Agence fédérale pour la sécurité

de la chaîne alimentaire

2007/41/LAB/FR/DISPATCH/P004

Procédure
“Fonctionnement des centres de
dispatching”

Version 1

Mise en application 01-01-2008

Administration compétente Tony Vanhove

Service responsable Geert De Poorter

Destinataires Collaborateurs du dispatching DG Laboratoires

Nom – function / service Date Signature

Tony Vanhove 17/12/2007

Rédigé par :
Collaborateur du dispatching

Sacha Diaine 17/12/2007

Vérifié par :
Responsable dispatching

Approuvé Geert De Poorter 18/12/2007

par :
Directeur-général Laboratoires

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Inventaire des révisions

Révision Mise en Motif et nature

application depuis de la révision

Version 1 01-01-2008 Installation du nouveau système LIMS

Mots clés

Fonctionnement
Réception
Dispatching
Départ

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Index
1. But...........................................................................................................................................................4
2. Domaine d’application ............................................................................................................................4
3. Références .............................................................................................................................................4
4. Définitions et abréviations ......................................................................................................................4
5. Fonctionnement ......................................................................................................................................5
5.1. Généralités..........................................................................................................................................5
5.2. Réception et tri des échantillons .........................................................................................................5
5.3. Réception des échantillons .................................................................................................................5
5.3.1. Echantillon destiné aux labos externes .......................................................................................5
5.3.2. Echantillon destiné aux labos internes ........................................................................................6
5.3.3. Config error ..................................................................................................................................6
5.3.4. Echantillons de l'UNE + prélèvements suspects (abattoirs)........................................................6
5.4. Départ des échantillons ......................................................................................................................6
5.4.1. Echantillons destinés à l'autre centre de dispatching (excepté pour les labos internes de
l'AFSCA).....................................................................................................................................................6
5.4.2. Echantillons destinés aux labos internes AFSCA........................................................................6
5.4.3. Echantillons destinés à des labos externes.................................................................................7
5.5. Echantillons non passés via le dispatching ........................................................................................7
6. Annexes..................................................................................................................................................8

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1. But

Cette procédure décrit le fonctionnement des centres de dispatching.

2. Domaine d’application

Cette procédure est appliquée dans les centres de dispatching.

3. Références

4. Définitions et abréviations

Signification Abréviations

UPC: Unité provinciale de contrôle

AFSCA: Agence fédérale pour le Sécurité de la Chaîne alimentaire
UNE: Unité nationale d’enquête

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5. Fonctionnement
5.1. Généralités
Les échantillons sont déposés trois fois par jour par les chauffeurs dans chaque centre de dispatching.
D'après les informations figurant sur les formulaires de demande d'analyse, ces échantillons sont
redistribués vers, d'une part les labos de l'AFSCA, et d'autre part les laboratoires privés.

5.2. Réception et tri des échantillons

Les échantillons arrivent dans des bacs étiquetés par UPC et par catégorie, à savoir :

I.échantillons qui doivent être conservés à température ambiante (code de couleur: bleu)
II.échantillons qui doivent être conservés entre 0 et 4°C (code de couleur: jaune)
III.échantillons qui doivent être conservés à –18°C (code de couleur : vert)
IV. échantillons où les fèces ou les caeca contenus doivent être recherchés fiches techniques
DPA/019, DPA/020 ou DPA 021 ; code de couleur : orange)
V. échantillons pour lesquels un monitoring influenza aviaire est demandé (code de couleur : rouge)
VI. échantillons pris par l’UNE (code de couleur : mauve) ou dans le cadre d’un prélèvement
d’échantillons suspects (abattoirs)

Pour ces échantillons se trouve par UPC une farde avec les vidanges demandées. Le centre de dispatching
veille à ce que les échantillons soient conservés de manière correcte dans la période entre réception et
embarquement/retrait. Les conditions de conservation sont indiquées sur l'étiquette du dispatching.

5.3. Réception des échantillons

5.3.1. Echantillon destiné aux labos externes

On ouvre la liste d'échantillons "Réception Dispatch …” (voir guide de l'utilisateur Simatic IT Unilab). Sur les
échantillons est collée une étiquette qui a été générée par FoodNet. Sur cette étiquette figure un code
barres qui doit être encodé par scannage dans cette liste d'échantillons. De ce fait 2 étiquettes de dispatch
sont automatiquement imprimées. Le statut de cet échantillon change automatiquement de "Prévu" en
"Réception". Mais le statut reste prévu si aucune méthode n’est reliée à un paramètre (avertir le call center
02/208.46.70) ou s’il n’y a aucun labo relié à l’échantillon (voir point 2).

• Si le labo a été encodé : regarder si le labo est correct. Si ce n'est pas le bon, on change le labo et on
l'enregistre (par ex. si le labo est en congé, erreur dans le programme de contrôle …). Ensuite on
change manuellement le statut de "Réception" en "Check Réception". Le centre de dispatching où est
reçu l’échantillon (+ le labo est relié à ce centre de dispatching) envoie automatiquement un mail au
labo concerné afin de signaler qu’un échantillon est présent dans le centre de dispatching Si le labo
retire ses échantillons dans l'autre centre de dispatching, il va de soi que l'on n'envoie pas de mail.
• Si le labo n'a pas été encodé, regarder dans le document Labo Lib mini (sur l'intranet:
http://intranet/orga-labo/nl/labo.asp) quel labo peut analyser cet échantillon. En cas de problèmes,
prendre contact avec R. Vermeylen ou B. Pochet. Le labo est complété et enregistré. L’échantillon est
ensuite scanné à nouveau et le statut est manuellement changé de "Réception" en "Check Réception".
Si le labo vient chercher ses échantillons au centre de dispatching où l'échantillon a été réceptionné, un
mail est automatiquement envoyé au labo en question, avec la mention qu'il y a des échantillons
présents au centre de dispatching. Si le labo retire ses échantillons dans l'autre centre de dispatching, il
va de soi que l'on n'envoie pas de mail.

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5.3.2. Echantillon destiné aux labos internes

Si l'échantillon vient de l'autre centre de dispatching :

• les échantillons ne sont pas scannés

Si l'échantillon vient de l'UPC

• regarder si le labo est correct. Si ce n'est pas le bon, on change le labo et on l'enregistre (par ex. si le
labo est en congé, erreur dans le programme de contrôle …). Ensuite on change manuellement le statut
de "Réception" en "Check Réception".

5.3.3. Config error

Le but de cette liste est de visualiser les échantillons qui se retrouvent automatiquement en statut 'Config
Error'. Ceci peut arriver, par ex., si dans Foodnet une combinaison échantillon – paramètre est demandée
qui n'a pas été configurée dans le Simatic IT Unilab. Dans ce cas, prenez contact avec l'équipe LIMS. Après
l'adaptation, vous devez manuellement changer le statut en 'réception' et ensuite en "Check réception".

5.3.4. Echantillons de l'UNE + prélèvements suspects (abattoirs)

Ces échantillons sont transmis au FLVVG et y sont réceptionnés dans Simatic IT Unilab (Voir guide de
l'utilisateur Simatic IT Unilab).

5.4. Départ des échantillons

On ouvre la liste d'échantillons “Départ Dispatch …” (voir guide de l'utilisateur Simatic IT Unilab).

5.4.1. Echantillons destinés à l'autre centre de dispatching (excepté pour

les labos internes de l'AFSCA)
Ce sont des échantillons destinés à un labo associé à l'autre centre de dispatching.

Dans la tâche, on complète la clé de groupe labo et on rafraîchit la liste (F5). Tous les échantillons
réceptionnés et contrôlés viennent dans cette liste et doivent donc être envoyés à l'autre centre de
dispatching. Afin de contrôler, une liste de collecte (annexe 1) est imprimée (Comment? Sélectionner les
échantillons -> cliquer dans la barre de menu sur rapport/liste du jour). Dans la liste « Départ Dispatch… »,
il faut alors compléter et enregistrer la destination de ces échantillons (Destination = Dispatching FLVVM ou
Dispatching LFSAGx). Le statut doit être changé de "Réception" en "Départ". La liste de collecte est faxée à
l’autre centre de dispatching.

5.4.2. Echantillons destinés aux labos internes AFSCA

Dans la tâche, on complète la clé de groupe labo et on rafraîchit la liste (F5). Tous les échantillons
réceptionnés et contrôlés viennent dans cette liste et doivent donc être envoyés au labo AFSCA. Afin de
contrôler, une liste de collecte (annexe 1) est imprimée (Comment? Sélectionner les échantillons -> cliquer
dans la barre de menu sur rapport/liste du jour). Dans la liste « Départ Dispatch… », il faut alors compléter
et enregistrer la destination de ces échantillons. La destination N'est PAS un centre de dispatching mais le
labo AFSCA. Le statut doit être changé de 'Réception' en 'Départ'. La liste de collecte est faxée au labo
concerné.

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5.4.3. Echantillons destinés à des labos externes
Il s'agit d'échantillons destinés à un labo associé au centre de dispatching en question

Lorsque le labo externe vient chercher ses échantillons, ouvrez la tâche "Départ dispatch…". Dans la tâche,
complétez la clé de groupe labo et rafraîchissez la liste (F5). Tous les échantillons réceptionnés et contrôlés
viennent dans cette liste et doivent donc être donnés au collecteur. Sélectionnez tous les échantillons qui
sont donnés et imprimez la liste de ramassage (voir annexe 1). Celle-ci doit être signée par le collecteur.
Dans la liste doit être indiquée la destination (= labos externes) et le statut doit être changé en "Départ".
Après le changement de statut, les échantillons sont automatiquement transmis à l'application 'Extlab', où
les labos externes peuvent encoder leurs résultats.

5.5. Echantillons non passés via le dispatching

A titre exceptionnel, il peut y avoir des échantillons urgents qui sont envoyés au labo. Le préleveur envoie
un courriel au centre de dispatching. Ce dernier réceptionne l'échantillon, quoi qu'il ne soit pas
physiquement présent, en appuyant sur F12 dans la tâche "Réception dispatch". Le labo est indiqué et le
statut est mis sur "Check réception". Dans la tâche "Départ dispatch", la destination est changée (elle
devient le labo en question) et le statut est changé en "Départ"

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6. Annexes

Annexe 1: Exemple de rapport de collecte

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