4 Facturation Client

Aide Progiciel Transport 10
Facturation Client
FACTURATION CLIENT
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Facturation Client
SOMMAIRE
1. INTRODUCTION.............................................................................................................................................. 3
1.1. SCHÉMA EXPLICATIF ......................................................................................................................................... 3
2. PARAMÉTRAGE.............................................................................................................................................. 4
2.1. CONFIGURATION.............................................................................................................................................. 4
2.2. FICHE SOCIÉTÉ................................................................................................................................................ 5
2.2.1. Traitement Facturation........................................................................................................................ 6
2.2.2. Traitement Exploitation transport......................................................................................................... 6
2.2.3. Traitement commentaires.................................................................................................................... 7
2.3. FICHE TIERS................................................................................................................................................... 7
2.3.1. Le regroupement des OT sur facture................................................................................................... 8
2.3.2. Date de facturation............................................................................................................................ 11
2.3.3. Date de la dernière Livraison de l’OT................................................................................................11
2.3.4. Affacturage........................................................................................................................................ 11
2.4. COMPTEURS DE FACTURES............................................................................................................................... 11
3. SAISIE DE L’ORDRE, PLANIFICATION ET VALIDATION...........................................................................14
3.1. SAISIE DE L’OT............................................................................................................................................ 14
3.2. PLANIFICATION............................................................................................................................................... 15
3.3. VALIDATION.................................................................................................................................................. 16
4. FACTURATION.............................................................................................................................................. 17
4.1. CRÉER LA/LES FACTURE(S)............................................................................................................................... 17
4.2. RETROUVER LA/LES FACTURES(S)....................................................................................................................... 17
4.3. OUVRIR LA FACTURE....................................................................................................................................... 18
4.4. SUPPRIMER UN ORDRE D’UNE FACTURE................................................................................................................ 20
5. AVOIR............................................................................................................................................................ 21
5.1. CRÉER UN AVOIR........................................................................................................................................... 21
5.2. TRAITEMENT AVOIR AUTOMATIQUE..................................................................................................................... 21
5.3. RETROUVER / OUVRIR / SUPPRIMER DES OT....................................................................................................... 22
6. EDITER LA FACTURE OU L’AVOIR............................................................................................................. 23
6.1. EDITION PROVISOIRE/RÉÉDITION........................................................................................................................ 23
6.2. EDITION FINALE.............................................................................................................................................. 24
7. EDITION DES TRAITES ET RELEVÉS......................................................................................................... 26
7.1. TRAITEMENT « EDITION DES TRAITES »............................................................................................................... 26
7.2. IMPRESSION « PRÉ-ÉDITION DE RELEVÉ »............................................................................................................ 28
8. SUPPRIMER LA FACTURE........................................................................................................................... 29
8.1. UN FACTURE PROVISOIRE................................................................................................................................. 29
8.2. UNE FACTURE DÉFINITIVE................................................................................................................................. 29
9. TRANSFERT EN COMPTABILITÉ ............................................................................................................... 30
9.1. COMPTABILISATION PAR SÉLECTION..................................................................................................................... 30
9.2. COMPTABILISATION GLOBALE............................................................................................................................. 32
10. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 10............................................................................................ 34

Facturation Client
1. INTRODUCTION
La facturation permet de facturer un ou des ordres de transport à un client.
La facturation dans le progiciel Transport peut, suivant que l’on soit en mode Lot Demi/Lot ou en mode
Messagerie, différer dans son fonctionnement.
1.1. SCHÉMA EXPLICATIF
Lot Demi/Lot Messagerie
(En Lot Demi/Lot, les différentes étapes sont (En Messagerie, les différentes étapes peuvent
effectuées les unes après les autres, sans être effectuées en parallèle et donc dissociées)
possibilité de se passer d’une étape)
Saisie de l’Ordre
Saisie de l’Ordre
Exploitation de Exploitation de Facturation

l’ordre l’ordre
Validation de l’OT
Facturation
ASTUCES
Ce mode de fonctionnement (Lot ou messagerie) est à paramétrer lors de la mise en place du progiciel.
Voir chapitre « Paramétrage »

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2. PARAMÉTRAGE
2.1. CONFIGURATION
Il est possible de paramétrer un certain nombre d’éléments dans le menu suivant :
Menu Système / Configuration /

Ouvrir Paramètres Généraux
Gestion de l’ordre d’édition des factures : permet d’indiquer dans quel ordre on souhaite imprimer les factures
afin d’en faciliter le tri
Type de facturation : Obligation ou non de valider l’ordre avant facturation
Facturation par site : permet soit d’éditer autant de factures que de sites, soit de générer une facturation unique
par société. C’est cette option qui permet de choisir entre le mode lot/demi-lot et le mode messagerie. Dans le
cas où le mode messagerie est choisi, dans la jumelle du suivi des ordres, pour rechercher les ordres facturés
il faut utiliser le traitement « Recherche par état de document » et cocher la case « Pré-facturés » pour avoir
les ordres qui sont sur une facture provisoire ou la case « Facturés » pour avoir les ordres qui sont sur une
facture définitive.
Facturation des OT valorisés à 0 : si un ordre qui n’est pas un service, est valorisé à 0, on peut décider ou non
d’en bloquer la facturation

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Suppression des factures : autorise ou non les utilisateurs à supprimer les factures définitives
Edition des dossiers sur les factures : permet d’éditer ou non le détail des dossiers sur les factures
Active le contrôle ID TVA: si cette zone est cochée lors de la saisie d’un ID TVA sur une fiche Tiers, si ce
même ID TVA est utilisé par d’autres Tiers, une liste s’ouvrira et affichera les Tiers ayant le même ID TVA.
Contrôle Identifiant TVA sur édition définitive de la facture : Cette zone permet d’activer des contraintes sur
l’édition de la facture. Si « Aucun blocage … » est choisi, aucun contrôle ne s’activera. Si « Blocage édition sur
client EU (hors pays de la fiche société) … » est choisi, si le pays du Tiers de la facture appartient à l’EU et
qu’il est différent du pays de la fiche société de la facture, et si son ID TVA n’est pas renseigné dès lors la
facture définitive ne s’éditera pas. Si « Blocage édition sur client sans n° TVA intracommunautaire » est choisi,
et si son ID TVA n’est pas renseigné dès lors la facture définitive ne s’éditera pas.
2.2. FICHE SOCIÉTÉ
A partir de la fiche société, on trouve plusieurs écrans de paramétrage qui influent sur la facturation.
Ouvrir la fiche société : Fichiers de base / Paramètres généraux / Société / Société.

Sélectionner la société et ouvrir.
Actuellement, il existe 3 traitements ayant un impact sur la facturation :

-Facturation
-Exploitation transport
-Commentaires

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2.2.1. Traitement Facturation
Attention : Ce traitement modifie la société des OT. Contactez Sage avant son utilisation.
2.2.2. Traitement Exploitation transport
1 – Facturation à la date
Ce paramétrage permet de spécifier la date de facturation de chaque OT dans la facture. On ne parle
évidemment pas de la date d’édition de la facture, qui, elle, est au choix de l’utilisateur, mais de la date de
facturation qui apparaîtra devant chaque OT dans le détail de la facture.
Les choix possibles sont :
-Date du premier Chargement de l’OT
-Date de la dernière Livraison de l’OT
-Date de Saisie de l’OT
2 – Etat : Ordre mis en pointage à la planification complète
Ce paramètre, par défaut coché, permet de spécifier si l’on veut que l’ordre soit automatiquement
« pointé » lorsque l’ordre est complètement planifié. Cette étape de pointage intervient entre la « planification »
et la « validation » de l’ordre. Elle s’effectue à l’aide d’un traitement « Pointage de l’ordre »
dans le suivi des ordres, après avoir vérifié si l’exploitation a planifié correctement l’ordre.
Si vous considérez que cette étape est inutile, il faut cocher ce paramètre.

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2.2.3. Traitement commentaires
Facture : Ce commentaire apparaîtra dans le corps de la facture.

Facture Pied: Ce commentaire apparaîtra sur le pied de la facture.
Commentaire TVA: La zone « Commentaire TVA » permet de faire apparaître sur l’édition de la facture le
commentaire lié à la TVA Intracommunautaire (exemple : Vente de biens réalisés par un assujetti non établi en
France (Article 196 de la Directive 2006/112 modifiée)). Ce commentaire apparaît si un des codes activités de
la facture à un code TVA qui à la case « TVA intracommunautaire/Auto liquidation » de cocher
Logo: Ce commentaire en entête de facture (uniquement compatible avec les éditions réalisées en V10.
2.3. FICHE TIERS
Dans le progiciel il existe des paramètres associés à la fiche Tiers permettant de définir un certain nombre de
règles afin de faciliter la constitution des factures. Ces paramètres se trouvent dans le traitement « Info
facturation » du suivi des tiers.

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Lorsque l’on facture les ordres de transport d’un client, plusieurs problématiques peuvent se poser :
dois-je faire une facture par ordre de transport, une facture pour plusieurs ordres ou enfin plusieurs ordres
regroupés suivant des critères sur plusieurs factures ?
Pour aider l’utilisateur dans son choix plusieurs zones de paramétrages sont disponibles.
Si sur le tiers CLIENT_X je renseigne cette zone

avec CLIENT_Y, alors les OT ayant le client
CLIENT_X seront systématiquement facturés sur
CLIENT_Y (donc il n’y aura jamais de facture ou
d’avoir au nom de CLIENT_X)
2.3.1. Le regroupement des OT sur facture

Il existe 3 façons de regrouper ou pas les ordres de transport sur une facture.
-Pas de regroupement
-Regroupement standard/par code activité principal
-Regroupement sur rupture
2.3.1.1. Pas de regroupement
Figure 1. La case «Regroupement des ordres" n'est pas cochée.
1 Facture = 1 OT
Dans ce mode, chaque OT facturé sera dans une facture distincte.
2.3.1.2. Regroupement standard/par code activité principal

a)Regroupement standard
Figure 2. La case "Regroupement des ordres" est cochée et l'option "Standard" choisie dans la liste.
1 Facture = 1 ou plusieurs OT
Dans ce mode, on pourra facturer plusieurs OT d’un même client sur une même facture.

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Dés qu’une facture provisoire existe pour ce client, dés que l’on facture un OT il se rajoute à la facture
provisoire existante. Pour « verrouiller » la facture pour qu’aucun OT ne se rajoute sur celle ci, on a 2
solutions :
1 – Faire l’édition définitive de la facture. Une fois la facture à l’état définitive, le prochain OT facturé pour le
même client créera une nouvelle facture provisoire.
2 – Mettre « OUI » dans la zone « Génération unique » sur la facture.

Cette action va interdire l’ajout de nouveaux OT dans la facture. Lorsque l’on va facturer un nouvel OT pour le
même client, une nouvelle facture provisoire sera créée.
Question : Si j’ai plusieurs factures provisoires existantes et non bloquées pour un même client, sur laquelle va
se rajouter le prochain OT que je vais facturer ?
Réponse : La première qui sera trouvée par le progiciel ! Donc, utilisez cette option le moins possible, car si
vous regroupez les OT dans plusieurs factures, c’est qu’il existe une méthode de regroupement appropriée
(voir la suite).
b)Regroupement par code d’activité
Figure 3. La case "Regroupement des ordres" est cochée et l'option "Par code d'activité principal" choisie
dans la liste
Dans ce mode, on pourra sélectionner plusieurs OT ayant des codes activités différents, les facturer en une
seule étape et le progiciel créera UNE FACTURE provisoire PAR CODE d’activité et y intégrera les OT
correspondants.
Si on facture ensuite d’autres OT, ils se rajouteront dans la facture correspondante au code activité de chaque
OT.
IMPORTANT : Le code activité pris en compte est celui de la taxation principale de l’ordre, et non celui des
taxations supplémentaires.
Ex :
OT01 avec activité TN
OT02 avec activité TN
OT03 avec activité EU
OT04 avec activité MA
Si je sélectionne ces 4 ordres et que je fais le traitement « Facturer », le progiciel va créer 3 factures :
-Une facture pour l’activité TN. Elle contiendra OT01 et OT02.
-Une facture pour l’activité EU. Elle contiendra OT03.
-Une facture pour l’activité MA. Elle contiendra OT04.
2.3.1.3. Regroupement sur rupture

Documentation annexe :
- Aide Présentation
Figure 4. Les cases "Regroupement des ordres" et "Regroupement sur rupture" sont cochées.

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Dans un suivi il est possible de faire des sous-totaux ou rupture (voir « Aide Présentation »). Donc on pourrait
avoir un suivi avec des ruptures par code article. Si dans un tel suivi je sélectionne les ordres d’un Tiers, qui a
« Regroupement sur rupture » de coché, dès lors le système fera autant de facture que de rupture.
Attention la rupture du suivi doit comporter dans ses critères le code tiers, sinon il y aura un message de
blocage lors de la facturation.
EX :
Je veux facturer les OT par article.
3 OT du même client, 2 avec l’article ACIE et un avec l’article MG.
Il faut paramétrer un tri faisant une rupture sur le client ET sur le code article.
Figure 5. Tri par client puis par article
Figure 6. On active ici la rupture.
1er regroupement sur l’article ACIE
Figure 7. Les OT sont triés et regroupés par client puis par article 2ième regroupement sur l’article MG

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La sélection de ces trois ordres de transports et leur facturation déclenchera la création de deux factures l’une
contenant les OT EX15 et EX16 et l’autre contenant l’OT EX17.
2.3.2. Date de facturation
Ce paramétrage permet de spécifier la date de facturation de chaque OT dans la facture. On ne parle

évidemment pas de la date d’édition de la facture, qui, elle, est au choix de l’utilisateur, mais de la date de
facturation qui apparaîtra devant chaque OT dans le détail de la facture.
Les choix possibles sont :
-Suivant la fiche société : reprend le paramétrage de la fiche société
(voir chap. « 2.2.2 Traitement Exploitation transport »)
-Date du premier Chargement de l’OT
2.3.3. Date de la dernière Livraison de l’OT

-Date de Saisie de l’OT
2.3.4. Affacturage
Il est possible, via le traitement « Affacturage tiers» de paramétrer le tiers en affacturage en sélectionnant
parmi « 1 », « 2 » ou « 3 » et en spécifiant le numéro de compte.
2.4. COMPTEURS DE FACTURES
Il existe deux façons de numéroter les factures : Numérotation par société ou par site.
Dans le menu « Paramètres généraux\Documents\Types de documents » on définit si on veut avoir un

compteur de facture par Société ou par Site.

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Il suffit d’ouvrir le type FC et de cocher ou décocher la case « Gestion de la numérotation par site »
selon le fonctionnement voulu.

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Il faut ensuite créer les compteurs pour chaque société/site et pour chaque mois.
Il faut aller dans le menu « Paramètres généraux\Documents\Numéros », puis cliquer sur « Nouveau »
pour créer un nouveau compteur :
Mettre « FC ». (Facture et avoir Client)
Mettre la société pour laquelle ce compteur sera

utilisé pour numéroter les factures
MMAA : Mois Année pour laquelle ce compteur

fonctionnera. Si le compteur du mois suivant
n’existe pas, le dernier compteur existant sera
utilisé.
Préfixe qui apparaîtra avant le numéro

chronologique. (dans le cas présent on aura
050900001, 050900002…etc.)
Numéro à partir duquel le compteur

s’incrémentera
Dernier numéro attribué a une facture définitive.
Si on veut paramétrer un compteur par Site, il faut enregistrer une première fois le compteur, le ré-ouvrir et
une zone « Site » va apparaître :
Renseigner ici le site concerné par

ce compteur

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3. SAISIE DE L’ORDRE, PLANIFICATION ET VALIDATION

Pour pouvoir facturer un ordre de transport que l’on soit dans le mode Lot Demi/Lot ou messagerie, l’ordre doit
comporter un certain nombre d’information sinon il sera rejeté de la facturation.
3.1. SAISIE DE L’OT

- Saisie des ordres

- Gestion des codes activités
Voici un rappel sur les éléments importants de la saisie de l’OT.
2 3
1 : Client payeur : Cette zone définit la méthode de facturation à suivre

2 : Prix unitaire : On peut éventuellement facturer des ordres à O.
3 : Code activité : INDISPENSABLE. Sans cette information, l’OT ne pourra être facturé.
Attention : Lorsque l’on veut isoler un OT (le facturer indépendamment du reste) d’un client dont la méthode
de facturation nécessite un regroupement il suffit d’aller dans le suivi des ordres, sélectionner l'OT à isoler, aller
dans le traitement "infos de facturation" et cocher la case nommée "la facture ne contient que ce document" :

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On obtient alors cette fenêtre :
Case à cocher permettant

d’isoler l’OT d’un client
Dans ce même écran il sera possible de modifier la date qui sera imprimée sur la facture (dans le
cadre d’une impression standard), il faudra dès lors cocher la case « bloque » qui déconnectera les
automatismes de calcul de la date de facturation paramétrés dans la fiche tiers.
3.2. PLANIFICATION
- Tournée/Lignes et plans de transport

- Gestion des indisponibilités
Selon le mode de fonctionnement (messager ou lot/demi lot), la planification est une étape obligatoire
ou non pour valider l’ordre.
Pour ce chapitre, veuillez vous référer aux autres manuels traitant en détail de l’exploitation.

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3.3. VALIDATION
La validation de l’ordre effectue une série de vérifications (code activité renseigné…) afin de rendre l’ordre prêt
à facturer.
Il suffit pour cela de sélectionner l’ordre puis de cliquer sur le traitement « Validation ».
Si l’ordre ne présente pas d’anomalie, il passe à l’état « Validé », sinon, le « suivi des erreurs » s’ouvre et
signale le problème à l’utilisateur.
Ex : Pas de code activité

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4. FACTURATION
4.1. CRÉER LA/LES FACTURE(S)
En mode lot/demi lot, cette opération n’est réalisable qu’après avoir validé les ordres.
Il suffit de sélectionner les OT et de cliquer sur le traitement « Facturer » du suivi des ordres.
Selon la méthode de facturation de chaque client, il sera éventuellement nécessaire de paramétrer un tri avec
rupture pour regrouper les OT sur les factures, par exemple.
Exemple :
J’ai 3 OTs validés du même client, ayant 2 articles différents.
-Si « CLIENT01 » ne regroupe PAS les OT dans les factures, alors le traitement « Facturer » appliqué sur
ces 3 ordres va créer 3 factures distinctes.
-Par contre, si « CLIENT01 » est paramétré pour un regroupement sur facture avec rupture, il sera
nécessaire de créer un tri avec une rupture sur le critère de regroupement (voir chap 2.3.1.3
« Regroupement sur rupture »).
Figure
8. La rupture se fait sur l'article
La sélection de ces ordres et leurs facturations créera 2 factures : une pour l’article « ACIE » contenant
OT01 et OT03, et une deuxième pour l’article « MG » contenant OT02.
4.2. RETROUVER LA/LES FACTURES(S)

Les factures précédemment crées peuvent être retrouvées de 2 façons.
-F2 :C’est la méthode la plus simple. Il faut au préalable que la partie « Rechercher sur » soit bien
paramétrée.
Figure 9. "Suivi des factures" est sélectionné.
Il suffit alors de sélectionner les ordres facturés et d’appuyer sur la touche F2. Le progiciel va alors
ouvrir le « Suivi des factures » et va afficher les factures correspondantes aux ordres sélectionnés.

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Figure 10. Les OT facturés sont sélectionnées et le "Rechercher sur" est bien paramétré.
Appui sur F2
Figure 11. Les factures correspondantes sont listées dans le « Suivi des factures ».
4.3. OUVRIR LA FACTURE
Pour ouvrir une facture, il faut être dans le « Suivi des factures clients » , sélectionner
une ou plusieurs factures, et cliquer sur « Ouvrir » .
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1 – Infos client/société
Le client apparaît ici avec ses informations de facturation : Adresse, société de rattachement, mode de
règlement, tiers payeur, remises diverses.

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Le client est soit celui des ordres facturés, soit son « tiers facturé » spécifié sur sa fiche tiers.
L’élément « Génération unique » coché permet d’interdire l’ajout d’ordre dans la

facture. Soit ce pointeur se coche automatiquement car le client en question ne regroupe pas les ordres dans
une facture (1 ordre = 1 facture) ou bien parce que l’on a coché « La facture ne contiendra que ce document »
dans la fenêtre « Info de facturation » de l’ordre que l’on veut facturer à part.
La « Date d’édition » est, pour une facture provisoire, la date à laquelle la facture a été créée, elle pourra
évidemment être choisie lors de l’édition définitive de la facture.
2 – Pied de facture
On retrouve dans ce tableau les différents montants associés à leur taux de TVA. Une zone de
commentaires permet de saisir des informations qui apparaîtront lors de l’édition de la facture.
3 – Comptabilité
On retrouve ici les différents montants et leur compte comptable associés. Si certains comptes (client
ou code activité) ont changé entre le moment de la constitution de la facture et le moment ou vous voulez faire
votre transfert en compta, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Contrôle des comptes » pour mettre à
jour ces derniers.
4 – Ordre de transport
Sont listés ici les ordres de transport contenus dans la facture. (OT mais aussi factures directes,
dossiers, taxe de facturation…)
5 – Infos supplémentaires
Ce tableau présente la liste des « pointeurs » de la facture. Ces pointeurs changent de l’état NON à
OUI selon le traitement qu’on effectue sur la facture (transfert en compta, édition de la traite, etc…)

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4.4. SUPPRIMER UN ORDRE D’UNE FACTURE

Pour supprimer un OT d’une facture, il suffit de le sélectionner dans le traitement « Ordres de transport » et
faire « CTRL » + « Suppr » (Supprimer).
La facture va alors lancer un « Recalcul » pour mettre à jour les différents montants (TVA, total…). Les
ordres supprimés de la facture vont re-passer à l’état validé (ou pointé si on est en mode messagerie).

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5. AVOIR
5.1. CRÉER UN AVOIR
On peut constituer un avoir à partir de toutes les saisies du progiciel :
-Ordre de transport
-Facture directe
-Dossier
Il suffit pour cela d’ouvrir l’élément que l’on veut passer en avoir, puis d’aller cocher la case « Avoir »
dans la fenêtre « Infos de facturation »
Les étapes qui suivent sont strictement identiques à la constitution d’une facture comme vu
précédemment. Je sélectionne les OT que je mets en Avoir et je clique sur le traitement « Facturer »
Les avoirs ne se rajoutent pas dans une facture : Ils se mettent dans un « Avoir ».
5.2. TRAITEMENT AVOIR AUTOMATIQUE
A l’aide du traitement « Avoir Automatique » il est possible sur un ordre facturé de générer un avoir
automatiquement suivant les données de l’ordre d’origine. Cette génération d’avoir peut être effectuée de
différentes manières.

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Génération d’une facture directe simple: génère une facture directe qui est un avoir réalisé à partir des
informations de l’ordre (quantité, client, montant).
Génération de l’avoir sur un OT: génère un ordre qui est un avoir réalisé à partir des informations de l’ordre à
l’exception de la planification.
Génération de l’avoir sur un OT, avec planification: génère un ordre qui est un avoir réalisé à partir des
informations de l’ordre et sa planification.
Génération d’un nouveau document : ce mode est actif uniquement avec le mode « Génération de l’avoir sur
OT », il permet de générer un nouvel ordre en plus de l’ordre d’avoir généré. Ainsi on peut faire un OT2
« Avoir », qui annule donc l’OT1, et générer un ordre OT3 du montant à refacturer.
Génération d’un nouveau document, Avec planification : même fonctionnement que « génération d’un
nouveau document » mais avec en plus la planification du nouvel ordre.
5.3. RETROUVER / OUVRIR / SUPPRIMER DES OT

Ces étapes sont strictement identiques à la gestion de facture. Se rapporter au chapitre 4.
La différence d’un avoir par rapport à une facture se voit dans le suivi :
A = Avoir (F = Facture) Les montants sont négatifs
Lors de l’ouverture de la facture, on voit aussi le titre de la fenêtre changer. .

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6. EDITER LA FACTURE OU L’AVOIR

6.1. EDITION PROVISOIRE/RÉÉDITION
L’édition provisoire ou la réédition d’une facture/avoir se réalise en sélectionnant la/les facture(s) et en
cliquant sur le traitement « Pré-édition – Ré-édition » . Ce traitement permet d’éditer la

facture en l’état :
-une facture provisoire s’imprimera telle quelle, avec son numéro de facture provisoire
-le nombre de liasse n’est pas pris en compte
-la facture pourra toujours être modifiée ou supprimée
Après avoir cliqué sur le traitement « Pré-édition – Ré-édition », la fenêtre d’impression apparaît :
Ici apparaît la liste des factures

2 sélectionnées précédemment
6 Ici apparaît la liste des différents

états (éditions) disponibles et leurs
imprimantes rattachées pour
l’édition de la facture.
Il faut en sélectionner une AVANT
de faire un aperçu ou une
impression
Il est possible, via les icônes, de faire un aperçu écran, d’imprimer, de faxer, de mailer, de modifier les
paramètres d’impression et d’exporter.

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6.2. EDITION FINALE
L’édition définitive d’une facture se réalise en sélectionnant la/les facture(s) et en cliquant sur le
traitement « Edition Finale » .
Ce traitement prend en compte le nombre de liasse paramétré dans la fiche tiers. Pour modifier ponctuellement
cette quantité, avant de lancer l’édition on peut cliquer sur le traitement « Nombre de Liasse »
=> et modifier la quantité pour l’édition qui va suivre. Si

ce changement doit être définitif, il faut alors modifier la fiche tiers en conséquence.
-Le traitement « Edition finale » va passer la facture de l’état provisoire à l’état définitif.
-Le numéro de la facture définitive sera donné en fonction du paramétrage du compteur de facture (voir
chap. 2.4 Compteurs de facture).
-La date d’édition est celle du suivi. Il suffit de cliquer dessus et de choisir la date souhaitée.
Un clic sur la date ouvre le calendrier

permettant de choisir la date d’édition.

Facturation Client
Après avoir cliqué sur le traitement « Edition finale », une fenêtre semblable à celle du traitement « Pré-édition /
ré-édition » apparaît.
La seule différence est lorsque l’on clique sur l’icône imprimante pour lancer l’édition, un message apparaît
vous demandant de confirmer la date d’édition :
Figure 12. Date d'édition choisie auparavant dans le suivi. Voir plus haut.

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7. EDITION DES TRAITES ET RELEVÉS

Il existe deux façons d’éditer la traite pour une ou plusieurs factures.
-Par le traitement « Edition des traites »
-Par le menu « Impression » : « Pré-édition de relevé »

L’édition de la traite pour une facture ne peut se faire que si le mode de règlement de la facture permet
l’édition de la traite :
Autorise le traitement « Edition des

traites »
Autorise l’édition du relevé via

« Pré-édition de relevé »
7.1. TRAITEMENT « EDITION DES TRAITES »
Il suffit de sélectionner la ou les factures pour lesquelles on veut imprimer la traite, puis de cliquer sur
le traitement « Edition des traites » . Ce traitement générera UNE traite PAR

facture.
Après un clic sur ce traitement, la fenêtre d’impression apparaît vous permettant d’effectuer les actions
standards : Aperçu à l’écran, Export, Impression…etc

Facturation Client
Si une traite doit être ré-éditée, il faut modifier un indicateur dans la facture.
Il faut ouvrir la facture et mettre à NON l’indicateur « Traite éditée » dans le traitement « Infos
supplémentaires ».
Pour sélectionner les factures dont il faut éditer les traites, il faut dans le moteur de recherche
paramétrer « Non éditées » dans la zone « Traites » du traitement « Etats ».

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7.2. IMPRESSION « PRÉ-ÉDITION DE RELEVÉ »
Il n’est pas utile de sélectionner des factures dans le suivi pour utiliser cette impression. Il suffit d’aller
dans le menu « Impression » et de cliquer sur « Pré-édition de relevé ».
La fenêtre suivante apparaît et permet de spécifier plusieurs critères de sélection de factures que l’on
souhaite prendre en compte sur l’édition du relevé.
Date d’édition des factures
Client des factures recherchées

(F4 : Mono sélection / F5 : Multi sélection)
Date d’édition du relevé stockée dans la facture
Une fois les critères spécifiés il suffit de choisir le mode souhaité (Ecran ou imprimante) puis de cliquer sur
« Imprimer ».
Pour ré-éditer un relevé, il suffit de cocher la case « Réédition » en haut à droite de cet écran, puis de spécifier
le numéro (ou l’intervalle de numéro) de relevé à éditer.

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8. SUPPRIMER LA FACTURE
8.1. UN FACTURE PROVISOIRE
On a vu précédemment (chap 4.4) que l’on pouvait enlever de la facture un ou plusieurs OT. On peut
aussi supprimer entièrement une facture provisoire, en la sélectionnant puis en cliquant sur l’icône supprimer
.
-Les OT vont re-passer à l’état validé (ou pointé si on est en mode messagerie).
-Le numéro de la facture provisoire ne sera jamais ré-attribué
-La facture est entièrement supprimée (pas d’état « Facture supprimée »)
8.2. UNE FACTURE DÉFINITIVE
Une facture définitive ne peut normalement pas être supprimée, sauf si le paramétrage est défini
différemment (cf. 2.1 Configuration)
L’icône « supprimer » peut être activée pour Sage et certains administrateurs client (attention au
compteur).

Facturation Client
9. TRANSFERT EN COMPTABILITÉ
Il existe deux traitements possibles pour exporter les factures ventes en comptabilité :
-Comptabilisation par sélection
-Comptabilisation globale
9.1. COMPTABILISATION PAR SÉLECTION
Ce traitement permet d’exporter en comptabilité les factures sélectionnées dans le suivi.

Il suffit alors de sélectionner des factures puis de cliquer sur ce traitement. La fenêtre suivante apparaît :
Nombre de factures exportables
Nombre de factures sélectionnées
A partir de cet écran, vous pouvez éditer le rapport d’interface en cliquant sur imprimer :
Figure 13. Il suffit de cliquer sur le bouton « imprimer »

Facturation Client
Répertoire dans lequel les Fichier des Fichier des

fichiers d’export seront comptes écritures
enregistrés
Il suffit ensuite de cliquer sur « Générer » pour exporter les factures.

Les factures transférées ont l’indicateur « Transféré en compta. » qui passe à OUI.
Pour pouvoir ré-transférer la facture, il faudra donc re-passer cet indicateur à NON à l’aide du traitement « Infos
supplémentaires » dans l’écran de la facture.

Facturation Client
Afin de sélectionner les factures qui ne sont pas transférées en comptabilité, il faut dans le moteur de
recherche paramétrer « Non transférées » dans la zone « Transfert en comptabilité» du traitement « Etats ».
9.2. COMPTABILISATION GLOBALE

Ce traitement permet d’exporter en comptabilité les factures en spécifiant un intervalle de date d’édition de
facture :
Figure 14. Spécifier ici les dates d'édition des factures à exporter
En cliquant sur « OK » la fenêtre suivante apparaît et les mêmes manipulations que pour la « Comptabilisation
par sélection » sont à faire.

Facturation Client
ATTENTION : Avec cette méthode, on exporte les factures DE TOUTES LES SOCIETES
de la base.

Facturation Client
10. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 10

Pour revenir sur le sommaire général cliquer sur le titre.

4 Facturation Client

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Aide Progiciel Transport 10

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10. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 10............................................................................................ 34

© Sage Page 2 sur 34

1.1. SCHÉMA EXPLICATIF

Lot Demi/Lot Messagerie

Exploitation de Exploitation de Facturation

© Sage Page 3 sur 34

Menu Système / Configuration /

Type de facturation : Obligation ou non de valider l’ordre avant facturation

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2.2. FICHE SOCIÉTÉ

Ouvrir la fiche société : Fichiers de base / Paramètres généraux / Société / Société.

Actuellement, il existe 3 traitements ayant un impact sur la facturation :

© Sage Page 5 sur 34

2.2.1. Traitement Facturation

2.2.2. Traitement Exploitation transport

© Sage Page 6 sur 34

2.2.3. Traitement commentaires

Facture : Ce commentaire apparaîtra dans le corps de la facture.

2.3. FICHE TIERS

© Sage Page 7 sur 34

Si sur le tiers CLIENT_X je renseigne cette zone

2.3.1. Le regroupement des OT sur facture

2.3.1.1. Pas de regroupement

Figure 1. La case «Regroupement des ordres" n'est pas cochée.

2.3.1.2. Regroupement standard/par code activité principal

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2 – Mettre « OUI » dans la zone « Génération unique » sur la facture.

b)Regroupement par code d’activité

2.3.1.3. Regroupement sur rupture

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Figure 5. Tri par client puis par article

Figure 6. On active ici la rupture.

1er regroupement sur l’article ACIE

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2.3.2. Date de facturation

Ce paramétrage permet de spécifier la date de facturation de chaque OT dans la facture. On ne parle

2.3.3. Date de la dernière Livraison de l’OT

2.4. COMPTEURS DE FACTURES

Dans le menu « Paramètres généraux\Documents\Types de documents » on définit si on veut avoir un

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Mettre la société pour laquelle ce compteur sera

MMAA : Mois Année pour laquelle ce compteur

Préfixe qui apparaîtra avant le numéro

Numéro à partir duquel le compteur

Dernier numéro attribué a une facture définitive.

Renseigner ici le site concerné par

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3. SAISIE DE L’ORDRE, PLANIFICATION ET VALIDATION

3.1. SAISIE DE L’OT

- Saisie des ordres

Voici un rappel sur les éléments importants de la saisie de l’OT.

1 : Client payeur : Cette zone définit la méthode de facturation à suivre

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On obtient alors cette fenêtre :

Case à cocher permettant

- Tournée/Lignes et plans de transport

© Sage Page 15 sur 34

Ex : Pas de code activité

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J’ai 3 OTs validés du même client, ayant 2 articles différents.

4.2. RETROUVER LA/LES FACTURES(S)