CAHIER DE CHARGES

(SERVICES GENERAUX)
Objet : Le Présent Cahier de charges a pour Objectif de définir un cadre de travail en rapport avec
la maintenance des infrastructures de la Société OLA Energy Gabon SA.

SOMMAIRE

I- LE CLIENT
II- LE PRESTATAIRE
III- LES MISSIONS
IV- DEBUT DES PRESTATIONS
V- DESIGNATION ET DESCRIPTION DES TRAVAUX
VI- DEFINITION DES BESOINS
VII- CONTROLE ET PRESCRIPTIONS OBLIGATOIRES
VIII- CLAUSES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES
IX- OBLIGATION DU PRESTATAIRE
X- DISPOSITIONS GENERALES

ANNEXES
1- GRILLE DE PRESTATION
2- CONSTITUTION DU DOSSIER TECHNIQUE ATTENDU
3- CONSTITUTION DOSSIER ADMINISTRATIF/JURIDIQUE
4- LISTE DES STATIONS SERVICES ET AUTRES SITES

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 I- LE CLIENT

OLA Energy Gabon SA est une Société de Distribution de Produits Pétroliers. Elle possède sur toute l’étendue
du territoire un grand réseau d’installations telles que des stations-service, des dépôts et des bâtiments à
usage de Bureaux.

Dans le cadre de ce Cahier de charges, OLA Energy Gabon SA est le CLIENT.

LE PRESTATAIRE

Toute Entreprise soumissionnaire du présent Cahier de Charge , signataire au final d’un contrat qui en
résultera et proposant ainsi sa compétence à OLA Energy Gabon SA est considérée comme un PRESTATAIRE.

II- LES MISSIONS

Les Missions assignées au prestataire retenu pour une tâche quelconque ont pour objectif de rendre
fonctionnel, mettre en Conformité, lever un disfonctionnement sur une installation ou partie d’installation
appartenant à OLA Energy Gabon SA

III- DEBUT DES PRESTATIONS

La prestataire débutera immédiatement dès signature du contrat par les deux parties.

Toute intervention ou démarrage de prestation sur nos installations sera conditionnée par l’obtention d’un
permis de travail. Un permis de Travail est délivré par le représentant du Client à l’endroit du prestataire
retenu pour une quelconque tâche. Ce dernier, détenteur d’un contrat de maintenance des infrastructures
doit faire le nécessaire pour exécuter son action dans la limite des délais fixés par son interlocuteur Technique
et conformément au contrat.

IV- DESIGNATION ET DESCRIPTION DES TRAVAUX

Toute Prestation commandée par le Client sera mentionnée dans le permis de travail qui sera délivré au
prestataire avec le maximum de détails possible afin de permettre à ce dernier de savoir quelles sont les
attentes de son client vis-à-vis de lui. Le Prestataire sera tenu d’effectuer ses prestations de jour ou de nuit
selon les recommandations du Client, selon l’impact du disfonctionnement sur les activités, selon l’urgence.

V- DEFINITION DES BESOINS

C’est pour ces besoins, dans les corps de métiers suivants que le Client sollicite les compétences du
Prestataire :

1- Plomberie ;
2- Peinture ;
3- Construction Métallique ;
4- Carrelage ;
5- Menuiserie Aluminium ;
6- Menuiserie Bois.

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 7- Menuiserie Métallique ;
8- Electricité ;
9- Maçonnerie & Divers.
10- Etanchéité.

VI- CONTROLE ET PRESCRIPTIONS OBLIGATOIRES

Dans le Cadre de son assistance Technique, le représentant du client se devra d’assister le prestataire et de
lui donner toutes les indications d’ordre Techniques dont il aura besoin. Il devra suivre le prestataire afin de
veiller à la bonne réalisation des tâches assignées à ce dernier.

Il Contrôlera les travaux et Réceptionnera ceux qui auront été jugés faits selon les règles de l’art. Le
Prestataire met en œuvre des méthodes de travail à condition qu’elles aient été validées par le( s)
Représentant(s) Technique ( s) du Client.

VII- CLAUSES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES

Le contrat signé issu de ce cahier de charges a une validité d’un an et peux être renouvelé ou pas par le Client.

Les prestations sont déclenchées par un permis de Travail établis et signé par le Client.

Pendant l’établissement de ce permis de Travail, le Client se doit de rappeler au prestataire quelles sont les
consignes QHSE sur chacun de ses sites.

Chaque prestation bien achevée et conforme aux attentes du Client fera l’objet d’une réception faite par le(s)
représentant(s) du Client donnant lieu à un PV de réception des travaux.

Les factures seront délivrées dans un délai de 72h après la fin et la réception des travaux. Un rapport
d’intervention devra être édité par le prestataire et contre signé par le gérant ( si station) , par le chef de
dépôt ( si dépôt) ou par le chargé des travaux généraux ( si Siège)

Il faudra joindre à la facture :

- Le rapport d’intervention dument signé et cacheté

- Le PV de réception des travaux

Le règlement du Prestataire se fera après trente (30) jours, fin de mois, date de dépôt de facture.

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 VIII- OBLIGATION DU PRESTATAIRE

Le Prestataire a Obligation de résultats. Par Obligation de Résultats il est fait allusion au rendu. Les prestations
fournies se doivent de respecter les règles de l’Art tout en respectant les procédures internes QHSSE de OLA
Energy Gabon

Le prestataire a donc obligation d’exécuter ses travaux dans les délais fixés et conformes à la qualité
attendue. C’est en contrepartie de cela qu’il recevra une rémunération sur la base des montants validés dans
la grille des prestation soumise.

IX- DISPOSITIONS GENERALES :

- Les deux parties sont liées par un contrat après signature de ce dernier auquel sera joint le présent
Cahier de charges visé par le client et le prestataire.
- La signature du prestataire sur ce document induit sa parfaite connaissance des droits et obligations
des deux parties et son acceptation de tous les paramètres de son engagement.
- Le prestataire notera que les consommations d’eau ou d’électricité dans le cadre de son intervention
dans l’un des sites OLA Energy seront à sa charge.
- OLA Energy GABON a l’obligation de paiement des factures du prestataire dans les délais.

Informations Techniques nécessaires :

➔ Les prestations se feront en fourniture et pose selon la nécessité ;
➔ 0.00Km ≤ D ≤ 50.00kms correspond à Libreville et ses environs ( grand Libreville), Port gentil, Moanda
, Franceville et leurs environs.
➔ h/H : Désigne le cout forfaitaire à l’heure par Homme nécessaire lors de l’intervention sur une tache
➔ Le standard attendu sera communiqué au prestataire sur son permis de travail. Ceci aussi bien pour
l’origine du matériel que pour le fournisseur préconisé.
➔ Le remplacement entend la fourniture inclue d’un équipements ou du matériel nécessaire à résoudre
le problème constaté.

• Plomberie :
➔ La pose des pièces inclue la fourniture des accessoires nécessaires.
• Peinture :

→ Ces travaux incluent tous travaux préparatoires des surfaces à imprégner ;

→Les applications de peinture se feront en deux couches.

Les références des peintures seront communiquées par le client.

• Carrelage :

→Les teintes des carreaux sont définies par Le Client ;

→Le carrelage inclut la pose des joints ou besoin se fera ressentir.

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 • Menuiserie Bois :

→Toutes les déposes incluent l’évacuation hors du site ;

→Toutes les fabrications incluent la mise en peinture, la protection du bois ci-nécessaire ;

→Toutes fabrications de portes et fenêtre incluent la pose d’accessoires (serrures, paumelles, etc) ;

→Les travaux de faux plafond incluent le solivage et le traitement du bois.

• Maçonnerie & Divers :

→ Le nettoyage simple inclut l’évacuation de détritus hors du site ;

→La démolition inclue l’évacuation de gravas et détritus ;

→Les Tampons en fonte ou composite sont fournis par OLA ENERGY;

→Les curages incluent l’évacuation des boues et déchets hors du site

• Menuiserie Métallique :

→La Réfection inclut la mise en antirouille et peinture ;

→La porte correspond à une porte standard de 2.10x0.90 de dimensions moyenne , double face;

→La fabrication d’une porte prend en compte le cadre de cette dernière ;

→La petite fourniture représente tout type d’accessoires tels que vis, écrous, rondelles, cheville, etc.

NB : Selon la sensibilité et l’ampleur de certaines situations/ certains disfonctionnements, le client

se donne le droit de solliciter un devis préalable qu’il pourra d’ailleurs challenger selon les
procédures d’achats avant de confirmer un travail.

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 ANNEXES

1- GRILLE DE PRESTATIONS ( voir tableau Excel joint au cahier de charges)

NB : la liste des prestations n’est pas exhaustive et peut faire l’objet d’amendement ou avenant au contrat.

OLA ENERGY GABON autorise néanmoins à apporter des compléments aux différentes grilles de taches selon
les corps de métiers en cas d’omission des taches importantes.

2- CONSTITUTION DU DOSSIER TECHNIQUE

Pour rappel, le présent cahier de charge a pour objet d’obtenir des propositions de contrat dans le
cadre de la maintenance des infrastructures d’OLA Energy Gabon et cela dans l’ensemble du
territoire Gabonais.

La proposition technique devra mentionner :

- le(s) lot(s) d’activité retenu(s).

- Model rapport d’intervention
- Politique / engagement hygiène, sécurité et environnement
- Check liste ASPECT HSE ( à remplir) : voir annexe
- Procédure en cas de situation d’urgence
- Organigramme de l’entreprise
- Liste moyens humains et logistique (intervenants, matériel, liste des partenaires pour
l’achat du matériel…)
- CV des intervenants relatifs aux domaines choisis
- Liste et coordonnées des personnes à contacter
- CV de l’entreprise et références clients
- Autres (tout autre document pouvant enrichir votre offre technique)

3- CONSTITUTION DU DOSSIER JURIDIQUE :

NB : Pour les fournisseurs non référencés à OLA ENERGY

- Formulaire d’ouverture de compte fournisseur à remplir ( voir annexe)

- Fiche circuit société
- Attestation d’imposition
- Attestation de non faillite

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 - Relevé d’identité bancaire ( RIB)
- Attestation d’immatriculation ( NIF)
- Autres ( assurances divers ect.)

4- LISTE DES STATIONS SERVICES OLA ENERGY GABON

N° STATION SERVICES LOCALITE

1 MBOLO
2 NOMBAKELE
3 PONT NOMBA
4 NTOUM 1
5 NTOUM 2
6 AKEBE
ZONE ESTUAIRE / Grand
7 IAI
Libreville
8 NKEMBO
9 NZENG AYONG
10 PK7
11 UNIVERSITE
12 CHARBONNAGES
13 GLASS
14 BEACH
15 LEON MBA ZONE OGOOUE
16 NTCHENGUE MARITIME
17 CANAL SAINT DAVID ( 2)
18 LAMBARENE
19 MOUILA ZONE SUD AUTRES SITES
20 TCHIBANGA DEPOT NDJOLE
21 BOOUE DEPOT GAZ NOMBA
22 MITZIC SIEGE OLA ENERGY
ZONE NORD
23 OYEM DEPOT LUBRIFIANTS
24 BITAM DEPOT PRINCIPAL POG
25 POTO POTO DEPOT SOUTE POG
ZONE HAUT OGOOUE
26 MOANDA DEPOT MOLE POG

0km≤D≤50km 51km≤D≤300km 301km≤D≤400km 401km≤D≤700km 701km<D

Stations, Dépôt et Siege

Grand Libreville S/S Lambaréné S/S Mouila S/S Mitzic S/S Bitam
Stations, Dépots Port Gentil Dépôt Ndjole S/S Oyem S/S Tchibanga
Station Service Moanda S/S Booué
Station Service Poto-Poto

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