FICHE DE POSTE

INTITULE DE LA FONCTION : Responsable de la coordination des conseils (DGS) et

contrôle
NATURE DE L’ EMPLOI : catégorie A

Etablissement : Université Paris VIII Vincennes à Saint-Denis

Implantation géographique (adresse, ville, code postal) : 2 rue de la Liberté 93526 SAINT-
DENIS
Fonctions à assurer :
Être responsable de la préparation, de l’encadrement et du suivi de la vie des conseils
(principalement, Conseil d’administration et Conseil académique) : rassembler et diffuser les
documents préparatoires des conseils établis par les services administratifs, organiser la gestion
matérielle de ces événements, communiquer avec les conseillers, établir des procédures de respect
des normes et lois en vigueur, etc.
Être l’interlocuteur privilégié auprès des personnalités extérieures des conseils (Ville, Rectorat,
Ministère, entreprises, etc.)
Suivre les dossiers entre les différentes instances de délibération et les services.
Rédiger et tenir les documents afférents aux conseils (tenue des listes de membres, relevés de
décisions et délibérations, comptes-rendus détaillés, etc.)
Développer la fonction « coordination des conseils » dans le cadre de la Loi ESR en renforçant la
coordination entre toutes les instances de délibération établies par la loi ou créées au sein de
l’établissement (CA, CAC, CT, CHSCT, Conseil des directeurs de composantes, Conseil des
relations internationales)
Développer le domaine « affaires institutionnelles » avec les autres services compétents
(Présidence, DGS, Service juridique).
Être un appui à la décision auprès de la Présidence, des vice-présidents des conseils centraux et de
la Direction générale des services.
Administrer le système d’information institutionnel en lien avec la Présidence, la DGS et le Service
communication de l’Université.
Suivre la bonne application des décisions par les services (Agence comptable, DABF, Directions de
la formation, de la recherche, de la scolarité, etc.) et les composantes de l’université.
Environnement de l’emploi :
L’université Paris VIII est une université de sciences humaines et sociales. Elle compte 21800
étudiants et 1303 ETP Etat.
Dominante de la fonction :
Le poste est institutionnellement rattaché à la Direction générale des services (DGS) de
l’Université. L’agent chargé de la coordination des conseils doit ainsi être au fait des règles de
gouvernance de l'Université, avoir une connaissance approfondie du Code de l'Education et, en
particulier, des réformes récentes en matière d'organisation et de fonctionnement des Etablissements
publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP).

Description de la fonction :

Le Coordinateur des conseils de l'Université Paris VIII est chargé du suivi des instances de
délibération, en appui et en lien avec les vice-présidents, le Cabinet de la Présidence, le Service
juridique, les autres services concernés et les membres des conseils.

Ses missions :
Développer l'interaction et l'intégration de toutes les parties prenantes (élus enseignants, BIATSS,
étudiants et services) dans l'élaboration des décisions et la réalisation du projet d'établissement.
Développer l’interaction institutionnelle avec la Comue et les autres établissements dont Paris 8 est
membre (Campus Condorcet).
Centraliser, archiver et diffuser les documents de préparation aux conseils.
Rédiger les comptes-rendus et autres documents de suivi des conseils.
Participer aux groupes de travail, établir des notes et documents de synthèse d'aide à la décision.
Elaborer des outils de gestion et de pilotage des instances de gouvernance et développer des
procédures de gestion des documents et d’organisation des conseils.

Compétences professionnelles nécessaires :

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Titulaire du niveau de diplôme réglementaire exigé pour le recrutement externe (Bac + 3),
idéalement titulaire d’un Master, spécialisé en sciences sociales, droit, économie-gestion, sciences
politiques et une culture de l’administration publique.
Connaissance générale de la politique universitaire en France et de ses enjeux.
Bonne connaissance du cadre légal et réglementaire des Etablissements publics à caractère
scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) : règles de gouvernance, organisation et
fonctionnement.
Connaissance générale et transversale du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement
supérieur en France.
Connaissance générale des questions relatives à la fonction publique, au dialogue social et aux
problématiques de la vie étudiante et de l'insertion professionnelle.
Savoirs sur l'environnement professionnel

Expérience du monde universitaire au sens large et une sensibilité aux questions de gouvernance
qui s'y posent.
Expérience auprès d’une assemblée délibérante (secteur public) et/ou expérience en matière
d’organisation d’élections.
Faire preuve d'une sensibilité aux questions de développement territorial dans le contexte particulier
du département de Seine – Saint-Denis.
Être informé de l'historique particulier de l'Université Paris VIII, anciennement Centre universitaire
expérimental de Vincennes.
Culture générale, juridique et esprit d’ouverture.

Savoir-faire opérationnels

Compétences en matière de coordination de projets.

Savoir travailler en réseau et en équipe.
Être réactif et disponible.
Faire preuve d'autonomie et être force de proposition dans le développement de sa fonction.
Bonne maitrise des outils bureautiques, des systèmes d'information et des outils de communication.

Qualités requises :

Qualités relationnelles et diplomatie.

Très bonnes qualités rédactionnelles.
Esprit de synthèse.
Capacité prospective.
Forte adaptabilité au changement.
Compréhension et analyse de situations complexes.
Sens du service public d'enseignement et de recherche.

Contraintes particulières :

Discrétion et loyauté professionnelles.

Forte disponibilité selon le rythme institutionnel de l’établissement.