TABLEAU RECAPITULATIF DES ALERTES NON QUALITES D

màj: 24/09/2023

Date descriptif

9/11/2023 Non transmission des tableaux de bord

non immatriculation de certains personnels

9/8/2023
qui semblent éligibles; 10 au total

En cours de validation du dossier de

soumission du DAO FEICOM, il a été
9/7/2023 donné de constater que le diplôme certifié
de l'expert comptable, M. NGAN, prévu
pour être introduit dans le dossier
technique n'est pas lisible.

Insatisfaction relativement à la qualité de

service et au suivi-évaluation de deux de
9/1/2023 nos projets, en l'occurrence PIDACC et
ProCISA.

Non facturation de certains projets,

9/1/2023
notamment PIDACC et la mission UE
 certains besoins transmis au SAF
concernant: l'établissement de pièces ou
documents administratifs, matériels pour
8/16/2023
impression ou encore légalisation des
diplômes sont transmis dans un délai
relativement court

le dossier de soumission de la DP
N°03751/DP/MINHDU/PDVIR/CSPM/CCC
M-SPI/06-2023 DU 23/06/2023 a quitté les
8/1/2023 locaux du cabinet à 12h32 minutes, alors
que le délai de dépôt est fixé à 13h.

Le dossier de soumission du lot 02 de

8/1/2023 l’AMI ………………………………………..
n’a pas pu être déposé alors que préparé

Les appels d'offres dont certains à fort

enjeu commercial n'ont pas été identifiés
par la BDT. C'est le cas de l'appel à
candidature pour l'élaboration d'un plan
7/21/2023
territorial de développement qui a été
publié par le Pnud Tchad le 12 juillet
dernier

La fiche de vérification de la soumission de

l'AO PNUD Madagascar est mal
7/21/2023
renseignée et n'a pas été signée avant
envoi tel que prévu par la procédure.
Les fiches de paie n'ont pas été mises à
disposition du personnel depuis le mois de
7/19/2023
février 2023
 Non retention de notre candidature au
7/11/2023
DAO AFD

Le protocole en cas de fin de contrat d'un

employé n'est plus appliqué par les
responsables compétents, à savoir :
. suppression de l'accès au bâtiment le jour
du départ
3/27/2023 . modification par le prestataire en charge,
du mot de passe et redirection des mails
vers l'email d'une personne indiquée
pendant 3 à 6 mois selon le cas
. calcul des droits de l'intéressé dans un
délai rapide

Non respect des bonnes pratiques

6/23/2023 d'hygiène au niveau de la cuisine du
cabinet
mauvaise qualité de la connexion internet,
6/23/2023 qui perturbe désormais de manière
durable, la productivité.
Perturbations au cours de la réunion
6/23/2023 d'ouverture de l'audit 01 2023 (Mme NANA
et Mlle FOKOU)
plaintes de certains collègues, qui n'ont
plus l'usage de leur téléphone portable
5/17/2023
professionnel en raison de pannes ou de
l'obsolescence de la batterie.

Plusieurs employés n'écrivent pas leur

5/16/2023 nom dans le registre à la guérite et/ou ne
pointent ni à leur arrivée, ni à leur départ.

Non dépôt des factures de la formation de

5/8/2023
20 délégués du personnel du PAK à Kribi.
 Le mail de M. SIKUBE envoyé le 24 Avril
2023 dernier et dans lequel il faisait un
retour concernant son contrat d'expert sur
la mission d'évaluation de l'impact covid19
5/3/2023 et de la guerre en Ukraine sur les PME n'a
reçu aucune réponse.
Il s'est plaint de n'avoir reçu ni l'accusé
réception, ni la réponse à ses
préoccupations

Les dossiers techniques et financiers de la

réponse à l'appel d'offre
"N° 0037/AONO/MINFOF/CSPM/FC-PSFE
/2023 DU 27 février 2023 relatif au
recrutement d'un cabinet d'études chargé
de l'évaluation du plan de formation (2013-
4/26/2023 2015) et l'élaboration du nouveau plan de
formation pour les trois prochaines années
(2023-2025)"
ne sont pas encore reprographiés alors
que le délai de dépôt est fixé au
27/04/2023 c'est à dire le lendemain à 13h
au plus tard

L'antivirus Kaspersky installé sur plusieurs

4/4/2023
ordinateurs a expiré

L'attestation de bonne fin de M. KAMGA

3/19/2023 ne lui a pas été transmise le 17/03/2023
comme demandé par le DA le 16/03/2023

mail envoyé par M. TAMPO au PDVIR qui

2/22/2023 n'est pas l'interlocuteur habituel

Silence de la ligne hiérarchique de M.

DJITA quant à ses récents agissements
2/6/2023
d'indiscipline et quant au détournement de
fonds de l'entreprise
 Non retention de notre candidature AMI
N°17/2022/ABK/PKRESMIN; Nous avons
12/20/2022 éliminé de cet appel à candidatures alors
que nous remplissons les conditions qui
nous ont disqualifié

portes donnant à l'arrière laissée ouverte

11/10/2022 et la machine à eau du bas restée
branchée branchée

un certain nombre de numéros de la flotte

ne sont pas utilisés, alors que nous payons
11/4/2022
l'abonnement mensuel y relatif depuis
plusieurs semaines.

Envoi du budget de la formation PAK du 09

11/7/2023 au 11 novembre 2022 au DA; l'envoi a été
fait le 07 Novembre
retard dans les délais de transmission de
11/2/2023 deux AMI à déposer en Côte d'Ivoire ce
jour
TABLEAU RECAPITULATIF DES ALERTES NON QUALITES DETECTEES

cause action

Plusieurs urgences au niveau des équipes Les tableaux de bord ont été envoyés par les processus
techniques en faute

1-Sept (07) personnels sur dix (10) ont été immatriculés,

les autres (les gardiens) n'ont pas encore pu être
immatriculés car nous attendons leurs actes de
naissance.
2-Un projet d'accord a été proposé et validé pour
l'instant par le RAF. Nous attendons la validation du DA
pour établir les protocoles pour toutes les personnes à
Négligence
rembourser
3-M. AMANG fera partie des personnes à rembourser, il
a été immatriculé le 01/08/2023 et sa cessation faite le
31/08/2023
4-Veiller dorénavant à ce que tout le personnel éligible
de quelque catégorie professionnelle, soit immatriculé et
cotisé à la CNPS (Du Directeur à l’agent de sécurité):

Sensibilisation a été faite à tout le personnel pour

Négligence
rappeler les exigences en matière de qualité du livrable

1-Il a été demandé à Mme NANA de suivre de près la

correction de ces dysfonctionnement, et des
engagements ont été pris par le DA auprès des clients
Les deux projets sont suivis par M. AMANG,
pour que le travail soit livré en qualité
AP peu expérimenté
2-Accompagnement en matière de qualité de service et
d'appropriation de la culture d'entreprise_Organisation
d'un séminaire d'entreprise sur la qualité de service

1-Facturation des projets PIDACC et mission UE;

Négligence 2-Organisation d'un séminaire d'entreprise sur la qualité
de service
 L'AG a rappelé les délais de production de chaque type
maîtrise approximative des délais nécessaires
de pièce administrative, et la procédure des études a
pour produire des pièces administratives
été mise à jour

 Manque d’organisation et de méthode ;

 Manque de concentration dû à la fatigue,
la charge de travail de cette dernière semaine
ayant été élevée ;
 Manque de communication ;
 Mauvaise évaluation du risque ;
Sensibilisation et rappel à l'ordre faites par le DA aux
 Défaut d’anticipation dans l’organisation
équipes techniques
de la logistique ;
 Mauvaise gestion du stress : plusieurs
ne savent pas travailler sur plusieurs dossiers
au même moment, ce qui ralenti le travail ;
 Problèmes de compétence dans le
montage des AO par les AP.

Sensibilisation et rappel à l'ordre faite par le DA au

Manque d'anticipation sur les activités de cours de la séance d'analyse de la Non-conformité, sur
reprographie du dossier la nécessité d'anticiper sur les problèmes de
reprographie

il a été demandé à DDAF de mettre les codes d'accès

aux plateformes de veille au RQCI pour qu'elle puisse
Négligence
contrôler de temps en temps que l'activité de veille est
réalisée selon les dispositions

Incompétence de l'AP en charge; Sensibilisation de tout le personnel;

Négligence Coaching de l'AP en question

L'AG a été rappelée à l'ordre par le DA et les fiches de

Négligence paie ont toutes été éditées et mises à la disposition du
personnel
1-Dans le dossier de réponse, la prise en
compte de tous les domaines d'expertise tels
que mentionnés dans les Tdr (page 15) n'est
pas démontrée;
2-• La prise en compte de tous les domaines
d'expertise tels que mentionnés dans les Tdr
(page 15) n'est pas démontrée.

Négligence Elaboration d'une instrution de gestion des départs des

Non formalisation de la gestion des départs employés au sein de Agora.

Sensibilisation de rappel à l'ordre a été faite à travers

Négligence et désinvolture de certains
infomaniak

Contractualisation d'un prestataire pour résoudre le

Configuration interne peu adaptée
problème

Désinvolture;
Un avertissement a été donné à Mlle FOKOU, et Mme
Manque de respect
NANA a été sensibilisée

Tous les collègues concernés ont reçus de nouveaux

Négligence
téléphones et des mesures ont été prises pour satisfaire
les futurs besoins en la matière

Négligence Rappel à l'ordre et rappel de la procédure

Classé sans suite, l'enquête ayant revelé que le

Ansence du bon de commande qui constitu
problème ne venait pas de FDC puisque la formation
l'un des éléments à introduire dans la liasse
avait été réalisée avec une lette commande, dérogation
de facturation
faite par le DA
Négligence Rappel à l'ordre et des dispositions internes

Equipe en surcharge de travail de travail ;

Le dossier a finalement été déposé ; L'équipe a été
Mauvaise évaluation du temps de préparation
rappelée à l'ordre par le DA
du dossier de réponse

Négligence
faiblesses dans le suivi de la maintenance du Les antivirus ont été remplacés dans tous les
parc informatique, dans la gestion du ordinateurs concernés
prestataire et dans la gestion des achats

Négligence M. KAMGA a reçu son attestation le même jour

Il s'est posé un problème technique au niveau

des adresses mail professionnelles car en Le problème a été signalé à Mme MOUMIE qui est
effet, c'est Mme NANA qui a envoyé le mail, administrateur, et il a été résolu
mais c'est l'adresse de M. TAMPO

Mauvaise organisation de travail Rappel à l'ordre

La multitude des références contenues dans
le tableau synoptique et la formulation des
activités réalisées n'ont pas joué en notre
faveur. Les références demandées par l'AMI
n'ont pas été mises en référence, et les
activités réalisées n'ont pas été adaptées à la
formulation de l'Appel d'Offre
Négligence
Négligence
Mauvaise organisation de travail
Mauvaise organisation de travail
Il a été demandé aux équipes techniques pour les
prochaines soumissions de :
-Surligner les références répondant aux critères de
l'Appel d'offre;
-Adapter la formulation des activités réalisées lors des
missions avec des termes spécifiques répondant aux
critères inscrits dans l'appel d'offre ;
Il a été rapelé au SAF que la vérification leur incombait
au cas où tout le cabinet serait vide à leur départ. Le DA
a également demandé aux équipes techniques qui
restent travailler tard de s'assurer que les portes soient
fermées et que les appareils soient débranchés à leur
départ
recensement des dits numéros ainsi qu'estimation de la
période à compter de laquelle ils ont cessé d'être
utilisés, et évaluation du coût y relatif.
Mise en débèt de l'utilisateur de la ligne du montant des
sommes payées à MTN,Mise en débèt de l'ensemble de
la chaîne de responsabilité de la direction supportMise
en débèt solidairement du N+1 de l'ancien utilisateur
d'un numéro de téléphone et de la chaîne de
responsabilité de la direction support.
Il a été instruis aux équipes de transmettre les budgets
de formations au DA pou validation au moin une
semaine à l'avance
Les dossiers ont finalement été déposés
 Processus

PM1

PS1

PR4

PR5

PS1
PR4

PR4

PR2

PR2

PR4

PS1
PR4

PS1

PM1

PS1

PS1

PS1

PS1
PR5

PR3

PS1

PR5

PS2

PS1
PR2

PS1

PS1

PR3

PR2