Charte de l’élu–

représentant des personnels

2021
Avis du comité technique en séance du 27 septembre 2021

Présenté en séance du conseil d’administration du 18 octobre 2021

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Références réglementaires
Décret n°82-447 du 28 mai 1982 modifié relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique
Circulaire n°SE1 2014-2 du 3 juillet 2014 relative à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique

Préambule
L’exercice d’un mandat, de responsabilités syndicales locales et la participation dans les divers
conseils, commissions et groupes de travail des personnels de l’Université de Bordeaux doivent être
encouragés.
Ainsi, l’Université considère que des garanties doivent être accordées aux élus dans l’exercice de
leurs missions afin de les rendre pleinement acteurs du processus démocratique au sein de
l’Université sans entraver le fonctionnement des services.

La charte est établie dans le respect des dispositions du décret n°82-447 du 28 mai 1982 modifié
relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique, et de l’arrêté du 4 novembre 2014
relatif aux conditions générales d’utilisation par les organisations syndicales des technologies de
l’information et de la communication dans la fonction publique de l’État. Elle a pour objectif de
renforcer la légitimité des élus BIATSS, enseignants et enseignants-chercheurs, de valoriser leur
engagement, leur crédibilité, en leur donnant les moyens matériels afin qu’ils puissent assurer leurs
fonctions électives dans les meilleures conditions et de les concilier au mieux avec l’exercice de
leurs missions professionnelles.
Les fonctions visées par des dispositions spécifiques, telles que président(e), vice-président(e)s des
conseils centraux, n’entrent pas dans le champ des règles ci-dessous définies.

Les autorisations spéciales d’absences applicables aux représentants des organisations syndicales
pour des congrès nationaux ou réunions des organismes directeurs restent régies par le décret n°82-
447 du 28 mai 1982 modifié relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique.

1. Définition
Est concerné par ce statut tout personnel de l’université (enseignant-chercheur, enseignant,
chercheur ou personnel BIATSS), titulaire ou contractuel, élu ou bénéficiant d’un mandat par un élu,
représentant des organisations syndicales, à l’une des instances suivantes :
- conseil d’administration
- conseil académique (commission de la formation et de la vie universitaire et commission de
la recherche)
- comité technique
- comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et CHSCT spéciaux
- commission paritaire d’établissement
- commission consultative compétente à l’égard des agents non titulaires
- commission consultative compétente à l’égard des doctorants contractuels
- conseil de collège, département, unité de formation, unité de recherche
- conseil vie de campus
- toute commission consultative des personnels prévue par les statuts de l’université
(commission consultative compétente à l’égard des enseignants du premier et second degré,
commissions préparatoires aux CPE…)
- tout comité ou commission consultatifs dont la composition statutaire prévoit que les
membres dans leur ensemble ou partiellement sont issus d’un autre conseil (commission des

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statuts, commission des moyens, comité électoral consultatif, comité d’orientation des
systèmes d’information et du numérique, comité d’orientation de la politique patrimoniale)
- toute commission associant les organisations syndicales, les représentants des personnels
et la direction de l’établissement, dénommées commissions du dialogue social et toute
commission préparatoire
- ou tout groupe de travail issu de ces instances.

I. DISPOSITIONS COMMUNES

2. Engagements de l’université
L’université accorde aux membres des instances précitées, le temps nécessaire pour se rendre et
participer :
- aux séances de l’instance,
- aux groupes de travail préparatoires issus de cette instance dont l’élu est membre,
- à un temps égal à la durée prévisible de l’instance destiné à la préparation de la séance
(prise de connaissance des dossiers et des pièces préparatoires) et à l’établissement d’un
compte-rendu.

Toute convocation à un conseil, une commission ou un groupe de travail de l’Université de Bordeaux

donne lieu à une autorisation spéciale d’absence valant ordre de mission pour les membres titulaires
comme pour les membres suppléants.

La qualité d’élu et les absences liées à l’exercice du mandat de l’élu ne devront en aucune manière
être préjudiciables au bon déroulement de la carrière de l’élu.
L’engagement au service de la collectivité pourra être pris en considération dans le cadre de la
valorisation du parcours professionnel de l’élu.

Les experts convoqués par le Président de l’Université de Bordeaux bénéficient des mêmes
dispositions.

Dans le cadre des travaux préparatoires de la commission paritaire d’établissement, l’administration

adresse à l’endroit des chefs de service un courriel les informant de l’ouverture d’une période de
travail préparatoire pouvant amener les élus à effectuer, sur leur temps de travail effectif, des tâches
d’analyse et d’étude relevant de leur mandat.

2.1. Personnels BIATSS

Le personnel élu ayant la qualité de personnel BIATSS ne sera pas tenu de récupérer son temps de
travail, les heures consacrées aux séances, au délai de route et à la préparation étant considérées
comme du temps de travail effectif, ne donnant pas lieu à récupération.

2.2. Personnels enseignants et enseignants-chercheurs

Au regard des spécificités du temps de travail des enseignants et enseignants-chercheurs,
l’administration mettra tout en œuvre pour assurer la programmation et l’anticipation des instances
et réunions afin que les élus enseignants et enseignants-chercheurs disposent d’un délai
raisonnable pour se rendre disponibles.

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3. Obligations de l’élu
L’élu est tenu d’informer sa hiérarchie directe de la date de son absence et de son motif. Notamment,
l’élu informera son chef de service de sa convocation lorsqu’il la recevra et doit être en mesure de
la lui présenter à sa demande.

3.1. Conflit d’intérêts

L’agent qui exerce une fonction exécutive ou élective au sein de l’établissement veille à faire cesser
immédiatement ou à prévenir les situations de conflit d'intérêts dans lesquelles il se trouve ou
pourrait se trouver.

Constitue un conflit d'intérêts toute situation d'interférence, entre un intérêt public et des intérêts
publics ou privés, qui est de nature à influencer ou paraitre influencer l'exercice indépendant,
impartial et objectif de ses fonctions.

A cette fin, l’agent qui exerce une fonction exécutive ou élective et qui estime se trouver dans une
situation de conflit d'intérêts :
- Lorsqu'il est placé dans une position hiérarchique, saisit son supérieur hiérarchique ; ce
dernier, à la suite de la saisine ou de sa propre initiative, confie, le cas échéant, le traitement
du dossier ou l'élaboration de la décision à une autre personne ;
- Lorsqu'il a reçu une délégation de signature, s'abstient d'en user ;
- Lorsqu'il appartient à une instance collégiale, s'abstient d'y siéger ou, le cas échéant, de
délibérer ;
- Lorsqu'il siège au sein d’une section disciplinaire, est suppléé selon les règles propres à la
juridiction ;
- Lorsqu'il exerce des compétences qui lui ont été dévolues en propre, est suppléé par tout
délégataire, auquel il s'abstient d'adresser des instructions.

3.2. Cumul de fonctions ou de mandats

Sont incompatibles, au sein de l’Université de Bordeaux, les mandats d’exécutif (président, vice-
président, directeur, directeur adjoint) de deux structures dont l’une est en situation d’arbitrer ou
d’influer sur les moyens (budget et ressources humaines) alloués à la seconde ou sur les carrières
(nominations, promotions, primes etc…) des personnels qui y sont affectés.

Les élus d’un conseil veillent à ce que leur participation aux débats et leurs positions prises comme
élu, le soient pour l’expertise qu’ils apportent au conseil et dans l’intérêt général défendu par le
conseil. Par conséquent, les personnels qui exercent simultanément un mandat d’élu et de direction,
sont invités lorsqu’ils siègent en qualité d’élu, à ne pas défendre les intérêts de la composante ou
structure qu’ils dirigent.

Les mandats des élus au sein des conseils de l’université et de ses composantes sont
reconductibles et renouvelables sans limitation au sein d’un même conseil.

Les élus au sein des conseils de l’université et de ses composantes s’engagent, à ne pas siéger
dans plus de deux conseils de composantes (conseil de collège, département, unité de formation,

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unité de recherche) simultanément et à ne pas siéger à plus d’un conseil de l’université (CA, CAC,
CR et CFVU).

4. Lorsque des primes sont associées aux mandats identifiés comme étant incompatibles par
le présent article, seule la prime la plus importante pourra être versée.

5. Fonctionnement

5.1. Frais de missions

La convocation vaut ordre de mission. Dans le cas d’éventuels frais, l’élu ou son représentant
procèdera à l’établissement du volet financier de l’ordre de mission.
En aucun cas la participation aux séances des instances ou aux diverses réunions préparatoires ne
peut être indemnisée.
En revanche, les frais de déplacement, de séjour et de formation sont pris en charge par l’Université
de Bordeaux dans le respect de la réglementation en vigueur.

5.2. Formation
Les élus bénéficient d’une formation dispensée par l’Université de Bordeaux adaptée à l’exercice de
leur mandat. En outre, chaque élu, en dehors des droits à la formation dont disposent les agents de
l’université, a droit au plus à quatre (4) jours de formation en lien avec l’exercice de son mandat et
pour la durée de celui-ci.

5.3. Accès aux documents

Toute facilité sera, dans la mesure du possible, donnée aux élus pour exercer correctement leur
mandat, notamment par l’accès dématérialisé aux documents de travail et, le cas échéant à la
reprographie, dans le respect des dispositions prévues dans les statuts de l’établissement et des
règlements intérieurs de chaque instance.

II. DISPOSITIONS RELATIVES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES

Sont concernées par les présentes dispositions les organisations syndicales de fonctionnaires
légalement constituées dont les statuts prévoient la défense des intérêts professionnels des
personnels titulaires et non titulaires du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement
supérieur et de la recherche.

6. Diffusion et communication

6.1. Communication WEB

Les élus des organisations syndicales qui en font la demande disposeront d’un espace de
communication syndicale réservé sur le site internet institutionnel de l’Université de Bordeaux ainsi
que sur le Portail des personnels.
La liste des organisations syndicales représentatives sera communiquée sur le Portail institutionnel
par ordre alphabétique et comprendra, pour chacune, le logo, les coordonnées et renverra, le cas
échéant, vers le site internet de l’organisation syndicale.

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Les élus ou les représentants syndicaux pourront assurer, sur le Portail des personnels et à la
rubrique dédiée à l’expression syndicale, la rédaction d’articles et de contenus dont ils sont
responsables dans le respect de la charte éditoriale et des usages numériques en vigueur au sein
de l’Université de Bordeaux.
Les élus bénéficient de formations à la rédaction de contenu sur le Portail des personnels.

6.2. Liste de diffusion

Les élus auront accès, à leur demande, à des listes de diffusion par courrier électronique à
destination de la messagerie professionnelle de tous les personnels de l’Université de Bordeaux.
Ces listes de diffusion seront identifiées par la dénomination de l’organisation syndicale.
Elles ne feront pas apparaître de contenu nominatif et permettront à chaque organisation syndicale
de s’adresser à tous les personnels ou à un ensemble de personnels défini en fonction de
l’affectation et/ou du corps ou de la catégorie d’agent non titulaire.
Chaque agent ne pourra recevoir plus de deux messages par mois de la part de chaque organisation
syndicale, quel que soit le nombre de listes de diffusion mises à disposition.

À ce titre, chaque organisation syndicale bénéficiera d’une adresse de messagerie électronique

institutionnelle aux coordonnées de l’organisation syndicale.
Une diffusion supplémentaire leur sera accordée lors des deux mois précédant la tenue d’un scrutin
ou dans le cadre d’éléments exceptionnels survenus au sein de l’Université de Bordeaux et relevant
du périmètre d’action Hygiène et sécurité.
Le format et la taille des messages électroniques sont soumis aux dispositions techniques
applicables au sein de l’établissement.
Les messages électroniques devront contenir des liens hypertexte et pourront, de manière
exceptionnelle, contenir des pièces jointes pour un volume maximum total de 500 kilooctets. Les
élus et représentants syndicaux sont responsables du contenu des messages électroniques ou
papiers qu’ils diffusent auprès des personnels de l’Université de Bordeaux.

7. Local syndical et équipement

Un local intersyndical commun aux différentes organisations syndicales représentatives et des
locaux syndicaux à usage exclusif seront mis à disposition.
Les équipements indispensables à l’exercice de l’action syndicale seront mis à la disposition des
élus : ordinateur avec connexion au réseau et à internet, téléphone, tableaux d’affichages et espace
de réunion.
La liste des locaux mis à la disposition des organisations syndicales est annexée à la présente charte

8. Confidentialité
Les documents qui sont adressés aux élus, identifiés comme étant « confidentiels» ou comportant
des données nominatives ne sont pas communicables. Les débats en séances ne peuvent être
rendus publics qu’après publication du procès-verbal de la séance.
Les données nominatives ne doivent pas être rendues publiques.
Les échanges électroniques entre un agent et une organisation syndicale sont confidentiels.

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9. Période électorale
Dès publication, les dispositions de l’arrêté électoral, ou de la décision électorale en cas de recours
au vote électronique, prévalent les dispositions de la présente charte en ce qu’il fixe les conditions
de communication pendant la période électorale.

III. DISPOSITIONS RELATIVES AUX ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTEES

AU SEIN DE L’ETABLISSEMENT

10. Communication papier

Afin de leur permettre d’assurer une communication à des fins syndicales et hors période électorale,
sur format papier auprès des agents de l’Université de Bordeaux, les élus bénéficieront d’un droit
de tirage, auprès des services imprimerie de l’établissement, de 10 000 exemplaires en format A4
et en noir et blanc par an et par organisation syndicale représentative des personnels.

Des lors que cette communication est adressée à l’ensemble des personnels, la distribution pourra
être assurée, de manière privilégiée, par les services internes de courrier. En période électorale,
l’impression et la diffusion seront soumises à information préalable des services contributeurs quinze
jours à l’avance.
Un fichier des adresses postales des services au format d’étiquettes sera mis à disposition des
organisations syndicales avec l’indication des effectifs de personnels pour chacune des structures.
Un délai de prévenance de trois semaines auprès des services concernés est requis pour les travaux
d’impression et d’’envoi.

Des panneaux d’affichage identifiés et réservés à la communication syndicale sont disposés sur les
principales implantations géographiques de l’Université de Bordeaux. Dans le respect du bon
fonctionnement du service, les élus y assurent l’affichage de leur communication papier.

Le président du conseil d’administration,

Manuel TUNON DE LARA

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