Exercice PGI – workflow

La société ABC, au capital de 80 000 €, a pour activité l’installation de structures

métalliques chaudronnées et de tuyauterie. Son chiffre d’affaires pour l’année N
s’élève à 6 500 k€ pour un effectif de 32 salariés dont 3 vendeurs et 22
techniciens.
L’entreprise utilise un PGI et le module gestion des ressources humaines est en
cours d’implantation. Le directeur des ressources humaines (DRH) souhaite
améliorer la gestion des déplacements professionnels et désire refondre ce
processus en fonction des possibilités de workflow offertes par le progiciel.
Organisation actuelle
Les salariés organisent eux-mêmes leurs déplacements sans toujours en référer
aux divers responsables. Il arrive que des déplacements soient effectués sans
réelle nécessité.
Certains salariés complètent leurs états de frais sur papier libre, d’autres
renseignent un tableau non normalisé à l’aide d’un tableur et le transmettent à
l’assistante du DRH par le réseau intranet. Tous envoient les pièces justificatives
qu’ils ont en leur possession au service RH. Il y a régulièrement des pièces
manquantes. La périodicité de ces états de frais est très variable d’un salarié à
l’autre.
L’assistante, quand elle en a le temps, complète un tableau Excel, conçu avec
l’aide de la comptable, qui contient les informations relatives à ces états. Cette
opération ne fait pas partie de ses priorités. Tous les mois environ, elle envoie les
tableaux édités avec les justificatifs aux responsables pour qu’ils approuvent les
frais engagés. Tous les états n’ont pas forcément été traités. Certaines pièces
concernant des états en cours de traitement sont envoyées par erreur.
Les responsables signent le plus souvent les états sans effectuer de vérification.
Les montants par catégorie de frais sont très variables d’un salarié à l’autre pour
des déplacements équivalents. Certains frais ne sont pas justifiés.
Après signature, les documents sont transmis à la comptable qui effectue
l’enregistrement des frais de déplacement et saisit donc de nouveau toutes les
informations. La mise en paiement s’effectue le 28 de chaque mois.
Cette procédure génère des délais de traitement importants et qui peuvent varier
d’un salarié à l’autre et d’un mois à l’autre. Les salariés qui ne veulent pas engager
de façon durable des frais au bénéfice de l’entreprise abusent du système
d’avance qui est une procédure d’urgence réservée à certaines missions.
Le montant de frais de déplacement moyen est élevé par rapport aux normes de
la profession et l’expert-comptable met régulièrement l’accent sur la non-
justification de ces frais par les documents adéquats.
L’assistante et la comptable estiment passer trop de temps pour traiter ces frais.
Nouvelle organisation
La nouvelle organisation repose sur l’exploitation d’un workflow.
Tout déplacement doit donner lieu à une demande. Si celle-ci est acceptée, le
déplacement est créé dans la base. Il est identifié par un numéro et décrit par un
motif, une durée et un temps de travail associé. Le déplacement est affecté à un
centre de coût et ces informations sont transmises au salarié.
Actions des acteurs du système
• Actions du salarié :
Pour soumettre son état de frais de déplacement le salarié se connecte à partir
d’un poste du réseau ou en accès nomade. Il renseigne son matricule et les
numéros des déplacements puis il envoie les données au système.
Si ces données sont acceptées, le salarié peut saisir le détail des déplacements :
centre de coûts, catégorie de frais, montant, puis il peut valider l’état de frais.
Il scanne ses notes de frais (le PGI permet de les classer par numéro de
déplacement) et transmet les originaux au service comptabilité.
• Actions des responsables :
Tous les quinze jours, les responsables approuvent les états de frais des salariés
qui leur sont affectés.
Ils disposent pour cela des notes de frais numérisées et des états de frais. Ils
vérifient la concordance des montants et des justificatifs ainsi que la pertinence
(légitimité) des frais encourus. En cas de non-approbation, la procédure est
interrompue et le workflow terminé.
• Actions comptables :
Quand un déplacement a été approuvé, les actions suivantes sont effectuées dans
le sous-processus comptable :
– calcul du total par déplacement et transfert en comptabilité ;
– vérification automatique de la conformité des montants par rapport aux normes
de l’entreprise ;
– vérification de la concordance entre les pièces justificatives numérisées et les
originaux ;
– comptabilisation (tous les jours, s’il y a lieu).
Cette comptabilisation est un préalable indispensable pour pouvoir émettre un
remboursement.
La mise en paiement ou le refus de paiement termine le workflow.
Schéma logique du workflow
(1) Avant le(s) déplacement(s) :

(2) Après le(s) déplacement(s) :

Remarques :
• Il n’est pas possible de créer un déplacement ou de le comptabiliser si les
données de référence du salarié (table salarié) sont en cours de modification.
• Les utilisateurs d’un groupe ne peuvent voir que les demandes les
concernant.
• Le chef de service ne peut voir que les demandes de son service.
• Le gestionnaire ou le DRH peut voir toutes les demandes de tous les
groupes/services.
QUESTIONS
1. Décrire les modifications du processus de gestion des déplacements induites
par la mise en place du workflow ainsi que les conséquences pour l’entreprise et
les salariés.
2. Préciser en quelles circonstances le salarié peut être amené à modifier les
informations qu’il a fournies concernant son déplacement.
3. Montrer comment la description du workflow souligne le fait que le PGI
fonctionne à partir d’une base de données unique mise à jour en temps réel.
4. Dessiner les deux Schémas logiques du workflow, ci-dessus, sur www.draw.io