La Facture Externe SERVICE DES FINANCES

La facture externe
SERVICE DES FINANCES

Équipe de formation
PeopleSoft version 8.9
Mars 2015
Table des matières
AVERTISSEMENT .................................................................................................................................................. IV
INTRODUCTION ....................................................................................................................................................... 1
NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT ................................................................................ 2
QU’EST-CE QU’UN CLIENT? .................................................................................................................................... 2
QU’EST-CE QU’UN EMPLACEMENT?..................................................................................................................... 2
QU’EST-CE QU’UN CONTACT?................................................................................................................................ 2
COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE ................................................................................................. 4
RECHERCHE – NOM CLIENT ........................................................................................................................................ 5
RECHERCHE – EMPLOYÉ/ÉTUDIANT ........................................................................................................................... 9
COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE........................................................................................... 10

CRÉATION OU MODIFICATION D’UN CLIENT OU D’UN CONTACT ...................................................... 12
DEMANDE DE CRÉATION D’UN CLIENT EXTERNE .................................................................................... 12
En-tête ............................................................................................................................................................... 13
Création d’un emplacement............................................................................................................................... 13
Création d’un contact ........................................................................................................................................ 16
Validation de la demande .................................................................................................................................. 18
AJOUTER UN EMPLACEMENT ................................................................................................................................... 20
AJOUTER UNE ADRESSE ........................................................................................................................................... 22
AJOUTER UN CONTACT ............................................................................................................................................ 24
RÉACTIVER UN CLIENT ............................................................................................................................................ 24
FACTURATION D’UN CLIENT EXTERNE........................................................................................................ 26
ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE ............................................................................................................... 26
DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION ......................................................................................... 28
L’EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE – DONNÉES GÉNÉRALES 1) ...................................................... 28
Le spécialiste ..................................................................................................................................................... 31
L’ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE)........................................................................................... 32
LE COMMENTAIRE D’EN-TÊTE (EN-TÊTE – COMMENTAIRES) ............................................................... 34
LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES – DONNÉES GÉNÉRALES 1) ..................................................... 35
LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES – COMMENTAIRES) ................................................................... 38
LES TAXES (LIGNE – DONNÉES TVA) ........................................................................................................... 39
VALIDATION D’UNE FACTURE EXTERNE ..................................................................................................... 43
IMPRESSION D’UNE FACTURE ......................................................................................................................... 44
IMPRESSION D’UNE « FACTURE TERMINÉE », STATUT INV ..................................................................................... 45
Menu d’impression ............................................................................................................................................ 45
Impression dans une autre langue ..................................................................................................................... 48
Lien « Afficher version imprimable » ................................................................................................................ 49
IMPRESSION D’UNE « FACTURE PRO FORMA » .................................................................................................... 52
Menu d’impression ............................................................................................................................................ 52
Bouton Pro Forma ............................................................................................................................................. 52
IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES................................................................................................................ 53
IMPRESSION À PARTIR DU LIEN MONITEUR DE TRAITEMENT.................................................................................... 57
SAISIE D’UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE ............................................................................ 58
La facture externe ii
EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1 .................................................................................................................... 59
EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2 .................................................................................................................... 60
DONNÉES ADRESSE ............................................................................................................................................ 61
EN-TÊTE - NOTES ................................................................................................................................................. 61
LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1 ...................................................................................................................... 62
COMPT. – RÉPARTITION REVENUS ................................................................................................................... 63
LIGNES – COMMENTAIRES....................................................................................................................................... 63
LIGNES – DONNÉES TVA ..................................................................................................................................... 64
EN-TÊTE – DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION) ....................................................................................... 64
CONSULTATION D’UNE FACTURE EXTERNE .............................................................................................. 65
RÉVISION DONNÉES FACTURATION – DÉTAILS FACTURES ........................................................................................... 65
RÉVISION DONNÉES FACTURATION – SOMMAIRE FACTURES ........................................................................................ 67
MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D’UNE FACTURE EXTERNE .............................................................. 69
CORRECTION D’UNE FACTURE ....................................................................................................................... 72
CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT) .................................................................................................... 72
CRÉDITER ET REFACTURER ....................................................................................................................................... 74
HISTORIQUE DES CORRECTIONS.................................................................................................................... 77
COPIE D’UNE FACTURE ...................................................................................................................................... 79
PARTICULARITÉS ................................................................................................................................................. 82
RÉCUPÉRATION DE SALAIRE .......................................................................................................................... 82
RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS ..................................................................................................................... 82
CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS – FRAIS DE GESTION ................................................................... 82
RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE ...................................................................................................... 83
ANNEXE .................................................................................................................................................................... 85
L’AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D’UNE FACTURE EXTERNE ........................................................................... 85
L’AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D’UNE FACTURE EXTERNE............................................................... 86
QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D’ERREUR ............................................................................................. 87
La facture externe iii

AVERTISSEMENT
Lorsqu’on travaille dans l’application financière de PeopleSoft et plus particulièrement dans le
module de facturation, il est recommandé d’apporter une attention spéciale aux éléments
décrits ci-dessous.
Historique de navigation
Vider régulièrement les « Fichiers Internet
temporaires» et les « Cookies » sous le
menu « Options – option Internet » dans la
barre de menu du navigateur.
Bouton Précédent et Suivant
Sauf pour de rares exceptions, les boutons
« Précédent et Suivant » dans la barre
d’outils du navigateur ne devraient jamais
être utilisés.
Utiliser plutôt les boutons
, , ou les liens
pour revenir à l’écran précédent.
Mise à jour des données
Utiliser le bouton « Actualiser » avant de
quitter une page dans laquelle de nouvelles
valeurs ont été saisies.
Pour sortir d’un écran
Cliquer sur le lien Accueil dans le bandeau
d’en-tête pour vider la page, ou sur un lien
dans le menu de gauche, ou sur un lien de
la page « Accueil utilisateur » ou sur un
lien du « Menu principal ».
Avertissement Document non enregistré

Si on tente de sortir de l’écran sans avoir
enregistré la transaction, un avertissement
s’affiche.
Cliquer , pour revenir à la page
en cours et enregistrer avant de sortir de
l’écran.
Cliquer , si on ne désire pas
enregistrer la transaction.
La facture externe iv
INTRODUCTION
Les unités administratives qui fournissent des biens ou des services à des organismes
extérieurs, à des étudiants ou à des employés doivent utiliser le module « Facturation » de
PeopleSoft pour facturer leur clientèle.
Ce système informatisé permet aux unités administratives de partager un fichier central de
clients pour faire la saisie des factures, au Service des finances de créer automatiquement les
comptes à recevoir et d’en faire le suivi, de faire l’encaissement des paiements ainsi que le
recouvrement des comptes en souffrance.
CE QU’IL FAUT VÉRIFIER AVANT DE COMMENCER LA SAISIE
• Le client a-t-il été créé ? Quel est son numéro ?
• Les taxes sont-elles applicables ?
• Quelle(s) combinaison(s) comptable(s) dois-je créditer (compte(s) de revenu) ?
• L’information relative à la facture est-elle complète ? (La description, la quantité, le
prix, le contact client, etc.).
La facture externe 1
NOTIONS DE CLIENT, EMPLACEMENT ET CONTACT
La personne qui fait la facturation doit s’assurer de l’existence de son client dans le fichier du
même nom. Si son client ne s’y trouve pas, elle devra en demander la création. Pour en faire la
création, elle devra se référer à la section suivante « Création ou modification d’un client ou
d’un contact » à la page 12.
Avant d’effectuer la recherche et pour que celle-ci soit fructueuse, il est important de savoir
comment on crée un client et sur quelles notions repose sa création.
QU’EST-CE QU’UN CLIENT?

Le fichier client de l’entité UL est composé de trois types de clients : les étudiants et employés
de l’Université Laval, les unités administratives de l’Université et les clients dits EXTERNES
qui sont les entreprises, institutions et organismes sans lien avec l’Université. C’est ce dernier
type de client qui, souvent, présente un problème, en particulier lorsqu’il n’a pas fait parvenir
de bon de commande. En effet, si l’on a un bon de commande en main, il y est clairement
indiqué « Qui facturer », c’est le nom qu‘il faut rechercher dans le fichier UL; on indique aussi
où expédier la facture.
Supposons que l’unité a fourni un service à Réhaume Courtois du bureau de la Direction de la
recherche de la faune, 675 boul. René-Lévesque Est. Ce bureau fait partie de la Société de la
faune et des parcs. Aucun bon de commande n’a été reçu. Le client pour la facturation est-il
Réhaume Courtois, la Direction de la faune ou la Société de la faune et des parcs ?
Le client, c’est l’entité légale qui peut regrouper plusieurs bureaux ou divisions; ici, il s’agit de
la Société de la faune et des parcs.
QU’EST-CE QU’UN EMPLACEMENT?

Chaque bureau ou division de la Société de la faune et des parcs pourra exister dans le fichier
client. Ils auront tous le même numéro de client; c’est leur adresse qui les différenciera. Cette
adresse est ce qu’on appelle l’emplacement.
QU’EST-CE QU’UN CONTACT?

Chaque bureau ou division est habituellement doté d’un responsable administratif qui s’occupe
de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette personne peuvent se retrouver
dans la fiche du client sous le nom de « contact ».
Voici un exemple qui illustre les notions de client, d’emplacements et de contacts.
Client 2000001234 Emplacements Contacts
Société de la faune et des 1 675 Bd René Lévesque E

parcs 10ième étage
Québec G1R 5V7
2 Direction de l’aménagement de la faune
5575, rue St-Joseph
Trois-Rivières G8Z 4L7
3 Direction de la recherche de la faune Réhaume Courtois
675, boul. René-Lévesque est
11ième étage, boîte 92 René Lesage
Québec G1R 5V7
4 Direction de l’aménagement de la faune Bruno Bélanger
de Lanaudière
100, boul. Industriel Céline Dubeau
Repentigny J6A 4X6 Compte à payer
5 Direction de l’aménagement de la faune Gérard Massé

de Montréal, Laval et Montérégie Directeur
201, place Charles-Le Moyne
2ième étage
Longueuil
6 Direction régionale Capitale-Nationale
365, 55e rue ouest
Charlesbourg G1H 7M7
COMMENT VÉRIFIER SI UN CLIENT EXISTE
Pour vérifier si un client existe dans la base de données, cibler le menu hiérarchique suivant :
∇ Clients
∇ Données clients
- Données générales
OU
Utiliser le lien Recherche client de la page Accueil utilisateur.
Les champs utilisés dans la page de recherche, seuls ou en combinaison, permettent de savoir
si un client a déjà été créé dans le fichier de l’Université Laval.
Voici les valeurs possibles de chacun des champs et quelques explications sur leur usage.
Champs de recherche Valeurs possibles et explications

Clé tables Entité UL ou AU - Par défaut, la valeur est « UL »
Client Numéro du client dans le fichier-client UL

Les numéros de clients externes sont composés de 10 caractères numériques.
Leur format est le suivant :
client externe : 2xxxxxxxxxx
Pour les quelques unités qui peuvent facturer des employés ou des étudiants,
c’est le numéro d’employé ou le numéro de dossier étudiant qu’il faut
inscrire dans ce champ.
Nom client Nom complet du client, tel qu’inscrit dans le fichier ou une partie du nom du
client qu’on inscrit dans le format suivant : %aaaa%. À noter que
l’information saisie dans ce champ n’est pas sensible à la casse.
Nom abrégé Nom abrégé tel que saisi dans le fichier client
Type client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce

champ, combiné à un autre champ par exemple « Nom client », permet de
restreindre le résultat de la recherche
Paramètre standard Trois possibilités de sélection : Ancien numéro client ADABAS, matricule
étudiant ou organisme pourvoyeur. Ce champ, combiné à un autre champ,
par exemple « Nom client », permet de restreindre le résultat de la
recherche.
Numéro Ce champ permet d’indiquer le numéro client ADABAS, le matricule

étudiant ou le numéro organisme pourvoyeur.
Ville Ce champ, combiné au champ « Nom client » par exemple, permet de

restreindre le résultat de la recherche.
Code postal Même utilisation que le champ « Ville ».
La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés.
RECHERCHE – NOM CLIENT

Pour vérifier le nom du client, on pourrait par exemple saisir le nom complet du client dans le
champ « Nom client » tel qu’inscrit sur la fiche client ou une partie du nom du client inscrit
dans le format suivant : %aaaa%. Puis cliquer ensuite sur le bouton pour
lancer la recherche.
Ici on recherche le client « Société de la faune et des parcs ».
Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché.
Pour obtenir plus d’information sur le client, sélectionner n’importe lequel des emplacements
en cliquant sur la sélection. Le groupe de pages « Données générales » qui contient les pages
« Données générales », « Options facturation » et « Données générales diverses » s’affiche.
La page « Données générales » indique les différents rôles du client.

La page « Option facturation » fournit le code de la personne responsable du recouvrement au
Service des finances.
La page « Données générales diverses » n’est pas utilisée pour l’instant.
Au bas de la page « Données générales » il est possible d’afficher la liste des emplacements du
client.
Dans cet écran, on peut voir si l’emplacement est au statut « Actif » ou « Inactif ». Si le statut
est « Inactif », on devra compléter une demande de création d’un client externe. Pour ce faire,
se référer à la section « Création ou modification d’un client ou d’un contact ».
Pour naviguer d’un emplacement à un autre, utiliser les flèches , les liens Premier ou
Dernier, ou bien le lien Afficher tout. Le lien Données téléphone est également disponible
pour connaître les numéros de téléphone.
RECHERCHE – EMPLOYÉ/ÉTUDIANT
Voici des exemples lorsqu’il s’agit de la recherche d’informations pour un employé ou un
étudiant. Cibler les champs selon les informations en main.
Recherche par nom

d’employé/étudiant
Recherche avec un
numéro de matricule
étudiant
Recherche avec un
numéro d’employé
COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE
Un contact facturation est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures
qui lui sont adressées.
Accéder à la page de recherche :
∇ Clients
- Données contacts
OU
Utiliser le lien Données contact de la page Accueil utilisateur
Utiliser le champ « nom » pour saisir le nom du contact ou une partie du nom du contact
inscrit dans le format suivant : %aaaa%. Cliquer sur le bouton Les champs
« client » et « nom client » sont également disponibles pour la recherche. On utilise le champ
« client » lorsque l’on connaît le numéro du client. On utilise le champ « nom client » pour
saisir le nom du client ou une partie du nom du client.
Ici la recherche est faite en utilisant le numéro du client.
Le résultat de la recherche donne la liste de tous les contacts du client.
Sélectionner un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s’affiche. On y

retrouve son titre, son courriel, la langue de communication.
Si le contact n’apparaît pas dans la liste du client, il est possible de le faire ajouter en complétant
la demande à cet effet. Se référer à la section suivante « Création ou modification d’un client
ou d’un contact ».
CRÉATION OU MODIFICATION D’UN CLIENT OU D’UN CONTACT
Si le client qu’on doit facturer est un organisme ou une entreprise externe et qu’il n’apparaît
pas dans le fichier client ou que l’emplacement du client n’existe pas, on doit en demander la
création.
Si le contact n’apparaît pas dans le fichier, on doit aussi demander qu’il soit ajouté au dossier
client. Un contact est une personne mandatée par l’entreprise pour payer ou faire payer les
factures. Cette personne a la responsabilité d’approuver les paiements; il s’agit la plupart du
temps d’un responsable administratif.
Si le statut est à « Inactif », on doit demander la réactivation pour que le statut devienne
« Actif ».
ATTENTION
S’assurer que le client ou que l’emplacement sont inexistants avant d’en demander la
création. Se référer à la section « Comment vérifier si un client existe » à la page 4.
Pour les clients externes, on peut réaliser cette recherche à partir de la demande « Client
externe » sous l’onglet « recherche valeur ».
DEMANDE DE CRÉATION D’UN CLIENT EXTERNE

Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche :
∇ Clients
- Client externe
OU
Utiliser le lien Client externe de la page Accueil utilisateur
Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur l’onglet « Ajout valeur » :
Clé tables : UL – ne pas modifier
Client : laisser le mot « NEXT » un numéro sera attribué lors de l’approbation du client par le
Service des finances. Un courriel en informera.
No transaction : laisser le mot « NEXT »
• Cliquer sur pour débuter la saisie de la demande.
EN-TÊTE
L’état de la demande indique « entité UL »; le numéro du client lorsque celui-ci aura été
attribué lors de la confirmation de la demande (pour l’instant le champ est identifié NEXT); le
numéro de transaction NEXT.
Nom : Inscrire le nom du client, par exemple le nom de la compagnie. Si c’est un nom de
personne, respecter le format suivant : Nom,Prénom. (Limite de 44 caractères)
Devise : Sélectionner la devise.
Statut demande : Initial pour une nouvelle demande
Statut client : Le client doit être Actif. Si un client existant est au statut inactif, on doit
demander la réactivation du client. Se référer à la section « Réactiver un client » à la page 24.
CRÉATION D’UN EMPLACEMENT

Qu’est-ce qu’un emplacement : Chaque bureau ou division d’un client pourra exister dans le
fichier-client. Ils auront tous le même numéro de client; c’est leur adresse qui les différenciera.
Cette adresse est ce qu’on appelle l’emplacement.
Pour un même client, il est possible d’ajouter plusieurs emplacements/adresses.
Description : champ optionnel dans lequel on peut écrire une courte description. Par exemple,
pour indiquer si l’emplacement correspond au siège social du client ou au service financier ou
autres emplacements possibles. Ce champ ne sera pas imprimé sur la facture du client.
Les trois options suivantes doivent rester cochées :
Identifie l’adresse principale du client
Identifie l’adresse de l’acheteur

principale du client
Identifie l’adresse de destination
principale du client
L’emplacement 1 désignera l’emplacement principal du client.
Adresse
Pays : Inscrire le pays du client.
Pour trouver un pays, cliquer sur la loupe à droite du champ « Pays »
Exemple de recherche :
Pour chercher tous les pays, ne rien inscrire dans les champs et cliquer sur
On peut classer les pays en ordre

alphabétique en cliquant sur l’en-tête
de la colonne « Description »
Pour voir tous les résultats, cliquer sur
« Afficher tout »
Les options changeront par rapport
aux informations postales requises
pour le pays sélectionné. Par exemple,
lorsque la France est choisie
initialement, le champ État/Province
doit contenir une province de la
France.
Pour les pays étrangers, certains champs ne sont pas obligatoires lors de la saisie de
l’adresse.
Voici un lien permettant de vérifier le système d’adressage pour un pays étranger :
http://www.upu.int/fr/activites/adressage/systemes-dadressage-dans-les-pays-
membres.html
Si on se pose des questions lors de la saisie de la demande, écrire à l’adresse suivante :
Creation_Client@sf.ulaval.ca.
Langue : Toujours utiliser la langue FR(CAN) ou Anglais pour les clients américains ou
d’ailleurs. Ne pas utiliser les autres possibilités. Utiliser la loupe à droite du champ
« Langue » pour changer celle-ci.
Adresse : Inscrire l’adresse du client.
Ville : Inscrire la ville du client.
Code postal : Inscrire le code postal du client.
État/Province : Inscrire l’État ou la province du client. Utiliser la loupe à droite du champ
« État/Province » pour connaître les autres possibilités.
Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par
l’approbateur du Service des finances pour une date antérieure.
Statut à date effet : A (Actif)
Indicatif : Inscrire l’indicatif La demande doit obligatoirement comporter
No téléphone : Inscrire le numéro de téléphone un numéro de téléphone (soit dans les contacts
ou dans la section adresse) ou une adresse
Télécopieur : Inscrire le numéro de télécopieur courriel.
: Réinitialise tous les champs de l’adresse.
CRÉATION D’UN CONTACT
Qu’est-ce qu’un contact : Chaque bureau ou division est habituellement doté d’un responsable
administratif qui s’occupe de payer ou de faire payer les factures. Les coordonnées de cette
personne peuvent se retrouver dans la fiche du client sous le nom de « contact ». Il n’est pas
obligatoire d’inscrire un contact pour un client, mais c’est préférable pour faciliter les
communications avec celui-ci.
No. Contact : Le numéro sera attribué lors de l’approbation de la demande par le Service des
finances.
Nom : Inscrire le nom du contact sous le format suivant Nom,Prénom.
Titre : Inscrire son titre (optionnel).
Emplacement : Inscrire le numéro d’emplacement de rattachement au contact. Se référer aux

emplacements liés à votre client afin de sélectionner celui qui convient. Par exemple, si
l’adresse de Claude Côté est inscrite dans l’emplacement 1, il faut choisir l’emplacement 1
comme étant l’adresse de rattachement.
Communication : Inscrire le moyen de communication à privilégier à l’aide du chevron .
Soit l’option « Téléphone » ou « Courriel seulement ».
Courriel : Inscrire l’adresse courriel du client.
Téléphone : Choisir le type n⁰ téléphone à l’aide du chevron et remplir les champs

Indicatif outre-mer, N⁰ téléphone et Poste téléphonique.
Pour ajouter une deuxième ligne, cliquer sur le ou sur le pour supprimer une ligne.
Date effet : Le système inscrit par défaut la date du jour. Celle-ci peut être modifiée par
l’approbateur du Service des finances pour une date antérieure.
Avertissement
Certains champs sont obligatoires. Si on enregistre une demande en omettant des champs
obligatoires, on obtient des messages d’erreurs.
Exemples de message :
Le champ à compléter sera en surbrillance Compléter le champ demandé et cliquer sur

rouge. Remplir le champ et cliquer sur de nouveau.
de nouveau.
VALIDATION DE LA DEMANDE
Étapes de validation :
1. Cliquer sur . Le statut changera pour « Enregistré » et un numéro de transaction

sera attribué.
2. Pour soumettre la demande, cliquer sur .

Le message suivant apparaît :
• Cliquer sur « Oui » pour continuer. Cliquer sur « Non » pour annuler.
3. Une fois la demande soumise, le statut indique « Soumis » et les champs sont grisés.
Modifier votre demande
Seule la personne ayant complété la demande peut apporter des modifications avant
l’approbation par le Service des finances.
Si on désire apporter des modifications, cliquer sur . Le message suivant apparaîtra :
• Cliquer sur «Oui», faire les modifications et cliquer sur de nouveau.
Annuler une demande

Pour annuler une demande, cliquer sur .
Retour de la demande par le Service des finances
Si des informations sont manquantes ou que le client existe déjà, un courriel sera retourné avec
les commentaires du Service des finances au sujet des correctifs à apporter à la demande. Il
faudra retourner dans la demande qui indiquera le statut « Retour », faire les modifications
nécessaires et cliquer sur ou annuler.
Approbation de votre demande
Une fois la demande approuvée, un courriel de confirmation contenant les nouveaux
numériques demandés tel que, le numéro de client, le numéro du contact, le numéro
d’emplacement sera acheminé au demandeur. Voici un exemple :
On peut maintenant saisir une transaction de facturation externe.
AJOUTER UN EMPLACEMENT
Accéder à la page de recherche à partir du menu de gauche :
∇ Clients
- Client externe
OU
Pour modifier un client, cliquer sur l’onglet « Recherche valeur » :
On doit trouver le client pour lequel on désire apporter des modifications. Se référer à la
section « Comment vérifier si un client existe » à la page 4 pour connaître la façon d’utiliser
les différents champs de recherche.
Pour ajouter un nouvel emplacement, cliquer sur .
On peut alors, inscrire les informations relatives au nouvel emplacement. L’explication des
champs se retrouve à la page 14 du présent document. Lors de l’ajout d’un emplacement, il n’y
a aucune case à cocher puisqu’elles sont obligatoirement associées à l’adresse principale. Cet
emplacement devient simplement une adresse disponible pour la facturation. Les cases sont
grisées.
Pour effacer un emplacement qui n’a pas été approuvé, se positionner sur l’emplacement
désiré et cliquer sur .
Il est impossible de supprimer un emplacement d’une demande au statut approuvé. Pour
modifier l’adresse d’un emplacement existant, il faut ajouter une nouvelle adresse. Elle
deviendra l’adresse active. Se référer à la section « Ajouter une adresse ».
AVERTISSEMENT
Dans la demande, des champs sont grisés. Ces données ne sont pas modifiables. Il est
impossible d’effacer un emplacement, une adresse ou un client déjà existant.
Voici le message que l’on obtiendra :
Données grisées
AJOUTER UNE ADRESSE

Accéder à la page de recherche :
∇ Clients
- Client externe
OU
Pour modifier un client, cliquer sur l’onglet « Recherche valeur » :
Il faudra trouver le client pour lequel des modifications doivent être apportées. Se référer à la
Lors d’un changement d’adresse, par exemple un déménagement, Il faut ajouter une adresse
pour le même numéro d’emplacement.
Pour ce faire, cliquer sur le de la section adresse.
Remplir les informations de la section adresse. Ne pas oublier d’inscrire un numéro de

téléphone ou une adresse de messagerie. Se référer à la section « Adresse » à la page 14.
AJOUTER UN CONTACT
Pour ajouter un contact, cliquer sur le .
Compléter les informations dans la section données contacts. Ne pas oublier d’inscrire le mode
de communication et l’emplacement du contact.
Lorsque les modifications sont inscrites, cliquer sur et . Se référer à la

section Validation à la page 18 .
RÉACTIVER UN CLIENT
Dans le cas d’un client existant au statut inactif, effectuer les étapes suivantes pour activer le
client :
1. Accéder à la page de recherche :
∇ Clients
- Client externe
OU
2. Cliquer sur l’onglet « Recherche valeur » :
On doit trouver le client pour lequel on désire apporter des modifications. Se référer à la
3. Cliquer sur l’option « Réactiver ce client » :
4. Le statut changera pour « Actif »
5. Enregistrer en cliquant sur le bouton dans le bas de la demande.
6. Cliquer sur le bouton .
FACTURATION D’UN CLIENT EXTERNE
Le menu facturation doit être utilisé lorsqu’une unité administrative désire facturer un client
externe, c’est à dire un organisme, une entreprise, un employé ou un étudiant.
Une fois les informations saisies à l’écran, un numéro est attribué à la transaction de
facturation lors de son enregistrement. Le système effectue divers calculs et traitements; la
transaction devient alors une facture officielle. Chaque facture externe fait également partie
des Comptes à recevoir au Service des finances.
L’unité administrative imprime la facture originale sur un formulaire SF-408 et l’expédie au
client.
La suite des opérations, c’est-à-dire le suivi des comptes à recevoir, l’encaissement et le
recouvrement, s’effectue grâce aux données de facturation stockées dans la base de données et
accessibles par tous les intervenants.
ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE

Pour débuter la saisie de la transaction, cibler le menu hiérarchique suivant :
∇ Facturation
∇ Mise à jour
- Facture standard > Ajout valeurs
Ou
Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur
Ou
Le menu principal et le lien Factures standard
Source UL –fournisseur dans entité UL Source AU – fournisseur dans entité AU
Type facture : GE pour générale Type facture : AU pour autre organisme
Fournisseur Fournisseur
Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l’enregistrement.

Client facturation : Numéro du client dans la base de données.
Sources facturation : Numéro de l’unité administrative qui fournit le service ou le produit.
Bouton pour débuter la saisie.
DESCRIPTION DES OPTIONS DE LA FACTURATION
L’EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE – DONNÉES GÉNÉRALES 1)
L’état de la transaction
Cet encadré indique dans quelle entité est effectuée la saisie (UL); le numéro de la facture
lorsque l’enregistrement aura été fait (pour l’instant le champ est identifié NEXT); la devise
associée au client choisi est affichée (CAD).
Contrôle facturation
Le type de facture et la source sont des valeurs saisies lors de l’accès à la transaction.
« Type »
Le type de facture détermine le fonds et le numéro de
compte de contrepartie utilisé dans les « Comptes à
recevoir » (compte CDr). La plupart des unités
administratives génèrent des factures de type GE
(facture générale).
Si l’utilisation d’un autre type de facture est requise,
cliquer sur la loupe pour obtenir la liste, puis
sélectionner le type désiré.
« Statut »
Le statut est un indicateur qui situe l’utilisateur sur l’évolution
du traitement de la facture.
Le statut d’une nouvelle facture est « NEW ». Tant et aussi
longtemps que le statut n’est pas changé pour « RDY » : Prêt
à facturer », le traitement pour la rendre officielle ne peut être
effectué.
Le statut « HLD » permet de bloquer une facture et d’y
revenir plus tard.
Le statut « CAN » est attribué à une facture à annuler.
Le statut « PND », en attente d’approbation, est utilisé
lorsqu’un niveau supérieur d’approbation est demandé dans
l’unité.
« Fréquence »
Par défaut, le champ « Fréquence » indique « Unique ».
« Date de la facture »
Ce champ est généralement laissé à blanc. La date qui
apparaît sur la facture lors de la consultation est la date à
laquelle a eu lieu le traitement. Si la facture doit porter une
date précise, l’inscrire dans ce champ, mais prendre soin de
vérifier que la période comptable soit encore ouverte. Le
Service des finances transmet les dates de fermeture des
périodes comptables par courriel. On peut également obtenir
cette information en consultant le site web.
Si une date antérieure à la date du jour est utilisée et que la
période comptable est fermée, un avertissement s’affichera
lors de la sélection du statut RDY. Il suffit de corriger la date,
sinon le dossier sera en erreur aux comptes à recevoir.
Choix de la devise
Normalement, la devise est définie dans la fiche client et est
associée à l’emplacement géographique de l’entreprise. Il peut
arriver de devoir facturer un client dans une devise autre que
la devise habituelle. Il faut alors sélectionner la nouvelle
devise au tout début de la saisie.
Sélectionner la devise désirée en utilisant le bouton suivant
Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton « rechercher » pour

obtenir la liste des devises. Sélectionner la devise puis
confirmer avec le bouton OK
« Le client »
Le numéro du client à facturer apparaît dans le champ « Cl.
Fact. ». Cette valeur est saisie lors de l’accès à la transaction
de facturation. Le nom du client est également affiché.
L’adresse du client peut être vérifiée à la page « Données
adresse » en cliquant sur le lien « Adresse »
Les informations supplémentaires

Parmi les informations retrouvées dans cet encadré, seules les conditions de paiement
apparaîtront sur la facture expédiée au client.
En général, ces champs ne nécessitent pas de saisie.
« D. début/fin » Champ non utilisé par les unités administratives.
« Format : CRYSTAL » « CRYSTAL » est la valeur par défaut de ce champ. Cela
signifie que l’impression de la facture se fait à l’aide de ce
type de rapport.
« Cond. pmt : F30JR » Par défaut, les conditions de paiement sont Net 30 jours.
L’autre condition possible est Dû immédiatement.
« D. compt. » Ce champ sera utilisé pour qu’une transaction s’inscrive
dans une période comptable précise, lorsque le Service des
finances le permet.
(Ex. surtout en fin d’année financière : transaction
effectuée le 10 mai avec date comptable du 30 avril)
« Cpte : 992100 » Le compte indiqué ici est le compte débiteur de
contrepartie; il est associé au type de facture. Il s’agit du
compte où s’inscrira la transaction dans le module des
Comptes à recevoir. Ce compte sera crédité au moment de
l’encaissement.
Si le client a fourni un numéro de commande, saisir ce numéro dans le champ No réf. BC.
Lorsque le client expédie un bon de commande, l’adresse à laquelle la facture sera expédiée y
est inscrite. Cette adresse correspond généralement à l’emplacement principal de facturation.
LE SPÉCIALISTE
Dans chaque unité administrative qui
effectue de la facturation, une personne est
désignée comme « Spécialiste » pour la
facturation. Cette personne est celle qui
pourra fournir au client de l’information
supplémentaire sur la facture.
Le nom du spécialiste peut être changé en saisissant le code d’utilisateur de la personne désirée
dans le champ « Spécialiste ». Si l’IDUL de la personne à indiquer est connu, l’inscrire
manuellement, sinon faire la recherche en inscrivant les deux premières lettres du prénom et
les trois premières lettres du nom de famille de la personne. Cliquer sur la loupe à droite du
champ.
Il se peut que le nom de la personne à indiquer ne soit pas dans la liste; il faut alors demander
qu’il y soit ajouté en complétant le formulaire « Modification d’un client ou d’un fournisseur
interne » retrouvé sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique « Boîte à outils ».
Note : Si on change le spécialiste, il faut aussi penser à modifier le numéro de téléphone
de celui-ci dans le champ « Téléphone facturation ».
La zone des liens hypertexte
Cette zone comprend les liens qui permettent d’accéder à certaines pages de la transaction de
facture externe.
Les liens « Suiv. » et « Préc. » du bouton « Série pages » permettent d’obtenir dans l’ordre, les
pages nécessaires à la saisie complète d’une facture externe. Ces liens accélèrent la saisie de la
transaction.
L’ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE)

Pour obtenir cette page, cliquer le lien Adresse ou le lien Suiv. du bouton « Série pages ».
Par défaut, c’est l’adresse principale du client qui est affichée. Utiliser la loupe
pour accéder à la liste déroulante afin d’obtenir les autres valeurs.
Le nom de la personne retrouvé dans le champ « Contact » apparaîtra sur la facture. Un contact
est une personne qui a pour tâche de payer ou de faire payer les factures qui lui sont adressées.
Utiliser la loupe pour accéder à la liste déroulante afin d’obtenir les noms
des contacts créés pour le client.
Si le contact inscrit dans le fichier n’est pas approprié pour une facture en particulier ou s’il
s’agit d’un contact occasionnel, il est possible de saisir le nom d’une autre personne dans le
champ « Nom ». Ce nouveau nom apparaîtra sur l’original de la facture à expédier au client.
Cependant, ce nouveau contact ne sera pas inscrit dans la fiche client à moins d’en faire la
demande au Service des finances en utilisant le lien « Client externe» que l’on retrouve dans
PeopleSoft sous la rubrique « Facturation ».
LE COMMENTAIRE D’EN-TÊTE (EN-TÊTE – COMMENTAIRES)
Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires ou le lien Suiv. du bouton « Série pages ».
Un dernier élément permet de compléter l’en-tête de la facture, il s’agit de l’en-tête

commentaire..
Lorsque cette note est utilisée, elle doit contenir de l’information qui a trait à l’ensemble du
document. Cette note peut être destinée au client ou s’adresser aux intervenants de
l’Université. Les champs « Standard » et « Type commentaire » ne sont pas utilisés pour
l’instant. Si on désire qu’un commentaire demeure à l’interne, on doit cocher la case
« Interne seulement ».
Si le commentaire à inscrire est plus long que 256 caractères, ajouter une deuxième « boîte »
en utilisant le bouton , sinon la partie du message dépassant 256 caractères sera tronquée.
Les commentaires autres que le premier commentaire peuvent être supprimés en utilisant le
bouton .
LES LIGNES DE DESCRIPTION (LIGNES – DONNÉES GÉNÉRALES 1)
Pour obtenir cette page, cliquer l’onglet « Lignes – données générales 1 » ou le lien Suiv. du
bouton « Série pages ».
Une fois la saisie de l’information commune à l’ensemble du document effectuée, on passe à

la saisie des lignes de description des produits et services rendus au client. À chacune des
lignes de description seront ensuite associées les lignes de répartitions comptables de revenu.
La description complète de chaque article vendu se fait dans l’onglet « Ligne - données
générales 1 »
Le champ « Description » a une longueur de 30 caractères; y inscrire un élément précis. C’est
l’information saisie dans ce champ qui apparaîtra dans EXPLO.
Pour ajouter une ligne de description, placer le point d’insertion dans un champ de la ligne
existante et utiliser la touche Alt + 7 du clavier ou cliquer sur le bouton .
LES COMBINAISONS COMPTABLES (COMPT. – RÉPARTITION REVENUS)
Pour obtenir cette page, cliquer le lien « Écrit. compt » de la page « Lignes – données
générales 1 » ou sélectionner la page « Compt. répart. revenus » à partir du menu de
navigation ou cliquer le lien Suiv. du bouton « Série pages ».
Inscrire les éléments de la combinaison comptable de revenu dans les champs appropriés.
ATTENTION : Il faut utiliser un compte de revenu « externe » valide, puisque des
revenus sont encaissés sur une facture « externe ».
Pour répartir sur deux combinaisons comptables, utiliser le bouton pour ajouter des lignes
de répartition. Saisir la première combinaison comptable et indiquer le % ou le montant
approprié dans les champs ou .Répéter la même action avec la deuxième

combinaison comptable. Si la combinaison comptable n’est pas valide, un message d’erreur
apparaît. (Voir la section « Que faire avec les messages d’erreur »).
La répartition sur plus d’une combinaison comptable est possible seulement si le fonds des
combinaisons comptables est le même. Pour utiliser des fonds différents, il faut faire des lignes
de description différentes avec chacune leur combinaison comptable.
Pour annuler une ligne, placer notre curseur dans l’un des champs de la ligne, puis utiliser le
bouton .
Note : Lorsqu’il faut répartir des revenus pour des frais de gestion à l’institution, à une
faculté ou à un département, vérifier auprès du responsable du secteur quels sont
les pourcentages à appliquer, car ceux-ci varient d’une faculté à une autre. À titre
d’exemple pour la façon d’effectuer le calcul, se référer à la section « Particularités – Calcul et
répartition des revenus - frais de gestion ».
Répart.
La plupart des unités administratives n’ont pas à utiliser le champ « Répart ». Par contre, celles
qui ont un volume important de factures et qui utilisent toujours la même combinaison
comptable de revenu, peuvent se faire définir un code qui, une fois sélectionné, inscrira
automatiquement la combinaison comptable.
Pour choisir une valeur pour la répartition, utiliser la

loupe, puis sélectionner la valeur définie pour notre
unité administrative.
LE COMMENTAIRE DE LIGNE (LIGNES – COMMENTAIRES)
Pour obtenir cette page, cliquer le lien Commentaires de la page « Compt. répart. revenus » ou
le lien Suiv. du bouton « Série pages ».
Il est possible d’utiliser la boîte de texte de cette page pour compléter la description de l’article
ou du service facturé. Cette note peut être destinée au client ou s’adresser aux intervenants de
l’Université. Les champs « Standard » et « Type commentaire » ne sont pas utilisés pour
l’instant. Dans le cas où un commentaire demeure à l’interne, il faut cocher la case
« interne seulement ».
Attention : L’encadré commentaire ligne facture peuvent contenir jusqu’à 256 caractères. Si
toutefois plusieurs boîtes de commentaire de ligne sont ajoutées, s’assurer de
ne pas dépasser 3000 caractères pour l’ensemble de la facture, sinon il est risqué
de perdre l’information inscrite après le 3000ème caractère.
LES TAXES (LIGNE – DONNÉES TVA)
Pour obtenir cette page, sélectionner la page « Compt. répart. revenus » à partir du menu de
navigation ou cliquer l’icône à la page « Lignes – données générales 1 » ou cliquer le lien
Suiv. du bouton « Série pages ».
• Cliquer sur le bouton pour consulter les valeurs par

défaut liées au client dans la base de données.
• Cliquer sur le triangle
C’est la section « Détails TVA » qui donne l’information concernant le taux de taxe applicable
pour le client. Pour cet exemple, le client doit payer la TPS seulement.
Il est possible de devoir modifier le code de taxe par défaut selon la situation.
Par exemple :
• si le service facturé est non taxable, il faudra modifier le code de taxe pour la valeur
« SANS TAXE ».
• si une adresse est sélectionnée pour un ministère ou un organisme fédéral ou encore
pour une entreprise située dans une autre province, ne pas oublier de modifier le code
taxes selon la nouvelle adresse sélectionnée sur la facture.
Se référer au site Web du Service des finances pour connaître les taux de taxation sur la
facturation des ventes de biens et de services par l’Université.
Modification du code de taxe
• Pour modifier le code de taxe,

cliquer sur la loupe
• Puis sur le bouton
Codes disponibles dans la liste :
CANADA-P: lorsque la TPS

seulement est applicable.
QUEBEC-P: lorsque les deux taxes
sont applicables.
SANS TAXE: aucune taxe applicable
TVH : pour le Nouveau-Brunswick et
Terre-Neuve
TVH IPE : pour l’Ile-du-Prince-
Édouard
TVH N-E : pour la Nouvelle-Écosse
TVH C.B. : pour la Colombie-
Britannique
TVH-Ont : pour l’Ontario
Remarque : si l’unité qui a fourni le service est dans l’entité AU, c’est elle (selon les règles
qui régissent la corporation) qui détermine quelles sont les taxes applicables
pour les services ou produits.
Lorsqu’on modifie le code de taxe, s’assurer d’enregistrer l’action avant de poursuivre.
Afin de s’assurer que celles-ci ont bel et bien été modifiées, faire la vérification de la façon
suivante :
• Enregistrer la transaction, puis cliquer sur le lien Sommaire dans la zone des liens,
située au bas de l’écran.
• Cliquer sur le bouton

• Enregistrer l’opération
• Cliquer sur le lien En-tête-données 1 pour revenir à la page de saisie de la facture.
VALIDATION D’UNE FACTURE EXTERNE
Lorsque la saisie est complétée, le statut doit être mis à « RDY » afin que le traitement puisse
être effectué. Cette action se fait à l’onglet « En-tête – données générales 1 » au champ
« Statut ».
• Cliquer sur la loupe pour sélectionner le statut « RDY »
• Cliquer sur le bouton pour sauvegarder la modification.

Le système informatique prendra en charge la transaction et une fois le traitement terminé, le
statut passera à INV.
Il est à noter que la validation d’une facture se fait en deux traitements. Un premier traitement
pour passer le document au statut « INV »; ce traitement s’exécute quatre fois par jour. Un
deuxième traitement pour exécuter le contrôle budgétaire; ce traitement s’exécute trois fois par
jour.
IMPRESSION D’UNE FACTURE
Pour imprimer une facture officielle, le statut de la transaction doit être à « INV » et le menu à
utiliser est « Achèvement et impression ». Il faut retenir que l’impression d’une facture
officielle doit se faire sur le formulaire SF-408, formulaire à obtenir auprès du Service des
finances. Il faut expédier cette facture au client.
Il y a quatre façons pour imprimer une facture, soit utiliser :

• le menu « Impression facture terminée » avec lequel on ne peut imprimer que les
factures dont le statut est INV;
• le lien « Afficher version imprimable », que l’on retrouve dans la page de
consultation « Sommaire facture » lorsque le statut de la facture est à INV.
• le menu « Impression facture pro forma » qui permet d’imprimer une facture quel
que soit son statut, sauf si elle est à INV;
• le bouton « pro forma » sur la page de la transaction « En-têtes données générales
1 » lorsque le statut de la facture est autre que INV;
Noter qu’une facture dont le statut est « CAN pour facture annulée » ne peut être imprimée.
Voici donc chacune des procédures à suivre pour l’impression des factures, selon leur statut.
Police OCR
La police OCR (abréviation du terme anglais optical character recognition) doit

obligatoirement être installée sur le poste de travail pour que la facture puisse être acceptée par
les institutions financières.
Voici une façon simple et rapide de s’assurer que la police OCR est installée sur le poste de
travail : lors de la visualisation d’une facture en format PDF, on devrait voir au bas de la
facture un code qui ressemble à celui-ci :
Et non ceci :
Si la police OCR n’est pas installée sur le poste de travail, s’adresser à un responsable réseau
qui en fera l’installation. Consulter le site Web du Service des finances dans la section
Formation et pilotage de systèmes – Support aux utilisateurs pour obtenir la procédure
d’installation. Pour accéder à ce document, on doit s’authentifier avec notre IDUL et notre
NIP.
Il est également important d’installer la police OCR lorsqu’on change d’ordinateur pour un
plus récent.
IMPRESSION D’UNE « FACTURE TERMINÉE », STATUT INV
MENU D’IMPRESSION
Pour avoir accès au menu d’impression, utiliser le menu hiérarchique suivant ou utiliser le lien
Impression facture terminée de la page Accueil utilisateur.
Accès au menu :
∇ Facturation
∇ Génération facture
∇ Factures non consolidées
- Achèvement et impression
Les actions à faire dans cette page :

• Créer ou rechercher le contrôle d’exécution pour l’impression de la facture
Le contrôle d’exécution définit un raccourci qui permet d’exécuter à répétition une même
requête. La première fois qu’on définit un contrôle d’exécution, on définit les paramètres de
demande de rapport. Par la suite, il suffit d’utiliser le mot clé, soit le contrôle d’exécution,
pour obtenir la page de demande de rapport.
Utiliser l’onglet « Ajout valeur » pour créer un contrôle d’exécution. Saisir un mot clé et
cliquer le bouton .
Utiliser l’onglet « Recherche valeur » pour utiliser un contrôle d’exécution existant. Saisir le
mot clé et cliquer le bouton .
La page « Achèvement et impression permet de définir les paramètres de sélection.

• Vérifier les paramètres de sélection sous l’onglet « Achèvement et impression »
Les paramètres « date traitement » et « no facture » sont cochés par défaut. Options EDI doit
être à « Impr. seul ». Même si la case « Inclure factures internes » est cochée, ceci
n’empêchera pas d’imprimer une facture externe.
Impression d’une facture
Indiquer l’entité, le numéro de la transaction à imprimer ainsi que la source. La source
représente le numéro de l’unité administrative fournisseur.
Impression de plusieurs factures pour un même fournisseur
Indiquer l’entité, les numéros de facture à imprimer dans les champs « De facture - À
facture », ainsi que la source.
Impression de plusieurs factures avec une source différente pour chaque facture
Indiquer l’entité, le numéro de la transaction ainsi que la source pour une première facture.
Ajouter une boîte pour la sélection d’une autre facture avec le bouton et inscrire l’entité, le
numéro de la transaction et la source pour la transaction désirée. On peut ajouter plusieurs
boîtes de sélection afin d’imprimer plusieurs factures pour un seul traitement.
• Vérifier les paramètres de sélection sous l’onglet « Option impression »
Seul le paramètre « Pays » dans la section « Méthode de tri » doit être coché. Tous les autres
éléments sont à blanc.
Revenir à l’onglet Achèvement et impression.
• Cliquer le bouton
Cette action redirige vers la page « Demande Répartiteur traitements ».
• Sélectionner « Impression factures Crystal UL
• Cliquer sur le bouton

Une nouvelle fenêtre internet s’affiche informant que le traitement est lancé.
Lorsque le traitement est réussi, la facture en format PDF s’affiche.
IMPRESSION DANS UNE AUTRE LANGUE

Remarque : La facture pour ce client établi à Guelph, Ontario a été imprimée en français.
Pour imprimer cette facture en anglais, selon les valeurs par défaut enregistrées
dans la base de données, voici ce qu’il faut poser comme action avant de lancer
l’impression.
Dans la page « Achèvement et impression » sélectionner « Destinataire » avant de lancer
l’exécution. Cette action permettra d’imprimer la facture dans la langue enregistrée par défaut
sur la fiche du client. Pour cet exemple, en langue anglaise.
Poursuivre l’impression selon les étapes décrites précédemment.
ATTENTION : Si on obtient une page blanche lors de l’impression, s’assurer d’avoir :

• inscrit la bonne source
• saisi le bon numéro de facture
• coché la case s’il y a lieu

• vérifié si l’adresse du client est active, se référer à la rubrique « Recherche-Nom
client » du document.
• décoché la case , à l’onglet « Options impression ».
LIEN « AFFICHER VERSION IMPRIMABLE »

Il est possible d’imprimer une facture externe lorsque l’on consulte celle-ci, à partir du lien
Sommaire facture que l’on retrouve sur la page « Accueil utilisateur » ou en ciblant le menu
suivant :
∇ Facturation
∇ Révision données facturation
- Sommaire factures
• Saisir le numéro de facture à consulter.

• Lancer la recherche à l’aide du bouton .
• Cliquer sur le lien « Afficher version imprimable »

Une fenêtre « Internet Explorer » s’affiche, informant que le traitement est lancé.
Lorsque le traitement est réussi, le document en format PDF s’affiche.
IMPRESSION D’UNE « FACTURE PRO FORMA »
MENU D’IMPRESSION
Ce menu permet l’impression d’une transaction dont le statut n’est pas à INV. Ce document
portera la mention facture temporaire et n’est pas un document officiel.
Accès au menu :
∇ Facturation
∇ Factures non consolidées
- Impression factures proforma
OU
Utiliser le lien Impression facture pro forma dans la page Accueil utilisateur
On doit ensuite effectuer les mêmes étapes que pour l’impression d’une « facture terminée »
décrite précédemment. On obtient alors une facture dont le libellé sera « FACTURE
TEMPORAIRE ».
BOUTON PRO FORMA

On peut imprimer une facture externe au statut autre que « INV » lorsqu’on a la transaction à
l’écran en utilisant le bouton « Pro forma » situé à droite de l’écran.
• Cliquer le bouton « Pro forma »

Une fenêtre « Internet Explorer » s’affiche, informant que le traitement est lancé.
Lorsque le traitement est réussi, le document s’affiche en format PDF.
ATTENTION : Pour imprimer une facture selon les données de la langue enregistrées sur la
fiche client, par exemple pour un client dont la langue par défaut est
l’anglais, se référer à la section précédente, sous la rubrique « Impression
dans une autre langue ».
IMPRESSION DU REGISTRE DES FACTURES

La page « Registres factures » permet d’obtenir un rapport des factures selon des besoins
spécifiques. En effet, il est possible d’utiliser ce registre pour obtenir les factures que l’on a
émises en tant que fournisseur, les factures qui ont été émises à l’unité en tant que client, les
factures dont les revenus sont versés dans un projet spécifique ou encore les factures générées
par une faculté spécifique.
Accès à la page :
∇ Facturation
∇ Génération factures
∇ Rapport
- Registres factures
OU
Utiliser le lien Registre de factures dans la page Accueil utilisateur

• Créer ou rechercher le contrôle d’exécution pour l’impression de la facture.
Le contrôle d’exécution définit un raccourci qui permet d’exécuter à répétition une même
requête. La première fois qu’on définit un contrôle d’exécution, on définit les paramètres de
demande de rapport. Par la suite, il suffit d’utiliser le mot clé, soit le contrôle d’exécution,
pour obtenir la page de demande de rapport.
• Utiliser l’onglet « Ajout valeur » pour créer un contrôle d’exécution. Saisir un mot
clé, par exemple « Impression » et cliquer le bouton .
• Utiliser l’onglet « Recherche valeur » pour utiliser un contrôle d’exécution existant.
Saisir le mot clé et cliquer le bouton .
Selon les paramètres utilisés, le rapport produit sera plus ou moins élaboré.
Voici les paramètres disponibles :
Paramètre demande rapport
Entité UL : Université Laval
AU : autres organismes non UL
Type fact. GE, INT, RCH, etc.
Source Le numéro de l’unité fournisseur
Exclure factures payées Si la case est cochée, seules les factures non payées seront affichées
Données facultatives
Projet Pour restreindre le rapport à un projet spécifique
Unité débutant par Pour permettre l’affichage des factures de toutes les unités d’une faculté
Sélection intervalle
Date de début : Pour indiquer la période désirée
Date de fin
Sélection des clients
Internes et externes Pour obtenir toutes les factures, qu’elles soient internes ou externes
Clients externes Pour obtenir les factures externes seulement
Client spécifique Pour obtenir les factures d’un client spécifique
Type client Pour obtenir les factures d’un type de client en particulier
(employé/étudiant, unité, externe)
Clients internes Pour obtenir les factures internes seulement
• Cliquer par la suite sur le bouton .
• Sélectionner l’un ou l’autre des traitements, par numéro de facture ou de client.
• Cliquer sur .
Une nouvelle fenêtre « Internet Explorer » s’affiche, informant que le traitement est lancé.
Lorsque le traitement est réussi, le document s’affiche en format PDF.
IMPRESSION À PARTIR DU LIEN MONITEUR DE TRAITEMENT
Lors de l’impression, il est possible que le document en format PDF ne s’affiche pas, pour
différentes raisons. Si cela n’est pas dû à des paramètres erronés, peut-être est-il possible
d’avoir accès au document à partir du lien Moniteur de traitement situé en haut de la page
« Menu d’impression ». Il suffira de cliquer sur ce lien pour vérifier si le traitement a été
effectué avec succès même si le document demandé n’a pas été obtenu.
Ce lien se trouve également dans le menu de gauche de l’application sous le menu « Utilitaires
PeopleSoft/Répartiteur traitements/Moniteur traitements »
• Cliquer sur le lien Moniteur de traitement à partir du menu ou de la page « Menu
impression ».
Une liste apparaîtra avec les différentes requêtes demandées. La plus récente se
situe en haut de la liste. Le nom du traitement qui concerne les factures est
ULBIPRINT.
• Cliquer sur ce lien, puis le lien ULBIPR00.
• Cliquer le lien Journal Trace.
• Puis le fichier PDF.
SAISIE D’UNE FACTURE EXTERNE ÉTAPE PAR ÉTAPE
Accéder à la saisie de la transaction en ciblant le menu :
∇ Facturation
∇ Mise à jour
- Facture standard>Ajout valeur
OU
Utiliser le lien Facture standard de la page Accueil utilisateur

• Vérifier l’Entité, la modifier si nécessaire.
Utiliser la loupe et choisir une valeur. Entité : UL – organisation de l’UL ou AU – pour
autre organisme – ex. Rouge et Or.
• Saisir le type de facture « GE ».
Utiliser la loupe et choisir une valeur. La plupart des unités administratives font des
factures de type GE.
• Indiquer la source facture.
Le numéro de l’unité administrative fournisseur est la valeur à saisir.
• Indiquer le client facturation.
Le numéro du client est la valeur à saisir. Se référer à la section Recherche d’un client.
• Cliquer le bouton pour saisir la transaction.
La transaction est composée d’onglets et de liens qui redirigent vers différentes pages.
À chacune des pages, on trouve l’encadré suivant qui permet, en utilisant les liens
Préc. et Suiv., de passer d’une page à l’autre et de saisir les différentes informations
nécessaires pour produire une facture. La saisie d’une facture est plus rapide en utilisant ces
liens.
EN-TÊTE DONNÉES GÉNÉRALES 1
L’onglet « En-tête - données générales 1 » regroupe l’information commune à l’ensemble de la
facture.
Les actions à faire dans cette page sont :

• Changer la devise si nécessaire.
Utiliser l’icône pour choisir la devise.

• Inscrire le bon de commande du client si nécessaire.
• Utiliser le champ approprié.

• Vérifier le spécialiste facturation.
Faire la modification si nécessaire en saisissant le code d’utilisateur et le numéro de téléphone
du spécialiste. Pour mettre à jour l’information apparaissant à l’écran, cliquer sur le bouton
• Ajouter un commentaire si nécessaire.

• Cliquer sur le lien Commentaires.
• Cliquer le lien Suiv. du bouton « Série pages ».
EN-TÈTE DONNÉES GÉNÉRALES 2
(Aucune action à faire dans cette page. Cette page est utilisée par le Service des finances.)
DONNÉES ADRESSE
• Vérifier l’adresse du client ou choisir l’emplacement si nécessaire.

Cliquer la loupe vis-à-vis du champ « Emplacement », pour effectuer votre choix.
• Vérifier ou sélectionner le contact.
Cliquer sur la loupe à droite du champ « Contact » pour sélectionner le contact.
EN-TÊTE - NOTES
• Ajouter un commentaire, si nécessaire.
• Ajouter une autre boîte de commentaire si nécessaire.
LIGNES DONNÉES GÉNÉRALES 1

• Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l’unité de mesure en
cliquant sur la loupe et le prix unitaire.
• Cliquer le lien Suiv. du bouton « Série pages »
COMPT. – RÉPARTITION REVENUS

• Saisir la combinaison de revenu.
LIGNES – COMMENTAIRES

• Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire
• Cliquer le lien Suiv. du bouton « Série pages »
LIGNES – DONNÉES TVA
• Cliquer sur le bouton .

• Vérifier si le code de taxes doit être modifié sous la section « Détails TVA ».
EN-TÊTE – DONNÉES GÉNÉRALES 1 (VALIDATION)
• Changer le statut « NEW » pour « RDY ».
• Enregistrer.
CONSULTATION D’UNE FACTURE EXTERNE

Il est possible de consulter une facture externe quel que soit le statut en utilisant le menu
« Révision données facturation – Détails factures » ou le menu « Révision données
facturation – Sommaire factures ».
RÉVISION DONNÉES FACTURATION – DÉTAILS FACTURES

Accès à la page de consultation :
∇ Facturation
- Détails factures
Les actions à faire dans cette page sont:

• Saisir une ou des valeurs dans les différents champs.
Utiliser le numéro de facture recherchée, ou le numéro de client facturation pour
obtenir la liste des factures de ce client.
• Cliquer le bouton .
Ici, la recherche est faite à l’aide du numéro de facture qu’on a saisi dans le champ « Facture ».
On peut consulter cette facture en utilisant les liens ou encore en utilisant les liens Préc. ou
Suiv. du bouton « Série pages ».
Ici, la recherche est faite à l’aide du numéro de client qu’on a saisi dans le champ « Client
facturation ». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée.
RÉVISION DONNÉES FACTURATION – SOMMAIRE FACTURES
∇ Facturation
- Sommaire factures
OU
Utiliser le lien Sommaire facture dans la page Accueil utilisateur
Les actions à faire dans cette page sont:

• Saisir une ou des valeurs dans les différents champs
Ici la recherche est faite à l’aide du numéro de facture qu’on a saisi dans le champ « Facture ».
Ici la recherche est faite à l’aide du numéro de client qu’on a saisi dans le champ « Client
facturation ». Il suffit par la suite de consulter la liste puis cliquer sur la facture désirée.
MODIFICATION/RÉCUPÉRATION D’UNE FACTURE EXTERNE
Il est possible de modifier les informations sur une transaction de facturation en autant que le
statut de celle-ci n’est à pas « INV ». Si le statut est à « INV », se référer à la section
« Correction d’une facture ».
Accès à la page :
∇ Facturation
∇ Mise à jour facture
- Facture standard
OU
Utiliser le lien Factures standard dans la page Accueil utilisateur
Utiliser l’onglet « Recherche valeurs »

Ici, la recherche est faite à l’aide du numéro de facture qu’on a saisi dans le champ « Facture ».
Il suffit d’apporter les modifications désirées, puis sauvegarder en cliquant le bouton

.
Ici la recherche est faite à l’aide du numéro de client qu’on a saisi dans le champ « Client
facturation ». Il suffit par la suite de consulter la liste, cliquer sur la facture désirée puis
apporter les modifications nécessaires.
CORRECTION D’UNE FACTURE
Avant de corriger une facture, on doit en vérifier le statut; celui-ci doit être à « INV » et la
validation budgétaire doit avoir été effectuée sur la transaction; on devrait voir apparaître
« Vérif. Budget : V ». À cet effet, utiliser le lien Sommaire facture sur la page « Accueil
utilisateur » pour effectuer la vérification.
Si le statut est différent de « INV », se référer à la section « Modification d’une transaction de
facturation » pour savoir comment récupérer une transaction non finalisée.
Deux types de corrections sont possibles : Créditer une facture et créditer et refacturer une
facture.
CRÉDITER FACTURE COMPLÈTE (NOTE DE CRÉDIT)

Cette action est choisie lorsque l’on veut annuler une facture et ne pas en émettre une nouvelle.
Le système émet une note de crédit.
Accès à la page :
∇ Facturation
∇ Mise à jour
- Correction facture complète
OU
Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur

Utiliser le numéro de facture à créditer, ou le numéro de client facturation pour obtenir
la liste des factures de ce client. Ici la recherche est faite à l’aide du numéro de facture.
Cette action redirige vers la page « Correction facture complète »
ATTENTION : si on n’obtient pas l’écran « Correction facture complète », c’est qu’une
correction a déjà été apportée à la facture. Pour visualiser les
corrections, utiliser l’écran « Historique des corrections ». Pour
connaître la procédure, se référer à la section du même nom.

« Créditer facture complète » ou « Créditer et refacturer »
• Sélectionner l’action désirée, par exemple « Créditer facture complète » puis
cliquer le bouton .
Une fois l’action enregistrée, un numéro apparaît dans le champ « Facture créditée »; c’est la
note de crédit émise par le système. Le lien En-tête – données 1 devient actif.
Si on désire consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette

action amène à l’écran la note de crédit.
Note : Habituellement on ne modifie pas une note de crédit.
Par contre, il arrive que, dans certains cas, il faille intervenir. Par exemple, si la devise est
USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure
sur la facture initiale, on devra modifier le taux sous l’onglet « En-tête - données générales 2 ».
Sélectionner « Source: Util »

Le champ « Taux » devient
disponible pour y indiquer le taux
apparaissant sur la facture initiale.
Le montant en dollar canadien
crédité sera identique à celui facturé
dans vos livres budgets.
La note de crédit devient officielle une fois le traitement automatique complété.

Celle-ci est disponible pour impression, si nécessaire.
CRÉDITER ET REFACTURER
Cette action est choisie lorsque l’on veut annuler une facture et en émettre une nouvelle. Ce
menu permet d’utiliser la facture existante pour obtenir une nouvelle facture par copie. Cette
copie est utilisée pour apporter les corrections et devient la nouvelle facture. Le système émet
en même temps une note de crédit.
Accès à la page:
∇ Facturation
∇ Mise à jour
- Correction facture complète
OU
Utiliser le lien Correction facture complète dans la page Accueil utilisateur
Utiliser le numéro de facture à corriger, ou le numéro de client facturation pour obtenir
la liste des factures de ce client.
Ici la recherche est faite à l’aide du numéro de facture.
Cette action redirige vers la page « Correction facture complète ».
• Sélectionner l’option « Créditer et refacturer » puis Enregistrer.

Une fois l’action enregistrée, un numéro de facture est émis par le système ainsi qu’un numéro
de note de crédit. On retrouve le numéro de la note de crédit dans le champ « Facture
créditée »
Si on désire consulter ou modifier la note de crédit, cliquer le lien En-tête-données 1.Cette
action amène à l’écran la note de crédit.
Note : Habituellement on ne modifie pas une note de crédit.
Par contre, il arrive que, dans certains cas, il faille intervenir. Par exemple, si la devise est
USD ou tout autre que CAD et seulement si le taux de change est différent de ce qui figure
sur la facture initiale, on devra modifier le taux sous l’onglet « En-tête - données générales 2 ».
Sélectionner « Source: Util »

Le champ « Taux »devient
disponible pour y indiquer le taux
apparaissant sur la facture initiale.
Le montant en dollar canadien
crédité sera identique à celui facturé
dans vos livres budgets.
La note de crédit devient officielle une fois le traitement automatique complété.
Le numéro de la nouvelle facture est inscrit dans le champ « Facture corrigée ». Le lien En-
tête – données 1 est actif.

• Cliquer le lien En-tête-données 1 au niveau du champ « Facture corrigée »
Cette action amène à l’écran la nouvelle facture.

• Apporter les corrections nécessaires.
• Modifier le statut « NEW » pour « RDY ».
La nouvelle facture devient officielle une fois le traitement automatique complété et est
disponible pour l’impression.
HISTORIQUE DES CORRECTIONS
La page « Historique corrections » permet de consulter les corrections effectuées sur les
factures.
Accès à la page :
∇ Facturation
- Historique corrections

Utiliser le numéro de facture qui était à corriger ou le numéro de la note de crédit ou le numéro
de la nouvelle facture dans le champ « Facture ».
Il est possible de faire la recherche en utilisant le numéro de client facturation. Dans ce cas, la
liste des corrections effectuées pour le client s’affiche.
Ici la recherche est faite en utilisant un des numéros de facture.
La page « Historique corrections » affiche la liste des transactions créées suite à la correction.
Le « type fact. » indique le type de document et son rôle dans le processus de correction. Le
« type fact. REG » signifie que cette facture est la facture originale, «le type ARB » signifie
que cette facture est la nouvelle facture créée suite aux corrections et « ACR » signifie que le
ce document est la note de crédit.
COPIE D’UNE FACTURE
Si on désire copier une facture externe, s’assurer que la facture initiale est bien une facture
externe. Pour ce faire, le type de la facture doit indiquer GE et le client doit commencer par
le chiffre « 2 » pour les clients de type « entreprise ».
La page « Copie facture unique » permet d’utiliser une facture existante afin de créer une
nouvelle facture. S’assurer que l’adresse du client est toujours « actif », avant d’effectuer
la copie. Sinon, la nouvelle facture demeurera au statut « RDY » et ne deviendra jamais à
« INV ».
Accès à la page :
∇ Facturation
∇ Mise à jour
- Copie facture unique
OU
Utiliser le lien Copie facture unique dans la page Accueil utilisateur.

Utiliser le numéro de facture recherchée ou le numéro de client facturation pour obtenir
la liste des factures de ce client.
Ici la recherche est faite à l’aide du numéro de facture qu’on a saisi dans le champ « Facture ».
Cette action redirige vers la page « Copie facture unique ».
• Sélectionner l’action en cochant le bouton « Copier facture » puis cliquer le
bouton .
Une fois l’action enregistrée, un numéro de facture est émis par le système. Le système émet
une nouvelle facture. On retrouve le numéro dans le champ « Facture copiée ». Le lien En-tête
facture – données devient actif.

• Cliquer le lien En-tête facture-données.
Cette action amène à l’écran la nouvelle facture :
• Apporter les modifications, ajustements ou corrections nécessaires.
• Modifier le statut « NEW » pour « RDY ».
La nouvelle facture devient officielle une fois le traitement automatique complété et disponible
pour l’impression.
PARTICULARITÉS
Lorsqu’on facture un client externe pour la récupération de salaires, d’avantages sociaux ou
pour toutes autres frais encourus, inscrire clairement dans le champ « Description »
récupération de…. Aussi, cibler les bons comptes pour récupérer les coûts déjà passés au livre
budget de dépense.
RÉCUPÉRATION DE SALAIRE
Se référer à l’information que l’on retrouve sur le site Web du Service des finances, sous la
rubrique « Boîte à outils », section « Règle de gestion financière - Facturation reçue des
hôpitaux -Récupération salaire -Répartition des revenus et Exemple de facture ».
RÉCUPÉRATION AUTRES FRAIS

Lorsqu’on facture un client externe pour la récupération de dépense, on demande de bien
vouloir ajouter un commentaire d’en-tête sous l’onglet « En-tête-commentaires », en y
indiquant la référence liée à la dépense qu’on désire récupérer. Il s’agit d’indiquer le numéro
de la pièce justificative ou le numéro de l’écriture de journal.
Important : Ne pas oublier de cocher la case « Interne seulement », afin que le commentaire
destiné au Service des finances n’apparaisse pas sur la facture envoyée au
client.
CALCUL ET RÉPARTITION DES REVENUS – FRAIS DE GESTION

Lorsqu’on facture un client externe pour des frais de service ou de vente sur un projet de type
SC, on doit non seulement facturer les coûts de la vente ou du service rendu, mais ajouter
également des frais de gestion.
Ces frais de gestion comprennent toujours des frais de gestion institutionnel et des frais de
gestion optionnel facultaire et départemental. Afin de vérifier si des frais de gestion facultaire
ou départemental s’appliquent et connaître le taux de frais applicable, on doit se référer au
responsable de notre unité administrative. En voici deux exemples :
Pour ajouter les frais de gestion au montant net que le fournisseur veut récupérer, 150.00$
Analyse XYZ (coût net du travail pour le fournisseur de service au projet SC) 150.00$
Frais de gestion institutionnel 15% Formule = 150.00$ x 0.15 22.50$
Frais de gestion facultaire 8% Formule = 150.00$ x 0.08 12.00$
Frais de gestion départemental 5% Formule = 150.00$ x 0.05 7.50$
Frais ajoutés de 28%
TOTAL 192.00$
Montant total brut incluant les frais de gestion (à inscrire sur la facture
« Ligne données générales 1 »)
Pour extraire les frais de gestion du montant brut – Prix convenu au total, 150.00$
Analyse XYZ (coût net du travail pour le fournisseur de service au projet SC)
Service analyse 100% Formule = 150.00$ ÷ 1.28 117.19$
(150$ divisé par la somme
totale des frais 128%)
Frais de gestion institutionnel 15% Formule = 117.19$ x 0.15 17.58$
Frais de gestion facultaire 8% Formule = 117.19$ x 0.08 9.37$
Frais de gestion départemental 5% Formule = 117.19$ x 0.05 5.86$
Total frais 128%
TOTAL 150.00$
Montant total brut incluant les frais de gestion (à inscrire sur la facture
« Ligne données générales 1 »)
Ne pas oublier de :
• vérifier la validité des comptes de revenus à utiliser;
• bien calculer les frais de gestion selon les pourcentages applicables;
• vérifier si les dérogations s’appliquent; consulter le site Web du Service des finances
sous la rubrique suivante : Fonds de la recherche
Règles financières
Chapitre 2 : budget de fonctionnement
2.5.3 Liste des dérogations aux frais de gestion
Pour obtenir de plus amples informations pour le calcul et la répartition des revenus sur
un projet de type SC, ne pas hésiter à visualiser l’aide à la tâche sur le site Web du
Service des finances, sous la rubrique « Formation et pilotage de système/Aide à la
tâche/Facturation Projet SC.
RÉPARTITION DE REVENUS DANS UNE FACTURE

Voici un exemple de saisie des combinaisons comptables de revenus sur une facture, en
utilisant les données de l’exemple 2, soit pour le montant total brut de 150,00$ incluant les
frais de gestion.
Onglet « Ligne données générales 1 »
Inscrire le total brut du

service de l’analyse de sol,
soit le montant total incluant
les frais de gestion
Onglet « Compt. Répartition revenus »
Inscrire les montants selon

les frais d’analyse et les frais
de gestion calculés
ANNEXE
L’AIDE-MÉMOIRE - SAISIE D’UNE FACTURE EXTERNE
Accès à la page :
∇ Facturation
∇ Mise à jour
- Facture standard > Ajout valeur
OU utiliser le lien Facture standard sur la page « Accueil utilisateur »
SAISIE À L’AIDE DU BOUTON « Précédent/suivant »
ÉTAPE 1 ONGLET « AJOUT VALEUR »
• Vérifier l’Entité, la modifier si nécessaire
• Saisir le type facture
• Indiquer la source facture
• Indiquer le client facturation
ÉTAPE 2 ONGLET EN-TÊTE - DONNÉES GÉNÉRALES 1

• Changer la devise si nécessaire
• Vérifier le spécialiste facturation
• Inscrire le bon de commande du client si nécessaire
Écran suivant (En-tête données générales 2)
• NIL
ÉTAPE 3 ONGLET DONNÉES ADRESSE

• Vérifier l’adresse du client ou choisir l’emplacement si nécessaire
• Vérifier ou sélectionner le contact
ÉTAPE 4 ONGLET EN-TÊTE - COMMENTAIRES

• Ajouter un commentaire (description de la facture)
ÉTAPE 5 ONGLET LIGNE - DONNÉES GÉNÉRALES 1

• Saisir la description du bien ou du service facturé, la quantité, l’unité de mesure, le
prix unitaire
ÉTAPE 6 ONGLET COMPT. - RÉPARTITION REVENUS

• Saisir la ou les combinaison(s) comptable(s) de revenu
ÉTAPE 7 ONGLET LIGNES - COMMENTAIRES

• Ajouter un commentaire de ligne si nécessaire
ÉTAPE 8 ONGLET LIGNES - DONNÉES TVA

• Extraire valeur par défaut TVA
• Sous « Détail TVA » vérifier si le code de taxe doit être modifié
ÉTAPE 9 ONGLET EN-TÊTE - DONNÉES GÉNÉRALES 1

• Modifier le statut pour RDY
• Enregistrer
L’AIDE-MÉMOIRE - IMPRESSION D’UNE FACTURE EXTERNE
Accès à la page :
∇ Facturation
∇ Facture non consolidée
- Achèvement et impression
OU utiliser le lien Impression facture terminée sur la page Accueil utilisateur
ÉTAPE 1 CONTRÔLE D’EXÉCUTION ONGLET « Recherche valeur »
• Sélectionner ou saisir le contrôle d’exécution
• Sous l’onglet « achèvement et impression », vérifier que la date de traitement, le nº
de facture, la case « Inclure factures internes » sont cochés et que l’option EDI
« impr. seul » est sélectionné
• Sous l’onglet « Option impression », vérifier que la case « Impr.fact.Non impr.
seul » et « imprimer liste » sont à blanc
• Sous l’onglet « achèvement et impression » saisir l’entité, le nº de facture et la
source
ÉTAPE 2 ONGLET « DEMANDE RÉPARTITEUR TRAITEMENTS »

• Sélectionner le traitement « Impression factures Crystal UL »
• Cliquer
ÉTAPE 3 De retour à la page « Achèvement et impression»

• Une fenêtre Internet Explorer s’affiche
• La facture en format PDF s’affiche
Accès au Lien « Sommaire facture » : ∇ -Facturation

- Sommaire factures
OU utiliser le lien Sommaire facture sur la page Accueil utilisateur
ÉTAPE 1 PAGE « Sommaire facture »

• Saisir le numéro de facture
• Cliquer
ÉTAPE 2 PAGE « Données sommaire facture 1 »
• Cliquer le lien Afficher version imprimable
• Ouverture d’une fenêtre « Internet »
• Attendre que le traitement s’effectue
• Ouverture du document « Facture interne » en format PDF
QUE FAIRE AVEC LES MESSAGES D’ERREUR
Avertissement – date hors intervalle
Explication: Ce message apparaît lorsque la date de la facture est antérieure à la date du

jour et que la période comptable est fermée.
Solution : Changer la date de la facture pour une date d’une période comptable ouverte.
ATTENTION: Si on outrepasse ce message, le dossier sera en erreur aux comptes à
recevoir.
Format du champ numérique
Explication: le séparateur de décimal n’a pas le bon format. Remplacer le point par la
virgule.
Valeur non valide
Explication: Ce message apparaît lorsqu’une valeur saisie n’est pas valide. Le champ en
erreur est en surbrillance.
Solution: Vérifier à l’aide de la loupe les valeurs permises pour ce champ. Faire la correction.
Enregistrement impossible
Explication: Ce message apparaît lorsque, suite à une répartition des revenus sur plus d’une
combinaison comptable, le pourcentage n’est pas égale à 100% ou que le
montant de répartition ne correspond pas au montant total de la facture.
Solution: Selon le cas, corriger le pourcentage pour obtenir 100% ou corriger le montant
pour obtenir le montant total de la facture, puis cliquer sur « Actualiser ».
Combinaison comptable non valide
Explication: Ce message apparaît, lorsqu’un ou des champs de la combinaison comptable ne
sont pas valides.
Solution: Retourner à l’onglet « Compt. - Répartition revenus » pour apporter le correctif
aux champs structures de la combinaison comptable.
Vérification des données TVA
Explication: Ce message apparaît après qu’on ait modifié un numéro de client externe et que
le système procède à la vérification des taxes associées au client par défaut.
Cliquer sur OK; on obtiendra le message suivant :
Puis cliquer sur « NON » pour poursuivre l’enregistrement des données.
INDEX
A
I
accéder à la facture externe ................................... 26
Impression dans une autre langue ......................... 48
adresse du client, obtenir la page de ...................... 32
impression d'une facture non terminée .................. 52
afficher version imprimable, lien .......................... 50
impression d'une facture terminée ......................... 45
ajouter une ligne .................................................... 35
impression moniteur de traitement ........................ 57
annuler une ligne ................................................... 37
imprimer une facture, les quatre façons pour ........ 44
avertissement, date non valide .............................. 87
L
B
lien « Afficher version imprimable» ..................... 49
bon de commande, numéro de .............................. 31
lignes de descriptions, obtenir la page des ............ 35
bouton « Pro forma », impression par le ............... 52
lignes, commentaires de ........................................ 38
bouton « Série pages », saisie à l'aide du .............. 32
bouton calculer taxes, utilisation du ...................... 42 M
C messages d'erreur .................................................. 87
modifier le code de taxe, comment ....................... 40
calculer taxes, bouton ............................................ 42
modifier les informations d’une transaction de
cheminement de la facturation, client externe ....... 26
facturation ............................................................. 69
client, créer ou modifier un ................................... 12
modifier un contact client ...................................... 12
client, informations sur le ........................................ 7
client, vérifier l’existence d’un ............................... 4 N
clients, trois types de ............................................... 2
code de taxe, modification du ............................... 42 note de crédit ......................................................... 72
combinaisons comptables, répartition sur plusieurs numéro de commande, saisie du............................ 31
lignes ..................................................................... 37 P
commentaire à l'interne ......................................... 34
commentaire de ligne, obtenir la page de .............. 38 police OCR, à quoi sert la ..................................... 44
commentaire d'en-tête, obtenir la page de ............. 34 R
consulter une facture externe ................................ 65
contact client, créer ou modifier un ....................... 12 récupération de dépense, informations sur la ........ 82
contact client, qu'est-ce qu'un.................................. 2 récupération de salaire, informations sur la ........... 82
contact facturation, vérifier l’existence d’un ......... 10 registres factures, impression du ........................... 53
contrôle d'exécution, créer un ............................... 45 répartition des revenus, saisie ................................ 83
contrôle d'exécution, rechercher un....................... 45 répartition sur plusieurs combinaisons comptables37
copier une facture .................................................. 79 S
corriger une facture ............................................... 72
créditer une facture................................................ 72 spécialiste, modification du ................................... 31
créer un client ........................................................ 12 statut à « RDY », quand mettre le ......................... 43
statuts, définition des différents............................. 29
E
T
emplacement, qu'est-ce qu'un .................................. 2
employé/étudiant, comment rechercher un ............. 9 taxe, modifier le code de ....................................... 40
enregistrement impossible, erreur ......................... 88 taxes, comment obtenir la page des ....................... 39
en-tête commentaire .............................................. 34 traitement de la validation d'une facture................ 43
erreur, combinaison comptable ............................. 88 type de clients .......................................................... 2
type de facture, qu’est-ce que le ............................ 29
F
V
facture non terminée, impression d'une ................. 52
facture terminée, impression d'une ........................ 45 valeurs des champs de recherche client ................... 5
facture, quoi faire pour imprimer une ................... 44 vérification des données TVA ............................... 89
H
historique des corrections ...................................... 77

La Facture Externe SERVICE DES FINANCES

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COMMENT VÉRIFIER SI UN CONTACT EXISTE........................................................................................... 10

La facture externe iii

Avertissement Document non enregistré

QU’EST-CE QU’UN CLIENT?

QU’EST-CE QU’UN EMPLACEMENT?

QU’EST-CE QU’UN CONTACT?

Client 2000001234 Emplacements Contacts

Société de la faune et des 1 675 Bd René Lévesque E

5 Direction de l’aménagement de la faune Gérard Massé

Champs de recherche Valeurs possibles et explications

Client Numéro du client dans le fichier-client UL

Type client Trois possibilités de sélection : Employé/étudiant, externe ou unité. Ce

Numéro Ce champ permet d’indiquer le numéro client ADABAS, le matricule

Ville Ce champ, combiné au champ « Nom client » par exemple, permet de

Code postal Même utilisation que le champ « Ville ».

La précision du résultat de la recherche varie selon le ou les champs utilisés.

RECHERCHE – NOM CLIENT

Le résultat de la recherche affiche la liste des emplacements (adresses) du client recherché.

La page « Données générales » indique les différents rôles du client.

Recherche par nom

Sélectionner un contact en cliquant sur le nom désiré. La fiche du contact s’affiche. On y

DEMANDE DE CRÉATION D’UN CLIENT EXTERNE

Pour ajouter un nouveau client, cliquer sur l’onglet « Ajout valeur » :

Clé tables : UL – ne pas modifier

No transaction : laisser le mot « NEXT »

CRÉATION D’UN EMPLACEMENT

Identifie l’adresse principale du client

Identifie l’adresse de l’acheteur

Pays : Inscrire le pays du client.

Pour trouver un pays, cliquer sur la loupe à droite du champ « Pays »

On peut classer les pays en ordre

: Réinitialise tous les champs de l’adresse.

Nom : Inscrire le nom du contact sous le format suivant Nom,Prénom.

Titre : Inscrire son titre (optionnel).

Emplacement : Inscrire le numéro d’emplacement de rattachement au contact. Se référer aux

Courriel : Inscrire l’adresse courriel du client.

Téléphone : Choisir le type n⁰ téléphone à l’aide du chevron et remplir les champs

Le champ à compléter sera en surbrillance Compléter le champ demandé et cliquer sur

1. Cliquer sur . Le statut changera pour « Enregistré » et un numéro de transaction

2. Pour soumettre la demande, cliquer sur .

• Cliquer sur «Oui», faire les modifications et cliquer sur de nouveau.

Annuler une demande

Pour modifier un client, cliquer sur l’onglet « Recherche valeur » :

Pour ajouter un nouvel emplacement, cliquer sur .

AJOUTER UNE ADRESSE

Pour modifier un client, cliquer sur l’onglet « Recherche valeur » :

Remplir les informations de la section adresse. Ne pas oublier d’inscrire un numéro de

Lorsque les modifications sont inscrites, cliquer sur et . Se référer à la

2. Cliquer sur l’onglet « Recherche valeur » :

4. Le statut changera pour « Actif »

5. Enregistrer en cliquant sur le bouton dans le bas de la demande.

6. Cliquer sur le bouton .

ACCÉDER À LA FACTURE EXTERNE

Facture : NEXT un numéro séquentiel sera attribué lors de l’enregistrement.

L’EN-TÊTE DE LA FACTURE (EN-TÊTE – DONNÉES GÉNÉRALES 1)

Cliquer sur la loupe, puis sur le bouton « rechercher » pour

Les informations supplémentaires

L’ADRESSE DU CLIENT (DONNÉES ADRESSE)

Un dernier élément permet de compléter l’en-tête de la facture, il s’agit de l’en-tête

Une fois la saisie de l’information commune à l’ensemble du document effectuée, on passe à

approprié dans les champs ou .Répéter la même action avec la deuxième