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Guide pratique des procdures contractuelles dans le cadre des actions extrieures de lUnion Europenne

applicable partir du 14 mars 2013

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Table des matires


1. INTRODUCTION....................................................................................................................... 7 2. REGLES DE BASE .................................................................................................................... 9 2.1. Vue densemble .......................................................................................................................... 9 2.2. Modes de gestion ........................................................................................................................ 9 2.3. Critres dligibilit et autres points essentiels ........................................................................ 12
2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5. 2.3.6. Rgle de la nationalit et d'origine ................................................................................................... 12 Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine .......................................................................... 14 Situations dexclusion ...................................................................................................................... 16 Sanctions administratives et financires .......................................................................................... 19 Visibilit .......................................................................................................................................... 20 Autres points essentiels.................................................................................................................... 20

2.4. Procdures de passation de marchs ......................................................................................... 22


2.4.1. Quelle procdure de passation de marchs appliquer ? ................................................................... 22 2.4.2. Procdure ouverte ............................................................................................................................ 23 2.4.3. Procdure restreinte ......................................................................................................................... 23 2.4.4. Procdure ngocie concurrentielle ................................................................................................. 24 2.4.5. Contrats-cadres ................................................................................................................................ 25 2.4.6. Systme dacquisition dynamique ................................................................................................... 25 2.4.7. Dialogue comptitif ......................................................................................................................... 25 2.4.8. Procdure ngocie/procdure sur la base dune seule offre ........................................................... 26 2.4.9. Concurrence loyale et transparente .................................................................................................. 27 2.4.10. Prfrences (FED uniquement) ........................................................................................................ 28 2.4.11. Critres de slection et dattribution ................................................................................................ 29 2.4.11.1. Critres de slection ................................................................................................................. 29 2.4.11.1.1. Principes gnraux .......................................................................................................... 29 2.4.11.1.2. Vrification de la capacit financire et conomique des soumissionnaires ou des candidats. 31 2.4.11.1.3. Vrification de la capacit technique et professionnelle des candidats ou des soumissionnaires .................................................................................................................................. 31 2.4.11.2. Critres d'attribution ................................................................................................................. 33 2.4.12. Procdure avec clause suspensive .............................................................................................. 33 2.4.13. Annulation de la procdure de passation de marchs ...................................................................... 34 2.4.14. Clauses dontologiques.................................................................................................................... 35 2.4.15. Voies de droit ................................................................................................................................... 37 2.4.15.1. Plainte auprs de pouvoir adjudicateur..................................................................................... 37 2.4.15.2. Plainte auprs du mdiateur europen. ..................................................................................... 38 2.4.15.3. Recours de droit commun. ........................................................................................................ 38

2.5. Taille des marchs .................................................................................................................... 38 2.6. Termes de rfrence et spcifications techniques ..................................................................... 38 2.7. Rgles de procdure sur la conciliation et l'arbitrage. .............................................................. 40 2.8. Comit dvaluation ................................................................................................................. 40
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2.8.1. 2.8.2. 2.8.3. 2.8.4. 2.8.5.

Composition ..................................................................................................................................... 40 Impartialit et confidentialit ........................................................................................................... 41 Responsabilits des membres du comit dvaluation .................................................................... 42 Calendrier......................................................................................................................................... 44 Priode de validit des offres ........................................................................................................... 44

2.9. Attribution du march (sauf pour les contrats de service, voir le chapitre 3.) .......................... 44
2.9.1. Notification lattributaire .............................................................................................................. 44 2.9.2. Prparation et signature du contrat .................................................................................................. 45 2.9.3. Publication de lattribution du march ............................................................................................ 47

2.10.

Modification des contrats .................................................................................................... 48

2.10.1. Principes gnraux ........................................................................................................................... 48 2.10.2. Prparation dun avenant ................................................................................................................. 50

3. MARCHES DE SERVICES .................................................................................................... 52 3.1. Introduction .............................................................................................................................. 52 3.2. Procdures d'attributiondes marchs ........................................................................................ 54
3.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 ................................................................... 54 3.2.1.1. Procdure restreinte .................................................................................................................. 54 3.2.2. Marchs dune valeur infrieure 300 000 .................................................................................. 54 3.2.3. Autres procdures ............................................................................................................................ 54 3.2.3.1. Procdure ngocie ................................................................................................................... 55 3.2.3.2. Dialogue comptitif .................................................................................................................. 56

3.3. Appels doffres restreints (pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 ) ................................................................................................................................. 56
3.3.1. Publicit des marchs....................................................................................................................... 56 3.3.1.1. Publication des avis de pr-information ................................................................................... 57 3.3.1.2. Publication des avis de marchs ............................................................................................... 57 3.3.2. tablissement de la liste restreinte ................................................................................................... 58 3.3.3. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres ........................................................................... 60 3.3.4. Critres dattribution ........................................................................................................................ 61 3.3.5. Informations complmentaires pendant la procdure ...................................................................... 62 3.3.6. Date limite de remise des offres ...................................................................................................... 62 3.3.7. Priode de validit ........................................................................................................................... 63 3.3.8. Prsentation des offres ..................................................................................................................... 63 3.3.9. Comit dvaluation ......................................................................................................................... 63 3.3.10. Etapes de la procdure dvaluation ................................................................................................ 63 3.3.10.1. Rception et enregistrement des offres ..................................................................................... 63 3.3.10.2. Sance douverture des offres................................................................................................... 64 3.3.10.3. valuation des offres ................................................................................................................ 64 3.3.10.4. valuation des offres financires.............................................................................................. 67 3.3.10.5. Conclusions du comit dvaluation......................................................................................... 68 3.3.11. Annulation de la procdure dappel doffres ................................................................................... 70 3.3.12. Attribuer le march .......................................................................................................................... 70 3.3.12.1. Notifier l'attributaire du march............................................. Error! Bookmark not defined.
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3.3.12.2. Disponibilit des experts principaux et des remplaants proposs. ......................................... 72 3.3.12.3. Prparation du contrat et signature ........................................................................................... 74 3.3.12.4. Publier lattribution du contrat ................................................................................................. 76 3.3.13. Approbation des experts principaux ................................................................................................ 77 3.3.14. Mise disposition et remplacement des experts .............................. Error! Bookmark not defined.

3.4. Procdure d'attribution des marchs dun montant infrieur 300 000 ................................ 78
3.4.1. Contrats-cadres ................................................................................................................................ 78 3.4.1.1. Conditions dutilisation ............................................................................................................ 79 3.4.1.2. Procdure .................................................................................................................................. 79 3.4.2. Procdure ngocie concurrentielle ................................................................................................. 81

3.5. Modification des contrats de services ....................................................................................... 82 4. MARCHES DES FOURNITURES ......................................................................................... 83 4.1. Introduction .............................................................................................................................. 83 4.2. Procdures d'attribution des marchs ....................................................................................... 83
4.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 ................................................................... 83 4.2.1.1. Procdure ouverte internationale .............................................................................................. 83 4.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 100 000 et 300 000 ........................................................ 83 4.2.2.1. Procdure ouverte locale .......................................................................................................... 83 4.2.3. Marchs dune valeur infrieure 100 000 procdure ngocie concurrentielle ...................... 83 4.2.4. Autres procdures ............................................................................................................................ 84 4.2.4.1. Procdure ngocie ................................................................................................................... 84 4.2.4.2. Systme dacquisition dynamique ............................................................................................ 85 4.2.4.3. Dialogue comptitif .................................................................................................................. 85

4.3. Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 ............................................................................................................................... 86
4.3.1. Publicit des marchs....................................................................................................................... 86 4.3.1.1. Publication des avis de pr-information ................................................................................... 86 4.3.1.2. Publication des avis de marchs ............................................................................................... 86 4.3.2. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres ........................................................................... 87 4.3.3. Critres de slection et dattribution ................................................................................................ 89 4.3.3.1. Marchs de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires .......................................... 90 4.3.3.2. Marchs de fournitures comportant des services auxiliaires .................................................... 90 4.3.3.3. Fournitures particulirement complexes .................................................................................. 90 4.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure .................................................................... 90 4.3.5. Date limite de remise des offres ...................................................................................................... 91 4.3.6. Priode de validit ........................................................................................................................... 91 4.3.7. Prsentation des offres ..................................................................................................................... 91 4.3.8. Le comit dvaluation .................................................................................................................... 92 4.3.9. tapes de la procdure dvaluation ................................................................................................ 92 4.3.9.1. Rception et enregistrement des offres ..................................................................................... 92 4.3.9.2. Runion prparatoire ................................................................................................................ 92 4.3.9.3. Sance douverture des offres................................................................................................... 92 4.3.9.4. valuation des offres techniques .............................................................................................. 93
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4.3.9.5. valuation des propositions financires ................................................................................... 94 4.3.9.6. Choix de lattributaire............................................................................................................... 95 4.3.9.7. Conclusion du Comit dvaluation ......................................................................................... 96 4.3.10. Annulation de la procdure dappel doffres ................................................................................... 97 4.3.11. Attribution du march ...................................................................................................................... 97 4.3.11.1. Notification lattributaire ....................................................................................................... 97 4.3.11.2. Prparation du contrat et signature ........................................................................................... 98 4.3.11.3. Publication de lattribution du march ..................................................................................... 98

4.4. Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 100 000 et infrieure 300 000 .......................................................................................... 98 4.5. Procdure ngocie concurrentielle pour les marchs dune valeur infrieure 100 000 .................................................................................................................................. 98 4.6. Modification des contrats de fournitures .................................................................................. 99 5. MARCHES DE TRAVAUX................................................................................................... 100 5.1. Introduction ............................................................................................................................ 100 5.2. Procdures d'attribution des marchs ..................................................................................... 100
5.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 .............................................................. 100 5.2.1.1. Procdure ouverte ................................................................................................................... 100 5.2.1.2. Procdure restreinte ................................................................................................................ 100 5.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 300 000 et 5 000 000 ................................................... 100 5.2.2.1. Procdure ouverte locale ........................................................................................................ 100 5.2.3. Marchs dune valeur infrieure 300 000 procdure ngocie concurrentielle .................... 100 5.2.4. Autres procdures ............................................................................ Error! Bookmark not defined. 5.2.4.1. Procdure ngocie ................................................................................................................. 101 5.2.4.2. Dialogue comptitif ................................................................................................................ 102

5.3. Appel doffres ouvert international (pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 ) ....................................................................................................... 102
5.3.1. Publicit des marchs..................................................................................................................... 102 5.3.1.1. Publication des avis de pr-information ................................................................................. 102 5.3.1.2. Publication des avis de marchs ............................................................................................. 103 5.3.2. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres ......................................................................... 103 5.3.3. Critres de slection et dattribution .............................................................................................. 105 5.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure .................................................................. 106 5.3.5. Date limite de remise des offres .................................................................................................... 107 5.3.6. Priode de validit des offres ......................................................................................................... 107 5.3.7. Prsentation des offres ................................................................................................................... 107 5.3.8. Comit dvaluation ....................................................................................................................... 107 5.3.9. Etapes de la procdure dvaluation .............................................................................................. 108 5.3.9.1. Rception et enregistrement des offres ................................................................................... 108 5.3.9.2. Runion prparatoire .............................................................................................................. 108 5.3.9.3. Sance douverture des offres................................................................................................. 108 5.3.9.4. valuation des offres .............................................................................................................. 109 5.3.9.5. valuation des propositions financires ................................................................................. 110
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5.3.9.6. Choix de lattributaire............................................................................................................. 110 5.3.9.7. Conclusions du comit dvaluation....................................................................................... 111 5.3.10. Annuler la procdure dappel doffres ........................................................................................... 112 5.3.11. Attribution du march .................................................................................................................... 112 5.3.11.1. Notifier lattributaire .............................................................................................................. 112 5.3.11.2. Signature du contrat ................................................................................................................ 112 5.3.11.3. Publication de lattribution du march ................................................................................... 112

5.4. Appel doffres restreint pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 ............................................................................................................................. 112 5.5. Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 et infrieure 5 000 000 ..................................................................................... 116 5.6. Procdure ngocie concurrentielle ........................................................................................ 117 5.7. Modification des contrats de travaux...................................................................................... 117 6. SUBVENTIONS ...................................................................................................................... 120 6.1. Rgles de bases applicables aux subventions ......................................................................... 120
6.1.1. Dfinition ....................................................................................................................................... 120

6.2. Vue d'ensemble ....................................................................................................................... 123


6.2.1. Modes de gestion ........................................................................................................................... 124 6.2.2. Outils de gestion ............................................................................................................................ 125 6.2.3. Critres dligibilit ....................................................................................................................... 125 6.2.3.1. Rgle de la nationalit ............................................................................................................ 125 6.2.3.2. Exceptions la rgle de la nationalit .................................................................................... 125 6.2.3.3. Situations dexclusion ............................................................................................................ 126 6.2.4. Programmation ............................................................................................................................... 126 6.2.5. Transparence .................................................................................................................................. 126 6.2.6. galit de traitement ...................................................................................................................... 127 6.2.7. Non-cumul ..................................................................................................................................... 127 6.2.8. Non-rtroactivit ............................................................................................................................ 127 6.2.9. Cofinancement ............................................................................................................................... 128 6.2.10. Non-profit ...................................................................................................................................... 129 6.2.11. Autres points essentiels.................................................................................................................. 130

6.3. Procdures dattribution ......................................................................................................... 130


6.3.1. Appel propositions ...................................................................................................................... 130 6.3.1.1. Publication .............................................................................................................................. 130 6.3.1.2. Appel propositions ouvert ou restreint ................................................................................ 130 6.3.1.3. Partenariats ............................................................................................................................. 130 6.3.2. Subventions attribues sans appel propositions (Attribution directe) ..................................... 131

6.4. Appel propositions ............................................................................................................... 132


6.4.1. Publicit ......................................................................................................................................... 132 6.4.2. Rdaction et contenu des lignes directrices lintention des demandeurs .................................... 133 6.4.3. Critres dligibilit et dvaluation (slection et attribution) ...................................................... 133 6.4.3.1. Critres dligibilit ................................................................................................................ 133

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6.4.3.2. Critres dvaluation: slection et attribution ........................................................................ 134 6.4.4. Informations complmentaires avant la date limite de remise des propositions ........................... 134 6.4.5. Date limite de remise des propositions .......................................................................................... 135 6.4.6. Prsentation des propositions ........................................................................................................ 135 6.4.7. Comit dvaluation ....................................................................................................................... 136 6.4.7.1. Composition ............................................................................................................................ 136 6.4.7.2. Utilisation dassesseurs .......................................................................................................... 137 6.4.7.3. Impartialit et confidentialit ................................................................................................. 138 6.4.7.4. Responsabilits des membres du comit dvaluation ........................................................... 138 6.4.8. Etapes de la procdure dvaluation .............................................................................................. 138 6.4.8.1. Rception et enregistrement des propositions ........................................................................ 138 6.4.8.2. Ouverture et contrle administratif ........................................................................................ 138 6.4.8.3. valuation de la note succincte de prsentation ..................................................................... 139 6.4.8.4. valuation du formulaire de demande .................................................................................... 140 6.4.8.5. Vrification de lligibilit ..................................................................................................... 140 6.4.8.6. Conclusions du Comit dvaluation ...................................................................................... 141 6.4.9. Annulation de la procdure dappel propositions ....................................................................... 143 6.4.10. Attribution des subventions ........................................................................................................... 143 6.4.10.1. Notification aux demandeurs .................................................................................................. 143 6.4.10.2. Prparation et signature des contrats ...................................................................................... 144 6.4.10.3. Caractristiques du contrat-type de subvention ...................................................................... 146 6.4.10.4. Publication de lattribution des subventions .......................................................................... 146

6.5. Subvention dun faible montant en gestion dcentralise. ..................................................... 147 6.6. Appel propositions restreint ................................................................................................. 147 6.7. Modification des contrats de subvention ................................................................................ 148
6.7.1. Principes gnraux ......................................................................................................................... 148 6.7.2. Prparation dun avenant ............................................................................................................... 148

6.8. Passation de marchs par les bnficiaires de subventions .................................................... 148


6.8.1. Principes Gnraux ........................................................................................................................ 148

6.9. Subventions octroyes des organisations internationales et des organismes nationaux ................................................................................................................................ 149
6.9.1. Subventions octroyes des organisations internationales ........................................................... 149 6.9.2. Subventions octroyes des organismes nationaux ...................................................................... 150

7. BASES LEGALES .................................................................................................................. 151 7.1. Cadre juridique applicable aux marchs ................................................................................. 151
7.1.1. BUDGET ....................................................................................................................................... 151 7.1.2. FED ................................................................................................................................................ 152

7.2. Cadre juridique applicable aux subventions ........................................................................... 152


7.2.1. BUDGET ....................................................................................................................................... 152 7.2.2. FED ................................................................................................................................................ 153

8.

LISTE DES ANNEXES .......................................................................................................... 154

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1. Introduction
Ce guide pratique explique les procdures contractuelles qui sappliquent tous les contrats daide extrieure de l'UE financs par le budget gnral de lUnion europenne (Budget) et le 10me Fonds europen de dveloppement (FED). Le financement des contrats daide extrieure est rglement par les Rglements financiers UE et FED applicables et par les actes de base pertinents, par exemple les rglements relatifs aux diffrents programmes tels que lICD, lIEVP, lIAP, lIEDDH, etc. pour les actions finances par le Budget1 et laccord de Cotonou pour les actions finances par le FED. Depuis l'adoption de la rvision de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou en 2008, les marchs et subventions financs dans le cadre du 10me FED sont attribu(e)s et mis(es) en uvre conformment aux rgles de l'UE et(sauf dans les cas prvus par lesdites rgles) conformment aux documents et procdures standards tablis et publis par la Commission pour la mise en uvre des oprations de coopration avec les pays tiers, tels qu'en vigueur au moment du lancement de la procdure en question. Les rgles dligibilit applicables au FED ont galement t alignes, dans la mesure du possible, sur celles du budget gnral de lUE. Ces nouvelles rgles dligibilit sont applicables depuis lentre en vigueur de laccord de Cotonou rvis, en novembre 2010. Pour les contrats financs dans le cadre du 9me FED, veuillez-vous reporter la version 2007 du prsent Guide Pratique, sauf dans le cas o les Conventions de Financement correspondantes ont t amendes afin d'appliquer la version rvise de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou de dcembre 2008. Ce guide fournit aux utilisateurs l'information ncessaire pour lancer un march ou octroyer une subvention, de la premire tape jusqu leur attribution. Les annexes couvrent la fois les phases d'attribution et d'excution des contrats. Ce guide numre les procdures contractuelles applicables en gestion centralise (directe ou indirecte)2 ou gestion dcentralise avec approbation ex-post ou ex-ante de la Commission europenne. Bien que les procdures d'attribution des marchs et fournitures applicables au Budget et au 10e FED prsentent des similarits, certaines spcificits sont indiques dans ce guide. Les chapitres 7 et 8 numrent respectivement les textes juridiques et les annexes du guide. L'annexe A1 contient un glossaire des termes utiliss dans ce guide.

RGLEMENT (CE) No 1638/2006 DU PARLEMENT EUROPEN ET DU CONSEIL du 24 octobre 2006 arrtant des dispositions gnrales instituant un instrument europen de voisinage et de partenariat. RGLEMENT (CE) No 1905/2006 DU PARLEMENT EUROPEN ET DU CONSEIL du 18 dcembre 2006 portant tablissement d'un instrument de financement de la coopration au dveloppement. RGLEMENT (CE) no 1889/2006 DU PARLEMENT EUROPEN ET DU CONSEIL du 20 dcembre 2006 instituant un instrument financier pour la promotion de la dmocratie et des droits de lhomme dans le monde. RGLEMENT (EURATOM) No 300/2007 DU CONSEIL du 19 fvrier 2007 instituant un instrument relatif la coopration en matire de sret nuclaire. RGLEMENT (CE) No 1085/2006 DU CONSEIL du 17 juillet 2006 tablissant un instrument d'aide de pradhsion (IAP). RGLEMENT (CE) No 1337/2008 DU PARLEMENT EUROPEN ET DU CONSEIL du 16 dcembre 2008 portant tablissement dune facilit de rponse rapide la flambe des prix alimentaires dans les pays en dveloppement. La gestion centralise indirecte vise les cas o la Commission europenne dlgue ses prrogatives des entits telles que les agences excutives des Etats-membres.
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Les marchs en rgie sont des programmes excuts par les agences publiques, les services publics ou participation publique du pays bnficiaire, dans le cas o l'administration de ce pays possde les gestionnaires qualifis. Le devis programme est un document fixant les ressources humaines et matrielles requises, le budget et les dispositions techniques et administratives dtailles de mise en uvre pour l'excution d'un projet sur une priode spcifique par rgie directe et, le cas chant, au moyen de marchs publics et doctroi de subventions. Les procdures pour les rgies directes et les devis programmes sont dtailles dans un guide distinct (cf. guide pratique des procdures pour les devis programmes - approche projet) bien que la majorit des procdures dcrites dans le prsent guide pratique s'appliquent galement.

Ce guide pratique ne s'applique pas:


aux contrats pour lesquels la Commission europenne agit comme pouvoir adjudicateur pour son propre compte, dans son propre intrt ou dans un intrt partag avec les pays bnficiaires. Ces contrats relvent du titre V, chapitres 1 et 2, du rglement financier et les services de la Commission europenne doivent utiliser les procdures internes et les formulaires types (voire le vade-mecum sur les marchs publics) dans ce cas. Cependant, le pouvoir adjudicateur peut utiliser le contrat de services standard de DEVCO qui est plus adapt aux actions situes hors de l'Union Europenne, lorsque le march de services est pass dans l'intrt unique de la Commission europenne ou dans un intrt partag avec les pays bnficiaires et ce, quelle que soit la procdure utilise aux oprations d'aide humanitaire ou d'urgence effectues par ECHO; aux pouvoirs adjudicateurs tels que les pays bnficiaires, les organisations internationales ou les organismes nationaux lorsque la Commission europenne les a autoriss utiliser leurs propres procdures d'attribution de marchs ou de subventions, ou d'autres procdures d'attribution de marchs ou de subventions convenues entre les bailleurs de fonds en vertu de la lgislation applicable; aux bnficiaires de subvention qui, pour attribuer des marchs, doivent appliquer les dispositions de l'annexe IV du contrat standard de subvention (voir annexe E3h3 du prsent guide). aux oprations dans le cadre du Jumelage, outil de renforcement des capacits par lequel les administrations des Etats-Membres fournissent leur expertise aux administrations des pays candidats, pr-candidats et du voisinage. Les oprations de jumelage donnent lieu signature de contrats de subventions par les institutions publiques des Etats membres. Elles sont rgies par des rgles distinctes dcrites dans les "Manuels de Jumelage"3.

http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/documents/twinning_manual_2012_en.pdf Manual:http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/documents/twinning_manual_2012 _fr.pdf Annexes:http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/documents/contract_annexes_200 9_fr.pdf


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2. Rgles de base
2.1. Vue densemble

Lattribution de marchs et de subventions obit des rgles strictes. Celles-ci contribuent garanti l'adquation et la qualit des attributaires choisis sur base du rapport qualit prix ou du prix, ainsi quune utilisation optimale et transparente des fonds publics. Les procdures tablies par la Commission europenne pour attribuer les marchs et subventions relevant des diffrents programmes daide extrieure de l'UE sont consolides dans ce guide pratique. Avant le lancement dune procdure d'attribution de march ou de subvention, celle-ci doit avoir t approuve, d'abord par une dcision de financement et ensuite, le cas chant, par une convention de financement, et les fonds doivent tre disponibles, sauf pour les procdures bnficiant dune clause suspensive (Voire section 2.4.12).

2.2.

Modes de gestion

Il existe plusieurs approches possibles de gestion des procdures d'attribution de marchs et de subventions pour les projets financs dans le cadre des programmes daide extrieure de l 'UE (dsignes sous les vocables "modes de gestion" ou "mthodes de mise en uvre"): Gestion centralise o Gestion centralise directe: la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur et prend les dcisions pour le compte du pays bnficiaire. Dans ce cas, les actions du pouvoir adjudicateur dans le prsent guide doivent tre interprtes comme se rfrant la Commission europenne, agissant au nom et pour le compte du pays bnficiaire. Gestion centralise indirecte : certaines tches dexcution du budget sont dlgues par la Commission europenne un organisme national, en gnral, lagence de dveloppement (ou quivalent) dun tat membre de lUE qui, ds lors, devient le pouvoir adjudicateur. Dans la plupart des cas, les rgles et procdures de lorganisme national sont utilises et le prsent Guide pratique ne sapplique donc pas sauf lorsque cet organisme octroie des subventions finances par le budget gnral de lUE. Le Guide pratique s'applique dans ce cas, l'exception de l'obligation de publier les appels propositions sur le site internet d'EuropeAid.

Gestion dcentralise: - Ex-ante: le pays bnficiaire, est le pouvoir adjudicateur, et il prend les dcisions concernant l'attribution des marchs et subventions, en les soumettant lapprobation pralable de la Commission europenne. - Ex-post: le pays bnficiaire est le pouvoir adjudicateur, et il prend les dcisions prvues dans la convention de financement sans approbation pralable de la Commission europenne (sauf les cas de drogations aux procdures normales dfinies par ce guide). Les procdures ex-ante et ex-post sont dtailles tout au long de ce guide. Le pays bnficiaire utilise ou non ses propres procdures en fonction du degr de dcentralisation (partielle ou substantielle). En rgle gnrale, le pays bnficiaire utilise les procdures contractuelles de lUE dcrites dans le prsent Guide et les procdures financires (cest--dire les paiements) du Guide pratique des procdures applicables aux

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devis-programmes, l'exception de l'obligation de publier les appels d'offres et les appels propositions sur le site internet d'EuropeAid. Gestion conjointe: selon ce mode de gestion, certaines tches d'excution sont confies par la Commission europenne une organisation internationale telle que les Nations unies et la Banque mondiale qui, ds lors, devient le pouvoir adjudicateur. Dans la plupart des cas, les rgles et procdures de lorganisation internationale sont utilises et le prsent Guide pratique . ne sapplique donc pas Gestion partage: la Commission europenne dlgue des tches d'excution des tats membres conformment aux dispositions de l'article 56 du rglement financier. Cette mthode de gestion s'applique, en principe, des programmes oprationnels conjoints mis en uvre par une autorit commune de gestion en vertu du rglement instituant un instrument europen de voisinage et de partenariat4De la mme manire, l'instrument de pr-adhsion (IPA)5 prvoit cette option dans les conditions dfinies dans le cadre rglementaire applicable cet instrument. Ce mode de gestion ne sapplique pas aux autres instruments utiliss par lUE.

Le choix du mode de gestion est un lment essentiel de la dcision de financement correspondante (par exemple, la fiche d'action de la dcision de financement applicable ou le Programme d'Action (Annuel).

Quelques prcisions en ce qui concerne la gestion dcentralise:


Dans la plupart des cas, le prsent Guide pratique sapplique en gestion i) centralise et ii) dcentralise. Dans certains cas spcifiques, la Commission europenne peut cependant autoriser les pays bnficiaires utiliser des procdures diffrentes aprs les avoir positivement values au pralable. Le rle de la Commission europenne dans les contrats dcentraliss consiste autoriser le financement des contrats et contrler la bonne excution des procdures, des contrats et des dpenses, notamment en utilisant les listes de contrle. En cas de non-respect des procdures du prsent guide (ou d'autres procdures que la Commission europenne dcide d'appliquer), les dpenses relatives aux oprations en cause sont inligibles au financement de l'UE. L'intervention de a Commission europenne se limite vrifier que les conditions du financement de l'UE sont remplies. Cette intervention na pas pour objet de porter atteinte au principe selon lequel les contrats en question demeurent des contrats nationaux que seuls les pouvoirs adjudicateurs dcentraliss ont la responsabilit de prparer et conclure. Les soumissionnaires, candidats ou demandeurs de ces contrats ne peuvent tre considrs comme destinataires des actes manant de la Commission europenne lors de la conclusion ou de lexcution de ces contrats. Ils nentretiennent de relations juridiques quavec le pouvoir adjudicateur dcentralis . Les dcisions de la Commission europenne ne peuvent se substituer aux dcisions du pouvoir adjudicateur. Ce dernier assume la pleine responsabilit de ses actions et en rpond directement en cas daudit ou autre enqute. L'encadr ci-dessous prsente les procdures de contrle suivre pour chaque mode de gestion : GESTION CENTRALISE DIRECTE Les contrats sont conclus directement par la Commission europenne agissant au nom du pays bnficiaire. La Commission europenne tablit les listes restreintes (procdures restreintes) et a la responsabilit de prparer les appels d'offres et les appels propositions, de les publier, de recevoir les candidatures, les offres et les propositions, de prsider les comits dvaluation, de
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Rglement N 1638/2006 du 24.10.2006 Rglement N1085/2006 du 17.07.2006


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dcider des rsultats des procdures, de grer les plaintes et de signer les contrats. GESTION DECENTRALISE AVEC CONTROLES EX-ANTE Les contrats sont conclus par le pouvoir adjudicateur dsign dans une convention de financement, c'est--dire, le gouvernement ou une entit du pays bnficiaire ayant une personnalit juridique avec qui la Commission europenne tablit la convention de financement. Avant que la procdure ne soit lance, le pouvoir adjudicateur doit soumettre les documents (dossiers d'appel d'offres ou d'appels propositions) la Commission europenne pour approbation. La Commission europenne vrifie qu'ils ont t rdigs conformment aux procdures et modles figurant dans ce guide (ou conformment la procdure dcide par la Commission europenne). Le pouvoir adjudicateur a la responsabilit d'tablir les liste restreintes (en procdure restreinte), de publier les appels d'offres et les appels proposition, de recevoir les candidatures, offres et propositions, de prsider des comits dvaluation et de dcider des rsultats des procdures. Avant de signer les contrats, le pouvoir adjudicateur soumet le rsultat de l'valuation pour approbation de la Commission europenne. Celle-ci vrifie la conformit de l'valuation aux procdures. D'autre part le pouvoir adjudicateur adresse la Commission europenne les contrats pour endossement6 avant de les signer. La Commission europenne doit toujours tre invite quand les propositions et les offres sont ouvertes et values. En principe un reprsentant de la Commission europenne assiste en qualit d'observateur toutes ou parties des runions du comit d'valuation. La Commission europenne apporte une attention particulire aux conflits d'intrts potentiels. Le pouvoir adjudicateur doit soumettre tous les avis pertinents la Commission europenne pour publication (conformment aux lignes directrices de l'annexe A11e), l'exception des cas viss dans le Guide pratique des procdures applicables aux devis programmes. Dans le cadre de l'Instrument de pr-adhsion (IPA), il est possible de renoncer progressivement aux diffrents types de contrle ex-ante. GESTION DECENTRALISE AVEC CONTROLES EX-POST Les contrats sont conclus directement par le pouvoir adjudicateur dsign dans une convention de financement, c'est--dire, le gouvernement ou une entit du pays bnficiaire ayant la mme personnalit juridique avec qui la Commission europenne tablit la convention de financement. Le pouvoir adjudicateur labore les listes restreintes (procdures restreintes) et a la responsabilit de publier les appels d'offres, de recevoir les offres, de prsider les comits dvaluation, de dcider des rsultats des procdures dappel doffres et de signer les contrats sans l'approbation pralable de la Commission europenne. Le pouvoir adjudicateur adresse les avis de march et les avis dattribution la Commission europenne pour publication. AUTRES MODES DE GESTION Dans le cadre des autres modes de gestion, lentit dlgataire (agence nationale, organisation internationale) conclut les contrats avec des tierces parties. En principe les procdures du dlgataire sont gnralement utilises. La Commission europenne peut les contrler les procdures posteriori, sans prjudice de lvaluation dite des piliers , effectue par la Commission europenne, laquelle est soumise lentit elle-mme.

L'endossement par la Commission europenne n'est toutefois pas requis dans certains cas viss dans ce Guide pratique et dans le Guide pratique des procdures applicables aux devis-programmes.
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2.3.

Critres dligibilit et autres points essentiels

2.3.1. Rgle de la nationalit et d'origine


2.3.1.1. Nationalit et origine

Les conditions d'accs laide extrieure de l'UE (y compris au FED) sont dfinies dans les actes de base rgissant cette aide. En l'absence d'acte de base, les rgles d'ligibilit sont tablies dans le rglement financier, Premire partie, titre V, aux articles 119 et 120, ainsi qu' l'article 172 des rgles d'application du rglement financier. Les rgles de la nationalit et d'origine applicables sont mentionnes, par acte de base, l'annexe A2 de ce guide pratique. Pour chaque acte de base, des dispositions d'ligibilit spcifiques7 sont applicables. Toutefois, la participation aux appels d'offres ou aux appels propositions est, normalement ouverte en termes identiques, toutes les personnes physiques ressortissantes de, et aux personnes morales tablies dans : a) un Etat membre de l'UE; b) un Etat membre de l'EEE (Espace Economique Europen); c) un pays officiellement ou potentiellement candidat, qui bnficie d'une assistance dans le cadre de l'Instrument de pr-adhsion (IPA) en fonction de l'acte de base ; d) un pays directement bnficiaire d'une assistance en vertu de l'acte de base applicable; e) dans le cas o un contrat de march ou un contrat de subvention est financ par le budget de lUE au titre dun programme thmatique, un pays en dveloppement, tel que dfini par le Comit d'Aide au Dveloppement de l'OCDE et annex au budget en question; dans le cadre du FED, tous les pays les moins dvelopps, tels que dfinis par les Nations unies ; f) un autre pays tiers en vertu des drogations mentionnes dans l'acte de base (voir le point 2.3.2.) ; g) un autre pays tiers bnficiaire d'une dcision de la Commission europenne tablissant un accs rciproque l'aide extrieure. Laccs rciproque dans les pays les moins avancs est accord automatiquement aux membres du CAD/OCDE (voir la liste des membres lannexe A2). Pour les programmes rgionaux incluant au moins un pays le moins avanc, cet accs rciproque automatique s'applique la totalit de ce programme. Ces procdures sont galement ouvertes aux organisations internationales. Lorsque laide est achemine via une organisation internationale ou en cas de cofinancement avec des pays tiers, les rgles de nationalit et dorigine peuvent tre appliques condition quelles nexcluent aucun pays ligible au titre de lacte de base FED/UE applicable ; Au titre du FED, lorsque le financement couvre une opration mise en uvre dans le cadre d'une initiative rgionale, la participation aux procdures de passation de marchs et d'octroi de subventions, est ouverte toute personne physique et morale ligibles au titre du FED, ainsi qu'
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Ces instruments peuvent contenir des dispositions spcifiques supplmentaires (Par exemple, le Rglement IPA n1085/2006 du 17 juillet 2006 considre comme ligibles les ressortissants/les biens originaires des pays bnficiaires de l'Instrument Europen de Voisinage et de Partenariat. Dans son article 20, l'annexe IV de l'accord de Cotonou fait allusion des "initiatives rgionales" pour lesquelles les rgles de nationalit et d'origine sont plus restrictives.
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toute personne physique et morale d'un Etat participant l'initiative concerne. Les mmes rgles s'appliquent aux fournitures et aux matriaux. Pour sassurer du respect de la rgle de nationalit, le dossier dappel doffres et les lignes directrices l'attention des demandeurs de subvention exigent, s'il s'agit de personnes physiques, que les soumissionnaires et les demandeurs indiquent le pays dont ils sont nationaux. S'il s'agit de personnes morales, le dossier dappel doffres et les lignes directrices l'attention des demandeurs de subvention exigent que les soumissionnaires et les demandeurs indiquent le pays o ils sont tablis en prsentant les documents requis en vertu de leur lgislation nationale. Si le pouvoir adjudicateur (ou le comit dvaluation) souponne quun candidat/soumissionnaire/demandeur ne respecte pas ces rgles, il doit lui demander de fournir des preuves dmontrant qu'il respecte effectivement ces rgles. Pour prouver qu'elles respectent le critre de "l'tablissement", les personnes morales doivent dmontrer que leur personnalit juridique est tablie en vertu de la lgislation d'un pays ligible et que son sige social rel se situe dans un pays ligible. Par sige social rel on entend le lieu o o se trouvent les organes de direction et les services administratifs centraux de la socitou le centre rel de ses activits.

Le but poursuivi est dviter dattribuer des contrats des socits ayant cr des socits bote aux lettres dans un pays ligible dans l'unique but de contourner la rgle de la nationalit. C'est le pouvoir adjudicateur qui dcide de lligibilit du candidat/soumissionnaire/demandeur (en se basant gnralement sur les lments et preuves fournis lors de lvaluation). Experts: sauf disposition contraire de lacte de base et/ou des conventions de financement, les personnes physiques employes ou lgalement contractes par un contractant ligible ou, si applicable, par un sous-contractant ligible, peuvent tre de nimporte quelle nationalit. Origine des biens: La rgle d'origine:

Les biens (fournitures et matriaux) acquis dans le cadre d'un march financ au titre d'un instrument de lUE, y compris le FED, doivent tous tre originaires de lUE ou d'un pays ligible (voir ci-dessus nationalit et ci-dessous exceptions la rgle de nationalit et dorigine ). Son champ d'application:

La rgle dorigine sapplique aux biens qui doivent tre livrs dans le cadre dun march de fournitures et aux matriaux, biens et lments qui doivent tre incorpors ou faire partie des ouvrages permanents dans le cadre dun march de travaux (sauf exception comme indiqu cidessous). Considrant que la rgle dorigine sapplique tous les articles, il est insuffisant que seul un pourcentage des biens proposs et fournis ou un certain pourcentage de loffre totale et de la valeur du march satisfasse cette condition. Les biens achetes par un contractant pour mettre en uvre un march, tel que lquipement utilis par un fournisseur afin de tester et dinstaller les biens livr s, le matriel utilis par un entrepreneur pour construire une route, lordinateur utilis par un consultant pour rdiger une tude, ne sont pas soumis la rgle d'origine, sauf si le contrat prvoit explicitement que ces biens seront transfrs du contractant au pouvoir adjudicateur (s'agissant des marchs publics) ou aux partenaires locaux du bnficiaire ou entits affilies, et/ou aux bnficiaires finaux de l'action

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(s'agissant des subventions) la fin du contrat. Dans ce cas ces biens sont soumises la rgle d'origine. S'agissant des marchs de travaux, la possibilit que le matriel soit dvolu au matre douvrage, prvue larticle 43.3 des conditions gnrales est limite la priode d'excution des travaux et ds lors, ne constitue pas un transfert de la pleine proprit. Dfinition de "l'origine":

Le terme "origine" est dfini dans la lgislation europenne sur les rgles d'origine du code des douanes (Rglement (CEE) n 2913/92 du Conseil) en particulier ses articles 22 24 inclus et les dispositions relatives sa mise en uvre (Rglement (CEE) n 2454/93 de la Commission). Le pays dorigine nest pas ncessairement le pays do les biens ont t expdis et fournis. L'origine des biens s'apprcie en fonction des deux concepts suivants: "les "bien entirement obtenus" et le concept de "dernire transformation substantielle". Si un seul pays est impliqu dans la production, le concept de "bien entirement obtenu" s'applique, et ce pays est considr comme le pays d'origine. Il vise essentiellement les biens produits dans un seul pays, et leurs drivs. Dans les cas o plus d'un pays est impliqu dans le processus de production des biens, il est ncessaire de dterminer lequel de ces pays confre l'origine au produit fini. Pour ce faire, le concept de " dernire transformation substantielle" est utilis. La preuve de l'origine:

Lorsqu'il soumet son offre, le soumissionnaire doit expressment dclarer que tous les biens satisfont la rgle d'origine et citer le ou les pays d'origine. Lorsqu'un appel d'offres implique la fourniture de plus d'un article, lorigine de chaque article doit tre prcise. Le fournisseur peut tre appel fournir des pices justificatives certifiant l'origine. Dans ce cas, le fournisseur doit donner une certificat dorigine ou toute information additionnelle, tenant compte du fait que l'organisme mettant le certificat peut refuser de le dlivrer au stade de la soumission des offres, en l'absence de factures commerciales. En tout tat de cause, les certificats d'origine officiel doivent tre prsents avant l'acceptation provisoire. A dfaut, le pouvoir adjudicateur n'effectuera plus d'autres paiements au contractant. Le certificat d'origine doit tre tabli par lautorit dsigne cet effet dans le pays d'origine d es biens ou du fournisseur (normalement la chambre de commerce) et doit l'tre conformment aux accords internationaux dont le pays concern est signataire. Le pouvoir adjudicateur a l'obligation de vrifier l'existence du certificat d'origine. En cas de doute srieux quant l'authenticit ou la fiabilit d'un certificat d'origine et des informations qu'il contient (par exemple en raison d'incohrences dans le document, de fautes d'orthographes, etc.), le pouvoir adjudicateur devrait contacter l'autorit mettrice et lui demander confirmation de l'authenticit des documents soumis et des informations qu'ils contiennent. Pour les marchs financs par le FED, les biens originaires des Dpartement et Territoires d'OutreMer sont considres comme originaires de l'Union europenne.

2.3.2. Exceptions la rgle de la nationalit et d'origine


Les actes de base prvoient des drogations aux rgles de nationalit et d'origine, dont l'application est dcide au cas par cas par la Commission europenne avant le lancement de la procdure.

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Si un avis de march est publi, la drogation doit mentionne . Sauf justification, cette drogation ne s'applique pas un seul pays mais sapplique toutes les nationalits/origines. PROGRAMMES FINANCES PAR LE BUDGET de l'UE En fonction de l'acte de base applicable, la Commission europenne peut, dans des cas exceptionnels dment avrs: tendre l'ligibilit des personnes physiques et morales d'un pays non ligible. autoriser l'achat de biens et matriaux originaires d'un pays non ligible.

Des drogations peuvent tre donnes, selon les cas prvus dans les actes de base, en cas de liens traditionnels, conomiques, commerciaux, gographiques, en cas d'indisponibilit de produits et de services sur les marchs des pays concerns, dans des cas d'urgence extrme ou si les rgles d'ligibilit risquent de rendre la ralisation d'un projet, d'un programme ou d'une action impossible ou excessivement difficile. Toutefois, l'argument selon lequel un produit d'origine inligible est meilleur march que le produit de l'UE ou un produit local ne constitue pas, lui seul, un motif valable pour l'octroi d'une telle drogation. Lorsque lUE est lune des parties un accord relatif louverture des marchs de fournitures, travaux ou services, les marchs sont galement ouverts aux ressortissants des pays tiers autres que ceux viss dans les deux paragraphes prcdents selon les conditions fixes par cet accord. PROGRAMMES FINANCES PAR LE FED Dans des cas exceptionnels dment justifis, les personnes physiques ou morales de pays tiers non ligibles en vertu des rgles de nationalit et dorigine, peuvent tre autorises participer aux procdures de passation de marchs finances par l'UE, sur demande justifie des Etats ACP/organismes rgionaux/intra-ACP concerns. Les Etats ACP/organismes rgionaux/intraACP concerns fournissent la Commission europenne, pour chaque cas, les informations ncessaires pour prendre une dcision sur ces drogations en accordant une attention particulire : (a) la situation gographique de lEtat ACP ou rgion concern; (b) la comptitivit des entrepreneurs, fournisseurs et consultants des Etats membres et des Etats ACP; (c) au souci dviter un accroissement excessif du cot dexcution des marchs; (d) aux difficults de transport et aux retards dus aux dlais de livraison ou dautres problmes de mme nature; (e) la technologie la plus approprie et la mieux adapte aux conditions locales; (f) aux cas durgence imprieuse; (g) la disponibilit des produits et services sur les marchs concerns. En outre, durant la mise en uvre des oprations et sous rserve den informer le chef de dlgation, ltat ACP/organisme rgional/intra-ACP concern peut dcider dacheter des biens, quelle quen soit lorigine, sur le march local jusquau seuil suprieur de la procdure ngocie concurrentielle, soit 100.000 .

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2.3.3. Critres dexclusion


I- Critres d'exclusion applicables aux marchs. Sont exclus de la participation des procdures de marchs, les candidats, les soumissionnaires ou les demandeurs: (a) qui sont en tat ou qui font l'objet d'une procdure de faillite, de liquidation, de rglement judiciaire ou de concordat prventif, de cessation d'activit, ou sont dans toute situation analogue rsultant d'une procdure de mme nature existant dans les lgislations et rglementations nationales; (b) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononce par un jugement rendu par une juridiction d'un Etat membre de l'UE et ayant force de chose juge (cest--dire, contre lequel il ny a plus de recours possible) pour tout dlit affectant leur moralit professionnelle; cette disposition vise galement les personnes ayant sur eux le pouvoir de reprsentation, de dcision ou de contrle; (c) qui, en matire professionnelle, ont commis une faute grave constate par tout moyen que les pouvoirs adjudicateurs peuvent justifier. Ceci inclut les dcisions de la Banque Europenne d'Investissement ou d'une organisation internationale; (d) qui n'ont pas respect leurs obligations relatives au paiement des cotisations de scurit sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impts selon les dispositions lgales du pays o ils sont tablis ou celles du pays du pouvoir adjudicateur ou encore celles du pays o le march doit s'excuter; (e) qui ont fait l'objet d'un jugement ayant autorit de chose juge pour fraude, corruption, participation une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activit illgale portant atteinte aux intrts financiers de l'UE; cette disposition vise galement les personnes ayant sur eux le pouvoir de reprsentation, de dcision ou de contrle; (f) qui font l'objet d'une sanction administrative vise l'article 109(1) du Rglement financier (BUDGET)/ l'article 99 du Rglement financier (10th EDF). Les points (a) (d) ne s'appliquent pas en cas d'achat de fournitures des conditions particulirement avantageuses, soit auprs d'un fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs des curateurs ou liquidateurs d'une faillite, par le truchement d'un concordat judiciaire ou d'une procdure de mme nature prvue par le droit national. Les points (b) et (e) ne s'appliquent pas lorsque les candidats ou les soumissionnaires peuvent prouver que des mesures appropries ont t adoptes l'encontre des personnes ayant sur eux le pouvoir de reprsentation, de dcision ou de contrle qui font l'objet des jugements viss aux points (b) ou (e). Si, dans le cadre d'une procdure ngocie, le march ne peut tre attribu qu' un oprateur conomique particulier pour des raisons techniques ou artistiques ou pour des raisons affrentes la protection de droits exclusifs, la Commission europenne peut dcider de ne pas exclure l'oprateur conomique concern pour les motifs noncs aux points (a), (c) et (d), si cela est indispensable pour assurer la continuit du service. Dans ce cas, cette dcision doit tre dment motive. Les cas mentionns au point (e) se rfrent aux situations suivantes:

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1) les cas de fraude viss l'article 1er de la convention relative la protection des intrts financiers des Communauts europennes, tablis par l'acte du Conseil du 26 juillet 19958; 2) les cas de corruption viss l'article 3 de la convention relative la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communauts europennes ou des fonctionnaires des tats membres de l'Union europenne, tablis par l'acte du Conseil du 26 mai 19979; 3) les cas de participation une organisation criminelle tels que dfinis l'article 2 de la dcision-cadre 2008/841/JHA du Conseil10; 4) les cas de blanchiment de capitaux tels que dfinis l'article 1er de la directive 2005/60/CE du Parlement et du Conseil11. 5) les cas d'infractions terroristes, les infractions lies aux activits terroristes et l'incitation, la complicit ou la tentative de commettre ces infractions, au sens des articles 1, 3 et 4 de la dcision-cadre du Conseil 2002/475/JHA12. II-Les critres d'exclusion applicables pendant la procdure de passation Les contrats ne peuvent tre attribus aux candidats, demandeurs ou soumissionnaires qui, au cours de la passation de marchs ou de l'octroi de subvention: a) sont en situation de conflit d'intrts; b) se sont rendus coupables de fausses dclarations en fournissant les renseignements exigs par le pouvoir adjudicateur pour leur participation au march/leur demande de subvention, ou n'ont pas fourni ces renseignements; c) se trouvent dans l'un des cas d'exclusion de la procdure concerne. Les candidats, demandeurs et soumissionnaires autres que ceux autres que ceux impliqus dans procdure restreinte, procdure ngocie ou dialogue comptitif, doivent signer une dclaration jointe leur candidature, certifiant que l'entit qu'ils reprsentent ne se trouve dans aucune des situations d'exclusion mentionnes aux points I et II ci-dessus (voir article 143.1 RAP). Les informations relatives la proprit, la gestion, au contrle et au pouvoir de reprsentation du candidat/demandeur/soumissionnaire d'une part, et la certification qu'il ne relve d'aucune des situations d'exclusion d'autre part, doivent tre fournies si le pouvoir adjudicateur/l'administration contractante le demande. Cela peut tre le cas notamment en cas de doutes sur la situation personnelle du candidat/demandeur/soumissionnaire et en tenant compte de la lgislation du pays dans lequel il est tabli. Toutefois, pour les marchs d'une valeur de 20 000 maximum, le pouvoir adjudicateur peut s'abstenir d'exiger une dclaration en fonction de son valuation des risques. Pour les subventions d'un montant maximum de 60 000 , aucune dclaration ne peut tre exige. Suite la notification de l'attribution, les soumissionnaires qui le march devrait tre attribu (y inclus les membres des consortium) doivent prouver qu'ils ne se trouvent dans aucune des situations d'exclusion, moins qu'ils n'aient dj fourni cette preuve un stade antrieur de la procdure. Dans les appels d'offres restreints pour les services et dans le cadre du dialogue comptitif, les soumissionnaires doivent envoyer les pices justificatives en mme temps que

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JO C 316 du 27.11.1995, p. 48. JO C 195 du 25.6.1997, p. 1. JO L 300, 11.11.2008, p. 42 JO L 309, 25.11.2005, p. 15. JO L 164, 22.6.2002, p. 3.
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l'offre. Ces picesseront vrifies par le pouvoir adjudicateur avant la signature du contrat avec le ou les attributaire(s). Dans les appels d'offres restreints pour les travaux, les candidats doivent envoyer les pices justificatives en mme temps que leur candidature. Les pieces justificatives doivent tre vrifies pour tous les candidats qui seront invits soumissionner. En outre, les candidats et soumissionnaires doivent certifier que leur situation n'a pas chang depuis la date d'mission de la preuve. En ce qui concerne les sous-traitants et experts, les soumissionnaires retenus doivent, si le pouvoir adjudicateur le demande expressment, remettre une dclaration du sous-traitant ou de l'expert envisag ou des pices justifiant que ces derniers ne se trouvent dans aucune des situations d'exclusion. S'agissant des marchs d'une valeur infrieure aux seuils internationaux (services <300 000 , fournitures <300 000 , travaux <5 000 000 ), le pouvoir adjudicateur, en fonction de son valuation des risques, peut lever l'obligation de prsenter les pices justificatives. En outre, une drogation peut tre accorde si de telles pices justificatives ont t adresses au pouvoir adjudicateur dans le cadre d'une autre procdure au cours des 12 derniers mois, condition que cette preuve soit toujours valide. Dans tous les cas, les pices justificatives peuvent toujours tre demandes en cas de doute. Pour les subventions, en principe, aucune pice justificative n'est ncessaire. Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat, le soumissionnaire ou le demandeur ne se trouve dans aucun des cas mentionns : aux points (a), (b) ou (e) du point I (exclusion de la participation la procdure dattribution), par la production d'un extrait rcent du casier judiciaire ou, dfaut, d'un document rcent quivalent dlivr par une autorit judiciaire ou administrative du pays d'origine ou de provenance, dont il rsulte que ces exigences sont satisfaites; au point (d), par un certificat rcent dlivr par lautorit comptente de ltat membre concern. Lorsquun tel document ou certificat nest pas dlivr par le pays concern 13 ainsi que pour les autres cas d'exclusion indiqus dans la liste ci-dessus, il peut tre remplac par une dclaration sous serment ou solennelle devant une autorit judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifi dans le pays dorigine ou de provenance.

Lorsqu'un candidat, un soumissionnaire ou un demandeur, du fait de sa nature (par exemple, une administration publique nationale ou une organisation internationale), ne peut tomber dans une des catgories indiques ci-dessus et/ou ne peut produire les documents susmentionns, une simple dclaration expliquant sa situation suffit. Les pices justificatives peuvent tre des originaux ou des copies, mais dans ce deuxime cas les originaux doivent tre disponibles la demande du pouvoir adjudicateur. Les pices justificatives ne doivent pas dater de plus d'un an avant la soumission de l'offre. Si ces dernires ne sont pas crites dans une des langues officielles de l'Union europenne, une traduction dans la langue de l'appel d'offres doit tre fournie. Les pices rdiges dans une langue officielle de l'Union europenne autre que celle de l'appel d'offres doivent tre accepts. Il est cependant vivement recommand de fournir une traduction dans la langue de l'appel d'offres afin de faciliter l'valuation des documents.

13

Des informations sur les certificats communiques par les 27 Etats Membres, certains pays candidats et des pays de l'EEE concernant les sortes de preuves documentaires qui sont mises/acceptables dans chacun de ces pays, sont disponibles via l'outil e-CERTIS qui est gr par la DG March Intrieur: Certificats dlivrs sur les critres d'ligibilit des participants et listes officielles d'oprateurs conomiques agrs: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/ecertis/index_fr.htm.
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Si ncessaire, les pouvoirs adjudicateurs dlgus peuvent consulter les services comptents de la Commission europenne pour apprcier la situation des candidats, demandeurs ou soumissionnaires. Avant d'exclure un candidat, demandeur ou soumissionnaire d'une procdure d'attribution de march ou de subvention, le principe de proportionnalit et les droits de la dfense doivent tre respects. A cette fin, une procdure contradictoire doit tre mene avec le candidat, demandeur ou soumissionnaire concern, moins que les preuves soient telles qu'aucune enqute ne soit ncessaire (par exemple en cas de jugement ayant autorit de la force juge et rendue par une juridiction d'un Etat membre). Au plus tard avant de notifier sa dcision d'attribution, le pouvoir adjudicateur doit vrifier qu'aucune partie concerne (c'est--dire un ou des demandeurs, candidats, soumissionnaires, y compris les entits affilies, les sous-contractants envisags et les experts individuels) ne figure dans le Systme d'Alerte Prcoce (SAP). Le pouvoir adjudicateur ne peut pas conclure de contrat avec les organismes signals en situation d'exclusion14 dans le SAP. Si l'une une des parties est enregistre dans le SAP un autre niveau que celui de l'exclusion, des mesures de surveillance renforces doivent tre prises pendant l'excution du contrat et des paiements. Lorsque le pouvoir adjudicateur limite le nombre de candidats invits soumettre une offre ou une proposition complte, par exemple dans le cadre dune procdure restreinte, cette vrification doit avoir lieu avant la clture de la phase de slection des candidats.

2.3.4. Sanctions rglementaires : sanctions administratives et financires


Les candidats, soumissionnaires ou demandeurs ayant fait de fausses dclarations, ayant commis des erreurs substantielles, des irrgularits ou une fraude peuvent tre exclus de participation toute procdure d'attribution de marchs ou de subventions financs par l'UE pour une dure maximale de cinq ans compter de la date du constat du manquement, confirm la suite d'un change contradictoire avec l'attributaire du march ou le bnficiaire de la subvention. Cette dure peut tre porte dix ans en cas de rcidive dans les cinq ans suivant la date du constat en manquement. Cette dcision est adopte par la Commission Europenne (Collge) lissue dune procdure contradictoire. Les soumissionnaires, candidats ou demandeurs ayant fait de fausses dclarations, ayant commis des erreurs substantielles, des irrgularits ou fraude, peuvent en outre tre frapps de sanctions financires reprsentant 2 10 % de la valeur totale estime du contrat en cours d'attribution. Le pourcentage doit tre dcid conformment au principe de proportionnalit Lorsque la procdure d'attribution du march ou de la subvention se rvle entache d'erreurs substantielles, d'irrgularits ou de fraude, le pouvoir adjudicateur la suspend et prend toutes les mesures ncessaires, y compris l'annulation de la procdure. Si, aprs l'attribution du march, la procdure de passation ou l'excution du march se rvle entache d'erreurs substantielles, d'irrgularits ou de fraude, le pouvoir adjudicateur peut s'abstenir de conclure le contrat, suspendre son excution ou, le cas chant, rsilier le contrat, selon le stade atteint par la procdure. Si ces erreurs, irrgularits ou fraudes sont le fait de l'attributaire du march ou du bnficiaire de la subvention, la Commission europenne peut en outre refuser d'effectuer le paiement, recouvrer les montants dj verss ou rsilier tous les contrats conclus avec le contractant, proportionnellement la gravit desdites erreurs, irrgularits ou fraudes. Suspendre l'excution du contrat permet de vrifier la ralit des erreurs et irrgularits substantielles ou fraudes prsumes. Si elles ne sont pas confirmes, lexcution du contrat est
14

Dcision de la Commission europenne du 16 dcembre 2008 relative au systme d'alerte prcoce l'usage des ordonnateurs de la Commission europenne et des agences excutives (2008/969/CE, Euratom) JO 2008 L 344 du 20 dcembre p. 125 (voir http://www.cc.cec/budg/i/early-warning/earlywarning-system-intro-fr.html ).
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reprise aussitt que possible. Est constitutive dune erreur ou d'une irrgularit substant ielle toute violation dune disposition contractuelle ou rglementaire rsultant dun acte ou dune omission , qui a ou peut avoir pour effet de porter prjudice au budget de l'UE/au FED.

2.3.5. Visibilit
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europenne, tous les partenaires de l'UE, qu'ils soient titulaires d'un march ou bnficiaires de subvention, ainsi que les entits grant les fonds au nom de la Commission europenne doivent prendre les mesures ncessaires pour assurer la visibilit du financement ou cofinancement de lUnion europenne. Si requis, un plan de communication doit tre soumis pour approbation au pouvoir adjudicateur, suivant les rgles et lignes directrices dfinies par la Commission europenne et publies dans le Manuel de communication et de visibilit pour les actions extrieures de lUE: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm.

2.3.6. Autres points essentiels


Conflit dintrts : il y a conflit d'intrts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions du pouvoir adjudicateur ou lorsque l'galit de traitement dun candidat/soumissionnaire/demandeur loccasion dune procdure dattribution ou de lexcution dun contrat est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinit politique ou nationale, d'intrt conomique ou pour tout autre motif de communaut d'intrt avec le bnficiaire de programmes financs par lUE. Il y a un risque de conflit dintrts lorsque, par exemple, un individu participant la procdure (comit dvaluation, pouvoir adjudicateur, etc.) peut octroyer lui-mme ou autrui des avantages directs ou indirects injustifis en influant sur le rsultat de la procdure; ou lorsquun expert/une socit la possibilit dobtenir des informations privilgies donnant lieu une concurrence dloyale lors des procdures ultrieures ou connexes. Par exemple, toute socit ou tout expert participant la prparation dun projet (par exemple, la rdaction des termes de rfrence) doit, en principe, tre exclu de la participation aux appels doffres de services qui en dcoulent, sauf sils prouvent au pouvoir adjudicateur que leur implication dans les tapes prcdant lappel doffres ne constitue pas une concurren ce dloyale. Les candidats/soumissionnaires/demandeurs qui sont en conflit dintrts dans le cadre dune procdure d'attribution de march ou de subvention doivent tre exclus de ladite procdure. Les motifs dexclusion doivent tre analyss au cas par cas. Selon une jurisprudence constante de la Cour de justice de lUnion europenne, lexclusion doit se fonder sur lexistence dun risque rel de conflit dintrts, tay par les circonstances spcifiques de laffaire en question . Une exclusion automatique prive le candidat/soumissionnaire/demandeur du droit de prsenter des lments de preuve susceptibles dcarter toute suspicion de conflit dintrts. De la mme manire, lorsquun conflit dintrts risque de survenir dans le cadre dun contrat en cours, des mesures adquates (pouvant aller, si ncessaire, jusqu la rsiliation du contrat) doivent tre adoptes afin dviter ce conflit. Principes dattribution: Tous les marchs publics financs totalement ou partiellement par le budget de l'UE doivent respecter les principes de transparence, de proportionnalit, d'galit de traitement et de non-discrimination. Non-rtroactivit: les contrats prennent effet compter de la date de signature du dernier signataire. Tous les contrats doivent porter les vritables dates de signature par les parties au contrat. Utilisation des documents types: les contrats et autres documents types doivent tre utiliss.
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Conservation des documents: sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, ce dernier doit conserver les documents affrents lensemble de la procdure dappel doffres ou propositions, en protgeant leur confidentialit et conformment la politique adopte en matire d'archivage. Le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit, si sa lgislation contredit les rgles de confidentialit requises. Les propositions non retenues doivent tre conserves pendant trois ans compter de la date limite de remise des propositions. Les offres non slectionnes doivent tre conserves pendant cinq ans compter de la date limite de remise des offres. Les documents contractuels et financiers doivent tre conservs au minimum pendant 7 ans compter du paiement du solde et ce jusqu' la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat. Pendant et aprs cette priode, le pouvoir adjudicateur traitera les donnes personnelles en conformit avec sa politique de confidentialit. Il convient de conserver les documents prparatoires, les conventions de financement, loriginal de toutes les candidatures/offres/propositions soumises et toute correspondance affrente. Les garanties financires (originaux) doivent tre conserves dans un lieu sr, labri de tout risque de perte ou de vol, jusqu la fin de leur priode de validit. Disponibilit des fonds: Avant d'initier toute procdure, les fonds doivent tre disponibles. Les appels peuvent exceptionnellement tre lancs avec une clause suspensive aprs approbation pralable des services comptents. Dans ce cas, ils sont lancs avant la dcision de financement et avant la signature de la convention de financement entre la Commission europenne et le pays bnficiaire. L'appel d'offres peut tre annul si la dcision de la Commission europenne n'est pas adopte ou si la convention de financement n'est pas signe. Le contrat ne peut pas tre sign tant que les fonds ne sont pas disponibles (voir. point 2.4.12). Toute drogation aux procdures dfinies dans ce guide doit tre pralablement approuve par les services comptents de la Commission europenne et tre clairement indique, selon le cas, dans l'avis de march et l'appel d'offres ou dans l'appel propositions et les lignes directrices l'attention des demandeurs de subventions. Aspects environnementaux: Les considrations environnementales doivent tre prises en compte dans la mesure du possible et sous rserve des principes d'attribution des marchs et subventions, telles que la libre concurrence et la non-discrimination. Cela inclut des termes de rfrence/lignes directrices/spcifications techniques davantage respectueuses de l'environnement, l'augmentation de l'utilisation des mdias lectroniques, la rduction de la consommation de papier (impressions recto/verso, utilisation de matriaux biodgradables pour les fichier ou prsentations, etc.). Par exemple, lors de l'laboration de spcifications techniques, si une fourniture est plus respectueuse de l'environnement, elle devrait tre choisie, sauf si le fait de l'exiger entrane une rduction de la concurrence. Accessibilit pour les personnes handicapes: Tous les marchs et subventions ayant pour objet la fourniture de biens, la prestation de services ou la construction d'infrastructures destines des personnes physiques, qu'il s'agisse du public ou du personnel du pouvoir adjudicateur, doivent rpondre aux normes d'accessibilit pour les personnes handicapes. Leurs spcifications techniques/termes de rfrences/lignes directrices doivent tre conues pour tous publics. (Il est possible de se rfrer aux standards nationaux, europens ou internationaux sur l'accessibilit). Procdure conjointe de passation de march avec un tat membre (Budget uniquement) : lorsqu'un contrat ou contrat-cadre est ncessaire la mise en uvre d'une action conjointe entre une institution et un pouvoir adjudicateur d'un tat membre, la procdure de passation de march peut tre mene conjointement par l'institution et le pouvoir adjudicateur de cet Etat membre. Dans

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ce cas, les procdures de la Commission europenne s'appliquent15. Nanmoins, les procdures du pouvoir adjudicateur de l'tat membre peuvent s'appliquer dans certains cas dment justifis et condition qu'elles puissent tre considres comme quivalentes celles de la Commission europenne. Publication ex post de la liste des bnficiaires : outre les rgles de publicit applicables chaque procdure, la Commission europenne publie chaque anne la liste des bnficiaires des fonds de lUE (bnficiaires de subventions et contractants), quel que soit le mode de gestion utilis. Ces informations sont disponibles sur internet ladresse suivante : http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/beneficiaries_fr.htm

2.4.

Procdures de passation de marchs

La passation de marchs se base sur le principe de lappel la concurrence, qui poursuit un double objectif: assurer le respect des principes d'attribution; obtenir la qualit souhaite de services, fournitures ou travaux au meilleur prix.

Il existe diffrents types de procdures de passation de marchs, chacune prvoyant des degrs varis de mise en concurrence.

2.4.1. Quelle procdure de passation de marchs appliquer ?


Le tableau ci-dessous rsume les procdures standard d'attribution des marchs, dtailles ultrieurement. Elles sont classes en trois catgories: services (par exemple, assistance technique ou tudes), fournitures (cest--dire quipements et matriels) et travaux (cest--dire infrastructures et autres ouvrages dingnierie). Ds que la Commission europenne a adopt une dcision de financement et, le cas chant, sign une convention de financement, le pouvoir adjudicateur peut lancer lappel doffres et attribuer le march en vertu de ces procdures standard. Les seuils indiqus dans le tableau reprsentent le budget maximum allou au march en question (incluant les ventuels cofinancements). Lorsque les marchs sont subdiviss en lots, la valeur de chaque lot doit tre prise en considration pour calculer le montant total du march. Quelle que soit la procdure utilise, tous les principes de base doivent tre respects, (y compris les l'utilisation des critres d'ligibilit, d'exclusion et de slection). Les projets ne doivent pas tre scinds artificiellement pour contourner les seuils D'autres procdures indpendantes des seuils peuvent tre utilises, telle que la procdure ngocie sur la base dune seule offre, pour autant que les conditions applicables soient remplies (voir chapitres 2.4.6., 2.4.7. et 2.4.8.).

15

Voir larticle 91 du Rglement financier applicable au budget des Communauts europennes.


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Marchs de SERVICES

300 000 Appel doffres restreint international

< 300 000 mais > 20 000 Contrat-cadre ou Procdure ngocie concurrentielle

20 000 Une seule offre Possibilit d'effectuer tout paiement d'un montant 2500 EUR sur la base d'une facture, sans acceptation pralable d'une offre, pour les services et les fournitures.

Marchs de FOURNITURES

300 000 Appel doffres ouvert international

< 300 000 mais 100 000 Appel doffres ouvert local Ou Contrat-cadre

< 100 000 mais > 20 000 Procdure ngocie concurrentielle Ou Contrat-cadre < 300 000 mais > 20 000 Procdure ngocie concurrentielle

Marchs de TRAVAUX

5 000 000 Appel doffres ouvert international Appel doffres restreint international

< 5 000.000 mais 300 000 Appel doffres ouvert local

2.4.2. Procdure ouverte


Qu'il soit international ou local, un march est ouvert lorsque tout oprateur conomique peut prsenter une offre. Dans ce cas, la plus grande publicit est donne au march, par la publication dun avis de march sur le site internet dEuropeAid, dans les journaux officiels de tous les Etats ACP (pour les actions finances par le FED), dans tout autre mdia appropri et, pour ce qui concerne les appels d'offres ouverts internationaux, au Journal Officiel de lUnion europenne (srie S). En procdure ouverte, toute personne physique ou morale souhaitant prsenter une offre reoit, sur simple demande, le dossier dappel doffres (payant ou gratuit), conformment aux modalits fixes dans lavis de march. Les offres reues sont analyses et lattributaire est choisi suite une procdure de slection comportant la vrification de lligibilit et de la capacit financire, conomique, technique et professionnelle des soumissionnaires, et une procdure dattribution (comparaison des offres) comme prvu au point 2.4.11. Aucune ngociation nest autorise.

2.4.3. Procdure restreinte


Un march est restreint lorsque tous les oprateurs conomiques peuvent demander participer mais que seuls ceux satisfaisant aux critres de slection peuvent prsenter une offre. La plus grande publicit est donne au march, par la publication dun avis de march au Jou rnal Officiel de lUnion europenne (srie S), sur le site internet dEuropeAid, dans les journaux officiels de tous les Etats ACP (pour les actions finances par le FED), et dans tout autre mdia appropri.
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Les critres de slection et une description gnrale des tches sont publis dans l'avis de march. Une "liste longue" de tous les candidats ayant rpondu l'avis de march est tablie, puis diminue jusqu' une liste restreinte des candidats retenus en raison de leurs qualifications. La procdure de slection, qui sert oprer le passage de la liste longue la liste restreinte, se fait lors de lanalyse des candidatures reues suite la publication de lavis de march. Au stade de l'tablissement de la liste restreinte et avant que celle-ci ne soit approuve par le comit d'valuation, le pouvoir adjudicateur s'assure qu'aucun des candidats (y compris leurs partenaires) n'apparaisse dans une situation d'exclusion dans le Systme d'Alerte Prcoce Dans une deuxime phase, Le pouvoir adjudicateur prpare l'avis de liste restreinte (annexe B6) et l'adresse par voie lectronique la Commission europenne pour publication au moment du lancement de l'appel sur le site d'EuropeAid et, si ncessaire, au Journal Officiel de l'Union Europenne, et il envoie le dossier d'appel d'offres aux candidats retenus sur la liste restreinte. Afin d'assurer une concurrence loyale, les offres doivent tre soumises par le mme prestataire de services ou consortium ayant soumis le formulaire de candidature sur la base duquel il a t retenu et auquel la lettre de l'appel d'offres est adresse. Aucune modification de l'identit du soumissionnaire ou de la composition du consortium n'est autorise, sauf dans des cas dment justifis et condition que le pouvoir adjudicateur ait donn son accord pralable par crit, le cas chant aprs avoir consult le comit dvaluation. Quelques exemples de situations dans lesquelles le pouvoir adjudicateur pourrait donner son accord, en tenant compte des particularits propres chaque march et pour autant que les conditions de concurrence de lappel ne soient pas altres : en cas de fusion entre un candidat ou un membre du consortium prslectionn et une autre socit, condition que la nouvelle socit remplisse les critres dligibilit et dexclusion et quil nen rsulte aucun conflit d'intrts ; lorsque des membres changent de position au sein dun consortium, condition que cela ne modifie pas la note concernant la composition du consortium reue lors de l'valuation technique; lorsquun partenaire quitte le consortium mais que cela ne modifie pas les conditions qui prvalaient lpoque o la liste restreinte a t tablie, savoir que les membres restants du consortium remplissent les critres de slection par eux-mmes, c'est--dire qu'ils auraient t slectionns mme sans ce partenaire.

Le march est attribu aprs analyse et comparaison des offres des candidats slectionns (voir point 2.4.11.). Aucune ngociation nest autorise.

2.4.4. Procdure ngocie concurrentielle


Dans la procdure ngocie concurrentielle, le pouvoir adjudicateur invite les candidats de son choix soumettre une offre. A lissue de cette procdure, il retient loffre techniquement conforme qui prsente le meilleur rapport qualit/prix pour les services, et l'offre la moins disante pour les fournitures et les travaux. La procdure dvaluation des offres (y compris lutilisation dun comit dvaluation) et dattribution du contrat est identique celle de la procdure restreinte. Pour plus d'information, voir points 3.4.2., 4.5 et 5.6.

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2.4.5. Contrats-cadres
Un contrat-cadre est un march conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs oprateurs conomiques afin d'tablir les termes principaux d'une srie de contrats spcifiques passer au cours dune priode donne, notamment au regard de la dure, de l'objet, du prix, du montant maximum et des conditions d'excution du march, ainsi que des quantits envisages. Les contrats-cadres passs avec plusieurs oprateurs sont appels contrats-cadres multiples et sont tablis sous forme de contrats spars mais passs en termes identiques. Les instructions aux soumissionnaires prcisent le nombre maximal et minimal doprateurs avec lesquels le pouvoir adjudicateur entend contracter. Le nombre minimal d'oprateurs ne peut tre infrieur trois. La dure de ces contrats ne peut excder quatre ans, sauf dans des cas exceptionnels dment justifis, notamment, par lobjet du contrat-cadre. Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-cadres de faon abusive ou de telle sorte qu'ils aient pour objet ou pour effet d'empcher, de restreindre ou de fausser la concurrence. Les contrats spcifiques fonds sur un contrat-cadre sont passs selon les termes fixs dans ledit contrat-cadre et doivent respecter les principes de transparence, de proportionnalit, d'galit de traitement, de non-discrimination et de concurrence loyale.

2.4.6. Systme dacquisition dynamique


Le systme dacquisition dynamique est un processus dacquisition entir ement lectronique pour des achats dusage courant, qui est limit dans le temps, et est ouvert pendant toute sa dure tout oprateur conomique satisfaisant aux critres de slection et ayant prsent une offre indicative rpute conforme. Il ny a pas de seuil spcifique. Pour chaque contrat individuel, le pouvoir adjudicateur publie un avis de march et invite tous les contractants admis dans ce cadre prsenter une offre. Le march est attribu l'offre techniquement conforme qui est conomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualit/prix est donc le seul critre d'attribution). Voir point 4.2.4.2 pour plus de dtails. Le cadre juridique de cette procdure est dfini pour une utilisation future, mais les moyens informatiques (confidentialit, scurit) ne sont pas encore disponibles la Commission europenne.

2.4.7. Dialogue comptitif


Lorsquun march est particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur, dans la mesure o il estime que le recours direct la procdure ouverte ou aux modalits existantes rgissant la procdure restreinte ne permettra pas dattribuer le march loffre conomiquement la plus avantageuse, peut recourir au dialogue comptitif vis larticle 104(e) du Rglement Financier. Un march est considr comme particulirement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur nest objectivement pas en mesure de dfinir les moyens techniques pouvant rpondre ses besoins ou ses objectifs ou bien dtablir le montage juridique ou financier du projet. Il ny a pas de seuil spcifique. Cette procdure doit cependant tre utilise avec prcaution en raison de sa nature exceptionnelle. Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de march dans lequel ils font connatre leurs besoins et exigences, quils dfinissent dans ce mme avis et/ou dans un document descriptif. Les pouvoirs adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critres de slection annoncs dans lavis
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de march un dialogue afin d'identifier et de dfinir les moyens propres satisfaire au mieux leurs besoins. Au cours du dialogue, assurent lgalit de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialit des offres, ce qui signifie que le cherry picking (c'est--dire slectionner les seuls lments qui semblent a priori intressants) nest pas autoris. Le nombre minimum de candidats invits participer ne doit pas tre infrieur 3. Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critres de slection est infrieur 3, le pouvoir adjudicateur peut continuer la procdure seulement un ou deux candidats remplissant ces critres. Il ne peut inclure les oprateurs conomiques n'ayant pas particip la procdure ou les candidats ne remplissant pas les critres de slection. Au cours du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs assurent lgalit de traitement de tous les soumissionnaires et la confidentialit des solutions proposes ou dautres informations communiques par un candidat participant au dialogue, sauf accord de celui-ci sur leur diffusion. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prvoir que la procdure se droule en phases successives de manire rduire le nombre de solutions discuter pendant la phase du dialogue en appliquant les critres dattribution indiqus dans lavis de march ou dans le document descriptif, si cette possibilit est prvue dans lavis de march ou dans le document descriptif. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport justifiant la manire dont les dialogues ont t mens. Aprs avoir inform les participants de la conclusion du dialogue, les pouvoirs adjudicateurs les invitent remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions prsentes et spcifies au cours du dialogue. Ces offres comprennent tous les lments requis et ncessaires pour la ralisation du projet. Sur demande du pouvoir adjudicateur, ces offres peuvent tre clarifies, prcises et perfectionnes, sans toutefois avoir pour effet de modifier des lments fondamentaux de loffre ou de lappel doffres, dont la variation est susceptible de fausser la concurrence ou davoir un effet discriminatoire. A la demande du pouvoir adjudicateur, le soumissionnaire identifi comme ayant remis loffre conomiquement la plus avantageuse peut tre amen clarifier des aspects de son offre ou confirmer les engagements figurant dans celleci, condition que ceci n'ait pas pour effet de modifier des lments substantiels de loffre ou de lappel doffres, de fausser la concurrence ou dentraner des discriminations. Les pouvoirs adjudicateurs peuvent prvoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue. Le march est attribu l'offre techniquement conforme qui est conomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualit/prix est donc le seul critre d'attribution). Les formulaires standards doivent tre adapts autant que de besoin. GESTION CENTRALISEE DIRECTE, GESTION DECENTRALISEE avec contrles EXANTE La Commission europenne doit donner son accord pralable pour recourir au dialogue comptitif. GESTION DECENTRALISEE avec contrles EX-POST L'autorisation de la Commission europenne nest pas ncessaire pour recourir au dialogue comptitif.

2.4.8. Procdure ngocie/procdure sur la base dune seule offre


Un march peut faire lobjet dune attribution directe dans les cas suivants : lorsque la valeur du march nexcde pas 20 000 EUR ( procdure sur la base dune seule offre )

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dans des cas exceptionnels et dment justifis, lorsque les circonstances factuelles et juridiques dcrites aux articles 266, 268 et 270 des Rgles d'Application du Rglement financier sont runies (voir points 3.2.4.1., 4.2.5.1. et 5.2.5.1.). Dans pareils cas, il n'y a pas de seuil spcifique ( procdure ngocie ).

La lgislation de l'UE prvoit les cas dans lesquels le recours la procdure ngocie est autoris. Le recours cette procdure ne peut donc pas tre autoris en dehors de ces cas. Dans le cas d'une procdure ngocie ne faisant pas suite un appel d'offres infructueux, il convient de nommer un comit d'valuation pour conduire la ngociation. Dans tous les cas, le pouvoir adjudicateur doit tablir un rapport de ngociation (voir les Annexe A10a pour les procdures ngocies et Annexe A10b pour les procdures ngocies sur la base dune seule offre ) expliquant comment le(s) participant(s) la ngociation a (ont) t identifis, comment le prix a t fix et exposant les fondements de sa dcision dattribution. Le pouvoir adjudicateur doit suivre les tapes figurant dans le rapport de ngociation et veiller ce que les rgles relatives aux passations de marchs, telles que la vrification des critres dligibilit (rgle de nationalit), d'exclusion et de slection, soient correctement appliques. Pour les marchs de services et de fournitures, les paiements effectus pour des dpenses d'un montant infrieur ou gal 2 500 EUR peuvent, le cas chant, prendre la forme d'un simple remboursement de facture, sans acceptation pralable d'une offre. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DECENTRALISEE avec contrles EXANTE La Commission europenne doit donner son accord pralable l'utilisation de la procdure ngocie et approuver le rapport de ngociation. GESTION DCENTRALISE avec contrles EX-POST Ni le recours la procdure ngocie ni le rapport de ngociation ne doivent tre approuvs au pralable par la Commission europenne.

2.4.9. Concurrence loyale et transparente


Les modalits relatives la procdure dappel la concurrence et la publicit des marchs de services, de fournitures et de travaux sont dtermines en fonction de la valeur de ces marchs. Elles sont rsumes au point 2.4.1. Dans le cas de marchs mixtes comportant des proportions variables de services, fournitures et travaux, la procdure applicable au march est dcide par le pouvoir adjudicateur (en accord avec la Commission europenne, dans le cas dun contrle dcentralis ex-ante), en fonction de laspect prdominant (services, travaux ou fournitures). Celui-ci dpend de la valeur et de limportance stratgique de chaque composante par rapport au march considr. Aucun march ne peut tre scind artificiellement afin de le soustraire lapplication des rgles prvues par le prsent guide. En cas de doute sur la faon de calculer le montant estim dun march, le pouvoir adjudicateur doit consulter la Commission europenne avant de lancer le march. Quelle que soit la procdure utilise, le pouvoir adjudicateur doit vrifier que les conditions dune concurrence loyale sont bien respectes. Dans tous les cas o il y a une disparit vidente et significative entre les prix proposs et les prestations offertes par un soumissionnaire ou une disparit significative entre les prix proposs par les diffrents soumissionnaires (notamment lorsque des socits publiques, des associations sans but lucratif ou des organisations non gouvernementales participent un appel doff res
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concurremment avec des socits prives), le pouvoir adjudicateur doit procder des vrifications et demander tout complment d' information ncessaire. Ces informations doivent tre gardes confidentielles par le pouvoir adjudicateur.

2.4.10. Prfrences (FED uniquement)


Programmes financs par le FED Des mesures propres favoriser une participation aussi tendue que possible des personnes physiques et morales des Etats ACP lexcution des marchs financs par le FED sont prises afin de permettre une utilisation optimale des ressources physiques et humaines de ces Etats. A cette fin: 1. (a) dans le cas des marchs de travaux dune valeur infrieure 5.000.000 . EUR, les soumissionnaires des Etats ACP bnficient, pour autant quun quart au moins du capital et des cadres soit originaire dun ou de plusieurs Etats ACP, dune prfrence de prix de 10% dans la comparaison des offres de qualit conomique, technique et administrative quivalente; (b) dans le cas des marchs de fournitures, quel quen soit le montant, les soumissionnaires des Etats ACP, qui proposent des fournitures originaires des ACP pour 50% au moins de la valeur du march, bnficient dune prfrence de prix de 15% dans la comparaison des offres de qualit conomique, technique et administrative quivalente; (c) dans le cas des marchs de services, la prfrence est accorde, dans la comparaison des offres de qualit conomique et technique quivalente: (i) aux experts, institutions, bureaux dtudes ou entreprises de conseils ressortissants des Etats ACP; (ii) aux offres soumises par les entreprises ACP, individuellement ou en consortium avec des partenaires europens; (iii) aux offres prsentes par des soumissionnaires europens ayant recours des soustraitants ou des experts des ACP. (d) lorsquil est envisag de faire appel des sous-traitants, le soumissionnaire retenu accorde la prfrence aux personnes physiques, socits et entreprises des Etats ACP capables dexcuter le march dans les mmes conditions. (e) lEtat ACP peut, dans lappel doffres, proposer aux soumissionnaires ventuels lassistance de socits, dexperts ou de consultants ressortissants des Etats ACP, choisis dun commun accord. Cette coopration peut prendre la forme dune entreprise commune ou dune sous-traitance ou encore dune formation du personnel pendant le travail. 2. Lorsque deux offres sont reconnues comme quivalentes sur la base des critres mentionns ci-dessus, la prfrence doit tre donne: (a) au soumissionnaire dun Etat ACP; (b) si un tel soumissionnaire nexiste pas, au soumissionnaire qui: (i) permet la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Etats ACP; (ii) offre les possibilits les plus tendues de sous-traitance pour les personnes physiques, entreprises et socits des Etats ACP;
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(iii) est un consortium de personnes physiques, entreprises et socits des Etats ACP et de l'UE. NB : les entits dAfrique du Sud ne peuvent bnficier de ce systme de prfrences.

2.4.11. Critres de slection et dattribution


Quelle que soit la procdure suivie, l'attribution des marchs se fait toujours en utilisant les critres ci-dessous.

2.4.11.1. Critres de slection


2.4.11.1.1. Principes gnraux
Les pouvoirs adjudicateurs tablissent des critres de slection clairs et non discriminatoires afin de vrifier que le candidat/soumissionnaire possde la capacit financire, conomique, technique et professionnelle ncessaire lexcution des tches requises. Les critres de slection doivent tre proportionns et ne doivent pas dpasser le cadre du march. Ils doivent tenir compte des intrts lgitimes du candidat/soumissionnaire, notamment en ce qui concerne la protection des secrets techniques et commerciaux de lentreprise. Il est intressant de disposer d'informations aussi rcentes que possible pour vrifier la capacit de l'entit, et la base juridique est claire cet gard : lanciennet des informations utilises aux fins de la vrification de la capacit conomique et financire ne peut pas aller au-del des trois derniers exercices; en ce qui concerne la capacit technique et professionnelle, cela dpend du type de march. Les informations doivent porter sur les services fournis/les fournitures livres au cours des trois dernires annes pour les marchs de services et de fournitures, et sur les travaux excuts au cours des cinq dernires annes pour les marchs de travaux.

Il importe de chercher promouvoir la qualit des organisations/consortia plutt que de chercher retenir les organisations/consortia prsentant le plus grand nombre de rfrences. Par exemple, un critre tel que le nombre de projets prsents au-dessus de la valeur du contrat signer ne devrait pas tre utilis. En revanche, la pertinence de l'exprience devrait tre avantage, sur le plan technique ou dans des environnements quivalents. Pour l'appel d'offres restreint international, le pouvoir adjudicateur prslectionne un maximum de 8 candidats (6 pour les appel d'offres restreint international de travaux). En plus des critres de slection professionnels, techniques et financiers, le pouvoir adjudicateur publie des critres additionnels, qui seront utiliss uniquement pour rduire le nombre de candidats prslectionns 8 (ou 6 pour les travaux). Ces critres additionnels ne doivent donc pas tre choisis de telle manire qu'ils aboutiraient prslectionner un nombre infrieur 8 candidats (ou 6 pour les travaux). Par exemple un critre tel que l'exprience dans le pays bnficiaire pourrait aboutir prslectionner seulement 5 candidats. Ce type de critre doit donc tre vit. Si le projet le justifie, et pour autant que le principe d'galit de traitement soit respect, il est possible de prvoir et publier des critres distincts pour les personnes physiques et pour les personnes morales. Les annexes du prsent guide incluent des exemples de critres de slection (voir les formulaires d'avis de march ou d'instructions aux soumissionnaires). Les critres suivants peuvent poser problme. et ne doivent pas tre utiliss :
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demander un chiffre d'affaires annuel, des effectifs, un nombre de projets raliss, etc. disproportionns, eu gard au montant du march ; utiliser des termes trop imprcis pour tre applicables. Par exemple: "suffisant", "principal", "appropri", etc. ; demander des informations qui datent de plus de trois ans (tel que dfini dans les Rgles d'application du Rglement financier). La seule exception concerne l'exprience technique requise pour les marchs de travaux, qui peut porter sur les cinq dernires annes ; exiger qu'un pourcentage dtermin du personnel du soumissionnaire travaille dans un domaine spcifique, car cela peut tre discriminant l'encontre des grandes compagnies; limiter l'exprience technique requise exclusivement des projets financs par l'UE car cela peut tre considr comme discriminatoire ; exiger une exprience dans le pays bnficiaire, sauf justification, car cela peut tre considr comme discriminatoire; utiliser des critres techniques trop stricts au point de restreindre effectivement la concurrence petit nombre de candidats potentiels voire un seul d'entre eux.

Avant darrter les critres de slection appropris, les pouvoirs adjudicateurs doivent s'assurer qu'il est possible d'apporter la preuve du respect de ces critres et tenir compte du type de pices justificatives que les soumissionnaires peuvent soumettre en guise de preuve. Les critres de slection retenus doivent tre prciss dans l'avis de march. Le pouvoir adjudicateur doit les appliquer sans aucune modification, moins qu'un rectificatif ait t publi. Dans le cadre des procdures de passation de marchs de services et de fournitures, les critres de slection s'appliquent au consortium dans son ensemble. C'est galement le cas pour les marchs de travaux, sauf indication contraire. Les candidats ou les soumissionnaires devront soumettre dans le formulaire de candidature ou de soumission de l'offre toute information relative leur situation conomique, financire, technique et professionnelle en fonction des critres de slection indiqus dans les documents de l'appel d'offre. Un soumissionnaire ne peut pas se prvaloir d'un contrat rsili par un pouvoir adjudicateur suite la violation par ce soumissionnaire de ses obligations contractuelles. Ceci est valable galement pour ce qui concerne l'exprience des experts dans les marchs de service prix unitaires. Pour les marchs de services, les pices justificatives correspondant aux critres de slection doivent tre fournies par tous les soumissionnaires lors du dpt de l'offre. Pour les marchs de fournitures, seul le soumissionnaire retenu doit fournir les pices justifiant les informations figurant dans son offre avant l'attribution du contrat. Pour les marchs de travaux, les pices justificatives correspondant aux critres de slection doivent tre soumises conformment au dossier d'appel d'offres. En cas de doute sur l'authenticit des documents fournis, le pouvoir adjudicateur doit procder toute vrification et demander toute pice complmentaire qu'il estime ncessaires. Pour les marchs dune valeur infrieure aux seuils internationaux (services < 300.000 ; fournitures < 300.000 ; travaux < 5.000.000. ), le pouvoir adjudicateur peut, en fonction de son analyse des risques, dcider de ne pas exiger des soumissionnaires les preuves de leurs capacits financire, conomique, technique et professionnelle, mais dans ce cas, aucun prfinancement ne pourra tre effectu, sauf si une garantie financire d'un montant quivalent est fournie.
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(Cependant lorsque le contractant est un organisme public, il peut tre drog l'obligation de fournir une garantie pour les prfinancements aprs une valuation des risques par lordonnateur comptent. Dans ce cas, il convient d'obtenir une autorisation pralable). Un candidat/soumissionnaire peut, le cas chant et pour un march dtermin, faire valoir les capacits d'autres entits, quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-mme et ces entits. Dans certains cas, le pouvoir adjudicateur peut estimer que cela n'est pas appropri, par exemple, lorsque le candidat/soumissionnaire fait valoir principalement les capacits d'autres entits ou pour les critres cls. Si le candidat/soumissionnaire fait valoir les capacits d'autres entits, il doit prouver au pouvoir adjudicateur qu'il disposera des moyens ncessaires lexcution du march, par exemple, par la production de l'engagement de ces entits de mettre ces moyens sa disposition. Ces entits, par exemple la socit mre du candidat/soumissionnaire, doivent respecter les mmes rgles dligibilit, et notamment de nationalit, que le candidat/soumissionnaire. En outre, les informations relatives au critre de slection pour lequel le candidat/soumissionnaire fait valoir les capacits de cette entit tierce doivent figurer dans le formulaire de candidature/de soumission, dans un document distinct. La preuve de la capacit de cette entit devra galement tre fournie la demande du pouvoir adjudicateur.

2.4.11.1.2. Vrification de la capacit financire et conomique des soumissionnaires ou des candidats.


La justification de la capacit financire et conomique peut, par exemple, tre apporte par un ou plusieurs des documents suivants: des dclarations appropries de banques ou la preuve dune assurance des risques professionnels; -la prsentation des bilans ou dextraits des bilans, au maximum des trois derniers exercices clos, dans les cas o la publication des bilans est prescrite par la lgislation sur les socits du pays o l'oprateur conomique est tabli; une dclaration sur le chiffre daffaires global et le chiffre daffaires concernant les travaux, fournitures ou services auxquels se rfre le march, ralis au cours d'une priode pouvant porter sur les trois derniers exercices au plus.

2.4.11.1.3. Vrification de la capacit technique et professionnelle des candidats ou des soumissionnaires


La justification de la capacit technique et professionnelle du candidat/soumissionnaire peut, par exemple, tre apporte au moyen dun ou plusieurs des documents suivants : les titres dtudes et professionnels du prestataire ou de lentrepreneur; une liste: o des principaux services et livraisons de fournitures effectus au cours des trois dernires annes, indiquant leur montant, leur date et leur destinataire, public ou priv. Dans le cas des contrats-cadres, seuls les contrats spcifiques correspondant aux missions mises en uvre sous ces contrats-cadres sont prendre en considration. La justification de la mise en uvre russie doit tre fournie sous la forme de certificats mis ou contresigns par le pouvoir adjudicateur ou par lentit qui a command ou achet les services ou les fournitures; des travaux excuts au cours des cinq dernires annes, indiquant leur montant, leur date et leur lieu. La liste des travaux les plus importants doit tre accompagne par de certificats de bonne excution, mis par le matre douvrage ou par lentit qui a command ou achet les travaux, prcisant s'ils ont t effectus dans les rgles de l'art et mens rgulirement bonne fin;

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une description de lquipement technique, de loutillage et du matriel employs pour excuter un march de services ou de travaux; une description de lquipement technique et des mesures employes pour sassurer de la qualit des fournitures et services, ainsi que des moyens dtude et de recherche de l'entreprise; lindication des techniciens ou des organismes techniques impliqus, quils soient ou non intgrs lentreprise, en particulier de ceux qui sont responsables du contrle de la qualit; en ce qui concerne les fournitures, des chantillons, descriptions et/ou photographies authentiques et/ou des certificats tablis par des instituts ou services officiels chargs du contrle de la qualit, dont la comptence est reconnue, et attestant la conformit des produits aux spcifications ou normes en vigueur; une dclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de lentrepreneur et limportance du personnel dencadrement pendant les trois dernires annes; une copie, ou un extrait, du fichier des salaires ou des contrats de travail ; lindication de la part du march que le prestataire de services a ventuellement lintention de sous-traiter. Le pouvoir adjudicateur peut galement demander au candidat ou soumissionnaire toute information sur la situation financire, conomique, technique et professionnelle du sous-contractant envisag, en particulier lorsque la sous-traitance reprsente une part significative du march;

Pour les marchs de services, le candidat/soumissionnaire peut faire rfrence une partie d'un projet, lorsque le contrat n'est pas encore termin. Cependant, dans ce cas, seule la partie qui a t excute peut tre prise en compte. Le candidat/soumissionnaire doit pouvoir soumettre des pices justificatives permettant d'attester que cette partie du contrat a t excute (par exemple, une dclaration manant de l'entit qui a command le service, une copie du contrat, l'approbation des rapports d'avancement, les ralisations dans le cadre du projet, la preuve de paiement des factures intermdiaires ou finale, etc. Par exemple, un candidat/soumissionnaire pourra prsenter un contrat sign deux auparavant concernant un projet devant tre mise en uvre pour une dure de quatre ans. Dans cet exemple le comit d'valuation pourra tenir compte de la moiti du prix et de la moiti de la dure du contrat. Si le projet auquel il est fait rfrence a t mis en uvre par un consortium, les pices justificatives doivent montrer clairement la part que le candidat/soumissionnaire a acheve, ainsi que la description de la nature des services, fournitures ou travaux raliss dans le cas o un critre de slection relatif la pertinence de l'exprience a t utilis. Lorsque les services ou produits fournir sont complexes ou que, titre exceptionnel, ils doivent rpondre un but particulier, la capacit technique et professionnelle peut tre dmontre par un contrle effectu par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel comptent du pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est tabli, sous rserve de laccord de cet organisme. Ce contrle porte sur les capacits techniques et de production du fournisseur et, si ncessaire, sur les moyens dtude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour contrler la qualit. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats labors par des organismes indpendants certifiant la conformit du candidat/soumissionnaire certaines normes de garantie de la qualit, ils feront rfrence aux systmes de garantie de la qualit bass sur des normes d'homologation europennes ou internationales appropries, ou ventuellement les standards internationaux valids par des entits rpondant aux standards europens ou internationaux. Les pouvoirs adjudicateurs devraient galement accepter d'autres pices justificatives quivalentes de la part des oprateurs conomiques.. Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats labors par des organismes indpendants certifiant la conformit du candidat/soumissionnaire certaines normes de gestion environnementales, ils feront rfrence au systme d'co-gestion de l'UE et de vrification (EMAS)
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prvu dans le rglement (CE) n 761/2001 du Parlement europen et du Conseil ou aux normes de gestion environnementales bases sur les normes europennes ou internationales appropries certifies par les organismes se conformant au droit de l'UE ou les normes europennes ou internationales appropries concernant l'homologation. Ils reconnatront les certificats quivalents des organismes tablis dans d'autres tats membres. Ils accepteront galement de la part des candidats/soumissionnaires d'autres preuves de conformit des normes de gestion environnementales. Le pouvoir adjudicateur peut vrifier l'authenticit des certificats fournis. Si les pices justificatives (ou documents de preuve) demandes ne sont pas crites dans une des langues officielles de l'Union europenne, une traduction dans la langue de l'appel d'offres doit tre fournie. Lorsque les documents sont tablis dans une des langues officielles de l'Union europenne autre que celle utilise dans l'appel d'offre, il est cependant vivement recommand de fournir une traduction dans la langue de l'appel d'offres afin de faciliter l'valuation des documents. Si le candidat/soumissionnaire n'est pas en mesure de fournir les preuves demandes pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur trouve justifie, il peut justifier sa capacit par tout autre moyen que le pouvoir adjudicateur juge appropri (voir galement le point 2.8.3). Si le soumissionnaire fournit une dclaration tablie par lui-mme comme pice justificative, le pouvoir adjudicateur se rserve le droit de rclamer des preuves documentaires supplmentaires.

2.4.11.2. Critres d'attribution


Les marchs sont attribus sur la base de critres d'attribution tablis pour l'appel d'offres selon l'une des deux modalits suivantes: par adjudication, auquel cas le march est attribu loffre prsentant le prix le plus bas parmi les offres rgulires et conformes; par attribution loffre conomiquement la plus avantageuse (c'est--dire prsentant le meilleur rapport qualit/prix).

Ces critres doivent tre prcis, non discriminatoires, et ne doivent pas nuire une concurrence loyale.

2.4.12. Procdure avec clause suspensive


Dans des cas dment justifis, et aprs autorisation pralable, les appels d'offres peuvent tre lancs avec une clause suspensive dans les deux cas suivants: (i) avant l'adoption de la dcision de financement ou (ii) avant la signature de la convention de financement entre la Commission europenne et l'Etat bnficiaire. Programmes financs par le BUDGET L'usage de la clause suspensive est exceptionnel car les rgles financires de l'UE exigent l'adoption d'une dcision par la Commission europenne (ou, le cas chant, la conclusion d'une convention de financement) avant le lancement d'un appel d'offres ou d'un appel propositions. Des circonstances exceptionnelles peuvent justifier une drogation au processus dcisionnel normal. En rgle gnrale, ces conditions justifiant le recours une clause suspensive chappent au contrle de la Commission. Veuillez noter que : l'usage d'une clause suspensive entre l'adoption de la dcision de financement et la signature de la convention de financement, chappe la plupart du temps au contrle de la Commission europenne, dans la mesure o l'entre en vigueur d'une telle convention dpend de la volont
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d'un tiers ( savoir, le pays bnficiaire). l'usage de la clause suspensive avant l'adoption d'une dcision de financement requiert un niveau adquat d'argumentation/motivation quant aux circonstances objectives conduisant l'utilisation de cette clause et quant l'impossibilit d'attendre l'adoption d'une telle dcision. Cette argumentation devrait tre adquatement reflte dans la demande d'accord pralable et/ou dans la dcision de financement correspondante. Dans certains cas, le recours la clause suspensive est justifi pour permettre une utilisation efficace des procdures. C'est le cas lorsquun appel propositions couvrant deux exercices budgtaires est lanc.

Programmes financs par le FED Il est rappel que l'utilisation de cette clause est expressment autorise dans le cadre du FED (voir article 19 b de l'annexe IV de l'Accord de Cotonou) dans tous les cas dment motivs afin de permettre un dmarrage anticip du projet. Lattribution effective et la signature de contrats suite l'appel lanc avec clause suspensive est, ds lors, conditionne par l'adoption de la dcision de financement et/ou, le cas chant, la signature de la convention de financement. Compte tenu des consquences quelle peut entraner, lexistence dune clause suspensive doit tre explicitement mentionne dans lavis de march ou dans les lignes directrices l'intention des demandeurs de subvention. Dans tous les cas, la procdure doit tre annule si la procdure dcisionnelle de la Commission europenne nest pas mene terme ou si la signature de la convention de financement nin tervient pas.

2.4.13. Annulation des procdures de passation de marchs


Jusqu' la signature du contrat, le pouvoir adjudicateur peut renoncer au march, sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prtendre une quelconque indemnisation. Si la procdure est divise en lots, un seul d'entre eux peut tre annul. Lannulation peut intervenir par exemple : Lorsque lappel doffres est infructueux, cest--dire lorsqu'il n'a donn lieu aucune offre ou lorsque les offres reues ne pouvaient pas d'tre retenues, pour des raisons qualitatives ou financires; Lorsque les lments techniques ou conomiques du projet ont t fondamentalement modifis; Lorsque des circonstances exceptionnelles ou la force majeure rendent impossible lexcution normale du projet; Lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excdent les ressources financires disponibles; Lorsque la procdure a t entache d'irrgularits de procdure, ayant en particulier empch une concurrence loyale. Lorsque l'attribution n'est pas conforme aux principes de bonne gestion financire, c'est--dire qu'elle ne respecte pas les principes d'conomie, d'efficience et d'efficacit (par exemple, le prix propos par le soumissionnaire auquel le march doit tre attribu est objectivement disproportionn par rapport au prix du march).

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Si aprs approbation pralable une procdure de passation de marchs est annule, tous les soumissionnaires sont avertis par crit, dans les meilleurs dlais, des motifs de lannulation. Un avis dannulation doit tre publi. Voir modle en annexe A5. Aprs lannulation de la procdure, le pouvoir adjudicateur peut dcider: de lancer un nouvel appel doffres; de relancer l'appel d'offres en utilisant la mme rfrence que l'appel d'offres initial. Dans ce cas, il n'est pas ncessaire de publier une nouvelle prvision individuelle de march; dentamer des ngociations avec un ou plusieurs des soumissionnaires ayant particip l'appel d'offres et remplissant les critres de slection16, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies (procdure non utilisable si lannulation est due des irrgularits ayant empch la mise en uvre d'une concurrence loyale); de ne conclure aucun march.

En tout tat de cause la dcision finale appartient au pouvoir adjudicateur (aprs accord pralable de la Commission europenne pour les marchs passs par le pouvoir adjudicateur dans le cadre de la gestion dcentralise avec contrle ex-ante). Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu au versement dune quelconque indemnit, en raison de lannulation dun appel doffres, quand bien mme le pouvoir adjudicateur aurait t inform pralablement par un candidat ou soumissionnaire de l'existence de dommages potentiels, notamment en matire de pertes et profits. La publication dun avis dappel doffres nengage nullement le pouvoir adjudicateur mettre en uvre le programme ou le projet annonc. GESTION CENTRALISE DIRECTE La responsabilit d'une annulation d'une procdure d'appel d'offres incombe aux services comptents de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE avec contrles EX-ANTE La responsabilit d'une annulation d'une procdure d'appel d'offres incombe au pouvoir adjudicateur, avec l'approbation pralable de la Commission europenne GESTION DCENTRALISE avec contrles EX-POST La responsabilit d'une annulation d'une procdure d'appel d'offres incombe au pouvoir adjudicateur. Aucune approbation pralable de la Commission europenne n'est requise.

2.4.14. Clauses dontologiques


Toute tentative dun candidat, d'un demandeur ou dun soumissionnaire visant se procurer des informations confidentielles, procder des ententes illicites avec ses concurrents afin d'empcher, de restreindre ou de fausser la concurrence, ou influencer le comit dvaluation ou le pouvoir adjudicateur au cours de la procdure dexamen, de clarification, dvaluation et de comparaison des offres et des candidatures entrane le rejet de sa candidature, proposition ou soumission.

16

D'o l'importance de choisir minutieusement les critres de slection, qui doivent tre clairs, nondiscriminatoires et proportionns aux actions raliser et au budget du march (voir section 2.4.11.1)
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Lors de la remise de sa candidature ou de son offre, le candidat ou le soumissionnaire est tenu de dclarer quil nexiste aucun conflit dintrts potentiel (voir la dfinition et les principes applicables au point 2.3.6.) et quil na aucun lien spcifique quivalent ce sujet avec dautres soumissionnaires ou dautres parties au projet. Si une telle situation se produisait durant lexcution du march, le titulaire aurait lobligation den informer immdiatement le pouvoir adjudicateur. L'exclusion d'un candidat, d'un soumissionnaire ou d'un demandeur pour les raisons prcites se fera conformment aux rgles et aux procdures mentionnes au point 2.3.3. Les soumissionnaires ne peuvent pas proposer en tant quexperts des fonctionnaires ou autres agents de ladministration publique du pays bnficiaire, et ce quel que soit leur statut administratif, sauf si la Commission europenne donne son laccord pralable. Sauf autorisation crite du pouvoir adjudicateur, le titulaire dun march et son personnel et toute autre socit avec laquelle le titulaire est associ ou li, nont pas qualit pour excuter, mme titre accessoire ou de sous-traitance, dautres services, raliser des travaux ou livrer des fournitures, pour le projet. Cette interdiction est galement applicable aux autres projets pour lesquels le titulaire d'un march ou le bnficiaire d'une subvention, en raison de la nature du march ou de la subvention, pourrait galement se retrouver dans une situation de conflit dintrts. Le titulaire dun march doit agir en toute occasion avec impartialit et comme un conseiller loyal conformment au code de dontologie de sa profession. Il sabstient de faire des dclarations publiques concernant le projet ou les services sans lapprobation pralable du pouvoir adjudicateur. Il nengage le pouvoir adjudicateur daucune manire sans son consentement pralable crit. Pendant la dure du march, le titulaire et son personnel respectent les droits de lhomme, et sengagent ne pas heurter les usages politiques, culturels et religieux du pays bnficiaire. Le soumissionnaire doit respecter les normes fondamentales en matire de travail, telles que celles dfinies dans les conventions applicables de l'Organisation internationale du travail (OIT), notamment les conventions sur la libert syndicale et la ngociation collective, sur l'limination du travail forc et obligatoire, sur l'limination des discriminations en matire d'emploi et de profession et sur l'abolition du travail des enfants. La rmunration du titulaire au titre du march constitue sa seule rmunration dans le cadre du march. Le titulaire et son personnel doivent sabstenir dexercer toute activit ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers le pouvoir adjudicateur. Le titulaire et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la dure du march et aprs son achvement. Tous les rapports et documents reus ou tablis par le titulaire dans le cadre de lexcution du march sont confidentiels. Lutilisation par les parties contractantes, de tous rapports et documents tablis, reus, ou remis au cours de lexcution du contrat, est rgle par le contrat. Le titulaire sabstient de toute relation susceptible de compromettre son indpendance ou celle de son personnel. Si le titulaire perd son indpendance, le pouvoir adjudicateur peut, sans besoin de prouver le dommage caus, rsilier le march sans mise en demeure pralable et sans que le titulaire puisse prtendre une quelconque indemnit de ce chef. La Commission europenne se rserve le droit de suspendre ou dannuler le financement des projets si des pratiques de corruption de quelque nature quelles soient sont dcouvertes toute tape de la procdure de passation du march ou d'excution du contrat et si le pouvoir adjudicateur ne prend pas toutes les mesures appropries pour remdier cette situation. Au sens de la prsente disposition, on entend par "pratique de corruption" toute proposition de donner ou
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consentir offrir quiconque un paiement illicite, un prsent, une gratification ou une commission titre dincitation ou de rcompense pour quil accomplisse ou sabstienne daccomplir des actes ayant trait lattribution du march ou l'excution du march conclu avec le pouvoir adjudicateur. En particulier, tous les dossiers dappels doffres et contrats, pour la ralisation de prestations de services, de travaux ou lobtention de fournitures, devront intgrer une clause spcifiant que toute offre sera rejete ou tout contrat annul ds lors quil sera avr que lattribution du contrat ou son excution aura donn lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires. Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionne au march principal ou qui ne rsulte pas dun contrat en bonne et due forme faisant rfrence ce march, toute commission qui ne rtribue aucun service lgitime effectif, toute commission verse dans un paradis fiscal, toute commission verse un bnficiaire non clairement identifi ou une socit qui a toutes les apparences dune socit de faade. Lattributaire du march sengage fournir la Commission europenne, sa demande, toutes les pices justificatives relatives aux conditions dexcution du contrat. La Commission europenne pourra procder tout contrle, sur pices et sur place, quelle estimerait ncessaire pour runir des lments de preuve sur une prsomption de frais commerciaux inhabituels. Les contractants ayant pay des dpenses commerciales inhabituelles sur les projets financs par l'UE sont susceptibles, selon la gravit des faits observs, de voir leurs contrats rsilis ou d'tre exclus de manire permanente de la rception de fonds de l'UE. Le manquement de se conformer une ou plusieurs des clauses thiques peut aboutir l'exclusion du candidat, du demandeur, du soumissionnaire ou du titulaire du march d'autres contrats de l'UE et des amendes. La personne ou la socit/entit en question doit tre informe du fait par crit. Le pouvoir adjudicateur a lobligation de sassurer que la procdure de passation de marchs est mene de manire transparente, sur la base de critres objectifs et abstraction faite de toute possible influence extrieure. Lorsqu'un cas de fraude, de corruption ou toute autre irrgularit affectant les fonds de l'UE est suspect, l'Office europen de lutte antifraude de la Commission europenne (l'OLAF) doit tre dment inform.

2.4.15. Voies de droit


2.4.15.1. Plainte auprs de pouvoir adjudicateur
Sans prjudice des autres voies de droit et en particulier sans altrer les dlais prvus pour les voies de recours mentionnes au point 2.4.15.3, lorsqu'un candidat/soumissionnaire/demandeur sestime ls par une erreur ou irrgularit prtendument commise dans le cadre dune procdure de slection ou de passation de marchs ou estime que la procdure a t entache par un acte de mauvaise administration, il peut introduire une plainte auprs du pouvoir adjudicateur. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, la plainte sera adresse la personne qui a pris la dcision conteste qui s'efforcera d'instruire la plainte et d'y rpondre dans un dlai de 15 jours ouvrables. Alternativement ou en cas de rponse considre non-satisfaisante par le candidat/soumissionnaire/demandeur, ce dernier pourra s'adresser au Directeur gographique comptent au sige. La plainte ne peut avoir pour objet la demande d'une seconde valuation des offres sans autres motifs que le dsaccord du candidat/soumissionnaire/demandeur avec la dcision d'octroi.

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2.4.15.2. Plainte auprs du mdiateur europen.


Sans prjudice des autres voies de droit et en particulier sans altrer les dlais prvus pour les voies de recours mentionnes au point 2.4.15.3., les citoyens europens et les rsidents, y compris les personnes morales ayant leur sige dans lUnion europenne, ont le droit de formuler des plaintes auprs du mdiateur europen, relatives des cas de mauvaise administration par les institutions de l'Union (article 228 du Trait sur le Fonctionnement de l'Union Europenne TFUE). Un complment d'information est disponible l'adresse Internet suivante http://www.ombudsman.europa.eu/fr/home.faces.

2.4.15.3. Recours de droit commun.


Le candidat/soumissionnaire/demandeur qui sestime ls par une erreur ou irrgularit prtendument commise dans le cadre dune procdure de slection ou de passation de marchs, dispose galement, pour autant que les conditions en soient remplies, des voies de recours de droit commun. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, il s'agit des voies de recours tablies par le TFUE17. Lorsque la Commission europenne n'est pas le pouvoir adjudicateur, il s'agit des voies de recours nationales ouvertes contre les dcisions administratives du pouvoir adjudicateur dans les conditions et les dlais fixs par la lgislation nationale. La sous-traitance ne cre pas de relations contractuelles entre le sous-traitant et le pouvoir adjudicateur (marchs) / administration contractante (subventions). Ce dernier ne peut donc pas tre tenu responsable pour le cas o l'entrepreneur manquerait ses obligations contractuelles envers le sous-traitant. En cas de dsaccord concernant la mise en uvre de ce contrat, le sous traitant doit s'adresser l'entrepreneur et / ou la juridiction comptente pour connatre d'un tel litige. La mme situation s'applique aux experts travaillant dans le cadre de contrats de service.

2.5.

Taille des marchs.

Afin de raliser des conomies dchelle, de permettre une coordination maximale dactivits lies et de simplifier autant que possible ladministration des programmes, les projets doivent tre conus de sorte maximiser la taille des marchs et viter ainsi une fragmentation inutile des programmes en une srie de petits contrats.

2.6.

Termes de rfrence et spcifications techniques

Les termes de rfrence (pour les marchs de services) et les spcifications techniques (pour les marchs de fournitures et de travaux) ont pour objet de fournir aux soumissionnaires des instructions et des conseils sur les contraintes administratives et techniques de loffre soumettre, et de servir de mandat aux attributaires durant la mise en uvre des projets. Les termes de

17 En vertu des articles 256 et 263 du trait sur le fonctionnement de l'Union europenne (TFUE), le Tribunal de l'UE est comptent pour contrler la lgalit des actes de la Commission europenne destins produire des effets juridiques lgard de tiers. De mme, en vertu des articles 256, 268 et 340 du TFUE, le Tribunal de l'UE est comptent pour connatre les litiges relatifs la rparation des dommages causs par la Commission europenne en matire de responsabilit non contractuelle. Il convient de noter que, conformment au TFUE, le dlai pour le dpt dun recours en annulation devant le Tribunal de l'UE lencontre des dcisions de la Commission europenne prennent cours compter, suivant le cas, de la publication de l'acte, de sa notification au requrant ou, dfaut, du jour o celui-ci en a eu connaissance.
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rfrence ou les spcifications techniques sont inclus dans le dossier dappel doffres. Ils deviennent une annexe du contrat conclu ultrieurement suite lappel doffres. La prparation minutieuse des termes de rfrence ou des spcifications techniques est extrmement importante pour la russite finale du projet. Elle est le meilleur garant de la pertinence de la conception du projet, de la ralisation des travaux conformment au calendrier et d'un usage conomique des ressources. Autrement dit, une prparation optimale du projet permet de raliser des gains de temps et dargent au niveau des phases ultrieures du cycle du projet. Les termes de rfrence et les spcifications techniques et le budget doivent permettre un accs gal aux candidats et aux soumissionnaires et ne doivent pas avoir pour effet de crer des obstacles injustifis louverture des marchs la concurrence. Ils doivent tre clairs, non discriminatoires et proportionns l'objet et/ou au budget allou au projet. Ils dfinissent les caractristiques, requises par le pouvoir adjudicateur, relatives aux services, aux fournitures ou aux travaux acheter. Ces caractristiques incluent: a) les niveaux de qualit; b) la performance environnementale (par ex. les spcifications prennent en considration les derniers dveloppements en la matire); c) la conception pour tous les usages (y compris laccs aux personnes handicapes les aspects environnementaux en conformit avec les dveloppements les plus rcents en la matire); d) les niveaux et procdures dvaluation de la conformit, en ce compris les aspects environnementaux; e) l'utilisation approprie; f) la scurit ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour dnomination de vente et les instructions d'utilisation et, pour tous les marchs, terminologie, les symboles, les essais et mthodes dessai, lemballage, le marquage ltiquetage (en ce compris l'tiquetage environnemental, par exemple quant consommation d'nergie), les procdures et mthodes de production. la la et la

La rdaction des Termes de rfrence et des spcifications techniques doit tre claire et concise. Les Spcifications techniques ne doivent pas dsigner des marques et des modles particuliers. En outre, elles ne doivent pas tre trop spcifiques et ainsi limiter la concurrence. Le pouvoir adjudicateur prpare les termes de rfrence ou les spcifications techniques. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, la pratique standard consiste consulter et obtenir l'approbation du pays bnficiaire et, le cas chant, des autres parties concernes, sur les termes de rfrence ou les spcifications techniques, afin de renforcer tant l'appropriation que la qualit. Compte tenu de la complexit de certains marchs, la prparation du dossier dappel doffres notamment les spcifications techniques/termes de rfrence peut ncessiter lassistance dun ou de plusieurs spcialistes techniques externes. Chaque spcialiste doit signer une dclaration dobjectivit et de confidentialit (voir annexe A3). Une fois ce dossier d'appel d'offres finalis, il convient de lancer la procdure dappel doffres correspondante dans les meilleurs dlais. Les termes de rfrence ou les spcifications techniques contenus dans un dossier dappel doffres la base suppose du plan de travail du projet doivent reflter la situation au moment du dmarrage du projet afin dviter de dployer des efforts importants pour revoir la conception du projet durant la priode de lancement. La structure gnrale des termes de rfrence des marchs de services a t conue conformment aux principes de gestion du cycle de projet. Lobjectif est de sassurer que toutes les questions sont
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systmatiquement prises en compte et que les facteurs cls en rapport avec la clart des objectifs et la durabilit sont examins dans le dtail. Lannexe B8 contient un modle de termes de rfrence qui indique les dtails minimaux fournir dans chacune de ces parties. Dans un march de services prix unitaires, les diffrentes parties des termes de rfrence incluent les rubriques du budget. Celles-ci comprennent les honoraires, lesquels constituent la seule partie du budget qui fasse lobjet dune concurrence ( moins que des composantes prix global soient prvues, qui font alors galement l'objet d'une concurrence). Les prestations sont excutes sur la base d'honoraires journaliers fixes pour les jours durant lesquels les experts accomplissent leur travail dans le cadre du march. En outre, le budget comporte une provision fixe pour les dpenses accessoires qui couvre toutes les dpenses relles encourues par le consultant qui ne sont pas comprises dans les honoraires. La partie relative aux dpenses accessoires doit prciser le type de dpenses qui pourraient figurer dans la vrification des dpenses. Les termes de rfrence prvoient galement une provision pour la vrification des dpenses. Les budgets relatifs aux dpenses accessoires et la vrification des dpenses sont fixs par le pouvoir adjudicateur ; ils doivent correspondre aux exigences des termes de rfrence et doivent tre soigneusement valus. L'utilisation de la provision pour dpenses accessoires ne ncessite pas d'approbation pralable du pouvoir adjudicateur, sauf si, titre exceptionnel, les termes de rfrences dispose autrement. Les termes de rfrence et les spcifications techniques ne peuvent tre divulgus aucun tiers et doivent demeurer confidentiels jusqu' ce qu'ils soient simultanment mis la disposition des soumissionnaires dans le cadre de la procdure.

2.7.

Rgles de procdure sur la conciliation et l'arbitrage.

Projets financs par le FED Les litiges concernant un march financ par le FED qui, conformment aux dispositions des conditions gnrales et des conditions spciales rgissant le contrat, peuvent tre rgls par conciliation ou par arbitrage, doivent tre rgls conformment aux rgles de procdure des marchs dfinies l'annexe V de la dcision n 3/90 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 portant adoption de la rglementation gnrale, des cahiers gnraux des charges et du rglement de procdure de conciliation et d'arbitrage, relatifs aux marchs de travaux, de fournitures et de services financs par le FED. Ces rgles se trouvent l'a Annexe A12. Projets financs par le BUDGET Les rgles relatives la rsolution des litiges se trouvent dans les Conditions Gnrales des modles contractuels pertinents (article 40 des Conditions Gnrales des marchs de services et de fournitures et article 65 des Conditions Gnrales des marchs de travaux).

2.8.

Comit dvaluation

2.8.1. Composition
L'ouverture et lvaluation des offres sont faites par un comit dvaluation comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum trois pour toutes les procdures, sauf les marchs de travaux dun montant suprieur 5 000 000 pour lesquels le nombre minimum de membres votants est fix cinq) dsigns dans les meilleurs dlais et formellement par le pouvoir adjudicateur. Les valuateurs doivent recevoir des informations prcises concernant le calendrier prvu et la charge de travail qu'implique la fonction d'valuateur. Le pouvoir adjudicateur doit s'assurer de la disponibilit des valuateurs
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dsigns pour toute la priode d'valuation prvue. Il dsignera un valuateur remplaant pour chaque procdure afin d'anticiper toute indisponibilit. Chaque membre doit avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les offres sont soumises. Les membres votants doivent tre dots de toutes les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les offres. L'identit des membres du comit d'valuation doit rester confidentielle. GESTION CENTRALISE DIRECTE Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par la Commission europenne, qui approuve galement la participation de tout observateur. Pour les appels d'offres un reprsentant du pays bnficiaire peut participer, selon le cas, en qualit de membre votant (valuateur) ou d'observateur. Pour les appels propositions, un reprsentant du pays bnficiaire peut participer en tant qu'observateur, ou, dans le cas du FED, en tant que membre votant. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtair e et les membres votants) sont dsigns individuellement par le pouvoir adjudicateur. La composition du comit d'valuation doit tre soumise en temps utile la Commission europenne afin d'obtenir son approbation. La composition du comit dvaluation est rpute approuve si aprs cinq jours ouvrables partir de la rception de la composition, la Commission europenne na pas formul dobjection. La Commission europenne doit tre invite dsigner un observateur pour suivre tout ou partie des dlibrations du comit dvaluation et sa participation est encourage. Les experts indpendants recruts en vertu d'un march de service ne peuvent tre quobservateurs ou assesseurs. La participation dautres observateurs doit tre soumise laccord pralable de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns individuellement par les services comptents et la participation dautr es observateurs doit tre approuve. Les membres du comit dvaluation doivent prendre part toutes les runions. Toute absence doit tre consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Tous les membres votants du comit dvaluation ont les mmes droits de vote. Il ne peut tre drog l'obligation de mettre en place un comit d'valuation que pour les marchs d'un montant infrieur ou gal 20 000 . S'agissant des procdures d'attribution de subventions, voir la section 6.4.7.1

2.8.2. Impartialit et confidentialit


Tous les membres du comit dvaluation et les ventuels observateurs doivent signer une dclaration dimpartialit et de confidentialit (voir annexe A4). Tout membre ou observateur du comit dvaluation qui se trouve en situation effective ou potentielle de conflit dintrts avec un soumissionnaire ou un demandeur doit en faire part et se retirer sans dlai du comit dvaluation. Il y a conflit d'intrt lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions d'un acteur financier, d'un membre du comit d'valuation ou d'un observateur est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinit politique ou nationale, d'intrt conomique ou tout autre intrt partag avec le
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bnficiaire. Si le conflit d'intrt est tabli le membre concern du comit d'valuation ne peut plus participer l'valuation, quelque titre que ce soit. Sont constitutifs d'un conflit d'intrt notamment les actes suivants : (a) l'octroi soi-mme ou autrui d'avantages directs ou indirects; (b) le refus d'octroyer un bnficiaire les droits ou avantages auxquels il a droit; (c) l'accomplissement d'actes indus ou abusifs ou l'omission d'accomplir des actes obligatoires; Le conflit d'intrt est prsum si le demandeur, le candidat, ou le soumissionnaire est un agent soumis au statut, sauf si sa participation la procdure a t pralablement autorise par son suprieur. Le prsident du comit d'valuation doit valuer dans quelle mesure le processus d'valuation doit tre recommenc. Une telle dcision doit tre justifie et inscrite dans le rapport d'valuation. Pendant le droulement d'une procdure de passation de marchs, les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les demandeurs, candidats ou soumissionnaires ne peuvent avoir lieu que dans des conditions garantissant la transparence et l'galit de traitement. Ils ne peuvent conduire ni modifier des conditions de l'appel d'offres/ propositions ni modifier les termes de l'offre/de la proposition.. Aucune information sur lanalyse, la clarification, lval uation ou la comparaison des offres/des propositions ou sur les dcisions dattribution du march/de la subvention ne peut tre divulgue avant l'approbation du rapport d'valuation par le pouvoir adjudicateur et, en gestion dcentralise ex-ante, par la commission europenne. Toute tentative par un candidat, soumissionnaire ou demandeur visant influencer la procdure de quelque manire que ce soit (notamment en en prenant contact avec des membres du comit dvaluation) entrane le rejet immdiat de son offre ou de sa proposition. A part la sance douverture des offres, les dlibrations du comit dvaluation, se droulent huis-clos et sont confidentielles pour les fournitures et les travaux, sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents. Pour les marchs de services et les appels propositions, les dlibrations du comit dvaluation, de louverture des offres / propositions jusqu la clture de la procdure, se droulent huis clos et sont confidentielles, sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. Afin dassurer la confidentialit des dlibrations, la participation aux runions du comit dvaluation est limite aux membres du comit dvaluation dsigns par le pouvoir adjudicateur et aux ventuels observateurs autoriss (y compris les assesseurs dsigns dans le cas des appels propositions). A l'exception des copies donnes aux assesseurs ou aux dlgations de lUE dans le cadre d'un appel propositions, les offres ou les propositions ne doivent pas quitter la salle/le btiment dans lequel se tiennent les runions du comit avant la fin des travaux du comit dvaluation. Elles doivent tre gardes en lieu sr lorsquelles ne sont pas utilises.

2.8.3. Responsabilits des membres du comit dvaluation


Le prsident coordonne la procdure dvaluation conformment aux procdures dfinies dans le prsent guide pratique et garantit son impartialit et sa transparence. Les membres votants du comit dvaluation sont collectivement responsables des dcisions prises par le comit.
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Le secrtaire du comit assure lensemble des tches administratives affrentes la procdure dvaluation, notamment : la distribution et la collecte des dclarations dimpartialit et de confidentialit; la rdaction des procs-verbaux des runions du comit dvaluation, et le classement de ceux-ci ainsi que des donnes et documents pertinents; lenregistrement des prsences aux runions et ltablissement du rapport dvaluation et de ses annexes.

Toute demande de clarification ncessitant une communication avec les soumissionnaires ou les demandeurs durant la procdure dvaluation doit tre faite par crit. Une copie de cette correspondance doit tre annexe au rapport dvaluation. Si une offre ou une proposition ne respecte pas les conditions de forme, le comit dvaluation peut dcider discrtionnairement de lexclure ou non de la suite de la procdure , en veillant assurer l'galit de traitement entre les offres ou propositions et en conformit avec le principe de proportionnalit. Quelle que soit la dcision du comit dvaluation, elle doit tre dment consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Les offres ou propositions qui tombent, par exemple, dans lune des situations suivantes ne doivent pas tre rejetes: lorsque le nombre de copies envoyes est infrieur au nombre requis; lorsqu'elles sont soumises au moyen des modles corrects et contiennent les informations demandes mais la faon dont le document a t rempli est incorrecte, par exemple, les informations fournies dans la section X du modle auraient d figurer dans la section Y; lorsqu'elles sont soumises sans tre signes ou contiennent une signature scanne (la signature peut tre alors demande. Mais si elle nest pas obtenue ou si le document original fourni sign n'est pas exactement le mme que celui fourni prcdemment , loffre doit tre rejete). En ce qui concerne lesgaranties de soumission les copies ne peuvent pas tre acceptes; lorsque les candidats, demandeurs ou soumissionnaires peuvent dmontrer qu'un document requis n'est pas disponible (par exemple, lorsque, conformment la lgislation du pays, ladministration ne peut pas dlivrer de duplicata d'un document perdu), condition qu'une alternative acceptable puisse tre obtenue (par exemple, une dclaration de l'administration concerne attestant que le document en faveur du candidat, du demandeur ou du soumissionnaire est encore valable mais quaucun duplicata ne peut tre dlivr); lorsque les soumissionnaires ne remettent pas toutes les pices requises pour justifier des critres d'exclusion ou de slection. Il convient de les leur demander en leur accordant un dlai raisonnable pour qu'ils les fournissent; lorsque le comit d'valuation apprend que dans le cas d'un appel d'offres de services, un expert principal n'est plus disponible. Dans ce cas, le comit d'valuation doit continuer l'valuation sur base de l'offre reue, et si le soumissionnaire est retenu, il aura la possibilit de proposer un remplaant (voir la section 3.3.12.1).

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2.8.4. Calendrier
Le comit dvaluation doit tre constitu assez tt pour assurer la disponibilit des membres dsigns (ainsi que celle dventuels observateurs dsigns par la Commission europenne, dans le cas dun contrle dcentralis ex-ante) durant la priode ncessaire pour prparer et mener terme la procdure dvaluation. L'valuation des offres doit tre acheve le plus rapidement possible afin de permettre la mise en uvre de la procdure d'appel d'offre dans la priode de validit des offres. En rgle gnrale l'extension exceptionnelle de cette priode doit tre vite (voir section 2.8.5.). Il est trs important pour tous les soumissionnaires qu'il s'agisse de l'attributaire et des soumissionnaires non retenus de recevoir cette information dans les meilleurs dlais. Une fois l'valuation ralise, le pouvoir adjudicateur doivent approuver le rapport d'valuation, expressment et dans les dlais les plus courts possibles. S'il le rejette le rapport ou s'en carte de quelque manire que ce soit, il doit motiver sa dcision par crit.

2.8.5. Priode de validit des offres


Les soumissionnaires restent engags par leurs offres pendant la priode prescrite dans linvitation soumissionner et/ou dans le dossier d'appel d'offres. Cette priode doit tre suffisamment longue pour permettre au pouvoir adjudicateur d'analyser les offres, d'approuver la proposition d'attribution, de notifier l'attribution l'attributaire et aux autres soumissionnaires et de signer le contrat. La priode de validit des offres est fixe 90 jours compter de la date limite fixe pour la remise des offres. Dans des cas exceptionnels, et avec l'approbation pralable de la Commission europenne, le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires de maintenir leurs offres pour une priode additionnelle, qui ne peut excder 40 jours. Cette prolongation exceptionnelle ne peut avoir lieu qu'une seule fois et doit intervenir avant lexpiration de la priode de validit des offres. Le soumissionnaire dont loffre est retenue doit, en outre, maintenir la validit de sa soumission pendant 60 jours supplmentaires. Cette priode de 60 jours est ajoute la priode de validit, quelle que soit la date de notification. L'offre de l'attributaire reste donc valable au maximum 90 jours + 40 jours (le cas chant) + 60 jours.

2.9.

Attribution du march (sauf pour les contrats de service, voir le chapitre 3.)

2.9.1. Notification lattributaire


GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE ex post Avant l'expiration de la priode de validit des offres mais aprs l'approbation de la dcision d'attribution par la Commission europenne, le pouvoir adjudicateur informe lattributaire, par crit, que son offre a t retenue (voir modle de lettre en annexe A8) en lui signalant, le cas chant, les erreurs arithmtiques videntes qui ont t corriges lors de la procdure dvaluation. Au plus tard avant la notification de l'attribution du march ou de l'octroi de la subvention, le pouvoir adjudicateur ou l'autorit dlgue doit s'assurer que le tiers concern (un demandeur, un soumissionnaire, y compris les partenaires) n'est pas en situation d'exclusion dans le Systme d'Alerte Prcoce.

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GESTION DCENTRALISE EX ANTE Outre ce qui prcde, la Commission europenne doit donner son accord formel pour lattribution avant lenvoi de la lettre de notification. La notification lattributaire entrane une prolongation automatique de 60 jours de la priode de validit de loffre retenue. Par la mme occasion, si ces documents n'ont pas dj t reus, le pouvoir adjudicateur demande lattributaire de fournir les preuves requises dans le dossier dappel doffres lappui des informations figurant dans sa dclaration sur lhonneur dans un dlai de 15 jours compter de la date de la lettre de notification. Le pouvoir adjudicateur doit examiner les preuves, dclarations ou documents fournis par lattributaire avant de lui envoyer le contrat pour signature. Lorsquil sagit dun march pass dans le cadre dune convention de financement qui navait pas t conclue au moment du lancement de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur ne peut notifier lattribution du march avant que la convention nait t conclue. Pour la procdure restreinte et le dialogue comptitif, les documents probants relatifs aux critres d'exclusion doivent tre remis par tous les soumissionnaires tel qu'indiqu au point 2.3.3. Pour les marchs dune valeur infrieure aux seuils internationaux (services < 300.000 ; fournitures < 300.000 ; travaux < 5.000.000. ), il n'y a pas d'obligation de remettre les documents probants prcits (voir points 2.3.3 et 2.4.11.1.1). S'agissant des subventions, voir la section 6.4.10.1

2.9.2. Prparation et signature du contrat


Lorsqu'il prpare le contrat pour sa signature, le pouvoir adjudicateur doit procder comme suit: Prparer un dossier de contrat (si possible, imprim recto/verso) en utilisant la structure suivante: a) note explicative conforme au format lannexe A6; b) copie de la convention de financement autorisant le projet; c) copie des documents relatifs lappel doffres ou l'appel propositions (avis de prinformation et avis de march, rapport douverture des offres, rapport dvaluation , programme de travail, lignes directrices l'attention des demandeurs, rapport d'valuation, liste des contrats de subvention attribuer, ainsi que toutes autres informations pertinentes); d) trois exemplaires du contrat propos, qui est tabli sur la base du modle de contrat. e) Il est indispensable de joindre au contrat tous les procs-verbaux des runions d'information ainsi que toutes les questions poses et rponses donnes pendant la priode de soumission, les clarifications demandes par le comit d'valuation et tout rapport de ngociation ventuel relatifs au contrat signer. Les annexes du contrat type relatives aux conditions gnrales et aux informations diverses doivent tre reproduites sans modification dans chaque contrat de services. Les conditions spciales (et le budget dans les contrats de subvention) doivent tre compltes par le pouvoir adjudicateur. En GESTION DECENTRALISEE avec contrles EX ANTE, le pouvoir adjudicateur envoie le
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dossier du contrat la Dlgation de l'Union europenne pour endossement. La Dlgation signe tous les originaux du contrat pour endossement (et paraphe toutes les pages des Conditions Particulires et du budget) pour confirmer le financement de l'UE et les renvoie au pouvoir adjudicateur. Aucun endossement nest toutefois requis par la Dlgation dans certains cas prvus dans le Guide pratique des procdures pour les devis programme.

Signer tous les exemplaires du contrat et parapher toutes les pages des Conditions Particulires. Dans le cas des subventions, les contrats doivent tre signs dans les trois mois suivant la date de notification des rsultats de l'valuation. Ceci n'est pas applicable aux actions complexes; aux appels propositions couvrant deux exercices budgtaires; aux appels propositions lancs dans le cadre des facilits; dans le cas des contrats multi-bnficiaires; si l'appel a donn lieu un grand nombre de propositions ou en cas de retards imputables aux demandeurs. Envoyer les trois exemplaires signs du contrat lattributaire du march ou au bnficiaire de la subvention, qui doit les contresigner dans un dlai de 30 jours compter de leur rception et; Retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagns le cas chant de la garantie financire requise dans le contrat. Si lattributaire ou le bnficiaire ne sexcute pas dans le dlai requis ou fait savoir quelque stade que ce soit quil ne veut ou ne peut pas signer le contrat, il ne peut pas se voir attribuer le march ou la subvention. La procdure de prparation du contrat doit tre reprise partir de ltape 1, un nouveau dossier de contrat tant prpar pour la deuxime meilleure offre ( condition que cette offre ait obtenu une note gale ou suprieure au seuil minimal requis au terme de lvaluation technique et prsente un prix dans les limites du budget maximal allou pour le march). Dans le cas de subventions, le contrat sera, le cas chant, offert au demandeur le mieux plac sur la liste de rserve.

GESTION CENTRALIS DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post la rception des deux exemplaires signs envoys par l'attributaire ou le bnficiaire, vrifier quils correspondent exactement ceux envoys originalement, et en retourner un au service financier responsable des paiements et lautre au gestionnaire du projet. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante la rception des deux exemplaires signs envoys par l'attributaire ou le bnficiaire, le pouvoir adjudicateur en transmet un la Dlgation de l'Union europenne.

Le pouvoir adjudicateur doit vrifier l'habilitation de la personne physique qui signe le contrat pour le compte de l'entit lgale qui le march ou le contrat de subvention a t attribu. Le contrat prend effet la date de la dernire signature. Un contrat ne peut couvrir ni des services ni des cots antrieurs cette date ou prendre effet avant cette date, sauf dans des cas exceptionnels dment justifis (cf. point 6.2.8.). Les pouvoirs adjudicateurs doivent conserver, tous les documents affrents l'attribution et l'excution du contrat au minimum pour une priode de 7 ans compter du paiement du solde et ce jusqu' la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat. Pendant et aprs cette priode, le pouvoir adjudicateur traitera les donnes personnelles en conformit avec sa politique de confidentialit. Ces documents doivent tre disponibles pour des
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contrles par la Commission europenne, des enqutes de l'OLAF ou des vrifications de la Cour des Comptes.

2.9.3. Publier lattribution du march


La publication de l'attribution de march est une obligation lgale en vertu du principe de transparence. Dans le cas des marchs, ds que le contrat a t sign, le pouvoir adjudicateur doit prparer un avis dattribution (voir les modles aux annexes C9 et D9) et lenvoyer la Commission europenne, qui publie le rsultat de lappel doffres sur le site internet d'EuropeAid et, le cas chant, au Journal Officiel de lUnion europenne Si l'appel d'offres a t publi localement, le pouvoir adjudicateur doit publier localement le rsultat de l'appel d'offres. L'avis d'attribution de march sera publi dans le cas des procdures pour lesquelles une publication d'avis de march a eu lieu ou si la valeur du march est suprieure aux seuils internationaux (services > 300.000; fourniture > 300.000; travaux > 5.000.000.), moins que le march n'ait t dclar secret ou que l'excution du march doive s'accompagner de mesures spcifiques de scurit, ou lorsque la protection des intrts essentiels de l'Union europenne ou du pays bnficiaire l'exige, et lorsque la publication de l'avis d'attribution de march est juge non approprie. En outre, quel que soit le type de procdure, le pouvoir adjudicateur doit: informer les autres soumissionnaires par lettre type (voir modle lAnnexe C8 et Annexe D8) que leurs offres n'ont pas t retenues, dans un dlai maximal de quinze jours suivant la rception du contrat contresign; enregistrer toutes les informations statistiques concernant la procdure dattribution du march, notamment le montant du march, les noms des autres soumissionnaires et de lattributaire.

Le modle cit plus haut doit tre utilis pour la transmission des informations aux soumissionnaires non retenus. Nanmoins, toute information non confidentielle peut tre divulgue aux soumissionnaires non retenus, au cas o ceux-ci demanderaient des informations complmentaires. titre dexemple, citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles; ces informations peuvent, en effet, aider les soumissionnaires non retenus participer avec succs de futurs appels doffres. Le pouvoir adjudicateur prpare sans dlai lavis dattribution de march en utilisant le modle fourni aux Annexe C9 et Annexe D9 et en soumet une version lectronique la Commission europenne pour publication, compter de la rception du contrat contresign par lattributaire. Toutes les subventions attribues au cours de l'anne budgtaire doivent faire l'objet d'une publication annuelle sur le site internet d'EuropeAid et, si appropri, sur tout autre mdia, conformment au modle disponible l'annexe E11. Les demandeurs non retenus doivent tre informs sans dlai et, en tout tat de cause, au plus tard 30 jours suivant la date de la dcision d'attribution, en utilisant le formulaire de l'annexe E9. Conformment au chapitre relatif aux subventions, sauf cas exceptionnels, tous les demandeurs doivent recevoir, dans les 6 mois suivant la date limite fixe pour le dpt de leur proposition complte, une notification concernant l'valuation de leur proposition. Si les demandeurs non retenus demandent des informations complmentaires, plus de dtails peuvent leur tre donns (par exemple les faiblesses dans leur proposition, une description de l'action juge insuffisante, un budget de correspondant pas aux activits proposes, un manque global de cohrence).
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2.10. Modification des contrats


Pour les modifications des contrats de subventions, voir la section 6.7. Pour les marchs, il peut savrer ncessaire de modifier des contrats si les circonstances touchant lexcution du projet ont chang aprs la signature du contrat initial. Les contrats ne peuvent tre modifis que pendant leur priode d'excution. Les modifications apportes un contrat doivent tre formalises par un ordre de service ou un avenant au contrat, en conformit avec les Conditions Gnrales du contrat. Les modifications substantielles au contrat doivent revtir la forme dun avenant. Cet avenant doit tre sign par les parties au contrat (et, en gestion dcentralise ex-ante, tre approuv et endoss par la Commission europenne). Les changements portant sur ladresse, le compte bancaire ou lauditeur (dans le cas de marchs de services) peuvent tre notifis simplement par crit par le titulaire du march au pouvoir adjudicateur, qui a cependant le droit de refuser le choix du compte bancaire ou dauditeur fait par le titulaire du march ou le bnficiaire de la subvention.

2.10.1. Principes gnraux


Les principes gnraux suivants doivent tre toujours respects: Les contrats ne peuvent tre modifis aprs la fin de leur priode d'excution. La priode d'excution du contrat est plus longue que la priode de mise en uvre de l'action. Ces deux priodes sont dfinies l'annexe A1. Un contrat peut tre modifi par avenant ou par ordre de service, dans les conditions prvues dans le contrat lui-mme. Dans des circonstances exceptionnelles, un avenant peut avoir un effet rtroactif condition que la priode d'excution ne soit pas dpasse. Toutefois le contractant n'aura confirmation que sa requte a t accepte par le pouvoir adjudicateur qu' la signature de l'avenant ou par l'mission de l'ordre de service. Le contractant ou bnficiaire de la subvention supporte donc le risque financier de tout cot expos ou de tout service prest ou fourniture livre avant la signature de l'avenant ou de l'ordre de service car le pouvoir adjudicateur peut refuser de signer un avenant ou d'mettre un ordre de service. Ce n'est qu' partir de la signature de l'avenant ou de l'mission de l'ordre de service que le contractant peut demander le paiement des cots, biens ou services. Exemple: en mars, un contractant demande le remplacement d'urgence d'un expert principal. Sa demande est accepte en avril. L'amendement au contrat entre en vigueur en avril validant rtroactivement le changement opr en mars. Le contractant ne peut demander le paiement des cots exposs en mars qu'aprs l'entre en vigueur de l'amendement en avril.

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Priode dexcution du contrat


Priode de mise en uvre de l'action
Priode de reporting, priode de garantie (fournitures, travaux)

Calendrier

Signature du contrat

Dbut des activits (prestation


services, livraison fournitures, construction ouvrages). Sagissant des subventions, la priode de mise en uvre des activits peut exceptionnellement commencer avant la priode dexcution du contrat. Voir section 6.2.8

Date de fin de la mise en uvre des activits (acceptation provisoire pour les fournitures et travaux)

Paiement final (pour marchs/subventions) ou rception dfinitive (uniquement pour fournitures et travaux)

Aucune modification de contrat ne peut altrer les conditions d'attribution en vigueur au moment o le march a t attribu. Suivant cette logique, les changements importants, telle qu'une altration fondamentale des termes de rfrence/des spcifications techniques, ne peuvent pas tre oprs par la voie d'un avenant ou d'un ordre de service. Le pouvoir adjudicateur ne doit pas accepter systmatiquement les demandes de modification de contrat. De telles demandes doivent tre justifies. Le pouvoir adjudicateur doit examiner les raisons avances et rejeter les demandes peu ou non fondes. Les modifications des montants prvus au contrat peuvent avoir des consquences sur les garanties financires lies au contrat. Lobjet de lavenant ou de l'ordre de service doit tre troitement li la nature du projet couvert par le contrat initial. Les parties au contrat doivent adresser leur demande de modification suffisamment l'avance pour permettre la signature de l'avenant par les deux parties avant la fin de la priode d'excution du contrat. Lorsque la modification du contrat tend les activits dj en cours, de tels cas sont considrs comme des procdures ngocies (voir points 3.2.4.1., 4.2.5.1. et 5.2.5.1. pour les dtails contractuels spcifiques relatifs aux procdures ngocies, et points 3.5., 4.6., 5.7. pour les dtails contractuels spcifiques relatifs aux modifications de contrat). Si un financement UE ou FED est sollicit, toute modification qui tend la priode de mise en uvre d'un contrat doit tenir compte de la ncessit mettre en uvre l'action et de procder aux paiements finaux avant lexpiration de la convention de financement sous laquelle le contrat initial a t sign.
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2.10.2. Prparation dun avenant


Lorsqu'il prpare un avenant, le pouvoir adjudicateur doit suivre les tapes suivantes: 1) Utiliser le modle davenant (voir Annexe B16, Annexe C12, Annexe D11, Annexe E10): Toute rfrence, dans lavenant propos, des articles et/ou annexes modifier doit correspondre aux articles et/ou annexes appropris du contrat initial. Tout avenant modifiant le budget doit inclure un nouveau budget indiquant les modifications qu'il apporte la dcomposition du budget initial et aux ventuels avenants antrieurs. (Voir Annexe B17, Annexe C13, Annexe D12 et Annexe E3h7). Si le budget est modifi par lavenant propos, le calendrier des paiements doit tre modifi en consquence, en tenant compte des ventuels paiements dj effectus pendant lexcution du contrat. Le calendrier des paiements doit galement tre modifi si la dure dexcution du contrat est prolonge. 2) Prparer un dossier comportant les lments suivants: a) b) c) Une note explicative justifiant les modifications proposes sur les plans technique et financier (voir modle lAnnexe A6); Une copie de la demande (ou de laccord) concernant les modifications proposes; trois exemplaires originaux de lavenant propos, tabli sur la base du modle davenant (voir Annexe A7) et incluant les ventuelles annexes rvises.

GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles expost 3) Signer et dater tous les originaux de lavenant et parapher chaque page des Conditions Particulires.

GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante 3) Le pouvoir adjudicateur fait parvenir le dossier davenant la Dlgat ion de l'Union europenne qui l'endosse (et paraphe toutes les pages des Conditions Particulires) confirmant ainsi le financement UE. Aucun endossement nest toutefois requis par la Dlgation dans certains cas prvus dans le Guide pratique des procdures pour les devis programme. Envoyer les trois exemplaires signs de lavenant au titulaire du contrat, qui doit les contresigner dans un dlai de 30 jours compter de leur rception et en retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagns, le cas chant, de la garantie financire requise dans lavenant.

4)

GESTION CENTRALISEE DIRECTE/GESTION DCENTRALISE avec contrles expost 5) la rception des deux exemplaires signs envoys par le titulaire du contrat, en envoyer un au service financier responsable des paiements et transmettre le deuxime au gestionnaire du projet.

GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante 5) la rception des deux exemplaires signs envoys par le titulaire du contrat, le pouvoir
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adjudicateur en transmet un la Dlgation de l'Union europenne. Lavenant prend effet la date de la dernire signature.

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3. Marchs de services
3.1. Introduction

Les marchs de services incluent les tudes et les assistances techniques. Les marchs de services sont parfois utiliss pour faire appel au savoir-faire extrieur. Les marchs dtudes conclus entre un prestataire de services et une autorit contractante comprennent notamment les tudes portant sur lidentification et la prparation de projets, les tudes de faisabilit, les tudes conomiques et de march, les tudes techniques, et les audits. Les marchs dassistance technique permettent d'avoir recours un prestataire de services pour exercer une fonction de conseil, grer ou superviser un projet, ou pour qu'il mette disposition les experts prvus au contrat. Les marchs de services devraient tre dcentraliss. Les contrats sont signs par le pays bnficiaire, avec lequel la Commission tablit une convention de financement

3.1.1. Types de contrat de services


Un contrat de service peut prvoir deux types de paiements : le paiement d'un forfait (prix global) lorsque le contrat prvoit une obligation de rsultat. Les services seront pays en fonction des rsultats atteints. Le paiement pourra tre retenu en partie ou en totalit si les rsultats prvus au contrat ne sont pas atteints. Si les rsultats ne sont que partiellement atteints, le paiement partiel sera fonction: du fait que les rsultats aient t affects diffrentes lignes budgtaires, sans que cela soit obligatoire, des ngociations avec le prestataire de services.

le paiement d'honoraires (prix unitaires) lorsqu' il n'est pas possible de prvoir les rsultats ou la quantit de travail ncessaire pour les atteindre. Dans un tel cas il est conomiquement plus avantageux de payer les services sur la base du temps effectivement travaill.

La plupart du temps, le contrat prvoit soit un paiement par forfait soit un paiement par honoraire. Exemples de marchs de services forfaitaires : Etudes, valuations, audits, organisation d'vnements tels que confrences, formations. Les tudes comprennent une varit de tches comme l'identification et la prparation de projets, les tudes de faisabilit, les tudes conomiques, de march ou techniques, la rdaction de document juridique, les valuations et audits. Le contrat prvoyant un paiement forfaitaire doit toujours prvoir le rsultat atteindre par le contractant. Le soumissionnaire doit annoncer dans son offre les moyens techniques ou oprationnels qu'il entend mettre en uvre. Toutefois ceux-ci n'entrent pas en ligne de compte pour mesurer le rsultat atteint. Exemples de marchs de services pays sur la base d'honoraires : La supervision de projet, l'assistance technique rsidente, la mdiation dans un processus impliquant de multiples acteurs (en fonction de la complexit de l'environnement).

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Les contrats d'assistance technique n'impliquent souvent qu'une obligation de moyens, ce qui signifie que le contractant est responsable de l'excution des tches qui lui sont confies en vertu des termes de rfrence et d'assurer la qualit des services fournis. Le contractant doit par ailleurs contribuer amliorer la performance de l'institution auprs de laquelle il est dtach. Le consultant a galement une obligation de diligence en vertu du contrat: il doit aviser l'autorit contractante en temps utile de tout ce qui pourrait affecter la bonne excution du projet. Les contrats pays sur base d'honoraires peuvent galement comprendre des activits payes sur la base d'un montant forfaitaire. Par exemple, un march de formation pourrait prvoir de payer les formations sur base d'honoraires et de payer l'laboration des supports de formation sur base d'un montant forfaitaire. Lorsque le contrat prvoit un paiement mixte, les termes de rfrence, le modle d'offre financire et le contrat lui-mme doivent prciser quelle partie du march fera l'objet d'un paiement forfaitaire ou sur base d'honoraires, et selon quelle mthode ceux-ci seront calculs. Enfin, un contrat mixte peut par exemple contenir un volet portant sur la conception et un autre portant sur la supervision. La partie conception comprendra une addition de prix forfaitaires (tude gotechnique, tude environnementale, tude conomique, etc.) alors que la partie supervision sera paye sur la base d'honoraires18. De la mme faon un contrat de supervision des routes comporte essentiellement des paiements d'honoraires puisque le travail du superviseur est affect par des facteurs indpendants de son contrle, comme par exemple les travaux supplmentaires, les retards de la part de divers intervenants, notamment l'entrepreneur lui-mme, l'autorit publique ou le bailleur de fonds. Toutefois, certaines tches de supervision pourraient faire l'objet d'un paiement forfaitaire, par exemple les tudes ou alternatives techniques devant tre ralises par des spcialistes extrieurs l'quipe titulaire. Une fois convenu le nombre de jours d'intervention des experts, cette prestation sera forfaitise. Par ailleurs, les projets d'assistance technique peuvent contenir une combinaison de prix forfaitaire et d'honoraires pour les projets structures en diffrentes phases : Une premire phase d'activits payables sur la base d'honoraires peut inclure un diagnostic, l'analyse des institutions et des intervenants, l'valuation des capacits, la dfinition conjointe des actions prcises et des rsultats concrets; Une deuxime phase peut consister par exemple raliser ces actions spcifiques. Ce rsultat pourrait faire l'objet d'un paiement forfaitaire.

Des directives sont disponibles dans les lignes directrices de la rforme de la coopration technique. Voir page 99 des lignes directrices intitules rendre la coopration technique plus efficace19. Accroitre l'utilisation de contrats prix forfaitaires : Dans les cas o un contrat de service impose la signature par les experts principaux de dclarations de disponibilit et d'exclusivit, le paiement d'honoraires se justifie s'il est trs difficile voire impossible de dfinir l'avance les rsultats attendus ou lorsque l'objet du contrat est par exemple d'apporter un soutien continu l'administration du pays bnficiaire. Dans les autres cas, le paiement forfaitaire est plus appropri que le paiement d'honoraires.

18

Le dossier d'appel d'offres combin pour les marchs de conception et supervision se trouve l'adresse suivante: http://myintracomm.ec.europa.eu/dg/devco/finance-contracts-legal/financing-contractingguides/Pages/practical-guide-prag.aspx http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/reform_technical_cooperation_fr.htm
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19

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Voici quelques avantages comparatifs du paiement forfaitaire : Les contrats prix forfaitaire peuvent inclure le cas chant une ventilation des prix prvoyant que le paiement soit progressivement ralis mesure que les rsultats sont atteints (par exemple en fonction de l'avancement des rapports initial, intermdiaire et final, ou encore l'avancement d'une tude donne). Exceptionnellement, il est possible de prvoir des dpenses accessoires sous un contrat prix forfaitaire. C'est ainsi qu'il est possible d'utiliser un contrat prix forfaire pour l'organisation de sminaires lorsqu'il est difficile d'estimer le nombre de participants par exemple. Le dossier d'appel d'offres peut-tre adapt pour prvoir les dpenses accessoires. La dclaration de disponibilit et d'exclusivit n'est en principe pas obligatoire dans le cas d'un contrat de service prix forfaitaire, en fonction des particularits du projet. Lorsqu'elle n'est pas ncessaire, les termes de rfrences peuvent cependant prvoir plusieurs profils, charge pour le soumissionnaire de dmontrer qu'il dispose des ressources humaines correspondantes. L'autorit contractante devra approuver les experts avant qu'ils mettent en uvre les services. Les appels d'offres de march de services forfaitaires peuvent inclure un processus de "certification" des experts, par lequel les experts seront interviews pour s'assurer qu'ils disposent effectivement des comptences annonces dans l'offre. Pour tenir compte du nombre potentiellement lev d'experts, cette "certification" peut avoir lieu pendant l'excution du contrat. Les mthodologies dfinies dans les offres doivent inclure un plan de travail indiquant les ressources que le soumissionnaire envisage de mobiliser, permettant ainsi une meilleure comparaison des offres et une base de ngociation pour le cas o un avenant au contrat serait ncessaire. Les contrats prix forfaitaire gnrent moins de micro-gestion, de vrification des feuilles de prsence et des dpenses accessoires et permettent ainsi de dgager plus de temps pour travailler sur des questions oprationnelles et sectorielles.

3.2.

Procdures de passation des marchs

3.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000


3.2.1.1. Procdure restreinte

Tous les marchs de services dune valeur gale ou suprieure 300 000 doivent faire lobjet dun appel doffres restreint aprs publication internationale dun avis de pr-information et dun avis de march comme prvu au point 3.3.1.

3.2.2. Marchs dune valeur infrieure 300 000


Les marchs dune valeur infrieure 300 000 peuvent faire lobjet soit dune procdure Contrat-cadre (voir point 3.4.1), soit dune procdure ngocie concurrentielle (voir point 3.4.2.) avec au minimum trois candidats.

3.2.3. Marchs d'une valeur infrieure ou gale 20 000


Ces marchs peuvent tre attribus sur la base d'une seule offre.

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Les paiements effectus pour des dpenses d'un montant infrieur ou gal 2 500 peuvent prendre la forme d'un simple remboursement de facture, sans acceptation pralable d'une offre.

3.2.4. Procdures non lies des seuils


3.2.4.1. Procdure ngocie

GESTION CENTRALISE DIRECTE/GESTION DCENTRALISE avec contrles exante. L'utilisation de la procdure ngocie requiert l'accord pralable de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. Les marchs de services peuvent tre passs aprs procdure ngocie sur la base d'une ou plusieurs offres dans les cas suivants: a) Lorsque pour des raisons d'urgence imprieuse rsultant dvnements imprvisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur tre imputables, les dlais exigs par les procdures vises larticle 104, paragraphe 1, points (a), (b) et (c) du rglement financier ne peuvent tre respects. Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise vises larticle 190, paragraphe 2 des rgles d'application du rglement financier applicable au budget gnral. (Voir annexe A11a20). b) lorsque les prestations sont confies des organismes publics ou des institutions ou associations sans but lucratif et ont pour objet des actions caractre institutionnel ou visant mettre en uvre une assistance aux populations dans le domaine social; c) pour des prestations fournies en prolongation de services dont la prestation a dj commenc. Deux cas de figure peuvent se prsenter: Prestations complmentaires ne figurant pas dans le march principal, mais qui sont devenues ncessaires lexcution du march la suite de circonstances imprvues, condition que ces prestations complmentaires ne puissent tre techniquement ou conomiquement spares du march principal sans inconvnient majeur pour le pouvoir adjudicateur et que le montant cumul des prestations complmentaires ne dpasse pas 50 % de la valeur du march principal; Prestations additionnelles consistant dans la rptition de services similaires confis au prestataire titulaire du march initial, condition que: i) le premier march ait donn lieu la publication dun avis de march et que la possibilit de recourir la procdure ngocie pour la fourniture de nouveaux services

20

L'Assistance durgence est un cas additionnel de procdure ngocie spcifique au FED, distinct de lextrme urgence mentionne au a), principalement pour les actions qui ne sont pas rgies par le nouvel article 19c de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou. Lassistance durgence, lie lapplication des articles 72 et/ou 73 de lAccord de Cotonou (voir Annexe A11a).
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dans le cadre du projet ainsi que le cot estim aient t clairement indiqus dans lavis en question21 ii) l'extension du march porte sur une valeur et une dure ne dpassant pas la valeur et la dure du march initial. d) lorsque la procdure d'appel doffres ou le recours tent un contrat-cadre sont rests infructueux, cest--dire qu'ils nont donn aucune offre mritant dtre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant particip audit appel , et remplissent les critres de slection, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies et en respectant le principe de concurrence loyale. Toutefois il n'est pas possible de recourir la procdure ngocie si aucune offre n'a t reue ou si aucun des soumissionnaires ne satisfait aux critres de slection. e) lorsque le march considr fait suite un concours et doit, conformment aux rgles applicables, tre attribu au laurat ou l'un des laurats du concours, auquel cas tous les laurats du concours doivent tre invits participer aux ngociations; f) lorsque, pour des raisons techniques ou tenant la protection de droits d'exclusivit, le march ne peut tre confie qu' un prestataire dtermin; g) pour les marchs dclars secrets, ou dont l'excution doit s'accompagner de mesures particulires de scurit, ou lorsque la protection des intrts essentiels de l'Union europenne ou du pays bnficiaire l'exige. h) Lorsqu'un nouveau contrat doit tre conclu suite la rsiliation anticipe du contrat existant. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport de ngociation (voir modle l'annexe A10) dcrivant la manire dont les ngociations ont t conduites et justifiant la dcision d attribution du march correspondante. Les procdures prsentes aux points 3.3.12.1. et 3.3.12.2. doivent tre suivies par analogie et le rapport de ngociation inclus dans le dossier du contrat.

3.2.4.2.

Dialogue comptitif

Pour plus de dtails, voir le point 2.4.7.

3.3.

Appels doffres restreints (pour les marchs dune valeur suprieure ou gale 300 000 )

3.3.1. Publicit des marchs


Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels la concurrence et la transparence requise, le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de pr-information et un avis de march pour tous les marchs de services dune valeur suprieure ou gale 300 000 .

21

Par consquent ce cas de figure ne s'applique qu'aprs les appels d'offres restreints.
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3.3.1.1.

Publication des avis de pr-information

Un avis de pr-information, prcisant les caractristiques particulires de la procdure d'appel d'offres lancer, doit tre publi au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. L'avis de pr-information doit indiquer de manire succincte lobjet, le contenu et le montant d u march concern. (Voir modle lannexe B1). Sa publication nengage pas le pouvoir adjudicateur financer le march et les prestataires de services ne doivent pas envoyer de candidature ce stade. Le pouvoir adjudicateur est responsable de la prparation de l'avis de pr-information et de son envoi la Commission europenne pour publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid. Cet envoi doit tre fait par voie lectronique (voir le guide des publications lannexe A11e). Le cas chant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et la publication et dans tout autre mdia appropri. GESTION CENTRALISE DIRECTE / GESTION DCENTRALISE avec contrles exante et ex post. Les avis de pr-information doivent tre envoys pour publication sous format lectronique la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe B1, a u moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traducti on.

3.3.1.2.

Publication des avis de marchs

Au minimum 30 jours aprs la publication de l'avis de pr-information, un avis de march doit tre publi au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome) et dans tout autre mdia appropri. La publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid est assure par la Commission europenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur). Si lavis de march est publi localement, le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles expost Les avis de marchs doivent tre envoys pour publication sous format lectronique aux services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe B2, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Outre ce qui est mentionn ci-dessus, les termes de rfrence finaliss (voir section 2.6) doivent galement tre soumis la Commission europenne, soit au mme moment, soit en avance afin de dmontrer que lavis de march propos correspond bien aux objectifs du contrat. Lavis de march doit indiquer aux potentiels prestataires de services les informations ncessaires pour leur permettre de dterminer leur capacit excuter le march en question. Les critres de slection identifis dans lavis de march doivent: tre formuls de manire claire, sans ambigut;

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tre faciles contrler sur la base des informations soumises en utilisant le formulaire de candidature standard (voir annexe B3); permettre de dterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait un critre de slection donn; pouvoir tre dmontrs par le soumissionnaire

Les critres figurant dans les documents annexs au prsent guide sont donns titre dexemple et doivent tre adapts en fonction de la nature, du montant et de la complexit du march. Seul un dlai raisonnable de prsentation des candidatures peut permettre de faire jouer valablement la concurrence. Le dlai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours compter de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid. Le dlai rel dpendra de lampleur et de la complexit du march. Dans le cas o lavis de march est galement publi localement par le pouvoir adjudicateur, il doit tre identique celui publi par la Commission europenne au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet d'EuropeAid et il doit tre publi simultanment. L'avis de march doit tre suffisamment clair pour viter aux candidats de devoir demander des claircissements ou des informations complmentaires pendant la procdure. Si ncessaire, les candidats peuvent nanmoins soumettre leurs questions au pouvoir adjudicateur. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse aux questions des candidats, modifie des informations dans l'avis de march, un rectificatif reprenant les modifications doit tre publi par lintermdiaire du service comptent de la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif doit tre publi au plus tard 7 jours aprs la demande de publication. La publication du rectificatif doit intervenir avant la date limite de soumission des candidatures. Cette date limite peut tre reporte, de faon permettre aux soumissionnaires de prendre en compte les changements. Il convient de noter que, en cas de demande dclaircissements manant dun candidat, le pouvoir adjudicateur ne peut mettre aucun avis pralable quant lvaluation de la candidature. Si des informations de l'avis de march doivent tre clarifies sans que cela ncessite de corriger l'avis de march, les clarifications doivent tre publies sur le site internet d'EuropeAid.

3.3.2. tablissement de la liste restreinte


Ltablissement de la liste restreinte des candidats doit tre ralis par un comit d'valuation nomm par le pouvoir adjudicateur et comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum trois) et dots de toutes les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les candidatures. Chaque membre doit matriser raisonnablement la langue dans laquelle les candidatures sont soumises. Tous les membres du comit dvaluation doivent obligatoirement signer une dclaration dimpartialit et de confidentialit (voir annexe A4). En ce qui concerne les responsabilits du comit d'valuation, voir. 2.8.3. GESTION CENTRALISE DIRECTE Le comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) est dsign personnellement par les services comptents de la Commission europenne. Le cas chant, le pays bnficiaire peut participer titre de membre votant (valuateur) ou titre d'observateur. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Le comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) est dsign
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personnellement par le pouvoir adjudicateur. La composition du comit d'valuation doit tre soumise pour approbation la Commission europenne. Celle-ci devrait participer titre d'observateur. La composition du comit est rpute approuve si, aprs 5 jours ouvrables, la Commission europenne na pas formul dobjection. En gnral, la Commission europenne dsigne un observateur pour suivre tout ou partie des dlibrations du comit d'valuation. La participation dautres observateurs doit tre soumise laccord pralable de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont dsigns personnellement par le pouvoir adjudicateur. La procdure de slection consiste : tablir la liste longue (voir modle lannexe B4) rsumant lensemble des candidatures reues; liminer les candidats non ligibles (voir point 2.3.1.) et ceux en situations dexclusion comme indiques aux sections 2.3.3. et 2.3.5.; appliquer sans modification les critres de slection publis.

S'agissant de la remise des documents justificatifs relatifs aux critres d'exclusion et de slection, voir les points 2.3.3. et 2.4.11. Aprs analyse des candidatures reues en rponse lavis de march, le comit d'valuation retient sur une liste restreinte les prestataires de services offrant les meilleures garanties d' excution satisfaisante du march. La liste restreinte doit comporter entre quatre et huit candidats. Si le nombre de candidats ligibles remplissant les critres de slection est suprieur huit, les critres additionnels publis dans lavis de march seront appliqus de faon ne retenir que les 8 meilleurs candidats ligibles. Voir le complment d'information la section 2.4.1.1 "critres de slection". Si le nombre de candidats ligibles et satisfaisant aux critres de slection est infrieur au chiffre minimal de quatre, le pouvoir adjudicateur peut inviter soumissionner uniquement ces candidats. Avant d'accepter une comptition entre moins de quatre candidats, un accord pralable est ncessaire. Cet accord pralable peut tre donn suite une vrification concernant la dure de la publication, les critres de slection utiliss et la nature des services fournir en fonction du budget allou. Ceci doit tre justifi dans le rapport d'valuation. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles EXANTE La Commission europenne doit donner son approbation pralable avant d'inviter soumissionner moins de quatre candidats. GESTION DCENTRALISE avec contrles EX-POST L'accord pralable de la Commission europenne n'est pas ncessaire La liste restreinte finale et la procdure ayant permis de l'tablir doivent tre compltement documentes dans le rapport de slection des candidatures (voir modle lannexe B5).
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Lors de l'tablissement de la liste restreinte et avant qu'elle soit approuve par le comit d'valuation, le pouvoir adjudicateur doit s'assurer qu'aucun candidat (y compris ses partenaires) ne se trouve en situation d'exclusion dans le Systme d'Alerte Prcoce. Le rapport de slection des candidatures est sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit d'valuation. GESTION CENTRALISE DIRECTE Le rapport de slection des candidatures doit tre soumis pour approbation au pouvoir adjudicateur qui doit approuver ou non les recommandations du comit d'valuation avant que les candidats slectionns ne soient invits soumettre leur offre. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Le rapport de slection des candidatures doit tre soumis pour approbation au pouvoir adjudicateur qui doit approuver ou non les recommandations du comit d'valuation. Le pouvoir adjudicateur doit ensuite soumettre ce rapport avec ses propres recommandations la Commission europenne pour approbation, avant que les candidats slectionns ne soient invits soumettre leur offre. Si la Commission europenne n'accepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur, elle doit adresser par crit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa dcision. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post L'accord pralable de la Commission europenne n'est pas ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comit d'valuation. Les candidats non slectionns sont informs par le pouvoir adjudicateur que leur candidature na pas t retenue au moyen dune lettre type, dont le modle figure lannexe B7. Les candidats slectionns reoivent une lettre dinvitation soumissionner et le dossier dappel doffres (voir modle lannexe B8). Simultanment, la liste restreinte finale doit tre publie sur le site internet dEuropeAid. Le pouvoir adjudicateur est responsable de la prparation de la liste restreinte en utilisant le modle lannexe B6 ainsi que de l'envoi sous format lectronique la Commission europenne pour publication sur le site internet dEuropeAid simultanment l'envoi de l'invitation soumissionner. Toute information non confidentielle peut tre divulgue aux candidats non slectionns qui en font la demande. titre dexemple, citons les motifs pour lesquels une rfrence ne satisfait pas aux critres de slection techniques ; ces informations peuvent, en effet, aider les candidats non slectionns participer avec succs de futurs appels doffres.

3.3.3. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres


Il est essentiel que le dossier dappel doffres soit complet, que les documents soient rdigs soigneusement et que la procdure de passation du march soit correctement applique. En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations ncessaires pour que les candidats invits soumissionner puissent prsenter leur offre: procdures suivre, documents fournir, cas de non-conformit, critres dattribution et pondration de ceux-ci, etc. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, il peut tre utile que les reprsentants des bnficiaires finaux soient associs ds le dbut la prparation de lappel doffres. Voir section 2.6 pour les lignes directrices relatives la prparation des termes de rfrence. Compte tenu de la complexit de nombreux contrats, la prparation du dossier dappels
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doffres peut ncessiter le recours un ou plusieurs spcialistes techniques externes. Chacun d'eux doit signer une Dclaration dobjectivit et de confidentialit (voir annexe A3). La responsabilit de l'laboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur. GESTION CENTRALISE DIRECTE La Commission europenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi. La pratique standard est de consulter le pays bnficiaire et, le cas chant, les autres parties concernes, et d'obtenir son/leur approbation sur le dossier d'appel d'offres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres la Dlgation de l'Union europenne pour approbation avant son envoi. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Lapprobation pralable du dossier dappel doffres par la Commission europenne nest pas ncessaire. CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES Conformment lannexe B8 A. Instructions aux soumissionnaires. B. Projet de contrat et Conditions particulires avec annexes C. Autres informations (avis relatif aux candidats retenus sur la liste restreinte, grille de conformit administrative, grille dvaluation) D. Modle de soumission de loffre Le dossier dappel doffres doit clairement indiquer si l'offre doit tre faite prix fermes et non rvisables. Les prix doivent en principe tre fixes et non sujets rvision, mais dans des cas spcifiques une clause de rvision des prix pourrait se justifier. Dans un tel cas, le dossier d'appel d'offres doit tablir les conditions et/ou les formules de rvision des prix applicables en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur doit alors tenir compte en particulier : a) de la nature du contrat et de la conjoncture conomique dans laquelle elle aura lieu ; b) de la nature et de la dure des tches et du contrat ; c) de ses intrts financiers. Une garantie est exige en contrepartie du versement de prfinancements suprieurs 300 000 . Cependant, si le titulaire du march est un organisme public, l'ordonnateur comptent peut, selon son analyse des risques, lever cette obligation. La garantie est libre en une fois au plus tard lorsque 80% du montant du march a t pay pour les marchs prix unitaires. Pour les marchs forfait, la garantie financire est libre aprs apurement du prfinancement.

3.3.4. Critres dattribution


Les critres dattribution du march permettent d'identifier loffre conomiquement la plus avantageuse. Ils ont trait la qualit technique et au prix de loffre. Les critres techniques servent porter une apprciation sur la qualit des offres techniques. Les deux principaux types de critres techniques portent sur la mthodologie et, pour le qui concerne les contrats sur base honoraire, les CV (curriculum vitae) des experts principaux proposs. Les critres techniques peuvent tre diviss en sous-critres. La mthodologie, par exemple, peut tre
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analyse sur la base des termes de rfrence, de lemploi optimal des ressources techniques et professionnelles disponibles dans le pays bnficiaire, du calendrier de travail, de ladquation des moyens aux tches, de lappui propos aux experts prsents sur le terrain, etc. Les CV peuvent tre nots en fonction de sous-critres tels que les qualifications, lexprience professionnelle, lexprience gographique, les aptitudes linguistiques, etc. Le comit d'valuation doit s'assurer que la mthodologie propose par le soumissionnaire corresponde aux dispositions des termes de rfrence. La mthodologie peut le cas chant aller au-del de ces prescriptions, mais elle ne peut en aucun cas aller en de ni s'en dtourner. A chaque critre technique est attribu un nombre de points rpartis entre les diffrents souscritres (le nombre de points est au total de 100 pour lensemble des critres). La pondration respective de chaque sous-critre technique dpend de la nature des services requis et est fixe au cas par cas dans le dossier dappel doffres, tel qu'indiqu dans le modle de grille d'valuation. Le systme de notation doit tre li de faon aussi prcise que possible aux termes de rfrence qui dcrivent les prestations fournir, et se rfrer des paramtres qui soient facilement identifiables dans les offres et, si possible, quantifiables. Le dossier dappel doffres doit contenir tous les dtails de la grille dvaluation technique avec ses diffrents critres et sous-critres et leur pondration respective. Les critres de slection utiliss pour tablir la li ste restreinte et les critres dattribution utiliss ensuite pour dterminer la meilleure offre doivent tre clairement distincts.

3.3.5. Informations complmentaires pendant la procdure


Le dossier dappel doffres doit tre suffisamment clair afin dviter aux candidats invits soumissionner d'avoir demander des informations complmentaires pendant la procdure. Si le pouvoir adjudicateur, soit de sa propre initiative soit en rponse la demande d'un candidat retenu sur la liste restreinte, fournit des informations complmentaires sur le dossier dappel doffres, il doit les communiquer par crit et simultanment tous les autres candidats retenus sur la liste restreinte. Les soumissionnaires peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur doit rpondre (en adressant une copie de sa rponse la Commission europenne, dans le cas dune gestion dcentralise ex-ante) toutes les questions des soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de rception des offres. Le pouvoir adjudicateur ne peut mettre aucun avis pralable quant lvaluation des offres. Dans un but de transparence, toutes les questions et rponses doivent tre envoyes simultanment tous les soumissionnaires. Lorsque le contenu technique de lappel doffres est particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut organiser une runion dinformation et/ou une visite de site . Cette runion doit tre annonce dans le dossier dappel doffres et avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Tous les frais lis la participation cette runion sont la charge des soumissionnaires. Pour des raisons de transparence et dgalit de traitement des soumissionnaires, aucune visite individuelle ne peut tre organise par le pouvoir adjudicateur pendant la priode dappel doffres.

3.3.6. Date limite de remise des offres


Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans linvitation soumissionner. Le dlai de remise des offres doit tre suffisant pour garantir la qualit des offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'exprience
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montre qu'un dlai trop court empche les candidats de soumissionner ou les conduit dposer des offres incompltes ou mal prpares. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles exante et ex-post Le dlai minimal entre la date d'envoi de la lettre dinvitation soumissionner par le pouvoir adjudicateur et la date limite de rception des offres est de 50 jours. Toutefois, dans des cas exceptionnels, (en cas de systme centralis et de systme dcentralis ex-ante : avec autorisation pralable des services comptents de la Commission europenne), ce dlai peut tre plus court.

3.3.7. Priode de validit


Voir point 2.8.5.

3.3.8. Prsentation des offres


Les offres doivent tre envoyes selon le principe de la double enveloppe, cest --dire dans un colis ou une enveloppe extrieure contenant deux enveloppes distinctes et scelles, portant les mentions Enveloppe A offre technique et Enveloppe B offre financire . Hormis loffre financire, tous les lments de loffre doivent tre placs dans lenveloppe A. Toute infraction cette mesure (par exemple, enveloppes non scelles ou mention dun lment de prix dans loffre technique) constitue un lment de non-conformit et donne lieu au rejet de loffre. Ce systme permet dvaluer successivement et sparment loffre technique et loffre financire: il garantit que la qualit technique des offres soit value indpendamment du prix propos. Loffre doit tre soumise en conformit avec les instructions aux soumissionnaires.

3.3.9. Comit dvaluation


En ce qui concerne la composition, l'impartialit et la confidentialit, les responsabilits et les dlais durant l'valuation complte, voir section 2.8. GESTION CENTRALISEE DIRECTE La pratique standard veut qu'au moins l'un des membres votants soit un reprsentant du pays bnficiaire.

3.3.10. Etapes de la procdure dvaluation


3.3.10.1. Rception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres ds leur rception en indiquant la date et l'heure. Il doit dlivrer un reu pour les offres remises en mains propres. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture. Les enveloppes extrieures contenant les offres doivent tre numrotes dans lordre de rception (quelles aient t ou non reues avant la date limite de rception des offres).

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3.3.10.2. Sance douverture des offres


Premire partie: phase prparatoire Cette premire runion du comit dvaluation a lieu avant le commencement effectif de lvaluation. Au pralable, le dossier dappel doffres doit avoir t communiqu aux membres du comit dvaluation. Le prsident expose lobjet de lappel doffres et explique les procdures suivre par le comit dvaluation, incluant la grille dvaluation, les critres dattribution et les pondrations spcifies dans le dossier dappel doffres. Deuxime partie: Ouverture des offres Voir la liste de contrle de louverture des offres lannexe B9. Troisime partie : conformit avec les prescriptions de forme Le comit doit dcider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme. Le rsum des offres reues est joint au rapport douverture des offres (voir annexe B1 0). Il doit tre utilis pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions de forme de remise des offres. Le prsident doit vrifier quaucun membre du comit dvaluation ne se trouve dans une situation de conflit dintrts potentiel avec l'un quelconque des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte, des offres reues, des membres du consortium et des ventuels sous-traitants identifis). Voir aussi points 2.8.2 et 2.8.3. Quatrime partie : Offres financires Les enveloppes contenant les offres financires doivent rester scelles. Elles sont conserves en lieu sr jusqu' la fin de l'valuation technique des offres.

3.3.10.3. valuation des offres


Si la majorit des membres du comit d'valuation le demande, le prsident peut communiquer par crit avec les soumissionnaires dont les offres ncessitent des clarifications, en leur donnant la possibilit de rpondre dans un dlai raisonnable fixer par le comit. Premire partie : conformit avec les prescriptions administratives Le comit vrifie la conformit des offres avec les prescriptions du dossier dappel doffres et en particulier avec la grille de conformit administrative (voir Annexe B8). Toute erreur formelle importante ou toute rserve majeure qui affecte lexcution du march ou fausse la concurrence conduit au rejet de l'offre concerne. Nationalit des sous-traitants : le comit dvaluation doit vrifier ce stade que les nationalits de tous les sous-traitants identifis dans les offres techniques satisfont la rgle de nationalit indique au point 2.3.1. La grille de conformit administrative incluse dans le dossier dappel doffres doit tre utilise pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions administratives. Veuillez noter que ni les pices justificatives correspondant aux critres de slection et d'exclusion ni celles relatives aux experts principaux, ne sont pas vrifies ce stade de l'valuation. Deuxime partie: Acceptation de l'offre technique Le comit procde alors lexamen des offres techniques, les offres financires restant scelles. Lors de lvaluation des offres techniques, chaque valuateur attribue une note chaque offre sur un score maximum de 100 points, conformment la grille dvaluation technique (qui prcise les critres techniques, les sous-critres et leur pondration) du dossier dappel doffres (voir point 3.3.4). Seules les offres obtenant un score de 80 points ou plus sont retenues. Le comit et les
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valuateurs ne peuvent en aucun cas modifier la grille dvaluation technique communique aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres. En pratique, il est recommand de noter chaque offre en fonction de chaque critre successivement, plutt que de noter une offre aprs lautre sur lensemble des critres. Si le contenu dune offre est incomplet ou s'carte dune manire substantielle d'un ou plusieurs critres techniques dattribution spcifis dans le dossier dappel doffres (par exemple, le profil exig pour un expert donn), loffre doit tre limine doffice, sans tre note, mais cela doit tre justifi dans le rapport d'valuation. Les experts doivent tre nots en fonction des exigences indiques dans les termes de rfrence. Les soumissionnaires doivent fournir des pices justificatives pour leurs experts principaux. Ces pices comprennent les copies des diplmes mentionns dans le CV, de mme que les certificats des employeurs et les rfrences tablissant l'exprience professionnelle indique dans le CV. Si des justificatifs manquants sont demands, ils ne peuvent concerner que l'exprience pertinente et les diplmes requis par les termes de rfrence. Seuls seront pris en compte les diplmes et expriences tayes par des pices justificatives. Pour les marchs sur base d'honoraires, l'indication du temps de travail de l'expert principal est laisse la discrtion du soumissionnaire, car ce temps de travail est li la mthodologie propose. Celle-ci doit inclure le temps de travail ncessaire chaque expert principal afin d'atteindre les rsultats requis du projet. Si des variantes sont expressment permises dans le dossier dappel doffres, elles sont notes sparment. Quand des variantes sont permises, le pouvoir adjudicateur peut les prendre en considration lorsque: elles sont prsentes par le soumissionnaire prsentant l'offre conomiquement la plus avantageuse dans l'valuation, et si elles remplissent les exigences du dossier d'appel d'offres en terme de qualit et de rsultats minimum exigs.

Chaque membre votant du comit remplit une grille dvaluation (voir annexe B12) dans laquelle il consigne son valuation de chaque offre technique afin dtablir une apprciation gnrale des atouts et des faiblesses des diffrentes offres techniques. Une fois le travail dvaluation technique termin, lors de la runion du comit, les notes attribues par chacun des valuateurs sont compares. Outre le rsultat chiffr de sa notation, lvaluateur doit fournir les raisons de ses choix et justifier sa notation au sein du comit dvaluation. Le comit dbat de chaque offre technique et chaque valuateur attribue une note finale. Les membres du comit peuvent modifier leurs grilles dvaluation individuelles en tenant comp te de la discussion gnrale sur les mrites de chaque offre. En cas de diffrences majeures entre les valuateurs, les valuateurs se diffrenciant des autres doivent justifier pleinement leur position. Aprs examen de chaque offre technique, chaque valuateur finalise sa grille dvaluation pour chaque offre technique et la signe, avant de la remettre au secrtaire du comit dvaluation. Le secrtaire doit alors faire la synthse des remarques des membres du comit dans le rapport dvaluation. Le secrtaire calcule la note globale finale, qui est la moyenne arithmtique des notes individuelles finales. Les entretiens devraient constituer la pratique standard lorsqu' la lecture du CV, il apparait que l'expert propos n'a pas d'exprience pertinente de projets de l'Union Europenne dans la mme
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zone linguistique et quil apporte une exprience fondamentale pour la mise en uvre du projet . Dans d'autres cas, par exemple en cas de procdure en gestion centralise, des vrifications l'intrieur de la Commission Europenne sont plus appropries. Les entretiens doivent tre prvus dans le dossier d'appel d'offres et doivent tre bien prpars s'ils ont effectivement lieu. La mthode prfre pour mener les entretiens devrait tre celle de l'entretien par tlphone (ou tout moyen quivalent). Exceptionnellement, et seulement pour autant que cela soit dment justifi, puisque cela implique des frais considrables tant pour les soumissionnaires que pour le pouvoir adjudicateur, la mthode pourra consister en un entretien en personne. Avant de conclure dfinitivement lvaluation des offres techniques , le comit d'valuation peut s'entretenir avec les experts principaux proposs dans les offres techniquement conformes (cest-dire celles qui ont obtenu une note moyenne gale ou suprieure 80 points au terme de lvaluation technique). Il est recommand d'auditionner galement les soumissionnaires ayant reu des notes proches du seuil d'acceptation des offres techniques. Les entretiens doivent avoir lieu intervalles rapprochs pour permettre les comparaisons. Le comit convient l'avance du cadre de l'entretien et pose les mmes questions tous les experts et autres membres du personnel entendus. Le calendrier indicatif de ces entretiens doit tre mentionn d ans le dossier dappel doffres. Le jour et lheure de lentretien doivent tre communiqus aux soumissionnaires au minimum 10 jours lavance. En cas de force majeure empchant le soumissionnaire de participer lentretien, les parties conviennent d'une date et d'une heure alternatives. Si le soumissionnaire nest pas en mesure de participer cette seconde occasion d'entretien, son offre peut tre limine. Le comit d'valuation peut ajuster les notes des experts interviews, lissue de ces entretiens mais sans modifier ni la composition ni la pondration des critres fixs dans la grille dvaluation technique et en justifiant ces ajustements. Cette procdure doit tre consigne dans le rapport dvaluation. Une fois que le comit a tabli la note moyenne attribue chaque offre technique (la moyenne arithmtique des notes finales attribues par chaque membre votant), toute offre qui na pas atteint le score minimum de 80 points est limine. Si aucune offre natteint 80 points ou plus, la procdure dappel doffres est annule. Parmi les offres atteignant le seuil de 80 points, la meilleure offre technique reoit 100 points. Les autres offres se voient attribuer une note calcule selon lquation suivante : Note technique = (note finale de loffre technique en question / note finale de la meilleure offre technique) x 100.

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Exemple de relev dvaluation des offres: Premire partie: valuation technique Note maximum possible valuateur A valuateur B valuateur C Total Note moyenne (moyenne mathmatique) Note technique (note finale effective / note finale la plus leve) * Seuls les soumissionnaires
pour lvaluation financire

Soumissionnaire 1 55 60 59 174 174/3 = 58,00

Soumissionnaire 2 88 84 82 254 254/3 = 84,67 84,67/85,33 x 100 = 99,22

Soumissionnaire 3 84 82 90 256 256/3 = 85,33

100 100 100 300

limin*

100,00

ayant obtenu une note moyenne gale ou suprieure 80 points sont retenus

3.3.10.4. valuation des offres financires


lissue de lvaluation technique, les enveloppes contenant les offres financires qui nont pas t limines au cours de lvaluation technique (cest--dire celles qui ont atteint une note moyenne gale ou suprieure 80 points) sont ouvertes et tous les exemplaires originaux de ces offres financires sont paraphs par le prsident et le secrtaire du comit dvaluation .scelles et tre conserves. Elles doivent tre archives par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant lappel doffres. Le comit dvaluation doit sassurer que loffre financire satisfait lensemble des prescriptions de forme. Si ce n'est pas le cas, elle peut tre rejete. Tout rejet fond sur ces motifs devra tre dment justifi dans le rapport dvaluation. Le comit dvaluation vrifie que les offres financires ne comportent pas dventuelles erreurs arithmtiques videntes. Celles-ci sont corriges sans prjudice pour le soumissionnaire. Les enveloppes contenant les offres financires des soumissionnaires rejets l'issue de l'valuation technique doivent rester scelles et tre conserves. Elles doivent tre archives par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant lappel doffres. 1. Le montant total du march comprend les honoraires (y compris les frais gnraux), la provision pour dpenses accessoires (le cas chant montant forfaitaire) et la provision pour vrification des dpenses22 telles que spcifie dans le dossier dappel doffres. Ce montant total est compar au budget maximal disponible pour le march. Les offres dpassant le budget maximal allou au march sont limines. Le comit dvaluation procde ensuite la comparaison financire des honoraires et les montants forfaitaires des diffrentes offres financires. La provision pour dpenses accessoires ainsi que la provision pour vrification des dpenses sont exclues de la comparaison des offres financires conformment ce qui est indiqu dans le dossier dappel doffres.

22

Dans les cas exceptionnels o la vrification des dpenses doit tre faite par les services de la Commission europenne eux-mmes, les documents de l'appel d'offre, en ce compris le modle contractuel propos, doivent tre dment adapts. Une drogation est donc requise.
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Loffre prsentant les honoraires et les montants forfaitaires les plus bas reoit 100 points. Les autres offres se voient attribuer une note calcule selon lquation suivante: Note financire = (total des honoraires et montants forfaitaires les plus bas / total des honoraires et montants forfaitairesde loffre en question) x 100. Lors de lvaluation des offres financires, le comit dvaluation compare uniquement le total des honoraires et montants forfaitaires. Exemple de relev dvaluation des offres Deuxime partie: valuation financire* Note maximum possible Total des honoraires et montants forfaitaires Note financire (total des honoraires et montnants forfaitaires les moins levs / total des honoraires et montants forfaitaires effectifs x 100) Elimin suite lvaluation technique Soumissionnaire 1 Soumissionnaire 2 Soumissionnaire 3

951.322

1.060.452. 951.322 / 1.060.452. x 100 = 89,71

100

* Seuls les soumissionnaires ayant obtenus une note moyenne gale ou suprieure 80 points lors de lvaluation technique sont retenus pour lvaluation financire.

3.3.10.5. Conclusions du comit dvaluation


Le choix de loffre conomiquement la plus avantageuse rsulte dune pondration de la qualit technique et du prix des offres selon une clef de rpartition 80/20. cet effet: les points attribus aux offres techniques sont multiplis par un coefficient de 0,80 les points attribus aux offres financires sont multiplis par un coefficient de 0,20.

Exemple de relev dvaluation des offres Troisime partie: valuation pondre Note Soumissionnaire maximum 1 possible Note technique x 0,80 Elimin suite lvaluation technique Soumissionnaire 2 99,22 x 0,80 = 79,38 100,00 x 0,20 = 20,00 79,38 + 20,00 = 99,38 Soumissionnaire 3 100,00 x 0,80 = 80,00 89,71 x 0,20 = 17,94 80,00 + 17,94 = 97,94

Note financire x 0,20

Note globale

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Classement final

Les notes techniques et financires pondres sont additionnes pour identifier l'offre ayant obtenue la meilleure note c'est--dire le meilleur rapport qualit/prix. Il est essentiel que les calculs soient effectus en respectant strictement les instructions ci-dessus. Le comit d'valuation doit recommander d'attribuer le march loffre atteignant la note globale la plus leve la condition que les pices justificatives correspondant aux critres de slection et d'exclusion soient vrifies et acceptes. Programmes financs par le FED Lorsque deux offres sont reconnues de qualit conomique et technique quivalentes, la prfrence est donne: a) b) au soumissionnaire ressortissant dun Etat ACP; ou si une telle offre fait dfaut, au soumissionnaire qui: - offre la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Etats ACP; - offre les meilleures possibilits de sous-traitance aux socits, entreprises ou personnes physiques des Etats ACP; ou - prsente un consortium de personnes physiques, dentreprises ou de socits des Etats ACP et de l'Union europenne

Au terme de ses dlibrations, le comit dvaluation peut recommander: d'attribuer le march au soumissionnaire ayant soumis une offre: o conforme aux prescriptions de forme et aux rgles dligibilit; o dont le budget total ne dpasse pas le budget maximum disponible pour le march; o satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipules dans le dossier dappel doffres; et o correspondant loffre conomiquement la plus avantageuse (satisfaisant lensemble des conditions ci-dessus); ou d'annuler lappel doffres (voir point 2.4.13.)

Le pouvoir adjudicateur prend sa dcision sur la base du rapport d'valuation tabli par le comit. GESTION CENTRALISE DIRECTE Lensemble de la procdure (valuation technique et financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe B11) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis pour approbation a ux services comptents de la Commission europenne, qui doivent dcider si les recommandations sont acceptes ou non. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Lensemble de la procdure (valuation technique et financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe B11) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis pour approbation aux services comptents du pouvoir adjudicateur, qui dcide si les recommandations sont acceptes ou non. Le pouvoir adjudicateur doit alors soumettre pour approbation le rapport d'valuation et sa dcision la Commission europenne pour approbation. Si une proposition dattribution est formule alors que la Commission europenne na pas encore reu une copie des offres, celles -ci

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doivent lui tre transmises. Si la Commission europenne naccepte pas la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, elle doit lui crire en lui indiquant les motifs de sa dcision. La Commission europenne peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur comment il doit procder et lui indiquer les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser le contrat propos sur la base de la procdure dappel doffres. Si la Commission europenne approuve la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, ce dernier, selon la dcision prise, soit dbute la procdure d'attribution du march (voir point 3.3.12), soit annule lappel doffres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Le pouvoir adjudicateur puisse agir sur la base des recommandations du comit dvaluation sans accord pralable de la Commission europenne. La procdure d'valuation doit tre mene tape par tape. Le principe de la soumission des offres technique et financire dans deux enveloppes spares permet d'viter qu'un valuateur connaisse l'offre financire et soit influenc par le prix propos lors de l'valuation technique de l'offre. Toute dviation de la procdure d'valuation conduit l'annulation de l'appel d'offres. Lensemble de la procdure dvaluation, y compris la notification lattributaire, doit se drouler pendant la priode de validit des offres. A cet gard, il est important de garder lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la procdure dvaluation dure trop longtemps. Voir la section 2.8.5. Sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, la procdure entire dappel doffres est confidentielle. Les dcisions du comit dvaluation sont collectives et ses dlibrations doivent rester secrtes. Les membres du comit dvaluation et les ventuels observateurs ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, ce dernier doit obtenir laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. En particulier, le rapport dvaluation est exclusivement destin usage officiel et ne peut tre communiqu ni aux soumissionnaires ni aucune partie autre que les services habilits du pouvoir adjudicateur, de la Commission europenne et des autorits de contrle (par exemple, la Cour des comptes europenne).

3.3.11. Annulation de la procdure dappel doffres


Voir point 2.4.13.

3.3.12. Attribution du march


3.3.12.1. Notification l'attributaire du march
GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE EX POST Avant l'expiration de la priode de validit des offres, et sur la base du rapport dvaluation tel quapprouv, le pouvoir adjudicateur informe lattributaire, par crit, que son offre a t retenue (voir modle de lettre en annexe A8) en lui signalant, le cas chant, les erreurs arithmtiques videntes qui ont t corriges lors de la procdure dvaluation. Au plu s tard avant la notification
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de l'attribution du march ou de l'octroi de la subvention, le pouvoir adjudicateur doit s'assurer que le tiers concern (c'est--dire le soumissionnaire et ses partenaires) ne figure pas dans le Systme d'Alerte Prcoce. Le Systme d'Alerte Prcoce est un outil d'alerte interne, contenant des informations classifies concernant les tierces parties susceptibles de prsenter une menace aux intrts financiers de l'UE. Les alertes sont insres dans la FEL (Fiche d'entit lgale). Le SAP a t cr en1997 par la Commission europenne. Il est rglement par la dcision du 16 dcembre 2008 de la Commission. Le premier objectif de ces alertes est d'informer les diffrents services de la Commission europenne que les parties avec lesquelles la Commission est susceptible d'avoir des relations financires: ont commis ou sont suspects d'avoir commis des fraudes ou des erreurs administratives graves; font l'objet d'une saisie-arrt ("attachement order" in English), qui empche la Commission de payer directement le tiers vis; font l'objet d'ordres de recouvrement significatifs mis par la Commission pour lesquels les dlais de paiement sont dpasss (les "trs mauvais dbiteurs"); sont en situation d'exclusion, conformment au Rglement Financier ou en application de Rglements du Conseil relatifs la Politique Etrangre et de Scurit Commune qui imposent des restrictions financires;

Le deuxime objectif de ces alertes est d'inciter les services de la Commission europenne prendre les mesures leur disposition dans la lgislation de l'Union pour protger les intrts financiers de l'Union europenne. Les informations classes dans le SAP sont confidentielles et ne peuvent tre diffuses qu'aux tierces parties concernes par ces alertes, leur demande, conformment l'article 8 de la Dcision instituant le SAP (et en aucun cas l'autres parties). Dans le mme temps les rsultats sont notifis au deuxime meilleur soumissionnaire (annexe B13b) ainsi qu'aux autres soumissionnaires (annexe B13c). Les lettres de notification peuvent galement tre envoyes par emails ou tlcopies. GESTION DCENTRALISE EX ANTE Outre ce qui prcde, la Commission europenne doit formellement approuver lattribution avant lenvoi des lettres de notification. La notification lattributaire (annexe B13a) prolonge automatiquement de 60 jours la validit de loffre retenue. Dans le mme temps, le deuxime meilleur soumissionnaire est inform du rsultat (annexe B13b). Le pouvoir adjudicateur se rserve le droit de lui attribuer le march s'il s'avre impossible de signer le contrat avec l'attributaire. La seconde meilleure offre est conserve, elle reste valable et sa priode de validit sera automatiquement tendue de 60 jours en cas de notification d'attribution. Par ailleurs le pouvoir adjudicateur informe simultanment et par crit les autres soumissionnaires (annexe B13c). En consquence leurs offres ne sont plus valables. Suite leur demande, toute information non confidentielle peut tre transmise aux soumissionnaires non retenus. Il peut s'agir par exemple des forces et faiblesses de leur offre ou de toute autre information susceptible de les aider amliorer leur offre, en vue d'un appel d'offres futur. Ds que le contrat est sign avec l'attributaire, le pouvoir adjudicateur doit informer le second meilleur soumissionnaire.
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3.3.12.1.1. Disponibilit des experts principaux et des remplaants proposs.


Lorsqu'il lui notifie l'attribution, le pouvoir adjudicateur demande lattributaire de confirmer la disponibilit des experts clefs dans les cinq jours suivant la date figurant sur la lettre de notification. Conformment la dclaration de disponibilit et d'exclusivit, les experts principaux doivent accepter le premier recrutement qui leur est propos. Si l'un de ses experts principaux n'est plus disponible, l'attributaire a le droit de proposer un remplaant. Cela peut tre le cas par exemple lorsque l'expert a dj t recrut dans le cadre d'un autre appel d'offres. L'attributaire doit justifier sa proposition de remplacement et le pouvoir adjudicateur value le bien-fond de cette proposition. Son acceptation n'est pas limite des cas spcifiques. Le pouvoir adjudicateur vrifie que la note globale obtenue par l'expert remplaant est au moins aussi bonne que celle de l'expert remplacer. En tout tat de cause, l'expert remplaant doit atteindre les prrequis minimum pour chaque critre d'valuation. Le pouvoir adjudicateur peut consulter le comit d'valuation et s'entretenir avec un ou plusieurs experts remplaants par tlphone ou vidoconfrence. La proposition de remplacement doit intervenir au plus tard dans les quinze jours suivant la date figurant sur la lettre de notification. Au cours de cette priode de temps qui sera sa seule opportunit, l'attributaire pourra proposer plusieurs remplaants. Cependant, les experts prsents dans les offres des soumissionnaires non retenus dans le cadre du mme appel d'offres ne peuvent pas tre proposs en tant que remplaant. Le pouvoir adjudicateur pourra choisir parmi les remplaants proposs. Si le pouvoir adjudicateur accepte un remplaant propos, la proposition de contrat doit inclure sa justification. Si aucun expert remplaant n'est propos ou si aucun d'eux n'est acceptable, le pouvoir adjudicateur peut soit attribuer le march au second meilleur soumissionnaire, (en lui offrant galement la possibilit de remplacer les experts clefs dans les mmes conditions) soit annuler la procdure. Rsum des scenarii : a) L'expert principal est disponible : Une fois que l'attributaire a confirm la disponibilit des experts principaux, le pouvoir adjudicateur prpare le contrat pour la signature, voir section 3.3.12.2. b) Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles mais les remplaants proposs sont acceptables : Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibilits. Dans le dlai imparti il lui propose les remplaants en fournissant les pices justificatives attendues (qui sont identiques celles demandes pour les experts initiaux) en justifiant l'indisponibilit de ces derniers. Le pouvoir adjudicateur vrifie que le remplaant remplit les conditions minimales requises pour chaque critre des termes de rfrences et qu'il obtient une note globale au moins quivalente celle obtenue par l'expert propos initialement. Si plusieurs experts remplaants sont proposs pour le mme poste, le pouvoir adjudicateur choisit parmi eux. L'ordonnateur justifie ce choix par crit, lequel est joint au contrat et en fait partie part entire, voir section 3.3.12.2. c) Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles et les remplaants proposs NE sont PAS acceptables : Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibilits. Dans le dlai imparti il lui propose les remplaants en fournissant les pices justificatives attendues (qui sont identiques celles demandes pour les experts initiaux) en justifiant l'indisponibilit de ces derniers. Le pouvoir adjudicateur vrifie que le remplaant remplit les conditions minimales requises pour chaque critre des termes de rfrences et qu'il obtient une note
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globale au moins quivalente celle obtenue par l'expert propos initialement. Si le(s) remplaant(s) n'est/ne sont pas accept(s), le contrat peut alors tre propos au second meilleur soumissionnaire en lui donnant la possibilit de proposer des experts remplaants dans les mmes conditions, ou alors l'appel peut tre annul. GESTION CENTRALISE DIRECTE La comptence pour attribuer le march, annuler l'appel d'offres, accepter ou refuser l'expert remplaant appartient l'ordonnateur et sa dcision doit faire l'objet d'un crit qui sera conserv. GESTION DCENTRALISE avec contrles EX ANTE La dcision d'accepter ou non l'expert remplaant, d'attribuer au second meilleur soumissionnaire ou d'annuler la dcision doit tre approuve par la Commission europenne, qui accepte ou non les recommandations. Si cette dernire les refuse, elle doit crire au pouvoir adjudicateur pour lui expliquer les raisons de sa dcision. Elle peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser ces recommandations. GESTION DCENTRALISE avec contrles EX POST Le pouvoir adjudicateur est seul comptent pour prendre ces dcisions. L'approbation pralable de la Commission n'est pas requise. Lorsque le march est attribu sur la base d'une convention de financement qui n'est pas encore signe la date du lancement de l'appel, le pouvoir adjudicateur ne doit pas notifier les soumissionnaires avant que cette convention n'ait t signe.

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3.3.12.2. Approbation des experts principaux


Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur et que le pays bnficiaire n'a pas t invit participer au comit en qualit d'valuateur, le cas chant,23 la dlgation de l'Union

23

Pour des raisons pratiques, il n'est toutefois pas opportun de requrir cette approbation dans les cas o il y a beaucoup de pays bnficiaires.
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europenne, avant la signature du contrat, lui notifie le nom du soumissionnaire retenu et lui demande d'approuver les experts principaux. En cas de rejet d'un expert, le pays bnficiaire doit dment justifier sa position par crit (par exemple persona non grata, trouble l'ordre public, divulgation d'informations qui pourrait auraient pu avoir une influence sur le rsultat de l'valuation). Si le pouvoir adjudicateur accepte le rejet de l'expert principal, l'attributaire du march peut proposer un remplaant (voir section 3.3.12.1.1). Si le remplacement choue, le march peut tre attribu au second meilleur soumissionnaire, s'il y en a un. L encore le reprsentant du pays bnficiaire a le droit d'approuver les experts principaux. En cas d'absence d'un deuxime meilleur soumissionnaire ou en cas de rejet de ses experts, le march est annul. La demande d'approbation des experts principaux dcrite ci-dessus ne constitue pas une demande d'approbation de l'valuation faite par la Commission Europenne. L'approbation des experts principaux devra aussi tre obtenue pour tout remplacement d'un expert principal propos par un contractant. Le pays bnficiaire ne peut diffrer son approbation moins de faire part la Commission europenne de ses objections l'encontre des experts proposs, par crit et en les justifiant de faon dtaille. Si le pays bnficiaire ne donne pas ou ne refuse pas son approbation dans les 15 jours suivant la date de la demande d'approbation, l'expert est rput approuv. Un remplacement d'expert ne peut tre sollicit par le pays bnficiaire que si des objections dment motives et justifies sont formules par crit.

3.3.12.3. Prparation et signature du contrat


Lors que le pouvoir adjudicateur prpare le contrat pour signature, il doit procder comme suit: Le pouvoir adjudicateur doit prparer un contrat (si possible imprim recto/verso) en respectant la structure suivante : a) note explicative conforme au format figurant l'annexe A6 (le cas chant en incluant une justification pour l'approbation du remplacement des experts principaux) b) copie de la convention de financement autorisant le projet, c) copie des publications relatives l'appel d'offres (avis de pr-information, avis de march et liste restreinte), rapport de slection des candidatures, rapport d'ouverture des offres, rapport d'valuation avec la dcision d'attribution et autres informations pertinentes), d) trois exemplaires (en gestion dcentralise) ou deux exemplaires (en gestion centralise) originaux du contrat propos, tabli sur la base du modle de contrat. Les conditions gnrales, formulaires et autres informations doivent tre reproduites sans modification dans chaque contrat. Seules les conditions particulires doivent tre compltes par le pouvoir adjudicateur. En gestion dcentralise avec contrles ex-ante, le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier de contrat la dlgation de l'Union europenne pour endossement. La dlgation signe tous les originaux du contrat, paraphe toutes les pages des conditions particulires et le budget, pour confirmer le financement de l'UE, avant de les renvoyer au pouvoir adjudicateur. Le guide pratique des procdures pour les devis programmes prvoit certains cas pour lesquels aucun endossement n'est prvu.

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signer et dater tous les exemplaires originaux du contrat, parapher toutes les conditions particulires et le budget, envoyer les exemplaires originaux du contrat l'attributaire du march, qui doit les contresigner dans les trente jours suivant leur rception, en conserver un exemplaire et renvoyer l'autre ou les deux autres au pouvoir adjudicateur.

Si l'attributaire ne se conforme pas ces conditions en temps utile, ou si un moment quelconque il ne souhaite plus ou n'est plus en mesure de signer le contrat, il ne peut plus se voir attribuer le march. Il faut alors prparer un nouveau contrat pour la deuxime meilleure offre conforme (pour autant qu'elle soit toujours valide). En gestion centralise directe et gestion dcentralise avec contrles ex-post : A la rception des deux exemplaires originaux signs par l'attributaire, le pouvoir adjudicateur vrifie qu'ils correspondent strictement ceux envoys avant d'en envoyer un au service en charge des paiements. En gestion dcentralise avec contrles ex-ante : A la rception des deux exemplaires originaux signs par l'attributaire, le pouvoir adjudicateur adresse l'un d'eux la dlgation de l'Union europenne. Le pouvoir adjudicateur s'assure que le contrat a t sign par la personne dment habilite le faire au nom de la personne morale attributaire du march. Le contrat prend effet la date de la dernire signature. Un contrat ne peut pas entrer en vigueur avant cette date ni couvrir de services antrieurs cette date. Le pouvoir adjudicateur doit conserver tous les documents relatifs l'attribution et l'excution du contrat pour une priode minimale de 7 ans compter du paiement du solde et ce, jusqu' la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat. Pendant et aprs cette priode, le pouvoir adjudicateur traitera les donnes personnelles en conformit avec sa politique de confidentialit. Ces documents doivent tre disponibles pour des contrles par la Commission europenne, des enqutes de l'OLAF ou des vrifications de la Cour des Comptes. Le contrat propos doit suivre lannexe B8.

3.3.12.4. Publier lattribution du contrat


Quelle que soit la procdure, le pouvoir adjudicateur informe dans les meilleurs dlais les candidats et soumissionnaires des dcisions relatives l'attribution du march, y compris les motifs pour lesquels il renonce le cas chant l'attribuer. Une fois le contrat sign, le pouvoir adjudicateur prpare sans dlai l'avis de d'attribution en utilisant le modle de lannexe B14 et l envoie par voie lectronique la Commission europenne pour publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid (voir le guide des publications lannexe A11e). Le cas chant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et la publication et dans tout autre mdia appropri.. L'avis d'attribution de march est publi dans le cas o un avis de march a t publi ou si la valeur du march est suprieure au seuil international ( 300 000 ), moins que le march n'ait t dclar secret ou que son excution s'accompagne de mesures de scurit particulires ou lorsque la protection des intrts essentiels de l'Union europenne ou du pays bnficiaire l'exige, et lorsque la publication de l'avis d'attribution du march n'est pas juge approprie. Par ailleurs, le pouvoir adjudicateur doit enregistrer toute statistique concernant l'attribution du march, notamment son montant, le nom de l'attributaire et des autres soumissionnaires.
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Le modle de formulaire mentionn ci-dessus doit-tre utilis pour transmettre les informations aux soumissionnaires non retenus. Nanmoins, toute information supplmentaire peut leur tre divulgue condition qu'elle ne soit pas confidentielle. A titre d'exemple, citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles. Ces informations peuvent en effet, aider les soumissionnaires non retenus remporter de futurs appels d'offres. Voir galement le point 2.9

3.3.13. Mise disposition et remplacement des experts


Lorsque la procdure d'appel d'offres implique la mise disposition dexperts, le titulaire du march est tenu de fournir les experts spcifis dans son offre. Cette exigence peut prendre diffrentes formes. Quelles quen soient les modalits, les experts principaux que le titulaire du march doit mettre disposition, doivent tre identifis et dsigns dans le contrat. Le comit peut recommander l'exclusion d'un soumissionnaire au cas o la socit et/ou les experts proposs dissimulent volontairement le fait que tout ou partie de l'quipe propose dans leur offre est indisponible partir de la date prvue dans le dossier dappel doffres pour le dmarrage de la mission, ou s'il est tabli que la socit a propos des noms d'experts sans obtenir leur consentement. Dans ces cas, il convient de rappeler que le soumissionnaire ou le titulaire peut galement tre frapp de sanctions administratives et financires imposes par la Commission europenne, telles que prvues la section 2.3.4 du prsent guide, pouvant aller jusqu' leur exclusion d'autres marchs financs par l'Union europenne. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles expost Le pouvoir adjudicateur peut annuler le contrat sur la base de l'article 36.3 (m) des conditions gnrales, s'il apprend qu'un soumissionnaire a confirm la disponibilit d'un expert principal et sign le contrat tout en dissimulant intentionnellement l'indisponibilit de ce dernier la date d'affectation prvue dans le dossier d'appel d'offres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Outre ce qui prcde, lannulation du march requiert lapprobation pralable de la Commission europenne. Toutefois, le contrat ne doit pas seulement identifier le personnel principal devant tre fourni, mais galement spcifier leurs qualifications et exprience attendues. Cela est important dans le cas o le titulaire du march doit remplacer des membres de ce personnel lors de la mise en uvre de l'action. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles expost Dans les deux cas, le titulaire du march doit obtenir par crit l'accord pralable du pouvoir adjudicateur en justifiant sa demande de remplacement. Le pouvoir adjudicateur dispose de 30 jours partir de la date de rception de la demande pour faire connatre sa rponse. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Outre ce qui prcde, lapprobation pralable de la Commission europenne est requise . Le titulaire du march doit, de sa propre initiative, proposer un remplacement dans les cas
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suivants: en cas de dcs, de maladie grave ou d'accident d'un membre du personnel, s'il savre ncessaire de remplacer un membre du personnel pour toute autre raison indpendante de la volont du titulaire du march (par exemple dmission, etc.

GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles expost En cours de mise en uvre, le pouvoir adjudicateur peut demander par crit le remplacement d'un membre du personnel, en motivant sa demande, s'il l'estime incomptent ou inadapt pour les objectifs du contrat. Le titulaire du march doit tre invit fournir ses propres observations et celles du membre du personnel une telle demande. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Outre ce qui prcde, la demande de remplacement requiert lapprobation pralable de la Commission europenne. Lorsquun membre du personnel doit tre remplac lors de la mise en uvre du march, le remplaant doit possder des qualifications et une exprience au moins quivalentes celles de lexpert remplac, et ses honoraires ne peuvent en aucun cas dpasser ceux de l'expert remplac. Au cas o le titulaire du march ne serait pas en mesure de fournir un remplaant ayant des qualifications et/ou une exprience quivalentes, le pouvoir adjudicateur peut soit rsilier le march s'il estime que la bonne excution de celui-ci est compromise, soit, s'il estime que ce n'est pas le cas, accepter le remplaant, auquel cas les honoraires de ce dernier doivent tre rengocis la baisse pour reflter le niveau adquat de rmunration. Les frais supplmentaires occasionns par le remplacement dun membre du personnel sont la charge du titulaire du march, sauf dans les cas de remplacement suite un dcs ou lorsque le pouvoir adjudicateur demande un remplacement non prvu contractuellement. Si l'expert nest pas remplac immdiatement et qu'un certain laps de temps s'coule avant que le nouvel expert prenne ses fonctions, le pouvoir adjudicateur peut demander au titulaire du march d'affecter au projet un expert temporaire en attendant l'arrive du nouvel expert ou de prendre d'autres mesures pour compenser l'absence temporaire de l'expert remplaant. En tout tat de cause, le pouvoir adjudicateur ne versera aucune rmunration pour la priode dabsence de lexpert ou de son remplacement (que ce dernier soit temporaire ou dfinitif).

3.4.

Procdure d'attribution des marchs dun montant infrieur 300 000

3.4.1. Contrats-cadres
Les services d'un montant suprieur 20 000 et infrieur 300 000 , peuvent faire lobjet dun contrat attribu au moyen du Contrat-cadre Bnficiaires 2009 qui est en cours jusquau jusqu au 15/09/2013.Il sagit dun contrat-cadre multiple avec remise en concurrence. Des informations dtailles sur le Contrat-cadre Bnficiaires 2009 sont disponibles sur lintranet dEuropeAid. Les informations reprises au point 3.4 ne sappliquent quau Contrat-cadre Bnficiaires 2009.

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3.4.1.1.

Conditions dutilisation

Le contrat-cadre peut tre utilis pour toutes les oprations qui entrent dans son champ dapplication et lorsque le pouvoir adjudicateur est la Commission europenne agissant pour le compte des pays bnficiaires. Ces oprations doivent remplir les conditions suivantes : tre finances au moyen de fonds allous laide extrieure ; tre menes dans l'intrt exclusif des autorits bnficiaires de laide extrieure; ne pas dpasser 300 000 , avenants compris, et sans dcoupage abusif; ne pas donner lieu des prestations suprieures 260 jours par expert ; tre excutes sur une priode ne dpassant pas 2 ans (730 jours calendrier), avenants compris.

Le Contrat-cadre Bnficiaires 2009 peut tre utilis par dautres entits charges de l a gestion de fonds allous laide extrieure avec lautorisation dEuropeAid et condition que les oprations envisages remplissent les exigences prcites. tant donn qu'il n'y a pas d'engagement budgtaire li contrat cadre Bnficiaires 2009, le pouvoir adjudicateur doit sassurer, pour chaque contrat spcifique, de disposer des fonds ncessaires pour couvrir les services contracts via le Contrat-cadre. Il s'agit d'un outil permettant de recruter rapidement et de faon transparente des experts pour toutes les oprations du cycle du projet. Il comprend plusieurs lots thmatiques. Pour chaque lot, plusieurs contractants ont t slectionns. Il sagit de consortiums reprsents par un chef de file. Le chef de file est dsign par les autres partenaires pour agir en son nom pour les besoins du march. Il est seul habilit engager le consortium. Les seuls contacts valables contractuellement sont ceux signs avec le chef de file.

3.4.1.2.

Procdure

S'agissant d'un contrat-cadre multiple, l'attribution d'un march spcifique s'effectue sur base d'une mise en concurrence. Les formulaires labors pour le Contrat-cadre Bnficiaires 2009 doivent tre utiliss chaque tape de la procdure. a) Consultation Une demande de services doit tre envoye au moins 4 contractants-cadre d'un mme lot. Nanmoins, en cas dinligibilit (conflit dintrts, suspension) dun contractant -cadre au sein dun lot de 4 contractants, il est permis de ne consulter que 3 contractants. Si moins de 3 contractants-cadre sont ligibles, le gestionnaire du projet ne peut pas lancer la procdure contrat-cadre. Un contrat spcifique ne peut tre lanc que pendant la priode de validit du Contrat-cadre. Le droulement de la consultation doit respecter les principes de transparence, de proportionnalit, d'galit de traitement, de non-discrimination et de mise en concurrence relle, mais les rgles relatives aux exceptions et aux drogations applicables aux appels d'offres ne sont pas d'application. Par exemple, les instructions pour la rduction du dlai de remise des offres pour les appels d'offres ne s'appliquent pas une demande du Contratcadre.

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Contrairement un appel doffres o une clause suspensive peut tre introduite, dans le cas du Contrat-cadre, aucune demande ne peut tre lance en labsence de crdits pour couvrir lopration. Il est conseill de ne pas utiliser des crdits dont la date limite de paiement suit de prs la fin dexcution du contrat. Les TdR spcifiques (Termes de rfrence) du futur contrat spcifique sont joints la demande afin de fournir toutes les informations ncessaires aux contractants-cadre pour remettre une offre.Les Termes de rfrence doivent indiquer clairement comment assurer la conformit des rsultats obtenus avec les rsultats demands. Leur qualit, en particulier leur clart, est dterminante pour la qualit de loffre et la russite de la mission. Le dlai contractuel de remise des offres est au minimum de 14 jours24 partir de lenvoi de la demande. Il est possible d'tendre ce dlai; en revanche, un raccourcissement du dlai de remise des offres nest possible que si aucun des contractants -cadre consults ne sy oppose. Les Contractants-cadre peuvent demander des claircissements. Les rponses sont envoyes simultanment tous les contractants-cadre consults. En cas de modifications survenant au cours de la priode de consultation et ayant un impact sur l'identification des experts, la date de remise des offres doit tre adapte en consquence. b) valuation des offres Les offres sont valables 14 jours calendrier aprs la date limite de soumission. Les offres reues, quel que soit leur nombre, doivent tre values. Les valuateurs doivent au moins tre au nombre de trois et un reprsentant du pays bnficiaire doit tre invit participer lvaluation en tant quvaluateur. Seules sont values les offres qui respectent le dlai de remise des offres, les rgles dligibilit, les prix maximum des contractants-cadre, le budget maximum ventuel et les exigences minimum indiques dans les TdR spcifiques en ce qui concerne les experts. L'offre retenue doit tre l'offre conomiquement la plus avantageuse sur la base dune pondration entre la qualit technique (CV et disponibilit des experts, mthodologie si exige) et le prix (total des honoraires25) selon un ratio de 80/2026. Si aucune offre ne peut tre retenue, le gestionnaire du projet peut, aprs avoir examin les TdR spcifiques, modifier la demande et la soumettre une nouvelle fois aux mmes contractants-cadre. Les rsultats de lvaluation et la dcision d'attribution doivent tre communiqus au plus tard 14 jours aprs la date limite de rception des offres tous les contractants-cadre qui ont soumis une offre. Le gestionnaire du projet ne doit pas attendre la signature du contrat spcifique. c) Signature du contrat spcifique Le contrat spcifique est bas sur loffre qui est arrive en premire position au terme de lvaluation

24 25 26

Pour le lot Confrences , le dlai de remise des offres peut tre rduit 7 jours pour les vnements dont le nombre de participants nexcde pas 15 personnes. Pour le lot Confrences , les taux forfaitaires et les frais remboursables sont pris en compte selon un ratio de 50/50. Pour le lot Confrences , le ratio est de 50/50.
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Le contrat spcifique est constitu par le contrat lui-mme, les TdR spcifiques, la mthodologie ventuelle et l'offre financire. Il entre en vigueur ds la notification de la signature du contrat spcifique par le pouvoir adjudicateur. Une copie du contrat spcifique sign par le pouvoir adjudicateur doit tre envoye par fax au contractant-cadre retenu. Ce dernier peut alors commencer excuter les services demands. Deux exemplaires du contrat spcifique sont envoys par courrier, pour signature, au contractant-cadre retenu. d) valuation des prestations du contractant-cadre Le formulaire dvaluation des prestations du contractant-cadre doit tre rempli une fois que la mission est termine. Cette valuation porte sur la qualit de lexcution des prestations rendues par le contractant-cadre et doit tre transmise ce dernier afin quil puisse faire part d e ses observations ventuelles.

3.4.2. Procdure ngocie concurrentielle


En fonction du contexte et des besoins, le pouvoir adjudicateur peut utiliser la procdure ngocie concurrentielle sans publier lavis de march, plutt que de recourir au contrat-cadre. Il convient toutefois de noter que la procdure ngocie concurrentielle prend plus de temps que de lancer une demande de service via le contrat-cadre. Le pouvoir adjudicateur labore une liste de trois prestataires de services de son choix minimum en justifiant son choix.. Les candidats reoivent une lettre dinvitation soumissionner ainsi quun dossier dappel doffres. Il convient d'utiliser les annexes (avis de march, formulaire de soumission, grille de conformit administrative, contrat type, liste des soumissionnaires invits dposer une offre et lettre d'invitation) appropries pour cette procdure ainsi que pour la procdure d'attribution d'un march sur la base d'une seule offre dcrite ci-dessous. S'agissant des autres documents constitutifs du dossier d'appel d'offres, les annexes ordinaires doivent tre utilises. Lavis de march nest pas publi. Mais il est inclus dans le dossier dappel doffres simplifi, car il contient dimportantes informations pour les prestataires de service qui se ront invits soumissionner Les offres doivent parvenir ladresse du pouvoir adjudicateur au plus tard la date et lheure indiques dans linvitation soumissionner. Un dlai minimal de 30 jours compter de la date denvoi de la lettre dinvitation soumissionner doit tre accord aux candidats choisis. Les offres doivent tre ouvertes et values par un comit dvaluation, nomm par le pouvoir adjudicateur, disposant des comptences techniques et administratives ncessaires. Pour l'utilisation de la procdure ngocie concurrentielle, les soumissionnaires peuvent galement tre choisis sur une liste de soumissionnaires potentiels. Cette liste doit tre tablie suite un appel manifestation d'intrt dont la dure de validit est de 5 ans compter de la date de l'appel. Le cadre lgal de cette procdure sera dvelopp pour permettre son utilisation ultrieurement. Si, la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reoit qu'une seule offre valable sur le plan administratif et technique, le march peut tre attribu condition que les critres d'attribution soient remplis. Dans le cas d'un chec de la procdure ngocie concurrentielle, le contrat peut tre conclu par procdure ngocie (voir section 3.2.4.1). La procdure dvaluation des offres et dattribution du march est la mme que dans le cadre de la procdure d'appel d'offres restreint (voir points 3.3.9. 3.3.12.2).

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Exceptionnellement les pouvoir adjudicateurs peuvent utiliser la procdure ngocie concurrentielle pour ce qui concerne les services juridiques, conformment la nomenclature du vocabulaire commun pour les marchs publics27, quel que soit le montant estim du march. Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de services dune valeur gale ou infrieure 20 000 sur la base dune seule offre. Voir le point 2.4.8. Les paiements effectus pour des dpenses d'un montant infrieur ou gal 2 500 peuvent prendre la forme d'un simple remboursement de facture, sans acceptation pralable d'une offre.

3.5.

Modification des contrats de services

Voir section 2.10 pour l'information gnrale relative la modification des contrats. Toute modification justifie impliquant un changement dans la valeur totale du march doit tre effectue par avenant. Les prestations additionnelles et les prestations complmentaires sont considres comme des procdures ngocies, voir point 3.2.4.1.b), impliquant la signature soit d'un avenant soit un nouveau contrat.

27

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:074:0001:0375:FR:PDF
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4. Marchs des fournitures


4.1. Introduction

Les marchs de fournitures ont pour objet l'achat, le crdit-bail, la location ou la location-vente, avec ou sans option d'achat, de produits. La livraison de produits peut comporter titre accessoire des travaux de pose, d'installation et dentretien.

4.2.

Procdures de passation des marchs

4.2.1. Marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000


4.2.1.1. Procdure ouverte internationale

Tous les marchs de fournitures font lobjet dun appel doffres ouvert international aprs publication dune prvision individuelle de march et dun avis de march, comme prvu la section 4.3.

4.2.2. Marchs dune valeur suprieure 100 000 et infrieure 300 000
Ces marchs de fournitures peuvent faire l'objet d'un appel d'offres ouvert local.

4.2.2.1.

Procdure ouverte locale

Dans ce cas, les marchs de fournitures font l'objet d'une procdure d'appel d'offres ouvert local pour laquelle lavis de march est publi dans le pays bnficiaire et sur le site internet avec ladresse laquelle les entreprises peuvent se procurer des informations supplmentaires. Pour plus de dtails, voir section 4.4.

4.2.3. Marchs dune valeur infrieure 100 000


Ces marchs de fournitures peuvent faire l'objet d'une procdure ngocie concurrentielle.

4.2.3.1.

Procdure ngocie concurrentielle

Les marchs de fournitures d'une valeur infrieure 100 000 font l'objet d'une procdure ngocie concurrentielle. Le pouvoir adjudicateur envoie une invitation soumissionner trois candidats de son choix, sans ncessit de publier un avis de march mais en justifiant son choix. Pour plus de dtails, voir section 4.5.

4.2.4. Marchs d'une valeur infrieure ou gale 20 000 .


Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de fournitures dune valeur gale ou infrieure 20 000 sur la base dune seule offre.
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Les paiements effectus pour des dpenses d'un montant infrieur 2 500 peuvent prendre la forme d'un simple remboursement de facture, sans acceptation pralable d'une offre.

4.2.5. Procdures applicables sans seuil.


4.2.5.1. Procdure ngocie

GESTION CENTRALISE DIRECTE Laccord pralable de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure ngocie. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit obtenir laccord pralable de la Commission europenne pour utiliser la procdure ngocie. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire. Les marchs de fournitures peuvent tre passs aprs procdure ngocie sur la base d'une ou plusieurs offres dans les cas suivants: (a) lorsque lurgence imprieuse, rsultant dvnements imprvisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur tre imputables, nest pas compatible avec les dlais exigs par les procdures concurrentielles vises l'article 111 paragraphe 1, points (a), (b) et (c) du rglement financier applicable au budget gnral. Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise vises larticle 190, paragraphe 2 des rgles d'application du rglement financier applicable au budget (voir. annexe A11a28). (b) lorsque la nature ou les caractristiques particulires de certaines fournitures le justifient, par exemple lorsque lexcution du march est rserve exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences de brevets; (c) pour les livraisons complmentaires effectues par le fournisseur initial et destines soit au renouvellement partiel de fournitures ou dinstallations dusage courant, soit lextension de fournitures ou dinstallations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur acqurir un matriel prsentant des caractristiques techniques diffrentes entranant une incompatibilit ou des difficults techniques dutilisation et dentretien disproportionnes; (d) lorsquun appel doffres est demeur infructueux, cest --dire na donn aucune offre mritant dtre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix qui ont particip lappel doffres et remplissent les critres de

28

L'Assistance durgence est un cas additionnel de procdure ngocie spcifique au FED, distinct de lextrme urgence mentionne au a), principalement pour les actions qui ne sont pas rgies par le nouvel article 19c de l'Annexe IV de l'Accord de Cotonou. Lassistance durgence, lie lapplication des articles 72 et/ou 73 de lAccord de Cotonou (voir Annexe A11a).
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slection29, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies et en respectant le principe dgalit de traitement. (e) pour les marchs dclars secrets ou dont lexcution doit saccompagner de mesures de scurit spciales, ou lorsque la protection dintrts essentiels de lUnion europenne ou du pays bnficiaire le requiert; (f) pour les marchs portant sur des fournitures cotes et achetes une bourse de matires premires; (g) pour les marchs portant sur des achats des conditions particulirement avantageuses, soit auprs d'un fournisseur cessant dfinitivement ses activits commerciales, soit auprs de curateurs ou liquidateurs d'une faillite, d'un concordat judiciaire ou d'une procdure de mme nature selon le droit national. (h) lorsqu'un nouveau contrat doit tre sign aprs rsiliation anticipe d'un contrat existant. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport de ngociation (voir modle, annexe A10) dcrivant la manire dont les ngociations ont t conduites et justifiant la dcision dattribution du march. Les procdures prsentes au point 4.3.11.1 et 4.3.11.2 doivent tre suivies par analogie, et le rapport de ngociation inclus dans le dossier contractuel.

4.2.5.2.

Systme dacquisition dynamique

Un systme dacquisition dynamique est un procd compltement lectronique pour des achats dusage courant, qui est limit dans la dure (4 annes au maximum). Un avis de march est publi pour inviter des offres indicatives qui devraient tre values dans les 15 jours. Les soumissionnaires qui se conforment aux spcifications sont admis au systme. Le systme est ouvert pendant sa validit tout oprateur conomique qui rpond aux critres de slection et a soumis une offre indicative juge conforme. Pour chaque contrat individuel, un avis de march simplifi est publi en donnant aux soumissionnaires qui n'ont pas encore t admis au systme la possibilit de soumettre une offre indicative dans les 15 jours. Le pouvoir adjudicateur invite alors tous les soumissionnaires admis au systme soumettre une offre dans un dlai raisonnable. Le march sera attribu au soumissionnaire qui a soumis l'offre conomiquement la plus avantageuse sur la base des critres d'attribution spcifis dans l'avis de march pour l'tablissement du systme dacquisition dynamique. Le pouvoir adjudicateur ne peut pas recourir ce systme pour empcher, pour restreindre ou pour fausser la concurrence. Le cadre juridique de cette procdure est dfini pour une utilisation future, mais les outils informatiques (confidentialit, scurit) ne sont pas encore disponibles la Commission europenne.

4.2.5.3.

Dialogue comptitif

Voir la section 2.4.7

29

L' aide durgence est un cas additionnel de procdure ngocie, propre au FED, distinct de lextrme urgence mentionne sous (a). Laide durgence est, lie lapplication des articles 72 et/ou 73 de lAccord de Cotonou (voir. annexe A11a).
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4.3.

Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur suprieure ou gale 300 000

4.3.1. Publicit des marchs


Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels la concurrence et une transparence approprie, chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication d'un avis de pr-information et dun avis de march.

4.3.1.1.

Publication des avis de pr-information

Un avis de pr-information, prcisant les caractristiques spcifiques de l'appel d'offres lancer doit tre publie, sauf cas exceptionnel, au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. Cet avis de pr-information doit indiquer de manire succincte lobjet et le contenu des marchs concerns (Voir modle lannexe C1). S'agissant d'une prvision, cette publication nengage pas le pouvoir adjudicateur financer les marchs proposs. Les fournisseurs intresss ne doivent donc pas envoyer doffres ce stade. Les avis de pr-information doivent tre publis au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. GESTION CENTRALISE DIRECTE/ GESTION DCENTRALISE avec contrles exante et ex-post Les avis de pr-information publier doivent tre envoys sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe C1, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. Elles doivent tre publies au moins 30 jours avant lavis de march correspondant.

4.3.1.2.

Publication des avis de marchs

En plus de la publication des avis de pr-information, tous les marchs de fournitures dune valeur suprieure ou gale 300 000 doivent donner lieu la publication dun avis de march au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid (http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm) et dans tout autre mdia appropri. Un dlai minimum de 30 jours doit tre respect entre la publication de l'avis de pr-information et celle de lavis de march. Le pouvoir adjudicateur prpare l'avis de march en utilisant l'annexe C2 et l envoie la Commission europenne par voie lectronique pour publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur le site internet dEuropeAid (voir le guide des publications lannexe A11e). Le cas chant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et la publication et dans tout autre mdia appropri.. GESTION CENTRALISE DIRECTE, GESTION DCENTRALISE avec contrles EXANTE et EX POST Les avis de marchs et le dossiers d'appel d'offres doivent tre envoys sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe C2, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction.

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Le texte de lavis doit donner aux fournisseurs intresss linformation ncessaire pour quils dterminent leur capacit rpondre au contrat en question. Dans le cas o lavis de march est galement publi localement, il doit tre identique celui publi sur le site internet d'EuropeAid et il doit tre publi simultanment. Le dossier dappel doffres pour le contrat concern est publi sur le site internet dEuropeAid mais il doit tre transmis aux fournisseurs intresss sur demande. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse aux questions dun soumissionnaire, modifie des informations dans l'avis de march, un rectificatif reprenant les modifications doit tre publi par lintermdiaire du service comptent de la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif doit tre publi au plus tard 7 jours aprs la demande de publication. La date limite de soumission des offres peut tre reporte, de faon permettre aux soumissionnaires de prendre en compte ces changements.

4.3.2. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres


Il est essentiel que les documents dappel doffres soient rdigs soigneusement non seulement pour mener bien la procdure de passation du march, mais aussi pour en assurer la bonne excution. En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations ncessaires aux candidats invits soumissionner pour prsenter leur offre : procdures suivre, documents fournir, cas de non-conformit, critres dattribution, etc. Lorsque la Commission europenne est le pouvoir adjudicateur, il peut tre utile que les reprsentants des bnficiaires finaux soient associs la prparation de lappel doffres un stade prcoce. Voir section 2.6. pour les lignes directrices relatives la prparation des spcifications techniques. Les spcifications techniques doivent permettre lgalit d'accs des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de crer des obstacles injustifis louverture des marchs la concurrence. Elles dfinissent les caractristiques requises dun produit, dun service ou dun matriau ou ouvrage au regard de lusage auquel ils sont destins par le pouvoir adjudicateur. Ces caractristiques incluent: a) Une dfinition prcise des fonctions effectuer b) les niveaux minimum de qualit; c) la performance environnementale ; d) si possible, les critres d'accessibilit pour les personnes handicapes ou la conception pour tous les usagers; e) les niveaux et procdures dvaluation de la conformit; f) l'aptitude l'emploi; g) la scurit ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dnomination de vente et les instructions d'utilisation et, pour tous les marchs, la terminologie, les symboles, les essais et mthodes dessai, lemballage, le marquage et ltiquetage, les procdures et mthodes de production; La responsabilit de l'laboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur. Les marchs de fournitures tant souvent complexes sur le plan technique, la prparation du dossier dappel doffres en particulier les spcifications techniques peut requrir lintervention

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dun ou de plusieurs spcialiste(s) technique(s) externe(s). Chacun d'eux doit signer une dclaration de neutralit et de confidentialit (voir Annexe A3). Comme pour les termes de rfrence dans le cas des marchs de services, il importe daccorder une attention particulire la prparation des spcifications techniques relatives aux fournitures faisant lobjet de lappel doffres. En effet, les spcifications techniques sont dterminantes pour le succs de lappel doffres et la bonne excution du march de fournitures et du projet. Les spcifications techniques indiquent le cas chant, lot par lot la nature exacte et les caractristiques de fonctionnement des fournitures. Le cas chant, elles prcisent galement les conditions de livraison et dinstallation, de formation et de service aprs -vente. Il est essentiel que les caractristiques de fonctionnement correspondent lobjet prvu. Si une runion d'information ou une visite sur site savre ncessaire pour clarifier les normes techniques du site sur lequel les fournitures sont installer, les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner, ainsi que les dispositions prcises prises cet effet. Les spcifications techniques visent dfinir les fournitures requises avec prcision. Les normes de qualit minimales, dfinies par les spcifications techniques, permettront au comit dvaluation de dterminer les offres techniquement acceptables. moins que la nature du march ne le justifie, sont prohibes les spcifications techniques qui mentionnent ou dcrivent des produits dune fabrication et dune provenance dtermines et qui, ce titre, ont pour effet de favoriser ou dcarter certains produits. Toutefois, lorsque les produits ne peuvent tre autrement dcrits en termes suffisamment prcis et intelligibles, ils peuvent tre identifis par leur nom commercial, suivi obligatoirement de la mention ou quivalents . GESTION CENTRALISE DIRECTE Les services comptents de la Commission europenne doivent approuver le dossier dappel doffres. La pratique standard est de consulter le pays bnficiaire et, le cas chant, les autres parties concernes, et d'obtenir son (leur) approbation sur le dossier d'appel d'offres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres la Dlgation de l'Union europenne pour accord avant son lancement. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Lapprobation pralable du dossier dappel doffres par la Commission europenne nest pas ncessaire. Le dossier d'appel d'offres doit comprendre les documents suivants: A. Instructions aux soumissionnaires B. Projet de contrat, conditions particulires et annexes (y inclus les spcifications techniques) C. Autres informations D. Formulaire de soumission de l'offre pour un contrat de fourniture Voir modle standard en Annexe C4 Les documents d'appel doffres doivent tablir clairement si l'offre doit tre faite prix ferme et non rvisable. Les prix devraient normalement tre dtermins et non sujets rvision. Cependant, dans des cas spcifiques, une clause de rvision de prix pourrait tre justifie. Dans ce cas, de telles clauses doivent tablir les conditions et/ou les formules selon lesquelles le prix peut tre rvis en cours de contrat. Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte:
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a) de l'objet de la procdure de passation de march et de la conjoncture conomique dans laquelle il aura lieu; b) de la nature et de la dure des tches et du contrat; c) de ses intrts financiers. Une garantie est exige en contrepartie du versement de prfinancements suprieurs 300 000 . Cependant, si le titulaire du march est un organisme public, l'ordonnateur comptent peut, selon son valuation des risques, droger cette obligation. La garantie est libre aprs acceptation provisoire dans les conditions prvues par le contrat.

4.3.3. Critres de slection et dattribution


Les critres de slection portent sur la capacit du soumissionnaire excuter des marchs similaires. La procdure de slection consiste : 1. liminer les soumissionnaires non ligibles (voir point 2.3.1.) et les soumissionnaires qui se trouvent dans une des situations dexclusion prvues aux points 2.3.3. et 2.3.5; 2. vrifier que la situation financire des soumissionnaires est solide et saine (capacit financire et conomique), sur la base, par exemple, des extraits des bilans et des chiffres daffaires des trois dernires annes (voir point 2.4.11.) sils sont requis dans le dossier dappel doffres; 3. vrifier la capacit technique et professionnelle des soumissionnaires, par exemple en examinant les effectifs moyens annuels, limportance et lexprience professionnelle du personnel dencadrement des soumissionnaires, ainsi que les principaux services fournis dans le domaine de laction envisage, pendant les dernires annes (voir point 2.4.11.). Les critres de slection figurant dans les documents annexs au prsent guide sont donns titre dexemple et doivent tre adapts en fonction de la nature, du montant et de la complexit du march. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifie, le soumissionnaire nest pas en mesure de produire les rfrences requises, il peut prouver sa capacit conomique et financire par tout moyen que le pouvoir adjudicateur juge appropri. Lorsque les services ou produits fournir sont complexes ou que, titre exceptionnel, ils doivent rpondre un but particulier, la capacit technique et professionnelle du soumissionnaire peut tre tablie aprs contrle effectu par le pouvoir adjudicateur ou, au nom de celui-ci, par un organisme officiel comptent du pays dans lequel le soumissionnaire est tabli, sous rserve de laccord de cet organisme. Ce contrle porte sur l'aptitude technique et les capacits de production du soumissionnaire et, si ncessaire, sur les moyens dtude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour contrler la qualit. Seuls les soumissionnaires retenus devront fournir les pices justificatives correspondant aux critres de slection avant lattribution du march (facultatif pour les marchs de moins de 300.000 , voir point 2.4.11). En principe le critre dattribution des marchs de fournitures est le prix. Aprs approbation de la drogation par la Commission europenne, le critre d'attribution peut-tre le meilleur rapport qualit/prix.

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Ces critres doivent tre prcis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire une concurrence loyale. Les critres de slection figurant dans le dossier dappel doffres doivent tre appliqus intgralement et sans modification. Lvaluation technique sera ralise sur la base de la grille dvaluation publie dans le dossier dappel doffres, qui ne doit pas tre modifie de quelque manire que ce soit durant l'valuation. Compte tenu de la diversit des fournitures et de leur nature technique, la grille doit tre spcialement conue pour chaque appel doffres, et permettre de dterminer clairement (par OUI/NON) si loffre satisfait aux prescriptions techniques stipules dans le dossier dappel doffres.

4.3.3.1.

Marchs de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires

Dans le cas dun march de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires (tels que des services aprs-vente ou des prestations de formation), le seul critre dattribution est le prix. Toutes les propositions non conformes ayant dj t limines, le soumissionnaire ayant prsent la proposition financire conforme la moins chre est dclar attributaire du march. Si elle dpasse le budget maximal disponible pour le march, les dispositions du point 4.2.5.1.(d) sappliquent.

4.3.3.2.

Marchs de fournitures comportant des services auxiliaires

Dans le cas dun march de fournitures comprenant des services auxiliaires (tels que le service aprs-vente et/ou des prestations de formation), lvaluation technique doit tenir compte de la qualit de ces services sur une base OUI/NON. Dans ce cas, toutes les offres non conformes ayant dj t limines, le contrat revient au soumissionnaire ayant offert le prix total le plus bas pour l'ensemble constitu par lquipement et les services auxiliaires. Si loffre dpasse le budget maximal disponible pour le march, les dispositions du point 4.2.5.1. (d) sappliquent.

4.3.3.3.

Fournitures particulirement complexes

Pour les fournitures particulirement complexes, il est possible de combiner la qualit et le prix pour attribuer le march loffre prsentant le meilleur rapport qualit/prix. Cela doit tre limit aux produits prsentant des contraintes particulires de scurit/de production/dinstallation. GESTION CENTRALISE DIRECTE/GESTION DCENTRALISE avec contrles exante Le recours cette disposition ncessite laccord pralable des services comptents de la Commission europenne qui fourniront le support technique au cas par cas. SYSTME DCENTRALIS avec contrles ex-post Sil envisage de recourir cette disposition, le pouvoir adjudicateur doit en exposer les motifs dans le rapport dvaluation et le notifier la Commission europenne.

4.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure


Le dossier dappel doffres doit tre suffisamment clair afin dviter que les soumissionnaires ne doivent demander des informations complmentaires en cours de procdure. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse la demande d'un soumissionnaire, fournit des informations complmentaires sur le dossier dappel doffres, il doit les communiquer par crit et simultanment tous les autres soumissionnaires.

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Les soumissionnaires peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur doit rpondre aux questions de tous les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de rception des offres (avec copie la Commission europenne en gestion dcentralise ex-ante). Les questions et rponses, les claircissements et les modifications mineures apportes au dossier dappel doffres doivent tre publis sur le site internet dEuropeAid. Le pouvoir adjudicateur ne doit mettre aucun avis pralable quant lvaluation de loffre ce stade. Si les questions des soumissionnaires entranent des changements dans le texte de lavis de march, un rectificatif doit tre publi, comme prvu au point 4.3.1. Une prolongation de la date limite de rception des offres peut tre accorde pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements. Le rectificatif doit aussi tre publi sur le site internet dEuropeAid. Si l'aspect technique de l'appel doffres est particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut organiser une runion d'information et/ou une visite de site. Cette runion et/ou visite doit tre annonce dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la date limite pour la rception des offres. Tous les frais lis la participation cette runion sont la charge des soumissionnaires. Pour des raisons de transparence et dgalit de traitement des soumissionnaires, aucune visite individuelle ne peut tre organise par le pouvoir adjudicateur pendant la priode dappel doffres.

4.3.5. Date limite de remise des offres


Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans le dossier dappel doffres. Seul un dlai raisonnable de remise des offres peut garantir leur qualit et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les candidats de soumissionner ou les conduit dposer des offres incompltes ou mal prpares. La date limite de remise des offres doit tre fixe un jour ouvrable dans le pays bnficiaire et, si possible, combine avec louverture publique. GESTION CENTRALISE DIRECTE /GESTION DCENTRALISE avec contrles exante Le dlai minimal entre la date de publication de lavis de march et la date limite fixe pour la rception des offres est de 60 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, un dlai plus court peut tre accord, avec l'autorisation pralable des services comptents de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Aucun accord pralable de la Commission europenne nest requis en cas de dlais plus courts.

4.3.6. Priode de validit


Voir point 2.8.5.

4.3.7. Prsentation des offres


Chaque offre technique et financire doit tre place, dans une seule enveloppe scelle, elle-mme place dans un colis ou une enveloppe extrieure. Loffre doit tre envoye en accord avec les instructions aux soumissionnaires.
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4.3.8. Le comit dvaluation


En ce qui concerne la composition, l'impartialit et la confidentialit, les responsabilits et les dlais durant l'valuation complte, voir section 2.8. GESTION CENTRALISE DIRECTE La pratique standard est qu'au moins l'un des membres votant soit un reprsentant du pays bnficiaire.

4.3.9. tapes de la procdure dvaluation


4.3.9.1. Rception et enregistrement des offres

la rception des offres, le pouvoir adjudicateur doit les enregistrer, en mentionnant la date et l'heure de leur rception, et dlivrer un accus de rception pour les offres livres en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leu r ouverture. Les enveloppes extrieures contenant les offres doivent tre numrotes dans lordre de rception (quelles aient t ou non reues avant la date limite fixe pour la rception des offres).

4.3.9.2.

Runion prparatoire

Une premire runion du comit dvaluation doit avoir lieu avant la sance douverture publique. Au pralable, le dossier dappel doffres doit avoir t communiqu aux membres du comit dvaluation. Le prsident expose lobjet de lappel doffres, les procdures suivre par le comit , incluant la grille dvaluation et les critres de slection et dattribution dfinis dans le dossier dappel doffres.

4.3.9.3.

Sance douverture des offres

Louverture des offres a pour objet de vrifier si les offres sont compltes, si la garantie de soumission requise a t fournie, et si les offres sont, dune manire gnrale, en ordre. La sance douverture des offres est une procdure formelle et publique. Le comit dvaluation ouvre les offres en sance publique lheure et au lieu fix dans le dossier dappel doffres. Bien quelle soit publique, la prsence la sance douverture des offres est strictement limite aux reprsentants des socits ayant soumissionn au contrat. Voir la liste de contrle de louverture des offres en Annexe C5 pour les formalits dtailles accomplir par le Prsident avec lassistance du Secrtaire. GESTION CENTRALISE DIRECTE Le comit dvaluation dsign par les services comptents de la Commission europenne procde la sance douverture des offres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante La Commission europenne doit tre obligatoirement informe de la sance douverture des offres. Elle peut tre reprsente titre dobservateur cette sance et reoit copie de chacune des offres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post La Commission europenne na pas tre informe de la session douverture des offres et ny participe pas.

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Le prsident doit vrifier quaucun membre du comit dvaluation ne se trouve en situation de conflit dintrts potentiel avec l'un quelconque des soumissionnaires (sur la base des offres reues, des membres du consortium et des ventuels sous-traitants identifis). Voir point 2.8.2. Le comit doit dcider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme. Le rcapitulatif des offres reues, qui est joint au rapport douverture des offres (voir Annexe C6) doit tre utilis pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions de forme. Le procs-verbal de la runion est inclus dans le rapport d'ouverture des offres qui doit tre rendu accessible aux soumissionnaires sur demande. Les ventuelles garanties de soumission doivent tre retournes aux soumissionnaires dont les offres ne sont pas conformes aux prescriptions de forme. Cela implique que chaque offre qui arrive aprs la date limite doit aussi tre ouverte (aprs la sance douverture), afin que les garanties puissent tre retournes.

4.3.9.4.

valuation des offres techniques

Le comit d'valuation est tenu dutiliser la grille de conformit administrative et la grille dvaluation publie dans le dossier dappel doffres. Lors de lvaluation technique, le comit dvaluation vrifie si les offres satisfont aux prescriptions du dossier dappel doffres. Cette vrification porte galement sur les services ventuels dfinis dans les spcifications techniques. Les rsultats sont consigns dans une grille danalyse par OUI / NON pour tous les lments spcifis dans le dossier dappel doffres. Aucune mthode de notation ne doit tre utilise. Si lappel doffres est scind en lots, lvaluation technique doit tre ralise lot par lot. Avec laccord des autres membres du comit, le prsident peut communiquer par crit avec les soumissionnaires dont les offres ncessitent des clarifications, en leur offrant la possibilit de rpondre dans un dlai raisonnable dterminer par le comit. Premire partie: conformit avec les prescriptions administratives Avant de procder lvaluation dtaille des offres, le pouvoir adjudicateur vrifie si loffre est conforme aux prescriptions essentielles du dossier dappel doffres (cest--dire avec la grille de conformit administrative). Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions, modalits et spcifications contenues dans le dossier dappel doffres, sans dviation ni restriction substantielles. Les dviations ou restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ d'application, la qualit ou lexcution du march ou qui diffrent largement du dossier dappel doffres , ou bien qui limitent les droits du pouvoir adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire dans le cadre du march ou qui faussent la concurrence vis--vis des soumissionnaires ayant prsent des offres conformes. Chaque proposition technique est analyse afin de dt erminer sa conformit au dossier dappel doffres, et notamment si: la documentation est complte; la langue requise par le dossier dappel doffres a t employe; en ce qui concerne les consortiums : la confirmation dassociation et de dsignation dune socit chef de file a t signe par tous les membres du consortium.

En ce qui concerne les soumissionnaires envisageant de sous-traiter des tches (au cas o le dossier dappel doffres le permettrait) : le soumissionnaire a inclus une dclaration concernant le

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contenu et lampleur de la sous-traitance envisage, celle-ci devant respecter les limites stipules dans le dossier dappel doffres. La conformit administrative de chacune des offres doit tre indique dans le rapport dvaluation (voir annexe C7). Deuxime partie: conformit technique des offres Lvaluation technique dtaille des offres intervient aprs la vrification de la conformit administrative. Les critres utiliss sont ceux publis dans le dossier dappel doffres et, en consquence, la grille dvaluation incluse dans le dossier dappel doffres doit tre utilise. En aucun cas, le comit ni les valuateurs ne peuvent modifier, la grille dvaluation technique communique aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres. Cette valuation vise dterminer si les propositions en concurrence satisfont aux critres de slection et aux prescriptions techniques minimales. Rgle dorigine: toutes les offres doivent satisfaire la rgle en vertu de laquelle les produits fournir rpondent aux exigences mentionnes au point 2.3.1. En cas de doute sur lorigine des produits, des informations complmentaires doivent tre sollicites. Si le doute persiste, la Commission europenne doit tre consulte (si elle nest pas le pouvoir adjudicate ur). Le soumissionnaire sera tenu de fournir, si possible avant la signature du contrat, la preuve de lorigine sous la forme dun certificat dorigine ou dautres documents officiels constituant un commencement de preuve. Pour tablir lorigine, on doit dterminer le lieu dobtention ou de fabrication du produit. Les offres qui ne satisfont pas manifestement la rgle de lorigine doivent tre limines. Nationalit des sous-traitants: le comit dvaluation doit vrifier ce stade que les nationalits des sous-traitants identifis dans les offres techniques satisfont la rgle de la nationalit dfinie au point 2.3.1. lissue de lvaluation des offres, le comit dvaluation se prononce sur la conformit technique de chaque offre et classe les offres dans deux catgories: conformes techniquement ou non conformes techniquement . Dans le cas de marchs comportant des services aprs-vente et/ou des prestations de formation, la qualit technique de ces services est galement value lors de lanalyse technique des offres conformment aux critres publis.

4.3.9.5.

valuation des propositions financires

Au terme de lvaluation technique, le comit vrifie que les propositions financires ne comportent pas derreurs arithmtiques videntes. Les erreurs arithmtiques videntes ventuelles sont corriges sans pnalit pour le soumissionnaire. Si lappel doffres porte sur plusieurs lots, les prix sont compars pour chaque lot. Lvaluation financire doit identifier la meilleure proposition financire pour chaque lot, en tenant compte des ventuelles remises faites par les soumissionnaires. La socit A offre une remise de 20% si les lots 1 et 3 lui sont attribus, La socit B offre une remise de 10% si les trois lots lui sont attribus, La socit C noffre aucune remise

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Socit A LOT 1 LOT 2 LOT 3 Aprs la remise: Socit A 90 pas d'offre 60

Socit B 80 40 70

Socit C 70 50 55

Score sans remise Socit C Socit B Socit C

Socit B (10% de remise) 72 36 63

Socit C (pas de remise) 70 50 55

(20% de remise) LOT 1 LOT 2 LOT 3 Les 3 combinaisons possibles: Combinaison 1 : 72 + 40 + 48 = 160 Combinaison 2 : 72 + 36 + 63 = 171 72 pas d'offre 48

Combinaison 3 : 70 + 50 + 55, mais puisque pour le Lot 2 il y a un prix moins cher offert, la somme devient 70 + 40 + 55 = 165 Le pouvoir adjudicateur doit choisir la combinaison 1, en passant les contrats pour les lots 1 et 3 avec la socit A et le lot 2 avec la socit B pour le prix initial offert.

4.3.9.6.

Choix de lattributaire

L'attributaire est celui soumettant loffre la moins disante techniquement conforme. Il doit tre dclar comme attributaire si l'offre est gale ou infrieure au budget maximal disponible pour le march. Si l'offre choisie dpasse le budget maximal disponible pour le march, les dispositions du point 4.2.5.1. (d) s'appliquent. Dans le cas d'offres anormalement basses, le comit dvaluation doit demander toute information pertinente sur la composition de l'offre. Si, pour un march donn, des offres apparaissent anormalement basses, le pouvoir adjudicateur doit, avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, demander par crit, les prcisions quil juge pertinentes sur les lments constitutifs de loffre et vrifie de manire contradictoire ces lments constitutifs en tenant compte des explications fournies. Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considration des explications tenant: a) lconomie du procd de fabrication, de la prestation de services ou du procd de construction; b) aux solutions techniques adoptes ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire; c) loriginalit de l'offre du soumissionnaire. La justification de lacceptation ou de llimination de loffre anormalement basse doit tre consigne dans le rapport dvaluation. Programmes financs par le FED Les soumissionnaires des tats ACP qui proposent des fournitures originaires des Etats ACP pour
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50% au moins de la valeur du march bnficient d'une prfrence de 15%, dans la comparaison des offres de qualit conomique et technique quivalente. En outre, dans le cas o deux offres sont reconnues tre quivalentes, la prfrence est donne: a) au soumissionnaire d'un tat ACP; ou b) si aucune offre du mme type n'est reue, au soumissionnaire qui: offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des tats ACP; offre les plus grandes possibilits de sous-traitance aux socits ACP, aux entreprises ou aux personnes physiques; ou est un consortium de personnes physiques, de socits et d'entreprises des tats ACP et de l'Union europenne.

Si le dossier d'appel d'offres prvoit expressment des variantes, celles-ci sont notes sparment. Le pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes: prsentes par l'attributaire du march, conformes aux critres indiqus dans le dossier d'appel d'offres, et notamment respectant les spcifications techniques minimales en terme de qualit et de performance et, dont le prix ne dpasse pas celui de l'offre retenue.

Le comit d'valuation compare les variantes avec l'offre retenue et recommande la meilleure solution au pouvoir adjudicateur.

4.3.9.7.

Conclusion du Comit dvaluation

Au terme de ses dlibrations, le comit dvaluation peut formuler les recommandations suivantes: Attribuer le march au soumissionnaire ayant soumis une offre: o o o o conforme aux prescriptions de forme et aux rgles dligibilit; dont le budget total ne dpasse pas celui disponible pour le projet; conforme aux prescriptions techniques minimales stipules dans le dossier dappel doffres; et qui constitue loffre la moins disante (respectant toutes les conditions prcdentes).

Annuler l'appel doffres (voir le point 2.4.13.)

GESTION CENTRALISE DIRECTE Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe C7) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis aux services comptents de la Commission europenne, qui doivent dcider sils acceptent o u non les recommandations du comit. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-ante Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe C7) sign par le prsident, le secr taire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation est soumis aux services comptents du
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pouvoir adjudicateur, qui doivent dcider sils acceptent ou non les recommandations du comit. Le pouvoir adjudicateur soumet ensuite le rapport dvaluation avec sa dcision la Commission europenne pour accord. Si une proposition dattribution est formule alors que la Commission europenne na pas encore reu une copie des offres, celles-ci doivent lui tre transmises. Si la Commission europenne naccepte pas cette proposition d'attribution, elle doit crire au pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus. La Commission europenne peut galement suggrer au pouvoir adjudicateur comment il doit procder et indiquer les conditions auxquelles elle pourrait endosser un march propos sur la base de la procdure dappel doffres. En revanche, si la Commission europenne approuve la dcision propose par le pouvoir adjudicateur, ce dernier, selon la dcision prise, soit attribue le march (voir point 4.3.11), soit annule lappel doffres. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Laccord de la Commission europenne nest pas un pralable ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comit d'valuation. Le comit d'valuation tablit son rapport. Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa dcision. Lensemble de la procdure dvaluation, y compris la notification de lattribution du march lattributaire, doit se drouler pendant la priode de validit des offres. cet gard, il est important de garder lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la procdure dvaluation dure trop longtemps. Sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, la procdure dappel doffres, depuis la fin de la sance douverture jusqu la signature du contrat par les deux parties, est strictement confidentielle. Les dcisions du comit d'valuation sont collectives et ses dlibrations doivent tre tenues secrtes. Les membres du comit et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit , le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. En particulier, le rapport dvaluation est exclusivement destin usage officiel et ne peut tre communiqu ni aux soumissionnaires ni aucune partie autre que les services habilits du pouvoir adjudicateur, de la Commission europenne et des autorits de contrle (par exemple, la Cour des Comptes).

4.3.10. Annulation de la procdure dappel doffres


Voir point 2.4.13. Les soumissionnaires ont le droit de rcuprer sans dlai leur garantie de soumission. Lorsque lappel doffres est annul avant louverture des enveloppes externes des offres, les enveloppes non ouvertes et scelles doivent tre retournes aux soumissionnaires.

4.3.11. Attribution du march


4.3.11.1. Notification lattributaire
Voir section 2.9 et point 2.4.12 (en cas de clause suspensive).

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4.3.11.2. Prparation du contrat et signature


Voir section 2.9. Le projet de contrat doit suivre lAnnexe C4

4.3.11.3. Publication de lattribution du march


Voir section 2.9.

4.4.

Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur suprieure ou gale 100 000 et infrieure 300 000

Dans le cas dun appel doffres publi localement, il n'est a pas obligatoire de publier d'avis de prinformation, et lavis de march de fournitures est publi exclusivement dans le pays bnficiaire et sur le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse o les entreprises peuvent se procurer des informations supplmentaires. Lavis de march relatif un appel d'offres local est publi au moins au Journal Officiel de lEtat bnficiaire ou tout mdia quivalent pour les appels doffres locaux. La publication locale est assure par le pays bnficiaire. Vu que le cot de publication de lintgralit dun avis de march dans les mdias locaux peut tre dissuasif, le modle de lannexe C3 indique les informations minimales devant tre publies localement. Cependant, lintgralit de lavis de march doit tre disponible ladresse mentionne dans la publication, tout comme le dossier dappel doffres. L'ordonnateur peut dcider d'utiliser le dossier d'appel d'offres simplifi pour les fournitures pour cette procdure ainsi que pour toute procdure en-dessous de ce seuil (voir. ci-dessous). Un appel doffres ouvert publi localement doit garantir la participation des autres fournisseurs ligibles au mme titre que celle des fournisseurs locaux. Toute condition visant restreindre la participation des autres fournisseurs ligibles est interdite (par exemple, obligation pour ces derniers dtre enregistrs dans le pays bnficiaire ou davoir dj obtenu des contrats au niveau local). Dans cette procdure, un dlai minimal de 30 jours scoule entre la date de publication de lavis de march dans la presse locale et la date limite fixe pour la rception des offres. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, un dlai plus court peut tre accord. GESTION DECENTRALISEE avec contrles EX-ANTE Ce dlai plus court requiert l'approbation pralable de la Commission europenne. Les dispositions de la procdure ouverte internationale, dcrites la section 4.3., sappliquent par analogie la procdure ouverte locale. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission.

4.5.

Procdure ngocie concurrentielle pour les marchs dune valeur infrieure 100 000

Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de moins de 100 000 par procdure ngocie concurrentielle, sans publier lavis de march. Le pouvoir adjudicateur tablit une liste dau moins trois fournisseurs en justifiant son choix.

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Ils reoivent une lettre dinvitation soumissionner accompagne du dossier dappel doffres. . Lavis de march nest pas publi. Mais il est adress au trois fournisseurs invits soumissionner car il contient des informations importantes pour eux. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques. Un dlai minimal de 30 jours compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit tre accord aux candidats retenus. Les offres sont ouvertes et values par un comit dvaluation dsign par le pouvoir adjudicateur et disposant des capacits techniques et administratives requises. Si, la suite de la consultation des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur ne reoit qu'une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le march peut tre pass condition que les critres d'attribution soient remplis. En cas dchec de la procdure ngocie concurrentielle, le contrat peut tre conclu aprs une procdure ngocie (voir point 4.2.5.1). Le reste de la procdure (prparation du dossier dappel doffres, valuation des offres et attribution du contrat) obit aux mmes rgles que la procdure ouverte internationale (voir points 4.3.2. 4.3.11.2.). Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de fournitures dune valeur gale ou infrieure 20 000 sur la base dune seule offre (voir le point 2.4.8.). Les paiements effectus pour des dpenses d'un montant infrieur 2 500 peuvent prendre la forme d'un simple remboursement de facture, sans acceptation pralable d'une offre.

4.6.

Modification des contrats de fournitures

Voir section 2.10 pour l'information gnrale relative la modification des contrats. lexception des quantits qui peuvent tre modifies conformment aux dispositions de larticle 22 des conditions gnrales et des conditions particulires, le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas augmenter le budget du march de fournitures initial ou donner son accord/ prendre des dispositions pour lacquisition dquipements non prvus dans lappel doffres initial et du march qui sensuit ni avant la signature du contrat ni au cours de son excution. La seule exception cette rgle concerne les livraisons additionnelles par le fournisseur initial, envisages soit pour le remplacement partiel de fournitures ou d'installations incluses dans le march initial, soit pour lextension de fournitures ou dinstallations existantes lorsquun changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur acqurir des quipements aux caractristiques techniques diffrentes entranant soit une incompatibilit, soit des difficults techniques dutilisation et dentretien disproportionnes. Les livraisons complmentaires sont considres comme une procdure ngocie, voir. point 4.2.5.1. c), et soit un avenant soit un nouveau contrat doit tre sign. Conformment l'article 22 des Conditions Gnrales, le pouvoir adjudicateur a comptence pour mettre un ordre de service visant des modifications. Le titulaire du march est tenu d'excuter la modification ordonne.

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5. Marchs de travaux
5.1. Introduction

Les marchs de travaux ont pour objet soit l'excution, soit conjointement la conception et l'excution de travaux ou d'ouvrages, en lien avec lune des activits rfrences lannexe I de la Directive 2004/18/EC du parlement Europen et du Conseil (BUDGET), ou la ralisation par quelque moyen que ce soit d'un ouvrage rpondant aux besoins prciss par le pouvoir adjudicateur. Un ouvrage est le rsultat dun ensemble de travaux de btiment ou de gnie civil destin remplir par lui-mme une fonction conomique ou technique. Les marchs de travaux sont gnralement conclus par le bnficiaire avec lequel la Commission europenne a tabli une convention de financement (marchs dcentraliss).

5.2.

Procdures de passation des marchs

5.2.1. Marchs dune valeur suprieure ou gale 5 000 000


5.2.1.1. Procdure ouverte

La rgle gnrale pour la passation de ces marchs de travaux est lappel doffres ouvert international, aprs publication des avis stipuls dans les lignes directrices pour les publications (A11e). Pour plus de dtails, voir section 5.3.

5.2.1.2.

Procdure restreinte

Les caractristiques de certains projets peuvent justifier le recours la procdure dappel doffres restreint. Les services comptents de la Commission europenne doivent donner leur approbation pralable pour recourir cette procdure. Ils pourront fournir leur appui technique au cas par cas. La publication de lavis de march de travaux telle que stipule dans les lignes directrices (annexe A11e) reste obligatoire pour permettre une participation aussi large que possible. Pour plus de dtails, voir section 5.4.

5.2.2. Marchs dune valeur comprise entre 300 000 et 5 000 000
5.2.2.1. Procdure ouverte locale

Ces marchs sont attribus aprs appel doffres ouvert publi localement c'est--dire dans le pays bnficiaire ainsi que sur le site internet d'EuropeAid avec ladresse o les entreprises peuvent se procurer des informations supplmentaires. Pour plus de dtails, voir section 5.5.

5.2.3. Marchs dune valeur infrieure 300 000


5.2.3.1. Procdure ngocie concurrentielle

Les marchs de travaux de moins de 300 000 sont attribus par procdure ngocie concurrentielle. Une invitation soumissionner doit tre envoye , au moins, trois candidats, sans qu'il soit ncessaire de publier un avis de march. Pour plus de dtails, voir section 5.6.
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5.2.4. Marchs d'une valeur infrieure ou gale 20 000


Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de travaux dune valeur gale ou infrieure 20 000 sur la base dune seule offre.

5.2.5. Procdure applicables s sans seuils.


GESTION CENTRALISE DIRECTE Le recours la procdure ngocie ncessite l'accord pralable des services comptents de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISEE avec contrles ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit obtenir laccord pralable de la Commission europenne pour utiliser la procdure ngocie. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire. Les marchs de travaux peuvent tre passs aprs procdure ngocie sur la base d'une ou plusieurs offres dans les cas suivants: (a) lorsque lurgence imprieuse, rsultant dvnements imprvisibles pour les pouvoirs adjudicateurs en question et ne pouvant en aucun cas leur tre imputable, nest pas compatible avec les dlais exigs par les procdures d'appel la concurrence vises l'article 111, paragraphe 1, points (a), (b) et (c), du rglement financier applicable au Budget. Sont assimiles des situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise vises larticle 190, paragraphe 2 des modalits dexcution (voir. annexe A11a)30. (b) pour les travaux complmentaires, ne figurant pas dans le march initialement conclu mais qui sont devenus ncessaires la suite dune circonstance imprvue pour lexcution de louvrage couvert par ce march initial, condition que: ces travaux ne puissent tre techniquement ou conomiquement spars du march principal (c'est--dire le march initial) sans inconvnient majeur pour le pouvoir adjudicateur; ces travaux, quoiquils soient sparables de lexcution du march initial, soient strictement ncessaires son achvement; le montant cumul des marchs passs pour des travaux complmentaires ne dpasse pas 50 % du montant du march principal. Voir. section 5.7.

(c) lorsquun appel doffres est demeur infructueux, cest--dire na donn aucune offre mritant dtre retenue sur le plan qualitatif et/ou financier, auquel cas, aprs annulation de lappel doffres, le pouvoir adjudicateur peut entamer des ngociations avec le ou les soumissionnaires de son choix qui ont particip lappel doffres et remplissent les critres de

30

Do limportance de choisir minutieusement les critres de slection. Ceux-ci doivent tre clairs, nondiscriminatoires et ne peuvent pas dpasser le cadre des tches ou du budget prvus (pour plus dinformations, voir le point 2.4.11.1.).
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slection31, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies et en respectant le principe dgalit de traitement. (d) pour les marchs dclars secrets ou pour ceux dont lexcution doit saccompagner de mesures de scurit spciales, ou lorsque la protection dintrts essentiels de lUnion europenne ou du pays bnficiaire le requiert. (f) lorsqu'un nouveau contrat doit tre sign aprs rsiliation anticipe d'un contrat existant. Le pouvoir adjudicateur doit prparer un rapport de ngociation (voir modle, annexe A10) dcrivant la manire dont les ngociations ont t conduites et justifiant les bases de la dcision dattribution du march laquelle ont abouti ces ngociations. Les procdures prsentes aux points 5.3.11.1. et- 5.3.11.2. doivent tre suivies par analogie, et le rapport de ngociation inclus dans le dossier contractuel.

5.2.5.1.

Dialogue comptitif

Voir point 2.4.7.

5.3.

Appel doffres ouvert international pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 5 000 000

5.3.1. Publicit des marchs


Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels la concurrence et une transparence approprie, chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de pr-information et dun avis de march.

5.3.1.1.

Publication des avis de pr-information

Un avis de pr-information, prcisant les caractristiques de l'appel d'offres doit tre publie au plus tt, sauf cas exceptionnel, au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. Cet avis de pr-information doit indiquer de manire succincte lobjet et le contenu des marchs concerns. Les avis de pr-information sont envoys le plus rapidement possible aprs la dcision autorisant le programme pour les marchs de travaux. (Voir modle lannexe D1). S'agissant de prvisions, cette publication nengage pas le pouvoir adjudicateur financer les marchs proposs , et les soumissionnaires potentiels ne doivent pas soumettre leurs offres respectives ds ce stade. Les avis de pr-information doivent tre publis au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. GESTION CENTRALISE/GESTION DCENTRALISE ex-ante et Ex-post Les avis de pr-information publier doivent tre envoys sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant le modle figurant lannexe D1, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction.

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5.3.1.2.

Publication des avis de marchs

Au minimum 30 jours aprs la publication des avis de pr-information, tous les marchs de travaux dune valeur gale ou suprieure 5 000 000 d doivent donner lieu la publication dun avis de march au Journal Officiel de lUnion europenne, sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre mdia appropri. La publication au Journal Officiel de lUnion europenne et sur internet est assure par la Commission europenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur). Le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication localement et dans tout mdia appropri. GESTION CENTRALISE DIRECTE/GESTION DCENTRALISE ex-post Les avis de marchs doivent tre envoys sous format lectronique pour publication par les services comptents de la Commission europenne en utilisant lannexe D2, au moins 15 jours avant la date de publication envisage, dlai ncessaire pour permettre deffectuer leur traduction. GESTION DCENTRALISE ex-ante En plus de ce qui prcde, le dossier dappel doffres finalis (voir point 5.3.2) doit aussi tre soumis la Commission europenne au plus tard au moment de la publication de l'avis de march, afin de vrifier que lavis propos correspond aux objectifs du march. Le texte de lavis de march doit identifier le pouvoir adjudicateur et lobjet du march de manire claire, prcise et complte. Dans le cas o lavis de march est galement publi localement, il doit tre identique celui publi sur Internet et il doit tre publi simultanment. Le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier dappel doffres aux entrepreneurs intresss. Normalement, en raison de leur volume et des cots de reproduction, le dossier dappel doffres de travaux est envoy moyennant le paiement dune somme forfaitaire. En outre, le dossier dappel doffres est disponible pour consultation auprs du pouvoir. Eventuellement, si le dossier d'appel d'offres est payant, l'avis de march pourra mentionner les coordonnes bancaires pour son achat. Si le pouvoir adjudicateur, de sa propre initiative ou en rponse aux questions dun soumissionnaire, modifie des informations dans l'avis de march, un rectificatif reprenant les modifications doit tre publi par lintermdiaire du service comptent de la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif peut reporter la date limite de rception des offres de faon permettre aux soumissionnaires de prendre en compte ces changements.

5.3.2. Rdaction et contenu du dossier dappel doffres


Il est essentiel que les documents dappel doffres soient rdigs soigneusement non seulement pour assurer la bonne excution du march, mais aussi pour mener bien la procdure de passation du march. En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations ncessaires aux soumissionnaires potentiels pour prsenter leur offre : procdures suivre, documents fournir, cas de non-conformit, critres dattribution, etc. Lorsque le pouvoir adjudicateur est la Commission europenne, il peut tre utile que les reprsentants des bnficiaires finaux soient associs la prparation de lappel doffres un stade prcoce. Voir section 2.6. pour les lignes directrices relatives la prparation des spcifications techniques.

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Les spcifications techniques doivent permettre lgalit d'accs des candidats et soumissionnaires et ne pas avoir pour effet de crer des obstacles injustifis louverture des marchs la concurrence. Elles dfinissent les caractristiques requises dun produit, dun service ou dun matriau ou ouvrage au regard de lusage auquel ils sont destins par le pouvoir adjudicateur. Ces caractristiques incluent: (a) (b) (c) (d) (e) (f) les niveaux de qualit; la performance environnementale; si possible, la conception pour tous les usagers (y compris, laccs aux personnes handicapes); les niveaux et procdures dvaluation de la conformit; l'aptitude l'emploi; la scurit ou les dimensions, y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la dnomination de vente et les instructions d'utilisation et, pour tous les marchs, la terminologie, les symboles, les essais et mthodes dessai, lemballage, le marquage et ltiquetage, les procdures et mthodes de production; les procdures relatives lassurance de qualit et les rgles concernant la conception et les cots, les conditions relatives au test, linspection et lacceptation des travaux et les mthodes ou techniques de construction et tout autre spcification technique que le pouvoir adjudicateur peut imposer dans le cadre de rglementations gnrales et spcifiques en rapport avec les travaux finis et les matriaux ou parties quils comportent.

(g)

La responsabilit de l'laboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur. Les marchs de travaux tant souvent complexes sur le plan technique, la prparation du dossier dappel doffres en particulier les spcifications techniques peut requrir lintervention dun ou de plusieurs techniciens externes. Chacun d'eux doit signer une dclaration d'objectivit et de confidentialit (voir Annexe A3). Comme pour les termes de rfrence dans le cas des marchs de services, il importe daccorder une attention particulire la prparation des spcifications techniques relatives aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. En effet, les spcifications techniques sont dterminantes pour le succs de lappel doffres et la bonne excution du march de travaux et du projet. Les spcifications techniques indiquent le cas chant, lot par lot la nature exacte et les caractristiques de fonctionnement des ouvrages. Le cas chant, elles prcisent galement les conditions de livraison et dinstallation, de formation et de service apr s-vente. Il est essentiel que les caractristiques de fonctionnement correspondent lobjet prvu. Si une runion d'information ou une visite sur place savrent ncessaires pour clarifier les normes techniques du site sur lequel les travaux sont raliser, les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner, ainsi que les dispositions prcises prises cet effet. Les spcifications techniques visent dfinir les travaux requis avec prcision. Les normes de qualit minimales, dfinies par les spcifications techniques, permettront au comit dvaluation de dterminer les offres techniquement conformes. moins que lobjet du march ne le justifie, sont prohibes les spcifications techniques qui mentionnent ou dcrivent des produits dune marque ou d'une origine dtermines et qui, ce titre, ont pour effet de favoriser ou dcarter certains produits. Toutefois, lorsque les produits ne peuvent tre autrement dcrits en termes suffisamment prcis et intelligibles, ils peuvent tre identifis par leur nom commercial, suivi obligatoirement de la mention ou quivalents . GESTION CENTRALISE DIRECTE Les services comptents de la Commission europenne doivent approuver le dossier dappel
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doffres. La pratique standard est de consulter le pays bnfic iaire et, le cas chant, les autres parties concernes, et d'obtenir son (leur) approbation sur le dossier d'appel d'offres. GESTION DCENTRALISE ex-ante Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres la Dlgation de l'Union europenne pour accord avant son lancement. GESTION DCENTRALISE ex-post Lapprobation pralable du dossier dappel doffres par la Commission europenne nest pas ncessaire. Le dossier dappel doffres doit comprendre les documents suivants: Volume 1: Instructions aux soumissionnaires et formulaires de soumission Volume 2: Projet de contrat et conditions Volume 3: Spcifications techniques Volume 4: Modle doffre financire Volume 5: Documents de design et dessins Voir annexe D.4 pour les modles. Les documents d'appel doffres doivent tablir clairement si l'offre doit tre faite prix ferme et non rvisable ou non. Une clause de rvision peut tre justifie ce qui est souvent le cas pour les marchs de travaux. Dans ce cas, il est recommand d'inclure dans les Conditions Particulires une formule de rvision de prix, en utilisant le modle prvu dans lesdites Conditions. Afin de prendre une dcision sur l'opportunit d'inclure une clause de rvision de prix, le pouvoir adjudicateur tient alors notamment compte: (a) de l'objet de la procdure de passation de march et de la conjoncture conomique dans laquelle il aura lieu; (b) de la nature et de la dure des tches et du march; (c) de ses intrts financiers. Une garantie financire est exige en contrepartie du versement de prfinancements suprieurs 300 000 . Cependant, si le titulaire est un organisme public, l'ordonnateur comptent peut, selon son valuation des risques, droger cette obligation. La garantie est libre au fur et mesure de lapurement du prfinancement, en dduction des paiements intermdiaires ou des soldes effectus au bnfice du titulaire dans les conditions prvues par le contrat.

5.3.3. Critres de slection et dattribution


Les critres de slection portent sur la capacit du soumissionnaire excuter des marchs similaires, en tenant compte particulirement des travaux excuts ces dernires annes. La procdure de slection consiste : 1. liminer les soumissionnaires non ligibles (voir point 2.3.1.) et les soumissionnaires qui se trouvent dans l'une des situations dexclusion prvues aux points 2.3.3. et 2.3.5.; 2. vrifier que la situation financire des soumissionnaires est solide et saine (capacit financire et conomique), en demandant, par exemple, les extraits des bilans et les chiffres
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daffaires des trois dernires annes (voir point 2.4.11.), si spcifiquement requis par le dossier dappel doffres; 3. vrifier la capacit technique et professionnelle des soumissionnaires, par exemple en examinant les effectifs moyens annuels, limportance et lexprience professionnelle du personnel dencadrement du soumissionnaire, ainsi que les principaux services prests, fournitures livres et travaux raliss dans le domaine de laction envisage, pendant les dernires annes (voir point 2.4.11.). Les critres de slection figurant dans les documents annexs au prsent guide sont donns titre dexemple et doivent tre adapts en fonction de la nature, du montant et de la complexit du march. Si, pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifie, le soumissionnaire ou candidat nest pas en mesure de produire les rfrences demandes par le pouvoir adjudicateur, il est autoris prouver sa capacit conomique et financire par tout moyen jug appropri par le pouvoir adjudicateur. Lorsque les travaux raliser sont complexes ou que, titre exceptionnel, ils doivent rpondre un but particulier, la capacit technique et professionnelle peut tre justifie par un contrle effectu par le pouvoir adjudicateur, ou au nom de celui-ci, par un organisme officiel comptent du pays dans lequel le soumissionnaire est tabli, sous rserve de laccord de cet organisme ; ce contrle porte sur l'aptitude technique et les capacits de production du soumissionnaire et, si ncessaire, sur les installations dtude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le "contrle qualit". Ces critres doivent tre prcis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire une concurrence loyale. Tous les critres spcifis dans le dossier dappel doffres doivent tre appliqus tels quels et ne peuvent en aucun cas tre modifis lors de la procdure. Lvaluation technique sera ralise sur la base de la grille dvaluation publie dans le dossier dappel doffres, qui ne doit pas tre modifie de quelque manire que ce soit durant la procdure dvaluation. Compte tenu de la diversit des travaux et de leur nature technique, la grille doit tre spcialement conue pour chaque appel doffres, et permettre de dterminer clairement (par OUI/NON) si loffre satisfait aux prescriptions techniques stipules dans le dossier dappel doffres. Le critre d'attribution appliqu aux soumissions techniquement conformes est le prix ou, dans des cas exceptionnels et aprs approbation de l'exception par les services comptents de la Commission europenne, le meilleur rapport qualit/prix.

5.3.4. Informations complmentaires en cours de procdure


Le dossier dappel doffres doit tre suffisamment clair afin d e dispenser autant que possible les soumissionnaires d'avoir demander des informations complmentaires en cours de procdure. Si le pouvoir adjudicateur fournit un complment d'information, soit de sa propre initiative, soit en rponse la demande d'un soumissionnaire, il communique ces informations par crit et simultanment tous les autres soumissionnaires. Les ventuelles questions des soumissionnaires doivent tre envoyes par crit et au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. Le pouvoir adjudicateur doit rpondre (en envoyant galement une copie la Commission europenne en cas de gestion dcentralise exante) aux questions de tous les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite fixe pour la rception des offres. Les questions et rponses sont publies sur le site internet dEuropeAid. Le pouvoir adjudicateur ne doit mettre aucun avis pralable quant la validit d'une offre cette occasion. Si les questions des soumissionnaires entranent des changements de lavis de march, un rectificatif doit tre publi, comme prvu au point 5.3.1.

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Une prolongation de la date limite de rception des offres peut tre accorde pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements. Le rectificatif doit aussi tre publi sur le site internet dEuropeAid. Si le volet technique de lappel doffres est particulirement complexe, le pouvoir adjudicateur peut organiser une runion d'information et/ou une visite de site afin de le clarifier. Cette runion doit tre annonce dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au plus tard 21 jours avant lexpiration de la date limite pour la rception des offres. Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel doffres si la participation cette runion et/ou visite de site est recommande ou obligatoire. Tous les frais lis la participation cette runion/visite de site sont la charge des soumissionnaires. Pour des raisons de transparence et dgalit de traitement des soumissionnaires, aucune visite individuelle nest organise par le pouvoir adjudicateur pendant la priode dappel doffres.

5.3.5. Date limite de remise des offres


Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans le dossier dappel doffres. Le dlai de rception des offres doit tre suffisant pour garantir la qualit desdites offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les candidats de soumissionner ou les conduit dposer des offres incompltes ou mal prpares. La date limite de rception des offres doit tre combine, si possible, avec louverture publique. GESTION CENTRALISE DIRECTE /GESTION DCENTRALISE ex-ante Le dlai minimal entre la date de publication de lavis de march et la date limite fixe pour la rception des offres est de 90 jours. Toutefois, dans des cas exceptionnels, des dlais plus courts peuvent tre fixs aprs autorisation pralable des services comptents de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE ex-post Des dlais plus courts peuvent tre fixs sans approbation pralable de la Commission europenne.

5.3.6. Priode de validit des offres


Voir point 2.8.5.

5.3.7. Prsentation des offres


Chaque offre technique et financire doit tre place dans une enveloppe unique scelle, lintrieur dun colis ou dune enveloppe extrieure. Loffre doit tre soumise en accord avec les instructions aux soumissionnaires.

5.3.8. Comit dvaluation


En ce qui concerne la composition, l'impartialit et la confidentialit, les responsabilits et les dlais durant l'valuation complte, voir section 2.8. GESTION CENTRALISE DIRECTE La pratique standard est qu'au moins l'un des membres votant soit un reprsentant du pays bnficiaire.
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5.3.9. Etapes de la procdure dvaluation


5.3.9.1. Rception et enregistrement des offres

la rception des offres, le pouvoir adjudicateur doit les enregistrer, en mentionnant la date et l'heure de la rception, et dlivrer un accus de rception pour les offres livres en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture. Les enveloppes extrieures contenant les offres doivent tre numrotes dans lordre de rception (quelles aient t ou non reues avant la date limite fixe pour la rception des offres).

5.3.9.2.

Runion prparatoire

La premire runion du comit dvaluation doit se tenir avant la sance douverture publique. Au pralable, le dossier dappel doffres doit avoir t communiqu aux membres du comit dvaluation. Le prsident expose lobjet de lappel doffres et explique les procdures suivre par le comit, incluant les grilles dvaluation, les critres de slection et dattribution spcifis dans le dossier dappel doffres.

5.3.9.3.

Sance douverture des offres

Louverture des offres a pour objet de vrifier si les offres sont compltes, si la garantie de soumission requise a t fournie et si les offres sont, dune manire gnrale, en ordre. La sance douverture des offres est une procdure formelle et publique. Le comit dvaluati on ouvre les offres en sance publique lheure et au lieu fix dans le dossier dappel doffres. Bien quelle soit publique, la prsence la session douverture des offres est limite aux reprsentants des socits qui ont soumissionn pour le march. Voir annexe D5 pour les formalits dtailles mettre en uvre par le prsident et son secrtaire. GESTION CENTRALISE DIRECTE Le comit dvaluation dsign par les services comptents de la Commission europenne procde la sance douverture des offres. GESTION DCENTRALISE ex-ante La Commission europenne doit tre obligatoirement informe de la sance douverture des offres. Elle peut tre reprsente titre dobservateur cette sance et reoit copie de chacune des offres. GESTION DCENTRALISE ex-post La Commission europenne na pas tre informe de la session douverture des offres et ny participe pas. Le prsident doit vrifier quaucun membre du comit dvaluation ne se trouve en situation de conflit dintrts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte ventuelle, des offres reues, des membres du consortium et des ventuels sous-traitants identifis). Voir point 2.8.2. Le comit doit dcider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme. Le rcapitulatif des offres reues inclus dans le rapport douverture des offres (voir annexe D6) doit tre utilis pour consigner la conformit de chacune des offres avec les prescriptions de forme. Ce rapport est accessible aux soumissionnaires sur demande.

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Les ventuelles garanties de soumission doivent tre retournes aux soumissionnaires dont les offres ne sont pas conformes aux prescriptions de forme. Cela implique que chaque offre qui arrive aprs la date limite de soumission doit aussi tre ouverte (aprs la sance douverture), afin que les garanties puissent tre retournes.

5.3.9.4.

valuation des offres

Le comit d'valuation doit obligatoirement utiliser la grille de conformit administrative et la grille d'valuation publies dans le dossier dappel doffres pour lvaluation technique. Dans le cadre de lvaluation technique, le comit analyse les aspects co mmerciaux et, le cas chant, la composante 'service' des offres afin de dterminer si celles-ci satisfont aux prescriptions du dossier dappel doffres. Les rsultats sont consigns dans une grille danalyse par OUI /NON pour tous les lments spcifis dans le dossier dappel doffres. Aucune mthode de notation ne doit tre utilise. Si lappel doffres est scind en lots, lvaluation technique doi t tre ralise lot par lot. Avec laccord des autres membres du comit, le prsident peut communiquer par crit avec les soumissionnaires dont les offres ncessitent des clarifications, en leur offrant la possibilit de rpondre dans un dlai raisonnable dterminer par le comit. Premire partie: conformit administrative Avant de procder lvaluation dtaille des offres, le pouvoir adjudicateur vrifie si loffre est conforme aux prescriptions essentielles du dossier dappel doffres (c'est--dire la grille de conformit administrative). Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions, modalits et spcifications contenues dans le dossier dappel doffres, sans dviation ni restriction substantielles. Les dviations ou restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ d'application, la qualit ou lexcution du march ou qui diffrent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du march ou qui faussent la concurrence vis--vis des soumissionnaires ayant prsent des offres conformes. Chaque offre est examine pour la conformit administrative avec le dossier dappel doffres conformment la grille de conformit administrative publie. La conformit administrative de chacune des offres doit tre indique dans le rapport dvaluation (voir annexe D7). Deuxime partie: conformit technique des offres Lvaluation dtaille des offres intervient aprs la vrification de la conformit administrative. Les critres publis dans le dossier dappel doffres sont appliqus sans modification. Les valuateurs utilisent la grille d'valuation incluse dans le dossier dappel doffres. Cette valuation vise dterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques minimales et aux critres de slection. Rgle dorigine: toutes les offres doivent satisfaire la rgle en vertu de laquelle les produits achets et les matriaux incorpors dans les ouvrages permanents satisfont aux exigences du point 2.3.1. Les offres qui ne satisfont pas la rgle dorigine doivent tre limines. La rgle dorigine ne sapplique pas lquipement du titulaire utilis durant la construction, sauf si le dossier dappel doffres prvoit explicitement que cet quipement devient la proprit du pouvoir adjudicateur en fin de contrat. Pour plus de dtails, voir le point 2.3.1.

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Nationalit des sous-traitants: le comit dvaluation doit vrifier ce stade que les nationalits des sous-traitants identifis dans les offres techniques satisfont la rgle de la nationalit dfinie au point 2.3.1. lissue de lvaluation des offres, le comit dvaluation se prononce sur la conformit technique de chaque offre et classe les offres dans deux catgories: conformes techniquement ou non conformes techniquement .

5.3.9.5.

valuation des propositions financires

Au terme de lvaluation technique, le comit vrifie que les propositions financires ne comportent pas derreurs arithmtiques videntes. Le cas chant celles-ci sont corriges sans pnalit pour le soumissionnaire. Si lappel doffres porte sur plusieurs lots, les propositions financires sont compares pour chaque lot. Lvaluation financire doit identifier la meilleure proposition financire pour chaque lot, en tenant compte de chaque remise offerte. Un exemple de remises est disponible au point 4.3.9.5.

5.3.9.6.

Choix de lattributaire

Le march est attribu au soumissionnaire prsentant loffre la moins chre parmi celles juges techniquement acceptables lissue de lvaluation technique, condition qu'elle ne dpasse pas le budget allou au march. Si loffre choisie excde le budget maximal allou au march, les dispositions prvues au point 5.2.5.1. (c) peuvent s'appliquer. Dans les cas d'offres anormalement basses, le comit dvaluation doit s'informer sur la composition de l'offre. Avant de rejeter ces offres pour ce seul motif, le pouvoir adjudicateur doit demander par crit, toute prcision quil juge pertinente sur les lments constitutifs de loffre, et les vrifie de manire contradictoire en tenant compte des explications fournies. Le pouvoir adjudicateur peut notamment prendre en considration les explications tenant: (a) lconomie du procd de fabrication, de la prestation de ser vices ou du procd de construction; (b) aux solutions techniques adoptes ou aux conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire; (c) loriginalit de l'offre du soumissionnaire. La justification de lacceptation ou de llimination de loffre anormalement basse doit tre consigne dans le rapport dvaluation. Programmes financs par le FED Dans le cas o deux offres sont reconnues tre quivalentes, la prfrence est donne: au soumissionnaire d'un tat ACP ou, si aucune offre du mme type n'est reue, au soumissionnaire qui: o o
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offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des tats ACP; offre les plus grandes possibilits de sous-traitance aux socits, aux entreprises ou aux

personnes physiques des Etats ACP; o ou est un consortium de personnes physiques, de socits et d'entreprises des tats ACP et de l'Union europenne.

Si le dossier d'appel d'offres prvoit des variantes (des offres alternatives) celles-ci doivent tre notes sparment. Seules sont prises en considration les variantes: proposes par l'attributaire du march; conformes aux conditions du dossier d'appel d'offres et notamment atteignant les niveaux de qualit et de performance requis par les spcifications techniques; dont le prix ne dpasse pas celui de l'offre retenue.

Le comit d'valuation compare les variantes l'offre initiale et recommande la meilleure solution au pouvoir adjudicateur.

5.3.9.7.

Conclusions du comit dvaluation

Au terme de ses dlibrations, le comit dvaluation peut recommander soit: d'attribuer le march au soumissionnaire ayant soumis une offre: conforme aux prescriptions de forme et aux rgles dligibilit;

- dont le budget total ne dpasse pas celui disponible pour le projet; - satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipules dans le dossier dappel doffres; et - qui correspond l'offre la moins disante, soit d'annuler l'appel doffres (voir le point 2.4.13.)

GESTION CENTRALISE DIRECTE Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe D7) sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation doit tre soumis aux services comptents de la Commission europenne, qui acceptent ou non les recommandations du comit. GESTION DCENTRALISE ex-ante Lensemble de la procdure (valuation technique et valuation financire) fait lobjet dun rapport dvaluation (voir modle lannexe D7) sign par le prsident , le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation. Le rapport dvaluation est adress au pouvoir adjudicateur, qui accepte ou non les recommandations du comit d'valuation. Le pouvoir adjudicateur doit alors soumettre le rapport dvaluation et sa proposition de dcision la Commission europenne pour accord. La Commission europenne doit recevoir une copie des offres. Si la Commission europenne naccepte pas la proposition du pouvoir adjudicateur, elle doit lui crire en indiquant les motifs de sa dcision. Elle peut galement lui suggrer comment procder en lui indiquant les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser le contrat. Si la Commission europenne approuve la proposition d'attribution du pouvoir adjudicateur, ce dernier, selon la dcision prise, soit commence attribuer le march (voir point 5.3.11), soit annule lappel doffres. GESTION DCENTRALISE ex-post
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Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour que le pouvoir adjudicateur puisse agir sur la base des recommandations du comit dvaluation. Lensemble de la procdure dvaluation, y compris la notification lattributaire, doit se drouler pendant la priode de validit des offres. cet gard, il est important de garder lesprit l e risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la procdure dvaluation dure trop longtemps. Sous rserve de la lgislation du pouvoir adjudicateur en matire daccs aux documents, la procdure d'valuation, depuis la fin de la sance douverture jusqu la signature du contrat par les deux parties est confidentielle. Les dcisions du comit sont collectives et ses dlibrations doivent tre tenues secrtes. Les membres du comit et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation du pouvoir adjudicateur va lencontre des rgles de confidentialit, le pouvoir adjudicateur doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit. Le rapport dvaluation est exclusivement destin usage officiel et ne peut tre communiqu ni aux soumissionnaires ni aucune partie autre que les services habilits du pouvoir adjudicateur, de la Commission europenne et des autorits de contrle (par ex., la Cour des Comptes).

5.3.10. Annulation de lappel doffres


Voir point 2.4.13. Les soumissionnaires ont le droit de rcuprer sans dlai leur garantie de soumission. Lorsque lappel doffres est annul avant louverture des enveloppes externes des offres, le s enveloppes non ouvertes et scelles doivent tre retournes aux soumissionnaires.

5.3.11. Attribution du march


5.3.11.1. Notification lattributaire
Voir section 2.9 et point 2.4.12 (en cas de clause suspensive).

5.3.11.2. Signature du contrat


Voir section 2.9. Le projet de contrat doit suivre lAnnexe D4

5.3.11.3. Publication de lattribution du march


Voir section 2.9.

5.4.

Appel doffres restreint pour les marchs dune valeur suprieure ou gale 5 000 000

GESTION CENTRALISE DIRECTE/GESTION DCENTRALISE avec contrles exante En fonction des caractristiques de certains projets, il est possible de lancer un appel d'offres restreint. Les services comptents de la Commission europenne doivent donner leur approbation
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pralable pour recourir cette procdure. Ils pourront fournir leur appui technique au cas par cas. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Pas dapprobation pralable ncssaire. Sil envisage de recourir cette disposition, le pouvoir adjudicateur doit en exposer les motifs dans le rapport dvaluation et le n otifier la Commission europenne.

5.4.1. Publicit
Afin d'assurer la plus large participation possible l'appel d'offre et de garantir la transparence de la procdure, le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de pr-information ainsi qu'un avis de march pour tout march de travaux d'un montant de 5 000 000 et au-del.

5.4.1.1.

Publication des avis de pr-information.

Un avis de pr-information dfinissant les caractristiques de l'appel d'offres envisag doit tre publi, sauf circonstances exceptionnelles, au moins 30 jours avant la publication de l'avis de march. L'avis de pr-information est envoy le plus rapidement possible aprs la dcision approuvant le programme des marchs de travaux. Il doit indiquer succinctement l'objet et le contenu des marchs en question (voir Annexe D1). Publier l'avis de pr-information n'engage pas le pouvoir adjudicateur financer le march. Aussi les candidats intresss ne doivent pas envoyer d'offres ce stade. Le pouvoir adjudicateur rdige lavis de pr-information,en utilisant l'annexe D1, et l'adresse par formulaire lctronique la Commission europenne pour publication sur le site d'EuropeAid et au Journal Officiel de l'Union europenne (voir les lignes directrices pour la publication lannexe A11e). Si ncessaire, le pouvoir adjudicateur assure simultanment la publication localement ou dans tout autre mdia appropri. Gestion centralise directe et Gestion dcentralise avec contrles ex-ante ou ex-post. Les avis de pr-information doivent tre adresss en utilisant l'Annexe D1 au moins 15 jours avant leur date prvue de publication pour permettre leur traduction en temps utile.

5.4.1.2.

Publication des avis de marchs.

30 jours au plus tt aprs la publication de la prvision individuelle de march, l'avis de march est son tour publi au JO de l'Union europenne et sur le site d'EuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome) et sur tout support appropri. Gestion centralise directe et Gestion dcentralise avec contrles ex-post. L'avis de march doit tre envoy par formulaire lectronique (annexe D2) la Commission europenne au moins 15 jours avant la date prvue de publication pour permettre sa traduction en temps utile. Gestion dcentralise avec contrles ex-ante. En plus de ce qui prcde, les termes de rfrence doivent tre adresss la Commission europenne soit en mme temps soit en avance de telle sorte dmontrer que l'avis de march correspond aux objectifs du march. L'avis de march doit fournir aux candidats potentiels toute information utile pour leur permettre de dterminer leur capacit mettre en uvre le march en question.
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Les critres de slection dfinis dans l'avis de march doivent tre: formul clairement et sans ambigut, facile vrifier sur la base de l'information soumise, en utilisant le formulaire de candidature (voir annexe D4c), labors de telle sorte permettre de rpondre par oui ou par non aux questions portant sur les capacits du candidat dmontrables par le soumissionnaire.

Les critres figurant en annexe du prsent guide pratique sont donns titre d'illustration, et doivent tre adapts la nature, au cot et la complexit du contrat. Le dlai allou aux candidats pour qu'ils adressent leurs offres doit tre suffisant pour permettre une concurrence adquate. Ce dlai de soumission dpend de la taille et de la complexit du march. En tout tat de cause, il doit tre au minimum de 30 jours compter de la date de publication de l'avis de march au journal Officiel de l'Union Europenne et sur le site d'EuropeAid. Si en parallle, le pouvoir adjudicateur publie l'avis de march localement, cette publication doit tre identique et simultane celle effectue sur les sites du journal officiel et d'EuropeAid. L'avis de march doit tre suffisamment clair et prcis de sorte dispenser les soumissionnaires de demander des prcisions en cours de procdure. Ils ont toutefois le droit de demander des informations complmentaires en cas de besoin. Si le pouvoir adjudicateur modifie l'avis de march, soit de son propre fait, soit en rponse une question d'un soumissionnaire, un rectificatif comportant les modifications doit tre adress pour publication la Commission europenne (voir annexe A5b). Le rectificatif est publi au plus tard 7 jours aprs la demande de publication. Il doit l'tre avant la date limite de soumission des offres. Le cas chant cette date peut tre reporte pour permettre aux soumissionnaires de prendre les modifications en compte. Le pouvoir adjudicateur ne doit pas, cette occasion, donner un avis quelconque concernant quelque offre que ce soit. Si les claircissements ne ncessitent pas de modifier l'avis de march, ils peuvent tre simplement publis sur le site d'EuropeAid.

5.4.2. Etablir la liste restreinte


Les candidats sont slectionns par un comit d'valuation dsign par le pouvoir adjudicateur comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum cinq (5) possdant les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les candidatures. Chaque membre doit avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les candidatures sont prsentes. Tous les membres du comit d'valuation doivent signer une dclaration d'impartialit et de confidentialit (voir annexe A4). Pour les responsabilits des membres du comit d'valuation, voir le point 2.8.3. Gestion centralise directe Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont nomms individuellement par la Commission europenne. Gestion dcentralise avec contrles ex-ante
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Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont nomms individuellement par le pouvoir adjudicateur aprs approbation par la Commission europenne. Cette dernire devrait participer en tant qu'observateur. La composition du comit est rpute approuv si la Commission europenne ne s'y oppose pas, dans les cinq jours ouvrables. En rgle gnrale, la Commission europenne nomme un observateur pour assister tout ou partie des runions du comit d'valuation. La participation d'autres observateurs doit tre pralablement approuve par la Commission europenne. Gestion dcentralise avec contrles ex-post Les membres du comit d'valuation ( savoir le prsident, le secrtaire et les membres votants) sont nomms individuellement par le pouvoir adjudicateur. La procdure de slection consiste : tablir une liste longue (voir annexe D4) rsumant l'ensemble des candidatures reues, liminer les candidats inligibles (voir section 2.3.1) ou entrant dans l'une des catgories dcrites aux sections 2.3.3 (cas d'exclusion) et 2.3.4 (sanctions financires et administratives), appliquer les critres de slection exactement tels qu'ils ont t publis,

S'agissant des pices justificatives relatives aux critres d'exclusion et de slection, voir les points 2.3.3 et 2.4.11. Sur la base des candidatures reues, le comit d'valuation slectionne les candidats offrant la meilleure garantie de bonne excution du contrat. La liste de prslection comprend entre 4 et 6 candidats. Si le nombre de candidats ligibles satisfaisant aux critres de slection est suprieur 6, les critres additionnels publis dans l'avis de march sont appliqus pour rduire la liste 6 candidats prslectionns. Voir la section 2.4.11 (critres de slection et d'attribution). Si le nombre de candidats ligibles satisfaisant aux critres de slection est infrieur 4, le pouvoir adjudicateur peut tout de mme les inviter soumettre une offre aprs approbation pralable de la Commission europenne (sauf en gestion dcentralise ex-post). Celle-ci peut donner son approbation aprs avoir vrifi, sur la base du rapport d'valuation, que tant le dlai de publication, tant les critres de slection publis et la porte du march par rapport au budget disponible taient satisfaisants. Gestion centralise directe et gestion dcentralise avec contrles ex-ante: La Commission europenne doit donner son approbation pralable pour prslectionner moins de 4 candidats. Gestion dcentralise avec contrles ex-post: L'approbation pralable de la Commission europenne n'est pas requise pour prslectionner moins de 4 candidats. La procdure de prslection et la slection elle-mme doivent faire l'objet d'un rapport (voir annexe D5). Avant que le comit d'valuation n'tablisse dfinitivement sa proposition de prslection, il envoie la liste des candidats pressentis au pouvoir adjudicateur, qui vrifie qu'aucun d'eux ne figure dans le systme d'alerte prcoce.

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Le rapport d'valuation est sign par le prsident du comit d'valuation, par son secrtaire et par les valuateurs. Gestion centralise directe: Le rapport d'valuation doit tre pralablement approuv par la Commission europenne avant que les candidats prslectionns ne soient invits prsenter leur offre. Gestion dcentralise avec contrles ex-ante: Le rapport d'valuation doit tre approuv par le pouvoir adjudicateur, qui fait son tour approuver sa dcision accompagne du rapport d'valuation, par la Commission europenne avant que les candidats prslectionns ne soient invits prsenter leur offre. La Commission europenne peut rejeter cette dcision en le motivant par crit. Gestion dcentralise avec contrles ex-post: Le pouvoir adjudicateur prend sa dcision sans la faire au pralable approuver par la Commission europenne. Les candidats non slectionns sont informs par crit (voir Annexe D7). Les candidats prslectionns sont invits soumissionner par lettre (voir annexe B8) accompagne du dossier d'appel d'offres. Dans le mme temps, la liste restreinte doit tre publie. Le pouvoir adjudicateur est responsable de l'laboration de l'avis de liste restreinte (en utilisant l'annexe D6) et de sa soumission en format lectronique la Commission Europenne pour publication sur le le site EuropeAid au moment du lancement de l'appel d'offres. Toute information non confidentielle peut tre transmise aux soumissionnaires non retenus, s'ils en font la demande. Il peut s'agir par exemple d'expliquer pourquoi l'une des rfrences donnes l'appui de leur comptence technique n'a pas t juge valable. Cela peut aider ces candidats amliorer leur candidature en prvision d'un futur appel d'offres. La priode entre l'envoi des lettres d'invitation soumissionner et la date limite pour la rception des offres ne doit pas tre infrieure 60 jours. Les dispositions applicables dans le cadre dune procdure ouverte, conformment aux points 5.3.2. 5.3.11.3.), sappliquent par analogie la procdure restreinte pour les marchs de travaux.

5.5.

Appel doffres ouvert local pour les marchs dune valeur gale ou suprieure 300 000 et infrieure 5 000 000

Dans ce cas, il n'est pas obligatoire de publier l'avis de march au Journal Officiel de lUnion europenne. En revanche il doit tre publi au Journal Officiel du pays bnficiaire ou dans un media quivalent. Ceci relve de la responsabilit du pays bnficiaire. L'appel d'offres doit galement tre publi sur le site internet d'EuropeAid, avec ladresse laquelle les socits peuvent se procurer des informations supplmentaires. Etant entendu que publier lintgralit dun avis de march dans les mdias locaux peut reprsenter un cot dissuasif, le modle de lannexe D3 indique les informations minimales publier localement. Cependant, lintgralit de lavis de march doit tre disponible ladresse mentionne dans la publication, tout comme le dossier dappel doffres. L' appel d'offres publi localement doit garantir l'galit de traitement de tout fournisseur ligible au mme titre que les fournisseurs locaux. Toute condition visant restreindre la participation des autres fournisseurs ligibles est interdite (telle que l'obligation pour ces derniers dtre enregistrs dans le pays bnficiaire ou davoir dj obtenu des contrats au niveau local).

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Un dlai minimal de 60 jours entre la date de publication de lavis de ma rch dans la presse locale et la date limite fixe pour la rception des offres doit tre respect. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, un dlai plus court peut tre accord aprs autorisation pralable de la Commission europenne. Les dispositions applicables de la procdure ouverte internationale, conformment la section 5.3., sappliquent par analogie la procdure ouverte locale. La principale diffrence est que le comit dvaluation est compos dun nombre minimum de trois membres votants. Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission. Programmes financs par le FED Pour les marchs de travaux dune valeur de 5 000 000 d ou moins, les soumissionnaires des Etats ACP, sous rserve qu'au moins un quart du capital et du personnel de gestion proviennent dun ou de plusieurs Etats ACP, se voient accorder une prfrence de prix de 10% lorsque les offres sont de mme qualit conomique et financire.

5.6.

Procdure ngocie concurrentielle

Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les contrats de moins de 300 000 par procdure ngocie concurrentielle sans publier lavis de march. Il tablit une liste dau moins trois entrepreneurs et justifie son choix. Ces derniers reoivent une lettre dinvitation soumissionner accompagne du dossier dappel doffres. Lavis de march nest pas publi. Mais il est inclus dans le dossier dappel doffres car il contient des informations importantes pour les entrepreneurs invits soumissionner. Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur ladresse et au plus tard la date et lheure indiques dans linvitation soumissionner. Un dlai minimal de 30 jours compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit tre accord aux candidats slectionns. Un comit dvaluation dsign par le pouvoir adjudicateur et disposant des capacits techniques et administratives requises ouvre et value les offres. Si aprs avoir invit les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reoit qu'une seule offre valable sur les plans administratif et technique, le march peut tre pass avec ce soumissionnaire conditions que les critres d'attribution soient remplis. Dans le cas d'un chec de la procdure ngocie concurrentielle, le contrat peut tre conclu aprs procdure ngocie, sous rserve de laccord pralable de la Co mmission europenne. Le reste de la procdure (prparation du dossier dappel doffres, valuation des offres et attribution du contrat) obit aux mmes rgles que la procdure ouverte internationale (voir points 5.3.2. 5.3.11.2.). Aucune garantie de soumission nest exige dans ce cas. Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marchs de travaux dune valeur gale ou infrieure 20 000 sur la base dune seule offre (voir le point 2.4.8.) Programmes financs par le FED Pour les marchs de travaux dune valeur infrieure ou gale 5 000 000 d, les soumissionnaires des tats ACP bnficient dune prfrence de prix de 10 % lorsque des offres de qualit technique et conomique quivalente sont compares, condition quau moins un quart des parts du capital et du personnel dencadrement soit originaire dun ou plusieurs tats ACP.

5.7.
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Modification des contrats de travaux

Voir section 2.10 pour l'information gnrale relative la modification des contrats.
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Pas de ncessit de modifier le contrat: Dans la grande majorit des cas, le contrat de travaux prvoit le payement par valuation: les quantits indiques dans le dtail estimatif de mme que le montant du march qui en rsulte sont estims. Lorsque le payement est demand, le matre d'uvre mesure, pour les diffrents lments, les quantits relles des travaux excuts et certifie le montant d, en appliquant les taux l'unit. Si le montant augmente en raison d'une quantit rellement mesure excdant la quantit indique dans le dtail estimatif ou dans le bordereau des prix, il ne s'agit pas d'un changement du contrat et ceci ne requiert ni ordre de service pour modification ni avenant contractuel. Par ailleurs il peut arriver que l'application de la clause de rvision de prix aboutisse l'augmentation du montant. L encore dans la mesure o la formule de rvision de prix a dj fait l'objet d'un accord entre les parties contractantes dans le contrat initial, aucune modification du contrat n'est ncessaire. Enfin un avenant contractuel ou un ordre de service ne peuvent tre en aucune manire utiliss pour obtenir la ralisation de travaux supplmentaires qui ne sont pas ncessaires pour l'achvement du march initial. Ordre de service: Dans un contrat de march de travaux, le matre d'uvre a comptence pour mettre un ordre de service pour toute modification une partie quelconque des ouvrages ncessaires au bon achvement et/ou au bon fonctionnement des travaux. Ces modifications peuvent consister en des ajouts, des suppressions, des substitutions, des changements en qualit, en quantit, dans la forme, la nature, le genre, l'emplacement, les dimensions, le niveau ou l'alignement ainsi que des changements dans l'chelonnement, le mode ou le calendrier, tels que stipuls, de l'excution des travaux. Voir Conditions Gnrales, article 37. Le titulaire est tenu d'excuter la modification ordonne. Il ne peut pas suspendre les travaux ordonns dans l'attente d'une dcision quant son ventuelle demande pour une extension de la priode d'excution ou pour un payement additionnel. Avenant: Les modifications de contrat qui ne sont pas couvertes par un ordre de service doivent tre formalises par la voie d'un avenant. A cet gard, en ce qui concerne les travaux supplmentaires non-inclus dans le contrat initial, et qui sont rendus ncessaires, en raison de circonstances imprvues, pour excuter les travaux dcrits dans ledit contrat initial; un avenant peut tre conclu dans les conditions indiques au point 5.2.5.1. b). Il est ncessaire de procder une modification par la voie d'un avenant au contrat ds lors que cette modification implique une augmentation ou une rduction de la valeur totale des travaux de plus de 15% par rapport au prix contractuel initial. GESTION DCENTRALISE avec contrles EX-ANTE Si un financement UE supplmentaire est sollicit, il doit tre approuv par la Dlgation de l'Union europenne avant tout engagement du pouvoir adjudicateur. La dure totale d'excution d'un march de travaux inclut la dure de mise en uvre des travaux et la priode de garantie comprise entre la rception provisoire et la rception dfinitive. Durant ce temps, la/les priode(s) de ralisation des travaux/de garantie peu(ven)t tre tendue(s) par ordre de service ou par avenant durant la priode d'excution du contrat, mme aprs que la priode de mise en uvre stipule au contrat ait expir.
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Un titulaire d'un march de travaux, est tenu de raliser compltement les travaux, et le matre d'ouvrage est tenu de payer les travaux certifis. Ces obligations ainsi que le march restent valables mme dans le cas o le titulaire choue raliser compltement les travaux dans la/les priode(s) stipul(s) au contrat, la consquence tant que des dommages-intrts pour retard peuvent tre dduits du montant d.

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6. Subventions
Pour les besoins de ce chapitre, le terme "bnficiaire de subvention" doit tre compris comme i) le seul bnficiaire de la subvention (en cas de subvention mono-bnficiaire) ou comme ii) tous les bnficiaires de la subvention (en cas de subvention multi-bnficiaires). Sauf indication contraire, le terme "demandeurs" couvre la fois le demandeur et ses codemandeurs.

6.1.

Rgles de bases applicables aux subventions

6.1.1. Dfinition
Une subvention est une contribution financire directe, par voie de donation ou paiement de nature non commerciale un bnficiaire dtermin et prlev sur le budget de l'Union europenne ou du FED, afin de financer: soit une action destine promouvoir la ralisation dun objectif sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europenne (subvention pour action); soit le fonctionnement dun organisme poursuivant un but dintrt gnral europ en ou un objectif sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europenne (subvention de fonctionnement).

Les organismes signant un contrat de subvention sont dsigns bnficiaire de la subvention et ne doivent tre confondu ni le bnficiaire final de laction32 ni avec le groupe cible33. Il peut s'agir d'organismes vocation dducation, de formation, dinformation, d'innovation ou de recherche et tude sur les politiques europennes, ou participant toute activit en faveur de la promotion de la citoyennet ou des droits de l'homme, ou un organisme europen de normalisation, ou une entit lgale reprsentative dorganismes but non lucratif actifs dans les Etats membres ou des pays tiers candidats et promouvant des principes et politiques s inscrivant dans les objectifs des traits. Il convient de distinguer les subventions des autres types dengagements juridiques effectus dans le cadre des actions extrieures, et dappliquer le corps de rgles appropries. Plusieurs indices permettent de distinguer une subvention dun march: Marchs (acheter) Acheter des services, fournitures ou travaux Objet Subventions (Donner) Proposition d'un demandeur contribuant un objectif politique via un projet (subvention pour action) ou la prise en charge des cots de fonctionnement du demandeur (subvention de fonctionnement)

Pouvoir adjudicateur 100 % du cot

Proprit des Bnficiaire de la subvention rsultats Contribution L'Union europenne finance une partie des cots (dits "ligibles") L'autre partie reste la charge

32 33

Par Bnficiaire final , on entend la population qui va bnficier du projet dans le long terme au niveau de la socit ou dun secteur en particulier. Par groupe cible , on entend les groupes/entits qui bnficieront directement du projet.
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financire Permis Profit

du bnficiaire de la subvention (ou de tout donateur Interdit

Une subvention est destine une action propose ladministration contractante par un demandeur et entrant dans le cadre normal des activits de celui-ci, par opposition au march, pour lequel me pouvoir adjudicateur labore les termes de rfrence du projet quil souhaite faire raliser. Le demandeur peut agir seul ou avec un/des codemandeur(s). Si la subvention leur est attribue, le demandeur et, le cas chant, le/les codemandeur(s) deviennent le(s) bnficiaire(s) de la subvention. L'action doit tre clairement identifie. Elle ne doit pas tre artificiellement scinde dans l'intention de la soustraire aux rgles du prsent guide pratique. Le bnficiaire de la subvention est responsable de la mise en uvre de laction et conserve la proprit de ses rsultats. En revanche, dans un march, le pouvoir adjudicateur est propritaire des rsultats du projet. Une subvention fait en rgle gnrale lobjet dun cofinancement de la part du bnficiaire, sauf dans les cas o un financement de l'Union europenne intgral est indispensable la ralisation de laction ou quun financement intgral du FED est requis (voir point 6.3.9.). En revanche, dans un march, le titulaire du march ne contribue pas financirement au projet. Le montant du contrat reprsente un prix fixe en conformit avec les rgles du march. Une subvention ne peut en aucun cas gnrer de profit (cest--dire quelle doit se limiter au montant ncessaire pour quilibrer les revenus et les dpenses dune action, voir point 6.3.10.), l'exception des actions ayant pour objectif le renforcement des capacits financire du bnficiaire ou la cration d'un revenu dans le cadre des actions extrieures. La rgle de non-profit s'applique l'action, mais pas ncessairement au bnficiaire. Ainsi, le un organisme but non lucratif n'est pas limit la signature de contrat de subventions. Il peut galement tre attributaires de marchs. Un contrat de subvention ne peut tre sign que si laction rpond l'ensemble des critres exposs ci-dessus. Ne constituent pas des subventions au sens du Rglement financier 34 applicable au budget de l'Union europenne entre autres: Les devis-programmes; Les marchs publics35; Lappui budgtaire, lappui lallgement de la dette ou l'aide macro-financire; Les versements effectus aux organismes (tels que les organisations internationales, les agences nationales des Etats membres ou de pays tiers etc.) auxquels des tches d'excution du budget de l'Union europenne ont t dlgues, au sens des articles 58, 59 et 60 du rglement financier applicable au budget de l'Union europenne et de l'article 25(3) du rglement financier applicable au 10me FED.

34 35

Voir article 121.2 du Rglement Financier applicable au Budget de l'Union europenne Voir la dfinition des marchs publics l'article 101 du Rglement Financier applicable au Budget de l'Union europenne
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Les instruments financiers au sens des articles 139 et 140 du rglement financier applicable au budget de l'Union europenne, notamment les bonifications d'intrts associs ces instruments. Par ailleurs ces bonifications d'intrts et le remboursement des frais de garantie non associs ces instruments financiers sont assimils des subventions, mais ne sont pas soumis aux rgles de cofinancement et de non-profit.

Les subventions verses en gestion dcentralise, en gestion centralise indirecte, sous des conventions de financement ou des devis-programmes ou d'autres conventions avec les organismes viss aux articles 25 28 du rglement financier applicable au 10 me FED obissent aux rgles nonces dans ce Chapitre.

6.2.

Formes des subventions

Une subvention est exprime selon un montant maximum et un pourcentage de cots ligibles. Cela implique que l'administration contractante couvre normalement seulement un pourcentage donn des cots, dfini dans l'appel propositions. Les montants minimum et maximum de la contribution de l'administration contractante sont galement dfinis dans l'appel propositions. La contribution de l'autorit contractante est un remboursement des cots ligibles tablis sur base: des cots rellement encourus par le bnficiaire d'un ou plusieurs cots simplifis.

Il est galement possible de combiner ces diffrentes formes, en fonction des catgories de cots ligibles, condition de respecter les limites et conditions de l'appel proposition. Exemple : Une subvention pour action peut tre attribue sous la forme d'un montant forfaitaire pour couvrir des cots d'quipement, de cots unitaires pour couvrir les cots de personnel, et d'un remboursement des cots rels de fonctionnement (voir section 6.2.1) 6.2.1 Option des cots simplifis Les cots simplifis peuvent prendre la forme de cots unitaires, de montants forfaitaires, ou de taux forfaitaires. Ces cots simplifis sont dtermins pendant la phase de contractualisation et visent simplifier sa mise en uvre. Voir l'annexe E3A2 pour une information plus complte relative ces cots simplifies. Les demandeurs peuvent prvoir ces cots simplifies dans leurs propositions et l'administration contractante peut les accepter ou non. Ils peuvent s'appliquer un ou plusieurs des cots directs prvus dans les diffrentes rubriques budgtaires (rubriques de 1 6 par exemple), des sousrubriques ou des postes de dpenses spcifiques au sein de ces rubriques. En principe l'administration contractante peut autoriser le remboursement sous ces cots simplifis jusqu' 60 000 (hors cots indirects) par bnficiaire de subventions (en incluant celles proposes par ses entits affilies). Une dcision de la Commission europenne peut cependant prvoir d'autres conditions qui seront refltes dans l'appel propositions.36 Pour chaque rubrique budgtaire ou poste de dpense correspondant, le demandeur doit : Dcrire la mthode utilise pour dfinir les montants des cots unitaires, des sommes forfaitaires, ou des financements taux forfaitaires et expliquer quels cots ils s'appliquent;

36

Chaque bnficiaire peut tre autoris par l'administration contractante recourir ces cots simplifis jusqu' 60 000 , et par dcision de la Commission europenne au-del de 60 000 .
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Dfinir clairement le mode de calcul du montant ligible final; Identifier le bnficiaire qui utilisera des cots simplifis (dans le cas d'entits affilies, spcifier d'abord le bnficiaire), afin de pouvoir vrifier le montant maximum autoris par bnficiaire ou, le cas chant, par entit affilie.

Les cots simplifis doivent tre bass sur des montants estims de faon objective, tels que de donnes statistiques ou par des donnes historiques certifies ou audites. Le mode de calcul des montants unitaires, des sommes forfaitaires ou des taux forfaitaires doit tre conforme aux critres de l'annexe E3A2 du prsent guide, correspondre aux cots rellement exposs par le bnficiaire de la subvention (ou par ses entits affilies), tre conforme avec ses pratiques comptables, ne pas gnrer de profit et notamment ne pas couvrir des cots dj couverts par d'autres sources de financement (pas de double financement). L'annexe E3A2 contient des instructions et une liste de contrle permettant de s'assurer raisonnablement que les montants proposs respectent ces conditions minimum. Une fois que ces montants ont t valus puis approuvs par l'administration contractante (comme l'nonce clairement le budget de l'action37) ils ne seront pas remis en cause lors de contrles ultrieurs. Ceci implique que les auditeurs ne vrifieront pas les pices justifiant les cots rellement exposs. En revanche, ils vrifieront la bonne application des formules de calcul et l'existence des faits ou vnements gnrateurs des cots correspondants, tels que prvus au contrat. Les auditeurs ne vrifieront pas les cots rellement exposs pour vrifier l'existence d'une perte ou d'un profit, bien qu'ils aient au mme titre que la Commission europenne - un droit d'accs aux archives du bnficiaire, et notamment ses pices comptables, des fins statistiques, mthodologiques ou de lutte antifraude, en vertu de l'article 16 des conditions gnrales des contrats de subvention. Le bnficiaire doit donc conserver les pices justifiant que le contrat a t effectivement excut. Si la vrification/l'audit tablit que les conditions d'application des cots simplifis n'ont pas t respectes ou que les faits gnrant les cots n'ont pas eu lieu, l'administration contractante est en droit de recouvrer les sommes indment perues concurrence du montant des cots simplifis.

6.3.

Vue d'ensemble

Il existe des rgles strictes en ce qui concerne l'attribution de subventions. L'attribution de subventions est sujette aux principes de programmation, transparence et galit de traitement. Les subventions ne peuvent tre cumules ou attribues rtroactivement et doivent en rgle gnrale tre cofinances. Le montant ligible au financement, tel que spcifi au contrat de subvention, ne peut pas tre dpass. En principe, et quelques exceptions prs, la subvention ne peut pas avoir pour but ou effet de crer de bnfices pour le bnficiaire du contrat. Les subventions sont attribues soit sur base d'une dcision d'attribution de la Commission europenne au demandeur retenu, soit par la conclusion d'un accord crit (contrat standard de subvention) avec ce dernier. L'attribution de subventions dans le cadre des actions extrieures, se fait au travers d'un accord crit (contrat standard de subvention).

37

Voir l'exemple donn dans l'annexe E3A2.


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6.3.1. Modes de gestion


Il existe plusieurs approches possibles de gestion des procdures pour les actions finances dans le cadre des programmes daide extrieure de l'Union europenne. Voir section 2.2. Ce Guide Pratique prsente les procdures suivre dans tous les cas sous la forme suivante: GESTION CENTRALISE DIRECT Les subventions sont attribues par la Commission europenne. Elle publie les programmes de travail, lance les appels propositions, reoit les pr opositions, prside les Comits dvaluation, arrte les rsultats et signe les contrats. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante Les subventions sont attribues par ladministration contractante dsigne dans la convention de financement, cest--dire le gouvernement ou un organisme du pays bnficiaire ayant la personnalit juridique, avec lequel la Commission europenne conclut la convention de financement. Ladministration contractante soumet les programmes de travail annuels la Commission europenne pour accord. Le cas chant elle doit galement soumettre son approbation les lignes directrices lintention des demandeurs, avant de lancer les appels propositions . Une fois ces approbations obtenues, ladministration contractante a la responsabilit de publier les programmes de travail annuels, de lancer les appels propositions, de recevoir les propositions, de prsider les Comits dvaluation et d'arrter les rsultats des appels propositions. La Commission europenne doit toujours tre invite, et en rgle gnrale reprsente, titre dobservateur, lors de louverture et de lvaluation des propositions. . Ladministration contractante transmet, pour endossement, la Commission europenne le rapport dvaluation et les dtails des subventions proposes ainsi que, le cas chant, les projets de contrats. Lendossement des contrats par la Commission europenne nest toutefois pas requis dans certains cas viss au guide pratique des procdures pour les devis programme (point 4.2.3). Lorsque la subvention a t dcide, ladministration contractante signe le contrat et en informe la Commission europenne. Ladministration contractante doit soumettre les programmes de travail annuels, les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution la Commission europenne pour publication. La mise en uvre de drogations ou d'exceptions spcifiquement prvues par le guide pratique requiert lapprobation pralable de la Commission europenne. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex post Les subventions sont attribues par ladministration contractante dsigne dans une convention de financement, cest--dire le gouvernement ou un organisme du pays bnficiaire ayant la personnalit juridique, avec lequel la Commission europenne tablit la convention de financement. L'administration contractante a la responsabilit de publier les programmes de travail annuels, de lancer les appels propositions, de recevoir les propositions, de prsider les Comits dvaluation, d'arrter les rsultats et de signer les contrats. Elle n'est pas tenue d'obtenir l'accord pralable de la Commission europenne. En revanche elle doit lui adresser les programmes de travail annuels, les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution pour publication.

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6.3.2. Outils de gestion


GESTION CENTRALISE DIRECTE PADOR (Potential Applicant Data On-line Registration) est le premier module d'enregistrement en ligne des services d'EuropeAid permettant la gestion de la connaissance de ses partenaires ainsi que l'amlioration des services offerts aux demandeurs. Il est destin aux acteurs non-tatiques et aux autorits locales (et non aux individus) souhaitant faire acte de candidature pour un financement de l'UE au travers d'un appel propositions. PADOR permet ces organisations de s'enregistrer et de mettre jour leurs donnes (celles non spcifiques un appel propositions en particulier) et d'y introduire les documents justificatifs (par exemple, les statuts ou autre document quivalent). Une fois enregistr dans PADOR, le demandeur n'a pas besoin de remplir les sections du formulaire de demande de subvention ayant trait des informations non lies l'action, ni de soumettre chaque fois les documents justificatifs puisque, dans ce cas, l'valuation sera base sur l'information fournie par le demandeur dans PADOR. Il incombe au demandeur de s'assurer de la mise jour de l'information. Chaque appel propositions devra au pralable spcifier s'il y aura une obligation ou pas d'enregistrement PADOR. Pour de plus amples informations, voir: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm, o vous pouvez trouver: le Guide daide rapide PADOR pour les demandeurs le Guide daide rapide PADOR pour les partenaires (applicable aux entits affilies) la formation en ligne sur PADOR les Questions frquemment poses ( Frequently Asked Questions - FAQ).

Au cas o l'enregistrement dans PADOR est impossible pour des raisons techniques, le demandeur peut soumettre le formulaire "offline" avec sa demande, suivant les instructions donnes dans le guide du demandeur. Dans CRIS, il existe un module appel propositions disponible facilitant la gestion de la procdure d'valuation dans le cadre de la gestion centralise directe. L'utilisation de ce module est obligatoire au moins pour l'enregistrement des demandes. Ce module servira galement la publication de statistiques concernant les appels propositions.

6.3.3. Critres dligibilit


6.3.3.1. Rgle de la nationalit

Voir point 2.3.1. Toute personne physique ressortissante d'un pays ligible en vertu de l'acte de base applicable au programme, ainsi que toute personne morale tablie dans un tel pays, peuvent participer une procdure d'attribution de subvention. Si la personne ligible en vertu de cet acte de base est dpourvue de personnalit juridique, elle peut toutefois participer la procdure d'attribution condition que la Commission europenne donne son accord pralable, que les reprsentants de cette personne aient la capacit de l'engager juridiquement et qu'ils offrent des garanties financires et oprationnelles suffisantes.

6.3.3.2.

Exceptions la rgle de la nationalit

Voir point 2.3.2.


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Toute exception la rgle de la nationalit est soumise l'accord pralable de la Commission europenne. De plus elle doit tre mentionne explicitement dans les lignes directrices lintention des demandeurs. Les restrictions la rgle de la nationalit ne sont pas autorises en tant que telles. Toutefois l'ligibilit des demandeurs peut tre limite par les faits. Cela doit tre prvu dans l'acte de base et justifi par l'objectif du programme, son champ d'application ou la zone gographique de l'action Par exemple, si l'objectif du programme est d'tablir une coopration entre les universits europennes et celles tablies dans une rgion gographique dtermine, seules les universits europennes et celles provenant de cette rgion dtermine seront ligibles par dfinition.

6.3.3.3.

Situations dexclusion

Ne peuvent participer des appels propositions, ni tre bnficiaires d'une subvention les personnes physiques ou morales en situation d'exclusion, au sens de la section 2.3.3. Les demandeurs de subventions d'un montant suprieur 60 000 doivent certifier ne pas tre en situation d'exclusion. Les demandeurs de subventions d'un montant de 60 000 maximum sont dispenss de cette obligation (voire section 6.5: "subventions de faible montant").

6.3.4. Programmation
Les subventions doivent tre programmes par ladministration contractante sur la base dobjectifs clairement dfinis. Avant d'tre mis en uvre, le programme annuel de travail doit tre publi, pour chaque ligne budgtaire ou programme, sur les sites internet d'EuropeAid et de ladministration contractante ou tout autre mdia appropri, suivant le modle de lAnnexe E1. Toute modification substantielle du programme de travail fait lobjet dune publication complmentaire dans les mmes conditions que le programme de travail initial. GESTION CENTRALISE DIRECTE Le programme de travail est adopt par la Commission europenne et publi sur le site internet dEuropeAid, ds que possible, et au plus tard le 31 mars de chaque anne budgtaire, sous couvert de son adoption. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante Le programme de travail est adopt par ladministration contractante et publi sur son site internet (ou tout autre mdia appropri) et sur le site internet dEuropeAid, ds que possible, et pas au plus tard que le 31 mars de chaque exercice. Ladministration contractante soumet le programme de travail la Commission europenne pour accord avant de le publier. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex post Le programme de travail est adopt par ladministration contractante et publi sur son site internet (ou tout autre mdia appropri) et sur le site internet dEuropeAid, ds que possible, et pas au plus tard que le 31 mars de chaque exercice.

6.3.5. Transparence
Les subventions disponibles doivent faire lobjet dune publicit gnralis e et facilement accessible.
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Le programme de travail est mis en uvre par la publication dappels propositions, sauf en cas durgence exceptionnels et dment justifis ou si les caractristiques du bnficiaire limposent comme seul choix pour une action dtermine (voir point 6.4.2.). Toutes les subventions octroyes au cours dun exercice font lobjet dune publication annuelle, dans le respect des exigences de confidentialit et de scurit .

6.3.6. galit de traitement


Lattribution des subventions doit tre absolument impartiale. Ceci signifie notamment quun comit dvaluation doit valuer les propositions, avec lavis dexperts le cas chant, sur la base des critres dligibilit et dvaluation (slection et attribution) publis (voir point 6.5.3.)..

6.3.7. Non-cumul
Une mme action ne peut donner lieu loctroi que dune seule subvention finance par lUnion europenne en faveur dun mme bnficiaire, sauf cas dfinis dans l'acte de base. En gestion centralise directe, une action peut toutefois faire lobjet dun financement conjoint sur des lignes budgtaires distinctes par plusieurs ordonnateurs. Un bnficiaire ne peut se voir octroyer quune seule subvention de fonctionnement finance par l'Union europenne par exercice budgtaire. Dans leur formulaire de candidature, les demandeurs doivent prciser s'ils ont fait plusieurs demandes ou reu plusieurs subventions pour la mme action ou le mme programme de travail.

6.3.8. Non-rtroactivit
En principe, la subvention ne peut financer que des cots encourus aprs la date de signature du contrat de subvention Exceptionnellement une subvention peut tre attribue en cours d'action si les demandeurs dmontrent et justifient la ncessit de dmarrer l'action avant la signature du contrat. Dans ce cas, les dpenses encourues avant la soumission de la proposition ou avant la date de demande de la subvention (en cas d'attribution directe) ne sont en principe pas ligibles un financement. Elles ne le sont38 que dans des circonstances exceptionnelles dment justifies, explicitement prvues dans l'acte de base applicable ou correspondant des cas d'extrme urgence pour des aides visant des situations de crise, des oprations de protection civile ou d'aide humanitaire ou de prvention de conflit : a) lorsque les dpenses du demandeur financent la constitution de stocks dans le cadre de l'action subventionne; ou b) aprs approbation pralable. La dcision de financement doit explicitement fixer une date d'ligibilit antrieure celle du dpt de la demande. La signature du contrat relatif une subvention de fonctionnement doit tre attribue dans les six mois aprs le dbut de l'exercice budgtaire du bnficiaire. Les cots ligibles un financement

38

Le cas chant une date antrieure celle de la dcision de financement.


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ne doivent pas tre antrieures la date de dpt de la demande de subvention ni au dbut de lexercice budgtaire du bnficiaire. La subvention rtroactive d'actions dj acheves est exclue.

6.3.9. Cofinancement
En principe une subvention n'a pas vocation financer lintgralit des cots de laction ni l'intgralit des dpenses oprationnelles d'un organisme bnficiaire, l'exception des cas cidessous: . Financement intgral : Ladministration contractante doit tre en mesure de justifier que le financement intgral est indispensable la ralisation de laction en question, et doit motiver la dcision dattribution en consquence. Le financement intgral dune action peut tre autoris dans les cas suivants pour autant que lacte de base ne linterdise pas: laide humanitaire y compris lassistance aux rfugis, aux personnes d racines, la rhabilitation et au dminage; les aides visant des situations de crise; les actions visant la protection de la sant ou des droits fondamentaux des populations; les actions rsultant de la mise en uvre de conventions de financement ou les actions avec des organisations internationales ;

- Lorsqu'il est dans l'intrt de l'UE d'tre le seul donateur pour une action, en particulier pour assurer la visibilit d'une action de l'UE. Toutefois, les justifications doivent tre indiques dans la dcision de financement de la Commission europenne.

Le bnficiaire contribue au cofinancement de l'action soit par ses propres ressources (autofinancement) soit par les revenus gnrs de l'action soit par des contributions financires ou en nature fournies par des tiers. L'administration contractante peut accepter les contributions en nature au titre du cofinancement, si celles-ci sont juges ncessaires ou appropries. Les contributions en nature sont des ressources non financires mises gracieusement disposition du bnficiaire par des tiers. Elles n'impliquent donc aucune dpense sa charge39. Les contributions en nature ne sont pas prise en considration aux fins de vrification de la rgle du non-profit (section 6.3.10) Le bnficiaire justifie le montant du cofinancement apport soit sur ses ressources propres soit sous la forme de transferts financiers dautres parties.

39

Pour autant les dpenses effectives induites par l'acceptation de ces contributions en nature (stockage, livraison) peuvent tre ligibles au financement de l'Union europenne, en vertu de l'article 14 des conditions gnrales.
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ladministration contractante peut accepter des cofinancements en nature, si ceux-ci sont jugs ncessaires ou appropris. En tout tat de cause, les bnficiaires doivent sassurer que les contributions en nature sont conformes la lgislation sociale et fiscale. Pour les subventions d'un montant maximum de 60.000 : - la preuve du cofinancement nest pas requise. - si ladministration contractante refuse le cofinancement en nature, il doit expliquer en quoi il n'est pas appropri ou pas ncessaire.

6.3.10. Rgle du non-profit


La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de gnrer un profit dans le cadre de l'action ou du programme sauf exceptions figurant dans les conditions particulires du contrat standard de subvention. Le profit se dfinit est un excdent de recettes par rapport aux cots ligibles approuvs par l'administration contractante, lors de la prsentation de la demande de paiement du solde. Les recettes prendre en considration sont celles consolides la date laquelle le coordinateur demande de paiement du solde, et qui relvent de l'une de ces deux catgories: (i) les revenus gnrs par l'action, sauf disposition contraire des conditions particulires du contrat de subvention, (ii) les contributions financires spcifiquement verses spcifiquement verss par les donateurs pour le financement des mmes cots ligibles. Les contributions financires provenant de tiers, qui peuvent tre utilises par le bnficiaire pour couvrir d'autres cots que ceux ligibles au titre de la subvention de l'Union europen, ou qui ne sont pas dues aux tiers si elles n'ont pas t utilises aux fins de l'action, ne sont pas considrs comme des recettes et, ce titre, ne sont pas prises en compte pour vrifier le respect de la rgle de non-profit. S'agissant des subventions de fonctionnement, les montants consacrs la constitution de rserves ne sont pas pris en compte pour la vrification du principe de non-profit. Le montant des subventions sous formes simplifies doit tre tabli de sorte exclure priori tout bnfice. Ces montants tablis au contrat, qu'il s'agisse du remboursement de cots unitaires, de montants forfaitaires, ou de financement taux forfaitaires, ne seront pas remis en cause lors de contrles ultrieurs (voir section 6.2.1 et Annexe E3a2). Lorsqu'un profit est ralis, l'administration contractante a le droit de dduire du solde de la subvention le pourcentage de profit correspondant la contribution de l'Union europenne aux cots ligibles rellement exposs par le bnficiaire pour mener bien l'action. La rgle du non-profit ne s'applique pas aux actions dont l'objectif est le renforcement des capacits financires du bnficiaire de la subvention. Le cas chant cela doit figurer l'article 7 des conditions particulires, aux actions qui gnrent un revenu permettant d'assurer leur continuit aprs la priode de financement de l'Union prvue dans la dcision de subvention ou dans le contrat de subvention. Le cas chant cela doit figurer l'article 7 des conditions particulires, aux bourses d'tude, de recherche ou de formation professionnelle verses des personnes physiques,

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aux autres aides directes verses des personnes physiques qui en ont un besoin pressant comme les sans-emplois ou les rfugis. Le cas chant cela doit figurer l'article 7 des conditions particulires, aux subventions de faible valeur (d'un montant de 60 000 maximum)

6.3.11. Autres points essentiels


Voir point 2.3.6. Rserve pour imprvus: Une rserve pour imprvus ou d'ventuelles fluctuations de taux de change dans une limite de 5 % des cots directs ligibles, peut tre incluse dans le budget de l'action, pour tenir compte du niveau lev d'imprvisibilit des actions extrieures.

6.4.

Procdures dattribution

6.4.1. Appel propositions


Les subventions doivent tre attribues aprs publication dun appel propositions, sauf dans les cas limitativement numrs au point 6.4.2. ci-dessous.

6.4.1.1.

Publication

Un appel propositions est toujours publi sur le site internet dEuropeAid. Un appel propositions doit aussi tre publi localement lorsquil nest pas organis par un service du sige de la Commission europenne.

6.4.1.2.

Appel propositions ouvert ou restreint

Par dfaut, les appels propositions sont restreints, cest--dire quils sont raliss en deux tapes. Dans un premier temps tous les demandeurs peuvent demander prendre part. Mais seuls sont invits remettre une proposition complte, les demandeurs retenus l'issue d'une prslection (sur la base dune note succincte de prsentation en rponse l appel propositions publi) . Dans des cas exceptionnels et aprs accord pralable, les appels propositions peuvent tre ouverts. Tous les demandeurs sont alors libres de soumettre un formulaire de demande de subvention comprenant la fois une note succincte de prsentation et une proposition complte en rponse aux lignes directrices lintention des demandeurs publies sur internet (voir le point 6.5.2.). Les deux documents sont remis en mme temps mais l'valuation est toujours ralise en deux tapes (pr-selection sur la base de la note succincte). La dcision de lancer un appel propositions ouvert plutt qu un appel propositions restreint ne peut se justifier quen raison de la nature technique particulire de lappel, du budget limit disponible, du nombre restreint de propositions attendues ou de contraintes organisationnelles (par exemple, organisation de lappel par une dlgation rgionale de lUnion europenne).

6.4.1.3.

Partenariats

Les contrats de subventions peuvent prendre la forme de conventions-cadres de partenariat, en vue dtablir une relation de coopration dans une perspective de long terme avec la dministration contractante. Ces conventions-cadres prcisent les objectifs communs, la nature des actions envisages titre ponctuel ou dans le cadre dun programme de travail agr, la procdure doctroi
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de subventions spcifiques, dans le respect des principes et rgles de procdure du prsent Guide Pratique, ainsi que les droits et obligations gnraux de chaque partie dans le cadre des contrats spcifiques. La dure du partenariat ne peut excder quatre ans, sauf cas exceptionnels justifis, en particulier, par l'objet du cadre de partenariat. Les conventions-cadres de partenariat sont assimiles des subventions pour leur procdure dattribution. GESTION CENTRALISE DIRECTE, GESTION DCENTRALISE avec contrles exante Laccord pralable des services comptents de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser une convention-cadre de partenariat. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex-post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser une convention-cadre de partenariat.

6.4.2. Subventions attribues sans appel propositions (Attribution directe)


GESTION CENTRALISE DIRECTE, GESTION DCENTRALIS avec contrles ex ante Laccord pralable de la Commission europenne est ncessaire pour utiliser la procdure dattribution directe. Le rapport de ngociation (annexe A10a) doit tre soumis lapprobation des services comptents de la Commission europenne, lesquels doivent dcider sils acceptent ou non le rsultat de la ngociation. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex post Laccord pralable de la Commission europenne nest pas ncessaire pour utiliser la procdure dattribution directe. Le rsultat de la ngociation figurant dans le rapport de ngociation (annexe A10a) ne requiert pas laccord pralable de la Commission europenne. Il nest pas ncessaire dorganiser un appel propositions avant dattribuer des subventions uniquement dans les cas suivants: Dans le cadre de l'aide humanitaire, des oprations de protection civile, ou des aides visant des situations de crise; Sont assimiles ces situations d'urgence imprieuse, les interventions effectues dans le cadre des situations de crise dcrites l'annexe A11a; cette disposition est applicable mutatis mutandis au FED. L'attribution directe de subventions est galement possible dans le cadre de l'aide d'urgence prvue aux articles 72 et/ou 73 de l'Accord de Cotonou (voir annexe A11a). Lorsque la subvention est attribue au bnfice dun organisme se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, dment motive dans la dcision dattribution correspondante; Par monopole de droit ou de fait, il faut entendre que le bnficiaire, qui peut tre le cas chant un consortium: o jouit dune comptence exclusive dans le domaine dactivit et/ou la zone gographique concerns par la subvention, en vertu de la loi applicable; ou

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est la seule organisation qui (i) opre ou (ii) est capable doprer dans le domaine dactivit et/ou la zone gographique concerns par la subvention en raison de toutes circonstances de fait ou de droit.

Pour des actions ayant des caractristiques spcifiques requrant l'implication d'une entit en raison de ses comptences techniques, son haut degr de spcialisation ou sa capacit administrative, condition que les actions concernes ne tombent pas dans le champ d'application d'un appel propositions. Ces cas devront tre dment justifis dans la dcision d'attribution. Lorsque la subvention est attribue un organisme identifi par l'acte de base applicable, ou un organisme dsign par les Etats membres, sous leur responsabilit, lorsque l'acte de base les dsigne comme bnficiaire de la subvention. L acte de base fait rfrence au rglement du programme. Il ne suffit pas didentifier un organisme susceptible de recevoir une subvention par attribution directe dans les dcisions de financement/les Programmes daction annuels, tant donn que ces documents ne constituent pas des actes de base; Dans les cas de la recherche et du dveloppement technologique, les entits identifies dans le programme annuel de travail, ds lors que l'acte de base prvoit expressment cette possibilit et condition que le projet ne tombe pas dans le champ d'application d'un appel propositions.

En tout tat de cause, ladministration contractante doit prparer un rapport explicatif dcrivant la manire dont les bnficiaires de subventions ont t identifis et les montants des subventions tablis, ainsi que le fondement de la dcision dattribution (voir le modle de rapport de ngociation). L'administration contractante doit suivre les tapes identifies dans le modle de rapport de ngociation et s'assurer que l'ensemble des principes de bases ayant trait aux subventions ont t respects (en ce compris l'ligibilit, la capacit et l'exclusion). Les procdures prsentes la section6.5.10. doivent tre suivies par analogie, et le rapport explicatif inclus dans le dossier du/des contrat(s).

6.5.

Appel propositions

6.5.1. Publicit
Afin dassurer une participation aussi large que possible et une t ransparence approprie, des lignes directrices pour les demandeurs doivent tre publies pour chaque appel propositions. Les lignes directrices sont publies sur le site internet d'EuropeAid et dans tout autre mdia appropri (autres sites Internet, presse spcialise, publications locales, etc.). Elles doivent galement tre disponibles en copie papier auprs de ladministration contractante. Elles doivent tre disponibles dans les langues appropries l'appel de propositions. La Commission europenne est responsable de la publication sur le site Internet dEuropeAid. Quand ladministration contractante n'est pas un service du sige de la Commission europenne, elle doit assurer directement la publication locale en mme temps que la publication sur internet. Comme le cot de la publication des lignes directrices intgrales dans la presse locale peut tre prohibitif, le modle l'annexe E2 prescrit les informations minimales qui sont exiges pour une publication locale. Les lignes directrices doivent tre disponibles l'adresse mentionne dans la publication locale. Une fois l'appel de propositions publi, il est conseill d'organiser une ou plusieurs sances d'information auxquelles tous les demandeurs potentiels peuvent assister. Ces sances d'information doivent avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des notes
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succinctes. Toutes les prsentations utilises et la documentation fournie lors de la sance d'information doit galement tre publie sur le site internet dEuropeAid o l'appel a t publi. Les dates et lieux des sances d'information relatives aux appels propositions globaux centraliss, ainsi que les prsentations utilises, sont organises en coordination avec la Commission europenne. Les informations relatives l'appel propositions doivent tre diffuses dans toutes les rgions concernes de faon non discriminatoire.

6.5.2. Rdaction et contenu des lignes directrices lintention des demandeurs


Les lignes directrices lintention des demandeurs (qui incluent le formulaire de demande et dautres annexes) expliquent lobjet de lappel propositions, les rgles en matire dligibilit des demandeurs, les types dactions et les cots ligibles un financement, ainsi que les critres dvaluation (slection et attribution) (voir modle de Lignes directrices). Par ailleurs, les lignes directrices fournissent des instructions concernant la manire de remplir le formulaire de demande, les pices y annexer et les procdures suivre pour prsenter une demande. Enfin, elles informent sur la procdure dvaluation qui sensuivra (notamment un calendrier indicatif) et sur les conditions contractuelles qui seront appliques aux demandeurs retenus. Lors de la rdaction des lignes directrices, il importe de dfinir trs clairement et de faon dtaille les objectifs et les priorits de lappel propositions et daccorder une attention particulire aux critres dligibilit. Les lignes directrices ainsi que toute modification de celles-ci doivent tre publies. Les informations publies lieront le comit dvaluation l'chance de la date-limite de remise des propositions. Le formulaire de demande remplir par les demandeurs comprend les volets suivants: note succincte de prsentation informations sur laction propose, y compris son budget informations sur le demandeur

GESTION CENTRALISE DIRECTE, GESTION DCENTRALISE avec contrles ex post L'administration contractante doit approuver les lignes directrices avant leur publication. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices la Dlgation de l'Union europenne, pour accord, avant leur publication.

6.5.3. Critres dligibilit et dvaluation (slection et attribution)


6.5.3.1. Critres dligibilit

Les critres d'ligibilit dterminent les conditions de participation un appel propositions. Ces critres doivent tre tablis tenant compte des objectifs de l'action et doivent tre accord avec les principes de transparence et de non-discrimination. Les critres dligibilit portent sur deux aspects diffrents: ligibilit du demandeur : cet aspect concerne la situation juridique et administrative du demandeur voir points 6.2.3.1. (rgle de la nationalit) et 6.2.2.3. (situations dexclusion).
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Si un appel propositions porte sur des actions dont la mise en uvre peut requrir l'intervention de plusieurs organismes, leur nombre minimum doit tre spcifi de mme que les critres dligibilit applicables chacun. Les critres dligibilit applicables au demandeur peuvent tre distincts de ceux applicables aux entits affilies.. ligibilit de laction : cet aspect concerne les types dactivits, les secteurs ou thmes et les zones gographiques couverts par lappel propositions.

6.5.3.2.

Critres dvaluation: slection et attribution

Les critres dvaluation se dcomposent en critres de slection et dattribution, qui sont tous dfinis dans la grille dvaluation. Les critres de slection permettent dvaluer d'une part la capacit financire du demandeur, et de l'autre sa capacit oprationnelle et celle de ses ventuels entits affilies, mettre en uvre laction propose : le demandeur doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour maintenir son activit pendant la priode de mise en uvre de laction et, le cas chant, pour participer son financement. Le demandeur et ses partenaires doivent en outre disposer des comptences et qualifications professionnelles requises pour mener bien laction propose. La vrification de la capacit financire, base notamment sur l'analyse des pices justificatives exiges des demandeurs, ne sapplique pas aux personnes physiques bnficiaires de bourses, ni aux organismes publics, ni aux organisations internationales. Les critres dattribution permettent dvaluer la qualit des propositions soumises au regard des objectifs et des priorits fixes, et doctroyer les subventions aux actions qui maximalisent lefficacit globale de lappel propositions. Ils permettent de retenir les propositions qui assurent ladministration contractante le respect de ses objectifs et priorits et garantissent la visibilit du financement de l'Union Europenne. Les critres dattribution concernent, notamment, la pertinence de laction et sa cohrence avec les objectifs du programme dans le cadre duquel lappel propositions est financ, la qualit, limpact attendu et la durabilit de laction, ainsi que son efficacit par rapport au cot.

Tous les critres dligibilit et dvaluation spcifis dans lappel proposit ions doivent tre appliqus tels quels et ne peuvent tre modifis lors de la procdure. Ces critres doivent tre prcis et non discriminatoires. voir les modles des grilles d'valuation figurant aux annexes E5a et E5b.

6.5.4. Informations complmentaires avant la date limite de remise des propositions


Dans lintervalle compris entre la publication et la date limite fixe pour la remise des propositions, et en plus des ventuelles sessions dinformation mentionnes au point 6.4.1., les demandeurs doivent pouvoir poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande. Par consquent, ladministration contractante doit indiquer un point de contact pour recevoir les questions ventuelles. Les demandeurs peuvent poser des questions par crit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des propositions. Ladministration contractante doit rpondre toutes ces questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions. Afin de garantir le principe dgalit de traitement des demandeurs, ladministration contractante ne peut donner aucun avis pralable quant lligibilit dun demandeur, dun partenaire, dune action ou dactivits spcifiques. Conformment aux principes de transparence et dgalit de traitement, toute rponse fournie un demandeur une question d'intrt commun tous les demandeurs, doit tre accessible tous. Pour
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cela il convient de publier sur le site Internet d'EuropeAid un tableau contenant toutes ces questions et rponses. Ces tableau doit tre mis jour rgulirement, jusqu 11 jours avant la date limite de remise des propositions.

6.5.5. Date limite de remise des propositions


Les propositions doivent tre soumises ladministration contractante ladresse et, au plus tard la date indique dans l'appel proposition. Selon ce que prvoit chaque appel proposition, cette date limite peut correspondre la date d'envoi, le cachet de la poste ou la date de l'accus de rception. Les lignes directrices doivent galement prvoir une date et une heure limite de rception pour les propositions remises en main propre. Il peut arriver que les notes succinctes ou les demandes compltes soient envoyes dans les dlais utiles mais parviennent l'administration contractante aprs la date limite. Afin de ne pas exagrment retarder la procdure d'attribution ou de ne pas remettre en cause des dcisions dj prises et communiques, l'administration contractante peut rejeter toute proposition reue aprs la date d'approbation de la premire phase d'valuation. Dans le cas d'une procdure ouverte, il s'agit de l'approbation de l'valuation de la note succincte. Dans le cas d'une procdure restreinte, il s'agit soit de l'approbation de l'valuation de la note succincte (premire phase), soit de l'approbation de l'valuation de la demande intgrale (seconde phase). Seul un dlai raisonnable de remise des propositions peut garantir leur qualit. L'exprience dmontre qu'un dlai trop court empche les demandeurs potentiels de soumettre des propositions ou les conduisent dposer des propositions incompltes ou mal prpares. Le dlai minimal entre la date de publication des lignes directrices et la date limite fixe pour la remise des propositions est de 90 jours. Lorsque la taille maximum de chaque subvention est infrieure ou gale 100 000 , la priode minimale est de 60 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des dlais plus courts peuvent tre autoriss via une drogation.

6.5.6. Prsentation des propositions


Les propositions doivent tre soumises conformment aux instructions des lignes directrices aux demandeurs (voir annexe E3). Pour chaque appel propositions, l'ordonnateur comptent dcide si les pices justificatives doivent tre fournies par tous les demandeurs avec leur formulaire de demande, ou seulement par les demandeurs retenus l'issue de la prslection. Mais dans ce deuxime cas une autorisation pralable est ncessaire. Les lignes directrices pour les demandeurs et le formulaire de demande devraient tre adapts en consquence. En tout tat de cause, seules les pices justificatives des demandeurs provisoirement slectionns sont vrifies. Enfin aucune pice justificative n'est requise pour des demandes de subvention de faible montant (60 000 maximum). Toute demande de subvention pour action d'un montant suprieur 750 000 ou de subvention de fonctionnement d'un montant suprieur 100 000 , la demande doit tre accompagne d'un rapport daudit externe produit par un auditeur agr , certifiant les comptes du dernier exercice disponible. Cette obligation ne s'impose pas aux organisations internationales ni aux organismes publics. Ladministration contractante peut, selon son valuation des risques, exonrer de cette obligation les tablissements d'enseignement secondaire, suprieur ou de formation. Il en va de mme dans le cas o le contrat de subvention est conclu avec plusieurs bnficiaires et que ceux-ci ont accept des responsabilits conjointes et solidaires ou s'ils n'assument aucune responsabilit financire..

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Dans leur formulaire de candidature, les demandeurs doivent prciser s'ils ont fait plusieurs demandes ou reu plusieurs subventions pour la mme action ou le mme programme de travail. GESTION CENTRALISE DIRECTE Les documents justificatifs requis pour un appel propositions spcifique doivent tre tlchargs dans PADOR dans le dlai communiqu par la Commission europenne.

6.5.7. Comit dvaluation


6.5.7.1. Composition

Lvaluation des propositions est faite par un comit dvaluation comprenant un prsident non votant, un secrtaire non votant et un nombre impair de membres votants (au minimum trois) dsigns par ladministration contractante. En cas d'attribution directe (voir section 6.3.2)40 il n'est pas ncessaire de mettre en place un comit d'valuation. Les membres votants doivent tre dots de toutes les capacits techniques et administratives ncessaires pour se prononcer valablement sur les propositions. Ils doivent avoir une maitrise raisonnable de la langue dans laquelle les propositions sont soumises. Ils doivent reprsenter au moins deux entits organisationnelles de ladministration contractante sans lien hirarchique entre elles, sauf lorsquil ny a pas dentits distinctes (par exemple, dans une dlgation de l'Union europenne). Des supplants des membres peuvent tre nomms dans les mmes conditions que les titulaires lorsque cela est justifi par la taille et/ou la nature technique de lappel propositions ou pour prvenir tout retard en cas d'indisponibilit des titulaires. GESTION CENTRALISE DIRECTE GESTION DCENTRALISE avec contrles ex post Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire , les valuateurs et, le cas chant, leurs supplants) sont dsigns individuellement par l'administration contractante. La participation dobservateurs est soumise laccord pralable de l'administration contractante. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante Les membres du comit dvaluation ( savoir le prsident, le secrtaire et les valuateurs) sont dsigns individuellement par ladministration contractante, qui i nforme la Commission europenne au plus tard 15 jours avant le dbut de l'valuation. La composition du comit dvaluation est rpute approuve si, aprs 5 jours ouvrables, la Commission europenne na pas formul dobjections. La Commission europenne doit tre invite dsigner un observateur qui est fortement encourag suivre tout ou partie des dlibrations du comit dvaluation. Laccord pralable de la Commission europenne est ncessaire pour la participation dautres observateurs. Les membres du comit dvaluation doivent prendre part toutes les runions , l'exception de la sance douverture. Toute absence doit tre consigne et justifie dans le rapport dvaluation. Tout membre du comit dvaluation qui se retire du comit dvaluation pour quelque raison que ce soit doit tre remplac par un supplant conformment la procdure standard de dsignation des membres du comit dvaluation. Le prsident du comit dvaluation dtermine dans quelle mesure la procdure dvaluation doit tre recommence. Cette dcision de mme que toute dcision relative au remplacement dun membre du comit doit tre consigne et justifie dans le rapport dvaluation.

40

Notamment pour les subventions (ou toute autre subside) attribues la Banque europenne d'Investissement.
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Tous les valuateurs du comit dvaluation ont les mmes droits de vote. Le comit dvaluation doit tre constitu assez tt pour assurer la disponibilit des membres dsigns (ainsi que celle dventuels observateurs dsigns par la Commission europenne, dans le cas dune gestion dcentralise ex ante) pendant la priode ncessaire pour prparer et mener terme la procdure dvaluation.

6.5.7.2.

Utilisation dassesseurs

Le nombre lev de propositions reues ou leurs spcificits techniques ne permettent pas toujours au comit dvaluation de les examiner toutes en dtail. Des assesseurs peuvent, lorsque cela est ncessaire, effectuer tout ou partie de cet examen dtaill, de sorte que le comit dvaluation puisse dlibrer sur la base de leurs analyses. Les assesseurs participent aux runions du comit d'valuation en tant qu'observateurs afin de prsenter les rsultats de leurs valuations et rpondre aux questions des membres du comit. S'il n'a pas recouru des assesseurs, il suffit que le comit d'valuation complte une grille d'valuation pour chaque tape de la procdure. Les assesseurs travaillent sous la supervision du Prsident du comit dvaluation. Les mmes assesseurs peuvent tre utiliss pour les diffrentes phases, mais compte tenu des comptences distinctes requises par les diffrents types danalyse, il est recommand de recourir des personnes distinctes lorsque cela est possible. Quand l'appel propositions est organis par un service de la Commission europenne au sige, l'un des deux assesseurs sera issu de la dlgation du pays o l'action doit avoir lieu (en cas de projet rgional il s'agira de la dlgation chef de file ou, dans les cas appropris, le sige - qui consultera les autres dlgations de lUE concernes si ncessaire). L'assesseur est nomm par le chef de dlgation conformment aux instructions relatives la nomination des membres du comit d'valuation. Dans le cas o il n'est pas fait recours des assesseurs, la dlgation de lUE doit nanmoins tre dment consulte. En ce qui concerne le contrle administratif et la vrification de lligibilit, les assesseurs analysent chaque proposition sur la base de la liste de contrle et de la dclaration du demandeur (voir le formulaire de demande). Chaque proposition ne doit tre vrifie que par un assesseur. Cette tche devrait, de prfrence, tre confie des fonctionnaires ou autres membres du personnel de ladministration contractante. Des assesseurs externes peuvent tre recruts en fonction des besoins. En ce qui concerne lvaluation des notes succinctes de prsentation et des propositions, les assesseurs rdigent une analyse sur la base des grilles dvaluation publies (voir Annexe E5a et Annexe E5b). Chaque note succincte de prsentation et chaque proposition doivent tre analyses par au moins deux assesseurs travaillant de manire indpendante. Ces deux assesseurs devraient tre choisis de prfrence en interne dans les services de la Commission europenne. Lorsque les ressources internes sont insuffisantes, des assesseurs externes peuvent nanmoins tre choisis. Ces assesseurs externes doivent avoir une connaissance approfondie des domaines faisant lobjet du programme de subventions concern. Leur expertise doit tre confirme par leur CVs, avec normalement un minimum de cinq annes dexprience spcifique.

GESTION CENTRALISE DIRECTE GESTION DCENTRALISE avec contrles ex post Les assesseurs sont slectionns par l'administration contractante. Des assesseurs externes qui ne sont pas fonctionnaires ou membres du personnel de ladministration contractante ou dune administration publique du pays bnficiaire, doivent tre slectionns par le recours la
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procdure applicable aux marchs de service, cest--dire conformment aux seuils applicables. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante Les assesseurs sont slectionns par ladministration contractante. La liste des assesseurs doit tre approuve par la Commission europenne. Des assesseurs externes qui ne sont pas fonctionnaires ou membres du personnel de ladministration contractante ou dune administration publique du pays bnficiaire, doivent tre slectionns par le recours la procdure approprie pour les marchs de services.

6.5.7.3.

Impartialit et confidentialit

Voir point 2.8.2.

6.5.7.4.

Responsabilits des membres du comit dvaluation

Voir point 2.8.3.

6.5.8. Etapes de la procdure dvaluation


La procdure dvaluation commence avec la rception des notes de prsentation succinctes/ propositions par ladministration contractante et prend fin avec la dcision dattribution de subventions aux demandeurs retenus. La procdure est dcrite ci-aprs.

6.5.8.1.

Rception et enregistrement des propositions

la rception des propositions, ladministration contractante doit les enregistrer et dlivrer un accus de rception pour les propositions livres en main propre (voir annexe A7). Les enveloppes doivent rester scelles et tenues en lieu sr jusqu leur ouverture.

6.5.8.2.

Ouverture et contrle administratif

Toutes les propositions rceptionnes doivent tre ouvertes lors dune sance douverture, loccasion de laquelle les informations denregistrement sont vrifies et compltes et les propositions numrotes. Le secrtaire du comit dvaluation supervise la sance douverture et fait appel en tant que de besoin dautre personnel de ladministration contractante. Lenregistrement des notes de prsentation succinctes/propositions doit inclure les informations suivantes: numro denregistrement de la note de prsentation succincte/proposition; date de la soumission; nom et adresse du demandeur.

Pour chaque proposition, loriginal est conserv avec soin dans les archives de ladministration contractante; les copies sont distribues aux valuateurs et, sil y lieu, aux assesseurs.

Les propositions remises dans les dlais sont alors soumises une vrification administrative, qui dterminera si les demandeurs ont rpondu oui tous les critres mentionns dans la liste de
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contrle (Partie 2.13 du formulaire de demande de subvention). Les assesseurs ou les membres du comit d'valuation ne peuvent en aucun cas changer cette liste de contrle. En cas d'absence ou d'erreurs relatives une ou plusieurs information(s) administrative(s), la demande peut tre rejete et l'valuation peut te arrte. Cependant, s'il s'agit d'erreurs administratives manifestes, ou si les demandeurs ne fournissent pas les justificatifs ou attestations demandes, le comit d'valuation peut, sauf justification, lui demander l'information manquante ou des clarifications, dans un dlai dtermin. Si ces clarifications sont envoyes, le comit d'valuation dispose d'un pouvoir discrtionnaire, dans le respect des principes d'galit de traitement et de proportionnalit pour dcider de poursuivre l'valuation ou de ne pas la continuer. Quelle que soit la dcision du comit dvaluation, cette dcision doit tre entirement enregistre et justifie dans le rapport d'valuation (voir point 2.8.3.). Ladministration contractante doit conserver les propositions non slectionnes. La vrification administrative peut tre effectue par les membres du comit dvaluation ou par un ou plusieurs assesseurs. Si les membres du comit d'valuation n'effectuent pas la vrification eux-mmes, le comit dvaluation doit revoir les conclusions de l (des) assesseur(s) sur la base des grilles remplies. Afin de faciliter l'examen des valuations par le comit dvalua tion, le secrtaire du comit dvaluation doit veiller ce qu'une liste soit dresse contenant les propositions qui n'ont pas pass avec succs la vrification administrative. Une justification doit tre fournie pour chaque entre de la liste. A lissue de la session douverture et de la vrification administrative, le comit dvaluation se runit pour statuer, le cas chant, sur les cas litigieux et passe ensuite lvaluation des notes succinctes de prsentation.

6.5.8.3.

valuation de la note succincte de prsentation

Les notes succinctes de prsentation soumises dans les dlais et ayant pass avec succs la vrification administrative seront values au regard de la pertinence et de la conception gnrale de l'action sur base d'une grille d'valuation (voir annexe E5a). L'valuation globale est base sur les notes obtenues sous chaque sous-rubrique, additionnes par rubrique. Dans le cas o le Comit d'valuation n'value pas lui-mme les notes succinctes de prsentations, la note finale est la moyenne arithmtique des notes donnes par les assesseurs. Lorsque l'appel propositions est organis par un service du sige de la Commission europenne, la copie de chaque note succincte de prsentation doit tre envoye la Dlgation de l'Union europenne dans le pays o l'action propose doit avoir lieu, pour l'valuation sur la base de la mme grille d'valuation (voir annexe E8). Le secrtaire prparera alors une liste de toutes les notes succinctes de prsentation, classes par score. Dans une premire tape, seules les notes de prsentation succinctes ayant obtenu une note de 30 points lors de lvaluation seront prises en compte pour la prslection. Dans un deuxime temps, cette liste est rduite hauteur de deux fois (pas moins) du budget disponible pour cet appel propositions, en respectant l'ordre du classement des notes succinctes. Les grilles d'valuation remplies pour chaque note succincte de prsentation doivent tre envoyes au comit d'valuation, au cas o il est fait appel des assesseurs. GESTION CENTRALISEE DIRECTE / GESTION DECENTRALISE avec contrles ex post Un rapport portant sur les rsultats de la sance douverture et de la vrification administrative ainsi que sur lvaluation des notes succinctes de prsentation est soumis l'administration
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contractante, qui doit dcider si elle accepte ou non les recommandations du comit dvaluation. GESTION DECENTRALISEE avec contrles ex ante Outre ce qui prcde, l'administration contractante doit ensuite soumettre le rapport dvaluation la Commission europenne pour approbation. A la suite de lvaluation des notes succinctes de prsentation, ladministration contractante enverra une lettre chaque demandeur ayant soumis une proposition, en indiquant sils ont pass avec succs la sance douverture et la vrification administrative et, sil y a lieu, les rsultats de lvaluation de la note succincte de prsentation.

6.5.8.4.

valuation de la proposition complte

Pour les appels propositions restreints, la sance d'ouverture et la vrification administrative est effectue avant l'valuation de la proposition complte (voir section 6.5.8.2). La qualit de tous les formulaires de demande doit tre value sur la base de la grille dvaluation (voir annexe E5b) qui contient les critres de slection et dattribution. Chaque sous-rubrique doit faire lobjet de commentaires sur la base des questions et des critres de la rubrique. Lapprciation globale dcoule des notes obtenues pour chaque sous -rubrique, additionnes par rubrique. Dans le cas o le comit d'valuation n'value pas lui-mme les propositions, la note finale correspond la moyenne arithmtique des notes attribues par les assesseurs. Lorsque lappel propositions est organis par un service du sige de la Commission europenne, une copie de chaque proposition ligible doit tre envoye la Dlgation de l'Union europenne dans le pays o laction propose doit tre mise en uvre, pour valuation sur base de la mme grille dvaluation (voir annexe E8). Le secrtaire prpare ensuite le classement de toutes les propositions en fonction des notes obtenues. Les grilles dvaluation remplies pour chaque proposition doivent tre envoyes au comit dvaluation. GESTION CENTRALISEE DIRECTE, GESTION DECENTRALISEE avec contrles EX POST Le rapport dvaluation des formulaires de demande est soumis l'administration contractante, qui doit dcider si elle accepte ou non les recommandations du comit dvaluation. GESTION DECENTRALISEE avec contrles EX ANTE Outre ce qui prcde, l'administration contractante doit ensuite soumettre le rapport dvaluation la Commission europenne pour approbation. Une fois que les approbations requises ont t donnes, ladministration contractante doit envoyer une lettre standard aux demandeurs, en indiquant si leur proposition a pass avec succs la sance douverture et la vrification administrative (dans le cas des procdures restreintes) et sils ont t provisoirement slectionns en accord avec leur note, et en invitant ceux dont la proposition a t provisoirement slectionne faire parvenir les documents justificatifs.

6.5.8.5.

Vrification de lligibilit

Cette valuation doit tre effectue en utilisant la dclaration par le demandeur, les pices justificatives requises et les critres dfinis dans les lignes directrices pour les demandeurs. Les assesseurs ou les membres du comit d'valuation ne peuvent en aucun cas changer cette dclaration.
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La dclaration du demandeur est-elle en conformit avec les documents justificatifs demands ?

Toute pice justificative manquante ou toute incohrence entre la dclaration et les pices justificatives peut entraner le rejet de la proposition sur cette seule base. Toutefois, le comit dvaluation peut, en vertu de son pouvoir discrtionnaire, dcider si la proposition doit ou non tre prise en compte durant le reste du processus dvaluation, tout en assurant le respect des principes dgalit de traitement des demandeurs et de proportionnalit . Quelle que soit la dcision du comit dvaluation, elle doit tre dment enregistre et motive dans le rapport dvaluation (voir le point 2.8.3.). ligibilit: le demandeur, les partenaires et laction sont-ils ligibles ?

Cela est valu selon les critres exposs dans les lignes directrices pour les demandeurs. La vrification de l'ligibilit peut tre effectue par les membres du comit d'valuation ou par les assesseurs. Chaque proposition peut tre examine par une personne. Mme si la vrification de l'ligibilit est prvue seulement pour les demandeurs ayant t provisoirement slectionns la fin de la procdure, le comit d'valuation peut dcider de vrifier ce point toute tape prcdente de la procdure. En tenant compte des bonnes pratiques administratives, le comit d'valuation peut contrler et exclure, par voie de consquence, un demandeur un quelconque stade de la procdure d'valuation ds lors qu'il apparat d'vidence que le demandeur ne rpond pas aux critres d'ligibilit. Si les membres du comit d'valuation n'effectuent pas l'valuation eux-mmes, le comit d'valuation doit revoir les conclusions des assesseurs sur la base de leurs grilles remplies. Afin de faciliter l'examen des valuations par le comit dvaluation, le secrtaire du comit d'valuation doit veiller ce qu'une liste contenant les propositions qui sont inligibles soit dresse. Pour chaque entre sur une liste, les raisons de l'inligibilit doivent tre identifies.

6.5.8.6.

Conclusions du Comit dvaluation

Le comit dvaluation arrte ses recommandations une fois que les a ssesseurs ont examin lensemble des propositions. Il ne peut modifier les notations, les recommandations ou les grilles remplies par les assesseurs. Le comit dvaluation peut dcider daccepter le classement tabli par le secrtaire sur la base du rapport des assesseurs. Si le comit naccepte pas les notations tablies par les assesseurs pour une proposition (le cas le plus justifiable tant une diffrence significative ou des contradictions claires entre les notations attribues par les assesseurs) il doit justifier sa dcision dans le rapport dvaluation. Sous rserve des points ci-aprs, le comit prpare alors une nouvelle grille dvaluation collective pour la proposition en cause. Une nouvelle liste est tablie sur base des notations rsultant de cette nouvelle valuation, qui remplace celles tablies par les assesseurs. Ces dcisions doivent tre consignes et pleinement justifies dans le rapport dvaluation. Les grilles dvaluation remplies par les membres du comit doivent tre conserves ave c celles des assesseurs. Les dcisions du comit sont prises de manire indpendante et titre consultatif. Le comit doit, lissue de ses runions, arrter la liste des propositions retenues pour financement, en indiquant la note obtenue par chaque proposition, le montant demand pour la subvention et le pourcentage de cots ligibles financer. Sous rserve des points suivants, cette liste est compose des propositions ayant obtenu les meilleures notations, classes par ordre et dans la limite des fonds disponibles au titre de lappel propositions.
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Le comit peut recommander de slectionner une proposition sous rserve que certaines conditions soient remplies avant la signature du contrat. Ces conditions ne doivent cependant pas remettre en cause la dcision doctroi de la subvention ou aller lencontre du principe dgalit de traitement des demandeurs (voir le point 6.4.10.2.) ; Le comit peut dcider de ne pas attribuer tous les fonds disponibles sil estime que trop peu de propositions ont la qualit requise pour bnficier dune subvention; En d'autres termes, la disponibilit des fonds ne dtermine pas l'attribution des contrats si le niveau de qualit requis n'est pas obtenu. Le comit peut constituer une liste par thme ou rgion gographique spcifis dans les lignes directrices lintention des demandeurs; Le comit peut rejeter une proposition sil a slectionn une autre proposition de nature similaire et qui a obtenu un score plus lev. Lorsque plusieurs propositions soumises par le mme demandeur sont slectionnes pour le financement, mais que le demandeur na pas la capacit financire et oprationnelle pour mettre en uvre les actions toutes ensemble, le Comit peut rejeter la(les) proposition (s) qui (ont) a t attribue(s) une plus faible note, et slectionner la(les) proposition (s) que le demandeur a la capacit de mettre en uvre. Le Comit peut en outre dresser, dans les mmes conditions, une liste de rserve classe comportant un nombre limit de propositions ayant obtenu les meilleures notes aprs les propositions qui ont t slectionnes pour le financement. Cette liste de rserve est valide au cours de la priode mentionne dans le rapport d'valuation. Les propositions incluses dans cette liste sont susceptibles de recevoir une subvention dans la mesure o les fonds deviennent disponibles dans le cadre de l'appel propositions (la diminution des cots ligibles des propositions slectionnes, l'impossibilit de signer un contrat avec des demandeurs slectionns, etc.). Le rapport final dvaluation, qui couvre la vrification de l'ligibilit, est rdig aprs la dernire runion du comit dvaluation. Il comprend les procs-verbaux des sances dvaluation, et doit tre sign par tous les membres du comit dvaluation.

GESTION CENTRALISE DIRECTE, GESTION DCENTRALISE avec contrles ex POST Lensemble de la procdure dvaluation fait lobjet dun rapport dvaluation sign par le prsident, le secrtaire et tous les membres votants du comit dvaluation, et soumis la Commission europenne, qui accepte ou non les recommandations du comit. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante Outre ce qui prcde, ladministration contractante doit alors adresser le rapport dvaluation et les recommandations de ladminist ration contractante la Dlgation de la Commission europenne pour accord. Lorsque ladministration contractante confirme labsence de modifications (au niveau des conditions particulires ou des annexes du contrat) aux conditions contractuelles normales annexes aux lignes directrices l'intention des demandeurs, lapprobation par la Commission europenne du rapport dvaluation et de la liste des propositions dattribution vaut endossement global des contrats correspondants lorsquun tel endossement es t requis. La liste doit inclure tous les lments ncessaires la conclusion des contrats (y compris les informations sur le demandeur, le montant maximum de la subvention et la dure du contrat). Aucun endossement par la Dlgation de lUE nest toutefois requis dans certains cas prciss dans le Guide pratique des procdures applicables aux devis programmes. Une fois ces accords obtenus, ladministration contractante commence attribuer les subventions (voir point 6.4.10.).
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La dcision dattribution comporte lobjet et le montant global de la dcision, ainsi que le rapport dvaluation approuv et, le cas chant, les raisons pour lesquelles ladministration contractante dcide de scarter, pour telle ou telle proposition, des recommandations du comit contenues dans ce rapport. Sous rserve de la lgislation de ladministration contractante en matire daccs aux documents, lensemble de la procdure, de la rdaction de lappel propositions jusqu la slection des demandeurs retenus, est strictement confidentiel. Les dcisions du comit dvaluation sont collectives et ses dlibrations sont tenues secrtes. Les membres du comit ont lobligation de respecter la confidentialit. Lorsque la lgislation de ladministration contractante va lencontre des rgles de confidentialit, ladministration contractante doit demander laccord pralable de la Commission europenne avant de divulguer quelque information que ce soit.

6.5.9. Annulation de la procdure dappel propositions


Ladministration contractante peut annuler la procdure dappel propositions tout moment, en particulier la lumire du rapport dvaluation, dans les cas suivants : Lorsque lappel propositions est infructueux, cest dire lorsqu 'aucune proposition mritant dtre retenue na t reue ou lorsquil ny a pas eu de rponse; Lorsque les lments techniques ou conomiques du programme ont t fondamentalement modifis; Lorsque des circonstances exceptionnelles, ou des cas de force majeure, rendent impossible la mise en uvre normale des actions prvues; En cas d'irrgularits de procdure, notamment en cas de rupture de l'galit de traitement.

GESTION CENTRALISE DIRECTE, GESTION DECENTRALISEE avec contrles ex post Lannulation dun appel propositions relve de la responsabilit de l'administration contractante. GESTION DCENTRALIS avec contrles ex ante La Commission europenne doit au pralable approuver la dcision d'annulation En cas dannulation dun appel propositions, les demandeurs doivent tre avertis par ladministration contractante. Ils ne peuvent prtendre aucune indemnit du fait de cette annulation.

6.5.10. Attribution des subventions


6.5.10.1. Notification aux demandeurs
GESTION CENTRALISE DIRECTE, Les demandeurs slctionns doivent tre notifis dans les 6 mois suivant la date limite de soumission de la demande complte. Toutefois ce dlai peut tre tendu dans les cas exceptionnels, notamment pour les actions complexes, telles que les appels propositions multibnficiaires ou si de nombreuses demandes ont t reues ou encore en cas de retards attribuables aux demandeurs. Sagissant des actions multi-bnficiaires, il suffit de notifier le demandeur, il
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nest pas ncessaire de notifier galement les co-demandeurs.

GESTION DECENTRALISEE avec contrles ex post Aprs avoir formellement approuv la liste finale des subventions attribuer, l'administration contractante notifie aux bnficiaires que leur demande a t retenue. Dans le cas de contrats multi-bnficiaires, il suffit de notifier le coordinateur. Par ailleurs elle notifie les autres demandeurs du rejet de leur demande par lettre type, en indiquant les raisons de cette dcision. Lorsque lappel propositions est organis par un service du sige de la Commission europenne, une copie de ces notifications ainsi que, le cas chant, toute la documentation et les lments de lvaluation ncessaires la prparation et la gestion du contrat, sont adresss la Dlgation de l'Union europenne dans le pays de mise en uvre prvue de laction propose. GESTION DCENTRALISE avec contrles ex ante La Commission europenne doit approuver la dcision d'attribution avant sa notification. Les lettres aux bnficiaires doivent tre envoyes dans les quinze jours suivant la dcision dattribution. Les demandeurs non retenus doivent tre notifis du rsultat de l'valuation endans 15 jours de la notification aux bnficiaires. Dans le cas d'actions multi-bnficiaires, il suffit d'informer le demandeur. En gestion centralise directe, le contrat de subvention doit tre sign dans les 3 mois suivant la notification de lattribution. Toutefois ce dlai peut tre tendu dans le cas dactions complexes (telles que les actions multi-bnficiaires ou au cas o de nombreuses propositions ont t reues).

6.5.10.2. Prparation et signature des contrats


Ladministration contractante doit suivre les tapes du point 2.9.1.2 pour prparer le contrat de chaque bnficiaire de subvention figurant sur la liste finale. Le budget de laction propos par le bnficiaire doittre corrig de toute erreur arithmtique et de tout cot non ligible, avant la signature du contrat, Le cas chant, la description de laction est corrige en consquence. L'administration contractante peut demander au bnficiaire de modifier ou lgrement corriger la description de laction ou le budget, sans pour autant remettre en cause la dcision dattribution de la subvention ni lgalit de traitement entre demandeurs. Ces besoins de clarifications/corrections mineures doivent: se rapporter aux aspects clairement identifis par le comit dvaluation; ou tre justifis par des changements intervenus aprs la date de rception de la proposition.

Ces modifications ne peuvent pas avoir pour consquence daugmenter le montant de la subvention ni le pourcentage de cofinancement fix par le comit d'valuation pour la contribution de lUnion europenne. Il convient de garder une trace des changes intervenus ce propos avec les demandeurs. En gestion centralise direccte, le contrat doit tre sign dans les trois mois suivant la notification de la dcision d'attribution. Toutefois il peut tre drog cette rgle dans les cas exceptionnels, pour les actions complexes (notamment pour les appels propositions multi-bnficiaires ou au cas o de nombreuses demandes ont t reues) ou en cas de retards attribuables aux demandeurs.
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Toute autre modification de la proposition du bnficiaire ou ngociation avec lui est interdite. Lorsque le bnficiaire est une organisation internationale appliquant des rgles de comptabilit, d'audit, de contrle interne et de procdures de passation de marchs qui offrent des garanties quivalentes aux normes internationalement acceptes (voir section 6.9. ci-dessous), il convient dutiliser non le contrat-type de subvention mais le modle de convention de contribution (Annexe F1) ou tout autre modle de contrat agr entre cette organisation internationale et ladministration contractante (voir points 6.9. et 7.1. du prsent Guide Pratique). Utilisation de la liste de rserve. Une fois que la procdure mentionne ci-dessus a t suivie, il peut arriver que des fonds soient disponibles, soit parce qu'une partir du budget disponible pour l'action n'a pas t attribue, soit parce que des fonds additionnels sont verss au budget de l'action pendant la priode de validit de la liste de rserve. Dans ce cas, la procdure pour signer des contrats additionnels partir de la liste de rserve est la suivante: Si les fonds disponibles sont suffisants pour financer la proposition du premier demandeur de cette liste, notifier le premier demandeur figurant sur la liste de rserve et prparer le contrat comme indiqu en dbut de section (correction des ventuelles erreurs arithmtiques ou suppression des cots inligibles figurant ventuellement au budget de l'action propose). Prendre en considration ces ventuelles erreurs ou suppressions de cots inligibles pour calculer le montant des fonds disponibles. Si les fonds disponibles ne sont pas suffisants, il peut tre propos au premier demandeur figurant sur la liste de rserve d'augmenter son pourcentage de co-financement. Il convient de noter que le pourcentage de cots ligibles doit rester dans les limites fixes dans les lignes directrices de l'appel propositions. S'il le premier demandeur accepte, le contrat peut tre sign suivant les instructions donnes dans cette section. Au cas o le demandeur peut augmenter son pourcentage de co-financement, mais que ce nouveau pourcentage ne respecte plus les lignes directrices, aucun contrat ne peut tre sign, et il convient de prendre contact avec le 2me demandeur de la liste de rserve. La mme approche doit tre alors suivie (disponibilit des fonds aprs correction des ventuelles erreurs arithmtiques ou cots inligibles, possibilit d'augmenter la part de co-financement au cas o les fonds restants ne soient pas suffisants, etc.).

Si ncessaire, la mme approche peut tre suivie avec les demandeurs prsents sur la liste de rserve (3me, 4me, etc.) Il est interdit de demander au bnficiaire de la subvention de rduire ou modifier leur action afin de la maintenir dans le cadre des fonds disponibles - sauf le cas particulier des clarifications et corrections mineures - car cela revient ngocier avec lui et changer fondamentalement le programme. De telles modifications/rductions pourraient aboutir attribuer la subvention une proposition moins bien classe, ce qui ne serait pas conforme aux principes de transparence et d'galit de traitement. Afin de prvenir ce risque, il convient de conserver une trace de tous les changes avec les candidats de la liste de rserve qui auront t notifis. L'administration contractante peut dcider de ne pas allouer l'ensemble des fonds disponibles en utilisant la liste de rserve s'il estime que les propositions reprises sur cette liste n'ont pas la qualit requise.

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6.5.11. Caractristiques du contrat-type de subvention


Les attributaires des subventions deviennent "les bnficiaires" ou "parties" au contrat de subvention. En particulier, le demandeur qui devient bnficiaire est identifi dans les conditions spciales du contrat (voir annexe E3h1) en tant que coordinateur. Le coordinateur l'interlocuteur principal de l'administration contractante. Il reprsente et agit au nom des autres bnficiaires et coordonne la conception et la mise en uvre de l'action. Les cots ligibles au financement de l'Union europenne sont ceux encourus par le bnficiaire (ou les bnficiaire en cas d'actions multi-bnficiaires). Les cots encourus par les entits affilies peuvent galement tre ligibles. Les entits affilies sont : (i) des entits lgales satisfaisant aux critres d'ligibilit et aux conditions de non exclusion. Elles peuvent avoir t cres uniquement dans le but de mettre en uvre l'action. Dans ce cas, l'ensemble des entits affilies peut tre considr comme un seul et unique demandeur. (ii) des entits ayant un lien avec le demandeur, par exemple un lien lgal ou financier, sans ncessairement avoir t spcialement cres pour mettre en uvre l'action. Elles doivent cependant satisfaire aux critres d'ligibilit et aux conditions de non-exclusion. Le contrat-type de subvention reconnat lautonomie du bnficiaire dans la mise en uvre de laction et tablit, en consquence, des rgles de gestion simplifies. En particulier, il accorde au coordinateur la possibilit dadapter et de modifier laction sans laccord pralable de ladministration contractante, condition que les modifications ne soient pas substantielles , et donc qu'elles ne remettent pas en question le principe d'attribution, et qu'elles nentranent pas une modification de plus de 25 % dune rubrique du budget. Lorsque la mise en uvre de laction ncessite la passation de marchs par le bnficiaire, celui -ci doit respecter les rgles nonces lannexe IV du contrat. Sauf demande ou accord contraire de la Commission europenne, les bnficiaires doivent prendre les mesures ncessaires pour assurer la visibilit du financement ou cofinancement de lUnion europenne. Voir section 2.3.5.

6.5.11.1. Publication de lattribution des subventions


Une fois les contrats signs, ladministration contractante prpare, pour chaque appel propositions, un avis dattribution de subventions (annexe E11). Elle lenvoie en format lectronique sans dlai la Commission europenne, qui publie les rsultats de lappel propositions sur le site internet dEuropeAid. En outre, ladministration contractante doit enregistrer toutes les informations statistiques concernant la procdure (notamment le nombre de demandeurs au cours de l'anne prcdente, le nombre et le pourcentage de demandes admises par appel propositions, la dure moyenne de la procdure de la date de la clture de l'appel proposition jusqu' l'attribution de la subvention, le montant des subventions, les noms des demandeurs, et les informations relatives aux bnficiaires des subventions). En outre, la fin de chaque anne, ladministration contractante prpare et soumet pour publication la Commission europenne un tableau rcapitulatif conforme au modle annex au Guide Pratique (annexe E11, y compris le tableau "subventions attribues sans appel propositions").

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Ladministration contractante publie galement ces informations sur son propre site internet et/ou dans tout autre mdia appropri. La Commission europenne peut autoriser ladministration contractante droger ces obligations si la divulgation des informations risque dattenter la scurit des bnficiaires ou de porter prjudice leurs intrts commerciaux.

6.6.

Subvention dun faible montant

Il s'agit des subventions d'un montant maximum de 60 000 . Dans ce cas, certaines simplifications son apportes: le refus d'accepter un cofinancement en nature, doit tre justifi. le demandeur ne doit pas fournir les preuves qu'il n'est pas en situation d'exclusion. les pices justificatives ne sont pas exiges. La garantie de prfinancement ne peut pas tre exige. les donnes comptables et pices justificatives sont conserves pendant 3 ans suivant le versement du solde. le demandeur est dispens de fournir la preuve qu'il ne ralise pas de profit.

6.7.

Appel propositions restreint

Les dispositions applicables dans le cadre dun appel propositions ouvert, dcrites au point 6.4. sappliquent par analogie dans la procdure dappel propositions restreint, sous rserve des dispositions spcifies ci-aprs. Dans un appel propositions restreint, les demandeurs sont invits par les lignes directrices lintention des demandeurs envoyer une note succincte de prsentation. La vrification administrative des notes succinctes de prsentation et, ensuite, des propositions intgrales est effectue via des listes de contrle spcifiques. Les lignes directrices l'intention des demandeurs prvoiront quune partie d'entre eux, dtermine en fonction du budget disponible, sera invite soumettre une proposition finale.. Une liste est alors constitue, compose des notes succincte de prsentation ayant obtenu les meilleures notations, classes par ordre et dans la limite du nombre publi. Un rapport, dtaillant les rsultats de la sance douverture, de la vrification administrative et de lvaluation des notes succinctes de prsentation, est rdig. Les demandeurs ainsi prslectionns sont ensuite invits par crit soumettre un formulaire complet de demande. La vrification de l'ligibilit ne sera ralise que pour les propositions qui ont t provisoirement slectionnes la fin de l'valuation sur la base des pices justificatives demandes par ladministration contractante et des dclarations du demandeur, selon les rgles exposes dans les lignes directrices l'intention des demandeurs et dans les limites de l'enveloppe financire disponible de l'appel propositions. Les lments valus sur la base de la note succincte de prsentation ne peuvent pas tre modifis par le demandeur dans le formulaire complet de demande. La contribution de l'Union Europenne demande pour l'action ne peut pas s'carter de l'estimation initiale de plus de 20%. Si la contribution de l'Union Europenne demande varie par rapport l'estimation initiale, le
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pourcentage entre la contribution de l'Union Europenne et le cot total de l'action doit rester dans les limites imposes par les lignes directrices de l'appel propositions. Le dlai minimal entre la date de publication des lignes directrices lintention des demandeurs et la date limite fixe pour la soumission des notes succinctes de prsentation est de 45 jours. Le dlai minimal entre la date denvoi des lettres dinvitation soumettre les formulaires complets et la date limite fixe pour la soumission des propositions est de 45 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels, des dlais plus courts peuvent tre autoriss titre exceptionnel.

6.8.

Modification des contrats de subvention

6.8.1. Principes gnraux


Voir point 2.10.1. Les contrats ne peuvent tre modifis que par amendement et non par ordre administratif. Ces amendements, y compris ceux visant ajouter ou enlever un bnficiaire, ne peuvent avoir pour effet de remettre en cause la dcision dattribution de la subvention, ni de violer lgalit de traitement entre demandeurs. Ni le montant maximal de la subvention ni le pourcentage maximum de cofinancement par l'Union europenne ne peuvent tre augments.

6.8.2. Prparation dun avenant


Voir point 2.10.2.

6.9.

Attribution des contrats et soutien financier aux tiers par les bnficiaires de subventions

Principes gnraux: Marchs de services, fournitures ou travaux dans le cadre d'une action subventionne: Lorsque la mise en uvre dune action ncessite la passation de marchs de services, fournitures ou travaux par le bnficiaire de la subvention, les procdures d'attribution pour chacun des marchs doit respecter les procdures spcifies l'annexe IV du contrat de subvention. A dfaut, les dpenses relatives l'attribution de ces marchs, ne sont ligibles ni au financement par le budget de l'Union europenne ni par le FED. Cependant, ces contrats ne peuvent couvrir qu'une part limite de l'action. Si la mise en uvre de l'action requiert du bnficiaire de la subvention qu'il soutienne financirement des tiers: l'administration contractante doit d'abord s'assurer, avant d'attribuer la subvention au bnficiaire, qu'il offre les garanties suffisantes pour recouvrer tout montant d l'Union europenne. les conditions de la redistribution doivent tre strictement dfinies dans le contrat de subvention, pour viter le pouvoir discrtionnaire du bnficiaire de la subvention. Ceci inclut notamment le type d'entits ligibles, les critres d'attribution (y inclus ceux

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permettant de dfinir prcisment le montant du support financier) ainsi qu'une une liste fixe des activits ligibles. le montant du soutien ne peut dpasser 60 000 par tiers, sauf lorsque la redistribution de la subvention constitue l'objectif principal de l'action. Dans ce cas le montant de la redistribution n'est pas limit.

Dans le cadre du FED, en vertu de l'article 116.2 du Rglement financier applicable au 10e FED, la redistribution de subvention ne peut constituer l'objectif principal de l'action.

6.10. Subventions octroyes des organisations internationales et des organismes nationaux


6.10.1. Subventions octroyes des organisations internationales
Si, la suite d'un appel propositions en gestion centralise directe ou en gestion dcentralise, le bnficiaire de la subvention est une organisation internationale, le prsent Chapitre 6 est applicable en totalit (y compris, par exemple, les principes viss aux points 6.2 et 6.8, les redistributions de subventions, les procdures d'attribution des contrats au point 6.3, etc.). Conformment l'article 43 des Rgles d'application du Rglement financier de l'Union Europenne, les organisations internationales s'entendent comme des organisations de droit international public cres par des accords intergouvernementaux, ainsi que les agences spcialises cres par celles-ci, ces organisations pouvant avoir un champ d'application mondial ou rgional. Les organisations rgies par le droit national ne sont pas des organisations internationales (par ex., des ONG nationales avec des bureaux dans diverses rgions ou divers pays). A titre d'exemple, les organisations, telles que les Nations-Unies, ses agences et autres entits spcialises, la Banque Mondiale, l'Organisation de coopration et de dveloppement conomiques, l'Organisation mondiale du commerce, le Fonds montaire international, l'Organisation pour la scurit et la coopration en Europe, la Banque europenne pour la reconstruction et le dveloppement, l'Office des migrations internationales, tombent clairement sous la dfinition d'organisation internationale. En cas de doute, afin de vrifier si une organisation est couverte par la dfinition mentionne ci-dessus, il est ncessaire d'valuer la nature de l'organisation, principalement sur la base de ses actes juridiques (tels que son statut ou l'accord intergouvernemental tablissant l'organisation). Les organisations suivantes sont explicitement reconnues comme organisations internationales par l'article 43 des modalits d'excutions prcit: le Comit international de la Croix-Rouge (CICR) et a Fdration internationale des Socits nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ( noter que les organisations nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ne sont pas considres comme des organisations internationales); la Banque europenne d'investissement et le Fonds europen d'investissement.

D'autres organisations but non lucratif peuvent tre assimiles des organisations internationales en vertu d'une dcision de la Commission. Mode de mise en uvre et procdures La Commission europenne (Collge) dfinit le mode de mise en uvre de l'action dans la dcision de financement. En consquence, si une subvention est attribue une organisation internationale
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dans le cadre d'un appel propositions lanc en gestion centralise ou dcentralise, ou si la subvention lui est attribue directement, la contributionfinancire donn l'organisation internationale constitue une subvention et non une contribution relevant de la gestion conjointe. Par consquent, le modle de contrat de subvention standard (annexe E3H1) doit tre utilis. Ce modle de contrat standard contient des dispositions permettant de prendre en compte des accords antrieurs entre lUnion europenne et lorganisation internationale concerne et/ou la conformit avec les standards internationaux vrifis lors de lvaluation des piliers ( systme de contrle interne, audit externe, procdures de marchs publics et compatbilit)41

6.10.2. Subventions octroyes des organismes nationaux


Les subventions octroyes des organismes publics nationaux au sens de l'article 58(1)(c) du Rglement financier de l'Union Europenne et de larticle 25(3)(b) du Rglement financier applicable au 10me FED doivent suivre les rgles et procdures doctroi de subventions normales dcrites au chapitre 6 ainsi que le modle de contrat de subvention. Sil y a lieu, ils peuvent galement bnficier d'autres rgles spciales applicables aux organismes du secteur public (telles que la possibilit de droger lobligation de fournir les garanties financires ou d'appliquer leurs propres procdures de passation de marchs lorsque le bnficiaire ou un partenaire est un pouvoir adjudicateur et/ou une entit adjudicatrice au sens des directives communautaires applicables aux procdures de passation de marchs, il applique les dispositions pertinentes de ces textes [...] ). La convention de dlgation conclue avec des organismes nationaux, par laquelle la Commission europenne dlgue des tches dexcution budgtaire ces organismes de sorte quils agissent en tant que pouvoir adjudicateur, ne peut tre applique qu'aux contributions sous la gestion centralise indirecte. Comme la convention de contribution conclue avec des organisations internationales, la convention de dlgation nest pas conforme aux rgles et aux principes applicables aux subventions. Ds lors, la convention de dlgation ne peut pas tre utilise en cas doctroi d'une subvention des organismes nationaux.

41

La Commission europenne reconnat que les organisations internationales qui respectent les normes internationales sont diffrentes des autres entits (par exemple les ONG) et quil est, ds lors, au vu de ces diffrences, possible d'utiliser un type de contrat diffrent reconnaissant leurs spcificits (voir les conventions conclues entre la Commission europenne et les organisations internationales, le traitement rserv aux organisations internationales dans les rglements financiers Budget-UE et FED, etc.).
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7. Bases legales
7.1. Cadre juridique applicable aux marchs

7.1.1. Programmes financs par le BUDGET


Le cadre juridique ci-dessous rgit les marchs de services, de fournitures et de travaux financs par le budget gnral de l'Union europenne conclus dans le cadre de la coopration Union Europenne en faveur des pays tiers et attribus par un pouvoir adjudicateur dun pays bnficiaire ou par la Commission europenne agissant au nom et pour le compte du bnficiaire: le Rglement (CE, Euratom) n 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant Rglement financier applicable au budget gnral des Communauts europennes (et en particulier le Chapitre III du Titre IV de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de passation de marchs), tel que modifi par le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1995/2006 du 13 dcembre 2006; le Rglement (CE, Euratom) n2342/2002 de la Commission europenne du 23 dcembre 2002 portant modalits d'excution du Rglement financier (et en particulier le Chapitre III du Titre III de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de passation de marchs), tel que modifi par: - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1261/2005 du 20 juillet 2005; - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1248/2006 du 7 aot 2006; - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 478/2007 du 28 avril 2007; les Rglements42 et autres instruments spcifiques relatifs aux diffrents programmes de coopration.

Les dispositions suivantes sappliquent galement: Laccord-cadre sign par l'Union Europenne et le pays bnficiaire concern, sil existe. Cet accord dfinit les rgles en matire de coopration administrative entre les deux parties pour la mise en uvre de laide extrieure. La convention de financement signe par l'Union Europenne et le pays bnficiaire concern pour chaque programme financ par l' Union Europenne . Elle fixe les objectifs et le budget du programme. Les Rgles et procdures applicables aux marchs de services, de fournitures et de travaux financs par le budget gnral des Communauts europennes dans le cadre de la coopration avec les pays tiers [C (2007) 2034], adopt par la Commission europenne le 2 Mai 2007. Les documents types et modles prsents dans les annexes au prsent guide.

42

tels que le rglement (CE) n450/2008 du Parlement europen et du Conseil du 23 avril 2008 tablissant le Code des douanes communautaires (actualis) qui dfinit les rgles relatives lorigine des produits.
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7.1.2. Programmes financs par le FED


Le cadre juridique suivant s'applique pour les marchs de services, de fournitures et de travaux financs par le Fonds europen de dveloppement: L'Accord de partenariat ACP-CE sign Cotonou le 23 juin 2000, tel que modifi par lAccord modifiant l'Accord de partenariat ACP-CE sign Luxembourg le 25/06/2005 et Ouagadougou le 22 juin 2010, et son annexe IV; La dcision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 relative lassociation des pays et territoires doutre-mer la Communaut europenne ( dcision dassociation outremer ), telle que modifie par la dcision 2007/249/CE du Conseil du 19 mars 2007; lannexe V de la Dcision n 3/90 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 contenant le rglement de procdure de conciliation et d'arbitrage; Le Rglement (CE) du Conseil n. 215/2008 du 18 fvrier 2008 portant rglement financier applicable au 10me Fonds europen de dveloppement.

Les dispositions suivantes sappliquent galement: La convention de financement signe par l'UE et le pays bnficiaire concern pour chaque programme financ par l'UE. Elle fixe les objectifs et le budget du programme. Le guide pratique et les documents types et modles prsents dans les annexes.

7.2.

Cadre juridique applicable aux subventions

7.2.1. Programmes financs par le BUDGET


Le cadre juridique suivant s'applique pour accorder des subventions finances par l'Union europenne et conclus au cours de la coopration avec les pays tiers: Rglement du Conseil (CE, EURATOM) n 1605/2002 du 25 juin 2002 portant Rglement financier applicable au budget gnral des Communauts europennes (et en particulier le Titre VI de la 1re Partie sur les subventions et le Chapitre IV du Titre IV de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de subventions), tel que modifi par le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1995/2006 du 13 dcembre 2006; le Rglement (CE, Euratom) n2342/2002 de la Commission europenne du 23 dcembre 2002 portant modalits d'excution du Rglement financier (et en particulier le Titre VI de la 1re Partie sur les subventions et le Chapitre IV du Titre III de la 2 Partie relatif aux dispositions particulires des actions extrieures en matire de subventions), tel que modifi par: - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1261/2005 du 20 juillet 2005; - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 1248/2006 du 7 aot 2006; - le Rglement de la Commission europenne (CE, Euratom) n 478/2007 du 28 avril 2007;

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les rglements ou les dcisions du Conseil, considres comme les "actes de base" dans le rglement financier et ce guide pratique, et d'autres instruments spcifiques concernant les diffrents programmes de coopration.

7.2.2. Programmes financs par le FED


Le cadre juridique suivant s'applique pour accorder des subventions finances dans le cadre du 10me FED: L'Accord de partenariat ACP-CE sign Cotonou le 23 juin 2000 tel que modifi par l'Accord modifiant l'Accord de partenariat ACP-CE sign Luxembourg le 25 juin 2005 ezt Ouagadougou le 22 juin 2010;; Dcision 2001/822/CE du Conseil du 27 novembre 2001 sur l'association des pays et des territoires d'outre-mer avec la Communaut europenne (dcision d'association d'outre-mer); Le Rglement (CE) du Conseil n. 215/2008 du 18 fvrier 2008 portant rglement financier applicable au 10me Fonds europen de dveloppement, et notamment le titre VII de la premire partie sur les subventions.

Ce qui suit s'applique galement: La convention de financement signe par l'UE et le pays bnficiaire intresss pour le programme, o cet accord existe. Cela expose les objectifs du programme et le budget; Ce guide pratique et ses annexes, qui comprennent le contrat type de subvention pour les actions extrieures (cf. Annexe E3), et documents types pour les appels de propositions (cf. Annexe E1, Annexe E2 et Annexe E3).

Les rgles et les procdures tablies par la Commission europenne pour la gestion des subventions dans le cadre du 10me FED sont consolides dans ce guide pratique et doivent tre appliques chaque fois que des subventions sont concernes.

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8. Liste des annexes


A A1 A2a A2b Gnrales Glossaire Programmes daide extrieure de l'UE Programmes d'ligibilit 2007-2013 a1_glossary_fr.doc a2a_ecprogrammes_fr.doc a2b_eligibilityprogrammes2007_201 3_fr.doc a2c_eligibilityprogrammesbefore200 7_fr.doc a3_decl_ob_conf_fr.doc a4_decl_imp_conf_fr.doc

A2c

Programmes d'ligibilit avant 2007 Dclaration dobjectivit et de confidentialit Dclaration dimpartialit et de confidentialit Avis Avis dannulation Corrigendum of Contract notice Note explicative Accus de rception Lettre de notification pour fournitures et travaux Lettre de couverture pour la soumission dun contrat/Avenant Rapport de ngociation pour les procdures ngocies (marchs) et octroi direct (subventions) Rapport de ngociation pour les offres uniques Lignes directrices Lignes directrices sur les procdures contractuelles utiliser en cas de situations de crise dans le cadre du budget UE et du FED

A3 A4 A5 A5a A5b A6 A7 A8 A9

a5a_cancnotice_fr.doc a5b_corrigcontractnotice_fr.doc a6_explnote_fr.doc a7_receipt_fr.doc a8_notifletter_supplyworks_fr.doc a9_coverletter_fr.doc

A10a

a10a_negotiationreport_fr.doc

A10b A11 A11a

a10b_singletenderreport_fr.doc

a11a_guidelines_crisis_fr.zip

A11b

Lignes directrices pour la rdaction de spcifications techniques des appels d'offres de matriel informatique dans le domaine des actions extrieures
Lignes directrices pour la rdaction de spcifications techniques des appels d'offres de mobilier de bureau dans le domaine de l'aide extrieure

a11b_it_guidelines_fr.doc

A11c

a11c_guidelines_furniture_fr.doc

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A A11d

Gnrales Lignes directrices pour la rdaction de spcifications techniques des appels d'offres de voitures dans le domaine de l'aide extrieur Lignes directrices pour les publications a11d_guidelines_vehicles_fr.doc

A11e A12

a11e_publication_guidelines_fr.doc

Annexe V la dcision n 3/90 du Conseil des a12_conciliationandarbitration_fr.pdf ministres ACP-CEE, du 29 mars 1990, portant adoption de la rglementation gnrale, des cahiers gnraux des charges et du rglement de procdure de conciliation et d'arbitrage, relatifs aux marchs de travaux, de fournitures et de services financs par le FED Dclaration relative la vie prive. a13_privacy_statement_fr.doc

A13

B B1 B2a B2b

Services Prvision individuelle de march Avis de march Modle type de publication pour les appels doffres locaux Formulaire de demande type Liste longue Rapport de liste restreinte Avis de liste restreinte Lettre aux candidats qui n'ont pas t retenus b1_priorinfo_fr.pdf b2a_contractnotice_fr.doc b2b_summarycn_fr.doc

B3 B4 B5 B6 B7 B8 B8a B8b B8c B8d B8e

b3_applform_fr.doc b4_longlist_fr.doc b5_shortreport_fr.doc b6_shortnotice_fr.doc b7_letternotshort_fr.doc

Dossier d'appel d'offres type (comprenant le contrat standard) Lettre d'appel d'offres Instructions aux soumissionnaires Projet de contrat : Conditions particulires Projet de contrat : Conditions gnrales (annexe I) Projet de contrat : Termes de rfrence march prix unitaire (annexe II) Projet de contrat : Termes de rfrence Global (annexe II) b8a_invit_fr.doc b8b_itt_fr.doc b8c_contract_fr.doc b8d_annexigc_fr.pdf b8e_annexiitorfee_fr.doc

B8f

b8f_annexiitorglobal_fr.doc

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B B8g

Services Projet de contrat : Organisation et mthodologie (annexe III) Projet de contrat : Liste et CV des experts cls (annexe IV) Projet de contrat : Budget (annexe V) b8g_annexiiiom_fr.doc

B8h

b8h_annexivexperts_fr.doc

B8i1 B8i2

Budget pour un contrat prix global Budget pour un contrat prix unitaire

b8i1_annexvbudgetglobal_fr.doc b8i2_annexvbudgetfee_fr.xls

Projet de contrat : Formulaires et autres documents appropris (annexe VI) B8j1 B8j2 B8j3 B8j4 B8j5 B8k Formulaire de notification de compte bancaire Modle de garantie financire Fiche dentit lgale (individuelle) Fiche dentit lgale (socits prives) Fiche dentit lgale (organismes publics) Projet de contrat : vrification des dpenses : Termes de rfrence et rapport des rsultats factuels (annexe VII) Grille de conformit administrative Grille d'valuation (honoraires) Grille d'valuation (prix global) b8j1_annexvifif_fr.pdf b8j2_annexviguarantee_fr.doc b8j3_annexvilefind_fr.pdf b8j4_annexvilefcompany_fr.pdf b8j5_annexvilefpublic_fr.pdf b8k_annexviiexpverif_fr.doc

B8l B8m1 B8m2

b8l_admingrid_fr.doc b8m1_evalgrid_feerate_en.doc b8m2_evalgrid_globalprice_en.do c b8n_tenderform_fr.doc b8o_simplified_fr.zip

B8n B8o

Formulaire de soumission Dossier dappel doffre simplifi (procdure ngocie concurrentielle et procdure sur base dune seule offre) Dispositions fiscales et douanires Liste de contrle de louverture des offres Rapport douverture des offres Rapport d'valuation Grille des valuateurs Lettre l'attributaire Lettre au second meilleur soumissionnaire

B8p

b8p_taxcustomsarrangements_fr.d oc b9_openchecklist_fr.doc b10_openreport_fr.doc b11_evalreport_fr.doc b12_evaluatorsgrid_fr.doc b13a_notification_letter_fr.doc b13b_lettersecond_best_fr.doc

B9 B10 B11 B12 B13a B13b


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B B13c B14 B15 B16

Services Lettre aux soumissionnaires non retenus Avis d'attribution de march Formulaire d'valuation du contractant Avenant au contrat b13c_lettertounsuccessful_fr.doc b14_awardnotice_fr.pdf b15_assessment_fr.doc b16_addendum_fr.doc

C C1 C2 C3 C4 C4a C4b C4c C4d C4e

Fournitures Prvision individuelle de contrat Avis de march Rsum de lavis de march publication locale c1_priorinfo_fr.pdf c2_contractnotice_fr.doc c3_summarycn_fr.doc

Dossier standard dappel doffres (incluant le contrat standard) Lettre dinvitation soumissionner Instructions aux soumissionnaires Projet de contrat Projet de contrat : Conditions Particulires Projet de contrat : Conditions Gnrales (Annexe I) Spcifications techniques (Annexe II) et Offre technique (Annexe III) Offre financire (Annexe IV) Garantie dexcution (Annexe V) Garantie de prfinancement (Annexe V) Grille de conformit administrative Grille dvaluation Formulaire de soumission Dispositions fiscales et douanires (Annexe V) Garantie de soumission Formulaire de notification de compte bancaire Fiche dentit lgale (particuliers) c4a_invit_fr.doc c4b_itt_fr.doc c4c_contract_fr.doc c4d_specialconditions_fr.doc c4e_annexigc_fr.pdf

C4f

c4f_annexiitechspeciiitechoffer_fr.doc

C4g C4h C4i C4j C4k C4l C4m C4n C4o1 C4o2
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c4g_annexivfinoffer_fr.doc c4h_perfguarantee_fr.doc c4i_prefinanceguarantee_fr.doc c4j_admingrid_fr.doc c4k_evalgrid_fr.doc c4l_tenderform_fr.doc c4m_taxcustomsarrangements_fr.doc c4n_tenderguarantee_fr.doc c4o1_fif_fr.pdf c4o2_lefind_fr.pdf

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C C4o3 C4o4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 C11 C12 C13

Fournitures Fiche dentit lgale (socits prives) Fiche dentit lgale (organismes publics) Liste de contrle de louverture des offres Rapport douverture des offres Rapport dvaluation Lettre aux soumissionnaires non retenus Avis dattribution du contrat Formulaire dvaluation du contractant Acceptation provisoire et finale Avenant au contrat Modification du budget c4o3_lefcompany_fr.pdf c4o4_lefpublic_fr.pdf c5_openchecklist_fr.doc c6_openreport_fr.doc c7_evalreport_fr.doc c8_letterunsuccessfull_fr.doc c9_awardnotice_fr.pdf c10_assessment_fr.doc c11_provfinalaccept_fr.doc c12_addendum_fr.doc c13_budgetmodif_fr.doc

D D1 D2 D3 D4

Travaux Avis de pr-information Avis de march Rsum davis de march publicit locale d1_priorinfo_fr.pdf d2_contractnotice_fr.doc d3_summarycn_fr.doc

Dossier dappel doffres standard (incluant le contrat standard) VOLUME 1 Section 1

D4a D4b

Lettre dinvitation soumissionner Instructions aux soumissionnaires Section 2

d4a_invit_fr.doc d4b_itt_fr.doc

D4c

Formulaire de soumission Section 3

d4c_tenderform_fr.doc

D4d

Garantie de soumission Section 4

d4d_tenderguarantee_fr.doc

D4e
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Questionnaire offre technique

d4e_techofferquestion_fr.doc

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D D4f D4g D4h D4i

Travaux Formulaire doffre technique 4.1 Formulaire doffre technique 4.2 Formulaire doffre technique 4.3 Formulaire doffre technique 4.4 Formulaire doffre technique 4.5 d4f_techofferform_4.1_fr.doc d4g_techofferform_4.2_fr.doc d4h_techofferform_4.3_fr.doc d4i_techofferform_4.4_fr.doc

D4j1 D4j2 D4j3 D4j4 D4k

Formulaire de notification de compte bancaire Fiche dentit lgale (particuliers) Fiche dentit lgale (socits prives) Fiche dentit lgale (organismes publics) Formulaire doffre technique 4.6 Section 5

d4j1_fif_fr.pdf d4j2_lefind_fr.pdf d4j3_lefcompany_fr.pdf d4j4_lefpublic_fr.pdf d4k_techofferform_4.6_fr.doc

D4l D4m

Grille de conformit administrative Grille dvaluation VOLUME 2

d4l_admingrid_fr.doc d4m_evalgrid_fr.doc

D4n D4o D4p D4q D4r D4s D4t

Projet de contrat Projet de contrat : Conditions Particulires Projet de contrat : Conditions Gnrales Garantie de prfinancement Garantie dexcution Garantie de rtention Dispositions fiscales et douanires VOLUME 3

d4n_contract_fr.doc d4o_specialconditions_fr.doc d4p_annexgc_fr.pdf d4q_prefinanceguarantee_fr.doc d4r_perfguarantee_fr.doc d4s_retentionguarantee_fr.doc d4t_taxcustomsarrangements_fr.doc

D4u

Spcifications Techniques VOLUME 4

d4u_techspec_fr.doc

D4v D4w D4x


2013.1.rev

Note dinterprtation relative loffre financire Offre financire marchs prix forfaitaire Offre financire marchs prix unitaire

d4v_finoffer_4.1_fr.doc d4w_finoffer_4.2_fr.doc d4x_finoffer_4.3_fr.doc

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Travaux VOLUME 5

D4y D5 D6 D7 D8 D8a D9 D10 D11 D12 DR1

Design et dessins Liste de contrle douverture des offres Rapport douverture des offres Rapport dvaluation Lettre aux soumissionnaires non retenus Lettre de notification Avis dattribution du contrat Formulaire dvaluation du contractant Avenant au contrat Modification du budget Dossier d'appel d'offre pour procdure restreinte

d4y_designdrawing_fr.doc d5_openchecklist_fr.doc d6_openreport_fr.doc d7_evalreport_fr.doc d8_letterunsuccessful_fr.doc d8a_notifleter_works_fr.doc d9_awardnoticemanual_fr.pdf d10_assessment_fr.doc d11_addendum_fr.doc d12_budgetmodif_fr.xls dr1_tender_dossier_restr_en.zip

E E1 E2 E3 E3a E3a1

Subventions Programme de travail Publication locale Lignes directrices pour les demandeurs Lignes directrices l'intention des demandeurs Information sur le rgime fiscal applicable aux contrats de subvention Liste de contrle pour les options de cots simplifis Formulaire de demande de subvention Budget Cadre logique Fiche dentit lgale (personnes physiques) Fiche dentit lgale (socits prives) Forme dentit lgale (organismes publics) e3a_guidelines_fr.doc e3a1_guidelines_annexJ_fr.doc e1_workprogr_fr.doc e2_localpub_fr.doc

E3a2

e3a2_checklistsimplifiedcostoptions_f r.doc e3b_applicform_fr.doc e3c_budget_fr.xls e3d_logfram_fr.xls e3e1_lefind_fr.pdf e3e2_lefcompany_fr.pdf e3e3_lefpublic_fr.pdf

E3b E3c E3d E3e1 E3e2 E3e3


2013.1.rev

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E E3f E3h1 E3h2 E3h3 E3h4 E3h5 E3h6 E3h7 E3h7b

Subventions Formulaire didentification financire Conditions Particulires Conditions gnrales (annexe II) Procdures dattribution des contrats (annexe IV) Demande de paiement (annexe V) Rapport narratif intermdiaire (annexe VI) Rapport narratif final Rapport financier (annexe VI) Declaration of honour on costs e3f_fif_fr.pdf e3h1_speccond_fr.doc e3h2_gencond_fr.pdf e3h3_awardproc_fr.doc e3h4_requestpay_fr.doc e3h5_interreport_fr.doc e3h6_finalreport_fr.doc e3h7_financialreport_fr.xls e3h7b_declaration of honour on costs_fr.doc e3h8_expendverif_fr.doc e3h9_finguarantee_fr.doc e3h10_transfassets_fr.doc e3h11_derogations_ios_fr.doc e4a_torassessors_fr.doc e4b_guidelinesassessors_fr.doc e5a_conceptevalgrid_fr.doc

E3h8 E3h9 E3h10 E3h11 E4a E4b E5a

Vrification des dpenses (annexe VII) Garantie financire (annexe VIII) Transfert de proprit des actifs Drogations Organisations internationales Terms of Reference for Assessors Guidelines for Assessors Grille dvaluation des notes succinctes de prsentation Grille dvaluation de la proposition Rapport dvaluation tape 1 Sance douverture, vrification administrative et valuation des notes succinctes de prsentation Rapport dvaluation tape 2 valuation des demandes compltes Rapport dvaluation tape 3 Vrification finale de lligibilit Lettre aux Dlgations sur lvaluation Lettre tape 1 Lettre tape 2 Lettre tape 3

E5b E6a

e5b_propevalgrid_fr.doc e6a_opening_conceptevalrep_fr.doc

E6b

e6b_applicevalrep_fr.doc

E6c

e6c_finalevalrep_fr.doc

E8 E9a E9b E9c


2013.1.rev

e8_note_delegation_evaluation_fr.doc e9a_letter_step_1_fr.doc e9b_letter_step_2_fr.doc e9c_letter_step_3_fr.doc

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E E10 E11

Subventions Corrigendum Publication e10_corrigendum_fr.doc e11_publication_fr.doc

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