PORT AUTONOME D’ABIDJAN

Une référence internationale

CAHIER DE CHARGE
POUR L’ACQUISITION ET MISE EN OEUVRE D’UN SYSTÈME DE
GESTION DE LA MAINTENANCE ASSISTEE PAR ORDINATEUR
AU PORT AUTONOME D’ABIDJAN

Mars 2013 version 1.0

 Date Version Auteur Création/modification/suppression
25-02-2013 1.0 ADOPO YAPI SERGE Création du document
13-03-2013 2.0 ADOPO YAPI SERGE Modification du document

CDC : ACQUISITION ET MISE EN ŒUVRE D’UN SYSTÈME DE GESTION DE LA

Titre du document
MAINTENANCE ASSISTE PAR ORDINATEUR AU PORT AUTONE D’ABIDJAN

Référence interne : Port Autonome d’Abidjan/DSI/DEDI/CDC/ GMAO-02

Type de document: CDC

Propriétaire: Direction du Système d’Information

Rédacteur : ADOPO YAPI SERGE - Chef de département Etudes et Développement

Autorité
MACKY SANGARE - Directeur du Système d’Information
d'approbation :

Version: V2.0

Statut: Projet

Date de validation :

Dernière mise à jour:

Liste de diffusion : Comité de direction DSI

Classification : Secrétariat DEDI

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SOMMAIRE

I. CONTEXTE

II. OBJET DU DOCMENT

III. OBJECTIF DU PROJET

IV. PERIMETTRE DU PROJET

V. ORGANISATION DU PROJET

VI. FONCTIONALITES SOUHAITEES

VII. PRESTATIONS ATTENDUES

VIII. CONTRAINTES

IX. REPONSES DES SOUMISSIONNAIRES

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 I. CONTEXTE

Les équipements représentent de façon incontestable une ressource stratégique pour les
entreprises. Leur disponibilité est nécessaire pour la bonne marche de l’entreprise. C’est cela qui
justifie l’importance de la fonction maintenance.

Au Port Autonome d’Abidjan, la maintenance des équipements est confiée à la Direction de la

Logistique. Pour améliorer la gestion de cette activité, nous avons opté pour l’acquisition d’une
GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).

1. Présentation du Port Autonome d’Abidjan

Le Port d’Abidjan, Port Leader de la côte ouest-africaine, est considéré comme le poumon de
l’économie ivoirienne car il assure environ 90% des échanges extérieurs de la Côte d’Ivoire.
C’est près de 85% des recettes douanières, soit plus de 40% des recettes globales de l’Etat
ivoirien.
Conformément au DECRET N°2001-143 du 14 Mars 2001, portant approbation des statuts du
Port Autonome d’Abidjan (Autorité portuaire) en charge de la gestion du Port d’Abidjan, le Port
Autonome d’Abidjan a pour missions principales :
 la gestion administrative et comptable de l’ensemble des éléments formant le domaine
public portuaire et du matériel ferroviaire ;
 la réalisation de toutes les opérations d’exploitation rattachées aux activités portuaires,
avec la possibilité de les concéder à des sociétés nationales privées ou d’économie
mixte ;
 la gestion du domaine mobilier et immobilier ;
 la réalisation des travaux de construction, d’extension, d’amélioration, de
renouvellement, de reconstruction et de dragage;
 la coordination des activités de tous les services publics et privés concernant
l’exploitation du port.

2. Présentation générale du SI du Port Autonome d’Abidjan

Le système d’information du Port Autonome d’Abidjan comprend plusieurs sous-systèmes

relatifs à l’exploitation et la gestion de l’ensemble des activités de l’entreprise. Il s’agit:

 des activités portuaires et domaniales ;

 des infrastructures, des équipements et de la logistique ;
 des ressources humaines et de la paie;
 des finances et de la comptabilité ;
 du juridique et du contentieux.

La Direction Générale du Port Autonome d’Abidjan, consciente de l’importance du système

d’information dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise, a entrepris un vaste chantier de
modernisation et de réhabilitation de ses infrastructures informatiques (réseau, équipements et
logiciels) et de sécurisation des informations.

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Pour une maîtrise efficace et efficiente les activités de maintenance préventive et curatives
l’ensemble des équipements et une gestion optimale de la gestion des stocks de pièces de
rechanges, le Port Autonome d’Abidjan a décidé :

 de mener une étude pour l’acquisition d’une solution de gestion de la maintenance des
équipements assistée par ordinateur;
 d’acquérir et d’installer des outils collaboratifs ;
 d’améliorer et de renforcer la sécurité du SI.

3. Présentation des composants du SI

Outils de gouvernance informatique :

 Existence d’un référentiel de sécurités ISO 27001 & 2
 Existence d’une politique de sécurité ;
 Existence d’un Plan de Secours Informatique (PSI).
Réseau et Système :
 Découpage physique du réseau en trois zones interconnectées par fibre optique mono
mode. Un environnement Windows comme plate-forme d’exploitation
 Découpage du réseau en VLAN
Connexions Internet :
 Le Port Autonome d’Abidjan est connecté à Internet par des connexions ADSL et fibre
optique
 Existence de pare-feu pour lutter contre toute intrusion.
Bases de données & Applications :
 Toutes les données sensibles sont gérées par les SGBD Oracle et SQL Server dans des
environnements non clustérisés.
 Données sécurisées à travers des stratégies de mots de passe et de profil.
 Applications métiers :
o VTS, le système d’aide à la navigation
o VTM, le système de gestion et de facturation des prestations fournies par le Port
Autonome d’Abidjan
 Applications classiques :
o Paie, SAGE Ligne 1000 opérationnel ;
o GRH, Carrière & Formation, SAGE GRH en cours de mise en œuvre ;
o Comptabilité & Immo, SAGE Ligne 1000 opérationnel.
o Gestion du budget et trésorerie, APB, AGB & TRESO+ opérationnel.
 Pas de logiciel de gestion des activités de maintenance
 Messagerie interne :
o La messagerie interne est gérée par MS EXCHANGE pour le serveur et MS
OUTLOOK au niveau client.

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 II. OBJET DU DOCUMENT

Ce présent document spécifie les besoins et contraintes du Port Autonome d’Abidjan pour
l'acquisition d’une solution intégrée de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
(GMAO)

La fonction maintenance est garante du patrimoine de l’entreprise. De ce fait, la maintenance

s’étend largement au-delà de son propre service; elle implique aujourd’hui tous les acteurs de
l’entreprise. La GMAO sera donc un outil centralisé de communication intra et inter service.

III. OBJECTIF DU PROJET

L’acquisition et la mise en service d’un progiciel de GMAO, ainsi que la conduite des
changements induits par le progiciel, constituent le projet GMAO tel qu’il a été défini par le Port
Autonome d’Abidjan.

Le plan qualité de la maîtrise d’ouvrage du projet GMAO, décrit les dispositions prises par Port
Autonome d’Abidjan pour assurer la maîtrise d’ouvrage du projet.

A ce titre, le document a pour but de faire connaître au soumissionnaire les exigences minimales
de la maîtrise d’ouvrage en termes de produits à fournir, prestations à réaliser et interfaces à
mettre en œuvre par le soumissionnaire dans le cadre du projet.

En résumé l’objectif du projet est la fourniture d’un progiciel standard de GMAO, adapté par
paramétrage et personnalisation aux besoins et contraintes de Port Autonome d’Abidjan en
reprenant les données existantes des différentes applications actuellement en service, avec une
assistance à la mise en service ainsi que la maintenance du progiciel.
La mise en service d’un système d’information performant, fiable et convivial permettant
l’optimisation de la maintenance grâce à :
 une optimisation de la planification des interventions
 une réduction des immobilisations
 une diminution du coût des stocks
 un suivi du temps de fonctionnement des équipements
 une amélioration de l’efficacité des achats
 un contrôle des dépenses de maintenance
 Une gestion des interventions préventives et curatives des équipements
mécanique, électrique et électromécanique
-

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 IV. PERIMETTRE DU PROJET

Le projet fonctionnel du projet couvre l’ensemble des activités métier du Port Autonome
d’Abidjan autre contre que le Système d’Information susceptible d’utiliser des équipements
maintenables.
 Gestion technique et économique des équipements
 Gestion des ressources : pièces, main d’œuvre interne et externe
 Gestion et suivi des travaux de maintenance corrective et préventive
 Gestion de l’historique pour la réalisation de toutes les analyses techniques et
économiques
 Gestion des stocks des équipements
 Gestion des achats
 Un outil d’aide à la décision intégré permettant d'élaborer facilement des
tableaux de bord.

V. ORGANISATION DU PROJET

Pour la conduite du projet, Le Port Autonome d’Abidjan a nommé un Responsable de projet

fonctionnel et un Responsable de Projet Informatique sur le projet

Le Responsable fonctionnel du projet. Il décide des fonctionnalités du progiciel à intégrer, dirige

les groupes de travail utilisateurs, garantit l’implication et la disponibilité des utilisateurs,
conduit les changements, anticipe et prépare les décisions et effectue la recette du produit final
livré par le Soumissionnaire,

Le Responsable de Projet Informatique, en collaboration avec le support technique, garantit la

cohérence technique du produit, l’implication et la disponibilité de ses équipes et suit les
réalisations du soumissionnaire.

Les Responsables fonctionnel et informatique du projet rendre compte de l’évolue du projet au

comité de pilotage composé du Directeur du Système d’information et du Directeur de la
logistique.

Le responsable fonctionnel et le responsable informatique, Ils sont notamment responsables du

planning général du projet et de son suivi. Ils sont également responsables du reporting de
l’avancement en comité de pilotage du projet et s’appuient sur des groupes utilisateurs.
Ces groupes sont constitués d’utilisateurs sélectionnés pour leurs connaissances
opérationnelles des différents métiers.

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 VI. FONCTIONALITES SOUHAITEES

LES BESOINS MAINTENANCE

Le logiciel, doit répondre à des caractéristiques techniques et des contraintes d’environnement

pour permettre sa bonne intégration dans l’entreprise, son acceptation par le personnel de
maintenance et les autres utilisateurs.

1. Gestion des équipements

 Recenser les équipements et pièces de rechanges sous une forme arborescente
fonctionnelle,
 Gérer les équipements d’une manière la plus simple avec classification par zone,
groupe, machine, organe, fonction, et par famille; Avec possibilité de mettre une
description pour chaque composante de la dite classification, et la modifier si c’est
nécessaire,
 Gestion des structures par zone et / ou par fonction,
 Visualisation rapide de tous les équipements et sous équipements d’une zone ou
d’une fonction,
 Localisation géographique de l’équipement avec possibilité de modification,
 Gestion des utilités (électricité, eau, gaz et air).
2. Codification des équipements
 Une codification alphanumérique,
 Accepter le transfert des codifications actuelles.
 Identification des équipements par un code système et par un second code
permettant de gérer une double codification par exemple le code à barre des
équipements.

3. Gestion des numéros de série

 Elle doit permettre de garantir un suivi rigoureux et logique de la maintenance des
réparables. Les équipements sur la ligne de production, en stock, et en réparation
sont mis en évidence grâce à l’historique des numéros de série.

4. Groupes d’équipements
 La constitution de groupes d’équipements doit permettre d’appliquer, des
interventions simultanément à plusieurs équipements. Elle permet de générer des
Ordre de Travaux portant sur plusieurs équipements.

5. Liste des pièces de rechange

 La liste de pièces de rechange doit être consultable à tout moment, elle doit
permettre de connaître les composants d’un équipement. Une liaison directe avec le
module de gestion des stocks doit permettre de vérifier la disponibilité des pièces et
ses emplacements au magasin. Le logiciel proposé doit permettre de dupliquer en
partie ou intégralement la nomenclature d’un équipement sur un autre équipement.

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 6. Gestion de la documentation technique

Le logiciel proposé doit pouvoir :

 Gérer les fiches techniques des équipements, des machines, d’organes, et des pièces.
Ainsi que leurs plans (mécanique, électrique, implantation,…), manuels, schémas,
gamme types, consignes de sécurité, fournisseurs, constructeurs, …
 Fiches techniques : Ce sont des fiches standards contenant les données techniques
les plus courantes ; avec possibilité de création de fiches techniques personnalisées,
associées aux équipements.
 Plans et documents : Ils doivent êtres référencés par code alphanumérique et
peuvent être gérés tant au niveau type que de leur emplacement.
 Consignes de sécurité : Le logiciel proposé doit pouvoir recenser les consignes de
sécurité de l'ensemble des interventions et les imprimés sur les ordres de travaux.
 Gérer l'appel de documents électroniques disponible sur le réseau et liés aux
équipements enregistrés dans le système.

7. Gestion des travaux

Le logiciel proposé doit permettre de :

 Gérer les demandes d'Intervention (DI), le numéro de la DI doit être attribué

automatiquement à sa création, et doit pouvoir comporter : La description de la
demande, l’équipement concerné a priori, le demandeur, la priorité,...
 Gérer les Ordre de Travaux (OT), le numéro d'OT doit être attribué automatiquement
à sa création.
 La possibilité de rattacher automatiquement un Ordre de Travail à une demande de
travail.
 La possibilité de rattacher un ou plusieurs OT fils à un OT père,
 L’affectation des dépenses automatiquement sur l'OT par le module de gestion des
stocks.
 Gérer simplement l’échéancier ou le portefeuille des travaux. Avoir la possibilité de
visualiser les OT en instance, planifiés, en cours, ou les OT réalisés. Avec un compte
rendu détaillé sur les actions effectuées ainsi que tout commentaire jugé nécessaire,

Classifier les travaux par type de maintenance :

 Corrective,
 Dépannage,
 réparation,
 Préventive,
 travaux neufs ou gros travaux exceptionnels (occasionnelles),
 divers,
 Gérer les fiches d’intervention. Les fiches d’interventions doivent constituer une
bibliothèque de gamme standard. Toute fiche d’intervention créée pour un
équipement ou un ensemble d’équipements est réutilisable sur un autre
équipement, et peut être transformée directement en Ordre de Travail.
 Confronter les ressources disponibles et les ressources nécessaires.

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  Possibilité d’établir un calendrier pour chaque équipement, afin d’ajuster les dates
des travaux avec les périodes de production de chaque machine. La gestion des
calendriers peut être faite par zone, fonction, structure et équipement.
 Gérer les plannings des travaux.
 Gérer les travaux réalisés en sous-traitance sur un équipement ou un ensemble
d’équipements, pour lesquels doivent être associés des fiches d’interventions, des
OT, les montants engagés, etc...
 Gérer l’historique des équipements. L’historique doit être renseigné
automatiquement lors de l’enregistrement des interventions, qu’il s’agisse des
travaux de maintenance corrective ou préventive.
 Rechercher l’historique des interventions par nature de travaux, par équipement, par
localisation géographique, sous-traitant, période, famille d’équipements,
 Conserver l'historique durant cinq ans minimum.
 Enregistrer les actions antérieures à la date de démarrage du nouveau logiciel.

8. Gestion du préventif

Le préventif doit se déclencher automatiquement à partir des fréquences calendaires définies

dans les gammes de maintenance ou à partir de relevés de compteurs en plus de la prise en
compte des dates réelles de fin de dernière intervention.

Les gammes de maintenance doivent permettre de gérer :

 La description des travaux à réaliser
 Les intervalles d'interventions
 Le type de maintenance
 Le mode de re-planification par rapport à la dernière intervention
 Les pièces nécessaires et outils
 Le personnel nécessaire
 Les recommandations spécifiques à l'équipement
 Les moyens nécessaires (nacelle, élévateurs … déjà géré comme équipement)

Le progiciel devra permettre de générer un calendrier prévisionnel d’intervention préventive.

Les dates réelles de réalisation des interventions précédentes doivent conditionner le
déclenchement des suivantes.

Avant d'être transformé un Ordre de travail les plans doivent subir un test permettant d'évaluer
l'acceptation des travaux suivant les disponibilités de personnel et de pièces disponible.

9. Diagnostics techniques et analyses

Le logiciel doit permettre :

 La gestion des interventions par type de maintenance (préventive, corrective,

Autres),
 La gestion des interventions par centre de coût, par zone, par équipements.…,
 L’établissement d’un Tableau de bord de l’activité (maintenance, achats stock...),
 L’analyse des pannes par :
o Durée,
o Nombre,

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 o Symptôme
o Effets,
o Cause,
o Remède.
o Famille d'équipement

 L’analyse de priorité stratégique de maintenance permettant d’insister sur les

équipements ou les causes "critiques", qui engendrent les plus grosses pertes au
point de vue temps et coût de maintenance.
 Le suivi des coûts doit se faire sous forme de graphiques, ainsi que l’évolution des
indicateurs maintenance (Temps de maintenance programmée, nombre de pannes
par mois, heures réalisées ….).
 Sur une période choisie, les informations doivent êtres ventilées sous forme de listes,
équipement par équipement ou par regroupement.

10. Gestion des intervenants

Le logiciel doit permettre :

 La gestion des fiches d’intervenants,
 La gestion des qualifications des intervenants,
 La gestion du plan de charge des intervenants,
 L’analyse prévision / réalisation pour chaque intervenant,
 L’utilisation de 8 taux horaires,

11. Gestion des sous-traitants

Le logiciel doit permettre :

 La gestion des fiches des sous-traitants,
 La gestion des interventions réalisées par les sous-traitants,
 La gestion des contrats et leur suivi,
 L'affectation de contrats sur les Ordres de Travaux.

12. Gestion du budget

Le logiciel doit permettre:

 L'affectation de centres de coûts leur suivis,
 La ventilation des coûts, par nature de charge,
 Le regroupement et le cumul des coûts,

L’analyse des coûts selon des choix multicritères :

 Paramètres : coût total, coût main d’œuvre, coût pièces, coût externe,
 Périodicité : Jour, semaine, mois année…
 Nature et Zone d’intervention.

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 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

13. Gestion des Stocks

 Le logiciel proposé doit permettre de définir et de gérer les pièces de rechange

stratégiques, spécifiques ou organes de rechange, standards ou articles de
consommation courante, nécessaires à la maintenance des installations.
 Le logiciel doit permettre une gestion multi-magasins permettant notamment de
transférer un article d'un emplacement à un autre.
 Il doit être utilisé d’une manière indépendante des modules de la maintenance et des
achats et doit comporter au moins ce qui suit:

14. Gestion des articles

 Création et mise à jour des codes d’articles avec texte descriptif et information du
stock sur les quantités disponibles, seuils Min/Max, références fournisseurs et
constructeurs, emplacements magasins ainsi que les statistiques de consommation
sur une période donnée.
 Spécification de consommation: Possibilité d’établir un lien ou rapport entre les
pièces et les installations sur lesquelles peuvent être utilisées. La mise à jour des
nomenclatures de pièces, doit être automatique au fur et à mesure des sorties de
pièces.
 Valorisation des articles à chaque nouvelle réception en prix moyen.
 Consultation et possibilité de recherche selon divers critères par code, désignation,
emplacement, groupes / familles articles, fournisseur, ...
 Les numéros de série des articles étant des réparables liés aux équipements, doivent
être gérés au même titre que les emplacements.

15. Tenue de Stock

 Interrogation à tout moment des mouvements des stocks.

 Connaissance par article des quantités en Stock et en commande.
 Utilisation du lecteur magnétique des codes à barre lors des inventaires et
comptages des stocks.
 Gestion des retours en stock.

16. Gestion des Réapprovisionnements

 Mise à disposition de rapports d’aide à la gestion: Analyse Pareto en valeur, taux de

rotation, consommation moyenne, délai fournisseur….
 Gestion des imputations analytiques en sorties de stock.
 Lancement des demandes d’achat (D.A) en automatique et manuelle, élaborées au
vu du niveau de commande (ou seuil Mini) et des quantités disponibles en Stock.

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 17. Rapports de Stocks

 Mise à disposition des techniques d’exploitation des générateurs de rapports

permettant de concevoir ses propres états de sortie aussi bien dans une optique
d’affichage à l’écran que dans une optique d’impression.
 Possibilité d’utiliser d’autres générateurs totalement indépendants.

18. Analyses des Données

 Rapports de stock, catégories ABC, stock inactif, surplus en stock, rupture de stock …
 Edition des états d’inventaires.

19. Gestion des Achats

Ce module devra tenir compte des points suivants :
Les commandes doivent être liées ou prendre en charge le traitement de la liste des articles
à approvisionner, la Demandes d'Achat, des bons de réception, les factures, les retours
fournisseur.
Les éléments complémentaires suivant doivent être gérés :
 Les commandes de marchés.
 Les remises par fournisseur.
 Les taxes.
Possibilité d'ajouter des commentaires et des descriptions détaillées d'article sur la
commande.
20. Gestion des fournisseurs :
Enregistrement de tous les renseignements se rapportant à un fournisseur.
 Code
 Description
 Adresse
 Contact
 Catalogue
 Etc...
21. Demande de prix
 Reprise de la liste des articles depuis les Demande d' Achats.
 Affectation sur un ou plusieurs fournisseurs.
 Analyse et comparaison des offres.
 Tarifs fournisseurs automatiquement mis à jour.
 Evaluation et sélection des fournisseurs.
22. Budget (programme d’approvisionnement)
 Le budget mensuel et annuel est constitué d’un ou plusieurs centres de coût. Il
fait état du cumul des montants commandés, du cumul des montants engagés,
des montants facturés.

Cette liste n’est pas exhaustive, une étude devra être menée par le consultant pour relever les
besoins exprimés et implicites des utilisateurs de la solution à développer.

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 VII. PRESTATION ATTENDUES

1. Plan qualité de fourniture du progiciel de GMAO

L’ensemble des dispositions prises par le soumissionnaire pour assurer ses prestations de
fourniture et de mise en service du progiciel fait l’objet d’un plan qualité de maîtrise d’œuvre. Le
soumissionnaire aura la charge de proposer et de faire approuver son plan qualité avant toute
exécution. Les attentes envers la prestation du soumissionnaire sont listées ici de façon non
exhaustive :

 Proposition et définition de la méthodologie pour le déroulement du projet

 Définition et maîtrise du planning d’exécution du projet.
 Animation et suivi du (des) groupe(s) de travail.
 Formalisation du dossier de paramétrage
 Clarification (schématisations) des processus de fonctionnement
 Compte rendu périodique d’avancement du projet
 Validation de toutes les solutions par le comité de pilotage

2. Etude de paramétrage
Le Soumissionnaire s’engage à formaliser l’étude de paramétrage ainsi que toutes les mises à
jour dans un document spécifique. Ce document, ainsi que le paramétrage sont la propriété du
Port Autonome d’Abidjan. Le soumissionnaire s’engage lors de nouvelles mises à jour, à ce que
son application reprenne les données et le paramétrage de la base de la version précédente.

3. Exigences de mise en exploitation

Les exigences en matière de transition entre le développement et la mise en exploitation du

progiciel se concrétisent par la mise en place de trois environnements informatiques :
 L’environnement de test
 L’environnement de formation
 L’environnement de production
Le passage de l’un à l’autre constitue le jalon obligatoire de validation. Ces trois environnements
s’appliquent à la mise en exploitation du progiciel mais également à toutes ses nouvelles
versions.

 Tests
Le premier environnement informatique supportera la première intégration de
l’application au sein du Port Autonome d’Abidjan, mais aussi celui des nouvelles versions.
Cet environnement doit permettre aux utilisateurs responsables de l’application de
vérifier et valider les fonctionnalités et le paramétrage du progiciel pour y faire apporter
toutes les améliorations et modifications auprès du Soumissionnaire. La validation
fonctionnelle marquera le passage à l’environnement de formation. Le soumissionnaire
est tenu de présenter un plan de recette spécifique qui permettra au Port Autonome
d’Abidjan de valider chacune des recettes appliquées à la mise en configuration de la
version courante du progiciel suivant les contraintes d’exploitations de Port Autonome

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 d’Abidjan et de valider la prise en charge ou non de chaque anomalie et évolution
recensées sur le progiciel dans le cadre de ce projet.

4. Formation
L’intégration de l’application dans l’environnement de formation a pour objet de réaliser les
différentes formations (utilisateurs et administrateurs) sur le progiciel paramétré aux besoins du
Port Autonome d’Abidjan. Les fiches de présence des stagiaires aux sessions de formations
valident le passage à l’environnement d’exploitation. Toutes les formations doivent être
accompagnées d’un support de cours et/ou du manuel utilisateur, d’un plan de stage et de
fiches de présences.

5. Déploiement
La méthodologie de déploiement sera proposée par le Soumissionnaire. Elle comprend les
étapes (descriptif des taches), le planning, ainsi que les moyens associés. La méthodologie fera
l’objet d’une approbation préalable de RAM avant toute installation matériel, logiciel et
exécution du paramétrage.

L’implantation de la GMAO sera effectuée sur un secteur pilote (à identifier) pour l’intégration
(paramétrage et reprise des données). Des groupes de travail seront constitués et animés par le
soumissionnaire pour le paramétrage des processus, la constitution les tables de données de
base, le paramétrage des profils utilisateurs, des écrans, des éditions…

Durant toute la période de déploiement, le Soumissionnaire s’engage à mettre à disposition tout

le personnel nécessaire en qualité et en quantité pour garantir le bon déroulement du projet.

Les prestations complémentaires, dans le cadre de l’assistance technique, pourront être

demandées par le Port Autonome d’Abidjan pour solutionner des problèmes de définition ou de
fonctionnalités non explicités dans le présent document ou ses annexes.

6. Reprise des données existantes et Interfaces

La reprise des données existantes fait partie intégrante des prestations. Il appartient au
Soumissionnaire d’étudier et de quantifier les solutions de reprise pour répondre aux besoins de
Port Autonome d’Abidjan. La reprise de données fera l’objet d’une validation spécifique. Le Port
Autonome d’Abidjan se réserve le droit d’effectuer en plusieurs fois la reprise pour certaines
parties de l’arborescence.

Si la reprise est fractionnée, les prestations relatives à chaque intervention de l’intégrateur

feront l’objet d’une validation spécifique sur l’environnement de test.

La mise à disposition d’une nouvelle partie de la base sur le réseau ne doit pas perturber le
fonctionnement de l’application. En particulier, les données précédemment mises à disposition
doivent être conservées.

7. Formations
La formation, organisée par le soumissionnaire (programme, planning, modalités
administratives, supports documentaires..) est destinée aux utilisateurs et administrateurs du
système sur la version paramétrée du progiciel.

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L’administrateur système bénéficiera d’une formation adaptée à sa responsabilité technique et
aux besoins éventuels de modifications de paramétrage (état, tableurs, calculs, statistiques,
format et champs de fichiers...) dans le cadre de l’exploitation.

Le contenu des formations, leur organisation, et leur calendrier sont proposés et détaillés par le
Soumissionnaire. L’ensemble est soumis à l’approbation du Port Autonome d’Abidjan avant le
début du projet. Les sessions comprendront un nombre maximum de personnes, fixé par le
soumissionnaire. Les formations seront effectuées dans les locaux du Port Autonome d’Abidjan.
Le matériel nécessaire sera fourni par le Port Autonome d’Abidjan en fonction des
préconisations du Soumissionnaire.

Le Port Autonome d’Abidjan se réserve la possibilité de demander au Soumissionnaire

d’organiser des sessions de formation supplémentaires qui feront l’objet d’avenant.

8. Documentation

Le Soumissionnaire fournira une documentation complète (sous format électronique et/ou

papier) et à jour sur le progiciel, manuel d’installation, d’utilisation, appropriée aux utilisateurs
en fonction de leurs profils et de leurs besoins.

Des documentations "utilisateur" personnalisées devront être réalisé dans le cadre du projet
pour :
- Les procédures "administrateur"
- La notice "émetteur d’une demande"
- La notice "Compte rendu OT"

VIII. CONTRAINTES

1. Délais
Le délai d’exécution du projet est fixé à quatre (04) mois maximum.
2. Recette provisoire
Une recette provisoire sera effectuée à l’issue de la mise à disposition du rapport d’étude
d’acquisition de la GMAO.

3. Garantie
La garantie couvrira une année à partir de la date de la réception provisoire, toutes les
interventions, la main d’œuvre, les mises en service, les déplacements et divers sont à la
charge du prestataire.

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 4. Recette définitive
A l'expiration des délais de garantie fixés à une année, il sera procédé à la réception
définitive de l’infrastructure de sauvegarde lors du projet. La réception comprendra les
mêmes tests que la réception provisoire. Dans le cas où les tests sont concluants, la
réception définitive peut être prononcée.
Le cas échéant, l'entreprise devra lever la totalité des anomalies et remarques signalées
sur le P.V. de réception définitive.
5. Confidentialité
Les informations contenues dans ce document sont hautement confidentielles, et ne
doivent pas être transmises à une tierce partie sans une autorisation écrite préalable de
Port Autonome d’Abidjan.

IX. REPONSES DES SOUMISSIONNAIRES

Il est demandé au soumissionnaire de répondre le plus exactement possible aux exigences

requises et aux questions posées dans le questionnaire Excel en annexe.
Les offres devront inclure une présentation de la société, une présentation du progiciel, une
présentation de la démarche proposée et la proposition financière.
Les offres des soumissionnaires concernant cette consultation restreinte devront être
envoyées par écrit à M. MACKY SANGARE, Directeur du Système d’Information du PAA, Tel :
21-23-81-41 avant le vendredi 20 avril 2013 délais de rigueur.

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