Devoir 2A 1

Devoir 2A (20 %)   /100 (10 % au maximum)   /100

– =
Note Correction de la langue Total

Ce devoir porte sur les chapitres 1 et 2.

Pour faciliter votre travail, nous vous recommandons fortement d’imprimer la mise en situation et de
la lire attentivement avant de commencer. Nous vous suggérons également d’utiliser un surligneur
pour faciliter le repérage des éléments qui vous permettront de décrire les composantes de la frontière
du sous-processus en question.

I. Mise en situation
La résidence Le Havre Saint-Pierre

La résidence Le Havre Saint-Pierre loge 350 personnes âgées autonomes. Elle est située sur la pointe
est de l’île de Montréal, en bordure du fleuve Saint-Laurent. Selon la superficie, le nombre de
chambres et l’emplacement (donnant sur le fleuve, sur le stationnement ou sur la rue) du logement, le
loyer mensuel varie entre 2 500 $ et 4 000 $.

Ce loyer comprend trois repas personnalisés par jour (qui respectent le régime alimentaire des
résidants), un centre médical (infirmières et médecin) ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, le service
d’une nutritionniste et d’un ergothérapeute trois fois par semaine et le transport en autobus (toutes
les heures, de 10 à 18 heures) au centre commercial le plus proche.

Au rez-de-chaussée de la résidence, il y a cinq commerces : une pharmacie, un fleuriste, un

« dépanneur », un coiffeur et un café.

Le directeur des finances de la résidence, M. François de Grandprès, vous demande d’analyser la

façon dont les résidants paient pour leurs achats dans ces commerces.

À la suite de rencontres effectuées avec les propriétaires des commerces, les responsables des services
de la résidence et certains résidants, vous apprenez que tous les jours à 18 heures, les cinq commerces
envoient au commis à la comptabilité de la résidence une enveloppe contenant toutes les factures des
achats de la journée effectués par les résidants (chaque facture indique le montant de la vente et le
numéro de chambre du résidant) et un relevé indiquant le montant total dû par les résidants. Dès lors
s’enclenche le processus suivant :

  1. Tous les matins, le commis à la comptabilité additionne les factures reçues des commerces (par
commerce).

  2. Le commis à la comptabilité s’assure que le montant total correspond à celui donné par le
commerce.

  3. S’il y a une différence entre les deux montants, le commis à la comptabilité se rend au commerce
avec les factures et règle le problème.

  4. Lorsque tous les montants concordent avec les factures, le commis à la comptabilité dresse une
liste des comptes fournisseurs et une liste des comptes clients (voir les tableaux 2.1 et 2.2).

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 2
  5. Le commis à la comptabilité détruit les factures reçues des commerces.

  6. À la fin de sa journée de travail, le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes
fournisseurs au commis aux comptes fournisseurs.

  7. À la fin de sa journée de travail, le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes clients au
commis aux comptes clients.

  8. Le lendemain matin, le commis aux comptes fournisseurs inscrit le montant des achats par
commerce dans le dossier Fournisseur (voir le tableau 2.3).

  9. Le lendemain matin, le commis aux comptes clients inscrit le montant dû par chaque résidant
dans le dossier Résidant (voir le tableau 2.4).

10. À la fin de chaque mois, le commis aux comptes clients imprime les états de compte des
résidants.

11. Le commis aux comptes clients envoie les états de compte aux résidants. Ces derniers ont 30 jours
pour régler leur créance. Ils produisent alors un chèque à l’ordre de la résidence qu’ils remettent
à son caissier.

12. À la réception du chèque fait par un résidant, le caissier l’endosse.

13. Le caissier prépare le bordereau de dépôt de chèques.

14. Le caissier inscrit le dépôt des chèques dans le compte bancaire de la résidence.

15. Tous les jours, le caissier dépose à la banque les chèques reçus.

16. Le caissier envoie une confirmation du paiement au commis aux comptes clients.

17. Le commis aux comptes clients inscrit le paiement dans le dossier du résidant (voir le
tableau 2.5).

Le lundi de chaque semaine, les commerces envoient une facture au Service de la comptabilité de la
résidence couvrant les achats mensuels de l’ensemble des résidants. Ces factures sont acheminées vers
le commis aux comptes fournisseurs.

  1. Le commis aux comptes fournisseurs vérifie que le montant de la facture correspond au total
inscrit dans le dossier de chaque commerçant.

  2. S’il y a une différence entre les deux montants, il règle le problème avec le commerçant en cause.

  3. S’il n’y a pas de différence entre les deux montants, le commis aux comptes fournisseurs prépare
une demande de chèques.

  4. Le commis aux comptes fournisseurs envoie la demande de chèques au caissier.

  5. À la réception de la demande de chèques, le caissier émet un chèque à l’ordre du commerçant.

  6. Le caissier remet le chèque au commerçant.

  7. Le caissier transmet le talon du chèque au commis aux comptes fournisseurs.

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 3
  8. À la réception du talon du chèque, le commis aux comptes fournisseurs inscrit le paiement dans
le dossier Fournisseur (voir le tableau 2.6).

Tableau 2.1  Un exemple de la liste des comptes fournisseurs

Date 25 avril 200X

Fournisseurs Montant
Fleuriste de la Pointe 220,72 $
Pharmacie Hélène Turgeon 450,68 $
Café Au rez-de-chaussée 23,45 $
Coiffure Dorée 120,00 $
Total 814,85 $

Tableau 2.2  Un exemple de la liste des comptes clients

Date 25 avril 200X

No de chambre du résidant Fournisseur Montant
204 Fleuriste de la Pointe 16,88 $
122 Coiffure Dorée 55,00 $
204 Pharmacie Hélène Turgeon 95,97 $
249 Fleuriste de la Pointe 120,00 $
[…] […] $
Total 814,85 $

Tableau 2.3  Un exemple d’un dossier Fournisseur

Fleuriste de la Pointe
Date Explications Débit Crédit Solde
[…] 200X Achat […] $
24 avril 200X Achat 122,92 $
25 avril 200X Achat 220,72 $ 755,75 $

Tableau 2.4  Un exemple d’un dossier Résidant

M. Denis Brodeur Chambre : 204

Date Explications Débit Crédit Solde
[…] 200X […] $
24 avril 200X Café Au rez-de-chaussée 8,95 $
25 avril 200X Fleuriste de la Pointe 16,88 $
25 avril 200X Pharmacie Hélène Turgeon 95,97 $ 221,80 $

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 4
Tableau 2.5  Un exemple d’un dossier Résidant avec paiement

M. Denis Brodeur Chambre : 204

Date Explications Débit Crédit Solde
[…] 200X […] $
24 avril 200X Café Au rez-de-chaussée 8,95 $
25 avril 200X Fleuriste de la Pointe 16,88 $
25 avril 200X Pharmacie Hélène Turgeon 95,97 $ 221,80 $
31 mai 200X Paiement 221,80 $ 0$

Tableau 2.6  Un exemple d’un dossier Fournisseur avec paiement

Fleuriste de la Pointe
Date Explications Débit Crédit Solde
[…] 200X Achat […] $
24 avril 200X Achat 122,92 $
25 avril 200X Achat 220,72 $
26 avril 200X Achat 333,54 $
27 avril 200X Achat 55,85 $
28 avril 200X Paiement 1 089,29 $ 155,75 $

II. Tâche
La gestion des achats effectués par les résidants du Havre Saint-Pierre implique trois sous-processus :
le sous-processus Enregistrer les achats des résidants (les tâches 1 à 11 et 18 à 21), le sous-processus Payer
les achats des résidants (les tâches 22 à 25) et le sous-processus Encaisser le paiement des résidants (les
tâches 12 à 17).

Pour le sous-processus Enregistrer les achats des résidants, on vous demande :

1. De décrire les composantes de la frontière;

2. D’analyser les indicateurs de rendement;
3. D’analyser les causes probables des problèmes et de remplir le diagramme d’Ishikawa;
4. De proposer un nouveau sous-processus.

Pour réaliser ces tâches, veuillez suivre les directives des pages suivantes.

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 5
Question 1 [30 points]

Le tableau 2.7 répartit les 15 tâches (les tâches 1 à 11 et 18 à 21) du sous-processus Enregistrer les achats
des résidants entre trois activités.

Tableau 2.7  Les activités et les tâches du sous-processus Enregistrer les achats des résidants

Activités
Le montant de l’achat est inscrit dans le
dossier du résidant et dans le dossier du
commerçant.
Mensuellement, le commis aux comptes
clients envoie un état de compte aux
résidants.
Mensuellement, le commis aux comptes
fournisseurs envoie une demande de chèques
au caissier.
Tâches
  1. Le commis à la comptabilité additionne les factures reçues des commerces (par commerce).
  2. Le commis à la comptabilité s’assure que le montant total correspond à celui donné par le
commerce.
  3. S’il y a une différence entre les deux montants, le commis à la comptabilité se rend au
commerce avec les factures et règle le problème.
  4. Le commis à la comptabilité dresse une liste des comptes fournisseurs et une liste des comptes
clients.
  5. Le commis à la comptabilité détruit les factures reçues des commerces.
  6. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes fournisseurs au commis aux comptes
fournisseurs.
  7. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes clients au commis aux comptes clients.
  8. Le commis aux comptes fournisseurs inscrit le montant des achats par commerce dans le
dossier Fournisseur.
  9. Le commis aux comptes clients inscrit le montant dû par chaque résidant dans le dossier
Résidant.
10. À la fin de chaque mois, le commis aux comptes clients imprime les états de compte des
résidants.
11. Le commis aux comptes clients envoie les états de compte aux résidants.
12. À la réception de la facture des commerces, le commis aux comptes fournisseurs vérifie que le
montant de la facture correspond au total inscrit dans le dossier de chaque commerçant.
13. S’il y a une différence entre les deux montants, il règle le problème avec le commerçant en
cause.
14. S’il n’y a pas de différence entre les deux montants, le commis aux comptes fournisseurs
imprime une demande de chèques destinée au caissier.
15. Le commis aux comptes fournisseurs envoie la demande de chèques au caissier.

Décrivez les composantes de la frontière du sous-processus Enregistrer les achats des résidants. Pour ce
faire, énumérez, sous forme de liste, les éléments décrivant chaque composante.

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 6
Les composantes de la frontière du sous-processus Enregistrer les achats des résidants

Composantes Descriptions
Input      

Fournisseur      

Outputs      

Clients      

Activités      

Service engagé dans      

le sous-processus

Personnes effectuant les tâches      

Interfaces avec d’autres      

sous-processus

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 7

Question 2 [20 points]

En vous basant sur les données des tableaux 2.8 à 2.10, analysez les indicateurs de rendement du
sous-processus Enregistrer les achats des résidants.

Tableau 2.8 Les tâches liées au sous-processus Enregistrer les achats des résidants,
selon leur contribution à l’ajout de valeur

Tâches Ajout de valeur

  1. Le commis à la comptabilité additionne les factures reçues des commerces (par commerce). VAA

  2. Le commis à la comptabilité s’assure que le montant total correspond à celui donné par le commerce. VAA

  3. S’il y a une différence entre les deux montants, le commis à la comptabilité se rend au commerce avec les VAA
factures et règle le problème.

  4. Le commis à la comptabilité dresse une liste des comptes fournisseurs et une liste des comptes clients. VAA

  5. Le commis à la comptabilité détruit les factures reçues des commerces. SVA

  6. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes fournisseurs au commis aux comptes fournisseurs. SVA

  7. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes clients au commis aux comptes clients. SVA

  8. Le commis aux comptes fournisseurs inscrit le montant des achats par commerce dans le dossier Fournisseur. VAA

  9. Le commis aux comptes clients inscrit le montant dû par chaque résidant dans le dossier Résidant. VAA

10. À la fin de chaque mois, le commis aux comptes clients imprime les états de compte des résidants. SVA

11. Le commis aux comptes clients envoie les états de compte aux résidants. SVA

12. À la réception de la facture des commerces, le commis aux comptes fournisseurs vérifie que le montant de la VAA
facture correspond au total inscrit dans le dossier de chaque commerçant.

13. S’il y a une différence entre les deux montants, il règle le problème avec le commerçant en cause. SVA

14. S’il n’y a pas de différence entre les deux montants, le commis aux comptes fournisseurs imprime une demande SVA
de chèques destinée au caissier.

15. Le commis aux comptes fournisseurs envoie la demande de chèques au caissier. SVA

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 8
Tableau 2.9 Le temps d’exécution des tâches du sous-processus
Enregistrer les achats des résidants, en minutes par facture

Temps de Temps Temps

Tâches %
traitement d’attente d’exécution
  1. Le commis à la comptabilité additionne les factures reçues des
0,50 5,00 5,50 1,14 %
commerces (par commerce).
  2. Le commis à la comptabilité s’assure que le montant total
0,25 5,00 5,25 1,09 %
correspond à celui donné par le commerce.
  3. S’il y a une différence entre les deux montants, le commis à la
comptabilité se rend au commerce avec les factures et règle le 1,00 13,00 14,00 2,91 %
problème.
  4. Le commis à la comptabilité dresse une liste des comptes
0,50 10,00 10,50 2,18 %
fournisseurs et une liste des comptes clients.
  5. Le commis à la comptabilité détruit les factures reçues des
1,00 15,00 16,00 3,33 %
commerces.
  6. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes
1,00 45,00 46,00 9,56 %
fournisseurs au commis aux comptes fournisseurs.
  7. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes clients
3,50 120,00 123,50 25,68 %
au commis aux comptes clients.
  8. Le commis aux comptes fournisseurs inscrit le montant des
1,00 120,00 121,00 25,16 %
achats par commerce dans le dossier Fournisseur.
  9. Le commis aux comptes clients inscrit le montant dû par
0,50 66,00 66,50 13,83 %
chaque résidant dans le dossier Résidant.
10. À la fin de chaque mois, le commis aux comptes clients
1,00 30,00 31,00 6,44 %
imprime les états de compte des résidants.
11. Le commis aux comptes clients envoie les états de compte
0,50 5,00 5,50 1,14 %
aux résidants.
12. À la réception de la facture des commerces, le commis aux
comptes fournisseurs vérifie que le montant de la facture
1,00 5,00 6,00 1,25 %
correspond au total inscrit dans le dossier de chaque
commerçant.
13. S’il y a une différence entre les deux montants, il règle le
0,50 11,00 11,50 2,39 %
problème avec le commerçant en cause.
14. S’il n’y a pas de différence entre les deux montants, le commis
aux comptes fournisseurs imprime une demande de chèques 1,00 5,00 6,00 1,25 %
destinée au caissier.
15. Le commis aux comptes fournisseurs envoie la demande de
0,75 12,00 12,75 2,65 %
chèques au caissier.
Total 14,00 467,00 481,00 100,00 %
% 2,91 % 97,09 % 100,00 %

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 9
Tableau 2.10 Le cout d’exécution des tâches du sous-processus
Enregistrer les achats des résidants, en dollars par facture

Cout Cout fixe Cout

Tâches %
variable unitaire d’exécution
  1. Le commis à la comptabilité additionne les factures reçues des
0,05 $ 0,40 $ 0,45 $ 5,62 %
commerces (par commerce).
  2. Le commis à la comptabilité s’assure que le montant total correspond
0,06 $ 0,05 $ 0,11 $ 1,37 %
à celui donné par le commerce.
  3. S’il y a une différence entre les deux montants, le commis à la
comptabilité se rend au commerce avec les factures et règle le 0,20 $ 0,35 $ 0,55 $ 6,87 %
problème.
  4. Le commis à la comptabilité dresse une liste des comptes
0,08 $ 0,35 $ 0,43 $ 5,37 %
fournisseurs et une liste des comptes clients.
  5. Le commis à la comptabilité détruit les factures reçues des
0,32 $ 0,60 $ 0,92 $ 11,49 %
commerces.
  6. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes fournisseurs
0,20 $ 0,70 $ 0,90 $ 11,24 %
au commis aux comptes fournisseurs.
  7. Le commis à la comptabilité envoie la liste des comptes clients au
0,20 $ 0,70 $ 0,90 $ 11,24 %
commis aux comptes clients.
  8. Le commis aux comptes fournisseurs inscrit le montant des achats par
0,20 $ 0,40 $ 0,60 $ 7,49 %
commerce dans le dossier Fournisseur.
  9. Le commis aux comptes clients inscrit le montant dû par chaque
0,20 $ 0,40 $ 0,60 $ 7,49 %
résidant dans le dossier Résidant.
10. À la fin de chaque mois, le commis aux comptes clients imprime les
0,05 $ 0,30 $ 0,35 $ 4,37 %
états de compte des résidants.
11. Le commis aux comptes clients envoie les états de compte aux
0,05 $ 0,20 $ 0,25 $ 3,12 %
résidants.
12. À la réception de la facture des commerces, le commis aux comptes
fournisseurs vérifie que le montant de la facture correspond au total 0,05 $ 0,45 $ 0,50 $ 6,24 %
inscrit dans le dossier de chaque commerçant.
13. S’il y a une différence entre les deux montants, il règle le problème
0,15 $ 0,35 $ 0,50 $ 6,24 %
avec le commerçant en cause.
14. S’il n’y a pas de différence entre les deux montants, le commis aux
comptes fournisseurs imprime une demande de chèques destinée au 0,10 $ 0,45 $ 0,55 $ 6,87 %
caissier.
15. Le commis aux comptes fournisseurs envoie la demande de chèques
0,10 $ 0,30 $ 0,40 $ 4,99 %
au caissier.
Total 2,01 $ 6,00 $ 8,01 $ 100,00 %
% 25,09 % 74,91 % 100,00 %

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 10
Résultat de l’analyse des indicateurs de rendement du sous-processus
Enregistrer les achats des résidants :

     

Au besoin, consultez la capsule vidéo Créer un tableau dans Word qui se trouve sur le site
du cours.

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 11

Question 3 [20 points]

En vous basant sur votre réponse à la question 2 et sur les pages de la section 2.4.2 b) du Texte de
cours, déterminez les causes probables des problèmes du sous-processus Enregistrer les achats des
résidants (15 points). Par la suite, remplissez le diagramme d’Ishikawa présenté à la page suivante
(5 points).

Causes possibles (7M) (15 points)

           

           

           

           

           

           

           

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 12
Le diagramme d’Ishikawa (5 points)

Doublecliquez sur le document PowerPoint ci-dessous pour l’ouvrir et remplissez le diagramme

d’Ishikawa.

Si vous avez besoin d’aide pour insérer vos réponses dans le diagramme, consultez le guide Créer un
diagramme dans PowerPoint (plus particulièrement les étapes 9 et 10 du guide), qui se trouve sur le site
du cours.

Diapositive Microsoft
Office PowerPoint

Question 4 [30 points]

Proposez un nouveau sous-processus Enregistrer les achats des résidants qui diminue, le plus possible,
le temps et le cout d’exécution, le nombre de tâches, le nombre de déplacements de documents et le
nombre d’employés engagés, c’est-à-dire un sous-processus plus rentable et plus efficace que le
précédent.

a) En tenant compte des causes probables du problème que vous avez déterminées à la question 3,
expliquez, en un paragraphe, votre nouveau processus en donnant les raisons qui vous incitent à
le modifier. (5 points)

     

b) Présentez ensuite les tâches de votre nouveau processus sous forme de liste numérotée
(énumération précédée de numéros : 1.; 2.; 3., etc.). (25 points)

Exemple :

1. La technicienne en dotation analyse les dossiers des candidats.

2. Si le candidat parle couramment l’anglais, la technicienne classe le dossier pour une entrevue.
3. Si le candidat ne parle pas couramment l’anglais, la technicienne détruit le dossier.
4. La technicienne appelle les candidats admissibles à l’entrevue.
5. Etc.

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)

Devoir 2A 13

     

ããã

Système de gestion intégrée 410-203-FD (60.1)