1. Introduction...................................................................................................................................................

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2. Input – interface de saisie ou récupération d’informations provenant d’autres systèmes............................4
2.1. FICHE CLIENT OU CONTRAT...................................................................................................................4
2.2. BAREME TAXE DE PORT ET REDEVANCES PORTUAIRES.........................................................................4
2.3. IDENTIFICATION NAVIRE........................................................................................................................4
2.4. SUIVI DES ENGINS..................................................................................................................................4
2.5. SUIVI DE LA MAIN D’ŒUVRE..................................................................................................................4
2.6. SUIVI DU STOCK PRODUITS et DES MOUVEMENTS................................................................................4
2.7. GESTION DES AVARIES (Nouvelle Fonctionnalité)..................................................................................5
2.8. INTERFACE DE SAISIE DES REGLEMENTS................................................................................................5
3. Output –........................................................................................................................................................6
3.1. DISPOSITION A QUAI..............................................................................................................................6
3.2. ETAT DU STOCK et DES OPERATIONS ENGRAIS (MOUVEMENTS)..........................................................6
3.3. TAUX D’OCCUPATION DES QUAIS..........................................................................................................6
3.4. SUIVI DES OPERATIONS ET CADENCES NAVIRE......................................................................................6
3.5. FICHES RENTABILITE NAVIRE – PREVISIONNELLE ET REELLE..................................................................7
3.6. DETAIL DU CA.........................................................................................................................................7
3.7. RECAPITULATIF DES RENTABILTES NAVIRE............................................................................................8
3.8. TRAME...................................................................................................................................................8
3.9. FACTURATION (ISIS)...............................................................................................................................8
3.10. SUIVI DES REGLEMENTS.....................................................................................................................9
3.11. CROSS-CHECK DONNEES GRUES (AUTOMATISATION).......................................................................9

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1. Introduction
L’objectif de ce document est de décrire les fonctionnalités de la nouvelle version de l’application ISIS, les
données d’entrée (input), qu’elles soient saisies directement dans ISIS ou récupérées d’autres système
d’information au travers d’interfaces automatiques ou semi-automatiques à développer, et les données de
sortie (output), comme l’édition des factures ou d’états de reporting périodiques ou à l’instant t, avec un
certain nombre d’indicateurs à calculer.

Toutes les fonctionnalités listées et décrites ci-dessous, sont détaillées dans des tableurs Excel (donnés à titre
de template et explicatifs de nos besoins), qui constituent également et à part entière le cahier des charges de
ISIS. Les template et interfaces graphiques définitifs seront validés en cours de projet.

Pour tous ces modules, les données devront être extractibles sur excel (format de la table excel à valider avec
SEA-INVEST), PDF et WORD si possible.

Le tableau de la page suivante donne une synthèse de la structure du ISIS.

Les modules/fonctionnalités en vert sont des input : interfaces de saisie (renseignement des données) ou
interface de récupération de données d’autres systèmes

Les modules/fonctionnalités en bleu sont des output : états de reporting ou des fonctionnalités basées sur les
données de la base.

Les anciens développements de l’application ISIS « récupérable » dans la nouvelle application devront restés
présents , c’est-à-dire que cette nouvelle version devrait nous permettre de garder l’ancienne base de données
SQL en y ajoutant nos nouvelles fonctionnalités. Les interfaces de la Version 2 prendront en comptes toutes
nos nouvelles fonctionnalités et si plus tard, par exemple, la société renouait avec la manutention des
véhicules et des conteneurs, nous développerons d’autres interfaces identiques à la version 1 puisque la base
SQL (V1) a été conservée.

Notamment, les anciennes fonctionnalités suivantes doivent être maintenues :

- manifeste (répartition tonnage navire/client)

- shipping - calcul des taxes et redevances portuaires
- gestion des vracs conditionnés : vracs solides (ex cajou/Cacao) – à confirmer

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 3
new# nom descriptif du module module de interface avec
Input - saisie
2 1 FICHE CLIENT - CONTRAT CLIENT saisie
2 2 BAREME TAXES DE PORT ET REDEVANCE PORTUAIRE saisie
2 3 IDENTIFICATION NAVIRE carateristiques du navire (client tonnage date …) et suivi par shift saisie
2 4 SUIVI DES ENGINS AFFECTES PAR NAVIRE affectation des engins aux chantiers, temps d'utilisation et conso des engins saisie
2 5 SUIVI DE LA MAIN D’ŒUVRE AFFECTEE PAR NAVIRE désignation des dockers/MO saisie
2 6 SUIVI DU STOCK ET DES MOUVEMENTS (ENSACHAGES/EMPILAGE/DEPILAGE/EMPOTAGE/DEPOTAGE) renseigner pour chaque site les transferts de stock (stock début/fin, entrée/sortie/ensachage) saisie
2 7 GESTION DES AVARIES saisie
2 8 SAISIE DES REGLEMENTS CLIENT saisie
Input - interface avec d'autres sysètmes d'information
a COUTS UNITAIRES previsionnel interface semi-automatique SAGE et COSWIN
b COUTS UNITAIRES réels interface semi-automatique SAGE et COSWIN
c TRANSFERT DE STOCK D'UN SITE à l'AUTRE croisement des données des ponts avec les rapports exploiatation interface semi-automatique ? GESTPONT
d NOMBRE DE PESSE EFFECTUEES interface automatique GESTPONT
e DONNEES DE GRUES interface semi-automatique KONECRANES
Reporting (output)
3 1 DISPOSITION A QUAI affichage graphique de l'occupation des quais à l'instant t reporting
3 2 ETAT DU STOCK ET DES OPERATIONS ENGRAIS reporting cf template YBL
3 3 TAUX D’OCCUPATION DES QUAIS indicateurs (tx d'occupation, taux d'opéraionalité, nbr navire/mois, tonnage/produit/mois/quai …) reporting cf template AA
3 4 SUIVI DES OPERATIONS ET CADENCES NAVIRES 1 navire/ligne : client/tonnage/temps d'ops/temps d'arrêt/candences reporting (tableau fusioné)
3 5 FICHE RENTABILITE NAVIRE PREVISIONNELLE 1 fiche / nacire détaillant les charges et les revenus, les ratios €/t et les cadences faites, (sur base cout mensuel année N-1) reporting (même template de
3 5 FICHE RENTABILITE NAVIRE REELLE 2 fiche / nacire détaillant les charges et les revenus, les ratios €/t et les cadences faites, (sur base cout réel) rentatbilité)
3 6 DETAIL CA 2 onglets : par navire et par produit / par client et par rubrique reporting
3 7 RECAPITULATIF DES RENTABILITES NAVIRE reporting
3 8 TRAME reporting (template actualisé YBL)
3 9 FACTURATION edition/validation
3 10 SUIVI DES REGLEMENTS reporting
3 11 CROSSCHECK DONNEES GRUES
2. Input – interface de saisie ou récupération d’informations provenant
d’autres systèmes
Le tableau précédent indique la liste des informations à saisir dans l’application ISIS (première partie). Elles
sont regroupées par type d’information et détaillées dans les sections suivantes.

2.1. FICHE CLIENT OU CONTRAT

Doit permettre de saisir tous les paramètres du contrat (tarifs, franchise, délais d’application …) pour chaque
client ; ces données d’entrée sont ensuite utilisées pour la facturation.

Interface de saisie

2.2. BAREME TAXE DE PORT ET REDEVANCES PORTUAIRES

Cette interface permet de saisir tous les barèmes de taxes et redevances applicables, et de les mettre à jour
lors des évolutions de ces barèmes.

2.3. IDENTIFICATION NAVIRE

C’est le fichier principal d’ISIS qui permet de récolter la quasi-totalité des données d’un navire à savoir :

 N° d’Escale (Node passage d’un navire dans un exercice), Le Nom du navire, Traffic (Range), Produit,
Groupe Produit, Tonnage, client, ETA (Date Rade), Quai, Agent, ETB (Date Accostage), Date début
Opération, Longueur, Largeur, Bollards, Date fin Opération, ETS (Date départ).
 La quantité déchargée ou embarquée, le nombre de camions, le nombre de voyage, les arrêts (dus à
TVA, aux clients et Autres) etc….
Interface de saisie

2.4. SUIVI DES ENGINS

Il permet de ressortir pour chaque engin, sur les différents chantiers (Navire , sites ), le temps de travail
(opérationnel), les arrêts et leurs causes. Ce suivi intervient pour le calcul de la rentabilité Navire.

Une interface de saisie devra être créer sur le modèle du fichier développé par SEA-INVEST (fichier
complémentaire aux fichiers FUSEE)

2.5. SUIVI DE LA MAIN D’ŒUVRE

Il permet de connaitre le nombre et le cout du personnel (Manœuvres occasionnel, dockers, RMO) désigné sur
chaque chantier (Navire et Autres).

Une interface de saisie devra être créer sur le modèle du fichier développé par SEA-INVEST (fichier
complémentaire aux fichiers FUSEE)

2.6. SUIVI DU STOCK PRODUITS et DES MOUVEMENTS

Les mouvements fait sur les stocks de produits peuvent être de différentes natures :

- Transfert d’un site ou d’un magasin à l’autre

- Ensachage (transfert de vrac à sacs)
- Empilage
- Dépilage
- Empotage / Encamionnage
- Dépotage

Une interface de saisie de ces opérations et mouvements de stock devra être créée, permettant :

4
 - soit de saisir manuellement des mouvements (entrée, sortie, ensachage), le nombre de sacs et
le tonnage ensaché sur chaque site par navire, produit, client etc…
- ou automatiquement en déversant les données des ponts bascules GESTPONT de chaque site
dans l’application (en rajoutant la répartition dans les différents magasin d’un même site
lors d’un tranfert)

La saisie devra permettre de préciser si l’opération/le mouvement (le transfert) est à facturer ou pas (1 champ
à prévoir)

2.7. GESTION DES AVARIES (Nouvelle Fonctionnalité)

Permet de suivre les avaries (Avarie-Motifs-cout etc.…) sur les navires et les différents chantiers de nos sites
Cette interface sera commune aux services Technique/ Exploitation / QHSE.

Cf template à finaliser : Compilation tableau de suivi des avaries QHSE et Technique

Interface de saisie

2.8. INTERFACE DE SAISIE DES REGLEMENTS

Une interface de saisie des règlements Client devra être créer dans ISIS, afin de permettre le suivi des
recouvrements des factures (cf section 3.10).

Interface de saisie

De plus une interface automatique de ISIS vers SAGE doit permettre de transférer tous les réglements
enregistrés.

2.9. CREATION DE NOUVELLES ENTITES / SITES / MAGASINS

Dans cette version d’ISIS il faut prévoir La possibilité de créer de nouvelles sociétés divers sites et/ou magasins.

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3. Output –
3.1. DISPOSITION A QUAI
Ce fichier permet de donner la position visuelle à quai (Quai Minéralier : 11 au 14) des navires Sea-Invest, avec
au quotidien les informations d’exploitation telles que : Quai d’accostage avec les numéros de bollards, le
Tonnage global, Tonnage (déchargé ou embarqué) du dernier Shift, les arrêts du dernier shift, Tonnage restant,
cadence brute etc….

Elle permet de suivre le déchargement ou l’embarquement des navires au jour le jour avec les éventuels arrêts
(Anomalies). Ce fichier est alimenté par l’Identification navire.

Cette interface pourrait être développer avec un plan du Terminal comme support de fond pour le
positionnement de navires. En plus des postes à quai fixes de TVA, il faut prévoir un affichage flexible Autres
Quai pour tous les quais ou les navires TVA sont manutentionnés, et qui affiche le nom de ce/ces postes à quai
en plus des informations sur le navire.

Pas de saisie -uniquement un état de reporting

3.2. ETAT DU STOCK et DES OPERATIONS ENGRAIS (MOUVEMENTS)

Il doit permettre de connaitre, sur chaque site Quai 14- Tropival – San Pedro etc…) , à la fin de chaque shift, les
stocks (Vrac et ensaché) dans chaque magasin et Terre-plein (stock fin de shift précédent/entrées et sorties du
shift/stock fin de shift), ainsi que le nombre de sacs et le tonnage ensaché sur chaque site par navire, produit,
client etc… à la fin de chaque shift

Cette interface pourrait être développer avec un schéma des différents sites et magasin comme support
graphique (format à transmettre).

Note de YBL :

Bouclage de stock de tiers

 Pour SIL en raison des stocks d’autrui que nous détenons et gérons, nous avons besoin d’un état
de bouclage de stock
 Le but est de faire ressortir sur un état récapitulatif, le stock initial, le stock final et les autres
mouvements pour une plage de date précise.
 J’ai vu que certains fichiers comportent déjà ces éléments, on pourrait donc juste intégrer le
stock initial sur l’état de stock par magasin, client et produit.

3.3. TAUX D’OCCUPATION DES QUAIS

Ce taux nous permettra de voir l’utilisation efficiente des différents quais du terminal afin de les optimiser.

Pas de saisie -uniquement un état de reporting

Indicateurs et format selon le modèle fichier excel taux occupation 2020_AA

3.4. SUIVI DES OPERATIONS ET CADENCES NAVIRE

C’est La base des données du Suivi des opérations par navire.

Il recoupe les infos principales suivantes :

- Durée brute opérationnelle , Temps d’attente camions , Pannes (Grues-Trémies-Bandes-Autres)

- Certaines cadences etc…..
Cet état permet de ressortir les différentes cadences opérationnelles sur nos différents navires :

 Cadence moyenne brute/heure

 Cadence moyenne net/heure

6
  Cadence production
 Les différents temps d’attente

Ces colonnes pourraient être insérées dans le tableau SUIVI DES OPERATIONS (4), avec un regroupement
possible pour les masquer si on n’a pas besoin de ce niveau de détail.

Pas de saisie -uniquement un état de reporting

3.5. FICHES RENTABILITE NAVIRE – PREVISIONNELLE ET REELLE

Ces états permettent de ressortir la rentabilité de chaque navire en tenant compte des charges (Masse
salariale Docker-RMO, des Locations et autres) et du cout de la manutention.

Il y a deux états selon le type de trafic (modèle à finaliser par SEA-INVEST):

minerais/clinker (TVA-SPM)
engrais/autres (SIL-SPL)

Il devra y avoir deux méthodes de calcul de la rentabilité, une prévisionnelle et une réelle, qui seront éditée
sur des états ayant les mêmes templates (minerais/clinker ou engrais).

Pour la RENTABILITE NAVIRE PREVISIONNELLE :

 les couts unitaires de chaque engin seront issus de COSWIN (ratio par tonne ou par heure) et basés sur
les ratios du mois de l’année N-1, pour chaque entité TVA/SIL/SPM
 les amortissements des engins, les frais financiers et les assurances seront issus de SAGE Immo, sur la
base des couts de mois de l’année N-1
 les charges indirectes seront issues de SAGE, basées sur le trimestre calendaire de l’année N-1
 les charges de MO directement issue de ISIS en temps réel

Pour la RENTABILITE NAVIRE REELLE (cout et rentabilité disponible à la clôture du mois courant) :

 les couts unitaires de chaque engin seront issus de COSWIN (ratio par tonne ou par heure) et basés sur
les ratios du mois courant pour chaque entité TVA/SIL/SPM
 les amortissements des engins, les frais financiers et les assurances seront issus de SAGE Immo, sur la
base du budget annuel provisionné
 les charges indirectes seront issues de SAGE, basées sur le trimestre calendaire en cours/précédent
 les charges de MO directement issue de ISIS en temps réel

Les couts unitaires de chaque engin seront extraits de COSWIN et injecter dans ISIS de manière automatique,
avec le détail suivant pour chaque engin :

- conso carburant +lub en €/h machine

- conso de PDR (Piece De Rechange) en €/h machine
- cout des prestation en €/h machine

Pour le calcul de la rentabilité prévisionnelle, les ratios mensuels de l’année n-1 seront injectées en début
d’année. Pour le calcul de la rentabilité réelle, les ratios du mois courant seront importés à la clôture de
chaque mois.

Les couts des charges indirectes, amortissements des engins, frais financiers et assurances seront extrait de
SAGE et SAGE Immo dans un fichier excel pour contrôle, puis injecter dans ISIS (interface semi-automatique)
Créer un champ de dépôt du grand livre et autres données support pour les fichiers de rentabilité (template à
définir en atelier)

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 3.6. DETAIL DU CA
Cet état de reporting doit permettre de ressortir le détail du CA sur une période au choix (mensuelle,
trimestrielle ou annuelle, etc …), avec 2 onglets donnant :

- Le détail par navire et le récapitulatif ventilé par produits (clinker/ajouts/manganèse ….)

- Le détail par client et le récapitulatif ventilé par rubrique :
o Manutention import
o Manutention export
o Ensachage
o transfert de stock
o passage magasin variable
o location de magasin fixe
o mélange
o pesage cimentier
o pesage minerais
o refacturations diverses
o Mise à dispo dockers
o Transport vrac pour chargement navire
o Refacturation diverses interne et autres
o Manutention diverses
o Majoration du Produit
o Assistance technique
o produits divers.

Cf template excel de YBL 1- Etats complementaires du Chiffre d'affaire

3.7. RECAPITULATIF DES RENTABILTES NAVIRE

Cet état de reporting doit permettre de récapituler les rentabilités prévisionnelles et réelles (selon le même
modèle, mais avec des coûts unitaires différents, cf section 3.5), et présenter aussi une feuille synthèse, avec
graphe telle que mise sur le 1er onglet

Cf template excel de YBL 3- Rentabilité_navires_TVA_ytd_10.2020

Les input de ce reportig sont :

 Input : fichier Détails CA par navire / Exemple joint : Grand livre analytique + Mapping rubrique
budgétaire + Résultat
 Input : les fichier suivi engins et site engins aideront pour la ventilation du carburant et des coûts
par navire

3.8. TRAME
Etat mensuel retraçant le résumé des activités sur nos différents sites (Abidjan / San Pedro/ Yopougon ….) .

Cf template excel de YBL 2- Trame CV 10 - Oct - 2020

Pas de saisie -uniquement un état de reporting (proche du suivi navire)

3.9. FACTURATION (ISIS)

Ce module doit permettre la facturation automatique de toutes nos différentes prestations et ensuite de
transférer les factures client dans SAGE.

Process d’édition de facture :

 A la fin d’un chantier le responsable exploitation valide le tonnage réalisé – cela génère
automatiquement un flow de facturation de la prestation

8
  Édition de facture PROFORMA par Claudia (sélection possible du type de facturation)
 Validation de la facture PROFORMA dans le système pour la transformer en FACTURE (par le
responsable de la facturation)

Cf fichier de Claudia

A minima, 11 plans de facture sont à créer au départ (évolutif) :

1. Facture de manutention (import/export – terre et bord)

2. Facture d’ensachage
3. Facture de transfert de stock (vrac ou sacs)
4. Facture passage magasin (import/export)
5. Facture de location de magasin (import/export) – pour de la longue durée (selon les contrats clients)
6. Facture de blending
7. Taxe de port (refacturation selon le barème de redevance) – le calcul des taxes de port est fait par ISIS
sur la base des barèmes préétablits et des tonnages.
8. Redevance portuaire (refacturation selon le barème de redevance) - le calcul des redevances
portuaires est fait par ISIS sur la base des barèmes préétablits et des tonnages
9. Pesage (import/export) – donnée à récupérer automatiquement de GESTPONT (donnée SQL)
10. Mise à disposition docker (dockers désignés pour le compte du client) – données à récupérer sur la
table de désignation (fonctionnalité ISIS / table N°8)
11. Mise en stock (dans le cas ou il n’y a pas de contrat de location) – interface de saisie du tarif négocié,
récupération automatique du tonnage manutentionné (fonctionnalité / table N°9)

Cf le fichier Excel TVA-Plan de Facturation Revenus-Modèle de Regulation

L’application doit permettre de créer de nouveau plans de facturation selon nos besoins.

Pour la facture Magasinage (4 - Facture passage magasin (import/export) et 5 - Facture de location de magasin
(import/export)), l’application devra permettre de facturer le magasinage de façon automatique de chaque
client en fonction du FEDERMA et du BAREME DE REDEVANCE PORTUAIRE .

Pas de saisie -uniquement un état pour permettre la facturation en fin de mois des frais de magasinage, sur la
base :

 des données SUIVI DE STOCK (durée du stock dans 1 magasin),

 du contrat entre SEA-INVEST et le client – interface de saisie dans la fiche client
 des conditions générales FEDERMA et du BAREME DE REDEVANCE PORTUAIRE

Aujourd’hui l’interface de ISIS à SAGE existe (déversement automatique des factures CLIENT) – il faudra
maintenir cette interface

3.10. SUIVI DES REGLEMENTS

Ce module permet de suivre le recouvrement des factures CLIENT, en générant notamment :

- Reporting des paiements par Client

- Liste des factures échues
- Statut des encours client

Et en pouvant paramétrer des seuils d'alerte par client (FICHE CLIENT), par exemple : si 2 navires avec factures
échues non réglés => mail automatique en interne à DG et Exploit

De plus une interface automatique de ISIS vers SAGE doit permettre de transférer tous les règlements
enregistrés.

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 3.11. CROSS-CHECK DONNEES GRUES (AUTOMATISATION)
Voir si on peut automatiser l’analyse des données grues, afin de comparer aux données remontées de
l’exploitation.

A préciser

Tonnage : comparaison tonnage grue VERSUS tonnage draft vessel

Cadence : tonnage /temps entre chaque grapin = > cadence nette ? / si cadence grappin : ok

Car il me semble que la cadence nette à calculée serait le temps d’activités (séjour des navires en heures)/
tonnage déduit des pluies et autres.

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