La gestion des

achats sur Odoo

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LA GESTION DES ACHATS

Cre en 2008, XCG Consulting est une entreprise de services du numrique qui a pour ambition dapporter
des solutions fiables et pertinentes aux entreprises souhaitant rsoudre la complexit de leurs systmes
dinformation. Laccompagnement dans les changements dorganisation et de stratgie de chacun de nos clients
permet loptimisation des performances de lentreprise par la mise en oeuvre des technologies de linformation.
XCG propose un ventail complet de services, de ltude dopportunits au conseil en urbanisation, du
paramtrage logiciel au dveloppement de solutions cls en main. Nos clients ont pu profiter de nos services
quels que soient leurs outils, car nous leur proposons des solutions qui conviennent leurs besoins, via des
outils fort potentiel dadaptation.
XCG est prestataire Odoo, (OpenERP), et donc spcialiste de lintgration des modules Odoo. XCG est
galement capable doptimiser les modules standards dOdoo afin quils sintgrent facilement des systmes
dinformation htrognes dans le but damliorer les processus oprationnels de nimporte quelle entreprise.
XCG utilise diverses technologies Open Source afin de proposer des solutions compltes et sur-mesure capables
de rpondre tous les besoins spcifiques.

Retrouvez tous les articles sur Odoo (OpenERP) en visitant nos sites web :
http://www.xcg-consulting.fr/ et http://www.openerp-experts.com/

Pour rpondre aux diffrents besoins de nos clients en matire dachat, de suivi des achats et de leurs rglements
en comptabilit, XCG Consulting a dvelopp des modules interconnects permettant tous les acteurs
concerns de suivre le droulement dun achat depuis la cration du devis jusquau rglement de la facture
fournisseur.
Ce document rsume le fonctionnement de ces diffrents modules avec un suivi tape par tape.

I - Cration dun bon de commande

1) Gnralits

Tout dabord, un bon de commande qui nest pas encore valid par un responsable se nomme devis.
La cration dun devis sopre dans le module Achat :

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Cliquer sur le menu Devis :

Le systme affiche la liste complte des devis ultrieurement crs. Si aucun devis na t cr, lcran suivant
apparait :

2) Initialisation de la cration dun devis

Cliquer sur crer

L'cran suivant apparat :

Entte
Lentte correspond aux donnes gnrales qui concernent le devis :

Le fournisseur et son contact, la description de la commande, la date de commande

A noter que les champs en bleu sont obligatoires
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Le champ type de suivi a t dvelopp par XCG-consulting afin de proposer deux types de suivi
possibles du bon de commande ses clients :

Suivi de la facturation uniquement : Permet le suivi du bon de commande en le rattachant la facture

fournisseur correspondante
Suivi des livraisons : Permet le suivi du bon de commande en le rattachant la facture fournisseur
correspondante et de contrler en plus la rception des livraisons.

Onglet bon de commande

Cet onglet concerne la liste darticles. Cest ici que sont inscrits tous les articles commands.

Pour ajouter des articles, cliquer sur ajouter un lment

Il est possible dajouter autant darticles que vous dsirez.

3) Enregistrement du devis (tat brouillon)

Une fois que tous les champs ncessaires sont remplis, cliquer sur Enregistrer :
Le devis est alors enregistr ltat de brouillon. Cela veut dire quil nest pas encore envoy la validation du
responsable. Il peut donc encore tre modifi ou supprim.

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2
1

3
1 / Un numro de devis unique (squence) a automatiquement t gnr
2 / Une barre de workflow permet de suivre ltat du devis (Bon de commande dachat brouillon)
3 / Montant total du devis

4) Envoi du devis validation du responsable

Pour soumettre le devis la validation du responsable du service, cliquer sur Envoyer

Une fois que le devis est envoy, il nest plus possible pour lmetteur de le supprimer ou de le modifier.
Le devis est soumis la validation du responsable du service qui a deux choix possibles :
-

Soit il refuse le devis

Le devis est alors renvoy lmetteur. Il peut ensuite le modifier pour lenvoyer nouveau au
responsable du service ou il peut le supprimer.

Soit il valide le devis

Le statut du devis change et passe en Bon de commande

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Le bon de commande ne se trouve plus dans le menu Devis dOdoo.

Il se trouve maintenant dans le menu Bon de commande .

5) Tlchargement du Bon de commande au format PDF

Une fois que le bon de commande est valid par le responsable, lentreprise sest engage honorer cet achat et
le bon de commande peut tre envoy au fournisseur.
Pour tlcharger le bon de commande au format PDF :

Cocher le bon de commande

Cliquer sur le bouton imprimer

Cliquer sur Webkit Purchase

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Visualisation du Bon de commande

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II - Rception de la facture fournisseur - Cration automatique dun tracker

Le module de Suivi fournisseur (module de tracking) est un module dvelopp par XCG Consulting
spcialement pour ses clients. Il fait la liaison entre le menu bon de commande du module Achats et le menu
facture fournisseur du module Comptabilit.
En effet, il permet de lier le bon de commande qui a t cr la facture fournisseur reue. Cest grce ce
module quil va tre possible de suivre le bon de commande depuis sa cration, jusquau paiement de la facture
fournisseur par le service comptable.

1) Mode opratoire :

1-

Rception de la facture fournisseur (format papier ou PDF)

2-

Scan de la facture sur une adresse mail spcialement cre pour le module Suivi fournisseur

3-

Archivage de la facture fournisseur en pice jointe

4-

Cration automatique dun tracker

5-

Le tracker permet de rattacher la facture fournisseur au bon de commande correspondant

6-

Les champs relatifs au bon de commande se remplissent automatiquement

7-

On renseigne ensuite les champs concernant la facture

8-

Enregistrement du tracker

9-

Soumission du tracker la validation de lmetteur du bon de commande

10-

Cration automatique dune facture fournisseur dans le module comptabilit

Scurit : il est impossible de payer la facture tant que le tracker na pas t valid par lmetteur du BDC

11-

Validation / Refus du tracker par lmetteur du bon de commende

Si tracker refus : La facture cre en comptabilit est automatiquement supprime

Si tracker valid : Le statut de la facture change et le service comptable peut payer cette facture.

Liaison entre les diffrents modules :

Retour dans le menu Bon de commande du module Achat
12-

Visualisation du bon de commande track

13- Nouvel onglet synthse qui permet lmetteur du BDC de suivre toutes les oprations relatives
ce BDC (bon de commande factur partiellement ou intgralement, suivi des livraisons, montant des
paiements effectus, engagement net etc)

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2) Nouveau Tracker :

Lors de la rception de la facture fournisseur en format papier ou pdf, elle est scanne ou envoye sur une adresse
mail spcialement conue pour le module Suivi fournisseur. Elle est alors archive et cre automatiquement
un tracker auquel il sera possible de rattacher le bon de commande correspondant.

3) Visualisation dun nouveau tracker :

Cliquer dans menu Tracker du module Suivi fournisseur.

Une fois la facture fournisseur scanne, elle est archive en pice jointe et un tracker se cre
automatiquement.
Lcran ci-dessous apparrat :

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Lentte du tracker concerne les informations relatives au bon de commande.

La partie infrieure concerne les informations de la facture fournisseur reue.

Cration dun numro de squence unique pour assurer un meilleur suivi entre le bon de commande,
le tracker et la facture fournisseur.
Une barre de workflow permet de suivre les tapes de validation du tracker :

4) Rattacher le tracker au bon de commande

Entte

Cocher la case rattacher un BdC

Longlet Bon de commande apparait

Slectionner le bon de commande dans la liste droulante

Les informations relatives au bon de commande se remplissent automatiquement
Facture

Remplir les informations concernant la facture

Ces informations seront reprises lors de la cration automatique de la facture fournisseur en comptabilit.

Ces informations ressortiront aussi dans longlet synthse du bon de commande.

Aprs avoir rempli toutes les informations ncessaires puis enregistrer, lcran ci-dessous apparait.

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Le champ change le statut du BdC permet de choisir entre deux propositions :

Factur intgralement : La facture correspond au montant total du bon de commande

Factur partiellement : Plusieurs factures seront rattaches ce mme bon de commande

5) Validation du Tracker

Une fois le tracker complt et enregistr par le responsable des achats, il est soumis la validation de lmetteur
du bon de commande.
Une facture qui reprend les informations renseign dans le tracker est alors cre automatiquement dans le
menu facture fournisseur du module comptabilit.

Scurit : le service comptable ne peut pas payer la facture tant que le tracker na pas t valid.

Lmetteur du bon de commande peut donc valider ou refuser le tracker :

Tracker rejet :

La facture cre en comptabilit est automatiquement supprime

Tracker approuv :

Le statut de la facture change et le service comptable peut payer cette facture.
Une fois le tracker valid, son statut sactualise.

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6) Synthse du bon de commande

Une fois que le tracker est valid, il est possible de suivre le paiement de la facture travers longlet synthse
du bon de commande.
Dans le menu bon de commande du module Achat, slectionner le bon de commande correspondant :

Onglet Synthse :
Le montant total : Montant du bon de commande
Le montant suivi : Montant de la facture tracke
Facture : Montant pay en comptabilit
Engagement net : Montant total Facture
Tracker :
Il renseigne le tracker qui rattache la facture ce bon de commande et indique les informations essentielles
telles que la date de la facture et son montant.
Ces modules interconnects montrent bien comment Odoo permet ces utilisateurs de suivre un bon de
commande depuis son mission jusqu la rception de la facture fournisseur et son paiement en comptabilit.

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III - Paiement facture fournisseur - Module Comptabilit

1) Vue liste des factures fournisseur :

2) Vue formulaire dune facture fournisseur :

Toutes les factures cres automatiquement lors du rattachement dun bon de commande un tracker ont les
renseignements du tracker sur la vue liste et formulaire.
Le service comptable peut alors suivre directement le statut du tracker. Le statut approuv indique que la
facture peut tre paye. Si le statut du tracker est diffrent, il sera impossible de payer cette facture.

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3) Facture fournisseur paye

Lorsque la facture fournisseur est paye par le service comptable, le lien se fait directement dans longlet
synthse du bon de commande. Lmetteur du bon de commande est alors au courant du paiement et peut
avertir le fournisseur concern :

Le champ Factur = 14 220,00 correspond au paiement de la facture par le service comptable.

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