Réalisation d’une procédure dans le

cadre de la certification ISO 21001 de

l’ENSIBS
Projet Génie Industriel 4.0
Document de cadrage

Mikaia ANDRIANARIVELO

Hasinavalona RAKOTONJANAHARY

Jérémy TRAVERSAC

Génie Industriel 4.0 – 4ème année

2021 – 2022

Donneur d’ordre et Enseignant référent :

Laurent KERAVEC
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TABLE DES MATIERES

I. Problématiques et enjeux du projet ....................................................................................3
I.1. Contexte.......................................................................................................................3
I.2. Objectifs du projet .......................................................................................................4
I.3. Livrables attendus ........................................................................................................4
I.4. Périmètre du projet .....................................................................................................4
II. Risques du projet .................................................................................................................5
III. Organisation du projet .....................................................................................................6
III.1. Acteurs .........................................................................................................................6
III.2. Ressources ...................................................................................................................6
III.2.1. Ressources Matérielles .................................................................................6

III.2.2. Ressources Humaines ...................................................................................7

III.3. Plan de communication ...............................................................................................7

III.4. Planification du projet .................................................................................................7
III.5. Méthodes de suivi........................................................................................................9
III.5.1. Carnet de bord ............................................................................................10

III.5.2. Réunions d’avancement périodiques .........................................................10

Lexique ......................................................................................................................................11
Sources ......................................................................................................................................11

TABLE DES ILLUSTRATIONS

Figure 1 - Cartographie des processus ........................................................................................3
Figure 2 - Résumé du périmètre .................................................................................................4
Figure 3 – WBS du projet ............................................................................................................8
Figure 4 – Macro-planning ..........................................................................................................9
Figure 5 - Carnet de bord ..........................................................................................................10

TABLEAU
Tableau 1 – Acteurs du projet.....................................................................................................6

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I. PROBLEMATIQUES ET ENJEUX DU PROJET

I.1. CONTEXTE
Implantée au sein de l’Université Bretagne-Sud, l’ENSIBS a pour vocation de former des
ingénieurs agiles, responsables et polyvalents à travers un programme habilité par la CTI. Pour ce faire,
depuis 2019, l’école s’est lancée dans une démarche en vue de l’obtention de la certification ISO 21
001. Il s’agit d’un standard international en matière de qualité pour les établissements de formation.
Une certification de cet ordre figure parmi les exigences de la CTI. En parallèle, la Direction affirme
une véritable volonté de développer la culture qualité au sein de l’école et souhaite appuyer sa
stratégie avec cette démarche.

Dans le cadre de cette démarche, un audit a été réalisé cet été à partir d’une grille d’évaluation
définie. Il a été ressorti que, pour répondre aux exigences de la norme, l’école devrait étoffer ses
procédures de travail et mettre en place des standards.

Ainsi, la cartographie des processus ci-dessous a été montée pour modéliser les différentes
activités au sein de l’établissement dans un premier temps.

Figure 1 - Cartographie des processus

Toutefois, il a été constaté que les responsables des différents segments de processus
rencontraient des difficultés dans l’exécution de leurs tâches du fait de la méconnaissance des
objectifs de leurs missions et de leurs attributions respectives. Aucune perspective d’amélioration ne
peut donc pas être envisagée pour chaque sous-processus actuellement, ce qui va à l’encontre de la
culture qualité.

Dans cette situation, la mission qu’il nous a été confié est une étape pour s’engager vers la
certification et le développement de la culture qualité en nous concentrant sur un segment de

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processus prédéfini et en établissant une procédure qui servira par la suite de référence pour les
autres.

I.2. OBJECTIFS DU PROJET

Dans l’optique de développer la culture qualité au sein de l’établissement et d’obtenir la
certification ISO 21 001, l’objectif principal du Donneur d’ordre en nous confiant cette mission est
d’avoir à sa disposition une description détaillée du sous-processus “Gérer les Relations
Internationales” (PM2-4).

Cet élément a été choisi spécifiquement par le Donneur d’ordre car il s’agit d’un sous-
processus clé au sein de l’École. Il interagit avec divers acteurs internes et externes à l’établissement
et est donc très complexe.

La description détaillée du sous-processus, nommée procédure devra être validée en avril

2022 par le Donneur d’ordre pour être diffusée par la suite à l’ensemble des équipes et parties
prenantes.

Notre objectif en bref : Créer une procédure pour le suivi du processus relations
internationales (PM2-4). Cette procédure une fois produite et rendue utilisable sera adaptée pour
d’autre processus que les relations internationales.

I.3. LIVRABLES ATTENDUS

Les livrables attendus de ce projet sont :

- Procédure “Gérer les Relations Internationales” comprenant :

o Les intrants, extrants, et clients internes/externes
o Les standards de délais
o La description du déroulement du processus
o Le(s) Responsable(s) de chaque sous-processus
o Les indicateurs de performance
o L’interaction du processus avec les autres
- Fichier BPMN représentant processus “Gérer les Relations Internationales”
- Modèle et méthodologie de réalisation d’une procédure adaptable pour tout processus de
l’ENSIBS

I.4. PERIMETRE DU PROJET

Notre projet s’inscrit dans la démarche globale de l’ENSIBS pour l’obtention de la certification
ISO 21 001 en se concentrant principalement sur le Processus “Gérer les Relations Internationales”
(PM2-4).

Certification ISO 21001

•Standardiser
Développement de la •Suivre
culture qualité au sein •Evaluer
de l'ENSIBS •Mettre en place
4 / 11 l'amélioration continue

Figure 2 - Résumé du périmètre

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II. RISQUES DU PROJET

Notre principal risque lors de la mise en œuvre de ce projet sera les potentiels retards liés aux
disponibilités des acteurs pour les séances de travail. En effet, la concrétisation de ce projet repose en
grande partie sur ces séances étant donné qu’il s’agit d’une standardisation de méthodologies de
travail déjà existantes.

La disponibilité des différentes parties prenantes aura un impact considérable sur le planning
que nous avons prévu et conditionnera le respect des délais, qui est un facteur clé de réussite de ce
projet.

Pour prévenir au mieux ce risque, nous avons mis en place un calendrier prévisionnel que nous
communiquerions à chaque partie prenante du projet. Il inclue les différents jalons du projet ainsi que
la description des tâches et activités à faire pour sa mise en œuvre. A partir du calendrier, nous allons
prévoir des réunions de suivi périodiques avec le Donneur d’ordre pour qu’il puisse être
continuellement à jour sur l’avancement du projet et pour que nous puissions rapidement agir en cas
de prise de retard. Les séances de travail avec les différents acteurs y sont également planifiées.

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III. ORGANISATION DU PROJET

III.1. ACTEURS
Les acteurs du projet sont regroupés dans le tableau ci-dessous :

Tableau 1 – Acteurs du projet

Acteurs Rôles/ Missions

Donneur d’Ordre M Laurent KERAVEC - Confie le projet
(DO) et Enseignant
- Valide les livrables
Référant
Maître d’œuvre - Jeremy TRAVERSAC (Chef de - Conduit le projet
projet et Responsable des - Exécute le projet
communications) - Réalise le document de
- Hasina RAKOTONJANAHARY cadrage
(Responsable de suivi) - Assure le bon
- Mikaia ANDRIANARIVELO fonctionnement du projet
(Responsable de la (qualité-délai)
documentation) - Rendre compte
l’avancement du projet
- Produit les livrables
Comité Qualité du - M Laurent KERAVEC - Pilote et contrôle le projet
projet ISO 21 001 (Référent Qualité) ISO 21001
- M Eric MARTIN - Fait partie de l’équipe
- Mme Elena LEROUX étendue du projet
(Directrice des études)
- Mme DENES (DAF)
Utilisateurs finaux - Mme Claire THOMAS - Supports à la réalisation
- Mme Morgane ROUSSEL des livrables tout au long
- SAI (Service des Affaires du projet
internationales) - Utilisent les livrables
- Etudiants et enseignants de
l’ENSIBS
(Lorient-Vanne)
- Partenaires
Acteurs CTI (Comité des Titres - Veille au respect de la
institutionnels d’Ingénieur) mise en place de la
certification ISO 21 001
au sein de l’ENSIBS
- Peut intervenir pour le
soutien du projet ISO 21
001

III.2. RESSOURCES
III.2.1. Ressources Matérielles

Il s’agit des matériels mis à disposition par l’ENSIBS pour la réalisation du projet, notamment
les salles de réunion utilisées pour les séances de travail.

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Nous utiliserons aussi les références normatives et les procédures déjà mis en place en sein
de l’établissement.

III.2.2. Ressources Humaines

Les ressources humaines regroupent les acteurs contribuant au projet. Il s’agit des acteurs
cités précédemment. (Mme Claire THOMAS, Mme Morgane ROUSSEL, M Laurent KERAVEC, …)

III.3. PLAN DE COMMUNICATION

Nous utilisons fréquemment Teams pour communiquer avec notre donneur D’ordre et
enseignant référent.

III.4. PLANIFICATION DU PROJET

Comme énoncé, notre projet se portera sur la création d’une procédure et le développement
d’une méthodologie de travail standard applicables pour les autres sous-processus au sein de
l’établissement.

Notre mission se déroulera donc comme suit :

- Travail précis sur le sous-processus “Gérer les Relations internationales”(PM2-4) à titre

d’exemple pour la procédure :
o Faire un état des lieux de l’existant
o Proposer une procédure pour que la personne en charge de ce sous-processus sache
quelles sont ses attributions, ses tâches et ses responsabilités :
▪ Attention portée sur les entrées et sorties du sous-processus
▪ Utilisation d’outils normalisés (QQOQCCP, Cartographie des processus)

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Le WBS permet de synthétiser les tâches que nous allons faire pour réaliser nos missions :

Figure 3 – WBS du projet

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III.5. METHODES DE SUIVI

Pour atténuer le risque de retard comme énoncé dans le chapitre II, nous avons monté un
calendrier prévisionnel comprenant les différents jalons et les rendus.

Figure 4 – Macro-planning

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III.5.1. Carnet de bord

Le carnet de bord sera l’outil utilisé pour assurer le suivi en temps réel du projet. Il permet de
suivre l’effectivité de chaque tâche que nous allons entreprendre (fait, en cours, non commencé) ainsi
que de consigner les séances de travail et de réunion.

Figure 5 - Carnet de bord

III.5.2. Réunions d’avancement périodiques

Des réunions d’avancement périodiques avec le Donneur d’ordre et l’ERP sont mis en place,
pour cadrer le projet tout le long de sa mise en œuvre. Celles-ci sont proposées et déposées sur Teams
pour être visibles de tous. Elles ont pour objectif de maintenir la cadence du projet et de détecter
et/ou de résoudre les points de blocage rencontrés pendant la mise en œuvre.

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LEXIQUE
Copil : Comité de pilotage

CTI : Commission des Titres d’Ingénieurs

DO : Donneur d’Ordre

ENSIBS : École Nationale Supérieure d’Ingénieur de Bretagne-Sud

ERP : Enseignant Référent Projet

PM : Processus Management

SAI : Service des Affaires Internationales

SOURCES
- Carnet d’évaluation et mémo outils pour cadrer le projet – Mme Agnès JUMBOU
- Cartographie des processus de l’ENSIBS, 2017 – Fourni par Laurent KERAVEC

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