Notice Pour Les Etudiants

Pstage – Portail des conventions de stage
Création d’une convention de stage

Notice d’utilisation « Pas à pas »
Sommaire
Etape 1 – Recueil des informations ............................................................................ 3
Etape 2 – Se connecter à PStage ................................................................................ 4
1) Via l'ENT ......................................................................................................................... 4
2) Page d’accueil Pstage .................................................................................................. 4
Etape 3 – Informations de l’étudiant ........................................................................... 5
1) Contrôler toutes les informations requises. ............................................................... 5
2) Choisir le cadre du stage .............................................................................................. 6
3) Contrôler toutes les informations avant de confirmer. ............................................. 6
Etape 4 – Etablissement d’accueil .............................................................................. 7
1) Rechercher l’établissement (l’organisme d’accueil) ................................................. 7
2) Créer l’établissement s’il n’est pas déjà enregistré sur Pstage.................................... 7
Modifier les informations de l’établissement d’accueil déjà enregistré sur Pstage ........ 8
Etape 5 – Service d’accueil ....................................................................................... 10
1) Choisir le service d’accueil du stage ........................................................................ 10
Etape 6 – Tuteur professionnel ................................................................................. 11
1) Saisir le tuteur professionnel ..................................................................................... 11
Etape 7 – Stage ........................................................................................................... 13
1) Choix de la langue pour la convention ..................................................................... 13
2) Contenu du stage ........................................................................................................ 13
3) Dates et horaires ......................................................................................................... 14
4) Gratification .................................................................................................................. 16
5) Divers............................................................................................................................. 17
Etape 8 – Enseignant référent ................................................................................... 19
1) Rechercher le nom de l’enseignant .......................................................................... 19
Etape 9 – Signataire ................................................................................................... 20
1) Sélectionner le signataire de la convention pour l’organisme d’accueil ............. 20
2) Valider le signataire ..................................................................................................... 21
Etape 10 – Récapitulatif des informations saisies .................................................. 22
1) Contrôler que toutes les informations sont correctes. ........................................... 22
Etape 11 – Finalisation de la convention ................................................................. 24
Modification ou suppression de la convention ....................................................... 25
Pstage – Création d’une convention de stage

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UPJV - Direction de l’Orientation et de l’Insertion Professionnelle (DOIP) –2021
Etape 1 – Recueil des informations
Pour saisir ma convention de stage, je dois me munir des informations suivantes :
-Concernant l’organisme où j’effectue le stage :

· les coordonnées postales et téléphoniques,
· pour tout stage en France : son numéro de SIRET (numéro d’identité de l’entreprise
à14 chiffres),
· le code NAF/APE (code représentant le secteur d’activité : 4 chiffres + 1 lettre),
· l’effectif de l’entreprise,
· le statut juridique (SA, SARL,...).
Si je n’ai pas sollicité l’organisme d’accueil pour l’obtention du numéro SIRET et du
code NAF, il est possible de les obtenir sur les sites indiqués ci-dessous :
http://manageo.fr, http://www.aef.cci.fr,
http://www.societe.com, http://www.pagespro.com,
http://www.infogreffe.fr, http://www.bottin.fr
S’il s’agit d’un stage effectué à l’étranger : certains pays sont considérés à risques et
sont interdits – la convention de stage ne sera pas signée par l’UPJV.
Pour vérifier le statut du pays de votre stage, consultez le site web du Ministère de
l’Europe et des Affaires étrangères (les zones interdites sont en orange ou rouge) :
http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/ -> conseil par pays -> Sécurité
-> carte
Concernant le tuteur professionnel

· son nom,
· sa fonction, Tous ces éléments sont à reporter sur le
· son service de rattachement document «Imprimé-contact» à
· ses coordonnées téléphoniques, mail…. télécharger depuis la page d’accueil de
Pstage (et en annexe de ce guide)
Concernant le stage
· la thématique et les missions principales,
· les dates précises de la période de stage.

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Etape 2 – Se connecter à PStage
1) Via l'ENT
Onglet « Etudes » - Cliquer sur « Portail des conventions de stage »
2) Page d’accueil Pstage
Des liens de téléchargement de notices et de vidéos sont accessibles sur cette page.
Il est recommandé d’utiliser le lien vers le simulateur de la gratification du stage.

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3) Cliquer sur « Créer une convention »
Cliquer sur « Convention de stage » dans le bandeau de menu à droite, puis sur
« Créer une convention »
Etape 3 – Informations de l’étudiant
1) Contrôler toutes les informations requises.
Veiller à bien indiquer l’adresse du

lieu de résidence pendant la durée
du stage.
Modifier si besoin l’adresse, le téléphone et/ou l’email personnel.
Il est important de prendre soin d’indiquer l’adresse de résidence pendant le stage pour
des raisons de couverture d’accident du travail (trajet résidence-lieu du stage).

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2) Choisir le cadre du stage
Choisir l’année universitaire en cours. Attention, ce n’est plus modifiable par la suite.
Si je suis inscrit.e à plusieurs formations, choisir celle au titre de laquelle je réalise le

stage.
S’il y a plusieurs natures de stages possibles pour ma formation, je dois choisir celle qui
convient (par exemple « Stage découverte », « Stage obligatoire »).
Cliquer sur « Valider ».
3) Contrôler toutes les informations avant de confirmer.
Vérifier que toutes les

informations sont correctes
avant de confirmer.
Cliquer sur « Précédent » s’il y a des modifications à apporter.
S’il n’y a pas de modification, cliquer sur « Confirmer ».

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Etape 4 – Etablissement d’accueil
1) Rechercher l’établissement (l’organisme d’accueil)
Choisir votre type de recherche, plusieurs choix sont possibles. Utiliser le menu
déroulant « Par raison sociale ».
Saisir le critère de recherche puis cliquer sur « Rechercher ».
Si l’établissement d’accueil du stage n’est pas dans la liste, cliquer sur « Créez-le »
pour saisir les informations le concernant.
2) Créer l’établissement s’il n’est pas déjà enregistré sur Pstage
Renseigner toutes les informations sur l’établissement d’accueil.
Cliquer sur « Créer ».

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Modifier les informations de l’établissement d’accueil déjà enregistré sur Pstage
S’il y a des
modifications à
apporter, cliquer sur
« Modifier ces
informations ».

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Attention : toute modification de la fiche « établissement d’accueil » impacte les
conventions précédemment saisies sur Pstage avec cet établissement d’accueil.
Aussi, il faut s’assurer que les modifications sont bien à apporter.
Il ne peut s’agir que de coquille ou de changement d’adresse.
Renseigner tous les champs puis cliquer sur « Modifier ».
Un bandeau bleu apparaît indiquant que « L’établissement a bien été modifié. »
Cliquer sur « Confirmer et continuer »

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Etape 5 – Service d’accueil
1) Choisir le service d’accueil du stage
Si le service n’existe pas dans la base Pstage, cliquer sur « Créez-le ».
Cliquer sur « Oui »

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Renseigner le nom de ce service. Et indiquer s’il se trouve à la même adresse que
l’établissement.
Si le stage s’effectue à l’adresse du siège, cliquer “Oui” à la question « Ce service est à

la même adresse que l’établissement ? »
Si le lieu est différent, cliquer sur “Non” et saisir l’adresse du service.
Etape 6 – Tuteur professionnel
1) Saisir le tuteur professionnel
Si le tuteur n’apparaît pas, cliquer sur « Créez-le » et remplissez les

champs demandés.

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Renseigner tous les champs puis cliquer sur « Créer ».
Sélectionner le tuteur en cliquant sur l’élément.

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Etape 7 – Stage
1) Choix de la langue pour la convention
Si le stage est à l’étranger, il est

possible de choisir une convention
bilingue
 Français-Anglais,
 Français-Allemand,
 Français-Espagnol
 Français-Italien.
Choisir la langue en utilisant le

menu déroulant.
2) Contenu du stage
Sélectionner le type de stage
Sélectionner la thématique du stage

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3) Dates et horaires
Saisir la date de début et la date de fin du stage.
S’il est prévu une seule période d’interruption du stage, cocher « Oui » et saisir la date
de début et de fin de l’interruption.
Si plusieurs périodes d’interruption sont prévues, laisser « Non » et préciser les dates
des périodes d’interruption dans la case « Commentaire sur le temps de travail ».
Indiquer la nature du temps de travail : « Temps plein » (quotité = 100%) ou « Temps

partiel ».
Préciser à la case suivante le nombre de jours de stage par semaine (exemple : du

lundi au vendredi = 5 jours).

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Saisir le nombre d’heures de stage par semaine à la case « Nombre d’heures
hebdomadaires » en prenant soin de le faire au format xx.xx (exemple : 35 heures sera
saisi « 35.00 »)
La case « Nombre de jours de congés autorisés » peut être laissée vide, ce n’est pas
une case à renseigner obligatoirement.
Tous les détails sur le temps de travail du stage, les dates et les horaires doivent être
saisis à la case « Commentaire sur le temps de travail ».
On peut y indiquer le détail du calendrier du stage (exemple : « Stage du lundi au
vendredi de 9h à 12h et de 13h à 17h, sauf le mercredi 26 de 10h à 13h et de 14h à
18h »)

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4) Gratification
Répondre à la question « Gratification au cours du stage ? »

-3 réponses possibles
 « Oui »
 « Non »
 « Ne sait pas »
Si « Oui », renseigner tous les champs correspondants.
A savoir :
En France, la gratification est obligatoire si la durée totale du stage

dépasse 308 heures (y compris si les 308 heures ne sont pas
consécutives lorsqu’il y a une ou plusieurs périodes d’interruption).
La gratification doit obligatoirement être renseignée si la durée de
votre stage dépasse 308 heures.
La gratification est calculée dès la première heure de stage.
Le taux minimal du montant de la gratification correspond à 15% du plafond

journalier de la sécurité sociale (en 2021 : 3,90€ par heure).

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5) Divers
Utiliser le menu déroulant pour répondre à « Comment le stage a-t-il été trouvé ? »
Cocher « oui » ou « non » pour la « confidentialité du sujet/thème du stage »
Préciser la nature du travail à fournir suite au stage en utilisant le menu déroulant.
Indiquer les modalités de validation du stage

Les champs à droite peuvent être complétés ou non.
Puis cliquer sur « Valider ».

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Pour finaliser l’étape 6, cliquer sur « Confirmer » ou s’il y a des modifications
à apporter cliquer sur « Précédent ».
Vérifiez que toutes les informations

soient correctes.

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Etape 8 – Enseignant référent
1) Rechercher le nom de l’enseignant
Vous ne choisissez pas l’enseignant ou l’enseignante référent de votre stage. Si

son nom ne vous a pas été communiqué, contactez le service scolarité de votre
formation.
Saisir le nom et le prénom de l’enseignant

puis cliquer sur « Rechercher ».
Astuce : En cas de difficulté à trouver

l’enseignant, on peut saisir juste le prénom,
ou éviter de saisir les accents.
Cliquer sur l’enseignant puis sur « Sélectionner et continuer ».

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Etape 9 – Signataire
1) Sélectionner le signataire de la convention pour l’organisme d’accueil
Le signataire est le responsable de l’organisme d’accueil.

Cliquer sur « Sélectionner un signataire »
Le service apparait. Vous devez sélectionner le « contact » qui sera le signataire de la

convention.
Si le contact qui apparait n’est pas le signataire, cliquer sur « Créez-le » pour saisir ses
informations.

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Renseigner tous les champs nécessaires et cliquer sur « Créer ».
2) Valider le signataire
Vérifier les informations et cliquer sur « Valider »

Il est possible de les modifier en cliquant sur « Modifier ces informations ».

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Etape 10 – Récapitulatif des informations saisies
1) Contrôler que toutes les informations sont correctes.

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Une fois la vérification des informations terminées, cliquer sur « Créer ».

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Etape 11 – Finalisation de la convention
La convention de stage vient d’être créée, le bandeau suivant s’affiche pour

confirmer la création de la convention.
Lorsque votre convention sera validée par l’UPJV, vous pourrez soit l’imprimer
sur Pstage à l’onglet « Impression » soit l’obtenir en version PDF ou papier
auprès du service Scolarité de votre formation.
Vous serez alors chargé.e d’assurer le circuit des signatures de la convention de

stage.
Ordre des signatures :

1. Le stagiaire
2. L’organisme d’accueil
3. L’UPJV
Si l’organisme d’accueil souhaite signer après l’UPJV, contactez la cellule Stages

de la DOIP à stages@u-picardie.fr
Important :
Vous devez joindre à votre convention de stage, la ou les attestations

d’assurance suivantes, à vos nom et prénoms et qui couvrent toute la
période du stage
- Pour un stage en France : Assurance responsabilité civile

- Pour un stage à l’étranger : Assurance rapatriement + Assurance
responsabilité civile

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Modification ou suppression de la convention
Modification du contenu de la convention
Avant la validation de la convention sur Pstage par l’UPJV, vous avez la possibilité de
modifier votre saisie.
 Se rendre à l’onglet que l’on souhaite modifier

 Cliquer au bas de l’écran sur « Modifier »
 Modifier le contenu souhaité dans les cases blanches
 Cliquer à nouveau sur « Modifier » au bas de l’écran
 Vérifier la prise en compte de la modification
Si la convention a déjà été validée par l’UPJV :

vous devez contacter le service Scolarité de votre formation et préciser les
modifications à réaliser
Si la convention a déjà été signée par l’organisme d’accueil et par l’UPJV, toute
modification nécessite un avenant. Vous devez contacter le service Scolarité de votre
formation pour obtenir un avenant.
Suppression de la convention
Avant la validation de la convention sur Pstage par l’UPJV, vous avez la possibilité de
supprimer votre convention.
 Onglet « récapitulatif », tout en bas de l’écran cliquer sur « Supprimer la
convention »
Pour une suppression de convention, il est impératif d’en informer l’enseignant

référent et le service scolarité de votre formation !

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-Concernant l’organisme où j’effectue le stage :

Concernant le tuteur professionnel

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Onglet « Etudes » - Cliquer sur « Portail des conventions de stage »

2) Page d’accueil Pstage

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Etape 3 – Informations de l’étudiant

1) Contrôler toutes les informations requises.

Veiller à bien indiquer l’adresse du

Modifier si besoin l’adresse, le téléphone et/ou l’email personnel.

Pstage – Création d’une convention de stage

Si je suis inscrit.e à plusieurs formations, choisir celle au titre de laquelle je réalise le

Cliquer sur « Valider ».

3) Contrôler toutes les informations avant de confirmer.

Vérifier que toutes les

Cliquer sur « Précédent » s’il y a des modifications à apporter.

S’il n’y a pas de modification, cliquer sur « Confirmer ».

Pstage – Création d’une convention de stage

1) Rechercher l’établissement (l’organisme d’accueil)

Saisir le critère de recherche puis cliquer sur « Rechercher ».

2) Créer l’établissement s’il n’est pas déjà enregistré sur Pstage

Renseigner toutes les informations sur l’établissement d’accueil.

Cliquer sur « Créer ».

Pstage – Création d’une convention de stage

Pstage – Création d’une convention de stage

Aussi, il faut s’assurer que les modifications sont bien à apporter.

Il ne peut s’agir que de coquille ou de changement d’adresse.

Renseigner tous les champs puis cliquer sur « Modifier ».

Un bandeau bleu apparaît indiquant que « L’établissement a bien été modifié. »

Cliquer sur « Confirmer et continuer »

Pstage – Création d’une convention de stage

1) Choisir le service d’accueil du stage

Si le service n’existe pas dans la base Pstage, cliquer sur « Créez-le ».

Cliquer sur « Oui »

Pstage – Création d’une convention de stage

Si le stage s’effectue à l’adresse du siège, cliquer “Oui” à la question « Ce service est à

Si le lieu est différent, cliquer sur “Non” et saisir l’adresse du service.

Etape 6 – Tuteur professionnel

1) Saisir le tuteur professionnel

Si le tuteur n’apparaît pas, cliquer sur « Créez-le » et remplissez les

Pstage – Création d’une convention de stage

Sélectionner le tuteur en cliquant sur l’élément.

Pstage – Création d’une convention de stage

1) Choix de la langue pour la convention

Si le stage est à l’étranger, il est

Choisir la langue en utilisant le

Sélectionner le type de stage

Sélectionner la thématique du stage

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Saisir la date de début et la date de fin du stage.

Indiquer la nature du temps de travail : « Temps plein » (quotité = 100%) ou « Temps

Préciser à la case suivante le nombre de jours de stage par semaine (exemple : du

Pstage – Création d’une convention de stage

Pstage – Création d’une convention de stage

Répondre à la question « Gratification au cours du stage ? »

Si « Oui », renseigner tous les champs correspondants.

En France, la gratification est obligatoire si la durée totale du stage

La gratification est calculée dès la première heure de stage.

Le taux minimal du montant de la gratification correspond à 15% du plafond

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