Beamex

Calibration White Paper www.beamex.com

info@beamex.com

Implémenter
un système
d’étalonnage
Comment éviter les
pièges
BEAMEX Calibration White Paper
Implémenter un système d’étalonnage
Comment éviter les pièges
Pourquoi parler d’implémentation de système
d’étalonnage ? N’est-il pas suffisant de comparer
les équipements et la liste des fonctionnalités
du logiciel ? La raison est que l’implémentation
d’un système d’étalonnage ce n’est que 20% à
30% de technologie, le reste c’est de la culture
et du process. L’implémentation est également
très consommatrice de temps et de ressources
– le risque d’échec est grand. Généralement,
l’implémentation d’un système d’étalonnage
implique différents intervenants et services et
prend beaucoup de temps à être menée à bien.
Definitions et terminologies
Etalonnage : Comparaison de l’appareil à tester à une référence
traçable (calibrateur) et documentation des résultats.
Process d’étalonnage : Toutes les étapes, activités et procédures
de travail nécessaire pour planifier et réaliser les étalonnages
ainsi que pour documenter et analyser les résultats.
Système d’étalonnage : Les équipements et le logiciel utilisés
au cours du process d’étalonnage pour planifier, gérer, réaliser
et documenter les étalonnages. Généralement cela inclut au
minimum les calibrateurs portable et le logiciel d’étalonnage.
Implémentation d’un système d’étalonnage : Le process
définissant la manière selon laquelle le nouveau système
d’étalonnage doit être construit et comment le process
d’étalonnage doit être redéfinit ainsi que la personnalisation,
l’intégration du système, les droits utilisateurs, la formation
et la livraison. L’implémentation implique plusieurs
collaborateurs supervisés par un chef de projet. Pour réussir,
l’implémentation utilise une méthodologie qui contient une
séquence de tâches interdépendantes.
Pourquoi implémenter un nouveau système d’étalonnage
Un système d’étalonnage informatisé, efficace, moderne
et automatisé, tout comme les process associés, présentent
beaucoup d’avantages. Tout d’abord, ce type de système
permettra de réaliser des économies en réduisant le coût des
étalonnages. Les économies les plus significatives sont accrues
lorsque l’on se défait d’un système d’étalonnage basé sur papier
; conserver des sauvegardes électroniques est plus efficace et
il est possible de s’affranchir de sauvegardes manuelles sur le
www.beamex.com
terrain en utilisant un calibrateur de documentation. Etalonner
moins, parce que le système peut vous aider à vous concentrer
sur les étalonnages les plus critiques et éviter les étalonnages
inutiles. Un autre bénéfice est l’amélioration de la qualité et
de la fiabilité des sauvegardes. En utilisant des sauvegardes
électroniques et des calibrateurs de documentation, les erreurs
communes de saisies manuels peuvent être évitées. Cela aidera
à assurer la conformité avec le système qualité et les contraintes
réglementaires.
L’augmentation de l’efficacité du process d’étalonnage est
aussi un des bénéfices d’un système d’étalonnage automatique.
Pourquoi se concentrer sur le process d’implémentation
plutôt que sur les fonctionnalités du produit
Souvent les composantes d’un système d’étalonnage (logiciel
et calibrateur) sont sélectionnées et comparées en se basant
uniquement sur les caractéristiques et les fonctionnalités.
Cependant, même les composantes avec les meilleurs
caractéristiques ne changeront pas automatiquement la
manière de travailler. Les études montrent que seul 20% à 30%
d’un système d’étalonnage relève de la technologie. La majeure
partie se rapporte au process et au savoir-faire de l’entreprise.
L’implémentation est une opération très consommatrice
de temps et de ressources et le risque d’échec est par
conséquent élevé. Ces faits doivent être pris en compte lors de
l’implémentation d’un nouveau système.
Beaucoup de sociétés ont de l’expérience dans
l’implémentation d’ERP, de système de comptabilité ou
autres, mais la plupart du temps il s’agit de la première fois
que l’entreprise/les personnes implémentent un système
d’étalonnage. Cela augmente le risque d’échec.
Les échecs typiques dans les projets informatiques
entrainent des dépassements de coût et des retards. De plus,
les bénéfices escomptés ne sont pas toujours obtenus. Souvent,
l’insatisfaction est due à l’incapacité du fournisseur/vendeur
du système à supporter le process d’implémentation avec la
documentation et les services requis.
Livraison d’un système d’étalonnage
Etant donné qu’un système d’étalonnage inclut un logiciel,
le projet est en grande partie une implémentation piloté par
le service informatique. Cela est particulièrement vrai dans
les cas d’implémentation globale enveloppant de multiples
sites, qui peuvent même être situés dans plusieurs pays. Ces
Implémenter un système d’étalonnage 2
BEAMEX Calibration White Paper
Quand on lui demande un devis
pour un système d’étalonnage, au
lieu de simplement envoyer un devis
sur les produits, le vendeur devrait
poser des questions sur le système
d’étalonnage actuel.
sites ont souvent l’habitude d’utiliser des process d’étalonnage
différents.
Dans ce type d’implémentation, l’une des clés est la capacité
à définir et adopter un nouveau process d’étalonnage sur les
différents sites. Les outils d’étalonnage actuels, logiciel et
calibrateur, sont souvent secondaires lorsque le process est la
principale priorité.
La livraison du système d’étalonnage est en elle-même un
process. Il n’est pas suffisant d’utiliser le système de livraison
traditionnel d’outils (Ex : envoyer une demande de devis et
sélectionner l’outil à partir de ce devis). Se concentrer sur
les caractéristiques, les fonctionnalités et le prix de l’outil
n’est pas suffisant pour implémenter avec succès un système
d’étalonnage. Le prix de chaque outil a très peu d’incidence
sur le coût total du process. Faire des économies sur le prix des
outils pourra couter beaucoup de temps à la fin.
Avertissement préalable
Comment peut-on savoir si l’implémentation est sur le
point d’échouer ? Un des premiers signes apparait quand le
fournisseur envoie simplement un devis pour les outils/les
produits lorsque l’on lui demande un devis pour un nouveau
système d’étalonnage. Cela montre immédiatement que le
vendeur ne comprend pas le process d’implémentation d’un
tel système.
Quand on lui demande un devis pour un système
d’étalonnage, au lieu de simplement envoyer un devis sur les
produits, le vendeur devrait poser des questions sur le système
d’étalonnage actuel. Le vendeur devrait s’intéresser au défi
actuel et aux buts du process. Au départ, le vendeur doit être
capable de démontrer qu’il comprend les différentes étapes du
process d’implémentation.
www.beamex.com
Pièges les plus fréquents et comment les éviter ?
1. Caractéristiques – Fonctionnalités – Prix
Il est bon de se rappeler que le logiciel qui présente la plus
longue liste de caractéristiques et de fonctionnalités n’est pas
nécessairement le meilleur. De même, le logiciel le moins cher
peut devenir le plus couteux à la fin. Il est important d’analyser
les faiblesses dans le process d’étalonnage actuel ainsi que les
objectifs pour le nouveau. Quel type de process d’étalonnage
le système d’étalonnage proposé supporte ? Il est important de
trouver le système le plus adéquat et le meilleur partenaire pour
guider la société tout au long du process d’implémentation.
2. But et objectif flou
Tout d’abord, il est essentiel de se rappeler de spécifier un
but bien précis pour le nouveau système d’étalonnage. Sans
objectif il est très facile de se perdre dans des discussions
portant sur des détails ou des fonctionnalités. Cela mène à un
risque élevé d’échec du process.
3. S’inspirer de l’ancien système pour créer le nouveau
Parfois, on a tendance à utiliser l’ancien système d’étalonnage
existant basé sur papier et à forcer le nouveau système
informatique à s’y conformer. Cette approche mènera la
plupart du temps à l’échec. Quand la technologie et les outils
sont mis à jour, le process d’étalonnage doit également l’être.
De plus, cette approche ne permet pas de profiter des bénéfices
et des possibilités d’un système d’étalonnage automatisé et
moderne.
4. Manque de soutien des utilisateurs et des intervenants
Les utilisateurs et les intervenants doivent être impliqués dès
le début et tout au long du process d’implémentation. Plus
grand sont les changements, plus il est important d’impliquer
les utilisateurs. Les intervenants incluent, par exemple, les
responsables du process d’étalonnage, le service informatique.
Lors d’une implémentation multi-sites, il est important
d’impliquer les intervenants de chaque entité.
5. L’implémentation “Big Bang”
Dans le cas d’implémentations importantes, multi-sites,
l’implémentation de style « Big Bang » a démontré ses
Implémenter un système d’étalonnage 3
BEAMEX Calibration White Paper

limites et mènera le plus souvent à l’échec. A l’opposé, les

RÉSUMÉ
implémentations réussies de process d’étalonnage ont été
réalisées graduellement sur chaque site et non lors d’un grand
Finalement, pour résumer les points importants :
lancement. Il est recommandé d’avoir une approche basé sur
l’expérience, la solution doit être implémentée avec succès sur • Un changement de système est également un
un site avant que le déploiement sur les autres sites commence. changement de process et une des clés du succès est
la capacité à définir et adopter un nouveau process
d’étalonnage.
6. Manque de ressources et d’organisation
• Se concentrer sur la définition des objectifs ainsi que
Il est bon de rappeler que l’implémentation d’un système sur la construction du process d’étalonnage
d’étalonnage est un effort conjoint du client et du vendeur. (« Comment c’est/ Comment ça va être »), au lieu
d’aller directement à la liste des caractéristiques et
Souvent les trois quarts des ressources nécessaires sont de la
des fonctionnalités.
responsabilité du client et le dernier quart du vendeur. Du côté
du client, il doit toujours avoir une organisation du projet bien • Comprendre qui sont les intervenants et les utilisateurs
importants et les impliquer dès le début du process
défini et un chef de projet dédié. Comme dit plus tôt, les autres
ressources typiquement nécessaires sont les applications, les
experts du process et l’informatique. Le service juridique est
requis pendant la rédaction du contrat.

www.beamex.com Implémenter un système d’étalonnage 4