LE CAHIER DES CHARGES

DE LA FORMATION
Partie 1

INTRODUCTION

Bien que cela puisse paraître être une lapalissade, le cahier des charges reste une étape incontournable
dans le processus d’achat d’une formation que ce soit pour une entreprise ou un groupe.

Toutefois, cela est bien moins évident qu’il n’y paraît, malgré une certaine simplicité des principes
d’élaboration de ce document.

LES DIFFICULTÉS

L’élaboration du cahier des charges peut soulever plusieurs interrogations et difficultés lors de son
élaboration :

• La principale correspond à la détermination précise des besoins de formation des salariés qui
devront participer aux stages et à la délimitation du champ de celle-ci, c’est-à-dire à l’ambition et
aux attentes de l’entreprise en termes : d’objectifs pédagogiques, de connaissances, savoirs ou
savoir-faire à intégrer et aux résultats concrets attendus, c’est-à-dire à la capacité de mise en œuvre
dans l’activité des stagiaires par la suite ;
• La seconde difficulté correspond à la formalisation des attendus de l’entreprise en termes de
programme de formation, de modalités pédagogiques et d’animation, de supports pédagogiques
et/ou de livrables souhaités… Là encore, il peut s’avérer relativement difficile pour un responsable
de formation de déterminer les approches, méthodes et contenus pédagogiques les plus appropriés
pour les salariés qui auront à suivre la ou les formations envisagées.
Nous vous conseillons fortement de vous tourner au préalable à minima auprès de leurs responsables
hiérarchiques afin de déterminer ces différents points voire de soumettre au moins partiellement
la première version du cahier des charges que vous aurez pu élaborer ;
• La troisième difficulté touche à l’évaluation des compétences actuelles des salariés qui auront à
suivre la formation alors que c’est un élément tout à fait indispensable dans la formalisation du
cahier des charges.
Pour cela, « Le C.V. des salariés peut servir de base à cette évaluation » mais est largement insuffisant
pour déterminer la situation réelle à un instant T. Nous vous conseillons de recourir à minima
aux synthèses ou compte rendu des entretiens obligatoires (entretien annuel et futur entretien
professionnel) lorsqu’ils sont mis en place. Il nous semble très intéressant dans ce cadre d’utiliser
aussi les bilans de compétences.
• Une quatrième difficulté correspond à la question du coût et du budget qui se pose également
souvent, car il est toujours difficile pour les entreprises d’évaluer ces derniers n’ayant soit que peu
de recul en la matière, soit parce que la construction des prix des formations reste difficile à cerner
réellement pour les responsables formation.

À cela s’ajoute également le fait que la formation puisse être considérée comme un poste de charges
sur lequel il est tentant d’agir dans une période de réduction des coûts et de restriction des budgets…

Puisque cela n’a pas forcément d’impacts visibles dans les comptes de l’entreprise au moins à très court
terme.

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Ce qui est naturellement une erreur à moyen et long terme même s’il n’existe pas de cadre légal au cahier
des charges, il faut tout de même s’assurer que les éléments que l’on doit nécessairement retrouver
dans une proposition de formation et par la suite dans une convention de formation soient intégrés
dans le document.

Du moins, c’est ce que nous vous conseillons pour assurer une certaine continuité entre l’élaboration du
cahier des charges et le processus d’achat de la formation.

Le cahier des charges doit donc être vu comme outil de formalisation des besoins… Il doit ainsi permettre
au responsable formation d’identifier les points, les exigences importants attendus pour répondre aux
besoins de formation préalablement identifiés par l’entreprise.

LES OBJECTIFS

Il doit avoir trois objectifs principaux par conséquence :

• Formaliser les besoins et les attentes de l’entreprise de manière précise en termes de formation.
• Permettre la mise en concurrence des organismes de formation et favoriser des propositions de
leur part.
• Constituer le socle servant à mettre en œuvre par-là suite le processus d’achat de la formation…
et anticiper les différentes étapes et obligations qui suivront durant celui-ci.
Ainsi, même s’il n’existe pas de cadre légal au cahier des charges, il faut tout de même s’assurer que l’on
mentionne les principaux éléments que l’on doit nécessairement retrouver dans une proposition de
formation et par la suite une convention de formation, ce qui facilitera grandement la sélection ultérieure.

LES DOCUMENTS DE BASE

POUR CONSTRUIRE LE CAHIER DES CHARGES

Nous ne retiendrons ici que les principaux que sont :

1. Le plan de formation : c’est le document principal à mobiliser en théorie puisqu’il est censé apporter
des réponses en termes de formation, aux besoins et évolutions technologiques ou réglementaires
notamment… Il se doit également de s’appuyer sur la démarche de GPEC élaborée par l’entreprise.
2. Ensuite on peut s’appuyer sur les entretiens annuels et autres entretiens obligatoires.

LES ENTRETIENS OBLIGATOIRES

L’entretien annuel porte sur l’évaluation du travail réalisé et la définition des objectifs au moins pour
l’année à venir. Il peut donc tout à fait servir de base à l’élaboration du cahier des charges, d’autant plus
qu’il peut permettre de déterminer les qualifications des personnes et leurs besoins actuels ou futurs
de formation.

Même si l’employeur est tenu à une obligation de confidentialité, le compte rendu d’entretien est tout
à fait utilisable par le service RH, dans le respect de la non diffusion de son contenu à un tiers extérieur
notamment

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À cela va s’ajouter assez rapidement l’entretien professionnel qui a été créé dans le cadre de la réforme
de la formation professionnelle. Il sera très intéressant de s’y intéresser lors de l’élaboration du cahier des
charges car celui-ci aura pour but de déterminer les perspectives d’évolution professionnelle des salariés.
Chaque salarié devra bénéficier de formation professionnelle ou d’acquisition d’éléments de certification.

Nous pouvons également retenir le CV des personnes afin de se remémorer le parcours et la formation
initiale des personnes lorsque le bilan de compétences n’existe pas dans l’entreprise. Il convient toutefois
de s’assurer de la mise à jour de ce document au préalable, ce qui n’est pas toujours le cas en pratique.

Le bilan de compétences est effectivement intéressant pour aider le responsable formation à construire
le canevas du cahier des charges puisqu’il recense notamment le parcours des personnes, mais aussi et
surtout leurs compétences ainsi que leurs savoirs-faire.

Nous pouvons également parler de l’un des outils du management socio-économique créé par Henri Savall
qui est la grille de compétences puisqu’elle permet de faire un diagnostic précis du niveau de maîtrise
des opérations par salarié… Elle peut servir de base dans ce cas à la formalisation des compétences et
des besoins de formation… Elle permet aussi de synthétiser de manière simple une partie des constats
réalisés lors du bilan de compétences lorsqu’il est réalisé. Sinon, la grille de compétences peut être une
base pertinente pour identifier rapidement les besoins de formation d’une catégorie de personnel, de
salariés, d’un service ou d’un atelier spécifique, et d’autres situation si nécessaire…

Dans certains cas, par exemple pour des métiers d’exécution et/ou sur des thématiques liées aux conditions
de travail dans un sens très large, il peut être intéressant de mobiliser le document unique d’évaluation
des risques professionnels au côté du plan de formation. On peut y retrouver les principales difficultés
dans l’exercice du métier et/ou de l’activité pour lesquelles on peut avoir à mettre en place une formation

(par exemple des formations aux gestes et postures ou à la sécurité… ).

Naturellement, quel que soit le ou les documents que vous mobiliserez. Il convient d’en réaliser une synthèse
afin d’en tirer les principaux éléments qui concerneront le cahier des charges que vos aurez à formaliser.

À QUOI SERT LE CAHIER DES CHARGES DE LA FORMATION ?

L’étape précédente est importante car il ne faut pas oublier que l’utilisation principale du cahier des
charges se fait sous la forme d’appel d’offres (ou appel à projet) ou d’appel à la concurrence, de manière
directe ou indirecte, auprès d’organismes de formation qui sont aujourd’hui très nombreux.

L’entreprise peut également transmettre son cahier des charges à des prestataires avec qui elle travaille
déjà. La façon de faire dépend naturellement des politiques et pratiques d’achat de l’entreprise mais aussi
des obligations légales afférentes, que vous verrez dans le point 6.2 L’achat de formation de ce MOOC.

Le canevas que nous allons vous présenter peut aussi être mobilisé comme une grille d’évaluation des
offres de formation qui pourront être faites à l’entreprise. Vous trouverez ainsi des références aux
obligations réglementaires et au contenu type du programme de formation professionnelle continue qui
devront être fournis par-là suite par l’organisme de formation lors de la remise de son offre commerciale,
pendant et à la fin de la formation professionnelle qui aura été réalisée.

Dans ce cadre, chaque élément décrit constitue un critère de sélection du prestataire de formation.

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DE LA FORMATION - Partie 1

Il peut également permettre au responsable formation, si c’est nécessaire, de construire une offre de
formation interne à l’entreprise ou au groupe dont elle dépend. En effet, dans un groupe, il peut être
intéressant de mobiliser via un cahier des charges (souvent harmonisé) les formateurs et ressources
internes se trouvant dans certaines entités ou établissements appartenant à celui-ci.

Il convient d’avoir à l’esprit que la norme X50-769 ne permet pas de déroger ou d’oublier les obligations
liées à la réglementation sur la formation professionnelle continue. Ainsi, même s’il n’existe pas de
cadre légal au cahier des charges, il faut tout de même s’assurer / mentionner les éléments que l’on doit
nécessairement retrouver dans une proposition de formation et là encore par la suite une convention
de formation.

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