Exemple de procs-verbal

Comit :

Nom du comit

Runion : 2008-09
Date :

Lundi 3 septembre 2008

Heure :

13h00 15h00

Lieu :

Salle du conseil

Personnes prsentes :

Noms, prnoms , fonctions des membres ...

1. Adoption de lordre du jour

1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.

Adoption de lordre du jour

Mot du prsident et prsentation des nouveaux membres
Allocations pour lanne 2008-2009
3.1.
tat de la situation et modifications des tches
3.2.
Rpartition des ateliers
Plan de travail 2008-2009
laboration du programme
5.1.
tat de la situation
5.2.
chancier
5.3.
Prsentation de la documentation
5.4.
Calendrier des rencontres pour 2008-2009
Informations diverses
Varia
Leve de lassemble

Rsolution
Lordre du jour est propos par Antoine C. et appuy par Jean T.. Adopt lunanimit
2. Mot du prsident et prsentation des nouveaux membres
Le prsident prsente les grandes lignes du travail que devra raliser le comit au cours de lanne. La
rvision du programme exigera beaucoup de temps et dnergie. Dans ce contexte, le comit devra
probablement se runir environ aux deux semaines pour pouvoir raliser le travail. Le prsident rappelle le
fonctionnement du comit. Il souligne la ncessit pour les membres de se runir en sous-comits de
travail et limportance de bien faire circuler linformation tous les membres.
3. Allocations pour lanne 2008-2009
3.1. tat de la situation et modifications des tches
Le prsident fait tat de la situation difficile dans laquelle se droule la rentre au niveau des charges.
ce moment, une tche n'est pas encore attribue. Cette tche ne peut tre donne un membre du
comit puisque tous sont dj temps plein et ne sont pas disponibles. Le prsident souligne que la tche
a t offerte l'extrieur quaucun employ ntait disponible pour prendre cette charge. La possibilit de
morceler la tche et de loffrir en surplus de tche a t examine mais sans succs.
Des membres soulignent que la direction avait t avertie plusieurs reprises que les prvisions taient
trop conservatrices. Ces avertissements sont demeurs sans effet.
Certains expriment du mcontentement lide de confier une tche un employ sans exprience.

Plusieurs membres souhaitent que la direction partage davantage linformation dont elle dispose sur les
paramtres utiliss dans les prvisions.

3.2. Rpartition des ateliers

Le prsident informe le comit que la cration de groupes homognes na pu tre ralis quen partie. Des
groupes homognes ont pu tre cres parce que le nombre de participants inscrits tait suffisant, le hasard
ayant bien fait les choses. Toutefois, les groupes ainsi crs nont pu tre associs une tche dsigne
lavance. Lorganisation invoque la difficult de crer de tels horaires; il ne semble pas impossible de
procder la cration de tels horaires mais le manque de ressources humaines ddies cette tche
empche de procder.
Un membre indique que bien quil y ait 55 participants inscrits, il ny a quun groupe de 33 participants dans
le premier atelier. O sont les 22 participants manquants et pourquoi ne sont-ils pas inscrits dans l'atelier?
Un change ne permet pas de trouver une rponse satisfaisante et un suivi sera ncessaire.
Il ressort des changes que les membres sont insatisfaits de la situation actuelle qui savre pnible.

4. Plan de travail 2008-2009

Le prsident prsente le plan de travail pour lanne. Plusieurs interventions sont faites sur es lments
prsents au plan de travail.

Un membre intervient pour parler de la ncessit de crer le plus tt possible un sous-comit pour
le premier atelier. Il y a un besoin urgent de coordination entre les ateliers.

Un comit sera donc convoqu par le prsident dans les prochaines semaines.

Un membre fait remarquer quau chapitre du perfectionnement les membres bnficieraient dune
formation sur les outils informatiques.

On fait remarquer que le comit dinformatique napparat pas au plan et quil serait pertinent de le
crer afin dassurer un suivi sur les difficults rencontres et sur les besoins en informatique. De
plus, la formation sur des outils informatiques apparat maintenant comme une priorit.

Le plan de travail sera modifi pour tenir compte des commentaires et les lments seront
prioriss. Il sera prsent lors dune prochaine rencontre pour adoption.

5. laboration du programme
5.1. tat de la situation
On rappelle que Claire est responsable de ce dossier.
La squence des travaux requis est prsente tous. Les chances pour raliser les travaux sont
serres et ncessiteront un effort particulier.
La premire tape consiste en la rdaction du premier document pour le mois de fvrier. Une fois ce
document adopt par le comit, les travaux porteront sur la rdaction du second document. Plusieurs
contraintes devront tre respectes et offrent une marge de manuvre limite. Ce dernier document devra
tre complt au plus tard en avril.
5.2. chancier

Le sujet a dj t discut au point 5.1

5.3. Prsentation de la documentation
Des documents dinformation sur le rvision du programme sont distribus tous les membres.
5.4. Calendrier des rencontres pour lautomne 2008
Des dates de rencontre dtermines lavance sont proposes pour la tenue des runions du comit de
programme..
6. Information diverses
Sujet non abord.
7. Varia
Sujet non abord.
8. Leve de lassemble et prochaine runion
Lassemble est leve 14h30 et la prochaine runion aura lieu lundi 15 octobre 13 heures au mme
endroit.

Le secrtaire

Adopt la runion du Comit du ...

Le prsident