Universit de Lille 3 UFR IDIST Master 2 GIDE

La Gestion Electronique des documents

Typologie des systmes dinformation

Prsent par

Graldine DESBETES Lucile LEROY Anne-Galle LIEBERT

Mars 2008

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Table des matires

INTRODUCTION .............................................................................................................................................. 3 I - QUEST-CE QUE LA GED ?....................................................................................................................... 4 A. DEFINITION ET OBJECTIFS ............................................................................................................................ 4 1. Dfinition ................................................................................................................................................ 4 2. Objectifs .................................................................................................................................................. 7 B. LA CHAINE DU DOCUMENT NUMERIQUE ....................................................................................................... 7 1. Le cycle de vie du document numrique.................................................................................................. 8 2. Lacquisition des documents ................................................................................................................... 9 3. Lindexation des documents numriques .............................................................................................. 12 4. Le stockage............................................................................................................................................ 13 II. MISE EN PLACE DUNE SOLUTION DE GED .................................................................................... 14 A. METHODOLOGIE DE MISE EN PLACE ........................................................................................................... 14 1. Analyse pralable.................................................................................................................................. 14 2. Les cueils viter................................................................................................................................ 16 B. CHOIX DU LOGICIEL ................................................................................................................................... 18 1. Fonctionnalits...................................................................................................................................... 18 2. Analyse du logiciel ................................................................................................................................ 19 3. Logiciel libre ou logiciel propritaire ?................................................................................................ 20 4. L'offre logicielle .................................................................................................................................... 21 III. ENJEUX RELATIFS A LA GED............................................................................................................. 26 A. ENJEUX TECHNIQUES : PERENNITE, INTEROPERABILITE DES FORMATS ET SECURISATION DES DONNEES .... 26 1. Linteroprabilit des formats............................................................................................................... 26 2. La prennit des formats et des supports de stockage .......................................................................... 27 3. La scurit des donnes ........................................................................................................................ 28 B. LES ASPECTS JURIDIQUES DU DOCUMENT NUMERIQUE ............................................................................... 29 C. INTEGRATION DE LA GED DANS LE SYSTEME D'INFORMATION DE L'ENTREPRISE ....................................... 31 1. Le groupware ........................................................................................................................................ 31 2. La gestion des connaissances................................................................................................................ 32 CONCLUSION ................................................................................................................................................. 33 BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................................................................... 34 ANNEXE ........................................................................................................................................................... 36

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Introduction
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activit un grand nombre de documents. Certains sont vitaux (les titres de proprit ou les contrats), et doivent tre conservs pour rpondre lenvironnement rglementaire. Dautres encore, les documents dits de travail tels que les comptes-rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent tre consults dans le but de prendre une dcision. Par consquent, la gestion et la conservation des documents au sein de lentreprise sont des activits essentielles. Elles rpondent des objectifs dordre juridique et lgal, des enjeux patrimoniaux (constituer une mmoire dentreprise et conserver les documents relatifs lhistoire et lactivit de lentreprise) et des enjeux stratgiques.

Les premires solutions dveloppes pour permettre la gestion des documents produits dans lentreprise ont t les tableurs ou les systmes de gestion de bases de donnes (SGBD). Ceux-ci rendaient possible le traitement de documents externes au systme de gestion, le plus souvent papiers : catalogues de bibliothque, bases de rfrences.

Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont rpandues dans les entreprises partir des annes 1990. Elles sont dsignes en anglais par lexpression Electronic Document Mangement (EDM). Le qualificatif lectronique rend compte de lvolution des systmes de gestion, dsormais capables de reproduire le document sous forme numrique et de proposer un accs direct celle-ci. Ces solutions nont pu voir le jour quen raison des volutions technologiques : les technologies de numrisation (scanners) et les OCR (Optical Caracter Recognition) ont rendu possible lacquisition de documents sous forme numrique ; les platesformes offrent des espaces de stockage plus importants, larchitecture rseau type Intranet favorise laccs aux documents. Nous prsentons dabord une dfinition de la GED et de la gestion du cycle de vie du document. Nous proposons ensuite des lments daide la dcision pour une mise en place russie dun systme de GED dans lentreprise. Enfin, nous revenons sur les principaux enjeux relatifs la GED.

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I - Quest-ce que la GED ?

A.Dfinition et objectifs 1.Dfinition

Dans le Dictionnaire encyclopdique de linformation et de la documentation, Jacques Chaumier dfinit la GED ou Gestion Electronique de Documents comme un ensemble de logiciels concourant raliser les diverses tapes de la chane de traitement dun document : acquisition, restitution, diffusion 1. Un systme de GED est donc une application logicielle qui vise grer et organiser lensemble de la documentation produite par lentreprise.

La mise en place dune GED dans une entreprise prsente notamment les avantages suivants : accs rapide et distance aux documents : le rseau (lIntranet le plus souvent) permet laccs la base de GED et rend possible une consultation immdiate des documents base unique pour lensemble des documents de lentreprise : les documents produits dans lentreprise sont tous stocks dans une mme base, prvenant ainsi le risque dune dispersion des documents conservation des documents : le systme de GED garantit la conservation des documents produits dans lentreprise, et assure la prennit dans laccs aux documents GED/GEIDE Lappellation GEIDE a t propose par lAproged (Association des professionnels de la GED) et dsigne un systme de gestion documentaire au sein duquel les documents ont t directement crs sur un support lectronique. Cette appellation permet de mieux rendre compte de lvolution des types dinformation traits par la GEIDE : messages lectroniques, etc. La GED, le Records Management et larchivage La GED, le Records Management et larchivage ont chacun pour objet la gestion du cycle de vie du document. Cependant, ces diffrentes approches doivent tre distingues. Le Records

CHAUMIER, Jacques. Gestion lectronique de documents. In CACALY, Serge et al. Dictionnaire

encyclopdique de linformation et de la documentation. Nouvelle dition. Paris : Nathan, 2001. p.250-252.

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Management est mis en uvre pour rpondre des besoins de type lgal et juridique. Il est destin la gestion des documents prsentant une valeur probante et aux documents vitaux pour lentreprise.. Larchivage renvoie par ailleurs la gestion des archives prsentant un intrt pour la recherche et lhistoire. Ainsi, archivage et Records Management sintressent tous deux aux documents darchives mais considrs des ges diffrents. Le schma suivant permet didentifier les diffrentes tapes du cycle de vie des archives.

Records Management

Archivage

Archives courantes

Archives intermdiaires

Archives historiques

La loi du 3 janvier 1979 prcise les objectifs de la gestion des archives : la conservation de ces documents (les archives) est organise dans lintrt public, tant pour les besoins de gestion et de justification que pour la documentation historique et la recherche . Langlais permet galement de faire la distinction. Le terme document dsigne tout crit ou enregistrement considr comme une unit . Le terme records renvoie aux documents darchives. Il dsigne les documents crs, reus ou prservs titre de preuve ou dinformation par une personne physique ou morale dans ses obligations lgales ou la conduite de ses activits 2. Les documents darchives sont donc conservs pour rpondre des besoins spcifiques (lgaux, juridiques ou historiques), tandis que les solutions de GED sont plus spcifiquement appliques aux documents de travail (rapports, comptes-rendus, documents bureautiques, etc.). Le tableau suivant3, extrait de la norme Moreq sur le Records Management met bien en
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Ces deux dfinitions sont extraites de la norme NF ISO 15489 relative au traitement des archives courantes et

intermdiaires.
3

Ce tableau est extrait de la norme Moreq. MoReq (Model requirements for the management of electronic records - Modle d'exigences pour

l'organisation de l'archivage lectronique). Traduction franaise. Document dit par la Commission europenne, et traduit en franais par Marie-Anne Chabin (Archive 17). [En ligne]. 2004. (Consult le 08/02/2008). p.66. <http://www.adbs.fr/site/publications/texte_ref/MoReq.pdf>.

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vidence la finalit de chacune de ces deux approches. Il confronte les fonctionnalits et les objectifs dun systme de GED et dun SAE (Systme dArchivage Electronique).

Un systme de GED permet la modification documents et la production

Un SAE des interdit la modification des documents ; de

plusieurs versions ; peut permettre la destruction des interdit la destruction de documents en dehors dun documents par leurs auteurs ; contrle strict ;

peut comporter la gestion de dures comprend obligatoirement un contrle rigoureux des de conservation ; peut comprendre de une dures de conservation ; structure comprend obligatoirement une structure rigoureuse de sous le classement (le plan de classement), gre et contrle par ladministrateur ;

organise

stockage,

contrle des utilisateurs ;

est a priori ddi la gestion peut faciliter les tches quotidiennes mais est aussi quotidienne des documents pour la destin la constitution dun fonds scuris des conduite des affaires. documents probants de lentreprise.

Une solution de GED est donc mise en uvre pour rpondre aux besoins des utilisateurs. Son objectif premier est de faciliter laccs aux documents par les membres de lentreprise. Par consquent, les fonctionnalits de recherche, la gestion des accs aux documents et les processus de publication sont les principales fonctionnalits dun systme de GED.

En revanche, les documents prsents dans la base documentaire dun systme darchivage ont pour but de constituer un ensemble exhaustif de documents de preuve pour lentreprise. Pour cette raison, les documents ne doivent pas subir de modification, le contexte de cration du document doit tre transparent (auteur, date, motif, destinataire).

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2.Objectifs

Enjeux organisationnels et stratgiques Dun point de vue stratgique, la mise en place dune solution de GED rend possible une rationalisation des flux dinformations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de : localiser plus rapidement linformation viter la perte de documents viter le redoublement des processus

La GED prsente galement de nombreux avantages pour la production de documents de manire collaborative. Couple avec une fonctionnalit de Workflow, une solution de GED permet doptimiser le processus ddition des documents (cf. partie III.C) Enjeux techniques Dun point de vue plus oprationnel et technique, la GED garantit : La prennit des documents et de leur support Linteroprabilit : les documents peuvent tre accessibles sur diffrentes plates-formes et pour des usages divers La scurit des donnes grce une fonctionnalit de gestion des accs La traabilit : retrouver lhistorique, lutilisation, la localisation dune entit au moyen didentifications enregistres4

B.La chane du document numrique

Pourquoi parler de cycle de vie du document numrique ? Le document numrique simpose de plus en plus dans les entreprises (quelles soient publiques ou prives). Il est donc ncessaire de sinterroger sur la gestion de ces documents au fil du temps. Le document numrique ne se traite pas comme un document papier. Il ncessite un ensemble de procdures adaptes.

Groupe de travail ADAE-Aproged, La matrise du cycle de vie du document numrique : prsentation

des concepts, 3e version, 2006. [Enligne]. (Consult le 06/02/2008). p.8. <http://www.adbs.fr/site/publications/rm/cycle_vie_document_numerique.pdf>

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1.Le cycle de vie du document numrique

LAproged dans son rfrentiel La matrise du cycle de vie du document numrique (de 2006), dfinit 4 grandes tapes prsentes ci-dessous. La cration La cration du document numrique. Il peut tre le rsultat dun traitement automatis (cration directement sous forme numrique), ou le rsultat dune numrisation de documents papiers. Dans ce cas, il est ncessaire davoir des consignes pour la cration et la mise en forme du document pour pouvoir en garantir lexploitation ultrieure. Lenregistrement. On parle galement de copie numrique. Cette phase correspond la mmorisation du document pour des utilisations ultrieures (conservation, diffusion, archivage) 5 ; on peut galement inclure un systme de workflow lors de lenregistrement. Le classement. Il est ncessaire de ranger le document dans un espace informatique (serveur, ) accessible aux utilisateurs. Lorganisation du classement doit tre compatible avec le plan de classement. Lindexation. On dtermine alors les termes et les expressions cls pour pouvoir retrouver le document dans le systme de classement par la suite. La gestion La gestion concerne les oprations qui interviennent sur le document aprs sa cration. On parle souvent de scurit et de doits daccs (cela peut passer par des oprations de cryptage, de restriction dactions sur le contenu ou doccultation de champs). Il sagit de rendre le document accessible aux personnes autorises. Le document numrique tant facilement reproductible et modifiable, il est galement ncessaire de pouvoir grer les diffrentes versions de ce document. La diffusion On distingue deux techniques de restitution du document : le mode push : cest la mise disposition des documents que lutilisateur va chercher dans la base. Il doit alors se connecter au systme de GED. Il lui est possible de visualiser les documents aprs une recherche et une slection (si celui-ci est autoris accder au document). le mode pull : cest la distribution du document. Le systme transfre automatiquement les

Ibidem, p.12.

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documents (souvent par la messagerie lectronique) des destinataires qui sont dsigns pralablement. Il faut alors bien grer les liste de diffusion (changement dadresses lectroniques, dpart de lentreprise, ) pour que les bonnes personnes puissent avoir les bons documents. La conservation Lobjectif de la conservation des documents est de prouver, de mmoriser, de comprendre et de communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilit des documents numriques et de ses composants. Cela implique un choix de formats judicieux.

2.Lacquisition des documents

Lacquisition numrique Pour que linformation puisse tre gre par un ordinateur, elle doit tre disponible sous forme numrique. Il existe trois modes dacquisition : lacquisition directe sous forme numrique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de traitement de texte ou une photo cre avec un appareil numrique. La collecte et lassemblage de documents dj numriques. Dans ce cas, les documents sont situs sur diffrents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les convertir en un format unique. La conservation numrique de documents analogiques. Il existe plusieurs technologies pour numriser les documents (les scanners, les cartes de numrisation, ) La numrisation des documents La numrisation permet de passer dune reprsentation analogique de la ralit une reprsentation numrique par chantillonnage. 6 La numrisation (ou digitalisation en anglais) est la conversion dun objet rel (image, texte, ) en une suite de nombres permettant de reprsenter cet objet en informatique ou en lectronique numrique. Le poids du fichier va dpendre de la frquence dchantillonnage et de lamplitude de la quantification. Cest pourquoi il est important de bien connatre ses besoins et de choisir la technologie adapte aux types de documents (diffrents selon quon ait des documents textes, images ou vidos, etc.).
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PRAX, Jean-Yves. LARCHER, Simon,. La gestion Electronique Documentaire. Paris : Dunod, 2004.

p.51.

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Bien choisir son format Lors de la mise en place dune solution de GED, le choix du format denregistrement des fichiers doit se faire en fonction des besoins et des usages rpertoris au sein de lentreprise : modification/rutilisation des documents ncessit dune gestion des versions de documents modalits de cration ou dacquisition prennit dans laccs aux documents interoprabilit entre les plates formes assemblage de fragments divers au sein dun mme document intgration de documents multimdia : comprennent des textes, des images fixes ou animes

On remarque une co-existence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats propritaires, des normes et des standards7.

Voici ci-dessous les principaux formats de texte, image et vido, sans exhaustivit.

Type de format
Format txt

Description
Ce format fournit un texte nu sans enrichissement. Il est bas sur un protocole d'encodage rudimentaire fond sur l'ASCII. Ce sont des formats propritaires de Microsoft. Il y a un

Formats doc et encodage spcial des caractres avec des signes diacritiques. Ces rtf formats sont malheureusement incompatibles avec d'autres types d'encodages. C'est un langage de description des pages pour l'impression. Il

Texte

Format postcript indique comment disposer les diffrents lments du document sur une page. C'est le format propritaire d'Adobe devenu une norme ISO. C'est le format de fichier qui prserve les polices, les marges, les objets Format pdf graphiques et la mise en forme de tout document source. La restitution du document est fidle l'original et ne dpend ni de la configuration de l'ordinateur, ni de la version du logiciel. C'est le format standard de Microsoft qui permet d'enregistrer

Image

Format bmp

le nombre de couleurs voulu, mais il est sans compression (donc sans perte, mais la taille du fichier est lourd).

Les diffrents niveaux de normalisation sont prsents en annexe.

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C'est un des formats les plus utiliss sur le web. Format de Format gif compression sans perte, il devient possible de dfinir une couleur comme transparente. Nouveau format conu pour remplacer le gif. Il compresse mieux que le .gif et permet une transparence progressive. Le format jpeg est une norme. Format de compression sans Format jpeg perte, il permet de sauvegarder en 16 millions de couleurs. C'est le format le plus utilis pour les photographies. C'est une norme de compression numrique. Ce format s'attache dtecter les redondances temporelles dans une squence vido. Le principe tant une compression o les lments rptitifs d'une mme squence ne sont pas rpercuts d'image en image. C'est le standard de la vido numrique sur Mac. Les Format .mov fabricants de logiciels et de carte vido l'emploient pour la compatibilit de leur systme avec l'interface graphique Mac. Le suffixe .mov est utilis par le logiciel QuickTime. C'est le format de vido incontournable pour windows. Il est l'quivalent de QuickTime sur Mac.

Format png

Format

mpeg

(Moving Pictures Experts Groups)

Vidos

Format .avi

Technologies dOCR La technologie dOCR (Optical Character Recognition) ou Reconnaissance optique de Caractres est une technologie qui permet de transformer limage dun texte (quil soit scann ou photographi) en un texte ASCII. Ce dernier peut tre modifi, rutilis et index. Les OCR permettent de retraiter linformation dans un logiciel de traitement de texte, de lintgrer dans une base de donne, etc. Ils permettent galement dindexer automatiquement les documents (grce lindexation en texte intgral). De plus, on remarque une nette diminution de la taille du fichier. En effet, un fichier image (texte scann) est bien plus gros quun fichier de texte ASCII. Les OCR se sont beaucoup dvelopps ces dernires annes. Ils sont dsormais disponibles sur des plateformes micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des cots trs abordables. 8 Cependant, cette technologie nest pas encore fiable 100%. Les logiciels peuvent reconnatre du texte, mais si le document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus dans le document final. Les logiciels sont galement trs dpendants de la qualit du document soumis. Les taux de
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PRAX, Jean-Yves. LARCHER, Simon,. La gestion Electrnique Documentaire. Paris : Dunod, 2004.

p.110.

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reconnaissances varient selon les polices dcriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours prises en compte, la prsence dun fonds color peut gner le logiciel, etc.

3.Lindexation des documents numriques

Quest-ce que lindexation ? Lindexation dun document consiste dcrire celui-ci pour permettre son exploitation. Cest une des tapes cruciales de la GED. Elle doit tre la reprsentation la plus fidle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et den garantir la pertinence . Il est important de concevoir une politique dindexation (construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED.

Il existe deux grandes catgories dindexation : lindexation classificatoire : consiste donner une description externe et synthtique du document. Selon Jean Yves Prax, cette approche classificatoire universelle est idaliste et nave . Elle nest pas adapte pour lindexation de documents numriques destins un systme de GED. lindexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste donner une description du contenu du document. Elle se veut riche, exhaustive et dpassant la rationalit parfois trop univoque de la classification .

Les langages combinatoires se divisent en deux parties : les langages libres qui sont constitus partir des concepts des documents enregistrs. Ils utilisent les mots cls et les descripteurs libres les langages contrls, lobjectif est de reprsenter le document partir dune codification univoque (liste de termes contrls). Ils utilisent les listes dautorits et les thsaurus. Les langages combinatoires sont plus complexes mettre en place, cependant, ils offrent une indexation beaucoup plus pertinente pour des entreprises qui travaillent sur des sujets prcis et homognes. La construction du thsaurus L'AFNOR dfinit le thsaurus comme un langage documentaire fond sur une 12/44

structuration hirarchise d'un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont reprsentes par des termes d'une ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels (AFNOR 1987). Il s'agit d'un vocabulaire contrl puisqu'il rsulte d'un long processus de tri des mots, appellations et expressions utiliss de manire informelle dans un domaine particulier.

Selon Jean Yves Prax, le processus de construction dun thsaurus comporte 5 grandes tapes : la collecte du vocabulaire. la subdivision du domaine en micro disciplines la transformation du langage libre en un langage contrl ltablissement des relations dquivalences. lenrichissement du thsaurus par des notes explicatives, des associations

Deux normes existent pour llaboration dun thsaurus : Norme ISO 2788-1986 : Principes directeurs pour l'tablissement et le dveloppement des thsaurus monolingues. Norme ISO 5964-1985 : Principes directeurs pour l'tablissement et le dveloppement des thsaurus multilingues.

Si la mise en place dun thsaurus rend les rsultats de la recherche plus prcise et facilite la recherche documentaire, il faut dire que llaboration dun thsaurus est une phase longue et laborieuse qui ncessite un spcialiste. 4.Le stockage Diffrents supports peuvent tre utiliss pour le stockage des donnes. Les solutions prsentes ne sont pas indpendantes : certaines favorisent plutt la conservation du document sur le court terme et dautres larchivage. La liste suivante nest pas exhaustive.

Les disques magntiques Ils offrent une grande capacit de stockage (quelques dizaines de Go) et un temps de recherche de quelques millisecondes. Ils sont peu onreux. Les disques magntiques sont par consquent une bonne solution pour la gestion de gros volumes de donnes. Structures RAID : cette technologie permet de dcouper les donnes en blocs et de stocker chacun des blocs sur un disque avec accs en lecture/criture simultane. Le flux de donnes 13/44

est multipli par le nombre de disques. La technologie RAID 0 est efficace pour laccs rapide de gros volumes de donnes mais la panne dun disque entrane la perte de toutes les donnes. Dautres structures RAID prennent en considration les problmatiques lies la scurit. Le RAID 1 permet par exemple une duplication des donnes.

Le disque optique Les disques optiques numriques (DON) offrent une capacit de stockage allant jusqu environ 10 Go. Ils ne se posent pas comme remplaants du disque magntique mais plutt comme complments. Le temps de recherche est denviron 10 ms. Ce mdia garantit en outre davantage la scurit ainsi que la prennit des donnes.

Disque WORM (Write Once Read Many) : il nest inscriptible quune seule fois. Cette solution garantit par consquent lintgrit des donnes. Elle est particulirement utilise pour larchivage et pour la conservation sur le long terme des documents.

Le disque optique WMRA (Write Many Read Always) : rinscriptible, il est utilis pour la gestion de documents courte dure de vie.

Le CD-RW (Compact Disque Recordable) : il permet de stocker jusqu 650 Mo. Il est rinscriptible. Les donnes doivent tre prformates laide de logiciels adapts. Linscription est lente (environ 20 minutes par CD) et ne convient pas pour lenregistrement de grands volumes de donnes. Il constitue une bonne solution de stockage pour les productions limites.

Juke-boxes ou librairies optiques : ces librairies sont intressantes pour stocker un grand volume de donnes grce la gestion dun ensemble de disques optiques. Le temps de chargement reste cependant trop important (il va de 2,5 25 secondes selon le type de disque).

II. Mise en place dune solution de GED

A.Mthodologie de mise en place 1.Analyse pralable

La mise en place dune solution de gestion documentaire est souvent aborde selon une approche uniquement technique. Or, le systme de GED mis en place va avoir un impact sur 14/44

lorganisation et la dfinition des tches dans lentreprise : il va modifier les modes de travail, le processus de production et daccs aux documents, les relations entre les services. Il est galement ncessaire de prendre en considration lenvironnement technique et juridique de mise en uvre. Quels sont les logiciels utiliss pour produire les documents ? Quelles donnes doivent tre protges ? Quelles sont les normes respecter ? Afin de noublier aucun aspect, il est important de suivre une mthodologie prcise de mise en uvre. La mthodologie prsente ci-aprs est inspire de la dmarche dcrite par Jean-Yves Prax dans son ouvrage La Gestion lectronique documentaire9.

Principes fondateurs du projet Il sagit dans cette tape de dfinir les objectifs du projet, de prciser les attentes et didentifier les diffrentes contraintes du projet (contraintes techniques, organisationnelles, juridiques). Il est galement important de dterminer le rle et les responsabilits des diffrents acteurs impliqus dans le projet et didentifier notamment : le comit de pilotage qui dfinit les orientations et valide lavancement du projet lquipe en charge de mener le projet et de dfinir les moyens et les mthodes pour rpondre aux objectifs fixs les personnes mettant disposition leurs comptences techniques pour la mise en uvre

Analyse des besoins et analyse de lexistant Lanalyse des besoins, par le biais dentretiens, permet davoir une apprhension globale des tches et des fonctions de chacun dans lorganisme. Elle permet de connatre, pour chaque fonction, les besoins documentaires, les informations produites et les flux changs. Elle permet de prciser les attentes particulires concernant loutil mettre en place et de connatre les comptences informatiques et documentaires, les habitudes et stratgies daccs aux informations de lacteur interrog. Lanalyse de lexistant permet dlaborer une typologie des documents produits dans lentreprise (documents image, texte ou vido, formats de documents utiliss). Cette analyse vise galement prendre en considration les diffrentes contraintes : les contraintes organisationnelles : besoins de gestion des utilisateurs, identification des acteurs

PRAX, Jean-Yves. LARCHER, Simon. La Gestion lectronique documentaire. 3e dition. Dunod :

Paris, 2004. Chapitre 2. p.13-47.

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les contraintes techniques : gestion des accs, scurit des donnes, logiciels et plates-formes

les contraintes juridiques : dclaration de documents relatifs aux personnes la CNIL, conservation des originaux, certification ISO

les contraintes budgtaires

Conception dun rfrentiel Aprs cette phase dtude, lquipe projet est en mesure de concevoir un rfrentiel 10. Celui-ci prsente pour chaque fonction identifie dans lentreprise, les documents crs. Pour chaque document sont prciss la dure de conservation, le sort final, les rgles daccs, de scurit, denregistrement, de classement.

Les trois tapes suivantes de la mthodologie prsente par Jean-Yves Prax concernent le choix du logiciel en fonction des besoins identifis. La partie II.B : Choix du logiciel fournit des lments pour analyser loffre et prendre une dcision.

2.Les cueils viter

Cette partie prsente les lments de risque lors de la mise en place dune solution de GED et dtaille les moyens mettre en uvre pour garantir le succs du projet. Le cot Outre le cot du logiciel, la mise en place dune solution de GED est coteuse en temps et en ressources humaines. Le risque est de prvoir un budget insuffisant pour assurer le bon fonctionnement du systme dans la dure. Le budget pour la mise en place dune solution de GED doit notamment prvoir : Ltude pralable la mise en place du logiciel Lachat du logiciel et les cots relatifs sa mise en place La maintenance technique : adaptation/conversion des logiciels La formation des usagers

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Groupe de travail ADAE-Aproged, La matrise du cycle de vie du document numrique : prsentation

des concepts, 3e version, 2006. [Enligne]. (Consult le 06/02/2008). p.11. < http://www.adbs.fr/site/publications/rm/cycle_vie_document_numerique.pdf>

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La rsistance au changement Lors de la mise en place dune solution de GED, plusieurs difficults peuvent tre rencontres le manque dimplication du personnel la rticence des futurs acteurs du systme face larrive dun nouvel outil la non-utilisation de loutil en raison dun manque de comptence ou par dsintrt

Diffrentes mesures doivent tre prises afin de garantir le succs du projet auprs du personnel de lentreprise : implication de la hirarchie : son soutien permet dobtenir les moyens suffisants pour la mise en uvre du projet en terme de ressources humaines et financires ; il garantit galement une bonne communication autour du projet auprs de lensemble du personnel de lentreprise

impliquer les diffrents services : le projet ne doit pas tre la seule initiative dun service documentaire au risque de voir loutil dlaiss ds sa mise en place parce que inadapt aux besoins du personnel des diffrents services

implication des futurs acteurs du systme de GED : leur consultation ds la phase danalyse des besoins permet de raliser une premire communication autour du projet. Lobjectif de cette consultation est aussi de proposer un outil adapt aux usages et rpondant aux besoins.

formation du personnel : la formation des contributeurs et des utilisateurs du systme de GED doit leur donner les moyens dutiliser loutil avec le plus daisance possible.

accompagnement au changement : afin dassurer une bonne utilisation de loutil de GED, il convient didentifier les acteurs cls du systme et leurs missions (coordination des acteurs du systme de GED, dfinition de procdures, etc.)

Lenvironnement technique Le systme de GED va prendre place au sein dun environnement technique dfini (logiciels, formats de documents, systmes dexploitation). Le risque est de ngliger certaines contraintes techniques et de mettre en place un outil inadapt aux besoins et aux applications existantes. Une analyse fine de lexistant permet dviter de tels risques et doit notamment favoriser : 17/44

Le recensement des documents qui seront intgrs dans la base de GED et lidentification des usages et de la spcificit de chaque document (format, taille, nature, valeur, volume) : cette analyse permet doprer des choix concernant le module de numrisation, le support et la capacit de stockage du systme, le niveau de scurisation des donnes

La mise en uvre dun plan de migration et de recodification des donnes : cette tape est optionnelle, elle doit tre ralise pour assurer la compatibilit du systme de GED avec les logiciels dj en place

Lanalyse des risques lis lobsolescence des formats et la dgradation physique des supports : cette analyse permet notamment doprer des choix concernant le modle de sauvegarde des donnes.

B.Choix du logiciel 1.Fonctionnalits

On distingue deux types de GED : la GED bureautique et la GED documentaire. La GED bureautique Cette GED gre les documents bureautiques de lentreprise. Elle vient complter les applications bureautiques. Elle intervient au niveau des changes et des flux entre les postes de travail producteurs. Ce type de GED doit prsenter les caractristiques suivantes : La GED doit tre fortement intgre lenvironnement de productivit. C'est un lment fdrateur des changes, car elle se trouve au niveau de la gestion et de la traabilit des flux. Elle permet notamment la gestion de larchivage des documents ainsi que le contrle des diffrentes versions dun document Elle doit permettre une indexation rapide au moment de la production du document Elle doit galement grer les documents vivants, et faire tout moment un lien vers le document natif Elle intgre des fonctions de messagerie, dannotations, de workflow

La GED documentaire Ce type de GED gre les documents de rfrence de lentreprise. Elle permet de conserver la mmoire de lactivit de lorganisme. 18/44

Elle ncessite un langage dindexation (thsaurus). Ce langage doit tre assez gnrique afin dtre partag par tout le monde, mais aussi spcifique pour que le moteur de recherche soit pertinent et prcis. Le rle du professionnel de linformation prend toute son ampleur ici dans la construction dun langage dindexation.

2.Analyse du logiciel

La mise en place dune solution de GED passe par lanalyse du logiciel. Plusieurs lments doivent tre analyss : Les fonctionnalits offertes : acquisition et/ou cration de document stockage et archivage recherche consultation des documents diffusion fonctions spcifiques lentreprise

Larchitecture technique : relations stations serveur / stations clientes, rseau, protocole dveloppement spcifique du logiciel de GED intgration lenvironnement bureautique

Loffre de service de lditeur : Paramtrage, installation, formation, maintenance, support technique Reprise de lexistant, conception dun thsaurus, numrisation

Le cot : Prix des licences, du dveloppement, des services Implantation de la socit de services (pour les logiciels libres), de lditeur (pour les logiciels propritaires) Rfrences de la socit de services ou de lditeur et les sites installs Politique de mise jour

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3.Logiciel libre ou logiciel propritaire ? Pour pouvoir faire le choix entre un logiciel libre et un logiciel propritaire, il convient de faire un rappel sur la philosophie du libre. Le libre ou open source veut dire littralement code source libre . Effectivement, il est possible de modifier, complter, adapter et amender le logiciel. Le point faible des logiciels libres : la maintenance Mme si la communaut ragit vite pour dvelopper les logiciels, les utilisateurs installent des modules diffrents, ce qui provoque une htrognit des solutions. L'volution du produit devient donc incontrlable contrairement aux logiciels propritaires. De plus, les diteurs de logiciels propritaires ont mis en place des Clubs utilisateurs qui leur permettent de faire voluer le produit en lien avec les utilisateurs. Gnralement la communaut du libre nglige la rdaction de la documentation. Pour ces diverses raisons lies aux problmes de maintenance, de plus en plus de socits prives se dveloppent pour effectuer ce service. La philosophie du libre dvie ainsi lgrement. Le choix Pour choisir d'utiliser un logiciel libre, il faut l'un ou l'autre de ces critres : disposer en interne des comptences informatiques et pouvoir les solliciter attendre qu'un utilisateur adapte le logiciel faire appel un dveloppeur, c'est dire gnralement faire appel une SSII

Que ce soit un logiciel libre (dans le cas o l'on fait appel un dveloppeur SSII) ou propritaire, il convient d'tre attentif ce que les deux aient : une hot line (pour les urgences et la maintenance) ; une formation au logiciel une prestation d'installation et d'assistance au dmarrage une documentation crite une maintenance volutive

Enfin, pour faire le choix entre le libre ou le propritaire, et au-del des fonctionnalits, voici les critres de choix que l'on peut retenir : 20/44

le cot : on estime qu'il n'y a pas de grande diffrence entre un dveloppement en interne ou faire appel une socit prive

le choix thique contestataire : aujourd'hui, le choix d'un logiciel libre est aussi une manire de contester face aux grandes socits conomiques

enfin, il faut mesurer la qualit du service rendu en fonction de la prise de risque lie au choix d'un logiciel libre

4.L'offre logicielle

Il existe une multitude de logiciels de GED. Ici sont prsents les logiciels les plus rpandus sur le march.11

11

Cette analyse prend appui sur louvrage suivant : LENART, Michle. La Gestion documentaire : volutions fonctionnelles et description de dix

logiciels. ADBS ditions : Paris, 2004. 185p.

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Alexandrie Socit Courriel Tarif GB concept gbconcept@gbconcept.com Cincom

Cindoc dromeu@cincom.com

Dip Maker Dip systmes commercial@dip-systemes.com 10 000 HT pour une architecture client/serveur

9 000 HT pour une architecture 10 000 pour le logiciel standard client/serveur

Services associs la commercialisation : Formation Assistance au paramtrage Assistance la mise en oeuvre Assistance l'exploitation Fonctionnalit : Numrisation Travail collaboratif Oui, module optionnel Oui Oui, module optionnel Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui

Oui sur les fonctions de gestion des Oui sur les fonctions de gestion des Oui sur les fonctions de gestion des documents en phase d'laboration documents en phase d'laboration, documents en phase d'laboration gestion des numros de versions, archivage des versions antrieures Circuit de validation existant, pas Circuit de validation existant, pas Demande logiciel de logiciel de workflow intgr de logiciel de worflow intgr une intgration d'un

Workflow Gestion des bases et flux documentaires :

22/44

Gestion multibases Gestion des flux XML Mtadonnes : Saisie de mtadonnes Import de mtadonnes Indexation : Indexation contrle

Oui Oui

Oui Oui

Oui Oui

Oui Oui

Oui Oui

Non Oui

Oui avec liste d'autorits simple, Oui avec liste d'autorits simple, Oui avec liste d'autorits simple, liste d'autorits avec synonymes, liste d'autorits avec synonymes, thsaurus, plan de classement thsaurus, plan de classement thsaurus, plan de classement Oui Oui Oui

Lien d'une notice vers plusieurs documents

Lien d'un document vers plusieurs notices Interrogation de sources htrognes :

Oui Non

Oui

Paramtrage des choix d'interrogation sur Oui une ou plusieurs bases

Oui

A paramtrer

Prsentation des rsultats de recherche

Rsultats dans une liste homogne, Rsultats dans une liste homogne, Pas de globalisation des rsultats prsentation paramtrable, prsentation paramtrable fonctions de ddoublonnage Interrogation sur notice notice + GED, GED seule seule, Interrogation sur notice + GED notice seule,Interrogation sur notice seule, notice + GED

Choix de l'interrogation entre notices et documents Langage d'interrogation

Oprateurs boolens, options de Sur le thsaurus choix du nombre Thsaurus avec 11 niveaux recherche (contient un des mots, de niveaux interrogs contient au moins un mot, contient 23/44

l'expression, commence par)

Traitements linguistiques : Fonctions d'analyse linguistique Gestion d'un historique des recherches Oui enregistres Oui par Oui Non enregistres par

Doivent tre l'utilisateur Possibilit de personnaliser le portail par Oui l'utilisateur Prsentation des rsultats de recherche :

Doivent tre l'utilisateur Plutt rserv au gestionnaire de Oui

l'interface web

Visualisation des parties du document o Oui avec surlignage se trouvent les termes recherchs Tri par pertinence Oui, avec le module MIMS Prsentation sous forme de classification, Classification avec MIMS de cartes, de graphes Diffusion de l'information : Oui Fonctions de DSI Personnalisation des profils par les Oui utilisateurs Supports de diffusion Messagerie, web, papier

Oui avec surlignage, possibilit de Oui, uniquement dans la notice naviguer de terme terme

Oui Non Oui

Oui Non Oui

Oui

Oui

Messagerie

SMTP 24/44

Ralisation de produits documentaires en dynamique : Dossiers thmatiques Liste des nouvelles acquisitions Etat des collections Revue de presse Bibliothconomie : Gestion des prts Gestion des acquisitions Gestion des abonnements aux priodiques Bulletinage Circulation des revues Fonctionnalits supplmentaires : Gestion de photothque Oui Oui Difficilement Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui avec module de clipping Oui Oui Oui Oui avec module de clipping Oui Oui Oui Oui, notamment clipping

Oui Oui Oui

Oui Oui Oui

Oui Oui Oui

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III. Enjeux relatifs la GED

A.Enjeux techniques : prennit, interoprabilit des formats et scurisation des donnes 1.Linteroprabilit des formats

Dans lenvironnement de lentreprise, il est important que le document soit rutilisable et interchangeable. Lors de lenregistrement dun document dans un format donn, il faut quil puisse tre accessible pour diffrents acteurs de lentreprise et pour des usages divers (lecture lcran, impression, stockage, insertion dobjets, modification). Linteroprabilit des formats caractrise notamment la facult pour ces formats dtre reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des mdias diffrents.

Les enjeux actuels consistent en la cration de standards favorisant linteroprabilit et la portabilit des fichiers. Llaboration du standard XML est sense rpondre ces objectifs. XML favorise notamment la diffusion et la consultation des documents sur des applications et des mdias divers, tout en conservant le document dans son intgrit et en garantissant sa prennit. Le standard XML XML (Extensible Markup Language) est une famille de langages qui fait lobjet dune recommandation par le W3C12. Le fichier XML est accompagn dune feuille de style dcrivant lapparence physique du document et dune DTD (Document Type Definition) prcisant la structure logique du document13. Avantages : Il est extensible : un auteur peut dfinir de nouvelles balises Il dcrit la structure du document : lintrt est de pouvoir conserver la structure du document indpendamment de la plate-forme utilise et donc de garantir linteroprabilit du fichier Il dissocie la structure et la prsentation du document

12

W3C : World Wide Web Consortium fond en 1994 pour promouvoir la compatibilit des

technologies du Web.
13

Une DTD fournit un rfrentiel de balises qui permettent de structurer le document. Elle identifie

ainsi les diffrents lments du document (exemple : titre, auteur).

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2.La prennit des formats et des supports de stockage La mise en place dune solution de GED vise galement garantir la conservation des documents dans leur intgrit et la prennit dans laccs ceux-ci. Plusieurs lments doivent tre pris en compte : la dure de vie des supports de stockage et celle des systmes de lecture utiliss. Ces aspects sont dvelopps dans louvrage de Jacques Chaumier14. Format denregistrement et systmes de lecture Outre les problmes dinteroprabilit prsents plus haut, le choix dun format de document soulve la question de la prennit dans laccs au document. En effet, la lecture de documents numriques ncessite de recourir un appareillage spcifique la fois matriel (micro-ordinateur, lecteur) et logiciel (systme dexploitation, logiciel dapplication). Or, le matriel et les logiciels dapplication voluent. Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les versions prcdentes. Il sagit donc de permettre ladaptation du document aux volutions techniques grce : La migration (changement de support, de version du logiciel) La recodification (changement du format de prsentation et de structuration)

En outre, il importe de veiller conserver le document dans son intgrit, sans modification de mise en forme et avec les enrichissements typographiques dorigine. Le choix du format est alors trs important. Le support de stockage Les supports de stockage (disques optiques, bandes magntiques) ont une dure de vie limite. De plus, il existe certains risques lis des accidents physiques (incendies, panne de matriel, dmagntisation). La ralisation de copies de sauvegarde permet de garantir la prennit daccs aux donnes. Les disques magntiques peuvent tre scuriss grce un dispositif de mirroring (RAID 1, Redundant Arrays of Inexpensive Disks). Cette technique permet de dupliquer le disque et se rvle intressante en cas de panne par exemple o le deuxime disque assure le relais le temps que le premier soit rpar. Les disques optiques type WORM sont de plus en plus utiliss. Ils prsentent une plus grande dure de vie (30 ans environ).

14

CHAUMIER, Jacques. Document et numrisation : enjeux techniques, conomiques, culturels et

sociaux. ADBS ditions : Paris, 2006. p.68.

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3.La scurit des donnes

Les enjeux Les enjeux relatifs la scurit des donnes conserves dans une base de GED sont identifis dans louvrage de Jacques Chaumier15. Garantie de lauthenticit des documents : la scurisation du systme de GED permet dattester que le document na pas subi de modification Prservation de la confidentialit des informations prsentes dans la base Protection contre laltration volontaire des documents : modification, brouillage des donnes Protection contre laltration involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple Protection contre les dommages physiques (panne de matriel, incendie, etc.)

Diffrents types de protection Protection en amont Copies de sauvegarde : les copies enregistres sur des supports de stockage (type CD WORM ou sur un serveur) permettent de prvenir les risques physiques

Contrle de saisie et de cohrence : le paramtrage des outils de GED permet de prvenir les erreurs de saisie

Contrle daccs : lidentification laide dun login et dun mot de passe permet de grer laccs des utilisateurs aux documents ; cela suppose didentifier les droits daccs pour chaque utilisateur du systme

Cryptographie : cette technique permet de coder un message laide dun algorithme Signature lectronique : elle prend appui sur un algorithme de cryptage des donnes grce auquel le contenu du document est rendu solidaire du mot de passe du signataire

Protection en aval Il sagit ce stade de mettre en place une protection dfensive contre les atteintes volontaires la scurit du systme. La conservation de lhistorique des actions menes sur la base permet de rpondre cet objectif. Elle permet notamment didentifier la personne responsable de latteinte porte au systme.

15

CHAUMIER, Jacques. Document et numrisation : enjeux techniques, conomiques, culturels et

sociaux. ADBS ditions : Paris, 2006. p.63.

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B.Les aspects juridiques du document numrique

Les projets darchivages numriques de toutes sortes sont de plus en plus nombreux (que ce soit la rorganisation dune GED ou la mise plat des process). Ils rpondent la prise de conscience par le management des enjeux lis la dmatrialisation massive de linformation. Or, la numrisation des documents est sujet dbat dans le domaine juridique. La valeur lgale du document numrique Le document crit original est ( de rares exceptions prs) la seule preuve valable pour la loi franaise. Les documents ont en gnral une dure de prescription lgale de 10 ans. Ces faits sont des freins au dveloppement du document lectronique qui ne remplit pas la condition dirrversibilit, de non reproductibilit et de localisation caractrisant le document original. La valeur lgale du document numrique dpend dune part du type de document numrique produit et dautre part de lensemble des textes qui sappliquent lactivit de lentreprise.

Deux cas se posent : le document lectronique est cr partir dun document matriel en utilisant un procd de numrisation. Le document numrique cr est alors une copie. Le document est cr directement sous forme numrique par lemploi de procds informatiques. Le document numrique produit est ici le document dorigine, qui peut tre considr comme un original sous rserve de respect des dispositions lgales. La loi du 13 mars 2000 La loi n 2000-230du 13 mars 2000 intitule Portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative la signature lectronique est un texte fondateur car il introduit des notions fondamentales dans le systme juridique. Il sagit de prendre acte de lexistence des technologies de linformation et dadapter le droit de la preuve cette donne de fait 16.

Larticle 1316 du Code Civil dfinit lcrit de faon suivante : La preuve littrale ou par crit rsulte dune suite de lettres, de caractres, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dots dune signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalits de

16

Ibidem.

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transmission . Cela signifie que quelque soit le support du message, il a valeur dcrit au sens juridique.

Les deux articles cits ci-dessous dfinissent le principe dgalit probatoire entre tous les crits. Toutes les formes dcrits quils soient papiers ou numriques se valent. Art. 1316-1. - L'crit sous forme lectronique est admis en preuve au mme titre que l'crit sur support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il mane et qu'il soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir l'intgrit. Art. 1316-2. - Lorsque la loi n'a pas fix d'autres principes, et dfaut de convention valable entre les parties, le juge rgle les conflits de preuve littrale en dterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support. Les deux conditions de lgalit Lgalit probatoire entre le support papier et numrique est soumise deux conditions : lidentification de lauteur. Cela signifie ltablissement dun lien entre un document et celui qui la rdig. Pour que le document simpose comme une preuve, il est ncessaire que ce lien se trouve tabli par une expertise. lintgrit du message. La loi fait des conditions de sa conservation un lment spcifique et dterminant de sa validit. Spcifique parce que cette exigence na aucun quivalent dans le monde du papier et rsulte de sa structure propre . La manire dont le document numrique est conserv est le gage de sa valeur juridique. Diffrence entre le domaine public et priv On remarque que lapprciation des modalits de conservation est diffrente dans le public et le priv. Lenvironnement public est plus exigeant du point de vue de lobligation lgale et de la conservation de la preuve papier. Mais aujourdhui, les tl procdures permettent de plus en plus la conservation numrique titre de preuve. Dans le domaine priv, les entreprises laborent frquemment un calcul des risques. Ils conservent des copies numriques (En effet, le prix de larchivage des preuves papiers est plus lev que les procs ventuels). Depuis de nombreuses annes, ce calcul est ralis par les banques pour les chques. Elles dtruisent loriginal. Le risque engendr est compens par les conomies de surfaces de stockage et de rayonnage.

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La protection du droit dauteur La lgislation franaise prvoit une protection du droit dauteur sur son (ses) uvre(s). Selon la loi du droit de reproduction Toute reproduction intgrale ou partielle, par quelque procd que ce soit, est interdite et constitue une contrefaon . Or, pour le document numrique, cette protection du droit dauteur devient de plus en plus difficile. En effet, le document numrique est trs facilement reproductible du fait de son immatrialit. De plus, il devient impossible de contrler tous les rseaux.

C.Intgration de la GED dans le systme d'information de l'entreprise

La GED est un outil efficace de mise en commun des documents. Elle initie le travail collaboratif, c'est pourquoi la GED trouve naturellement sa place dans le systme d'information de l'entreprise. Elle accompagne ou est accompagne d'autres applications dans le systme d'information de l'entreprise ; elle apparat donc comme une brique dans ce systme global. Il convient de parler ici du groupware et du workflow qui viennent en complment la GED.

1.Le groupware Le concept polymorphe du groupware est illustr par la dfinition donne par P&T JohnsonLentz : Le groupware est un concept qui dsigne la fois le processus humain et organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques ncessaires l'accomplissement de ce travail. Le groupware utilise plusieurs outils : la messagerie pour la communication, le workflow pour la coordination, et la confrence lectronique pour la collaboration. La GED permet l'utilisateur de retrouver l'information pertinente qui se dissimule au sein des donnes, par un travail d'indexation et de structuration des documents. Le workflow Le workflow fait partie intgrante du groupware. Littralement traduit par flux de travail , en franais nous pouvons le traduire par gestion lectronique des processus . Le workflow s'intresse particulirement aux processus. Il dcompose le travail en tches, affecte ces dernires un ou des acteurs selon des rgles tablies, et automatise la circulation de documents ou d'information. 31/44

Le workflow permet la capitalisation de l'information ds la cration du document et il alimente la mmoire du projet. Les avantages lis au workflow sont multiples. On retiendra principalement la nature collaborative de cette solution qui permet une diminution du temps de transmission et de rponse, une abolition des contraintes spatiales, une formalisation des procdures, la capitalisation des informations, la traabilit des flux. La messagerie et les forums La messagerie et les forums favorisent les changes informels entre les membres dun groupe de travail. Dans le cas des forums, les informations communiques sont vues par lensemble du groupe. Les forums favorisent galement la structuration des changes et un dbut de capitalisation et de traabilit des changes.

2.La gestion des connaissances

La GED participe galement la gestion des connaissances. L'enjeu de la gestion des connaissances est de savoir qui dtient quelle expertise pour la mobiliser trs vite et rsoudre un projet. La GED peut tre une rponse efficace ce type de demande.

Cependant, il faut tudier les types de connaissances, explicites ou tacites, prsents dans l'entreprise car ils seront traits de manire diffrente : la connaissance explicite est dj contenue dans les documents la connaissance tacite des individus de l'entreprise doit tre formule puis recueillie avant d'tre intgre.

En entreprise, c'est ce dernier type de connaissance qui pose gnralement problme, et notamment le recueil de ces connaissances. Voici quelques points pour lesquels il faut tre attentif pour mettre en place une GED en lien avec la gestion des connaissances : la technique de recueil des connaissances : enqutes ? runions ? le niveau de mmoire : individuelle, groupe, collective ? la temporalit : quel moment faut-il recueillir ces connaissances ? auprs d'un auprs d'un senior ? Le support : quel support pour formaliser les connaissances recueillies ? 32/44 junior ?

Conclusion
Peut-on imaginer un systme d'information sans GED ? Aujourd'hui, les acteurs de lentreprise utilisent de plus en plus le document numrique. Celle-ci doit pouvoir ragir rapidement, en sollicitant les connaissances qui sont sa porte afin d'tre et de rester comptitive. La GED est donc un outil incontournable pour rpondre cette exigence. En effet, la GED permet de localiser rapidement l'information, en quelques clics. Le document est facilement accessible. Il peut tre partag par plusieurs personnes au mme moment. La GED garantit galement la scurit des donnes et cre une dynamique de travail collaboratif. Le seul bmol ce systme rside dans les supports de stockage ; il convient de veiller particulirement ceux-ci afin de garantir la prennit des donnes et des documents. On peut donc dire que la GED est un composant majeur dans le systme d'information de l'entreprise. En plus des changements techniques quelle suppose, la mise en place dune solution de GED a des incidences sur lorganisation du travail et sur la culture dentreprise. Elle instaure notamment de nouvelles pratiques de recherche de documents et systmatise les processus de cration et de publication de ceux-ci. Enfin, si la mise en place dune solution de GED prsente un cot important pour lentreprise (achat du logiciel, frais dinstallation et de maintenance, formation du personnel), la solution mise en place va favoriser une rationalisation du travail et une amlioration de la productivit de lentreprise. Le systme de GED va en effet permettre dviter la perte dinformations prcieuses pour lentreprise, doptimiser les processus de production et de traitement des documents et de faciliter laccs ceux-ci.

Quel avenir pour la GED ? Le monde des technologies de l'information et de la communication volue rapidement, et l'heure du numrique, il faut pouvoir apporter une solution pour ne pas crouler sous le non-papier. On s'aperoit cependant que la GED glisse de plus en plus vers la gestion de contenu. Dans l'entreprise, les changes sont de plus en plus transverses, autorisant une plus large autonomie des acteurs. Ce faisant, chaque acteur devient diteur et publie, gnralement par le biais d'une interface web, ses informations.

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Bibliographie
Usuels CACALY, Serge sous la dir. de. Dictionnaire de linformation. Armand Colin : Paris, 2004. 274p.

CACALY, Serge sous la dir. De., Dictionnaire encyclopdique de linformation et de la documentation. Nouvelle dition. Paris : Nathan, 2001. 634p.

Monographies
ADER, Martin. Management collectif de l'information : gestion lectronique, collectique, flux de travail. INSEP ditions, 1996. 181 p.

CHAUMIER, Jacques. Document et numrisation : enjeux techniques, conomiques, culturels et sociaux. ADBS ditions : Paris, 2006. 120p.

INRIA. Prenniser le document numrique. ADBS ditions : Paris, 2006. 206p. (Coordonn par CALDERAN, Lisette. HIDOINE, Bernard. MILLET, Jacques)

LENART, Michle. La Gestion documentaire : volutions fonctionnelles et description de dix logiciels. ADBS ditions : Paris, 2004. 185p.

PRAX, Jean-Yves. LARCHER, Simon. La Gestion lectronique documentaire. 3e dition. Dunod : Paris, 2004. 341p.

Articles de priodiques
REMIZE, Michel. GED et dpendances. Archimag, 2005, n187, 20-22pp.

Publications en ligne
Groupe de travail ADAE-Aproged, La matrise du cycle de vie du document numrique : prsentation des concepts, 3e version, 2006. [Enligne]. (Consult le 06/02/2008). <http://www.adbs.fr/site/publications/rm/cycle_vie_document_numerique.pdf> 34/44

MoReq (Model requirements for the management of electronic records - Modle d'exigences pour l'organisation de l'archivage lectronique). Traduction franaise. Document dit par la Commission europenne, et traduit en franais par Marie-Anne Chabin (Archive 17). [En ligne]. 2004. (Consult le 08/02/2008). <http://www.adbs.fr/site/publications/texte_ref/MoReq.pdf>

RENARD, Isabelle. Archivage numrique et droit : les deux erreurs ne pas commettre. Le journal du Net. [En ligne]. 04/10/2007. (Consult le 07/01/2008). <http://www.journaldunet.com/solutions/expert/17151/archivage-numerique-et-droit-lesdeux-erreurs-a-ne-pas-commettre.shtml>

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Annexe
Quatre niveaux de normalisation peuvent tre identifis :

Formats propritaires : labors par des socits privs, destins tre utiliss avec des logiciels ou appareils vendus par cette mme entreprise dont les modes de reprsentation ne sont pas publis

Formats propritaires publics : labors par une socit prive qui en a publi les spcifications, permettant ainsi le dveloppement de logiciels gnriques (exemple : RTF de Microsoft)

Normes de faits : format propritaire public reconnu de facto en raison de sa grande popularit (exemples : PDF de Adobe, Gif de Compuserve)

Normes officielles : tablis par un organisme officiel de normalisation au niveau national ou international, qui ne dpend pas dun logiciel pour tre fonctionnel et dont lutilisation est libre de droit (Code ASCII, Unicode, SGML, XML, Jpeg)

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Rsum
Un systme de Gestion Electronique de Documents ou GED est une application logicielle capable de grer les diffrentes tapes du cycle de vie du document (cration, traitement, diffusion, limination). La mise en place dune telle solution rpond au besoin de matriser et dorganiser la masse de documents qui circulent dans lentreprise. Pour russir un tel projet, il importe cependant de bien identifier les besoins de lentreprise et de ses acteurs et de prendre en considration tous les aspects : le cot, le facteur humain et lenvironnement technique du projet. Ltude des fonctionnalits des solutions de GED et lanalyse comparative de plusieurs solutions proposes par les diteurs de logiciels constituent ensuite une tape indispensable la russite du projet. Cette synthse prsente les enjeux de la mise en place dune telle solution dans lentreprise et propose une dmarche de mise en uvre dun systme de GED ainsi quune analyse de certains logiciels du march.

Mots-cls :

Gestion lectronique de documents GED document numrique cycle de vie du document traitement documentaire

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Glossaire
Cycle de vie du document- document life cycle : dsigne les diffrentes tapes de la vie du document : cration, indexation, stockage, diffusion. La matrise du cycle de vie du document est prise en charge par des logiciels de gestion documentaire.

Dmatrialisation- dematerialization : On entend par dmatrialisation le fait de transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqus, en flux et traitements numriques. On parle alors de dmatrialisation de linformation, dmatrialisation des archives, etc.

Diffusion Slective d'Information (DSI)- Selective Dissemination of Information (SDI) : Programme ou ensemble de programmes permettant d'extraire priodiquement les rfrences d'un catalogue ou d'une banque de donnes correspondant un profil dtermin. Ces programmes prennent en charge la mise en forme et la transmission de ces rfrences au destinataire dont le profil avait t mmoris . - Michle Lnart

Disque optique numrique (DON) Optical disk : Disque sur lequel sont enregistres, sous forme numrique, des donnes lisibles par un procd optique . - Michle Lnart

Document darchive Records : documents crs, reus ou prservs titre de preuve ou dinformation par une personne physique ou morale dans ses obligations lgales ou la conduite de ses activits - norme NF ISO 15489

Document lectronique electronic document : Document stock sous forme numrique (document numrique). - Michle Lnart

GED (Gestion Electronique de Documents) - EDM (Electronic Document Management) : - ensemble de logiciels capables de grer les diffrentes tapes du cycle de vie du document numrique - approche de la gestion documentaire qui prend en considration la spcificit du document numrique et permet de grer les diffrentes tapes du cycle de vie du document numrique

Groupware : Le groupware est un concept qui dsigne la fois le processus humain et organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques ncessaires l'accomplissement de 38/44

ce travail. P&T Johnson-Lentz

Interoprabilit- interoperability : facult pour un objet numrique donn dtre reconnu et lu sur des plates-formes, des logiciels et des mdias diffrents

Mtadonnes- metadata : Donnes dcrivant les principaux lments d'identification d'une ressource lectronique telles que les donnes bibliographiques, les donnes de gestion ou celles relatives aux droits d'utilisation . - Michle Lnart

OCR Reconnaissance Optique de Caractres - Optical Character recognition : Identification de caractres par procd automatique. Les OCR permettent de retraiter linformation dans un logiciel de traitement de texte, de lintgrer dans une base de donne, etc.

Records Management : Champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrle efficace et systmatique de la cration, de la rception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final du document, y compris des mthodes de fixation et de prservation d ela preuve et de l'information lies la forme des documents AFNOR, norme NF ISO 15489

SAE (Systme dArchivage Electronique)- ERMS (Electronic Records Management System) : Systme de gestion des documents numriques qui sapplique aux archives intermdiaires et dfinitives. Lobjectif dun SAE est de garantir la prennit et la fiabilit des informations archives.

Signature lectronique- digital signature : procd permettant ltablissement dun lien entre un document et celui qui la rdig. Si le lien se trouve tabli par une expertise, le document simpose comme une preuve.

SGBD (Systme de Gestion de Base de Donnes)- Database Management System (DMS) : Logiciel qui permet de grer une ou plusieurs bases de donnes. Il rend possible la gestion de grands volumes de donnes et leur structuration. Les plus connus sont Oracle, Access et My SQL. Thsaurus- thesaurus : Liste organise de termes normaliss (descripteurs et non-descripteurs) servant l'indexation de documents et des questions dans un systme documentaire . (Vocabulaire de la documentation, 3e dition, ADBS Editions, 2004)

Workflow : Application permettant de grer les diffrents lments d'un processus. Un systme de 39/44

Workflow permet de dcrire le circuit du document, didentifier les acteurs impliqus ainsi que les procdures associes (validation, modification, destruction, etc.)

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