Guide de formation

Point Relais®
Spécificités Covid 19

mondialrelay.fr
 Vous avez fait le bon choix en
choisissant de miser sur le point
relais pour maximiser le trafic et la
visibilité de votre boutique. Notre rôle
maintenant ? Vous accompagner !

Ce guide a été créé pour vous dans

un seul but : vous faire gagner un
maximum de temps en vous aiguillant
sur l’organisation à mettre en place
dans votre Point Relais© et sur
l’utilisation de votre PDA de façon
simple et imagé.

C’est parti !
 1
LES LIVRAISONS
MONDIAL RELAY
1. LES LIVRAISON MONDIAL RELAY 1. LES LIVRAISON MONDIAL RELAY

DU MARDI AU SAMEDI SCAN DE LA LETTRE DE VOITURE

DES COLIS EN SACS

FERMÉS ET DES
COLIS EN «VRAC»

LETTRE
DE VOITURE

Informations
à vérifier :
• nombre de colis vrac
• nombre de sacs

Informations à À réaliser en présence du chauffeur

noter par le car votre responsabilité est engagée
Point Relais® :
• les retours : nombre à • Vérifiez le nb de sacs fermés, le nb de cartons vracs,
renseigner par le magasin notez la moindre anomalie constatée.
• noter toute anomalie • Scannez la lettre de voiture avec votre PDA
constatée
• Signez et tamponnez la lettre de voiture

6 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 7

1. LES LIVRAISON MONDIAL RELAY

SCAN DE LA LETTRE DE VOITURE

4) COMMENCEZ LA
1) DANS LE MENU PRINCIPAL, 3) FAIRE SIGNEZ LE LIVREUR DANS
2) SCANNEZ RÉCEPTION EN CLIQUANT
CLIQUEZ SUR LE RECTANGLE, ET CLIQUEZ SUR
LA LETTRE DE VOITURE SUR « COMMENCER », SINON
« LETTRE DE VOITURE » « TERMINER »
CLIQUEZ SUR « ACCUEIL »

COVID 19

EXCEPTIONNELLEMENT, LE
LIVREUR NE SIGNERA PAS SUR LE
PDA. VOUS SAISIREZ SES INITIALES
AFIN DE RESPECTER LES GESTES
BARRIÈRES.

8 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 9

1. LES LIVRAISON MONDIAL RELAY

LE TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ

1) Le Point Relais® lit la lettre

de voiture

2) Le chauffeur scanne tous

les colis et les sacs qu’il doit
Responsabilité
Point Relais®
ATTENTION !
déposer

3) Le chauffeur scanne tous Responsabilité

FAIRE CETTE ÉTAPE
les colis qu’il doit reprendre Chauffeur
AVEC RIGUEUR C’EST
S’ASSURER UN BON SUIVI
LE TRANSFERT DE
4) Le Point Relais® et le
chauffeur valident ensemble
Validé
RESPONSABILITÉ EST UNE
la dépose et la collecte, le
chauffeur peut partir ÉTAPE ESSENTIELLE DE
LA LIVRAISON

5) Le Point Relais® fait la Responsabilité

réception des colis Point Relais®

COVID 19

MERCI DE SCANNER LES COLIS EN

PRÉSENCE DU LIVREUR AFIN D’ÉVITER
LA MANIPULATION DU PDA

10 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 11

1. LES LIVRAISON MONDIAL RELAY

LA GESTION DES SACS DE LIVRAISON

1) Lors de la dépose chauffeur : 2/ Pour confier les colis collectés au chauffeur :

Le chauffeur dépose les colis en vrac et/ou dans

des sacs en tissu

Le chauffeur scanne les colis et les sacs en tissu

1/ Mettez les colis collectés 2/ Fermez les sacs avec des

dans les sacs en tissu liens jaunes avec code-barres

Vous devez ouvrir les

sacs en coupant le
plomb avec une paire
de ciseaux ou un bec
de canard

ATTENTION DE NE PAS
ENDOMMAGER LE SAC

3/ Le chauffeur scanne les

colis en vrac et le code-barres
sur les liens jaunes pour les
sacs en tissu

Videz les sacs pour faire votre réception et

ATTENTION !
réutilisez-les pour vos collectes
Ne confiez aucun sac non fermé au chauffeur
Commandez des liens via votre PDA dès qu’il ne vous en reste que 15

Mettez chaque jour les sacs vides dont vous n’avez pas
besoin dans un sac avec les colis collectés.
12 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 13
2
LA RÉCEPTION
DES COLIS
2. LA RÉCEPTION DES COLIS

SCANNEZ LES COLIS DÈS LE DÉPART

DU CHAUFFEUR

2) CHAQUE LETTRE
1) DANS LE MENU PRINCIPAL, CORRESPOND À UNE ZONE 3) TRAITEZ 4) LE PDA AFFICHE LE RÉSUMÉ
CLIQUEZ SUR « RÉCEPTION » DE STOCKAGE QUE VOUS LES COLIS ABSENTS DE LA RÉCEPTION
DÉFINISSEZ

SCANNEZ
TOUS
LES COLIS
1 PAR 1

16 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 17

3COLIS
DÉVOYÉS
3. COLIS DÉVOYÉS

ERREUR DE LIVRAISON D’UN COLIS

PAR MONDIAL RELAY

• Si un colis ne vous est à priori pas destiné, le terminal vous demandera

de confirmer ou non la prise en charge du colis.

• Exceptionnellement il se peut que votre agence vous demande de

prendre en charge les colis d’un autre Point Relais®.

Vous vérifierez alors l’étiquette du colis :

• Si vous devez prendre en charge le colis, cliquez sur le bouton « Oui ».

• Si le colis n’est pas destiné à votre Point Relais® et que personne ne vous a deman-
dé de le prendre en charge, cliquez sur le bouton « Non ».
Mettez le colis dans le sac des retours.

20 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 21

 4
LIVRAISON D’UN COLIS
AU CLIENT
4. LIVRAISON D’UN COLIS AU CLIENT

LIVRAISON D’UN COLIS AU CLIENT

• Soit en tapant le nom du client

• Soit en tapant le numéro
1) DANS LE MENU PRINCIPAL, 2) RECHERCHEZ d’expédition que vous communique 3) SCANNER
CLIQUEZ SUR « LIVRAISON » LA PRÉSENCE DU COLIS le consommateur LE COLIS

• Soit par date de réception

24 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 25

4. LIVRAISON D’UN COLIS AU CLIENT
LIVRAISON D’UN COLIS AU CLIENT
4) SÉLECTIONNEZ LES
INFORMATIONS SUR L’IDENTITÉ
DE LA PERSONNE RETIRANT
LE COLIS
26 | Guide de formation Point Relais®
A) LE CLIENT ACCEPTE LE COLIS : B) LE CLIENT REFUSE LE COLIS :
5) VÉRIFICATION DE LA PIÈCE
SIGNATURE OBLIGATOIRE DU CLIENT AVANT SIGNATURE DU CLIENT :
D’IDENTITÉ INDISPENSABLE.
(preuve de livraison en cas de litige, et 1/ Cliquez sur « Refuser »
( Pas de photocopie de PI, pas
transfert de responsabilité) 2/Suivez les indications du PDA
de procuration, etc…)
3/ Mettez le colis dans les sacs retour
COVID 19
MERCI DE SAISIR LES INITIALES DU
CLIENT EN LIEU ET PLACE DE SA
SIGNATURE
mondialrelay.fr | 27
 5
ATTENTION !

COLIS INCONNU ?

Un colis est dit « inconnu », lorsque les informations

le concernant ne sont pas encore correctement
intégrées dans notre base de données.

Le process de livraison de ce colis au client est le LIVRAISON

même que pour une livraison à un tiers
À UN TIERS
5. LIVRAISON À UN TIERS

LIVRAISON À UN TIERS

A) LE TIERS ACCEPTE LE COLIS : B) LE TIERS REFUSE LE COLIS :

VÉRIFICATION OBLIGATOIRE DES 2 PIÈCES D’IDENTITÉ :
SIGNATURE OBLIGATOIRE DU CLIENT AVANT SIGNATURE DU CLIENT :
1/ CELLE QUI CORRESPOND AU NOM PRÉSENT SUR LE COLIS
(preuve de livraison en cas de litige, et 1/ Cliquez sur « Refuser »
2/ CELLE DU TIERS
transfert de responsabilité) 2/Suivez les indications du PDA
3/ Mettez le colis dans les sacs retour

COVID 19

MERCI DE SAISIR LES INITIALES DU

CLIENT EN LIEU ET PLACE DE SA
SIGNATURE

30 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 31

5. LIVRAISON À UN TIERS

LIVRAISON D’UN COLIS À CLIENT ET

NON À UN TIERS

A) LE TIERS ACCEPTE LE COLIS : B) LE TIERS REFUSE LE COLIS :

SIGNATURE OBLIGATOIRE DU CLIENT AVANT SIGNATURE DU CLIENT :

(preuve de livraison en cas de litige, et 1/ Cliquez sur « Refuser »
transfert de responsabilité) 2/Suivez les indications du PDA
3/ Mettez le colis dans les sacs retour

COVID 19

MERCI DE SAISIR LES INITIALES DU

CLIENT EN LIEU ET PLACE DE SA
SIGNATURE

32 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 33

 6 LES COLIS EN
CONTRE-REMBOURSEMENT
6. LES COLIS EN CONTRE-REMBOURSEMENT

LIVRAISON D’UN COLIS EN CRT

PRÉCISEZ LE MODE DE
PAIEMENT DU CLIENT :
ENCAISSEZ SIGNATURE OBLIGATOIRE
CARTE BANCAIRE VOTRE PAIEMENT DU CLIENT
CHÈQUE
ESPÈCES

EN CAS DE PAIEMENT
PAR CHÈQUE :

• Chèque à l’ordre du Point

Relais® + pour « nom de l’enseigne
expéditrice »
• Vérifiez que le nom du chèque
correspond au nom du colis
(même orthographe)
• Notez le n° de la pièce d’identité
au dos du chèque
• Notez le n° d’expédition au dos
du chèque

36 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 37

 7
LES ENVOIS DE COLIS
ET LES COLIS RETOURS
7. LES ENVOIS DE COLIS ET LES COLIS RETOURS

LES ENVOIS DE COLIS / RETOURS

2) SCANNEZ LE CODE BARRE 3) LE PDA VOUS INFORME QU’UN

1) MENU PRINCIPAL, PRÉSENT SUR LE COLIS DÉPOSÉ MAIL EST ENVOYÉ À L’EXPÉDITEUR
CLIQUEZ SUR PAR LE CLIENT. POUR PREUVE DE DÉPÔT.
« ENVOI COLIS / RETOURS » VOUS POUVEZ SCANNER PLUSIEURS METTRE LE COLIS DANS LE
COLIS D’UN MÊME EXPÉDITEUR. SACS DES RETOURS.

SIGNATURE DE
4) L‘EXPÉDITEUR REÇOIT UNE
L’EXPÉDITEUR DU
PREUVE DE DÉPÔT PAR MAIL
COLIS

COMPTEUR
DYNAMIQUE

40 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 41

7. LES ENVOIS DE COLIS ET LES COLIS RETOURS

LES ENVOIS DE COLIS / RETOURS

LE SERVICE PRINT-IN-STORE

2) DANS LE MENU “ENVOI DE

1) LE CLIENT PRÉSENTE LE QR COLIS” DE SON PDA LE RELAIS
CODE AU POINT RELAIS® SÉLECTIONNE L’OPTION 5) LE POINT RELAIS® PREND EN CHARGE
“IMPRESSION” LE COLIS EN LE SCANNANT AVEC LE
MENU “ENVOI DE COLIS” DE SON PDA

3) LE POINT RELAIS® lit le

4) LE COMMERÇANT COLLE
QR CODE AVEC SON PDA,
L’ÉTIQUETTE SUR LE COLIS
L’ÉTIQUETTE S’IMPRIME

42 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 43

8 RÈGLES AVEC
NOS PARTENAIRES
TRANSPORTEURS
8. RÈGLES AVEC NOS PARTENAIRES TRANSPORTEURS 8. RÈGLES AVEC NOS PARTENAIRES TRANSPORTEURS

NOS PARTENAIRES LA COLLECTE NESPRESSO

ATTENTION !
1) Le collecteur contient
un sac marron
UTILISEZ LES ÉTIQUETTES
RETOUR DANS CE CAS

1) LE LIVREUR GLS, FEDEX

OU COLIS PRIVÉ DÉPOSE
UN AVIS DE PASSAGE
CHEZ LE DESTINATAIRE 2) Le client dépose ses
capsules avec le sac de
2) LE LIVREUR DÉPOSE collecte lui aussi recyclable
LE COLIS DANS LE POINT 3) Le sac marron du
RELAIS® LE PLUS PROCHE collecteur doit être fermé
DU DOMICILE DU CLIENT avec un lien et remis au
chauffeur
Limites :
> 1 seul livreur par
transporteur par jour par 4) Une étiquette retour est
Point Relais® et 5 colis à coller sur le sac marron
maximum
> 0 / 30 kg, L+l+h < 150 cm,
refus des pneusv

3) SCANNEZ EN
RÉCEPTION TOUS LES
COLIS EN PRESENCE DU 5) Scannez le code barres
CHAUFFEUR GLS, FEDEX dans la rubrique recyclage
OU COLIS PRIVÉ Nespresso

4) IMPORTANT : CLIQUEZ
TOUJOURS SUR « OUI »
LORS DE LA LECTURE EN
RÉCEPTION DU COLIS GLS,
FEDEX OU COLIS PRIVÉ
6) Remettre le sac marron
au chauffeur en même
temps que les retours

mondialrelay.fr | 47
46 | Guide de formation Point Relais®
8. RÈGLES AVEC NOS PARTENAIRES TRANSPORTEURS

LA COLLECTE DE PILES

ATTENTION !
LE KIT DE RECYCLAGE
UTILISEZ LES ÉTIQUETTES
RETOUR DANS CE CAS

1 Batribox (collecteur)
20 cm x 20 cm x 15cm
1) Le collecteur est
à positionner sur le
comptoir

2) Une fois plein, videz

le collecteur dans une
pochette plastique
dédiée au recyclage.

1 lot de 10 enveloppes
3) Un collecteur suffit à
remplir une enveloppe.

4) La pochette pleine,
la fermer, collez une
étiquette retour et la
scanner sous la rubrique
«Recyclage Pile»

1 vitrophanie
Ø 15 cm

48 | Guide de formation Point Relais® mondialrelay.fr | 49

 9 LES INVENTAIRES
ET LES NON-RÉCLAMÉS
9. LES INVENTAIRES ET LES NON-RÉCLAMÉS 8. RÈGLES AVEC NOS PARTENAIRES TRANSPORTEURS

NON RÉCLAMÉS LES INVENTAIRES HEBDOMADAIRES

1) CLIQUEZ SUR LA CASE

2) SCANNEZ LES COLIS
« NON-RÉCLAMÉ » LORSQU’UN
DEMANDÉS ET LES METTRE
ROND ROUGE INDIQUANT LE
DANS LES SACS RETOUR
NOMBRE DE COLIS À TRAITER
APPARAÎT
2) SI VOUS
LISEZ
1) DANS LE
PLUSIEURS
MENU COMPLET,
FOIS LE
CLIQUEZ SUR
MÊME COLIS
« INVENTAIRE »
DANS VOTRE
PUIS SCANNEZ
INVENTAIRE,
TOUS LES COLIS
CE MESSAGE
DANS VOTRE
APPARAÎT.
STOCK.
CLIQUEZ SUR
OK

3) LORSQUE 4) SI APRÈS
CE MESSAGE RECHERCHE,
APPARAÎT, CE(S) COLIS
IL EST N’EST (NE
OBLIGATOIRE SONT) PAS
DE VÉRIFIER DANS VOTRE
DANS VOTRE STOCK, ALORS
STOCK LA SÉLECTIONNEZ
PRÉSENCE OU PARMI LES
NON DE CE(S) 3 CHOIX
COLIS. POSSIBLES.

ATTENTION !
UN COLIS EST CONSIDÉRÉ COMME NON-RÉCLAMÉ AU
BOUT DE 14 JOURS DE STOCKAGE

mondialrelay.fr | 53
52 | Guide de formation Point Relais®
10 LES 10 ÉTAPES
D’UN SERVICE RÉUSSI
10. LES 10 ÉTAPES D’UN SERVICE RÉUSSI

10 ÉTAPES QUOTIDIENNES POUR UN

SERVICE RÉUSSI

1. Avant le passage du livreur, préparez les

non-réclamés, les retours et les inclure dans le 6. Traitez les retours consommateurs au moment
sac «des retours». Préparez également tous les où ceux-ci les déposent en magasin.
sacs en tissu à lui remettre même vides.

7. Faire un inventaire une fois par semaine

2. Lors de la livraison par le chauffeur, (idéalement le mardi avant votre livraison du jour)
comptez le nombre de sacs et le nombre de
cartons livrés par celui-ci.
8. Mettre tous les envois de colis dans le sac des
retours, et le remettre tous les jours au chauffeur,
3. Signez, tamponnez et scannez la lettre de même s’il y en a peu.
voiture du chauffeur Mondial Relay

9. Refusez les colis de GLS, FedEx ou Colis Privé,

4. Réceptionnez les colis avec le PDA si le PDA ne parvient pas à lire l’étiquette.
immédiatement

10. Vos contacts :

5. Vérifiez que la synchronisation automatique 09 69 32 23 32 ou
a bien fonctionné. votre animateur commercial

mondialrelay.fr | 57
56 | Guide de formation Point Relais®
11
L’ORGANISATION
DE LA RÉSERVE
11. L’ORGANISATION DE LA RÉSERVE

L’ORGANISATION DE LA RÉSERVE

• Classement des colis par ordre

alphabétique

• Affectez en  casier « A » tout ce qui

est en sachet et en casier « C » (comme
carton) les colis en carton

=> Gain de temps dans la recherche

• Notez le nom de famille sur le colis (*)

au marqueur

>>> Gain de temps dans la recherche

(*) Uniquement s’il s’agit d’un suremballage

mondialrelay.fr | 61
60 | Guide de formation Point Relais®
12
RAPPEL DES GESTES
BARRIÈRES
12. RAPPEL DES GESTES BARRIÈRES
LES GESTES BARRIÈRES
1. Avant le passage du livreur, préparer
les non-réclamés, les retours et les
inclure dans le sac «des retours».
Préparer également tous les sacs en
tissu à lui remettre même vides.
2. Lors de la livraison par le chauffeur,
compter le nombre de sacs et le nombre
de cartons livrés par celui-ci.
3. Signer, tamponner et scanner la lettre
de voiture du chauffeur Mondial Relay
4. Réceptionner les colis avec le PDA
immédiatement
5. Vérifier que la synchronisation
automatique a bien fonctionné.
64 | Guide de formation Point Relais®
6. Traiter les retours consommateurs
au moment où ceux-ci les déposent en
magasin.
7. Faire un inventaire une fois par
semaine (idéalement le mardi avant
votre livraison du jour)
8. Mettre tous les envois de colis dans le
sac des retours, et le remettre tous les
jours au chauffeur, même s’il y en a peu.
9. Refuser les colis de GLS, FedEx ou
Colis Privé, si le PDA ne parvient pas à
lire l’étiquette.
10. Vos contacts : 09 69 32 23 32 ou
votre animateur commercial
mondialrelay.fr | 65
 mondialrelay.fr

Parc d’activité des 4 Vents 5 avenue Antoine Pinay - 59510 Hem