Créer une base de données basée sur un modèle

La nouvelle base de données reprend alors l’ensemble des objets (tables, requêtes…) contenus dans le modèle. Celui­ci peut
être un modèle personnalisé créé par vos soins ou un modèle prédéfini téléchargé directement sur le site Microsoft.

Utiliser un modèle personnalisé

Si besoin, fermez la base de données active : onglet FICHIER ­ option Fermer.

Cliquez sur le menu FICHIER puis sur l’option Nouveau.

Par défaut, Access vous propose des modèles en ligne ; l’option PROPOSÉS, située sous la zone Recherches
suggérées, est active.

Pour visualiser vos modèles personnalisés, cliquez sur l’option PERSONNEL située sous la zone
Recherches suggérées.

Vous ne visualisez pas l’option PERSONNEL si aucun modèle personnalisé n’a été créé.

Les modèles personnalisés sont enregistrés dans le dossier C:\Utilisateurs\

nom_utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access. Si ce dossier contient des sous­dossiers, ils
apparaissent également dans la fenêtre PERSONNEL sous forme de dossier. C’est le cas du dossier CE sur
l’exemple présenté ci­dessus.

Si le modèle à utiliser est stocké dans un dossier, cliquez dessus pour le sélectionner.

Lorsqu’un dossier est sélectionné, cliquez sur le bouton Accueil pour revenir à la liste principale des modèles
personnalisés.

Cliquez sur le nom du modèle à utiliser.

Modifiez éventuellement le nom de votre nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier ; il n’est
pas nécessaire de saisir l’extension du fichier (.accdb) car Access l’ajoute pour vous automatiquement.

L’emplacement du dossier dans lequel la nouvelle base de données va être stockée est visible sous la

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 zone Nom de fichier. Si cet emplacement ne vous convient pas, cliquez sur le bouton , sélectionnez

le dossier dans lequel la nouvelle base de données doit être stockée puis cliquez sur le bouton OK.

Cliquez sur le bouton Créer.

La base de données s’affiche dans la fenêtre de l’application.

Si la barre des messages affiche un message AVERTISSEMENT DE SÉCURITÉ, cliquez sur le bouton
Activer le contenu si vous souhaitez tout de même activer le contenu bloqué que vous considérez comme
fiable.

Utilisez ensuite les objets existants dans la base de données pour saisir ses données et créez
éventuellement d’autres objets ; vous pouvez également modifier la structure des objets existants.

Si vous souhaitez qu’un de vos modèles personnalisés soit également visible au début de la liste des modèles
PROPOSÉS afin de le rendre accessible plus rapidement (plus nécessaire de cliquer sur l’option PERSONNEL),
pointez le modèle concerné puis cliquez sur le symbole . Pour le faire disparaître de la liste des modèles PROPOSÉS,
pointez­le puis cliquez sur le symbole : à la prochaine activation de l’onglet FICHIER puis de l’option Nouveau, ce
modèle n’apparaîtra plus dans la liste des modèles PROPOSÉS mais uniquement dans la liste des modèles PERSONNEL.

Utiliser un modèle en ligne

Pour utiliser ces modèles, vous devez disposer d’une connexion Internet.

Assurez­vous que votre connexion Internet est active.

Si besoin, fermez la base de données active : onglet FICHIER ­ option Fermer.

Cliquez sur l’onglet FICHIER puis sur l’option Nouveau.

Par défaut, Access vous propose un certain nombre de modèles en ligne. Les modèles proposés vont vous
permettre de créer des bases de données traditionnelles (base de données de bureau) ou des applications web. Les
applications web sont des bases de données créées dans Access et partagées sur SharePoint 2013 ou Office 365.
La création d’applications web ne sera pas abordée dans cet ouvrage, seules les bases de données traditionnelles
(ou de bureau) le seront.

Si vous avez créé des modèles personnalisés, vous visualisez les options PROPOSÉS et PERSONNEL : l’option
PROPOSÉS, active par défaut, contient les modèles en ligne proposés par défaut par Access tandis que l’option
PERSONNEL contient les modèles personnalisés (cf. sous­titre précédent).

Si aucun des modèles en ligne proposés par défaut ne vous convient, en fonction du modèle de base de
données recherché, réalisez une des manipulations suivantes :

n Cliquez sur un des liens associés à l’option Recherches suggérées pour afficher la liste des modèles correspondant
au type choisi : Contacts, Professionnel, Employé, Biens ou Ventes.

n Cliquez dans la zone Rechercher modèles en ligne, saisissez le ou les mots clés permettant de trouver le modèle
recherché puis validez par la touche [Entrée] pour lancer la recherche.

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Sur l’exemple présenté ci­dessus, nous avons choisi d’afficher les modèles de bases de données de la catégorie

Projet. Le symbole est associé aux modèles d’application web.

Sur votre droite, vous visualisez les différentes catégories dans lesquelles sont classés les modèles de projet ainsi
que le nombre de modèles par catégorie.

Si vous souhaitez filtrer les modèles, cliquez sur une ou plusieurs catégories en fonction du modèle
recherché.

Chaque catégorie choisie se positionne en haut de la liste des catégories et apparaît sur fond rouge.

Sur l’exemple présenté ci­dessus, les catégories Personnel et Projet sont sélectionnées. Ces deux catégories
choisies sont liées par la conjonction de coordination et : seuls les modèles faisant partie de la catégorie Personnel
et de la catégorie Projet sont proposés.

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 De plus, le résultat de la recherche affiche également les modèles trouvés dans les autres applications Office. Sur
l’exemple présenté ci­dessus, trois modèles sont proposés pour l’application Excel, un pour l’application Word et un
pour l’application PowerPoint.

Pour supprimer la sélection d’une catégorie, cliquez sur la catégorie concernée.

Le résultat de la recherche se met à jour automatiquement.

Pour revenir à la liste des modèles proposés par défaut par Access, cliquez sur le bouton Accueil situé à
gauche de la zone de recherche.

Une fois que vous avez trouvé le modèle recherché, cliquez sur sa vignette pour l’utiliser.

Une fenêtre s’affiche au centre de l’écran dans laquelle vous visualisez l’aperçu du modèle ainsi que son nom.

Modifiez éventuellement le nom de votre nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier ; il n’est
pas nécessaire de saisir l’extension du fichier (.accdb) car Access l’ajoute pour vous automatiquement.

L’emplacement du dossier dans lequel la nouvelle base de données va être stockée est visible sous la

zone Nom de fichier. Si cet emplacement ne vous convient pas, cliquez sur le bouton , sélectionnez

le dossier dans lequel la nouvelle base de données doit être stockée puis cliquez sur le bouton OK.

Cliquez sur le bouton Créer pour charger le modèle.

La fenêtre de Préparation du modèle s’affiche ensuite brièvement à l’écran.

La base de données s’affiche dans la fenêtre de l’application Access vous permettant de saisir des données.

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Si la barre des messages affiche un message AVERTISSEMENT DE SÉCURITÉ, cliquez sur le bouton
Activer le contenu si vous souhaitez tout de même activer le contenu bloqué que vous considérez comme
fiable.

Utilisez ensuite les objets existants dans la base de données pour saisir ses données et créez
éventuellement d’autres objets ; vous pouvez également modifier la structure des objets existants.

Comme pour les modèles personnalisés (cf. sous­titre précédent), si vous souhaitez qu’un modèle en ligne soit
visible au début de la liste des modèles en ligne proposés par défaut afin de le rendre accessible plus rapidement,
pointez le modèle concerné puis cliquez sur le symbole . Si vous ne souhaitez plus qu’il apparaisse en début de liste,
pointez­le puis cliquez sur le symbole : à la prochaine activation de l’onglet FICHIER puis de l’option Nouveau, ce
modèle n’apparaîtra plus au début de la liste.

Pour créer une nouvelle base de données basée sur une base de données existante, ouvrez, si besoin est, la base
de données sur laquelle la nouvelle doit être créée puis veillez à ce que tous les objets de celle­ci soient fermés.
Cliquez sur l’onglet FICHIER puis sur l’option Enregistrer sous et veillez à ce que l’option Enregistrer la base de
données sous soit sélectionnée dans la zone Types de fichiers. Dans la zone Types de fichiers de base de
données, cliquez sur l’option correspondant au format sous lequel la nouvelle base de données doit être enregistrée
puis cliquez sur le bouton Enregistrer sous. Sélectionnez le dossier d’enregistrement, spécifiez le nom de fichier dans
la zone Nom de fichier puis cliquez sur le bouton Enregistrer : la nouvelle base de données contient tous les objets de
la base de données sur laquelle elle a été basée.

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