Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
EXCEL niveau 3 ?
Bon à savoir sur
Excel au moment de
partir en entreprise ?
Caisse à outils ?
Bref, ce complément de cours s’adresse à des étudiants dont la maîtrise sur Excel
est déjà quelque peu affirmée : travaux de base et tout ce qui concerne les filtres
automatiques, tableaux croisés et autres formules telle que =RECHERCHEV().
Par expérience des rapports de stage, et grâce aux apports des collègues de la liste
de diffusion Eco-gestion, on trouvera ici un éventail assez large de procédures utiles
à la mise en place de tableaux de bord ou d’outils pour le contrôle de gestion.
A priori, ce cours peut être utilisé en apprentissage individuel, à condition d’être dans
l’urgence professionnelle et/ou curieux de nature et/ou accro à la logique.
De fait, on évitera d’attendre des recettes car tout est fruit d’une analyse préalable
(disons c’est l’objectif visé).
On pardonnera quelques jeux de mots, pathétiques certes, mais dont l’origine serait
liée à une exposition trop prolongée au couple infernal écran/clavier.
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
2. TRAVAUX. PREALABLES : 3
2.1. Les volets 3
3. LES TRAITEMENTS 9
3.1. Traitements des chaînes de caractères 9
3.1.1. =DROITE() et =GAUCHE() pour extraire des données d’un code 9
3.1.2. =STXT() ou comment isoler des caractères dans un texte 9
3.1.3. =NBCAR() et CHERCHE() pour scinder du texte 9
3.1.4. =CONCATENER() et collage spécial pour regrouper du texte 10
3.8. EQUIV() et =INDEX() pour repérer dans une plage et exploiter le rang renvoyé 14
f) Pour finir, avec une pensée pour la secrétaire qui aura longtemps dû réécrire
les montants de nos rémunérations en toutes lettres (et qui y aura perdu un
temps fou jusqu’à ce que je trouve cette solution à … un an de sa retraite), on
se servira d’une macro complémentaire pour transformer les chiffres en
lettres.
Comme on pourra le constater sur la copie du tableau final en page suivante, les
statistiques figurent au-dessus des données. Dans la mesure ou la liste des
salariés est appelée, on l’espère, à s’allonger, ce sera une bonne habitude à
prendre :
☺ La place reste libre dessous de façon quasi infinie (63536 lignes).
☺ Nommer les plages est plus pratique
☺ L’usage des volets permet de garder toujours en vue les 8 premières lignes.
Page : 1
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
En haut la feuille principale. En bas les tables pour le calcul des trois sous-primes.
Page : 2
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
2. Travaux. préalables :
2.1. Les volets
Pour garder en vue les 8 premières lignes (et pas de colonne) :
se placer en cellule A9
FENETRE
FIGER VOLETS
Page : 3
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
ALERTE : « Damned ! » dirait Etienne, le nom n’apparaît pas dans la liste déroulante
à gauche de la barre de formule. Pour contrôler la mise à jour de la zone nommée, il
« suffira » de revenir par INSERTION NOM DEFINIR, de choisir un nom et de
cliquer dans la case « Fait référence à » et là … la plage est mise en pointillés.
Ne pas se gêner pour ajouter des lignes de salariés ou de nouvelles colonnes et
constater que tout cela marche bien et VIVE les tableaux croisés à venir !!!!
Page : 4
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Page : 5
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
On notera qu’en cas d’ex æquo aux extrêmes, chacun est en couleur …
Ici, on a posé la condition sur la valeur de la cellule elle-même. Comment mettre en
place un format conditionnel sur la base du contenu d’une autre cellule.
2.4.4. Format mise en forme conditionnelle (test sur une autre cellule)
Au-delà de la coloration sur les valeurs extrêmes des nombres de jours d’absence,
on désire également mettre en évidence les personnes concernées :
Analyse :
« Si, pour la personne concernée, le nombre
de jours d’absence correspond au maximum
des jours d’absence alors format en rouge (en
vert pour l’inverse comme il se doit).
Illustration : les 5 cellules A27 :E27 sont en
rouge car en F27 nous rencontrons le
maximum de la série.
Astuce : nous allons pouvoir tout gérer en une
seule fois
Page : 6
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Procédure :
Sélectionner les informations des salariés soit A9 : E48
FORMAT
MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Page : 7
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Un copier-coller d’un tableau peut réserver des surprises Données d’une ligne
dans une cellule unique.
Selon la version d’Excel (2000 ou 2003), faire un collage spécial :
Page : 8
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
3. Les traitements
On pourra commencer , à titre de révision par :
Mettre en place le filtre automatique pour extraire les salariés selon l’échelon,
l’assiduité et autre élément familial.
Monter des tableaux croisés, dont je le rappelle la plage d’origine est mise à
jour automatiquement, pour étudier l’absentéisme (il sera utile auparavant de
calculer l’ancienneté pour chercher une corrélation).
Utiliser =RECHERCHEV() pour renvoyer à partir du matricule toutes les
informations sur un salarié …
Le moment sera alors venu d’aller plus loin pour répondre aux inévitables demandes
de l’entreprise.
Ici, il s’agit d’extraire l’année d’embauche qui constitue les 4 premiers caractères du
matricule afin de pouvoir calculer l’ancienneté.
=GAUCHE(MATRICULE;4) renvoie la valeur 1998 pour le matricule 1998001.
=DROITE(MATRICULE ;3) renvoie 001 et, bien qu’aligné à droite comme du texte,
peut faire du calcul dessus.
Puisque nous y sommes et pour avoir rencontré des étudiants confronté au problème
lors de l’importation de liste de données, poussons un peu plus loin.
Page : 9
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Et l’on attend la question : « j’ai le nom et le prénom sur deux cellules comment les
associer ?».
La réponse vient comme toujours du latin : concaténer vient de « CUM CATENARE »
(pour ceux qui l’aurait oublié « faire chaîne avec »).
Page : 10
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
=NB.SI(Matrice ; ‘‘condition’’)
soit : =NB.SI(NB_jours_Absence ; ‘‘>14 ’’)
Page : 11
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Soit en B5 :
=SOMME.SI(Ancienneté;">=10";NB_jours_Absence)
Illustration : on recherche
verticalement l’ancienneté 25
dans la 1ere colonne de
« tableprimeanciennete ».
Plage "tableprimeanciennete : Ne trouvant point cette valeur,
B5 :C9 on retient 21 (valeur directement
1ere colonne triée croissant inférieure) et on renvoie la
donnée 700,00 € figurant sur la
2e colonne
Page : 12
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Analyse :
Le 1er salarié, qui est en fait une
salariée, est à l’échelon 3 et 2 pour
l’indice familial.
La plage "tableprimefamiliale » renvoie,
Plage « tableprimefamiliale » : dans sa ligne de rang 3 et sa colonne
C17 :E21 de rang 2, la prime de 200,00 €
Le 2e salarié avec le couple 5,3 aura
bien 600,00 €
INDEX() a pour arguments, et dans cet ordre : plage ; rang ligne ; rang colonne
Ainsi en H9 :
=INDEX(tableprimefamiliale;Echelon;Indice_Familial)
Comme on le verra plus loin, en 3-9, un seul argument suffit si on travaille sur une
matrice d’une ligne ou une colonne.
Vous auriez été déçu de ne pas retrouver l’autre façon d’écrire la formule (qui me
donne la nausée rien que d’y réfléchir) :
=INDEX(Détail primes'!$C$17:$E$21 ;D9 ;E9)
Page : 13
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
3.8. EQUIV() et =INDEX() pour repérer dans une plage et exploiter le rang renvoyé
Absente 21 jours et d’une ancienneté de 25 an(s), notre « amie » Aurioli aura une
prime de 150, 00 €
Vérifions si vous avez compris : le 3e de la liste 12 jours et 25 an(s) aura 200,00 €.
Il est impératif de décortiquer le mécanisme pour comprendre :
a) sur la colonne des jours (en turquoise ; en photocopie noir et blanc ?) 25
n’existe pas, je me rabats sur la valeur inférieure qui se révèle être en position
(rang) 5.
C’est ici qu’intervient EQUIV() après avoir nommé « echelleabsence » les cellules
concernées.
=EQUIV(NB_jours_Absence;echelleabsences;1)
A retenir : EQUIV() renvoie la position (le rang) dans une matrice d’une ligne ou
colonne. L’argument 1 permet de revenir à la valeur directement inférieure si on est
trié croissant (c’est bien le cas ici).
L’argument 0 , traité plus loin, renvoie la position si, et seulement si, la valeur existe.
Par défaut l’argument est 1.
Essayer avec l’argument 0 comme 25 n’existe pas message erreur : #N/A !
b) sur la ligne supérieure (jaune) , bien nommée « echelleanciennete », 25an(s)
sera ramené à 21 et donc un renvoi de la position (rang) 4.
=EQUIV(Ancienneté;echelleancienneté;1)
On dispose à ce stade de la position 5 , 4 qui, grâce à l’ utilisation opportune de
INDEX() sur « tableprimepresence », renverra 150, 00 €.
Page : 14
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Certes, cela peut paraître « quelque peu » obscur, mais on retrouve la syntaxe
=INDEX(plage ; rang ligne ; rang colonne) avec EQUIV() 2 fois utilisé, justement pour
renvoyer ces 2 positions.
Et … à la demande générale et dans l’hilarité totale mais …certifié fonctionnant et
laissé en J10 pour le fun !
=INDEX('Détail primes'!$C$30:$F$34;EQUIV(Liste!$F$9:$F$65536;'Détail primes
'!$B$30:$B$34;1);EQUIV(Liste!$G$9:$G$65536;'Détail primes '!$C$29:$F$29;1))
Recopier deux trois lignes vers le bas à partir de J10 et constater que l’usine à gaz
fonctionne.
En plus simple, mais sur la même base, nous allons nous occuper du tableau
d’honneur des absences.
3.9.
Page : 15
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
En H3 : =INDEX(Prenom;rangmax)
En I3 : =INDEX(NB_jours_Absence;rangmax)
Travaillant sur une colonne unique, un seul argument suffit pour INDEX()
Page : 16
IUT GEA Aix-en-Provence PC Compléments EXCEL Version XL 2003
Un collègue belge a créé une macro complémentaire fonctionnant sur EXCEL mais
aussi WORD et ACCESS. On peut la télécharger et trouver les instructions à
l’adresse suivante : http://www.fundp.ac.be/~jmlamber/chlettres.html
Copier la macro CHLETTRES.XLA dans le dossier MACROLIB d’EXCEL
(chercher les .XLA sur votre disque dur pour connaître le chemin d’accès).
Installer sur EXCEL par OUTILS MACROS COMPLEMENTAIRES.
Une fois installée, la formule CHLETTRES() est utilisable comme toute autre formule
mais … ne supporte pas (à la jubilation de certains) l’usage des zones
nommées dont je vous ai rebattu les oreilles tout au long du dossier !!!
En L9 on écrira donc =chlettres(K9;"F";"Eur") avec « F » pour une écriture francisée
et « Eur » pour ajouter Euro et centimes. Limite : 12 chiffres et 2 décimales.
Page : 17