Solde et En-cours

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SOLDE ET EN-
COURS

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SOMMAIRE

1. INTRODUCTION .......................................................................................................................... 3
2. CONFIGURATION ....................................................................................................................... 4
3. LISTE DES TIERS ....................................................................................................................... 6
3.1. SOLDE ET EN-COURS ............................................................................................................... 6
3.2. RECALCUL SOLDE ET EN-COURS .............................................................................................. 7
4. IMPORT DES FACTURES A SOLDER ....................................................................................... 9
4.1. IMPORT DES FACTURES ............................................................................................................ 9
4.2. FORMAT FICHIER ..................................................................................................................... 9
4.3. PARAMETRAGE DEPUIS LA COMPTA 100 .................................................................................. 10
5. IMPORT DES MONTANTS AUTORISES .................................................................................. 12
6. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 14 .......................................................................... 14

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1. INTRODUCTION

Dans le Progiciels Transport, il est possible de mettre en œuvre une gestion des encours. Et ceci
afin de réduire le risque client par exemple. Cette gestion de l’en-cours peut être associée ou non à
la gestion des règlements clients.

L’activation de la gestion des soldes et en-cours, déclenche le calcul de l’en-cours sur toutes les
actions pouvant avoir un impact sur les montants. Donc la saisie de l’ordre, la taxation de l’ordre et la
facturation de l’ordre déclenchent dès lors des calculs supplémentaires. Ces calculs ont un coût en
termes de performance. Sur le recalcul d’un ordre ce temps est négligeable, mais sur le recalcul de
10 000 ordres par exemple ce temps est moins négligeable.

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2. CONFIGURATION

La gestion des soldes et en-cours dans les Progiciels Transports ont plusieurs modes de
fonctionnement. Il est possible d’activer tel ou tel mode dans le menu/système/ configuration/
paramètres généraux.

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1- Cette zone permet d’activer le calcul des soldes et encours. Si l’option « ne pas gérer les soldes »
est choisie, les autres options liées aux soldes ne seront pas prises en compte pour calculer le solde
et en-cours de la fiche tiers.
2- Cette fonction permet de solder le dû client lors de l’édition finale des factures clients.
3- Cette fonction permet de solder le dû client lors du transfert en comptabilité des factures clients.
4- Cette zone permet de définir à partir de quel élément on va solder le dû client, si le module des
règlements (détail voir doc « Gestion des règlements clients ») est utilisé et que l’on active cette
fonction, dès lors les règlements permettront de solder le dû client. Sinon les factures seront soldées
par les options suivantes ou manuellement.
5- Cette zone permet d’activer 2 types de fonctions.
Le premier type est l’affichage ou non d’une alerte en saisie, si l’encours dépasse un seuil paramétré
dans la fiche Tiers.
Le deuxième type est la règle de calcul de l’encours qui est par défaut basée sur le tiers saisi, mais
qui peut aussi être basée sur le tiers payeur. Le choix « Ne pas afficher ni signaler le solde client
des clients affrétés » désactive l’alerte. Le choix « Afficher et signaler le solde des clients affrétés »
active l’alerte en analysant le solde du tiers qui a été saisi. Le choix « Afficher et signaler le solde

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client du Tiers payeurs des clients affrétés » active l’alerte en analysant le solde du tiers payeur du
tiers saisi et s’il n’y a pas de tiers payeurs en analysant le solde du Tiers saisi. Cette dernière règle
ne modifie la règle de calcul de l’encours que pour les ventes et non les achats. De plus dans le cas
où le Tiers saisi sur l’ordre de transport à un Tiers payeur, le montant de l’ordre fait augmenter
l’encours sur le Tiers saisi et sur le Tiers payeur. Cette fonction n’est opérationnelle que sur un
niveau de Tiers payeur, c’est dire que si un Tiers a un Tiers payeur, le Tiers payeur ne doit pas avoir
dans sa fiche Tiers un Tiers payeur. La fonction d’alerte qui s’affiche en saisie d’ordre, s’applique
aussi en duplication d’ordre de transport et en génération d’abonnement.

Si l’utilisation des soldes est activée après le démarrage, ou si on modifie le calcul de l’encours
en fonction du Tiers ou du Tiers payeur, Il est nécessaire pour cela de recalculer l’encours de tous
les Tiers. Pour cela une fois le wizard validé, il faut aller dans Système\configuration\Administration
et lancer la fonction « Recalcul des soldes et encours ».

6- Cette zone permet de définir lors de l’import des factures à solder si on travaille sur le numéro de
facture achat/vente (ENTFACT.EPFNUM) ou sur la clé de la facture (ENTFACT.EPFCLE).

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3. LISTE DES TIERS

3.1. SOLDE ET EN-COURS

Le traitement « Solde et en-cours » permet de contrôler le solde et l’en-cours du tiers.

Montant autorisé : Cette zone permet de définir un en-cours autorisé, cette zone permet de bloquer
la saisie d’un ordre, si l’option est activée.

Dépassement autorisé : Si un en-cours et un dépassement d’encours sont définis, lors de la saisie

d’un ordre on autorise la création d’un ordre même si l’on dépasse l’en-cours. Dans ce cas un
message indique que l’on dépasse l’encours. Si l’en-cours et le dépassement sont atteints alors il
deviendra impossible de saisir un ordre. La case à cocher qui précède le montant est à titre indicatif,
elle n’est pas utilisée comme élément de contrôle dans les alertes.

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Dû Client : Le dû client correspond montant des factures définitives du tiers non soldées.

En-cours : Le progiciel gère trois niveaux d’encours HT. L’encours des commandes saisies non
facturées. L’encours des commandes saisies non facturées plus le montant des factures non
soldées (dû client). Enfin l’encours global, qui est l’encours des commandes saisies non facturées
plus le montant des factures non soldées (dû client) moins le dû affrété.

Dû Affrété : Le dû affrété correspond au montant HT des achats saisis.

Soldes : Dû client TTC – Dû affrété TTC

Si le progiciel est configuré avec un mode de calcul des soldes qui tient compte du tiers
payeur, quand on ouvre la fenêtre solde et encours d’un Tiers, qui a un Tiers payeur, la partie « En
cours autorisé » est grisée car l’encours autorisé doit être paramétré sur le Tiers payeur.

3.2. RECALCUL SOLDE ET EN-COURS

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Dans la liste des tiers il est possible de sélectionner des tiers et de lancer le traitement « Recalcul
solde et En-cours », afin de rétablir l’en-cours. Cette fonction est à utiliser si la gestion des règles de
l’en-cours est modifiée, ou après une purge ou afin de rétablir un solde erroné (dû aux écarts de
centimes liés à la gestion des devises ou au calcul de la TVA sur des règlements partiels). Il est
aussi possible de lancer le recalcul d’un solde, en exécutant le traitement solde et en-cours de la
liste tiers .

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4. IMPORT DES FACTURES A SOLDER

4.1. IMPORT DES FACTURES

Ce traitement permet d’importer un fichier pour solder une liste de factures et mettre à jour leurs
dates de règlement.

1- Le bouton fichier ouvre l’explorateur pour rechercher et sélectionner le fichier voulu.

2- Le bouton « Lancer l’import » lance la lecture du fichier et solde les factures lues et met à jour
leur date de règlement. Le bouton « Enregistrer » permet de sauver la trace du fichier .log
d’import.

L’outil permet aussi bien d’importer les factures de vente que les factures d’achat. En mode
achat, l’import est compatible avec le mode pointage au voyage mais il n’est pas compatible avec un
mode où les factures d’achats ont été réalisées avec un pointage au segment.

4.2. FORMAT FICHIER

Le fichier est constitué de 2 informations le numéro de la facture et la date du règlement séparés

par une tabulation.

Exemple de fichier

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Si une facture est introuvable, un message est créé dans le suivi des erreurs. Le fichier lu est
archivé dans un sous-répertoire Archives.

4.3. PARAMETRAGE DEPUIS LA COMPTA 100

1- Copier les fichiers « export_pour_solde.bma » et « export_pour_solde.fma » du répertoire

TMS\Template vers un répertoire visible depuis la comptabilité.

2- Aller dans le menu « Etat » puis « Brouillard » de la comptabilité 100

3- Dans le nouveau menu ouvrir le fichier « export_pour_solde.bma »

4- Paramétrer la période et le ou les journaux voulus.

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5- Lancer l’export

Choisir le fichier « export_pour_solde.fma », saisir le nom du fichier à exporter et cliquer sur

enregistrer

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5. IMPORT DES MONTANTS AUTORISES

Ce traitement permet d’importer un fichier .csv pour mettre à jour, dans les fiches tiers, les
montants d’encours autorisé.

3- Le bouton fichier ouvre l’explorateur pour rechercher et sélectionner le fichier voulu.

4- Le bouton « Lancer l’import » met à jour le montant d’encours autorisé, met à zéro le
dépassement autorisé et coche la case Dépassement autorisé. Le bouton « Enregistrer »
permet de sauver la trace du fichier .log d’import.

La structure du fichier doit être la suivante :

Type de tiers ; Code du tiers ; Nom du tiers ; montant de l’encours ;

Exemple de fichier :

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Les anomalies sont listées dans un fichier d’erreur dans le même répertoire que le fichier importé.

Dans l’exemple ci-dessous, test_encours.csv a été importé, un nouveau fichier

test_encoursano.csv a été généré.

Pour qu’un Tiers soit reconnu à l’import il faut que le type du Tiers, le code et le libellé soient
reconnus.

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6. RETOUR SOMMAIRE AIDE TRANSPORT 14

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