Manuel Sygmap Manuel Sygmap 2015

Manuel d'utilisateur
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SYGMAP
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Direction centrale des Marchés publics

Table des matières
Légende .......................................................................................................................................................................... 3
I. Objectifs du document .......................................................................................................................................... 4
II. Connexion .............................................................................................................................................................. 5
III. Page d'accueil..................................................................................................................................................... 5
IV. Paramètres généraux ........................................................................................................................................ 6
V. Référentiel ............................................................................................................................................................. 6
IV.1. La commission des marchés .......................................................................................................................... 7
IV.2. La cellule de passation ................................................................................................................................... 8
IV.3. La base des personnes ressources ................................................................................................................ 8
IV.4. Les sources de financement .......................................................................................................................... 8
IV.5. Registre des fournisseurs .............................................................................................................................. 9
IV.6. Les pièces administratives ........................................................................................................................... 10
IV.7. Critères de qualification .............................................................................................................................. 10
IV.8. Les Directions ou Services maître d’œuvre................................................................................................. 11
VI. Gestion des comptes et mots de passe........................................................................................................... 11
VI.1. gestion des comptes ........................................................................................................................................ 12
VI.2. Modification du mot de passe......................................................................................................................... 13
VII. Gestion des plans de passations des marchés ................................................................................................ 13
V.1. Création du plan de passation..................................................................................................................... 13
V.2. Saisie des réalisations du PPM .................................................................................................................... 15
V.3. Transmission du PPM à la DCMP................................................................................................................ 17
V.4. Mise à jour du PPM...................................................................................................................................... 19
V.5. Mises à jour des réalisations d’un plan de passation ................................................................................. 21
V.6. Transmission d’une mise à jour d’un plan de passation à la DCMP .......................................................... 22
VIII. Gestion des Avis généraux .............................................................................................................................. 22
VI.1. Référencement de l’Avis général ................................................................................................................ 23
VI.2. Saisie du texte de l’avis général .................................................................................................................. 23
VI.3. Publication de l’avis général........................................................................................................................ 24
VII. Passation des marchés .................................................................................................................................... 24
VII.1. La procédure de passation : cas d’un appel d’offres ouvert .................................................................. 26
VII.1.1. Gérer une procédure ........................................................................................................................... 28
VII.1.7.1. Traitement des dossiers............................................................................................................... 29
Manuel d'utilisateur - SYGMAP 2015

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VII.1.7.1.1. Etape1 : Préparation .............................................................................................................. 29
 Création du dossier d’appel d’offres .................................................................................................... 29
 Publication de l'Avis d’Appel d’Offres (AAO)........................................................................................ 34
VII.1.7.1.2. Etape2 : Enregistrement et ouverture des plis ..................................................................... 37
 Registre de retrait du Dossier d’appel d’offres (DAO).................................................................. 38
 Registre de dépôt des plis ................................................................................................................ 39
 Ouverture des plis.............................................................................................................................. 40
VII.1.7.1.3. Etape3 : Evaluation et attribution provisoire ....................................................................... 47
 Evaluation des offres ......................................................................................................................... 47
 Publication attribution provisoire ..................................................................................................... 52
VII.1.7.1.4. Etape4 : Approbation............................................................................................................. 53
 Souscription du marché .................................................................................................................... 54
 Saisie des bons d'engagements...................................................................................................... 54
 Approbation du marché..................................................................................................................... 54
VII.1.7.1.5. Etape5 : Exécution ................................................................................................................. 57
 Ordre de service de démarrage....................................................................................................... 57
 Réception provisoire.......................................................................................................................... 57
 Réception définitive ........................................................................................................................... 58
VII.1.7.2. Recours ......................................................................................................................................... 58
VII.1.7.3. Documents ................................................................................................................................... 60
VII.1.7.4. Journal des Evénements .............................................................................................................. 60
VII.1.7.5. Financement du Projet ................................................................................................................ 60
VII.2. La procédure de passation : Cas Prestation Intellectuelle ..................................................................... 61
 Manifestation d’intérêt ........................................................................................................................ 62
 Saisie de la DP ....................................................................................................................................... 68
 Evaluation des offres ......................................................................................................................... 70
VII.3. La procédure de passation : Cas Appel d’offres restreint ...................................................................... 72
 Description de la phase de Préparation ........................................................................................ 73
 Saisie du DAO .................................................................................................................................... 73
 Saisie de la liste restreinte.................................................................................................................... 74
VII.4. La procédure de passation : Cas d’un Appel d’offres ouvert avec pré qualification. ............................ 75
VII.5. La procédure de passation : Cas demande de renseignements et de Prix à compétition
Ouverte(DRPO). ....................................................................................................................................................... 75
VIII. Les procédures dérogatoires........................................................................................................................... 76

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Légende
1. pour l’ajout ;
2. pour la modification ;
3. pour la suppression
ression
4. gerer les réalisations d'un plan ou gérer une procèdure
5. soumission pour validation
6. mise à jour d’un PPM ou d’AGPM
7. permet de restaurer
restaure
8. compte actif ou PPM non publié
9. statut publié
10. compte actif ou PPM publié
11. Lien détail avis publié
12. Lien détail PPM, Loupe recherche
13. déclarer une procédure infructueuse

14. (*) champ obligatoire

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I. Objectifs du document
Le Système de Gestion des Marchés publics (SYGMAP) constitue un outil de travail pour le dispositif
institutionnel composé des autorités contractantes, de l'Autorité de Régulation des Marchés publics
(ARMP) et de la Direction centrale des Marchés publics (DCMP). Il intègre le portail des marchés
publics destiné aux fournisseurs, prestataires et autres acteurs intéressés par les marchés publics passés
par les différents ministères, collectivités locales, sociétés nationales, sociétés à participation publics
majoritaires et agences.
Le SYGMAP est accessible via l’url suivante : http://www.marchespublics.sn/admin
Le présent document est un guide destiné aux utilisateurs pour une prise en main rapide et efficace du
SYGMAP. Certaines fonctionnalités ne sont pas accesibles pour les utilisateurs de sous-comptes créés par
le coordonnateur.

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II. Connexion
A partir de l’interface suivante, l’autorité contractante renseigne le nom d’utilisateur1 (login) et le mot
de passe pour avoir accès à la page d’accueil.
III. Page d'accueil
1
Les comptes d’utilisateurs sont créés par la Direction centrale des Marchés publics.
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IV. Paramètres généraux
Le lien « Paramètres généraux » disponible sur la page d'accueil permet à l’utilisateur de renseign
informations relatives à une autorité contractante (dénomination, sigle, adresse, personne responsable de marché...). L
de ces informations est nécessaire pour l'utilisation du système.
V. Référentiel
Le lien référentiel disponible sur la page d'accueil permet de paramétrer les sous-menus tels les
membres de la commission des marchés et de la cellule de passation des marchés, la base des personnes
ressources, des sources de financement, des pièces administratives, la base des critères de qualification,
la gestion des directions et services et le registre des fournisseurs.

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IV.1. La commission des marchés
Le lien « commission des marchés » permet de gérer la composition de la commission des marchés.
Le lien « Ajouter » permet d'accéder au formulaire de saisie ci-dessous, compléter les informations
concernant un membre et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

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NB : la même action d’ajout, de modification ou de suppression est utilisée pour toutes les
fonctionnalités du référentiel.
IV.2. La cellule de passation
Le lien « cellule de passation des marchés » permet de gérer la composition de la cellule de passation
des marchés (coordonnateur et membres).
IV.3. La base des personnes ressources

Le lien « Base des personnes ressources » (experts, évaluateurs) permet de renseigner les membres du
comité technique chargé de procéder à l’évaluation des offres en fonction de la spécificité du marché.
IV.4. Les sources de financement

Certaines sources de financement sont déjà parametrées par défaut (BCI, budget de fonctionnement,
Comptes spéciaux du trésor...). L'autorité contractante a la possibilité de rajouter d'autres sources de
financement (bailleurs de fonds, budget interne...) en cliquant sur le lien « sources de financement ».

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IV.5. Registre des fournisseurs
L’autorité contractante peut tenir un registre de fournisseurs et de prestataires auxquels elle peut
recourir au besoin (appel d'offres restreint, demande de renseignements et de prix (DRP)).
Les fournisseurs sont classés par catégorie (secteurs d'activités).
Cliquer sur le lien « Ajouter une catégorie » pour ajouter une nouvelle catégorie de fournisseurs. Le
formulaire suivant s'affiche. Compléter les informations (libellé et description) puis cliquer sur le
bouton « Enregistrer ».
Une fois la catégorie ajoutée, vous pouvez cliquer sur le lien « Ajouter un fournisseur ». Le formulaire
suivant s'affiche. Compléter les informations (catégorie, raison sociale, téléphone, fax, e-mail et
adresse) puis cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

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IV.6. Les pièces administratives
Ce lien permet de gérer les pièces administratives requises. L'autorité contractante doit se réferer à
l'article du code des marchés publics relatif aux justifications à produire (NINEA, IPRES, Quitus fiscal,
redevance ARMP...).
Les pièces administratives doivent être saisies une à une via le lien « Ajouter ».
IV.7. Critères de qualification

En fonction de la spécificité du marché l'autorité contractante peut exiger des critères de qualification.
Le lien « critères de qualification » permet de gérer les critères intervenant au cours l'évaluation des
offres.

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IV.8. Les Directions ou
o Services maître d’œuvre
Le lien « Directions ou services » permet de gérer les directions et services existants.
VI. Gestion des comptes et mots de passe

Le lien gestion des comptes et des mots de passe disponible sur la page d'accueil permet de gérer les
comptes et les mots de passe des utilisateurs du système.

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VI.1. gestion des comptes
Cette fonctionnalité permet la gestion des comptes utilisateurs des directions ou services maître
maîtres
d'œuvre pour une autorité contractante. Il existe deux types de comptes utilisateur (CPM et service maitre
d’œuvre).
Un clic sur le lien gestion des comptes affiche la liste des comptes de l'autorité contractante.
Au niveau de la liste des comptes, l'utilisateur peut effectuer les actions suivantes : activer ou désactiver un
compte avec les icones ( , ), mettre à jour les informations relatives au compte ( ) et la modification du
mot de passe ( ).

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VI.2. Modification du mot de passe
L'utilisateur peut modifier son mot de passe via le formulaire suivant , en
saisissant l'ancien mot de passe et le nouveau.
VII. Gestion des plans de passations des marchés

V.1. Création du plan de passation

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Pour gérer les plans de passation des marchés (PPM), l’utilisateur clique sur le lien « Plans de
passation ».
Pour référencer un plan de passation, cliquer sur le bouton « Ajouter ». L’écran de saisie des éléments
du plan de passation des marchés s’affiche.
Le numéro du plan est généré automatiquement en fonction de l'année sélectionnée. Chaque PPM est
codifié de la manière suivante :
P_SigleAutoritéContractante_Gestion_Version.

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Un nouveau plan de passation des marchés référencé comporte les trois (3) statuts suivants :
 en cours de saisie ;
 en cours de validation ;
 validé ou rejeté.
Les actions possibles sont :
 modifier des informations (référence PPM) ;

 gérer les réalisations du plan;
 supprimer le plan.
V.2. Saisie des réalisations du PPM

Après la création de la référence du PPM, l’autorité contractante peut procéder à la saisie des
réalisations. Pour cela, cliquer sur l’icône de la ligne correspondante du plan de passation.
Pour ajouter une réalisation, cliquer sur le bouton « Ajouter ». L’écran de saisie des éléments de la
réalisation s’affiche.

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NB : Les différentes dates doivent être saisies de manière chronologique et cohérente.
Exemple de saisie d’une réalisation

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Détail d’un plan de passation
NB : l'autorité contractante peut modifier ou supprimer les réalisations saisies autant de fois que
nécessaire avant sa transmission pour validation.
V.3. Transmission du PPM à la DCMP

Une fois le PPM élaboré, l’autorité contractante le transmet à la Direction centrale des Marchés publics
pour validation en cliquant sur l'icône (voir l’image suivante).

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Après une mise en validation, l’autorité contractante perd le contrôle sur le plan de passation (les
actions suppression, ajout et modification d'une réalisation disparaissent). Elle ne peut que consulter les
réalisations du PPM en attendant son traitement par la DCMP.
Le plan traité par la DCMP change de statut (validé ou rejeté).
Cliquer sur le statut pour consulter les observations et commentaires de la DCMP.

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NB : si le PPM est rejeté l'autorité contractante pourra prendre en compte les observations et soumettre
à nouveau le PPM pour validation.
Suite à un rejet, si l'autorité contractante ne réagit pas par rapport aux observations de la DCMP, le système
publie automatiquement la version du plan rejeté et notifie par mail l'ARMP.
V.4. Mise à jour du PPM

Une fois le plan de passation validé, une nouvelle action est activée et accessible par le lien (voir
image suivante ). Un clic sur ce lien permet d’accéder à l’interface de gestion des mises à jour du PPM.

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Comme pour l’ajout d’un plan de passation, l’utilisateur doit d’abord créer la référence de la nouvelle
version. Cliquer sur l’icone pour accéder au formulaire ci-après.
Après avoir référencé la mise à jour et cliqué sur le bouton « Enregistrer », l’interface de gestion des
mises à jour s'affiche.

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NB : Une nouvelle ligne est ajoutée sur la liste des mises
m à jour et indique la version, le statut et les
actions possibles :
1. gérer les réalisations ;

2. supprimer la mise à jour ;
3. modifier la mise à jour ;
4. et soumettre en validation .
Pour procéder à la mise à jour d'un PPM, cliquez sur l'icone (gérer
rer les réalisations de la mise à jour)
jour).
La dernière version du PPM validé s'affiche avec comme actions possibles ajout, modification et
suppression d'une réalisation (voir ci-après).
ci
V.5. Mises à jour des réalisations d’un plan de passation

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La légende est la suivante :
1. une nouvelle réalisation;

2. ligne modifiée ;
3. une ligne supprimée.
Si une réalisation est supprimée, le bouton permet de la restaurer.
V.6. Transmission d’une mise à jour d’un plan de

passation à la DCMP
VIII. Gestion des Avis généraux

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VI.1. Référencement de l’Avis général
Un clic sur le lien « avis généraux » permet d’accéder à la liste des avis généraux.
Pour créer un nouvel avis général, cliquer sur le bouton , remplir le formulaire suivant
puis enregister.
L'avis général créé s'affiche sur la liste des avis généraux pour une gestion donnée.
VI.2. Saisie du texte de l’avis général

Pour saisir le texte de l’avis général, cliquer sur lien .
Un éditeur de texte permettant la saisie de l’avis général apparaît avec le modèle-type déjà positionné.

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Après la saisie du texte de l’avis, cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
VI.3. Publication de l’avis général

L’autorité contractante peut maintenant procéder à la publication de l’avis général sur le portail des
marchés publics en cliquant sur l’icône .
VII. Passation des marchés

Le menu « Passation des marchés » permet de gérer les différentes étapes liées à une procédure de
passation.

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Le menu « Passation des marchés » comprend quatre sous-menus qui sont :
1. la procédure de passation ;
2. les marchés en cours d’exécution ;
3. les marchés réceptionnés ;
4. les avenants

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VII.1. La procédure de passation : cas d’un appel d’offres
ouvert
La page d’accueil du menu « procédure de passation » affiche l’ensemble des réalisations pour
lesquelles la procédure de sélection est entamée pour une gestion donnée.
Cliquez sur le bouton « Ajouter »pour dérouler une procédure de marché puis sélectionnez la
réalisation concernée.
Ensuite rangez la réalisation dans un secteur d’activités puis cliquez sur le bouton « suivant ».

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Le formulaire ci-dessous permet de renseigner les informations concernant la procédure créée.
Après enregistrement, une nouvelle ligne est créée au niveau de la liste des procédures entamées.

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VII.1.1. Gérer une procédure
A partir de l’interface suivante (liste des procédures) l’utilisateur gére un procedure en cliquant sur
l’icône .
L'icone permet de modifier les informations générales de la procédure.
Le déroulement d'une procédure de passation d'un marché est composé de cinq (05) phases:
 préparation ;
 enregistrement
nregistrement et ouverture des plis ;
 évaluation et attribution provisoire ;
 approbation ;
 exécution.

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L’interface affiche par défaut le «traitement des dossiers». D’autres fonctionnalités s’affichent sous
forme d’onglets : « Recours », « Documents », « Journal des événements » et « Financement du
projet ».
VII.1.7.1. Traitement des dossiers

VII.1.7.1.1. Etape1 : Préparation
 Création du dossier d’appel d’offres

Pour saisir un dossier d’appel d’offres, il suffit de cliquer sur le lien « Dossier d’appel d’offres »
pour obtenir l’interface de saisie qui comporte les informations générales qui s’affichent comme
suit:
 Informations générales

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L’interface précédente comporte les informations générales sur le DAO. Remplir le formulaire, puis
cliquer sur « Enregistrer » pour créer le DAO ou sur « Annuler » pour abandonner l’ajout.
NB: Au cas où le marché est alloti, la figure ci-dessus présente un onglet supplémentaire appelé
"Allotissement" .
Il est possible de parcourir les autres onglets (Devise, Pièces administratives, garanties, Document,
Critères et Commission).
 Devise
Pour ajouter une devise, cliquer sur "ajouter" à la figure précédente, choisir Cfa, euro ou dollar et
renseigner le taux de conversion pour passer de la devise au franc CFA. Mettre 1 s'il s'agit du franc
CFA, puis enregistrer.

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 Pièces administratives
Pour accéder à cette rubrique, cliquer sur l’onglet « Pièces administratives » en haut de la page qui
s’affiche comme suit:
Pour ajouter une pièce administrative, il suffit de cliquer sur le lien « sélectionner dans le référentiel »
et l’interface se présente comme suit:
Au cas où il n'existe pas de pièce, on l'ajoute à partir du menu "référentiel" (cf. VII.1.1 )
Remplir le formulaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les informations ou sur
« Annuler » pour abandonner l’enregistrement.
 Garanties
Pour accéder à cette rubrique, cliquer sur l’onglet « Garanties » qui s’affiche comme suit

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Pour ajouter une garantie, il suffit de cliquer sur le lien « sélectionner dans le référentiel » et
l’interface d’ajout se présente comme suit :
« Annuler » pour abandonner l’enregistrement
Il est également possible rajouter une nouvelle garantie ( cf. «Référentiel »).
 Critères
Pour accéder à cette rubrique, cliquer sur l’onglet « Critères» en haut de la page qui s’affiche comme
suit
Pour ajouter un critère, cliquer sur le lien « sélectionner dans le référentiel », l’interface d’ajout se
présente comme suit:

Page 32
Sélectionner le(s) critère(s) au choix puis cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les informations
ou sur « Annuler » pour abandonner l’enregistrement.
 Documents
Pour accéder à cette rubrique, cliquer sur l’onglet « Documents» en haut de la page qui s’affiche
comme suit :
Pour rattacher un document au Dossier d’appel d’Offres (DAO), cliquer sur l’icône et
l’interface d’ajout s’affiche comme suit :
Remplir le formulaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les informations ou sur « Annuler » pour
abandonner l’enregistrement.
 Commission
Pour accéder à cette rubrique, cliquer sur l’onglet «Commission» en haut de la page qui s’affiche
comme suit

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Cliquer sur le lien « Selectionner dans la commission des marchés » pour choisir les membres de la
commision des marchés.
Cocher sur un ou plusieurs nom(s) puis cliquer sur « Enregistrer » ou sur « Annuler ».
Pour ajouter un membre dans la cellule de passation, il suffit de suivre le même procédé comme pour
les membres de la commission.
Toutes les rubriques du dossier d’appel d’offres ont été traitées.
Après enregistrement du formulaire, l’interface suivante s’affiche
NB : au niveau de la phase Préparation, la date de création du dossier d’appel d’offres du DAO

s’affiche.
 Publication de l'Avis d’Appel d’Offres (AAO)

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Avant de procéder à la publication de l' AAO, il faudra saisir le texte intégral de l'AAO qui s'affichera
au niveau du portail. Pour cela, cliquer sur le lien .
L'écran ci-dessous s'affiche.
Saisir le texte, puis cliquer sur « Enregistrer» pour valider l'avis d'appel d'offres ou sur « Annuler » pour
abandonner l’enregistrement.
En suite, revenir sur le lien « Publication » pour afficher l’interface suivante:

Page 35
Après avoir rempli les champs « commentaires » et « date», il est possible de spécifier si le DAO est
téléchargeable en cochant l'option souhaitée puis .Cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les
informations ou sur « Annuler » pour abandonner la publication.
NB: la date renseignée sera celle à partir de laquelle l'AAO sera publié.
Une fois l’avis publié, ce dernier est visible sur le portail des marchés publics
(http://www.marchespublics.sn ).
NB : Il faut se déconnecter du SYGMAP avant d’accéder au portail.

Page 36
Par la suite les avis sont rangés dans leurs catégories respectives visées à la création de la procédure.
Cliquer sur l’icône « Détail » pour visualiser le texte de l'avis comme suit :
VII.1.7.1.2. Etape2 : Enregistrement et ouverture des plis

Cet espace permet l’enregistrement et l’ouverture des plis. Il comprend trois (03) modules:
registre retrait du DAO, registre dépôt des plis et ouverture des plis.

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 Registre de retrait du Dossier d’appel d’offres (DAO)
En cliquant sur le lien « Registre retrait du DAO », l’autorité contractante va enregistrer les retraits du
DAO, l’interface se présente comme suit:
Pour ajouter un retrait, cliquer sur et l’interface d’ajout s’affiche comme suit:
Remplir le formulaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour ajouter le retrait ou sur « Annuler » pour
abandonner l’ajout.

Page 38
Il est possible de générer le reçu à partir du lien , ou d'éditer le registre de retrait (
).
Pour modifier le retrait, cliquer sur et sur pour supprimer.
L’utilisateur peut, aussi à ce niveau, déclarer la procédure sans suite en cliquant sur l’icône ,
confirmer la déclaration au niveau de fenêtre suivante.
 Registre de dépôt des plis

Pour enregistrer les plis déposés, il suffit de cliquer sur « Registre dépôt des plis », et l’interface
suivante s’affiche :
Pour ajouter un dépôt, cliquer sur , et l’interface d’ajout s’affiche

Page 39
Sélectionner sur la liste des dépôts de plis en renseignant la date de dépôt puis cliquer sur
« Enregistrer » pour valider les informations ou sur « Annuler » pour abandonner l’ajout.
NB: Il y’a obligation de cocher et de numéroter les plis pour confirmer le dépôt.
Après avoir enregistré, la liste des registres de dépôt s’affiche de nouveau comme l’illustre l’écran
suivant:
Vous avez la possibilité d'ajouter ou de supprimer un dépôt en cliquant respectivement sur
ou sur .
 Ouverture des plis

Pour ouvrir les plis, cliquez sur le lien « Ouverture des plis »

Page 40
Après avoir cliqué sur « Ouverture des plis », l’interface s’affiche comme suit.
 Liste de présence de la commission des marchés

Pour ouvrir la liste, cliquer sur le lien « Liste de présence des membres de la commission des marchés »
Après avoir cliqué sur le lien « Liste de présence de la commission des marchés », l’interface ci-
dessous s’affiche pour choisir les membres de la commission.

Page 41
Pour ajouter les personnes présentes, cocher sur la liste puis cliquer sur « Enregistrer ».
 Liste de présence des représentants des soumissionnaires

Pour ouvrir la liste, cliquer sur le lien « Liste de présence des représentants soumissionnaires » à
l’interface « Ouverture des plis » précédente.
Après avoir cliqué sur le lien « Liste de présence des représentants des soumissionnaires », l’interface
suivante s’affiche
Pour ajouter un représentant d'un soumissionnaire, cliquer sur l’icône et le formulaire

d’ajout s’affiche comme suit :

Page 42
Remplir le formulaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider les informations ou sur « Annuler »
pour abandonner l’ajout.
Après avoir enregistrer, l’interface ci-dessous s’affiche
Pour modifier un représentant, cliquer sur
Pour supprimer, cliquer sur
 Composition commission technique

Pour ajouter des experts externes à la commission technique, cliquer sur le lien « composition
commission technique», de l’interface « Ouverture des plis » plus haut.

Page 43
Après avoir cliqué sur le lien « composition des commissions techniques», l’interface suivante
s’affiche.
Pour ajouter un membre dans le comité d’évaluation, il faut sélectionner le membre (comme le montre
l’écran précédent), puis cliquer sur le bouton « ajouter » .
Il est également possible de retirer le membre en le sélectionnant puis de cliquer sur le bouton
« Retirer » .
 La garantie de soumission
Pour contrôler la garantie de soumission, cliqué sur le lien « garantie de soumission » à l’interface
« Ouverture des plis » plus haut.

Page 44
Nous allons vérifier si les garanties sont fournies conformes, fournies non conformes ou non fournies.
 Contrôle des pièces administratives

Pour contrôler des pièces administratives, cliqué sur le lien « des pièces administratives» à l’interface
L’utilisateur peut vérifier si les pièces administratives sont fournies conformes, fournies non conformes
ou non fournies.
 Lecture des offres

Pour lire les offres, il suffit de cliquer sur le lien « Liste des offres » à l’interface « Ouverture des plis » plus
haut.
Après avoir cliqué sur le lien « Liste des offres », l’interface ci-dessous s’affiche
Ici on a la liste des soumissionnaires qui ont déposé leurs plis.
NB: la présence de l’icône témoigne du non traitement de l'offre.

Page 45
Pour saisir l’offre du soumissionnaire, il faut cliquer sur l’icône . Le formulaire de saisie s’affiche
comme suit :
L‘utilisateur peut saisir le montant de l’offre, et le rabais éventuellement, puis cliquer sur le bouton
« Enregistrer » pour valider les informations ou sur « Annuler » pour abandonner l’ajout.
 Procès-verbal d’ouverture
Pour accrocher le PV d’ouverture des plis, il suffit de cliquer sur le lien « PV d’ouverture des plis» à
l’interface « Ouverture des plis » plus haut.
Après avoir cliqué sur le lien « Procès-verbal d’ouverture», l’interface suivante s’affiche.

Page 46
Charger le fichier du procès-verbal puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider ou sur « Annuler » pour
annuler le chargement.
VII.1.7.1.3. Etape3 : Evaluation et attribution provisoire
 Evaluation des offres
Pour évaluer une offre, cliquez sur le lien «Evaluation des offres » dans l’écran ci-dessus et l’interface
ci-dessous s’affiche.

Page 47
 Transmission des dossiers au Comité d’évaluation
Pour gérer les membres du comité d’évaluation, il faut cliquer sur le lien « Transmission des dossiers
au Comité d’évaluation » et l’interface s’affiche comme suit :
Remplir le formulaire puis cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder les informations ou
sur « Annuler » pour abandonner.
 Contrôle de la garantie de soumission

Pour contrôler la garantie de soumission, cliquer sur le lien « garantie de soumission » à l’interface

Page 48
Nous allons vérifier si les garanties sont fournies conformes, fournies non conformes ou non fournies.
 Vérification de la conformité
La figure suivante nous permet de vérifier la conformité en examen préliminaire.
Cette vérification nous permet ensuite de faire la correction s’il y a des modifications.
 Vérification des critères de qualification

Cet espace permet d'effectuer des vérifications sur les critères de qualification. Pour y accéder, il suffit
de cliquer sur le lien « Vérification des critères de qualification» et l’interface s’affiche comme suit

Page 49
Si les critères de vérification sont conformes, cocher les boutons d’options correspondant aux critères de
sélection puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider l’information ou sur « annuler » pour abandonner la
validation.
 Classement final
Permet de consulter le classement final. Pour y accéder, il faut cliquer sur le lien « Classement Final» et
l’interface s’affiche comme suit
Le tableau précédent permet de voir le nom de l’attributaire provisoire
Exemple : Le nom de l’attributaire provisoire est : Entreprise Diop-Ndiaye
 Rapport d’évaluation
Pour mettre en ligne le rapport d’évaluation, cliquer sur le lien « rapport d’évaluation » et l’interface
s’affiche comme suit

Page 50
Charger le ficher du rapport puis cliquer sur « Enregistrer » pour le mettre en ligne ou sur « Annuler »
pour abandonner la mise en ligne. Après enregistrement, on a l’interface ci-dessous :
 Attribution provisoire
Pour saisir le procès-verbal d’attribution, cliquer sur le lien « Attribution provisoire» et l’interface
s’affiche comme suit:

Page 51
Après la saisie du procès-verbal, cliquer « Enregistrer » pour sauvegarder les informations ou sur
« Annuler » pour abandonner l’enregistrement. Après enregistrement, on a l’interface ci-dessous :
 Publication attribution provisoire

Remarque : au cas où il y a une mise en validation, il faut le soumettre à la DCMP pour validation
avant de procéder à la publication.

Page 52
Pour publier l’attribution provisoire, il faut d’abord saisir le texte de l’avis d’attribution en cliquant sur
le lien « Saisir l’avis d’attribution ».
Après la saisie du texte de l’avis d’attribution, la publication peut se faire en cliquant sur le lien
« Publication attribution provisoire» et l’interface s’affiche comme suit:
Remplir la date de publication et le commentaire (optionnel) puis cliquer sur « Enregistrer » pour
sauvegarder les informations ou sur « Annuler » pour abandonner l’enregistrement
VII.1.7.1.4. Etape4 : Approbation

Cette partie permet de prendre en compte la souscription, la saisie des bons d'engagements,
l’approbation, la notification et la publication de l’attribution définitive.

Page 53
 Souscription du marché
Pour prendre en compte la signature du marché, il suffit de cliquer sur « Souscription du marché», et
l’interface s’affiche comme suit
Saisir une date de signature et votre commentaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider ou sur
« Annuler » pour annuler la prise en compte de la signature.
 Saisie des bons d'engagements

Pour prendre en compte les bons d'engagement, il suffit de cliquer sur « Saisie des bons d'engagements
», et l’interface s’affiche comme suit
Remplir le formulaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider ou sur « Annuler » pour abandonner
la requête.
 Approbation du marché
Pour approuver un marché, cliquez sur le lien « Approbation du marché », l’interface s’affiche comme
suit

Page 54
Saisir une date d’approbation et un commentaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour valider ou sur
« Annuler » pour annuler la prise en compte de l’approbation.
 Notification du marché
Pour notifier un marché, il faut cliquer sur le lien « Notification du marché », l’interface s’affiche
comme suit:
Saisir une date de notification, la référence et un commentaire puis cliquer sur « Enregistrer » pour
valider ou sur « Annuler » pour annuler la prise en compte de l’acte de notification.
 Publication et attribution définitive
La publication de l’attribution définitive nécessite la saisie du texte de l’avis d’attribution définitive.

Pour saisir le texte, il faut cliquer sur le lien « Saisir l’avis d’attribution définitive». Et l’interface ci-
dessous s’affiche :

Page 55
Cliquer sur « Enregistrer » pour enregistrer le texte de l’avis ou sur « Annuler » pour abandonner
l’enregistrement.
pour abandonner l’ajout. Aprés saisie du procés verbal d’attribution définitive, l’interface suivante
s’affiche:

Page 56
VII.1.7.1.5. Etape5 : Exécution
Cette partie permet de gérer l’exécution du marché. Elle comprend les modules suivants: ordre de
service de démarrage, réception provisoire et réception définitive.
 Ordre de service de démarrage

Pour accéder à cette interface, il faut cliquer sur le lien, « Ordre de service de démarrage », l’interface
se présente comme suit :
 Réception provisoire
Pour gérer la réception provisoire, cliquez sur « Réception provisoire », l’interface se présente comme
suit:

Page 57
 Réception définitive
Pour gérer la réception provisoire, cliquez sur « Réception Définitive», l’interface se présente comme
suit:
« Annuler » pour abandonner l’enregistrement
VII.1.7.2. Recours
Pour ajouter un recours, cliquer sur le lien « Recours», pour avoir l’interface suivante.
Cette interface liste l’ensemble des recours en cours.Cliquer sur l’icône pour ajouter un
recours.

Page 58
pour abandonner l’ajout. Aprés enregistrement, l’interface ci-dessous s’affiche :
Pour modifier un recours cliquer sur . Pour supprimer un recours, cliquer sur le bouton . Voir
l’interface ci-dessus
L’écran de suppression s’affiche, confirmer la suppression au niveau de la boite de dialogue, cliquer sur
« Ok » pour supprimer définitivement ou sur « Annuler » pour abandonner la suppression.

Page 59
VII.1.7.3. Documents
Pour voir la liste des documents, il faut cliquer sur « Documents», puis s’affiche l’interface ci-
dessous.
VII.1.7.4. Journal des Evénements

Cliquer sur le lien « Journal des evenements » pour afficher la liste des événements :.
Pour ajouter un nouvel événement cliquer sur l’icône ,puis l’interface précédente.
VII.1.7.5. Financement du Projet

Pour voir la liste des bailleurs de fonds cliquer sur le lien « Financement du projet».

Page 60
Pour sélectionner un bailleur, cliquer sur le lien « Sélectionner les bailleurs dans le référentiel » pour
afficher l’interface suivante
Cocher un (s) bailleur au choix puis cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les informations ou
sur « Annuler » pour abandonner l’enregistrement.
Pour supprimer un bailleur, cliquer sur
VII.2. La procédure de passation : Cas Prestation

Intellectuelle
Les marchés à prestations intellectuelles se font en deux étapes :

Page 61
 Manifestation d’intérêt
Le tableau ci-dessus correspond au menu principal du traitement des « appels à manifestation

d’intérêt ».
 Saisie des termes de référence
Sur l’écran précédent l’utilisateur saisit les informations principales et valides via le bouton
Enregistrer.
NB : après la saisie, le menu principal affiche la date de création des termes de référence (voir
figure suivante)
 Saisir les critères d’évaluation de ce marché
Se positionner sur le menu principal
Cliquer sur le lien « Terme de référence »
Cliquer ensuite sur l’onglet critères de qualification (voir image suivante)

Page 62
Cliquer sur le lien « Sélectionnez dans le référentiel » (voir image suivante).
Cocher sur les critères souhaités et ensuite valider vos choix via le bouton Enregistrer.
NB : Si le critère souhaité n’est pas dans la liste, il faut l’ajouter au référentiel (voir IV.7).
Pour enregistrer les critères sélectionnés pour le marché, il faut s’assurer que la somme des
notes pondérées est strictement égale à 100. Dans le cas contraire, le message suivant
s’affiche « attention : la somme des critères doit être égale à 100 ».
Après s’être rassuré que la somme des notes pondérées est strictement égal à 100, cliquer sur
le bouton Enregistrer pour ajouter les critères au marché en cours.
 Saisir le texte de l’avis
Pour saisir le texte de l’avis il suffit de cliquer sur le lien qui se trouve
sur le tableau qui indique les informations générales du marché, l’écran ci-dessous s’affiche

Page 63
L’utilisateur modifie les tags qui se trouvent entre les crochets et valide sa saisie via le bouton
enregistrer.
NB : Ce contenu peut être remplacé par la version (fichier word) envoyée aux journaux officiels en
faisant « copier –coller » à partir du fichier original.
Après avoir saisi les critères de qualification et le texte de l’avis, l’utilisateur peut faire la publication
de l’avis sur le portail.
NB : L’utilisateur lors de la publication peut choisir de rendre téléchargeable (ou pas) les TDRs via
le portail des marchés publics. Par défaut le choix est à Non.
Après la publication des TDRs le menu principal affiche la date de publication de ces derniers (voir
figure ci-dessous)

Page 64
.
.
 Saisie de dépôt de candidatures des TDR
A partir du menu principal en cliquant sur le lien Dépôt des candidatures l’écran ci-dessous s’affiche
Cet écran montre par défaut une liste vide et sur cette dernière nous avons les informations sur le total
de dépôt, le montant total encaissé lors d’un dépôt. Nous avons également un lien « Déclarer la
procédure infructueuse » (car jusqu’à cette étape du marché nous pouvons le déclarer infructueux sur le
SYGMAP après autorisation de la DCMP).
Pour saisir un dépôt de candidature, l’utilisateur clique sur le bouton Ajouter, l’écran ci-dessous
apparait.
L’utilisateur saisit les informations de dépôt et valide via le bouton Enregistrer, le système le
redirige aussitôt sur la liste avec un message de succès. Il peut ainsi voir les informations
saisies sur la liste.
NB : L’utilisateur peut reprendre l’opération autant de fois qu’il y’a des dépôts.
 Présélection

Page 65
A l’étape 2 du menu principal (évaluation)se trouve le lien pour faire la présélection des
fournisseurs. Après avoir cliqué sur le lien « Pré-sélection », l’écran ci-dessous s’affiche :
Sur cet écran nous avons sur chaque ligne un fournisseur (ceux ayant déposés leurs
candidatures ) et pour chacun nous avons des colonnes désignant les critères du marché et à
droite de ces critères nous avons une liste de choix à faire pour noter le soumissionnaire sur
chaque critère du marché .A noter que la note maximale de chaque critère correspond à celle
établie lors de l’ajout de ces critères au marché .
Le fournisseur ayant atteint ou dépassé la note minimale autorisée lors de la création du TDR
sera retenu pour la deuxième phase.
Après validation du formulaire les informations de tous ceux qui sont présélectionnés se
retrouvent sur le menu principal (voir image ci-dessous)

Page 66
 Notification
A l’étape 2 du menu principal (évaluation) se trouve le lien pour faire la notification aux
candidats sélectionnés. Après avoir cliqué sur le lien Notification aux candidats retenus
l’écran ci-dessous apparait
L’utilisateur sélectionne la date et saisit les observations puis valide son action via le bouton
enregistrer. Un mail de notification est envoyé automatiquement à tous ceux qui ont été
présélectionnés.
NB : Après avoir validé le formulaire précédent la première phase des marchés de prestation
intellectuelle s’achève par là. Ainsi sur le menu principal de la première phase du marché le
système affiche les soumissionnaires sélectionnés pour la deuxième phase à savoir la Demande
de proposition.
Le lien pour traiter les demandes de propositions s’activent (voir l’image suivante)

Page 67
 Demande de Proposition
L’écran précédent montre les principales fonctionnalités pour la gestion des demandes de
propositions.
 Etape 1 : Préparation
 Saisie de la DP
Dans la première étape (Préparation) l’utilisateur doit saisir la DP (demande de proposition)
voir l’écran suivant :

Page 68
L’utilisateur saisit les informations et valide via le bouton « Enregistrer ».
 Etape 2 : Enregistrement et Ouverture des plis

Voir Enregistrement et ouverture des plis dans le cas d’un Avis d’appel d’offres (Cf VII
1.7.1.2).(vérifier les renvois)
 Etape 3 Evaluation et attribution provisoire

Page 69
 Evaluation des offres
Pour évaluer une offre, cliquez sur le lien «Evaluation des offres », l’interface d’évaluation des offres
se présente comme suit
NB : Ce menu correspond à un marché à sélection basé sur la qualité et le coût, en effet dans ce
marché l’utilisateur voit apparaitre le lien Notes techniques.
Les menus « Transmission des dossiers au Comité d’évaluation », « transmission des dossiers au
comité technique », « Vérification de la conformité », « Rapport d’évaluation », et « Classement final »
sont gérés de la même façon que dans le cas d’un Appel d’offres ouverts (Cf VII 1.7.1.2)
Page 70
 Notes techniques
Cet espace permet de faire l’évaluation technique. Pour y accéder cliquez sur le lien Notes techniques
Sur cet écran nous avons sur chaque ligne un fournisseur (ceux ayant passés la première phase) et
pour chacun nous avons des colonnes désignant les critères du marché et à droite de ces critères nous
avons une liste de choix à faire pour noter ce dernier sur chaque critère du marché.
A noter que la note maximale de chaque critère correspond à celle établie lors de l’ajout de ces critères
au marché.
Le fournisseur n’ayant pas atteint ou dépassé la note minimale autorisée lors de la création du TDR
sera automatiquement éliminé par le système.
 Notes financières
Cet espace permet de consulter les notes financières de chaque soumissionnaire et également de voir
ceux qui ont été éliminés parce qu’ils n’ont pas atteint la note technique minimale requise .Pour y
avoir accès cliquez sur le lien Notes financières.

Page 71
NB : Noter le petit carreau rose qui sert de légende, en effet cette couleur correspond au(x) ligne(s)
de(s) candidat(s) éliminé(s).
A ce stade le système a déjà automatiquement fait l’attribution provisoire. En effet il suffit de repartir
sur le menu des évaluations des offres en cliquant sur le lien « Evaluation des offres » en haut à gauche
de l’écran pour qu’ apparaisse le résultat en dessous du menu suivant :
 Etape 4 : Approbation
Voir Approbation dans le cas d’un Avis d’appel d’offres.
 Etape 5 : Exécution
Voir Exécution dans le cas d’un Avis d’appel d’offres.
VII.3. La procédure de passation : Cas Appel d’offres

restreint
« L'appel d'offres est dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats que la
personne responsable a décidé de consulter. »

Page 72
L’écran précédent correspond au menu principal des appels d’offres restreints, il est composé de cinq
phases principales.
 Description de la phase de Préparation
 Saisie du DAO
A partir du menu principal l’utilisateur clique sur le lien Dossier d’appels d’offres pour accéder à
l’espace de saisie d’un appel d’offres restreint.

Page 73
L’écran ci-dessus correspond au formulaire de saisie d’un AOR, l’utilisateur saisit les champs
nécessaires et valide via le bouton « Enregistrer », le système redirige l’utilisateur vers le menu
principal avec un message succès.
NB : Le menu principal affiche la date de création du Dossier.
 Saisie de la liste restreinte

Toujours à partir du menu principal l’utilisateur clique sur le lien Liste restreinte, l’écran
suivant apparait.
Cet écran montre une liste vide. En effet aucun fournisseur n’a encore été saisi ou sélectionné
pour ce marché. Pour ajouter un fournisseur l’utilisateur clique sur le bouton Ajouter qui se
trouve en haut de la liste, l’écran suivant apparait :
L’utilisateur saisie les informations sur le fournisseur et valide sa saisie via le bouton
« Enregistrer » .Le système redirige l’utilisateur sur la liste des candidats saisis avec un message
de succès. Après avoir saisi les candidats, la liste se présente comme suit :

Page 74
Pour le reste des menus de cette procédure, se référer à l’Appel d’offres ouvert (Cf VII 1.7.1.2)
VII.4. La procédure de passation : Cas d’un Appel d’offres

ouvert avec pré qualification.
Cette procédure comprend deux phases :
 La phase de pré qualification : Elle s’identifie à la procédure « Avis d’appel d’offres

restreint »
 La phase de traitement de dossier d’appel d’offres qui s’identifie à la procédure « Avis
d’appel ouvert »
VII.5. La procédure de passation : Cas demande de

renseignements et de Prix à compétition Ouverte(DRPO).

Page 75
« Concernant la DRP à compétition Ouverte, l’autorité contractante lance un avis public d’appel à la
concurrence…. »
A partir de l’interface precedente Cliquer sur l’icône « gerer les réalisation » . L’écran suivant s’affiche
L’écran ci-dessus correspond au menu principal des DRPO, il est composé de cinq phases principales
au même titre que l’appel d’offres ouvert.
Pour le détail des menus de cette procédure, se référer à l’Appel d’offres ouvert (Cf VII 1.7.1.2).
VIII. Les procédures dérogatoires

Pour faire une demande d'autorisation d’une dérogation il faut cliquer sur le menu des procédures
dérogatoires :

Page 76
La liste des demandes déjà effectuées s’affiche . Cette liste est filtré suivant la gestion.
L’ajout d’une demande de procédure d’urgence se fait à travers l’icône .
Ensuite s’affiche :
Les types de demande s’affichent. Il faut sélectionner le type de demande et cliquer sur suivant.
Ensuite s’affiche la liste des réalisations sur les quelles on peut faire une requête de dérogation :

Page 77
Sélectionner une réalisation et cliquer sur suivant :
Saisir la requête et enregistrer.

Page 78

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Direction centrale des Marchés publics

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5. soumission pour validation

6. mise à jour d’un PPM ou d’AGPM

13. déclarer une procédure infructueuse

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III. Page d'accueil

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IV.2. La cellule de passation

IV.3. La base des personnes ressources

IV.4. Les sources de financement

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Les fournisseurs sont classés par catégorie (secteurs d'activités).

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IV.7. Critères de qualification

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VI. Gestion des comptes et mots de passe

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VII. Gestion des plans de passations des marchés

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 modifier des informations (référence PPM) ;

V.2. Saisie des réalisations du PPM

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Exemple de saisie d’une réalisation

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V.3. Transmission du PPM à la DCMP

pour validation en cliquant sur l'icône (voir l’image suivante).

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Le plan traité par la DCMP change de statut (validé ou rejeté).

Cliquer sur le statut pour consulter les observations et commentaires de la DCMP.

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V.4. Mise à jour du PPM

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version. Cliquer sur l’icone pour accéder au formulaire ci-après.

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1. gérer les réalisations ;

V.5. Mises à jour des réalisations d’un plan de passation

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1. une nouvelle réalisation;

Si une réalisation est supprimée, le bouton permet de la restaurer.

V.6. Transmission d’une mise à jour d’un plan de

VIII. Gestion des Avis généraux

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VI.2. Saisie du texte de l’avis général

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VI.3. Publication de l’avis général

marchés publics en cliquant sur l’icône .

VII. Passation des marchés

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L'icone permet de modifier les informations générales de la procédure.

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VII.1.7.1. Traitement des dossiers

 Création du dossier d’appel d’offres

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