Présentation générale

Solution de gestion de files d’attente

16 rue de la Comète
75007 Paris
France

Téléphone : +33 (0)9 72 29 12 50

Télécopie : +33 (0)9 72 29 12 51

Email : info@mplogic.com
Site web : www.mplogic.com



A l’arrivée du public, un kiosque/terminal d’accueil moderne

Ecran tactile de grande taille avec interface conviviale et présentation valorisante

• Ecran tactile avec dalle étanche 15 pouces 1024 x 768 pixels réglable en inclinaison pour s’adapter à
différents modes d’utilisation
• Personnalisation graphique de l’interface via un bandeau en haut de l’écran tactile (avec QR-Code
lien site WEB) et un fond derrière les zones tactiles
• Visualisation de 1 à 8 zones tactiles graphiques personnalisables pour la sélection des
services avec gestion d’un planning d’ouverture des services (2 périodes journalières et gestion des
jours de la semaine) avec modifications programmées de l’aspect des zones tactiles
• Visualisation du temps moyen d’attente par service et/ou du nombre de personnes en attente
(avant la sélection d’un service et l’impression éventuellement inutile d’un ticket si le visiteur ne
peut pas attendre le temps indiqué)

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• Visualisation d’une pleine page furtive au moment de l’impression du ticket pour des
informations « flash » ou l’affichage d’un plan situant la zone d’attente (durée d’apparition
paramétrable)
Une page furtive distincte par service, soit huit pages furtives disponibles
Cette fonction peut être détournée de sa vocation première pour éviter que des personnes ne prennent plusieurs tickets
en un temps très court pour ensuite les revendre aux nouveaux arrivants

!
• Visualisation d’un message automatique d’information en cas d’absence de places assises en zone
d’attente (avant la sélection d’un service et l’impression éventuellement inutile d’un ticket si le
visiteur ne peut pas attendre en position debout)

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Exemple de personnalisation de l’interface d’accueil pour une mairie

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Exemple de personnalisation de l’interface d’accueil pour une pharmacie

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Exemple de personnalisation de l’interface d’accueil pour une banque

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Exemple de personnalisation de l’interface d’accueil pour un hôpital

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Exemple de personnalisation de l’interface d’accueil pour une compagnie de transport

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Exemple de bouton personnalisé de sélection de service pour un service ouvert en hôpital

(la commutation de l’image est automatique en fonction des horaires d’ouverture des services)

Exemple de bouton personnalisé de sélection de service pour un service fermé en hôpital

(la commutation de l’image est automatique en fonction des horaires d’ouverture des services)

Exemple de bouton personnalisé de sélection de cabinet de médecin

avec photographie en centre médical

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Exemple de bouton personnalisé de sélection de service avec dessin en ambassade

Nota : « personnalisation » veut dire que les éléments décrits sont composés de fichiers graphiques (image, texte, photographie)
téléchargés dans le terminal/kiosque d’accueil. L’utilisateur reste maître de la présentation visuelle de sa solution EXTR@TIME
qui ne ressemblera à aucune autre.

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Imprimante thermique rapide et silencieuse

• Intégration de l’imprimante (source EPSON) sous l’écran tactile

• Impression d’un ticket sur papier thermique en largeur 80 mm avec :
ü Logo personnalisable
ü Lignes d’information
ü Nom du service
ü Identité du ticket via une lettre spécifique à chaque service et un numéro d’ordre de 0001
à 9999
ü Date et/ou heure
ü Nombre de personnes en attente dans le service lié au ticket imprimé
ü Estimation du temps d’attente avant réception dans le service lié au ticket imprimé
ü Adresse de site web
ü Message automatique de sensibilisation quand il n’y a plus de places assises en zone d’attente

Nota : La solution EXTR@TIME utilise une identification de ticket « intelligente » où chaque service désigné par une lettre
unique à une suite numérique journalière allant de 0001 à 9999.
Ce mode « évolué » ne génère de confusion dans l’esprit du public (contrairement aux anciens systèmes sans lettre de service
devant le numéro où la suite numérique journalière unique est partagée en segments entre plusieurs services.
Ce qui permet de voir éventuellement des incohérences telles que le numéro 252 appelé avant le numéro 245 !
L’absence de papier thermique est indiquée automatiquement sur l’ensemble des interfaces des guichets quand la condition est
présente (en plus du marquage rouge visible sur le papier en fin de rouleau).

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Unité informatique performante

• Intégration de l’unité informatique derrière l’écran tactile

• Carte mère de type PC avec processeur INTEL
• Disque dur
• Port vidéo Full HD 1920 x 1080 pixels vers le ou les moniteurs en salle d’attente
• Port Ethernet vers réseau informatique site
• Port audio vers moniteurs en salle d’attente
• Ports USB pour sauvegarde de sécurité et opération de mise à jour

Totem optionnel

• Dans le cas où le kiosque n’est pas simplement disposé sur une banque d’accueil ou sur une
tablette murale
• Existe en version décor noir uni ou en version avec décor spécifique (en option)
• Câbles masqués passant dans le corps du totem (230 V, vidéo, son, réseau)

Nota : Le décor « Bank of Africa » est présenté à titre de simple exemple…

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Aux guichets ou aux bureaux, une interface web intuitive

Interface logique et intuitif

• L’usage de cet interface WEB est possible sur tout ordinateur ou toute tablette disposant d’un
navigateur web pré installé

Identification de l’agent avec son identifiant et son mot de passe (nombre illimité d’agents).

Indication du guichet où se trouve l’agent (1 guichet parmi 36).

Présentation des services actifs (maximum 8) et de leurs charges respectives de travail (3 codes
couleurs liés aux urgences/priorités de traitement).

Sélection du ou des services que l’agent désire servir (de 1 à 8 services pouvant être gérés
par un même agent).

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Appel du prochain client en attente sur les services autorisés pour l’agent, si désiré, en fonction
des urgences indiquées par les couleurs.

Information du numéro de ticket devant se présenter suite à l’appel et de l’attente supportée par
le client depuis son arrivée sur le site.

A l’arrivée du client au guichet, possibilité facultative de qualifier la nature de l’entretien

(12 choix possibles à travers des libellés en clair, pas des codes numériques).

En cours d’entretien avec le client, rappel permanent de la durée de sa présence au guichet.

Une fonction de ré appel d’un ticket déjà appelé et reçu peut être activée librement et sans frais.
Celle-ci permet les parcours avec des réceptions multiples d’un même ticket par différents services
ou agents.

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Fonctionnalités

• Indication des guichets/bureaux déjà ouverts et de leurs états

• Ouverture d’un guichet avec identifiant et mot de passe liés à chaque utilisateur
• Sélection du ou des services où l’opérateur est habilité à répondre
• Visualisation pour l’ensemble des services du nombre de personnes en attente, du temps d’attente
moyen et du nombre de guichets liés à ce service
• Gestion de services prioritaires par codes couleurs (3 niveaux)
• Appel sur un service par simple clic avec possibilité de ré appeler un ticket déjà traité (appelé et
reçu)
• Visualisation du numéro affecté avec temps d’attente supporté par le client
• Signalement de l’arrivée du client
• Possibilité de qualification de la demande du client
• Visualisation de la durée de l’entretien avec le client
• Signalement du départ du client
• Fonction « SOS » permettant de lancer une demande d’aide silencieuse sur l’ensemble des
guichets/bureaux ouverts

Extra

• Module WEB « back-office » présentant la même interface que celle utilisée aux guichets/bureaux
mais sans la possibilité d’appeler
• Usage en « back-office » pour surveiller la charge des services et savoir si des personnes sont en
attente sur un service sans être obligé de se déplacer sur un des postes informatiques des
guichets/bureaux
• Usage libre de ce module sans paiement d’une licence via un simple navigateur WEB

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En salle d’attente, des informations complètes et utiles

Mode d’affichage avec appels actifs

Numéros des tickets appelés et concordances des guichets appelants

Mode d’affichage sans appel actif

Informations générales et suivi des derniers appels pour chaque service sur une même page

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Moniteur(s) professionnel(s)

• Moniteur professionnel PHILIPS en 32, 42 ou 46 pouces Full HD avec fixation à la norme

VESA
• Présentation de la zone d’affichage en 5 zones distinctes et indépendantes :
1. Bandeau graphique haut personnalisable avec image statique en relation avec le lieu
2. Zone centrale d’information personnalisable pouvant diffuser un diaporama animé ou une
séquence vidéo (si option diffusion vidéo retenue)
3. Bandeau graphique bas personnalisable pouvant afficher une image statique ou une information
textuelle (de type sous-titrage)
4. Bandeau latéral bas diffusant l’heure
5. Bandeau latéral lié aux fonctions d’appels du public, deux états possibles avec changement de
couleur (vert/rouge) :
ü En absence d’appel (vert), présentation du dernier numéro appelé par service (« par
service » apporte la certitude aux personnes présentes en salle d’attente de savoir où en
sont les appels sur leur service – à ne pas confondre avec la fonction basique d’affichage
chronologique des derniers appels qui ne sert à rien)
ü En présence d’appels (rouge), visualisation de ceux-ci (4 appels visibles par bandeau, 5
bandeaux possibles en rotation, soit capacités d’appels de 20 tickets – rappelons qu’à partir
du moment où une personne appelée se présente au guichet/bureau et qu’elle est déclarée comme arrivée,
l’appel de son ticket disparaît sur le ou les moniteurs de la salle d’attente)
• Apparition automatique d’un message de sensibilisation quand il n’y a plus de places assises en
zone d’attente, sur le bandeau bas, quand les conditions sont requises et si la fonction est activée.

Sonorisation

• Intégration des amplificateurs « audio » et haut-parleurs dans les moniteurs professionnels

PHILIPS
• Signalisation des appels, deux possibilités proposées :
ü Sonal personnalisable
ü Message énoncé en clair via un module de synthèse vocale (disponible en Français)
• Niveau sonore réglable par moniteur

Nota : « personnalisation » veut dire que les éléments décrits sont composés de fichiers graphiques (image, texte, photographie,
son) téléchargés dans le terminal/kiosque d’accueil. L’utilisateur reste maître de la présentation visuelle et sonore de sa solution
EXTR@TIME qui ne ressemblera à aucune autre.

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Pour le gestionnaire de l’installation, une maîtrise complète

Fonctions évoluées

• Définition des identités et des mots de passe des « superviseurs » autorisés

• Définition des identités et des mots de passe des « utilisateurs » autorisés
• Téléchargement des éléments graphiques liés à l’interface de l‘écran (bandeau, fond d’écran)
• Téléchargement des éléments sonores liés au sonal diffusé en salle d’attente (fichiers fournis par
défaut pour un usage immédiat)
• Téléchargement des éléments graphiques liés à l’interface de sélection des services de l ‘écran
tactile d’accueil (boutons de sélection, 2 fichiers graphiques par service, 1 pour état « service
ouvert », 1 pour état « service fermé »)
• Téléchargement des éléments graphiques liés à l’interface des moniteurs en salle d’attente
(bandeau, diaporama, vidéo)
• Définition des libellés généraux des services
• Définition des libellés des qualifications d’entretien par service
• Définition des horaires d’ouverture/fermeture par service, 1 à 2 périodes journalières, 7 jours par
semaine (un « service fermé » change l’apparence du bouton de sélection sur l ‘écran tactile
d’accueil et rend inopérante l’impression d’un ticket sur ce service)
• Définition de la durée maximale d’un appel en salle d’attente avant annulation automatique de
celui-ci et fermeture automatique du guichet/bureau concerné (par exemple, évite la personne qui
lance un appel puis part déjeuner durant 1 heure)
• Consultation évoluée des statistiques en fonction de périodes variables, des types d’utilisateurs sur
la fréquentation, les temps d’attente, les temps de traitement, les temps « morts », les périodes
d’activité, etc…
• Exportation au format brut « .csv » des statistiques générales entre deux dates (l’assurance absolue
de pouvoir générer vos rapports statistiques – via un logiciel externe de votre choix - en fonction de vos
besoins et des spécificités de votre exploitation)
• Indication du nombre de places assises disponibles en salle d’attente
• Définition des messages d’alerte en cas d’absence de places assises
ü Pour le terminal d’accueil
ü Pour les moniteurs en salle d’attente
ü Pour le ticket imprimé
• Définition des libellés d’information apparaissant sur le ticket imprimé
• Gestion des licences
• Gestion simple des mises à jour (via un fichier de mise à jour transmis par email)

Etc…

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Pour le responsable informatique, une intégration immédiate

Une page « caractéristiques réseau » visible au démarrage du système

• Au démarrage du système, l’écran tactile d’accueil affiche durant 5 secondes :

ü L’adresse MAC du terminal d’accueil
ü L’adresse IP affectée par le serveur DHCP du site

Rappelons que c’est l’adresse IP du terminal d’accueil qui est à saisir sur les navigateurs WEB des
utilisateurs « guichets/bureaux », « superviseurs » ou « back-office » pour accéder au système.

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Pour l’installateur, une mise en route facilitée

Des opérations simples

• Raccorder le terminal d’accueil avec son extendeur émetteur au réseau électrique et à une prise
réseau local IP Ethernet
• Relier le terminal d’accueil au(x) moniteur(s) via un câblage de type CAT 6 F/UTP non raccordé
au réseau IP
• Raccorder le ou les moniteurs avec leurs extendeurs récepteurs au réseau électrique
• Vérifier qu’il y a bien sur les terminaux (PC, Macintosh, tablettes…) des utilisateurs un navigateur
WEB pré installé

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La présentation des interfaces du kiosque d’accueil, des modules web utilisateur et des moniteurs en salle d’attente sont déposés à l’INPI.
« EXTR@TIME » est une marque déposée à l’INPI.
Numéro INPI 12/3894305

Toutes les marques commerciales déposées ou non déposées citées dans ce document sont la propriété exclusive de leurs détenteurs respectifs.

Toute copie même partielle de ce document est interdite sans autorisation écrite de la société MPLOGIC.

Document édité le 1er février 2020.

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