GU - SAP S4 HANA CLOUD - Gérer Les Flux D'approbation Pour Les Factures Fournisseurs

Gérer les flux d’approbation pour
les factures fournisseurs dans SAP

CLOUD PUBLIC
ID de l'application : F2873
Avec cette application, vous pouvez configurer des workflows pour optimiser le
processus d'approbation des factures fournisseurs. Par exemple, une facture
bloquée doit être validée pour paiement par un ou plusieurs
responsables. L'application propose plusieurs options pour déterminer l'approbateur,
telles que l'approbation par le responsable du centre de coûts, mais vous pouvez
également affecter des utilisateurs spécifiques. Si un workflow avec une ou plusieurs
étapes est activé et que les conditions de démarrage configurées sont remplies, le
processus d'approbation est lancé.
Mickaël QUESNOT https://www.linkedin.com/in/mickaelquesnot/
Twitter @mistersharesap
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Principales caractéristiques
Vous pouvez utiliser cette application pour :
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 Choisissez le scénario de workflow requis. Les scénarios suivants sont
disponibles :
 Workflow pour facture bloquée

 Workflow pour facture préenregistrée comme terminé
 Ajoutez un nouveau flux de travail ou copiez un flux de travail existant et
modifiez-le selon vos besoins. Vous pouvez configurer le workflow comme
suit :
 Définir des propriétés telles qu'une description et une période de
validité
 Dans l'onglet Conditions de démarrage , définissez les conditions de

démarrage du nouveau workflow. Ces critères doivent être remplis pour
que le workflow démarre. Par exemple, vous pouvez définir les
éléments suivants :
 Le code société de la facture fournisseur
Note
Vous ne pouvez définir qu'une seule société dans les conditions
de démarrage. Si vous souhaitez que plusieurs sociétés soient
définies dans les conditions de démarrage, vous pouvez créer
un nouveau workflow pour chaque société requise.
 La catégorie d'imputation utilisée, par exemple, la

catégorie Centre de coûts ou Élément d'OTP
 Le motif du blocage, par exemple, écart de quantité et écart de prix.
Note
Si une facture est approuvée par un ou tous les destinataires à partir de

leurs work items, elle est validée pour paiement au niveau de l'en-tête,
mais au niveau du poste, le code de motif de blocage reste activé. Si
vous souhaitez supprimer le motif de blocage, utilisez
l'application Libérer les factures bloquées .
 Dans l'onglet Séquence d'étapes , ajoutez une ou plusieurs étapes de

workflow et affectez des destinataires, des conditions préalables
d'étape et, si nécessaire, des actions pour la gestion des exceptions :
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Configuration des étapes du flux de travail
 L' onglet Notifications est disponible si vous gérez les modèles d'e-

mail correspondants dans l'application Gérer les modèles d'e-
mail . Dans cet onglet, choisissez le résultat du workflow et le modèle
d'e-mail et affectez le destinataire. Une fois le workflow approuvé ou
rejeté, l'e-mail est automatiquement envoyé au destinataire.
Note
Si vous avez défini Retravailler la facture comme Action requise pour
l'exception Rejeté , aucun e-mail n'est envoyé en cas de rejet, car le
workflow n'est pas terminé.
 Activer ou désactiver un workflow
Une fois que vous avez activé le workflow, vous pouvez le copier, le
désactiver ou le supprimer, mais vous ne pouvez plus le modifier et le
modifier.
 Définir l'ordre dans lequel les conditions préalables de démarrage des

workflows existants sont vérifiées
Si vous avez défini plusieurs workflows, les préconditions de démarrage sont

vérifiées dans l'ordre que vous avez défini. Dès que les conditions de
démarrage d'un workflow sont remplies, ce workflow est utilisé. Cela garantit
qu'un seul workflow dans la liste de vos workflows définis est démarré, même
si plusieurs workflows ont des conditions de démarrage identiques.
Assurez-vous qu'un workflow de secours est activé
 Si vous utilisez le scénario de workflow Workflow pour facture

bloquée , vous pouvez utiliser le workflow Valider la facture bloquée
par les responsables comptables fourni par SAP comme option de
secours.
 Si vous utilisez le scénario de workflow Workflow pour facture
préenregistrée comme terminée , vous pouvez utiliser le
workflow Valider facture terminée comme option de secours.
Recommandation
Nous vous recommandons de définir le workflow de secours comme le dernier
de la commande. Ainsi, il est démarré si aucun des autres workflows ne
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s'applique. Vous pouvez également configurer votre propre workflow qui doit
être utilisé comme option de secours.
 Supprimez un workflow s'il n'est plus nécessaire.
Configuration
Pour activer la fonctionnalité de flux de travail flexible, vous devez définir les
paramètres requis à l'aide de l'application de configuration Activer le flux de travail
flexible pour les feuilles de saisie des services sous Gérer votre
solution Configurer votre solution .
Périphériques compatibles
 Bureau
 Tablette
Informations connexes
Ma boîte de réception
Comment configurer le flux de travail flexible pour les factures fournisseur
Administration du flux de travail
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 Workflow pour facture bloquée

 Dans l'onglet Conditions de démarrage , définissez les conditions de

 Le code société de la facture fournisseur

 La catégorie d'imputation utilisée, par exemple, la

 Le motif du blocage, par exemple, écart de quantité et écart de prix.

Si une facture est approuvée par un ou tous les destinataires à partir de

 Dans l'onglet Séquence d'étapes , ajoutez une ou plusieurs étapes de

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 L' onglet Notifications est disponible si vous gérez les modèles d'e-

 Définir l'ordre dans lequel les conditions préalables de démarrage des

Si vous avez défini plusieurs workflows, les préconditions de démarrage sont

 Si vous utilisez le scénario de workflow Workflow pour facture

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 Supprimez un workflow s'il n'est plus nécessaire.

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