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CHAPITRE 3 Les inventaires physiques

Aux termes de larticle 17 de la loi comptable 1 lopration dinventaire doit tre ralise, au moins une fois par exercice, leffet de vrifier lexistence des lments dactifs et de passifs et de sassurer de leur valeur. Introduction Les entreprises doivent dresser, au moins une fois par an, un inventaire de leurs lments actifs et passifs. Au sens juridique, linventaire est un document donnant ltat descriptif et estimatif du patrimoine dune entreprise. Sur le plan comptable, linventaire ncessite des travaux comptables (danalyse, de rectification et de redressement) et des travaux extracomptables (dinventaires physiques). Outre leur caractre lgal et obligatoire, les inventaires physiques prsentent, du point de vue de la gestion courante des entreprises, la meilleure scurit pour la conservation du patrimoine et la fiabilit de la comptabilit. Les inventaires physiques portent sur : 1. Les stocks : valeurs dexploitation. 2. Les immobilisations. 3. Les valeurs disponibles (caisse, effets recevoir, chques en caisse et titres en porte feuille). 4. Les divers stocks (fournitures de bureau). Ces inventaires ont lieu la date de clture moins que lentreprise ne tienne un inventaire permanent fiable de llment inventori. Les entreprises, qui tiennent un inventaire permanent, peuvent dresser leur inventaire physique une date autre que la date de clture. Pour ces entreprises, un inventaire physique de chaque lment doit avoir lieu au moins une fois par an. Cet inventaire peut tre tournant cest--dire accompli au fur et mesure, article par article, et non dune faon globale et simultane pour lensemble des lments en stocks. Linventaire tournant doit bien entendu porter une ou plusieurs fois, dans lintervalle dune anne au maximum, sur lensemble des lments existants en stocks. Les entreprises peuvent aussi combiner linventaire intermittent avec linventaire tournant : ces entreprises limitent linventaire la date de clture aux lments des stocks les plus importants et significatifs. Les lments de moindre importance sont inventoris physiquement en cours dexercice. Leur inventaire la date de clture est tabli partir des fiches dinventaire permanent. Les diffrents inventaires physiques doivent tre organiss au pralable par des instructions dinventaire crites pour leur assurer un droulement satisfaisant. INVENTAIRE PHYSIQUE DES VALEURS DEXPLOITATION Il est important que les instructions dinventaire soient tablies et communiques aux diffrents intresss (personnel de lentreprise, commissaire aux comptes) suffisamment lavance. Les instructions doivent tre claires et prcises. Elles organisent les problmes suivants :
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Loi n 96-112 du 30 dcembre 1996, relative au systme comptable des entreprises 1

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PLAN DES INSTRUCTIONS DINVENTAIRE PHYSIQUE DES VALEURS DEXPLOITATION Dsignation dun responsable : 1. Inventaire physique 1.1. Organisation de la prise dinventaire Date Lieu Catgories de stocks Equipes Participation des Auditeurs (Audit interne, Expert comptable, commissaire aux comptes) Rpartition du travail Tickets dinventaire Rangement pralable Arrt des mouvements physiques Biens appartenant des tiers et se trouvant chez lentreprise Biens appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers Droulement de linventaire Etat des stocks Double comptage Prise en compte des mouvements aprs comptage 1.2. Centralisation et contrle de linventaire Centralisation des tickets dinventaire Rapprochement inventaire permanent avec inventaire physique Troisime comptage ventuel 2. Inventaire sur fiches Arrt des fiches dinventaire permanent la date de clture Correspondance entre les entres et les sorties en stocks et leur comptabilisation Exclusion des articles appartenant des tiers Intgration dans linventaire des articles appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers Rcapitulation des fiches de stocks 3. Valorisation des stocks Mthode dvaluation retenue Modalit dapplication de la mthode Vrification des calculs Estimation des dprciations et provisions Estimation des cours du jour et provisions 4. Rapport annuel dinventaire http://www.procomptable.com 2

Dveloppement de certaines instructions dinventaire Dsignation dun responsable : Lorganisation de linventaire peut tre confie un comit. Mais, il est ncessaire quune personne hautement place dans la hirarchie soit dsigne pour diriger les travaux et les mener bonne fin. Date de linventaire : Linventaire physique des stocks a lieu, gnralement une date trs proche de la clture. Toutefois, les entreprises qui tiennent un inventaire permanent sur fiches peuvent taler leur Inventaire tout au long de lexercice (inventaire tournant). Mais dans tous les cas, un dispositif doit tre mis en place pour apprhender et tenir compte des mouvements qui interviennent entre la date de prise dinventaire et la date de clture. Catgorie des stocks et lieu dinventaire : Les diffrents types de stocks doivent tre rappels (matires premires, consommables, encours, semi-finis, finis, etc...). Une liste des endroits concerns doit tre tablie. A la liste des catgories et endroits de stockage, on fait correspondre les dates de prise dinventaire, les quipes et responsables. Participation des auditeurs : La participation des auditeurs internes et externes lanalyse des instructions dinventaire et la supervision des travaux dinventaire est souhaitable pour confrer lopration dinventaire plus de rigueur. En revanche, la participation des magasiniers de lentreprise doit tre vite. Leur prsence doit tre limite au strict besoin ventuel dinformation et dexplication. Tickets dinventaire : Les tickets dinventaire comprennent gnralement trois volets dtachables. 1. Une partie prcisant la rfrence et le numro dordre du ticket. Cette partie est la seule qui reste colle la marchandise inventorie aprs les deux comptages. 2. Remplie et dcoupe lors du deuxime comptage. 3. Remplie et dcoupe lors du premier comptage. Les tickets doivent tre prrfrencs et prnumrots. Aucun ticket, mme annul, ne peut tre dtruit. Rangement pralable : Les stocks inventorier doivent tre pralablement rangs pour viter les oublis et faciliter le comptage. Les stocks inventoris doivent tre signals et rester rangs pour viter leur double prise en compte. Arrt des mouvements physiques : Linventaire ne doit pas tre perturb par des mouvements. La production ne doit pas, autant que possible, tre perturbe par linventaire. Lidal est que linventaire se droule dans un laps de temps assez court et o la production est arrte (week-end mme prolong, priode darrt...). Droulement de linventaire : Les oprations concrtes de prise dinventaire sont particulires chaque organisation. Le mode le plus frquent consiste utiliser des tickets 3 volets et procder un double comptage. Premire phase dinventaire Les tickets prnumrots sont colls aux stocks ou remis au responsable de la premire quipe. Lentte est remplie lors du collage du ticket sur les stocks inventorier. La premire quipe procde au comptage et lapprciation de ltat des stocks. Elle remplit la troisime partie du ticket et la dcoupe pour la remettre la personne ou au service charg de la centralisation (gnralement un comptable). Deuxime phase dinventaire http://www.procomptable.com 3

La deuxime quipe intervient ensuite. Elle remplit le deuxime volet du ticket et le remet la personne ou au service charg de la centralisation. Ainsi aprs les deux comptages, seul le premier volet du ticket reste coll la marchandise inventorie. Troisime comptage : Lorsque les deux comptages dgagent un cart significatif ou lorsquil y a un cart significatif entre le rsultat de linventaire physique et linventaire thorique sur fiche, il y a lieu de procder un troisime inventaire effectuer par les responsables des deux quipes sous la direction dun troisime responsable (gnralement le responsable de la centralisation). Rapport annuel dinventaire : Ce rapport tabli par le responsable de linventaire comprend : Une description et un compte rendu du droulement effectif de linventaire. Les difficults rencontres et les solutions adoptes. Les propositions de mesures prendre pour faciliter et amliorer les prises dinventaire venir. Modle de ticket dinventaire
Ticket n 001/Exercice 2003 (mentionner le n de lquipe)

Ticket n 001/Exercice 2003 Equipe n /2me comptage Dsignation du produit Rfrence Unit Quantit Etat physique Date et nom du responsable

rempli au pralable ou par la premire quipe

rempli par la deuxime quipe

Ticket n 001/Exercice 2003 Equipe n Quantit Etat physique Date et nom du responsable 1er comptage

rempli par la premire quipe

INVENTAIRE PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Les instructions dinventaire des immobilisations doivent organiser les problmes suivants : PLAN DES INSTRUCTIONS DINVENTAIRE PHYSIQUE DES INVESTISSEMENTS Dsignation dun responsable 1. Inventaire physique des investissements mobiles 1.1. Organisation de linventaire Date Lieu Equipes http://www.procomptable.com 4

Rpartition du travail Documents utiliser Rangement pralable Biens appartenant des tiers se trouvant chez lentreprise Biens appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers 1.2. Droulement de linventaire 1.3. Rapprochement de lInventaire physique avec les fiches dimmobilisation 1.4. Mises au rebut 2. Inventaire physique des investissements fixes Etablissement de linventaire sur fiches Circularisation de la conservation foncire Date des visites et personnes charges des constats 3. Rapport annuel dinventaire Dveloppement des instructions dinventaire Dsignation dun responsable : Lorganisation de linventaire ncessite la dsignation dun haut responsable disponible et au fait des questions dorganisation administrative pour diriger le droulement effectif des oprations dinventaire. INVENTAIRE DES INVESTISSEMENTS MOBILES Date de linventaire : Linventaire peut avoir lieu nimporte quelle priode de lexercice, la loi comptable ayant laiss ce choix libre et ne la pas li la clture de lexercice. Aussi, retient-on gnralement les priodes de sous-activit (basse saison) ou darrt pour effectuer linventaire sans perturber lexploitation. Lieu : Larrt dune liste des endroits concerns par linventaire est indispensable pour viter tout oubli pur et simple. A la liste des endroits, on fait correspondre les dates de prise dinventaire. Equipes : Dsignation des quipes dinventaire et rpartition du travail entre les quipes. La participation des auditeurs internes et externes est trs conseille pour confrer lopration plus de rigueur. Rpartition du travail : Organisation de la rpartition des tches au sein des quipes dinventaire. Documents utiliser et droulement de linventaire : Les oprations concrtes de prise dinventaire sont particulires chaque organisation. Toutefois, un certain nombre de traits caractristiques peuvent tre rappels : Recherche de la rfrence comptable ou autre rfrence porte physiquement sur le bien pour lidentifier. - Mention sur les documents de prise dinventaire. - Marquage visible de limmobilisation aprs inventaire. Deux procds confrant diffrents degrs de fiabilit peuvent tre suivis. Inventaire partir de la liste des immobilisations prtablie par la comptabilit Les quipes partent avec une liste des immobilisations. Elles identifient limmobilisation et constatent son existence en margeant la liste.

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Elles dressent deux listes complmentaires : - Une liste des immobilisations inventories mais non fiches. - Et une liste des immobilisations fiches et non inventories. Cette mthode, moins fiable que la deuxime mthode, est utilise lors des premiers inventaires physiques des immobilisations qui constituent des exercices dapprentissage. Prise dinventaire sur le terrain Les quipes partent linventaire sans liste des immobilisations. Elles dressent la liste des immobilisations existantes. Une comparaison dans un dlai aussi court que possible avec linventaire comptable permet dtablir la liste des immobilisations non fiches et celle des immobilisations fiches et non inventories pour une enqute approfondie. Rangement pralable : Dans la mesure du possible, les immobilisations multiples existantes dans un centre dinventaire sont groupes au cours des journes dinventaire. De mme, lorsque cela savre possible il y a lieu de procder au rangement des immobilisations pour faciliter et acclrer la prise dinventaire. Biens appartenant des tiers et se trouvant chez lentreprise : Il sagit de biens reus en admission temporaire, de biens pris en location et de biens emprunts des tiers. Ces immobilisations doivent faire lobjet dune liste autonome. Il est utile den vrifier lexhaustivit avec les tiers concerns. Biens appartenant lentreprise et se trouvant chez des tiers : Il sagit de biens en exportation temporaire, donns en location ou prts. Une liste doit tre tablie et confirme par les dpositaires dtenteurs des biens. Rapprochement de linventaire avec les fiches dimmobilisation : Le service comptable procde la vrification des listes dinventaire physique et dgage les points litigieux qui ncessitent une enqute ou un complment de recherche. Il met jour les fiches dimmobilisation en mentionnant la date dinventaire physique, lendroit ou le lieu o a t inventori le bien et ventuellement les observations relatives ltat de limmobilisation. Tous les cas litigieux seront ports devant le responsable de linventaire qui transmet ses conclusions finales crites la comptabilit. Saisie des entres et sorties de matriels entre la date de linventaire et la date de clture : Lentreprise doit tre mme de tenir un tat des entres-sorties dinvestissements entre la date de prise dinventaire et la date de clture. De mme en cas de nouvelles acquisitions, des nouvelles fiches sont cres et en cas de sortie les fiches correspondantes sont soldes. Mises au rebut : Les immobilisations qui savrent impropres lusage sont mises au rebut. La dcision de mise au rebut doit tre prise par un comit de direction comprenant les responsables techniques. La mise au rebut doit faire lobjet dun procs-verbal dat et sign et communiqu au service comptable. INVENTAIRE PHYSIQUE DES INVESTISSEMENTS FIXES Les investissements fixes se composent des : 1. Terrains 2. Agencements 3. Constructions 4. Installations complexes http://www.procomptable.com 6

Leur inventaire physique comprend lobservation physique et, pour les terrains les extraits actuels de la conservation foncire. Etablissement de linventaire sur fiches : Au pralable, les immobilisations fixes donnent lieu ltablissement dun inventaire comptable par un arrt effectu une date proche de la prise dinventaire. Les constats de lexistence des immobilisations sont gnralement faciles raliser : il suffit de sassurer partir de cet tat que les immobilisations sont bien existantes et en tat dusage et quaucun lment connu nest omis. Cas particulier des terrains construits ou nus : Pour chaque terrain, un extrait de la conservation foncire doit tre demand annuellement. Cet extrait constitue une pice justificative fortement probante pour la comptabilit. Documents utiliser : On se reportera aux commentaires relatifs linventaire effectu partir dune liste des immobilisations prtablie par la comptabilit. RAPPORT ANNUEL DINVENTAIRE Ce rapport tabli par le responsable de linventaire comprend : - Une description et un compte rendu du droulement effectif de linventaire. - Les difficults rencontres et les solutions adoptes. - Les propositions de mesures prendre pour faciliter et amliorer les prises dinventaire venir. INVENTAIRE DES VALEURS DISPONIBLES Linventaire des valeurs disponibles concerne essentiellement : - La caisse - Les effets recevoir - Les chques en caisse Les instructions dinventaire portent sur les points suivants : PLAN DES INSTRUCTIONS DINVENTAIRE DES VALEURS DISPONIBLES Dsignation dun responsable 1. Mise de la caisse zro 2. Inventaire de la caisse date Responsable du contrle physique Prsence de lauditeur Arrt de la caisse Procs-verbal dinventaire 3. Inventaire des effets recevoir Date Responsable du contrle physique Prsence de lauditeur Arrt des mouvements Procs-verbal dinventaire http://www.procomptable.com 7

4. Chques en caisse Date Responsable du contrle physique Prsence de lauditeur Arrt des mouvements Procs-verbal dinventaire 5. Rapport annuel dinventaire Dveloppement de certaines instructions dinventaire Mise de la caisse zro : La procdure idale pour la justification de la caisse est celle qui consiste remettre tous les fonds en caisse la banque la fin de la journe de clture ou la premire heure du premier jour de rouverture de lexercice. Cette procdure dispense de la prise dinventaire physique pour la caisse. Procs-verbal de linventaire de caisse : Linventaire physique donne lieu un tat dtaill des fonds dtenus en caisse. Il est sign sance tenante par le trsorier, le responsable du contrle de linventaire et lauditeur sil est prsent. La signature immdiate du procs-verbal est indispensable quelles que soient les circonstances. INVENTAIRE PHYSIQUE DES FOURNITURES DE BUREAU Les fournitures de bureau peuvent tre ngliges lorsque leur valeur est insignifiante. En revanche, lorsque la valeur des fournitures est importante, il est utile de procder leur inventaire physique la clture de lexercice. Le degr dlaboration de cet inventaire est fonction de limportance des stocks de fournitures dans lentreprise. Les imprims non utiliss font partie de cet inventaire mais la condition quils restent encore utilisables. Les imprims abandonns sont exclus de linventaire car ils nont plus dutilit oprationnelle et sont plutt destins la destruction.

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