour éviter que certaines personnes ne
s’affilient uniquement au moment précis où elles en ont besoin et ne se retirent ensuite (par
exemple adhésion en prévision d’un accouchement).

BIT/STEP
Personnalité juridique
La personnalité juridique peut être accordée aux personnes physiques ou morales. La
personne physique est tout être humain, tandis que la personne morale est un groupement
d’individus auquel la loi reconnaît une personnalité juridique distincte de celle de ses
adhérents. Comme une personne physique, une personne morale a des droits et des
obligations. La personnalité juridique peut s’acquérir par l’enregistrement sous différentes
formes: association sans but lucratif (ASBL), coopérative, mutuelle, société anonyme, société
à responsabilité limitée (SARL), etc.
Personne à charge
Personne qui, sans être adhérent du SA, bénéficie de ses services en raison de son lien de
parenté avec un adhérent (par exemple un conjoint, un enfant, un ascendant, etc.).
Perte
Désigne la différence entre les produits et les charges de l’exercice lorsque les charges sont
supérieures aux produits. Suivant les législations et le statut juridique de l’organisation,
d’autres termes peuvent être utilisés comme «déficit».
Plafonnement des prises en charge

Le SA peut limiter sa prise en charge à un montant maximum pour un événement particulier.
La part des frais supérieure à ce montant est à la charge de l’adhérent. Ce plafonnement
permet de limiter les dépenses du SA et de le protéger de cas «catastrophiques» qui, par leur
coût très élevé, pourraient entraîner la faillite du système.
Portefeuille de risques
Ensemble des contrats écrits ou non en cours de validité. Chaque contrat couvre une ou
plusieurs personnes contre une certaine quantité de risques correspondants aux prestations
couvertes.
Prestataires de soins
Terme général désignant toute personne ou formation médicale, qui dispense des soins de
santé à un patient.
Prévoyance
Attitude qui consiste à prendre un certain nombre de mesures, à s’organiser pour pouvoir
faire face à la survenue future d’un risque. Par exemple, stocker des denrées alimentaires en
prévision d’une sécheresse ou d’une pénurie, épargner en vue d’un mariage, etc.
Protection sociale
Terme générique couvrant l’ensemble des garanties contre la réduction ou la perte de revenu
en cas de maladie, de vieillesse, de chômage (ou d’autres risques sociaux), incluant la
solidarité familiale ou ethnique, l’épargne individuelle ou collective, l’assurance privée, les
assurances sociales, la mutualité, la sécurité sociale, etc. (D’après le thésaurus du Bureau
international du Travail, Genève, 1991).
Glossaire 265
Réassurance
La réassurance est un mécanisme selon lequel un système d’assurance souscrit une
assurance auprès d’une autre assurance. Il s’agit donc de l’assurance de l’assureur. C’est
une assurance de deuxième degré pour un SA qui le lie à un réassureur. Ce mécanisme
permet une diversification des risques et leur répartition sur une base plus large.
Référence obligatoire
Désigne l’obligation de consulter un médecin d’un échelon donné avant de pouvoir être reçu
par une formation médicale d’un échelon supérieur. Le médecin réfère le patient à l’échelon
supérieur
Règlement intérieur
Document qui fixe les règles et modalités pratiques de fonctionnement d’une association,
que tous les adhérents doivent s’engager à respecter. Le règlement intérieur complète et rend
plus explicites les statuts.
Risque
Probabilité qu’un événement (bon ou mauvais) se produise. Par extension, événement
indésirable contre la survenance duquel on s’assure. Les principaux risques sociaux sont: la
maladie, l’invalidité, la vieillesse, le chômage, le décès, etc. (voir sécurité sociale). Les
risques sociaux positifs sont le mariage, la naissance, etc.
Risque de surprescription
Les prestataires de soins peuvent provoquer une augmentation des prestations en prescrivant
des soins inutiles sans opposition de la part du patient du fait que ce dernier sait qu’il est
assuré.
Risque de surconsommation
Il se rapporte au phénomène suivant lequel les bénéficiaires d’une assurance ont tendance à
consommer abusivement ou plus que d’ordinaire, les services proposés, de manière à
«valoriser» au maximum les cotisations versées.
Risques de santé
En matière de soins de santé, on fait la différence entre gros risques et petits risques. Les gros
risques sont ceux qui impliquent des dépenses importantes, comme une hospitalisation, un
accouchement, une opération chirurgicale, etc. Les petits risques sont ceux qui impliquent
des dépenses moins élevées, comme les consultations auprès d’un médecin généraliste ou
l’achat de médicaments.
Santé
Selon la définition de l’OMS: «la santé est un état complet de bien-être physique, mental et
social, et ne consiste pas seulement en l’absence de maladie ou d’infirmité».

BIT/STEP
Sécurité sociale
Protection que la société accorde à ses adhérents, grâce à une série de mesures publiques,
contre le dénuement économique et social où pourraient les plonger, en raison de la
disparition ou de la réduction sensible de leur gain, la maladie, la maternité, les accidents du
travail et les maladies professionnelles, le chômage, l’invalidité, la vieillesse ou un décès; à
cela s’ajoute la fourniture de soins médicaux et l’octroi de prestations aux familles avec
enfants. (D’après la Convention n° 102 de l’Organisation internationale du Travail
concernant la sécurité sociale [norme minimum]).
Sélection adverse
Il y a sélection adverse ou antisélection, lorsque les personnes courant un risque plus élevé
que la moyenne s’affilient à un système d’assurance, dans une proportion supérieure à celle
qu’elles représentent dans la population générale. Cette situation peut compromettre la
viabilité financière du système par un niveau de dépenses trop élevé par adhérent.
Sinistralité (d’un SA)

Désigne la relation entre les prestations dont bénéficient les adhérents et les cotisations qu’ils
paient au SA.
Soins de santé de base

Soins courants dispensés aux patients dans les formations médicales, premier point de
contact de la population avec le système de santé. Ils comprennent les soins préventifs et
promotionnels, les soins curatifs simples et la récupération nutritionnelle.
Soins de santé primaires

Stratégie de développement sanitaire basée sur l’amélioration de la qualité des services de
santé de premier échelon, sur leur extension (de l’aspect curatif aux interventions de
prévention et de promotion) et sur l’encouragement de la participation de la population à la
gestion des services et à la prise en charge de leurs coûts.
Soins ambulatoires
Soins effectués dans un établissement médical mais sans hospitalisation ou internement du
patient.
Soins à domicile
Soins dispensés au domicile du patient. Dans certains pays, les médecins ou les infirmières
effectuent ainsi des visites à domicile, dont les tarifs sont plus élevés pour tenir compte des
frais de déplacement du prestataire.
Soins hospitaliers
Soins dispensés à l’occasion de l’hospitalisation d’un patient, c’est-à-dire d’un séjour en
hôpital comptant au moins une nuit.
Glossaire 267
Soins spécialisés
Consultations des médecins spécialistes (gynécologue, pédiatre, chirurgien, etc.) ainsi que
les actes médicaux techniques (radiologie, biologie clinique, etc.).
Spécialité
Médicament protégé par un brevet et vendu sous un nom de marque choisi par le fabricant.
Ticket modérateur
Il représente la part du coût du service couvert déduite du montant remboursé à l’adhérent. Il
est exprimé en pourcentage. On l’appelle ticket modérateur parce qu’il permet de modérer
la consommation de soins de santé.
Tierspayant
Système de paiement des dépenses de santé dans lequel l’adhérent ne paie au prestataire
que la partie du coût des soins qui est à sa charge (ticket modérateur). Le SA paie le
complément de ce coût directement au prestataire.

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GUIDE DE GESTION

Bureau international du Travail Genève

Première édition 2003

Guide, assurance-maladie, mutualité, gestion, Afrique francophone. 02.071

Données de catalogage du BIT

1 BIT. 2002 : La sécurité sociale, un nouveau consensus (Genève).

Si vous souhaitez faire parvenir vos commentaires, vos critiques,

BIT/STEP BIT/STEP en Afrique

Partie 1 Introduction à la gestion d’une mutuelle

Chapitre 1 Les caractéristiques d’une mutuelle de santé ................... 7

Partie 2 L’organisation administrative d’une mutuelle

Chapitre 1 Les organes d’une mutuelle de santé ................................ 27

Partie 3 La gestion des adhésions, des cotisations

Chapitre 1 La gestion des adhésions ..................................................... 64

Partie 4 La comptabilité d’une mutuelle de santé ..............117

Partie 5 La gestion prévisionnelle ...............................................179

Partie 6 La gestion des risques liés à l’assurance ..............195

A qui s’adresse ce guide?

Quels sont les objectifs du guide?

Quel est le contenu du guide?

La partie 2 décrit l’organisation administrative de la mutuelle, les responsabilités et les

La partie 3 porte sur les activités centrales de l’assurance santé: l’adhésion, le

La partie 5 se réfère à la gestion des activités futures de la mutuelle complétant la

La partie 7 permet d’introduire les notions de contrôle, de suivi et d’évaluation du

Quelles sont les limites du guide?

Comment utiliser le guide?

Chapitre 1 Les caractéristiques d’une mutuelle de santé

Chapitre 2 Les fonctions, domaines et principes de gestion d’une mutuelle

Les caractéristiques d’une mutuelle de santé

Ce premier chapitre présente certaines définitions et notions de base essentielles: la mutuelle

1.1 La définition et les principes de base d’une mutuelle

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 7

8 Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique

1.2 L’assurance santé

1.3 Le risque maladie

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 9

1.4 Le calcul de la cotisation

10 Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique

Paiement des dépenses de fonctionnement

Cotisation = Prime pure Charge Coût unitaire de Excédent

Taux d’utilisation attendu (coût moyen du service – copaiement à la charge du patient).

L’ensemble de la prime pure et de la charge de sécurité constitue la prime de risque.

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 11

1.5 Le couple prestations / cotisations

12 Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 13

Cas Généralement, le coût des services de santé est partagé entre le

Paiement des soins par le bénéficiaire

14 Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique

Paiement direct par la mutuelle

Centres de santé et hôpitaux créés par la mutuelle

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 15

Les fonctions, domaines et principes

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 16

La production Cette fonction regroupe toutes les activités liées à l’adhésion et à

Le traitement Cette fonction s’attache au remboursement des adhérents et/ou au

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 17

La surveillance En échange du paiement des cotisations, l’adhérent et ses personnes

2.2 Les domaines de gestion

18 Guide de gestion des mutuelles de santé en Afrique

2.3 Les interrelations entre les domaines de gestion

Partie I • Introduction à la gestion d’une mutuelle de santé 19

Enregistrement Enregistrement Enregistrement des

La solidarité La solidarité est le véritable fondement de la mutualité. Elle s’exprime