TX2 WebEDI Auto Doc Utilisateur

Manuel Utilisateur
TX2 Web-EDI
Automobile
08 Août 2012 226 rue Marcel Belot

45160 Olivet - FRANCE
Tél : 02 38 69 65 43
Fax : 02 38 69 38 37
Mail : tx2concept@itx2.com
Site commercial : www.tx2.fr
08 Aout 2012
SOMMAIRE
I. INTRODUCTION..........................................................................................................................3
II. CONNEXION AU SYSTÈME..................................................................................................4
III. ACCUEIL ITX2.........................................................................................................................6
IV. VOTRE BASE DE DONNEES.................................................................................................8
4.1. VOS COORDONNÉES..................................................................................................................9
4.1.1. Vendeur et Facturation....................................................................................................9
4.1.2. Renseignements juridiques et adresse EDI....................................................................10
4.1.3. Editions et Téléchargements..........................................................................................11
4.1.4. Autres Renseignements...........................................................................................12
4.1.5. Site Expéditeur.............................................................................................................13
4.1.6. Compte utilisateur......................................................................................................14
4.2. ACHETEUR..............................................................................................................................16
4.2.1. Article.............................................................................................................................18
4.2.2. Destinataire....................................................................................................................21
4.3. TRANSPORTEUR......................................................................................................................26
4.4. TYPE DE CONDITIONNEMENT..................................................................................................27
4.5. TEXTE LÉGAL TVA................................................................................................................27
4.6. TEXTE LÉGAL ESCOMPTE.......................................................................................................28
V. BESOINS EXPRIMES............................................................................................................29
5.1. PROGRAMMES ET APPELS DE LIVRAISON................................................................................29
5.2. LISTE SYNTHÉTIQUE...............................................................................................................31
VI. AVIS D’EXPEDITION............................................................................................................32
6.1. GÉNÉRATION AUTOMATIQUE..................................................................................................32
6.2. LISTE DES B.L........................................................................................................................33
6.3. SAISIR UN AVIS D’EXPÉDITION..............................................................................................35
6.3.1. Etape 1 : Entête avis d’expédition.................................................................................36
6.3.2. Etape 2 : Quantité expédiée par articles........................................................................38
6.3.3. Etape 3 : Détail du conditionnement par article...........................................................39
6.3.4. Etape 4 : Validation et enregistrement..........................................................................40
6.4. NOUVEL AVIS..........................................................................................................................42
6.5. ANCIENS BL...........................................................................................................................42
VII. ETIQUETTES..........................................................................................................................43
7.1. LES ÉTIQUETTES DE CONDITIONNEMENT...............................................................................43
7.2. LES ÉTIQUETTES DE TRANSPORT............................................................................................46
VIII. FACTURATION..................................................................................................................47
8.1. GÉNÉRER LES FACTURES........................................................................................................47
8.2. LISTE DES FACTURES..............................................................................................................48
TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 1

08 Aout 2012
8.3. SAISIR UNE FACTURE..............................................................................................................49

8.3.1. Etape 1 : Entête Facture................................................................................................50
8.3.2. Etape 2 : Détail article...................................................................................................51
8.3.3. Etape 3 : Pied de facture................................................................................................52
8.3.4. Etape 4 : Validation et enregistrement..........................................................................53
8.4. NOUVELLE FACTURE...............................................................................................................55
8.5. AVIS DE PAIEMENT.................................................................................................................55
IX. TABLEAU DE BORD.............................................................................................................56
9.1. SUIVI DE MESSAGES................................................................................................................56
9.2. Suivi d’articles.......................................................................................................................57

08 Aout 2012
I. INTRODUCTION
L’application TX2 Web-EDI Automobile vous permet de recevoir les messages

EDI normalisés de vos clients de l’industrie automobile, et vous permet
d’envoyer les messages EDI normalisés en retour.
 Les messages que vous êtes susceptibles de recevoir sont :
 Les programmes de livraison (DELINS et DELFOR)
 Les ordres de livraison (CALDEL et DELJIT)
 Les Commandes (ORDERS)
 Les messages que vous pouvez émettre vers vos clients sont :
 Les avis d’expédition (AVIEXP ou DESADV)
 Les factures (INVOIC)
 Le système vous offre également un certain nombre de fonctionnalités :
 Bouclage des données automatique (c’est-à-dire reprise des

données des programmes de livraison pour constitution des avis
d’expédition)
 Edition du bordereau de livraison
 Edition des étiquettes codes-barres normalisées Odette Galia
 Pour utiliser l’application, vous devez dans l’ordre :
 Remplir votre base de données (paramétrage de votre application)
 Consulter et imprimer les programmes et demandes de livraison
 Saisir les avis d’expédition (avec impression du BL et des étiquettes)
 Saisir les factures (avec impression de la facture)

08 Aout 2012
II. CONNEXION AU SYSTÈME
L’accès à l’application Web-EDI s’effectue avec votre connexion Internet. Une

ligne analogique utilisant un modem peut suffire, néanmoins pour un meilleur
confort d’utilisation, il est conseillé d’utiliser une ligne plus rapide de type ADSL.
Veuillez sélectionner l’une des adresses suivantes:
http://auto.tx2.fr/ (Mode Standard)
https://auto.tx2.fr/ (Mode Sécurisé)
Le protocole sécurisé SSL vous permet de crypter les informations qui sont
transmises entre votre ordinateur et le serveur WEB-EDI.
Page de connexion

08 Aout 2012
En remplissant les champs Utilisateur et Mot de passe puis en sélectionnant le

bouton Envoi, vous vous connectez à votre compte.
L’application Web-EDI est actuellement disponible en huit langues (Français,

Anglais, Espagnol, Allemand, Italien, Roumain, Tchèque et Portugais).
Pour choisir l’une d’entre-elle, vous devez cliquer sur le drapeau correspondant.
Un système de « Cookies » vous permet de vous connecter automatiquement à

l’application. Cela vous évite de retaper votre nom d’utilisateur et mot de passe
à chaque connexion.
Si vous ne désirez pas l’utiliser, lorsque vous quitterez l’application, veuillez
cliquer sur le lien « Identification » du menu.

08 Aout 2012
III. ACCUEIL ITX2
Lorsque vous vous connectez, vous arrivez sur l’écran d’accueil :
Ecran d'accueil
 Le lien « Manuel Utilisateur » permet de télécharger / imprimer la

documentation ainsi que les différents formats de téléchargement des
fichiers (DELFOR, DELJIT, DESADV, INVOIC)
 Le lien « Télémaintenance » permet à un administrateur TX2 de visualiser

votre écran afin de vous aider à résoudre votre problème. Par défaut,
l’administrateur n’a aucun accès sur votre poste et ne pourra l’avoir
qu’avec votre accord (Vous devrez indiquer un mot de passe lors de la
mise en place de la télémaintenance).

08 Aout 2012
 Le bloc-notes est à votre disposition et vous permet de visualiser

rapidement l’état de votre compte :
 BESOINS EXPRIMES : Vous pouvez ainsi voir le nombre de

messages (de type DELFOR ou DELJIT) que vous avez reçus
depuis votre dernière connexion.
 EXPEDITION : Vous visualisez les références à traiter ainsi que les

avis d’expédition en attente
 FACTURATION : Vous visualisez les BLs à facturer ainsi que les

factures en attente

08 Aout 2012
IV. VOTRE BASE DE DONNEES
Lors de votre mise en place votre compte Web-EDI abonnement, une base de
données vous a été attribué. Vous bénéficiez d’un contexte de travail qui vous
est propre. Vous êtes la seule personne à y avoir accès, vos clients ne peuvent
rien consulter ou modifier
Avant de débuter toute opération d’échange avec vos clients, vous devez saisir
les éléments de votre base de données.
En effet, vous ne pouvez pas saisir d’avis d’expédition ni de factures

relatifs à des clients ou articles que vous n’avez pas encore enregistrés.

08 Aout 2012
4.1. Vos coordonnées
4.1.1. Vendeur et Facturation

Cette page s’affiche en cliquant sur Votre base de données puis Modifier votre compte.
Vous devez saisir les informations en tant que vendeur de la marchandise.
L’adresse demandée est celle du siège social de la société.
La partie « Facturation » indique l’adresse de facturation. En général, il s’agit de

la même adresse que précédemment
Ces informations sont affichées sur les Avis d’Expédition et les Factures.

08 Aout 2012
4.1.2. Renseignements juridiques et adresse EDI

Suite de la page de modification de la fiche utilisateur.
Les renseignements juridiques sont à compléter pour envoyer des factures EDI
vers vos partenaires. Ils permettent de reproduire au format électronique votre
facture papier
L’adresse EDI est complétée par les administrateurs TX2.

08 Aout 2012
4.1.3. Editions et Téléchargements

Pour consulter les besoins exprimés de vos partenaires, il existe actuellement

deux formats d’édition des besoins :
 Le format Standard, votre message s’affichera avec l’entête, puis la

liste d’articles et ses programmes respectifs et en fin d’édition, le pied de
page.
 Le format 5 Colonnes, votre message s’affichera sous forme de

colonnes. Chaque page sera constituée de 5 articles. Au-delà de ces 5
articles, l’application éditera une nouvelle page. Sur chaque page, vous
trouverez donc l’entête et le pied de page.
Pour accuser réception de vos commandes, il existe la possibilité d’ajouter un

cadre signature sur les messages de type Delfor ou Deljit.
L’application Web-EDI vous permet également de télécharger vos Besoins, Avis

d’expédition et Facture afin de les intégrer au sein de votre application de
gestion.
Les différents formats sont sélectionnables avec les listes déroulantes. Les
spécifications des formats sont à votre disposition dans la partie « Accueil » puis
« Manuel Utilisateur ».

08 Aout 2012
4.1.4. Autres Renseignements

En sélectionnant l’option « Alimentation automatique de la base », les

clients et articles seront automatiquement créés dans votre base de données lors
de la réception des messages EDI.
Cependant, certaines informations sont peut-être manquantes.
Il est important donc de vérifier et de compléter les fiches clients et articles.
L’option Durée de rétention des messages vous permet de supprimer de

manière automatique tous les messages périmés. Si vous préférez qu’aucun
message ne soit supprimé, il suffit de taper 0 jours.
L’option Alerte par Email vous permettra de recevoir un Email à chaque fois
vous recevrez des messages EDI de la part de vos partenaires. Plusieurs
langues sont à votre disposition, il vous suffit de sélectionner celle que vous
désirez.
Il est possible de renseigner plusieurs adresses email en les séparant avec un

point-virgule « ; ».

08 Aout 2012
4.1.5. Site Expéditeur

Vous devez enregistrer un site d’expédition. La liste des sites expéditeurs se
trouve au bas de l’écran ou vous devez saisir vos coordonnées (voir page
précédente).
Bas de la page de modification de la fiche utilisateur.
Détail de l’expéditeur en cliquant sur modifier.
Attention : vous devez saisir au moins un site d’expédition pour pouvoir

envoyer un avis d’expédition.

08 Aout 2012
4.1.6. Compte utilisateur

Par défaut, les administrateurs TX2 vous ont créé un compte administrateur.
Cela vous permet d’accéder à toutes les données. Vous pouvez également créer
des comptes utilisateurs avec des droits limités.
Bas de la page de modification de la fiche utilisateur.
Les différentes options possibles correspondent aux éléments présents dans le

menu situé à gauche.

08 Aout 2012
Détail du compte en cliquant sur Modifier
Les zones d’expéditeur et destinataires permettent d’autoriser l’utilisateur à ne

travailler uniquement dans l’environnement défini.

08 Aout 2012
4.2. Acheteur
Votre client est défini dans l’application sous le nom d’acheteur
La liste des acheteurs apparaît dans la page Votre base de données
Le détail de l’acheteur s’obtient en cliquant sur Modifier
L’adresse à compléter correspond au siège social de votre client. L’adresse de

livraison se paramètre dans la partie destinataire.
La partie paramétrage EDI permet d’envoyer les factures. Cette partie est
complétée par les administrateurs TX2.

08 Aout 2012
Suite de la page du détail de l’acheteur
La date de paiement des factures peut être calculée automatiquement sans

intervention manuelle
Les listes déroulantes permettent de l’ajuster. Si les choix proposés sont

insuffisants, veuillez contacter un Administrateur TX2.
Le numéro de compte correspond à votre compte fournisseur chez cet acheteur.

Cette donnée est également connue avec le nom « COFOR ».

08 Aout 2012
4.2.1. Article
Les articles sont rattachés à un acheteur, aussi, pour ajouter ou modifier un nouvel
article, vous devez tout d’abord sélectionner son acheteur puis vous rendre au bas
cette page pour obtenir la liste des articles.
Bas de la page acheteur
Les articles grisés correspondent à des articles créés automatiquement grâce aux
commandes reçues de vos acheteurs.
En modifiant la fiche article, la ligne apparaît alors en noir.
Le détail article s’obtient en cliquant sur Modifier
Désignation : Nom de votre article

Code Article : Code utilisé par l’acheteur pour désigner l’article
N° contrat : Egalement appelé numéro de commande ouverte. Généralement,
une pièce utilise le même numéro de contrat durant toute sa vie.
Date de contrat : Date correspondant au numéro de contrat

08 Aout 2012
Code Interne : Code utilisé dans votre société (Vendeur de l’article) pour définir
cet article.
Indice de Modification : Version de l’article, en générale, une lettre (A, B, C...)
Pays d’origine : Pays ou est fabriqué l’article.
Suite du détail article
Type de colis : A choisir parmi la liste des types de colis créés dans la base de
données.
Unité : L’unité de livraison utilisée fréquemment est la pièce (PCE)
Nb de pièces par Colis : Nombre maximum de pièces à poser dans un colis.
Format des étiquettes UC : Les formats standard utilisés dans l’industrie

automobile sont l’ETI 1 (Dimension 210*148 mm) et l’ETI 9 (Dimension 210*74
mm). Des versions réduites de ces étiquettes sont également disponible (Voir
Etiquettes de conditionnement)
Nb de colis par UM : Nombre maximum de colis contenus sur une UM

(Palette). Dans le cadre de l’UMS, cette donnée doit être égale à 1
Format des étiquettes UM : Les formats standard utilisés dans l’industrie

automobile sont l’ETI 1 (Dimension 210*148 mm) et l’ETI 9 (Dimension 210*74
mm).
Poids Net et Poids Brut : Poids d’une seule pièce.

08 Aout 2012
La section Facturation doit être renseignée si vous envoyez des factures vers
vos partenaires. En renseignant les différents champs, votre facture sera ainsi
pré-renseignée.
La donnée TVA doit être exprimée en pourcentage (par exemple 19.6 %).
La Base de prix unitaire définit le nombre de pièces composant un lot. Si vous

vendez vos pièces individuellement, cette donnée vaut 1. Par contre si vous
vendez vos pièces par lot, vous devez sélectionner le nombre de pièces
contenues dans un lot. (Par exemple 1000 pièces).
Dans la partie Autres Renseignements, vous pouvez sélectionner la mention

Sécurité ou symbole AQP. Les mentions s’affichent lors de l’impression des
étiquettes.
La zone Commentaires est facultative. Elle peut permettre de garder en

mémoire les modifications apportées.

08 Aout 2012
4.2.2. Destinataire
Chaque site destinataire est rattaché à un acheteur donné, aussi, pour ajouter
un nouveau destinataire, vous devez tout d’abord sélectionner son acheteur puis
vous rendre au bas cette page pour obtenir la liste des destinataires.
Bas de la page acheteur
Le détail destinataire s’obtient en cliquant sur Modifier
La partie adresse désigne la destination de la marchandise. Elle apparaît sur les

avis d’expédition et les factures.

08 Aout 2012
Suite du détail destinataire
Les adresses EDI ainsi que le format EDI sont informations à compléter pour
envoyer vos avis d’expédition au format EDI vers vos partenaires.
Ces éléments ont complétés par les administrateurs TX2.
Plusieurs normes EDI sont à votre disposition tel que
 Edifact (avec les versions D96A, D97A, ou D98B). Ce format est utilisé
par les constructeurs français et européens
 Odette. Ce format, plus ancien, reste utilisé par certains équipementiers.
 VDA est le format utilisé par l’industrie allemande.
 ANSI X12 est le format utilisé par l’industrie américaine.

08 Aout 2012
La partie « Facturation » apparaît sur les factures. Elle concerne le site de

facturation, celui-ci pouvant être différent du site de destination.
La partie « Lieu de Transit » apparaît sur les avis d’expédition. Cette partie doit
être renseignée quand la marchandise est transite par un centre de
regroupement.
Par exemple PSA utilise le centre du PLIP Le Havre pour faire envoyer les articles
vers des pays lointains (Brésil, Argentine, Chine)

08 Aout 2012
A l’intérieur d’une même norme, il existe un « profil » standard. Toutefois, en

fonction de la demande de votre acheteur, il existe plusieurs choix possibles qui
concerne la logistique alternative, le Prix départ (Date enlèvement), le
mode GPI ou Cindi. Ce paramétrage a une influence sur le message EDI
envoyé.
Pour saisir votre avis d’expédition, vous avez plusieurs possibilités de saisir le
colisage de vos articles :
 Manuel, vous devez renseigner le numéro de colis (UC) et le numéro de

palette (UM) de chaque colis.
 Automatique, vous ne saisissez que le numéro de colis (UC) initial,

l’application complétant en mode automatique votre avis d’expédition.
 Sans, aucun colisage ne sera renseigné.
L’Edition du colisage article peut s’effectuer de manière Complète (les

numéros de colis et de palettes seront affichés), Synthétique (seuls les
numéros de palettes seront affichés) ou Sans (aucun numéro ne s’affichera).
L’heure de départ et l’heure d’arrivée peuvent être paramétrées lorsque cette

information n’est pas présente dans la commande.
L’option Durée de rétention des messages vous permet de supprimer, pour

chaque destinataire, tous les messages périmés. Si vous souhaitez qu’aucun
message ne soit supprimé, il suffit de taper 0 jours. Toutefois, après 90 jours, le
système purge les documents (Besoin et avis d’expédition) afin de limiter la taille
de la base de données. Les factures ne sont pas purgées.

08 Aout 2012
Les lieux de destination / déchargement sont rattachés à un destinataire.
Le détail s’obtient en cliquant sur Modifier.

08 Aout 2012
4.3. Transporteur
Les transporteurs doivent être enregistrés dans votre base de données pour
être sélectionnés lors de la saisie de l’avis d’expédition.
La liste des transporteurs apparaît dans la page Votre base de données
Le détail s’obtient en cliquant sur Modifier.
Les informations du transporteur apparaissent en bas à gauche de votre

bordereau de livraison.

08 Aout 2012
4.4. Type de conditionnement

Les types de conditionnement sont créés lors de la réception de besoin émis par
les acheteurs.
La liste des conditionnements apparaît dans la page Votre base de données
4.5. Texte légal TVA

Cette liste permet de renseigner le type de TVA utilisé lors de l’envoi de la
facture.
La liste des textes légaux TVA apparaît dans la page Votre base de données

08 Aout 2012
4.6. Texte légal Escompte

Cette liste permet de renseigner le type d’escompte accordé.
La liste des textes légaux Escomptes apparaît dans la page Votre base de données

08 Aout 2012
V. BESOINS EXPRIMES
5.1. Programmes et appels de livraison

Les écrans Programmes de livraison et Appels de livraison vous permettent
de consulter les messages de type DELFOR et DELJIT envoyés par vos clients.
Les lignes qui apparaissent en gras correspondent aux qui n’ont pas été
consultés. On retrouve cette information dans le menu à gauche et elle est
reprise dans la partie bloc-notes de l’accueil.
Les messages sont triés du plus récent au plus ancien. Aussi le dernier message
envoyé par votre client apparaît en premier.
Sélection par filtres:
 Messages : Permet de sélectionner les messages lus ou non-lus
 Ignorer Messages Vides : Vos clients peuvent envoyer de messages vides,

sans aucune commande.
 Article : Vous pouvez sélectionner uniquement les messages contenant un

article précis.

08 Aout 2012
Options disponibles :
Permet de visualiser le détail articles de chaque message
Permet de cacher le détail articles de chaque message
La case à cocher agit avec les boutons situés en bas et vous permet de
Supprimer, imprimer ou télécharger vos messages.
Permet de télécharger vos messages selon la norme désignée dans l’écran

«Editions et Téléchargements»
Ouvre une nouvelle page prête à être imprimée
Permet de visualiser le détail de votre programme de livraison
Impression du programme de livraison

08 Aout 2012
Le statut F indique une commande Ferme, le P signifie Prévisionnel

08 Aout 2012
5.2. Liste synthétique

L’ensemble des besoins FERMES exprimés dans les DELFOR et les DELJIT est
affiché sous forme de lignes articles dans l’écran « Liste synthétique ». Cette
liste représente votre carnet de commande et se met à jour en fonction de vos
ordres de livraison et de vos avis d’expédition
La case à cocher agit avec les boutons situés en bas et vous permet
d’imprimer votre ordre de livraison avec le bouton en fin de page.
Ouvre dans une nouvelle page, la commande de cet ordre de livraison (Voir
« Programmes et appels de livraison »)

08 Aout 2012
VI. AVIS D’EXPEDITION
6.1. Génération automatique

L’ensemble des besoins FERMES exprimés dans les DELFOR et les DELJIT est
affiché sous forme de lignes articles dans l’écran « Génération Automatique ».
Cette liste représente votre carnet de commande et se met à jour en fonction de
vos ordres de livraison et de vos avis d’expédition
Ces besoins peuvent alors constituer un avis d’expédition. Pour créer votre avis
d’expédition, il vous suffit de cocher les lignes concernées et d’appuyer sur le
bouton Générer.
La différence de couleur de fond (Bleu ciel, Bleu foncé) permet de distinguer

les différents avis d’expédition qui seront générés.
Les lignes grisées indiquent que les ordres ont déjà servies pour générer un
avis d’expédition. Elles sont réutilisables.
Lors de la validation d’un avis d’expédition, les ordres ayant servis à générer
l’avis d’expédition, sont supprimés ou mis à jour en fonction de la quantité de
pièce livrée.

08 Aout 2012
6.2. Liste des B.L.

Cette liste reprend tous les avis d’expédition que vous avez créés ou envoyés :
Les avis d’expédition sont séparés selon 4 statuts différents :
 En cours : Un seul BL possède le statut En cours, il s’agit du BL que vous

êtes en train de modifier
 En attente : L’avis d’expédition n’a pas été envoyé. Vous pouvez à tout
moment le reprendre et le valider.
 Enregistré : Votre avis d’expédition vient d’être validé, il est en cours de

transfert vers votre partenaire.
 Envoyé : Votre avis d’expédition a été envoyé à votre partenaire.

08 Aout 2012
 Permet de modifier ou valider un avis d’expédition dont le statut est

« En cours » ou « En attente »
 Ouvre une nouvelle fenêtre pour imprimer votre Bordereau de livraison
 Permet de télécharger vos BL pour les intégrer dans une gestion

commerciale selon la norme désignée dans l’écran « formats de
téléchargement »
 UM : Permet d’imprimer les étiquettes UM (Palettes)
 UC : Permet d’imprimer les étiquettes UC (Colis)
 La case à cocher agit avec les boutons situés en bas et vous permet de
supprimer, télécharger ou imprimer vos avis d’expédition avec les
boutons en fin de page.

08 Aout 2012
6.3. Saisir un Avis d’Expédition

L’avis d’expédition est constitué de 4 étapes :
 Entete avis d’expedition
 Quantités expédiées par article
 Detail du contitionnement par article
 Validation et enregistrement
L’accès à l’étape suivante s’effectue avec le bouton
L’accès à l’étape précédente s’effectue avec le bouton
Le bouton permet d’enregistrer la page courante. Il n’est pas

nécessaire d’enregistrer chaque page. Les boutons Précédent et Suivant
sauvegardant automatiquement les données en cours.

08 Aout 2012
6.3.1. Etape 1 : Entête avis d’expédition
Les champs Avis d’expédition n° et date/heure sont pré-remplis par le

système (Compteur et date/heure système). Si en interne, vous utilisez une
gestion commerciale, vous devez modifier ces champs.
Les listes déroulantes Expéditeur, Lieu de livraison, Transporteurs sont

directement issues de la saisie de votre base de données. Si l’élément que vous
devez sélectionner ne se trouve pas dans cette liste, vous devez retourner dans
la partie correspondante dans Votre base de données.
La date et l’heure d’expédition correspondent à l’heure réelle de départ de la

marchandise alors la date et l’heure de livraison sont des prévisions.
Le numéro de remorque à indiquer est la plaque d’immatriculation de la

remorque. Ce champ est obligatoire. En remplissant ce champ, votre acheteur
connaît directement le contenu du camion avant de le décharger.
Le N° document transport peut être complété. Il n’est en général pas utilisé

par le client qui se sert du numéro d’avis d’expédition.
Le poids brut total est calculé automatiquement d’après la quantité de pièces

présente dans l’avis d’expédition. Il est possible de le recalculer en cochant la
case à cocher RECALCULER.

08 Aout 2012
L’identifiant de transport est utilisé principalement par Renault pour organiser

ses circuits de livraison. Pour les autres clients, cette zone est facultative.
Les champs Commentaires sont à disposition pour inscrire un texte

supplémentaire au bas de l’avis d’expédition.

08 Aout 2012
6.3.2. Etape 2 : Quantité expédiée par articles
Le point de déchargement est complété d’après l’ordre de livraison envoyé par

l’acheteur. La liste déroulante est issue de la base de données.
Chaque article est représenté par une ligne. Il existe une possibilité de gestion
multi-lots avec l’icône pour ajouter un lot et l’icône pour le supprimer.
Les champs type de colis et Nb de pièce par colis sont issus de votre base de
données, vous avez la possibilité de le modifier.
Le Nb de colis s’obtient par division de la quantité avec le champ Nb/UC.
Les champs Point de destination et N° de contrat sont issus de votre base de

Si un article est sélectionné et que vous ne voulez pas le livrer, vous devez
mettre la quantité à 0.
Si un article n’est pas présent dans cette liste, vous devez cliquer sur le bouton
.

08 Aout 2012
6.3.3. Etape 3 : Détail du conditionnement par article
Chaque colis est détaillé avec un N° UC (Numéro de colis), N° UM (Numéro de

Palette), une Quantité et un N° Caldel (Aussi appelé n° Ran pour Renault)
L’icône permet de supprimer un colis. La quantité totale de pièce livrées est

mise à jour.
L’icône permet de renuméroter l’ensemble des colis de pour un article ou lot

donné.
L’icône permet de corriger les quantités d’après le champ NB/UC si ces

quantités ont été modifiées.
Lorsque l’arrière-plan i champ N° UM apparaît en gris, il n’est pas possible de

changer le numéro de palette car dans la base de données, le champ Nombre
de Colis par UM est indiqué à 1.
Pour envoyer plusieurs colis sur une même palette, il faut compléter le champ
N° UM avec la même valeur.

08 Aout 2012
6.3.4. Etape 4 : Validation et enregistrement
L’étape n° 4 sert à vérifier l’exactitude de l’avis d’expédition.
Les boutons et permettent d’imprimer les étiquettes

UM et UC. Une nouvelle fenêtre apparaît avec les étiquettes au format PDF.
L’utilisateur peut imprimer ses étiquettes et les fixer. L’impression peut se faire
sur du papier autocollant (pour des colis type Carton ou sur du film de
protection) ou sur du papier blanc minimum 110 Grammes / M2 (Colis ou rack
avec porte-étiquettes)

08 Aout 2012
Le bouton permet d’imprimer le document accompagnant

la marchandise. Il doit être remis au chauffeur du camion. Il s’agit de la
correspondance papier du message EDI qui est envoyé.
Edition du bordereau de livraison
L’utilisateur peut valider son avis d’expédition. Apres avoir vérifier la conformité
des articles, des quantités et des colis, l’utilisateur sélectionne la case à cocher
et clique sur le bouton
Libellé de vérification avant validation
Dans la liste des BLs, l’avis d’expédition change alors de statut avec
« Enregistré ». Il est en cours d’acheminement. Une dizaine de minutes plus
tard, l’avis d’expédition a le statut « Envoyé ». En cas d’échec d’envoi, les

08 Aout 2012
administrateurs TX2 contactent le service EDI de vos clients afin de régler le

problème d’acheminement.
6.4. Nouvel avis

Vous pouvez créer un avis d’expédition sans utiliser d’ordre de livraison.
Dans ce cas, vous devez remplir tous les champs manuellement, sans reprise de
données. La saisie s’effectue de la même façon que vu précédemment (Voir
Saisir un Avis d’Expédition)
6.5. Anciens BL
Apres 90 jours (Voir Durée de rétention des messages de la fiche
destinataire), les messages sont purgés de la liste des BL et sont archivés dans
la partie Anciens B.L.
Vous pouvez imprimer les bordereaux de livraison et contrôler la date et heure

d’envoi.
Les Bls sont triés par année, la liste déroulante Année vous permet d’effectuer
votre choix.

08 Aout 2012
VII. ETIQUETTES
Le module d’édition d’étiquettes permet d’imprimer des étiquettes en dehors de

l’option de la réédition d’étiquette du bordereau de livraison.
En cas de perte / déchirure d’étiquette se rapportant à un BL, il est conseillé de

réimprimer cette étiquette dans le module Expédition plutôt que d’effectuer une
ressaisie augmentant les risques d’erreur.
7.1. Les étiquettes de Conditionnement

Les étiquettes de conditionnement correspondent aux étiquettes des colis. Il
existe plusieurs formats de d’étiquettes paramétrables dans au niveau de la fiche
article dans votre base de données:
 ETI 1, Format 210*149 mm: On peut en disposer 2 par feuille A4

08 Aout 2012
 ETI1 Petite en largeur, Format 210*49 mm : Utilisée en cas de faible

hauteur du colis, elle occupe toute la largeur de la page, on peut en
disposer 6 sur une feuille A4.
 ETI1 Petite en hauteur, Format 105*99 : Utilisée en cas de faible

largeur du colis, elle occupe une demi-largeur de la page, sur trois
niveaux, on peut en disposer 6 sur une feuille A4.

08 Aout 2012
 ETI 9, Format 210*74 mm : On peut en disposer 4 par feuille A4
 ETI 9-1, Format 210*40 mm : Utilisée en cas de faible hauteur du colis,

elle occupe toute la largeur de la page, on peut en disposer 6 sur une
feuille A4.

08 Aout 2012
7.2. Les étiquettes de Transport

Les étiquettes de transport correspondent aux étiquettes des palettes.
Contrairement aux étiquettes de conditionnement, Il n’existe que deux formats

d’étiquettes paramétrables dans au niveau de la fiche article dans votre base de
données:
 ETI 1, Format 210*149 mm: On peut en disposer 2 par feuille A4
 ETI 9, Format 210*74 mm : On peut en disposer 4 par feuille A4

08 Aout 2012
VIII. FACTURATION
8.1. Générer les factures

Lorsque les bons de livraisons ont été validés et envoyés aux clients, l’application
Web-EDI propose de générer la facture correspondante. Seul les BLs non-
facturés apparaissent dans la liste
 Ouvre le bordereau de livraison prêt à être imprimé
 Ouvre le bordereau de livraison prêt à être facturé
 La case à cocher agit avec le bouton en bas de page.

08 Aout 2012
8.2. Liste des factures.

Cette liste reprend toutes les factures que vous avez créées ou envoyées :
Les factures sont séparées selon 4 statuts différents :
 En cours : Une seule facture possède le statut En cours, il s’agit de la

facture que vous êtes en train de modifier
 En attente : La facture n’a pas été envoyée. Vous pouvez à tout moment
la reprendre et la valider.
 Enregistrée : Votre facture vient d’être validée, elle est en cours de

transfert vers votre partenaire.
 Envoyée : Votre facture a été envoyée à votre partenaire.
 Permet de modifier ou valider une facture dont le statut est « En

cours » ou « En attente »
 Ouvre une nouvelle fenêtre pour imprimer votre facture.
 Permet de télécharger vos factures pour les intégrer dans une gestion
commerciale selon la norme désignée dans l’écran « formats de
téléchargement »
 La case à cocher agit avec les boutons situés en bas et vous permet de
supprimer, télécharger ou imprimer vos factures avec les boutons en fin
de page.

08 Aout 2012
8.3. Saisir une facture

La facture est constituée de 4 étapes :
 Entete facture
 Détail article
 Pied de facture
 Validation et enregistrement
L’accès à l’étape suivante s’effectue avec le bouton
L’accès à l’étape précédente s’effectue avec le bouton
Le bouton permet d’enregistrer la page courante. Il n’est pas

nécessaire d’enregistrer chaque page. Les boutons Précédent et Suivant
sauvegardant automatiquement les données en cours.

08 Aout 2012
8.3.1. Etape 1 : Entête Facture
Les champs Facture n° et date/heure sont pré-remplis par le système

(Compteur et date/heure système). Si en interne, vous utilisez une gestion
commerciale, vous devez effectuer une modification des champs.
Les champs Avis d’expédition n° et date/heure sont repris de l’avis

d’expédition qui a été envoyé. Ces champs ne doivent pas être modifiés, votre
client risquant de ne pas faire le rapprochement au moment de la réception de
vos factures.
Le N° document transport peut être complété. Il n’est en général pas utilisé

par le client qui se sert du numéro d’avis d’expédition.
Le champ Destinataire est repris du bordereau de livraison. Si l’élément que

vous devez sélectionner ne se trouve pas dans cette liste, vous devez retourner
dans la partie Acheteur dans Votre base de données.

08 Aout 2012
8.3.2. Etape 2 : Détail article
Par défaut, le système Web-EDI a récupéré les données articles, N° Contrat,

Quantités et Unités depuis l’avis d’expédition
Les champs Prix unit, Base Prix et Taux TVA sont issus de votre base de
Si un article est sélectionné et que vous ne voulez pas le facturer, vous devez
mettre la quantité à 0.
Si un article n’est pas présent dans cette liste, vous devez cliquer sur le bouton
.

08 Aout 2012
8.3.3. Etape 3 : Pied de facture
Le Point de déchargement est repris du bordereau de livraison. Si l’élément

que vous devez sélectionner ne se trouve pas dans cette liste, vous devez
retourner dans la partie correspondante dans Votre base de données.
La devise de facture est récupérée de la base de données (Fiche Acheteur)
La date de paiement est calculée d’après le paramétrage de la base de

données (Fiche Acheteur)
Les listes Texte légal TVA Texte légal TVA sont créées d’après le paramétrage
de la base de données.
Les champs Commentaires sont à disposition pour inscrire un texte

supplémentaire au bas de la facture.

08 Aout 2012
8.3.4. Etape 4 : Validation et enregistrement
L’étape n° 4 sert à vérifier l’exactitude de la facture avant de ka transmettre.
Le bouton permet d’imprimer la facture.
ATTENTION : Même si vous envoyez la facture par voie électronique,

vous devez continuer, pour des raisons légales à envoyer votre facture
papier par voie postale à votre correspondant
Le non-envoi de document peut être mis en place en complément. Cette

procédure s’appelle la DEMATERIALISATION de facture.
Veuillez contacter les administrateurs TX2 en vue de sa mise en place

08 Aout 2012
Impression de facture
L’utilisateur peut envoyer sa facture en cliquant sur le bouton
Dans la liste des factures, la facture change de statut avec « Enregistrée ». Elle
est en cours d’acheminement. Une dizaine de minutes plus tard, la facture a le
statut « Envoyé ». En cas d’échec d’envoi, les administrateurs TX2 contactent le
service EDI de vos clients afin de régler le problème d’acheminement.

08 Aout 2012
8.4. Nouvelle facture

Vous pouvez créer une facture sans utiliser de bon de livraison.
Dans ce cas, vous devez remplir tous les champs manuellement, sans reprise de
données. La saisie s’effectue de la même façon que vu précédemment (Voir
Saisir une facture)
8.5. Avis de Paiement

L’avis de paiement est un message EDI envoyé par votre client qui vous indique
la date de paiement de vos factures. Attention, seuls quelques clients ont mis en
place ce message, pour plus de renseignements, veuillez contacter les
administrateurs TX2.

08 Aout 2012
IX. TABLEAU DE BORD
9.1. Suivi de messages

La liste de suivi de message vous permet de répertorier l’ensemble des les
documents échangés (reçus et envoyés):
La Date/Heure de Génération indique l’instant de traitement des messages

sur le serveur Internet
La Date/Heure de Transfert indique l’instant de traitement des messages sur

le serveur EDI avec vos partenaires.
Le résumé en bas de la page vous permet de calculer le total de messages et

ainsi contrôler vos flux.

08 Aout 2012
9.2. Suivi d’articles

Le suivi d’article permet de tracer chaque commande, de vérifier si la
marchandise a bien été expédiée puis facturé.
L’information Avance / Retard peut être renseignée dans les messages DELFOR
envoyés par vos clients.
Chaque icône permet d’imprimer le document concerné

TX2 WebEDI Auto Doc Utilisateur

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

TX2 WebEDI Auto Doc Utilisateur

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manuel Utilisateur

08 Août 2012 226 rue Marcel Belot

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 1

8.3. SAISIR UNE FACTURE..............................................................................................................49

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 2

L’application TX2 Web-EDI Automobile vous permet de recevoir les messages

 Les messages que vous êtes susceptibles de recevoir sont :

 Les programmes de livraison (DELINS et DELFOR)

 Les ordres de livraison (CALDEL et DELJIT)

 Les Commandes (ORDERS)

 Les avis d’expédition (AVIEXP ou DESADV)

 Les factures (INVOIC)

 Le système vous offre également un certain nombre de fonctionnalités :

 Bouclage des données automatique (c’est-à-dire reprise des

 Edition du bordereau de livraison

 Edition des étiquettes codes-barres normalisées Odette Galia

 Pour utiliser l’application, vous devez dans l’ordre :

 Remplir votre base de données (paramétrage de votre application)

 Consulter et imprimer les programmes et demandes de livraison

 Saisir les avis d’expédition (avec impression du BL et des étiquettes)

 Saisir les factures (avec impression de la facture)

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 3

II. CONNEXION AU SYSTÈME

L’accès à l’application Web-EDI s’effectue avec votre connexion Internet. Une

Veuillez sélectionner l’une des adresses suivantes:

http://auto.tx2.fr/ (Mode Standard)

https://auto.tx2.fr/ (Mode Sécurisé)

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 4

En remplissant les champs Utilisateur et Mot de passe puis en sélectionnant le

L’application Web-EDI est actuellement disponible en huit langues (Français,

Un système de « Cookies » vous permet de vous connecter automatiquement à

Si vous ne désirez pas l’utiliser, lorsque vous quitterez l’application, veuillez

cliquer sur le lien « Identification » du menu.

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 5

III. ACCUEIL ITX2

Lorsque vous vous connectez, vous arrivez sur l’écran d’accueil :

 Le lien « Manuel Utilisateur » permet de télécharger / imprimer la

 Le lien « Télémaintenance » permet à un administrateur TX2 de visualiser

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 6

 Le bloc-notes est à votre disposition et vous permet de visualiser

 BESOINS EXPRIMES : Vous pouvez ainsi voir le nombre de

 EXPEDITION : Vous visualisez les références à traiter ainsi que les

 FACTURATION : Vous visualisez les BLs à facturer ainsi que les

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 7

IV. VOTRE BASE DE DONNEES

En effet, vous ne pouvez pas saisir d’avis d’expédition ni de factures

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 8

4.1. Vos coordonnées

4.1.1. Vendeur et Facturation

Vous devez saisir les informations en tant que vendeur de la marchandise.

L’adresse demandée est celle du siège social de la société.

La partie « Facturation » indique l’adresse de facturation. En général, il s’agit de

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 9

4.1.2. Renseignements juridiques et adresse EDI

L’adresse EDI est complétée par les administrateurs TX2.

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 10

4.1.3. Editions et Téléchargements

Pour consulter les besoins exprimés de vos partenaires, il existe actuellement

 Le format Standard, votre message s’affichera avec l’entête, puis la

 Le format 5 Colonnes, votre message s’affichera sous forme de

Pour accuser réception de vos commandes, il existe la possibilité d’ajouter un

L’application Web-EDI vous permet également de télécharger vos Besoins, Avis

TX2 Web-EDI Automobile - Manuel utilisateur Page 11

4.1.4. Autres Renseignements