LA GESTION ORGANIQUE D’UNE ASSOCIATION

Clymats d’Entreprises – 9, rue Tronchet – 69006 Lyon

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 SOMMAIRE

1. INTRODUCTION............................................................................................................................................................................................. 4
1.1. LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901 .............................................................................................................................................................. 4

2. LES ACTEURS DE L’ASSOCIATION ......................................................................................................................................................... 5

2.1. LES ADHERENTS ......................................................................................................................................................................................... 5
2.2. LE BENEVOLE ............................................................................................................................................................................................. 5
2.2.1. Les caractéristiques d’un bénévole .................................................................................................................................................. 5
2.2.2. Les obligations d’un bénévole .......................................................................................................................................................... 5
2.3. LE SALARIE ................................................................................................................................................................................................. 5
2.3.1. Les caractéristiques du salarié ........................................................................................................................................................ 5
2.3.2. Les obligations de salarié ................................................................................................................................................................ 5
3. REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS ..................................................................................................................................... 5
3.1. CONTENU DES STATUTS .............................................................................................................................................................................. 5
3.2. LA MODIFICATION DES STATUTS ................................................................................................................................................................. 6
4. LE REGLEMENT INTERIEUR..................................................................................................................................................................... 7
4.1. CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR ......................................................................................................................................................... 7
5. LES ORGANES DE DIRECTION D’UNE ASSOCIATION ....................................................................................................................... 8
5.1. L’ASSEMBLEE GENERALE ........................................................................................................................................................................... 8
5.2. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ................................................................................................................................................................. 9
5.3. LE BUREAU ................................................................................................................................................................................................. 9
5.4. LA SECTION ............................................................................................................................................................................................... 10

6. CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE ...................................................................................................... 10

6.1. LES FORMALITES PRECEDANT L’ASSEMBLEE GENERALE : ......................................................................................................................... 10
6.2. LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE ................................................................................................................................................... 11
6.3. LE DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE GENERALE ....................................................................................................................................... 12
6.4. LE PROCES VERBAL................................................................................................................................................................................... 14

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7. LES REGISTRES OBLIGATOIRES ........................................................................................................................................................... 14
7.1. DROIT DU TRAVAIL ................................................................................................................................................................................... 14
7.1.1. Registre unique du personnel ......................................................................................................................................................... 14
7.1.2. Document unique d’évaluation des risques professionnels ........................................................................................................... 14
7.2. COMPTABILITE ......................................................................................................................................................................................... 15
7.2.1. Livre Journal .................................................................................................................................................................................. 15
7.2.2. Grand Livre .................................................................................................................................................................................... 15
7.2.3. Livre d’inventaire ........................................................................................................................................................................... 15
7.2.4. Le Plan Comptable Associatif ........................................................................................................................................................ 15
7.3. JURIDIQUE ................................................................................................................................................................................................ 16
7.3.1. Registre Spécial .............................................................................................................................................................................. 16
7.3.2. Registre des délibérations .............................................................................................................................................................. 17
7.4. FICHIER DES ADHERENTS .......................................................................................................................................................................... 18
7.4.1. Informatique ou papier ?................................................................................................................................................................ 19
7.4.2. Fichiers informatisés : la déclaration s’impose ............................................................................................................................. 19
7.4.3. Présentation du fichier ................................................................................................................................................................... 21
7.4.4. La collecte des informations .......................................................................................................................................................... 22
8. QUESTIONS DIVERSES .............................................................................................................................................................................. 23
8.1. ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE DISTINCTION .................................................................................................................................... 23
8.2. TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT ? .................................................................................................................................. 24

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1. INTRODUCTION
1.1. LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901
La Loi de 1901 définit l’association comme "la convention par laquelle deux ou
plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs
connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des
bénéfices".
La formation d’une association est, donc, dominée par un principe de liberté.
Chacun peut, librement, avec un tiers consentant, constituer une association. En
outre, une grande liberté est laissée à l’association pour rédiger ses statuts.
Les caractéristiques principales sont :
l’association est une convention, un contrat de droit privé entre
adhérents.
Le texte de référence, ce sont les statuts ;
pas d’obligation de déclarer l’association, mais dans ce cas, pas de
capacité juridique ;
l’association est un groupement permanent, c’est à dire que même si les
membres changent, l’association poursuit son fonctionnement (les contrats
restent valides, on ne réécrit pas tous les contrats) ;
non lucrativité : l’objet principal de l’association n’est pas la recherche du
profit ;
non partage des bénéfices : les gains que l’association réalise ne doivent
pas permettre l’enrichissement personnel de ses membres, ni pendant la
vie de l’association, ni à la dissolution ;
l’objet est sans limite : liberté totale de l’objet associatif, sauf porter
atteinte à l’ordre public et être contraire aux bonnes mœurs ;
l’association déclarée obtient le statut de personne morale lors de la parution
au Journal Officiel.
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Les différents types d’associations
La loi de 1901 en donne trois :
Les associations non déclarées
Rien n’oblige les dirigeants d’une association à procéder aux formalités de déclaration
à la préfecture. Des associations non déclarées peuvent exister. Cependant,
l’association n’a pas de capacité juridique et agit sous la responsabilité personnelle
de chacun de ses membres.
Les associations déclarées
C’est la structure la plus courante. Plus de un million six cent mille associations ont
été déclarées en France depuis 1901. Le simple fait de déclarer une association crée
une personnalité morale et permet d’acquérir une capacité juridique. Elle peut alors :
- Exercer une action en justice, tant en demande qu’en défense,
- Recevoir des cotisations, des dons, des subventions,
- Acheter, posséder, administrer des biens, dès lors que ces biens servent
directement l’objet social de l’association,
- S’engager par contrat : convention, affiliation, contrat de travail pour le
personnel, ouverture d’un compte en banque, emprunt, contrat
d’assurance...
les associations reconnues d’utilité publique
L’agrément de reconnaissance d’utilité publique s’obtient après une procédure assez
longue et ne concerne que quelques "grandes associations" qui doivent faire preuve
de leur capacité à remplir une mission d’intérêt général. On en dénombre un peu plus
de deux mille en France actuellement. Il faut qu’elles appliquent des statuts types et
les conditions à remplir sont très strictes. Leur principal avantage, outre la notoriété,
sont de pouvoir recevoir des legs.
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 2.3. LE SALARIE
2. LES ACTEURS DE L’ASSOCIATION
Il exerce son activité dans les conditions générales de l’article L.311-2 du code de la
Les acteurs d’une association sont au nombre de trois : Sécurité Sociale. Le salarié est soumis à un lien de subordination, il ne supporte
Les adhérents, aucune forme de risque économique, il bénéficie d’une convention sociale et
Les bénévoles, perçoit un salaire en lien avec les conventions collectives.
Les salariés.
2.3.1. LES CARACTERISTIQUES DU SALARIE
Le salarié perçoit un salaire pour son travail rendu, il peut être sanctionné car il a
2.1. LES ADHERENTS une hiérarchie officielle, il bénéficie d’une couverture sociale et son employeur
est son conseil d’administration.
Un adhérent adhère à la vocation de l’association ainsi il paye sa cotisation
chaque année. Il a un devoir moral auprès de l’association, il se doit de participer 2.3.2. LES OBLIGATIONS DE SALARIE
à la vie associative. Il a le droit s’il le souhaite de devenir administrateur.
Le salarié se doit d’accepter son lien de subordination avec sa hiérarchie, il a des
2.2. LE BENEVOLE horaires et il se doit de les respecter. Il doit exécuter consciensement son travail.
Il a l’obligation de loyauté et de respect envers son employeur.
Le bénévole est une personne qui adhère à la vocation de l’association ainsi il
s’engage librement pour mener à bien une action non salariale en direction
d’autrui. Le bénévole réalise ses actions en dehors de son temps professionnel et 3. REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS
familial. Le bénévole agit sans obligation et à titre gracieux.

2.2.1. LES CARACTERISTIQUES D’UN BENEVOLE 3.1. CONTENU DES STATUTS

Le bénévole n’est pas soumis aux sanctions car il n’a pas de hiérarchie officielle,
il ne perçoit pas de salaire, ne bénéficie pas de couverture, il n’a pas d’horaire et La première fonction des statuts est d’affirmer la raison d’être de l’association. La
ne bénéficie pas d’un plan de carrière. deuxième, c’est de réguler le fonctionnement de l’association : en cas de
désaccords, voire de conflits, c’est le texte de référence qui doit permettre de dépasser
2.2.2. LES OBLIGATIONS D’UN BENEVOLE ces difficultés. Chaque association a un objet, un but qui leur sont propres. Et seuls
des statuts propres à cette association peuvent fournir des règles adéquates de
fonctionnement
Le bénévole a tout de même des obligations à respecter.
Le bénévole se doit de respecter les statuts de l’association ainsi que son
règlement intérieur. Il doit payer sa cotisation chaque année. Le bénévole doit
respecter les normes de sécurité dans son activité.

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En principe, le contenu des statuts est totalement libre, la loi 1901 n’impose que
les articles suivants : titre, buts et siège social. Mais sur le fond ils doivent :
 rappeler l’objet de l’association,
 préciser les moyens d’action de l’association,
 indiquer les différentes catégories de ses membres,
 faire état du versement des cotisations,
 respecter la liberté d’adhésion et de retrait,
 prévoir l’élection des administrateurs par l’assemblée des membres
composant le groupement.
Les statuts-types n’étant qu’un guide de rédaction, il est recommandé de ne pas se
contenter de les reproduire, mais de les rédiger en fonction des besoins de
l’association.
Les statuts peuvent être courts ou longs :
 trop brefs, ils risquent de laisser la porte ouverte à des contestations,
 trop précis, ils obligent à procéder à des modifications statutaires trop
fréquentes.
Aussi, il est conseillé de n’y faire figurer que les grands traits de l’association, et
de renvoyer pour le reste, à un règlement intérieur plus aisément modifiable.
Cf statuts commentés en annexe
3.2. LA MODIFICATION DES STATUTS
Les statuts fixent librement les conditions dans lesquelles peuvent être prises les
décisions modificatives. A défaut, cette décision est de la compétence de
l’assemblée générale.
Les associations sont tenues de faire connaître les modifications apportées à leurs
statuts.
La déclaration modificative incombe à ceux qui sont chargés de
l’administration ou de la direction de l’association, et doit être opérée auprès de la
Préfecture.
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Doivent être déclarés :
 les modifications apportées aux statuts,
 les nouveaux établissements fondés,
 les changements d’adresse du siège social.
La déclaration est établie par écrit, sur papier libre, et signée par le Président et le
Secrétaire.
Doivent être annexés à la déclaration :
 deux exemplaires des nouveaux statuts,
 un extrait du procès-verbal.
Les associations ont trois mois pour faire connaître les modifications apportées à
leurs statuts. Elles ne sont pas tenues de les insérer au Journal Officiel.
L’autorité administrative doit délivrer un récépissé de cette déclaration dès lors
qu’elle est accompagnée des pièces requises.
Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre
spécial coté et paraphé, qui doit être tenu au siège du groupement, aussi
longtemps que l’association existe.
Sont sanctionnés d’une amende de 1.500,00 € au plus, les personnes chargées de
l’administration ou de la direction de l’association, pour :
 l’absence de déclaration modificative,
 toute déclaration modificative irrégulière ou incomplète,
 le défaut de consignation des modifications sur le registre spécial,
 toute consignation irrégulière ou incomplète sur le registre spécial,
 la non-présentation de ce registre spécial aux autorités administratives
ou judiciaires en ayant fait la demande.
L’administration peut sanctionner l’absence de déclaration, ou une déclaration
incomplète, par la suppression d’une subvention.
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 2- COTISATION
4. LE REGLEMENT INTERIEUR
- Comment sera établi, chaque année, le montant de la cotisation ?
- Comment sera-t-elle calculée lorsque plusieurs membres de la même famille
sont adhérents ?
4.1. CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR
Les statuts peuvent être complétés par un ou plusieurs règlements intérieurs 3- MOYEN D’ACTION DE L’ASSOCIATION
portant sur les modalités de fonctionnement interne de l’association, comme par
exemple : Il peut être prévu un article pour chaque type d’activités, où le règlement se bornera à
une énumération des diverses activités et à renvoyer, pour chacune, d’elles à une
 les différentes catégories de membres et leurs conditions d’adhésion, note de service établie par le président de l’association ou le responsable délégué.
 le fonctionnement des assemblées générales et des organes de direction,
 les conditions d’exercice de l’activité de l’association,
 la procédure disciplinaire et les sanctions possibles.

Le règlement intérieur a pour objet de compléter et préciser les statuts. Il ne doit,

4- RADIATION
donc, ni les modifier, ni les contredire.
Si les statuts ne précisent pas, dans le détail, la procédure à suivre, le règlement
Un règlement intérieur ne fait l’objet ni de déclaration, ni de publication.
intérieur aura à indiquer :
- comment sera avisé l’adhérent fautif de sa comparution devant le conseil,
En l’absence de dispositions statutaires, c’est l’organe qui a élaboré le règlement
- quel délai devra lui être laissé pour préparer sa défense,
intérieur qui est compétent pour le modifier.
- s’il pourra ou non se faire assister d’un autre associé ou de toute autre
personne,
Modèle type de règlement intérieur - la notification de la décision,
- le délai imparti pour former un recours devant l’assemblée générale,
1- COMPOSITION DE L’ASSOCIATION - la forme de ce recours, etc.

- Quelles seront les différentes catégories de membres ?

- Quelles sont les conditions nécessaires pour qu’une personne puisse être 5- LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
membre d’honneur ou bienfaiteur ?
- Quelles conditions doivent être remplies pour qu’un membre puisse être Il pourra être donné des précision de détail concernant la périodicité des réunions,
admis (souscription d’un bulletin d’adhésion, doit d’entrée, parrainage…) ? leur lieu, la fixation de l’ordre du jour, les discussions, le vote, la rédaction des procès-
verbaux, les frais de mission.

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 6- ORGANISATION DU SECRETARIAT 5. LES ORGANES DE DIRECTION D’UNE
ASSOCIATION
Des précisions pourront être apportées concernant le personnel salarié à employer et
les tâches de chacun, les registres à tenir, l’imputation des frais de bureau, de
correspondance de téléphone. La loi de 1901 ne donne pas d’indication sur le fonctionnement et l’organisation des
associations. Elle ne préconise aucune règle particulière concernant la
7- COMPTES composition, le fonctionnement des pouvoirs des organes de l’association. La
seule exigence, c’est qu’il faut des dirigeants dont un sera le représentant légal de
- Comment sera tenue la comptabilité ? l’association.
- Quels registres seront ouverts, qui aura la signature des chèques ?
- Comment seront mandatées les dépenses ? 5.1. L’ASSEMBLEE GENERALE
Etc.
C’est l’instance souveraine de l’association. Elle réunit tous les membres dont la
8- ASSEMBLEES GENERALES présence est prévue par les statuts. On distingue principalement deux sortes
d’assemblées générales.
Il pourra être apporté des précisions concernant :
L’assemblée générale ordinaire
- la fixation de l’ordre du jour,
- les modalités de convocations, Elle se réunit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de l’année écoulée et
- les votes par correspondance, se prononce sur les projets.
- le délai d’envoi des convocations,
- la forme des pouvoirs, Les points abordés le plus souvent sont :
- la computation des voix, - l’approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l’année écoulée
- la représentation possible, sur présentation d’un rapport moral (relatif à la vocation de l’association),
- la rédaction des procès-verbaux, le tout à condition de ne pas se mettre en d’un rapport d’activité (ensemble des activités réalisées) et d’un rapport
contradiction avec les statuts. financier (résultat financier et patrimoine) ;

A noter que, outre le règlement intérieur, qui a une portée générale et s’applique à
tous les membres, le bureau ou son président peut rédiger des notes de service
applicables à des questions nettement déterminées et n’intéressant qu’un secteur de
l’activité de l’association.
- le vote d’un rapport d’orientation contenant les projets de l’association
pour la nouvelle année et les directives à suivre par toutes les instances de
l’association,
- le vote du budget de l’année à venir quand ce pouvoir n’est pas attribué au
conseil d’administration, ce qui est généralement le cas ;
- le renouvellement éventuel, par élection, des membres du conseil
d’administration ;
- parfois l’assemblée générale ordinaire élit directement le président de
l’association ;
- le montant des cotisations.

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 L’assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le conseil
d’administration ou exceptionnellement à la demande d’un certain nombre
d’adhérents déterminé par les statuts, à n’importe quel moment de l’année.
Elle peut d’ailleurs être réunie en même temps que l’assemblée ordinaire. Le plus
souvent, il s’agit de décider de modifications dans les statuts, voire de se prononcer
sur la dissolution de l’association. Cependant, certaines associations convoquent des
assemblées générales extraordinaires pour des situations exceptionnelles. En absence
de dispositions statutaires spécifiques, elles fonctionnent comme des assemblées
générales ordinaires.
5.2. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
C’est l’instance dirigeante de l’association. C’est un lieu de réflexion, de
proposition, de décision. Les membres du conseil d’administration reçoivent une
délégation de l’assemblée générale pour gérer les affaires courantes et le bon
fonctionnement de l’association. Le conseil d’administration rend compte de son
mandat lors de l’assemblée générale suivante.
Il est composé de membres de l’association, généralement élus par
l’assemblée générale. Tout membre du conseil d’administration est considéré
comme dirigeant de l’association et peut voir sa responsabilité personnelle
mise en cause.
Des salariés de l’association peuvent faire partie du conseil d’administration.
Toutefois, le caractère non lucratif exige, sur le plan du droit, que les salariés ne
puissent avoir une part prépondérante (exclure les postes clés et une représentation
majoritaire) à la direction de l’association. L’usage le plus courant est leur
présence à titre consultatif.
Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil d’administration se réunit
plusieurs fois par an. Son bureau prépare l’ordre du jour de la réunion. Ce sont
généralement les statuts qui fixent l’étendue des pouvoirs des administrateurs.
Le rôle du conseil d’administration est avant tout d’organiser et de veiller à
l’animation des activités de l’association. Il prend toutes les décisions utiles à la bonne
marche de l’association, dans le cadre des statuts et de l’objet de l’association,
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mais aussi dans la limite des missions que lui a confié l’assemblée générale et
dans le respect du budget adopté par celle-ci.
Les compétences habituelles du conseil d’administration sont les suivantes :
- Programmation et suivi des activités ;
- Préparation de l’assemblée générale, du budget annuel ;
- Embauche et licenciement des salariés ;
- Avis sur les admissions et les exclusions des membres.
5.3. LE BUREAU
Le bureau est l’organe permanent de l’association. Il peut se composer d’un
président, d’un secrétaire, d’un trésorier, éventuellement d’adjoints, élus parmi les
membres du conseil d’administration. Ces postes ne sont toutefois pas
obligatoires, la loi n’exigeant qu’un représentant légal.
Le rôle du président ou de la présidente
o animer l’association, coordonner les activités ;
o assurer les relations publiques, internes et externes ;
o représenter de plein droit l’association devant la justice ;
o diriger l’administration de l’association : signature des contrats, embauche
du personnel, représentation de l’association pour tous les actes engageant
l’association à l’égard des tiers ;
o faire le rapport moral annuel à l’assemblée générale.
Le rôle du vice-président ou de la vice-présidente Il ou elle supplée au
président ou à la présidente en cas d’absence de celui-ci ou de celle-ci.
Le rôle du trésorier ou de la trésorière Le trésorier a la responsabilité de gérer le
patrimoine financier de l’association. Il effectue les paiements, perçoit les
sommes dues à l’association, encaisse les cotisations, prépare le compte de
résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rendra compte
de sa mission.
Le rôle du secrétaire ou de la secrétaire Le secrétaire tient la correspondance
de l’association. Il est responsable des archives, établit les procès-verbaux des
réunions, tient le registre réglementaire (modification des statuts et changement
de composition du conseil d’administration). Il peut jouer un rôle clé dans la
9
 communication interne et externe de l’association, par exemple en tenant à jour
les fichiers des adhérents, des partenaires, des médias, des fournisseurs...
5.4. LA SECTION
La section est un mode d’organisation interne à l’association. La section n’existe
pas juridiquement : on ne dépose pas de statuts de la section à la préfecture, il n’y a
pas de publication au Journal officiel. Elle n’a donc aucune capacité en son nom
propre, sinon celle que lui accorde l’association "mère".
Ainsi, toute décision prise à l’intérieur de la section engage l’association, et
celle-ci doit être informée de ces décisions. Dans certains cas, c’est l’association elle-
même qui approuvera les décisions de la section et qui les mettra en œuvre : signature
de contrat, ouverture de compte en banque.
6. CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE
GENERALE
6.1. LES FORMALITES PRECEDANT L’ASSEMBLEE
GENERALE :
Qui peut convoquer une Assemblée Générale ?
En principe, les statuts ou le règlement intérieur précisent qui a le pouvoir de
prendre l’initiative de convoquer une assemblée.
par exemple, le conseil d’administration, un certain nombre de membres, … Ex : une assemblée générale, se tenant le 30 septembre, doit être convoquée
Les personnes à convoquer ?
Les statuts fixent la composition des assemblées. Ils peuvent exclurent certaines
catégories de sociétaires :
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Par exemple les membres honoraires, les membres ayant adhéré depuis trop
peu de temps à l’association, les membres qui ne sont pas à jour de leurs
cotisations, …
Si les statuts ne précisent rien, les assemblées générales doivent être composées
de tous les membres de l’association, c’est à dire ;
- les membres à jour de leurs cotisations,
- les membres dispensés d’en verser (membres honoraires),
- les membres n’ayant pas encore versé leur cotisation et n’ayant pas
encore démissionné.
Fixation de l’ordre du jour ?
La convocation doit indiquer l’ordre du jour de la réunion.
L’ordre du jour = ce dont il sera débattu.
La fixation de l’ordre du jour est primordiale, car le débat ne portera que sur ces
seules questions lors de l’assemblée générale.
Modalités de la convocation ?
délai
Le délai minimum légal de convocation est de 15 jours francs : on ne compte pas
le jour de la présentation de la lettre de convocation et le jour de l’assemblée
générale, sinon, la convocation serait nulle.
au plus tard le 14 septembre, les 15 jours s’écoulant du 15 au 29 septembre.
périodicité
L’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an, dans les six mois
de la clôture de l’exercice en vue, notamment de l’approbation des comptes
annuels et du vote du budget.
C’est ce que l’on appelle une assemblée générale ordinaire.
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 Lieu de la réunion Préalable à la tenue de l’assemblée

Les statuts ou un règlement intérieur fixent le lieu de la réunion. - signature de la feuille de présence
En général, il s’agit du siège de l’association.
- pouvoirs
Modes de convocation
6.2. LA TENUE DE L’ASSEMBLEE GENERALE
Les statuts ou un règlement intérieur fixent le mode de convocation de l’assemblée,
en stipulant par exemple : le bureau

- Une convocation individuelle, formulée verbalement ou par écrit (lettre Les statuts ou un règlement intérieur déterminent la personne chargée
simple ou recommandée) d’assurer la Présidence de l’Assemblée.
- Une convocation collective par annonce dans la presse, ou par affichage dans
les locaux du groupement, à la mairie, etc… En pratique, il s’agit le plus souvent du président de l’association.

Pour éviter toute contestation, nous conseillons donc : Ils peuvent lui adjoindre un secrétaire de séance.

- de préciser dans les statuts ou un règlement intérieur le ou les modes de Il est d’usage que le bureau de l’assemblée soit celui du conseil.
convocation des assemblées ;
- de ne pas retenir la convocation verbale (ne permet pas d’apporter la A défaut de précisions, toute assemblée doit élire son Président et son bureau : c’est
preuve irréfutable que tous les membres ont bien été convoqués) ; un moment clé de l’assemblée, on donne le ton de ce qui va se passer par la
- d’utiliser un procédé permettant d’être sûr de respecter un délai raisonnable suite.
entre la convocation et la tenue de l’assemblée.
Fonctions du président, du secrétaire :
Contenu de la convocation
Le président a un rôle primordial :
La convocation doit indiquer :
- il vérifie les pouvoirs qui ont été donnés,
- le jour,
- il certifie la feuille de présence,
- l’heure,
- il fait procéder à la nomination du secrétaire,
- le lieu de l’assemblée,
- il ouvre la séance et présente les points inscrits à l’ordre du jour,
- les questions inscrites à l’ordre du jour,
- il dirige la discussion avant le vote d’une décision,
- les conditions dans lesquelles les membres peuvent se faire
représenter(si prévu dans les statuts), - il soumet les résolutions au vote,
- les conditions dans lesquelles le rapport sur la situation financière, de - il proclame les résultats,
l’exercice en cours peut être consulté au siège de l’association jusqu’à la - il authentifie le Procès-Verbal en le signant.
tenue de l’assemblée générale

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 Le président doit être organisateur, agent de cohésion.
Il devra, en résumé, essayer de développer les échanges en évitant les
digressions.
Le secrétaire a également un rôle important, puisqu’il est en charge de rédiger le
Procès-Verbal.
6.3. LE DEROULEMENT DE L’ASSEMBLEE
GENERALE
L’assemblée générale se déroule généralement en plusieurs étapes :
Présentation de l’ordre du jour
L’assemblée doit statuer sur toutes les questions portées à l’ordre du jour.
Elle ne peut pas prendre une décision sur une question qui n’y figurerait pas.
Il convient, donc, lors de l’ouverture de l’assemblée générale, de présenter
l’ordre du jour définitif, qui est en fait l’ordre du jour initial ainsi que les questions
complémentaires éventuellement apportées.
Rapports moraux et financiers
Les dirigeants présentent devant l’assemblée un compte rendu de la gestion
de l’année écoulée en s’appuyant sur le rapport d’activités, le rapport financier,
ainsi que les projets de budget pour l’année à venir.
Il n’existe aucune obligation légale quant à la forme ou au fond de ces
rapports. Mais très souvent les statuts précisent que l’assemblée générale les
approuve et les valide par un vote dont le résultat est mentionné dans le procès-
verbal de la séance. Et même si vos statuts ne le prévoient pas, il est toujours
intéressant de présenter aux adhérents le bilan de l’année de cette façon et ainsi de
leur donner l’occasion de s’exprimer.
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LE RAPPORT MORAL
Ce rapport fait le bilan des objectifs passés et introduit le débat des adhérents
sur les orientations futures. C’est un bilan « politique » qui exprime les différentes
orientations proposées par les dirigeants de l’association et soumises aux adhérents.
Le président présente souvent ce rapport qui s’attache plus à la vie de l’association
dans ses objectifs généraux, passés et à venir, qu’aux activités réalisées. Synthétique,
il doit aller à l’essentiel et dégager les idées fortes de l’année écoulée.
Plusieurs questions peuvent être évoquées :
- la poursuite du projet associatif dans le contexte local : un bref aperçu
économique et social pour resituer le projet (besoin de la population,
mise en place d’un nouveau service par la mairie, nouveaux
financements du département, etc.) ;
- le climat social et la culture associative : l’ambiance au sein de
l’association, les relations avec les éventuels salariés, le nombre de
bénévoles, leurs remarques et demandes, etc. ;
- l’évocation des nouveaux projets ;
- le choix et l’évolution des partenaires, institutionnels, privés ou
associatifs,
- les difficultés apparues ;
- les départs, les arrivées.
LE RAPPORT D’ACTIVITE
Ce rapport ne doit pas être long. Il s’agit de décrire les projets, les actions
menées tout au long de l’année écoulée. Celles qui ont bien marché, celles qui ont
dû être abandonnées. Au-delà de la simple description des activités réalisées, qui reste
néanmoins un bon indicateur, il faut aussi analyser leur impact. Cette évaluation doit
être faite aussi bien en termes concrets (financiers, nombre de participants, etc.) que
symboliques (articles de journaux, soutiens exprimés).
- L’analyse permettra aux adhérents de mieux réagir aux projets.
- Par ailleurs, elle montrera aux financeurs comment ont été utilisés les fonds
reçus et ce que la structure a produit au cours de l’année.
12
 - Les supports explicatifs doivent être adaptés au public et aux différentes
actions menées.
- Une petite présentation synthétique est nécessaire mais ne négligez pas
d’autres modes de présentation complémentaires : transparents projetés avec
tableaux et graphiques - expositions photos pour donner un aperçu plus vivant
des activités témoignages…
Dans tous les cas, pensez vos supports pour qu’ils soient le plus informatifs possible
et qu’ils suscitent le débat.
RAPPORT FINANCIER
N’oubliez pas que l’information comptable est illisible pour la majorité des
participants. Aussi pensez à commenter le bilan ou le budget, en insistant sur les
grands équilibres, l’ordre de grandeur des chiffres étant plus important ici que
l’exactitude comptable.
A défaut de précision dans les statuts, chaque membre de l’association
dispose d’une voix.
Le mode de scrutin :
- vote à main levée (cas le plus fréquent),
- vote par appel nominal, bulletins de vote, etc.
A défaut de précision dans les statuts, l’assemblée doit décider du mode de
scrutin.
Mandats et mandataires
Quand un membre ne peut lui-même se rendre à une assemblée générale, il peut
donner un pouvoir ou un mandat à une personne de son choix même étrangère
à l’association.

Le mandat peut être écrit ou verbal.

Délibération
Toutefois, en cas de nécessité de prouver son existence, il convient d’établir un
Le président donne la parole aux différents membres de l’assemblée qui document écrit et signé du mandant indiquant l’association concernée, le lieu et la
désirent exprimer leur opinion sur la question débattue. date de la réunion.

Quand il estime que la discussion n’apporte plus d’élément nouveau, il décide de

passer au vote sur chaque question. Les règles de majorité

Elles sont au nombre de 4 :

Qui peut voter ? Comment voter ? - la majorité simple (ou relative). Les votes favorables devant être plus
nombreux que les votes défavorables ;
les modalités du vote. - la majorité absolue (la moitié des voix plus une) ;
- une majorité qualifiée (2/3, 3/4, etc.) ;
1- la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucun quorum (c’est à dire aucun nombre - l’unanimité.
minimum de membres présents ou représentés) pour que l’assemblée puisse
délibérer.

2- les statuts ou un règlement intérieur fixent le nombre de voix reconnues à

chaque membre ; ils peuvent ainsi accorder des voix supplémentaires à certaines
catégories d’adhérents.

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 La clôture de l’assemblée générale Pour servir pleinement de preuve, le procès-verbal doit être établi avec une
grande rigueur formelle, sans blancs ni ratures, sur des feuillets ou un registre
Une fois tous les points de l’ordre du jour épuisé, le président de l’assemblée numérotés et conservés au siège de l’association.
lève la séance.

CONTENU CF ANNEXE
6.4. LE PROCES VERBAL
Ils doivent préciser :
À la fin de l’assemblée générale, l’établissement d’un procès-verbal est vivement
conseillé, même s’il n’est pas obligatoire (sauf pour les associations soumises à des - la dénomination de l’association,
conditions particulières) de le rédiger et de le conserver. Mais cela apparaîtrait fort - la date et le lieu de l’assemblée,
utile pour éviter toute contestation par la suite. Ce compte rendu de la réunion sera - le mode de convocation et son auteur,
d’autant plus facile à rédiger que des notes auront été prises au cours de la réunion. À - les membres présents et représentés,
partir de cette prise de note, le secrétaire élabore un procès-verbal qu’il soumet au
- les autres personnes assistant éventuellement à la réunion,
président. Tous deux doivent le signer conjointement.
- l’éventuel quorum,
- les documents et rapports éventuellement mis à la disposition des
FORME membres,
- l’ordre du jour de la réunion,
Nous conseillons d’établir un procès-verbal et de la conserver de façon - le texte des délibérations mises aux voix,
systématique pour pouvoir apporter la preuve de la régularité des délibérations de - le résultat des votes délibération par délibération.
l’assemblée et de l’adoption des résolutions qui seraient éventuellement contestées.
Ce registre est tenu au siège de l’association (si l’association a des établissements,
7. LES REGISTRES OBLIGATOIRES chacun d’entre eux doit tenir un registre du personnel).

Il est conservé pendant cinq ans à compter de la date de départ des salariés.

7.1. DROIT DU TRAVAIL 7.1.2. DOCUMENT UNIQUE D’EVALUATION DES RISQUES

PROFESSIONNELS
7.1.1. REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL
Issue du décret de novembre 2001, applicable depuis novembre 2002, le Document
Il doit être tenu par les associations qui emploient du personnel salarié. unique constitue un inventaire détaillé des risques liés à chaque poste de travail
de l’établissement : choix des procédés de fabrication, des matériels et équipements
Sont portés de manière indélébile dans ce registre tous les salariés dans l’ordre de travail, produits, aménagement des locaux, etc…
chronologique de leur embauche. Pour chaque salarié sont consignées,
notamment, les informations suivantes : la nationalité, la date de naissance, le sexe,
l’emploi, la qualification, la date d’entrée (et, le cas échéant, de sortie), la date
d’autorisation d’embauche ou de licenciement (ou d’autorisation de licenciement).

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Ce document doit :
- Être mis à jour au moins une fois par an et systématiquement révisé à
l’occasion de chaque événement modifiant les conditions d’hygiène et de
sécurité ou les conditions de travail.
- Être tenu à la disposition du CHSCT, des délégués du personnel ou, à
défaut, des personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur santé.
- Il doit également être tenu à la disposition des inspecteurs du travail ou
des agents des services de prévention des organismes de sécurité
sociale.
Il s’agit ainsi d’assurer la « traçabilité » des résultats de l’évaluation des risques que
l’employeur est dans l’obligation de mener, sous peine de sanctions pénales.
Il n’existe pas de format imposé pour sa réalisation. Vous trouverez en annexe
un modèle.
SANCTIONS
- Contravention de 1500 € pour l’absence de réalisation du Document
Unique.
- Délit d’entrave à l’action de l’inspecteur du travail, puni d’une amende
de 450 €.
- La responsabilité du président en cas d’accident du travail et la faute
inexcusable peuvent être retenues. Les peines d’emprisonnement et les
conséquences financières (responsabilité sur les biens propres du chef
d’entreprise) risquent alors d’être extrêmement importantes.
7.2. COMPTABILITE
Toute association soumise au plan comptable doit obligatoirement tenir un
livre-journal, un grand livre et un livre inventaire. Pour les autres associations, la
tenue de ces documents est donc facultative, bien que fortement recommandée.
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7.2.1. LIVRE JOURNAL
Il enregistre chronologiquement pour chaque recette et chaque dépense, sa
date, son libellé, son montant et la référence de la pièce justificative qui s’y rattache.
Pour les associations qui tiennent une comptabilité en partie double (par opposition à
la comptabilité en partie simple ou recette - dépense), plusieurs types de journaux
sont tenus : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de
caisse, journal des opérations diverses (OD).
7.2.2. GRAND LIVRE
Il centralise les opérations du livre-journal (ou des différents journaux) par
opérations de même nature dans chacun des comptes prévus par le plan comptable
des associations et fondations.
7.2.3. LIVRE D’INVENTAIRE
Il regroupe les comptes annuels c’est-à-dire le compte de résultat, le bilan et
l’annexe ainsi que les données d’inventaire.
7.2.4. LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF
Depuis 2000, la tenue des comptes d’une association selon le Plan Comptable
Associatif est Obligatoire. Cette démarche a la particularité, d’imposer :
- la valorisation financière du bénévolat
- la valorisation des dons et mises à disposition en nature.
La tenue d’un registre du bénévolat est donc conseillée.
15

7.3. JURIDIQUE
7.3.1. REGISTRE SPECIAL
Toute association simplement déclarée ou reconnue d’utilité publique, quelle que soit
son objet ou sa activité, a l’obligation de tenir un « registre spécial ».
FORME
Le législateur emploie l’expression « registre » : on peut en conclure qu’il s’agit bien
d’un registre au sens matériel du terme, c’est-à-dire d’un document contenant des
feuillets blancs reliés de façon indissociable. Idéalement, le registre comporte une
pagination. Comme l’écrit M. Robert Brichet, « ce registre peut être un simple
cahier ». En tout cas, il ne semble pas possible à une association d’utiliser comme
« registre spécial » des feuilles mobiles et indépendantes même enliassées par la suite
dans un classeur ou dans tout autre système de reliure mécanique.
Ce registre spécial doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la personne
habilitée à représenter l’association. C’est donc généralement au président de
l’association qu’incombe cette formalité.
TENUE
Le registre spécial doit être tenu au siège de l’association. Les mentions qui y sont
portées doivent l’être de façon chronologique et sans aucun blanc. Il faut ajouter
que pour conserver à ce registre sa valeur probante, il convient d’éviter toute rature
et toute surcharge. La tenue d’un véritable registre rend impossible l’utilisation de
l’informatique ; cette conséquence résulte également de l’emploi du terme
« inscription » qui laisse à penser qu les mentions doivent être manuscrites.
La pratique utilise parfois le procédé qui consiste à saisir d’abord le texte sur
informatique puis à coller l’édition « papier » sur le registre lui-même. Aucun
texte, aucune réponse ministérielle ni aucune décision judiciaire n’a, à notre
connaissance, interdit ce procédé. Signalons toutefois qu’en matière de
sociétés ce procédé (en fait son équivalent dactylographié de l’époque) a été
condamné. Il convient donc de se méfier d’une telle pratique d’autant que le
contenu de ce registre la rend le plus souvent inutile.
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CONTENU
En effet, et contrairement à ce que croient et font de nombreux dirigeants
d’associations, il n’est aucunement obligatoire de transcrire sur le registre spécial les
délibérations intégrales des organes de direction (bureau, comité, conseil
d’administration) et des assemblées générales, ni systématiquement toutes les
délibérations. Seuls sont à transcrire les changements survenus dans
l’administration ou la direction de l’association et les modifications apportées
aux statuts. Concrètement, il suffit donc de porter dans le registre spécial la mention
selon laquelle, aux termes de la réunion du conseil d’administration en date du
…Monsieur X a été nommé président en remplacement de Monsieur Y, ou celle
indiquent qu’a la suite du vote de l’assemblée générale du …, la rédaction de l’article
n°…des statut à été modifiée. Ces mentions tiennent en quelques lignes seulement.
Doivent également être portés sur le registre spécial : la fondation de nouveaux
établissements, le changement d’adresse du siège social, l’achat et la vente
d’immeubles de l’association, l’adhésion de nouvelles associations au sein
d’une union d’associations.
Outre le fait que la reproduction de l’intégralité des procès-verbaux n’est pas
obligatoire, celle-ci ne nous paraît pas opportune. En effet, ce registre peut faire
l’objet d’un contrôle de la part de l’autorité administrative ou judiciaire.
Dès lors, même si l’association n’a rien à cacher, pourquoi soumettre à un contrôle éventuel des
informations et des décisions qui n’ont pas à l’être et qui peuvent être complètement étrangères au
changement de dirigeants ou à la modification des statuts (approbation des comptes par exemple).
Contrôle et liberté d’association ne font pas bon ménage : pourquoi étendre volontairement le premier
au détriment de la seconde ?
Notons enfin que doivent être mentionnées obligatoirement dans ce registre
spécial, au regard des modifications transcrites, les dates des récépissés
délivrés par les préfectures ou sous-préfectures à la suite des déclarations
desdites modifications. Rappelons à cet égard que le législateur impose aux
associations de déclarer à la préfecture ou sous-préfecture, dans les trois mois, tous
les changements survenus dans leur administration ou direction ainsi que toutes les
modifications apportées à leurs statuts.
16
RÔLE
Ce registre spécial a essentiellement pour rôle de permettre un contrôle des
autorités administratives ou judiciaires sur les principales modifications
concernant le fonctionnement de l’association. Il doit être présenté aux autorités
administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en font la demande, et cette
présentation s’effectue sans déplacement, au siège social.
On remarquera que la tenue du registre spécial fait double emploi avec les
déclarations modificatives à la préfecture ou sous-préfecture puisque les mentions
transcrites et les mentions déclarées sont les mêmes. Le contrôle pourrait donc
s’exercer uniquement sur les déclarations modificatives. Deux précautions valent
mieux qu’une mais les contrôles de registres sont, pour l’instant, relativement rares.
Par ailleurs, la tenue du registre spécial peut constituer une mesure de publicité
interne. Le sociétaire fera ainsi l’économie d’une démarche à la préfecture ou sous-
préfecture en consultant le registre spécial de son association. Encore faudra-t-il que
les dirigeants veuillent bien lui en donner une copie.
SANCTIONS
L’inobservation des obligations concernant le registre spécial peut donner lieu a trois
types de sanctions : civiles, pénales et administratives.
Sanctions civiles :
La dissolution peut être prononcée à le requête de tout intéressé ou du ministère
public pour défaut de consignation des changements et modifications sur le
registre spécial. Il s’agit ici d’une dissolution judiciaire facultative. C’est là la seule
sanction civile prévue par les textes.
En conséquence, l’absence de registre, l’absence de cotation ou de paraphe ou la
non-reproduction d’un procès verbal sur le registre ne saurait entraîner la nullité de la
délibération prise par un conseil d’administration ou par une assemblée.
Sanctions pénales :
Sont punies d’une amende de 1500 €, doublée en cas de récidive, l’absence de registre
spécial, sa tenue irrégulière ou incomplète et sa non-production aux autorités
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administratives et judiciaires. L’infraction étant une contravention de police, la bonne
foi de l’auteur est indifférente.
Sanctions administratives :
Le non - -respect des obligations relatives au registre spécial peut justifier la
suppression de la subvention accordée par les pouvoirs publics ou son non –
renouvellement. La tenue du registre spécial permet d’exercer un contrôle sur le bon
fonctionnement de l’association, contrôle d’autant plus important lorsque celle-ci
reçoit des fonds publics. Si ce contrôle ne peut plus s’exercer, les pouvoirs publics
peuvent alors retirer leur appui financier.
7.3.2. REGISTRE DES DELIBERATIONS
Ce document, à l’instar des registres uniques du personnel et du registre
spécial n’est pas obligatoire.
Néanmoins, il est recommandé aux associations de tenir un registre sur lequel
elles consigneront les délibérations de leurs divers organes collégiaux. Mais
même si la tenue de cet outil n’est pas encadrée légalement, elle garantit une
gestion saine et transparente de l’association.
FORME
Comme il n’existe aucune obligation légale, les associations peuvent donc utiliser
le support matériel de leur choix : véritable registre mais aussi, de façon plus pratique,
un classeur à feuilles mobiles dans lequel sont insérées et numérotées les éditions
informatiques des procès-verbaux. Il est possible également de reproduire par
photocopie sur les feuilles mobiles déjà paginées du registre les procès-verbaux saisis
sur informatique. Pour conférer à ce registre une valeur probante, il convient
qu’il soit coté et paraphé, comme le registre spécial, par la personne habilitée à
représenter l’association, le plus souvent son président.
17
TENUE
On ne saurait trop conseiller aux dirigeants d’associations d’adopter, pour la tenue
du registre des délibérations, les mêmes règles que celles imposées par la
tenue du registre spécial : la valeur probante de ce registre en sera renforcée.
A quoi servirait-il de tenir un registre facultatif ne pouvant jouer aucun rôle en cas de
contestation interne ou judiciaire ?
Ce registre doit donc être tenu au siège de l’association. Les délibérations qui y
sont reproduites doivent l’être de façon chronologique, sans aucun blanc, sans
rature ni surcharge.
CONTENU
Seront consignées sur ce registre, sous forme de procès – verbaux, toutes les
délibérations des assemblées générales et il sera prudent d’y mentionner le jour,
l’heure et le lieu de la réunion, les noms et prénoms des membres du bureau de
l’assemblée, les questions soumises au vote et le résultat obtenu pour chacune d’elles.
Le procès-verbal sera signé par le président et un membre du bureau faisant
office de secrétaire pour attester de l’exactitude des mentions portées.
Si les sociétaires sont peu nombreux, il conviendra d’énumérer directement sur le
procès-verbal les présents, les représentés et absents, avec le nombre de voix possédé
par chacun d’eux. Dans le cas contraire, il est souhaitable d’utiliser une feuille de
présence qui sera annexée au procès-verbal.
Il faut conseiller aux associations de faire même pour les comptes rendus des
réunions de leurs organes de direction : bureau, comité, conseil
d’administration. Elles peuvent le faire sur le même registre dès lors que ce
dernier est tenu à jour de façon chronologique. Il n’est ni utile ni souhaitable
d’ouvrir par exemple un registre des délibérations pour le conseil
d’administration et un autre pour les assemblées générales : temps et argent
sont ainsi économisés sans dommage juridique.
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RÔLE
Le registre des délibérations est certes facultatif mais il rend de tels services et
peut être amené à jouer un rôle si déterminant en cas de litige qu’il est
indispensable.
Ce registre constitue d’une part la mémoire de l’association ; c’est son
fonctionnement, son évolution, sa vie qui sont ainsi retracés page par page. Les
sociétaires peuvent éventuellement en prendre communication et même copie, à leurs
frais : il est souhaitable que ce droit leur soit reconnu dans les statuts ou dans le
règlement intérieur.
Ce registre constitue d’autre part un moyen de preuve fondamental. Un sociétaire
conteste-t-il le régularité formelle de telle ou telle décision de l’assemblée ou du
conseil ? Le registre peut lui être opposé et fera foi jusqu’à preuve du contraire. Il
arrive de plus en plus fréquemment que les décisions des assemblées générales ou des
organes de direction soient attaquées en justice. Comment l’association pourra-t-elle
se défendre si elle ne présente pas aux juges la preuve matérielle de la réalité de la
réunion litigieuse et de sa régularité formelle ?
SANCTIONS
Ce registre n’étant pas imposé par la loi, aucune sanction n’est envisageable. Il
existe cependant une sanction importante qui résulte de l’impossibilité pour
l’association de prouver la régularité d’une réunion du conseil ou de
l’assemblée générale en cas de litige judiciaire.
Un minimum de formalisme assure donc à la fois sécurité juridique pour l’association
et tranquillité d’esprit pour les dirigeants.
7.4. FICHIER DES ADHERENTS
Toute association ayant un nombre quelque peu important de membres peut avoir
recours à des traitements informatisés pour gérer les adhésions, ses cotisations ou les
dons de ses membres. La constitution bet l’utilisation d’un fichier informatique
comportant des informations nominatives sont réglementées.
18
 7.4.1. INFORMATIQUE OU PAPIER ?
Un registre des adhérents sous la forme d’un simple cahier peut suffire à lister les
noms des adhérents. Mais il sera toujours beaucoup plus lourd à utiliser qu’un fichier
qu’un fichier informatique de type tableur, base de données ou service Internet. En
effet, la souplesse du traitement informatique vous permettra d’effectuer plus
aisément les mises à jour et corrections (changements d’adresse ou de téléphone…)
Surtout, elle permet d’automatiser un certain nombre d’opérations : tri et
classement, consultation simplifiée, édition d’étiquettes pour le courrier, envoi
automatisé de courriers électroniques pour certains systèmes, etc. Si vous vous
limitez à une ou deux convocations par an et que vous êtes peu nombreux, il
peut être préférable d’adopter une formule papier, avec inscription manuscrite
des noms, car vous n’aurez pas à effectuer de déclaration à la CNIL.
7.4.2. FICHIERS INFORMATISES : LA DECLARATION
S’IMPOSE
De manière générale, tout fichier informatique, contenant des informations
normatives, permettant l’identification de personnes physiques (la simple
consignation du nom, du prénom et de l’adresse des personnes est considérée comme
suffisante) – y compris l’enregistrement d’un fichier dans un logiciel de messagerie –
doit être déclaré auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Cette déclaration consiste à préciser les conditions d’utilisation du fichier (finalité,
type d’informations, personnes y ayant accès, durée de conservation, etc.) afin d’éviter
les atteintes à la vie privée ou aux libertés.
Les associations doivent donc effectuer une déclaration auprès de la CNIL pour leurs
fichiers d’adhérents informatisés. Un formulaire de déclaration simplifiée, CERFA
n°99001, est à leur disposition. Vous pouvez le retirer gratuitement auprès de la
CNIL (21 rue Saint-Guillaume 75340 Paris Cedex 07, Tél. : 01 53 73 22 22, Fax : 01
53 73 22 00) et le retourner en recommandé avec accusé de réception ou effectuer
une déclaration en ligne sur www.cnil.fr.
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C’est seulement à partir de la réception d’un récépissé de la CNIL que vous pourrez
mettre en œuvre votre fichier d’adhérents. Par ailleurs, vous êtes tenus d’informer les
personnes figurant dans ce fichier de leur droit à consulter et à corriger les
informations les concernant.
Nouveauté ! Depuis mai 2004
La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique, fichiers et libertés" est en cours de
modification devant le Parlement.
Dans un souci de simplification administrative, ce nouveau texte permettra à la CNIL
de dispenser de déclaration les fichiers les plus courants et qui ne sont pas
susceptibles de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés. Il ne fait pas de
doute que des traitements aussi courants et standardisés que ceux permettant la
gestion des opérations de paie auront vocation à bénéficier d’une telle dispense.
Dans l’attente de l’adoption définitive de ce texte, la Commission nationale de
l’informatique et des libertés a décidé, lors de sa séance plénière du 27 mai 2004, la
suspension de l’obligation d’adresser à la CNIL une déclaration de conformité à la
norme simplifiée n° 28 ou n° 36 concernant, respectivement pour le secteur privé et
le secteur public :
- la gestion de la paie,
- la gestion des déclarations sociales et fiscales obligatoires,
- ainsi que la tenue informatisée des registres obligatoires (registre
unique du personnel notamment).
Ainsi, les fichiers mis en œuvre dans le respect de l’une de ces deux normes ne
nécessitent plus d’adresser préalablement à la CNIL une déclaration (ou une
télédéclaration) de conformité.
Bien entendu, la CNIL n’engagera, à compter de cette date, aucune action à
l’encontre des responsables de fichiers de paie respectant les normes n°28 ou 36 du
simple fait de leur non- déclaration.
Ce premier pas vers la suppression de certaines formalités déclaratives auprès de la
CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes pour les salariés et les
agents publics concernés : l’ensemble des droits de ces employés (droit
d’opposition, d’accès et de rectification) et des autres obligations des responsables de
fichiers (respect de la finalité du fichier, information des employés, confidentialité des
données, conservation limitée des données, etc.) restent pleinement applicables.
19
 Qui gère le fichier ?

C’est la personne qui signe le formulaire de déclaration

qui est juridiquement responsable du fichier. Il s’agit généralement du président
de l’association, mais il peut tout à fait désigner d’autres personnes, salariés, bénévoles
ou même une commission spéciale, pour administrer concrètement le fichier. Dans ce
cas, cela doit être notifié dans la déclaration. Prenez garde également à ce que vos
statuts autorisent bien cette délégation de gestion des adhérents.

Le responsable doit, dans tous les cas, s’assurer que le traitement informatique
respecte les dispositions légales : le fichier ne doit pas servir à autre chose qu’à
l’administration des membres, la collecte d’informations doit s’accompagner d’une
bonne information des personnes, les informations ne doivent pas être
communiquées à des personnes non autorisées, le délai de conservation des données
doit être respecté. Par ailleurs, les différents responsables doivent avoir le souci
d’effectuer une mise à jour régulière du fichier.

 Le fichier des adhérents peut-il être cédé, loué ou échangé à des fins
commerciales ?
La loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
n’interdit pas de le faire. Mais il faut au préalable en avoir averti les adhérents qui
doivent pouvoir être en mesure de s’y opposer avant toute cession, location ou
échange, par exemple au moyen d’une case à cocher figurant sur le bulletin
d’adhésion (voir page suivante).

www.clymats.com 20
 7.4.3. PRESENTATION DU FICHIER
Ce qu’il faut y mettre : exemple de fichier :

Adresse Téléphone E-mail Fonction Bénévole Activités Cotisations

2004
Abadia Claude Domicile : Domicile : Présidente Ski A jour
Mobile : Professionnel :

Abadia Laurence Domicile : Domicile : Disponible avec Randonnée A venir

Mobile Professionnel : véhicule

Bronx Valérie Domicile : Domicile : A venir

Mobile : Professionnel :

Pétris Joseph Domicile : Domicile : Trésorier Disponible avec Balisage sentier A jour
Mobile : Professionnel : véhicule

Razoute Maud Domicile : Domicile : Commission Disponible Ski A venir

Mobile : Professionnel : communication Randonnée

Vortek Régis Domicile : Domicile : Responsable section Disponible avec Ski A jour
Mobile : Professionnel : ski véhicule Randonnée

www.clymats.com 21
 7.4.4. LA COLLECTE DES INFORMATIONS
Le plus souvent, la collecte des informations se fait au moment de l’adhésion
ou à l’occasion de l’envoi d’un questionnaire aux membres. Sachez que l’adhérent
est en droit de demander à l’association de lui communiquer toutes les
informations du fichier le concernant. Ce droit lui permet de vérifier les
informations enregistrées et, le cas échéant, de faire rectifier les informations
erronées. Vous devez informer les personnes dont les coordonnées vont être
enregistrées, de l’existence du fichier, de l’usage qui en sera fait et du lieu où s’exerce
le droit d’accès et de rectification. Une mention sur le bulletin d’adhésion ou le
questionnaire est alors nécessaire.
Exemple de mention d’information
« Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l’objet d’un traitement
informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application de l’article 34 de la loi
du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous
concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous
concernant, veuillez vous adresser à …. (Indiquer le service). Vos coordonnées pourront être cédées à
des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre ».
Un des atouts de l’informatisation est de pouvoir créer des catégories utiles non
seulement pour contacter les membres de manière sélective (on ne convoque pas les
mêmes personnes à une AG ou à la réunion d’une commission spécifique) mais aussi
pour réaliser des statistiques ou des listes thématiques. Vous pouvez aussi définir des
catégories pour repérer par exemple les bénévoles actifs, ceux qui ont un véhicule,
etc. à joindre en cas de mobilisation des bonnes volontés. Si vous avez différents
statuts de membres au sein de l’association c’est aussi l’occasion de les lister.
Distinguer les différentes activités de l’association auxquelles participe
chacun des adhérents permet aussi d’analyser leur succès et d’envoyer des
informations spécifiques à chaque activité et aux intérêts de chaque membre
ou de donner à chaque responsable d’activité les contacts des personnes
intéressées.
Le paiement ou non de la cotisation est une information importante et bien
utile au moment des relances ou des problèmes de trésorerie.
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ATTENTION !
Votre fichier d’adhérent ne doit pas, en principe, comporter d’informations
sensibles, c’est-à-dire susceptibles de faire apparaître, directement ou
indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques
ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes
(article 31 de la loi du 6 janvier 1978). De telles données ne peuvent en effet être
recueillies que si elles sont justifiées au regard de l’objet statutaire de l’association et
avec l’accord exprès (c’est-à-dire écrit) des personnes concernées.
En règle générale, le fichier des adhérents ne peut pas non plus contenir
d’informations concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté
(article 30 de la loi), ni d’informations relatives à la santé des personnes concernées,
ou aux difficultés sociales et économiques des personnes ni le numéro de Sécurité
sociale des personnes (article 18 de la loi).
Classement et archivage des documents
Pendant toute la durée de vie de l’association
o les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur (s’il existe).
o les coordonnées des membres du conseil d’administration.
o l’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de
constitution.
o le registre spécial dont la tenue est obligatoire pour la transcription
des modifications statutaires, ainsi que les changements dans
l’administration de l’association.
o tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services
préfectoraux lors de chaque dépôt.
o le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées
générales, du conseil d’administration ou du bureau, s’il existe.
o les baux, les factures de travaux ou réparations importantes.
22
 Pendant dix ans Pendant cinq ans
o les quittances de loyer.
Article 16 (loi n° 89-353, art. 2-11) "... les documents comptables et les pièces
justificatives sont conservés pendant 10 ans..." Pendant trois ans
o les souches de chéquiers, bancaires et postaux
o si l’association réalise des opérations de nature commerciale de façon
régulière ou non, ou emploie du personnel, l’administration peut alors vérifier
sa comptabilité dans les mêmes conditions que s’il s’agissait d’une société
commerciale.
Le droit commercial impose l’obligation de conservation pendant dix ans des 8. QUESTIONS DIVERSES
livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L 143-5 du code du travail),
ainsi que toutes pièces justificatives.
8.1. ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE
o si l’association a effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction
d’un local, équipement sportif..., elle devra conserver les factures des travaux afin
DISTINCTION
de pouvoir revendiquer la garantie décennale auprès de l’architecte, de
l’entrepreneur et de toute personne liée au maître d’œuvre (art. 1792 et 2270 du Adhésion et cotisation désignent en général la même chose. L’adhésion et la
code civil et loi n° 78-12 du 4 janvier 1978) ; cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique.

o l’association devra garder les quittances de gaz et d’électricité.
Pendant six ans
Délai de six ans pendant lequel les services fiscaux ont un droit de communication
(art. 2002 bis du code général des impôts et livre des procédures fiscales - LPF. art.
82) :
o toutes les pièces comptables et déclarations faites à l’occasion des activités
de l’association soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis d’imposition, les
feuilles d’impôts locaux ;
o souches de billetterie, factures de l’imprimerie.
Il n’en a pas toujours été ainsi. L’adhésion désignait un acte sans limitation de
durée. On adhérait, souvent par un droit d’entrée, à une association, jusqu’au
moment où l’on en repartait. On payait tous les ans sa cotisation pour financer
l’association.
Actuellement l’usage est de renouveler son adhésion tous les ans, par le
paiement de la cotisation.
La cotisation constitue une source de financement pour l’association et sert à
matérialiser l’acte d’adhésion.
Toute association peut demander à ses membres le versement d’une cotisation. La
cotisation est obligatoire si cela est précisé dans les statuts.

A noter qu’en cas de crédit de TVA (TVA pouvant être remboursée par l’Etat), les Il existe des associations qui n’exigent pas de cotiser, ce qui est tout à fait possible. Il
services fiscaux peuvent vérifier les exercices comptables depuis l’origine du crédit, faudra quand même prévoir de fournir une carte d’adhérent à tous ceux qui sont
qui peut être supérieure à six ans. membres de l’association, pour matérialiser le contrat qui les lie les uns aux autres, et
prévoir un fichier des adhérents tenu à jour.

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Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre : actif, de
droit, bienfaiteur... Son prix est généralement fixé lors de l’assemblée générale. Dans
le prix de cette cotisation sont souvent inclues les publications de l’association ou de
la fédération s’il y a lieu, et l’assurance pour les activités. Il est bon d’en informer les
adhérents. Dans le milieu sportif, la cotisation s’appelle licence et comprend
également une affiliation à la fédération ; elle permet l’accès aux compétitions (à la
condition de présenter également un certificat médical).

8.2. TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET

COMMENT ?
La liberté d’association est un principe constitutionnel. Cela implique
nécessairement le droit pour chacun d’adhérer ou non à une association. Mais en
contrepartie, cela donne la possibilité pour toute association de choisir ses
adhérents.

Liberté d’adhésion Chacun est libre de choisir son association et on ne peut forcer
quiconque à adhérer à une association. Par exemple, un lycéen ne peut pas être obligé
d’adhérer au foyer socio-éducatif.

L’adhésion
Le nouveau membre peut signer une carte d’adhérent ou remplir un bulletin
d’adhésion, dans lequel il sollicite son admission à l’association et s’engage à respecter
les stipulations des statuts et du règlement intérieur, s’il existe. Ces documents
doivent être portés à la connaissance de l’adhérent. Il peut à tout moment cesser
d’être adhérent en signifiant sa démission, mais il devra solder sa situation vis à vis de
l’association.

Liberté pour l’association de choisir ses membres L’admission de nouveaux

membres est habituellement prévue par les statuts. Il n’y a aucune règle précise
définissant les conditions à remplir pour être admis. Par ailleurs, l’association étant un
contrat, l’accord des associés est souvent nécessaire, celui-ci est généralement donné
par le conseil d’administration ou le bureau conformément aux dispositions
statutaires s’il y en a. Les statuts peuvent prévoir plusieurs catégories de membres aux
droits et obligations différents.

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