La prsente publication a t ralise par la Direction du patrimoine et de la musologie, Ministre de la Culture, des Communications et de la Condition fminine.

Coordination: Rvisionlinguistique: Servicedesoutienauxinstitutionsmusales(SSIM) ServicesFortexteinc.

LapublicationestdisponiblesurlesiteWebduMinistredelaCulture, desCommunicationsetdelaConditionfminine: www.mcccf.gouv.qc.ca

CRDITS Recherche,conception,rdaction Socitdesmusesqubcois

Dptlgal:2008 BibliothqueetArchivesnationalesduQubec BibliothqueetArchivesducanada ISBN:9782550514114(versionimprime) 9782550514121(versionPDF)

AVANTPROPOS LeministredelaCulture,desCommunicationsetdelaConditionfminineamissurpied, leServicedesoutienauxinstitutionsmusales(SSIM)afindesoutenirlaconsolidationdu rseau musal, lui permettre damliorer ses performances et surtout de crer une meilleuresynergieentrelesinstitutionsmusales.LeSSIMestappuydanssonactionpar des partenairesqui acceptent de mettre profit leurs ressources et leur expertise. Ces partenaires, locomotives du milieu musal, sont les quatre muses relevant de lois spcifiques:leMusenationaldesbeauxartsduQubec,leMusedartcontemporainde Montral, le Muse de la civilisation et le Muse des beauxarts de Montral, auxquels sajouteleCentredeconservationduQubec.
LABORERUNEPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS.GUIDEPRATIQUE seveutunoutilqui,nous

lesprons,faciliteraletravaildetousceuxetcellesquisinvestissentdanslaconsolidation etledveloppementdesinstitutionsmusalesduQubec.

Nosremerciementsparticulierstousceuxetcellesquiontcollaborlaralisationdece guide.

Lespersonnesquionttconsultespourlaralisationdeceguidepratique Lesmembresducomitdelectureetdevalidation LesmembresdelquipedelaDirectiondupatrimoineetdelamusologie

TABLEDESMATIRES

1. INTRODUCTION .........................................................................................................7 1.1 UTILISATIONDUGUIDE ...............................................................................................7 1.2 L AGESTIONDESCOLLECTIONS :UNEDFINITION ........................................................7 1.3 L ASAINEGESTIONDESCOLLECTIONS........................................................................7 2. LESPOLITIQUESDEGESTIONDESCOLLECTIONS..............................................9 2.1 QU ESTCEQUELAPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS?...................................9 2.2 IMPORTANCED UNEPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS....................................9 2.3 CONSIDRATIONSTHIQUES ....................................................................................10 3. CONTENUDUNEPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS........................11 3.1 UNNONCRELATIFLAMISSIONDUMUSE ...........................................................11 3.2 UNNONCL GARDDUCHAMPDECOLLECTIONNEMENT .......................................11 3.3 UNEPOLITIQUED ACQUISITION.................................................................................12 3.3.1 Critresdeslectiondesacquisitions ...........................................................12 3.3.2 Restrictionsquantlacquisition ...................................................................14 3.3.3 Modesdacquisitionetleursdfinitions ........................................................14 3.3.4 Lecomitdacquisition:modalitsetfonctionnement ................................14 3.3.5 Phasesduprocessusdacquisition...............................................................15 3.3.5.1 Propositiondacquisition ............................................................................15 3.3.5.2 laborationdundossierdacquisition ......................................................15 3.3.5.3 valuationetdlivrancedereusdesfinsfiscales ...............................16 3.3.5.4 Intgrationauxcollections..........................................................................17 3.3.6 Casparticuliers:lesdptsetlesprtsillimits..........................................18 3.4 UNEPOLITIQUEDEPRTETD EMPRUNT...................................................................19 3.4.1 Leprt:conditionsetmodalits ....................................................................19 3.4.2 Leprt:dispositionspourlaprotectiondesobjets .....................................21 3.4.2.1 Assurances ..................................................................................................21 3.4.2.2 Manutentionettransport.............................................................................21 3.4.2.3 Ententedeprt.............................................................................................21 3.4.3 Lemprunt:conditionsetmodalits...............................................................22 3.4.3.1 Ententedemprunt .......................................................................................23 3.5 UNEPOLITIQUED ALINATION ..............................................................................24 3.5.1 Alinationvolontaire........................................................................................24 3.5.2 Conditionsdalinationvolontaire..................................................................25 3.5.3 Restitution ........................................................................................................26 3.5.4 Alinationinvolontaire ....................................................................................26 3.5.5 Modesdalinationetleursdfinitions ..........................................................27 3.5.6 Lecomitdalination:modalitsetfonctionnement ..................................27 3.5.7 Phasesduprocessusdalinationvolontaire................................................28 3.5.7.1 laborationdundossierdalination ........................................................28 3.5.8 Phasesduprocessusencasdalinationinvolontaire.................................29 3.6 DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESAUXMOUVEMENTSDESOBJETS........................31 3.6.1 Entredesobjets .............................................................................................31 3.6.2 Sortiedesobjets ..............................................................................................33 3.6.2.1 Lesprocduresdesortiedesobjets ...........................................................33 3.6.3 Dplacementdesobjetslintrieurdumuse.............................................34
5

3.7 DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESLADOCUMENTATIONDESCOLLECTIONS .........35 3.7.1 Enregistrement.................................................................................................35 3.7.1.1 Lesprocduresdenregistrement ..............................................................35 3.7.2 Numrotation...................................................................................................36 3.7.2.1 Lemarquage ................................................................................................36 3.7.2.2 Ltiquetage .................................................................................................37 3.7.3 Catalogage .......................................................................................................37 3.7.4 Laphotographie...............................................................................................38 3.7.5 Linformatisationdesdonnes .......................................................................38 3.8 DESLIGNESDIRECTRICESREL ATIVESAUCONTRLEETL ACCSAUXCOLLECTIONS .......40 3.8.1 Inventaire..........................................................................................................40 3.8.2 Accsauxcollectionsetladocumentation ................................................40 3.8.3 Droitsdereproduction ....................................................................................41 3.9 DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESLACONSERVATIONDESCOLLECTIONS..........42 3.9.1 Conservationprventive .................................................................................42 3.9.1.1 Contrledelenvironnement .......................................................................43 3.9.1.2 Miseenrserve............................................................................................43 3.9.1.3 Miseenexposition.......................................................................................43 3.9.1.4 Manutentionettransport.............................................................................43 3.9.1.5 Facteursdedtrioration ............................................................................44 3.9.1.6 Constatdtat...............................................................................................45 3.9.2 Assurances ......................................................................................................46 3.9.3 Scurit............................................................................................................46 3.9.4 Mesuresdurgence ..........................................................................................46 Outil2. Listedecontrlecontenudunepolitiquedacquisition ........................50 Outil3. Listedecontrlecontenudunepolitiquedeprt ..................................51 Outil4. Listedecontrlecontenudunepolitiquedemprunt............................52 Outil5. Listedecontrlecontenudunepolitiquedalination ..........................53 Outil6. Fichedesuivipourlapropositiondacquisition .......................................54 Outil7. Listedecontrlepourllaborationdudossierdacquisition ..................55 Outil8. Fichedesuivipourlanalysedudossierdacquisition .............................56 Outil9. Fichedesuivipourlacquisitiondelobjet ................................................57 Outil10. Listedecontrlepourllaborationdunepropositiondalination ........58 Outil11. Fichedesuivipourlanalysedudossierdepropositiondalination ......59 Outil12. Fichedesuivipourleretraitdelobjetdelacollection.............................60 Outil13. Conventiondeprtoudemprunt ...............................................................61 Outil14. Constatdtat(rapportdecondition).........................................................62 Outil15.BORDEREAUDERCEPTION/EXPDITION..............................................63 RFRENCESUTILES ....................................................................................................64 BIBLIOGRAPHIE 68 ARTICLES: ......................................................................................................................74

1. 1.1

INTRODUCTION UTILISATIONDUGUIDE Ce guide a t ralis afin daider les institutions musales qui possdent des collections tablir des politiques et des procdures de gestion de cellesci. Il proposedespistespourledveloppementd'unepolitiquedegestionetdeslignes directrices visant tablir une pratique organise, structure et conforme aux normes musalesde mme qu la mission de linstitution. Tous les points traits dans ce guide ne seront pas ncessairement utiles lensemble des muses. Chaquepointdevraitcependantsusciterunerflexionafindedterminerlesquels dentreeuxdevraientfairepartiedelapolitiquedegestiondescollections.Ildevrait treconsidrcommeunaidemmoirepluttquunemarchesuivreimpose.Le soinestlaissauxlecteursdvaluerlapertinencedechacundesthmes,etdeles adapterselonlaralitetlesbesoinsdeleurinstitution. Par ailleurs, pour documenter les activits de gestion des collections, on peut se rfrerloutilCommentgrervoscollections,leguidedegestionduRseauInfo MusedelaSocitdesmusesqubcois(SMQ).

1.2

L AGESTIONDESCOLLECTIONS :UNEDFINITION La gestion des collections recouvre les mthodes pratiques, techniques, dontologiques et juridiques qui permettent dassembler, organiser, tudier, interprter et prserver les collections musographiques. Elle permet de veiller leurtatdeconservationetleurprennit.Lagestiondescollectionssintresse laprservation,lusagedescollectionsetlaconservationdesdonnes,ainsi qu la manire dont les collections soutiennent la mission et les objectifs du muse. Elle sert aussi dcrire les activits spcifiques qui sinscrivent dans le 1 processusdegestion .

1.3

L ASAINEGESTIONDESCOLLECTIONS Dans certaines institutions musales, les tcheslies lagestiondes collections incombent une seule personne dans dautres, elles sont partages entre plusieurs professionnels. Quelles se nomment archivistes, gestionnaires ou responsables des collections, registraires, conservateurs, etc., toutes ces personnesontunemmeresponsabilit:laprotectiondescollections.Peuimporte le titre de la ou des personnes qui effectuent ces tches, les muses, qui ont la gardeduneimportantepartiedupatrimoinecultureletnaturelduQubec,doivent dmontrerquelescollectionssousleurresponsabilitsontgresavecintgritet professionnalisme.

Unesco. Comment grer un muse : manuel pratique, 2006, p. 17. ( http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001478/147854f.pdf)

Dans ce but, certaines rgles de gestion doivent tre respectes. Les principes entourant la reddition des comptes font partie de ceuxci. La reddition des comptesestlexerciceparlequelunorganismerendcomptedesesactesdevantle conseildadministrationdelinstitutionetlessubventionneurs.Pouryarriver,ilfaut garder en tte que les politiques et pratiques entourant la gestion des collections doivent respecter les obligations lgales et les principes thiques du milieu. Elles doivent aussi sappuyer sur la mission de linstitution ainsi que sur le champ de collectionnementet prendre en considration les orientationsgnrales nonces dans le plan stratgique de celleci. Pour tre raliste, il est ncessaire que les politiquesetpratiquesdegestiondescollectionssoientapplicableslintrieurdu cadrefinancierdelinstitution. La politiquede gestiondes collections en vigueur dansun musedoitgalement contribuer sensibiliser les membres du conseil dadministration et les 2 professionnelslimportancedassurerlascuritdesobjets .Ilestdoncutiledy inclure le dtail des actions excuter pour protger les collections et sassurer quelles sont gardes dans des conditions optimales de conservation. Bien grer ses collections, cest aussi se prparer agir rapidement en cas durgence, quil sagisse de feu, de vol ou de tous types de catastrophes de nature humaine ou naturelle. Laccsintellectueletphysiqueparlegrandpublicetlepublicspcialisauxobjets fait partie intgrante de la mission de toutes les institutions musales qui conservent des collections. Les principes de gestion des collections des muses doivent donc traiter des mesures prendre afin de permettre laccs aux objets conservsainsiquauxrenseignementsleurspropos.

Le terme objet est utilis dans le guide pour dsigner tout objet, artefact, uvre dart ou spcimen de sciences naturelles.

2. 2.1

LESPOLITIQUESDEGESTIONDESCOLLECTIONS QU ESTCEQUELAPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS? Dansleprsentdocument,lapolitiquedegestiondescollectionsdoittrecomprise commetantunouvragequicontientlensembledesprincipesgnrauxquisous tendentleslignesdeconduiteadopterencequitoucheaudveloppement,la documentation, aux mouvements, au contrle, laccs et la conservation des collections. Une politique de gestion des collections doit encadrer et guider les actions du personnel de linstitution musale et les membres de son conseil dadministration dans lensemble des activits lies aux collections ou encore rfrer dautres politiquesenvigueurlintrieurdelinstitution. De faon gnrale, la politique de gestion des collectionsse divise en plusieurs sections traitant des noncs de mission et de collectionnement du muse, de lacquisition, du prt, de lemprunt, de lalination, des mouvements, de la documentation, du contrle et de laccs ainsi que de la prservation des collections.

2.2

IMPORTANCED UNEPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS Unepolitiquedegestiondescollectionspermetdejustifierlesdcisionsprisespar le conseildadministration ou lepersonneldu muse pourtoutes les actions lies aux collections. Une fois mise en place, elle servira de balise lensemble des activitsdegestiondescollections.Samiseenpratiquedevraitpermettredassurer le respect et la cohrence des activits rattaches aux collections travers le temps, en dpit du changement de personnel qui survient immanquablement au coursdesannes. laborer et mettre en application une politique de gestion des collections est un exercice exigeant qui demande temps et rigueur. Le travail doit se faire en concertation entre le directeur, les professionnels du muse et les principaux membresduconseildadministration.Ilestdoncessentiel,unefoismiseenplace, quellesoitutiliseetrespectedetous.Lameilleurefaondyarriverestdefaire approuver le document par le conseil dadministration de linstitution et den transmettreaumoinslesgrandeslignesaupersonneldumuse.Toutgestionnaire des collections doit connatre fond la politique de gestion des collections et en avoirunecopieportedelamain.

2.3

CONSIDRATIONSTHIQUES La politique de gestion des collections doit tablir des principes et des lignes de conduite clairs, et sa mise en application doit tre simple et transparente. Il est important de sassurer que celleci ne contient aucun nonc contradictoire au GuidededontologiemusaledelaSocitdesmusesqubcois ( http://www.musees.qc.ca/publicsspec/smq/publications/fiches/index.phtml?RECNO =33600314)niauCodededontologiedelICOMpourlesmuses (http://icom.museum/deontologie.html).Idalement,ledocumentdoitreprendreles principes dontologiques propres aux muses, tout en les adaptant la ralit prcisedesoninstitutionetdesescollections. Les lments faisant rfrence au commerce illicite des objets, aux conflits dintrts, aux droits dauteur et lutilisation des objets sacrs et des restes humainsdoiventfairelobjetdattentionsparticulires.

Principesdesainegestion Faireapprouverlapolitiquedegestiondescollectionsparleconseildadministration Enfaireconnatrelesgrandeslignesaupersonneldumuse.

Outils 1.Listedecontrlecontenudunepolitiquedegestiondescollections.

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3.

CONTENUDUNEPOLITIQUEDEGESTIONDESCOLLECTIONS Unepolitiquedegestiondoitconteniraumoins: Unnoncrelatiflamissiondumuse Unnoncrelatifauchampdecollectionnement Unepolitiquedacquisition Unepolitiquedeprtetdemprunt Unepolitiquedalination Deslignesdirectricesrelativesauxmouvementsdescollections Deslignesdirectricesrelativesladocumentationdescollections Deslignesdirectricesrelativesaucontrleetlaccsauxcollections Deslignesdirectricesrelativeslaconservationdescollections.

3.1

UNNONCRELATIFLAMISSIONDUMUSE Lamissiondunmusetablitsaraisondtre.Ellersumeetjustifielesmandatset lesobjectifsdelinstitution,toutenciblantsonchampprivilgidactivit.Lnonc de mission doit permettre de dgager les principaux objectifs travers les diffrentes activits de base du muse. Dans cette optique, lnonc de mission abordera de manire globale le type de biens collectionns, langle dtude privilgi ainsi que des orientations sur les faons de conserver et de mettre en valeurcesbiens.Lnoncdemissionestdonclepointdedpartdellaboration dune politique de gestion des collections. Si linstitution ne possde pas encore dnonc de mission, ou si cette dernire est en rvision, il sagit de procder cettetapeavantdaborderlaquestiondelapolitiquedegestiondescollections.

3.2

UNNONCL GARDDUCHAMPDECOLLECTIONNEMENT Lnonc des axes de collectionnement donne un rsum du contenu des collections et situe les principales tapes de constitution de cellesci travers le temps. Le champ de collectionnement dcoule naturellement de la mission du muse. Lnonc comprendra gnralement les principales disciplines dtudes sur lesquelleslescollectionsdoiventporter.Ilprsenteragalement,selonlecas,les limitesgographiques,leslieuxprivilgisdecollecteoudeprisedepossession,la priode des objets collectionns, les disciplinesartistiques cibles, les spcimens recherchs,etc.

11

3.3

UNEPOLITIQUED ACQUISITION Lacquisition est lactivit par laquelle un objet ou un groupe dobjets devient 3 lgalement la proprit dune institution musale et est intgr aux collections . Lacquisitionintervientnormalemententredeuxpartiesetexigelerespectdeslois duQubecetduCanada. La politique dacquisition constitue une section nvralgique de toute politique de gestion des collections, et il faut y porter une attention particulire. Mrement rflchieetrdigeclairementetsimplement,elledeviendraunoutilderfrence incontournableauseindumuse. Il est recommand dinscrire dans la politique de gestion des collections les principaleslignesdirectricesrelativeslacquisitiondescollections.Lesprocdures lieslacquisitionpeuventtresoitinsresenannexedelapolitiquedegestion descollections,soitintgresdansuncahierdeprocdures. Deplus,ilestsouhaitablequelapolitiquedegestiondescollectionscontiennedes lignes directrices concernant la protection et la divulgation des renseignements personnels,ycomprislinformationrelativelavaleurdesdonspotentiels. Avant tout, il convient de se poser deux questions qui serviront de prmisses llaborationdunepolitiqueraliste:pourquoicollectionnetonetquellessontles installations physiques et les ressources dont on dispose pour conserver adquatementlescollections.Lesrponsescesquestionspermettrontdemieux circonscrirelesbalisesdesnouvellesacquisitions,ouencoredemettreenplaceun processusdecessionoudalination.

3.3.1 Critresdeslectiondesacquisitions Afindeconstituerunecollectioncohrente,lescritresdeslectiondesnouvelles acquisitionsdoiventtrenoncsdanslapolitiquedacquisition.Cesrglesdoivent trecompatiblesaveclamissionetlechampdecollectionnementdelinstitution.Il faut aussi sassurer que ces rgles sont prises en compte dans le processus dcisionneldacquisition. Toute nouvelle acquisition engendre des cots, quil sagisse du cot dachat, de transport, de mise en rserve, de conservation prventive, de restauration ou encoredesressourceshumaineschargesdelinventaireetdeladocumentation. Enlaborantdescritresdeslectionquiencadrerontlesrflexionslorsdeltude des dossiers dacquisition, le muse sassure de nacqurir que des objets qui viennent enrichir les collections sans tre des poids financiers pour les annes venir.

Lafaille, Madeleine. Comment grer vos collections? Le guide de gestion du Rseau InfoMuse, Socit des muses qubcois, 2001, p. 3.

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Voiciquelqueslmentspartirdesquelslaborerdescritresdeslection: Pertinenceenfonctiondumandat Lobjet propos cadretil avec le mandat de collectionnement du muse? Estil suffisammentsignificatifpourtreintgrauxcollections? Cohrenceaveclacollection En fonction des axes de collectionnement de linstitution, lobjet propos estil complmentairedesautresobjetsdecollections?Existetildjunobjetsemblable danslacollection?Peutiltreassociunvoletdelacollectiondumuse? Qualit Estce que lobjet prsente des qualits historiques, esthtiques, matrielles, gntiques,uneesprancedeviesuffisante,etc.,pourtreintgrauxcollections dumuse?Lesstandardsdequalitdoiventvidemmenttretablisenfonctiondu champdecollectionnementdelinstitution. Raret Lobjetestilrare,voireunique?Sagitildunobjetrarementoffertpourlacquisition, ouencoresagitildunspcimenendangerouenvoiedextinction?Estilpeuou pasreprsentdansdautrescollectionsmusales? Importancehistorique Lobjet atil une importance historique locale, rgionale, nationale ou encore scientifiquesignificative?Mritetildtreconservcommetmoindunepoqueen lienaveclamissiondumuse? Importanceducrateuroudufabricant Lobjet portetil lempreinte dun crateur significatif pour la localit, la rgion, la nationouencorelacommunautculturellereprsenteparlemuse? Valeurdocumentaire Malgrsesqualitsesthtiques,lobjetcontientildeslmentsquiontuneporte documentairesignificative?Pourraitilservirlinstitutiondanslecadre dune rechercheoudunetude? tatdeconservation Lobjet estil dans un tat de conservation satisfaisant? Sinon, estce que son importance vaut linvestissement dans sa restauration? Quelle est lampleur de la restaurationrequise?Lexpertisepourcetterestaurationestelledisponible? Potentieldexposition Lobjetpourratiltreexpos?Combleratilunvidedansuneexpositionencours ouvenir? Capacitdelinstitutionacquriretconserveradquatementlobjet Leprixdachatestilcompatibleaveclesmoyensfinanciersdontdisposelemuse? Le cot de transport vers le muse estil raisonnable en fonction des moyens financiersdumuse?Lecotdeconservationdelobjetestiltroplevparrapport sonapportlacollectionpermanente?Lemusepossdetillespacedisponible pourentreposer(ouexposer)lobjet?Lemusepossdetildes ressources humainessuffisantesetcomptentesauregarddelobjetconserver? Considrationslgalesetthiques Lalgalitdelaprovenancedelobjetpeutelletretabliehorsdetoutdoute?Le transfert de proprit pourratil se faire facilement? Lobjet estil protg par des droitsdauteur,desdroitsmoraux?Sioui,seratilpossiblepourlemusedutiliser lobjet des fins musales tout en respectant ces droits? Lacquisition de lobjet pourraitelleporterprjudicelarputationdelinstitution?

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3.3.2 Restrictionsquantlacquisition Avant dacqurir un objet, il faut sassurer quaucune restriction nempchera son usage musal ou sa diffusion. Ainsi, de manire gnrale, il faut viter que les conditions dacquisition demandes par le propritaire incluent des obligations quant lusagede lobjet (par exemple, que lobjet soit toujours expos,quil soit expos toujours avec un groupe prdtermin dobjets, etc.). Ceci exclut videmmentlesdispositionsenlienaveclapropritintellectuelle(droitsdauteur oudexposition)quelemusedoitrespecterscrupuleusement. 3.3.3 Modesdacquisitionetleursdfinitions La politique dacquisition devrait contenir un nonc sur les modes dacquisition privilgisparlemuse,selonlanaturedelinstitution. Voici les diffrents modes dacquisition tels quils sont dtermins par la Socit des muses qubcois (SMQ) dans Comment documenter vos collections? Le guidededocumentationduRseauInfoMuse (http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/): achat, collecte, dpt, don, change, fouille, intgration des arts l'architecture, legs, naissance, productionmaisonettransfert.Lesdfinitionssontdisponiblesenligne: (http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/ethnoarttechno/maq.htm ). 3.3.4 Lecomitdacquisition:modalitsetfonctionnement Il est important dviter quune seule personne soit responsable des dcisions relativeslacquisitiondesobjetsdecollectionsdunmuse.Ainsi,touteinstitution musalequiprocdelacquisitiondobjetspoursacollectiondevraitlefaireparle biaisduncomitdacquisition.Cecomitauralaresponsabilitdefairerespecter la politique dacquisition. Les membres du comit auront valuer les dossiers doffredacquisitionetrendreunedcisiondacceptationouderefus. Lenombredemembresetlesmodalitsdefonctionnementducomitdoiventtre exprimsclairementdanslapolitiquedacquisition.Laconstitutionducomitainsi que son fonctionnement varieront videmment dune institution musale lautre, en fonction de la taille de linstitution et de la spcificit de sa collection. Les membres du comit devraient tre slectionns par le conseil dadministration de linstitution,surrecommandationdeladirectiongnraledumuse. Propositiondecompositionduncomitdacquisition: Au moins un spcialiste dans le domaine concern par la discipline relative lobjet propos pour acquisition (archologue, artiste, biologiste, ethnologue historien,historiendart,etc.) Unmembreimpartialduconseildadministrationquinaurapasdintrtdansla transaction Unconservateurouledirecteurou,aubesoin,unrestaurateur.

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Le fonctionnement du comit devrait tre dcrit simplement et clairement dans la politiquedacquisition.Voiciquelquesquestionsseposerlorsdellaborationdu fonctionnementducomitdacquisition: Estcequunmembreducomitdacquisitionpeutoffrirunobjetenacquisition etsioui,commentsassurerdelimpartialitdeladcision? Lecomitinvitetildesobservateurs,parexemple,larchivistedescollections? Quellessontlesrglessuivrepourconvoquerunerunionducomit? Quelleestlaprocduresuivrepourledroulementdesrunions? Quelleestladocumentationncessairelaprisededcisionducomit? Qui rdige les procsverbaux des runions ainsi que largumentaire de la dcisiondaccepterounonlesobjetsproposs? Quelle est la procdure suivre pour annoncer la dcision du comit dacquisitionaupropritairedelobjet? 3.3.5 Phasesduprocessusdacquisition Certainsmodesdacquisitionnerequirentpasdeprocessusdcisionneltelsque lafouilleet la naissancedunspcimen,parexemple.Pour les autres modes, les tapes du processus dacquisition sont semblables, quelques exceptions prs, dunmuselautre,peuimporteletypedobjetscollectionns.Unrsumdeces tapesdevraittreinscritdanslapolitiquedacquisition. 3.3.5.1Propositiondacquisition Elle constitue globalement la rception dune offre dacquisition ainsi que son analyseprliminaire. La dcision qui suit conduit soit la poursuiteduprocessus danalyseenvueduneventuelleacquisition,soitunrefusetlarrtimmdiat duprocessus. Toutes les offres dacquisition doivent tre soumises au conservateur ou la personne responsable du dveloppement des collections. Une premire rflexion sur la recevabilit de loffre est alors effectue. Cette premire rflexion se fait gnralementauregarddelamissionetduchampdecollectionnementdumuse. Lorsquilsagitdunepropositiondedon,danslecasdunrefus,ilestpossiblede rediriger le propritaire de lobjet vers une autre institution musale susceptible dtreintresseparlobjet. 3.3.5.2laborationdundossierdacquisition Lorsque loffre est recevable, ltape subsquente est de constituer un dossier dacquisitionsurlobjet.Cestgalementcettetapequecommenceleprocessus lorsque cest linstitution qui entame le processus dacquisition. Les lments contenus dans le dossier dacquisition sont labors partir des critres de slectionquiauronttretenusparlemuse(voirp.10).Ilcontiendranotamment desrenseignementssursonorigine,sonauteur,sonpoque,lemodedacquisition, sa valeur, sa provenance, son propritaire, etc. cette tape, il est important de

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rcolter leplusdinformationpossible sur lobjet(Voir loutilListe de contrlepour llaborationdudossierdacquisition). Ladcisionducomitetlesuivi Lecomitdacquisitionanalyselaproposition,prendunedcisionrelativeloffre, consigne son argumentaire et dpose ses recommandations au conseil dadministration. Refusdacquisition Les arguments justifiant le refus dacquisition sont conservs dans le dossier de lobjet. Ce dossier devraittre archiv.La rponse est communiquepar critau propritaire.Silobjetestaumuse,desdispositionssontprisespoursonretourau propritaire(VoirlasectionSortiedesobjets). Acceptationdeloffredacquisition Les arguments justifiant lacceptation de lacquisition sont conservs dans le dossierdelobjet.Ladcisionducomit,entrineparleconseildadministration, est communique au propritaire par crit. Il faut ensuite rdiger un contrat de transfert de proprit, prendre entente avec le propritaire pour la signature du contrat le paiement ou la signature de lentente de donation et la prise de possession de lobjet, sil nest pas dj au muse (Voir la section Entre des objets). Le document de transfert de titre de proprit doit tre produit et sign en deux exemplaires par les deux parties. Un original sign est conserv dans le dossier dacquisitiondelobjet,lautreestremislancienpropritaire. Il sagit ensuite de procder lenregistrement de lobjet (Voir la section Enregistrement). 3.3.5.3valuationetdlivrancedereusdesfinsfiscales Ilestrecommanddincluredanslapolitiquedacquisitiondesdirectivesrelatives auxprocessusdvaluationdesnouvellesacquisitions. Ilexistedeuxprincipalesraisonspourlesquellesilestutiledeconnatrelesvaleurs des nouvelles acquisitions: pour tablir la valeur dassurance et pour dlivrer un reudesfinsfiscales. Lesinstitutionsmusalesenregistresentantquorganismesdebienfaisanceselon laLoidelimptsurlerevenusonthabilitesdlivrerdesreusdebienfaisance. Pourcefaire,ilestncessairedeprocderlvaluationdelobjetafindtablirla 4 juste valeur marchande . Lvaluation doit alors tre effectue par un expert
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Selon lAgence du revenu du Canada, la juste valeur marchande est le prix le plus lev, exprim en dollars, qui peut tre obtenu pour un bien sur un march totalement libre et sans restriction, lors d'une transaction entre un acheteur souhaitant acheter et un vendeur souhaitant vendre, qui sont prudents, informs et comptents, et qui agissent indpendamment lun de lautre . 16

dansladisciplinecorrespondantelanaturedelobjet.Lvaluationpeutsefaire linterne,souscertainesconditionsetseulementsilavaleurdelobjetestende de1000$.Dautrepart,linstitutionpeut,danssapolitiquedacquisition,tablirun plafondaudelduquelilestobligatoiredobtenirunsecondavissurlavaleurdun objet(5000$,parexemple). Pourplusdedtailssurladlivrancedesreusdesfinsfiscales,ilfautconsulter lAgencedurevenuduCanada(http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg/p113/p113f.html ). Biensculturels Le recours au Programme de subventions de biens culturels mobiliers ( http://www.pch.gc.ca/progs/mcpbcm/grants_f.cfm) sert de mcanisme de dfense pour empcher quun bien culturel dimportance nationale ne soit export lextrieurdupays. Lattestation dun objet comme bien culturel reconnu dintrt exceptionnel et dimportance nationale offre des avantages fiscaux aux donateurs et aux vendeurs. Un muse dsign selon la Loi sur l'exportation et l'importation de biensculturelspeutsoumettreunobjetlaCommissioncanadiennedexamendes exportations de biens culturels (CCEEBC) afin quil soit reconnu comme tel. Lorsquelemuseenaobtenulareconnaissanceetquelavaleurdelobjetat accepte,ilpeutdlivrerunreudebienfaisancedummemontantquelecertificat fiscalqueremettralaCCEEBCaudonateurouauvendeur,lecaschant. Cest le muse qui dsire acqurir lobjet qui a la charge de constituer et de soumettreundossierdedemandedattestationdebienculturellaCCEEBC.Tous lesdtailsdelaproductiondunedemandedattestationsontdisponiblessurlesite du Programme des biens culturels mobiliers de Patrimoine canadien ( http://www.patrimoinecanadien.gc.ca/progs/mcpbcm/mcp_f.cfm). On peut galement consulter la Loi sur l'exportation et l'importation de biens culturels ( http://www.cbsaasfc.gc.ca/F/pub/cm/d1941/LISEZMOI.html). Une institution dsigne peut par ailleurs obtenir un soutien financier du ProgrammedesbiensculturelsmobiliersdePatrimoinecanadienpouracqurirun objet. 3.3.5.4Intgrationauxcollections Avantdeseretrouveraucurdescollections,lesobjetsacquisdevrontrespecter lesprocduresdentredesobjets(VoirlasectionEntredesobjets).

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3.3.6 Casparticuliers:lesdptsetlesprtsillimits Ledptsedfinitcommeunmoded'acquisitionparlequelunobjetatdpos dansuneinstitutionpourunedurelimite,dansl'ventualitqu'ilsoitacquis. Lapolitiquedacquisitiondevraitcontenirdesbalisespermettantdestatuersurles modalits dedpt, lenombre dannes maximal de dure dundpt, les rgles relatives aux possibilits ou non de renouvellement, etc. Elle devrait galement contenir des directives claires quant aux modalits de retour aux ayants droit de lobjetencasdedcsdupropritaire. Par ailleurs, un objet en dpt devrait tre enregistr dans le rpertoire central des collections, puisquil sagit dun objet qui sera ventuellement acquis par linstitution. Unobjetquiestentreposoulaissdansunmuseparsonpropritairepourune durenondtermine,sansquedesprocduresdedon,dachatoudelegssoient entames, constitue plutt un prt illimit. Les prts illimits cotent cher aux institutions musales en termes de gestion, de conservation et despace de rangement. La politique dacquisition devrait contenir des rgles permettant de rduire au minimum cette pratique, voire de la bannir. Elle devrait galement contenirdesrglesrelativesautraitementdesprtsillimitsnonrclamsetdont lepropritaireoulesayantsdroitsontintrouvables. Finalement,sidesobjetsonttdpossdansunmusesansqueladureen aittpralablementdtermine,desprocduresd'acquisitiontellesquel'achatou ledondevraienttreenvisages.(TirdeCommentdocumentervoscollections? LeguidededocumentationduRseauInfoMuse (http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/ethnoarttechno/maq.htm ).

Principesdesainegestion Lapolitiquedacquisitiondoitcontenirdescritresdeslectionclairs Lesdcisionsrelativeslacquisitiondoiventtreprisesparuncomitdacquisition constitudequelquespersonnescomptentesdansledomainedtudesdesobjets propossenacquisition.

Outils 2.Listedecontrlecontenudunepolitiquedacquisition 6.Fichedesuivipourlapropositiondacquisition 7.Listedecontrlepourllaborationdudossierdacquisition 8.Fichedesuivipourlanalysedudossierdacquisition 9.Fichedesuivipourlacquisitiondelobjet.

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3.4

UNEPOLITIQUEDEPRTETD EMPRUNT Leprtestlactivitparlaquelleunobjetouungroupedobjets,demandparun tiers qui dsire lutiliser, quitte votre institution musale pendant une priode 5 dtermine .Onpeutgalementparlerdeprtsortant. Lemprunt est lactivit pendant laquelle votre institution musale assume la responsabilitdunobjetouungroupedobjetspourunepriodedtermine,sans 6 entenirlgalementlaproprit .Onpeutgalementparlerdeprtentrant. La notion daccs aux collections fait partie intgrante du rle des institutions musales dans la socit. Il est donc souhaitable que les muses collaborent maximiserlavisibilitdescollectionsdontilsontlagardeetpermettentdautres institutionsdenbnficier.Onparlealorsdeprtsetdemprunts.Lesbalisesetles grandsprincipesquirgissentcesactivitsdoiventtreclairementinscritsdansla politique de gestion des collections. Le but tant de grer le mieux possible les demandes, dassurer la scurit des collections et de rassurer les prteurs. En rdigeantlapolitiquedeprtetdemprunt,ilfautgarderenttequelascuritdes objetsestlepremiercritreprendreenconsidration. Il est recommand dinscrire dans la politique de gestion des collections les principales lignes directrices relatives au prt et lemprunt des collections. Les procdures liesauxprts et auxempruntspeuvent tre soit insres enannexe de la politique de gestion des collections, soit intgres dans un cahier de procdures.

3.4.1 Leprt:conditionsetmodalits Lapolitiquedeprtdevraittablirclairementlesconditionssouslesquellesleprt dunobjetpeuttreaccept. Voiciquelqueslmentspartirdesquelsdfinirlesconditionsetlesmodalitsde prt. Disponibilitdelobjetetpossibilitdeprt Estcequelobjetestdisponiblependantlapriodedeprtdemande? Estce que ltat de conservation de lobjet permet son dplacement dans un autrelieu? Naturedelemprunteur quilemusepeutilprterdesobjetsdesescollections?Estcequelemuse acceptedeprterdautresentitsquelesinstitutionsmusales,parexemple, auxinstitutionsdenseignement?

Lafaille, Madeleine. Comment grer vos collections? Le guide de gestion du Rseau InfoMuse, Socit des muses qubcois, 2001, p. 29. 6 Ibid., p. 17.

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Normesminimalespourlacceptationdunprt Quellessontlesmesuresminimalesdescuritquelemprunteurdoitrespecter pourqueleprtsoitaccept? Estcequelemprunteurdoitfournirunrapportsursesinstallations?Unmodle de rapport est disponible lintrieur du guide lectronique de la SMQ Les expositions itinrantes: guide lusage des gestionnaires de tourne la sectionoutils: Vrificationdesespacesetdesservices ( http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/verifespser vices.pdf). Conditionsdemiseenvaleur Quellessontlesconditionsenvironnementalesrequisespourlacceptationdun prt?titredexemple,lobjetdoitiltremissousvitrine(vitrineverrouilleou non), mont sur un support adapt, dot dancrage ou de quincaillerie daccrochage particulier, protg des visiteurs? Quels sont les niveaux de contrledesconditionsdetempratureetdhumiditrelativeambiantes,etles critres dexposition la lumire? Quelles sont les normes (lignes directrices) pourlesdiffrentstypesdobjets? Utilisationdesobjetsetconsidrationsthiques Gnralement, les objets prts devraient servir lenrichissement de la connaissanceetausoutienduneexposition.Danscetteoptique,quelssontles usages autoriss de lobjet emprunt? Estce que le muse peut refuser de prterpourcertainstypesdutilisation?Sioui,lesquels? Estce que le muse accepte que lobjet ne soit pas expos en entier? Que lencadrementoulesocledelobjetsoitmodifi? Estcequelemuseacceptequelobjetsoitphotographi?Sioui,pourquels usages? Yatildesautorisationsobtenirauprsdumuse,desartistesoudesayants droit en ce qui concerne lexposition, la photographie ou la reproduction de lobjet?Quelssontlescrditsncessaires? Priodedeprt Yatilunepriodemaximaledeprtpourlesobjets? Estcequelemuseacceptedeprterpourunepriodeprolongeetsioui, quellesconditions? Fraisdemprunt Quels sont les frais imputer lemprunteur? Comment tabliton les cots demprunt? Lesfraisdemandssontilslesmmespourtouslestypesdemprunteurs? Manutentionettransport Quellessontlesexigencesdumuseenmatiredemballageetdetransport? Quelles sont lesdispositionsprendre en cas de brisou deperte pendant la dureduprtouletransport?

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3.4.2 Leprt:dispositionspourlaprotectiondesobjets 3.4.2.1Assurances Tout objet prt une autre partie devrait tre valu aux fins dassurances. Le montant de lvaluation doit tre communiqu lemprunteur et inscrit dans un contrat de prt. Il est dusage courant que les frais dassurance soient pays par lemprunteur. Unepreuvedevrait treessentielle pour que lemprunteurprenne la responsabilit de lobjet afin de certifier quen toute circonstance (emballage, dplacement interne, transport, exposition, etc.) celuici est couvert par une assurance. 3.4.2.2Manutentionettransport Certains objets exigent des prcautions supplmentaires (dmontage partiel, blocagedecertainslments,tayage,protectionoptimalecontreleschocsetles vibrations, etc.). Si cest le cas de lobjet prt, celuici devrait tre accompagn dun feuillet de manipulation et de transport, idalement, illustr de photos ou de dessinsdelobjet,desonemballageetdelaprocdurededballage.Cetoutil,bien quilpuissetrecourt,donneradesindicationsclairessurlamaniredetransporter, dballer,entreposeretmanipulerlobjet. Il arrive que le prteur demande quun objet soit accompagn par un convoyeur pendantletransport,pourledballageetlemballage.Desrenseignementssurle convoyage sont disponibles lintrieur du guide lectronique de la SMQ Les expositionsitinrantes:guidelusagedesgestionnairesdetourne (http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/tournee expo/tourneeinternationale.htm#tourneeconvoyage). 3.4.2.3Ententedeprt Aprsstreassurquelademandedeprtpeuttreaccepte,ilfautprparerune ententedeprt.Lesconditionsetlesmodalitsdeprtdoiventtreinclusesdans cetteentente.(VoirloutilConventiondempruntdobjetsouduvresdisponible dansleguidelectroniquedelaSMQLesexpositionsitinrantes:guidelusage desgestionnairesdetourne.)
http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/conventionemprunt.pdf

Cetoutilpeuttreutiliscommeconventiondeprt,bienquilaittlabordans lecadrespcifiquedelemprunt.Certainsparamtresdevronttreadaptsen fonctiondelutilisation,delanaturedelobjetetdesconditionsdelententeentre lesdeuxparties.

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Lentente de prt devrait tre produite en deux exemplaires et signe par le directeur du muse. Lententedevraensuite tre expdie lemprunteur, signe par lui et une copie devrait tre retourne linstitution avant que lobjet quitte le muse. Cette copie officielle sera garde dans le dossier de prt et conserve pendanttouteladureduprt,puisarchive. 3.4.3 Lemprunt:conditionsetmodalits La politique de gestion des collections devrait contenir les grands principes que linstitution sengage respecter lorsquelle emprunte un objet dune tierce partie. De faon minimale, le muse doit sengager dans sa politique de gestion des collections manipuler et utiliser les objets qui lui sont confis avec la mme rigueurquesilsagissaitdesesproprescollections. Voiciquelqueslmentspartirdesquelslaborerlesconditionsetlesmodalits demprunt: Conditionsenvironnementales Linstitutionsengageoffrirauminimumlesmmesconditionsdeconservation aux objets emprunts quaux objets dont il est le propritaire ou encore respecterlesconditionsrequisesparlepropritairedelobjet. Utilisationdesobjetsetconsidrationsthiques Linstitution sengage traiter avec respect les restes humains et les objets sacrs Linstitution sengage respecter les consignesdidentification et obtenir les licencesdexpositionoudereproductionquisimposent,lecaschant Linstitutionsengageveilleraurespectdelintgritdelobjet. Manutentionettransport Linstitutionsengagemanipuleravecsoinetrigueurlesobjetsdontelleala garde Linstitution sengage toujours tre en mesure de reprer lobjet durant la priodeoilestsoussaresponsabilit Linstitutionsengagerespecterlesmthodesprofessionnellesdemballageet detransport.ceteffet,ilfautsentendreaveclepropritairedelobjetsurles moyenslesplusapproprispourletransportdelobjet Linstitution sengage faire le ncessaire pour assurer la scurit et la conservationdelobjet. Assurances Linstitutionsengageassureradquatementlobjetdurantlapriodeoilest soussaresponsabilit. Retourdelobjet Linstitution sengage soccuper avec diligence des dispositions ncessaires auretourdelobjetlafindelapriodedelemprunt.

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3.4.3.1Ententedemprunt Dans le cas de lemprunt dun objet provenant dun muse, cest gnralement celuici qui achemine une convention de prt. Si la demande demprunt est faite auprs dun individu ou dun organisme autre que musal, il est possible que le muse doive fournir la convention demprunt (Voir loutil Convention demprunt dobjets ou duvres disponible dans le guide lectronique de la SMQ Les expositionsitinrantes:guidelusagedesgestionnairesdetourne [ http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/conventionemp runt.pdf]. Certains paramtres devront tre adapts en fonction de lutilisation et desconditionsdelententeentrelesdeuxparties.) Lentente demprunt devrait tre produite en deux exemplaires et signe par le directeurdumuse.Lententedevraensuitetreexpdieauprteuretunecopie contresigne devrait tre retourne linstitution avant que lobjet narrive au muse.Cettecopieofficielleseragardedansundossierdempruntetconserve pendanttouteladuredelemprunt.

Principesdesainegestion Lanalysedunedemandedeprtdoittenircomptedesmodalitsnoncesdansla politiquedegestiondescollections Lesprtsetlesempruntsdoiventtregarantispardesententessignesparlesdeux parties.

Outils 3.Listedecontrlecontenudunepolitiquedeprt 4.Listedecontrlecontenudunepolitiquedemprunt 13.Conventiondeprtoudemprunt.

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3.5

UNEPOLITIQUED ALINATION Lalinationestlactivitparlaquelleunobjetouungroupedobjetsestretirdune maniredfinitive,volontairementouinvolontairement,descollectionsde 7 linstitutionmusale . Le concept mme de collections musales implique une notion de permanence dansletemps.Ainsi,cenesontpastouslesmusesquiprennentladcisionde permettre lalination dobjets de leurs collections. Toutefois, peu importe les pratiquesenvigueurdanslinstitution,ilestncessairedeprvoirdesmodalitset desprocduresliesauretraitventueldobjetsdescollections.Ceretraitpeuttre involontaire(vol,feu,bris,etc.)ouvolontaire(exercicederflexionsurlamission, demande de restitution, etc.). La politique de gestion des collections doit donc intgreraumoinsunminimumdlmentspourencadrerlalination. Il est recommand dinscrire dans la politique de gestion des collections les principaleslignesdirectricesrelativeslalinationdescollections.Lesprocdures lieslalinationpeuventtresoitinsresenannexedelapolitiquedegestion descollections,soitintgresdansuncahierdeprocdures.

3.5.1 Alinationvolontaire Dans le cas de lalination volontaire, cest le muse qui prend la dcision de se dpartirdunoudeplusieursobjetsdesescollections.Cettedcisionestsouvent priselasuitedunemodificationdelamissiondelinstitution,ouconsquemment une opration de rflexion en profondeur sur les orientations du champ de collectionnementdumuse.Lamissiondelinstitutiondevraitdanstouslescastre dterminantedanslaprisededcisionrelativelalination. Ilestgalementessentieldetenircomptedesloisquirgissentlesorganismesde bienfaisance au Qubec et au Canada. Par exemple, un muse, qui est un organisme sans but lucratif, ne peut donner qu un autre organisme sans but 8 lucratif .LesitedelAgencedurevenuduCanadacontientdesrenseignementssur les exigences de la Loi de limpt sur le revenu concernant les dpenses et les activitsdesorganismesdebienfaisance,incluantleretourdunbienundonateur (http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg/rc4108/rc410802f.pdf)et (http://www.craarc.gc.ca/tax/charities/policy/policyf.html). LesitedelaCommissioncanadiennedexamendesexportationsdebiensculturels peut tre consult pour en connatre davantage au sujet de lalinationdesbiens culturels attests. La section Renseignements gnraux , paragraphe 5 du documentintitulDemandedattestationdebiensculturelsauxfinsdelimptsurle revenuestparticulirementutile (http://www.patrimoinecanadien.gc.ca/progs/cebccperb/pubs/leibccpeia/3_f.cfm).

Lafaille, Madeleine. Comment grer vos collections? Le guide de gestion du Rseau InfoMuse, Socit des muses qubcois, 2001, p. 41. 8 Muse, vol. XIII/4, 1996, Questions juridiques. Les alinations et la Loi de limpt sur le revenu .

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Lalinationtantuneoprationdlicate,ilestimpratifdesassurerdurespectdu code de dontologie musale. La politique dalination devrait donc inclure des lmentsdenaturethiqueencequiatrait,parexemple: auxavisdlivrerauxdonateurs,auteursouayantsdroitquantlintentiondu retraitdelobjetdescollections auxprocduresdemiseenventeetauxtypesdorganismesoudepersonnes pouvantacqurirlobjetalin lutilisationdesgainsenargentlasuitedelaventedobjets lobligationdedvoilementdelidentitdelacqureuretdesesliensavecle muse. Danstouslescas,lanalysedelapropositionderetraitdobjetsdescollectionsdoit sefairepartirdecritrestablisquilfautinscriredanslapolitiquedalination.La dcisiondoittrepriseparuncomitdsignparleconseildadministration. 3.5.2 Conditionsdalinationvolontaire Afindeprocderuneanalysecohrenteenvuedelalinationdunobjet,ilfaut imprativement se doter de critres dexamen. Voici quelques lments partir desquelslaborercescritres: Alinabilit Lobjet estil alinable? Y atil des clauses dans lacte dacquisition qui empchentsonretraitdelacollection? tatdeconservation Lobjetmontretildessignesdedgradation,dedtrioration,dinfestationqui rendentsarestaurationimpossible? Potentieldexpositionetderecherche Estcequelobjetpourraunjourtreexpos?Estcequelobjetpeutservirpour amliorerlaconnaissancequonadunpersonnage,dunlieu,dunvnement ouduneespce,etc.? Surreprsentation Existetil de nombreux exemplaires semblables dun mme objet dans la collection? Estce que lobjet ajoute un apport significatif quant la reprsentativitdunartiste,duncrateuroudunfabricantdanslacollection? Qualit Lobjet possdetil les qualits ncessaires au regard de la mission et de la politiquedacquisitiondelinstitution? Attributionerrone Lobjetatiltfaussementattribuunartiste,uncrateurouunfabricant? Fauxrenseignements Estcequedenouveauxrenseignementsviennentmettreendoutelalgitimit de laprsencedelobjetlintrieurdelacollection? Pertinenceenfonctiondumandat Lobjet cadretil avec la mission, ou avec le champ de collectionnement de linstitution? Spcimennonautorisousanspermisdecollecte Le spcimen atil t acquis hors des limites des lgislations locales, rgionales,nationales,oudestraitsinternationauxrelatifslaprotectiondes

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espces et de lenvironnement, des lieux de dcouverte ou de conservation, etc.? Scuritdespersonnesoudescollections Lobjet pourraitil mettre en pril dautres objets dans la collection ou porter atteinte la scurit de personnes lors de son exposition, de sa manipulation oudesamiseenrserve? Provenance Estce que lorigine et lhistorique de proprit de lobjet peuvent tre valids horsdetoutdoute?Estcequelesrenseignementsquonpossdepermettent de dterminersonauthenticit?

3.5.3 Restitution Aujourdhui, les muses doivent tre disposs rpondre des demandes de restitutiondelapartdecommunauts,depeuplesoudepaysquidsirentrapatrier desbiensquilsestimentleurrevenirlgalementoulgitimement.Certainsmuses entreprennentdailleurseuxmmeslesdmarchesderapatriementpourdesobjets dontlaprovenanceoulalgitimitdepropritestdouteuse.Larestitutiondebiens culturelsadenombreusesimplicationsthiquesetlgales,etleprocessusdoittre ralisavecattentionetprofessionnalisme.Afindeprvoirdventuellesdemandes de retour dobjets leur propritaire dorigine, il est suggr que les institutions musalesintgrentdansleurpolitiquedegestiondescollectionsquelquesgrands principes cet effet. Pour davantage dinformation sur les principes entourant la restitutiondobjet,consulterlesdiffrentesconventionsdelUNESCO: Promouvoirleretouroularestitutiondebiensculturels:( http://www.unesco.org/culture/laws/illicit/html_fr/infkitf.pdf) Biensculturels:leurtraficilliciteetleurrestitution:( http://portal.unesco.org/culture/fr/ev.php URL_ID=2633&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html). Onpeutgalementtrouverdesrenseignementssurlerapatriementdupatrimoine culturel autochtone dans une page intituleAnnexe 6A: Extraits de Tourner la page:ForgerdenouveauxpartenariatsentrelesmusesetlesPremiresNations, disponiblesurlesitedesAffairesindiennesetduNordduCanada(http://www.ainc inac.gc.ca/ch/rcap/sg/sia6a_f.html). 3.5.4 Alinationinvolontaire Danslecasdelalinationinvolontaire,ilsagitduretraitdunobjetdescollections en raison de facteurs extrieurs et souvent hors de contrle. Outre le vol ou la disparition, qui implique videmment un retrait involontaire, dautres situations peuventendommagergravementunoudesobjetsetimposerunerflexionsurla pertinencede conserver lobjetdans la collection. Un incendie,parexemple,peut dtriorerunobjetaupointdelerendrenonrcuprable.Ceretraitdelacollection estbienentendufaitsanstransfertdeproprit,maisondoittoutdemmeprvoir danslapolitiquedesprocdurespourenassurerlasainegestion.

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3.5.5 Modesdalinationetleursdfinitions Ledon: Lemusesedessaisitdelobjetenloffrantuneautreinstitution. Lchange: Le muse change de faon permanente lobjet une autre institution contre un autreobjet. Lavente: Lemusecdelobjetuneautrepartiecontrepaiement. Larestitution: Lemuseretournelacommunautdorigineunobjetouunbienculturel. Ladisparition: Lobjetatvolouestintrouvable. Ladestruction: Le muse procde la destruction dun objet ou celuici a t dtruit par une avarie. 3.5.6 Lecomitdalination:modalitsetfonctionnement Afin dviter que la responsabilit de retrancher un objet, une uvre dart ou un spcimendunecollectionincombeuneseulepersonne,ilestsouhaitablequun comit en ait la charge. Ce comit, nomm par le conseil dadministration de linstitution, aura la responsabilit de faire respecter la politique dalination. Les membresdevrontanalyserlesdossiersdepropositionderetraitetrendreunverdict daccord ou de refus. En raison du caractre exceptionnel de cette activit, il est possiblequeleconseildadministrationdcidedeconfieraucomitdacquisitionle mandatdeprendrelesdcisionsrelativeslalinationouencoreconfiecemandat uncomitadhoc.Danstouslescas,ilestimportantquedesbalisesquantla responsabilit dalination soient incluses dans la politique de gestion des collections. Dans le cas o un comit dalination est mis sur pied, sa constitution et son fonctionnementserontvidemmentenfonctiondelatailledelinstitutionetdeses collections.Lenombredemembresetlesmodalitsdefonctionnementducomit doiventtreexprimsclairementdanslapolitiquedalination. Voiciquelquesconsidrationsprendreencomptepourlaconstitutionduncomit dalination,quidevraienttreapplicableslaplupartdestypesdemuse. Propositiondecompositionduncomitdalination: Au moinsun spcialiste dans ledomaine concern par la discipline relative lobjet propos pour alination (archologue, artiste, biologiste, ethnologue historien,historiendart,etc.)

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Unmembreimpartialduconseildadministration,quinaurapasdintrtdans un ventueltransfertdeproprit Unconservateurouledirecteurdumuse Unobservateur.

Le fonctionnement du comit devrait tre simplement et clairement dcrit dans la politique dalination. Voici quelques rgles suivre lors de llaboration du fonctionnementducomitdalination: Quipeutproposerousuggrerlalinationdunobjet? Lecomitinvitetildesobservateurs,parexemple,larchivistedescollections? Quellessontlesrglessuivrepourconvoquerunerunionducomit? Quelleestlaprocduresuivrepourledroulementdesrunions? Quelleestladocumentationncessairelaprisededcisionducomit? Qui rdige les procsverbaux des runions ainsi que largumentaire de la dcisiondaccepterouderefuserlalination? 3.5.7 Phasesduprocessusdalinationvolontaire Les tapes du processus dalination sont semblables dun muse lautre, peu importeletypedobjetscollectionns.Unrsumdecestapesdevraittreinscrit danslapolitiquedalination. 3.5.7.1laborationdundossierdalination Lorsquon considre quun objet devrait tre retir des collections, on doit, au regard des critres dalination labors, constituer un dossier qui sera ensuite soumis au comit dalination. Ce dossier devrait contenir notamment de linformationausujetdelobjet,unargumentaireexprimantlamotivationduretrait, unepropositiondumodedalinationetunevaluation(VoirloutilListedecontrle pour llaboration dune proposition dalination). Il est essentiel de procder lvaluationdelobjetsilnyapasdvaluationrcenteousilnajamaistvalu. Lvaluationpeuttreunfacteurdterminantdansladcisiondalinerounonun objet. Lors dun change, la valeur de lobjet pourrait servir dlment de ngociationaveclautrepartie. Ladcisionducomitetlesuivi Le comit dalination analyse la proposition, prend une dcision, consigne largumentairerelatiflarecommandationounonderetraitdelobjetetdposesa dcisionauconseildadministration.Silapprouve,leconseildadministrationdevra dlivreruneattestationdalination. Refusdalination Ledossierquiatconstitupourlexamenestinsrdansledossierdelobjet. Aucuneautreoprationnestncessaire.

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Acceptationdalination Silecomitautoriselalinationdelobjet,ondoitconsidrerenpremierlieudele donner, de lchanger ou de le vendre un autre muse.Lorsquuneententeest priseavecunautremuse,onprpare,selonlecas,lecontratdedon,dchange oudeventeendeuxexemplaires.Cestledirecteurquidoitsignerlecontratpourle muse alinateur. Aprs signature par le nouveau propritaire, on prend entente avecluipourlalivraisondelobjet. Si aucun muse nest dispos acqurir lobjet, on peut envisager de le vendre dans un encan public. Il est prudent de consulter un juriste pour sassurer dune dmarcheexemplairedans les casde ventesaux enchres. Lobjet mis en vente doitimprativementavoirtvalu.Unefoislobjetpris,onprparelecontratde vente, en deux exemplaires. Cest le directeur qui doit signer le contrat pour le muse alinateur. Aprs signature par le nouveau propritaire, on prend entente avecluipourlalivraisondelobjet. Silobjetatvenduunprixsuprieurlajustevaleurmarchande,ilestpossible que le muse puisse faire un reu fiscal pour la diffrence. Pour plus de renseignementscesujet,onpeutconsulterlapagerelativeauxenchressurle site dAgence du revenu du Canada concernant les organismes de bienfaisance enregistrs(http://www.craarc.gc.ca/tax/charities/policy/csp/cspa15f.html). Ondevraitaviserleprcdentpropritaire,lartisteoulesayantsdroitduretraitde lobjetdelacollectionetdumoyenquiatprispoursendpartir. Ratificationdelalination On doit consigner linformation du changement de statut de lobjet au rpertoire centraldescollections.Ilyaurainscriptiondeladatedelalinationainsiquedu modedalination.Cettemodalitestprimordiale.Enaucuncas,lobjetretirdela collectionnedoitdisparatredurpertoire.Ledossierdelobjetainsiqueledossier dalinationdoiventaussitreconservsetarchivs. 3.5.8 Phasesduprocessusencasdalinationinvolontaire Encasdedestructioninvolontaireoudevoldelobjet,ilfautcommuniquerleplus rapidement possible avec la compagnie dassurances du muse. Il faut disposer des restes de lobjet selon le code de dontologie musale. On suggre quun observateursoittmoindeladestruction,responsabledephotographieretdefaire unrapportsurledroulementdelopration. Ratificationdelalination Ondoitconsignerlinformationduchangementdestatutaurpertoirecentraldes collections. Il y aura inscription de la date de lalination ainsi que le mode dalination. En aucun cas, lobjet retir de la collection ne doit disparatre du rpertoire central des collections. Le dossier de lobjet ainsi que le dossier dalinationdoiventaussitreconservsetarchivs.

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Principesdesainegestion Lesdcisionsrelativeslalinationdoiventtreprisesparuncomitconstitude quelquespersonnescomptentesdansledomainedtudesdesobjetsproposspour lalination Lobjetquiatalinnedoitpasdisparatredurpertoirecentraldescollections.

Outils 5.Listedecontrlecontenudunepolitiquedalination 10.Listedecontrlepourllaborationdunepropositiondalination 11.Fichedesuivipourlanalysedudossierdepropositiondalination 12.Fichedesuivipourleretraitdelobjetdelacollection.

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3.6

DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESAUXMOUVEMENTSDESOBJETS Lesmouvementsdobjetspeuventtredivissentroisgrandescatgories:lentre dobjetslintrieurdumuse,lasortiedobjetshorsdumuseetledplacement lintrieurdelinstitution. Il est recommand dinscrire dans la politique de gestion des collections les principaleslignesdirectricesrelativesauxmouvementsdesobjets.Lesprocdures liesaux mouvements des collectionspeuventtre soit insresen annexede la politiquedegestiondescollections,soitintgresdansuncahierdeprocdures.

3.6.1 Entredesobjets Lapolitiquedegestiondescollectionsdevraitcontenirleslmentssuivants: Lalistedesraisonspourlesquellesunobjetpeutentrerdanslemuse Par exemple, on accepte quun objet entre pour une exposition, en vue dun examenpourlacquisitionoulademandedumuse.linverse,onnaccepte pasquunparticulierseprsenteaumuseavecunobjetetlelaissesurplace, quecesoitpourledonner,pourleprotgeroupourleremiser Lidentification dune personne responsable de lautorisation de lentre des objets(normalementlarchivistedescollections) Lesrenseignementsprendreennotelarrivedelobjet Une dclaration de protection des objets qui sont sous la responsabilit du muse Par exemple, un avis qui mentionne que le muse sengage protger les objetsdsquilssontsoussaresponsabilitetjusqucequilssoientretourns leurspropritaires Desrglessuivrerelativementauxobjetsnonrclams Par exemple, comment traiter un objet dont le propritaire est introuvable ou dontlepropritairerefusedereprendrepossessiondesonobjet Lobligation dattribuer un numro didentification temporaire tous les objets quientrentdanslinstitution Lamthodedattributiondecesnumrosferapartieducahierdeprocdures. linscriptionobligatoiredesobjetsdansunregistre Leprocessusdentredesobjets Il est essentiel de bien encadrer le processus dentre des objets afin de connatre, en tout temps, quels sont les objets qui sont lintrieur de linstitution et de sassurer que les nouveaux intrants ne prsentent aucun risque pour les btiments et le personnel (exemple: prsence de produits inflammables,explosifsoutoxiques)demmequepourlesautresobjetsdela collection(exemple:objetsinfests).

3.6.1.1Lesprocduresdentredesobjets Ilestrecommanddnumrerlesprincipalesprocdureslieslentredesobjets (prtsouacquisitions).

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Voiciunelistedesprincipalestapessuivre: Bordereaudexpdition/rception La personne responsable de larrive des objets doit remplir, en deux exemplaires, un bordereau de rception/expdition (Voir loutil Bordereau rception/expdition). Le bordereau sera sign par cette personne et par la personnequiapportelobjet.Cellecirecevraunexemplairedubordereau. Dballage,manipulationetentreposage Ilestdergledattendre24heuresavantdedballerunobjetafindelelaisser sacclimater.Cetteoprationdevraitsetenirdansunlieurservouprpar cet effet: salle de dballage propre, dgage, avec table et tagres de rangementadquates.Lesnouveauxintrantsdevraienttremisenquarantaine ou rangs sousdes houssestanches afinde sassurer quils ne contaminent pas la collection, surtout lorsquil sagit de textiles, fourrures ou meubles rembourrs,oudobjetsdansuntatprcaire.Ilfautsassurerqueledballage de lobjet se fait de faon professionnelle et que les recommandations du propritairesontrespectes(VoirlasectionManutentionettransport). Silobjetexigedesdispositionsspcifiquesdentreposageoudacclimatation,il estimpratifdefairelencessairedssonentreaumuse. Photographie Il est souhaitable quune documentation photographique soit ralise avant, pendant et aprs le dballage de lobjet. La documentation photographique facilitera lidentification de lemballage et permettra de rendre comptede ltat deceluiciainsiquedeltatdeconservationdelobjetsonarrive. Constatdtat Lapersonneresponsabledelentredesobjetsou,sipossible,unrestaurateur, doitnoterltatdelobjetsonarriveenremplissantunconstatdtat(Voirla sectionConstatdtat). Numrotemporaireettiquettedidentification Ilestrecommanddassignerchaqueobjetouchaquelotdobjetsquientre un numro temporaire. Celuici est normalement inscrit sur une tiquette attachelobjet,ainsiquedansunregistre. Outre le numro temporaire, ltiquette peut donner le nom du propritaire, le nomduprojetauquelilestrattach(uneexpositiontemporaire,parexemple). Registre Dsquunobjetentreaumuse,peuimportelaraison,lvnementdevraittre consign dans un registre officiel. Ce document doit au minimum permettre didentifier chaque objet qui entre au muse: son propritaire, la date et la raisondelarrivedelobjet,salocalisationdanslinstitutionetladateprvuede sortiesielleestconnue.Ilestessentielquelinformationsurlalocalisationde lobjetsoitmaintenuejour. Le registre peutprendre plusieursformes. Il peut sagir dun tableau double entre ou encore dun systme informatis de gestion des collections. On se servira du registre pour consigner la sortie dfinitive des objets nappartenant pasaumuse(VoirlasectionSortiedesobjets).

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3.6.2 Sortiedesobjets Lapolitiquedegestiondescollectionsdevraitcontenirleslmentssuivants: Lalistedesraisonspourlesquellesunobjetpeutsortirdumuse Parexemple:pourunprt,lafindunemprunt,pourrestauration,etc. Lidentification dune personne responsable de lautorisation de la sortie des objets(normalementlarchivistedescollections) Lobligationdelaconfirmationdelasortiedesobjetsdansunregistre(Voirla sectionEntredesobjets) Leprocessusdesortiedesobjets. Il est essentiel de bien encadrer le processus de sortie des objets afin de connatre en tout temps lemplacement de chacun des objets sous la responsabilitdumuse. 3.6.2.1 Lesprocduresdesortiedesobjets Il est recommand dnumrer les principales procdures lies la sortie des objets. Voiciunelistedesprincipalestapessuivre: Constatdtat Lapersonneresponsabledelasortiedesobjetsou,sipossible,unrestaurateur doit confirmer ltat de lobjet avant son emballage en ratifiant, sil existe, son constat dtat.Sinon, en remplissantunconstatdtat (Voir la sectionConstat dtat) Photographie Dans le cas des objets qui appartiennent au muse, il faut sassurer que la documentationphotographiquedelobjetestjour.Sinon,ilestsouhaitablede le photographier. Les photographiespermettentde rendre compte de ltatde lobjetsasortieetainsidevrifiersontatdeconservationauretour Emballage,manipulationetentreposage Il faut sassurer que lemballage de lobjet se fait de faon professionnelle, et quilestapproprilanatureetlafragilitdelobjetdemmequautypede transport. Si lobjet nappartient pas au muse, il faut sassurer que les recommandations du propritaire sont respectes et au besoin apporter les correctifs jugs ncessaires la protection de lobjet (Voir la section

Manutentionettransport)
Bordereaudexpdition/rception La personne responsable doit remplir, en deux exemplaires, un bordereau dexpdition/rception (Voir loutil Bordereau de rception/expdition). Le bordereauserasignparcettepersonneetparlapersonnequiemportelobjet. Cellecirecevraunexemplairedubordereau Registre Ilfautconsignerladatedesortiedelobjet,sadestinationetsadateprvuede retour(silyalieu)dansunregistre.Deplus,silsagitdunobjetquiappartient aumuse,lemouvementdoittreinscritaurpertoirecentraldescollections. Leregistrepeutprendreplusieursformes.Ilpeutprendrelaformeduntableau doubleentreouencoredunsystmeinformatisdegestiondescollections.
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3.6.3 Dplacementdesobjetslintrieurdumuse Tous les dplacements dobjets lintrieur du muse doivent tre excuts de manire scuritaire. Aussi, il faut noter les changements de localisation dans le rpertoire central des collections. Cette opration permet le reprage rapide et diminuelesrisquesdeperdrelatracedunobjet. Lapolitiquedegestiondescollectionsdevraittenircomptedeslmentssuivants: Lidentification dunepersonne responsable de lautorisation dundplacement desobjets(normalementlarchivistedescollections) Limportancedurespectdesnormesdemanutentiondesobjets(Voirlasection Manutentionettransport) Lobligation de mettre jour les outils de gestion des collections du muse informatissoumanuels.

Principesdesainegestion Tenirjourdansunregistrelesentresetlessortiesdobjetsetlegarderenlieusr Donnerlammeattentiontouslesobjets,quilssoientounonlapropritdumuse.

Outils 15.Bordereauderception/expdition.

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3.7

DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESLADOCUMENTATIONDESCOLLECTIONS La documentation des collections est lactivit par laquelle on relie un objet de collectionsauxdonnesdidentificationetdedescriptionsonpropos.Lensemble des renseignements lis la documentation des collections constitue le systme documentairedumuse.Cesdonnesdoiventtreconservesdansunlieusr etgresparun systmede recherchedocumentaire permettant aupersonnelet 9 autresutilisateursautorissdelesconsulter . Il est recommand dinscrire dans la politique de gestion des collections les principales lignes directrices relatives la documentation des collections. Les procduresliesladocumentationdescollectionspeuventtresoitinsresen annexedelapolitiquedegestiondescollections,soitintgresdansuncahierde procdures.

3.7.1 Enregistrement Lenregistrement est lactivit qui actualise lintgration de lobjet aux collections. Cetteoprationdoittreeffectueunefoisquelemuseaobtenuletitrelgalde propritdunobjet.Deslignesdirectricesceteffetdevraienttreinclusesdansla politiquedegestiondescollections. Lapolitiquedegestiondescollectionsdevraitcontenirleslmentssuivants: Une note selon laquelle il est ncessaire de procder avec diligence lenregistrementdanslerpertoirecentraldescollectionsaussittquelobjetest devenupropritdumuse Lalistedesdocumentsetdelinformationquidoiventtreobtenuspourpouvoir procderlenregistrement(parexemple,lacteofficieldedonoudachat) Letitredelapersonneresponsabledelenregistrement Lesprincipalestapesduprocessusdenregistrementdunobjet. Ilestessentieldebienencadrerleprocessusdenregistrementdesobjets.

3.7.1.1Lesprocduresdenregistrement Il est recommand dnumrer les principales procdures lies lentre des objets. Voiciunelistedesprincipalestapessuivre: Lattribution du numro didentification principal de lobjet: le numro daccession. Pourensavoirplussurlattributiondunumrodaccession,serfrerenligne

Commentdocumentervoscollections?LeguidededocumentationduRseau InfoMusesurlesitedelaSMQ
(http://www.smq.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/ethnoarttechno/nac.htm)
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ICOM. Code de dontologie pour les muses, article 2.20. (http://icom.museum/ethics_fr.html).

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Lintgration de linformation connue sur lobjet dans le rpertoire central des collections(lesystmeinformatisdegestiondescollectionsdelinstitutionou leregistredescollections). Linformationconsignerestlasuivante: Le numro daccession, le nom de lobjet, un minimum dinformation pour pouvoirlidentifier(titre,priode,natureduspcimen,etc.),ladateetlemode dacquisition,lasource(propritaireprcdent)ainsiquelenomdelapersonne quiaconsignlesrenseignements(VoiroutilFichedesuividacquisitionaide mmoire).Lesnormesdinscriptiondesdonnessontdisponiblesenlignedans

Commentdocumentervoscollections?LeguidededocumentationduRseau InfoMusesurlesitedelaSMQ
(http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/index.htm).

Principesdesainegestion Chaqueobjetdoitrecevoirunnumrodidentificationunique:lenumrodaccession Unecopiedesauvegardedurpertoirecentraldescollections(systmeinformatisde gestionouregistredescollections)doittreconservedansunautrelieuqueloriginal, deprfrencedansunautrebtiment.

3.7.2 Numrotation Lanumrotationestltapeoonapposesurlobjetsonnumrodaccession.Cette tapedoittreraliseleplusrapidementpossibleaprslenregistrementdelobjet afindesassurerdenepasperdrelelienentrelobjetetlinformationserattachant celuici. Cest lintgrit de linventaire qui en dpend. Pour cette raison, il est pertinent dindiquer limportance de cette tape dans la politique de gestion des collections. Lanumrotationpeutsefairededeuxfaons:parmarquageetpartiquetage. 3.7.2.1Lemarquage Le marquage est la technique de numrotation privilgier, lorsque cela est possible.Cettetechniqueconsisteinscrireouapposerdirectementsurlobjetle numro daccession. Le marquage doit tre rversible, scuritaire pour lobjet, reprablefacilementetrespecterlesnormesdeconservation.Parexemple,surun objetouuneuvreenpapier,lenumrodoittreinscritlaminedeplombsurun tableau,lenumrodoittreinscritsurlechssissurunobjetenbois,enmtal,en cramique, ou autres matires rigides le permettant, le numro doit tre inscrit lencre entre deux couches de scellant etc. Par ailleurs, il est recommand dinscrirelenumrotoujoursaummeendroitsurunmmetypedobjet. Des indications pour le marquage des objets peuvent tre obtenues auprs du Centre de conservation du Qubec. Les Notes de lICC (Institut canadien de conservation)numros1/5Posedesnumrosdenregistrementsurlespeintureset
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lessculptureset18/3Applicationdesnumrosdacquisitionsurlestextilestraitent
endtaildecesujet.Pourseprocurerdelinformation,onpeutconsulterlesitede lICC(http://www.cciicc.gc.ca/publications/ccinotes/index_f.aspx). 3.7.2.2Ltiquetage Cetteoprationconsistejoindreunetiquetteamovibleunobjet.Ltiquettedoit trefacilementdtachabledelobjetencasdexpositionoudephotographie. Contrairement au marquage, ltiquette annexe un objet peut se dtacher de celuici,cequirisquedelerendredifficilementidentifiable.Cependant,ltiquettea lavantagedepermettre lidentification sansavoir besoinde manipuler lobjet.Elle savre aussi le seul moyen didentification pour les objets sur lesquels il est impossible dapposer un numro (les petits objets, par exemple) ainsi que sur plusieurscatgoriesdespcimensensciencesnaturelles. Ilestsuggrqueltiquettecontienneauminimumlenumrodaccessioncomplet de lobjet et son appellation (nom et titre, par exemple). On peut galement y inscrire son emplacement permanent. Ce dernier renseignement savre pratique encasdedplacementtemporaire.Lutilisationdematriauxneutresetconformes aux normes de conservation est recommande (Voir les sections Conservation prventiveetMiseenrserve).Desindicationsceteffetpeuventtreobtenuesau Centre de conservation du Qubec (http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/) ainsi qu lInstitutcanadiendeconservation(http://www.cciicc.gc.ca/main_f.aspx). Certainesinstitutionsfontmaintenantlusageduntiquetagedesobjetsavecdes codesbarres,cequifacilitelereprage.Cettemthodeestrelieunsystme informatis de gestion des collections dans lequel les donnes sur lobjet sont disponibles. Ceci est galement utile pour la scurit. Toutefois, cette mthode savrecoteuseetneconvientpastouslestypesdecollectionsettoutesles institutionsmusales. 3.7.3 Catalogage Les muses ont un devoir de transmission des connaissances aux gnrations actuellesetfutures.Ilsdoiventdoncfaireleffort,danslamesuredesmoyensdont ilsdisposent,dedocumenterlemieuxpossibleleurscollectionsenyajoutantdes renseignementsdescriptifsethistoriques.Cestcequonnommelecatalogage. Lecatalogagesinscritdansleprocessusdedocumentationdescollectionsetdoit tre sous la responsabilit de spcialistes. Ces renseignements sont distribus dansdeschampsdinformation(deszones)etsontinscritssurunseulsupport,le plussouventunlogicieldesgestionsdecollections. Leslmentsdinformationsurunobjettelsquesonidentification,sonappellation, sa description, ses dimensions, ses matriaux, son historique, sa fabrication, sa fonction, sataxinomie, sont des renseignementsquiajoutent du sens lobjet. Ils sontrecueillisdanslecadredunprocessusdedocumentationoudecatalogagede

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lobjet.LesinstitutionsmusalesqubcoisesutilisentlesnormesduRseauInfo MusedelaSocitdesmusesqubcois.Lesnormesdinscriptiondesdonnes sontdisponiblesenlignedansCommentdocumentervoscollections?Leguidede documentationduRseauInfoMusesurlesitedelaSMQ (http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/index.htm). La politique de gestion des collections devrait prendre en considration les lmentssuivants: La forme du support que privilgie le muse pour la consignation des renseignements Les normesde catalogage etdedocumentation auxquelles lesprofessionnels doiventsereporter. 3.7.4 Laphotographie Lajout dune photographie la documentation textuelle sur les objets des collectionsestdeplusenplusfrquentdanslesinstitutionsmusales.Ilpeutsagir dune photographie professionnelle qui peut servir la reproduction ou encore dune photographie de reprage qui sert uniquement pour les usages lis la gestiondescollections.Idalement,chaqueobjetquifaitpartiedescollectionsdoit trephotographi.Encasdebris,deperteoudevol,ouencorepourlereprage enrserve,laphotographiedunobjetsavretrsutile. Lapolitiquedegestiondescollectionsdevraitincluredesbalisesquantaumoment de prise de photographies des objets ainsi que les principales rgles de documentation photographique (les normes de qualit, le format, les angles de prisesdevue,etc.). 3.7.5 Linformatisationdesdonnes Linformatisation des collections est le fait de saisir les donnes normalises relatives la documentation des objets dans une base de donnes. Au Qubec, plusieurs institutions musales qui ont informatis leurs collections ont opt pour lachat dun logiciel spcialis en gestion des collections. Linformatisation des collectionspermetauxmusesdecentraliserlesdonnessurlescollectionsdans un seul outil informatique quidevient alors lerpertoire central des collections. Ellefaciliteainsiletraitementetlamisejourdelinformation,rduitlebesoinde manipulationdesobjetsetfavoriselchangedinformation. Il est souhaitable que chacun des objets de collections dun muse possde une fiche qui lui est propre dans la base de donnes de linstitution. Linformation est fractionneenchampsdinformationouzones.LeRseauInfoMusedelaSocit des muses qubcois a conu des outils pour aider les muses informatiser leurscollections (www.musees.qc.ca/publicsspec/smq/services/infomuse/index.phtml).

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Lapolitiquedegestiondescollectionsdevraitinclureleslmentssuivants: Letitredelapersonneresponsabledelinformatisation Lenomdusystmedegestiondescollectionsutilis(basededonnes) Lesdonnesobligatoiressaisirpourchaqueobjet Limportancedurespectdesnormesdesaisiedesdonnes Leslignesdirectricesquantlaccsdesdonnesaupersonnel,aupublic,aux chercheurs.

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3.8

DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESAUCONTRLEETL ACCSAUXCOLLECTIONS

3.8.1 Inventaire Linventaireestlactivitquipermetlednombrementcompletetlalocalisationexacte des objets des collections appartenant un muse, un moment prcis. Cest loprationquiconsistereprerchacundesobjetsetlereliersadocumentation affrente. Pourassurerunesainegestiondescollections,laprisedinventairedevraitidalement treraliseintervallergulier.Desrglesquantlafrquenceetlenvergurequil doitprendre devraient tre prises en considrationdansunepolitique de gestiondes collections. Au minimum, linformation recueillie devrait permettre de dnombrer le nombretotaldobjetsdanslacollection,didentifierchacundesobjets(nometnumro daccession) etde valider leur localisation. Onpeutajouterquelques renseignements supplmentaires, comme leur tat de conservation. La prise de photographies de reprageestgalementenvisager. Unplandactionenbonneetdueformedoittretabliavantdentreprendreletravail dinventaire.Ceplandactiondevratenircomptedescotsentempsetenressources humainesetfinancires. Aprsletravaildinventaire,uneconciliationdesdonnesrecueilliesaveclerpertoire centraldescollections(registredesacquisitionsoulabasededonnes)estncessaire pour la validation de linformation. Un rapport dinventaire devrait tre soumis au conseildadministration. 3.8.2 Accsauxcollectionsetladocumentation Toute institution musale devrait adopter une politique daccs ses collections. Gnralement,lemandatdunmusecontientdailleursunnonccesujet. Deuxaspectsdelaccessibilitsontprendreencompte:laccsphysiqueauxobjets etlaccsintellectuelladocumentationsurlesobjets.Deslignesdirectricespourles deuxtypesdaccsdevraienttreintgreslapolitiquedegestiondescollections. Lapolitiquepeutcontenirleslmentssuivants. Pourencadrerlaccsphysique: Lidentificationdunepersonnechargedelaccsauxrserves Lesrglesconcernantlaccsphysiqueauxairesderserves(quipeutyavoir accs,quandetpourquellesraisons,lesfraisdemandspourlesvisiteursde lextrieur,etc.).

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Pourencadrerlaccsintellectuelladocumentation: Lidentificationdunepersonneresponsabledelaccsladocumentation Lesrglesrgissantlaccsauxdossiersdocumentairessurlesobjets(quipeut y avoir accs, quels sont les renseignements auxquels chaque type dutilisateurpeut avoiraccs,etc.) Lesrglesrgissantlaccslabasededonnessurlescollections(quipeuty avoir accs, quels sont les donnes auxquelles chaque type dutilisateur peut avoiraccs,etc.) Ladispositiondumusedonneraccsdesdonnestextuellesetlesimages desobjetsdesescollectionssurInternet(parexemple,laparticipationlabase dedonnesInfoMusedelaSMQ) La position du muse au regard de la diffusion de photographies duvres protgespardesdroitsdauteur.ceteffet,ilestpossibledeconsulterlaLoi surledroitdauteur(http://www.cbcda.gc.ca/info/actf.html).

3.8.3 Droitsdereproduction Laccs aux collections inclut lutilisationdes imagesdesobjets de collections et leur reproduction.Ilestrecommanddinscriredanslapolitiquedegestiondescollections desrglescetgard. Lapolitiquedegestiondescollectionspourraitcontenirleslmentssuivants: Lidentificationdelapersonneresponsabledelagestiondesdroitsdauteuretde reproduction Une dclaration du respect des droits dauteur dans le cas de reproduction dimagesdobjetsdecollections Un engagement du muse demander les autorisations aux dtenteurs de propritintellectuelleetsassurerquelesutilisateursextrieursfontdemme Danslecasdesuvresdartprotgesparledroitdauteur,ilfautsassurer de respecter la Loi sur le droit dauteur (http://www.cbcda.gc.ca/info/actf.html). Celleci exige qu'il y ait entente entre l'artiste ou l'ayant droit et lutilisateur. Cette entente prend la forme dunelicenced'utilisation Uneprocdurequantlagestiondesdroitsdauteurparlemuse Uneprocdurequantlagestiondesdroitsdereproductionconcernantlesobjets appartenantaumuse.

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3.9

DESLIGNESDIRECTRICESRELATIVESLACONSERVATIONDESCOLLECTIONS Leprincipedeconservationconsistemettreenapplicationdiffrentesmthodes afin de prvenir les objets de collections de tous dommages ou altrations. La politiquedegestiondescollectionsdevraitcontenirdeslignesdirectriceslgard decetaspectdelagestiondescollections.

3.9.1 Conservationprventive Les mthodes et les moyens qui doivent tre mis en uvre par le muse pour prserver ses collections sont labors partir du principe de conservation prventive. La conservation prventive dsigne un ensemble des mesures destinesretarderladtriorationnaturelleouaccidentelled'unbienculturelou prvenir les dommages, grce l'tablissement de conditions optimales de 10 transport,demanipulation,demiseenrserveetdexposition . Lemusedoitdployertouslesmoyensdontildisposepourappliquerlesnotions de conservation prventive. Il est recommand dlaborer un calendrier de conservation prventive de la collection contenant des indications quant aux priodes et aux tches effectuer pour assurer la conservation des collections (VoirlasectionConstatdtat). IlfautserfrerauxpublicationsduCentredeconservationduQubec(CCQ)( http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/)etcellesdelInstitutcanadiendeconservation (ICC)(http://www.cciicc.gc.ca)pourensavoirplus.Voiciquelquesrfrences: UnesriededixneufdocumentsaudiovisuelsintituleLaconservationprventive dans les muses est disponible au Centre de conservation du Qubec ( http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/videos/index.htm). LabasededonnesPrservArtduCCQcontientquelquesnotionsdeconservation prventive dans la section Lexique. Cette base de donnes donne aussi des indications sur les produits et quipements ncessaires la protection des collections(http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca/index.aspx). Pourdesconseilspratiques,onpeutserfrerauPlandeprservationdelInstitut canadiendeconservation(http://www.cciicc.gc.ca/publications/cidb/index_f.aspx). DesressourcesenlignerelativeslaconservationsontdisponiblesdanslaBase dedonnesbibliographiquesduRseaudinformationsurlaconservation(BCIN)( http://www.bcin.ca/Francais/home_francais.html). Lessixsectionsquisuiventabordentleslmentsprendreenconsidrationpar lemusepourappliquerlesprincipesclsdeconservationprventive.

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Centre de conservation du Qubec. Lexique de la base de donnes PrservArt ( http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca/LexiqueFiche.aspx?ID=310).

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3.9.1.1 Contrledelenvironnement Lanotiondecontrledelenvironnementfaitappeltouslesaspectsquitouchent deprsoudeloinauxconditionsdanslesquellessontconservesouexposesles collections, comme la temprature, lhumidit relative, lclairage, le matriel de rangementetdexposition,etc. Enoutre,desbarmespourlecalculdeslmentsdedtrioration,dessystmes de vrification dequalit de lair, destechniques de crationde microclimats,des suggestions pour le choix de matriaux appropris pour la mise en rserve ou lexpositiondetout typedobjets, etc., sont disponiblesauprsdesprofessionnels du Centre de conservation du Qubec (http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/). On peut aussiconsulterlabasededonnesPrservArt (http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca/index.aspx) et les professionnels de lInstitut canadiendeconservation(http://www.cciicc.gc.ca/main_f.aspx). 3.9.1.2Miseenrserve Lesprcautionsprisespouramnagerleslieuxdentreposageetpouremballeret mettreenrservelescollectionsdoiventtreeffectuesdanslobjectifdassurerla prennit des collections. Les mesures adopter touchent, entre autres, le choix des matriaux de conservation et du mobilier. Il est recommand de confier ces tchesdupersonnelbienform,parexemple,destechniciensenmusologie.Le siteInternetduCentredeconservationduQubeccontientdeplusamplesdtails cesujet(www.ccq.mcccf.gouv.qc.ca/index.html).LesvidossurLaconservation prventive dans les muses du CCQ contiennent aussi des conseils de mise en rserve(www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/videos/index.htm).Onpeutgalementconsulter les Notes et les Bulletins techniques de lICC (www.cciicc.gc.ca/bookstore/index f.cfm). 3.9.1.3Miseenexposition Afindassurerlascuritdesobjetsexposscontrelevoletlebrisetattnuerles risquesdedtrioration,ilestimpratifdappliquerdesnormesstrictesdemiseen exposition.Lesmatriaux,lesdispositifsdemontre(accrochage,vitrines,supports), lclairage,lecontrledesconditionsambiantesetlecontrledesvisiteurssontdes lments prendre en considration. Il faut galement examiner le potentiel dexpositiondunobjetenfonctiondesontatdeconservation. Lesinstitutionsmusalesdoiventappliquerdesprincipesdemiseenexpositionet leslignesdirectricesdictesparleCentredeconservationduQubecetlInstitut canadiendeconservationceteffet. 3.9.1.4Manutentionettransport Quil sagisse du simple changement demplacement dun objet lintrieur de linstitution ou dun long dplacement lextrieur, certains principes de base de

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manutentionetdetransportdevraienttrerespectsentouttemps,danslebutde prvenirlesaccidentsetdassurerlascuritdesobjetsetdespersonnes. Ilestrecommanddetoujourslaborerunplandedplacementavantdedplacer un objet de collection. Il faut aussi sassurer que les aires de circulation sont dgagesentouttemps.Certainsprincipesdoiventtresuivis,parexempleporter des gants quand les qualits et les matriaux de lobjet lexigent, et prvoir la mthode de prhension de lobjet. Si le propritaire de lobjet a fait des recommandations particulires, cellesci doivent tre transmises au personnel. Aussi, certains muses prescrivent le convoyage dobjets en particulier. Des renseignements sur lacheminement des objets destination sont disponibles lintrieur du guide lectronique de la SMQ Les expositions itinrantes: guide lusagedesgestionnairesdetourne (http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/tournee expo/tourneeinternationale.htm#tourneeconvoyage). Lesobjetstransports lextrieur du muse doivent tre emballs de manire cequilnyaitaucunrisquedebris.Desemballagesadaptsauxobjetsdevraient treprvus.Touteslesmesuresdevraienttreprisespourprotgerlesobjetsdes chocs et pour attnuer les effets directs et indirects des invitables vibrations du transport.Ainsi,ilestabsolumentncessairedempchertouslesmouvementsde pices mobiles ou instables. De plus, on exigera que le transporteur attache solidementleschargementslintrieurduvhiculedetransport.Unconstatdtat doit imprativement tre ralis avant la mise en caisse. On peut galement photographierlobjetcemoment.Lorsdelemballage,ilfaututiliserdesmatriaux adapts aux normes de conservation. Pour le choix des matriaux, on peut consulterlabasededonnesPrservArt (http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca). Les botes, les caisses ou les cartons peuventtreaccompagnsdeplansdedballageetdoutilsadaptsetdoiventtre identifis clairement avec les rfrences de lexpditeur et du destinataire. Il faut sassurerqueletransportdelobjetestfaitdanslesmeilleuresconditionspossible, quilestralisparuntransporteurspcialisoupardupersonneldumuse.Pour plus dinformation sur la manutention et le transport, on peut consulter des professionnels du CCQ (http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/) ou de lICC ( http://www.cciicc.gc.ca/main_f.aspx). 3.9.1.5Facteursdedtrioration Poursassurerdemeilleuresconditionsdeconservationdesobjets,lemusedoit se proccuper du contrle des facteurs de dtrioration des collections. Il est recommand dexaminer toutes les sources de polluants, les possibilits dinfestations,lescausesdemoisissures,lessourcesdelumire,lesquipements pouvantentranerdesvibrationsoudeschocs,lesmatriauxdemauvaisequalit, les taux dhumidit, les tempratures variables, etc. Des conseils ce sujet sont disponiblesauCentredeconservationduQubec(http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/) ainsiqulInstitutcanadiendeconservation (http://www.cciicc.gc.ca/tools/framework/index_f.aspx?content=framework).

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3.9.1.6Constatdtat Leconstatdtatestlactiondobserverunobjetafindeconsignerparcritsontat deconservation.Faireleconstatdtat,cestexaminerlapparencedunobjetnoter lesaltrationsvrifierlessignesdinfestation,demoisissure,derouillevaluerles craquelures, les fissures, les perforations, les dchirures rechercher les pices manquantesinspecterlafragilitoulafriabilitetc. Touslesrenseignementssontnotssuruneficheoudansunrapportdecondition plus labor (Voir loutil Rapport de condition disponible dans le guide lectronique de la SMQ Les expositions itinrantes : guide lusage des gestionnairesdetourne [ http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/rapportdecondi tion.pdf].Quelquesparamtresdoiventtreadaptspourlutilisationdansuncadre gnraldegestiondescollections). Il est recommand de mettre jour ou de raliser un constat dtat diverses occasions: Avantlacquisition lentredelobjetaumuse Aprsunnettoyage Avantlemballageetlasortie Avantetpendantunerestauration Auretourdunprt Pendantuneexposition Ponctuellement,lorsquilestentrepos,selonuncalendrierdeconservation (VoirlasectionConservationprventive). Il est parfois ncessaire de faire un constat dtat la suite dvnements ou en rponsedesdemandesprcises: Aprsdesvariationsimportantesdetempratureoudhumidit lasuitedespannes,desbrisdemachines,desavaries Auxfinsdassurance Selonlesrecommandationsdunprteur Etc. Onpeutnoterdanslapolitiquedegestiondescollectionslesprioritsdumuse quantauxrglesconcernantleconstatdtatdesobjets.

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3.9.2 Assurances Ilestrecommandquelesobjetsdescollectionsdumusesoientassurscontre touslesrisques. Certainesinstitutionsmusalesnepossdentpasdassurancepourlensemblede leurs collections, faute de moyens financiers ou encore parce que leur collection nestpasassurable.Cestlecasdesmusesquipossdentdesspcimensrares oudesspcimenstypesensciencesnaturelles. Il est souhaitable toutefois quau moins les objets exposs et ceux qui nappartiennentpaslinstitutionsoientcouvertsparuneassurance.Ondoitaussi avoirrecoursuneassurancependantletransportdesobjets. La politique de gestion des collections devrait faire mention des circonstances auxquelleslemuseadhreuneassurancepourlesobjetsdecollections. Il est possible de bnficier de tarifs intressants en sassociant dautres institutions musales. Un programme dassurance collective a t mis de lavant parlAssociationdesmusescanadiens (http://www.museums.ca/fr/adhesion/progammes_dassurances/). 3.9.3 Scurit Les muses ont lobligation dassurer la scurit des objets dont ils ont la responsabilit en prenant les mesures ncessaires pour rduire les risques au minimum. Plusieurs mesures permettent daugmenter la scurit des objets de collections.Parexemple,ilfaut:limiterlaccsauxcollectionsnonexposes(Voir la section Accs aux collections et la documentation), installer des systmes dalarme et de surveillance, respecter les normes de conservation prventive, appliquer les normes adquates de manipulation, inspecter rgulirement les btiments et les locaux, prvoir des mesures durgence, etc. (Voir la section Mesuresdurgence). La politique de gestion des collections devrait faire mention de lengagement du musefairelencessairepourmettreenapplicationdesmesuresquipermettent dassurerlascuritdescollections. 3.9.4 Mesuresdurgence Afindeprvenirlessinistres,lesmusesdoiventdisposerdunplandeprvention. Cesmesuresdeprventionetdinterventiondoiventtretabliesencollaboration avec le personnel du muse et dautres partenaires, tels des restaurateurs, les policiers et les pompiers locaux, etc. Les mesures durgence doivent comprendre unplandesauvetagedespersonnesetdescollections.

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Lapolitiquedegestiondescollectionsdoitnoncerlesmoyensquiserontprispar le muse pour mettre sur pied un plan de mesures durgence si celuici nexiste pas.Silexiste,ilfautenfairementionetlejoindreenannexelapolitique. Le plan de mesures durgence est un aidemmoire lusage des personnes qui travaillent dans le muse. Il sagit dun outil essentiel en cas de sinistre. Les principaux renseignements sont galement rsums sur un document facile consulter, une roulette intitule Les 48 heures qui suivent le sinistre sont primordiales(http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/publications/information.htm). OnpeutserfreraudocumentduCentredeconservationduQubecintitulPlan de prvention et dintervention en cas de sinistre pour llaboration dun plan dactionetpourdesconseilsdesauvetagedediffrentstypesdecollections (http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/publications/information.htm). LesprofessionnelsduCentredeconservationpourrontgalementintervenirentout tempslorsdunsinistre. OnpeutgalementserfrerauxNotesdelICCnumros14/1et14/2intitules: Mesures durgence pour les tablissements culturels: introduction et Mesures durgencedanslestablissementsculturels:dterminationetrductiondesrisques (http://www.cciicc.gc.ca/publications/ccinotes/index_f.aspx). Le Service dintervention durgence de lInstitut canadien de conservation est disponibleentouttemps(http://www.cciicc.gc.ca/services/emergency_f.aspx). Pourdesrenseignementsplusgnrauxetdesrfrencessurlesmesures durgenceenmilieudetravail,onpeutconsulterlesiteduCentrecanadien dhygineetdescuritautravail( http://www.cchst.ca/products/publications/emergency.html).

Principesdesainegestion Lemusedoitdployertouslesmoyensdontildisposepourappliquerlesnotionsde conservationprventiveetassurerlascuritdesobjetsdescollections Ilestrecommandquelesobjetsdescollectionssoientcouvertsparuneassurance contretouslesrisques Lemusedoitpossderunplandemesuresdurgenceenvigueur.

Outils 14.Constatdtat(Rapportdecondition).

47

48

Outil1.

Listedecontrlecontenudunepolitiquedegestiondescollections

partir de la liste suivante, vrifiez si la politique de gestion des collections du musecontientleslmentsdsirs.

noncrelatiflamissiondumuse(section3.1) nonclgardduchampdecollectionnement(section3.2) Politiquedacquisition(outil2.) Politiquedeprt(outil3.) Politiquedemprunt(outil4.) Politiquedalination(outil5.) Lignesdirectricesrelativeslentredesobjets(section3.6.1) Procduresdentredesobjets(section3.6.1.1) Lignesdirectricesrelativeslasortiedesobjets(section3.6.2) Procduresdesortiedesobjets(section3.6.2.1) Lignesdirectricesrelativesaudplacementdesobjetslintrieurdumuse (section3.6.3) Lignesdirectricesrelativeslenregistrementdesobjets(section3.7.1) Procduresdenregistrement(section3.7.1.1) Lignesdirectricesrelativeslanumrotationdesobjets(section3.7.2) Lignesdirectricesrelativesaucatalogagedesobjets(section3.7.3) Lignesdirectricesrelativeslaphotographie(section3.7.4) Lignesdirectricesrelativeslinformatisationdesdonnes(section3.7.5) Lignesdirectricesrelativeslinventairedescollections(section3.8.1) Lignesdirectricesrelativeslaccsphysiqueauxcollections(section3.8.2) Lignesdirectricesrelativeslaccsintellectuelauxcollections(section3.8.2) Lignesdirectricesrelativesauxdroitsdereproduction(section3.8.3) Lignesdirectricesrelativeslaconservationdescollections(section3.9.1) Calendrierdeconservation(section3.9.1) Lignesdirectricesrelativesauxassurancesdescollections(section3.9.2) Lignesdirectricesrelativeslascuritdescollections(section3.9.3) Lignesdirectricesrelativesauxmesuresdurgence(section3.9.4) Plandemesuresdurgence(section3.9.4)

49

Outil2.

Listedecontrlecontenudunepolitiquedacquisition

partir de la liste suivante,vrifiez sila politique dacquisition du muse contient leslmentsdsirs(section3.3).

Critresdeslectiondesacquisitions(section3.3.1) Restrictionsquantlacquisition(section3.3.2) Modesdacquisitionprivilgis(section3.3.3) Modalitsetfonctionnementducomitdacquisition(section3.3.4) Processusdacquisition(section3.3.5) Principesdvaluationdescollections(section3.3.5.3) Principesdedlivrancedereus(section3.3.5.3) Principesconcernantlesdptsetlesprtsillimits(section3.3.6)

50

Outil3.

Listedecontrlecontenudunepolitiquedeprt

partirdelalistesuivante,vrifiezsilapolitiquedeprtdescollectionsdumuse contientleslmentsdsirs(section3.4).

Principesconcernantladisponibilitdelobjetetlapossibilitdeprt(section3.4.1)

Principesconcernantlanaturedelemprunteur(section3.4.1) Normesminimalespourlacceptationdunprt(section3.4.1) Conditionsenvironnementalesrequises(section3.4.1) Principesconcernantlutilisationdesobjetsetconsidrationsthiques(section 3.4.1) Principesconcernantlapriodedeprt(section3.4.1) Principesconcernantlesfraisdemprunt(section3.4.1) Principesconcernantlamanutentionetletransport(sections3.4.1et3.4.2.2) Principesconcernantlesassurances(section3.4.2.1) Principesconcernantlententedeprt(section3.4.2.3)

51

Outil4.

Listedecontrlecontenudunepolitiquedemprunt

partirdelalistesuivante,vrifiezsilapolitiquedempruntdumusecontientles lmentsdsirs(section3.4).
Principesconcernantlesconditionsenvironnementales(section3.4.3)
Principesconcernantlutilisationdesobjetsetconsidrationsthiques(section3.4.3)

Principesconcernantlamanutentionetletransport(section3.4.3) Principesconcernantlesassurances(section3.4.3) Dispositionspourleretourdesobjetsemprunts(section3.4.3) Principesconcernantlententedemprunt(section3.4.3.1)

52

Outil5.

Listedecontrlecontenudunepolitiquedalination

partirdelalistesuivante,vrifiezsilapolitiquedalinationdumusecontientles lmentsdsirs(section3.5).
Conditionsdalinationvolontaire(section3.5.2) Principesconcernantlarestitution(section3.5.3) Principesconcernantlalinationinvolontaire(section3.5.4) Modesdalinationprivilgis(section3.5.5) Modalitsetfonctionnementducomitdalination(section3.5.6) Processusdalinationvolontaire(section3.5.7) Processusencasdalinationinvolontaire(section3.5.8)

53

Outil6.

Fichedesuivipourlapropositiondacquisition (section3.3.5.1)

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Rceptiondeloffre Datedelarceptiondeloffre: Nomdelapersonneressource: Coordonnes(adresse,numrosdetlphone,courriel) Propritaireactuel(sidiffrentdelapersonneressource): Coordonnes(adresse,numrosdetlphone,courriel)
11 Identificationdelobjet :

Modedacquisitionenvisag:

Analyseprliminaire Refuspersonneressourcedirigevers(nomdelinstitution,siapplicable): Acceptationlaborationdundossierdacquisition(outil7.) Justificationdeladcision:

Notes:

Nomduresponsabledelanalyseprliminaire:

11

Le terme objet est utilis pour dsigner tout objet, artefact, uvre dart ou spcimen de sciences naturelles.

54

Outil7.

Listedecontrlepourllaborationdudossierdacquisition (section3.3.5.2)

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Nometcoordonnesdupropritaire Descriptiondelobjet (identification,auteur,date,dimensions,matriaux,etc.) tatdeconservationdelobjet Rapportdecondition Originedelobjet(continent,pays,province,territoire,ville,etc.) Historiquedeproprit Valeurestimedelobjet valuation Prixdemandpourlachat Localisation(lieuoestconservlobjetendatedellaborationdudossier) Photographie Commentairesduconservateurouduresponsabledudossierdacquisition Documentspertinentsannexsaudossier(dossierdepresse,listedesexpositions, permis,etc.)

55

Outil8.

Fichedesuivipourlanalysedudossierdacquisition (section3.3.5.2)

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Datedelarunionducomitdacquisition: Examenparlecomitdacquisition partirdelobjet partirdephotographiesdelobjet

Critresdeslectiondesacquisitions(adapterenfonctiondelanaturedumuse) Pertinenceenfonctiondumandat Cohrenceaveclacollection Qualit Raret Importancehistorique Importanceducrateuroudufabricant Valeurdocumentaire tatdeconservation Potentieldexposition Capacitdelinstitutionacquriretconserveradquatementlobjet Considrationslgalesetthiques

Recommandationsducomitdacquisition:

Dcisionducomitdacquisition RefusArchiverledossierdanalyseDate: Silyalieu,retournerlobjetaupropritaire. AcceptationSoumettrelesrecommandationsauconseildadministration Date:

Approbationparleconseildadministration ApprobationDate: RponsetransmiseaupropritairedelobjetDate: Poursuiteduprocessusdacquisition(Outil9.)

RejetDate: RponsetransmiseaupropritairedelobjetDate: FermeturedudossierdacquisitionDate:

56

Outil9.

Fichedesuivipourlacquisitiondelobjet

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Numrotemporairedelobjet(siapplicable): Nomdelobjet:

Prparationdudocumentdetransfertdeproprit Signaturedudocumentdetransfertdeproprit Transportdelobjetaumuse valuation PrparationdundossierpourlaCommissioncanadiennedexamendes exportationsdebiensculturels Dlivrancedureudebienfaisance Paiementdumontantdachat EnregistrementNumrodaccession: Numrotation Catalogage Photographie Informatisationdesdonnes Licencedautorisationpourlesdroitsdauteur(siapplicable) TransfertdesdonnesdanslabasededonnesInfoMuse

Notes:

57

Outil10.

Listedecontrlepourllaborationdunepropositiondalination (section3.5.7.1)

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Nomettitreduresponsabledelapropositiondalination Descriptiondelobjet (numrodaccession,identification,auteur,date,dimensions,matriaux,etc.) Modeetdatedacquisition Originedelobjet(continent,pays,province,territoire,ville,etc.) tatdeconservationdelobjet Rapportdecondition Modedalinationpropos Dmarchesauprsdunalinataire(nom,coordonnes,rsumdeladmarche) Valeurdelobjet Rapportdvaluation Prixrecommandpourlavente(siapplicable) Photographie Commentairesetmotivationsduconservateurouduresponsabledudossier Documentspertinentsannexsaudossier

58

Outil11.

Fichedesuivipourlanalysedudossierdepropositiondalination (section3.5.7.1)

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Datedelarunionducomitdalination:

Examenparlecomitdalination partirdelobjet partirdephotographiesdelobjet

Critresdalinationvolontaire(adapterenfonctiondelanaturedumuse) Alinabilit tatdeconservation Potentieldexpositionetderecherche Surreprsentation Qualit Attributionerrone Fauxrenseignements Pertinenceenfonctiondumandat Spcimennonautorisousanspermisdecollecte Scuritdespersonnesetdescollections Provenance

Recommandationsducomitdalination:

Dcisionducomitdalination RefusArchiverledossierDate: AcceptationSoumettrelesrecommandationsauconseildadministration Date:

Approbationparleconseildadministration ApprobationDate: SignaturedelattestationdalinationDate: Dmarchespourleretraitdelobjet Poursuitedelalination,retraitdelobjetdelacollection(lienversFiche desuivipourleretraitdelobjetdelacollection)

RejetDate: FermeturedudossierdalinationDate:
59

Outil12.

Fichedesuivipourleretraitdelobjetdelacollection (section3.5.7.1et3.5.8)

Cetoutilpeuttreadaptselonlesbesoinsdumuse.
Numrodaccession: Nomdelobjet: Alinationvolontaire Modedalination Alinataire(siapplicable) (nom,coordonnes) Prixdevente(siapplicable) ChangementdustatutdelobjetDate: Alinationinvolontaire Modedalination Datedalination AssureurprvenuDate: liminationdesrestesde lobjet(siapplicable) Tmoin(nom,titre)

Prparationdudocumentde transfertdeproprit(siapplicable) Propositiondudocumentdetransfertde proprit(siapplicable) Sortiedelobjet Destructiondelobjet(siapplicable) Tmoin(nom,titre)

Avisauprcdentpropritaire(siapplicable)Date: RatificationaurpertoirecentraldescollectionsDate: Archivagedesdonnesdelabasededonnes Date: ArchivagedudossierdelobjetDate:

60

Outil13.

Conventiondeprtoudemprunt (sections3.4.2.3et3.4.3.1)

NoussuggronslusagedeloutilConventiondempruntdobjetsouduvres disponibledansleguidelectroniquedelaSocitdesmusesqubcois:Les expositionsitinrantes:guidelusagedesgestionnairesdetourne

http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/conventionemprunt.pdf.

Cetoutilpeuttreutiliscommeconventiondeprt,bienquilaittlabordanslecadre spcifiquedelemprunt. Certainsparamtresdevronttreadaptsenfonctiondelutilisationetdesconditionsde lententeentrelesdeuxparties. Parexemple: Leschampsdelapartie2DESCRIPTION DE LOBJET OU DE LUVREpourront trechoisispourdcrirespcifiquementlobjet,quilsagissedunartefact,dunobjet, duneuvredartoudunspcimendesciencesnaturelles.

61

Outil14.

Constatdtat(rapportdecondition) (section3.9.1.6)

NoussuggronslusagedeloutilRapportdeconditiondisponibledansleguide lectroniquedelaSocitdesmusesqubcois:Lesexpositionsitinrantes:guide lusagedesgestionnairesdetourne http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/rapportdecondition.pdf Quelquesparamtresdoiventtreadaptspourlutilisationdansuncadregnralde gestiondescollections. Parexemple: Ilnestpasncessairederemplirlapremiresectionconcernantlexposition,silny apaslieu AuchampTitredeluvreoudelobjet,onpeutyinscrirelenomdelobjet AuchampMdium,onpeutyinscrirelesmatriauxoulatechniquede fabricationdelobjet LeschampslarriveetAudpartnesontpasncessairessileconstat dtatestfaitdanslebutdelaconservationprventivedelobjet,oulorsdun examenspcifique Dautresparamtresqueceuxquitraitentdeltatdelasurfacepeuventtrepris enconsidration,enfonctiondelanaturedelobjet.

62

Outil15.

BORDEREAUDERCEPTION/EXPDITION (sections3.6.1.1et3.6.2.1) Rception Expdition

Propritairedelobjet:_______________________________________________________ Nomdelapersonneressource: ________________________________________________ Adresse: ________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Numrosdetlphone:___________________________________________________________

Identificationdelobjet(sincessaire,listeenannexe)

tatdelobjet

Raisondelentredelobjetdanslemuse Dpt Acquisition Retouraumuse Examen Emprunt Autre:_________________________________________________________________ Raisondelasortiedelobjet Prt Encadrement Retour Restauration Alination Autre:_________________________________________________________________
Destinataire:____________________________________________________________________ Adresse:_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Numrodetlphone: ____________________________________________________________

Signatures Pourlemuse: _____________________________

Nom

______________________________________
Signature

______________________________________
Date

Pourlautrepartie: _____________________________
Nom

______________________________________
Signature

______________________________________
Date

63

RFRENCESUTILES Pourdesrfrencesgnralessurlagestiondesmusesetdescollections Commentgrerunmuse:Manuelpratique,delUNESCO: http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001478/147854f.pdf Pourlesconsidrationsthiquesrelativesaucontenudunepolitiquedegestiondes collections LeCodededontologiepourlesmusesduConseilinternationaldesmuses (ICOM):http://icom.museum/ethics_fr.html LesPrincipesdontologiquesdelAssociationdesmusescanadiens(AMC): http://25538.vws.magma.ca/media/Pdf/principesdeontologiques.pdf Pourlesmodesdacquisition Commentdocumentervoscollections?LeguidededocumentationduRseauInfo Muse,zoneModedacquisition: http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/ethnoarttechno/maq.htm Pourdesrenseignementsconcernantlesreusdebienfaisance LAgencederevenuduCanada: http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg/p113/p113f.html Pourdesrenseignementsconcernantlesbiensculturels LeProgrammedesbiensculturelsmobiliersdePatrimoinecanadien: http://www.patrimoinecanadien.gc.ca/progs/mcpbcm/mcp_f.cfm LaLoisurl'exportationetl'importationdebiensculturels: http://www.cbsaasfc.gc.ca/F/pub/cm/d1941/LISEZMOI.html Pourdocumenterlesactivitsdegestion(acquisition,alination,prt,emprunt, alination) Leguide:LAFAILLE,Madeleineetal.Commentgrervoscollections?Leguidede e gestionduRseauInfoMuse,2 d.,coll.Attentionauxcollections,Montral, Socitdesmusesqubcois,2000.

64

Pouraiderlesinstitutionsmusaleschoisirunlogicieldegestiondescollections UnoutilenlignesurleRseaucanadiendinformationsurlepatrimoine (RCIP)Lvaluationdeslogicielsdegestiondescollections: http://www.rcip.gc.ca/Francais/Gestion_Collections/Evaluation_Logiciels/process.ht ml#process Pourdesrenseignementsconcernantleconvoyagedesobjets LeguidelectroniquedelaSMQ:Lesexpositionsitinrantes:guidelusagedes gestionnairesdetourne,sectionsurleconvoyageinternational: http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/tournee expo/tourneeinternationale.htm#tourneeconvoyage Pourunexempledententepourleprtoulempruntdobjets LeguidelectroniquedelaSMQ:Lesexpositionsitinrantes:guidelusagedes gestionnairesdetourne,documentConventiondempruntdobjetsouduvres : http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/conventionem prunt.pdf Pourdesrenseignementsconcernantlalinationpardesorganismesde bienfaisance LabrochureLesorganismesdebienfaisanceenregistrsetlaLoidelimptsurle revenu RC4108(F): http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg/rc4108/rc410802f.pdf LapolitiquesurlesorganismesdebienfaisancedelAgencederevenuduCanada: http://www.craarc.gc.ca/tax/charities/policy/policyf.html Pourdesrenseignementsconcernantlalinationdebiensculturelsattests LasectionRenseignementsgnraux,paragraphe5dudocumentintitul Demandedattestationdebiensculturelsauxfinsdelimptsurlerevenu: http://www.patrimoinecanadien.gc.ca/progs/cebccperb/pubs/leibccpeia/3_f.cfm Pourdesrenseignementsconcernantladlivrancedereusdebienfaisancedansle casduneventeauxenchres Sommaire delapolitiquedelAgencederevenuduCanada,paragraphede lnoncdepolitique: http://www.craarc.gc.ca/tax/charities/policy/csp/cspa15f.html

65

Pourdesrenseignementsconcernantlarestitutionetlaprotectiondebiens culturels Biensculturels:leurtraficilliciteetleurrestitution,diffrentesconventionsde lUNESCO:http://portal.unesco.org/culture/fr/ev.php URL_ID=2633&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html Promouvoirleretouroularestitutiondebiensculturels,UNESCO: http://www.unesco.org/culture/laws/illicit/html_fr/infkitf.pdf Ausujetdurapatriementdupatrimoineculturelautochtone: http://www.aincinac.gc.ca/ch/rcap/sg/sia6a_f.html Pourdocumenterlescollectionsmusalesetserenseignersurlesnormesde descriptiondesdonnes Enligne:Commentdocumentervoscollections?Leguidededocumentationdu RseauInfoMuse:http://www.musees.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/ PourlazoneNumrodaccession: http://www.smq.qc.ca/publicsspec/guidesel/doccoll/fr/ethnoarttechno/nac.htm Pourlemarquagedesobjetsdecollection LesNotesdelICC(Institutcanadiendeconservation): http://www.cciicc.gc.ca/publications/ccinotes/index_f.aspx o N 1/5Posedesnumrosdenregistrementsurlespeinturesetlessculptures o N 18/3Applicationdesnumrosdacquisitionsurlestextiles Pourdesrenseignementsconcernantlinformatisationdesdonnessurles collections LeRseauInfoMusedelaSocitdesmusesqubcois: http://www.musees.qc.ca/publicsspec/smq/services/infomuse/index.phtml PourconsulterlaLoisurledroitdauteur Loisurledroitdauteur: http://lois.justice.gc.ca/fr/C42/index.html Pourdesrenseignementsconcernantlaconservationprventive LeCentredeconservationduQubec(CCQ):http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/

66

 PourcommanderlesdocumentsaudiovisuelsLaconservationprventivedansles muses:http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/videos/index.htm Pourunlexiqueetdesnotionssurlaconservationprventive:labasededonnes PrservArt:http://preservart.ccq.mcc.gouv.qc.ca/index.aspx LInstitutcanadiendeconservation(ICC):http://www.cciicc.gc.ca/ PourunPlandeprservation,Institutcanadiendeconservation: http://www.cciicc.gc.ca/publications/cidb/index_f.aspx Lesbulletinstechniques,lesnotesetlesbulletinsdelICC: http://www.cciicc.gc.ca/publications/index_f.aspx LaBasededonnesbibliographiquesduRseaudinformationsurlaconservation (BCIN):http://www.bcin.ca/Francais/home_francais.html Pourconsulterunexemplederapportdecondition LeguidelectroniquedelaSMQ:Lesexpositionsitinrantes:guidelusagedes gestionnairesdetourne,documentRapportdecondition: http://www.musees.qc.ca/docs/publicsspec/guidesel/expoitinerantes/rapportdecondi tion.pdf Pourdesrenseignementssurlesassurances LeProgrammedassurancecollectivedelAssociationdesmusescanadiens (AMC):http://www.museums.ca/fr/adhesion/progammes_dassurances/ Pourllaborationdunplandactionencasdesinistreetdesrenseignementssur lesmesuresdurgence LePlandactionencasdesinistreduCCQ: http://www.ccq.mcc.gouv.qc.ca/publications/information.htm LesNotesdelICC:http://www.cciicc.gc.ca/publications/ccinotes/index_f.aspx o N 14/1Mesuresdurgencepourlestablissementsculturels:introduction o N 14/2 Mesures durgence dans les tablissements culturels: dtermination et

rductiondesrisques
LeServicedinterventiondurgencedelInstitutcanadiendeconservation: http://www.cciicc.gc.ca/services/emergency_f.aspx LesiteCentrecanadiendhygineetdescuritautravail:pourdelinformation gnraleetpourcommanderunGuidedeplanificationdesmesuresdurgenceen milieudetravail:http://www.cchst.ca/products/publications/emergency.html

67

BIBLIOGRAPHIE AFFAIRESINDIENNESETDUNORDDUCANADA.ExtraitsdeTournerlapage:Forger denouveauxpartenariatsentrelesmusesetlesPremiresNations,SiteAffaires indiennesetduNordduCanada,(http://www.aincinac.gc.ca/ch/rcap/sg/sia6a_f.html), [Informationjourendatedu18octobre2007]. AGENCEDESSERVICESFRONTALIERSDUCANADA.Exportationdebiensculturels contrlsLoisurl'exportationetl'importationdebiensculturels,SiteAgencedesservices frontaliersduCanada,(http://www.cbsaasfc.gc.ca/F/pub/cm/d1941/LISEZMOI.html), [Informationjourendatedu18octobre2007]. AGENCEDUREVENUDUCANADA.Lesdonsetlimpt,SitedelAgencedurevenudu Canada,(http://www.craarc.gc.ca/F/pub/tg/p113/p113f.html),[Informationjourendate du18octobre2007]. AGENCEDUREVENUDUCANADA.Politique,SiteAgencedurevenuduCanada, (http://www.craarc.gc.ca/tax/charities/policy/policyf.html),[Informationjourendatedu 18octobre2007]. AMBROSE,Tim,etCrispinPAINE.MuseumBasics,LondresetNewYork,ICOMencoll. Routledge,1993,p.304309. ASSOCIATIONDESMUSESCANADIENS.Lignesdirectrices:Rlesetresponsabilits desconseilsdadministrationdesmuses,Ottawa,Associationdesmusescanadiens, 1992. ASSOCIATIONDESMUSESCANADIENS.ProgrammedassurancecollectivedelAMC, SiteAssociationdesmusescanadiens,( http://www.museums.ca/fr/adhesion/progammes_dassurances/),[Informationjouren datedu18octobre2007]. ASSOCIATIONDESMUSESCANADIENS.PrincipesdontologiquesdelAMC,2006, SiteAssociationdesmusescanadiens,( http://www.museums.ca/media/Pdf/principesdeontologiques.pdf),[Informationjouren datedu18octobre2007]. BEAUREGARD,Annie.Procduresdegestiondeprtsexternes,documentinterne, Qubec,Servicedescollections,Musedelacivilisation,2005. BEAUREGARD,AnnieetDanielleROMPR.Rservedelacapitalenationale:Politique daccs,documentinterne,Qubec,Servicedescollections,Musedelacivilisation,2005. BOUCHARD,JulieetLiseNADEAU.MusenationaldesbeauxartsduQubec.Pratiques etrglesdegestiondescollectionsduvresdartau31mars2006,documentinterne, Qubec,MusenationaldesbeauxartsduQubec,2006.

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