Quelques conseils relatifs aux soutenances et rapports de stages

Alain GELY, notes personnelles.

Les conseils ci-dessous sont issus de plusieurs écueils rencontrés lors des soutenances de stage. Ils
ne sont pas véritablement structurés, quoique chaque point tente de se suffire à lui-même.

Table des matières

Présentation orale – format des diapositives...............................................................................1
Choix du titre..............................................................................................................................1
Présentation du plan....................................................................................................................2
Éléments textuels et visuels........................................................................................................3
Implication personnelle...............................................................................................................3
Présentation des données............................................................................................................4
Affichage et commentaire de code informatique........................................................................7
Gestion de projet - présenter une tâche.......................................................................................8

Présentation orale – format des diapositives

Pour une présentation qui doit s'achever par une séance de questions, il faut que le jury puisse se
référer rapidement à une diapositive précise. Aussi, utilisez si possible des diapositives numérotées.

Choix du titre
Le titre doit permettre de situer votre travail. Soyez extrêmement attentifs au choix de ce titre, car il
va conditionner la perception de l'auditoire (à l'oral) ou du lecteur (à l'écrit). Si vous annoncer de
l'analyse, vérifier que vous faites bien de l'analyse (et pas du recueil de données, du nettoyage, du
paramétrage logiciel ou autre).

Le titre de vos travaux devrait apparaître sur le premier transparent de votre soutenance (et pas juste
les mots « Soutenance de stage »).

Si vous avez du mal à trouver un titre clair, c'est peut-être signe qu'il faut revoir la façon de
présenter vos travaux, ou approfondir votre réflexion sur votre sujet de stage.
Présentation du plan
Lorsque vous présentez le plan de votre intervention à l'oral, vous avez intérêt à personnaliser ce
plan avec des éléments distinctifs de votre travail.

Exemple.
Supposons le plan de présentation ci-dessous (indépendamment de sa qualité intrinsèque pour une
présentation) :

1. Description de l’entreprise
2. Énoncé du sujet
3. Présentation de la démarche pour répondre aux objectifs
4. Données
5. Résultats actuels et perspectives

Présentation orale impersonnelle :

« Dans un premier temps, je vais vous décrire mon entreprise d'accueil puis je vous
expliquerai quel a été mon sujet de stage. Dans une troisième partie, je détaillerai la
démarche que j'ai suivi pour mener à bien mon étude avant de vous communiquer plus
d'informations sur les données. Enfin, je finirai cette présentation par mes résultats actuel et
ce qu'il me reste à faire »

Cette manière de commenter la diapositive n'est pas assez personnelle. Elle pourrait s'appliquer à
n'importe quel sujet. Le jury n'apprend rien sur votre travail.
Au contraire, le texte ci-dessous permet, pour le même plan, de situer votre travail (les éléments
personnels sont en gras, l'alternance de couleur du texte correspond à une articulation du plan) :

« Je commencerai par vous décrire l'entreprise qui m'a accueilli, Fict'Yves SA, leader de
sa branche d'activité, le développement durable. Fict'Yves SA a pour projet de
produire des produits peu soumis à la pollution ambiante. Pour cela, ils m'ont recruté
en stage pour travailler sur la mise en place d'un tableau de bord permettant la
surveillance de plusieurs parcelles agricoles. Je vous présenterai la démarche que j'ai
suivi pour répondre à leurs attentes, en mettant l'accent sur une difficulté majeure : les
multiples définitions possible de la pollution et du développement durable. Après
vous avoir décrit les données de l'étude, je vous exposerai mes résultats actuels, la liste
des indicateurs de pollution à suivre prioritairement. Je finirai en mentionnant la suite
de mes travaux : l'alimentation automatique du tableau de bord, et une étude du lien
entre les indicateurs précédemment définis et les conditions météorologiques. »
Éléments textuels et visuels
Une présentation n'est pas une succession de listes à puces d'éléments textuels. En plus des
graphiques statistiques, ne négligez pas différents schémas (organigramme fonctionnel,
ordinogramme, modèle E/A, diagrammes UML, diagramme de Gantt, etc.) qui peuvent aider à la
compréhension.

D'un autre coté, il ne faut pas tomber dans l'excès inverse. Les schémas utilisés doivent être :
1. simples,
2. clairs,
3. commentés,
4. porteurs d'information.

Vous trouverez ci-dessous des débuts de pistes de réflexions sur le sujet :

• http://pisani.blog.lemonde.fr/2010/05/06/du-danger-des-presentations-power-point/ (fr)
• http://www.slideshare.net/thecroaker/death-by-powerpoint (en)

Attention, de nombreux guides de présentations fonctionnent pour des situations où il s'agit de

convaincre ou d'emporter l'adhésion de l'auditoire. Ça n'est pas exactement le cas pour une
soutenance de stage ; il s'agit d'exposer une situation et de démontrer vos capacités. Cependant,
certains conseils restent valables.

D'autre part, l'utilisation de l'outil informatique vous permet d'utiliser des animations. Attention, ces
dernières doivent servir votre propos (montrer un cheminement, une étape, etc.) et ne pas être la
juste pour combler un vide.

Un exemple de présentation où l'animation sert le propos est celle qu'Hans Rosling a donné à TED
en 2006 : http://www.ted.com/talks/hans_rosling_shows_the_best_stats_you_ve_ever_seen.html

Attention. Si vous prévoyez une démonstration, vérifiez bien que le logiciel que vous comptez
utiliser est disponible sur la machine qui servira à la présentation. Vérifier aussi si vous n'avez pas
besoin d'accéder au réseau.

Implication personnelle
Le stage a pour but de compléter votre formation technique, mais aussi de vous offrir des contacts
professionnels. Si vous comptez intégrer le monde du travail dans un horizon court (Bac+2/+3),
vous avez tout intérêt à ce que vos encadrants gardent un très bon souvenir de vous.
Si c'est le cas, vous pourrez alors leur demander de servir de référence pour vos futures recherches
d'emploi/de stages. Vous pourrez alors joindre leurs coordonnées dans vos CV ou lettres de
motivation, ou éventuellement leur demander une lettre de recommandation (qui peut être un vrai
plus si vous recherchez une entreprise pour une alternance en licence).
Une entreprise voit passer de nombreux stagiaires. Vous ne pourrez le faire que si vous vous
démarquez particulièrement ; il ne suffit pas d'être « juste moyen ».
Remarque.
Plusieurs encadrants nous ont fait la remarque qu'ils attendaient un peu plus d'un stagiaire de DUT
(notamment en terme de dynamisme). Si, parfois, cela vient d'une mauvaise appréciation de la
quantité du travail demandé, nous avons cette année 1 été plutôt d'accord avec plusieurs de ces
remarques. En stage, il ne faut pas viser la moyenne mais l'excellence.

1 2011/2012
Présentation des données

En général.
N'oubliez pas qu'il y a normalement une personne du jury qui ne connaît pas votre sujet et qui va
vous juger sur votre capacité à communiquer clairement vos travaux à l'oral. Pour cela, il faut
penser à bien présenter le stage et les données.Certains d’entre vous sautent trop vite à une
description très techniques de leurs données. D'autres restent trop vagues sur le matériel 2 à
disposition.
Une façon d'éviter ces deux problèmes est de suivre une méthode. Dans la suite, je vous rappelle le
cheminement vu en SIBD (de l'utilisateur vers le technicien, et du général au particulier), mais vous
avez probablement vu d'autres types de façons de faire dans d'autres enseignements.
Pour reprendre la terminologie utilisée en SIBD, vous devez présenter vos données sur plusieurs
niveaux (conceptuel, organisationnel, logique et physique).
En préalable à la présentation des données, il est souvent utile, en quelques phrases, de rappeler (à
l'oral) quelles sont les questions abordées. En effet, on présente généralement les données en
appuyant sur leur intérêt pour la résolution d'un problème particulier.
Premièrement, présenter le niveau conceptuel : Que représentent vos données ? (A quoi servent-
elles ?) Ensuite, indiquez éventuellement des informations organisationnelle (Qui possède les
données ? Où sont-elles ?). Ceci fait, passez au niveau logique (comment sont stockées vos
données ? comment sont-elles décrites ?). C'est seulement à partir de cette étape que vous pouvez
commencer à évoquer les solutions techniques de stockage.
Des problématiques comme la volumétrie ou le droit d'accès aux données peuvent être évoquées à
plusieurs niveaux.
Normalement, la description de vos données doit vous demander plus de travail au fur et à mesure
que vous allez descendre dans les différents niveaux (de quelques phrases pour le niveau conceptuel
à de nombreux détails pour les niveaux logiques et physiques). Si vous avez l'impression qu'il n'y a
pas de nouveaux détails à décrire pour un niveau par rapport au précédent, c'est soit que vous n'avez
pas assez détaillé la description du niveau en cours, soit qu'un certain nombre de renseignements
sont mal placés.

Pour présenter vos données, vous pouvez aussi utiliser des annexes et vous y référer. De même, la
description peut passer par des éléments graphiques, et ce à différents niveaux de formalismes
(modèles conceptuels, logiques, etc.)

A retenir. Ne partez pas bille en tête sur une présentation technique sans avoir exposé ce que vous
voulez faire (ne confondez pas quoi et comment).

2 au sens « matériel d'étude », i.e. « données brutes », pas matériel informatique.

Exemple.

Supposons que vous ayez pour mission de suivre l'évolution de plusieurs indicateurs financiers.
Votre mission consiste peut-être à préparer différents graphiques dans un classeur Excel à partir des
données contenues dans celui-ci, mais commencer par décrire ce classeur serait une erreur.

Un exemple de description des données à plusieurs niveaux.

« Le service financier de Fict'Yves SA cherche à connaître

l'évolution du marché du développement durable dans les années
niveau Conceptuel
à venir. Pour cela, on s’intéresse au nombre d'entreprises dans ce
domaine d'activité ainsi qu'à leur chiffre d'affaires afin de se Qu'est-ce que je veux faire ?
positionner. En interne, on veut vérifier le taux de conversion des A quoi vont servir les données ?
prospects en clients et faire une étude de comportement sur ces
clients et prospects... »

« Le répertoire SIRET ainsi que des organismes spécialisées

possèdent des bases de données contenant de multiples
informations sur les entreprises spécialisés en développement
durable. On compte une vingtaine d'entreprises dans le domaine,
chacune d'entre elle étant décrite par une dizaine de variables
(numéro SIRET, désignation, chiffre d'affaires, surface de locaux, niveau Organisationnel
nombre de personnel, ...)
Qui a les données ?
Où sont-elles situées dans l'entreprise ?
Fict'Yves SA gère pour l'instant de façon séparé ses prospects Volumétrie ?
(service commercial) et ses clients (service commandes /
comptabilités). D'autre part, chaque agence locale de Fict'Yves SA
possède sa propre façon de gérer ses dossiers et on ne retrouve
pas à l'identique toutes les informations dans toutes les agences. A
priori, les agences gèrent entre 15 et 300 clients et environs le
double de prospects... »

« Les informations sur les entreprises du secteurs sont disponibles

dans des classeurs Excel : Une feuille du classeur correspond aux
données recueillies pour une année particulière (par exemple
2010). Sur chaque feuille, une entreprise est décrite sur une ligne.
chaque colonne (une vingtaine) donne des informations sur cette
entreprise. Toutes ces informations ne sont pas utiles puisque niveau logique
certaines contiennent des informations dérivées. D'autres sont
présentes pour des raisons techniques. Par exemple... » Comment sont stockées mes données ?
Premières descriptions.
A partir du niveau logique, vous pouvez commencer à mentionner
des considérations techniques (tables de base de données,
organisation d'un classeur Excel, récupération d'un fichier csv,
etc.) Des éléments graphiques (copie d'écran, schémas) et des
exemples des données que vous manipulez peuvent aider la
compréhension du lecteur.
A ce niveau, vous devriez commenter vos données plus
précisément, variable par variable. Vous pouvez aussi rappelez de niveau physique
quelle source proviennent votre données et mentionner des
éléments volumétriques (nombre d'individus, de variables, de Description détaillée des données.
modalités, etc.)
En particulier, lorsque vous avez des données dérivées, l'information permettant de savoir comment
obtenir ces données à partir des données initiales devrait être mentionné deux fois :
1. Une fois au niveau conceptuel, où vous expliquez comment obtenir la quantité dérivée
2. Une fois au niveau logique/physique où vous expliquez, techniquement, l'obtention de
cette quantité.

Exemple.
On s’intéresse à l'obtention du salaire net d'un employé pour un projet à partir du coût horaire brut
et du volume horaire de l'employé sur ce projet.
Niveau conceptuel (qu'est ce que je veux calculer?).
« Nous aurons besoin de connaître le salaire net de chaque employé d'un projet. Pour cela, nous
utiliserons le salaire horaire brut multiplié par le volume horaire de l'employé sur ce projet. Par
convention ici, on considère les charges à 20 % du salaire brut ce qui nous permet d'obtenir la
quantité voulue. »

80∗( salaire horaire brut)∗(volume horaire affecté au projet )

salaire net =
100

Niveau logique (comment calculer...).

« Le ratio permettant de déduire le salaire net à partir du salaire brut est stocké en cellule B1 de la
feuille de nom « paramètres ». Le salaire horaire brut est stocké à la cellule B2 de cette même
feuille. Chaque projet dispose d'une feuille « projet i » (avec i le nom du projet) sur laquelle
les employés sont décrits en colonne B (noms & prénoms) avec le nombre d'heures qu'ils ont
passées sur le projet (colonne C). La formule stockée en colonne D permet d'obtenir le salaire net. »

Formule : Di = paramètres!$B$1 * paramètres!$B$2 * Ci / 100

Vocabulaire (non exhaustif) associé à la description des données.

continue, discrète, quantitative, qualitative, ordinale, nominale, agrégée, consolidée, calculée,
dérivée, tuple, ligne, individu, attribut, colonne, variables, modalité, domaine de définition, source,
fiabilité (de la source), période de validité, périodicité, précision ...

Cas particulier des données nominatives.

IMPORTANT

Ni votre pré-rapport, ni votre rapport, ni vos transparents ne doivent contenir des

données nominatives (liste de noms et prénoms, liste de mots de passes, etc.)
Vous devez flouter ces colonnes ou avoir fait un travail d'anonymisation, en remplaçant les
véritables noms par des fausses identités3. Dans ce dernier cas, prévenir le lecteur/l'auditeur
et choisir des noms « qui sonnent faux » pour s'assurer qu'il n'y a pas confusion. Vous
pouvez par exemple prendre de façon systématique des noms de métier (M. Boulanger,
Mm. Boucher, M. Charpentier, Mme. Maçon, M. Meunier, Mme. Orfèvre, M. Rémouleur,
Mme Tailleur, M. Usurier, Mme Vanneur, etc.)

3 Ce qui peut être utile si vous avez besoin de vous attarder sur un individu précis à titre d'illustration, tout au long de votre exposé ou de vos
documents écrits.
Affichage et commentaire de code informatique
A moins que vous n'en fassiez un commentaire argumenté (pour insister sur une spécificité, un
problème, une syntaxe), placer vos listings en annexe plutôt que dans le corps de votre rapport.
Si vous faites apparaître du code au sein de votre rapport, utiliser un style différent et bien
démarqué du reste du document. Dans tous les cas (corps du rapport et annexes), utilisez de
préférence une police de caractères à chasse fixe (tous les caractères ont la même largeur), par
exemple courrier new. Indentez et commentez correctement (ni trop, ni trop peu) votre code.
Exemple.

Un premier exemple de fragment de code, avec une typographie distincte du reste du document...
SELECT
titre,
duree
FROM
projets

Un deuxième exemple, séparé du précédent par du texte qui pourrait servir à commenter les
différentes portions de code.
dim i as integer
for i=1 to 10 do
console.println(i)
next
Gestion de projet - présenter une tâche
Le temps passé sur une tâche précise n'est généralement pas proportionnel au temps que vous
accorderez à présenter (à l'oral) ou à décrire (à l'écrit) cette tâche : ce n'est pas parce que vous avez
travaillé deux semaines entières à implémenter une fonctionnalité qu'il faut insister dessus. Cela
dépend en fait du but et de l'importance de cette fonctionnalité pour votre stage.
D'autre part, évaluez la difficulté de la tâche par rapport aux différents exercices que vous avez eu
depuis le début de votre DUT. S'il y a une vrai difficulté ou une nouveauté, vous pouvez l'évoquer.
Si la tache aurait pu donner un sujet d'exercice au cours de votre cursus, évitez de vous appesantir
plusieurs minutes dessus.
Si vous voulez mentionner le fait qu'une tâche a consommé la quasi totalité de votre temps, faites le
rapidement, en utilisant des diagrammes adaptés comme support.
De façon générale, un ou plusieurs diagramme de Gantt peuvent s'avérer utile pour décrire votre
stage en général, et votre avancement en particulier.
Exemple.
« lors de la première partie de mon stage, j'ai du implémenter plusieurs indicateurs statistiques
classiques : moyennes, écart-types. Même si la définition de ces indicateurs n'est pas très
compliquée, cette tache m'a pris un certain temps, notamment pour l'apprentissage du langage
informatique utilisé (voir Figure 1 - ou appui visuel de cette même figure en présentation) »

Semaine 1 Semaine 2 Semaine 3 Semaine 4 Semaine 5

L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M J V

découverte de l'environnement de l'entreprise

découverte de l'environnement technique
Mise en place Identification des sources de données
d'indicateurs statistiques Apprentissage d'un nouveau langage
Implémentation des indicateurs statistiques
Test, débogage et retour utilisateurs

Vérif ication et analyse des chif fres

Points d'étapes
Présentation au chef d'équipe

Figure 1. Organisation du stage

(voir aussi l'avis de E. Tufte sur la façon de dessiner des diagrammes de Gantt :
http://www.edwardtufte.com/bboard/q-and-a-fetch-msg?msg_id=000076)