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41 Fiches Pratiques Pour Maîtriser Les Fonctions Essentielles D'excel PDF
41 Fiches Pratiques Pour Maîtriser Les Fonctions Essentielles D'excel PDF
graphiques, tris).
Et bien dautres choses encore
Depuis la version dExcel 2007, lenregistrement des fichiers porte lextension *.xlsx
(pour les fichiers Excel sans macros) et *.xlsm (pour les fichiers Excel avec macros).
Installer et se dplacer dans son environnement Excel
Linterface dExcel
Se dplacer dans le classeur
Dans Excel, on cre des FEUILLES que lon met dans un CLASSEUR.
Le CLASSEUR est le conteneur (cest votre fichier.xls) et les FEUILLES sont les documents
incorpors au classeur. Comme physiquement, on peut crer plusieurs feuilles dans un
mme classeur.
Ex : le classeur Inventaire.xlsx comprend les feuilles de stock de 2008, 2009, 2010,
2011
Si par dfaut les onglets qui identifient les
feuilles de calcul numrotent ces dernires
sous la forme Feuil1, Feuil2, Feuil3, etc.,
vous pouvez choisir des noms plus
explicites.
RENOMMER UN ONGLET
Cliquez gauche sur longlet dune feuille de
calcul pour lactiver. Dun clic droit sur
longlet, ouvrez le menu contextuel et
cliquez sur Renommer. Saisissez le nom de votre choix et validez.
Rsultat :
POUR AGIR SUR PLUSIEURS FEUILLES EN MME TEMPS, ON UTILISE LA SLECTION MULTIPLE
:
Pour slectionner une ou plusieurs feuilles, on procde ainsi :
- Une feuille : clic gauche sur longlet. Longlet de la feuille slectionne
devient blanc.
- Des feuilles adjacentes : clic gauche sur longlet de la 1re feuille ; Maj (Shift)
+ clic gauche sur longlet de la dernire feuille.
- Des feuilles non adjacentes : clic gauche sur longlet de la 1re feuille ; Ctrl +
clic gauche sur chaque autre onglet de feuille que lon souhaite slectionner.
- Toutes les feuilles du classeur : clic droit sur un onglet > Slectionner toutes
les feuilles.
Slection des cellules
Il existe plusieurs faons de slectionner des cellules. Nous ne prsenterons que les plus
courantes.
Ctrl + *
Slectionner la zone
active
Remplir une plage de Slectionnez la plage de cellules, tapez la valeur puis Ctrl
cellules dune mme + Entre.
valeur
Onglet Affichage
Comme dans tous les logiciels de la suite Office, on retrouve longlet Affichage. Il permet
dadapter laffichage lcran pour un meilleur confort visuel.
Options courantes : zoom, mode normal, mode mise en page, affichage des
Groupe Afficher
RGLE : la case est grise, ce qui signifie
quon ne peut pas la dcocher [Option
disponible en mode Page].
QUADRILLAGE : affiche les traits entre les
lignes et les colonnes pour faciliter la lecture
et ldition du tableau.
TITRES : en-ttes des colonnes et des lignes
(, B, C 1, 2, 3)
Groupe Zoom
100 % : permet de revenir un zoom de
base 100 %
ZOOM SUR LA SLECTION : permet de mettre
laccent sur les cellules slectionnes.
Groupe Fentre
NOUVELLE FENTRE : permet de dupliquer
lidentique la fentre sur laquelle on
travaille Peu intressant !
RORGANISER TOUT : permet dafficher
automatiquement les diffrentes fentres
ouvertes dExcel sur 1 seul cran.
FIGER LES VOLETS : voir page prcdente
FRACTIONNER : divise la fentre en plusieurs
volets redimensionnables contenant les vues
de la feuille de calcul. Intrts : avoir sur 1
mme cran 2 parties loignes de la feuille
de calcul.
MASQUER : permet de masquer
temporairement le classeur sur lequel on
travaille. Peu utile !
Focus sur une option daffichage : Figer les volets
ONGLET AFFICHAGE, GROUPE FENTRE, MENU FIGER LES VOLETS
Cet outil permet de garder des lignes et/ou des colonnes visibles lors de dplacements
dans la feuille.
Ex : un client nous transmet son inventaire par mail. Cet inventaire comprend plus
de 1000 lignes. Grce cet outil, on peut demander conserver les en-ttes (lignes
et/ou colonnes).
De cette faon, mme en bas du tableau, on saura toujours quoi correspond la colonne ou
la ligne sur laquelle on se situe. Voir copie dcran ci-dessous.
Ligne de titre
Contenu
Options daffichage et environnement
Le choix de ces options influence le fonctionnement et laffichage du logiciel. Pour les
modifier,
rendez-vous dans le menu : FICHIER / OPTIONS
en toutes lettres, JJ mois en toutes lettres. Lorsquil y a une toile devant le format,
cela signifie que le format variera en fonction des paramtres rgionaux (ex : pour
des Anglais, JJ/MM/AAAA saffichera MM/JJ/AAAA).
HEURE : comme pour la date, on peut choisir le format adapt nos besoins.
avec le signe %.
FRACTIONS : affiche par exemple 0,5 en 1/2.
TEXTE : si lon applique ce format, le texte entr est trait comme du texte
ordinaire mme si cest un nombre. Ce format peut tre utile pour un numro de
tlphone par ex puisquavoir le format par dfaut, le 0 (zro) est supprim.
SPCIAL : les formats proposs dans cette liste servent des usages trs
combinant les diffrentes options, on peut crer une mise en forme en cliquant sur le
bouton Format
Mise en forme conditionnelle, suite
Pour slectionner une ligne complte en fonction dune formule, se placer sur :
- Utiliser une formule pour dterminer pour quelles cellules le format sera
appliqu
- Dans la barre de formules, entrer :
=$A1=x
- Choisir une mise en forme en cliquant sur Format
- Validez en cliquant sur OK.
Filtrer et trier les donnes
La fonction premire dExcel est le traitement de donnes. Cela inclut donc le tri, le
filtrage, la slection de ces donnes. Sans tout cela, lexploitation des informations serait
impossible.
Filtres automatiques
Les filtres permettent de slectionner des donnes dun tableau qui rpondent un ou
plusieurs critres. Ces critres peuvent tre de diffrentes natures (texte, date, numrique,
couleur de police).
Pour mettre en place un filtre, procder comme suit :
1. Vrifier que
chaque
colonne
filtrer a bien un titre
2. Dans longlet ACCUEIL, groupe EDITION, cliquez
sur TRIER ET FILTRER puis sur FILTRER.
Suite cette manipulation, tous les en-ttes de
colonnes filtrables vont avoir un bouton
supplmentaire en forme de flche permettant de
choisir le filtrer appliquer :
3. Indiquer ou choisir les filtrer appliquer puis cliquer sur OK.
Ex : on ne souhaite afficher que les lignes o quPoint = 4 et dont la couleur du texte est
rouge.
NB1 : pour annuler le filtrer, il suffit de recliquer sur cette mme flche et cliquer sur
EFFACER LE FILTRE DE QUPOINT
NB2 : il est possible de filtrer sur plusieurs colonnes en reproduisant la mme procdure
( partir de ltape 3 videmment !)
Filtres labors
Pour information, il existe aussi des filtres labors qui permettent lextraction de
donnes. Ils prsentent un inconvnient majeur : si des donnes sont modifies dans le
tableau initial, ces filtres ne les prendront pas en compte si lextraction a dj t faite. Ce
filtre sassimile une image des donnes un instant t.
Outils pratiques
Options de collage
Comme dans tous les logiciels de la suite Office, on dispose dun presse-papiers dont la
fonction est de garder en mmoire les informations copies (par les boutons Couper et
Copier). Excel dispose lui aussi de laccs au presse-papiers et de nombreuses options de
collages.
Raccourcis clavier connatre absolument !
Couper : Ctrl + X Copier : Ctrl + C Coller : Ctrl + V
Le groupe PRESSE -P APIERS se situe dans lONGLET
ACCUEIL.
Coller
Les autres options ne prsentent que trs peu dintrt et sont utiles dans des cas bien prcis
Cette fentre reprend pour
partie les lments vus la page
prcdente.
Rubrique Coller
Concernant la 1re partie, les
libells sont tout fait explicites et
ne ncessitent pas davantage de
commentaires.
Rubrique Opration
Il est possible deffectuer des
oprations entre les donnes
coller et les donnes contenues dans les cellules de destination : addition, soustraction,
multiplication et division.
Par dfaut, les cellules colles, mme vides, crasent les donnes
Blancs non des cellules de destination. Quand cette case est active, les cellules
compris coller qui sont vides neffacent pas le contenu des cellules de
destination.
Ce tableau
Mois CA Marge
2
Janvier 825,54 565,11
9 1
Fvrier 998,77 999,75
1
Mars 5 862,11 172,42
Transpos 18 3
TOTAL 686,41 737,28
devient
2 9 5 18
CA
825,54 998,77 862,11 686,41
1 1
Marge 3 737,28
565,11 999,75 172,42
Exemple : on veut rechercher tous les mots dans lesquels on retrouve Ab.
- Tapez Ab dans la case Rechercher :
- [facultatif] dfinissez ventuellement une mise en forme pour mettre en
vidence les rsultats avec le bouton Format
- Dans : permet de choisir o vous voulez rechercher (feuille ou classeur
complet)
- Sens : permet de choisir le sens de balayage (par ligne ou par colonne). Ce
paramtre est ajuster selon la construction du tableau. Les rsultats seront les
mmes. Cest la rapidit de recherche qui diffrera.
- Regarder dans : permet de choisir o Excel va faire la recherche (formules,
valeurs, commentaires).
Dans lexemple, on choisira Valeur. On ne choisira pas Formules car si une
fonction (SOMME, MAX, MIN) inclut dans ses paramtres une plage A3:AB85
par exemple, Excel me lindiquera comme rsultat.
- Respecter la casse : permet de choisir de respecter ou non les
MAJUSCULES/minuscules.
Dans lexemple, la casse a une importance car si on ne coche pas cette case, Excel
indiquera les rsultats suivants : ab ; Ab ; aB ; AB.
- Totalit du contenu de la cellule permet de limiter la rechercher aux seuls
caractres saisis dans le champ de recherche.
Cliquez sur Suivant ; Excel dplacera le curseur sur chaque occurrence chaque fois
quon cliquera sur Suivant. Si vous cliquez sur Rechercher tout Excel tablira une liste des
occurrences trouves.
Oprateurs de recherche
Ex : on dispose dun journal dachats. On veut sassurer quil ny a pas de comptes 706
dans ce journal.
Pour viter quExcel nous renvoie dans une cellule contenant par ex 607060, on va
indiquer, grce des points dinterrogation, le nombre de caractres total rechercher :
706??? (soit une chane contenant 6 caractres commenant par 706). Dans ce cas, nous
aurons bien uniquement les comptes voulus.
Un autre caractre gnrique peut tre utilis : ltoile (*). Dans ce cas, Excel saura quil
peut la remplacer par tout caractre (y compris par rien). Ex : soit une suite de
nombres : 12356 / 3125 / 125.
Si on demande une recherche avec 12*5*, on obtiendra 12356 / 3125 / 125.
Si on demande une recherche avec 12?3?, on obtiendra uniquement 12356.
Si on ne veut rechercher que dans une plage donne, il suffit de la
slectionner pralablement puis cliquer sur Rechercher (dans le ruban) ou
utiliser le raccourci clavier Ctrl + F.
Remplacer
ONGLET ACCUEIL / GROUPE EDITION / RECHERCHER ET SLECTIONNER / REMPLACER [ou
Ctrl + H]
Concernant les options, elles sont parfaitement identiques celles de la fonction
Rechercher.
La seule diffrence est que lon peut voir apparatre une zone Remplacer par : dans
laquelle on va venir inscrire les caractres de remplacement.
Si on ne met rien dans Remplacer par, Excel remplacera les termes de la
recherche par un vide !
Il est donc aussi primordial de bien choisir les options (Regarder dans par
exemple).
Le bouton Remplacer permet de remplacer les occurrences trouves une par une.
Le bouton Remplacer tout permet de remplacer, en une seule opration, toutes les
occurrences trouves.
Le bouton Rechercher tout liste les occurrences trouves sans faire aucun remplacement.
Le bouton Suivant dplace le curseur sur chaque nouvelle occurrence trouve chaque
pression de la souris.
On peut tout aussi bien rechercher des caractres spciaux du type # ~ { espace
retour la ligne.
Par contre, si certains de ces caractres sont bien prsents sur le clavier, dautres ne le
sont pas. La touche Entre (pour le retour la ligne) ou la tabulation par exemple ont
dautres usages. Le plus simple est donc de rentrer dans la cellule et de copier le
caractre remplacer puis le coller dans la zone Rechercher.
Il est courant que rien ne saffiche dans la zone. Normal ! Un retour la
ligne, tout comme une tabulation sont des caractres invisibles !!
Matriser limpression dun tableau
Limpression dune feuille de travail ncessite quelques contrles. En effet, il nest pas
rare que si lon omet de faire un aperu avant impression, le tableau sdite sur plusieurs
pages par ex. Il existe bien videmment des solutions pour viter ces dsagrments :
Diffrentes mthodes dimpression
Aperu avant impression
Depuis la version 2010 du Pack Office, le bouton Aperu avant impression nest plus
prsent par dfaut dans lespace de travail (mais il est possible de le rajouter). Dsormais,
il suffit de cliquer sur FICHIER puis IMPRIMER pour une gnration automatique de
laperu.
Nombre de pages
Gestion des marges
Grce cet aperu, on peut voir le nombre de pages et ventuellement les problmes
dimpression que lon pourrait rencontrer (ex : la dernire colonne du tableau ne
simprime pas sur la mme feuille que le reste).
Ce panneau permet aussi de choisir limprimante sur laquelle on veut imprimer, la
slection de pages (de la page x y), ventuellement les marges, la mise lchelle
Pour IMPRIMER, on clique directement sur le BOUTON IMPRIMER.
Pour SORTIR DE LAPERU (si on ne souhaite pas imprimer), il suffit de cliquer sur
ACCUEIL.
Mise lchelle
Une autre fonction permet un rglage automatique (Onglet MISE EN PAGE) :
Il suffit
de
cliquer
sur une
des 3 sections de len-tte pour que la barre doutils souvre et pour commencer saisir
son en-tte personnalis.
Plus en dtail
Pour afficher lONGLET CRATION des Outils des en-ttes et pieds de page , activez le
bouton EN-TTE ET PIED DE PAGE du GROUPE TEXTE, sous lONGLET INSERTION. On
utilisera ici les commandes de cet onglet Cration. La feuille saffiche en mode Mise en
page .
En-ttes et pieds de page prdfinis
Excel propose des en-ttes et des pieds de page prdfinis.
Les deux premiers boutons En-tte et Pied de page de longlet CRATION, affichent une
liste den-ttes ou de pieds de page prdfinis.
En-ttes et pieds de page personnaliss
Vous pouvez galement crer un en-tte ou un pied de page personnalis. En-tte et Pied
de page comportent chacun trois zones de saisie.
Vous pouvez insrer des lments partir des commandes du groupe ELMENTS EN-TTE
ET PIED DE PAGE.
Linsertion dun lment se traduit par laffichage dun code de commande de la forme : &
[lment].
Exemple : si on saisit : Le (espace) (bouton Date actuelle) (espace) (espace) (bouton
Heure actuelle), le code est : Le &[Date] &[Heure].
Len-tte de chaque page pourra tre : Le 27/08/2016 19:48.
Pour modifier la mise en forme des textes, utilisez les commandes du groupe POLICE de
lONGLET ACCUEIL .
Valider ou quitter ldition de len-tte/pied de page
Pour valider ou quitter len-tte ou le pied de page, il suffit de cliquer sur la feuille de
calcul
Formules et fonctions
quoi a sert et comment a marche ?
Lobjectif dExcel est avant tout de raliser des calculs automatiss. Pour ce faire, il est
obligatoire dutiliser des formules de calcul.
POUR UTILISER UNE FORMULE DE CALCUL, on se place dans une cellule puis on commence
par taper un signe = (gal). Excel va alors reconnaitre quune fonction sera dans cette
cellule et non du texte.
Aprs avoir entr la formule, on tape sur la TOUCHE ENTRE pour sortir du mode
Modification.
En cas derreur, ou pour modifier la formule, il suffit de DOUBLE-CLIQUER DANS LA
CELLULE pour rentrer en mode Modification.
Insrer une formule simplement
Excel inclut dans son ruban, un onglet Formules . Il permet dinsrer simplement une
formule selon ce que lon souhaite traiter comme donnes (texte, date/heures, recherches,
maths, financier).
Si vous ne
savez pas
dans
quelle
catgorie
chercher,
vous
pouvez utiliser loutil dassistance en cliquant sur INSRER UNE FONCTION , dans
longlet FORMULES :
1 : champ de recherche et slecteur
2 : rsultat de la recherche
3 : descriptif de la fonction avec sa syntaxe
4 : aide complmentaire dOffice Online
Recopies et sries
Vous avez parfois besoin de recopier une formule pour quelle sapplique aux lignes ou
colonnes suivantes.
Vous pouvez aussi avoir crer des sries avec un pas constant ou des sries de types
chronologiques (lundi, mardi), alphanumriques (401frn1, 401frn2, 401frn3).
Recopie verticale ou horizontale
- Slectionnez la premire cellule (ou les deux premires cellules si lon veut
crer une srie).
- Cliquez-glissez[1] sur la poigne (=petit carr noir en bas droite de son
contour). Pendant le cliqu-gliss, le pointeur prend la forme dune croix noire .
Multiplication *
2
Division /
Addition +
3
Soustraction -
Exemple : la saisie =3^2*4+1 affiche comme rsultat 37 (est calcul dabord 3^2, puis
9*4, puis 36+1).
On peut utiliser des parenthses pour prciser la priorit des calculs. Le nombre de
parenthses ouvrantes doit tre gal au nombre de parenthses fermantes.
La formule de lexemple prcdent peut galement tre crite =((3^2)*4)+1.
Oprateurs de comparaison
Oprateur Comparaison
= Egal
> Suprieur
< Infrieur
<> Diffrent de
Oprateurs de rfrences
Oprateur Fonction
Oprateur alphanumrique
Lesperluette & est loprateur permettant de concatner (cest--dire lier) des chanes
de caractres.
Exemple : On met le numro du compte en A1 et lintitul du compte en B1.
En C1, on saisit la formule suivante : =A1& est le n de compte pour &B1.
La cellule C1 affiche : 101000 est le n de compte pour Capital.
1. Ne pas oublier le signe gal, il sagit dune formule !
2. Des guillemets suivent lesperluette et encadrent le texte ! Attention : ne
pas oublier de rajouter un espace avant et aprs le texte sinon on obtiendra
:
101000est le n de compte pourCapital
Fonctions de base
=A1 + A2 + A3 + A10 : calcule la somme des cellules A1, A2, A3 et A10.
=SOMME(plage) : calcule la somme des nombres dune plage de cellules.
plage : A1:A3;A10 : fait la somme de A1 A3 (avec les deux points) puis A10
=MOYENNE(plage) : calcule la moyenne des nombres dune plage de cellules.
=MAX(plage) : calcule le maximum des nombres dune plage de cellules.
=MIN(plage) : calcule le minimum des nombres dune plage de cellules.
La syntaxe est la mme que pour la formule SOMME.
Notez quil est conseill dentrer la formule en minuscule. Si Excel
=NBVAL(plage) : renvoie le nombre de cellules non vides dans une place spcifique
Cest la fonction inverse de nb.vide. Elle fonctionne de faon analogue.
Prix
Rf. Dsignation Quantit Total Secteur
unitaire
A B C
1 Rfrences Secteur o les Formules qui donnent
recherches retrouver
le nom du secteur
Explication de la formule =RECHERCHEV(A3;plage_inventaire;6; 0)
B1:F6
Donnes de la fonction
RECHERCHEH B9
Valeur
recherche 570281
Ligne
rsultat 6 Rsultat : ELECTROMENAGER
Valeur
proche ? 0
=EQUIV(valeur_recherche ; tableau_matrice ; [type])
Renvoie la position relative de la valeur recherche dans la matrice A
1 Rf.
[type] est une option (do les crochets) qui permet de dterminer la
raction dExcel si la valeur recherche nest pas trouve. [Type] peut 2 694839
prendre la valeur 0, -1 ou 1 avec :
3 570281
0 pour ne prendre que la valeur pour laquelle il y a une correspondance
exacte 4 455704
1 pour prendre la valeur immdiatement infrieure la valeur recherche
5 335822
-1 pour prendre la valeur immdiatement suprieure valeur recherche
6 212028
Ex : on recherche sur quelle ligne on pourra retrouver les informations relatives la
rfrence 335822.
=EQUIV(335822 ; A2:A6 ; 0) Rsultat obtenu : 4
La valeur 4 correspond la position de la valeur 335822 dans la plage slectionne (et non
le n de ligne !!!)
=INDEX(matrice ; no_lig ; no_col)
Permet la recherche dune valeur dans un tableau en fonction de ses coordonnes.
Ex : ici, la valeur renvoye par la fonction INDEX
provient de la formule suivante :
=INDEX(F10:H16 ; G18 ; G19)
F10:H16 correspond la plage de cellules qui contient
les donnes (ne pas inclure les en-ttes)
G18 correspond au numro de ligne (ici : 4)
G19 correspond au numro de colonne (ici : 1)
Si on fait varier G18 et G19, le rsultat changera, bien
videmment !
=INDIRECT(rf_texte ; [a1])
La fonction INDIRECT permet de concevoir des liaisons entre les onglets dun classeur.
Lintrt de la fonction va rsider dans lutilisation des noms des onglets comme variables.
Rf_texte Reprsente une rfrence une cellule qui contient une rfrence de
type A1
[a1] Option facultative utile pour des usages spcifiques.
Exemple concret : on utilise des matrices identiques pour faire des dclarations de TVA
pour diffrents pays europens (dans notre exemple, la France, lAllemagne, lItalie et le
Royaume Uni). On souhaite connatre les taux de TVA (taux normal et taux rduit) des
diffrents pays.
On cre donc une feuille de
synthse.
Liste des 5 feuilles du classeur :
Feuille nomme INDIRECT :
Les diffrents taux de TVA
sont obtenus grce une
formule qui utilise la fonction
INDIRECT.
LorsquExcel indique #REF!,
cela signifie quil y a une
erreur (ici, en loccurrence, les
feuilles Indir_PT et Indir_ES
nexistent pas !)
20 pour le Royaume Uni est obtenu grce =INDIRECT(&A5&!&$E$9)
Explications : dordinaire, lorsquon fait rfrence une cellule dune autre feuille, la
formule utilise est la suivante : =Indir_Royaume Uni!B7 ou
=Indir_FR!B7
Le nom de la feuille Indir_Royaume Uni est encadr par des apostrophes car le nom
comprend un espace entre Royaume et Uni. Pour des noms sans espace (comme Indir_Fr),
les apostrophes ne sont pas ncessaires, mais il est plus prudent de les mettre quand mme
!!
Une liste de fonctions consquente est votre disposition dans Excel pour vos besoins.
Vous les retrouverez dans longlet FORMULES / Bouton FINANCIER
Autres fonctions utiles
=AUJOURDHUI() : renvoie la date du jour. Cette date sactualise tous les jours.
Cette fonction est utile pour calculer lintervalle entre 2 dates :
Ex : En A1, on saisit 09/01/2011.
Pour calculer la diffrence, on entre en A2 =AUJOURDHUI A1
Ne pas oublier de mettre la cellule A2 en format Nombre, sinon la rponse sera sous la
forme dune date.
=DATE(anne; mois; jour) : renvoie une date partir de 3 lments spars (lanne, le
mois et le jour).
Cette fonction est utile lorsquon extrait une date qui serait sous la forme 14|07|2012 (le
pipeline ntant pas reconnu comme un sparateur de date, il faut isoler 14, 07 et 2012).
Ensuite, pour reconstituer la date, on utilise =DATE(2012;07;14).
=ALEA() : renvoie une valeur alatoire infrieure 1.
Cette fonction est utile pour choisir alatoirement des rfrences tester par ex.
Ex : Un client nous transmet son inventaire sur Excel. Il y a plus de 10 000 rfrences.
Pour effectuer un test alatoire, on attribue un nombre alatoire chaque rfrence. Enfin,
grce une fonction de tri, on slectionne les 10 plus grandes valeurs alatoires.
ATTENTION ! chaque recalcul de la feuille Excel, les valeurs alatoires changent !
Audit des formules
Sous longlet FORMULES, le groupe AUDIT DE FORMULES contient les commandes
spcifiques laudit de formules, la vrification et la recherche derreurs, ainsi quaux
rfrences circulaires.
Pour afficher toutes les formules de la feuille, activez le bouton Afficher les formules
(Ctrl + guillemets (tapez de nouveau Ctrl + guillemets pour les masquer)).
Examen des liaisons
Il peut tre utile de visualiser les liaisons existantes avec dautres cellules. Ces liaisons
sont matrialises par des flches. Pour supprimer laffichage des flches, activez le
bouton Supprimer les flches .
- Antcdents : do vient le rsultat de telle ou telle cellule ?
- Dpendances : si on supprime la formule
permettant dafficher 50, cela aura un impact sur la cellule contenant 100.
Afficher les formules
Permet de transformer (momentanment) les rsultats des formules en leur criture source.
valuation des formules
Cet outil permet de voir les rsultats intermdiaires donns par une fonction. Cela peut se
rvler trs pratique lorsque la formule est complexe (Fonctions SI imbriques par
exemple)
Rfrences absolues/relatives/mixtes
Dans une formule, on peut dsigner une cellule
- soit par sa rfrence ColonneLigne (exemple : = 6*J43),
- soit par son nom (ex : =6*quantit, si la cellule J43 a t nomme quantit).
Quand on saisit sa rfrence, le contour de la cellule change de couleur et sentoure de
quatre poignes, ce qui permet de bien la distinguer.
Cellule J43
Insertion dune rfrence dans une formule
Il existe deux mthodes pour saisir la rfrence dune cellule dans une formule :
- soit on la saisit avec le clavier : on tape la lettre de colonne suivi du n de
ligne (ex : J43),
- soit on la slectionne avec la souris, mthode particulirement intressante
quand il sagit de slectionner des plages de cellules.
Rfrence relative
Comme son nom lindique, elle est relative. Une formule faisant appel une cellule avec
sa rfrence relative, mmorise la position de cette cellule par rapport celle dans laquelle
la formule est saisie.
Exemple : dans la cellule C5, si on saisit =A4, Excel mmorise que A4 dsigne la valeur
de la cellule situe 2 colonnes avant (colonne C colonne A) et une ligne au-dessus (ligne
5 ligne 4).
Ainsi, si on copie la cellule C5 en D8, la valeur indique en D8 sera celle de la cellule
situe 2 colonnes avant (colonne B) et une ligne au-dessus (ligne 7), ce qui correspond
la cellule B7 (et non la valeur de C5).
Les rfrences relatives posent problme lorsquon souhaite faire rfrence une
cellule bien prcise (ex : taux de TVA) et quon doit recopier la formule vers le bas.
Pour pallier ce problme, on utilise des rfrences absolues.
Rfrence absolue
Quand la rfrence une cellule est absolue, il convient de le prciser sous la forme :
$colonne$ligne (procd mnmotechnique : la rfrence au dollar est absolue). Dans ce
cas, mme si la cellule est recopie, la valeur reste celle de la cellule dorigine. Le
symbole $ fige la colonne ou la ligne qui le suit.
Pour ajouter les dollars une rfrence relative, slectionnez la
rfrence dans la formule et tapez sur la touche F4.
Rfrences mixtes
On peut choisir de ne figer que la ligne ou que la colonne. Dans ce cas, on place le
symbole $ uniquement devant la lettre (pour ne figer que la colonne (ex : $B9)) ou
uniquement devant le nombre (ex : B$9 (pour ne figer que la ligne). Cela peut savrer trs
utile lorsquon souhaite faire des recopies horizontales par exemple ou dans certains cas
trs prcis.
L encore, on peut utiliser la touche F4 :
1er appui sur F4: $B$9 | 2me appui : B$9 | 3me appui : $B9 | 4me appui : B9
Rfrence une autre feuille/ un autre classeur
Certains tableaux ncessitent de faire appel dautres feuilles du classeur ou dautres
classeurs. Cest le cas lorsquon utilise une feuille de donnes dans laquelle on va stocker
toutes les variables (ex : pour un bulletin de paie, on va stocker les taux de chaque
cotisation, le montant du SMIC horaire, la priode dans une feuille spare. Dans une
autre, on crera le bulletin qui fera appel aux informations places dans la 1re feuille.
Lavantage est qu chaque changement de taux, il nest pas ncessaire de modifier les
formules mais juste la feuille source !)
Dans Excel, il y a plusieurs tapes suivre :
1. Ouvrir lensemble des classeurs qui vont tre utiliss
1. Classeur A (Bulletin Pierre | Bulletin Paul | Bulletin Jacques| Donnes
globales)
Le Classeur A compte 4 feuilles, dont 3 bulletins de paie qui utilisent des donnes de la
4me feuille, la feuille Donnes globales.
2. Classeur B (Rcap salaires | Rcap charges).
Le Classeur B compte 2 feuilles ; la 1re (Rcap salaires) rcupre le net payer de
Pierre, Paul et Jacques et la 2me feuille (Rcap charges) calcule le montant des cotisations
payer chaque organisme.
2. Se placer dans la cellule o va apparatre le rsultat de la rfrence (ex : si on
veut faire rfrence au SMIC horaire qui se trouve dans la feuille Donnes
globales, on se place dans un des 3 bulletins).
3. Tapez = pour introduire une nouvelle formule puis cliquez sur longlet de la
feuille Donnes globales et enfin, cliquez sur la cellule contenant la variable
SMIC horaire.
4. Tapez sur la touche Entre pour valider.
5. Excel vous replace dans la feuille dorigine. La feuille sur laquelle vous vous situez
(ex : Bulletin Pierre) a maintenant un lien vers la feuille Donnes Globales.
Si on modifie la valeur du SMIC horaire dans la feuille Donnes globales, cette
valeur sera modifie dans toutes les feuilles ayant un lien vers Donnes globales.
Concernant le Classeur B, il fonctionne comme sil tait une feuille du classeur A. La
procdure est donc analogue :
1. Ouvrir les classeurs A et B
2. Se placer sur le Classeur B, dans la cellule o va apparatre le rsultat de la
rfrence au Classeur A (ex : montant net de Pierre)
3. Tapez = pour introduire une nouvelle formule puis cliquez sur Classeur A puis
sur longlet de la feuille Bulletin Pierre et enfin, cliquez dans la cellule
contenant le montant net.
4. Tapez sur la touche Entre pour valider.
Dans la cellule, au lieu de voir apparatre une rfrence du type B85, on aura =Donnes
globales!B85 qui se lit {cellule B85 de la feuille Donnes globales}.
Si la cellule fait rfrence une cellule dautre classeur, on lira =[Classeur B.xlsx]Rcap
salaires!$E$22 qui se lit {cellule E22 de la feuille Rcap salaires du classeur Classeur
B.xslx}.
Remarque : il faut tre dans une mme instance dExcel pour pouvoir raliser cette
opration. Cela signifie quune fois le 1er classeur ouvert, il faut ouvrir le 2me avec
Fichier / Ouvrir.
la prochaine
ouverture du
classeur B, il est possible que vous ayez cet avertissement. Il est conseill dActiver le
contenu. Cela permettra Excel de contrler quil ny a pas eu de modification dans les
cellules lies.
Attribution dun nom
Les noms rendent les formules et les fonctions bien plus simples utiliser et
comprendre. Vous attribuez un nom une cellule ou une plage de cellules, un tableau ou
une fonction et vous vous servez ensuite de ce nom la place de la rfrence de cellule.
Par exemple, la fonction =SOMME(StatsTrimestre1) est plus claire que
=SOMME(C2:D25).
- Un nom dfini dans la feuille de calcul nest reconnu que dans cette feuille
et ne peut pas tre employ dans une autre feuille du classeur.
- Chaque nom doit tre unique dans un classeur.
- Les noms utilisent des rfrences absolues.
- En nommant la plage de donnes, vous copiez la formule sans crainte,
puisque la zone nomme reste toujours la mme (moins de problmes de
rfrences relatives/absolues/$).
Crer un nom
- Slectionnez la cellule, la plage de cellules ou la fonction [ici une plage allant
de A1 A28] et saisissez un nom [ici plan_comptable] dans la zone Nom situe
gauche de la barre de formule. Ce nom sera dtendue globale (tout le classeur).
- Appuyez sur la touche Entre pour le valider.
Dsormais, vous pourrez faire appel plan_comptable dans une formule de calcul plutt
que dutiliser A1:A28 qui est beaucoup moins explicite !
Ex : =NBVAL(plage) permet de calculer le nombre de cellules non vides dans la plage.
Ici, on va dterminer le nombre de comptes quon a dans notre extrait de plan comptable.
On saisit donc en A29 : =NBVAL(plan_comptable) Rsultat : 28
Lorsquon slectionne une plage nomme, Excel remplace
automatiquement les rfrences relatives aux cellules par le nom de la
plage.
Gestionnaire de noms
Il permet de supprimer, renommer, modifier une plage nomme dj existante.
On y accde par lONGLET FORMULE / GESTIONNAIRE DE NOMS
NB : lors de la cration dune zone dimpression, Excel cre de faon automatique une
plage nomme Zone_d_impression.
Les sries
Excel inclut de base des sries automatiques (par exemple la liste des jours de la semaine,
les mois) mais le logiciel est aussi capable de crer des sries personnalises.
Suites chronologiques
Pour les mettre en uvre, il suffit de saisir la 1re occurrence de la srie (ex : janvier) et
dutiliser la recopie pour voir la suite se construire automatiquement (fvrier, mars).
On peut aussi saisir une date du type 14/07/2012 et faire une recopie vers le bas pour voir
la suite de la srie (15/07/2012, 16/07/2012).
On peut aussi construire des suites chronologiques avec les jours ouvrs
uniquement. Cela peut tre pratique pour btir un calendrier par exemple ! Voir la
section Suite gomtrique.
Suites numriques (linaires ou gomtriques)
Suite linaire
Une suite linaire est une suite de nombres, chacun ( partir du 2me) tant obtenu en
ajoutant un nombre fixe llment prcdent. Ce nombre est appel pas ou
incrment.
Dans Excel, on saisit le 1er chiffre de la suite (ex : 1 en B10) puis le 2me (ex : 3 en B11).
On slectionne B10 et B11 puis on utilise la poigne de recopie vers le bas. On va pouvoir
constater quExcel va construire une suite en utilisant un pas de 2 (1, 3, 5, 7, 9).
Suite gomtrique
Une suite gomtrique est une suite de nombres, chacun ( partir du 2me) tant obtenu en
multipliant par un nombre fixe llment prcdent.
Dans Excel, on saisit le 1er chiffre de la suite (ex : 1
en B10) puis on slectionne une plage de cellules
(ex : B10:B15). On clique ensuite sur le bouton
SRIES qui se situe dans longlet A CCUEIL /
GROUPE E DITION / R EMPLISSAGE / S RIES
<= Rsultat
On voit alors quon a accs plusieurs options :
> Srie en lignes ou en colonnes (selon le sens de lincrmentation)
> Types de srie : Linaire (le pas sajoute), Gomtrique (le pas multiplie),
Chronologique,
> Valeur du pas : dterminer selon la suite que lon souhaite crer.
> Dernire valeur : dans le cas o on naurait pas slectionn de plage, Excel aurait cr
une suite jusqu cette dernire valeur pralablement dtermine.
Sries alphanumriques
Les valeurs dune srie alphanumrique sont constitues dun texte
fixe et dun nombre qui peut tre incrment (ex : N+1 | N+2 | N+3
).
Dans Excel, on saisit la 1re valeur en B10 : N+1. On utilise la
poigne de recopie pour incrmenter la suite automatiquement.
Sries personnalises
Si vous utilisez quotidiennement des sries toujours identiques dans vos tableaux et que
vous vous attelez les recopier chaque fois, Excel peut vous faciliter la tche en incluant
vos propres sries !
1re tape : saisissez votre srie dans Excel puis slectionnez la plage la contenant :
2me tape :
Aller en bas de la fentre puis cliquez sur :
3me tape : cliquez sur Importer.
On peut ensuite constater que les donnes de la liste ont t ajoutes.
Validez par OK.
Pour rutiliser cette liste personnalise, il suffira de saisir la 1re entre (Classe 1
Capitaux) puis dutiliser la poigne pour dvelopper la srie.
Tableaux croiss dynamiques (TCD)
Un tableau crois dynamique permet de combiner et de comparer des donnes, pour mieux
les analyser.
Crois : toute donne dpend des tiquettes de sa ligne et de sa colonne.
Dynamique : un tableau crois dynamique est volutif, facilement modifiable. Il permet
dexaminer les donnes sous des angles diffrents.
Il peut tre complt par un graphique crois dynamique reprsentant les donnes du
tableau.
Prrequis :
- Disposer dune source de donnes en colonnes
- Ces donnes sources doivent tre de mme nature au sein dune mme colonne
- Les colonnes ne doivent contenir ni filtre ni sous-totaux
- La 1re ligne du tableau doit contenir des en-ttes
Que peut-on faire concrtement ?
- partir de journaux dcritures, on peut par exemple crer une balance en
quelques clics, faire des regroupements et sous-totaux par classe avec des degrs
de prcisions dtermins
- partir dune liste du personnel, on peut ressortir des statistiques (moyenne
dge, H/F, rpartition de CA
- partir dune gestion des temps, on peut recouper les donnes pour extraire
par exemple le temps total pass par un salari en CAC et en EC
- Les possibilits sont nombreuses et dpendent des donnes initiales dont on
dispose. Cest pour cette raison quil est toujours conseill den recueillir un
maximum quitte ne pas les afficher ultrieurement.
Crer un tableau crois dynamique (TCD)
Dans cet exemple, nous allons crer une balance partir dun journal dcritures. Par la
mme occasion, nous allons contrler que la partie double est bien respecte.
- Slectionnez la plage de donnes analyser puis cliquez sur INSERTION /
TABLEAU CROIS DYNAMIQUE
Il est parfois ncessaire de retraiter les donnes de base selon le rsultat
attendu (rajouter une colonne Classe avec le 1er chiffre du compte par
exemple).
=GAUCHE(C2;1)
- Choisissez Nouvelle feuille pour lemplacement du rapport de TCD
- Une nouvelle feuille est gnre et un bandeau apparat droite de lcran
Ce bandeau reprend les diffrentes colonnes du
tableau source, colonnes sur lesquelles on va
pouvoir effectuer des calculs, des regroupements,
des tris
Concernant les 4 zones, elles ont chacune leur
utilit :
- Filtre du rapport : permet de filtrer les
donnes du tableau sur un ou plusieurs champs.
- tiquettes de colonnes : regroupe les valeurs
communes ensemble et affiche le rsultat de
chaque valeur dans une colonne.
- tiquettes de lignes : affiche les rsultats de
la synthse de chaque valeur sur une ligne
diffrente.
- Valeurs : affiche les rsultats des fonctions
demandes (somme, nombre, moyenne ) selon
les valeurs affiches sur les lignes et les colonnes.
Ex : pour construire une balance partir de journaux, on a besoin, au minimum, des
colonnes Compte, Dbit, Crdit.
On
va
donc
faire
VALEURS
On peut voir quExcel nous propose plusieurs types doprations. Dans notre cas, nous
choisirons Somme.
On peut aussi choisir un format pour la colonne en cliquant sur Format du nombre.
On obtient donc le rsultat escompt : une balance des comptes qui nous permet de
contrler que Dbit = Crdit !
Si on souhaite avoir un total par classe, il suffit
de faire glisser Classe vers la zone
tiquette de lignes.
ATTENTION, son emplacement dans la zone a
une importance. Si Classe est place sous
Compte, on obtiendra le rsultat suivant :
linverse (Classe puis Compte), on aura bien
Rajouter une colonne de calcul
On souhaite rajouter une colonne pour calculer le solde. Pour ce faire, se placer dans
longlet OPTIONS des OUTILS DE TABLEAU CROIS DYNAMIQUE.
Cliquez sur CALCULS, CHAMPS, LMENTS ET
JEUX puis C HAMP CALCUL.
On obtient cette fentre dans
laquelle on va paramtrer le
champ Solde.
La formule utilise est
=Dbit Crdit.
exemple dajouter ou de supprimer des feuilles, ainsi que dafficher les feuilles
masques.
Cocher la case Fentres empche le changement des tailles ou des positions des
fentres.
On peut saisir un mot de passe pour protger laccs cette fentre.
Suite la protection de la feuille, le bouton Protger le classeur devient le bouton ter la
protection.
Protger une feuille
Protger une feuille ou une plage de cellules (ou une cellule individuelle)
Par dfaut, la cration dun nouveau classeur Excel, toutes les cellules sont prtes tre
verrouilles.
Pour verrouiller une feuille complte
Dans longlet RVISION, groupe MODIFICATIONS, cliquez sur PROTGER LA FEUILLE.
Cette fentre apparat. Pour un usage normal, laissez
les deux premires cases coches.
Vous pouvez mettre un mot de passe pour renforcer
la protection. En laissant le champ vide, la feuille
sera malgr tout protge mais pour ter la
protection, aucun mot de passe ne sera ncessaire.
Dans le cas o vous nauriez chang
aucune option dans Excel, toutes les
cellules seront verrouilles.
Pour dverrouiller
Il suffit de cliquer sur le mme bouton qui sest transform en ter la protection :
Pour ne verrouiller quune partie de la feuille de calcul
Pour empcher le verrouillage de
cellules qui ncessitent une saisie par
lutilisateur, slectionnez la plage
dverrouiller puis faites un clic droit sur la plage et choisissez Format de cellule.
Cliquez sur longlet Protection et dcochez Verrouille.
Valeur cible
Cet outil permet de recherche un rsultat spcifique pour une cellule en ajustant la valeur
dune autre cellule.
Pour utiliser cet outil du logiciel, rendez-vous dans longlet
DONNES, groupe OUTILS DE DONNES, menu ANALYSE DE
SCNARIOS , puis V ALEUR CIBLE.
Cette fentre apparat :
Exemple :
Une entreprise dsire retirer un bnfice aprs IS de 50 000 en fin dexercice. Mais pour
cela, elle doit savoir combien doit slever son CA.
Bien videmment, de ce chiffre daffaires dcoulent des charges variables qui reprsentent
15% du CA, des charges fixes de 25 000 et un IS 33,33 %. Toutes ces conditions
doivent tre entendues.
B2, B3, B5, B6 et B7 contiennent les formules
ncessaires ces calculs.
Seul B4 est saisi puisque cest une valeur fixe.
Pour dterminer le chiffre daffaires, on ouvre loutil Valeur cible et on indique les
paramtres suivants :
Cellule dfinir : elle reprsente la valeur finale quon souhaite obtenir. Cest
Pour rappeler la macro, vous pouvez :
- Utiliser la touche de raccourci paramtre initialement (voir tape 3)
- Dans longlet DVELOPPEUR, cliquer sur Macro, puis sur le NOM DE LA MACRO,
puis sur le bouton Excuter.
- Crer un bouton et lui affecter la macro.
[1] Cliquer-glisser signifie quil faut cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le carr noir puis, sans relcher la
souris, faire glisser le curseur vers le bas, le haut, la droite, la gauche selon le sens de la recopie.