Guide Transition Matera Syndic Pro

BIEN DÉMARRER
SUR MATERA
Copyright 2020 - Matera
Cher copropriétaire,
En janvier 2017, nous avons créé Matera afin de rendre simple et agréable la gestion des
parties communes et la vie en copropriété de manière générale. Si vous recevez ce guide,
c’est que cette mission ne vous a pas laissé indifférent.
Notre vision chez Matera
Matera est née du constat que 90% des Français sont insatisfaits de leur syndic de
copropriété. Chez Matera, nous sommes convaincus que le problème ne réside pas tant
dans la qualité des cabinets de syndic ou des gestionnaires mais plutôt dans l’inadéquation
du modèle à la réalité des copropriétés.
C’est pourquoi, nous avons décidé de mettre au goût du jour un modèle alternatif, tombé
dans les oubliettes mais prévu par la loi depuis 1965 : le syndic coopératif.
Le principe est simple : vous redonner la main sur la vie de votre immeuble afin de faire
avancer les dossiers directement, maîtriser parfaitement les dépenses et améliorer la
convivialité entre les habitants.
Une plateforme pensée pour votre copropriété

Parce que cela peut être complexe et chronophage parfois, Matera vous accompagne dans
toute la gestion de votre immeuble par deux moyens :
· Une plateforme web et une application mobile qui vous permettent d’automatiser les
tâches chronophages de la gestion de copropriété ;
· Des experts à votre disposition du lundi au vendredi de 9h à 19h pour prendre le relai sur
tous les sujets techniques liés à votre copropriété : assurance, travaux, gestion des
impayés, comptabilité etc. Le tout sans aucun surcoût.
À quoi va me servir ce guide de bienvenue ?
Pour mieux appréhender la plateforme et faire vos premiers pas sur Matera, nous vous
avons concocté un petit guide de bienvenue. Dans ce guide vous retrouverez :
· Toutes les bonnes pratiques pour bien démarrer sur Matera ;

· Tout ce que Matera vous permet de faire ;
· Des petites astuces pour gérer les évènements occasionnels et/ou imprévus.
Nous avons hâte de démarrer cette aventure à vos côtés,

L’équipe Matera
SOMMAIRE
PAGE 3
À quoi Matera me donne accès ?
PAGE 6
Démarrer du bon pied sur Matera
PAGE 11
Une année typique avec Matera
PAGE 19
Mes événements occasionnels ou
imprévus avec Matera
PAGE 22
Autres documents utiles
PAGE 29
Quelques questions pratiques
2
1
3
BIEN DÉMARRER SUR M ATER A À QUOI M ATER A ME D ONNE AC CÈ S ?
Un outil simple, sécurisé et intuitif
P OUR QUOI FAIRE ?

Accomplir facilement toutes les tâches et formalités nécessaires à la bonne gestion de ma
copropriété : comptabilité, assemblées générales, gestion des sinistres et des impayés (ça
arrive), etc.
ACCES SIBL E À QUI ?

Chaque copropriétaire a accès à Matera. Les locataires peuvent également y avoir accès :
pour ce faire, le propriétaire bailleur doit ajouter un ou des locataire(s) sur son espace
Matera"
Une communauté de copropriétaires
P OUR QUOI FAIRE ?

Profiter de l’expérience de milliers d’autres copropriétaires qui se posent parfois les
mêmes questions.
C OMMENT ?
En publiant directement sur le forum de la communauté.
L E PE TIT +
J’ai accès à un annuaire de fournisseurs recommandés par la communauté Matera.
Une équipe d’experts qui m’accompagne quotidiennement
QUI ?
Des juristes et des comptables réactifs qui répondent à l’intégralité de mes demandes.
C OMMENT ?
En cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera.
QUAND ?
On me répond du lundi au vendredi de 9 heures à 20 heures (et plus si affinités).
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BIEN DÉMARRER SUR M ATER A À QUOI M ATER A ME D ONNE AC CÈ S ?
MATERA EN QUELQUES ÉTAPES
VOTE EN AG PAR AMÉ TR AGE TERMINÉ
É TAPE 1 É TAPE 2 É TAPE 3
MISE EN PLACE SUIVI QUOTIDIEN
IN TERLO CU TEUR INTERLO CU TEUR INTERLO CU TEUR
Référent pré-AG Référent paramétrage Référent copropriété

· Prise de contact · Prise de contact · Prise de contact
· Explication du · Paramétrage de votre compte · Accompagnement
fonctionnement de Matera · Reprise comptable quotidien dans toutes les
· Accompagnement en vue · Formation sur l’application tâches relatives à la gestion
de l'AG Matera de la copropriété
· Ouverture de votre compte · Formation continue à
de paiement Matera l'utilisation de la plateforme
ACCOMPAGNEMENT D’E XPERTS

Durant toute votre expérience Matera, vous disposez d’un accès illimité et immédiat à tous
nos experts juridiques, comptables et travaux.
COMMENT NOUS SOL L ICITER ?
· Si vous êtes en phase de pré-AG (étape 1), contactez directement votre référent pré-AG.
· Si vous êtes en phase de mise en place (étape 2) ou de suivi quotidien (étape 3),
rendez-vous sur votre application Matera et cliquez sur le bouton « Une question ? ».
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2
DÉMARRER
DU BON
PIED SUR
MATERA
6
BIEN DÉMARRER SUR M ATER A DÉM ARRER DU BON PIED SUR MATER A
Connectez-vous sur Matera et suivez les étapes de votre tableau de bord !
1 Mise en place de Matera
Signer le contrat Quand ? Dès que possible
Je signe mon contrat avec Matera directement sur la plateforme.
Tableau de bord > Signer le contrat Matera
Envoyer le procès-verbal Quand ? Dès que possible
J'envoie le PV d'AG signé à mes copropriétaires et à mon ancien syndic (si cela n'a pas déjà
été fait). Je pourrai ensuite prendre rendez-vous avec lui pour récupérer les archives.
Tableau de bord > Envoi du procès verbal d’assemblée
2 Ouverture du compte de paiement & récupération des archives
Ouvrir un compte de paiement Matera Quand ? Après avoir envoyé le PV
Avec Matera, vous allez pouvoir ouvrir un compte de paiement qui sera directement
intégré à votre plateforme, et qui vous permettra de faire des virements à vos fournisseurs,
de mettre en place des prélèvements et d'encaisser les appels de fonds de vos
copropriétaires.
Pour ouvrir un compte de paiement pour ma copropriété directement sur la plateforme

Matera, il me faut un justificatif de domicile et 2 pièces d’identité :
· Carte d'identité ou passeport pour la première ;
· Une seconde pièce d’identité, différente de la première, parmi : carte d'identité,
passeport, carte vitale ou permis de conduire.*
Depuis l’étape « Ouvrir un compte Matera pour la copropriété » sur mon tableau de bord,
je rentre les informations et les documents demandés. Si toutes les informations sont
correctes, mon compte sera ouvert en moins de 48 heures ouvrées !
Tableau de bord > Ouvrir un compte Matera pour la copropriété
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Remplir mon mandat de prélèvement Quand ? Compte en banque ouvert
Je remplis le mandat de prélèvement avec le compte de paiement de la copropriété (et

non mon compte bancaire personnel).
Tableau de bord > Remplir le mandat de prélèvement Matera
Récupérer les archives Quand ? Après avoir envoyé le PV
Une fois le PV d'AG envoyé à l'ancien syndic par courrier recommandé, je récupère les
archives auprès de lui et je les ajoute sur Matera pour permettre à mon/ma comptable
dédié(e) chez Matera de reprendre toute la comptabilité de la copropriété.
Tableau de bord > Récupération des archives > Ajouter les archives
A ST UCE
L'ancien syndic a 1 mois après la date d'AG pour vous transmettre les archives.
3 Paramétrage comptable & récupération de la trésorerie
Notifier mes fournisseurs Quand ? Archives récupérées & compte en banque ouvert
Depuis Matera, j'informe les fournisseurs de ma copropriété du changement de syndic

pour que les factures puissent me parvenir.
Tableau de bord > Notifier vos fournisseurs
Quand ? Archives récupérées

Reprise comptable par Matera
Mon/ma comptable dédié(e) chez Matera reprend l'ensemble de la comptabilité de ma
copropriété pour que les soldes des copropriétaires et le montant des appels de fonds
soient corrects.
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Récupérer la trésorerie Quand ? Compte en banque ouvert
1. Soit mon ancien syndic me transmet directement la trésorerie par chèque lors de la
récupération des archives ou par virement une fois le compte de paiement Matera ouvert,
et il s'occupe de fermer le compte qu'il utilisait pour ma copropriété.
2. Soit je dois m'occuper de faire le transfert de fonds et clôturer le compte bancaire de

l'ancien syndic (si la banque ne me répond pas je demande à mon interlocuteur de Matera
un modèle de lettre de mise en demeure pour accélérer le processus).
A ST UCE
Pour fermer un compte bancaire, il faut envoyer un courrier spécifique à l'établissement bancaire avec
une copie du PV d'AG me désignant comme syndic de copropriété. Matera vous fournit un modèle de
courrier.
4 Mes premiers pas sur Matera
Configurer mon compte MySendingBox Quand ? Paramétrage terminé
Depuis mon compte Matera, en passant par la tâche "Ajouter un moyen de paiement pour
l'envoi de courrier", je configure mon compte MySendingBox sur leur site (c'est Matera et
son partenaire MySendingBox qui s'occupent d'imprimer et d'envoyer les lettres) et
paramétré l'envoi de mon courrier.
Paramètres > Configurer l’envoi de courrier
Inviter mes copropriétaires sur Matera Quand ? Paramétrage terminé
J’invite tous mes copropriétaires à rejoindre Matera et je paramètre les différents accès de
chacun.
Paramètres > Inviter mes copropriétaires sur Matera
Télécharger l’application mobile Matera Quand ? Paramétrage terminé
Je télécharge l’application Matera sur mon smartphone. Elle est disponible gratuitement
sur l'AppStore (iOS) et le PlayStore (Android) sous le nom « Matera ».
9
Ajouter tous mes contrats Quand ? Paramétrage terminé
J’ajoute tous les contrats de la copropriété sur mon compte Matera.
Fournisseurs et contrats > Mes contrats > Nouveau contrat
Comparer mon contrat d’assurance d’immeuble Quand ? Paramétrage terminé
Matera vous permet d'optimiser votre contrat d'assurance immeuble en quelques clics :
une meilleure couverture pour un meilleur prix !
Fournisseurs et contrats > L'assurance Matera
Créer une adresse mail générique pour toute la copropriété

Cela facilitera la communication entre Matera, le syndic et les copropriétaires.
ET ... TADAA, TOUT EST PRÊT !

Vous avez désormais accès à toutes les
fonctionnalités de Matera.
10
3
UNE ANNÉE
TYPIQUE
AVEC
MATERA
11
BIEN DÉMARRER SUR M ATER A UNE ANNÉE T YPIQUE AVEC MATER A
D’une année à l’autre, les tâches à effectuer et les éléments à vérifier sont souvent les
mêmes. Matera vous donne une vision claire sur ces petites tâches dans la rubrique « Que
dois-je faire ? » de votre tableau de bord.
Pour les éventuels imprévus, pas d’inquiétudes, nous vous expliquerons aussi comment
Matera vous aide à y faire face.
N’oubliez pas que vous pouvez à tout moment envoyer vos questions et demandes en
cliquant sur le bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera.
Ce que Matera me permet de faire ...
Payer mes fournisseurs p. 13
Envoyer les appels de fonds depuis Matera p. 13
Organiser une Assemblée Générale depuis Matera p. 15
Relever les compteurs d’eau p. 16
Chaque année je peux ...
Lancer des travaux p. 17
Communiquer avec mes copropriétaires p. 18
Événements occasionnels ou imprévus
Un sinistre (Ex : dégât des eaux) p. 19
Une vente dans la copropriété p. 19
Des impayés à surveiller p. 20
12
CE QUE MATERA ME PERMET DE FAIRE

Payer mes fournisseurs
Lorsque je reçois une facture, je dois simplement payer le fournisseur, directement depuis
ma plateforme Matera.
Une fois payée, la dépense apparaîtra dans mes mouvements bancaires sur Matera et je
pourrai catégoriser cette dépense . En catégorisant les mouvements bancaires, toute ma
comptabilité sera automatiquement générée ! Au moment de la catégorisation, je peux
ajouter directement la facture scannée pour la lier à la dépense : elle sera alors conservée
dans la rubrique « Documents » de mon compte.
Le principe est simple : pour chaque mouvement sur le compte bancaire de ma copro,
j’indique sur Matera en quelques clics à quoi correspond ce mouvement.
Exemple : Pour une dépense d’électricité, j’indique qu’elle a été réglée à EDF et que la dépense concerne le
compte de charges « Electricité ».
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Catégoriser
Je vérifie régulièrement que je n’ai pas oublié de payer des factures et que j’ai bien
catégorisé tous mes mouvements bancaires. Consacrer quelques minutes chaque semaine
à catégoriser mes mouvements me permettra de rester à jour.
A ST UCE
Pour les plus grosses copropriétés : je désigne un membre du conseil syndical dont la mission sera de
s’occuper de la trésorerie de la copropriété, et donc notamment de la catégorisation.
Envoyer les appels de fonds depuis Matera
Mes appels de fonds ont déjà été paramétrés lors de la reprise comptable. Pour les
envoyer, tout se passe sur Matera. Il me suffit d’aller dans Finances > Appels de fonds et de
suivre les étapes indiquées ! Je pourrai alors envoyer mes appels de fonds par mail, par
lettre simple (c’est Matera et son partenaire MySendingBox qui s’occupent d’imprimer et
d’envoyer les lettres), ou bien les remettre en main propre à mes copropriétaires.
13
Pour créer de nouveaux appels de fonds (aussi bien pour le budget annuel que pour les
travaux), je dois d'abord passer par l'étape de l'assemblée générale. En amont, il est
important que les mouvements bancaires aient bien été catégorisés (les encaissements des
copropriétaires surtout) pour que les soldes de chacun soient à jour et que le montant
demandé soit correct !
AT TENTION
Tant que la reprise comptable n’est pas terminée, je ne peux pas envoyer d’appels de fonds. Cela est dû
au fait que le montant des appels de fonds dépend du budget et du solde existant des copropriétaires.
Si ma reprise comptable a pris plus de temps que prévu et que je suis en retard sur les
appels de fonds, je pourrai toujours générer les appels de fonds concernés a posteriori et
même ajouter une note explicative.
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Appels de fonds
A ST UCE
J’envoie les appels de fonds 15 jours avant l’échéance pour laisser aux copropriétaires un délai suffisant
pour s’organiser et payer en temps et en heure. Je peux aussi paramétrer la génération et l’envoi
automatique directement depuis la page des appels de fonds.
? Que signifie la ligne « Solde antérieur » ?
Cette ligne correspond au solde de chaque copropriétaire que nous a transmis l’ancien
syndic : nous n’avons pas le droit de modifier ces informations !
Certains copropriétaires ont parfois la surprise de découvrir qu’ils doivent de l’argent à

leurs débuts sur Matera alors qu’ils pensaient être à jour. Cela est dû à la régularisation de
l’exercice précédent faite par l’ancien syndic.
Lorsque j’approuve les comptes de l’exercice précédent, le budget qui avait été provisionné
peut être supérieur ou inférieur à ce qui a été effectivement dépensé. S’il est inférieur, la
différence est alors répercutée négativement et je dois de l’argent. S’il est supérieur, la
différence est alors répercutée positivement et j’ai de l’avance sur mon prochain appel de
fonds .
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Organiser une assemblée générale depuis Matera
Je suis légalement tenu(e) de convoquer une assemblée générale par an, dans les six mois
qui suivent la fin de l’exercice comptable. Bien entendu, je peux tenir plusieurs AG si je le
souhaite, aucun frais ne me sera facturé par Matera. Sur Matera, je peux directement
préparer l’ordre du jour de l’AG, envoyer les convocations et tenir l’assemblée générale .
Pour la préparation de l’ordre du jour, Matera vous propose une trame contenant les
résolutions qui doivent être votées chaque année. Dans la mesure du possible, ne
supprimez pas ces résolutions de l’ordre du jour. Pour ajouter des points à l’ordre du jour,
une bibliothèque de résolutions se trouve à votre disposition.
La convocation (qui contient l’ordre du jour) s’envoie depuis Matera par recommandé
papier ou électronique ou par remise de la convocation en main propre avec émargement.
Je dois respecter un délai de 21 jours minimum entre la réception de la convocation par les
copropriétaires et la date de l’AG (en pratique, je prends une marge d’au minimum un
mois).
En préparant mon budget, je n’oublie pas le poste « Entretien et petites réparations », c’est
lui qui permet de couvrir tous les petits imprévus de l’année.
Lors de la tenue de l’AG, Matera calcule immédiatement les votes et indique si la résolution
est acceptée ou non, en respectant les différentes majorités imposées légalement.
Une fois l’AG terminée, le PV est automatiquement édité par la plateforme. Il doit alors être
signé par le président, le secrétaire et les éventuels scrutateurs de la séance, puis envoyé
par LRAR aux absents et aux opposants à au moins une résolution, dans le mois qui suit l’AG,
et tout ça directement depuis la plateforme !
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Majorités
A ST UCE S
Lors de chaque assemblée, je peux solliciter une relecture de l’ordre du jour par les juristes de
Matera avant de l’envoyer aux copropriétaires en cliquant sur “Demander une relecture”.
Matera me permet de faire une simulation d’assemblée afin de me familiariser avec l’outil d’AG avant
le jour J.
15
Relever les compteurs d’eau
Dans le cas où ma copropriété est équipée de compteurs individuels d’eau et que la facture
d’eau globale est envoyée à la copropriété, je dois saisir le relevé des compteurs d’eau, en
général avant la préparation de l’assemblée générale annuelle.
J’ai deux moyens pour récupérer ces relevés :

• soit une société fait les relevés pour moi et me les envoie régulièrement.
• soit je les fais moi-même.
Quoiqu’il arrive, il faut s’assurer d’avoir un relevé par an, dans l’idéal à une date proche de
la fin de l’exercice comptable ou du début du suivant.
Je dois ensuite saisir ces relevés sur Matera : tout se passe dans Ma copropriété > Relevé
des compteurs. Comme indiqué, je saisis un relevé à une date proche du début de mon
exercice comptable et un autre à une date proche de la fin. Le relevé de fin d’exercice
deviendra ensuite automatiquement le relevé du début de l’exercice suivant.
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Compteur d’eau
A ST UCES
Si je fais mes relevés tout seul, je m’assure de bien relever l’index du compteur. Ce sont les chiffres
en noir sur le compteur, je ne me soucie pas des chiffres rouges !
L’index correspond à une consommation totale d’eau. Ce chiffre ne peut qu’augmenter. S’il diminue
ou qu’il reste anormalement fixe, contactez la société qui vous fournit les compteurs.
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CHAQUE ANNÉE, JE PEUX ...

Lancer des travaux
Bien souvent, les travaux ne peuvent pas être commandés sur simple décision du conseil
syndical. Pour savoir si des travaux nécessitent une décision d’assemblée pour être
financés puis effectués, référez vous au guide ci-dessous.
? Qui décide des travaux ? Qui doit les payer ?
PETITS AUTRES TRAVAUX

TRAVAUX TRAVAUX URGENTS
Pas besoin de les voter en Obligatoire de les voter en Pas besoin de les voter en
AG. Assemblée Générale. Assemblée Générale mais
ratification obligatoire a
Pas de budget dédié : Budget dédié : je vote posteriori.
j’utilise directement les obligatoirement un budget
sommes disponibles sur le dédié pour ces travaux (en Financement en deux
compte bancaire de la présentant des devis) lors temps : j’utilise les
coproprité d’une AG. sommes disponibles pour
réaliser les travaux, puis je
Pas d’appels de fonds Appels de fonds spécifiques. vote un budget dédié lors
spécifiques. de l’AG de ratification.
Il s’agit de travaux
Il s’agit de petits travaux d’entretien (maintenance) ou Il s’agit des travaux de
courants. de travaux hors maintenance. sauvegarde de l’immeuble.
Ils ne peuvent pas être Seuls les travaux hors Ils peuvent être financés
financés par le fonds ALUR. maintenance pourront être par le fonds ALUR.
financés par le fonds ALUR.
Lorsque vous votez des travaux en AG, procédez toujours auparavant à une recherche de
devis.
Pour lancer des travaux qui nécessitent une décision d’AG, je peux à tout moment de
l’année convoquer une AG extraordinaire. Je dois alors mettre à l’ordre du jour une
résolution pour travaux que je trouverai dans la bibliothèque de résolutions de Matera.
Fiche détaillée disponible en fin de guide p. 18 & 19
17
Communiquer avec mes copropriétaires
Je m’assure d’avoir bien invité tous mes copropriétaires à rejoindre Matera. Je n’hésite pas
à leur renvoyer une invitation s’ils ne sont pas encore inscrits.
J’informe régulièrement mes copropriétaires de mon activité et de ce qu’il se passe dans

la copropriété : la transparence est la clé de la convivialité et de la cohésion !
Pour communiquer des informations à mes copropriétaires, je peux en premier lieu écrire
dans les “Messages de la copro” (module Communication) afin de les informer tous en
même temps.
Exemple : Je crée un sondage pour décider d’une date d’AG, pour organiser des événements comme la fête
des voisins, ou encore pour partager des devis et décider lequel adopter.
Si besoin, je peux également communiquer par message privé avec un ou plusieurs

copropriétaires à la fois. Je peux par exemple créer un groupe « Conseil Syndical » et
échanger directement avec tous les membres du conseil syndical.
Enfin, je peux également m’adresser directement à toute la communauté Matera sur le

forum (Communication > Communauté Matera > Forum) pour obtenir différents types de
conseils.
Exemple : Je peux demander des conseils pour mes travaux ou encore faire des retours à l’équipe Matera.
A ST UCES
Vous pouvez moduler le niveau de visibilité pour chaque discussion en créant des groupes restreints.
Rendez-vous dans Paramètres > Groupes d’utilisateurs.
Vos copropriétaires ont parfois des questions techniques auxquelles vous ne savez pas répondre.
Dites-leur de nous contacter directement via le bouton « Une question ? » en bas à droite de leur
compte Matera.
18
ÉVÉNEMENTS OCCASIONNELS & IMPRÉVUS

Des événements ponctuels ou imprévus peuvent survenir dans votre copropriété. Pas
d’inquiétude ! Découvrez ci-dessous ce que vous devrez faire pour les gérer sereinement,
mais aussi ce qu’il vous faudra indiquer sur votre espace Matera. Et en bonus, quelques
petites astuces !
Sinistres (dégât des eaux, ...)
Malheureusement, certains événements imprévus comme des dégâts des eaux peuvent
parfois arriver.
Une petite fiche illustrative est présente à la fin du guide (p. 20 & 21), il me suffit de suivre
les étapes ! Évidemment, si j’ai la moindre question, j’écris à l’équipe Matera directement
depuis mon compte.
? Quand déclarer un sinistre ?
Dans les 2 jours ouvrés (vol) ou 5 jours ouvrés (autres sinistres) à compter de sa
connaissance. Il est naturellement impératif de traiter la cause du sinistre avant tous
travaux de remise en état.
? Qu’est ce qui est remboursé par l’assurance ?
Pour reprendre l’exemple des dégâts des eaux, les assurances ne remboursent pas la
réparation de la fuite. Elles remboursent uniquement la réparation des dégâts causés par
la fuite (peinture, etc.) et la recherche de la fuite.
Quand j’envoie les documents à l’assurance, je décris tout ce qu’il s’est passé (voisins
impliqués, photos, etc.) sur une feuille blanche que je leur joins : c’est le meilleur moyen
pour que mon assurance puisse traiter rapidement ma demande.
Une vente dans la copropriété
Mon premier réflexe : dès qu’un copropriétaire vend, il peut directement l’indiquer sur son
compte en précisant la date prévue pour la signature de l’acte de vente. Ainsi, une nouvelle
mutation est créée et je peux la retrouver dans l’onglet Ma copropriété > Ventes.
19
Tous les documents que le notaire me demandera (état daté, certificat de l’article 20,
carnet d’entretien, dernier PV d’AG, etc.) seront directement accessibles à cet endroit. Je
pourrai même signer directement l’état daté sur Matera.
Une fois l’acte de vente signé : le notaire m’envoie un recommandé nommé « Notification
de l’article 6 ». Je me connecte alors sur Matera et valide définitivement la mutation dans
la section Ma copropriété > Ventes en précisant le jour de la signature de l’acte de vente.
C’est ce jour qui déterminera qui de l’acheteur ou du vendeur doit payer un appel de fonds.
? Comment sont réparties les charges entre le vendeur et l’acheteur ?
L’acheteur doit payer tous les appels de fonds qui sont exigibles après la date définitive de
la vente. Donc quand je valide définitivement la mutation sur Matera, les appels de fonds
postérieurs seront automatiquement basculés vers le nouveau copropriétaire. Je pourrai
toujours voir le solde de l’ancien copropriétaire.
? Que se passe-t-il si le vendeur ne paie pas les charges qu’il doit ?
Le montant éventuel que le vendeur doit encore lorsqu’il vend est inscrit sur les documents
transmis au notaire. Lorsque le notaire valide la vente, il m’envoie donc l’argent dû par le
vendeur. Dans de rares cas, il peut arriver que le notaire ne me transmette pas les fonds
dus par le vendeur. Je dois alors faire opposition à la vente sous 15 jours : je contacte
rapidement un huissier (que je peux trouver sur Matera) afin qu’il fasse opposition à la vente
(uniquement par acte d’huissier).
A ST UCE S
Pour enregistrer ma 1ère mutation, il faut que la reprise comptable soit terminée !
Aucun frais supplémentaire ne m’est facturé pour obtenir ces documents.
Des impayés à surveiller
Il arrive que certains copropriétaires ne paient pas. Ces situations génèrent des impayés,
qui peuvent alors mettre en difficulté la copropriété, notamment pour régler les factures.
J’ai alors le choix entre plusieurs options en fonction de l’ampleur et de la durée de
l’impayé.
20
• Mes options sur la plateforme : je peux envoyer une relance amiable par mail ou par
courrier simple (si mon copropriétaire est de bonne foi et qu’il s’agit d’un petit retard) ou
mettre en demeure par recommandé le mauvais payeur (si le paiement commence à se
faire attendre).
• Mes options en contactant l’équipe Matera : je peux décider de mettre en place un

échéancier de paiement (si la trésorerie me le permet et que mon copropriétaire est de
bonne foi). Je peux aussi être mis en relation avec des avocats expérimentés et spécialisés
à des tarifs préférentiels. Si vous avez le moindre doute, contactez directement notre
équipe via votre compte Matera.
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Impayés Recouvrement
A ST UCES
J’essaie de privilégier les relances amiables et la mise en place d’un échéancier si la trésorerie de la
copropriété me le permet et si le retardataire est de bonne foi.
J’essaie de fixer des règles quant au règlement des appels de fonds dès le début. Lors de l’envoi des
appels de fonds, j’ai la possibilité d’inscrire ces règles sur le document.
21
4
AUTRES
DOCUMENTS
UTILES
22
BIEN DÉMARRER SUR M ATER A AU TRE S D O CUMENTS U TIL E S
LE GUIDE DES TRAVAUX
L ES PE TITS TR AVAUX
Les travaux courants servent à maintenir l’immeuble en bon état. Il peut s’agir par exemple :
· du remplacement d’une vitre brisée ;
· d’électricité ;
· de peinture ;
· de maçonnerie ;
· de dératisation ;
· d’un dispositif d’alarme et de télésurveillance ;
· de la fixation d’une barre de tapis d’escalier.
Il est parfois difficile de distinguer les travaux courants de petit entretien des travaux de
plus gros entretien. C’est pourquoi un seuil est parfois fixé lors de l’AG, au-delà duquel la
consultation du conseil syndical devient obligatoire. Ainsi, pensez à regarder si un seuil a
été voté lors des AG précédentes !
L ES AU TRES TR AVAUX
Les travaux d’entretien

Les travaux d’entretien servent à maintenir l’immeuble en bon état mais sont plus
importants que les travaux courants. Le fonds ALUR ne peut pas être utilisé pour les
financer. Il peut s’agir par exemple :
• du remplacement, de la réfection ou réparation des parties communes ou d’un élément
d’équipement commun (chaudière, ascenseur, etc.) ;
• de l’entretien du gros œuvre ;
• du ravalement nécessaire au maintien en bon état de l’immeuble ;
• du remplacement d’un équipement devenu hors d’usage.
Les travaux hors maintenance

Ces travaux sont plus importants que ceux servant à maintenir l’immeuble en bon état. Le
fonds ALUR peut être utilisé pour les financer. Il peut s’agir par exemple :
• de travaux d’entretien et de conservation de l’immeuble autres que ceux de maintenance ;
• des travaux sur les éléments d’équipements communs autres que ceux de maintenance
(c’est-à-dire non prévus dans le contrat d’entretien et de maintenance) ;
• de travaux d’amélioration : ravalement de la façade, aménagement d’un local à vélos,
installation d’un ascenseur, etc.
23
L ES TR AVAUX URGENTS
? Quels travaux ?
Les travaux urgents sont nécessaires à la sécurité des personnes ou à la sauvegarde de

l’immeuble. Pour être urgents, il faut que leur inexécution entraîne des conséquences
graves et dommageables pour l’immeuble.
Le « fonds ALUR » peut être utilisé pour les financer, à condition de remplir les critères
ci-dessus. Il peut ainsi s’agir par exemple de :
• La réparation de poutres ou solives ou d’un mur menaçant de s’écrouler.
• La réparation de souches de cheminées menaçant de ruine.
• Tous les travaux indispensables à la sécurité des personnes, comme par exemple la
réfection de marches.
• La réparation d’une importante fuite d’eau.
? Qui décide ?
Le syndic peut décider seul de faire exécuter ces travaux. Ils ne nécessitent pas
l’autorisation de l’AG.
1 · Le syndic informe les copropriétaires (affichage, courriers).

2 · Le syndic réalise les travaux (il n’est pas tenu de faire établir un devis avant).
3 · Le syndic convoque a posteriori obligatoirement une Assemblée Générale (ordinaire ou
exceptionnelle) pour ratifier les dépenses et / ou en obtenir le paiement, le cas échéant
(appels de fonds).
? Comment payer ces travaux ?
1 · Le syndic utilise les sommes disponibles sur le « fonds ALUR ».

2 · Si les sommes disponibles sur le « fonds ALUR » ne suffisent pas : le syndic peut
demander 1/3 du montant du devis estimatif aux copropriétaires et sans AG mais après avis
du conseil syndical.
3 · Le syndic ratifie les dépenses et / ou vote un budget dédié lors de l’Assemblée Générale
tenue a posteriori.
24
FUITE D’EAU EN APPARTEMENT

L’occupant appelle un plombier
Ce n’est pas au syndic de le faire. Vous pouvez trouver des plombiers recommandés par la
communauté Matera dans « L’Annuaire des Fournisseurs ».
Le plombier intervient en plusieurs étapes
Le plombier fait une recherche de fuite (origine de celle-ci) et réalise un devis pour la
réparation de la fuite, dans lequel il indique l’origine de la fuite.
Si le devis est trop élevé, vous pouvez faire établir un second devis, en trouvant un autre
plombier recommandé par la communauté Matera dans « L’Annuaire des Fournisseurs ». Le
plombier choisi répare la fuite, et fournit une facture sur laquelle doit être inscrite la
mention « Remise à l’état identique ».
L’occupant obtient un devis auprès d’un artisan pour réparer les dégâts matériels
Là encore, vous pouvez trouver des artisans recommandés par la communauté Matera dans
« L’Annuaire des Fournisseurs ».
L’occupant transmet les documents suivants à son assurance
• Le constat amiable dûment rempli et signé ;

• La déclaration de sinistre (déclaration multirisque habitation MRH) ;
• La facture du plombier avec la mention « Remise à l’état identique » ;
• Le devis de remise en état de l’artisan ;
• Une note explicative (papier libre).
À NOTER
L’occupant paie le plombier, mais si le plombier constate que l’origine de la fuite est dans les
parties communes ou chez le voisin, le syndic/le voisin paie.
Tous les remboursements se feront ultérieurement par le biais des différentes assurances :
ne commencez ainsi les travaux de remise en état qu’après confirmation par l’assurance du
montant de l’indemnité. En outre, l’assurance a besoin d’avoir la preuve que la fuite est
réparée pour indemniser les dégâts causés par la fuite.
25
Tous les documents sont accessibles sur le compte en ligne de votre assurance. Remplissez
bien le constat amiable avec toutes les personnes concernées (le voisin si l’origine de la
fuite est dans son appartement, le syndic si l’origine de la fuite est dans les parties
communes).
Les assurances remboursent uniquement la réparation des dégâts causés par la fuite
(peinture, etc.). Elles ne remboursent ainsi pas la réparation de la fuite :
- En cas de petites réparations : le locataire paie ;
- En cas de grosses réparations : le propriétaire paie.
26
FUITE D’EAU EN PARTIE COMMUNE

Le syndic appelle un plombier
Vous pouvez trouver des plombiers recommandés par la communauté Matera dans
Le plombier intervient en plusieurs étapes
Le plombier fait une recherche de fuite (origine de celle-ci) et réalise un devis pour la
réparation de la fuite, dans lequel il indique l’origine de la fuite.
Si le devis est trop élevé, vous pouvez faire établir un second devis, en trouvant un autre
plombier recommandé par la communauté Matera dans « L’Annuaire des Fournisseurs ». Le
plombier choisi répare la fuite, et fournit une facture sur laquelle doit être inscrite la
mention « Remise à l’état identique ».
Le syndic obtient un devis auprès d’un artisan pour réparer les dégâts matériels
Là encore, vous pouvez trouver des artisans recommandés par la communauté Matera dans
Le syndic transmet les documents suivants à son assurance
• Le constat amiable dûment rempli et signé ;

• La déclaration de sinistre (déclaration multirisque immeuble MRI) ;
• La facture du plombier avec la mention « Remise à l’état identique » ;
• Le devis de remise en état de l’artisan ;
• Une note explicative (papier libre).
À NOTER
Le syndic paie le plombier, mais si le plombier constate que l’origine de la fuite est dans un
appartement, le copropriétaire paie.
Tous les remboursements se feront ultérieurement par le biais des différentes assurances :
ne commencez ainsi les travaux de remise en état qu’après confirmation par l’assurance du
montant de l’indemnité. En outre, l’assurance a besoin d’avoir la preuve que la fuite est
réparée pour indemniser les dégâts causés par la fuite.
27
Tous les documents sont accessibles sur le compte en ligne de votre assurance. Remplissez
bien le constat amiable avec toutes les personnes concernées (le copropriétaire si l’origine
de la fuite est dans son appartement, etc.).
Les assurances remboursent uniquement la réparation des dégâts causés par la fuite
(peinture, etc.). Elles ne remboursent pas la réparation de la fuite.
28
5
QUELQUES
QUESTIONS
PRATIQUES
29
BIEN DÉMARRER SUR M ATER A QUELQUE S QUE S TIONS PR ATIQUE S
? Quand aurai-je accès à mon compte ?
En tant que syndic, j’aurai accès à mon compte dès que je passe chez Matera. Certaines
fonctionnalités comme le suivi du budget, les appels de fonds ou le suivi bancaire seront
débloquées au fur et à mesure du paramétrage de mon compte.
? Et mes copropriétaires ?
Pour l’accès aux copropriétaires, c’est moi qui décide ! Je les invite le plus tôt possible
depuis l’onglet Paramètres. Il y a trois types d’accès : administrateur (moi), simple, et élargi.
Je peux aussi choisir ce que voient mes copropriétaires selon leur type d’accès .
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Accès
? Comment payer nos charges ?
Je communique le RIB du compte de paiement à mes copropriétaires pour qu’ils paient

leurs charges par virement bancaire (le RIB est toujours indiqué sur les appels de fonds et
je peux également le rajouter dans les informations générales de ma copropriété). Le
paiement par chèque reste possible à l’ordre « SDC Adresse de la copropriété ».
? Quelles sont mes obligations légales en tant que syndic ?
Tout d’abord, je suis informé(e) par l’équipe Matera dès qu’il y a une nouvelle obligation
légale.
Voici un rappel de quelques petites obligations :
• L’immatriculation de la copropriété au Registre des copropriétés : je dois immatriculer ma

copropriété et vérifier que cela a été fait.
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Immatricuation
• Les mises à jour du Registre des copropriétés : je fais les mises à jour annuelles
obligatoires ainsi que celles nécessaires en fin de mandat.
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Registre
• Les diagnostics techniques obligatoires.

Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Diagnostic
30
BIEN DÉMARRER SUR M ATER A QUELQUE S QUE S TIONS PR ATIQUE S
? Qu’en est-il des assurances ?
• J’ai l’obligation d’avoir une assurance qui couvre la responsabilité civile du syndic
Pourquoi ? Si une personne subit un dommage qui trouve son origine dans les parties communes (à
cause d’un défaut d’entretien par exemple).
Concrètement ? À cause des bâtiments eux-mêmes (chute d’une tuile, glissade dans un escalier,
etc.) ou par les personnes affectées au service de l’immeuble (gardien, jardinier, etc.).
Comment ? Pas d’inquiétude, l’assurance en responsabilité civile du syndic est comprise dans les
services Matera !
• Il m’est fortement recommandé de souscrire une assurance multirisque immeuble
Pourquoi ? En cas de dommage survenu dans les parties communes suite à un sinistre garanti par le
contrat.
Concrètement ? Un incendie, un dégât des eaux, mais aussi une tempête.
Comment ? Je contacte l’équipe via mon compte Matera et nous négocierons pour vous un contrat
avec des garanties avantageuses !
• J’ai l’obligation de souscrire et d’activer une assurance dommage-ouvrage lorsqu’on

effectue des travaux « de bâtiment » dans les parties communes
Pourquoi ? Pour protéger l’immeuble pendant le chantier, et après la réception des travaux.
Concrètement ? En cas de travaux de rénovation, d’extension, d’agrandissement et de surélévation.
Comment ? Je contacte l’équipe via mon compte Matera et nous négocierons pour vous un contrat
avec des garanties avantageuses !
Plus d’infos sur https://support-matera.zendesk.com Assurance Dommages
? D’autres questions ? N’hésitez pas à nous écrire depuis votre compte Matera !
31
BIEN DÉMARRER SUR MATERA QUELQUES QUESTIONS PRATIQUES
ORGANISER SON CONSEIL SYNDICAL

Un conseil syndical efficace, c’est un conseil syndical organisé !
Nous vous recommandons une organisation en 4 pôles principaux. Chacun de ces pôles se
voit attribuer des tâches sur Matera et en dehors de Matera. Pour rappel, nous avons
détaillé toutes ces tâches dans votre Guide.
Responsable trésorerie
Catégoriser les mouvements bancaires
Payer les fournisseurs
Envoyer les appels de fonds depuis Matera
Gérer les impayés
Relations travaux et assurance

Lancer les travaux
Gérer les sinistres (Ex : dégâts des eaux, ...)
Président / Coordinateur
Organiser une Assemblée Générale depuis Matera
Relever les compteurs d’eau (selon la configuration de votre propriété)
Coordonner les pôles
Responsable copropriétaires
Communiquer avec les copropriétaires
Suivre les déménagements dans la copropriété
Pour les programmes neufs, un pôle Relations promoteur vous permettra de suivre la levée des
réserves. Une question sur votre organisation ? Contactez-nous directement en cliquant sur le
bouton « Une question ? » en bas à droite de votre compte Matera.
32

Guide Transition Matera Syndic Pro

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BIEN DÉMARRER

Notre vision chez Matera

Une plateforme pensée pour votre copropriété

À quoi va me servir ce guide de bienvenue ?

· Toutes les bonnes pratiques pour bien démarrer sur Matera ;

Nous avons hâte de démarrer cette aventure à vos côtés,

Un outil simple, sécurisé et intuitif

P OUR QUOI FAIRE ?

ACCES SIBL E À QUI ?

Une communauté de copropriétaires

P OUR QUOI FAIRE ?

Une équipe d’experts qui m’accompagne quotidiennement

MATERA EN QUELQUES ÉTAPES

VOTE EN AG PAR AMÉ TR AGE TERMINÉ

É TAPE 1 É TAPE 2 É TAPE 3

MISE EN PLACE SUIVI QUOTIDIEN

IN TERLO CU TEUR INTERLO CU TEUR INTERLO CU TEUR

Référent pré-AG Référent paramétrage Référent copropriété

ACCOMPAGNEMENT D’E XPERTS

COMMENT NOUS SOL L ICITER ?

Connectez-vous sur Matera et suivez les étapes de votre tableau de bord !

1 Mise en place de Matera

Signer le contrat Quand ? Dès que possible

Je signe mon contrat avec Matera directement sur la plateforme.

Tableau de bord > Signer le contrat Matera

Envoyer le procès-verbal Quand ? Dès que possible

Tableau de bord > Envoi du procès verbal d’assemblée

2 Ouverture du compte de paiement & récupération des archives

Ouvrir un compte de paiement Matera Quand ? Après avoir envoyé le PV

Pour ouvrir un compte de paiement pour ma copropriété directement sur la plateforme

Tableau de bord > Ouvrir un compte Matera pour la copropriété

Remplir mon mandat de prélèvement Quand ? Compte en banque ouvert

Je remplis le mandat de prélèvement avec le compte de paiement de la copropriété (et

Tableau de bord > Remplir le mandat de prélèvement Matera

Récupérer les archives Quand ? Après avoir envoyé le PV

3 Paramétrage comptable & récupération de la trésorerie

Depuis Matera, j'informe les fournisseurs de ma copropriété du changement de syndic

Tableau de bord > Notiﬁer vos fournisseurs

Quand ? Archives récupérées

Récupérer la trésorerie Quand ? Compte en banque ouvert

2. Soit je dois m'occuper de faire le transfert de fonds et clôturer le compte bancaire de

4 Mes premiers pas sur Matera

Conﬁgurer mon compte MySendingBox Quand ? Paramétrage terminé

Paramètres > Conﬁgurer l’envoi de courrier

Inviter mes copropriétaires sur Matera Quand ? Paramétrage terminé

Paramètres > Inviter mes copropriétaires sur Matera

Télécharger l’application mobile Matera Quand ? Paramétrage terminé

Ajouter tous mes contrats Quand ? Paramétrage terminé

J’ajoute tous les contrats de la copropriété sur mon compte Matera.

Fournisseurs et contrats > Mes contrats > Nouveau contrat

Comparer mon contrat d’assurance d’immeuble Quand ? Paramétrage terminé

Fournisseurs et contrats > L'assurance Matera

Créer une adresse mail générique pour toute la copropriété

ET ... TADAA, TOUT EST PRÊT !

Ce que Matera me permet de faire ...

Payer mes fournisseurs p. 13

Envoyer les appels de fonds depuis Matera p. 13

Organiser une Assemblée Générale depuis Matera p. 15

Relever les compteurs d’eau p. 16

Chaque année je peux ...

Lancer des travaux p. 17

Communiquer avec mes copropriétaires p. 18

Événements occasionnels ou imprévus

Un sinistre (Ex : dégât des eaux) p. 19